Plan - fb.bg.ac.rs p4.pdf · 1 Planiranje i projektovanje u menadžmentu Organizacija za upravljanje projektima Ana Kovačević, docent Fakultet bezbednosti, 2012. 3/27/2012 autor:

1

Planiranje i projektovanje u menadžmentu

Organizacija za upravljanje projektima

Ana Kovačević, docent

Fakultet bezbednosti, 2012.

3/27/2012 autor: dr Ana Kovačević, FB2

Plan

• Predavanje

• Test 2


Oraganizacaija za UP

Radi efikasne primene koncepta upravljanjaprojektom potrebno je definisati organizacionustrukturu.

• Tip organizacije zavisi od projekta i zavisi od odgovornosti/ovlašćenja pojedinca.

• Za upravljanje složenim projektimanajpogodnije je imati posebnu jedinicu koja će isključivo raditi na realizaciji projekta, način organizovanja preduzeća funkcionalnog i hijerarhijskog tipa nije pogodan za upravljanje složenim projektima.

2


Podela organizacija za UP

• Klasičan pristup: – Funkcionalna– Projektna– Matrična

• Kontigencijski pristup – noviji:– Projektni ekspeditor– Projekni koordinator– Matrična forma– Projektna forma


Funkcionalna organizacija

• Funkcionalna organizacija u UP – koristi postojeću funkcionalnu organizacionu strukturu preduzeća za UP.

• Formiranje organizacionih jedinica za pojedine grupe istovrsnih poslova – funkcije, u kojima rade specijalisti za odreñenu vrstu poslova.

• Rukovodilac projekta – obavlja koordinaciju.

• Hijerarhijski orijentisana.

• Linijska podela odgovornosti i ovlašćenja.


Obavljanje poslova u funkcionalnoj organizaciji

• Poslove na upravljanju projektom obavljaju pojedinci iz odgovarajućih funkcionalno postavljenih organizacionih jedinica (prema svojim specijalnostima), a uz koordinaciju rukovodioca projekta.

• RUKOVODIOC PROJEKTA ima dosta slabu mogućnost kooridacije: pošto su pojedinci i dalje u svojim službama (pod rukovodstvom nadležnog rukovodioca org. jedinice) � sukob prioriteta: važnije na kraju org. jedinica.

3



• Vertikalne linijske (hijerarhijske) odgovornosti i veze su jasno definisane i dobro funkcionišu, dok horizontalne funkcionalne veze su slabije i nedovoljne za efikasno upravljanje projektom.

• Rukovodilac projekta obično iz org. jedinice.


Funkcionalna organizacije

PREDUZEĆE Menadžer


ISTAŽIVANJE I RAZVOJ

________________Menadžer


________________Menadžer

MARKETING________________

Menadžer

MARKETING________________

Menadžer

PROIZVODNJA________________

Menadžer


Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

MartinMartin

MarkoMarko

MilenaMilena

DarkoDarko

MilošMiloš

AleksaAleksa

AndrejAndrej

AleksandarAleksandar

MilanMilan

BojanaBojana

AleksandraAleksandra

DejanDejan

VladimirVladimir

KatarinaKatarina

GoranGoran

MatijaMatija

MilošMiloš AleksandraAleksandra

GoranGoran



Prednosti/Mane funkcionalne organizacije

• PREDNOSTI– Najbolji specijalisti za odreñene probleme,

kompetentno i odgovorno obavljaju svoje zadatke, i što se omogućava jačanje ekspertnosti i iskustva za odreñene probleme.

– Stabilnost u org. smislu pojedinaca.– Nije previše osetljiva na odsustvo pojedinaca

specijalista (važno za kontinuitet).

• MANE– Nedovoljna koordinacija u realizaciji projekta

4


Projektna organizacija

• Projektna organizacija: posebna org. jedinica za UP.

• Danas primena za skupe i dugotrajne složene projekte, pošto je EFIKASNA.

• Rukovodilac projekta: zadužen isključivo za UP.



• Više mogućih modela:– tip: zavisi od vrste, složenosti, vremena

realizacije, organizacione ili finansijske mogućnosti koja realizuje projekat.

– projektni tim privremenog ili stalnog karaktera;– kod velikih org.: projektni tim stalnog

karaktera koji ima manje org. jedinice za obavljanje specijalizovanih vrsta poslova na upravljanju realizacijom projekta; kad završe jedan, rade na drugom projektu.



• Rukovodilac projekta izuzetan značaj za funkcionisanje projektnog tima, nema preplitanja i mešanja kompetencija.

• + Projektni tim – fokusiran na projekat

5



• Timovi su organizovani oko projekta. Kada se projekat završi, tim se rasformira, i članovi se premeštaju na novi projekat.

• PM donosi odluke o budžetu projekta, rasporedu, kvalitetu i resursima.

• PM je odgovoran za uspeh ili neuspeh projekta.


