PLANOWANIE I ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE

PLANOWANIE PLANOWANIE I ZARZĄDZANIE I ZARZĄDZANIE STRATEGICZNESTRATEGICZNE

Poradnik dla menedżerów Poradnik dla menedżerów miast w samorządach miast w samorządach

terytorialnychterytorialnych

Spis treści:Spis treści:

Rozdział 1Rozdział 1 Rola planowania strategicznego w Rola planowania strategicznego w

zarządzaniu w samorządachzarządzaniu w samorządach

1.1 Wyjaśnienie1.1 Wyjaśnienie1.2 Możliwości samorządów1.2 Możliwości samorządów1.3 Rola planowania w tworzeniu budżetu1.3 Rola planowania w tworzeniu budżetu1.4 Nacisk na realizację1.4 Nacisk na realizację

Rozdział 2Rozdział 2 Wprowadzenie planowania strategicznego Wprowadzenie planowania strategicznego

w samorządach lokalnychw samorządach lokalnych

2.1 Planowanie dla planowania2.1 Planowanie dla planowania 2.2 Organizacja2.2 Organizacja 2.3 Komunikacja i dokumentacja2.3 Komunikacja i dokumentacja 2.3.1 Komunikacja wewnętrzna w procesie2.3.1 Komunikacja wewnętrzna w procesie zarządzania i planowaniazarządzania i planowania 2.3.2 Dokumentacja2.3.2 Dokumentacja 2.4 Kontrola2.4 Kontrola

Rozdział 3Rozdział 3 Analiza problemów Analiza problemów

3.1 Wstęp3.1 Wstęp

3.2 Identyfikacja i formułowanie problemów3.2 Identyfikacja i formułowanie problemów

3.3 Metody analizy i rozwiązywania problemów3.3 Metody analizy i rozwiązywania problemów

Rozdział 4 Rozdział 4 Społeczna weryfikacja problemów Społeczna weryfikacja problemów

4.1 Czy tylko władze czy również mieszkańcy?4.1 Czy tylko władze czy również mieszkańcy? 4.2 Jak wykorzystać mieszkańców i włączyć ich 4.2 Jak wykorzystać mieszkańców i włączyć ich do procesu budowy planów strategicznych?do procesu budowy planów strategicznych? 4.3 Jak wyglądają w praktyce kontakty z mieszkańcami?4.3 Jak wyglądają w praktyce kontakty z mieszkańcami? 4.4 Jak to zrobić od czego zacząć?4.4 Jak to zrobić od czego zacząć? 4.5 Podsumowanie4.5 Podsumowanie Studium przypadku – Badanie potrzeb dzieciStudium przypadku – Badanie potrzeb dzieci Studium przypadku – Program DIALOG i Studium przypadku – Program DIALOG i jego wykorzystanie do dokonania oceny jego wykorzystanie do dokonania oceny potrzeb mieszkańców miasta.potrzeb mieszkańców miasta.

Rozdział 5 Rozdział 5 Ocena możliwości – Własne środki Ocena możliwości – Własne środki

finansowe i przyszłe źródła finansowaniafinansowe i przyszłe źródła finansowania

5.1 Wyjaśnienie5.1 Wyjaśnienie 5.2 Ustalenie możliwości finansowych5.2 Ustalenie możliwości finansowych 5.3 Obliczanie zdolności kredytowej5.3 Obliczanie zdolności kredytowej 5.4 Zalety i wady tradycyjnych źródeł finansowych5.4 Zalety i wady tradycyjnych źródeł finansowych 5.5 Formy kapitałowego udziału sektora prywatnego5.5 Formy kapitałowego udziału sektora prywatnego w finansowaniu rozwoju infrastrukturyw finansowaniu rozwoju infrastruktury 5.6 Koszty i korzyści wykorzystania prywatnych 5.6 Koszty i korzyści wykorzystania prywatnych środków kapitałowychśrodków kapitałowych 5.7 Nowatorskie sposoby finansowania, możliwe 5.7 Nowatorskie sposoby finansowania, możliwe do wykorzystania w sytuacji braku tradycyjnych do wykorzystania w sytuacji braku tradycyjnych źródeł środków finansowychźródeł środków finansowych

Rozdział 6 Rozdział 6 Wybór celów strategicznych Wybór celów strategicznych

6.1 Wyjaśnienie6.1 Wyjaśnienie 6.2 Stawianie celów6.2 Stawianie celów 6.3 Zasady podejmowania decyzji o hierarchizowaniu 6.3 Zasady podejmowania decyzji o hierarchizowaniu i wyborze celówi wyborze celów 6.3.1 Zasady pracy zespołu planowania6.3.1 Zasady pracy zespołu planowania 6.3.2 Zasady definiowania hierarchizacji i wyboru6.3.2 Zasady definiowania hierarchizacji i wyboru

Rozdział 7Rozdział 7 Wybór i opracowanie projektów do Wybór i opracowanie projektów do

realizacjirealizacji

7.1 Skąd się biorą projekty? 7.1 Skąd się biorą projekty? 7.2 Analiza i wybór projektów 7.2 Analiza i wybór projektów 7.3 Wyznaczanie celów projektu7.3 Wyznaczanie celów projektu 7.3.1 Kryteria prawidłowego sformułowania projektu7.3.1 Kryteria prawidłowego sformułowania projektu 7.4 Wstępne przygotowanie projektu7.4 Wstępne przygotowanie projektu 7.5 Formaty projektów7.5 Formaty projektów 7.5.1 Struktura dokumentu projektu (wg FISE)7.5.1 Struktura dokumentu projektu (wg FISE) 7.5.2 Struktura dokumentu projektu (wg BLM, Belgia)7.5.2 Struktura dokumentu projektu (wg BLM, Belgia) 7.6 Planowanie projektu7.6 Planowanie projektu 7.6.1 Opracowanie założeń projektowych7.6.1 Opracowanie założeń projektowych 7.6.2 Ocena ryzyka i zagrożeń w projekcie7.6.2 Ocena ryzyka i zagrożeń w projekcie Wstępna Karta projektuWstępna Karta projektu Studium przypadku – Projekt: 603 Urodziny ŻegocinyStudium przypadku – Projekt: 603 Urodziny Żegociny Studium przypadku dla formułowania projektówStudium przypadku dla formułowania projektów

Rozdział 8Rozdział 8 Opracowywanie raportów o planach Opracowywanie raportów o planach

strategicznychstrategicznych

8.1 Wyjaśnienie8.1 Wyjaśnienie 8.2 Format i zawartość8.2 Format i zawartość 8.2.1 List przewodni8.2.1 List przewodni 8.2.2 Stopień realizacji poprzednich rekomendacji 8.2.2 Stopień realizacji poprzednich rekomendacji do planu strategicznego do planu strategicznego 8.2.3 Podsumowanie wyników przeglądu8.2.3 Podsumowanie wyników przeglądu i rekomendacjii rekomendacji 8.2.4 Spis treści8.2.4 Spis treści 8.2.5 Lista tabel8.2.5 Lista tabel 8.2.6 Komentarz 8.2.6 Komentarz 8.2.7 Przypisy i załączniki8.2.7 Przypisy i załączniki

Rozdział 9Rozdział 9 Realizacja planu strategicznego Realizacja planu strategicznego

poprzez proces budżetowypoprzez proces budżetowy

9.1 Wyjaśnienie 9.1 Wyjaśnienie

9.2 Plany pracy9.2 Plany pracy

9.3 Przydziały budżetowe9.3 Przydziały budżetowe

9.4 Przegląd realizacji planów9.4 Przegląd realizacji planów

9.5 Działania korygujące9.5 Działania korygujące

WPROWADZENIEWPROWADZENIE

Zarządzanie strategiczne to kierowanie rozwojem organizacji w długim czasie, Zarządzanie strategiczne to kierowanie rozwojem organizacji w długim czasie, nastawione na wykorzystywanie szans i unikanie zagrożeń pojawiających się w nastawione na wykorzystywanie szans i unikanie zagrożeń pojawiających się w

otoczeniu. To proces osiągania założonych celów, polegający na użyciu właściwych otoczeniu. To proces osiągania założonych celów, polegający na użyciu właściwych środków w konkretnym czasie i miejscu przy uwzględnieniu istniejących środków w konkretnym czasie i miejscu przy uwzględnieniu istniejących

ograniczeń i możliwości. Menadżer myślący strategicznie zawsze uwzględnia ograniczeń i możliwości. Menadżer myślący strategicznie zawsze uwzględnia informacje płynące od otoczenia, akceptuje zwłaszcza fakt jego zmienności i informacje płynące od otoczenia, akceptuje zwłaszcza fakt jego zmienności i

ograniczonej przewidywalności.ograniczonej przewidywalności. W procesie zarządzania strategicznego J. Penc (1994) wyróżnia się 5 faz: W procesie zarządzania strategicznego J. Penc (1994) wyróżnia się 5 faz:

1.Analiza pozycji wyjściowej, perspektyw jej zmiany oraz ustalenie 1.Analiza pozycji wyjściowej, perspektyw jej zmiany oraz ustalenie

zasadniczych celów.zasadniczych celów. 2.Sformułowanie możliwych alternatyw strategicznych i wybór najbardziej 2.Sformułowanie możliwych alternatyw strategicznych i wybór najbardziej

atrakcyjnej.atrakcyjnej. 3.Opracowanie planu strategicznego, w którym skonkretyzowane są cele 3.Opracowanie planu strategicznego, w którym skonkretyzowane są cele

działaniadziałaniai określone zagrożenia strategiczne.i określone zagrożenia strategiczne.

4.Kształtowanie organizacji - w szczególności struktur korzystnych dla4.Kształtowanie organizacji - w szczególności struktur korzystnych dlarealizacji strategii.realizacji strategii.

5.Realizacja strategii.5.Realizacja strategii.

wg J. Penc, 1994, Strategie zarządzania wg J. Penc, 1994, Strategie zarządzania

Planowanie i zarządzanie strategiczne miastem, w skrócie zwane Planowanie i zarządzanie strategiczne miastem, w skrócie zwane zarządzaniem strategicznym, to proces planowania, podejmowania zarządzaniem strategicznym, to proces planowania, podejmowania

decyzji decyzji i realizacji, który obejmuje działania polityczne i zarządcze. Nacisk i realizacji, który obejmuje działania polityczne i zarządcze. Nacisk

położony jest w nim na kilka decyzji newralgicznych, które położony jest w nim na kilka decyzji newralgicznych, które – jeżeli zostaną podjęte – w znacznym stopniu wpłyną na charakter, – jeżeli zostaną podjęte – w znacznym stopniu wpłyną na charakter,

kierunek rozwoju kierunek rozwoju i przyszłość miasta.i przyszłość miasta.

W dyskusjach na temat planowania i zarządzania strategicznego W dyskusjach na temat planowania i zarządzania strategicznego terminowi strategia często nadaje się różne znaczenia. To, na co terminowi strategia często nadaje się różne znaczenia. To, na co

szczególnie chcemy zwrócić uwagę w rozumieniu tego terminy, jest fakt, szczególnie chcemy zwrócić uwagę w rozumieniu tego terminy, jest fakt, iż oznacza on nakierowanie na przyszłość i wpływanie na kierunek, czyli iż oznacza on nakierowanie na przyszłość i wpływanie na kierunek, czyli

działanie nakierowane na cele. W planowaniu i zarządzaniu działanie nakierowane na cele. W planowaniu i zarządzaniu strategicznym zarówno cele, jak strategicznym zarówno cele, jak

i działania rozpatrywane są w warunkach dwóch środowisk: sił i działania rozpatrywane są w warunkach dwóch środowisk: sił zewnętrznych i wewnętrznych zarówno kontrolowanych, jak i nie zewnętrznych i wewnętrznych zarówno kontrolowanych, jak i nie niekontrolowanych. Siły te postrzegane są jako pomocne lub jako niekontrolowanych. Siły te postrzegane są jako pomocne lub jako

utrudniające jednostce samorządu terytorialnego osiągnięcie utrudniające jednostce samorządu terytorialnego osiągnięcie zamierzonych celów oraz są poddawane realistycznej ocenie z punktu zamierzonych celów oraz są poddawane realistycznej ocenie z punktu

widzenia realizacji konkretnych decyzji.widzenia realizacji konkretnych decyzji.

W zarządzaniu na poziomie lokalnym, krajowym W zarządzaniu na poziomie lokalnym, krajowym i międzynarodowym coraz powszechniejsze jest przekonanie, że i międzynarodowym coraz powszechniejsze jest przekonanie, że

gwarancją powodzenia jest zapewnienie odbiorcom odpowiedniego gwarancją powodzenia jest zapewnienie odbiorcom odpowiedniego poziomu oraz jakości usług, zaangażowanie pracowników, a także poziomu oraz jakości usług, zaangażowanie pracowników, a także

świadomość celu. Kwestionowane są dotychczas obowiązujące świadomość celu. Kwestionowane są dotychczas obowiązujące normy, które przekładały skuteczność na celowość, kontrolę normy, które przekładały skuteczność na celowość, kontrolę

pracowników nad ich zaangażowanie oraz wzrost ilościowy nad pracowników nad ich zaangażowanie oraz wzrost ilościowy nad jakość usług. Zarządzanie strategiczne odnosi się przede wszystkim jakość usług. Zarządzanie strategiczne odnosi się przede wszystkim

do podstawowej kwestii celowości, gdyż koncentruje się na do podstawowej kwestii celowości, gdyż koncentruje się na wybranych najważniejszych sprawach i stara się określić wybranych najważniejszych sprawach i stara się określić

najważniejsze działania, za pomocą których można zrealizować najważniejsze działania, za pomocą których można zrealizować poważne zmiany. poważne zmiany.

W działaniu zarządzanie strategiczne skupia się na tych sprawach , W działaniu zarządzanie strategiczne skupia się na tych sprawach , które mają zasadnicze znaczenie dla społeczności, i przystępuje do które mają zasadnicze znaczenie dla społeczności, i przystępuje do

opracowania konkretnych rozwiązań.opracowania konkretnych rozwiązań.

Rozwój tak rozumianego planowania i zarządzania strategicznego Rozwój tak rozumianego planowania i zarządzania strategicznego nastąpił jako pewna konsekwencja braku oczekiwanych rezultatów oraz nastąpił jako pewna konsekwencja braku oczekiwanych rezultatów oraz

trudności we wdrażaniu kompleksowych długookresowych planów trudności we wdrażaniu kompleksowych długookresowych planów rozwoju miast. Zasadnicza różnica między planowaniem rozwoju miast. Zasadnicza różnica między planowaniem

i zarządzaniem strategicznym a planowaniem długofalowym tkwi w i zarządzaniem strategicznym a planowaniem długofalowym tkwi w nastawieniu planisty strategicznego; chodzi tu przede wszystkim o nastawieniu planisty strategicznego; chodzi tu przede wszystkim o

ukierunkowanie planów na działanie ukierunkowanie planów na działanie i ułatwienie procesu ich realizacji. Planiści strategiczni starają się określić i ułatwienie procesu ich realizacji. Planiści strategiczni starają się określić

misję i cel badając decyzje odnoszące się do przyszłości, kreatywność, misję i cel badając decyzje odnoszące się do przyszłości, kreatywność, wpływ na budżet, systemy zarządzania i kontroli oraz udział wpływ na budżet, systemy zarządzania i kontroli oraz udział

przedstawicieli wybieralnych władz samorządowych. Uwzględniony jest przedstawicieli wybieralnych władz samorządowych. Uwzględniony jest każdy problem strategiczny, który wymaga natychmiastowego każdy problem strategiczny, który wymaga natychmiastowego

rozwiązania, dlatego też przymiotnik strategiczny nie jest synonimem rozwiązania, dlatego też przymiotnik strategiczny nie jest synonimem długofalowego. Plany rozwoju stanowią raczej wyraz intencji, w długofalowego. Plany rozwoju stanowią raczej wyraz intencji, w

mniejszym stopniu dotyczą codziennych działań. Przeważnie wymieniają mniejszym stopniu dotyczą codziennych działań. Przeważnie wymieniają one takie cele, których zrealizowanie byłoby korzystne, ale jest mało one takie cele, których zrealizowanie byłoby korzystne, ale jest mało

prawdopodobne. Planowanie strategiczne jest, a przynajmniej powinno prawdopodobne. Planowanie strategiczne jest, a przynajmniej powinno być narzędziem w rękach menedżera. Stanowi ono proces, który powinien być narzędziem w rękach menedżera. Stanowi ono proces, który powinien

umożliwiać i wpływać na wprowadzenie zmian (ryc.1).umożliwiać i wpływać na wprowadzenie zmian (ryc.1).

Plany długofalowe i strategiczne mogą i powinny być wzajemnie Plany długofalowe i strategiczne mogą i powinny być wzajemnie powiązane. Plany długofalowe określają, co należy zrobić; natomiast powiązane. Plany długofalowe określają, co należy zrobić; natomiast

plany strategiczne określają, co można zrobić. Obydwa plany określają plany strategiczne określają, co można zrobić. Obydwa plany określają problemy o krytycznym znaczeniu, jednak planowanie problemy o krytycznym znaczeniu, jednak planowanie

i zarządzanie strategiczne idzie o krok dalej wyszukując te problemy, i zarządzanie strategiczne idzie o krok dalej wyszukując te problemy, które nie tylko dotyczą przyszłości, ale mogą zostać zrealizowane. które nie tylko dotyczą przyszłości, ale mogą zostać zrealizowane.

