Planificacin Estratgica en organizaciones pblicasCurso Internacional:Polticas Presupuestarias y Gestin Pblica por Resultados24 de Noviembre al 4 de Diciembre de 2008

Marianela ArmijoConsultorarea de Polticas Presupuestarias y Gestin Pblica ILPES/CEPALMarianela.armijo@cepal.org

Quin planifica y para qu (hipotticamente)?Los gobiernos (para apoyar el establecimiento de prioridades de poltica pblica)

Los Ministerios o Secretaras.(para alinearse a los Planes Nacionales de Desarrollo o Lineamientos Estratgicos de Gobierno, y como base para la programacin presupuestaria

Las Entidades y/o programas..(planifican pero aisladamenteen la mayor parte de los casos planificacin..)

Cules son algunos de los desafos de la Planificacin hoy da.en el contexto de Amrica Latina Apoyar el proceso de diseo e implementacin de polticas pblicas (innovadoras, creblesy efectivas)

Apoyar la priorizacin del gasto pblico y su calidad(objetivos estratgicossectoriales vinculados a los OEN)

Servir como herramienta de apoyo para rendir cuentas.(Sistemas de Indicadores de resultados de uso estratgico..Presidencia..)

En qu mbitos de decisin gubernamental est aplicndose la Planificacin ..?Estratgica?

Nacional

RegionalLocal

Ministerial-Institucional

Programas y EntidadesMarcos InstitucionalesExistencia o no de Leyes que regulan los Sistemas Nacionales de Planificacin

Vnculos con los Procesos Presupuestarios

Niveles de articulacin entre los niveles de toma de decisin gubernamental

En qu mbitos de decisin gubernamental est aplicndose la Planificacin ..?Estratgica?

Planeacin Nacional de Desarrollo Lineamientos Estratgicos

Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)

Prioridades Estatales

Planificacin Estratgica Institucional- Ministerial

Planificacin Estratgica Programa (Entidad descentralizada, etc)

Programacin Anual Operativa

El foco de la PE en este curso.

La PE como herramienta que apoya el trnsito hacia una Gestin Orientada a Resultados a nivel de las Organizaciones:Planes Estratgicos acompaan Formulacin Presupuesto La PE provee informacin sobre indicadores y metas para monitorear y evaluarLa PE provee informacin sobre indicadores y metas para monitorear y evaluarLos indicadores que se crean a partir de la PE permitiran mejorar transparencia y Rendicin de CuentasLa fase de PE facilita priorizar objetivos y asignacin de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.La PE permitira facilitar la identificacin de objetivos y metas asignando responsables por la gestinLa PE permitira proveer informacin sobre lo que las entidades quieren hacer con los recursos asignados y cuales son los logros esperados (productos, resultados intermedios y finales)La PE posibilita generacin indicadores estratgicos que facilitan la transparencia tanto al interior de la entidad como hacia fuera)

Qu es la Planificacin Estratgica? Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organizacin y las estrategias que permitirn alcanzarlas

La Planificacin estratgica fija los lmites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluacin de gestin(*) Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, EntornoProceso. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

Quienes somos,que hacemos y para quienesQue esperamos lograr, donde queremos irCmo podemos llegarComo sabemos que llegamosObjetivos

Estrategias

Indicadores de Desempeo

Misin

La medicin del desempeo es parte de un largo proceso de planeamiento

Por qu hacer PE en el mbito pblico?

Apoyo al establecimiento de prioridades, asignacin, evaluacinApoya el proceso de definicin de prioridades y polticas de gobierno

Como insumo para la programacin y formulacin presupuestaria

Apoyo para el establecimiento de indicadores de desempeo que permite el monitoreo y la evaluacin

QUE HARAN LOS SECTORES, INSTITUCIONES Y PROGRAMASCOMO MEDIR Y EVALUAR COMO ASIGNAR RECURSOS

Al interior de las entidadesValidan y fundamentan el valor pblico de la organizacinMisinfrente a otros (M. Hacienda, Planificacin, Congreso, Ciudadanos) Por mandato.

Directivos y funcionarios encuentran un cauce para discutir lo mejor para el futuro de la organizacin.Obj. Estratgicos

Buscan una manera para contar con un proceso ordenado de implementacin de los objetivos y estrategias y poder medir el desempeo

Cul es la especificidad de la PE en el mbito pblico?

