Poslovanje firme IT-Comuters

UNIVERZITET U ISTOČNOM SARAJEVUEKONOMSKI FAKULTET BRČKO D. C.

SEMINARSKI RAD UPRAVLJANJE POSLOVNIM PROCESIMA

TEMA: POSLOVANJE FIRME ˝IT-Computers˝

Seminarski rad iz Upravljanje poslovnim procesima

SADRŽAJ:

UVOD..................................................................................................................................3

1. ANALIZA SREDINE................................................................................................41. 1. Interna sredina.................................................................................................41. 2. Eksterna sredina..............................................................................................4

2. USMJERAVANJE ORGANIZACIJE................................................................5

3. FORMIRANJE STRANTEGIJE..........................................................................5

4. IMPLEMENTACIJA STRATEGIJE.................................................................7

5. KONTROLA................................................................................................................8

ZAKLJUČAK ..................................................................................................................9

- 2 -


Uvod

IT – Computers d.o.o. je osnovan 2001 godine i danas zapošljava 70 uposlenika, sa stalnom tendencijom porasta uposlenih. Društvo djeluje na području čitave Bosne i Hercegovine putem svojih predstavništava u 20 gradova BiH, a sjedište firme je u Gračanici.

Iako je od osnivanjan društva do danas prošlo tek nešto više od 3 godine, IT Computers je uspio da postane vodeća računarska grupacija u BiH. To se uspjelo velikim radom i zalaganjem, kako menadžmenta firme, tako i svih zaposlenih.

Na Sajmu informatike u Beogradu 2004 godine direktor je sreo Predstavnike velike Američke firme ˝Hewlett-Packard˝, u daljem tekstu HP, koji žele da uđu na tržište bivše Jugoslavije. Navedena firma proizvodi prenosna računala, brend name računala, i ostalu informacionu opremu gdje se posebno ističu prenosna računala, štampači i digitalni fotoaparati. Generalni direktor HP razmišlja o potpisivanju ugovora o zastupništvu firme IT – Computers u Bosni i Hercegovini.

U navedenom radu ćemo da predočimo kako i šta je najvažnije zbog čega se direktor odlučio da prihvati ponudu HP – a. Vidjećemo da direktor nije razmišljo samo o bliskoj budućnosti nego je pri donošenju svoje odluke mislio veoma daleko u budućnost.

- 3 -


2 . A n a l i z a s r e d i n e

2. 1 Interna sredinaPrvo što nevalja kod organizacije IT – Computers jeste informacioni sistem,

odnosno slaba povezanost između sjedišta firme i predstavništva. Firma bi pod hitno trebala da razvije novi informacioni sistem, kupi savremenije i brže uređaje za komunikaciju što bi joj omogućilo brzu i efikasnu komunikaciju, kako sa okruženjem, tako i unutar same organizacije.

Pored informacionog sistema nedostaje i stručnog kadra. Postojeći kadar je odgovarao obimu poslova dok direktor nije sklopio ugovor sa firmom HP. Sada je obim poslova porastao i ispoljava se nedostatak stručnih kadrova.

2. 1 Eksterna sredina

Eksterna sredina je jako povoljna za proširivanje poslova u navedenom pravcu iz više razloga: Ubrzan razvoj primjene informacione tehnologije u Bosno i Hercegovini. Tako da razne kompanije prelaze na izgradnju informacionih sistema odnosno uvode računare u poslovne sisteme, a pored kompanija veliko tržište predstavlja i prodaja kućnih računara. Za to su potrebne firme koje se bave prodajom istih. Konkurencija jeste dosta jaka ali firma IT – Computers posjeduje osobine koje su ključne za uspijeh: nije puno velika što joj omogućava odgovarajući stepen fleksibilnosti, posluje putem predstavništva što omogućava pristup većem tržištu, firma nudi kvalitetne proizvode za nižu cijenu od konkurencije i nudi razne uslove plaćanja što ima veliki uticaj prilikom prodaje.

Ne teba veliki početni kapital jer firma već izgrađen sistem prodaje. Pošto već duže vremena radi u toj grani firma IT – Computers ima već svoje kupce i poznaje tržište.

Navedeno možemo najbolje da ilusrujemo tabelom koja nam daje pregled šansi i prijetnji iz okruženja sa jedne strane a sa druge strane prednosti i slabosti same organizacije.

Prednosti / Šanse Nedostaci / prijtnje

Organizacija(interna okolina)

- nisu potrebna velika ulaganja

- kokurentni smo što se tiće kvaliteta i cijena

- fleksibilnost

- zatarjeli informacioni sistem

- nedostaju kvalifikovani kadrovi

Okruženje(eksterna okolina)

- proširenje poslova u vidu otvaranja novih predstavništva

- osvajanje tržišta

- kokurencija možda bude brža od nas

- kokurencija ima bolji imidž

- 4 -


3 . U s m j e r a v a n j e o r g a n i z a c i j e

Iz navedenih razloga direktor je odlučio da prihvati ponudu. Što je naravno dovelo do promjene strategije i ciljeva organizacije.

Slijedeći ciljevi su postavljeni:

Prodati što više računara.

Izgraditi imiđ koji se bazira na kvalitetu.

Učvrstiti svoju saradnju sa stranom firmom tako što ćemo joj ponuditi da za nju prevodimo njihove softwer – e. U razgovoru sa rukovodstvom firme IT – Computers direktor je otkrio da bi se u BiH dosta povoljnije mogli izgrađvati programi za potrebe naših kompanija u odnosu na postojeće rješenje firme HP.

Ući u posao sa uvođenjem informacionih sistema u kompanije i održavati ih. Ovo je jedan od dugoročnih ciljeva firme koji treba da dovede do rasta firme, povećanja profita i osvajanja novog tržišta.

4 . F o r m i r a n j e s t r a t e g i j e

Kako ostvariti ove ciljeve? Na prvi pogled se čini da je to jednostavno. Ali nije, zato što su za uspješno

ostvarivanje navedenih ciljeva potrebne velike promjene u firmi IT – Computers.Prva dva cilja su međusobno isprepleteni. Ne može se postići i zadržati vodstvo na tržištu ako se nema odgovarajući imiđ. Taj imiđ se ne može steći preko noći nego se moraju prodati računari i zadovoljiti kupci. Istraživanja su pokazala da se negativni stavovi odnosno uvjerenja o nekoj firmi ili proizvodu duplo brže šire nego pozitivni.

Generalni direktor je odlučio da je najvažnije i glavni prioritet formirati i održati pozitivan imiđ, čak iako on donosi na početku gubitke. Prioritetan cilje je, dakle stvaranje odnosno održavanje pozitivnog imidža. U tu svrhu izgrađen je plan čija se suština sastoji u slijedećem:

Posjećivati i učestvovati na sajmovima informatike širom Balkana

Održavati veze sa starim kupcima i pružiti ima servis kada god je to potrebno i dočekivati prijatno potencijalne nove kupce da se osjećaju ugodno pri izboru računara. Porazgovarati sa njima, vidjeti šta im treba ondosno šta bi moglo da im treba u budućnosti, redovno ih obavještavati o eventualnim promjenama cijena, ponuda, asortimana itd. Ovdje je akcenat stavljen na posjetama, a

- 5 -


ne na razgovoru putem telefona, što ima čisto psihološki aspekat, jer je lakše steći nečije povjerenje i komunicirati sa nekim lično nego preko telefona ili e-maila. Osim toga, kupac stiče utisak da je on važan za firmu IT – Computers, da se ona brine za njega itd.

U slučaju reklamacije odmah reagovati i gledati da se sve dovede u red što prije.

Nakon prodaje pružiti usluge servisiranja, s vremena na vrijeme nazvati ili posjetiti kupca i pitati da li je sve uredu, da li ima nekih problema, da li je kupac zadovoljan itd.

Ispunjavanjem ovih uslova trebalo bi da se stekne i održi dobar ˝glas˝ a time i povećanja prodaje.

Tako dobiveni kapital treba da posluži za razvoj slijedećih poslova koji će omogućiti razvoj organizacije i povećavanje ukupnog profita u budućnosti. Ovdje se misli na ulazak u posao sa informacionim sistemima. U tu svrhu potrebno je pronaći odgovarajuću kompaniju za saradnju.

KAKO ostvariti navedene stavke?

- 6 -


5 . I m p l e m e n t a c i j a s t r a t e g i j e

Nije dovoljno samo napraviti planove nego se oni moraju sprovesti u djelo. Što povlači za sobom i odgovarajuće promjene u organizacionoj stukturi.

IT – Computers nije imala puno zaposlenih. Potrebno je sada napraviti dosta izmjena. Pošto je vrsta posla takva da se razne stvari rade na geografski udaljenim mjestima potrebno je sve to uskladiti. Na primjer:

Kupac u Tuzli ˝Remont – montaža˝ je sklopio ugovor da mu IT – Computers izgradi informacioni sistem sa svim potrebnim programima od računovodstvenih programa do upravljačkih programa. Dalje slijedi projektovanje informacionog sistema, montiranje računara i povezivanje računara putem mreže, što je posao inženjera.. U istom vremenskom razdoblju se javio drugi kupac ˝Tehnograd˝ iz Bijeljene koji se žali da mu mreža ne radi kako je do sada radila. Ovo je dosta složen i osjetljiv problem, jer sa jedne strane zahtjeva stručno znanje iz oblasti softwera a na drugoj strani problem treba što prije riješiti zato što je prilikom sklapanja ugovora u njega uvedena klauzula da se plaća kazna ukoliko se bude kasnilo sa vremenom puštanja sistema u rad.

Zato je prioritetno da se nađe dobar koordinator poslova. Koji posjeduje poznavanje Engleskog i Njemačkog i ima iskustva u informacionoj branži te sposobnost da kordinira naveden poslove između računovođe, direktora, prevodioca, inžinjera i ostalih kadrova.

Pored koordinatora poslova važno je imati i kvalifikovane inžinjere. Više nije dovoljan samo jedan inžinjer nego više njih. Potrebno je naći dobrog inžinjera za poslove na software-u odnosno električnom uređaju.

Jedna greška koja ovdje ne smije da se dogodi jeste zapošljavanje prevelikog broja kadrova odnosno nedovoljno kvalifikovanih kadrova.

S obzirom da organizacija želi u budućnosti da proširi svoje poslove na uređaje za reciklažu neophodno je da se kadrovi obrazuju i na tom području.

Organizaciona struktura treba da ostane dosta neformalna, jer broj zaposlenih dozvoljava takav odnos, a stvaranje opuštene i prijateljske klime znatno utiče na ponašanje kadrova i njihovu motivaciju za rad. Na ovom mjestu mora se naglasiti da radnici koji imaju opušteniji i prijateljski odnos sa vlasnikom odnosno direktorom će prije da kažu šta misle, daju neke ideje ili prijedloge za poboljšanje poslovanja. Što je od velike važnosti za firmu, jer oni posjeduju stručno zanje za svoju oblasti i najbolje znaju kako bi se nešto moglo unaprijediti.

- 7 -


6 . K o n t r o l a

Opisani ciljevi, strategije i načini implementacije strategija jako ljepo zvuče. Ali da li će se to stvarno tako i ostvariti?

Nephodno je u redovnim vremenskim intervalima kontrolisati tok aktivnosti i postignute rezultate. Zato je diretktor uveo redovne sastanke u prvoj sedmici svakog mjeseca.

Na tim sastancima treba da se:

Podnese izvještaj svih vodećih kadrova (tu spadaju: računovođa, koordinator, inžinjeri, programer i prevodioci).

Zajedno analizira poslovanje u prošlom periodu i utvrde greške i podjele pohvale za dobro obavljen posao.

Razgovara o mogućim odnosno neophodnim promjenama i poboljšanjima u svim oblastima od prevoda (sa stranog na maternji jezik) računa i uputstava za upotrebu do rada i načina funkcionisanja software u sistemima.

Na kraju treba donjeti zaključke i odrediti šta je potrebno promjeniti.

- 8 -


Z a k l j u č a k

U navedenom primjeru smo vidjeli kako se jedna firma može pod pravim vodstvom (i malo sreće) razviti i rasti. Za sve to je neophodno odgovarajuće vodstvo odnosno lider.

Pratili smo firmu IT – Computers od trenutka kada sklapa ugovor sa multinacionalnom firmom HP. Prošli smo sa njom kroz faze analize interne i eksterne sredine, usmjeravanja organizacije odnosno formiranja ciljeva, formiranje strategija za ostvarivanje ciljeva i na kraju kontrolu postignutih rezultata.

Možemo slobodno reći da su pretpostavke firme IT – Computers za postizanje uspjeha direktorovo poznavanje sredine i njena fleksibilnost.

U slijedećoj tabeli smo dali kratak pregled ciljeva, strategija i implementacije stategija:

Cilj Formiranje strategije

Implementacija strategije

1. Aktivnost

Prodati što više računara i instalirati što više informacionih sistema.

Posječivati i učestvovati na sajmovima informatike širom Balkana;Lično posjetiti stare

kupce i potencijalne nove kupce. telefona ili e-maila.

Ako budemo uspjeli da stvorimo održimo dobar imidž automatski smo unaprijedili prodaju. Zadovoljan kupac je najbolja reklama.

2. Aktivnost

Izgraditi imiđ koji se bazira na kvalitetu.

U slučaju reklamacije odmah reagovati i gledati da se sve dovede u red što prije.Nakon prodaje pružiti

usluge servisiranja, s vremena na vrijeme nazvati ili posjetiti kupca i pitati da li je sve uredu, da li ima nekih problema, da li je kupac zadovoljan itd.

Korištenje propagande, zadovoljiti sve uslove kupca ma kakvi oni bili, itd.

3. Aktivnost

Ući u posao sa uređajima za reciklažu.

Ulazak u zajednički posao sa firmom koja proizvodi određeni software

Tražiti firme koje nam odgovaraju i sa njima zajedno poslovno sarađivati

- 9 -

Documents

Poslovanje firme IT-Comuters