Zasadnicza część procesu planowania i zarządzania strategicznego Zasadnicza część procesu planowania i zarządzania strategicznego opiera się na koncepcjach rozwiązywania problemów i rozwoju opiera się na koncepcjach rozwiązywania problemów i rozwoju

organizacji, dlatego też istnieje tendencja do postrzegania świata jako organizacji, dlatego też istnieje tendencja do postrzegania świata jako zespołu problemów lub możliwości. Zagadnienie ma charakter zespołu problemów lub możliwości. Zagadnienie ma charakter

strategiczny wtedy, gdy związane z nim problemy i możliwości mogą strategiczny wtedy, gdy związane z nim problemy i możliwości mogą wpływać na przyszłe wydarzenia, powodować zmiany, mają charakter wpływać na przyszłe wydarzenia, powodować zmiany, mają charakter

międzywydziałowy, są podatne na wpływy zewnętrzne i mogą okazać się międzywydziałowy, są podatne na wpływy zewnętrzne i mogą okazać się kosztowne przy braku rozwiązań. Ponadto rozwiązanie tych problemów kosztowne przy braku rozwiązań. Ponadto rozwiązanie tych problemów

otwiera możliwości podejmowania z powodzeniem innych, czasem bardzo otwiera możliwości podejmowania z powodzeniem innych, czasem bardzo odległych, ale ważnych spraw.odległych, ale ważnych spraw.

Realizując planowanie i zarządzanie strategiczne miastem musimy też pamiętać, Realizując planowanie i zarządzanie strategiczne miastem musimy też pamiętać, dążąc do perfekcjonizmu w zarządzaniu sprawami publicznymi i zapożyczając w dążąc do perfekcjonizmu w zarządzaniu sprawami publicznymi i zapożyczając w

tym celu metody sprawdzone w sektorze biznesu, że istnieje różnica w tym celu metody sprawdzone w sektorze biznesu, że istnieje różnica w zarządzaniu przedsiębiorstwem zarządzaniu przedsiębiorstwem

i miastem, którego rząd sprawuje mandat z nadania społeczności lokalnej.i miastem, którego rząd sprawuje mandat z nadania społeczności lokalnej.

Zasadnicze decyzje w samorządzie mają charakter decyzji politycznych. Prowadzenie Zasadnicze decyzje w samorządzie mają charakter decyzji politycznych. Prowadzenie polityki odbywa się przy tym w procesie demokratycznym i otwartym na uczestnictwo polityki odbywa się przy tym w procesie demokratycznym i otwartym na uczestnictwo różnych grup społecznych. Prywatne firmy również prowadzą politykę, ale w różnych grup społecznych. Prywatne firmy również prowadzą politykę, ale w odróżnieniu od samorządu nie jest to proces demokratyczny i otwarty. odróżnieniu od samorządu nie jest to proces demokratyczny i otwarty.

W funkcjonowaniu samorządu równie ważna jest profesjonalizm jest przejrzystość w W funkcjonowaniu samorządu równie ważna jest profesjonalizm jest przejrzystość w procesie podejmowania decyzji.procesie podejmowania decyzji.

W planowaniu i zarządzaniu strategicznym realizowanym w sektorze publicznym trzeba W planowaniu i zarządzaniu strategicznym realizowanym w sektorze publicznym trzeba przeznaczyć znacznie więcej czasu, niż w sektorze prywatnym, na zasięganie opinii przeznaczyć znacznie więcej czasu, niż w sektorze prywatnym, na zasięganie opinii mieszkańców.mieszkańców.

Celem sektora publicznego jest przede wszystkim służba, czyli dyspozycyjność wobec Celem sektora publicznego jest przede wszystkim służba, czyli dyspozycyjność wobec potrzeb społecznych.potrzeb społecznych.

Cele i misja sektora publicznego są bardziej złożone niż sektora prywatnego, co sprawia, Cele i misja sektora publicznego są bardziej złożone niż sektora prywatnego, co sprawia, że i sprawy są tu bardziej złożone.że i sprawy są tu bardziej złożone.

Spółki uczestniczące w życiu społecznym mają różnorodne cele – nadrzędny jest jednak Spółki uczestniczące w życiu społecznym mają różnorodne cele – nadrzędny jest jednak zysk i utrzymanie się na rynku. Niektóre agencje komunalne również mogą przynosić zysk i utrzymanie się na rynku. Niektóre agencje komunalne również mogą przynosić zysk, ale mogą też pracować po kosztach własnych lub korzystać z dotacji, ponieważ ich zysk, ale mogą też pracować po kosztach własnych lub korzystać z dotacji, ponieważ ich działalność powinna przede wszystkim służyć dobru publicznemu.działalność powinna przede wszystkim służyć dobru publicznemu.

Decydenci pracujący w sektorze publicznym muszą funkcjonować w warunkach nacisku Decydenci pracujący w sektorze publicznym muszą funkcjonować w warunkach nacisku zewnętrznego i wewnętrznego, który nie jest tolerowany w sektorze prywatnym zewnętrznego i wewnętrznego, który nie jest tolerowany w sektorze prywatnym

Jeżeli miasto chce wprowadzić system planowania i zarządzenia Jeżeli miasto chce wprowadzić system planowania i zarządzenia strategicznego, to sprawą zasadniczą jest zapewnienie stałego strategicznego, to sprawą zasadniczą jest zapewnienie stałego

przywództwa, które będzie wspierać ten proces od początku do przywództwa, które będzie wspierać ten proces od początku do końca. Strategia i przywództwo są ze sobą nierozerwalnie końca. Strategia i przywództwo są ze sobą nierozerwalnie

związane.związane.

Jedynym z zalecanych sposobów zbadania możliwości Jedynym z zalecanych sposobów zbadania możliwości wprowadzenia procesu planowania strategicznego jest opracowanie wprowadzenia procesu planowania strategicznego jest opracowanie

badania jego wykonalności. Mówimy tu n p. o wywiadach badania jego wykonalności. Mówimy tu n p. o wywiadach z potencjalnymi uczestnikami tego procesu, osobami wpływowymi z potencjalnymi uczestnikami tego procesu, osobami wpływowymi w różnych dziedzinach życia publicznego, o analizie istniejących w różnych dziedzinach życia publicznego, o analizie istniejących

zasobów kadrowych i systemów operacyjnych oraz ich zdolności do zasobów kadrowych i systemów operacyjnych oraz ich zdolności do realizacji procesu planowania strategicznego a także o ocenie realizacji procesu planowania strategicznego a także o ocenie

aktualnej zdolności organizacji do wypełniania jej obowiązków aktualnej zdolności organizacji do wypełniania jej obowiązków bieżących.bieżących.

Największym osiągnięciem procesu planowania i Największym osiągnięciem procesu planowania i zarządzania strategicznego jest osiągnięcie ogólnego zarządzania strategicznego jest osiągnięcie ogólnego

porozumienia, co do tych zagadnień strategicznych, które porozumienia, co do tych zagadnień strategicznych, które społeczność lokalna pragnie rozwiązać, a także opracowanie społeczność lokalna pragnie rozwiązać, a także opracowanie

szczegółówszczegółów i przeprowadzenie analiz. i przeprowadzenie analiz.

Rozdział 1Rozdział 1

ROLA PLANOWANIA ROLA PLANOWANIA STRATEGICZNEGO W ZARZĄDZANIU STRATEGICZNEGO W ZARZĄDZANIU

W SAMORZĄDACHW SAMORZĄDACH

Cel:Cel:

Koncepcja planowania strategicznego, z Koncepcja planowania strategicznego, z powodzeniem używana w organizacjach powodzeniem używana w organizacjach

komercyjnych od końca II wojny światowej, po komercyjnych od końca II wojny światowej, po modyfikacjach związanych z przeorientowaniem modyfikacjach związanych z przeorientowaniem

na potrzeby publiczne obywateli, funkcjonuje na potrzeby publiczne obywateli, funkcjonuje również w samorządach. Niniejszy rozdział służy również w samorządach. Niniejszy rozdział służy

jako wprowadzenie koncepcji planowania jako wprowadzenie koncepcji planowania strategicznego, wykorzystywanej przez samorządy strategicznego, wykorzystywanej przez samorządy w ich dążeniu do efektywności i wydajności jako w ich dążeniu do efektywności i wydajności jako

narzędzi systemu demokratycznego.narzędzi systemu demokratycznego.

1.1 Wyjaśnienie1.1 Wyjaśnienie

Określenie planowania jako strategiczne oznacza formalne, Określenie planowania jako strategiczne oznacza formalne, systematyczne podejście do osiągania istotnych celów. Jak systematyczne podejście do osiągania istotnych celów. Jak pokaże cały ten moduł szkoleniowy, planowanie pokaże cały ten moduł szkoleniowy, planowanie strategiczne jest naturalnym fundamentem w całym strategiczne jest naturalnym fundamentem w całym procesie zarządzania w samorządzie (ryc. 2)procesie zarządzania w samorządzie (ryc. 2)

Planowanie zawsze jest częścią definicji dobrego Planowanie zawsze jest częścią definicji dobrego zarządzania. W literaturze zwykle mówi się, iż kierownicy zarządzania. W literaturze zwykle mówi się, iż kierownicy zarządzają stosując cztery wzajemnie powiązane rodzaje zarządzają stosując cztery wzajemnie powiązane rodzaje działań. Działania te są skorelowane z funkcjami działań. Działania te są skorelowane z funkcjami zarządzania. Obrazuje je poniższa tabelka:zarządzania. Obrazuje je poniższa tabelka:

FUNKCJAFUNKCJA TYP DZIAŁANIATYP DZIAŁANIA

PlanowaniePlanowanie Wyznaczanie celówWyznaczanie celów

OrganizacjaOrganizacja Przydział zadańPrzydział zadań

KierowanieKierowanie Wykonywanie zadańWykonywanie zadań

KontrolaKontrola Sprawdzanie wyników/ Sprawdzanie wyników/ rezultatówrezultatów

Jeżeli te wzajemnie powiązane działania są Jeżeli te wzajemnie powiązane działania są odpowiednio wykonane i skoordynowane, osiąga się odpowiednio wykonane i skoordynowane, osiąga się

zamierzony cel. Właśnie to osiąganie celów daje zamierzony cel. Właśnie to osiąganie celów daje kierownictwu rację bytu.kierownictwu rację bytu.

Pojęcie „planowanie” odnosi się do procesu Pojęcie „planowanie” odnosi się do procesu wyznaczania celów. Planujący zadają sobie wyznaczania celów. Planujący zadają sobie

zasadnicze pytanie: Co spróbujemy osiągnąć? Jak zasadnicze pytanie: Co spróbujemy osiągnąć? Jak pokazano poniżej, pytanie to można rozłożyć na trzy pokazano poniżej, pytanie to można rozłożyć na trzy pytania bardziej szczegółowe. Każde z nich skupia pytania bardziej szczegółowe. Każde z nich skupia

się na wzajemnych zależnościach pomiędzy się na wzajemnych zależnościach pomiędzy strategicznymi wymiarami polityki ( i wynikającej z strategicznymi wymiarami polityki ( i wynikającej z

niej działalności programowej) oraz czasu.niej działalności programowej) oraz czasu.

11 Jaki wpływ na sytuację w przyszłości mogą mieć bieżące programy, Jaki wpływ na sytuację w przyszłości mogą mieć bieżące programy, działania i polityka?działania i polityka?

Jeżeli będziemy działać bez zmian, stanie się:Jeżeli będziemy działać bez zmian, stanie się:

Spodziewany rezultat 1Spodziewany rezultat 1


itd.itd.

22 Jaki oczekiwany stan w przyszłości mogą spowodować zmiany wynikające z Jaki oczekiwany stan w przyszłości mogą spowodować zmiany wynikające z bieżącej polityki i programów?bieżącej polityki i programów?

Jeżeli zmiany wprowadzi się teraz, to w przyszłości stanie się:Jeżeli zmiany wprowadzi się teraz, to w przyszłości stanie się:



itd.itd.

33 W jaki sposób przyszła polityka i działania programowe mogą wpłynąć na W jaki sposób przyszła polityka i działania programowe mogą wpłynąć na oczekiwany przyszły stan?oczekiwany przyszły stan?

Jeżeli zmiany wprowadzi się w przyszłości, to stanie się:Jeżeli zmiany wprowadzi się w przyszłości, to stanie się:

Spodziewany rezultat nr 1Spodziewany rezultat nr 1

Spodziewany rezultat nr2Spodziewany rezultat nr2

itd. itd.

Jednak osoby zajmujące się planowaniem strategicznym muszą Jednak osoby zajmujące się planowaniem strategicznym muszą wyjść daleko poza ramy identyfikacji oczekiwanych stanów w wyjść daleko poza ramy identyfikacji oczekiwanych stanów w

przyszłości.przyszłości.

Planowanie strategiczne znajduje się w głównym nurcie procesu Planowanie strategiczne znajduje się w głównym nurcie procesu zarządzania dzięki jego zorientowaniu na sposoby realizacji celów, tj. zarządzania dzięki jego zorientowaniu na sposoby realizacji celów, tj. polega na systematycznych próbach zrozumienia i wyliczenia środków polega na systematycznych próbach zrozumienia i wyliczenia środków

realizacji zadań i skupieniu się na samej fazie realizacji. realizacji zadań i skupieniu się na samej fazie realizacji.

Zasadniczo wojskowe pojęcie „strategia” odnosi się do Zasadniczo wojskowe pojęcie „strategia” odnosi się do metodologii osiągania celów, czyli jak to zrobić. Koncentruje się metodologii osiągania celów, czyli jak to zrobić. Koncentruje się

ona na sposobie osiągania wyznaczonych celów przez użycie ona na sposobie osiągania wyznaczonych celów przez użycie środków w konkretnym czasie i miejscu, przy jednoczesnej analizie środków w konkretnym czasie i miejscu, przy jednoczesnej analizie

ograniczeń i możliwości. Zastosowanie tego procesu jako ograniczeń i możliwości. Zastosowanie tego procesu jako integralnego elementu corocznego budżetowania zdecydowanie integralnego elementu corocznego budżetowania zdecydowanie zwiększa zdolności zarządzania w samorządach, które poważnie zwiększa zdolności zarządzania w samorządach, które poważnie

angażują czas i siły w planowanie strategiczne.angażują czas i siły w planowanie strategiczne.

Podjęcie przez jednostki samorządowe prac w zakresie Podjęcie przez jednostki samorządowe prac w zakresie wprowadzania zarządzania strategicznego wiąże się z wprowadzania zarządzania strategicznego wiąże się z

wprowadzeniem systemu, który powinien przynosić korzyści wprowadzeniem systemu, który powinien przynosić korzyści zarówno społeczeństwu, jak i władzom samorządowym.zarówno społeczeństwu, jak i władzom samorządowym.

Składniki skutecznego planowania:Składniki skutecznego planowania:

określenie wiązki celów,określenie wiązki celów, uzgodnienie priorytetów oraz sposobów rozwiązywania konfliktów,uzgodnienie priorytetów oraz sposobów rozwiązywania konfliktów, określenie trudności,określenie trudności, ustalenie kolejnych kroków i punktów kontrolnych,ustalenie kolejnych kroków i punktów kontrolnych, określenie sposobu mierzenia wyników,określenie sposobu mierzenia wyników, wskazanie elementów ryzykownych i potencjalnych możliwości ich wskazanie elementów ryzykownych i potencjalnych możliwości ich

ograniczania,ograniczania, określenie potrzebnych zasobów zewnętrznych oraz sposobów ich kontroli,określenie potrzebnych zasobów zewnętrznych oraz sposobów ich kontroli, okresowe przeglądy celów,okresowe przeglądy celów, zaangażowanie pracowników w organizacji oraz zewnętrznych zaangażowanie pracowników w organizacji oraz zewnętrznych

konsultantów w proces planowania.konsultantów w proces planowania.

Planowanie może pełnić wiele podfunkcji, tak jak n p.:Planowanie może pełnić wiele podfunkcji, tak jak n p.:a) decyzyjnaa) decyzyjna- formalizowanie procesów podejmowania decyzji - formalizowanie procesów podejmowania decyzji strategicznych,strategicznych,- tworzenie bez danych, prognoz,- tworzenie bez danych, prognoz,- koordynowanie decyzji,- koordynowanie decyzji,b) pilotażowa (wobec zmian decyzyjnych)b) pilotażowa (wobec zmian decyzyjnych)- umożliwienie licznym osobom udziału w wypowiadaniu się o - umożliwienie licznym osobom udziału w wypowiadaniu się o podejmowanych problemach,podejmowanych problemach,- umożliwienie szerokiemu gronu osób partycypacji w procesach - umożliwienie szerokiemu gronu osób partycypacji w procesach decyzyjnych,decyzyjnych,- rozwijanie i wspieranie procesów komunikacji,- rozwijanie i wspieranie procesów komunikacji,- planowanie jako narzędzie wprowadzania strategii - planowanie jako narzędzie wprowadzania strategii ( planowanie jako środek realizacji pozwalający na lepsze ( planowanie jako środek realizacji pozwalający na lepsze wiązanie planu z rocznym budżetem)wiązanie planu z rocznym budżetem)

W takim układzie planowanie staje się narzędziem władzy oraz W takim układzie planowanie staje się narzędziem władzy oraz

sposobem upowszechniania oficjalnej strategii.sposobem upowszechniania oficjalnej strategii.

Charakterystyka dobrego Charakterystyka dobrego planowania:planowania:

odpowiednie cele,odpowiednie cele, jasność i możliwość opracowywania i jasność i możliwość opracowywania i

realizacji planu,realizacji planu, właściwa struktura czasowa,właściwa struktura czasowa, elastyczność ( możliwość wprowadzania elastyczność ( możliwość wprowadzania

różnorodnych korekt).różnorodnych korekt).