Especificidades PE mbito pblicoAnlisis del entorno y del ambiente internoUsuarios-ciudadanos v/s clientesDificultad para establecer los fines, propsitos y resultados esperadosMuchas veces es solo una herramienta referencial para establecimiento de prioridades y la formulacin presupuestaria

Planificacin Estratgica para las instituciones pblicasDebe por lo tanto cumplir con ciertos requisitos:Ser simple de realizar (en el marco del proceso de presupuestacin)Orientada a servir de apoyo como informacin complementaria al presupuesto orientado a resultadosApoyar la rendicin de cuentas

(*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestin. Anthony Robert N. El Control de Gestin Marco, Entorno Proceso. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

CICLO DEL CONTROL DE GESTION

METAS / PROGRAMACION

PLANIFICION ESTRATEGIA

PRESUPUESTO

EVALUACION

Revisin de presupuestos y programas

Consideracin de nuevos productos y objetivos estratgicos

Medidas correctivas

EJECUCION

Planificacin Estratgica y Presupuesto orientado a resultadosPlanificacin EstratgicaProgramas???

La Subsecretara de Telecomunicaciones centr su gestin durante el ao 2006 en torno a tres ejes fundamentales: Obtener los mayores niveles de igualdad en el acceso a los servicios avanzados de telecomunicaciones, favoreciendo con ello la equidad; incentivar a los mercados de telecomunicaciones a alcanzar el mximo desarrollo con sus propios mecanismos, logrando con ello la competitividad del pas; y velar en todo momento porque los derechos de los ciudadanos, sea en su calidad de tales, o como consumidores de servicios de telecomunicaciones, se respeten y, ms an, estn en el centro del funcionamiento de la industria, permitiendo con ello la proteccin social.

EL proceso de Planificacin Estratgica

MISIONVISIONESTRATEGIASOBJETIVOS ESTRATEGICOS METAS o LINEAS DE ACCIONPROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADESINDICADORESPLAN ESTRATEGICORAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITOFUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDADMEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOSCOMOQUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISIONANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNOPROPOSITOSFUNDAMENTALESCONCRECION DE LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOSMEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS PRESUPUESTO

Los distintos niveles organizacionales determinan diferentes tipos de indicadoresPlanificacin Estratgica DireccinPlanificacin EstratgicaDIVISIONES/DEPARTAMENTOSAREAS DE APOYO Muchas veces no se da una

Integracin ordenadaY formalizada

ConceptosVisinMisin: Productos-UsuariosObjetivos EstratgicosMetasIndicadores

VISION

Valores y principios de la organizacin queorienta y dar el marco para el accionar de supropsito, imagen objetivo.

SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDADInstituto de Normalizacin Previsional

Cmo se redacta?

Puede ser ms amplia que la Misin Institucional, y debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar que pueden esperar de la Entidad en cuanto a valores, creacin de oportunidades, proyeccin, etc.

MISIONDeclaracin fundamental que le da el carcter constitutivoa la organizacin y a su accin, establece su mandato

Fija los los propsitos, fines y lmites de la organizacin

Seala la direccin de las acciones a seguir

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION:

PARA QU EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

CULES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?

CULES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?

PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?

CUL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

El valor de una organizacin no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL

Sern necesarias estas funciones y estos productos?

Aspectos a considerar en la declaracin de la Misin Nivel de concrecin o abstraccin: Ejemplos: Humanizar el trato a los jvenesDepartamento Juvenil de Massachusetts. USAReduccin de la contaminacinDepartamento Medio Ambiental. USA.Riesgo implcito en los compromisos asumidos: Cmo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?

Utilidad de una buena declaracin de MisinEstablecen el marco que justifica la intervencin pblica en el mbito de responsabilidad

Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante

Lograr encauzar los apoyos polticos y capacidades administrativas de la institucin

Mostrar a los grupos de inters la creacin de valor pblico esperado

Misin Institucional: Subsecretara de Telecomunicaciones

Transformar al sector de Tecnologas de Informacin y Telecomunicaciones en motor del desarrollo econmico y social del pas, promoviendo el acceso a los servicios de telecomunicaciones a calidad y precios adecuados y contribuyendo a impulsar el desarrollo econmico, con nfasis en los sectores vulnerables y marginados, mediante la definicin de polticas y marcos regulatorios que estimulen el desarrollo de las telecomunicaciones, para mejorar la calidad de vida de la poblacin.