Projektna organizacija PREDUZEĆE

Menadžer


PROJEKTNI TIM______________

PM


PM

MARKETING________________

Menadžer

MARKETING________________

Menadžer


Menadžer


Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

AleksanraAleksanra DarkoDarko

AleksaAleksa

AndrejAndrej

MilanMilan

BojanaBojana


DejanDejan

VladimirVladimir

KatarinaKatarina

GoranGoran

MatijaMatija

ISTRAŽIVANJE i RAZVOJ

________________Menadžer


________________Menadžer

MartinMartin

MarkoMarko

MilenaMilena

MilošMiloš

GoranGoran

AleksanraAleksanra

MilošMiloš


Matrična organizacija

• Matrična organizacija predstavlja kombinaciju funkcionalne i projektne organizacije.

• IDEJA: iskoristiti prednosti i smanjiti mane obe organizacije

• Koristi se postojeće funkcionalne jedinice i formiraju projektni timovi u skladu sa potrebama realizacije odreñenih projekata.

• PRIMENA: u preduzećima koja istovremeno realizuju nekoliko projekata, a nemaju dovoljno kadrova da formiraju projektnu organizaciju.

6



• Svaka organizaciona jedinicafunkcionalne organizacione strukture obavlja deo poslova na projektu za koje je specijalizovana,

a poslove koordinacije u realizaciji projekta, poslove planiranja, praćenja i kontrole realizacije projekta, obavljaju posebno organizovani projektni timovi.


Matrična forma


Matična organizacijaPREDUZEĆE

Menadžer


PROJEKTNI TIM__________________________

PM

PROJEKTNI TIM__________________________

PM

MARKETING________________

Menadžer

MARKETING________________

Menadžer


Menadžer


Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

JelenaJelena

EmilijaEmilija

DraganDragan

DarkoDarko

MilošMiloš

AleksaAleksa

AndrejAndrej


MilanMilan

BojanaBojana


DejanDejan

VladimirVladimir

KatarinaKatarina

GoranGoran

MatijaMatija


________________Menadžer


________________Menadžer

MartinMartin

MarkoMarko

MilenaMilena

7


Matrična, projektna, funkcionalna org.

• Projektni timovi kod matrične znatno kadrovski slabije osposobljeniji nego kod projektne organizacije.

• Matrična deluju i vertikalne (linijske) i horizontalne (funkcionalne veze).

• Kod matrične org. moguće je da doñe do mešanja i preklapanja nadležnosti u rukovñenju realizacijom odreñenih poslovan na projektu (ljudi iz spec. org. jed. imaju 2 rukovodioca).� ruši se princip jedinstva rukovoñenja i dovodi se do konfliktne situacije� jasno definisati zadatke, ovlašćenja i odgovornosti rukovodioca funkcionalne jedinice i rukovodioca projekta.

• Ako je raspodela ovlašćenja i odgovornosti propisana, TADA je lakše rešavati konflikte


Matrična forma

• PREDNOSTI:– Istovremeno upravljanje više različitih projekata.– Usmerena je na upravljanje projektom i omogućava

brzo reagovanje– Efikasno se koriste resursi– Manji konflikti u rukovoñenju od funkcionalne org.

• NEDOSTATCI:– Mogućnost konflikta funkcionalnih rukovodioca i

rukovodioca projekta– Složenije komuniciranje i izveštavanje kada je u

pitanju više projekata.– Postoji mogućnost za povećano korišćenje resursa.


Jaka ili slaba matrična org.

• Gl. problem: mešanje odgovornosti i ovlašćenja � konflikt izmeñu rukovodioca fun. jedinica i rukovodioca projekta.

• REŠENJE: odreñivanjem ovlašćenja i odgovornosti oba rukovodioca�– JAKA mat. org. (bliže projektnoj) veća ovlašćenja

rukovodilac projekta.

– SLABA mat. org. (bliže funkcionalnoj) veća ovlašćenja rukovodilac fun. jedinice; veća fizička razdvojenost čl. projektnog tima od org. jedinica.

8


SLABA MATRIČNA

• PM imam autoritet ali nije zadužen za sve resurse na projektu.

• Glavne odluke još uvek trebaju da se donesu zajedno sa funkcionalnim menadžerom.

• Project ekspeditor može da radi i u slabojmatričnoj organizaciji.

• Projektni koorditari, kao ekspeditori, s tim što koordinator obično izveštavaju višim menadžerima i imaju mogućnosti donošenja nekih odluka. Ekspeditori nemaju nikakvu moć.


JAKA MATRIČNA:

• PM imaju više autoriteta od funkcionalnih menadžera, ali tim i dalje izveštava obojici menadžera.

• Tim može da se procenjuje prema rezultatima projekta, kao i prema funkcionalnoj ekspertizi. U jakoj matrici, isporuka projekta je najznačajnija.