Planowanie strategiczne nie jest to jednorazowy Planowanie strategiczne nie jest to jednorazowy dokument opracowany w celu zaspokojenia żądań dokument opracowany w celu zaspokojenia żądań

rady, zarządu, innych organizacji czy instytucji. Jest rady, zarządu, innych organizacji czy instytucji. Jest to złożony i pracochłonny proces skupiający się na to złożony i pracochłonny proces skupiający się na wyznaczaniu istotnych dla społeczeństwa spraw, wyznaczaniu istotnych dla społeczeństwa spraw,

określeniu sposobów ich rozwiązywania w określeniu sposobów ich rozwiązywania w określonym czasie przez określonych wykonawców. określonym czasie przez określonych wykonawców. Końcowym produktem jest plan strategiczny, który Końcowym produktem jest plan strategiczny, który musi zawierać cele, a kierownictwo różnych szczebli musi zawierać cele, a kierownictwo różnych szczebli

zarządzania i różnych komórek przyjmuje zarządzania i różnych komórek przyjmuje

odpowiedzialność za jego wdrożenie.odpowiedzialność za jego wdrożenie.

Celem planowania strategicznego jest próba udzielenia Celem planowania strategicznego jest próba udzielenia odpowiedzi na następujące pytanie:odpowiedzi na następujące pytanie:

- dokąd zmierzamy? (misja, istota, działania)- dokąd zmierzamy? (misja, istota, działania)- co chcemy osiągnąć? (cele)- co chcemy osiągnąć? (cele)- kiedy i jak to osiągniemy? (sposoby realizacji)- kiedy i jak to osiągniemy? (sposoby realizacji)

Dla prawidłowego przygotowania planu istotne znaczenie ma Dla prawidłowego przygotowania planu istotne znaczenie ma rozstrzygnięcie kto ma być rozstrzygnięcie kto ma być (kto jest) inspiratorem (inicjatorem) zadań, które znajdą się (kto jest) inspiratorem (inicjatorem) zadań, które znajdą się w planie, kto twórcą planu, kto zaś realizatorem i w planie, kto twórcą planu, kto zaś realizatorem i sprzymierzeńcem.sprzymierzeńcem.

Podstawowe terminy procesu planowania strategicznego to:Podstawowe terminy procesu planowania strategicznego to:

MISJA (Dokąd idziemy?)MISJA (Dokąd idziemy?)- powinna być sformułowana nie za wąsko ani za szeroko,- powinna być sformułowana nie za wąsko ani za szeroko,- powinna być realistyczna,- powinna być realistyczna,- powinna odzwierciedlać kulturę, wartości, styl itp.,- powinna odzwierciedlać kulturę, wartości, styl itp.,- powinna być okresowo aktualizowana, jasna, zrozumiała i akceptowalna - powinna być okresowo aktualizowana, jasna, zrozumiała i akceptowalna dla wszystkich tj. społeczeństwa, rady, zarządu itp.dla wszystkich tj. społeczeństwa, rady, zarządu itp. CELE (Co i kiedy?)CELE (Co i kiedy?) Charakterystykę celów przedstawiono w rozdziale 5. Charakterystykę celów przedstawiono w rozdziale 5.

STRATEGIE (zadania) (Jak?)STRATEGIE (zadania) (Jak?) Jest to uszczegółowienie celów, określenie sposobów ich osiągania. Jest to uszczegółowienie celów, określenie sposobów ich osiągania. Uszczegółowiając można mówić o: Uszczegółowiając można mówić o:- misji,- misji,- celach strategicznych,- celach strategicznych,- celach szczegółowych,- celach szczegółowych,- strategiach,- strategiach,- działaniach,- działaniach,- kontroli,- kontroli,- nagrodach.- nagrodach.

Dla zbadania realności planu strategicznego Dla zbadania realności planu strategicznego poddawany jest on często analizie strategicznej poddawany jest on często analizie strategicznej

SWOT. Ma on za zadanie ujawnić szanse i SWOT. Ma on za zadanie ujawnić szanse i zagrożenia opracowanego planu, a także wskazać na zagrożenia opracowanego planu, a także wskazać na

lukę w zasobach, która może być elementem lukę w zasobach, która może być elementem krytycznym dla realizowanego planu. Silne i słabe krytycznym dla realizowanego planu. Silne i słabe

strony zależą i mogą być w znacznym stopniu strony zależą i mogą być w znacznym stopniu kontrolowane przez samorząd. Możliwości i kontrolowane przez samorząd. Możliwości i

zagrożenia płynące z otoczenia najczęściej znajdują zagrożenia płynące z otoczenia najczęściej znajdują

się poza istotnymi wpływami samorządu.się poza istotnymi wpływami samorządu.

1.2 MOŻLIWOŚCI SAMORZĄDÓW1.2 MOŻLIWOŚCI SAMORZĄDÓW

W społeczeństwach demokratycznych samorządy są W społeczeństwach demokratycznych samorządy są podstawowymi instytucjami w wybieraniu i realizowaniu podstawowymi instytucjami w wybieraniu i realizowaniu pożądanych celów społeczności. Jednak z wielu powodów pożądanych celów społeczności. Jednak z wielu powodów samorządy różnią się pod względem zdolności spełniania samorządy różnią się pod względem zdolności spełniania tych oczekiwań. Warto zatem sklasyfikować samorządy tych oczekiwań. Warto zatem sklasyfikować samorządy według nastawienia ich rad i zarządów na kreowanie według nastawienia ich rad i zarządów na kreowanie przyszłości, przyszłości,

tj. strategicznego celu samego procesu planowania tj. strategicznego celu samego procesu planowania strategicznego. W poniższym zestawieniu rozróżnia się trzy strategicznego. W poniższym zestawieniu rozróżnia się trzy typy zdolności samorządów.typy zdolności samorządów.

Podajemy charakterystyczne cechy każdego z typów.Podajemy charakterystyczne cechy każdego z typów.

NASTAWIENIE * NASTAWIENIE * CECHYCECHY ZDOLNOŚĆZDOLNOŚĆ

NegatywneNegatywne Zachowanie :bierneZachowanie :bierne

Polityka : Polityka : podporządkowaniepodporządkowanie

Postawa: fatalizmPostawa: fatalizm

Brak zdolności do Brak zdolności do określania określania oczekiwanych wyników oczekiwanych wyników w przyszłościw przyszłości

NeutralneNeutralne Zachowanie: Zachowanie: reaktywnereaktywne

Polityka: kompromisPolityka: kompromis

Postawa: równowagaPostawa: równowaga

Przypadkowość w Przypadkowość w zdolności do określania zdolności do określania oczekiwanych wyników oczekiwanych wyników w przyszłościw przyszłości

PozytywnePozytywne Zachowanie: aktywneZachowanie: aktywne

Polityka: kierowaniePolityka: kierowanie

Postawa: dynamizmPostawa: dynamizm

Silnie realizowana Silnie realizowana zdolność do określania zdolność do określania oczekiwanych wyników oczekiwanych wyników w przyszłościw przyszłości

* Terminy: „negatywne”, „pozytywne” i „neutralne” są jedynie * Terminy: „negatywne”, „pozytywne” i „neutralne” są jedynie uogólnieniami dotyczącymi przeważającego wśród lokalnych polityków uogólnieniami dotyczącymi przeważającego wśród lokalnych polityków nastawienia do celowego i zorganizowanego kształtowania środowiska nastawienia do celowego i zorganizowanego kształtowania środowiska

fizycznego, społecznego i ekonomicznego w gminie lub mieście.fizycznego, społecznego i ekonomicznego w gminie lub mieście.

Na negatywnym biegunie tego spektrum zdolności można umieścić te Na negatywnym biegunie tego spektrum zdolności można umieścić te samorządy które starają się zapewnić jedynie minimum usług i działają w samorządy które starają się zapewnić jedynie minimum usług i działają w ramach polityki regulacyjnej, przyjmując fatalistyczne podstawy wobec ramach polityki regulacyjnej, przyjmując fatalistyczne podstawy wobec

trudnych sytuacji społecznych czy ekonomicznych. Jest mało trudnych sytuacji społecznych czy ekonomicznych. Jest mało prawdopodobne, aby decydenci w tego rodzaju samorządach zechcieli prawdopodobne, aby decydenci w tego rodzaju samorządach zechcieli

stosować planowanie strategiczne. Jeżeli zaś decydują się na nie, stanowi stosować planowanie strategiczne. Jeżeli zaś decydują się na nie, stanowi to wyraźny sygnał, że interesuje ich wprowadzenie lepszego zarządzania to wyraźny sygnał, że interesuje ich wprowadzenie lepszego zarządzania

sprawami publicznymi, co następuje w procesie planowania sprawami publicznymi, co następuje w procesie planowania strategicznego.strategicznego.

Samorządy, które próbują utrzymać się jedynie Samorządy, które próbują utrzymać się jedynie w harmonii z siłami ekonomicznymi i społecznymi na swoim w harmonii z siłami ekonomicznymi i społecznymi na swoim

terenie, są w stanie kreować wizję przyszłego kształtu i terenie, są w stanie kreować wizję przyszłego kształtu i rozwoju gminy, ale tylko w pomyślnych warunkach. Jeżeli rozwoju gminy, ale tylko w pomyślnych warunkach. Jeżeli

takie samorządy podjęłyby planowanie strategiczne, takie samorządy podjęłyby planowanie strategiczne, stwierdziłby bez wątpienia, że wzrasta ich zdolność do stwierdziłby bez wątpienia, że wzrasta ich zdolność do

wykorzystywania okazji i możliwości, kiedy te się pojawiają. wykorzystywania okazji i możliwości, kiedy te się pojawiają. Może również okazać się, że wprowadzenie tam planowania Może również okazać się, że wprowadzenie tam planowania

strategicznego zmieni diametralnie układy pomiędzy strategicznego zmieni diametralnie układy pomiędzy samorządem a społecznością, która będzie oczekiwać bardziej samorządem a społecznością, która będzie oczekiwać bardziej

efektywnej i wydajnej gospodarki i regulacji.efektywnej i wydajnej gospodarki i regulacji.

Samorządy pozytywnie nastawione do wspierania Samorządy pozytywnie nastawione do wspierania społeczności w myśleniu i działaniu strategicznym zapewne społeczności w myśleniu i działaniu strategicznym zapewne

już stosują planowanie strategiczne. Z całą pewnością gminy już stosują planowanie strategiczne. Z całą pewnością gminy tworzące wieloletnie programy inwestycyjne i praktykujące tworzące wieloletnie programy inwestycyjne i praktykujące

budżetowanie zadaniowe już stosują narzędzia zgodnie z budżetowanie zadaniowe już stosują narzędzia zgodnie z logiką planowania strategicznego. To samo dotyczy logiką planowania strategicznego. To samo dotyczy

samorządów wprowadzających plany zagospodarowania samorządów wprowadzających plany zagospodarowania przestrzennego, wieloletnie plany oraz budżety inwestycji przestrzennego, wieloletnie plany oraz budżety inwestycji kapitałowych. Politycy i urzędnicy w takich samorządach, kapitałowych. Politycy i urzędnicy w takich samorządach,

pozytywnie kierujący definiowaniem i realizacją celów pozytywnie kierujący definiowaniem i realizacją celów społeczności lokalnych, przekonają się, że planowanie społeczności lokalnych, przekonają się, że planowanie

strategiczne stanie się scalającym procesem podnoszącym strategiczne stanie się scalającym procesem podnoszącym efektywność i wydajność wszystkich stosowanych już przez efektywność i wydajność wszystkich stosowanych już przez

nich narzędzi zarządzania, a zwłaszcza budżetu gminy.nich narzędzi zarządzania, a zwłaszcza budżetu gminy.

1.3 ROLA PLANOWANIA W TWORZENIU BUDŻETU1.3 ROLA PLANOWANIA W TWORZENIU BUDŻETU

W załączniku tego rozdziału przedstawiono tabelę obrazującą W załączniku tego rozdziału przedstawiono tabelę obrazującą

powianie planowania strategicznego z procesem powianie planowania strategicznego z procesem budżetowym. Z tabeli wynika, że planowanie to powinno budżetowym. Z tabeli wynika, że planowanie to powinno

rozpoczynać się w trzecim kwartale każdego roku rozpoczynać się w trzecim kwartale każdego roku finansowego, ponieważ na tym etapie wyniki planowania finansowego, ponieważ na tym etapie wyniki planowania

mają największą szansę wpłynąć na tworzony budżet roku mają największą szansę wpłynąć na tworzony budżet roku następnego. Układ taki ustawia planowanie strategiczne następnego. Układ taki ustawia planowanie strategiczne jako element otwierający proces budżetowania rocznego. jako element otwierający proces budżetowania rocznego.

Jak wskazano w rozdziale 8, raporty o planie Jak wskazano w rozdziale 8, raporty o planie strategicznym powinny być przedłożone wydziałowi strategicznym powinny być przedłożone wydziałowi finansowemu najpóźniej 30 września każdego roku.finansowemu najpóźniej 30 września każdego roku.

1.4 NACISK NA REALIZACJĘ1.4 NACISK NA REALIZACJĘ

Jak podkreślamy w wielu miejscach niniejszej Jak podkreślamy w wielu miejscach niniejszej pracy, plany strategiczne mają największą szansę pracy, plany strategiczne mają największą szansę

na efektywną i wydajną realizację, jeżeli na efektywną i wydajną realizację, jeżeli proponowane w nich programy: 1) mieszczą się w proponowane w nich programy: 1) mieszczą się w ramach dostępnych środków oraz 2) są włączone ramach dostępnych środków oraz 2) są włączone w roczne budżety w ramach zwykłych procesów w roczne budżety w ramach zwykłych procesów

budżetowych. Ten drugi warunek bardzo budżetowych. Ten drugi warunek bardzo wyraźnie ustala odpowiedzialność kierowniczą za wyraźnie ustala odpowiedzialność kierowniczą za wykonanie. Może się ona wiązać ze specjalnymi wykonanie. Może się ona wiązać ze specjalnymi ustaleniami organizacyjnymi, n p. tworzeniem ustaleniami organizacyjnymi, n p. tworzeniem

zespołów programowych, zespołów zespołów programowych, zespołów międzywydziałowych lub układów publiczno – międzywydziałowych lub układów publiczno –

prywatnych.prywatnych.

Zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale 8, na Zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale 8, na początku czwartego kwartału każdego roku początku czwartego kwartału każdego roku

finansowego wyniki procesu planowania trafiają do finansowego wyniki procesu planowania trafiają do wydziału finansowego wydziału finansowego

w nadziei, że rekomendacje raportu o planie w nadziei, że rekomendacje raportu o planie strategicznym będą uwzględnione w wezwaniu do strategicznym będą uwzględnione w wezwaniu do

składania zapotrzebowań budżetowych, składania zapotrzebowań budżetowych, otwierającym cykl budżetowy. Umożliwia to otwierającym cykl budżetowy. Umożliwia to

kierownikom programów rozważanie koncepcji kierownikom programów rozważanie koncepcji proponowanych w raporcie i jeśli są one do przyjęcia proponowanych w raporcie i jeśli są one do przyjęcia

dostosowanie ich do wprowadzenia do dostosowanie ich do wprowadzenia do zapotrzebowania budżetowego. Procedura taka jest zapotrzebowania budżetowego. Procedura taka jest

najlepszym zapewnieniem realizacji.najlepszym zapewnieniem realizacji.

Najlepiej, jeżeli kierownicy wydziałów czy Najlepiej, jeżeli kierownicy wydziałów czy programów mają swobodę modyfikowania lub programów mają swobodę modyfikowania lub

odrzucania propozycji. Powinny być to naturalne odrzucania propozycji. Powinny być to naturalne możliwości w otwartym procesie, którego celem jest możliwości w otwartym procesie, którego celem jest

uzyskanie danych i opinii. Jeżeli jednak proces uzyskanie danych i opinii. Jeżeli jednak proces planowania strategicznego został przeprowadzony planowania strategicznego został przeprowadzony zgodnie z proponowanymi tutaj zasadami, to i tak zgodnie z proponowanymi tutaj zasadami, to i tak

wszyscy kierownicy byli zaangażowani w jego wszyscy kierownicy byli zaangażowani w jego tworzenie. Cały proces planowania powinien odbyć tworzenie. Cały proces planowania powinien odbyć

się w taki sposób, aby żaden kierownik nie był się w taki sposób, aby żaden kierownik nie był zaskoczony rekomendacjami w raporcie o planie zaskoczony rekomendacjami w raporcie o planie strategicznym. Dzięki temu prawdopodobieństwu strategicznym. Dzięki temu prawdopodobieństwu

odrzucenia tych rekomendacji będzie znikome.odrzucenia tych rekomendacji będzie znikome.