Cuando es necesario reformular la MisinEl Programa o Entidad ha tenido una evaluacin que recomienda la revisin del tipo de productos que provee: ampliar, eliminar, refundir algn tipo de bien o servicio.

Cuando es necesario reformular la MisinA partir de un diagnstico organizacional se detecta que es necesario una ampliacin de la cobertura de los bienes y servicios hacia otras regiones del pas, lo cual implica ampliar el mbito de accin del Programa o la Entidad.

Cuando es necesario reformular la MisinA partir de una poltica gubernamental se priorizan acciones en determinado sector, dndose competencias extraordinarias a un Programa o Entidad para asumir la ejecucin de dicha poltica

Anlisis de productos y usuariosPara lograr una formulacin consistentede la misin QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALESUSUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

PRODUCTOS FINALES Principal bien o servicio que la institucinproporciona directamente a un usuario externo

Prioridad Estratgica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales.

Demanda de los usuarios: continua, sistemtica, permanente, cautiva.

Nmero de transacciones: significativa

Recursos que se consumen en su generacin (porcentaje del presupuesto destinado a la provisin del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisin del servicio).

Importancia para la informacin externa: Alta

Productos Finales

PRODUCTOS INTERMEDIOSSubproductos obtenidos a partir de los insumos ocupados para la obtencin del producto final

No son productos crticos

No necesitan un monitoreo regular

Baja importancia para la informacin externa

Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluacinPF1PF2PF3PF4EVALUACIONESTRATEGICACuantos Productos a quienesCosto PF/IResultado IntermedioFinal- ImpactoOPERATIVACosto PI/PI/N TrabajadoresCostos InsumosN de trabajadoresU1U4U3U2USUARIOS EXTERNOSPRODUCTOS FINALES PRODUCTOS INTERM.

Productos Estratgicos SubTel

Usuarios Externos, Poblacin Objetivo, BeneficiarioUsuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio

Poblacin potencial corresponde a la poblacin totalque presenta la necesidad y/o problema que justifica elprograma y por ende pudiera ser elegible para su atencin

Poblacin Objetivo: poblacin que el programa tiene planeado o programado atender en un perodo dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la poblacin potencial o a una parte de ella

Beneficiarios efectivos:son aquellos que estn siendo o han sido atendidos por el programa.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

La definicin de los objetivos permitir seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la organizacin y aprovechar las ventajas.Son logros que la organizacin persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misin y orientaciones de las polticas ministerialesLos objetivos estratgicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:Qu debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misin?

Objetivos EstratgicosConstituyen la base para el establecimiento de los indicadores que permitirn medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Su definicin debe permitir identificar acciones en mbitos de:programacinprocesos coberturacalidadoportunidad del servicio, etcMejorar, ampliar, redisear, optimizar, alcanzar, generar, adecuar

Cmo se redactan?Sealar la expresin de logro, evidenciar un cambio o transformacin que se esperan con las polticas a cargo de la Institucin

Mejorar los estndares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, garantizar niveles de seguridad, etc.

Evitar los esfuerzos tales como Contribuir, Fomentar, Procurar (con excepcin cuando se comparten resultados con otras instituciones)

La ciudadana debe conocer hacia donde se dirigen los recursos asignados de la Institucin en su globalidad

Deben responder a que problema social o aspecto relacionado con la misin que responde

Objetivos Estratgicos SubTel Realizar las acciones necesarias para que se masifique el acceso a las redes y servicios de Telecomunicaciones, como una forma de extender el uso y aplicacin de las TIC en Chile.

Realizar todas las acciones necesarias para que el consumidor pueda elegir libre e informadamente entre los servicios de Telecomunicaciones que se le ofrecen y posteriormente verificar el cumplimiento de normas, estndares y contratos, que afecten a consumidores y competidores

Crear, modificar, actualizar y gestionar el marco normativo necesario para que el sector Telecomunicaciones se desarrolle, aumentando el acceso a redes y servicios, en un ambiente de competencia, que fomente la introduccin de nuevas tecnologas y servicios.

