SEMINARSKI

RAD

TEMA: NAIN KOMUNIKACIJE U ORGANIZACIJAMA

1

SADRAJ:

I UVOD.................................................................................................. 3 1.1 CILJ RADA..................................................................................... 3 1.2 MATERIJA ISTRAIVANJA......................................................... 3 1.3 METOD ISTRAIVANJA............................................................... 3 1.4 ASPEKT ISTRAIVANJA............................................................. 4 1.5 TEORIJA RADA............................................................................. 4 II OBLICI, VRSTE I VIDOVI KOMUNIKACIJE U PREDUZEU... 5 2.1 POJAM POSLOVNE KOMUNIKACIJE........................................ 5 2.2 OBLIVI POSLOVNE KOMUNIKACIJE...................................... 8 2.2.1 FORMALNA I NEFORMALNA KOMUNIKACIJA................ 8 2.2.2 JEDNOSMJERNA I DVOSMJERNA KOMUNIKACIJA......... 8 2.2.3 KOMUNIKACIJA NADOLE, NAGORE I LATERALNA........ 8 2.2.4 POSREDNA I NEPOSREDNA KOMUNIKACIJA................... 10 2.3 UNAPREENJE KOMUNKACIJE.............................................. 11 III ZAKLJUAK................................................................................. 12 IV LITERATURA............................................................................... 13

2

I UVODKomunikacija proizilazi iz drutvene interakcije i slui kao njen glavni posrednik. Komunikacija meu ljudima je preduslov svake organizacije. Dokazano je da sve prepreke koje nastaju u preduzeu direktno su povezane sa nestrunosti komunikacje. Jedan od ciljeva komunikacije je jeste opstanak organizacije, prenos i razmjena ideja i informacija radi formiranja miljenja i stavova o ciljevima i nainima njihovog rezonovanja. Sve ovo ukazuje da je komunikacija meu ljudima civilizacijsko kulutrna posljedica i potreba nastala iz opte drutvene situacije. Osnovni uzroci neefikasnosti organizacije najee je nedostatak ideja, informacija, ciljeva i strategija. Ljudi nisu sposobni da komuniciraju te nastaju smetnje u komunikacionom procesu. 1.1 CILJ RADA Cilj ovog istraivanja jeste da pokaem tokove, vrste i naine komuniciranja u organizaciji, da ukaem na neke nedostatke i dam mogue prijedloge poboljanja procesa komunikacije u preduzeu u kojem radim.

1.2 MATERIJA ISTRAIVANJA Sama komunikacija je veoma sloena disciplina istraivanja. Komunikacija meu ljudima se posmatra sa mnogo stanovita i aspekata. Konkretno, ja u pokazati komuniciranje u preduzeu u kojem sam radila, tako da se materija istraivanja svodi na poslovnu komunikaciju.

3

1.3 METOD ISTRAIVANJA Nain na koji u sprovesti istraivanje, tie se toga da u prvo pojasniti pojam poslovne komunikacije a odmah nakon toga, prelazim na komunikaciju u preduzeu u kojem sam radila i pokazujem da li tee zaista onakao kako je planirano.

1.4 ASPEKT ISTRAIVANJA U ovom dijelu, aspekt istraivanja u poistovjetiti sa polazitem istraivanja a to je poslovna komunikacija. Dakle, cijela analiza e da se svede na komunikacioni proces u preduzeu.

1.5 TEORIJA RADA Onaj dio rada koji u opisivati, teoretski, a koji nosi osnovne pokazatelje o poslovnoj komunikaciji, preuzela sam iz dostupne literature pri emu sam se najvie koristila knjigom Osnovi komunikologije autora Larise ovi i Branimira ovi.

II OBLICI, VRSTE I VIDOVI KOMUNIKACIJE U PREDUZEU4

U ovom dijelu, teoretskom, objanjavam oblike, vrste i vidove komunikacije u preduzeu. Literatura koju sam koristila za ove potrebe jeste uglavnom struna literatura, udbenici, ali i lina zapaanja koja smatram najvanijim za ovakva istraivanja. Materijal koji u opisati sastoji se iz sledeih taaka: pojam poslovne komunikacije, oblici poslovne komunikacije, vrste poslovne komunikacije, unapreenje poslovne komunikacije

2.1 POJAM POSLOVNE KOMUNIKACIJE

Za poslovnu komunikaciju moemo rei da je to ona komunikacija koja se odvija unutar oganizacija. Ovo bi bilo najprostije reeno. Dalje, ova komunikacija u sebe ukljuuje ostale svoje dijelove i segmente, tako da je to danas, jedna od najvanijih disciplina komunikologije uopte. Poslovna komunikacija se bavi aspektima komunikacije meu ljudima u poslovnoj sferi i faktorima omoguavajnja efikasnosti poslovnih kontakata. Poslovna komunikacija podrazumjeva tri vrste ponaanja: spontano, uvjebano i planirano1: spontano, koje karakterie odsutnost svjesnog planiranja ili voenja; uvjebano, koje zahtjeva ponaanje i voenje, a vremenom vjebanje dovodi do automatizacije, i - planirano, koje je uvijek svjesno promiljeno i voeno, to je komunikacijski in na najviem nivou. Komunikaciom se moe objasniti samo onaj proces kojim se podaci, ideje i informacije alju, primaju i razumiju, to znai da se u komunikacionom procesu podaci, ideje i informacije alju, primaju i razumiju, a to se potvruje u povratnoj sprezi.1

-

ovi, L., ovi,B., Osnovi komunikologije, Banja Luka, 2007. str.177.

5

Proces komunikacije u preduzeeu se moe predstaviti sledeom emom:PODREENO OSOBLJE

MENADER

KODIRANJE PORUKE

SLANJE

PRIJEM PORUKE

REZULTATI

Menader ponovo alje poruku Ako je potrebno

DEKODIRANJE PORUKE

ODGOVOR POVRATNA SPREGA

PROCES KOMUNIKACIJE U UPRAVLJANJU Sutina osnovnog modela komuniciranja se svodi na potrebu kodiranja simbolima pomou kojih e neka poruka biti poslata, gdje spadaju pored govora i pisma, gestovi, mimika, intonacija te sva ostala sredstva koja koristimo u ivotu da bismo se na pravilan nain izrazili i odnosili na primaoca. Prethodnu emu moemo detaljnije objasniti na sledei nain: Menader kodira odreenu poruku koju eli dalje da proslijedi. Na kodiranje poruke moe da utie psiholoko stanje u kome se komunikator nalazi kao i stanje u kome se nalazi primalac posmatrane poruke. Kodirana poruka se alje posredstvom medija i kanala. Kodiranje treba biti obavljeno na nain da se kod primaoca postigne saznanje, kognicija, kao proces u kome subjekt postaje svjestan unutranje i spoljne realnosti i stie saznanje o njoj a to se dalje odvija kroz panju, opaanje, pamenje, uenje, imaginaciju, otkria, miljenja, upotreba jezika i druge psiholoke procese. Kognicija je usmjerena otkrivanju istine i tei ka racionalnosti, po emu se razlikuje od emotivnih procesa. Naime, preuzetniko drutvo tei da se ponaa racionalno to ujedno zahtjeva da se svaki zaposleni posmatra racionalno, zaposleni su upueni ka efektivnom i efikasnom ponaanju. 6

Menader poruku alje posredstvom medija. Medij (prenosnik) se odnosi na sredstvo kojim se poruka prenosi, a podrazumjevaju rijei, slike, grafikoni, modeli, plakati, kao i aktivnosti u smislu gestova, mimike, intonacije, naglasaka Verbalni mediji jesu sledei: - licem u lice - telefonom - interna televizija - konferencija - sastanci. Ovi mediji imaju za cilj : - sakupljanje informacija za predvianje - formulisanje i provoenje politike i strategija - priprema i korienje planova i budeta Neverbalni mediji podrazumjevaju: - pisma, biljeke,izvjetaji, - obavjetenja o politici, - bilteni i broure, - grafikoni, eme, ilustracije. Ciljevi neverbalnih medija podrazumjevaju: - utvrivanje oblasti odgovornosti, - delegiranje autoriteta i odgovornosti - traenje i korienje ideja podreenih Kanal je komunikaciona veza prenosa poruke a podrazumjeva put kojim poruka ide od poiljaoca da primaoca. Ovaj put je determinisan strukturom organizacije i to prema kriterijumu nadreenosti podreenosti. to je kanal krai poiljalac i primaoc imaju sline percepcije poruke koja se alje te samim tim ima manje smetnji u komunikaciji. Kada poruka proe odreeni kanal, dolazi do primaoca kada nastaje prijem i dekodiranje (razumjevanje) poruke. U ovom sluaju kljunu ulogu ima percepcija. to poiljalac i primaoc imaju sline percepcije komunikacija e biti uspjenija. Percepcija se odnosi na proces selekcije (odbijanje ili prihvatanje), rangiranje (u odnosu na iskustvo, miljenje, shvatanja, stavove) i organizovanja u jednu zajedniku cjelinu. 2.2 OBLICI POSLOVNE KOMUNIKACIJE

7

2.2.1 FORMALNA I NEFORMALNA KOMUNIKACIJA

Formalna komunikacija je ona koja je unaprijed isplanirana, zvanina u odnosu na kompaniju, odvija se u tano odreenoj formi i ima podrku ili se bazira na odlukama menadmenta (saoptenja kompanije, zvanini sastanci, akti kompanije). Neformalna komunikacija je sve ostalo, kao naprimjer, askanje uz kafu, na pauzama, traevi i sl. Smatra se da su informacije dobijene neformalnom komunikacijom, prije svega misli se na traeve i glasine, pogrene i da izazivaju sumnju kod ljudi. Meutim, istraivanja su pokazala da ovakve informacije nose tanost, procentualno, 75% 95%.2.2.2 JEDNOSMJERNA I DVOSMJERNA KOMUNIKACIJA

Ova klasifikacija komunikacije je napravljena prema toku poruka. Naime, ukoliko poruke idu u samo jednom pravcu, bez oekivane povratne informacije, u pitanju je jednosmjerna komunikacija. Sa druge strane, ukoliko se poruka alje i dobija povratne informacija, u pitanju je dvosmjerna komunikacija. Najjednostavniji primjer jednosmjerne komunikacije je nareenje nekog sa vieg nivoa na izvrenje odreenih zadataka. Primjer dvosmjerne komunikacije je razgovor izmeu dvije ili vie osoba. Dvosmjerna komunikacija pokazuje demokratsku prirodu komunikacije i donoenje odluka.2.2.3 KOMUNIKACIJA NADOLE, NAGORE I LATERALNA

Ova vrsta, odnosno oblik komunikacije, potie od naina organizovanja organizacije, preduzea. Proces komunikacije od rukovodioca ka niim nivoima, uposlenicima na niim nivoima, je komunikacija nadole. Ovo iz razloga jer tee sa vrha ka dnu, ukoliko posmatramo organizacionu strukturu koju sam prethodno opisao. Dakle, komunikacija nadole je kada direktor daje naredbe, uputstva rukovodiocima finansija, proizvodnje, odravanja i razvoja... Dalje, ovi rukovodioci daju naredbe uposlenicima ispod sebe, svojim zamjenicima i obinim radnicima.

8

Komunikacija tee u tri smjera: kounikacija na gore, komunikacija na dole i lateralna komunikacija. ematski prikazujemo2:

Horizontalna

Komunikacija na gore

Dijagonalna

Sa slike jasno uoavamo kretanje poruka na svim nivoima.

Na taj nain, komunikaciju nadole moemo podijeliti na3: - instrukcije, u vezi sa obavljenjem posla, - logiko obrazloenje posla, daje radnicima informacije o koordinaciji poslova u organizaciji, - tumaenja politike i metoda rada (radnicima se objanjavaju pravila i pogodnosti koje nudi njihov poslodavac), - povratna veza radnicima se daju informacije o tome da li dobro obavljaju svoj posao, - sugerisanje sugerie se radnicima da daju podrku u izvrenju odreenog radnog zadatka. Sa druge strane, komunikacija nagore predstavlja na neki nain obrnutu situaciju od prethodno opisane. Dakle, tok komunikacije od zaposlenih ka menadmentu, sa niih nivoa ka viim, jeste komunikacija nagore. Ovo je zapravo jedan vid uestvovanja radnika u procesu rada organizacije, preduzea. Ova komunikacija se2 3

ovi,L., ovi.B., Osnovi komuniklogije, Banja Luka, 2007. godine, str. 207. ovi, L., ovi, B., Osnovi komunikologije, Banja Luka, 2007., str. 184.

9

esto smatra manje vanom te se esto i zanemaruje, mada je za funkcionisanje organizacije veoma vana jer prenosi informacije sledeeg tipa: - ta i kako radi ef slube, - kako rade njegovi potinjeni, - kakao rade drugi rukovodioci slubi, - kako rukovodioci reaguju na rezultate svoga rada, i sl. Komunikacija se u preduzeu odvija i izmeu istih organizacionih nivoa, odnosno horizontalno. To je sluaj kada komuniciraju npr. ef raunovodstva i ef odravanja i razvoja preduzea, radnici iste struke i iste vrste posla i sl.

Osnovni ciljevi ove komunikacije jesu: - koordinacija posla, - rjeavanje problema, - razmjena informacija, - rjeavanje konflikta.

2.2.4 POSREDNA I NEPOSREDNA KOMUNIKACIJA

Klasifikacija komunikacije na posrednu i neposrednu izvrena je po osnovu toga da li izmeu uesnika u komunikaciji stoji posrednik ili ne. Posredna komunikacija je ona u kojoj poiljalac poruke i kao i primalac nisu u direktnom kontaktu nego izmeu njih stoji neki posrednik. Posredna komunikacija je naprimjer, obavjetenje koje se nalazi na oglasnoj ploi i koje je dostupno svim zaposlenicima. Pored toga, posredna komunikacija je i jednosmjerna. Naime, ona je upuena irokoj masi i ne oekuje se povratna informacija. Neposredna komunikacija ne podrazumjeva posrednike nego se kontakt meu uesnicima u razgovoru ostvaruje direktno. Najbolji primjer neposredne komunikacije jeste redovno odravanje sastanaka. Na sastancima rukovodilac, menader, saoptava poruku uposlenicima, lino. Ono to je vano za neposrednu komunikaciju jeste i to da je ona esto dvosmjerna.

10

Pored ovih, komunikacija u organizaciji moe biti masova, koja obuhvata izvjetaje, reportae, vijesti, izvjetaje, feljton... Zatim, komunikacija moe biti i intrapersonalana kao to su, radni zadaci, izbor tipa saradnika, opis posla...

2.3 UNAPREENJE KOMUNIKACIJE Da bi komuniakcioni procesi neprestano funkcionisali, da bi se odravali moraju stalno da se usavravaju. U ovom smislu, mislim prije svega na sredstva komuniciranja koja se danas razvijaju velikom brzinom. Komunikcija u mom preduzeu je unapreena na taj nain to je svaki radnik dobio svoju e-mail adresu, te sada meusobno komuniciraju putem interneta. Ova komunikacije se odvija kako izmeu nas, uposlenka, tako i izmeu nas i naih nadreenih. Vie nije potrebno ii za svaku sitnicu kod nadreenog u kancelariju jednostavno poaljemo mail i u rekordnom roku dobijamo odgovor. Pored toga, ovaj oblik komuniciranja esto koristimo i neformalno za neobavezna askanja.

11

III ZAKLJUAK

Ono to na kraju mogu da sumiram jeste: Komunikacija i proces komuniciranja, vitalni je dio svake organizacije; Da bi se uspjeno poslovalo, da bi se ostvarili najbolji rezultati rada, moramo komunicirati;

U preduzeu u kojem sam zaposlena, prisutna je formalna i neformalna komunikacija, kao to sam opisala. Formalnu komunikaciju uglavnom koristimo na sastancima, razgovorima sa direktorom, ili putem interneta ukoliko se obraamo poslovno, nadreenima. Tokovi komunikacije teku izmeu svih nivoa, to sam opisao u radu. Na kraju, smatram da je najkorisnije navesti znaaj koji komunikacija ima u preduzeu: - Efikasnom komunikacijom preduzee postaje svjesno konkurencije i potencijalnih ograniavajuih faktora iz okruenja. Proces komunikacije je u organizacijama neophodan zbog niza razloga. Neki od njih u sledei: na osnovu efikasne komunikacije rukovodioci su u stanju da utvrde opte ciljeve preduzea i uine da oni budu prihvaeni od strane zaposlenih, razvijaju planove za sprovoenje optih ciljeva preduzea, organizuju ljudske i druge resurse na najefikasniji i nejefektivniji nain, vode, usmjeravaju, motiviu i kreiraju klimu saradnje u preduzeu, kontroliu rezultate rada.

Komunikacije u mom preduzeu je u poslednje vrijeme unapreena i na taj nain to su se svi zaposleni aktivno ukljuili u proces donoanja poslovnih odluka.

12

IV LITERATURA

Larisa ovi, Branimir ovi, Osnovi komunikologije, Banja Luka, 2007. godine, str.13 -15, 45, 83-106. edomir Ljubojevi, Marketing usluga, Novi Sad, 2003. godine, str. 185 198. Galogaa Milan, Komunikologija, Sremska Kamenica, 2005. godine, str. 158 170

13