Powiązanie planowania Powiązanie planowania z budżetowaniemz budżetowaniem


WPROWADZENIE PLANOWANIA WPROWADZENIE PLANOWANIA STRATEGICZNEGO W STRATEGICZNEGO W

SAMORZĄDACH LOKALNYCHSAMORZĄDACH LOKALNYCH

Cel:Cel:

W niniejszym rozdziale opisujemy kroki konieczne do W niniejszym rozdziale opisujemy kroki konieczne do skutecznego wprowadzenia planowania skutecznego wprowadzenia planowania

strategicznego w samorządach. Jeżeli zostało ono strategicznego w samorządach. Jeżeli zostało ono już wprowadzone, warto każdego roku przez już wprowadzone, warto każdego roku przez

rozpoczęciem cyklu planowania jeszcze raz przejrzeć rozpoczęciem cyklu planowania jeszcze raz przejrzeć te informacje. Dodatkowo wskazane jest, aby osoby te informacje. Dodatkowo wskazane jest, aby osoby

odpowiedzialne za planowanie brały pod uwagę odpowiedzialne za planowanie brały pod uwagę coroczne doświadczenia i dokonywały modyfikacji w coroczne doświadczenia i dokonywały modyfikacji w

celu uprawnienia i podniesienia efektywności celu uprawnienia i podniesienia efektywności procedur.procedur.

2.1 PLANOWANIE PLANOWANIA2.1 PLANOWANIE PLANOWANIA

W procesie planowania strategicznego wyodrębnia się kilka W procesie planowania strategicznego wyodrębnia się kilka etapów. Jednak w działaniu nie zawsze można dokładnie etapów. Jednak w działaniu nie zawsze można dokładnie

przewidzieć jego realizację, jest to bowiem proces przewidzieć jego realizację, jest to bowiem proces dynamiczny. Dlatego może się zdarzyć, że po przejściu dynamiczny. Dlatego może się zdarzyć, że po przejściu

kilku etapów powracamy, w miarę rozwoju procesu kilku etapów powracamy, w miarę rozwoju procesu planowania, do etapów poprzednich. Proces planowania planowania, do etapów poprzednich. Proces planowania

strategicznego przewiduje jednak występowanie pętli strategicznego przewiduje jednak występowanie pętli sprzężeń zdrowotnych, ostatecznym celem jest bowiem sprzężeń zdrowotnych, ostatecznym celem jest bowiem

doprowadzenie od fazy pomysłów i przygotowania danych doprowadzenie od fazy pomysłów i przygotowania danych do fazy podejmowania decyzji i działań. Im lepiej do fazy podejmowania decyzji i działań. Im lepiej

zaplanujemy proces planowania, tym sprawniej będzie on zaplanujemy proces planowania, tym sprawniej będzie on przebiegał. Po to bowiem, by prawidłowo ustalić cele i przebiegał. Po to bowiem, by prawidłowo ustalić cele i zadania do osiągnięcia w przyszłości, niezbędna jest zadania do osiągnięcia w przyszłości, niezbędna jest umiejętność przewidywania rozwoju wydarzeń, tj. umiejętność przewidywania rozwoju wydarzeń, tj. przyszłego układu warunków i środków działania przyszłego układu warunków i środków działania

Przystępując do realizacji planowania strategicznego musimy Przystępując do realizacji planowania strategicznego musimy

znaleźć czas na etap planowania wstępnego, czas kiedy planujemy znaleźć czas na etap planowania wstępnego, czas kiedy planujemy planowanie. Na tym etapie musimy podjąć następujące decyzje:planowanie. Na tym etapie musimy podjąć następujące decyzje:

1. Kto powinien być zaangażowany w proces planowania 1. Kto powinien być zaangażowany w proces planowania strategicznego?strategicznego?

2. Jaki rodzaj informacji i danych będzie niezbędny do 2. Jaki rodzaj informacji i danych będzie niezbędny do opracowania efektywnego planu strategicznego?opracowania efektywnego planu strategicznego?

3. Jak będziemy gromadzić dane i pomysły potrzebne do 3. Jak będziemy gromadzić dane i pomysły potrzebne do zminimalizowania ryzyka związanego z planowaniem?zminimalizowania ryzyka związanego z planowaniem?

4. Ile czasu powinien zabrać proces planowania strategicznego i 4. Ile czasu powinien zabrać proces planowania strategicznego i kiedy zostanie zakończony?kiedy zostanie zakończony?

5. Ile osób (pracowników) będzie zaangażowanych w ten proces, ile 5. Ile osób (pracowników) będzie zaangażowanych w ten proces, ile czasu poświęcą oni na zrealizowanie zadań planistycznych?czasu poświęcą oni na zrealizowanie zadań planistycznych?

6. Jaki rodzaj planu jest najbardziej pożądany: czy chodzi bardziej 6. Jaki rodzaj planu jest najbardziej pożądany: czy chodzi bardziej o określenie intencji czy planów realizacyjnych? o określenie intencji czy planów realizacyjnych? 7. Jakie zasoby będą potrzebne do zrealizowania procesów 7. Jakie zasoby będą potrzebne do zrealizowania procesów planistycznych? (poczynając od usług konsultantów zewnętrznych, planistycznych? (poczynając od usług konsultantów zewnętrznych, poprzez wynajmowanie pomieszczeń, aż po oszacowanie kosztów poprzez wynajmowanie pomieszczeń, aż po oszacowanie kosztów materiałów, druku itp.)materiałów, druku itp.)8. Co będzie potrzebne, aby obsłużyć proces planowania? Kto 8. Co będzie potrzebne, aby obsłużyć proces planowania? Kto będzie przewodniczył posiedzeniom? Kto będzie odpowiedzialny za będzie przewodniczył posiedzeniom? Kto będzie odpowiedzialny za napisanie dokumentów końcowych?napisanie dokumentów końcowych?

Na te wszystkie pytania musimy sobie odpowiedzieć przed Na te wszystkie pytania musimy sobie odpowiedzieć przed rozpoczęciem procesu planowania i podjąć odpowiednie rozpoczęciem procesu planowania i podjąć odpowiednie działania.działania.

2.2 ORGANIZACJA2.2 ORGANIZACJA

Dla realizacji prac stojących przed Dla realizacji prac stojących przed jednostkami samorządowymi wdrożenie jednostkami samorządowymi wdrożenie

systemu zarządzania strategicznego wiąże systemu zarządzania strategicznego wiąże się z podjęciem szeregu działań się z podjęciem szeregu działań

organizacyjnych. Zaliczamy do nich:organizacyjnych. Zaliczamy do nich:

1. Wypracowanie i wdrożenie systemu zbierania 1. Wypracowanie i wdrożenie systemu zbierania informacji o potrzebach miasta, gminy, regionu czy informacji o potrzebach miasta, gminy, regionu czy

też jednego z obszarów działalności. System taki też jednego z obszarów działalności. System taki powinien bazować na aktualnych informacjach powinien bazować na aktualnych informacjach

zbieranych w różnych miejscach. Dane te powinny zbieranych w różnych miejscach. Dane te powinny być szczegółowo analizowane, aktualizowane i być szczegółowo analizowane, aktualizowane i

gromadzone. Źródła informacji muszą być gromadzone. Źródła informacji muszą być zróżnicowane. Informacje te muszą docierać z zróżnicowane. Informacje te muszą docierać z

odpowiednim wyprzedzeniem do odpowiednich odpowiednim wyprzedzeniem do odpowiednich jednostek organizacyjnych urzędu lub do specjalnie jednostek organizacyjnych urzędu lub do specjalnie

utworzonej wydzielonej komórki organizacyjnej utworzonej wydzielonej komórki organizacyjnej (sekretariatu).(sekretariatu).

2. Opracowanie i wdrożenie systemu pozwalającego 2. Opracowanie i wdrożenie systemu pozwalającego wszechstronnie przeanalizować zbierane informacje. wszechstronnie przeanalizować zbierane informacje. System taki powinien porównać potrzeby z aktualnie System taki powinien porównać potrzeby z aktualnie realizowanymi zadaniami bądź przewidzianymi do realizowanymi zadaniami bądź przewidzianymi do

realizacji w najbliższym czasie. Skorelowanie realizacji w najbliższym czasie. Skorelowanie potrzeb, tj. łączenie ich w miarę możliwości w potrzeb, tj. łączenie ich w miarę możliwości w

kompleksowy problem. Ocena problemu pod kątem kompleksowy problem. Ocena problemu pod kątem szans i zagrożeń, a także wyników działania.szans i zagrożeń, a także wyników działania.

3. Opracowanie i wdrożenie procedur 3. Opracowanie i wdrożenie procedur planistycznych. Ma to zapewnić uporządkowanie planistycznych. Ma to zapewnić uporządkowanie

prac nad opracowywaniem planów, umożliwić prac nad opracowywaniem planów, umożliwić stworzenie systemu priorytetów i kryteriów wyboru stworzenie systemu priorytetów i kryteriów wyboru najważniejszych zadań do realizacji. Procedury te najważniejszych zadań do realizacji. Procedury te wymagają uwzględnienia już na etapie planowania wymagają uwzględnienia już na etapie planowania

możliwości finansowych. Brak środków finansowych możliwości finansowych. Brak środków finansowych wymaga korekty planu i przyjęcia do rozważań tylko wymaga korekty planu i przyjęcia do rozważań tylko

celów realistycznych. Dla planowanych działań i celów realistycznych. Dla planowanych działań i realizacji postawionych celów i zdań koniecznie jest realizacji postawionych celów i zdań koniecznie jest

przede wszystkim zapewnienie odpowiednich przede wszystkim zapewnienie odpowiednich środków oraz stworzenie odpowiednich środków oraz stworzenie odpowiednich uporządkowanych warunków działania.uporządkowanych warunków działania.

4. Stworzenie i wdrożenie systemu komunikacji 4. Stworzenie i wdrożenie systemu komunikacji zarówno z otoczeniem, jak i w ramach urzędu. zarówno z otoczeniem, jak i w ramach urzędu. System taki wymaga połączenia i współpracy System taki wymaga połączenia i współpracy różnych środowisk, organizacji, jednostek i różnych środowisk, organizacji, jednostek i społeczeństwa, dzięki czemu będzie możliwa społeczeństwa, dzięki czemu będzie możliwa

wszechstronniejsza analiza problemów jednostek wszechstronniejsza analiza problemów jednostek samorządowych, wysłuchanie szerszego spektrum samorządowych, wysłuchanie szerszego spektrum opinii, a tym samym pozyskanie większej grupy opinii, a tym samym pozyskanie większej grupy sprzymierzeńców dla realizacji zamierzonych sprzymierzeńców dla realizacji zamierzonych

przedsięwzięć.przedsięwzięć.

5. Opracowanie i wdrożenie systemu pozwalającego 5. Opracowanie i wdrożenie systemu pozwalającego precyzyjnie formułować misję, cele strategiczne, strategię, precyzyjnie formułować misję, cele strategiczne, strategię, zadania. System taki może stanowić wydzielona w ramach zadania. System taki może stanowić wydzielona w ramach urzędu jednostka organizacyjna, której zadaniem będzie urzędu jednostka organizacyjna, której zadaniem będzie

precyzyjne opracowanie podstawowych elementów precyzyjne opracowanie podstawowych elementów wchodzących w skład planu strategicznego. Działania wchodzących w skład planu strategicznego. Działania

opierające się na przyjętych procedurach powinny umożliwić opierające się na przyjętych procedurach powinny umożliwić lepsze przygotowanie przedsięwzięć do realizacji, lepszą ich lepsze przygotowanie przedsięwzięć do realizacji, lepszą ich

realizację. W procedurach zarządzania strategicznego zespół realizację. W procedurach zarządzania strategicznego zespół taki określałby sposoby badania i oceny realizowanych taki określałby sposoby badania i oceny realizowanych

przedsięwzięć. Wymaga to określenia tzw. punktów kontroli, przedsięwzięć. Wymaga to określenia tzw. punktów kontroli, częstotliwości kontroli, niezbędnej informacji oraz sposobów częstotliwości kontroli, niezbędnej informacji oraz sposobów

jej przetwarzania i przekazywania.jej przetwarzania i przekazywania.

6. Opracowanie zasad systemu monitoringu i 6. Opracowanie zasad systemu monitoringu i kontroli. System taki miałby zapewnić stały kontroli. System taki miałby zapewnić stały

nadzór nad realizowanymi zadaniami. nadzór nad realizowanymi zadaniami. Równocześnie następowałoby monitorowanie Równocześnie następowałoby monitorowanie

budżetubudżetu

Opracowanie i wdrożenie tego rodzaju systemu zarządzania Opracowanie i wdrożenie tego rodzaju systemu zarządzania strategicznego wymaga odpowiednich działań organizacyjnych, strategicznego wymaga odpowiednich działań organizacyjnych,

Chodzi o stworzenie odpowiedniej grupy pracowników, zdolnych Chodzi o stworzenie odpowiedniej grupy pracowników, zdolnych do podjęcia tego rodzaju prac. Forma organizacyjna (sposób do podjęcia tego rodzaju prac. Forma organizacyjna (sposób współpracy) może być różnorodna. System powinien jednak współpracy) może być różnorodna. System powinien jednak zapewniać pewną ciągłość działania, umożliwiając wdrażanie zapewniać pewną ciągłość działania, umożliwiając wdrażanie

strategii długofalowych, spójnych, a zarazem elastycznych, które w strategii długofalowych, spójnych, a zarazem elastycznych, które w sposób najbardziej racjonalny pozwalają wykorzystać posiadane sposób najbardziej racjonalny pozwalają wykorzystać posiadane

zasoby (głównie ograniczone środki finansowe). System zasoby (głównie ograniczone środki finansowe). System zapewniałby także, poprzez odpowiedni monitoring, kontrolę zapewniałby także, poprzez odpowiedni monitoring, kontrolę

przedsięwzięć pod kątem m.in. terminowości, zgodności przedsięwzięć pod kątem m.in. terminowości, zgodności wydatkowania środków finansowych z planami itp.wydatkowania środków finansowych z planami itp.

Wdrożony system zarządzania strategicznego wprowadzałyby Wdrożony system zarządzania strategicznego wprowadzałyby odpowiednią systematykę, szczególnie w zakresie planów pracy, odpowiednią systematykę, szczególnie w zakresie planów pracy,

organizacji działań, sposobów raportowania itp.organizacji działań, sposobów raportowania itp.

2.3 KOMUNIKACJA2.3 KOMUNIKACJA I DOKUMENTACJA I DOKUMENTACJA

Ta część rozdziału 2 zawiera uwagi i rady Ta część rozdziału 2 zawiera uwagi i rady dotyczące przeprowadzenia procesu dotyczące przeprowadzenia procesu

planowania strategicznego oraz formy i planowania strategicznego oraz formy i zawartości raportu o planie strategicznym. zawartości raportu o planie strategicznym.

Dlatego też działania proponowane w Dlatego też działania proponowane w rozdziałach 2,3,4 i 5 nawzajem się rozdziałach 2,3,4 i 5 nawzajem się

uzupełniają i wzmacniają.uzupełniają i wzmacniają.

2.3.1 KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA W 2.3.1 KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA W PROCESIE ZARZĄDZANIA I PLANOWANIAPROCESIE ZARZĄDZANIA I PLANOWANIA

W procesie zarządzania i planowania strategicznego W procesie zarządzania i planowania strategicznego ważne jest zaangażowanie wszystkich istotnych ważne jest zaangażowanie wszystkich istotnych

aktorów w obrębie społeczności lokalnej. aktorów w obrębie społeczności lokalnej. Aktorami są tu przede wszystkim: urząd miasta, Aktorami są tu przede wszystkim: urząd miasta, zarząd miasta i rada miasta oraz urzędnicy, na zarząd miasta i rada miasta oraz urzędnicy, na

którym głównie będzie spoczywać rola wdrożenia którym głównie będzie spoczywać rola wdrożenia i wykonania strategicznego planu. Społeczność i wykonania strategicznego planu. Społeczność lokalna jest również jednym z tych podmiotów, lokalna jest również jednym z tych podmiotów,

których poparcie jest ważne dla sukcesu w których poparcie jest ważne dla sukcesu w realizacji planu. Od społeczności (grup interesu, realizacji planu. Od społeczności (grup interesu,

organizacji pozarządowych, wspólnot sąsiedzkich) organizacji pozarządowych, wspólnot sąsiedzkich) oczekuje się różnego typu działań istotnych dla oczekuje się różnego typu działań istotnych dla

pełnego powodzenia planu.pełnego powodzenia planu.

Jest konieczne, aby członkowie społeczności już od samego Jest konieczne, aby członkowie społeczności już od samego początku identyfikowali się z koncepcją zmian, aby mogli początku identyfikowali się z koncepcją zmian, aby mogli

współdecydować o kierunkach rozwoju i rozłożeniu współdecydować o kierunkach rozwoju i rozłożeniu priorytetów, mogli zastanawiać się nad możliwymi priorytetów, mogli zastanawiać się nad możliwymi

rozwiązaniami określonych problemów i w konsekwencji rozwiązaniami określonych problemów i w konsekwencji przyczynili się do wytyczenia przyszłości swojej gminy. przyczynili się do wytyczenia przyszłości swojej gminy.

Szczegółowo o tych zagadnieniach będzie mowa w następnym Szczegółowo o tych zagadnieniach będzie mowa w następnym rozdziale, W tym miejscu chcemy podkreślić ogromną wagę rozdziale, W tym miejscu chcemy podkreślić ogromną wagę

komunikacji w ramach planowania strategicznego ze komunikacji w ramach planowania strategicznego ze wszystkimi uczestniczącymi w tym procesie podmiotami. wszystkimi uczestniczącymi w tym procesie podmiotami. Oczywiście zorganizowanie wzajemnej komunikacji dla Oczywiście zorganizowanie wzajemnej komunikacji dla

konkretnego projektu jest trudne, ponieważ obywatele nie są konkretnego projektu jest trudne, ponieważ obywatele nie są przyzwyczajeni do postawy zaangażowania i otwartości, które w przyzwyczajeni do postawy zaangażowania i otwartości, które w

przeszłości nie były preferowane. Podobnie, choć z innych przeszłości nie były preferowane. Podobnie, choć z innych powodów, komunikacja wewnątrz urzędupowodów, komunikacja wewnątrz urzędu

w planowaniu strategicznym jest czymś nowym w stosunku do w planowaniu strategicznym jest czymś nowym w stosunku do rutynowych działań w ramach urzędu.rutynowych działań w ramach urzędu.