Kontigencijski pristup

• Contigency – situaciona teorija organizacije, zastupa stav da u definisanju odgovarajuće org. forme treba poći od postojeće organizacije, njenih karakteristika, procesa koje izvršava i na osnovu ovih analiza odabrati formu koja odgovara postojećoj, specijalnoj situaciji.

9



• Def. organizacione strukture za upravljanje projektom u zavisnosti od mesta koje rukovodilac projekta ima u org. strukturi i njegovih ovlašćenja i odgovornosti koje ima u upravljanju projektom.

• Bazira se na klasičnom pristupu, i predstavlja precizirane org. forme iz klasičnog pristupa.



• Četiri osnovna tipa organizacije:– Projektni ekspeditor

– Projektni koordinator

– Matrična forma

– Projektna forma


Projektni ekspeditor

• Početna org. forma, oslanja se na postojeću funkcionalnu org. strukturu preduzeća.

• Postojeća org. struktura je pojačana rukovodiocem projekta, koji predstavlja posebno lice zaduženo da radi na upravljanju projektom.

• PROJEKTNI EKSPEDITOR, tj. rukovodilac projekta ima najmanja ovlašćenja u upravljanju projektom.

10



• Rukovodilac projekta ne može da samostalno donosi odluke u vezi projekta pošto nema ovlašćenja i odgovornosti za upravljanje projektom, već može da daje predloge i rešenja rukovodiocu koji je odgovoran za projekat.


Projektni ekspeditor• Glavno polje delovanja i mogućnost uticaja su u domenu

komunikacije izmeñu odgovornog rukovodioca i ljudi koji rade na projektu.

• Projektni ekspeditor prenosi odluke i naloge odgovornog rukovodioca kadrovima koji rade na projektu, a takoñe, u povratnoj vezi, obaveštava odgovornog rukovodioca o stanju na projektu i uočenim problemima i predlaže mu koje odluke treba da donese da bi se projekat efikasno odvijao.

• Projektni ekspeditor nema formalna ovlašćenja, pa mora da se oslanja na sopstveno znanje i ubedljivost da bi uticao na odvijanje projekta; što koristi za ubeñivanje ovlašćenih rukovodilaca da donose potrebne odluke za upravljanje projektom.


Koja je uloga Katarine?

11


Odgovor

• Katarina je PROJEKTNI EKSPEDITOR. Ona dokumentuje šta se dešava na projektu ali nema mogućnost donošenja odluka. Ona može da radi na projektu, ali ona ne UPRAVLJA ni sa čim.


Projetni ekspeditor - PE

• Projektni ekspeditor je pogodniji da se uspostavi kao osnovna organizaciona forma za upravljanje projektom kada je matična organizacija funkcionalno organizovana.

• PE – predstavlja korišćenje postojeće organizacije za upravljanje projektom, tj. jedna varijanta funkcionalne organizacije.



12


Projektni ekspeditor – KADA?

• Kada je podela rada dobro odrañena horizontalno i vertikalno

• Kada postoje relativno stalne linije komunikacije

• Kada projekat nije dovoljno veliki i značajan da bi opravdao uspostavljanje složenije organizacione forme.


Projektni koordinator

• Projektni koordinator (project coordinator) ima odreñena ovlašćenja u vezi upravljanja projektom, znatno veća ovlašćenja od projektnog ekspeditora.

• Projektni koordinator deluje u okviru posebnog štabnog organa izvršnog direktora čime dobija mogućnost da komunicira i izveštava u vezi projekta rukovodioce koji su na visokom nivou u hijerarhijskoj lestvici.



• Projektni koordinator, ima štabnaovlašćenja:– Hijerarhijske meñuzavisnosti ljudi koji rade na

različitim aspektima projekta.

– Pravljenje finansijskih, proceduralnih, planskih odluka

– Utvrñivanje za izmenu ishoda izazvanih ovim odlukama i dr.

13





• PK veća ovlašćenja od PE

• Funkcionalni rukovodioci i rukovodilac projekta dele ovlašćenja i raspolaganje resursima koji su vezani za projekat, a izvršioci koji rade za potrebe projekta obavezni su da zadovolje i svoje funkcionalne rukovodioce i rukovodioce projekta. To omogućava stvaranje jako konfliktnih situacija koju najčešće moraju da rešavaju viši nivoi rukovodstva.


Projektni koordinator - PK

• PK forma je pogodna da se uspostavi kao osnovna organizaciona forma za upravljanje projektom u okviru postojeće funkcionalne organizacije, u slučaju kada je udeo projekta mali u odnosu na udeo funkcionalnih jedinica, odnosno kada veličina i značaj projekta nisu takvi da opravdavaju formiranje složenije organizacione forme.

14


Projektni koordinator vs. Projektni ekspeditor

• Slični su, projektni ekspeditor je neko ko prati status ali nema nikakvog uticaja na projekat.