Preguntas validadoras Objetivo Estratgico 1ObjetivoEstratgico2ObjetivoEstratgico 3Es consistente con la misin de la entidad , ya sea por los efectos o resultados esperados al interior de la organizacin (reestructuracin, mejora en los procesos productivos, etc.) o en sus clientes, usuarios o beneficiarios (cobertura, calidad del servicio, entre otros); y consistentes con las Prioridades Institucionales Permiten ser especificados en efectos o resultados deseados, susceptibles de revisar y evaluar.

Pueden ser traducidos en tareas asignables a personas o equipos.

Son factibles de realizar en plazos determinados y con los recursos disponibles.

Es posible de traducir en objetivos especficos o metas.

EstrategiasLa definicin de las estrategias debe permitir:

Establecer un patrn de decisiones que sea coherente, unificador e integrador para la institucin

Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en las reas clave de los productos y servicios que son brindados. Por ejemplo: servicios brindados en todo el pas, procesos productivos con tecnologa de alto estndar

-Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organizacin desarrollar

Desarrollar un Plan de Accin (Plan Operativo)

Misin Institucional: Defensora Penal Pblica. ChileProporcionar defensa penal de alta calidad profesional a las personas que carezcan de abogado por cualquier circunstancia, velando por la igualdad ante la ley, por el debido proceso y actuando con profundo respeto por la dignidad humana de nuestros representados.

Productos Estratgicos: Defensora Penal Pblica

NmeroNombreObjetivos Estratgicos a los cules se vincula1Prestacin del servicio de defensa penal pblicaRepresentacin en Tribunales de personas imputadas o acusadas en un proceso penal acorde con la voluntad y los intereses del imputado.Atencin de testigos e imputados, durante la prestacin de la defensa penal ante los intervinientes en el sistema de enjuiciamiento criminal.Las pericias que se deban ejecutar, segn la estrategia de defensa y la lnea de investigacin.Atencin y orientacin a imputados que tenga la medida cautelar de prisin preventiva.1,2,32Control y supervisin del servicio de defensa penal pblicaInspeccionesAuditorias externasInformes semestrales y finales de las personas naturales y jurdicas que prestan defensa penal pblicaInformes de reclamaciones de los beneficiarios de la defensa penal pblica23Informes del Sistema Informtico de Gestin de Defensa Penal PblicaInformes estadsticos y de gestin de la prestacin del servicio de defensa penalInformes de gestin de peritajesInformes de gestin del programa de atencin a testigos e imputadosInformes de apoyo a la gestin de defensa penal (SIAR)1,2,3

Usuarios: Defensora Penal Pblica

Clientes/ Usuarios /BeneficiariosNmeroNombre1Toda persona imputada o acusada por un crimen, simple delito o falta que sea de competencia de un juzgado de garanta o de un tribunal de juicio oral en lo penal y las respectivas Cortes, en su caso, y que carezca de abogado.Se considera aquellas personas que son imputables por edad, es decir, de 18 aos y ms que segn cifras del censo del 2002 son 10.425.288 personas y aquellas entre 16 y 18 aos que previamente hayan sido declaradas con discernimiento.2Ministerio de JusticiaLos Usuarios en el Ministerio de Justicia incluyen sus autoridades a nivel nacional, como regional (seremis) y profesionales.3Comisin Coordinadora de la Reforma Procesal PenalLa Comisin se encuentra compuesta por las siguientes autoridades: Sr Ministro de Justicia (que la preside); Presidente de la Corte Suprema; Fiscal Nacional del Ministerio Pblico; Defensor Nacional; Un Ministro de la Corte Suprema; Presidente del Colegio de Abogados; Subsecretario de Justicia; Un Fiscal Regional y el Secretario Ejecutivo de la Comisin (Jefe de la Unidad Coordinadora de la Reforma Procesal Penal)4Familiares de los imputados, acusados o condenados (se considera un familiar por cada imputado).se considera un familiar por cada imputado5Congreso NacionalCorresponde a los Diputados y Senadores, en especial la Comisin de Hacienda y la Comisin Constitucin, Legislacin y Justicia.6Ministerio de HaciendaLos usuarios incluyen a sus autoridades y a los profesionales de la Direccin de Presupuestos.7Consejo de Licitaciones de la Defensa Penal PblicaEl Consejo se encuentra integrado por el Ministro de Justicia o en su defecto, el Subsecretario de Justicia, quien lo presidir; el Ministro de Hacienda o su representante, Ministro de Planificacin y Cooperacin o su representante, un acadmico con ms de 5 aos de docencia universitaria en las rea del Derecho Procesal Penal o Penal, designado por el Consejo de Rectores y un acadmico con ms de 5 aos de docencia universitaria, en las reas de Derecho Procesal Penal o Penal, designado por el 8Poder JudicialCorresponde a Jueces de Garanta, Jueces de Tribunal Oral en lo Penal y la Corporacin Administrativa del Poder Judicial, adems de las Cortes de Apelaciones y la Corte Suprema.9Universidades y Centros de Estudios Nacionales e Internacionales.

Objetivos Estratgicos:Defensora Penal PblicaFuente:www.dipres.cl

Objetivos EstratgicosNmeroDescripcin 1Asegurar la cobertura nacional del servicio de defensa penal pblica a travs de defensores locales institucionales y defensores licitados. 2Asegurar la calidad de las prestaciones del servicio de defensa penal pblica, a travs del cumplimiento de estndares bsicos, el desarrollo de peritajes y la adecuada atencin de comparecientes a juicios y audiencias. 3Asegurar el funcionamiento del sistema de licitaciones de defensa penal, a travs del uso eficiente del marco presupuestario disponible y conforme a las directrices emanadas del Consejo de Licitaciones de la defensa penal pblica.

RELACION ENTRE LA MISION INSTITUCIONAL, PROGRAMATICA Y LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Misin de una Secretara de Comercio e Industria:La Secretara de Comercio e Industria est a cargo del desarrollo e implementacin de las polticas orientadas a fortalecer y mejorar la competitividad de la industria nacional en todos sus tamaos y sectores, y su insercin en los mercados internacionales, generando mayores oportunidades de empleo de calidad, generacin de ingresos y sostenibilidad de la economa nacional.

RELACION ENTRE LA MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOSE INDICADORES

Planificacin Estratgica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores crticosRol de las entidades centrales con competencias en Planificacin, Presupuesto y Evaluacin

Incentivos para los Jerarcas y funcionarios: cmo potenciar un uso efectivo como insumo para la Programacin y formulacin presupuestaria

Planificacin Estratgica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores crticosCompromiso y liderazgo de directivo : Ms que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE

Regularidad, continuidad en la aplicacin y articulacin entre la Planificacin Institucional y Programtica

Alinear la planificacin estratgica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulacin

Internalizacin de la PE en los procesos de la institucin

Unidad de control de gestin, profesionales capacitados en las tcnicas de gestin (planificacin, indicadores, evaluacin)

Tecnologas de informacin (simples y accesibles) para asociar la planificacin estratgica al control de gestin.

Planificacin Estratgica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores crticos

Planificacin Estratgica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores crticosCapacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.

Comunicacin de los resultados de la planificacin estratgica

En la prctica hay dificultades para ejecutar las estrategiasFalta de articulacin entre la Planificacin Estratgica y operativaInflexibilidades presupuestariasRestricciones o lentitud de procesos administrativos claves para asegurar las inversiones Tipo de productos difcil de cuantificar, o costearFalta de gestores qu rea es responsable?Desvinculacin entre los Obj. Estratgicos y los Planes y Proyectos

Un caso de buena prctica

Sistema de Control de Gestin SUBTEL y factores y agentes del entorno relevante La Institucin visualiza su propia planificacin estratgica como un requisito directamente alineado con los requerimientos que anualmente define la DIPRES en el proceso de formulacin presupuestaria.

Organigrama

Estructura organizacional y operativo del Sistema de Control de Gestin

Factores que contribuyen al xito del Sistema de Control de Gestin SUBTEL

Aplicacin PE en algunos pases

Vinculacin PND- Programas Sectoriales - Programas PresupuestariosVisin estratgica de los ProgramasAlgunas Preguntas:

Qu problema resuelveEl Programa

Para quines

En cuanto tiempo

Como se miden susResultados

Que otros programasContribuyen al Resultado

Qu accionesde coordinacin Se toman entre los Programas paraLograr los resultadosEsperados

Cmo utilizo lainformacin De desempeoPara mejorar gestin

FIN debe estar en sintona con el Objetivo EstratgicoQu espero lograr con el Programa en trminos concretos para operacionalizar la Misin de la Entidad y sus OE?

Aumentar los ingresos de las familiasMejorar los hbitos de aprendizaje

Chile: Definiciones Estratgicas en el Presupuesto