Podstawowym problem komunikacji wewnętrznej jest Podstawowym problem komunikacji wewnętrznej jest stworzenie zasad porozumiewaniastworzenie zasad porozumiewaniasię między radnymi i pracownikami urzędu, między się między radnymi i pracownikami urzędu, między zarządem i radą gminy, między różnorodnymi wydziałami zarządem i radą gminy, między różnorodnymi wydziałami urzędu. Wypracowanie tych zasad ma na celu zwiększenie urzędu. Wypracowanie tych zasad ma na celu zwiększenie stopnia zaangażowania w proces zarządzania i planowania stopnia zaangażowania w proces zarządzania i planowania strategicznego wszystkich istotnych podmiotów, a zwłaszcza:strategicznego wszystkich istotnych podmiotów, a zwłaszcza:

a) członków rady gminy i zarządu – konieczne do a) członków rady gminy i zarządu – konieczne do podejmowania decyzji politycznych,podejmowania decyzji politycznych,

b) urzędników administracji lokalnej – konieczne do b) urzędników administracji lokalnej – konieczne do podniesienia jakości produktu (jakości usług) i pomocy ze podniesienia jakości produktu (jakości usług) i pomocy ze strony urzędników w realizacji procesu zarządzania (jeśli strony urzędników w realizacji procesu zarządzania (jeśli bowiem nie są świadomi prowadzonej polityki zarządzania bowiem nie są świadomi prowadzonej polityki zarządzania oraz własnej roli w tym procesie, nie są również w stanie oraz własnej roli w tym procesie, nie są również w stanie przyczynić się do jej wykonania).przyczynić się do jej wykonania).

Warunkiem sprawnej wewnętrznej komunikacji jest Warunkiem sprawnej wewnętrznej komunikacji jest zapoznanie wszystkich zaangażowanych w proces zapoznanie wszystkich zaangażowanych w proces

zarządzania i planowania strategicznego podmiotów zarządzania i planowania strategicznego podmiotów ze schematem organizacyjnym oraz dobra struktura ze schematem organizacyjnym oraz dobra struktura

organizacyjna (zarządcza). Konieczna jest organizacyjna (zarządcza). Konieczna jest informacja dwukierunkowa (informacja zwrotna) i informacja dwukierunkowa (informacja zwrotna) i

możliwość zapewnienia nie tylko przepływu możliwość zapewnienia nie tylko przepływu informacji, ale też dyskusji a przynajmniej informacji, ale też dyskusji a przynajmniej

uzyskania wyjaśnienia.uzyskania wyjaśnienia.

W jednym z belgijskich miast (Genk) przyjęto W jednym z belgijskich miast (Genk) przyjęto następujące zasady komunikacji wewnętrznej:następujące zasady komunikacji wewnętrznej:

Rada miasta :Rada miasta :

tworzy komisje w swoim obrębie, w którym można tworzy komisje w swoim obrębie, w którym można „spokojnie” prezentować i przedyskutować „spokojnie” prezentować i przedyskutować wszystkie zagadnienia związane z planowaniem wszystkie zagadnienia związane z planowaniem strategicznym,strategicznym,

urzędnicy i zarząd miasta dostarczają wszelkich urzędnicy i zarząd miasta dostarczają wszelkich informacji na 7 dni przed zebraniem rady miasta,informacji na 7 dni przed zebraniem rady miasta,

dla niektórych strategicznych zagadnień tworzy dla niektórych strategicznych zagadnień tworzy się dossier, jest to naświetlenie i prezentacja się dossier, jest to naświetlenie i prezentacja zagadnień przez ekspertów zewnętrznych.zagadnień przez ekspertów zewnętrznych.

Urzędnicy :Urzędnicy :

otrzymują sprawozdania z obrad kierownictwa,otrzymują sprawozdania z obrad kierownictwa, organizuje się cykliczne zebrania dla wszystkich kierowników organizuje się cykliczne zebrania dla wszystkich kierowników

poszczególnych działów,poszczególnych działów, wydawana jest wewnętrzna gazeta pracownicza,wydawana jest wewnętrzna gazeta pracownicza, wedle potrzeby organizuje się zebrania informacyjne dla wedle potrzeby organizuje się zebrania informacyjne dla

wszystkich pracowników,wszystkich pracowników, tworzy się instytucję służącą wzajemnej komunikacji tworzy się instytucję służącą wzajemnej komunikacji

(dialogowi) między radnymi a urzędnikami (instytucjonalizacja (dialogowi) między radnymi a urzędnikami (instytucjonalizacja komunikacji między mandatariuszami a podległymi i służbami)komunikacji między mandatariuszami a podległymi i służbami)

tworzy się struktury międzywydziałowe, mające strukturę grup tworzy się struktury międzywydziałowe, mające strukturę grup roboczych do realizacji projektów i zadań w ramach strategii.roboczych do realizacji projektów i zadań w ramach strategii.

Zaniedbanie powyższych działań Zaniedbanie powyższych działań prowadzi do tego, iż:prowadzi do tego, iż:

rada miasta może czuć się odsunięta na boczny rada miasta może czuć się odsunięta na boczny tor, i zaczyna krytykować metody zarządzania tor, i zaczyna krytykować metody zarządzania stosowane przez wybraną koalicję,stosowane przez wybraną koalicję,

pracownicy mogą zacząć posługiwać się pracownicy mogą zacząć posługiwać się nieformalnymi kanałami informacyjnymi na nieformalnymi kanałami informacyjnymi na skutek czego tworzą się plotki, fałszywe skutek czego tworzą się plotki, fałszywe informacje, które niezwykle trudno sprostować,informacje, które niezwykle trudno sprostować,

pracownicy mogą czuć się sfrustrowani, ponieważ pracownicy mogą czuć się sfrustrowani, ponieważ tylko „góra” ma coś do powiedzenia, a oni sami tylko „góra” ma coś do powiedzenia, a oni sami nie są uważani za zdolnych do posiadania własnej nie są uważani za zdolnych do posiadania własnej opinii.opinii.

2.3.2 DOKUMENTACJA2.3.2 DOKUMENTACJA

Dokumentacja wymaga szczególnej uwagi w fazie wprowadzania Dokumentacja wymaga szczególnej uwagi w fazie wprowadzania planowania w mieście oraz w późniejszym okresie, kiedy planowanie planowania w mieście oraz w późniejszym okresie, kiedy planowanie

zostało już ugruntowane.zostało już ugruntowane.

Odbiciem nacisku, jaki należy położyć na odpowiednie Odbiciem nacisku, jaki należy położyć na odpowiednie udokumentowanie procesu planowania, powinno być przypisane udokumentowanie procesu planowania, powinno być przypisane

odpowiedzialności za nią konkretnym osobom:odpowiedzialności za nią konkretnym osobom:

Proces dokumentacji nie powinien być pozostawiony przypadkowi ani Proces dokumentacji nie powinien być pozostawiony przypadkowi ani upodobaniom upodobaniom

osób zaangażowanych w planowanie. Zagubione dokumenty, przypadkowe osób zaangażowanych w planowanie. Zagubione dokumenty, przypadkowe usunięcie plików, nieczytelne notatki – to typowe wypadki w pracy zbiorowejusunięcie plików, nieczytelne notatki – to typowe wypadki w pracy zbiorowej

Proponujemy, aby odpowiedzialność za odpowiednią dokumentację i Proponujemy, aby odpowiedzialność za odpowiednią dokumentację i opracowanie opracowanie

raportu o planie strategicznym spoczywała na skarbniku miasta.raportu o planie strategicznym spoczywała na skarbniku miasta.

Przydatność i poziom rekomendacji Przydatność i poziom rekomendacji planu strategicznego dla kształtowania planu strategicznego dla kształtowania polityki i zarządzania zależy od jakości polityki i zarządzania zależy od jakości samego procesu planowania. To z kolei samego procesu planowania. To z kolei jest uzależnione od jakości danych i ich jest uzależnione od jakości danych i ich rzetelnego dokumentowania. Ponadto rzetelnego dokumentowania. Ponadto

skuteczne przekazanie skodyfikowanych skuteczne przekazanie skodyfikowanych i zinterpretowanych w raporcie i zinterpretowanych w raporcie

rezultatów zależy od jakości danych rezultatów zależy od jakości danych bazowych i ich dokumentacji.bazowych i ich dokumentacji.

Dlatego też proponujemy ścisłe przestrzeganie Dlatego też proponujemy ścisłe przestrzeganie standardów dokumentowania i podajemy kilka standardów dokumentowania i podajemy kilka rad dotyczących formularzy i plików. Dla rad dotyczących formularzy i plików. Dla zapewnienia wysokiej jakości planu zapewnienia wysokiej jakości planu strategicznego zespół opracowujący taki plan w strategicznego zespół opracowujący taki plan w procesie planowania i jego dokumentacji procesie planowania i jego dokumentacji powinien stosować następujące zasady:powinien stosować następujące zasady:a) Konsekwencja,a) Konsekwencja,b) Przejrzystość,b) Przejrzystość,c) Rzetelność merytoryczna,c) Rzetelność merytoryczna,d) Znaczenie w procesie.d) Znaczenie w procesie.

Ponieważ członkowie zespołu planowania będą Ponieważ członkowie zespołu planowania będą musieli stosować te zasady w praktyce, nie powinno musieli stosować te zasady w praktyce, nie powinno

się z góry zakładać, iż rozumieją te pojęcia i są w się z góry zakładać, iż rozumieją te pojęcia i są w stanie używać ich w pracy. Przewodniczący zespołu stanie używać ich w pracy. Przewodniczący zespołu

planowania i skarbnik powinni upewnić się, że planowania i skarbnik powinni upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu jednakowo rozumieją te wszyscy członkowie zespołu jednakowo rozumieją te zasady i są w stanie stosować je w praktyce. Jeżeli to zasady i są w stanie stosować je w praktyce. Jeżeli to

konieczne, przewodniczący lub skarbik powinni konieczne, przewodniczący lub skarbik powinni przeprowadzić krótkie instruktaże i przeglądy przeprowadzić krótkie instruktaże i przeglądy

efektów, aby nauczyć pracowników teorii i praktyki efektów, aby nauczyć pracowników teorii i praktyki prowadzenia badan i sprawozdawczości na prowadzenia badan i sprawozdawczości na

odpowiednim poziomie.odpowiednim poziomie.

KonsekwencjaKonsekwencja

Zwykle politycy lokalni, którzy muszą zrozumieć i przyjąć do Zwykle politycy lokalni, którzy muszą zrozumieć i przyjąć do realizacji coroczne rekomendacje planu strategicznego, są realizacji coroczne rekomendacje planu strategicznego, są

najbardziej zainteresowani konsekwentną metodologią najbardziej zainteresowani konsekwentną metodologią dokumentacji w planie strategicznym. Proponujemy, aby dokumentacji w planie strategicznym. Proponujemy, aby skarbnik z góry ustalił pewne konwencje rządzące formą i skarbnik z góry ustalił pewne konwencje rządzące formą i zawartością dokumentacji dotyczącej planu strategicznego. zawartością dokumentacji dotyczącej planu strategicznego.

Ustalenia takie będą musiały wówczas być przestrzegane Ustalenia takie będą musiały wówczas być przestrzegane we wszystkich tabelach oraz w tekście raportu i planu. we wszystkich tabelach oraz w tekście raportu i planu.

Warto rozważyć tu następujące konwencje:Warto rozważyć tu następujące konwencje:

- każdy temat zawarty w planie powinien być przejrzyście - każdy temat zawarty w planie powinien być przejrzyście zidentyfikowany, a odniesienia do niego w tabelach danych zidentyfikowany, a odniesienia do niego w tabelach danych

powinny być ujednolicone;powinny być ujednolicone;

- wszystkie dane dotyczące przeszłości, roku bieżącego i - wszystkie dane dotyczące przeszłości, roku bieżącego i przyszłości powinny dotyczyć zbliżonych okresów w czasie;przyszłości powinny dotyczyć zbliżonych okresów w czasie;

- wszystkie tabele powinny mieć ujednolicony format i - wszystkie tabele powinny mieć ujednolicony format i jednolitą metodologię numerowania, tytułów, skrótów, jednolitą metodologię numerowania, tytułów, skrótów,

nagłówków, odnośników itd.nagłówków, odnośników itd.

- w przypadku przytaczania danych w komentarzu - w przypadku przytaczania danych w komentarzu tekstowym powinno się konsekwentnie umieszczać odnośniki tekstowym powinno się konsekwentnie umieszczać odnośniki

do nich w tabelach;do nich w tabelach;

- wszystkie cyfry powinny być zaokrąglone według tych - wszystkie cyfry powinny być zaokrąglone według tych samych zasad.samych zasad.

PrzejrzystośćPrzejrzystość

Raporty o planie strategicznym powinny dawać odbiorcom wgląd w Raporty o planie strategicznym powinny dawać odbiorcom wgląd w proces analityczny, który do nich doprowadził. Aby zapewnić proces analityczny, który do nich doprowadził. Aby zapewnić odpowiedni poziom przejrzystości raportu, skarbnik lub odpowiedni poziom przejrzystości raportu, skarbnik lub przewodniczący zespołu powinien z góry ustalić formę i zawartość przewodniczący zespołu powinien z góry ustalić formę i zawartość raportu o planie strategicznym, zwłaszcza zaś format i układ raportu o planie strategicznym, zwłaszcza zaś format i układ rekomendacji. Dlatego też komentarze dotyczące poszczególnych rekomendacji. Dlatego też komentarze dotyczące poszczególnych tematów powinny być zaznaczone jednolicie za pomocą śródtytułów. tematów powinny być zaznaczone jednolicie za pomocą śródtytułów. Śródtytuły takie nadadzą tekstowi odpowiednia strukturę i pomogą Śródtytuły takie nadadzą tekstowi odpowiednia strukturę i pomogą czytelnikowi w zrozumieniu logiki całego raportu. Ustalenie z góry czytelnikowi w zrozumieniu logiki całego raportu. Ustalenie z góry formatu komentarzy wpłynie korzystnie na przeprowadzanie badań formatu komentarzy wpłynie korzystnie na przeprowadzanie badań do raportu o planie strategicznym, ponieważ członkowie zespołu do raportu o planie strategicznym, ponieważ członkowie zespołu planowania będą proszeni o zajęcie się konkretnymi tematami planowania będą proszeni o zajęcie się konkretnymi tematami wynikającymi ze struktury tekstu. Bez wątpienia tematy w wynikającymi ze struktury tekstu. Bez wątpienia tematy w śródtytułach komentarzy ukierunkują pracę zespołu.śródtytułach komentarzy ukierunkują pracę zespołu.

W przypadku zamieszczania w planie prognoz finansowych, bardzo W przypadku zamieszczania w planie prognoz finansowych, bardzo ważne jest rzetelne i kompletne ich udokumentowanie, zwłaszcza pod ważne jest rzetelne i kompletne ich udokumentowanie, zwłaszcza pod względem założeń wyjściowych i metodologii dokonywanych prognoz.względem założeń wyjściowych i metodologii dokonywanych prognoz.

Rzetelność merytorycznaRzetelność merytoryczna

Aby zapewnić i utrzymać wiarygodność oraz wysoki Aby zapewnić i utrzymać wiarygodność oraz wysoki poziom danych, proces planowania i dokumentacji poziom danych, proces planowania i dokumentacji

powinien być oparty na rzetelności naukowej. powinien być oparty na rzetelności naukowej. Liczby i inne informacje powinny być dokładnie Liczby i inne informacje powinny być dokładnie sprawdzone pod względem źródła i dokładności. sprawdzone pod względem źródła i dokładności.

Wynikli badań powinny być zweryfikowane, Wynikli badań powinny być zweryfikowane, zanim zostaną zapisane w dokumentach. zanim zostaną zapisane w dokumentach.

Standardowa procedura weryfikacji obejmuje:Standardowa procedura weryfikacji obejmuje:

a) sprawdzenie kalkulacji przez ich a) sprawdzenie kalkulacji przez ich powtórzenie,powtórzenie,b) korektę tekstu przez porównywanie z b) korektę tekstu przez porównywanie z manuskryptem i dokumentami manuskryptem i dokumentami źródłowymi,źródłowymi,c) sprawdzenie zsumowania w c) sprawdzenie zsumowania w kolumnach i wierszachkolumnach i wierszachd) odwrotne czytanie danych d) odwrotne czytanie danych przeniesionych z dokumentacji przeniesionych z dokumentacji źródłowej w celu stworzenia nowego źródłowej w celu stworzenia nowego dokumentu, zapisu lub zestawienia,dokumentu, zapisu lub zestawienia,

Procedury weryfikacji są najskuteczniejsze, jeżeli Procedury weryfikacji są najskuteczniejsze, jeżeli dokonuje ich osoba trzecia, nie zaangażowana w dokonuje ich osoba trzecia, nie zaangażowana w

proces tworzenia zestawień i komentarzy. Pochodne proces tworzenia zestawień i komentarzy. Pochodne statystyczne, jak sumy, średnie czy procenty, powinny statystyczne, jak sumy, średnie czy procenty, powinny

być uważanie wliczone, niezależnie sprawdzone i być uważanie wliczone, niezależnie sprawdzone i ostrożnie używane w wyciąganiu wniosków.ostrożnie używane w wyciąganiu wniosków.