• Projekt koordinator je neko ko čini slično, ali može samostalno da donosi manje odluke. Koordinatori često izveštavaju nekome ko je visoko u organizaciji, dok ekspeditori su više kao asistenti funkcionalnih menadžera.


Projektni koordinator i ekspeditor

• Funkcionalni menadžeri imaju svu moć u funkcionalnim organizacijama. Projektni menadžeri imaju vlast u projektnim organizacijama.

• Projektni koordinatori i ekspeditori ne postoje u projektnim organizacijama.

• Projektni ekspeditor beleže statuse projekta.• Projektni koordinatori imaju izvestan autoritet, i obično

izveštavaju nekome koje na višoj poziciji organizaciji. Nijedna uloga nema toliku moć ili autoritet kao pravi PM, iako ekspeditor ili koordinator imaju na svojim karticama „Projektni menadžer“.


Matrična forma

• Kombinovana org. forma: – poseban rukovodilac projekta sa značajnim

ovlašćenjima

– posebni kadrovi koji rade za potrebe projekta.

• PRIMENA: – kada je udeo projekta veći

– kada postoje kontinuirani zahtevi za limitiranim resursima.

15


Matrična organizaciona forma

• Rukovodilac projekta ima stvarnu upravljačku funkciju vezanu za planiranje, organizovanje i kontrolu aktivnosti projektnog osoblja. Rukovodilac projekta ima na raspolaganju fizičke i finansijske resurse potrebne za projekat, a ljudi su pozajmljeni od matičnih funkcionalnih jedinica.



• Osobine:– fleksibilna i veoma primenljiva

– pogodna kada je kod većih projekata neophodno učešće izuzetnih specijalista iz funkcionalnih jedinica matične organizacije.

– rukovodilac projekta veća ovlašćenja nego kod projektnog ekspeditora i projektnog koordinatora, a manja od rukovodioca projekta kod projektne forme.


Matrična forma

16


Projektna forma

• Rukovodilac projekta je stvarni upravljačprojektom i konačni donosioc odluka za ostvarivanje aktivnosti projektnog tima-�omogućava najefikasnije upravljanje projektom.

• Projektni tim – kadrovi su organizaciono locirani u okviru posebne org. forme.

• Projektni tim – postaje nova funkcionalna jedinica matrične organizacije.

• Rukovodilac projekta je ujedno i rukovodilac projektnog tima i ima sva ovlašćenja u vezi kadrova koji su u okviru projektnog tima.


Projektna forma

• Projektna forma daje najveća ovlašćenja i najveće upravljačke mogućnosti rukovodiocu projekta.

• To je veoma dobra i primenljiva organizaciona forma koja je usmerena isključivo na realizaciju projekta.

• Pogodna je kada su u pitanju veći i složeniji projekti, koji su od velikog značaja za matičnu organizaciju.


Projektna forma

17


Projektni biro

• Projektni biro – jedinica za upravljanje projektima.

• Projektni biro (engl. project office) koji može da obuhvati više projektnih timova za pojedine vrste projekata, pod rukovodstvom program menadžera (ili program direktora), koji koordinira rad rukovodioca projekta i odnosnih projektnih timova.


Jedinica za upravljanje projektima (JUP)

• JUP se pojavljuje u različitim jedinicama i oblicima, u virtuelnoj formi ili u obliku formalne grupe sa snažnim uticajem u celoj organizaciji.

• JUP može pokrivati širok spektar oblika organizovanja u cilju efikasnijeg upravljanja projektima i programima, npr. za planiranje i kontrolu specifičnog projekta, ili za implementaciju mnoštva strateških projekata.

• Def (PMI): JUP je organizaciona jedinica koja centralizuje i koordinira upravljanje projektima iz svog domena.


Funkcije jedinice za upravljanje projektom

• Podela prema Gartner-u (http://www.gartner.com)– Usluge projektnog menadžmenta: trening, konsalting,

praksa i tehnike upravljanja projektima.– Metodi, procesi i metrike: koorporativnu metodologiju,

smernice i metrike. Naglasak je na usaglašavanju, a ne na propisivanju pravila.

– Prikaz najboljih primera: dokumentovanje uspeha i neuspeha. Istraživanje van granica organizacije u cilju preuzimanja pozitivnih primera.

– Ponovna upotreba: planovi projekta, procene, iskustveni podaci.

18


Pitanje 1

• Projektni koordinator ima problema da obezbedi programere za njen projekat. Svaki put kada pita svog šefa da joj da resurse za projekat, on kaže da su previše zauzeti da bi joj pomogli na projektu. U komom tipu organizacije ona radi?1. Funkcionalnoj

2. Slaboj matričnoj

3. Jakoj matričnoj

4. Projektnoj


Pitanje 2

• Projektni menadžer ima problema da obezbedi programere za njen projekat. Svaki put kada pita menadžera programera da joj da resurse za projekat, on kaže da su svi na drugom zadatku. Ona stalno ide preko njega, da poništi njegovu odluku. U kom tipu organizacije ona radi?1.Funkcionalnoj

2.Slaboj matričnoj

3.Jakoj matričnoj

4.Projektnoj


1

Planiranje i projektovanje u menadžmentu

Organizacija za upravljanje projektima

Ana Kovačević, docent

Fakultet bezbednosti, 2012.


Plan

• Predavanje

• Test 2


Oraganizacaija za UP

Radi efikasne primene koncepta upravljanjaprojektom potrebno je definisati organizacionustrukturu.

• Tip organizacije zavisi od projekta i zavisi od odgovornosti/ovlašćenja pojedinca.

• Za upravljanje složenim projektimanajpogodnije je imati posebnu jedinicu koja će isključivo raditi na realizaciji projekta, način organizovanja preduzeća funkcionalnog i hijerarhijskog tipa nije pogodan za upravljanje složenim projektima.

2


Podela organizacija za UP

• Klasičan pristup: – Funkcionalna– Projektna– Matrična

• Kontigencijski pristup – noviji:– Projektni ekspeditor– Projekni koordinator– Matrična forma– Projektna forma



• Funkcionalna organizacija u UP – koristi postojeću funkcionalnu organizacionu strukturu preduzeća za UP.

• Formiranje organizacionih jedinica za pojedine grupe istovrsnih poslova – funkcije, u kojima rade specijalisti za odreñenu vrstu poslova.

• Rukovodilac projekta – obavlja koordinaciju.

• Hijerarhijski orijentisana.

• Linijska podela odgovornosti i ovlašćenja.


Obavljanje poslova u funkcionalnoj organizaciji

• Poslove na upravljanju projektom obavljaju pojedinci iz odgovarajućih funkcionalno postavljenih organizacionih jedinica (prema svojim specijalnostima), a uz koordinaciju rukovodioca projekta.

• RUKOVODIOC PROJEKTA ima dosta slabu mogućnost kooridacije: pošto su pojedinci i dalje u svojim službama (pod rukovodstvom nadležnog rukovodioca org. jedinice) � sukob prioriteta: važnije na kraju org. jedinica.

3



• Vertikalne linijske (hijerarhijske) odgovornosti i veze su jasno definisane i dobro funkcionišu, dok horizontalne funkcionalne veze su slabije i nedovoljne za efikasno upravljanje projektom.

• Rukovodilac projekta obično iz org. jedinice.


Funkcionalna organizacije




________________Menadžer


________________Menadžer

MARKETING________________

Menadžer

MARKETING________________

Menadžer


Menadžer


Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

MartinMartin

MarkoMarko

MilenaMilena

DarkoDarko

MilošMiloš

AleksaAleksa

AndrejAndrej


MilanMilan

BojanaBojana


DejanDejan

VladimirVladimir

KatarinaKatarina

GoranGoran

MatijaMatija


GoranGoran



Prednosti/Mane funkcionalne organizacije

• PREDNOSTI– Najbolji specijalisti za odreñene probleme,

kompetentno i odgovorno obavljaju svoje zadatke, i što se omogućava jačanje ekspertnosti i iskustva za odreñene probleme.

– Stabilnost u org. smislu pojedinaca.– Nije previše osetljiva na odsustvo pojedinaca

specijalista (važno za kontinuitet).

• MANE– Nedovoljna koordinacija u realizaciji projekta

4



• Projektna organizacija: posebna org. jedinica za UP.

• Danas primena za skupe i dugotrajne složene projekte, pošto je EFIKASNA.

• Rukovodilac projekta: zadužen isključivo za UP.



• Više mogućih modela:– tip: zavisi od vrste, složenosti, vremena

realizacije, organizacione ili finansijske mogućnosti koja realizuje projekat.

– projektni tim privremenog ili stalnog karaktera;– kod velikih org.: projektni tim stalnog

karaktera koji ima manje org. jedinice za obavljanje specijalizovanih vrsta poslova na upravljanju realizacijom projekta; kad završe jedan, rade na drugom projektu.



• Rukovodilac projekta izuzetan značaj za funkcionisanje projektnog tima, nema preplitanja i mešanja kompetencija.

• + Projektni tim – fokusiran na projekat

5



• Timovi su organizovani oko projekta. Kada se projekat završi, tim se rasformira, i članovi se premeštaju na novi projekat.

• PM donosi odluke o budžetu projekta, rasporedu, kvalitetu i resursima.

• PM je odgovoran za uspeh ili neuspeh projekta.


Projektna organizacija PREDUZEĆE

Menadžer



PM


PM

MARKETING________________

Menadžer

MARKETING________________

Menadžer


Menadžer


Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

AleksanraAleksanra DarkoDarko

AleksaAleksa

AndrejAndrej

MilanMilan

BojanaBojana


DejanDejan

VladimirVladimir

KatarinaKatarina

GoranGoran

MatijaMatija


________________Menadžer


________________Menadžer

MartinMartin

MarkoMarko

MilenaMilena

MilošMiloš

GoranGoran

AleksanraAleksanra

MilošMiloš



• Matrična organizacija predstavlja kombinaciju funkcionalne i projektne organizacije.

• IDEJA: iskoristiti prednosti i smanjiti mane obe organizacije

• Koristi se postojeće funkcionalne jedinice i formiraju projektni timovi u skladu sa potrebama realizacije odreñenih projekata.

• PRIMENA: u preduzećima koja istovremeno realizuju nekoliko projekata, a nemaju dovoljno kadrova da formiraju projektnu organizaciju.

6



• Svaka organizaciona jedinicafunkcionalne organizacione strukture obavlja deo poslova na projektu za koje je specijalizovana,

a poslove koordinacije u realizaciji projekta, poslove planiranja, praćenja i kontrole realizacije projekta, obavljaju posebno organizovani projektni timovi.


Matrična forma


Matična organizacijaPREDUZEĆE

Menadžer


PROJEKTNI TIM__________________________

PM

PROJEKTNI TIM__________________________

PM

MARKETING________________

Menadžer

MARKETING________________

Menadžer


Menadžer


Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

KADROVI________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

FINANSIJE________________

Menadžer

JelenaJelena

EmilijaEmilija

DraganDragan

DarkoDarko

MilošMiloš

AleksaAleksa

AndrejAndrej


MilanMilan

BojanaBojana


DejanDejan

VladimirVladimir

KatarinaKatarina

GoranGoran

MatijaMatija


________________Menadžer


________________Menadžer

MartinMartin

MarkoMarko

MilenaMilena

7


Matrična, projektna, funkcionalna org.

• Projektni timovi kod matrične znatno kadrovski slabije osposobljeniji nego kod projektne organizacije.

• Matrična deluju i vertikalne (linijske) i horizontalne (funkcionalne veze).

• Kod matrične org. moguće je da doñe do mešanja i preklapanja nadležnosti u rukovñenju realizacijom odreñenih poslovan na projektu (ljudi iz spec. org. jed. imaju 2 rukovodioca).� ruši se princip jedinstva rukovoñenja i dovodi se do konfliktne situacije� jasno definisati zadatke, ovlašćenja i odgovornosti rukovodioca funkcionalne jedinice i rukovodioca projekta.

• Ako je raspodela ovlašćenja i odgovornosti propisana, TADA je lakše rešavati konflikte


Matrična forma

• PREDNOSTI:– Istovremeno upravljanje više različitih projekata.– Usmerena je na upravljanje projektom i omogućava

brzo reagovanje– Efikasno se koriste resursi– Manji konflikti u rukovoñenju od funkcionalne org.

• NEDOSTATCI:– Mogućnost konflikta funkcionalnih rukovodioca i

rukovodioca projekta– Složenije komuniciranje i izveštavanje kada je u

pitanju više projekata.– Postoji mogućnost za povećano korišćenje resursa.


Jaka ili slaba matrična org.

• Gl. problem: mešanje odgovornosti i ovlašćenja � konflikt izmeñu rukovodioca fun. jedinica i rukovodioca projekta.

• REŠENJE: odreñivanjem ovlašćenja i odgovornosti oba rukovodioca�– JAKA mat. org. (bliže projektnoj) veća ovlašćenja

rukovodilac projekta.

– SLABA mat. org. (bliže funkcionalnoj) veća ovlašćenja rukovodilac fun. jedinice; veća fizička razdvojenost čl. projektnog tima od org. jedinica.

8


SLABA MATRIČNA

• PM imam autoritet ali nije zadužen za sve resurse na projektu.

• Glavne odluke još uvek trebaju da se donesu zajedno sa funkcionalnim menadžerom.

• Project ekspeditor može da radi i u slabojmatričnoj organizaciji.

• Projektni koorditari, kao ekspeditori, s tim što koordinator obično izveštavaju višim menadžerima i imaju mogućnosti donošenja nekih odluka. Ekspeditori nemaju nikakvu moć.


JAKA MATRIČNA:

• PM imaju više autoriteta od funkcionalnih menadžera, ali tim i dalje izveštava obojici menadžera.

• Tim može da se procenjuje prema rezultatima projekta, kao i prema funkcionalnoj ekspertizi. U jakoj matrici, isporuka projekta je najznačajnija.



• Contigency – situaciona teorija organizacije, zastupa stav da u definisanju odgovarajuće org. forme treba poći od postojeće organizacije, njenih karakteristika, procesa koje izvršava i na osnovu ovih analiza odabrati formu koja odgovara postojećoj, specijalnoj situaciji.

9



• Def. organizacione strukture za upravljanje projektom u zavisnosti od mesta koje rukovodilac projekta ima u org. strukturi i njegovih ovlašćenja i odgovornosti koje ima u upravljanju projektom.

• Bazira se na klasičnom pristupu, i predstavlja precizirane org. forme iz klasičnog pristupa.



• Četiri osnovna tipa organizacije:– Projektni ekspeditor

– Projektni koordinator

– Matrična forma

– Projektna forma



• Početna org. forma, oslanja se na postojeću funkcionalnu org. strukturu preduzeća.

• Postojeća org. struktura je pojačana rukovodiocem projekta, koji predstavlja posebno lice zaduženo da radi na upravljanju projektom.

• PROJEKTNI EKSPEDITOR, tj. rukovodilac projekta ima najmanja ovlašćenja u upravljanju projektom.

10



• Rukovodilac projekta ne može da samostalno donosi odluke u vezi projekta pošto nema ovlašćenja i odgovornosti za upravljanje projektom, već može da daje predloge i rešenja rukovodiocu koji je odgovoran za projekat.


Projektni ekspeditor• Glavno polje delovanja i mogućnost uticaja su u domenu

komunikacije izmeñu odgovornog rukovodioca i ljudi koji rade na projektu.

• Projektni ekspeditor prenosi odluke i naloge odgovornog rukovodioca kadrovima koji rade na projektu, a takoñe, u povratnoj vezi, obaveštava odgovornog rukovodioca o stanju na projektu i uočenim problemima i predlaže mu koje odluke treba da donese da bi se projekat efikasno odvijao.

• Projektni ekspeditor nema formalna ovlašćenja, pa mora da se oslanja na sopstveno znanje i ubedljivost da bi uticao na odvijanje projekta; što koristi za ubeñivanje ovlašćenih rukovodilaca da donose potrebne odluke za upravljanje projektom.


Koja je uloga Katarine?

11


Odgovor

• Katarina je PROJEKTNI EKSPEDITOR. Ona dokumentuje šta se dešava na projektu ali nema mogućnost donošenja odluka. Ona može da radi na projektu, ali ona ne UPRAVLJA ni sa čim.


Projetni ekspeditor - PE

• Projektni ekspeditor je pogodniji da se uspostavi kao osnovna organizaciona forma za upravljanje projektom kada je matična organizacija funkcionalno organizovana.

• PE – predstavlja korišćenje postojeće organizacije za upravljanje projektom, tj. jedna varijanta funkcionalne organizacije.



12


Projektni ekspeditor – KADA?

• Kada je podela rada dobro odrañena horizontalno i vertikalno

• Kada postoje relativno stalne linije komunikacije

• Kada projekat nije dovoljno veliki i značajan da bi opravdao uspostavljanje složenije organizacione forme.



• Projektni koordinator (project coordinator) ima odreñena ovlašćenja u vezi upravljanja projektom, znatno veća ovlašćenja od projektnog ekspeditora.

• Projektni koordinator deluje u okviru posebnog štabnog organa izvršnog direktora čime dobija mogućnost da komunicira i izveštava u vezi projekta rukovodioce koji su na visokom nivou u hijerarhijskoj lestvici.



• Projektni koordinator, ima štabnaovlašćenja:– Hijerarhijske meñuzavisnosti ljudi koji rade na

različitim aspektima projekta.

– Pravljenje finansijskih, proceduralnih, planskih odluka

– Utvrñivanje za izmenu ishoda izazvanih ovim odlukama i dr.

13





• PK veća ovlašćenja od PE

• Funkcionalni rukovodioci i rukovodilac projekta dele ovlašćenja i raspolaganje resursima koji su vezani za projekat, a izvršioci koji rade za potrebe projekta obavezni su da zadovolje i svoje funkcionalne rukovodioce i rukovodioce projekta. To omogućava stvaranje jako konfliktnih situacija koju najčešće moraju da rešavaju viši nivoi rukovodstva.


Projektni koordinator - PK

• PK forma je pogodna da se uspostavi kao osnovna organizaciona forma za upravljanje projektom u okviru postojeće funkcionalne organizacije, u slučaju kada je udeo projekta mali u odnosu na udeo funkcionalnih jedinica, odnosno kada veličina i značaj projekta nisu takvi da opravdavaju formiranje složenije organizacione forme.

14


Projektni koordinator vs. Projektni ekspeditor

• Slični su, projektni ekspeditor je neko ko prati status ali nema nikakvog uticaja na projekat.

• Projekt koordinator je neko ko čini slično, ali može samostalno da donosi manje odluke. Koordinatori često izveštavaju nekome ko je visoko u organizaciji, dok ekspeditori su više kao asistenti funkcionalnih menadžera.


Projektni koordinator i ekspeditor

• Funkcionalni menadžeri imaju svu moć u funkcionalnim organizacijama. Projektni menadžeri imaju vlast u projektnim organizacijama.

• Projektni koordinatori i ekspeditori ne postoje u projektnim organizacijama.

• Projektni ekspeditor beleže statuse projekta.• Projektni koordinatori imaju izvestan autoritet, i obično

izveštavaju nekome koje na višoj poziciji organizaciji. Nijedna uloga nema toliku moć ili autoritet kao pravi PM, iako ekspeditor ili koordinator imaju na svojim karticama „Projektni menadžer“.


Matrična forma

• Kombinovana org. forma: – poseban rukovodilac projekta sa značajnim

ovlašćenjima

– posebni kadrovi koji rade za potrebe projekta.

• PRIMENA: – kada je udeo projekta veći

– kada postoje kontinuirani zahtevi za limitiranim resursima.

15



• Rukovodilac projekta ima stvarnu upravljačku funkciju vezanu za planiranje, organizovanje i kontrolu aktivnosti projektnog osoblja. Rukovodilac projekta ima na raspolaganju fizičke i finansijske resurse potrebne za projekat, a ljudi su pozajmljeni od matičnih funkcionalnih jedinica.



• Osobine:– fleksibilna i veoma primenljiva

– pogodna kada je kod većih projekata neophodno učešće izuzetnih specijalista iz funkcionalnih jedinica matične organizacije.

– rukovodilac projekta veća ovlašćenja nego kod projektnog ekspeditora i projektnog koordinatora, a manja od rukovodioca projekta kod projektne forme.


Matrična forma

16


Projektna forma

• Rukovodilac projekta je stvarni upravljačprojektom i konačni donosioc odluka za ostvarivanje aktivnosti projektnog tima-�omogućava najefikasnije upravljanje projektom.

• Projektni tim – kadrovi su organizaciono locirani u okviru posebne org. forme.

• Projektni tim – postaje nova funkcionalna jedinica matrične organizacije.

• Rukovodilac projekta je ujedno i rukovodilac projektnog tima i ima sva ovlašćenja u vezi kadrova koji su u okviru projektnog tima.


Projektna forma

• Projektna forma daje najveća ovlašćenja i najveće upravljačke mogućnosti rukovodiocu projekta.

• To je veoma dobra i primenljiva organizaciona forma koja je usmerena isključivo na realizaciju projekta.

• Pogodna je kada su u pitanju veći i složeniji projekti, koji su od velikog značaja za matičnu organizaciju.


Projektna forma

17


Projektni biro

• Projektni biro – jedinica za upravljanje projektima.

• Projektni biro (engl. project office) koji može da obuhvati više projektnih timova za pojedine vrste projekata, pod rukovodstvom program menadžera (ili program direktora), koji koordinira rad rukovodioca projekta i odnosnih projektnih timova.


Jedinica za upravljanje projektima (JUP)

• JUP se pojavljuje u različitim jedinicama i oblicima, u virtuelnoj formi ili u obliku formalne grupe sa snažnim uticajem u celoj organizaciji.

• JUP može pokrivati širok spektar oblika organizovanja u cilju efikasnijeg upravljanja projektima i programima, npr. za planiranje i kontrolu specifičnog projekta, ili za implementaciju mnoštva strateških projekata.

• Def (PMI): JUP je organizaciona jedinica koja centralizuje i koordinira upravljanje projektima iz svog domena.


Funkcije jedinice za upravljanje projektom

• Podela prema Gartner-u (http://www.gartner.com)– Usluge projektnog menadžmenta: trening, konsalting,

praksa i tehnike upravljanja projektima.– Metodi, procesi i metrike: koorporativnu metodologiju,

smernice i metrike. Naglasak je na usaglašavanju, a ne na propisivanju pravila.

– Prikaz najboljih primera: dokumentovanje uspeha i neuspeha. Istraživanje van granica organizacije u cilju preuzimanja pozitivnih primera.

– Ponovna upotreba: planovi projekta, procene, iskustveni podaci.

18


Pitanje 1

• Projektni koordinator ima problema da obezbedi programere za njen projekat. Svaki put kada pita svog šefa da joj da resurse za projekat, on kaže da su previše zauzeti da bi joj pomogli na projektu. U komom tipu organizacije ona radi?1. Funkcionalnoj

2. Slaboj matričnoj

3. Jakoj matričnoj

4. Projektnoj


Pitanje 2

• Projektni menadžer ima problema da obezbedi programere za njen projekat. Svaki put kada pita menadžera programera da joj da resurse za projekat, on kaže da su svi na drugom zadatku. Ona stalno ide preko njega, da poništi njegovu odluku. U kom tipu organizacije ona radi?1.Funkcionalnoj

2.Slaboj matričnoj

3.Jakoj matričnoj

4.Projektnoj


Documents

Plan - fb.bg.ac.rs p4.pdf · 1 Planiranje i projektovanje u menadžmentu Organizacija za upravljanje projektima Ana Kovačević, docent Fakultet bezbednosti, 2012. 3/27/2012 autor: