1

PROGRAMSKI PAKET : WIP (Windows Integralno Poslovanje) Proizvodnja : Kompjutorski centar XANADU

Dubrava 256i, 10040 Zagreb Telefon i faks : +385(0)1 2994-975, +385(0)1 2987-772 Mobilni telefoni : 091/652-3362; 091/251-3071 e-mail : xanadu@xanadu.hr www : http://www.xanadu.hr

UPUTE ZA KORIŠTENJE WIP PROGRAMSKOG MODULA

POCETAK RADA NA PROGRAMU

SADRŽAJ

1. opcenito 2. instalacija programa 3. pokretanje programa 4. organizacija poslovanja ŠIFARNICI 5. skladišta – definiranje i unos skladišta 6. grupe artikala 7. grupe stopa poreza 8. kupci – dobavljaci (partneri) 9. artikli (roba) – organizacija, unos i ispravci OSTALO 10. izrada rucnih deklaracija 11. kontni plan 12. modeli knjiženja dokumenata 13. tekstovi napomena

DODATAK Prijenos cjenika sa MALOPRODAJE na PC KASU (samo za maloprodaju)

Prijenos dnevnih prometa sa PC KASE u MALOPRODAJU

2

1. OPCENITO

Program WIP, što je kratica od Windows Integralno Poslovanje, je programski paket za kompjutorsko vodenje poslovanja obrta ili poduzeca. Program je podijeljen u tzv. module. Svaki modul moguce je kupiti zasebno, a obuhvaca mogucnost evidentiranja poslovanja zavisno od djelatnosti kojom se tvrtka bavi odnosno od onoga što želi kompjutorski evidentirati. Moduli WIP-a su slijedeci :

VELEPRODAJA – obuhvaca evidentiranje stanja veleprodajnih skladišta i to unosom kompjutorskih

dokumenata kao što su, kalkulacije, fakture, meduskladišnice, inventure, proizvodnje i rastavnice, sa cijelim nizom zgodnih dodataka kao što je tiskanje naljepnica za robu, cjenika, deklaracija, naljepnica sa linijskim bar-code pismom itd.

MALOPRODAJA - obuhvaca evidentiranje stanja maloprodajnih skladišta i to unosom kompjutorskih

dokumenata kao što su, kalkulacije, automatski prihvat dnevnih prometa sa kompjutorskih kasa (na kojima je program BLAGAJNA), meduskladišnice, inventure i automatskih kreiranja zapisnika o promjeni cijena sa cijelim nizom zgodnih dodataka kao što je tiskanje naljepnica za robu, cjenika, deklaracija, naljepnica sa linijskim bar-code pismom itd.

KNJIGA U-RA i I-RA – (knjiga ulaznih i izlaznih racuna) u ovom se modul prikupljaju svi ulazni (dakle oni

racuni koje mi placamo) i izlazni (oni racuni po kojima nama placaju) racuni sa svim svojim obilježjima kao što su datumi racuna, kupci ili dobavljaci na racunima, naplaceni i placeni porez po racunima itd. Ova knjiga ima mogucnost automatskog prihvata ulaznih i izlaznih racuna koji su vec kreirani u modulu veleprodaje ili maloprodaje. Takoder se iz ove knjige automatski kreira i obrazac porezne prijave na dodanu vrijednost kao i svi ostali zakonom propisani i dodatni izvještaji. Dakle knjiga U-RA (ulaznih racuna) i I-RA (izlaznih racuna) prikuplja sve racune na nivou tvrtke i te podatke servira ostalim modulima kao što su OBRTNICKE KNJIGE (koriste ih obrtnici) te FINANCIJSKO POSLOVANJE (korite ga poduzeca ili obrtnici koji moraju voditi dvojno knjigovodstvo).

FINANCIJSKO POSLOVANJE – ovaj modul sadrži glavnu knjigu, salda-konti kupaca i dobavljaca, te kao

pomocne opcije, zatvaranje i otvaranje klase 4 i 7 na kraju knjigovodstvene godine. Financijsko poslovanje vode poduzeca i obrti koji moraju voditi dvojno knjigovodstvo. Financijsko poslovanje može primati automatski iskontirane (po zadanom modelu kontiranja) dokumente iz knjige U-RA i I-RA, te placa i prijenosnica (meduskladišnica) pa se može drasticno smanjiti potrebne intervencije na dokumentima.

OBRTNICKE KNJIGE – modul sadrži KP i KPI tj. Knjigu prometa i Knjigu primitaka izdataka. Ova se knjiga

može popunjavati manuelno (rucno) ili se mogu automatski prihvatiti podaci iz knjige U-RA i I-RA i to samo oni ulazni ili izlazni racuni koji su placeni.

PLACE – modul placa sadrži sve potrebno za kreiranje automatskog obracuna placa radnika. Ovaj modul

može servirati podatke u modul Financijsko poslovanje. INVENTAR OS – ovaj modul može evidentirati osnovna sredstva te za njih automatski obracunati

amortizaciju.

PC KASA – ovaj modul je u stvari poseban program i služi za evidentiranje prodaje robe ili usluge u maloprodaji dakle za izdavanje racuna iz maloprodaje. Opremljen je mogucnošcu automatskog prihvata cjenika iz modula maloprodaje, obavljanja prodaje po racunima i automatskim slanje dnevnih prometa u modul maloprodaje. Kasa može odobravati popust kupcima, evidentirati prodaju po nacinima placanja itd.

3

2. INSTALACIJA PROGRAMA Da bi instalirali program potrebno je imati Windows95, 98, NT ili 2000, uredno instalirane na kompjutoru. Instalacija program obavlja se sa CD-a i to na slijedeci nacin.

1. Umetnite CD u svoj CD uredaj 2. pokrenite file SetupWip.exe 3. slijedite upute instalacije 4. program nakon završetka instalacije postavlja poziv programa u Start grupu Windowsa sa

slikom 'crvenog X' 5. kliknite na poziv programa 6. ako je sve uredno prošlo, program ce vam postaviti pitanje o unosu registracijske šifre. Ovo

se pitanje postavlja samo ako program nije registriran. 7. Nazovite Kompjutorski centar XANADU, kako bi Vam dodijelili registracijski broj 8. Unesite registracijski broj u za to predvideno unosno polje 9. pritisnite prihvati

U ovom je trenutku program instaliran na vaše racunalo. Da bi ga poceli koristiti procitajte upute o programu, posebno organizaciju poslovanja i definiranje skladišta. 3. POKRETANJE PROGRAMA

Kada se program pokrene (Windows tipka Start a zatim ikona (slika) WIP), pojavi se maska kao na slici dole.

Ulazimo u program tako da prvo pritisnemo na tipku ENTER a zatim u polje Lozinka upišemo pocetnu lozinku

ADMIN .Za vrijeme upisivanja lozinke, u polju lozinke se za svaki uneseni znak pojavljuje jedan znak zvjezdice što služi da onaj tko nam stoji iza leda i gleda u ekran, ne vidi koja je lozinka. Nakon unosa lozinke pritisnemo tipku ENTER.

Buduci da program može biti višekorisnicki, pri ulazu u program, svaki se korisnik mora identificirati (u ovom

je slucaju pocetni korisnik ADMINISTRATOR PROGRAMA). Nakon identifikacije korisnika, program zna tko na njemu radi pa na taj nacin u svaki kreirani dokument upisuje šifru i naziv korisnika koji ga je kreirao. U cijelom sustavu administracije korisnika postoji i tzv. ADMINISTRATOR PROGRAMA koji je u stvari glavni korisnik koji ima mogucnost dodjeljivanja i mijenjanja podataka o ostalim korisnicima. Svako korisnik u programu može imati ogranicenja za ulaz u pojedine dijelove programa. Tako npr. jedan korisnik programa može imati pristup samo za izradu primki-kalkulacija i izdavanja racuna iz veleprodaje. Kada jedan korisnik doda neki dokument, samo ga on može mijenjati i odobravati. Dakle, svaki korisnik kreira svoje dokumente za koje je odgovoran. Administrator programa može mijenjati svacije dokumente.

Više o administriranju korisnika programa procitajte u naslovu ADMINISTRACIJA KORISNIKA.

4

4. ORGANIZACIJA POSLOVANJA Osnovni princip organizacije poslovanja je vec na nivou tipa tvrtke za koju želite evidentirati odredena stanja. Tvrtke se dijele na poduzeca i obrte. Da bi vodili skladište, i u jednom i u drugom tipu tvrtke, potreban vam je modul veleprodaje odnosno maloprodaje i knjiga U-RA i I-RA. Sada nastaje razlika, poduzecima je potrebno financijsko poslovanje, dok su obrtima potrebne knjiga primitaka i izdataka sa knjigom prometa. Ostale module, kao što su osnovna sredstva, obracun placa itd. vrijede i za poduzeca i za obrte. Za detaljnu razradu problematike organizacije poslovanja u WIP programu, slobodno se obratite Mladenu (tel. 091/652-33-62) ili Zoranu (tel. 091/251-3071). 5. SKLADIŠTA – definiranje i unos skladišta

Definiranje skladišta u programu WIP je prvi korak koji je potrebno napraviti. (samo u slucaju da koristite modul veleprodaje ili maloprodaje). U programu postoje dva tipa skladišta i to tip veleprodaje-repromaterijala i tip maloprodaje. Razlika izmedu ova dva tipa skladišta je ta da se veleprodajno skladište vodi po nabavnoj vrijednosti, odnosno financijski se zadužuje stvarnom nabavnom vrijednošcu a razdužuje srednjom ponderiranom vrijednošcu u trenutku 'skidanja' robe sa skladišta dok se maloprodajna skladišta vode po maloprodajnoj vrijednosti, odnosno, zadužuju se planiranom maloprodajnom vrijednošcu u trenutku 'stavljanja' robe na skladište a razdužuju maloprodajnom vrijednošcu robe u trenutku prodaje. Sa veleprodajnim tipom skladišta mogu raditi jedino dokumenti kreirani iz modula VELEPRODAJE dok sa maloprodajnim skladištima mogu raditi samo dokumenti kreirani iz modula MALOPRODAJE. Tako, npr., veleprodajna kalkulacija ne može postaviti robu na neko skladište koje je definirano kao maloprodajni tip.

IZGLED MASKE ZA DEFINIRANJE SKLADIŠTA – izgled maske za dodavanje i definiranje tipa skladišta vidi

se na slici dole. Pokretanje ove maske obavlja odabirom opcije 4..Skladišta iz padajuceg izbornika 2.Šifarnici.

DODAVANJE NOVOG SKLADIŠTA

Skladište dodajemo tako da lijevom tipkom miša pritisnemo na tipku sa slikom znaka plus ili tako da , za vrijeme dok je aktivna stranica Skladišta(Ctrl-F1), na tipkovnici pritisnemo tipku F5 (u svim maskama znaci 'dodaj'). Nakon ove akcije program nas upozorava da nakon ove opcije ne možemo odustati te nas pita za potvrdu dodavanja novog skladišta. Ako potvrdno odgovorimo program otvara novo skladište pri cemu prepisuje svu robu i cijene sa skladišta broj 1 ali sa kolicinom nula. Nakon završetka prijenosa robe, program otvara novu šifru skladišta i ceka nas da unesemo naziv skladišta. Nakon unosa imena skladišta, popunimo i ostale podatke o skladištu i to tako da obavezno odredimo tip skladišta i dali je skladište referentno ili da li mijenja cijene po

5

referentnom skladištu. Nakon što smo popunili ove podatke, OBAVEZNO pritisnimo na tipku sa zelenom kvacicom kako bi program prihvatio novo-dodano skladište. 6. GRUPE ARTIKALA

Artikle je u programu moguce grupirati kako bi nam veliki izvještaji poput inventurne liste ili cjenika bili pregledniji. Na primjer artiklima Monitor 15'' i Monitor 17'' možemo dodijeliti zajednicku grupu artikala MONITORI pa ce oba monitora iz ove grupe u npr. cjeniku izgledati ovako :

MONITORI 212 Monitor 15'' 523 Monitor 17'' Vidljivo je da nam grupe artikala omogucavaju puno lakši pregled izvještaja jer znamo da cemo sve monitore

naci u grupi monitori. IZGLED MASKE ZA DODAVANJE I IZMJENU GRUPA ARTIKALA

Izgled maske se vidi na slici dole.

DODAVANJE NOVE GRUPE ARTIKALA Dodavanje nove grupe artikala obavljamo tako da pritisnemo tipku sa slikom znaka plus ili tako da na tipkovnici pritisnemo funkcijsku tipku F5 (u svim maskama služi za dodavanje). Nakon ove akcije program nas pita za potvrdu dodavanja nove grupe artikla na što možemo potvrdno odgovoriti tako da na tipkovnici pritisnemo tipku Y. Program, nakon potvrde dodavanja, otvara novu šifru grupe artikla, i ocekuje od nas da unesemo naziv grupe artikla. Nakon popune maske potrebno je (kao i u ostalim maskama za unos ili izmjenu podataka) pritisnuti tipku sa zelenom kvacicom ili jednostavno tako da pritisnemo ENTER do kraja unosa (program na kraju sam dode do tipke sa zelenom kvacicom). PRETRAŽIVANJE VEC UNESENIH GRUPA ARTIKALA Pozicioniranje na željenu grupu artikala možemo obaviti jednostavnim pretraživanjem tako da na tipkovnici pritisnemo tipku F4 (u svim maskama znaci pretraživanje) nakon cega se otvara prozor u kojem možemo unijeti dio naziva grupe koju želimo pronaci. Nakon što unesemo niz naziva grupe koju tražimo i pritisnemo tipku ENTER, program u gornjem desnom kutu ekrana prikazuje prvu grupu koja u svom nazivu sadrži zadani niz znakova i pita nas dali je to grupa koju smo tražili. Ako odgovorimo sa No, program traži slijedecu grupu artikla koja u svom nazivu sadrži zadani niz znakova. Ako potvrdno odgovorimo, program na masku za unos i izmjenu grupa artikala, pozicionira željenu grupu kao tekucu grupu artikla. Pretraživanje možemo obaviti i iz liste grupa artikala i to tako da na tipkovnici pritisnemo tipku F8 nakon cega se na ekranu otvori lista sa popisom svih grupa artikala. Sada sa strelicama gore i dole (na tipkovnici), možemo izbrati željenu grupu artikla (koji npr. želimo izmijeniti) te na njoj pritisnuti tipku ENTER. Odabrana grupa artikla postaje tekuca grupa te se njeni podaci prikazuju na masci za unos i izmjenu podataka o grupama artikala.

6

IZMJENA PODATAKA O GRUPI ARTIKLA Naziv grupe artikala možemo mijenjati tako da na željenoj grupi artikala, na tipkovnici, pritisnemo tipku F6 (na svim maskama služi za izmjenu tekucih podataka). Nakon ove akcije program otvara polja za izmjenu. Nakon izmjene podataka pritisnemo tipku sa zelenom kvacicom kako bi programu dali do znanja da prihvati izmjenu. Ako nakon izmjene želimo vratiti prije snimljene podatke, pritisnemo (umjesto kvacice) tipku sa crvenim križicem cime programu dajemo do znanja da vrati prije snimljene podatke o grupi artikala (tj. da želimo odustati od nacinjene promjene) 7. GRUPE STOPA POREZA

Grupe stopa poreza su vec unesene u program i nije ih potrebno unositi. Postoje samo dvije grupa poreza i to grupa 1-PDV 22% i grupa broj 2-OSLOBOÐENO POREZA. Ove se grupe 'nude' kao opcije za vrijeme dodavanja artikla što je opisano u poglavlju 9. artikli (roba) – organizacija, unos i ispravci ovih uputa.

8. KUPCI - DOBAVLJACI (partneri)

Pri izradi raznih dokumenata u programu WIP, koriste se podaci o partnerima. Da ne bi stalno u svakom dokumentu upisivali podatke o partneru (dobavljacu ili kupcu) u ovoj masci ga možemo dodati samo jedanput, a zatim ga samo izabirati i 'zalijepiti' na dokument koji kreiramo. Npr. za vrijeme izrade primke-kalkulacije, potrebno je unijeti podatke o dobavljacu. Buduci da tokom godine imamo dosta kalkulacija od jednog te istog dobavljaca morali bismo svaki puta kada radimo primku-kalkulaciju, na istu upisivati naziv dobavl jaca, adresu, telefone i sl. Da bi se izbjeglo stalno ponovno upisivanje podataka o dobavljacu na ,npr., kalkulaciju, dobavljaca definiramo samo jedanput u šifarniku kupaca-dobavljaca, a zatim ga samo odaberemo i 'zalijepimo' njegove podatke na trenutan dokument koji kreiramo, u ovom primjeru primku-kalkulaciju. Dakle šifarnik KUPACA-DOBAVLJACA je jednostavan imenik partnera sa kojima radimo. Taj se šifarnik koristi u svim dokumentima. Svaki puta kada dodamo novog kupca i/ili dobavljaca, program istome dodijeli njegovu jedinstvenu šifru. Isti kupac i/ili dobavljac nadalje u svim dokumentima ima upisanu istu takvu šifru. POKREATANJE MASKE ZA UNOS, IZMJENU I PREGLED PODATAKA O PARTNERIMA (šifarnik partnera) Maska za unos, izmjenu i pregled podataka o partnerima (kupcima i dobavljacima), pokrece se iz glavnog izbornika programa i to tako da, iz padajuceg izbornika, kliknemo na rijec 2.Šifarnici a zatim na rijec 5.. Kupci – Dobavljaci . IZGLED MASKE ZA UNOS, IZMJENU I PREGLED PODATAKA O KUPCIMA I/ILI DOBAVLJACIMA Izgled maske šifarnika partnera vidi se na slici dole. Slika : izgled maske - šifarnik kupaca-dobavljaca (partnera)

7

DODAVANJE KUPCA ILI DOBAVLJACA (partnera) Dodavanje novog partnera se obavlja tako da mišem kliknemo na programsku tipku sa slikom znaka + ili tako da na tipkovnici pritisnemo funkcijsku tipku F5 (na svim maskama znaci DODAJ). Nakon ove akcije program otvara novu šifru partnera, oslobada masku za unos (polja postanu bijela) te pozicionira blinkajuci kursor na polje Naziv. Sada možemo unositi potrebne podatke u, za to predvidena polja, tako da na slijedece polje preskocimo sa tipkom ENTER ili tipkom TAB (to je tipka koja se nalazi sa lijeve strane tipkovnice a na sebi ima dvije strelice koje 'gledaju' jedna nasuprot drugoj). Nakon što smo popunili podatke koje želimo, program na kraju zadnjeg unosnog polja 'skace' na tipku sa slikom zelene kvacice. Ako ponovno pritisnemo tipku ENTER program ce pritisnuti tu tipku i zapamtiti unesene podatke. Ako pak pritisnemo tipku sa crvenim znakom X, program nece prihvatiti podatke. NAPOMENA: ako želite da Vam program 'ne preskace' šifre unesenih kupaca ili dobavljaca, uvijek nakon dodavanja pritisnite tipku sa zelenom kvacicom jer ce u tom trenutku program zapamtiti novododanu šifru. Ako, nakon dodavanja sa F5, na kraju unosa pritisnete tipku sa crvenim znakom X, program nece zapamtiti novododanu šifru partnera. Ako ste dodali šifru partnera a zatim uvidjeli da je ne želite dodati, ipak snimite (zapamtite šifru) a u naziv partnera upišite SLOBODNO jer uvi jek se možete vratiti na šifru koja je slobodna izmijeniti podatke na trenutnoj šifri partnera. PRETRAŽIVANJE PODATAKA O NEKOM KUPCU ILI DOBAVLJACU Nakon nekog vremena imamo jako puno kupaca i dobavljaca upisanih u šifarnik. Želimo li promijeniti podatke o nekom partneru, npr. broj telefona, prvo na masku za partnera, moramo pozvati podatke o onom partneru na kojem želimo obaviti izmjenu. Da bi pronašli željenog partnera možemo koristiti masku za pretraživanje partnera. Maska za pretraživanje partnera se poziva pritiskom na tipku F4 ili tako da mišem 'kliknemo' na programsku tipku sa slikom dalekozora. Nakon ove akcije program otvara masku za pretraživanje. Slika dole prikazuje masku za pretragu partnera. Slika : maska za pretraživanje partnera

U ovoj masci možemo unijeti niz znakova i to u ono polje po kojem želimo potražiti partnera. Npr. ako znamo dio naziva partnera kojeg želimo potražiti, u polje Naziv partnera : upišemo dio naziva i pritisnemo tipku ENTER. Program zapocinje pretragu te nam u desnom gornjem kutu prikazuje pronadene podatke i pita nas dali je to traženi partner. Ako odgovorimo potvrdno, program pozicionira podatke o pronadenom partneru na masku partnera. Sada nam je traženi partner tekuci partner (njegovi se podaci nalaze u masci partnera) te na njemu možemo obaviti izmjenu podataka tipkom F6. Pretraga iz liste Pretragu možemo obaviti i iz liste partnera. Listu partnera za izbor, možemo dobiti tako da pritisnemo

programsku tipku sa slikom liste ili tako da na tipkovnici pritisnemo funkcijsku tipku F8. Nakon pritiska ove tipke program otvara listu kupaca-dobavljaca pa strelicama gore i dole možemo odabrati jednog od njih tako da pritisnemo tipku ENTER. Nakon pritiska na tipku ENTER, program postavlja podatke izabranog partnera na masku kupaca-dobavljaca.

8

9. ARTIKLI (roba) – organizacija, unos i ispravci

Šifarnik artikala je jedan od najvažnijih šifarnika u programu. U njemu unosimo robu koju kupujemo i prodajemo. Identicno logici kupaca-dobavljaca, u šifarnike se roba unosi samo jednom a kasnije se u ostalim dokumentima samo izabire i na njih 'lijepi'. Šifarnik robe možemo shvatiti i kao cjenik robe koju želimo prodavati, pa mi i u ovom tekstu šifarnik artikala ponekad nazivamo i cjenikom robe. U šifarnicima se roba šifrira (svakom se artiklu dodjeljuje njegova jedinstvena šifra). Program ima mogucnost šifriranja robe sa dvije šifre i to jedne automatske (dodjeljuje ju program u trenutku dodavanja robe u šifarnik) i jedne po Vašem izboru i to do 13 znakova dakle slova i brojeva. U šifarnik artikala se unosi i 'planirana' nabavna i prodajna cijena, što ubuduce uvelike olakšava posao oko kreiranja pocetnog stanja robe na skladištu ili kreiranja ponude, otpremnice ili racuna. Takoder program sa ovim cijenama radi u slucaju kada nema podataka o stvarnim nabavnim cijenama koje su unesene u primkama-kalkulacijama (tzv. fakturiranje u minus kolicinu). U šifarnicima se unosi i cijeli niz ostalih podataka koje se onda nude na raznim buducim dokumentima kreiranim u programu. U ovom cemo poglavlju, vrlo detaljno, opisati sva polja, cemu služe i kako se ažuriraju jer su ona od presudnog znacenja za rad programa na nivou skladišnog poslovanja a i kasnije uvelike olakšavaju posao kreiranja ostalih dokumenata u programu. POKRETANJE MASKE ZA UNOS, IZMJENU I PREGLED PODATAKA O ARTIKLIMA Preduvjet za otvaranje maske šifarnika artikala je taj što moramo imati otvoreno barem jedno skladište nebitno kojeg tipa (vidi pod naslovom ovih uputa : 'skladišta – definiranje i unos skladišta') Maska se pokrece iz glavnog izbornika programa tako da pritisnemo na izbornik 2.Šifarnici a zatim na 1.. Artikli ili tako da pritisnemo kombinaciju tipku Ctrl+A i to za vrijeme dok je izbornik neaktivan (pritisnite tri puta tipku ESC da bi glavni izbornik postao neaktivan). Nakon ove akcije program pokrece masku šifarnika artikala koja izgleda kao na slici dole.

Da se cijeli niz podataka o jednom artiklu, ne bi odjednom gomilao na ekranu što bi bilo vrlo nepregledno, podaci o jednom artiklu su podijeljeni po stranicama. Maska šifarnika artikala ima tri takve stranice.Stranice nose slijedece nazive : Podaci o artiklima (Ctrl-F1), Kalkulativna izrada cjenika (Ctrl-F2) i Prijenos artikala (na blagajnu) (Ctrl-F3).

9

Na slici se takoder vidi da postoje i podaci koji su stalno vidljivi, dakle bez obzira koja je stranica trenutno aktivna. To su podaci koji se nalaze na samom vrhu i tipke koje se nalaze na dnu maske. Evo i opisne slike podataka izvan stranica :

Šifra i naziv skladišta trenutno prikazanog artikla. Ovdje možete promijeniti skladište i gledati podatke tekuceg artikla na drugim skladištima.

Broj dokumenta po kojem se dogodio zadnji ulaz trenutnog artikla na skladište. Program ovo polje popunjava samostalno po odobrenju ulaznog dokumenta, npr. kalkulacije.

Naziv zadnjeg dobavljaca za trenutni artikl. Program ovo polje popunjava po odobrenju izlaznog dokumenta, npr. kalkulacije.

Kontrole za jednostavnu navigaciju po šifarniku artikala. Postoje i kratice na tastaturi za kretanje po artiklima. PgDn i PgUp zamjenjuju artikl naprijed i nazad.

Programska tipka za dodavanje novog artikla. 'Klik' mišem ili na tipkovnici pritisnuti tipku F5.

Programska tipka za izmjenu podataka trenutnog artikla. 'Klik' mišem ili na tipkovnici pritisnuti tipku F6.

Programska tipka za popunjavanje dodatnih podataka o artiklu. Nakon klika moguce je popuniti do 10 redova dodatnog opisa o artiklu. Dodatni opis artikala se koristi u ponudama kreiranim iz modula veleprodaje.

Programska tipka za izvještaje. Moguce je koristiti je i pritiskom funkcijske tipke F12. Otvara prozor za izbor izvještaja koji se mogu dobiti iz šifarnika artikala.

Programska tipka za pretraživanje artikala. Kratica na tipkovnici je F4. Otvara prozor za pretragu po raznim kriterijima.

Tipka Grupe artikala. Otvara šifarnik grupa artikala. Ovo nam omogucuje dodavanje nove grupe artikla bez da izlazimo iz šifarnika artikala.

Tipka Obnovi PDV . Služi u slucaju promjene stope poreza u šifarniku poreznih grupa. Nakon promjene stope poreza u šifarniku tarifnih grupa, pritisne se ova tipka kako bi program samostalno preracunao stopu i iznos poreza po novoj stopi, za sve artikle koji su u toj poreznoj grupi kojoj smo promijenili stopu poreza.

Tipka Izlaz . Izlazak iz maske šifarnika artikala. Kratica ove tipke je tipka ESC i to za vrijeme dok nismo u modu dodavanja ili izmjene artikla.

10

Opis pojedinih polja na stranici Podaci o artikli,a (Ctrl-F1).

Naziv artikla unosi se naziv artikla. Naziv može sadržavati do 70 znakova.

Šifra artikla –ovo je automatska šifra artikla. Program je dodjeljuje samostalno. Bitno je napomenuti da ovo nije redni broj artikla nego JEDINSTVENA šifra artikla. Program na svim otvorenim skladištima dodjeljuje jednaku šifru artikla.

Kod (<5=šifra) –ovo je kod artikla. Program je dodjeljuje samostalno i to jednaku šifri artikla. Ovo polje možete mijenjati samostalno ali pod dva uvjeta : 1. Kod koji želite dodati mora imati više od 5 znamenaka i 2. Prva znamenka mora biti broj u suprotnom program ovo polje ponovno mijenja u šifru artikla.

Mjera / Težina – U prvo polje unosite mjeru npr. Kom ili m3 a u drugo jedinicnu težinu artikla. Težina (ako se unese) služi da bi se na ponudi, otpremnici ili racunu iz veleprodaje, zbrojila ukupna težina robe na tim dokumentima. Zgodno za prikaz težine radi prijevoza.

Dati rabat ? – Ako ovo ukljucimo onda program radi sa vrijednošcu u polju 5. Rabat(%) i to tako da ako u polje rabata upišemo npr. 25%, onda za vrijeme dodavanja tog artikla na ponudu, program nudi 25% rabata, zanemarujuci rabat koji je definiran na nivou kupca na ponudi.

Grupa artikla – strelica pokazuje na tipku i na polje. Tipka služi da bi se moglo 'skociti' u šifarnik grupa artikala, dodati nova grupa (ako ne postoji) i vratiti tamo gdje smo stali u šifarniku artikala. Polje Grupa artikla služi da bi trenutnom artiklu dodijelili grupu iz šifarnika grupa. Grupiranje artikala uvelike olakšava pregled artikala na dugackim listama, kao npr. Inventure, Cjenici itd.

Dobavljac – strelica pokazuje na tipku i na polje. Tipka služi da bi se moglo 'skociti' u šifarnik partnera, kako bi odmah mogli dodati partnera od kojeg kupujemo trenutni artikl. Polje služi za dobivanje ispisne liste artikala po dobavljacima i zato što u maloprodaji možemo dobiti dnevni promet prodane robe po dobavljacima kako bi dobavljacima mogli odjaviti prodanu robu u slucaju komisione prodaje. Tipka desno od polja naziva dobavljaca, služi da se može obrisati dodijeljeni dobavljac u slucaju krive dodjele ili ako uopce ne želimo dodijeliti dobavljaca a greškom smo ga dodijelili.

MIN / MAX kolicina zalihe – upravljanje zalihama. Program može kreirati automatsku narudžbenicu u slucaju kada kolicina na skladištu padne ispod MIN kolicine, program narucuje od trenutne kolicinu na skladištu do maksimalne kolicine upisane u polju MAX. Automatska narudžbenica se pokrece tipkom za izbor izvještaja (F12).

Labele sa cijenama – program ima mogucnost i iz šifarnika artikala štampati labela (naljepnice) sa cijenama za police u ducanu. Tipkom Selektiraj sve možemo oznaciti sve unešene artikle za tiskanje labela. Analogno tome tipkom Deselektiraj sve možemo deselektirati sve artikle za tiskanje labela. 'Klikom' miša na 'lampicu' možemo 'rucno' selektirati ili deselektirati trenutni artikl za tiskanje labele. Izvještaj sa labelama i to samo za selektirane artikle pokrecemo iz liste za izbor izvještaja (F12).

Prikazati u cjeniku – ako je kvacica ukljucena program trenutni artikl prikazuje u izvještaju Cjenik a ako nije onda ga ne prikazuje. Koristi se kada neki od unesenih artikala necemo prikazati u cjeniku. Slati na blagajnu – ako imamo maloprodaju koja je vezana sa našim program BLAGAJNA (PC kasa), ovdje možemo reci programu da na PC kasu ne šalje neki artikl. Ako je kvacica ukljucena, program u trenutku slanja artikala na PC kasu šalje i oznaceni artikl a ako ne onda ipak šalje ali kasa ga tamo obriše te više nije dostupan na kasi. Deklaracije po kolicini –program ima mogucnost tiskanja deklaracija i to samo za artikle koji se nalaze na kalkulacijama (ovo se tiskanje obavlja iz Primki sa kalkulacijom)

a>A – tipka služi za pretvaranje svih naziva artikla u velika slova DATUM – program u trenutku svake izmjene podatka nekog artikla upisuje datum te izmjene. Polje služi da u slucaju prijenosa artikala na blagajnu ne moramo uvijek prenositi sve artikle nego možemo prenijeti samo one koji su se mijenjali u zadnjih 10 dana npr.

11

Opis pojedinih polja na stranici Kalkulativna izrada cjenika (Ctrl-F2).

Nabavna cijena – ovdje se upisuje stvarna ili (ako ne znamo stvarnu) planirana nabavna cijena trenutnog artikla. Ova cijena se MORA upisati (bar okvirno) iz razloga što program ima mogucnost skidanja robe sa skladišta u 'minus' za što mu je potrebna nabavna cijena prodane robe. Ovdje je dobro upisati nabavnu cijenu i iz razloga što ne moramo kalkulatorom izracunavati maržu i/ili prodajni cijenu.

Rabat – uz labelu rabata stoje dva polja, jedno je stopa odobrenog rabata od dobavljaca a drugo je iznos rabata. Program pri svakom unosu nekog podatka izracunava ostale, pa tako i unosom stope rabata od X% program izracunava iznos rabata a unosom iznosa rabata izracunava stopu rabata odobrenog od kupca.

Cijena bez rabata – polje koje se izracunava ili popunjava a prikazuje nabavnu cijenu umanjenu za iznos rabata.

Carina i Zavisni troškovi– polje se popunjava programski i to u trenutku odobrenja kalkulacije koja zaprima ima doticni artikl ako je na kalkulaciji unesen podatak o zavisnim troškovima i/ili carini. Inace po svakom odobrenju kalkulacije, program u šifarnike artikala podešava zadnju nabavnu cijenu, carinu, zavisni trošak a samim time i stvarnu nabavnu cijenu.

Grupa poreza – ovdje se samo izabire grupa poreza koja je definirana u šifarnicima grupa poreza. Program cita stopu poreza iz odabrane grupe i dalje samostalno racuna ukalkulirani porez doticnog artikla.

Stvarna nabavna cijena bez PDV – ovo polje prikazuje stvarnu nabavnu cijenu robe bez poreza na dodanu vrijednost. Racuna se kao nabavna cijena umanjena za iznos rabata, zavisnih troškova i carine.

Marža – uz labelu marže prikazana su dva polja i to stopa marže u postotku (%) te iznos marže za trenutni artikl. Unosom podatka o stopi marže, program izracunava iznos marže te automatski uvecava prodajnu cijenu bez poreza (Veleprodajna cijena bez PDV -a) i prodajnu cijenu sa porezom (Veleprodajna cijena sa PDV -om). Takoder možemo upisati i iznos marže u kojem trenutku program izracunava stopu marže i prodajnu cijenu sa i bez poreza.

Veleprodajna cijena bez PDV-a – polje prikazuje planiranu prodajnu cijenu artikla bez poreza. Na ovu se cijenu dodaje stopa poreza (koja je izabrana u trenutku izbora grupe poreza) i tako se dobiva vrijednost u polju Veleprodajna cijena sa PDV-om . NAPOMENA: slika gore prikazuje artikl koji se nalazi na veleprodajnom skladištu. U slucaju da radite sa maloprodajnim skladištem podaci o marži, prodajnoj cijeni bez poreza i prodajnoj cijeni sa porezom, prikazuju se sa desne strane gore prikazane maske pod zajednickim nazivom MALOPRODAJA.

STANJE NA SKLADIŠTU - Kolicina i NC – polja prikazuju trenutno stanje kolicine aktivnog artikla koje je rezultanta ukupnog ulaza (zaduženja) i izlaza (razduženja) aktivnog skladišta. NAPOMENA : ovaj podatak ponekad nemora biti tocan iz razloga nestanka struje za vrijeme dok je racunalo u programu. Ova se situacija može dogoditi jako rijetko i nije nepopravljiva. U slucaju da ustanovite neispravnost vrijednosti ovog polja potrebno je pokrenuti proceduru za preracun rezultantnih kolicina na skladištu. Za pokretanje procedure nazovite na broj 091/652-3362 Mladen.

12

DODAVANJE ARTIKLA Dodavanje novog artikla možemo obaviti tako da za vrijeme dok je aktivna stranica Podaci o artiklima (Ctrl-F1) pritisnemo programsku tipku F5 dodaj ili tako da na tipkovnici jednostavno pritisnemo tipku F5. Nakon ove akcije program otvara novu šifru artikla i ceka nas da krenemo sa unosom naziva artikla. U slijedece polje za unos prelazimo tako da pritisnemo tipku ENTER. Kada dodemo na polje Grupa artikla strelicama gore i dole, možemo izabrati neku od grupa artikla koju smo vec dodali u šifarnicima grupa artikala. Ako u ovom trenutku nemamo otvorenu željenu grupu artikla, tipkom za otvaranje grupe artikla (nalazi se lijevo od izbora nazive grupe artikla), možemo otvoriti šifarnik grupa te tamo unijeti novu grupu (vidi pod dodavanje nove grupe artikla), te kada završimo sa dodavanjem nove grupe, tipkom ESC izademo iz maske za grupe artikala, te sada u polju za izbor grupe odaberemo maloprije dodanu grupu artikla. U šifarnicima artikala grupu možemo izabrati tako da kucamo prvo slovo željene grupe dok je pokazivac na polju Grupa artikla. Nastavljamo sa unosom tako da nastavimo pritiskati tipku ENTER da bi pokazivac unosa prelazio na nova polja. Nakon što popunimo sve željene podatke, (nije ih potrebno sve popuniti nego, ako ih ne želimo popunjavati, samo nastavimo sa tipkom ENTER), na pritisnutu tipku ENTER u zadnjem polju stranice Podaci o artiklima (Ctrl-F1) program samostalno prelazi na stranicu Kalkulativna izrada cjenika (Ctrl-F1) i od nas ocekuje da unesemo nabavnu i prodajnu cijenu artikla. Na ovoj stranici možemo kalkulirati sa stopom i iznosom marže kako bi došli do zadovoljavajuce prodajne cijene. Na kraju cijelog unosa završnim pritiskom na tipku ENTER (znaci ENTER do kraja unosa) program pomice pokazivac unosa na tipku sa zelenom kvacicom te kada je pritisnemo, program sprema unesene podatke. Bito je napomenuti da svakim dodavanjem novog artikla, program dodaje istu šifru i naziv artikla te cijene, na sva trenutno otvorena skladišta u programu. Ako na nekom drugom skladištu želimo i drugaciju cijenu, jednostavno na odabiru skladišta promijenimo skladište te sa tipkom F6 izmjeni izmijenimo prodajnu cijenu tog artikla na odabranom skladištu (vidi 'IZMJENA PODATAKA O NEKOM ARTIKLU' u ovim uputama).

PRAKTICNA NAPOMENA: ako ne želite da Vam program 'preskace' šifre artikala, nemojte nakon dodavanja novog artikla (akcija sa F5) pritiskati tipku ESC, nego uvijek nakon dodavanja snimite artikl sa zelenom kvacicom. Program ce na snimanju zauzeti otvorenu šifru pod kojom podatke uvijek možemo izmijeniti. (Možete pod naziv artikla upisati SLOBODNO, ako ste vec otvorili novi artikl a zatim uvidjeli da ga ne želite otvoriti, pa poslije kada Vam dode neki artikl za otvaranje, potražiti onaj sa unesenim nazivom 'SLOBODNO' te ga izmijeniti u novi artikl. U tom ce slucaju taj novi artikl zauzeti šifru koja je prvobitno otvorena, pa nam artikli nece 'preskakati' brojeve. Tako ce šifra artikla biti u stvari redi broj). Naša preporuka je da uopce ne vodite racuna o šifri artikla, jer da je ona važna ljudima ja bih se umjesto Mladen zvao 23ojj32lkk4jl5kj2, pa mi Vi zapamtite ime ?.

PRETRAŽIVANJE ŠIFARNIKA ARTIKALA Nakon nekog vremena u šifarnicima artikala bude jako puno unesenih artikala. Želimo li provjeriti podatke o nekom od njih ili izmijeniti npr. prodajnu cijenu nekog artikla, moramo ga prvo pronaci i postaviti ga kao tekuci artikl (tekuci je onda kada se njegovi podaci nalaze na masci šifarnika artikala). Da bi pronašli artikl koji nas zanima, postoje dva nacina i to kako slijedi:

a. pronalaženje artikla iz liste artikala Artikl možemo pronaci i iz liste artikala i to tako da pritisnemo tipku F8 nakon cega program otvara listu unešenih artikala. Strelicama gore i dole možemo odabrati traženi artikl i pritisnuti tipku ENTER. Odabrani artikl se pozicionira kao tekuci artikl na masci šifarnika artikala.

b. pronalaženje artikla pomocu maske za pretragu

Pretraživanje nekog artikla po ovom nacinu pretrage, možemo obaviti tako pritisnemo tipku sa slikom dalekozora ili da na tipkovnici pritisnemo tipku F4. Nakon ove akcije program otvara masku za

pretraživanje artikala koja je prikazana na slici. Vidljivo je da artikle možemo tražiti po dijelu njihovog naziva, po šifri ili po kodu. Zavisno od onoga što znamo o artiklu kojeg tražimo, u za to predvideno polje cemo unijeti podatke koje znamo i pritisnuti tipku ENTER. Npr. ako znamo dio naziva artikla kojeg tražimo, u polje Traženje po Nazivu (ENTER – lista) cemo upisati taj dio naziva. Program ce nam ponuditi listu artikala koji u svom nazivu imaju zadani niz znakova. Strelicama gore i dole možemo odabrati jedan od ponudenih artikala te pritisnuti tipku ENTER. Program podatke odabranog artikla popunjava u polja šifre i koda, te ako smo zadovoljni pronadenim pritisnemo tipku ESC kako bi izašli iz maske za pretraživanje artikala. Nakon ove akcije program pronadeni artikl postavlja kao tekuci (trenutni) artikl i njegove podatke pokazuje u masci šifarnika artikala. Sada nad tim artiklom možemo obaviti neku radnju kao što je izmjena ili samo pregled.

13

Pretraživati po nazivu artikla možemo obaviti na dva nacina i to pretraživanje unutar naziv i pretraživanjem od pocetka naziva. Prednost pretraživanja unutar naziva je ta što ne moramo znati kako je tocno unesen naziv artikla, da li je unesen kao npr. CRVENA CIPELA ili CIPELA CRVENA, jednostavno u polje za pretraživanje po nazivu unesemo npr. CRVENA, a program ce ponudi u listi sve artikle koji unutar svog naziva imaju rijec CRVENA pa cemo jednostavno iz liste ponudenih artikala odabrati onaj koji želimo. Pretraživanje od pocetka naziva pretražuje artikle koji pocinju sa zadanim nizom unutar svog naziva. Tako npr. ako u polje za pretraživanje upišemo CIPELA, program ce nam otvoriti listu artikala (sortiranu po abecednom redu naziva artikla) u kojoj ce selektirati prvi artikl koji po abecedi pocinje sa rijecju CIPELA. Pretraživanje 'unutar naziva' je nešto sporije (program sporije otvara listu artikala) ali samo na ogromnim kolicinama unesenih artikala (nekoliko tisuca), od pretraživanja 'od pocetka naziva'.

IZMJENA PODATAKA O NEKOM ARTIKLU Podatke trenutnog artikla možemo mijenjati tako da na tipkovnici pritisnemo tipku F6 ili tako ta pritisnemo programsku tipku za izmjenu podataka F6 izmjeni i to na onoj stranici na kojoj želimo izmjenu trenutno prikazanog artikla. Kada se pritisne naredba za izmjenu (F6) dalje popunjavate ili mijenjate podatke kao i na unosu novog artikla. Pozicioniranje željenog artikla kao tekuceg možete obaviti pretraživanjem artikla (gore opisano).

14

DODATAK

1. Prijenos cjenika sa MALOPRODAJE na PC KASU (samo za maloprodaju) Da bi PC KASA mogla izdavati racune, potreban joj je šifarnik artikala sa prodajnom cijenom. Program WIP je dizajniran tako da se šifarnik artikala kreira u modulu šifarnici/artikli u WIP programu, a zatim se samo prenosi na PC KASU. PC KASA prima cjenik i izdaje racune sa robom i po cijenama koje su definirane u šifarniku artikala. WIP program podržava rad sa više skladišta ,maloprodajnih jedinica, koje mogu biti dislocirane. Takoder svaka prodajna jedinica može imati razlicite malo-prodajne cijene pa se na svaku od njih obavlja posebni prijenos. Prijenos šifarnika/artikala (cjenika) na program za PC KASU obavlja se na slijedeci nacin. SLANJE CJENIKA IZ PROGRAMA WIP

a. Pokrene se šifarnik artikala b. U masci šifarnika/artikala se izabere maloprodajno skladište za koje se želi obaviti prijenos cjenika c. Otvori se stranica sa nazivom Prijenos artikala na blagajnu (Ctrl-F3) d. Podesi se Disk pogon. To je onaj pogon na koji želimo 'snimiti' cjenik. Ako želimo snimiti cjenik na

disketu, Disk pogon cemo postaviti na a: e. Pritisnemo tipku Snimi artikle na disk pogon f. Sada nam se otvorila maska Odredivanje grupe artikala za snimanje na disk pogon. Pritisnemo

tipku Sve g. ako smo odabrali disk pogon a: ubacimo disketu u disk pogon h. pritisnimo tipku 1. U redu i. otvara se prozor sa pitanjem Potvrdite kopiranje podataka . Odogovorimo sa Yes (može i samo

tipka Y) j. Otvara se prozor za potvrdu komprimiranja sa FoxSqz tipom kompresije. Odogovorimo sa ENTER k. Podaci se spremaju na disk pogon l. Ako smo podatke snimili na a: , nakon gašenja svijetlece diode na disk pogonu, izvadimo disketu Podaci su spremljeni na disk pogon

PRIHVAT CJENIKA NA PC KASI a. iz glavnog prozora PC KASE pritisnimo tipku Obrada (Alt-O) (ili na tipkovnici kombinaciju tipki

Alt+O). b. Izaberimo disk pogon (ako nije dobar) tako da odaberemo pogon u polju Disk pogon ili Internet. c. (ako prenosimo podatke sa diskete, u polju disk pogon odaberimo a: za disk pogon) d. pritisnimo tipku 7.. skini cjenik (može i kombinacija tipku Alt+7 (broj 7 ne smije biti pritisnut na

numerickoj tipkovnici)) e. program pita slijedece : POTVRDITE VRACANJE ROBE NA KASU. Odogovorite potvrdno sa

tipkom Y. f. Program pita za potvrdu dekompresijie podataka FoxSqz tipom dekompresije. Odogovorite sa

tipkom ENTER. g. Program podešava cjenik na PC KASI sa cjenikom na disk pogonu h. Prijenos je završen i kasa ima novi primljeni cjenik

15

2. Prijenos dnevnih prometa sa PC KASE u MALOPRODAJU PC KASA mora vratiti zakljucene dnevne promete u program WIP. Prijenos ovih podataka može biti i višestruk, dakle nije potrebno prenositi zakljucak po zakljucak, nego se može prenijeti i više zakljucaka odjednom. Prijenos se obavlja tako da PC KASA, na disk pogon po Vašem izboru, snimi zadane zakljucke, a zatim se oni 'raspakiraju' u program WIP. Prijenos se može obaviti putem više medija za prijenos i to disketom, lokalnom mrežom ili Internetom. Ovdje cemo objasniti prijenos podataka putem diskete (ili mreže, razlika je samo u nazivu disk pogona). SNIMANJE ZADANIH ZAKLJUCAKA NA DISK POGON

a. pokrene se PC KASA b. sa glavnog ekrana PC KASE, odabere se opcija Obrada (Alt-O) c. u polje Od zakljucka i Do zakljucka se upišu zakljucci od kojeg do kojeg želimo prenijeti promet d. pritisne se tipka 3… Spremi promet e. potvrdi se spremanje promet i komprimiranja

PRIHVACANJE ZAKLJUCAKA U PROGRAMU WIP

a. pokrene se program WIP b. iz padajuceg se menija odabere modul MALOPRODAJA a zatim opcija Promet prodaje na

malo – prometi kasa c. odabere se disk pogon sa kojeg želimo prihvatiti promete kasa (zakljucke) d. pritisne se tipka Prijenos sa disk pogona e. prate se upute do kraja prijenosa