Źródła wszystkich danych zawartych w zestawieniach Źródła wszystkich danych zawartych w zestawieniach powinny być podane i udokumentowane.powinny być podane i udokumentowane.

Dodatkowo, jeżeli cyfry w tabelach są zaokrąglone Dodatkowo, jeżeli cyfry w tabelach są zaokrąglone do najbliższego miliona lub miliarda, należy do najbliższego miliona lub miliarda, należy

konsekwentnie stosować te same zasady zaokrąglenia i konsekwentnie stosować te same zasady zaokrąglenia i poinformować o nich w przypisie lub nagłówku tabeli.poinformować o nich w przypisie lub nagłówku tabeli.

Znaczenie w procesieZnaczenie w procesie

Jako badanie stanowiące podstawę decyzji, proces Jako badanie stanowiące podstawę decyzji, proces planowania powinien odbywać się w sposób, planowania powinien odbywać się w sposób, który:który:

1) wiąże dane i rekomendacje dla procesów 1) wiąże dane i rekomendacje dla procesów planowania budżetowania w mieście,planowania budżetowania w mieście,

2) przewiduje środki i metody realizacji planu już 2) przewiduje środki i metody realizacji planu już na etapie opracowania rekomendacjina etapie opracowania rekomendacji

i opcji.i opcji.

Jeżeli chodzi o pierwszy punkt, rekomendacje i prognozy planu Jeżeli chodzi o pierwszy punkt, rekomendacje i prognozy planu strategicznego powinny być przydatne w procesach decyzyjnych. strategicznego powinny być przydatne w procesach decyzyjnych. Powinny także być przydatne w ocenie zdolności kredytowej przy Powinny także być przydatne w ocenie zdolności kredytowej przy tworzeniu planów kredytowych. Aby zatem podnieść przydatność tworzeniu planów kredytowych. Aby zatem podnieść przydatność

planowania, zespół powinien dotrzeć do informacji o planowania, zespół powinien dotrzeć do informacji o dotychczasowej i obecnej przydatności planów strategicznych, ich dotychczasowej i obecnej przydatności planów strategicznych, ich

rekomendacjach i prognozach. Wraz ze zbieraniem doświadczeń w rekomendacjach i prognozach. Wraz ze zbieraniem doświadczeń w kolejnych latach planowania, każdy raport o planie strategicznym kolejnych latach planowania, każdy raport o planie strategicznym

powinien zawierać ocenę stanu realizacji i przydatności powinien zawierać ocenę stanu realizacji i przydatności poprzednich rekomendacji i prognoz.poprzednich rekomendacji i prognoz.

W przypadku punktu drugiego, komentarz do planu W przypadku punktu drugiego, komentarz do planu strategicznego powinien wskazywać wydziały zaangażowane w strategicznego powinien wskazywać wydziały zaangażowane w późniejszą realizację danego programu oraz zakres wzajemnej późniejszą realizację danego programu oraz zakres wzajemnej

konsultacji i konieczny nakład pracy.konsultacji i konieczny nakład pracy.

PlikiPliki Przy opracowaniu planu strategicznego zespół planowania Przy opracowaniu planu strategicznego zespół planowania

będzie się opierał na różnorodnych źródłach informacji i będzie się opierał na różnorodnych źródłach informacji i danych. Dla uporządkowania tego procesu oraz ułatwienia danych. Dla uporządkowania tego procesu oraz ułatwienia corocznego uaktualniania planu, wskazane jest opracowanie i corocznego uaktualniania planu, wskazane jest opracowanie i utrzymanie zestawień danych podstawowych. Zbiory danych utrzymanie zestawień danych podstawowych. Zbiory danych mogą być tworzone w różny sposób n p. każdy istotny temat, mogą być tworzone w różny sposób n p. każdy istotny temat, powinien być umieszczony w każdym roku w nowym powinien być umieszczony w każdym roku w nowym segregatorze.segregatorze.

Na początku każdego roku finansowego obsługa sekretarska Na początku każdego roku finansowego obsługa sekretarska powinna przygotować nowy zestaw segregatorów. Dobrym powinna przygotować nowy zestaw segregatorów. Dobrym pomysłem jest zmienianie każdego roku koloru segregatorów. pomysłem jest zmienianie każdego roku koloru segregatorów. Każdy ważny temat planu zasługuje na odrębny segregator, Każdy ważny temat planu zasługuje na odrębny segregator, opatrzony nalepką z nazwą tematu oraz okresem rekomendacji i opatrzony nalepką z nazwą tematu oraz okresem rekomendacji i prognoz tam zawartych.prognoz tam zawartych.

Każdy segregator powinien zawierać kopie Każdy segregator powinien zawierać kopie aktualnego zestawienia danych podstawowych. Od aktualnego zestawienia danych podstawowych. Od czasu do czasu istotne informacje mające wpływ na czasu do czasu istotne informacje mające wpływ na

przyszłość (raporty, artykuły itp.) mogą zwrócić przyszłość (raporty, artykuły itp.) mogą zwrócić uwagę skarbnika lub członków zespołu planowania. uwagę skarbnika lub członków zespołu planowania. Informacje te, odpowiednio opisane co do źródła i Informacje te, odpowiednio opisane co do źródła i daty otrzymania, powinny zostać umieszczone w daty otrzymania, powinny zostać umieszczone w

odpowiednim segregatorze w celu późniejszego ich odpowiednim segregatorze w celu późniejszego ich przeglądu w trakcie realizacji planu.przeglądu w trakcie realizacji planu.

Opracowywanie planów strategicznych i Opracowywanie planów strategicznych i uaktualnianie zestawień danych podstawowych uaktualnianie zestawień danych podstawowych znacznie ułatwia odpowiednie oprogramowanie znacznie ułatwia odpowiednie oprogramowanie

komputerowe.komputerowe.

2.4 KONTROLA2.4 KONTROLA

Mówiąc o kontroli myślimy najczęściej o kontroli wyników działalności. Mówiąc o kontroli myślimy najczęściej o kontroli wyników działalności. Wynik działalności to stopień pomyślnej realizacji pewnych działań Wynik działalności to stopień pomyślnej realizacji pewnych działań mierzony według uprzednio określonych kryteriów. Kontrola wyników, mierzony według uprzednio określonych kryteriów. Kontrola wyników, czyli stopnia wykonania działań, stanowi ocenę tych działań pod czyli stopnia wykonania działań, stanowi ocenę tych działań pod względem ich rezultatów. Niezależnie od tego, czy kontrolujemy względem ich rezultatów. Niezależnie od tego, czy kontrolujemy wykonanie zadania przez zespół złożony z urzędników czy też wykonanie zadania przez zespół złożony z urzędników czy też prywatnych dostawców usług publicznych, musimy pamiętać o tym, że prywatnych dostawców usług publicznych, musimy pamiętać o tym, że ocena działalności jest procesem ciągłym, a nie czymś, co zostawia się na ocena działalności jest procesem ciągłym, a nie czymś, co zostawia się na koniec realizacji przedsięwzięcia. Ocena powinna być wbudowana w koniec realizacji przedsięwzięcia. Ocena powinna być wbudowana w każdą fazę procesu planowania i strategicznego zarządzania działaniami.każdą fazę procesu planowania i strategicznego zarządzania działaniami.

Funkcja kontrolowania polega na ustaleniu wyników działań, ocenie Funkcja kontrolowania polega na ustaleniu wyników działań, ocenie

postępu działalności, interpretowaniu stwierdzonych faktów, postępu działalności, interpretowaniu stwierdzonych faktów, przedsięwzięciu w razie konieczności środków niezbędnych do eliminacji przedsięwzięciu w razie konieczności środków niezbędnych do eliminacji niepożądanych zjawisk stwierdzonych w trakcie działalności. Funkcja ta niepożądanych zjawisk stwierdzonych w trakcie działalności. Funkcja ta obejmuje więc zarówno końcowy, okresowy, jak i bieżący nadzór nad obejmuje więc zarówno końcowy, okresowy, jak i bieżący nadzór nad wykonaniem zadań, stopniem osiągania podstawionych celów.wykonaniem zadań, stopniem osiągania podstawionych celów.

Nie będziemy zdolni do przeprowadzania kontroli, jeżeli w Nie będziemy zdolni do przeprowadzania kontroli, jeżeli w planach pracy:planach pracy:

nie określimy rodzaju i rozmiaru spodziewanych wyników realizacji nie określimy rodzaju i rozmiaru spodziewanych wyników realizacji zadań i działań,zadań i działań,

nie ustalimy i nie wyliczymy niezbędnych jednostek wkładu nie ustalimy i nie wyliczymy niezbędnych jednostek wkładu (roboczogodzin, kilometrów itp.) i innych zasobów (pomieszczeń, (roboczogodzin, kilometrów itp.) i innych zasobów (pomieszczeń, podwykonawców itp.) koniecznych do osiągnięcia spodziewanej ilości podwykonawców itp.) koniecznych do osiągnięcia spodziewanej ilości jednostek wyników,jednostek wyników,

nie wycenimy jednostki wkładu,nie wycenimy jednostki wkładu, nie pomnożymy potrzebnych jednostek wkładu przez ich ceny nie pomnożymy potrzebnych jednostek wkładu przez ich ceny

jednostkowe,jednostkowe, nie wycenimy pozostałych zasobów niezbędnych do realizacji,nie wycenimy pozostałych zasobów niezbędnych do realizacji, nie zsumujemy wszystkich kosztów, aby otrzymać łączyny wymagany nie zsumujemy wszystkich kosztów, aby otrzymać łączyny wymagany

przedział budżetowy dla danej jednostki realizującej zadanie,przedział budżetowy dla danej jednostki realizującej zadanie, nie obliczymy tam, gdzie to możliwe, kosztu jednostkowego jednostki nie obliczymy tam, gdzie to możliwe, kosztu jednostkowego jednostki

wyniku,wyniku, nie wliczymy tam, gdzie to możliwe, roboczogodzin na jednostkę nie wliczymy tam, gdzie to możliwe, roboczogodzin na jednostkę

wyniku lub nie zdefiniujemy innych wskaźników, które mogą wyniku lub nie zdefiniujemy innych wskaźników, które mogą poszerzyć informacje o poziomie realizacji.poszerzyć informacje o poziomie realizacji.

Przy ocenie wyników szczególnie istotne są dwie Przy ocenie wyników szczególnie istotne są dwie kwestie:kwestie:

mierniki: w jaki sposób zmierzymy to , co zdecydowaliśmy się mierniki: w jaki sposób zmierzymy to , co zdecydowaliśmy się osiągnąć?osiągnąć?

źródła informacji: jakimi źródłami informacji dysponujemy i jak źródła informacji: jakimi źródłami informacji dysponujemy i jak zamierzamy z nich korzystać?zamierzamy z nich korzystać?

Przy wyborze i konstrukcji mierników trzeba Przy wyborze i konstrukcji mierników trzeba pamiętać o dwóch zasadach:pamiętać o dwóch zasadach:

Przystępuj do projektowania instrumentów pomiarowych dopiero Przystępuj do projektowania instrumentów pomiarowych dopiero wtedy, gdy wiesz na pewno, co chcesz zmierzyć ( nie musisz liczyć wtedy, gdy wiesz na pewno, co chcesz zmierzyć ( nie musisz liczyć

wszystkiego , co da się policzyć!)wszystkiego , co da się policzyć!) W sprawach mierzenia bądź oszczędny; mierz tylko to, co zapewni ci W sprawach mierzenia bądź oszczędny; mierz tylko to, co zapewni ci

potrzebne informacje.potrzebne informacje.

Równie ważne jak dobór i konstrukcja mierników (zwłaszcza Równie ważne jak dobór i konstrukcja mierników (zwłaszcza wskaźników) jest wybór i pomiar wyniku. Otrzymane dane są to wskaźników) jest wybór i pomiar wyniku. Otrzymane dane są to

liczby, które uzyskaliśmy po dokonaniu pomiaru wyniku.liczby, które uzyskaliśmy po dokonaniu pomiaru wyniku.

Przykład miernika: ilu pracowników odpowiedzialnych za Przykład miernika: ilu pracowników odpowiedzialnych za kontakty z budowami pogłębiło znajomość materiałów kontakty z budowami pogłębiło znajomość materiałów

budowlanych?budowlanych? Przykładowy wynik pomiaru: pięciu pracowników powiększyło Przykładowy wynik pomiaru: pięciu pracowników powiększyło

swoją wiedzę o materiałach budowlanych.swoją wiedzę o materiałach budowlanych. Jeżeli założonym celem było podniesienie w danym czasie Jeżeli założonym celem było podniesienie w danym czasie kwalifikacji 10 pracowników, proces kontroli mówi nam, że kwalifikacji 10 pracowników, proces kontroli mówi nam, że

osiągnęliśmy zaledwie 50 – procentową skuteczność.osiągnęliśmy zaledwie 50 – procentową skuteczność.

Dla zarządzających kontrola jest procesem ciągłym, a nie Dla zarządzających kontrola jest procesem ciągłym, a nie czynnością sporadyczną. Jeżeli jej nie zaplanujemy, nie będziemy czynnością sporadyczną. Jeżeli jej nie zaplanujemy, nie będziemy w stanie skontrolować czy osiągamy założone cele. Plany muszą w stanie skontrolować czy osiągamy założone cele. Plany muszą

więc zawierać wskaźniki wykonawcze lub standardywięc zawierać wskaźniki wykonawcze lub standardy..

Kontrola może być tylko sposobem rozliczania z wykonywania Kontrola może być tylko sposobem rozliczania z wykonywania zadań, ale może być również istotnym elementem pomocnym w ich zadań, ale może być również istotnym elementem pomocnym w ich

realizacji. Ten drugi, bardzo pożądany przypadek zachodzirealizacji. Ten drugi, bardzo pożądany przypadek zachodzi n p. wówczas, gdy wprowadzimy stałe przeglądy realizacji jako n p. wówczas, gdy wprowadzimy stałe przeglądy realizacji jako zasadę funkcjonowania zespołów realizacyjnych. Stwarzają one zasadę funkcjonowania zespołów realizacyjnych. Stwarzają one możliwość oceny postępów prac przed datą finalną dla danego możliwość oceny postępów prac przed datą finalną dla danego zadania i dają kierownictwu czas i możliwość podjęcia działań zadania i dają kierownictwu czas i możliwość podjęcia działań

korygujących. Pomagają też w ujawnieniu się problemów korygujących. Pomagają też w ujawnieniu się problemów systemowych w rozdziale zadań lub procedurach funkcjonowania systemowych w rozdziale zadań lub procedurach funkcjonowania

organizacji. Doświadczenia pokazują, że przeglądy dokonywane po organizacji. Doświadczenia pokazują, że przeglądy dokonywane po upływie 2/3 czasu przeznaczonego na realizacje zadania dają upływie 2/3 czasu przeznaczonego na realizacje zadania dają

najlepszenajlepsze efekty – wykonawcom pozostaje bowiem do dyspozycji czas efekty – wykonawcom pozostaje bowiem do dyspozycji czas umożliwiający dokonanie niezbędnych korekt, zwiększenie umożliwiający dokonanie niezbędnych korekt, zwiększenie

intensywności prac itp.intensywności prac itp. Jak już wcześniej wspomniano, wprowadzenie planowania Jak już wcześniej wspomniano, wprowadzenie planowania strategicznego w samorządach lokalnych wymaga stworzenia strategicznego w samorządach lokalnych wymaga stworzenia

odpowiedniego systemu organizacyjnego umożliwiającego odpowiedniego systemu organizacyjnego umożliwiającego realizację wszystkich działań wchodzących w szeroko rozumiane realizację wszystkich działań wchodzących w szeroko rozumiane

pojęcie zarządzania strategicznego.pojęcie zarządzania strategicznego.

Wydzielenie w strukturze urzędu komórki Wydzielenie w strukturze urzędu komórki organizacyjnej (wydziału, referatu, zespołu, organizacyjnej (wydziału, referatu, zespołu,

biur itp.) zajmującej się problemami biur itp.) zajmującej się problemami planowania strategicznego jest więc planowania strategicznego jest więc

niezbędne. Komórka taka, utworzona na niezbędne. Komórka taka, utworzona na podstawie przyjętych procedur pracy, podstawie przyjętych procedur pracy,

odpowiedzialna byłaby za całokształt prac odpowiedzialna byłaby za całokształt prac

związanych z:związanych z:

- identyfikacją i rozpoznawaniem problemów,- identyfikacją i rozpoznawaniem problemów,- zbieraniem, opracowywaniem i przechowywaniem - zbieraniem, opracowywaniem i przechowywaniem oraz aktualizowaniem niezbędnych danych,oraz aktualizowaniem niezbędnych danych,- prowadzeniem analiz dotyczących stwierdzonych - prowadzeniem analiz dotyczących stwierdzonych problemów,problemów,- formułowaniem celów strategicznych,- formułowaniem celów strategicznych,- określaniem środków niezbędnych dla realizacji - określaniem środków niezbędnych dla realizacji zadań i możliwości realizacyjnych,zadań i możliwości realizacyjnych,- komunikowaniem planowanych działań, - komunikowaniem planowanych działań, zbieraniem na ten temat opinii, przede wszystkim zbieraniem na ten temat opinii, przede wszystkim społeczności lokalnej oraz innych jednostek, społeczności lokalnej oraz innych jednostek, komórek urzędu, pracowników, itp.,komórek urzędu, pracowników, itp.,-przedkładaniem wariantowych propozycji planów, -przedkładaniem wariantowych propozycji planów, kryteriów ich oceny, priorytetów itp. Czynnikom kryteriów ich oceny, priorytetów itp. Czynnikom decyzyjnym,decyzyjnym,

-przedkładaniem wariantowych propozycji planów, przedkładaniem wariantowych propozycji planów, kryteriów ich oceny, priorytetów kryteriów ich oceny, priorytetów itp. czynnikom decyzyjnym,itp. czynnikom decyzyjnym,

- precyzowaniem przyjętych do realizacji projektów,- precyzowaniem przyjętych do realizacji projektów,- planowaniem, organizowaniem, kontrolą i - planowaniem, organizowaniem, kontrolą i koordynacją realizowanych przedsięwzięć,koordynacją realizowanych przedsięwzięć,- koordynacją współdziałania poszczególnych osób, - koordynacją współdziałania poszczególnych osób, zespołów, wydziałów wspólnie realizując określone zespołów, wydziałów wspólnie realizując określone przedsięwzięcia,przedsięwzięcia,- monitorowaniem i kontrolą realizacji - monitorowaniem i kontrolą realizacji poszczególnych zadań, całego przedsięwzięcia oraz poszczególnych zadań, całego przedsięwzięcia oraz całych planów strategicznych urzędu,całych planów strategicznych urzędu,- raportowaniem i dokumentowaniem postępu prac i - raportowaniem i dokumentowaniem postępu prac i całokształtu działań,całokształtu działań,- opracowywaniem raportu o planie strategicznym, - opracowywaniem raportu o planie strategicznym, realizacji poprzednich rekomendacji itp.realizacji poprzednich rekomendacji itp.

Pracownicy oddelegowani do prac w takim zespole i Pracownicy oddelegowani do prac w takim zespole i stali pracownicy komórki zajmującej się stali pracownicy komórki zajmującej się

strategicznym planowaniem gwarantowaliby strategicznym planowaniem gwarantowaliby ciągłość prac, odpowiednią fachowość, pewną ciągłość prac, odpowiednią fachowość, pewną

systematykę i jednolitość działań, raportowania oraz systematykę i jednolitość działań, raportowania oraz dokumentowania prac. dokumentowania prac.

Funkcjonowanie wyspecjalizowanej komórki Funkcjonowanie wyspecjalizowanej komórki organizacyjnej stanowiącej swoisty integrator organizacyjnej stanowiącej swoisty integrator

działań związanych z zarządzaniem strategicznym, działań związanych z zarządzaniem strategicznym, obejmującej swoim działaniem cały kompleks prac z obejmującej swoim działaniem cały kompleks prac z tego zakresu, gwarantuje sprawne przygotowanie i tego zakresu, gwarantuje sprawne przygotowanie i

realizację poszczególnych projektów.realizację poszczególnych projektów.

Bardzo ważny jest przy tym skład i struktura takiego zespołu Bardzo ważny jest przy tym skład i struktura takiego zespołu oraz jego zaangażowanie w pracę. Pomocne wydaje się oraz jego zaangażowanie w pracę. Pomocne wydaje się

wprowadzenie do zespołu zajmującego się planowaniem wprowadzenie do zespołu zajmującego się planowaniem strategicznym osób odpowiedzialnych za ustalenie budżetu. strategicznym osób odpowiedzialnych za ustalenie budżetu.

Jest to logiczne powiązanie programów strategicznych z Jest to logiczne powiązanie programów strategicznych z możliwościami finansowymi samorządu. Włączenie do prac możliwościami finansowymi samorządu. Włączenie do prac

skarbnika oraz wspomaganie przez kompetentny sekretariat skarbnika oraz wspomaganie przez kompetentny sekretariat powinny zapewnić sprawne przygotowanie planu (przyjmuje powinny zapewnić sprawne przygotowanie planu (przyjmuje się, że nie jest to okres dłuższy niż 90 dni) i jego dynamiczne się, że nie jest to okres dłuższy niż 90 dni) i jego dynamiczne

monitorowanie i raportowanie.monitorowanie i raportowanie. Szereg pozytywnych cech do tak skonstruowanego systemu Szereg pozytywnych cech do tak skonstruowanego systemu

może przenieść wprowadzenie ustalonych zasad, procedur może przenieść wprowadzenie ustalonych zasad, procedur podejścia do rozwiązania problemów. Praca oparta na podejścia do rozwiązania problemów. Praca oparta na

wypracowanej metodyce będzie sprzyjać lepszemu wypracowanej metodyce będzie sprzyjać lepszemu wykorzystywaniu będących w dyspozycji sił i środków.wykorzystywaniu będących w dyspozycji sił i środków.


ANALIZA PROBLEMÓWANALIZA PROBLEMÓW

Cel:Cel:

Niezbędnym elementem w procesie planowania i zarządzania Niezbędnym elementem w procesie planowania i zarządzania strategicznego w mieście jest przegląd sytuacji i zdobycie strategicznego w mieście jest przegląd sytuacji i zdobycie

wiedzy na temat istniejącego stanu rzeczy. Dobrze wiedzy na temat istniejącego stanu rzeczy. Dobrze sformułowany plan strategiczny powinien pokazywać sformułowany plan strategiczny powinien pokazywać

zwłaszcza te problemy, które z punktu widzenia rozwoju zwłaszcza te problemy, które z punktu widzenia rozwoju społeczności lokalnej są najistotniejsze do rozwiązania i społeczności lokalnej są najistotniejsze do rozwiązania i

wskazywać, co z tym musimy zrobić, aby zrealizować wskazywać, co z tym musimy zrobić, aby zrealizować zamierzone cele. Od właściwego zidentyfikowania problemu i zamierzone cele. Od właściwego zidentyfikowania problemu i jego analizy zależy nie tylko podjęcie właściwych kroków w jego analizy zależy nie tylko podjęcie właściwych kroków w celu jego rozwiązania, ale i treść, i możliwości sukcesu w celu jego rozwiązania, ale i treść, i możliwości sukcesu w zarządzaniu strategicznym. Niniejszy rozdział przedstawia zarządzaniu strategicznym. Niniejszy rozdział przedstawia

sposoby identyfikacji problemów, sposoby ich dobrego sposoby identyfikacji problemów, sposoby ich dobrego sformułowania, a także metody analizy i techniki sformułowania, a także metody analizy i techniki

rozwiązywania problemów.rozwiązywania problemów.

3.1 WSTĘP3.1 WSTĘP

Najczęściej, niestety, mamy do czynienia z Najczęściej, niestety, mamy do czynienia z następującą sytuacją w gminach. Kierownictwo następującą sytuacją w gminach. Kierownictwo

miasta jest przytłoczone nadmiarem spraw miasta jest przytłoczone nadmiarem spraw bieżących, staje przed koniecznością bieżących, staje przed koniecznością

natychmiastowego rozwiązywania problemów natychmiastowego rozwiązywania problemów zarówno małych, jak i dużych, przy ciągłym zarówno małych, jak i dużych, przy ciągłym

poczuciu niewystarczających środków poczuciu niewystarczających środków finansowych, niedostatecznej kadry pracowników, finansowych, niedostatecznej kadry pracowników,

braku czasu i stałej pensji mieszkańców. Jest w braku czasu i stałej pensji mieszkańców. Jest w istocie jakby niesione z prądem rzeki, nie jest istocie jakby niesione z prądem rzeki, nie jest

podmiotem a przedmiotem procesów, jest jedynie podmiotem a przedmiotem procesów, jest jedynie w pozycji reaktywnej działa jak straż pożarna.w pozycji reaktywnej działa jak straż pożarna.

Aby poradzić sobie z sytuacją stałego poczucia braków, trzeba Aby poradzić sobie z sytuacją stałego poczucia braków, trzeba zdecydować się na zajęcie pozycji aktywnej. Oznacza to, że musi się zdecydować się na zajęcie pozycji aktywnej. Oznacza to, że musi się określić, jakie problemy są najważniejsze dla mieszkańców miasta, określić, jakie problemy są najważniejsze dla mieszkańców miasta, co oznacza zwrócenie się w przyszłość przez sformułowanie wizji co oznacza zwrócenie się w przyszłość przez sformułowanie wizji mówiącej o tym, jak się je w przyszłości, jak chciałoby się, żeby mówiącej o tym, jak się je w przyszłości, jak chciałoby się, żeby

wyglądało, jakie potrzeby ma zaspokajać, jakie funkcje spełniać. wyglądało, jakie potrzeby ma zaspokajać, jakie funkcje spełniać. Wizja taka jest definiowana przez zestaw celów, które opisują, co Wizja taka jest definiowana przez zestaw celów, które opisują, co musi zostać osiągnięte, aby ją spełnić. Określenie wizji i łączących musi zostać osiągnięte, aby ją spełnić. Określenie wizji i łączących się z nią celów stanowi treść planu strategicznego, który mówi w się z nią celów stanowi treść planu strategicznego, który mówi w istocie o tym, że w dłuższej perspektywie czasu miasto powinno istocie o tym, że w dłuższej perspektywie czasu miasto powinno przejść odpowiednio długą drogę z miejsca, w którym się teraz przejść odpowiednio długą drogę z miejsca, w którym się teraz znajduje, do miejsca, które zostanie osiągnięte w przyszłości. W znajduje, do miejsca, które zostanie osiągnięte w przyszłości. W jaki sposób ma to być realizowane, co powinno się robić, jakie jaki sposób ma to być realizowane, co powinno się robić, jakie działania należy podejmować i jakie problemy rozwiązywać działania należy podejmować i jakie problemy rozwiązywać

określa plan operacyjny. W następnym podrozdziale określa plan operacyjny. W następnym podrozdziale przedstawiamy siedmiostopniowy (za F. Fischerem) proces analizy przedstawiamy siedmiostopniowy (za F. Fischerem) proces analizy i planowania działań, a następnie skupimy się na zaniedbywanych i planowania działań, a następnie skupimy się na zaniedbywanych

aspektach identyfikacji i analizy problemów (rys.3)aspektach identyfikacji i analizy problemów (rys.3)

1.Tworzenie stosunków sprzyjających 1.Tworzenie stosunków sprzyjających rozwiązywaniu problemu.rozwiązywaniu problemu.

W tym punkcie zakłada się, że proces wprowadzania zmian W tym punkcie zakłada się, że proces wprowadzania zmian zostanie zaangażowanych maksymalnie wiele osób i zostanie zaangażowanych maksymalnie wiele osób i

faktycznie będzie to działanie zespołowe. Każdy, kogo faktycznie będzie to działanie zespołowe. Każdy, kogo dotyczy dany problem, będzie w stanie wnieść wkład w dotyczy dany problem, będzie w stanie wnieść wkład w

jego rozwiązywanie. Relacje między stronami jego rozwiązywanie. Relacje między stronami zaangażowanymi w rozwiązanie problemów będą stanowić zaangażowanymi w rozwiązanie problemów będą stanowić

podstawę kolejnych działań, stąd wymagania:podstawę kolejnych działań, stąd wymagania:

wypracowania oczekiwań i wartości wspólnych dla wypracowania oczekiwań i wartości wspólnych dla wszystkich uczestników,wszystkich uczestników,

ustalenia podstawowych zasad,ustalenia podstawowych zasad, podziału ról i odpowiedzialności,podziału ról i odpowiedzialności, uczenia się pracy zespołowej.uczenia się pracy zespołowej.

2. Określenie problemów i okazji2. Określenie problemów i okazji

O tym etapie będziemy szczegółowo mówić w O tym etapie będziemy szczegółowo mówić w następnym podrozdziale, tutaj tylko zaznaczymy, następnym podrozdziale, tutaj tylko zaznaczymy,

że chodzi o:że chodzi o:

określenie potencjalnych problemów i okazji,określenie potencjalnych problemów i okazji, omówienie problemów oraz okazji i ich selekcję,omówienie problemów oraz okazji i ich selekcję, podjęcie decyzji co do ważności (wstępna selekcja)podjęcie decyzji co do ważności (wstępna selekcja)

3. Analizowanie problemu3. Analizowanie problemu

Po zidentyfikowaniu i określeniu pola Po zidentyfikowaniu i określeniu pola problemowego następnym krokiem, o problemowego następnym krokiem, o

którym dalej powiemy, jest:którym dalej powiemy, jest:

zbadanie natury i zakresu problemu,zbadanie natury i zakresu problemu, ujęcie problemu w formie określenia celu,ujęcie problemu w formie określenia celu, dokonanie analizy sił działających na rzecz i dokonanie analizy sił działających na rzecz i

przeciwko osiągnięciu określonego celu.przeciwko osiągnięciu określonego celu.

4. Planowanie kierunku działania4. Planowanie kierunku działania

Na tym etapie podejmuje się decyzje o sposobie Na tym etapie podejmuje się decyzje o sposobie podejścia do problemu. Działania polegają na:podejścia do problemu. Działania polegają na:

rozpoznaniu pełnej gamy opcji,rozpoznaniu pełnej gamy opcji, analizie poszczególnych opcji,analizie poszczególnych opcji, wypracowaniu planu działania,wypracowaniu planu działania, wypracowaniu metody oceny proponowanej drogi wypracowaniu metody oceny proponowanej drogi

działania.działania.

5. Pilotaż i korekta planu5. Pilotaż i korekta planu

Często z różnych względów etap ten jest pomijany i Często z różnych względów etap ten jest pomijany i nie ma możliwości właściwej wstępnej oceny nie ma możliwości właściwej wstępnej oceny

skuteczności i realności planowanych działań. skuteczności i realności planowanych działań. Dzięki pilotażowi uzyskujemy:Dzięki pilotażowi uzyskujemy:

możliwość oceny skuteczności i realności możliwość oceny skuteczności i realności proponowanego planu działań,proponowanego planu działań,

szansę na wprowadzenie niezbędnych korekt.szansę na wprowadzenie niezbędnych korekt.

6. Wdrażanie wybranego planu6. Wdrażanie wybranego planu

Jest to etap rzeczywistego wprowadzania planu w Jest to etap rzeczywistego wprowadzania planu w

życie i kierowania zmianami.życie i kierowania zmianami.

7. Ocena rezultatów7. Ocena rezultatów

Ocena jest procesem ciągłym i jest wmontowana Ocena jest procesem ciągłym i jest wmontowana właściwie w każdy etap procesu planowania.właściwie w każdy etap procesu planowania.

Podstawowe kryteria oceny:Podstawowe kryteria oceny:

adekwatnośćadekwatność skutecznośćskuteczność efektywnośćefektywność sutki ubocznesutki uboczne

Kryteria te służą ocenie:Kryteria te służą ocenie: środkówśrodków działańdziałań strategiistrategii celówcelów

Oceny wymagają również:Oceny wymagają również:

MiernikiMierniki

W jaki sposób zmierzymy to, co zdecydowaliśmy W jaki sposób zmierzymy to, co zdecydowaliśmy się osiągnąć?się osiągnąć?

(Miara to ilość czegoś, co istnieje w danym czasie)(Miara to ilość czegoś, co istnieje w danym czasie) Źródła informacjiŹródła informacji

Jakimi źródłami informacji dysponujemy i jak Jakimi źródłami informacji dysponujemy i jak zamierzamy z nich korzystać?zamierzamy z nich korzystać?

Dane występują w różnych formach, a ich Dane występują w różnych formach, a ich źródłami są:źródłami są:

wywiadywywiady kwestionariuszekwestionariusze obserwacjaobserwacja klasyfikacja według wieku, stanowisk, liczby klasyfikacja według wieku, stanowisk, liczby

ekspertów, typów społeczności itd.ekspertów, typów społeczności itd. testytesty sprawozdania i raportysprawozdania i raporty materiały statystycznemateriały statystyczne dokumentacjadokumentacja badaniabadania

3.2 Identyfikacja i formułowanie 3.2 Identyfikacja i formułowanie problemówproblemów

Wyznaczanie celów lub określenie Wyznaczanie celów lub określenie końcowych rezultatów jest sprawą, od końcowych rezultatów jest sprawą, od której należy rozpocząć proces której należy rozpocząć proces identyfikowania problemu. Najpierw identyfikowania problemu. Najpierw musimy wiedzieć, dokąd chcemy dojść i musimy wiedzieć, dokąd chcemy dojść i skąd wyruszamy, aby nasze wysiłki były skąd wyruszamy, aby nasze wysiłki były najbardziej efektywne.najbardziej efektywne.

