PowerPoint-presentasjon - blogg.hioa.no · –Kjersti Thoresen, seniorrådgiver, SK –Geir Haugstveit, HR-direktør –Anne Christel Johnsgaard, kommunikasjonsdirektør –Solveig

Velkommen til informasjonsmøte!

24.04.2014

03.05.2014

Agenda

— Underveisevalueringen

— Fornyelse av studieadministrasjonen

— OU-programmet

— Nettarbeidsplass

— Strategisk campusutvikling

Presentasjonens tittel 03.05.2014

Underveisevaluering Informasjonsmøte 24. april 2014

03.05.2014

Mandat

— Ekstern evaluators mandat er: — Gjennomføre en analyse av i hvilken grad dagens organisasjonsdesign

understøtter realiseringen av Strategi 2020 og nasjonale utdannings- og forskningspolitiske føringer. I dette ligger også en analyse av hvordan dagens organisering kommuniserer høgskolens profil og egenart utad.

— Gjennomføre en evaluering av hvordan eksisterende organisasjonsdesign fungerer, med særlig vekt på forholdet mellom faglig og administrativ ledelse og erfaringene med todelt/enhetlig ledelse. Evalueringen bør også trekke inn prinsipper for og erfaringer med forholdet mellom faglig og administrativ ledelse ved andre høyere utdanningsinstitusjoner.

— Foreslå tiltak til forbedring som kan gi en bedre understøttelse for realisering av strategien og nasjonale forsknings- og utdanningspolitiske føringer.

— Foreslå tiltak til forbedring som kan bidra til at institusjonens profil og egenart kommuniseres bedre utad

— Gjennomføre en risikovurdering og kost/nytteanalyse av tiltakspunktene, herunder også en vurdering av hvilke omkostninger iverksettelse av endringsforslagene vil ha for institusjonen

Arbeidsutvalg for høgskolestyret

– Kari Toverud Jensen, rektor (prosjekteier)

– Ann Elisabeth Wedø, høyskoledirektør (prosjektleder)

– Erik Døving, Forskerforbundet

– Vibeke Moe, NTL

– Ragnar Audunson, UF-representant

– Eline Stølan, Studentparlamentet

Ansvar

– Fungere som arbeidsutvalg for styret

– Velge leverandør

– Gi retningslinjer for ekstern evaluator (NIFU)

– Forberede beslutningssak til styret

– Bidra til å forberede implementering

– Kommunikasjon med interessenter internt og eksternt

Sekretariat - HiOA

– Karin L. Bakke, seniorrådgiver, HR/organisasjonsutvikling

– Morten Riise, seniorrådgiver, Innkjøp

– Kjersti Thoresen, seniorrådgiver, SK

– Geir Haugstveit, HR-direktør

– Anne Christel Johnsgaard, kommunikasjonsdirektør

– Solveig Svantesen, seniorrådgiver, HR/ lederutvikling

Ansvar

– Hovedkontakt med ekstern leverandør

– Prosessansvarlig, prosjektledelse og -styring

– Skrive innstillinger til styresaker

– Blogg og møteplasser

– Jobbe parallelt og i samarbeid med eksterne leverandører

i prosjektets ulike faser

Ekstern evaluator fase 1 og 2 - NIFU

– Kyrre Lekve (oppdragsleder)

– Bjørn Stensaker (forsker 1, professor II)

– Svein Kyvik (forsker 1)

– Agnete Vabø (forsker 1)

– Mari Elken (forsker 3)

– Trude Røsdal (forsker 2)

Ansvar

– Gjennomføre evaluering og analyse i fase 1 og fase 2.

– Foreslå tiltak til forbedring ihht mandat i fase 2-/sluttrapport.

– Risikovurdering og kost/nytteanalyse av tiltakspunktene, vurdering av

omkostninger.

Referansegruppe

Utpekt av organisasjonene – Anka Ødegaardshaugen, seksjonssjef STU

– Dag Willy Tallaksen, førstelektor, HF

– Stuart Deakin, rådgiver, SAM

– Vera Berg, hovedtillitsvalgt, FF

Fra fakultetene/FA og Studentparlamentet – Bjørn Wangensteen, instituttleder, TKD

– Kristel Skorge, instituttleder SAM

– Ewelyn Jordal, seniorrådgiver stab, HF

– Trine B. Elvebakken, seniorrådgiver, avd SK.

– Trine B Haugen, prodekan forskning, HF

– Sidsel Øiestad Grande, instituttleder, LUI

– Torbjørn Jonassen, nestleder i Studentparlamentet

Ansvar • Representerer mangfold mht.

erfaring, kjønn og

organisatorisk tilhørighet ved

HiOA

• «Sparringspartner» for styret

og ekstern evaluator for å

«prøve ut» ideer, analyser og

forslag.

• Sikre involvering og

forankring i organisasjonen

• Gi innspill underveis i

prosessen

Organisering og roller

Referansegruppe

Høgskolestyret til HiOA

Arbeidsutvalg for høgskolestyret

Prosjektleder HiOA

Ekstern leverandør/

evaluator

Prosjektsekretariat

- HR/ OU

- Kommunikasjon

Underveisevaluering - 2014

Evalueringens Fase 2

Hørings- periode

Evalueringens fase 1

10

Valg av ekstern evaluator

S2

Styresak om fase 2 dyptgående evaluering Vedlegg: NIFU fase 1

S = vedtak på styremøte til HiOA S1= valg av ekstern evaluator, S2= vedtak om områder som er gjenstand

for mer dyptgående evaluering, S3= vedtak høringsspørsmål, S4= vedtak om organisasjonsdesign.

Forberede implementering

Behandle hørings- innspill

18-19. des. 2014

S3

Forslag til hørings- spørsmål. Vedlegg: NIFUs fase 2-/ sluttrapport

S4

2. sep. 6. mai Tidsplan:

Prosess:

Beslutningsunderlag:

Innspill og medvirkning: • Intervjuer • Referansegruppe • Arbeidsutvalg • Møter og samlinger:

• IDF • Løpende ledermøter • Ledersamlinger • Personalmøter

• Nett/blogg-side • Høringsinnspill

S1 Vedtak:

Uke 5-6

03.sep - 13.nov kl 12

Forslag til fastsette se av organisasjon. Vedlegg: oppsummering av høringsinnspill

Fremdriftsplan

— Styret fastsetter følgende hovedmilepæler for arbeidet:

— Evalueringen gjennomføres i perioden 24.02.14 – 07.08.14

Fase 1 gjennomføres i perioden: 24.02.14 – 11.04.14

Fase 2 gjennomføres i perioden: 26.05.14 – 07.08.14

— Høringsperioden fastsettes til 04.09.14 – 13.11.14

— Vedtak om framtidig organisasjonsdesign fattes i styremøte

18.12.14

— Implementering av eventuelle endringer skjer med virkning fra

01.08.15

Hovedfunn fra fase 1: HiOA – Ekstern underveisevaluering av

styring og ledelse, faglig og administrativ organisering:

«HiOA underveis mot strategiske mål» NIFU rapport 14/2014 (Lekve, Kyvik, Stensaker, Vabø, Elken, Røsdal og Gleinsvik)

Kyrre Lekve, assisterende direktør

Bjørn Stensaker, Professor UiO

April 2014

Eksternevaluering av HiOA: Styring og

ledelse, faglig og administrativ organisering

Fase 1: Februar-april 2014

Intervjuer (over 80, stort sett personlige),

dokumentanalyse, komparative analyser

Rapport publisert 11. april 2014

Hensikt: Beskrive situasjonen, plukke ut

områder for analyse i fase 2.

April 2014 HiOA - Ekstern underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og

administrativ organisering

http://www.nifu.no/publications/1128397/

13

Evaluering av Strategi 2020

Godt formulert strategi, med logiske hovedmål og delmål (i form av «strategier»)

Godt grep å vektlegge hvilke strategier som prioriteres i handlingsplansperioden

FUNN:

HiOAs måltavle gir ikke tilstrekkelig svar på delmåloppnåelse – Blanding av Nasjonale styringsparametere og egne parametere

– Måleparameterne adresserer bare hovedmålene

HiOAs rapportering til KD svarer først og fremst på sektormålene – Rapportering til eier burde vært tydeligere på virksomhetsmålene og delmålene

(strategiene)

– Uklarhet mellom løpende drift og strategiske satsinger (eller: Sammenhengen bør synliggjøres)

Metodologiske utfordring å slutte fra måloppnåelse til organisasjonsdesign – Kausalitetskjede: Målsettinger –> tiltak –> gjennomføring av tiltak –> resultater av

tiltakene

– Mange feilkilder på veien fra mål til resultater

– Måleutfordringer av strategiene


administrativ organisering 14

Styring og ledelse: Hemmere og fremmere

April 2014 15 HiOA - Ekstern underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og

administrativ organisering

Styret

Rektor/

direktør

HF TKD SAM LUI

Helse, ernær..

& ledelse

Farmasi & bio-

ingeniør

Atferdsviten- skap

Radiografi &

tannteknikk

Sykepleie

Ergoterapi &

ortopedi

Fysioterapi

Barnehage-

lærer

Grunnsk. og

faglærer

Internasj.

st. og tolke

Yrkesfaglærer

Arkiv, bibl. &

informasjon

Journalistikk

& medie

Sosialfag

Økn. og adm

Off adm & vf.

Prod.design

Estetiske fag

Info.tekn.

Indust.utvikl.

Bygg & energi

Fak.adm. Fak.adm. Fak.adm. Fak.adm.

Felles-

adm.

SPS

SVA

NAFO

Styring og ledelse: Hemmere og fremmere

Lang tjenestevei,

eks: fra

fakultetsdirektør til

FA: – Fra Fakultetsdirektør

– Til dekan

– Til høgskoledirektør

– Til FA

– Fra FA

– Til høgskoledirektør

– Til Dekan

– Til Fakultetsdirektør

Formelle og

uformelle

styringslinjer



Fakultetsdirektør

Dekan

Høgskoledirektør

Studiedirektør

1

2

3

4

5

6

Styring og ledelse



FUNN (1):

To styringslinjer: «Rektorlinjen» og «Høgskoledirektørlinjen» (som

det også skal være) – «Mer todelt» enn andre steder

– Ikke eneste måten å organisere det på.

En del «gnisninger» mellom de to styringslinjene: – Ulike logikker: Gjennomføring og effektivitet vs. faglighet, prosess og forankring/legitimitet

– Profesjonalisering av administrativ styringslinje: Oppfattes som for sterk?

– Tungvinte formelle kanaler som ikke har legitime komplementære uformelle kanaler

– Uklare overganger mellom de to styringslinjene

Enhetlig ledelse kan bidra til å klargjøre – Enhetlig i resten av organisasjonen

– Men: Vanlig å ha delt ledelse på institusjonsnivå og enhetlig i resten av organisasjonen

Hvordan skape velfungerende kombinasjoner av formelle og

uformelle styringslinjer?

Styring og ledelse, forts.



FUNN (2):

Styrer og råd – Er styrene egentlig «råd»? Bør det få konsekvenser?

– Har (institutt)rådene noen funksjon? Bør de styrkes?

Utvalgsstrukturen reflekterer ikke strategien: – Forankring i Strategi 2020 og universitetsambisjonen kan bli tydeligere: Er

profesjonsforankring reflektert i utvalgsstrukturen?

– Utvalg som tillegges svak betydning (eks. internasjonale utvalg)

– Oppgavefordeling mellom ulike nivåer kan klargjøres

– Balanse mellom legitimitet/representasjon og effektivitet

Mandater og fullmakter – Oppfattes og praktiseres ulikt (selv om HiOA har et rimelig gode beskrivelser)

– Erfaringer fra siste år som bør føre til endringer?

Styringslinjer og beslutningsstruktur: Anbefalinger til

mer dyptgående evaluering i fase 2

Gjennomgang og systematisering av mandat, fullmakter og

ansvar

Hybrid styringsstruktur: miks av enhetlig og delt ledelse kombinert

med styrer og råd – Gjennomgå styrer og råd

Utvalgsstruktur: Svarer den på høgskolens behov? – Vurdere endringer i utvalgsstrukturen

Enhetlig eller delt ledelse på institusjonsnivå – Hva er status i sektoren?

– Hva har skjedd siden 2011?

– Fordeler og ulemper => beslutningsgrunnlag for høgskolestyret



Faglig organisering: Funn

Overordnet struktur (fakultetsinndeling): Ikke avdekket spesielt

problematiske forhold ved tre av fakultetene (SAM, LUI, TKD)

Fakultet for helsefag: Uløste strukturelle utfordringer – Sykepleierutdanning ved to fakulteter

– Sterk dominans av sykepleiere i fakultetsstyret

Store forskjeller i måloppnåelse mellom fakultetene



Faglig organisering: anbefalinger til mer

dyptgående evaluering i fase 2

Fakultet for helsefag: Bidra til å løse strukturelle utfordringer – Dilemma: Kan en bred tilnærming til helsefag bevares når ett fagfelt er så dominerende?

Studieprogrammene – Hvordan svarer HiOA på sitt samfunnsoppdrag?

– Andre relevante organiseringsformer: «Schools»?

Store forskjeller i måloppnåelse mellom fakultetene – Alternative måter å organisere på innenfor fakultetsstrukturen?

– Stiller ambisjonen om å bli profesjonsuniversitet spesielle krav?

– Hvordan sikre overføring av gode erfaringer?



Administrasjonen – funn (1)

Den administrative styringslinjen har blitt profesjonalisert og blitt mer opptatt av strategisk ledelse (spesielt FA). Den administrative styringslinjen er preget av ønske om høy gjennomføringsevne, (mens den faglige styringslinjen er preget av behov for forankring, der legitimitet står sentralt).

HiOA - modell uten en egen instituttadministrasjon. – Forholdsvis stor oppslutning om å ha det administrative tyngdepunktet på fakultets- og

institusjonsnivå-

– På instituttnivå etterlyses det mer dedikert støtte, men i liten grad at tunge administrative tjenester (eks. studieadministrasjon, økonomi og HR) skal flyttes ut til instituttene. Hva slags type støtte vil bli kartlagt nærmere i fase 2.

HiOA som helhet har en høyere andel administrativt tilsatte enn andre universitet eller store høgskoler. – Noe kan tilskrives effekter av fusjonen med stor administrativ belastning kombinert med at

alle fikk beholde sin ansettelse.

– HiOA har organisert det meste av administrative tjenester internt (liten grad satt ut tjenester).



Administrasjonen – funn (2)

Råd: Viktig at HiOA gjennomfører egen brukerundersøkelse for

administrative tjenester (nå planlagt vår 2014)

Indikasjon på mer misnøye med administrativ støtte hos UF-

tilsatte ved HiOA enn på andre høgskoler og universitet.

(Resultater fra en undersøkelse gjennomført blant fagpersonalet i

2013)

Gjenkjennbar motsetning mellom UF-tilsatte og TA-tilsatte, men

den er noe sterkere enn ved andre høgskoler og universitet.

Det er gnisninger mellom FA og deler av resten av

organisasjonen. Balansen mellom å yte støtte til de UF-tilsatte på

en rasjonell måte og krav til en effektiv organisasjon er en

utfordring som må finne sin løsning uten å skape unødvendige

konflikter.



Administrasjon, oppgavefordeling og rolleforståelse:

Anbefaling til mer dyptgående evaluering i fase 2

Organisering av administrative støttetjenester: funksjonsfordeling

på ulike nivåer – Ta utgangspunkt i behov på ulike organisatoriske nivå og relasjonen mellom nivåene

– Starte på instituttnivået, og kartlegge behov nedenfor

Faglig-administrativt samspill – Vurdere prosesser i etterkant av fusjonen med tanke på bedre koordinering

– Vurdere spennet mellom administrasjon som støttefunksjon og administrasjon som

utviklingsaktør

Beslutningsstruktur: – Vertikal og horisontal oppgavefordeling



Hvordan realisere universitetsambisjonen?

FUNN:

Hva hemmer realiseringen av universitetsambisjonen? – Stor oppslutning om ideen om «profesjonsuniversitet»

– Stor oppslutning om ambisjonen som nødvendig virkemiddel for kvalitetsheving

– Ulike syn på hvor viktig universitetsambisjonen er, og hvor mye det haster

– Ifølge referansegruppa: bildet ute i organisasjonen er mer nyansert

Anbefaling til mer dyptgående evaluering i fase 2:

Hvordan er utfordringene taklet andre steder? – Nasjonale sammenlikninger: (Deler av) NTNU, UiS?

– Internasjonalt?

Sentrenes plass

Vurdering av politiske rammebetingelser og samfunnsmessige

kontekst => Hensiktsmessige tiltak for å nå fram



Anbefaling dyptgående evaluering i fase 2:

Oppsummering

Anbefalinger om faglig organisering – Struktur: bare HF

– Studieprogrammer: Profilen

– Fakultets- og instituttspesifikk måloppnåelse

Anbefalinger om styringslinjer og beslutningsstruktur – Styringslinjer og beslutningsstruktur

– Mandater og fullmakter: Informasjon og reelle utfordringer

– Utvalgsstruktur: Balanse mellom effektivitet og forankring

– Enhetlig ledelse med ekstern styreleder eller todelt ledelse?

Anbefalinger om å realisere universitetsambisjonen – NOKUT-kravene: Resultat av «resten»

– Nasjonal og internasjonal bench-marking

– (Politisk prosess)



Documents

PowerPoint-presentasjon - blogg.hioa.no · –Kjersti Thoresen, seniorrådgiver, SK –Geir Haugstveit, HR-direktør –Anne Christel Johnsgaard, kommunikasjonsdirektør –Solveig