ProblemyProblemy – – jest to określenie tego wszystkiego, co jest to określenie tego wszystkiego, co przeszkadza nam osobiście, naszej organizacji lub naszemu przeszkadza nam osobiście, naszej organizacji lub naszemu miastu w przejściu od punktu, w którym obecnie się miastu w przejściu od punktu, w którym obecnie się znajdujemy, do miejsca, w którym chcemy się znaleźć. znajdujemy, do miejsca, w którym chcemy się znaleźć. Najczęściej określanie problemu wydaje się zbędną Najczęściej określanie problemu wydaje się zbędną czynnością – problem jaki jest, każdy widzi. A jednak czynnością – problem jaki jest, każdy widzi. A jednak samorządy mają wiele trudności w realizacji zadań także samorządy mają wiele trudności w realizacji zadań także dlatego, że nie poświęcono wystarczającej uwagi na dlatego, że nie poświęcono wystarczającej uwagi na precyzyjną identyfikację problemów. Oczywiście bywa też precyzyjną identyfikację problemów. Oczywiście bywa też tak, że problemy, wobec których stoją samorządy, nie budzą tak, że problemy, wobec których stoją samorządy, nie budzą najmniejszych wątpliwości, często zdarza się jednak, że wiele najmniejszych wątpliwości, często zdarza się jednak, że wiele jest problemów nierozpoznanych, wieloznacznych, jest problemów nierozpoznanych, wieloznacznych, wymykających się prostym definicjom lub przysłaniających wymykających się prostym definicjom lub przysłaniających nam ich rzeczywiste źródła. Prawdziwe problemy bywają nam ich rzeczywiste źródła. Prawdziwe problemy bywają najczęściej trudne do identyfikowania ze względu na najczęściej trudne do identyfikowania ze względu na trudności w precyzyjnym określeniu celów, myleniu trudności w precyzyjnym określeniu celów, myleniu problemów z ich symptomami lub rozwiązaniamiproblemów z ich symptomami lub rozwiązaniami

Problemy a celeProblemy a cele

Podane wyżej określenie problemu zakłada, że znany i Podane wyżej określenie problemu zakłada, że znany i precyzyjnie sformułowany jest cel, czyli że gmina, precyzyjnie sformułowany jest cel, czyli że gmina, miasto wie, gdzie się chce w przyszłości znaleźć. Z miasto wie, gdzie się chce w przyszłości znaleźć. Z

doświadczenia wiadomo jednak, że precyzyjne doświadczenia wiadomo jednak, że precyzyjne określenie celu jest trudne i wtedy problemy są trudne określenie celu jest trudne i wtedy problemy są trudne

do zidentyfikowania.do zidentyfikowania. Dopóki nie mamy wyraźnego obrazu celu, nie wiemy:Dopóki nie mamy wyraźnego obrazu celu, nie wiemy:

- jaką drogą będziemy dążyć do wyznaczonego celu i - jaką drogą będziemy dążyć do wyznaczonego celu i jakie są realne przeszkody (problemy) na tej drodze,jakie są realne przeszkody (problemy) na tej drodze,

- czy cel osiągnęliśmy.- czy cel osiągnęliśmy.

Problemy a symptomyProblemy a symptomy

Czasami za problem uznaje się jego symptom, Czasami za problem uznaje się jego symptom, czyli widoczne objawy i skutki problemu. czyli widoczne objawy i skutki problemu.

Najczęściej są to zjawiska, które skłoniły nas Najczęściej są to zjawiska, które skłoniły nas do zwrócenia uwagi na problem. Lekarze do zwrócenia uwagi na problem. Lekarze zalecają leczyć przyczyny, a nie objawy zalecają leczyć przyczyny, a nie objawy

choroby. Skuteczne rozwiązanie wymaga więc choroby. Skuteczne rozwiązanie wymaga więc wyjścia poza warstwę, w której występują wyjścia poza warstwę, w której występują

symptomy.symptomy.

Problemy a rozwiązaniaProblemy a rozwiązania

Bardzo często za problemy uchodzą ich możliwe Bardzo często za problemy uchodzą ich możliwe rozwiązania. Niedostrzeganie takiego rozwiązania. Niedostrzeganie takiego rozgraniczenia powoduje, iż szybko decydujemy rozgraniczenia powoduje, iż szybko decydujemy się na rozwiązania nie analizując innych, być może się na rozwiązania nie analizując innych, być może

korzystniejszych z innego punktu widzenia.korzystniejszych z innego punktu widzenia.

Fred Fischer, wielokrotnie cytowany w Fred Fischer, wielokrotnie cytowany w niniejszym poradniku, poleca, w książce niniejszym poradniku, poleca, w książce

Kierowanie zmianamiKierowanie zmianami. . Rola menadżera miasta, Rola menadżera miasta, jako dobry sposób zrozumienia problemu jako dobry sposób zrozumienia problemu

„porozmawianie z nim zadanie mu szeregu „porozmawianie z nim zadanie mu szeregu prostych pytań”. Podkreśla, że warto zadać prostych pytań”. Podkreśla, że warto zadać sobie kilka podstawowych pytań i powtórzyć sobie kilka podstawowych pytań i powtórzyć je wielokrotnie, aby być pewnym, że właśnie je wielokrotnie, aby być pewnym, że właśnie

to jest właściwe sformułowanym naszym to jest właściwe sformułowanym naszym

problemem.problemem.

Oto niezbędne pytania:Oto niezbędne pytania: Na czym polega nasz problem? Dlaczego to stanowi problem?Na czym polega nasz problem? Dlaczego to stanowi problem? Dlaczego się nim zajmujemy? Dlaczego należy rozwiązać ten problem?Dlaczego się nim zajmujemy? Dlaczego należy rozwiązać ten problem? Jakie są jego przyczyny? Kiedy to staje się problemem?Jakie są jego przyczyny? Kiedy to staje się problemem? Czyj to jest problem? (Kto jest jego właścicielem?)Czyj to jest problem? (Kto jest jego właścicielem?) Kto jest przeciwny rozwiązaniu tego problemu? Czy inni byliby Kto jest przeciwny rozwiązaniu tego problemu? Czy inni byliby

gotowi przyczynić się do jego rozwiązania?gotowi przyczynić się do jego rozwiązania? Na czym naprawdę polega problem i dlaczego?Na czym naprawdę polega problem i dlaczego? Czy nasz problem nie jest przypadkiem symptomem czegoś innego?Czy nasz problem nie jest przypadkiem symptomem czegoś innego? Czy zdefiniowaliśmy ten problem jako rozwiązanie?Czy zdefiniowaliśmy ten problem jako rozwiązanie? Co się staniem, jeśli nie rozwiążemy tego problemu?Co się staniem, jeśli nie rozwiążemy tego problemu?

Właściwe określenie problemów jest wstępem do ich rzetelnej analizy, a Właściwe określenie problemów jest wstępem do ich rzetelnej analizy, a następnie procesu planowania kierunków rozwiązań. Poniżej następnie procesu planowania kierunków rozwiązań. Poniżej

obrazowo obrazowo przedstawiamy ten biegnący po spirali proces na załączonej przedstawiamy ten biegnący po spirali proces na załączonej ryc. 4.ryc. 4.

3.3 Metody analizy i rozwiązywania 3.3 Metody analizy i rozwiązywania problemówproblemów

Dokładna identyfikacja problemu jest pierwszym etapem Dokładna identyfikacja problemu jest pierwszym etapem analizy problemu, czyli procesu, który pozwala nam analizy problemu, czyli procesu, który pozwala nam

zrozumieć jak najlepiej problem i jego przyczyny oraz zrozumieć jak najlepiej problem i jego przyczyny oraz owocnie zabrać się do jego rozwiązywania. Analiza problemu owocnie zabrać się do jego rozwiązywania. Analiza problemu

jest niejako pomostem pomiędzy zidentyfikowaniem jest niejako pomostem pomiędzy zidentyfikowaniem problemu a fazą jego rozwiązania. Według F. Fischera problemu a fazą jego rozwiązania. Według F. Fischera

analiza problemu jest procesem dwustopniowym. Na który analiza problemu jest procesem dwustopniowym. Na który składa się:składa się:

- przełożenie problemu na język celu (efektu końcowego)- przełożenie problemu na język celu (efektu końcowego) - analiza sił działających na rzecz osiągania celu i przeciwko - analiza sił działających na rzecz osiągania celu i przeciwko

niemu.niemu.

Stąd najbardziej polecaną metoda analizy problemów jest Stąd najbardziej polecaną metoda analizy problemów jest analiza pola sił.analiza pola sił.

Zalecane metody analizy Zalecane metody analizy problemów:problemów:

Analiza pola siłAnaliza pola sił

Analiza pola sił ma swe podstawy w teorii Kurta Lewina i jest Analiza pola sił ma swe podstawy w teorii Kurta Lewina i jest narzędziem oceny potencjalnej zmiany oraz sił działających w narzędziem oceny potencjalnej zmiany oraz sił działających w otoczeniu i na daną zmianę. Wychodzi się tu z założenia, że w otoczeniu i na daną zmianę. Wychodzi się tu z założenia, że w każdej sytuacji, kiedy dąży się do zmiany, można wyodrębnić każdej sytuacji, kiedy dąży się do zmiany, można wyodrębnić

pole sił – politycznych, społecznych, organizacyjnych, pole sił – politycznych, społecznych, organizacyjnych, funkcjonujących w obrębie danej organizacji – utrzymujących funkcjonujących w obrębie danej organizacji – utrzymujących

stan obecny, Zidentyfikowane siły mają przeciwstawne wektory:stan obecny, Zidentyfikowane siły mają przeciwstawne wektory:

- napędowe, popychające nas w kierunku celu,- napędowe, popychające nas w kierunku celu, - hamujące, tworzące przeszkody na drodze do celu.- hamujące, tworzące przeszkody na drodze do celu.

Praktycznie przedstawia się je na wykresie w postaci wektorów o Praktycznie przedstawia się je na wykresie w postaci wektorów o wielkości zależnej od przypisywanej im siły.wielkości zależnej od przypisywanej im siły.

Wykres przyczyn i skutków IshikawyWykres przyczyn i skutków Ishikawy

Wykres Ishikawy nazywamy inaczej „japońską Wykres Ishikawy nazywamy inaczej „japońską rybą” jest prostym sposobem ustalania przyczyn rybą” jest prostym sposobem ustalania przyczyn

problemów, dzięki wizualnej prostocie i problemów, dzięki wizualnej prostocie i oddzieleniu każdego kolejnego poziomu przyczyn oddzieleniu każdego kolejnego poziomu przyczyn od poprzedniego za pomocą linii łączącej każdy od poprzedniego za pomocą linii łączącej każdy

skutek z jego przyczyną. Tworzenie wykresu skutek z jego przyczyną. Tworzenie wykresu rozpoczyna się zazwyczaj od założenia, że rozpoczyna się zazwyczaj od założenia, że

wszystkie przyczyny problemów można podzielić wszystkie przyczyny problemów można podzielić na grupy związane z ludźmi, metodami, na grupy związane z ludźmi, metodami,

organizacją i maszynamiorganizacją i maszynami. .

Analiza ParetoAnaliza Pareto

Popularnie nazywana metoda „80/20”, przyjmuje z Popularnie nazywana metoda „80/20”, przyjmuje z praktyki, że 80% problemów wynika z 20% przyczyn. praktyki, że 80% problemów wynika z 20% przyczyn. Podstawowe pytania stosowane przy analizie Pareto to:Podstawowe pytania stosowane przy analizie Pareto to:

Co: bywa przyczyną problemówCo: bywa przyczyną problemów Kiedy: w jakich okresach problemy zwykły się Kiedy: w jakich okresach problemy zwykły się

ujawniaćujawniać Gdzie: w jakich miejscach pojawiają się one najczęściejGdzie: w jakich miejscach pojawiają się one najczęściej Kto: kogo dotykają najczęściejKto: kogo dotykają najczęściej Jak: przebiega proces rozwiązywaniaJak: przebiega proces rozwiązywania Ile: które problemy są najbardziej kosztowneIle: które problemy są najbardziej kosztowne

Kolejną fazą w procesie analizy i Kolejną fazą w procesie analizy i

rozwiązywania problemów jestrozwiązywania problemów jest generowanie generowanie pomysłów i poszukanie alternatywnych pomysłów i poszukanie alternatywnych

rozwiązań. Najbardziej użytecznymi metodami rozwiązań. Najbardziej użytecznymi metodami w tym etapie sąw tym etapie są metody kreatywne:metody kreatywne:

Twórcze rozwiązywanie problemówTwórcze rozwiązywanie problemów – burza – burza mózgów, burza pytań, kruszenie pomysłów, mózgów, burza pytań, kruszenie pomysłów,

tworzenie skojarzeńtworzenie skojarzeń

Burza mózgówBurza mózgów

Jest to jedna z najbardziej skutecznych metod Jest to jedna z najbardziej skutecznych metod zgłaszania pomysłów i propozycji rozwiązania zgłaszania pomysłów i propozycji rozwiązania problemu omawianego przez grupę. Opiera się problemu omawianego przez grupę. Opiera się na sile skojarzeń, która jest wykorzystywana na sile skojarzeń, która jest wykorzystywana

na dwa sposoby:na dwa sposoby:

każdy uczestnik zgłaszając pomysł pobudza każdy uczestnik zgłaszając pomysł pobudza własną wyobraźnię,własną wyobraźnię,

równolegle wypowiadana przez niego idea równolegle wypowiadana przez niego idea wyzwala skojarzenia u innych członków grupywyzwala skojarzenia u innych członków grupy

Główne zasady uczestnictwa w burzy Główne zasady uczestnictwa w burzy mózgów sprowadzają się do mózgów sprowadzają się do

następujących punktów:następujących punktów:

niedoceniania innych pomysłów,niedoceniania innych pomysłów, dużej ilości pomysłów, z których rodzi się dużej ilości pomysłów, z których rodzi się

nowa jakość,nowa jakość, współdziałania.współdziałania.

Fazy pracy w burzy mózgów:Fazy pracy w burzy mózgów:

generowanie pomysłów i ich zapis,generowanie pomysłów i ich zapis,

ocena pomysłów i wybór do dalszej ocena pomysłów i wybór do dalszej analizy.analizy.

Burza pytańBurza pytań

Jest ona wariantem burzy mózgów. Polega Jest ona wariantem burzy mózgów. Polega na zastosowaniu identycznych reguł jak w na zastosowaniu identycznych reguł jak w

burzy mózgów, ale innym celu. Tutaj celem burzy mózgów, ale innym celu. Tutaj celem jest generowanie pytań i wątpliwości na jest generowanie pytań i wątpliwości na

wybrany temat.wybrany temat.

Kruszenie pomysłów (odwrotna Kruszenie pomysłów (odwrotna burza mózgów)burza mózgów)

Istotą kruszenia jest zniszczenie Istotą kruszenia jest zniszczenie dotychczasowych wyobrażeń na temat dotychczasowych wyobrażeń na temat

rzeczywistości, czy też fragmentu, w myśl rzeczywistości, czy też fragmentu, w myśl zasady, że aby coś stworzyć, trzeba zasady, że aby coś stworzyć, trzeba

najpierw zburzyć (na papierze) obecny najpierw zburzyć (na papierze) obecny porządek rzeczy. porządek rzeczy.

Techniki kreatywnego myślenia wiążą się Techniki kreatywnego myślenia wiążą się nierozerwalnie z wykorzystaniem nierozerwalnie z wykorzystaniem

twórczego potencjału grupy. Aby były twórczego potencjału grupy. Aby były one skuteczne, grupa nie może stwarzać one skuteczne, grupa nie może stwarzać przeszkód dla myślenia twórczego przez przeszkód dla myślenia twórczego przez

rywalizację wewnątrzgrupową czy rywalizację wewnątrzgrupową czy onieśmielanie uczestników. onieśmielanie uczestników.

Grupa, która chce stosować twórcze Grupa, która chce stosować twórcze techniki myślenia, powinna umieć:techniki myślenia, powinna umieć:

a) wytworzyć klimat emocjonalny,a) wytworzyć klimat emocjonalny,b) porozumiewać się we właściwyb) porozumiewać się we właściwy sposób, sposób,c) posiadać jasno, wyraźnie c) posiadać jasno, wyraźnie sprecyzowany cel.sprecyzowany cel.

Technika grupy nominalnej (TGN) Technika grupy nominalnej (TGN)

Technika jest metodą zbierania pomysłów rozwiązań postawionego Technika jest metodą zbierania pomysłów rozwiązań postawionego problemu. Skłania uczestników do pracy w obecności innych według problemu. Skłania uczestników do pracy w obecności innych według ustalonych reguł. Dochodzenie do pomysłów i ich zapisywanie odbywa ustalonych reguł. Dochodzenie do pomysłów i ich zapisywanie odbywa się jednak niezależnie. TGN zazwyczaj realizuje się w następujących się jednak niezależnie. TGN zazwyczaj realizuje się w następujących etapach:etapach:

indywidualne tworzenie i notowanie pomysłów,indywidualne tworzenie i notowanie pomysłów, zapisywanie kolejno zgłaszanych propozycji,zapisywanie kolejno zgłaszanych propozycji, dyskusja grupowa ustalająca znaczenie propozycji,dyskusja grupowa ustalająca znaczenie propozycji, wstępne głosowanie nad przydatnością pomysłów,wstępne głosowanie nad przydatnością pomysłów, dyskusja nad wstępnymi wynikami głosowania,dyskusja nad wstępnymi wynikami głosowania, ostateczne głosowanie – „ głosowanie wielokrotne” lub dochodzenie do ostateczne głosowanie – „ głosowanie wielokrotne” lub dochodzenie do

konsensusu.konsensusu.

Aby ocenić różne alternatywne rozwiązania i wybrać Aby ocenić różne alternatywne rozwiązania i wybrać najodpowiedniejsze z nich można posłużyć się najodpowiedniejsze z nich można posłużyć się szeregiem metod, które generalnie opierają się naszeregiem metod, które generalnie opierają się na analizie bilansu korzyści i kosztów różnych analizie bilansu korzyści i kosztów różnych rozwiązańrozwiązań.. Są to:Są to:

a) okres zwrotu nakładów,a) okres zwrotu nakładów,b) stopa zysku z inwestycji,b) stopa zysku z inwestycji,c) analiza wykonalności,c) analiza wykonalności,d) minimalizacja jakiegoś rodzaju kosztów,d) minimalizacja jakiegoś rodzaju kosztów,e) maksymalizacja jakiegoś rodzaju korzyści.e) maksymalizacja jakiegoś rodzaju korzyści.

Documents

PLANOWANIE I ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE