Predloga - splošni zunanji brez glave · Web viewZajem podatkov na enem mestu ... 2015. Preizkusno delovanje v demonstracijskem okolju mora biti končano do 31. 12. ... Word, Wordove

PRILOGE D/1 DO D/13

PRILOGA D/1

Podatki o ponudniku

Naziv ponudnika:

Naslov ponudnika:

Kontaktna oseba:

Elektronski naslov kontaktne osebe:

Telefon:

Fax:

Identifikacijska številka ponudnika:

Matična številka ponudnika:

Št. transakcijskega računa:

Zakoniti zastopnik (podpiše Krovno izjavo PRILOGA D/2:)

Pooblaščena oseba za podpis ponudbe (če to ni zakoniti zastopnik)*:Imenovani pooblaščenec (naziv, naslov, e-naslov in telefon) za vročanje po ZUP ter ostale pozive naročnika (izpolni samo ponudnik, ki nima sedeža v RS):

Kraj in datum: Ponudnik:

Žig in podpis:

* V tem primeru mora ponudnik predložiti pooblastilo, iz katerega izhaja, da je zakoniti zastopnik ponudnika to osebo pooblastil za podpis ponudbe.

2

PRILOGA D/2

KROVNA IZJAVA PONUDNIKA*

V zvezi z javnim naročilom

Naročnik: Elektro Gorenjska, d.d., Ulica Mirka Vadnova 3/a, 4000 Kranj

Naziv javnega naročila: Nabava, implementacija, integracija in vzdrževanje informacijskega sistema za FRS, MSP in HRM

Št. javnega naročila (vodena pri naročniku): JN-11/2013

_________________________________________________________________________(naziv in naslov ponudnika)

Izjavljamo in se strinjamo, da:- so dokumenti in podatki, ki so podani v ponudbi za predmetno javno naročilo,

resnični, ter da fotokopije priloženih listin ustrezajo originalu. Za podane podatke, njihovo resničnost in ustreznost fotokopij prevzemamo popolno materialno in kazensko odgovornost;

- smo v celoti seznanjeni z obsegom in zahtevnostjo javnega naročila ter brez kakršnihkoli zadržkov in v celoti, brez kakršnih koli omejitev, sprejemamo vse pogoje, navedene v celotni razpisni dokumentaciji za oddajo javnega naročila, in da bomo, če bomo izbrani, izvajali javno naročilo strokovno in kvalitetno po pravilih stroke, v skladu z veljavnimi predpisi (zakoni, pravilniki, standardi, tehničnimi soglasij), tehničnimi navodili, priporočili in normativi ter s strokovno usposobljenimi izvajalci;

- smo pri pripravi ponudbe spoštovali obveznosti, ki izhajajo iz predpisov o varstvu pri delu, zaposlovanju in delovnih pogojih, veljavnih v Republiki Sloveniji;

- če ne bomo izbrani za izvedbo javnega naročila, ne bomo imeli do naročnika kakršnegakoli odškodninskega zahtevka.

Soglašamo s tem, da naročnik iz uradnih evidenc pridobi podatke o izpolnjevanju pogojev, navedenih v 25. točki III. poglavja razpisne dokumentacije, ter bomo po potrebi dali soglasje za pridobitev drugih podatkov v zvezi z izpolnjevanjem teh pogojev.


Žig in podpis:

* v primeru skupne ponudbe izjavo podpiše le nosilec posla, določen v aktu o skupnem nastopanju

3

PRILOGA D/3

IZJAVA PONUDNIKA






SPLOŠNE IZJAVE

1. Izjavljamo, da v obdobju zadnjih dveh let pred objavo tega javnega naročila:- v ponudbah danih drugim naročnikom, nismo podajali izjav ali drugih navedb, ki

vplivajo na izbiro ponudbe, za katere se je izkazalo, da so neresnične ali zavajajoče;- nismo ravnali neprofesionalno na področju, ki je podobno področju tega javnega

naročila.Strinjamo se, da naročnik preveri izpolnjevanje tega pogoja z ustreznimi sredstvi (razgovor s poslovnimi partnerji ponudnika ipd.).2. Izjavljamo, da smo pri pripravi ponudbe spoštovali obveznosti, ki izhajajo iz predpisov

o varnosti in zdravju pri delu, zaposlovanju in delovnih pogojih, veljavnih v Republiki Sloveniji.

3. Izjavljamo, da nismo sodelovali pri pripravi razpisne dokumentacije ali njenih delov.4. Izjavljamo, da nastopamo s podizvajalcem: DA NE

(ustrezno obkrožite)

PRAVNA SPOSOBNOST

5. Izjavljamo, da smo registrirani za dejavnosti, ki so predmet javnega naročila, in da imamo vsa potrebna dovoljenja pristojnih organov za opravljanje predmetnih dejavnosti.

6. Izjavljamo, da kot pravna oseba in nobeden od zakonitih zastopnikov, nismo bili pravnomočno obsojeni za katero izmed naslednjih kaznivih dejanj:

– sprejemanje podkupnine pri volitvah (157. člen KZ-1),– goljufija (211. člen KZ-1),– protipravno omejevanje konkurence (225. člen KZ-1),– povzročitev stečaja z goljufijo ali nevestnim poslovanjem (226. člen KZ-1),– oškodovanje upnikov (227. člen KZ-1),– poslovna goljufija (228. člen KZ-1),– goljufija na škodo Evropske unije (229. člen KZ-1),– preslepitev pri pridobitvi in uporabi posojila ali ugodnosti (230. člen KZ-1),– preslepitev pri poslovanju z vrednostnimi papirji (231. člen KZ-1),– preslepitev kupcev (232. člen KZ-1),– neupravičena uporaba tuje oznake ali modela (233. člen KZ-1),– neupravičena uporaba tujega izuma ali topografije (234. člen KZ-1),– ponareditev ali uničenje poslovnih listin (235. člen KZ-1),– izdaja in neupravičena pridobitev poslovne skrivnosti (236. člen KZ-1),– zloraba informacijskega sistema (237. člen KZ-1),– zloraba notranje informacije (238. člen KZ-1),– zloraba trga finančnih instrumentov (239. člen KZ-1),

4

– zloraba položaja ali zaupanja pri gospodarski dejavnosti (240. člen KZ-1),– nedovoljeno sprejemanje daril (241. člen KZ-1),– nedovoljeno dajanje daril (242. člen KZ-1),– ponarejanje denarja (243. člen KZ-1),– ponarejanje in uporaba ponarejenih vrednotnic ali vrednostnih papirjev (244. člen KZ-1),– pranje denarja (245. člen KZ-1),– zloraba negotovinskega plačilnega sredstva (246. člen KZ-1),– uporaba ponarejenega negotovinskega plačilnega sredstva (247. člen KZ-1),– izdelava, pridobitev in odtujitev pripomočkov za ponarejanje (248. člen KZ-1),– davčna zatajitev (249. člen KZ-1),– tihotapstvo (250. člen KZ-1),– izdaja tajnih podatkov (260. člen KZ-1),– jemanje podkupnine (261. člen KZ-1),– dajanje podkupnine (262. člen KZ-1),– sprejemanje koristi za nezakonito posredovanje (263. člen KZ-1),– dajanje daril za nezakonito posredovanje (264. člen KZ-1),– hudodelsko združevanje (294. člen KZ-1).7. Izjavljamo, da: - nismo v postopku prisilne poravnave in za nas ni bil podan predlog za začetek

postopka prisilne poravnave in sodišče o tem predlogu še ni odločilo, - nismo v stečajnem postopku in za nas ni bil podan predlog za začetek stečajnega

postopka in sodišče o tem predlogu še ni odločilo, - nismo v postopku prisilnega prenehanja, za nas ni bil podan predlog za začetek

postopka prisilnega prenehanja in sodišče o tem predlogu še ni odločilo, z našimi posli iz drugih razlogov ne upravlja sodišče ter nismo opustili poslovne dejavnosti in nismo v katerem koli podobnem položaju.

8. Izjavljamo, da na dan roka za oddajo ponudb nismo uvrščeni v evidenco ponudnikov z negativnimi referencami iz 77.a člena ZJN-2 in 81.a člena ZJNVETPS.

9. Izjavljamo, da:- naša družba ni uvrščena na seznam poslovnih subjektov iz 35. člena ZIntPK,- da bomo pred sklenitvijo pogodbo, če bomo izbrani, v skladu s VI. odstavkom 14.

člena ZIntPK naročniku predložili izjavo (PRILOGA D/11) oziroma podatke o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu naše družbe, vključno z udeležbo tihih družbenikov, ter o gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje, da so povezane družbe z našo družbo (prav tako za naše morebitne podizvajalce). Zavedamo se, da če bomo predložili lažno izjavo oziroma dali neresnične podatke o navedenih dejstvih, ima to za posledico ničnost pogodbe.

EKONOMSKO–FINANČNA SPOSOBNOST

10. Izjavljamo, da imamo na dan, ko je bila oddana ponudba, poravnane vse davke in prispevke za socialno varnost, v skladu s predpisi države, kjer imamo svoj sedež, in predpisi države naročnika, oziroma imamo zapadle, neplačane obveznosti iz tega naslova v vrednosti manj kot 50 EUR.

11. Izjavljamo, da imamo na dan oddaje ponudbe plačane vse druge zapadle obveznosti. 12. Izjavljamo, da bomo, če bomo izbrani, naročniku dostavili garancijo za dobro izvedbo

pogodbenih obveznosti, kot pogoj za veljavnost pogodbe, in, po dokončni izvedbi del, garancijo za odpravo napak v garancijski dobi. Garanciji morata biti nepreklicni in brezpogojni, plačljivi na prvi poziv, v višini 5 % pogodbene vrednosti brez DDV, ter veljavni in v identični vsebini kot izhaja iz točke 25 (podtočki 7.2. in 7.3.) razpisne dokumentacije in vzorca bančnih garancij (PRILOGA F/1).

5

TEHNIČNE IN KADROVSKE SPOSOBNOSTI

13. Izjavljamo, da smo zanesljivi, strokovni in imamo potrebne izkušnje ter razpolagamo z zadostnimi tehničnimi in kadrovskimi zmogljivostmi za izvedbo predmetnega javnega naročila in sicer:

- bomo ves čas izvajanja javnega naročila zagotavljali naročniku najmanj dvanajst (12) delavcev, kateri v obdobju od leta 2010 do dneva za oddajo ponudb, izkazujejo sodelovanje (referenco) pri najmanj eni uspešni realizaciji implementacije in integracije FRS, MSP in HRM modulov, pri čemer jih je najmanj osem sodelovalo pri naročnikih, ki so se v času podpisa zapisnika o dokončnem prevzemu IS po ZGD-1 šteli za srednje ali velike družbe,

- vsi angažirani delavci pri naročniku aktivno govorijo, berejo in pišejo v slovenskem jeziku,

- bomo v primeru menjave angažiranih delavcev med izvajanjem pogodbe z drugim delavcem, za novega delavca izkazali pogoj reference, kot je bil zahtevan v javnem naročilu. Pogoj iz točke 13 izpolnjujemo (ustrezno obkrožite):

a) sami,b) skupaj s skupnim(i) partnerjem(i),c) skupaj s podizvajalcem(i),d) skupaj s skupnim(i) partnerjem(i) in podizvajalcem(i).

14. Izjavljamo, da za brezhibno delovanje in vzdrževanje novega IS dajemo naslednji garancijski rok (od podpisa zapisnika o dokončnem prevzemu novega IS):

_____ (najmanj 24) mesecev. Zavezujemo se, da bomo v času garancije odpravili vse morebitne napake in nepravilnosti, ki bi se pokazale na novem IS in izvedli vse nadgradnje, ki so posledica sprememb zakonodaje. Napake bomo začeli odpravljati in jih odpravili in izvedli nadgradnje zakonskih sprememb v rokih, ki so določeni v Pogodbi o pogarancijskem vzdrževanju novega IS. Če z odpravo napake ne bomo začeli oziroma ne bomo izvedli nadgradnje zaradi zakonskih sprememb v določenih rokih, ima naročnik pravico na naš račun nepravilnosti odstraniti sam oziroma po tretjem usposobljenem izvajalcu. Naročnik ima v tem primeru pravico unovčiti ustrezno garancijo. Ne glede na to, pa smo dolžni naročniku povrniti stroške, ki so nastali zaradi nespoštovanja odzivnih rokov.Enako garancijsko dobo za brezhibno delovanje in odpravo napak bomo zagotavljali tudi za vse izvedene nadgradnje v času veljavnosti pogodbe o nabavi, implementaciji in integraciji novega IS in pogodbe o pogarancijskem vzdrževanju novega IS.


Žig in podpis:

6

PRILOGA D/4

UDELEŽBA PODIZVAJALCEV






izjavljamo, da nastopamo s podizvajalcem, in sicer

PODIZVAJALEC:Firma:

Naslov:

Matična številka:

Davčna številka:

Številka TRR:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

VRSTA OBVEZNOSTI (predmet, količina):

Vrednost del:

Kraj dela:

Rok izvedbe:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Izjavljamo, da bomo v primeru morebitne zamenjave podizvajalca ali uvedbe novega podizvajalca v času izvajanja javnega naročila, predhodno pridobili pisno soglasje naročnika in izpolnili vse zahteve, ki jih določata ZJNVETPS in razpisna dokumentacija predmetnega javnega naročila.


Žig in podpis:

Opomba: Izjavo je potrebno izpolniti le v primeru, če ponudnik nastopa s podizvajalcem. Če ponudnik nastopa z več kot enim podizvajalcem, se ta priloga izpolni za vsakega podizvajalca posebej.

7

PRILOGA D/5

SOGLASJE PONUDNIKA ZA PRIDOBITEV OSEBNIH PODATKOV

V zvezi z javnim naročilom:




izjavljamo, da Elektru Gorenjska, d.d., kot naročniku, dajemo soglasje skladno z 22. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov, da za potrebe izvedbe javnega naročila, pridobi podatke od ministrstva, pristojnega za pravosodje, da kot ponudnik nismo bili, ter da prav tako tudi naši zakoniti zastopniki niso bili pravnomočno obsojeni zaradi kaznivih dejanj, ki so opredeljena v razpisni dokumentaciji predmetnega javnega naročila.

1. Ponudnik:

Ulica:Poštna številka in kraj:Davčna številka:Št. vložka v sodnem registruMatična številka (oz. EMŠO za s.p.):

2. Zakoniti zastopnik (kot fizična oseba):Ulica (naslov stalnega prebivališča):Poštna številka in kraj:EMŠO:

3. Zakoniti zastopnik (kot fizična oseba):Ulica (naslov stalnega prebivališča):Poštna številka in kraj:EMŠO:

___________________(podpis zakonitega zastopnika pod zaporedno št. 2

___________________(podpis zakonitega zastopnika pod zaporedno št. 3


Žig in podpis:

OPOMBA: V primeru, da ima ponudnik več kot dva zakonita zastopnika (vključno s prokuristi), se priloga ustrezno fotokopira. Zakoniti zastopnik podpiše navedeno izjavo kot fizična oseba in ne kot predstavnik ponudnika. Če ponudbo oddaja samostojni podjetnik, na mesto matične številke vpiše svojo EMŠO.

8

PRILOGA D/6

Izjava tujega ponudnika (v skladu s podtočko 3.1., točke 25 razpisne dokumentacije)

Obrazec S.BON-1 ali bonitetno potrdilo (v skladu s podtočko 3.2., točke 25 razpisne dokumentacije)

9

PRILOGA D/7_________________________________(naziv potrjevalca reference)_________________________________(naslov potrjevalca reference)_________________________________(pošta in naziv pošte potrjevalca reference)

REFERENČNO POTRDILO(zaposleni)

Izjavljamo, da je:__________________________________________________________________________(ime in priimek)

za našo družbo v obdobju od leta 2010 do dneva oddaje ponudb sodeloval/a pri implementaciji IS (FRS, MSP in HRM moduli):

- ____________________________________________________________________ (naziv informacijske rešitve in ponudnik).

Leto zaključka implementacije: _____________.

Realizacija projekta (ustrezno obkrožiti): USPEŠNA NEUSPEŠNA

Kontaktna oseba za preverjanje reference je: _____________________________________,

tel.: ____________________ in e-mail __________________________________________.

Delo je navedena oseba opravila strokovno in kvalitetno v skladu s predpisi stroke in v pogodbeno dogovorjenem roku.

Potrjevalec reference se strinja, da ima naročnik Elektro Gorenjska, d.d. pravico, da preveri to referenco in opravi ogled.

Ime, priimek in podpis odgovorne osebe potrjevalca reference:

___________________ žig _________________________________ (Kraj in datum) (podpis potrjevalca reference)

Opomba: - ponudniki lahko predložijo dokazilo o zahtevanih referencah tudi v drugačni obliki, vendar

morajo biti na potrdilu navedeni vsi zgoraj zahtevani podatki- ponudnik lahko ta obrazec kopira in izpolnjenega predloži v številu zahtevanih izvodov oz.

predloži izjave z navedeno vsebino

10

PRILOGA D/8________________________________(naziv potrjevalca reference)_________________________________(naslov potrjevalca reference)_________________________________(pošta in naziv pošte potrjevalca reference)

REFERENČNO POTRDILO(ponudnik)

Izjavljamo, da je družba:__________________________________________________________________________

za našo družbo v obdobju od leta 2010 do dneva oddaje ponudb implementirala IS (obseg je razviden iz priloge):

- ____________________________________________________________________ (naziv informacijske rešitve in ponudnika).

Leto zaključka implementacije: _____________

Implementiran IS upravlja s/z _________ saldakonti in _________ osnovnimi sredstvi.

Realizacija projekta (ustrezno obkrožiti): USPEŠNA NEUSPEŠNA

Izvedba v roku (ustrezno obkrožiti): DA NE

Kontaktna oseba za preverjanje reference je: _____________________________________,

tel.: ____________________ in e-mail __________________________________________.

Potrjevalec reference se strinja, da ima naročnik Elektro Gorenjska, d.d. pravico, da preveri to referenco in opravi ogled.

Ime, priimek in podpis odgovorne osebe potrjevalca reference:

___________________ žig _________________________________ (Kraj in datum) (podpis potrjevalca reference)

Opomba: - referenčni naročnik mora izpolniti tudi tabelo funkcionalnosti, ki je priloga tega referenčnega

potrdila, in iz katere izhajajo funkcionalnosti, ki jih je ponudnik implementiral pri referenčnem naročniku

- ponudniki lahko predložijo dokazilo o zahtevanih referencah tudi v drugačni obliki, vendar morajo biti na potrdilu navedeni vsi zgoraj zahtevani podatki

- ponudnik lahko ta obrazec kopira in izpolnjenega predloži v številu zahtevanih izvodov oz. predloži izjave z navedeno vsebino

- ponudnik mora za vsako referenco priložiti podpisan zapisnik o dokončnem prevzemu IS

11

Priloga k referenčnemu potrdilu za ponudnika

Tabela funkcionalnosti

Računovodstvo

Funkcionalnost implementirana

DA NE

1. Konsolidirani izkazi in konsolidirana poročila

IS naj omogoča pripravo konsolidiranih računovodskih izkazov in drugih poročil, potrebnih za razkritje v letnem konsolidiranem poročilu v skladu z zakonodajo.

Glavna knjiga

2. Možnost izvoza podatkov (v Excel, Word, Wordove predloge, PDF).

3. Omogočiti vzdrževanje kontnega načrta in kontov glavne knjige.

4. Knjiženje dokumentov glavne knjige (ročno knjiženje, avtomatsko knjiženje na podlagi vnaprej definiranih pravil knjiženja, iz drugih analitičnih evidenc) v skladu z zakonodajo, Slovenskimi računovodskimi standardni in internimi pravilniki .

5. Nov IS mora omogočati avtomatsko delitev knjigovodske listine na podlagi vnaprej pripravljenih ključev.

6. Zagotoviti storno dokumenta (posamičen/masovni), korekture temeljnic.

7. Priprava vseh mesečnih in letnih računovodskih izkazov za družbo za notranje in zunanje uporabnike (bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov po posredni in neposredni metodi, izkaz gibanja kapitala in izkaz vseobsegajočega donosa).

8. Nov IS naj omogoča avtomatsko pripravo izkazov po dejavnosti na podlagi vnaprej pripravljenih ključev.

9. Nov IS mora omogočiti elektronsko oddajo vseh poročil (računovodski izkazi, davek od dohodka pravnih oseb, statistika finančnih računov, ostala standardna poročila), ki se pripravljajo za zunanje uporabnike (npr. Ajpes, Davčni urad, Banka Slovenije).

10. Kontrolna poročila glavne knjige z analitičnimi evidencami, vgrajene logične računovodske kontrole (npr. izravnava temeljnic, DDV evidence, knjiženje na pravilno stran konta).

11. Zabilančno vodenje garancij, menic, drugih oblik zavarovanja, drobnega inventarja, osnovnih sredstev v tuji lasti.

12. Omogočen zaključek poslovnega obdobja/leta.

12

13. Možnost prenosa temeljnic, ki so generirane v drugih programskih modulih.

14. Nov IS mora zagotavljati dnevno arhiviranje (dnevnik knjižb) in elektronsko arhiviranje podatkov ob zaključku poslovnega leta.

15. Nov IS mora zagotoviti avtomatičen prenos zaključka obračunskega leta v otvoritve naslednjega leta.

16. Nov IS omogoča pregled bruto bilance tudi po mesecih in sicer promet v dobro in breme (saldo v breme in dobro) ter možnost neposrednega vpogleda v kontne kartice do izvora posamezne knjižbe (knjigovodska listina).

Evidenca prejetih faktur

17. Omogoča zajem faktur preko dokumentnega sistema EBA (OCR prepoznava podatkov)

18. Omogoča vnos dodatnih podatkov o fakturi na nivoju dejavnosti, po vrsti fakture, evidentiranje davkov

19. Omogoča vpogled na prejeto fakturo v dokumentnem sistemu

20. Omogoča zajem e-računa

21. Omogoča povezavo z naročilnico oz. nabavno službo

22. Omogoča večnivojsko elektronsko potrjevanje prejete fakture po vnaprej določenih likvidacijskih postopkih z vpogledom na dokumente v okviru dokumentnega sistema:

- Izbira prvega podpisnika (likvidatorja) in odobritelja (nadrejeni likvidatorju) iz naročilnice

- Možnost vnosa komentarja v postopku potrjevanja- Možnost izbire in dodelitve vnaprej določenih ključev na

dokument

23. Omogoča sledljivost dokumenta v fazi potrjevanja (kdo ima dokument)

24. Omogoča evidenco faktur po statusu (prejeta, v procesu potrjevanja, likvidirana, knjižena, zavrnjena s strani likvidatorja, zavrnjena s strani odobritelja,

Plačilni promet

25. Za elektronsko izmenjavo plačilnih nalogov v Sloveniji mora rešitev podpirati vsaj naslednje plačilne formate

26. TKDIS APP ali XML (EUR),

27. MT-101 Halcom (EUR in devizni),

28. ZBS XML (EUR in devizni), 10

29. Halcom B2B (devizni),EBA B2B, B2C

30. splošni format ZBS (devizni),

31. ISO SEPA XML (Halcom).

13

Na strani prejetih bančnih obvestil o dnevno izvedenih EUR in deviznih prilivih in odlivih na bančnem računu, so za elektronski uvoz in knjiženje bančnega izpiska podprti naslednji formati

32. TKDIS APP (EUR),


34. MT940 Halcom (EUR in devizni),

35. izplačila dividend, - v smislu avtomatskega zapiranja drugih podatkov, ki niso iz Sistema (npr Ixtlan),

36. Omogoča prejem, obdelava in arhiviranje elektronskih računov v formatu e-slog (GZS).

Izvajanje plačilnega prometa

37. Proces plačevanja (predplačila, delna plačila, blokada za plačilo, domača/tuja plačila, obvestilo o plačilu za dobavitelja ipd.),

38. Omogoča pripravo in knjiženje medesebojne kompenzacije

39. Omogoča pripravo in knjiženje verižnih kompenzacij.

40. Omogoča sprotno evidentiranje kompenzacije preko plačilnega prometa (obračunski nalog)

41. Omogoča pripravo podatkov za ePobot (seznam zapadlih prejetih faktur, kreiranje datoteke za Ajpes in uvoz)

42. Omogoča evidenco izvršenih kompenzacij

43. izvajanje drugih oblik medsebojnih poravnav obveznosti (cesije in asignacije),

Saldakonti dobaviteljev

44. Omogoča spremljanje dobav in računov na nivoju dobavitelja,

45. Omogoča storno dokumenta (posamičen/masovni),

46. Omogoča delitev obveznosti na podlagi protiknjižbe

47. Omogoča posamično ali masovno zapiranje odprtih postavk pri uvozu izpiska,

48. Omogoča zapiranje avansov in ostalih oblik plačil (kompenzacije) z odprtimi obveznostmi. Podatki morajo biti evidentirni na podlagi protiknjižbe prejete fakture (enako kot pri plačilih po TRR)

49. Omogoča izpis korespondence za poslovne partnerje (npr. kartica dobavitelja, izpis odprtih postavk, poročila in analize na nivoju dokumentov in šifre dobavitelja (zaprte/odprte/vse vrstične postavke, saldi, po posameznih dobaviteljih, za skupino dobaviteljev, poročilo o neporavnanih obveznostih na določen dan, spremljanje stanja dobaviteljev po rokih zapadlosti in priprava poročil, ipd.),

50. Omogoča izdelavo poročila o dobavah, za katere še ni prejet račun,

14

Obračun plače

51. Omogoča pripravo podatkov za obračun plač (z upoštevanjem bonitet, dohodninske lestvice, odtegljajev zaposlenca, materialnih stroškov, delodajalčevih in delojemalčevih prispevkov za prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje).

52. Omogoča zahtevnejše obračune dohodkov iz delovnega razmerja v skladu z zakonodajo in Podjetniško kolektivno pogodbo (npr. regres, 13. plača, božičnica, odpravnine, jubilejne nagrade, dodatki na plače, delovna uspešnost,…). Omogoča upoštevanje vrednosti faktorja pri obračunu plače.

53. Omogoča obračun dohodkov iz drugega pogodbenega razmerja (tudi avtorske pogodbe), obračun prejemkov članov nadzornega sveta.

54. Omogoča obračun davčnega odtegljaja na podlagi prejete fakture.

55. Zagotavlja vse zakonske zahteve za pripravo in oddajo obračuna, ažuriranje zakonsko določenih šifrantov (npr. letna dohodninska lestvica) (REK obrazci, AJPES, kreiranje virmanov za plače za zbirni center, M4 datoteka, DURS, ODO-1).

56. Omogoča pripravo temeljnic na podlagi obračunov za knjiženje v glavno knjigo.

57. Omogoča analize in izpise s področja obračuna plač za zunanje in notranje potrebe (obrazec-izplačilo regresa za letni dopust za leto……, obrazec 1-ZAP/M za mesec….za leto….., ZAP-RSD,ZAP-SDČ, M4, podatki za razkritja v letnem poročilu, podatki za pripravo davčnega obračuna).

58. Omogoča izračun stroškov neizkoriščenega letnega dopusta.

59. Omogoča pripravo podatkov za aktuarski izračun.

60. Omogoča spremljanje plač pa vrstah plačil (dodatki, dopusti), opravljene ure.

61. Evidentiranje in spremljanje prispevkov za invalide - kontrola na kvoto.

62. Uvoz evidence ur in povračil stroškov dela iz obstoječih aplikacij.

63. Obračun premij za prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje ter avtomatski prenos na Modro zavarovalnico, obračun bonitet (specifikacija po vrstah bonitet),odtegljaji (posojila, članarine…).

Potni nalogi

64. Integracija z interno aplikacijo e-križanka

65. Omogoča obračun potnih stroškov doma in v tujini,

66. Omogoča izplačilo potnih stroškov (neposredno po obračunu na TRR zaposlenega ali prenos v obračun plač in izplačilo potnih stroškov v obliki materialnih stroškov ob izplačilu plač) in poročanje v skladu z veljavno zakonodajo (REK).

67. Omogoča knjiženje obračunanih potnih stroškov,

15

68. poročila in analize.

Upravljanje denarnih tokov

69. Omogoča pripravo planiranega izkaza denarnih tokov z upoštevanjem vseh knjiženih knjigovodskih listin, odprtimi naročili, pogodbami, anuitetami kreditov in možnim dodatnim ročnim vnosom (npr. še ne prejetimi posojili, po katerih bodo anuitete zapadle v n-obdobju).

70. Omogoča usklajevanje planiranih dogodkov z dejanskimi prilivi in odlivi.

71. Omogoča uvoz bančnih izpiskov na nivoju dneva, banke, posameznega TRR, dnevno spremljanje denarnega stanja in poslovnih dogodkov na bančnih računih.

72. Omogoča izdelavo poročil

73. Omogoča srednjeročno in dolgoročno načrtovanje in planiranje likvidnosti.

Upravljanje kreditov in depozitov

74. Omogoča vodenje kreditov po dejavnostih, stroškovnih mestih in nosilcih z amortizacijskim načrtom (prejem, vračilo, stanje, obresti).

75. Omogoča pripravo izkaza denarnih tokov z upoštevanjem prejetih kreditov in odplačila anuitet.

76. Omogoča vodenje depozitov po dejavnostih, stroškovnih mestih in nosilcih z amortizacijskim načrtom (prejem, vračilo, stanje, obresti).

77. Omogoča pripravo izkaza denarnih tokov z upoštevanjem prejetih depozitov in odplačila anuitet

78. Omogoča vodenje kreditov in depozitov med podjetji v skupini (cashmanagement).

79. Omogoča simulacijo izračuna obresti.

80. Omogoča obračun obresti.

Zakonske in ostale posebnosti poslovanja v Sloveniji, ki jih mora rešitev zagotavljati

Davek na dodano vrednost

16

81. Evidentiranja DDV od pridobitev sredstev iz EU in tujine.

82. Evidentiranje DDV od pavšalistov.

83. Evidentiranja DDV od prejetih in danih avansov.

84. Poročila o dobavah (76.a člen Energetskega zakona).

85. Evidentiranje brezplačnih najemov naših osnovnih sredstev in brezplačnih storitev.

86. Evidentiranje inventurnega manjka.

87. Popravek DDV zaradi stečajev in prisilnih poravnav.

88. Evidentiranje oproščenega prometa in prometa, ki ni predmet DDV.

89. Prefakturiranje, uporaba blaga in storitev za neposlovne namene.

90. Knjige prejetih in izdanih faktur.

91. Možnost uvoza podatkov za pripravo DDV-O obrazca iz masovnih saldakontov.

92. Omogoča pripravo in oddajo obrazca DDV-O.

93. Omogoča izdelavo rekapitulacijskega poročila RP-O.

94. Omogoča podporo za elektronsko izmenjavo podatkov in/ali ustreznimi formati izmenjave za področje davkov.

95. Omogoča kreiranje temeljnice DDV obračuna na nivoju meseca.

Trošarina

96. Omogoča evidence in obračun trošarin.

97. Omogoča elektronsko posredovanje podatkov na CURS.

Poročanje Banki Slovenije oz. AJPES

98. Poročilo za namene statistike finančnih računov (SFR).

99. Poročilo o kratkoročnih terjatvah in obveznostih iz poslovanja z nerezidenti (SKV).

100. Plače.

101. Nepremičnine v tujini.

17

Matični podatki poslovnih partnerjev

102. Osnovni matični podatki

Omogoča vnos vseh atributov, ki so navedeni v tej specifikaciji za izdelavo poročil.

103. Omogoča vodenje poslovnih partnerjev po statusu (aktiven, neaktiven, stečaj, prisilna poravnava, blokada TRR,…).

104. Poslovni partnerji ERP morajo biti sinhronizirani s poslovnimi partnerji obstoječega IS v času prehoda.

18

Register pogodb

Register pogodb

105. Prenos podatkov iz obstoječega registra.

106. Omogoča navezavo fizična pogodba - register.

107. Zavedbe vseh vrst pogodb, čas trajanja pogodbe, navezava z naročilnicami.

108. Poročila za pregledovanje pogodb vezano tudi skozi dokumentni sistem EBA.

Saldakonti kupcev

Knjiženje izdanih računov/dobropisov poslovnim partnerjem

109. Izmenjava podatkov iz masovnega obračuna omrežnine in modula prodaje (integracija z obstoječim sistemom).

110. Avtomatsko knjiženje izdanih faktur na podlagi vnaprej določene structure knjiženja (konti, evidentiranje za namene DDV, INTRASTAT).

111. Omogoča knjiženje avansov, kompenzacij, asignacij, cesij in ostalih načinov poravnav terjatev.

112. Omogoča spremljanje saldakontov po merilnih mestih.

113. Omogoča evidentiranje obročnih plačil.

114. Omogoča pripravo starostne strukture terjatev.

Prejeta plačila (tudi vračila)

115. Omogoča razporejanje, zapiranje in knjiženje zbirnih plačil večjih strank (npr. občine, upravljavci stanovanjskih zgradb).

116. Omogoča naknadno urejanje nerazporejenih plačil.

117. Izpis nerazporejenih plačil po raznih kriterijih (na dan, po partnerju).

118. Omogoča sledljivost knjiženega plačila na kupcu do izvora (npr. priliv na bančni izpisek).

119. Omogoča hranjenje originalnega bančnega izpiska.

120. Omogoča pregledovanje bančnih izpiskov po raznih kriterijih.

121. Omogoča evidence vračila preplačil kupcem (kreiranje vračila, povezava s plačilnim prometom, avtomatsko prepoznavanje vračila na bančnem izpisku).

19

Opominjanje

122. Omogoča izdelavo opominov (posamično ali množično) po kupcu ali po merilnih mestih.

123. Omogoča urejanje seznama kupcev za namene opominjanja (npr. izločanje).

124. Omogoča možnost sledenja opominov (npr. 1. opomin, 2. opomin, …).

125. Omogoča integracijo podatkov z ŽCO za namene odklopov.

126. Omogoča možnost zaračunavanja stroškov opominjanja preko izdanih faktur.

Obračun zamudnih obresti

127. Omogoča možnost obračuna zamudnih obresti od terjatev in plačil posamično oz. množično ter avtomatsko knjiženje obračunov glede na preddefinirano shemo knjiženja in (ne) evidentiranje za namene DDV.

128. Možnost izločanja oz. vključevanja kupca v obračun zamudnih obresti.

129. Možnost obračunanih zamudnih obresti na svojem računu ali na naslednjem rednem računu za omrežnino.

Prenos na dvomljive/sporne terjatve in oblikovanje popravka vrednosti

130. Omogoča dodeljevanje statusov (tožba, stečaj, prisilna poravnava, izvršba, dvomljiva terjatev).

131. Omogoča pripravo avtomatske temeljnice za prenos na dvomljive oz. sporne terjatve

132. Omogoča pripravo posamičnih oz. skupinskih predlogov za COVL.

133. Omogoča pregled in analize: kartica kupca, IOP na določen dan, IOP po obračunskem obdobju, kartica kupca po merilnih mestih, poročilo o nekoriščenih avansih,

Kadrovska administracija

20

Organizacijski management

134. Vzdrževanje organizacijskih struktur, zgodovina organizacijskih struktur, simulacija organizacijskih struktur,

135. Katalog delovnih mest z vrednotenjem in postavkami z opisnega lista, zgodovina delovnih mest.

Zaposlovanje

136. Zahteva za notranjo in zunanjo objavo prostih delovnih mest, povezava na bazo delovnih mest izbira oblike izgleda s predlogami in povezava z dokumentnim sistemom - hramba povezava prek web service v dokumentni sistem EBA

137. Zbiranje in razvrščanje prijav na prosta delovna mesta in vnos podatkov kandidatov, in povezava z dokumentnim sistemom - hramba povezava prek web service v dokumentni sistem EBA.

138. Proces vabila na razgovor, obvestila o zavrnitvi in ponudba pogodbe, izpis napotnice za predhodni zdravniški pregled in drugih potrebnih dokumentov, obrazcev (spisek potrebnih obrazcev).


139. Kadrovska administracija, ki omogoča spremljanje podatkov o različnih vrstah zaposlenih (redno zaposleni, zunanji sodelavci, študentje, pogodbeni delavci, štipendisti), omogoča tudi spremljanje rezidentov in nerezidentov ter detaširanih zaposlenih.

140. Za vse vrste zaposlenih omogoča spremljanje vseh kadrovskih podatkov (osebni podatki, naslovi, TRR, družinski člani, izobrazba, davčni podatki, invalidnost, relacije prevoza na delo, vrste pogodb, delovna doba)

21

141. Podpira funkcionalnosti: zaposlitve, prerazporeditve, napredovanja, odhodi zaposlenih, zgodovina dogodkov,avtomatske kontrole: opominjanje ali alarmni dogodki za kadrovsko službo in avtomatsko obveščanje drugih deležnikov v podjetju (opomini pri pogodbah za določeni čas, kdaj preneha pravica za dodaten dopust za otroke do 15 leta…).

142. Omogoča pripravo pogodbe/aneksa o zaposlitvi.

143. Priprava M-obrazcev za prijavo/odjavo delavca, v portalu e-vem (združljivost s tem portalom) možnost uvoza v portal

144. Možnost samostojne izdelave različnih vrst poročil (izpisov),

145. Možnost spremljanja npr. koriščenja ukrepov DPP oz. možnost samostojnega dodajanja tabel (entitet)

Časovna administracija

146. Spremljanje dodeljenega in porabljenega dopusta (redni, izredni, študijski, izpis sklepov).

147. Izračun dopusta in priprava obvestil o odmeri dopusta glede na kadrovske podatke, tudi med letom

148. Spremljanje porodniških dopustov, dopustov za nego in varstvo otrok, očetovskih dopustov, pogled na vse dokumente preko dokumentnega sistema EBA.

149. Spremljanje uveljavljanja posebnih olajšav za vzdrževane družinske člane, izpis obrazcev, pregledov ter izpis uveljavljanja za posameznega delavca za vsako koledarsko leto.

150. Možnost integracije s sistemom kontrole dostopa in evidentiranja prisotnosti (Četrta pot).

151. Pregledi upravičencev za regres po mesecih.

152. Opomnik za delavce, starejše od 55 let (nadure).

153. Simulacija izračuna vseh dob delavca (pokojninska doba, delovna doba, doba v podjetju).

154. Izračun delovne dobe za delavca - pregled kdo je upravičen do jubilejne nagrade.

155. Možnost spremljanja bolniških odsotnosti, izpis dokumenta za solidarnostne pomoči z opomnikom za izplačilo.

Razvoj kadrov

156. Funkcionalnost izvajanja rednih letnih razgovorov z zaposlenimi

22

157. Možnost izvajanja dveh tipov razgovorov:- razvojni letni razgovor (daljši; ključni dosežki in

prispevki v preteklem obdobju; ocenjevanje kompetenc in nalog planiranih za preteklo obdobje; določitev kompetenc in nalog za prihodnje ocenjevalno obdobje; realizacija izobraževanj planiranih za preteklo obdobje; planiranje izobraževanj za prihodnje obdobje)

- ocenjevalni letni razgovor (krajši; ključni dosežki in prispevki v preteklem obdobju; določitev in ocenitev nalog in kompetenc za preteklo ocenjevalno obdobje; brez plana za prihodnje ocenjevalno obdobje)

Oba tipa razgovorov naj vključujeta tudi:- pisne utemeljitve, opisno oceno, predloge, opombe- ambicije, poklicne želje, predloge sodelavca,

pripombe na oceno, ovire pri delu,- potrebne spremembe opisa delovnega mesta

158. Izpis poročil o opravljenih razgovorih.

159. Ocenjevanje in rangiranje zaposlenih na podlagi opravljenih razgovorov za potrebe nagrajevanja in napredovanja.

Izobraževanja

160. Priprava in odobritve planov, podpora pri pripravi plana izobraževanj.

161. Priprava in spremljanje porabe planiranih sredstev, namenjenih izobraževanju po organizacijski enoti

162. Statistična poročila in analiza za merjenje učinkovitosti izobraževanj in zadovoljstva z izobraževanji ter za sprejemanje poslovnih odločitev.

163. Spremljanje pogodb o izobraževanjih, strokovnih izpitih…

164. Integracija e-križanke (napotilo za izobraževanja).

Varstvo in zdravje pri delu in požarna varnost

165. Integracija s podatki informacijskega sistema TREF.

Portal za zaposlenega

166. Preko portala lahko zaposleni spremlja svoje kadrovske podatke, ki jih kadrovska služba vodi oz. vodja spremlja določene podatke o svojih podrejenih

Podpora odločanju

167. Statistično poročanje in izdelava različnih poročil za sprejemanje poslovnih odločitev, ki vključujejo analize preteklih in simulacije prihodnih situacij.

23

Materialno in skladiščno poslovanje

Organizacijska struktura

Podjetje uporablja eno glavno skladišče in več manjših skladišč za potrebe zagotavljanja vzdrževanja in izvajanja investicij. Naročnik od IS pričakuje izvajanje nabave in spremljanja zalog in vodenje postopkov javnih naročil.

Matični podatki

168. Migracija in vzdrževanje podatkov o dobaviteljih, migracija in vzdrževanje potrebnih podatkov o dobaviteljih (z nadaljnjo delitvijo dobaviteljev z vidika knjiženja (primer: domači, tuji...) in z vidika delitve dobaviteljev na njihove vloge (prejemnik naročila, izdajatelj računa...).

169. Migracija in vzdrževanje matičnih podatkov materialov (zahteva po ohraniti šifer materiala), migracija zahtevnic in naročilnic iz obstoječega sistema, migracija in vzdrževanje potrebnih podatkov o materialih z upoštevanjem tipov materialov (storitve, rezervni deli...), raznih klasifikacij materialov, potrebnimi statusi materialov...,

170. Zagotavljanje povezave med dobaviteljem in materialom za spremljanje podatkov o cenah, popustih, stroških dobave, časih dobave itd.,

Postopki nabave

171. Zahteva za enotno aplikacijo za izdajo materiala iz skladišča in nabavo materiala ali storitev,

Zahteva za nabavo (zahtevnica)

172. Potrjevanje zahteve (zahtevnice) mora biti dvostopenjsko (ne glede na nadaljnjo pot zahteve, mora biti omogočeno tudi enostopenjsko potrjevanje). Omogočeno mora biti obveščanje akterjev v postopku potrjevanja.

173. Sledljivost dokumentov – od zahtevnice do izvedbe naročila in naprej v FES. Zajem podatkov na enem mestu – enkrat.

174. Možnost elektronskega pošiljanja naročilnic,

175. Možnost združevanja več zahtevnic v eno naročilo, ne glede na to, da se postavke na zahtevnicah nanašajo na različne delovne naloge ali planske postavke (stroškovna mesta), in možnost razdelitve ene zahtevnice na več naročil,

176. Ob kreiranju zahtevnice/naročilnice možnost pregleda stanja zalog, konsignacije, nerealiziranih naročilnic in zahtevnic po šifri materiala

177. Zahteva po materialu iz skladišča

V primeru, da materiala ni na skladišču, mora zahtevnica "potovati" naprej v nabavno službo,

24

178. Prejem na podlagi naročilnice in izdaja materiala na delovni nalog, plansko postavko (stroškovno mesto), prenos med skladišči, zadolževanje za drobni inventar in osnovna sredstva ter pripravo ostalih dokumentov skladiščnega poslovanja (v povezavi tudi z osebno varovalno opremo – integracija z obstoječo aplikacijo),

179. Zahteva po nabavi materiala (ne iz skladišča) in storitev

Referent mora imeti možnost, da razvrsti potrjeno zahtevo glede na vrednost (npr. naročilo do 2.000,00 €, naročilo med 2.000,01 in 20.000,00 € in naročilo med 20.000,01 in 39.999,99 € - primer delitve, za gradbena dela so vrednosti višje).

180. Naročilo do 2000,00 €: Referent na podlagi prenosa podatkov iz zahtevnice naredi naročilnico za dobavitelja (večnivojsko elektronsko potrjevanje dokumenta – podpisovanje in hramba v EBA).

181. Naročilo med 2000,01 € in 20.000,00 €: Referent na podlagi prenosa podatkov iz zahtevnice od naročnika zahtevnice ali po izvedenem povpraševanju najprej pridobi ponudbe (hramba v EBA), šele potem lahko naredi naročilnico za dobavitelja (večnivojsko elektronsko potrjevanje dokumenta – podpisovanje in hramba v EBA).

182. Naročilo med 20.000,01 € in 39.999,99 €: Referent mora na podlagi ugotovitve o vrednosti naročila izdelati sklep o začetku postopka (predloga), izvesti postopek zbiranja ponudb (če ga ni izvedel že naročnik zahteve), potem zavesti prispele ponudbe, sledi poročilo o izbiri (predloga), nato pogodba (večnivojsko elektronsko potrjevanje dokumenta – podpisovanje in hramba v EBA), če je potrebna, sicer pa naročilnica.

183. Javno naročilo Na podlagi potrjene zahteve referent pripravi sklep o začetku postopka JN (predloga). Ob potrditvi zahteve se mora kreirati “mapa” postopka JN, kjer se skozi povezavo (EBA) zbirajo in pregledujejo vsi dokumenti (skenirani ali kreirani). Pripravi se razpisna dokumentacija. Sledi javna objava (sistem mora omogočati povezavo na Portal javnih naročil (www.enaročanje.si). V primeru zahtevka za revizijo na razpisno dokumentacijo – kreiranje dokumentov in pošiljanje na DKOM). Sledi zapisnik o odpiranju (predloga), sledi preverjanje podatkov (DURS, MP, pozivi ponudnikom (predloga)). Po prejetih in zavedenih dokumentih preverjanja sledi poročilo strokovne komisije (predloga), nato pa pošiljanje obvestila o izbiri (predloga) z možnostjo izpisa dokumenta Vročilnica, Obr.ZUP-L-A5, morebitna revizija na izbor in pošiljanje dokumentacije na DKOM. V primeru, da ni vloženega revizijskega zahtevka, čakanje na pravnomočnost, kreiranje in podpis pogodbe, pridobitev garancij…, sledi interno obvestilo in končno poročilo (predloga), (večnivojsko elektronsko potrjevanje dokumenta – podpisovanje in hramba v EBA).

Kreiranje posameznih naročil oziroma nabavnih nalogov s sklicevanjem na ponudbo ali pogodbo na osnovi nabavnega zahtevka

25

184. Spremljanje naročila:

Vodenje zgodovine dobav in prejetih računov, povezanih na postavke naročila s povezavo na vse spremljajoče dokumente

185. Vnos prevzema blaga ali potrditve storitev od dobavitelja:

Osnova za prevzem blaga in storitev mora biti naročilo,

186. Omogočen mora biti količinski ali količinski in vrednostni prevzem blaga in storitev,

187. Sklicevanje na postavke naročil pri vnosu postavk prejema,

188. Ocenjevanje dobaviteljev (cene, točnost dobav, servisiranje, kakovost...), ki bo v pomoč pri optimizaciji nabavnega procesa.

189. Integracija materialnega poslovanja (upravljanja zalog) na ostala področja (računovodstvo, nabavo, prodajo...).

190. Spremljanje realizacije naročila v povezavi s prejeto fakturo.

Procesi upravljanja zalog

191. Planiranje, knjiženje in dokumentiranje vseh premikov blaga (prevzemi, izdaje, odpreme, vračila, prenosi med skladiščnimi lokacijami in obrati, preknjižbe med različnimi tipi zalog, rezervacije...).

192. Prejem in izdaja materiala morata biti omogočena tudi preko sistema črtnih kod (ki se bodo uporabljale tudi pri inventuri).

193. Vodenje/spremljanje varnostne in signalne zaloge.

194. Obračun porabe zalog.

195. Reverzi in zadolžitve ter odpisi zadolžitev drobnega inventarja (po osebah ali sredstvih), prenos zadolžitev na drugo osebo, sredstvo.

196. Odpis materiala (nekoranten material, poškodovan, kalo…).

197. Omogočiti vodenje konsignacijske zaloge (tj. prevzem tujih zalog v skladišče naročnika).

198. Inventura (možnost popisa materiala na skladišču s čitalci črtnih kod (obstoječimi), izpisi in kontrole oz. primerjave pred zaključkom inventure).

199. Spremljanje zalog na nivoju skladišča in organizacijske enote.

200. Izdelava poročil in analiz, izračun kazalnikov, koeficientov idr. (npr. trenutno stanje vrednosti zalog z upoštevanjem neovrednotenih prejemov, pregled prometa s posameznim materialom in/ali s posameznim partnerjem v določenem obdobju idr.),

201. Povezava s procesi upravljanja zalog v FRS modulu.

202. Register pogodb Vodenje registra pogodb (kot rezultat izvedbe postopka naročila) preko navezave na že vnesene podatke

26

203. Vnos, spremljanje, pregledi in analize temeljnih elementov pogodb (stranke, predmet, cena, plačilni roki in pogoji, roki dobave, garancije, specifikacija pogodbe…), vezano tudi preko dokumentnega sistema EBA

Vodenje osnovnih sredstev družbe

204. Omogoča organizacijo/strukturo registra OS v skladu z vrstami/skupinami, lastništvom OS, njihovim vrednotenjem (npr. poslovno, davčno), evidentiranjem v GK, statusi, drugimi parametri,

205. Omogoča hkraten zapis v registru OS na podlagi spremembe v bazi tehničnih podatkov (brez vrednostnih podatkov)

206. Omogoča aktiviranje investicij med osnovna sredstva (kreiranje predloga investicijskega zapisnika na podlagi zapiranja DN skozi sistem projektnega vodenja – e-križanka)

207. Predvideti je potrebno možno uporabo CIM standarda:Standard št. IEC 61968

208. Omogoča urejanje in spremljanje OS po nahajališčih, skrbnikih, zadolženih osebah, odpisovanje, označevanje, prenos med stroškovnimi mesti in lokacijami

209. Nov IS naj omogoča vodenje sestavnih delov osnovnih sredstev.

210. Register OS naj omogoča tudi analitične izpise sredstev za namene priprave konsolidiranih izkazov.

211. Nov IS naj omogoča združevanje osnovnih sredstev in vnos atributov specifičnih za družbo (infrastruktura - I/drugo - D), 1-DEES, 2-vgrajena oprema, 3-oprema.

212. Vodenje registra osnovnih sredstev v skladu s Slovenskimi računovodskimi standardi in zakonodajo (tudi za davčne namene).

213. Omogoča aktiviranje osnovnih sredstev, zgrajenih in izdelanih v družbi ter ostalih nabavljenih ali kako drugače pridobljenih OS (npr. brezplačno prevzetih OS) po dejavnostih ter knjiženje v glavno knjigo.

214. Omogoča kapitalizacijo obresti v skladu s SRS.

215. Omogoča prevrednotenje sredstev (npr. zaradi cenitev…).

216. Omogoča pregled sredstev nabavljenih pred 01.01.2011 in po tem datumu.

217. Omogoča obračun davčne amortizacije

218. Omogoča evidentiranje sredstev, ki niso v lasti družbe (t.i. zabilančna sredstva) oz. t.i. skupaj obvladovana sredstva.

219. Omogoča nadomestitev OS, skladno s SRS.

27

220. Omogoča obračun, knjiženje amortizacije v skladu z določenimi, priznanimi stopnjami, načini (npr. po metodi enakomernega časovnega amortiziranja); izvedba za celotni register OS s hkratnim knjiženjem na konte GK in nosilce stroškov; časovno dinamično upravljanje stopenj amortiziranja na posameznih OS (z zgodovino sprememb) in njihovo upoštevanje pri obračunih amortizacije,

221. Omogoča simulacijo predračuna amortizacije osnovnih sredstev (npr. napoved za več mesecev ali let vnaprej),

222. Omogoča vrednostno in količinsko vodenje drobnega inventarja.

223. Obračun OS, zgrajenih in izdelanih v družbi

Omogoča aktivirati sredstvo, zgrajeno z lastnim delom (ob upoštevanju internih cenikov vrednotenja del, porabljenim materialom - po zadnji nabavni ceni in upoštevanjem storitev (faktur) od zunanjih izvajalcev ter upoštevanju realiziranih avtovoženj glede na cenik.

224. Popis OS in drobnega inventarja (DI)

Omogoča izvedbo popisa OS in DI (priprava popisnih seznamov…)

225. Omogoča popis OS s črto kodo (prenos popisnih podatkov v optične čitalce in iz optičnih čitalcev).

226. Omogoča pregled planiranih in knjiženih vrednosti OS – z razvrščanjem po različnih parametrih (vrsta OS, nahajališče, konto, vir financiranja, občina, idr.), po mesecih, letih,

227. Omogoča analizo gibanja OS (začetne vrednosti, pridobitve, odtujitve, prenosi, vrednotenje, končno stanje),

228. Omogoča pregled vseh knjiženj (pridobitev, odtujitev,...) s prikazom dokumentov,

229. Omogoča pregled knjižene amortizacije po OS, dejavnostih, obdobjih knjiženja, po stroškovnih mestih, nosilcih.

Drugo

230. Integracija z modulom upravljanja z investicijami.

231. Možnost povezovanja in zajemanja dokumentov in podatkov iz dokumentnega sistema EBA.

232. Omogoča pripravo INTRASTAT poročila in elektronsko oddajo poročila.

233. Omogoča pripravo licitacije osnovnih sredstev.

Delovni nalogi in storitve

Delovni nalogi

28

234. Omogoča integracijo z e-križanko - izmenjava podatkovWS za manipulacijo z DN (investicijski, vzdrževalni, tržni…)

235. Omogoča spremljanje stroškov po dejavnostih, po stroškovnih mestih in stroškovnih nosilcih (po posameznih skupinah in posameznikih)

236. Omogoča spremljanje stroškov po posameznem sredstvu iz BTP,

237. Omogoča spremljanje stroškov po izvajalcih (posameznik, skupina).

238. Omogoča spremljanje stroškov po vrstah dela (projektiranje, izvajanje EM del…).

239. Omogoča spremljanje stroškov po vrsti delovnega naloga (tržni, vzdrževalni).

240. Omogoča spremljanje stroškov za potrebe poročanja v skladu z dokumentom granulacije DN (priloga 1)

241. Omogoča spremljanje delovnih nalogov po statusih (npr. odprt, obračunan, fakturiran, zaprt…).

242. Omogoča vodenje opravljenih storitev strankam s končnim fakturiranjem.

Investicije

243. Vodenje DN po vrsti dela (vrsta dela je podatek za pravilno razvrščanje stroškov, poročanje na SODO, JARSE…).

244. Omogoča spremljanje angažiranih sredstev za posamezno investicijo skozi celoten življenjski cikel investicije (naročilnice - neknjižena realizacija, situacije…).

245. Omogoča spremljanje po dejavnostih, po investicijskih skupinah, po posameznih investicijah.

246. Omogoča vpogled v izvorne podatke in dokumente (npr. faktura, izdajnica materiala, opravljeno delo zaposlencev, tuje storitve…).

247. Omogoča primerjavo plana in realizacije po dejavnostih, po investicijskih skupinah, po posameznih investicijah.

248. Omogoča pripravo raznih poročil: seznam nedokončanih investicij.

Fakturiranje

249. Omogoča kreiranje obvestila/povpraševanja (zabeleži se naročilo stranke z osnovnimi podatki in dodatnim opisom),

250. Omogoča kreiranje ponudbe/predračuna (na željo stranke se izdela ponudba. Lahko se izda tudi predračun, po katerem stranka plača avans),

251. Omogoča kreiranje delovnega naloga (ko je ponudba potrjena, se odpre delovni nalog. Zabeleženi so vsi dogodki - poraba materiala, opravljene avtovožnje, opravljeno delo zaposlenih, opravljeno delo podizvajalcev).

29

252. Omogoča obračun DN (po končanju dela sledi obračun in zahtevek za izdajo fakture).

253. Omogoča ročni vnos pozicij na fakturi.

254. Omogoča pridobitev podatkov za fakturiranje iz drugih modulov (npr. porabljen material, opravljeno delo, tuje storitve…).

255. Omogoča fakturiranje DN (posamezna ali masovna izdelava faktur).

256. Omogoča možnost knjiženja po posameznih postavkah fakture.

257. Omogoča izdelavo e-računa

258. Omogoča pripravo avansnih faktur

Cenik

259. Omogoča povezavo vrsta dela, vrsta delovnega naloga, vrsta fakture.

260. Nastavitev in vzdrževanje cenikov za notranjo in zunanjo uporabo (ločitev na standardne, nadstandardne in tržne storitve).

261. Poročanje Zagotavlja ustrezno podatkovno skladišče.

262. Omogoča OLAP analize.

263. Omogoča enostavno uporabo s klikom.

264. Omogoča podatkovno iskanje na najnižji nivo oz. vrtenje tabele.

265. Omogoča pregled podatkov iz vseh področij poslovanja (materialno skladiščno poslovanje, finance, računovodstvo, kontroling) v obliki tabel in grafov z možnostjo izvoza.

266. Omogoča generiranje različnih poročil (predpripravljena poročila).

267. Omogoča shranjevanje nastavljivih pregledov.

268. Omogoča izvoz podatkov za nadaljnjo uporabo (npr. v Excel) s klikom.

269. Omogoča izvoziti pripravljene podatke tudi preko e-pošte.

270. Omogoča avtorizacijo poročil na uporabnika oz. kaj lahko uporabnik počne s sistemom.

271. Omogoča alarmiranje.

272. Omogoča, da si uporabnik sam določi nabor podatkov za pregledovanje.

273. Omogoča ad hoc analize.

274. Omogoča primerjavo planov z realizacijo, prikazati trende, …

275. Omogoča prikaz oz. analizo podatkov za različna obdobja, leta, mesece, dneve.

276. Omogoča pregledovanje podatkov do najnižjega nivoja (račun, naročilnica…).

277. Omogoča filtriranje podatkov, sortiranje, sumiranje (brez poglobljenih informacijskih in analitičnih znanj).

30

278. Omogoča analizo in prikaz na ravni posameznega dogodka.

279. Omogoča pripravo posameznih nadzornih plošč za različne uporabnike (uprava, kadrovska funkcija, finančna in računovodska funkcija, kontroling) po meri.

280. Podpora pri načrtovanju (npr. denarni tok…) oz. oblikovanju napovedi za naprej.

281. Možnost spletnega dela (oddaljen dostop).

282. Omogoča vpogled na različne ravni agregiranja (projekti, stroškovna mesta, organizacijske enote…).

283. Omogoča izdelavo varnostne kopije podatkovnega skladišča.

31

Upravljanje škod

Upravljanje škod

Na področju upravljanja s škodami potrebujemo funkcionalnosti, ki bodo pokrile potrebe s katerimi:

284. V trenutku, ko je evidentiran primer vračljivega stroška, se samodejno kreira nov primer v modulu upravljanja škod.

285. Je vzpostavljena povezava z bazo tehničnih podatkov oz. osnovnimi sredstvi.

286. Omogoča vnos oz. prilaganje v dokumentni sistem vseh podatkov in vse spremljajoča dokumentacije, ki se nanaša na primer (tudi fotografije, zapisnik policije, ipd.).

287. Zagotovimo celoten proces od evidentiranja vračljivega stroška potrjenega iz strani zavarovalnice (poravnava) do njegovega pokrivanja s plačilom s strani zavarovalnice,

288. Avtomatsko knjiženje poravnave v glavno knjigo.

289. Rešitev preko delovnega naloga povezuje vse udeležence, ki so vpleteni v proces posameznega primera in jim omogoča dostop do vseh potrebnih podatkov in dokumentacije primera. S tem zagotavljamo, da bo vsak primer vračljivega stroška zares obdelan, da bo postopek izstavitve zahtevka zavarovalnici ter izstavitve računa in prejema plačila ustrezno evidentiran,

290. So za potrebe analiz zagotovljeni tudi ustrezni pregledi.

32

PRILOGA D/9VZOREC POGODBE

Naročnik: ELEKTRO GORENJSKA, podjetje za distribucijo električne energije d.d., Ulica Mirka Vadnova 3/a, 4000 Kranj, ki ga zastopa predsednik uprave mag. Bojan Luskovec identifikacijska št.: SI 20389264matična številka: 5175348

in

Izvajalec:_____________________________, ki ga zastopa _______________identifikacijska št.: SI ______________matična številka: ________________

sklepata

POGODBO št. JN-11/2013

NABAVA, IMPLEMENTACIJA IN INTEGRACIJA INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA FRS, MSP IN HRM

UVODNE UGOTOVITVE

1. členPogodbeni stranki ugotavljata, da je bil na osnovi javnega naročila po odprtem postopku,

objavljenim na Portalu javnih naročil dne …………………… pod št. …………………, in v Evropskem uradnem listu pod št. objave ………………….., ter razpisne dokumentacije za nabavo, implementacijo, integracijo in vzdrževanje informacijskega sistema za finančno računovodske storitve (FRS), materialno skladiščno poslovanje (MSP) in kadrovsko področje (HRM), izvajalec izbran kot najugodnejši ponudnik v skladu z obvestilom o oddaji naročila št. JN-11/2013 z dne …………………

PREDMET POGODBE

2. členPredmet te pogodbe je nabava in implementacija informacijskega sistema (v

nadaljevanju: IS) za FRS, MSP in HRM, integracija tega sistema z obstoječimi IS, ki jih bo naročnik uporabljal tudi v nadaljevanju in so navedeni v tehnični specifikaciji (v nadaljevanju: nov IS), vzdrževanje novega IS, usposabljanje naročnikovih zaposlenih, končno prevzemno preizkušanje v demonstracijskem in produkcijskem okolju in končni prevzem del ter vzdrževanje novega IS v garancijskem roku, v skladu s pogoji iz te pogodbe in razpisne dokumentacije št. JN-11/2013 z dne …………., tehnične specifikacije naročnika, potrjene s strani izvajalca z dne ………., in ponudbe izvajalca št. …………… z dne ……………

Predmet te pogodbe so tudi:- nadgradnje, ki pomenijo vsako izboljšano, popravljeno ali novo verzijo dela ali celote

novega IS v času garancijske dobe, in - prenos vseh podatkov iz obstoječih podatkovnih baz naročnika v nov IS.

POGODBENA CENA

3. člen

33

Pogodbena cena (neto cena, brez obračunanega DDV), skladno s ponudbo izvajalca s ponudbenim predračunom, ki je priloga 1 te pogodbe, znaša ……………….. EUR. Davek na dodano vrednost (DDV) se obračuna pri vsakem izdanem računu v skladu z veljavno zakonodajo.

Za naročene nadgradnje se upošteva potrjena količina ur za izvedbo in urna postavka za analitika-programerja, navedena v ponudbi izvajalca.

Ponudbena cena mora vsebovati vse stroške, vezane na izvedbo predmeta naročila, opredeljenega v 2. členu te pogodbe, na lokaciji naročnika, vključno s stroški, vezanimi na prevoz, takse, dajatve, zavarovanja, eventualne carine itd.

Pogodbena cena, vključno z urno postavko za analitika-programerja je fiksna do izpolnitve vseh pogodbenih obveznosti, ne glede na morebitne spremenjene okoliščine, ki izhajajo s strani izvajalčevih dobaviteljev ali podizvajalcev.

Izvajalec ne more uveljaviti naknadnih stroškov ali podražitev iz naslova nepopolne ali neustrezne razpisne dokumentacije za tiste dele predmeta pogodbe, ki v razpisni dokumentaciji niso bili ustrezno opredeljeni, pa bi jih, glede na predmet javnega naročila in na celotno razpisno dokumentacijo, izvajalec kot strokovnjak lahko in moral predvideti.

OBRAČUN IN PLAČILO

4. členNaročnik bo izvedena dela plačeval na podlagi dinamike plačil, določene v končnem

terminskem planu. Izvajalec mora upoštevati dogovorjeno dinamiko plačil in ob tem v svojih poročilih podrobno navesti opravljena dela. Stopnjo gotovosti bo naročnik potrjeval skladno z merili, opredeljenimi v končnem terminskem planu.

Izvajalec bo naročniku izstavljal račune do višine 90 % pogodbene cene v skladu z ugotovljeno stopnjo gotovosti izvedenih storitev, s terminskim planom in s strani naročnika potrjeno dinamiko plačil iz terminskega plana. Zadnji, zaključni račun v višini 10 % pogodbene vrednosti, bo izvajalec izstavil po uspešno opravljenem dokončnem prevzemu novega IS (podpis zapisnika o dokončnem prevzemu).

Za naročene nadgradnje bo izvajalec izstavil račun po potrditvi uspešno izvedene nadgradnje.

Naročnik je dolžan izstavljene račune v roku 10 dni od prejema pregledati ter jih v istem roku potrditi ali zoper njih pri izvajalcu ugovarjati in jih v 30 dneh od prejema računa plačati. Če naročnik v roku 10 dni od prejema računa le-tega ne potrdi, pa tudi ne ugovarja zoper njega, se račun šteje za potrjenega s pretekom tega roka.

ROK IZVEDBE

5. členRok izvedbe predmeta pogodbe do preizkusnega delovanja vseh funkcionalnosti v

demonstracijskem okolju je najkasneje do 31. 7. 2015. Preizkusno delovanje v demonstracijskem okolju mora biti končano do 31. 12. 2015.

PREIZKUSNO PRODUKCIJSKO DELOVANJE IN DOKONČNI PREVZEM IS

6. členPred dokončnim prevzemom novega IS mora le-ta uspešno prestati produkcijsko

preizkusno delovanje za obdobje od 1. 1. 2016 do 31. 3. 2016 (vključno z zaključenimi računovodskimi izkazi za 1. kvartal 2016). Produkcijsko preizkusno delovanje novega IS se šteje za uspešno, če so izpolnjeni vsi pogoji tehnične specifikacije na dejanskih podatkih prej navedenega časovnega obdobja.

Za dokončni prevzem IS se šteje uspešno zaključeno obdobje produkcijskega preizkusnega delovanja, potrditev zahtevane odzivnosti sistema s strani naročnika, odprava vseh ugotovljenih pomanjkljivosti iz demonstracijskega in produkcijskega preizkusnega delovanja in podpis ustreznega zapisnika o dokončnem prevzemu IS s strani obeh

34

pogodbenih strank ter predložitev nepreklicne, brezpogojne in na prvi poziv unovčljive garancije za odpravo napak v garancijskem roku.

DOKUMENTACIJA

7. členIzvajalec bo naročniku dostavil dokumentacijo, skladno s tehnično specifikacijo.

IZOBRAŽEVANJE8. člen

Izvajalec mora usposobiti zaposlene naročnika tako, da bodo lahko samostojno opravljali aktivnosti znotraj poslovnih procesov skozi fazo testiranja, v demonstracijskem ali produkcijskem okolju. Usposabljanje mora voditi izurjeno osebje ponudnika, ki ima izkušnje z implementacijo primerljivih IS, ki je predmet te pogodbe.

Izvajalec mora zagotoviti usposabljanja naročnikovih zaposlenih za področja, ki so predmet te pogodbe, za naslednje število zaposlenih:

Usposabljanje članov ožje koordinacijske skupine za uvedbo novega IS – 10 uporabnikov,

Usposabljanje naročnikovega IT osebja - 5 uporabnikov, Usposabljanje članov skupine za testiranje novega IS – 30 uporabnikov, Usposabljanje vseh uporabnikov novega IS – 100 uporabnikov.

Usposabljanje se bo izvajalo na podlagi predloženega programa usposabljanja v ponudbi izvajalca.

Vsa usposabljanja se bodo predvidoma izvajala na lokaciji naročnika. Vsa usposabljanja, vključno s predavanji in vsemi gradivi, morajo potekati v

slovenskem jeziku. Stroške usposabljanja mora izvajalec vključiti v ponudbeno ceno, tako da naročnik,

skupaj z vsem gradivom, ki ga pripravi in nudi naročniku izvajalec, za usposabljanje nima več nobenih stroškov.

GARANCIJSKA DOBA, TEHNIČNA POMOČ IZVAJALCA IN NADGRADNJE V ČASU GARANCIJSKE DOBE

9. členGarancijska doba za brezhibno delovanje novega IS je ____ (najmanj 24) mesecev od

datuma dokončnega prevzema novega IS (podpisa zapisnika o dokončnem prevzemu novega IS). Vzdrževanje novega IS v garancijski dobi je za naročnika v celoti brezplačno in se izvaja v obsegu in odzivnih časih ter smiselno z ostalimi navedbami in pogoji, določenimi v Pogodbi o pogarancijskem vzdrževanju novega IS, ki je priloga 3 te pogodbe. V vzdrževanje novega IS v času garancijske dobe so vključene tudi nadgradnje, ki so posledica sprememb zakonodaje, in so za naročnika prav tako brezplačne.

10. členV času garancije je izvajalec dolžan odpraviti vse morebitne napake in nepravilnosti, ki bi

se pokazale na novem IS in niso posledica napak na strani naročnika, ter izvesti vse nadgradnje, ki so posledica sprememb zakonodaje. Izvajalec mora začeti odpravljati in odpraviti napake in izvesti nadgradnje zakonskih sprememb v rokih, ki so določeni v Pogodbi o pogarancijskem vzdrževanju novega IS. Če izvajalec ne prične z odpravo napake oziroma ne izvede nadgradenj zaradi zakonskih sprememb v določenih rokih, ima naročnik pravico na račun pogodbenega izvajalca nepravilnosti odstraniti sam oziroma po tretjem usposobljenem izvajalcu. Naročnik ima v tem primeru pravico unovčiti ustrezno garancijo. Ne glede na to, pa je izvajalec dolžan naročniku povrniti stroške, ki so nastali zaradi nespoštovanja odzivnih rokov.

35

Na nastanek zakonskih sprememb, ki se nanašajo le na energetsko področje in vplivajo na delovanje novega IS, je izvajalca dolžan opozoriti naročnik in mu posredovati vse potrebne podatke in dokumente.

11. členV času garancijske dobe ima naročnik pravico tudi do nadgradenj novega IS, ki pomenijo

vsako izboljšano, popravljeno ali novo verzijo enega ali več posameznih modulov programske opreme.

S strani naročnika naročilo nadgradnje novega IS izvajalcu lahko posreduje le pooblaščeni predstavnik naročnika po tej pogodbi. Naročilo nadgradnje se izvede pisno (preko e-pošte ali dopisa) pooblaščenemu predstavniku izvajalca. Izvajalec je naročniku dolžan posredovati obseg del in rok izvedbe zahtevane nadgradnje. Zahtevano nadgradnjo izvajalec izvede, ko naročnik potrdi obseg in rok izvedbe del.

Za uspešno izvedbo nadgradnje se šteje pisno obvestilo (e-pošta, dopis) pooblaščenega predstavnika naročnika izvajalcu, da je nadgradnja uspešno implementirana.

Izvajalec mora enako garancijsko dobo, kot je navedena v 9. členu te pogodbe, za brezhibno delovanje in odpravo napak zagotavljati tudi za vse izvedene nadgradnje.

12. členIzvajalec je v času garancijske dobe dolžan tudi obveščati naročnika o morebitnih novih

verzijah dela ali celote novega IS, ki jih izvajalec pripravi brez naročila naročnika. Naročnik ima pravico, da novo verzijo najprej preizkusi v demonstracijskem okolju, nato pa se odloči, ali bo novo verzijo sprejel ali ne. V primeru, da naročnik nove verzije IS ne sprejme, je izvajalec dolžan vzdrževati zadnjo produkcijsko verzijo IS, potrjeno s strani naročnika. Vse nove verzije IS so za naročnika brezplačne.

Preizkus v demonstracijskem okolju se opravi tudi pred implementacijo nadgradnje zaradi zakonskih sprememb in nadgradenj na zahtevo naročnika (11. člen te pogodbe).

VZDRŽEVANJE NOVEGA IS PO IZTEKU GARANCIJSKE DOBE

13. členStranki se zavezujeta, da bosta pred potekom garancijske dobe sklenili pogodbo o

pogarancijskem vzdrževanju novega IS za 5-letno obdobje. Vzdrževalna pogodba med izvajalcem in naročnikom bo sklenjena pod pogoji, kot

izhajajo iz ustreznega vzorca pogodbe (priloga 2) in po cenah (vrednosti in urni postavki za analitika-programerja), kot izhajajo iz ponudbe izvajalca, dane v postopku javnega naročila (priloga 1).

V primeru, da implementacija in integracija predmeta te pogodbe ne bo izvršena na način, kot je dogovorjeno, oziroma vzdrževanje in nadgradnje novega IS v času garancije ne bo potekalo v skladu z 9. do 12. členom te pogodbe, naročnik z izvajalcem ni dolžan skleniti pogodbe iz I. odstavka tega člena ali pa jo bo sklenil za krajše obdobje.

OBVEZNOSTI IZVAJALCA

14. členIzvajalec se obvezuje, da bo:

− implementacijo novega IS in integracijo tega sistema z obstoječimi naročnikovimi IS, izvršil strokovno pravilno, vestno, pravočasno in kvalitetno, v skladu s specifikacijo, slovenskimi standardi, normativi in zakoni, tehničnimi predpisi, po posebnem dogovoru pa tudi z drugimi navodili, - v prehodnem obdobju zagotovil paralelno obratovanje obstoječega IS, ki ga naročnik uporablja v času objave naročila, in novega IS najmanj v obliki demonstracijskega okolja, ki zahteva virtualno postavitev strežnikov, na katerih bo implementiran nov IS v vseh funkcionalnostih na demonstracijskih podatkih in do katerega bo imelo dostop vsaj 50 naročnikovih uporabnikov,− izvršil vsa pogodbena dela gospodarno v korist naročnika,

36

− storil vse, kar spada v obseg prevzetih obveznosti, da bi bili po tej pogodbi dogovorjeni roki izpolnjeni, − zaščitil podatke naročnika pred izgubo,− naročniku pravočasno in aktivno podajal zahteve s točno definirano vsebino informacij in podatkov, ki jih rabi za kakovostno in pravočasno izvedbo del po tej pogodbi,− varoval poslovno skrivnost naročnika in njegovih partnerjev, kakor tudi skrivnost vseh tehničnih specifikacij, tehničnih postopkov in ostalih informacij, - v skladu z zakonom varoval osebne podatke, s katerimi se bo seznanil v času izvajanja projekta, − nudil strokovno pomoč pri odpravljanju napak v zvezi s predmetom te pogodbe,− pred prevzemom novega IS s strani naročnika ažuriral podatkovne baze z zadnjimi osveženimi podatki iz baz podatkov naročnika.

15. členIzvajalec mora ves čas izvajanja te pogodbe zagotavljati naročniku najmanj dvanajst (12)

delavcev. Vsi angažirani delavci pri naročniku morajo aktivno govoriti, brati in pisati v slovenskem jeziku.

Menjava angažiranih delavcev med izvajanjem pogodbe je dovoljena, vendar mora novi delavec prav tako izpolnjevati pogoj reference, kot je bila zahtevana v razpisni dokumentaciji, za kar je izvajalec naročniku dolžan predložiti ustrezno dokazilo.

OBVEZNOSTI NAROČNIKA

16. členNaročnik se obvezuje:

− nuditi izvajalcu vse potrebne informacije za izvedbo del po tej pogodbi, − tesno sodelovati z izvajalcem z namenom, da bo predmet pogodbe realiziran pravočasno in v obojestransko zadovoljstvo, − tekoče obveščati izvajalca o vseh spremembah in novo nastalih situacijah, ki bi lahko vplivale na potek in obseg predmeta pogodbe, − varovati kot poslovno skrivnost vse podatke, ki jih izve od izvajalca, − izpolniti vse obveznosti iz tehnične specifikacije.

Naročnik je dolžan na svoji lokaciji vzpostaviti ustrezno strojno infrastrukturo, ki bo omogočila instalacijo predmeta pogodbe.

PODIZVAJALCI (ta člen bo vsebovan v pogodbi, če bo izvajalec nastopal s podizvajalci)

17. členIzvajalec pri izvedbi del, ki so predmet te pogodbe lahko vključuje podizvajalce, in

sicer:1. ________________________________________2. ________________________________________3. ________________________________________(naziv in naslov podizvajalcev z navedbo del, ki jih bodo opravljali)Izvajalec vedno in v vsakem primeru nosi polno odgovornost za celotni ponujeni obseg

del, ki ga prevzame po pogodbi.Skladno z veljavno zakonodajo mora imeti izvajalec ob sklenitvi pogodbe z naročnikom

in v času njenega izvajanja, sklenjene pogodbe s podizvajalci. Izvajalec s podpisom te pogodbe pooblašča naročnika, da na podlagi potrjenega

računa oz. situacije, neposredno plačuje podizvajalcu. Izvajalec mora svojemu računu oziroma situaciji obvezno priložiti račune oziroma situacije svojih podizvajalcev.

Če se po sklenitvi te pogodbe zamenja podizvajalec ali če izvajalec sklene pogodbo z novim podizvajalcem, vse ob predhodnem soglasju naročnika, mora izvajalec naročniku v petih (5) dneh po spremembi predložiti: - svojo izjavo, da je poravnal vse nesporne obveznosti prvotnemu podizvajalcu,- pooblastilo za plačilo opravljenih in prevzetih del neposredno novemu podizvajalcu in

37

- soglasje novega podizvajalca k neposrednemu plačilu.Če je izvajalec izpolnjevanje katerega od pogojev v postopku javnega naročila

dokazoval skupaj s katerim od podizvajalcev, ta pa se menja, je pogoj za zamenjavo tudi ta, da mora ponudnik dokazati, da sam izpolnjuje pogoje, oziroma da je nov podizvajalec takšen, da tudi skupaj z njim glavni izvajalec izpolnjuje pogoje, zahtevane v postopku javnega naročila.

Izvajalec mora imeti poravnane vse zapadle obveznosti do svojih podizvajalcev.

INTELEKTUALNA LASTNINA

18. členPogodbeni stranki soglašata, da lahko naročnik časovno neomejeno uporablja nov IS in

dokumentacijo izključno za namene uporabe in vzdrževanja novega IS, skladno z določili te pogodbe.

Pravice (licence) tretjih, ki jih v okviru izvajanja te pogodbe izvajalec pridobi od tretjih oseb, se na naročnika prenesejo v obsegu, kot so bile dane izvajalcu.

Pogodbeni stranki soglašata, da ima naročnik pravico do proste uporabe in materialnih pravic:

- dela produkta, ki sta ga naročnik in izvajalec razvila skupaj,- lastnega razvoja dela produkta, ki ga bo naročnik integriral v implementiran produkt

izvajalca.

GARANCIJA ZA DOBRO IZVEDBO POGODBENIH OBVEZNOSTI

19. člena) Garancija za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti

Izvajalec mora, kot pogoj za veljavnost pogodbe, naročniku v desetih (10) dneh od obojestranskega podpisa pogodbe izročiti nepreklicno in brezpogojno garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti, unovčljivo na prvi poziv, v višini 5 % pogodbene vrednosti (brez DDV). Garancija mora veljati najmanj do 30. 6. 2016. V primeru, da do navedenega dne dokončni prevzem novega IS ne bo opravljen, se za čas do dokončnega prevzema podaljša tudi garancija.

Naročnik ima pravico unovčiti garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti v višini njene vrednosti, če izvajalec pogodbenih obveznosti ne bo izpolnil v skladu z določili te pogodbe. Unovčeno garancijo mora izvajalec takoj nadomestiti z novo.

b) Garancija za odpravo napak v garancijskem rokuIzvajalec mora naročniku pred podpisom zapisnika o dokončnem prevzemu novega IS

oziroma v roku 8 dni od podpisa tega zapisnika, izročiti nepreklicno in brezpogojno garancijo za odpravo napak v garancijskem roku, plačljivo na prvi poziv, v višini 5 % pogodbene vrednosti (brez DDV). Veljavnost garancije mora biti še vsaj trideset (30) dni po poteku garancijskega roka.

Garancija za odpravo napak v garancijskem roku mora biti naročniku izročena najkasneje do izstavitve zadnjega, zaključnega računa v višini 10 % pogodbene vrednosti, sicer ga bo naročnik kot nepravilnega zavrnil.

Naročnik ima pravico unovčiti garancijo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti v višini njene vrednosti, če izvajalec ne ravna v skladu z 9. in 10. členom te pogodbe. Unovčeno garancijo mora izvajalec takoj nadomestiti z novo.

Unovčenje bančne garancije izvajalca ne odvezuje obveznosti odprave napak pri izpolnitvi pogodbenih obveznosti.

20. členIzvajalec lahko, kot finančno zavarovanje, v enakem znesku in za enako obdobje, kot je

navedeno v prejšnjem členu te pogodbe, na poslovni račun naročnika nakaže brezobrestni depozit, za kar kot dokazilo predloži potrdilo o vplačilu depozita.

V primeru, da se izvajalec odloči za to možnost zavarovanja, mora na plačilnem nalogu v rubriki "namen nakazila" oziroma na potrdilu o vplačilu depozita navesti naslednje podatke:

38

- vrsto zavarovanja (depozit za zavarovanje ……………(dobre izvedbe del, odprave napak v garancijskem roku)),

- številko pogodbe (JN-11/2013).V primeru finančnega zavarovanja za odpravo napak v garancijskem roku, izvajalec

lahko v enakem znesku in za enako obdobje, kot je navedeno v prejšnjem členu te pogodbe, ta riziko zavaruje z zadržanimi sredstvi s strani naročnika, in kot dokazilo pri izstavitvi zadnjega računa predloži izjavo, s katero se strinja, da naročnik zadrži sredstva za zavarovanje odprave napak v garancijskem roku. Če zadržana sredstva ne dosegajo zahtevanega zneska, je izvajalec za razliko dolžan naročniku izročiti bančno garancijo.

POGODBENA KAZEN IN ODŠKODNINA

21. členČe je izvajalec po svoji krivdi v zamudi z izpolnitvijo pogodbenih obveznosti, ima naročnik

pravico zahtevati od izvajalca za vsak začeti zamujeni dan pogodbeno kazen v višini 1 ‰ (en promil), vendar največ 10 % (deset odstotkov) skupne pogodbene cene.

Kot zamuda se šteje tudi neizpolnjevanje obveznosti, ki izhajajo iz 14. člena te pogodbe.Pogodbeni stranki soglašata, da je naročnik, če je sprejel izpolnitev obveznosti, ki je bila

izvedena z zamudo, s tem hkrati tudi sporočil izvajalcu, da si pridržuje pravico do pogodbene kazni.

Če je škoda, ki je naročniku nastala, večja od pogodbene kazni, ima pravico zahtevati razliko do popolne odškodnine, upoštevajoč omejitev v naslednjem odstavku.

Izvajalec je odškodninsko odgovoren za škodo, ki jo povzroči med izvrševanjem pogodbenih obveznosti in za vso škodo, ki bi nastala naročniku, v skladu s splošnimi načeli odškodninske odgovornosti.

Pogodbeni stranki se dogovorita, da je izvajalec odgovoren tudi za posredno škodo, ki bi naročniku nastala zaradi kršitve pogodbenih obveznosti, vendar le v primeru, če je bila škoda povzročena naklepno ali iz hude malomarnosti. Izvajalec za posredno škodo, ki jo utrpi naročnik, odgovarja do višine pogodbene vrednosti.

V primeru, da bo naročnik v času izvajanja pogodbe ugotovil, da izvajalec nima razvitih vseh funkcionalnosti, katere je v fazi ponudbe (v zvezi z merilom "Razvitost zahtevanih funkcionalnosti novega IS") označil, da jih ima razvite, bo naročnik izvajalcu obračunal odškodnino v višini dodatno opravljenih ur naročnikovih delavcev v zvezi z implementacijo nerazvite funkcionalnosti.

VIŠJA SILA

22. členPogodbeni stranki sta prosti odgovornosti za škodo, ki je nastala zaradi neizpolnitve ali

zamude pri izpolnjevanju pogodbenih obveznosti, če so po sklenitvi pogodbe nastopile nepredvidljive in neodklonljive okoliščine, ki jih pogodbeni stranki nista mogli pričakovati, jih preprečiti oziroma se jim izogniti (višja sila).

Stranka, na katere strani je višja sila nastala, mora nasprotno pogodbeno stranko nemudoma obvestiti o nastopu in prenehanju le-te ter ji na njeno zahtevo nuditi vse potrebne dokaze o obstoju in trajanju višje sile, obsegu le-te in o njenih posledicah. Če tega ne stori, se ne more sklicevati na obstoj višje sile. Pogodbeni roki se podaljšajo za čas trajanja višje sile. Pogodbeni stranki nove pogodbene roke pisno dogovorita.

PREDSTAVNIKI POGODBENIH STRANK 23. člen

Naročnikov predstavnik za izvedbo pogodbenih del je ………..Naročnikov predstavnik zastopa naročnika v vseh vprašanjih, ki se nanašajo na izvedbo

del po tej pogodbi in sodeluje z izvajalcem ves čas trajanja pogodbe ter mu nudi vse potrebne podatke, ki jih je na podlagi obveznosti iz te pogodbe dolžan dajati.

Izvajalčev predstavnik za izvedbo pogodbenih del je ……….

39

Izvajalčev predstavnik je pooblaščen, da zastopa izvajalca v vseh vprašanjih, ki se nanašajo na izvedbo del po tej pogodbi in je dolžan neposredno sodelovati z naročnikovimi predstavniki ves čas trajanja pogodbe.

Pogodbeni stranki sta dolžni obvestiti nasprotno stranko o zamenjavi predstavnikov v roku 5 dni po zamenjavi.

POSLOVNA SKRIVNOST

24. členStranki pogodbe se zavezujeta, da bosta vse podatke, vezane na predmet pogodbe šteli

za poslovno skrivnost, in se obvezujeta, da jih bosta uporabljali izključno za realizacijo pogodbenih obveznosti.

Brez predhodnega soglasja naročnika, izvajalec ne sme kakršne koli naročnikove dokumentacije niti razmnoževati ali omogočiti vpogleda tretjim osebam, niti je ne sme uporabljati za izven pogodbene namene.

Stranki jamčita ena drugi za škodo, nastalo zaradi kršitve teh obveznosti.

PROTIKORUPCIJSKA KLAVZULA

25. členPogodbeni stranki potrjujeta, da sta seznanjeni in se zavedata dejstva, da je predmetna

pogodba nična, če je ali bo v katerikoli fazi sklepanja ali izvajanja te pogodbe, kdo v imenu ali na račun izvajalca predstavniku ali posredniku naročnika(ov), obljubil, ponudil ali dal kakšno nedovoljeno korist za pridobitev posla po tej pogodbi ali za sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji ali za opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbenih obveznosti ali za drugo ravnanje ali opustitev, s katerim je ali bo naročniku(om) povzročena škoda ali pa je ali bo omogočena pridobitev nedovoljene koristi predstavniku ali posredniku naročnika(ov) in/ali izvajalcu ali njegovemu predstavniku, zastopniku ali posredniku. IZJAVA O LASTNIŠTVU

26. členIzvajalec se obvezuje, da bo kadarkoli v času veljavnosti te pogodbe oziroma

kadarkoli v času izvajanja te pogodbe, v roku osmih dni od prejema poziva naročniku posredoval podatke o:

- svojih ustanoviteljih, družbenikih, vključno s tihimi družbeniki, delničarjih, komanditistih ali drugih lastnikih in podatke o lastniških deležih navedenih oseb,

- gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje da so z njim povezane družbe,

ki jih je naročnik, v skladu z določili VI. odstavka 14. člena Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije (Ur. l. RS, št. 69/2011-UPB2 s spremembami), dolžan predložiti Komisiji za preprečevanje korupcije, če ta to zahteva.

Tako izjavo mora naročniku predložiti tudi podizvajalec, o čemer mora izvajalec seznaniti vsakega podizvajalca.

REŠEVANJE SPOROV

27. členVse morebitne spore, nastale na osnovi te pogodbe, rešujeta pogodbeni stranki

sporazumno in v duhu dobrih poslovnih običajev. V primeru, da sporazum ni mogoč, spor rešuje pristojno sodišče po sedežu naročnika.

Pri tolmačenju določil te pogodbe in reševanju morebitnih sporov se uporablja slovensko pravo, predvsem Obligacijski zakonik, poleg te pogodbe in zakonodaje pa se upošteva še:

- razpisno dokumentacijo št. JN-11/2013 z dne _______________,- ponudbeno dokumentacijo št. _________ z dne ____________,

40

- obvestilo o oddaji javnega naročila z dne _________, - drugo dokumentacijo v zvezi s to pogodbo.

PRILOGI IN SESTAVNI DELI POGODBE

28. členPrilogi pogodbe sta:

- PRILOGA 1: Ponudba izvajalca s ponudbenim predračunom št. _______ z dne _________, s tehnično specifikacijo,

- PRILOGA 2: Pogodba o pogarancijskem vzdrževanju novega IS.Sestavni deli pogodbe so:

- končni terminski plan, - razpisna dokumentacija št. JN-11/2013, z dne _______,- ponudba izvajalca št. ___________ z dne __________.

Priloge in sestavni deli pogodbe so enako zavezujoči kot pogodba.

KONČNE DOLOČBE

29. členMorebitne spremembe in dopolnitve te pogodbe so veljavne le sporazumno v pisni obliki

in ob izrecni navedbi, da gre za spremembo in dopolnitev te pogodbe. Ta pogodba je sklenjena:

- ko jo podpišeta zastopnika obeh pogodbenih strank,- ko izvajalec dostavi naročniku bančno garancijo za dobro izvedbo del, - ko nadzorni organ naročnika izda ustrezno soglasje k tej pogodbi in - ko izvajalec predloži podpisano izjavo o lastništvu v skladu s VI. odstavkom

14. člena Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije (ZIntPK), tudi za vse podizvajalce.

Pogodba velja do poteka garancijskega roka.Naročnik si pridržuje pravico, da v primeru nezagotovljenih sredstev za naročena

pogodbena dela lahko odpove pogodbo.Za vse ostalo, kar ni dogovorjeno v tej pogodbi, se uporabljajo določila Obligacijskega

zakonika oz. ostalo pravo, veljavno v Republiki Sloveniji. Pogodba je podpisana v 4 izvodih, od katerih prejme vsaka od pogodbenih strank dva

izvoda.

…………, dne: ……………………

IZVAJALEC:

…………………………….

Kranj, dne: …………………………

NAROČNIK:

ELEKTRO GORENJSKA , D. D.

Predsednik uprave:mag. Bojan Luskovec

41

PRILOGA D/10VZOREC POGODBE

Naročnik: ELEKTRO GORENJSKA, podjetje za distribucijo električne energije d.d., Ul. Mirka Vadnova 3/a, 4000 Kranj, ki ga zastopa predsednik uprave mag. Bojan Luskovec identifikacijska št.: SI 20389264matična številka: 5175348

in

Izvajalec:_____________________________, ki ga zastopa _______________identifikacijska št.: SI ______________matična številka: ________________

sklepata

POGODBO št. JN-11/2013

O POGARANCIJSKEM VZDRŽEVANJU NOVEGA IS

UGOTOVITVE 1. člen

Stranki ugotavljata, da je bila dne ……..…… sklenjena Pogodba št. JN-11/2013 o nabavi, implementaciji, integraciji in vzdrževanju informacijskega sistema za FRS, MSP in HRM, v kateri je v 13. členu določeno, da se pogodbeni stranki zavezujeta, da bosta po koncu garancijske dobe sklenili pogodbo o vzdrževanju tega informacijskega sistema (v nadaljevanju: nov IS).

PREDMET POGODBE

2. členPredmet pogarancijskega vzdrževanja po tej pogodbi je: - vzdrževanje novega IS in segmentov integracije, katere je razvil izvajalec,- nadgradnje novega IS zaradi zakonskih sprememb,- nadgradnje novega IS na zahtevo naročnika, - ostale nadgradnje zaradi nove verzije novega IS brez naročila naročnika.

3. člen

Obseg vzdrževanja po tej pogodbi je vključen v pogodbeno vrednost, kot izhaja iz ponudbe izvajalca št………. z dne ………, ki je priloga te pogodbe, razen nadgradenj iz tretje alineje prejšnjega člena te pogodbe, ki presegajo obseg mesečnih ur, kot je to določeno v II. in III. odstavku 9. člena te pogodbe.

4. členIzvajalec je dolžan vzdrževati IS in odpravljati vse napake, ki se bodo pojavljale v času

trajanja te pogodbe tako, da bo omogočal njegovo zanesljivo delovanje. Za potrebe servisne in vzdrževalne dejavnosti mora izvajalec naročniku zagotavljati strokovno pomoč od ponedeljka do petka, od 7. do 17. ure. Izvajalec v tem času zagotavlja naslednje načine podpore:

telefonsko podporo, podporo preko elektronske pošte, servisni dostop preko VPN povezave,

42

izvedbo na lokaciji naročnika.Naročnik bo ugotovljene napake sporočal pisno na naslov izvajalca, na e-naslov izvajalca

................ ali na telefonsko številko…………........ Za nujne posege izven pogodbeno določenega časa lahko naročnik prijavi napako na

mobilni telefon št.……………..

5. členVrste napak so naslednje:

- Kritična napaka je vsaka napaka v novem IS, zaradi katere ni možno izvajati poslovnega procesa,

- Velika napaka je napaka v novem IS, zaradi katere poslovnega procesa ni možno nemoteno izvajati, lahko pa se ga izvaja preko "work around" načina izvajanja poslovnega procesa,

- Manjša napaka je napaka v novem IS, pri kateri se poslovni proces sicer nemoteno izvaja, vendar je za uporabnika moteča.

6. členIzvajalec se je dolžan odzvati na sporočilo naročnika o napaki in sicer čim prej po pozivu

naročnika, vendar najkasneje v eni uri po pozivu.Rok za odpravo napak je naslednji:

za kritične napake, ki jih je mogoče rešiti preko daljinskega dostopa: 5 ur po pozivu,

za kritične napake, ki jih ni možno rešiti daljinsko: 7 ur po pozivu, za velike napake: en delovni dan po pozivu, za manjše napake: pet (5) delovnih dni po pozivu.

7. členNapake, do katerih bo prišlo po krivdi naročnika, je izvajalec dolžan odpraviti v

dogovorjenih rokih in proti plačilu (ob upoštevanju urne postavke za analitika-programerja, navedene v ponudbi, ki je priloga te pogodbe).

Naročilo odprave napak poteka smiselno enako kot je določeno za nadgradnje novega IS v manjšem ali večjem obsegu (10. člen te pogodbe).

NADGRADNJE NOVEGA IS ZARADI ZAKONSKIH SPREMEMB

8. člen

Nadgradnje novega IS, ki so posledica zakonskih sprememb, pomenijo nadgradnje, ki so posledica sprememb zakonodaje (zakonov, podzakonskih in drugih predpisov državnih in drugih organov idr.), ki vplivajo na poslovne procese naročnika, ki jih pokriva nov IS.

Na nastanek zakonskih sprememb, ki se nanašajo le na energetsko področje in vplivajo na delovanje novega IS, je izvajalca dolžan opozoriti naročnik in mu posredovati vse potrebne podatke in dokumente.

Vse nadgradnje novega IS zaradi zakonskih sprememb, mora izvajalec izvesti najkasneje dva (2) delovna dneva pred uveljavitvijo sprememb. Naročnik ima pri tem pravico, da pred implementacijo nadgradnje opravi preskus v demonstracijskem okolju.

Ponudnik mora enako garancijsko dobo za brezhibno delovanje in odpravo napak, kot je navedena v 9. členu Pogodbe o nabavi, implementaciji, integraciji in vzdrževanju informacijske podpore FRS, MSP in HRM, št. JN-11/2013 z dne …………, zagotavljati tudi za vse izvedene nadgradnje novega IS zaradi zakonskih sprememb.

NADGRADNJE NOVEGA IS NA ZAHTEVO NAROČNIKA

9. člen

43

Nadgradnje novega IS na zahtevo naročnika so nadgradnje, ki zanj pomenijo vsako izboljšano, popravljeno ali novo verzijo enega ali več posameznih modulov programske opreme.

Obseg nadgradenj na zahtevo naročnika je do 8 ur dela analitika-programerja mesečno vključen v stroške vzdrževanja po tej pogodbi. Naročnik ima pravico, da v posameznem mesecu neizkoriščen obseg 8 mesečnih ur prenese v naslednje mesece v posameznem letu veljavnosti te pogodbe. S potekom posameznega leta veljavnosti te pogodbe se neizkoriščene ure črtajo.

Glede na določeno v prejšnjem odstavku tega člena, ima naročnik tudi pravico, da pri naročilu nadgradenj najprej izkoristi morebitne neizkoriščene ure iz prejšnjih mesecev, presežek ur pa je naročnik dolžan plačati ob upoštevanju urne postavke za analitika-programerja, navedene v ponudbi, ki je priloga te pogodbe.

10. člen

S strani naročnika naročilo nadgradenj novega IS izvajalcu lahko posreduje le pooblaščeni predstavnik naročnika po tej pogodbi. Naročilo nadgradenj se izvede pisno (preko e-pošte ali dopisa) pooblaščenemu predstavniku izvajalca. Izvajalec je naročniku dolžan posredovati obseg del in rok izvedbe zahtevane nadgradnje. Zahtevano nadgradnjo izvajalec izvede, ko naročnik potrdi obseg in rok izvedbe del.

Za uspešno izvedbo nadgradnje se šteje pisno obvestilo (e-pošta, dopis) pooblaščenega predstavnika naročnika izvajalcu, da je nadgradnja uspešno implementirana.

Izvajalec mora enako garancijsko dobo za brezhibno delovanje in odpravo napak, kot je navedena v 9. členu Pogodbe o nabavi, implementaciji, integraciji in vzdrževanju informacijske podpore FRS, MSP in HRM, št. JN-11/2013 z dne …………, zagotavljati tudi za vse izvedene nadgradnje novega IS na zahtevo naročnika.

OSTALE NADGRADNJE ZARADI NOVE VERZIJE IS BREZ NAROČILA NAROČNIKA

11. člen

Med ostale nadgradnje spadajo morebitne nove verzije dela ali celote novega IS, ki jih izvajalec pripravi brez naročila naročnika. Izvajalec je dolžan obvestiti naročnika o novi verziji novega IS, naročnik pa ima pravico, da novo verzijo najprej preizkusi v demonstracijskem okolju, nato pa se odloči, ali bo novo verzijo sprejel ali ne. V primeru, da naročnik nove verzije IS ne sprejme, je izvajalec dolžan vzdrževati zadnjo produkcijsko verzijo IS, potrjeno s strani naročnika.

Naročnik ima pravico, da opravi preizkus v demonstracijskem okolju tudi pred implementacijo nadgradnje zaradi zakonskih sprememb in nadgradnje na zahtevo naročnika.

POGODBENA CENA 12. člen

Skupna letna cena pogarancijskega vzdrževanja novega IS iz te pogodbe znaša ……… EUR. Cena ne vsebuje DDV, ki se obračuna pri vsakem izdanem računu v skladu z veljavno zakonodajo.

Pogodbena cena za celotno veljavnost pogodbe (5 let) znaša …………. EUR (brez DDV).Za naročene nadgradnje, katere je naročnik dolžan plačati, se kot vrednost upošteva s

strani naročnika potrjen obseg dela (količina ur) in urna postavka za analitika-programerja, navedena v ponudbi, ki je priloga te pogodbe.

OBRAČUN IN PLAČILO

13. člen

44

Izvajalec bo za vzdrževanje novega IS mesečno izstavljal račune do 5. dne v mesecu za pretekli mesec, v višini 1/12 letne pogodbene vrednosti. Za naročene nadgradnje bo izvajalec izstavil račun po potrditvi uspešno izvedene nadgradnje.

Rok plačila računa je 30 dni in začne teči po prejemu pravilno izstavljenega računa. Če je izstavljeni račun nepravilen ali sporen, ga ima naročnik pravico delno ali v celoti

zavrniti.

DRUGE OBVEZNOSTI IZVAJALCA

14. členIzvajalec se obvezuje, da bo: − prevzeta pogodbena dela izvršil strokovno pravilno, vestno, pravočasno in kvalitetno, v skladu s slovenskimi standardi in zakoni, tehničnimi predpisi, izdanimi soglasji, po posebnem dogovoru pa tudi z drugimi standardi in navodili, − izvršil vsa pogodbena dela gospodarno v korist naročnika, − storil vse, kar spada v obseg prevzetih obveznosti, da bi bili po tej pogodbi dogovorjeni roki izpolnjeni, − sproti obveščal naročnika o tekoči problematiki in nastalih situacijah, ki bi lahko vplivale na izvršitev prevzetih obveznosti, − varoval poslovno skrivnost naročnika in njegovih partnerjev, kakor tudi skrivnost vseh tehničnih podlag, tehničnih postopkov in ostalih informacij, - v skladu z zakonom varoval osebne podatke, s katerimi se bo seznanil v času izvajanja projekta, − tolmačil naročniku morebitne nejasnosti iz obsega pogodbenih storitev, − tesno sodeloval z naročnikom in upošteval njegove ekonomske in tehnične pogoje, − takoj pisno obvestil naročnika o odpravi napake oziroma o popravku zaradi zakonskih sprememb.

OBVEZNOSTI NAROČNIKA

15. členNaročnik se obvezuje: − predati izvajalcu vso dokumentacijo, ki je potrebna za izvedbo del po tej pogodbi ter uvesti izvajalca v delo in mu nuditi vse potrebne informacije za izvedbo del po tej pogodbi, − tesno sodelovati z izvajalcem z namenom, da bo predmet pogodbe izveden pravočasno in v obojestransko zadovoljstvo, − tekoče obveščati izvajalca o vseh spremembah in novo nastalih situacijah, ki bi lahko vplivale na potek in obseg predmeta pogodbe, − varovati kot poslovno skrivnost vse podatke, ki jih izve od izvajalca.

PODIZVAJALCI (ta člen bo vsebovan v pogodbi, če bo izvajalec nastopal s podizvajalci)

16. členIzvajalec pri izvedbi del, ki so predmet te pogodbe lahko vključuje podizvajalce, in

sicer:1. __________________________________________________2. __________________________________________________3. __________________________________________________ (naziv in naslov podizvajalcev z navedbo del, ki jih bodo opravljali)Izvajalec vedno in v vsakem primeru nosi polno odgovornost za celotni ponujeni obseg

del, ki ga prevzame po pogodbi.Skladno z veljavno zakonodajo mora imeti izvajalec ob sklenitvi pogodbe z naročnikom

in v času njenega izvajanja, sklenjene pogodbe s podizvajalci. Izvajalec s podpisom te pogodbe pooblašča naročnika, da na podlagi potrjenega

računa oz. situacije, neposredno plačuje podizvajalcu. Izvajalec mora svojemu računu oziroma situaciji obvezno priložiti račune oziroma situacije svojih podizvajalcev.

45

Če se po sklenitvi pogodbe o izvedbi javnega naročila zamenja podizvajalec ali če izvajalec sklene pogodbo z novim podizvajalcem, vse ob predhodnem soglasju naročnika, mora izvajalec naročniku v petih (5) dneh po spremembi predložiti:

- svojo izjavo, da je poravnal vse nesporne obveznosti prvotnemu podizvajalcu,- pooblastilo za plačilo opravljenih in prevzetih del neposredno novemu podizvajalcu in - soglasje novega podizvajalca k neposrednemu plačilu.Če je izvajalec izpolnjevanje katerega od pogojev v postopku javnega naročila

dokazoval skupaj s katerim od podizvajalcev, ta pa se menja, je pogoj za zamenjavo tudi ta, da mora ponudnik dokazati, da sam izpolnjuje pogoje, oziroma da je nov podizvajalec takšen, da tudi skupaj z njim glavni izvajalec izpolnjuje pogoje, zahtevane v postopku javnega naročila.

Izvajalec mora imeti poravnane vse zapadle obveznosti do svojih podizvajalcev.

INTELEKTUALNA LASTNINA

17. členStranki soglašata, da lahko naročnik časovno neomejeno uporablja nov IS (z vsemi nadgradnjami), vključno z vso pripadajočo dokumentacijo, navedeno v tehnični specifikaciji.

POGODBENA KAZEN

18. členČe izvajalec zamudi s pričetkom odpravljanja napak (odzivni čas je daljši od pogodbeno

dogovorjenega) in/ali ne odpravi napake ali izvede druge storitve (nadgradnje) v pogodbenem oziroma dogovorjenem roku, ima naročnik za vsak dan zamude pravico od izvajalca zahtevati plačilo pogodbene kazni za zamudo v višini 1 ‰ pogodbene vrednosti brez DDV, vendar skupno največ 10 % pogodbene vrednosti brez DDV.

Pogodbeni stranki soglašata, da je naročnik, če je sprejel izpolnitev obveznosti, ki je bila izvedena z zamudo, s tem hkrati tudi sporočil izvajalcu, da si pridržuje pravico do pogodbene kazni.

Če škoda, ki jo utrpi naročnik, presega znesek pogodbene kazni, lahko naročnik zahteva od izvajalca še razliko do popolne odškodnine.

PREDSTAVNIKI POGODBENIH STRANK

19. členNaročnikov predstavnik za izvedbo del po tej pogodbi je ………………...Naročnikov predstavnik zastopa naročnika v vseh vprašanjih, ki se nanašajo na izvedbo

del po tej pogodbi in sodeluje z izvajalcem ves čas trajanja pogodbe ter mu nudi vse potrebne podatke, ki jih je na podlagi obveznosti iz te pogodbe dolžan dajati.

Izvajalčev predstavnik za izvedbo del po tej pogodbi je ………………..Izvajalčev predstavnik je pooblaščen, da zastopa izvajalca v vseh vprašanjih, ki se

nanašajo na izvedbo del po tej pogodbi in je dolžan neposredno sodelovati z naročnikovim predstavnikom ves čas trajanja pogodbe.

Pogodbeni stranki sta dolžni obvestiti nasprotno stranko o zamenjavi predstavnika v roku 5 dni po zamenjavi.

VIŠJA SILA

20. členPogodbeni stranki sta prosti odgovornosti za škodo, ki je nastala zaradi neizpolnitve ali

zamude pri izpolnjevanju pogodbenih obveznosti, če so po sklenitvi pogodbe nastopile nepredvidljive in neodklonljive okoliščine, ki jih pogodbeni stranki nista mogli pričakovati, jih preprečiti oziroma se jim izogniti (višja sila).

Stranka, na katere strani je višja sila nastala, mora nasprotno pogodbeno stranko nemudoma obvestiti o nastopu in prenehanju le-te ter ji na njeno zahtevo nuditi vse potrebne

46

dokaze o obstoju in trajanju višje sile, obsegu le-te in o njenih posledicah. Če tega ne stori, se ne more sklicevati na obstoj višje sile. Pogodbeni roki se podaljšajo za čas trajanja višje sile. Pogodbeni stranki pisno dogovorita nove pogodbene roke.

POSLOVNA SKRIVNOST

21. členStranki pogodbe se zavezujeta, da bosta vse podatke, vezane na predmet pogodbe šteli

za poslovno skrivnost, in se obvezujeta, da jih bosta uporabljali izključno za realizacijo pogodbenih obveznosti.

Brez predhodnega soglasja naročnika, izvajalec ne sme kakršne koli naročnikove dokumentacije niti razmnoževati ali omogočiti vpogleda tretjim osebam, niti je ne sme uporabljati za izven pogodbene namene.

Stranki jamčita ena drugi za škodo, nastalo zaradi kršitve teh obveznosti.

PROTIKORUPCIJSKA KLAVZULA

22. členPogodbeni stranki potrjujeta, da sta seznanjeni in se zavedata dejstva, da je predmetna

pogodba nična, če je ali bo v katerikoli fazi sklepanja ali izvajanja te pogodbe, kdo v imenu ali na račun izvajalca predstavniku ali posredniku naročnika(ov), obljubil, ponudil ali dal kakšno nedovoljeno korist za pridobitev posla po tej pogodbi ali za sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji ali za opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbenih obveznosti ali za drugo ravnanje ali opustitev, s katerim je ali bo naročniku(om) povzročena škoda ali pa je ali bo omogočena pridobitev nedovoljene koristi predstavniku ali posredniku naročnika(ov) in/ali izvajalcu ali njegovemu predstavniku, zastopniku ali posredniku. IZJAVA O LASTNIŠTVU

23. členIzvajalec se obvezuje, da bo kadarkoli v času veljavnosti te pogodbe oziroma

kadarkoli v času izvajanja te pogodbe, v roku osmih dni od prejema poziva naročniku posredoval podatke o:

- svojih ustanoviteljih, družbenikih, vključno s tihimi družbeniki, delničarjih, komanditistih ali drugih lastnikih in podatke o lastniških deležih navedenih oseb,

- gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje da so z njim povezane družbe,

ki jih je naročnik, v skladu z določili VI. odstavka 14. člena Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije (Ur. l. RS, št. 69/2011-UPB2 s spremembami), dolžan predložiti Komisiji za preprečevanje korupcije, če ta to zahteva.

Tako izjavo mora naročniku predložiti tudi podizvajalec, o čemer mora izvajalec seznaniti vsakega podizvajalca.

REŠEVANJE SPOROV

24. členVse morebitne spore, nastale na osnovi te pogodbe, rešujeta pogodbeni stranki

sporazumno in v duhu dobrih poslovnih običajev. V primeru, da sporazum ni mogoč, spor rešuje pristojno sodišče po sedežu naročnika.

Pri tolmačenju določil te pogodbe in reševanju morebitnih sporov se uporablja slovensko pravo, predvsem Obligacijski zakonik, poleg te pogodbe in zakonodaje pa se upošteva še:

- pogodbo o nabavi, implementaciji in integraciji informacijskega sistema FRS, MSP in HRM, št. JN-11/2013 z dne ___________,

- razpisno dokumentacijo št. JN-11/2013 z dne _______________,- ponudbeno dokumentacijo št. _________ z dne ____________,

47

- obvestilo o oddaji javnega naročila z dne _________, - drugo dokumentacijo v zvezi s to pogodbo.

PRILOGA IN SESTAVNI DELI POGODBE

25. členPriloga pogodbe je:- ponudba izvajalca s ponudbenim predračunom št. _______ z dne _________, s

tehnično specifikacijo,Sestavni deli pogodbe so:- pogodba o nabavi, implementaciji, integraciji in vzdrževanju informacijske podpore FRS,

MSP in HRM, št. JN-11/2013 z dne ___________,- razpisna dokumentacija št. JN-11/2013, z dne __. __. 2013,- ponudba izvajalca št. ___________ z dne __________.Priloga in sestavni deli pogodbe so enako zavezujoči kot pogodba.

TRAJANJE POGODBE

26. členPogodba velja za obdobje 5 let od njene sklenitve.

KONČNE DOLOČBE

27. členMorebitne spremembe in dopolnitve te pogodbe so veljavne le sporazumno v pisni obliki

in ob izrecni navedbi, da gre za spremembo in dopolnitev te pogodbe. Ta pogodba je sklenjena:

- ko jo podpišeta zastopnika obeh pogodbenih strank,- ko nadzorni organ naročnika izda ustrezno soglasje k tej pogodbi (če bo

potrebno) in - ko izvajalec predloži podpisano izjavo o lastništvu v skladu s VI. odstavkom

14. člena Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije (ZIntPK), tudi za vse podizvajalce.

Naročnik si pridržuje pravico, da v primeru nezagotovljenih sredstev za naročena pogodbena dela lahko odpove pogodbo.

Za vse ostalo, kar ni dogovorjeno v tej pogodbi se uporabljajo določila Obligacijskega zakonika oz. ostalo veljavno pravo v RS.

Pogodba je sklenjena in podpisana v 4 izvodih, od katerih prejme vsaka pogodbena stranka dva izvoda.

………………………, dne: ………………………

IZVAJALEC:

……………………………………………………………………………………

Kranj, dne: …………………………

NAROČNIK:

ELEKTRO GORENJSKA, d.d.

Predsednik uprave:mag. Bojan Luskovec

48

PRILOGA D/11IZJAVA O UDELEŽBI PRAVNIH IN FIZIČNIH OSEB

V LASTNIŠTVU PONUDNIKA(pogodba za nabavo, implementacijo in integracijo informacijskega sistema za

FRS, MSP in HRM)

Naročnik je dolžan zaradi transparentnosti posla in preprečitve korupcijskih tveganj v skladu s VI. odstavkom 14. člena Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije (Ur. l. RS, št. 69/2011-UPB2) pridobiti izjavo oz. podatke o udeležbi pravnih in fizičnih oseb v lastništvu ponudnika, vključno z udeležbo tihih družbenikov, ter o gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje, da so povezane družbe s ponudnikom. To izjavo oz. podatke je naročnik dolžan na njeno zahtevo predložiti Komisiji za preprečevanje korupcije.

Podatki o ponudniku:

Firma oziroma ime ponudnika:

Sedež ponudnika:

Matična številka:

Spodaj podpisani zakoniti zastopnik ponudnika izjavljam, da so pri lastništvu zgoraj navedenega ponudnika udeležene:a) naslednje pravne osebe, tihi družbeniki, lastniki poslovnih deležev ali delnic ali povezane družbe:

1. Firma oziroma ime:

Sedež:

Matična številka:

Delež lastništva v %:

Tihi družbeniki:Lastniki poslovnih deležev ali delnic (fizične ali pravne osebe):

Povezane družbe*:

2. Firma oziroma ime:

Sedež:

Matična številka:

Delež lastništva v %:

Tihi družbeniki:Lastniki poslovnih deležev ali delnic (fizične ali pravne osebe):

Povezane družbe*:

49

b) naslednje fizične osebe: Zap. št. Ime in priimek Naslov stalnega

prebivališčaDelež lastništva v %

S podpisom te izjave jamčim, da v lastniški strukturi ni udeleženih drugih fizičnih ter pravnih oseb in tihih družbenikov, ter gospodarskih subjektov, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje, da so povezane družbe. Zavedamo se, da ima, če bomo predložili lažno izjavo oziroma dali neresnične podatke o navedenih dejstvih, to za posledico ničnost pogodbe.

Kraj: ________________, dne ______________

Ime in priimek zakonitega zastopnika:

Podpis in žig:

*Povezane družbe so v skladu s 527. členom Zakona o gospodarskih družbah (Ur. l. RS, št. 65/09-UPB3 s spremembami) pravno samostojne družbe, ki so v medsebojnem razmerju tako, da:- ima ena družba v drugi večinski delež (družba v večinski lasti in družba z večinskim deležem);- je ena družba odvisna od druge (odvisna in obvladujoča družba);- so koncernske družbe;- sta dve družbi vzajemno kapitalsko udeleženi, ali - so povezane družbe s podjetniškimi pogodbami (prim. 533. in 534. člen ZGD, npr. pogodba o obvladovanju, o prenosu dobička, o profitni skupnosti, o delnem prenosu dobička, o zakupu obrata, o prepustitvi obrata idr.).

Opomba: Če je ponudnik ali katera od družb v njegovi lastniški strukturi, delniška družba, zadostuje, da se v izjavi navedejo le tisti delničarji ponudnika, ki so posredno ali neposredno imetniki več kot 5 % delnic oziroma so udeleženi z več kot 5 % deležem pri ustanoviteljskih pravicah, upravljanju ali kapitalu delniške družbe.

50

PRILOGA D/12

Predvideni terminski plan (v skladu s podtočko 4.6., točke 25 razpisne dokumentacije)

51

PRILOGA D/13

Razvitost funkcionalnosti ponujenega IS (v skladu s podtočko 4.8., točke 25 razpisne dokumentacije)

Računovodstvo

Funkcionalnost razvita

DA NE

1. Konsolidirani izkazi in konsolidirana poročila

IS naj omogoča pripravo konsolidiranih računovodskih izkazov in drugih poročil, potrebnih za razkritje v letnem konsolidiranem poročilu v skladu z zakonodajo.

Glavna knjiga

2. Možnost izvoza podatkov (v Excel, Word, Wordove predloge, PDF).

3. Omogočiti vzdrževanje kontnega načrta in kontov glavne knjige.

4. Knjiženje dokumentov glavne knjige (ročno knjiženje, avtomatsko knjiženje na podlagi vnaprej definiranih pravil knjiženja, iz drugih analitičnih evidenc) v skladu z zakonodajo, Slovenskimi računovodskimi standardni in internimi pravilniki .

5. Nov IS mora omogočati avtomatsko delitev knjigovodske listine na podlagi vnaprej pripravljenih ključev.

6. Zagotoviti storno dokumenta (posamičen/masovni), korekture temeljnic.

7. Priprava vseh mesečnih in letnih računovodskih izkazov za družbo za notranje in zunanje uporabnike (bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov po posredni in neposredni metodi, izkaz gibanja kapitala in izkaz vseobsegajočega donosa).

8. Nov IS naj omogoča avtomatsko pripravo izkazov po dejavnosti na podlagi vnaprej pripravljenih ključev.

9. Nov IS mora omogočiti elektronsko oddajo vseh poročil (računovodski izkazi, davek od dohodka pravnih oseb, statistika finančnih računov, ostala standardna poročila), ki se pripravljajo za zunanje uporabnike (npr. Ajpes, Davčni urad, Banka Slovenije).

10. Kontrolna poročila glavne knjige z analitičnimi evidencami, vgrajene logične računovodske kontrole (npr. izravnava temeljnic, DDV evidence, knjiženje na pravilno stran konta).

11. Zabilančno vodenje garancij, menic, drugih oblik zavarovanja, drobnega inventarja, osnovnih sredstev v tuji lasti.

12. Omogočen zaključek poslovnega obdobja/leta.

13. Možnost prenosa temeljnic, ki so generirane v drugih programskih modulih.

52

14. Nov IS mora zagotavljati dnevno arhiviranje (dnevnik knjižb) in elektronsko arhiviranje podatkov ob zaključku poslovnega leta.

15. Nov IS mora zagotoviti avtomatičen prenos zaključka obračunskega leta v otvoritve naslednjega leta.

16. Nov IS omogoča pregled bruto bilance tudi po mesecih in sicer promet v dobro in breme (saldo v breme in dobro) ter možnost neposrednega vpogleda v kontne kartice do izvora posamezne knjižbe (knjigovodska listina).

Evidenca prejetih faktur

17. Omogoča zajem faktur preko dokumentnega sistema EBA (OCR prepoznava podatkov)

18. Omogoča vnos dodatnih podatkov o fakturi na nivoju dejavnosti, po vrsti fakture, evidentiranje davkov

19. Omogoča vpogled na prejeto fakturo v dokumentnem sistemu

20. Omogoča zajem e-računa

21. Omogoča povezavo z naročilnico oz. nabavno službo

22. Omogoča večnivojsko elektronsko potrjevanje prejete fakture po vnaprej določenih likvidacijskih postopkih z vpogledom na dokumente v okviru dokumentnega sistema:

- Izbira prvega podpisnika (likvidatorja) in odobritelja (nadrejeni likvidatorju) iz naročilnice

- Možnost vnosa komentarja v postopku potrjevanja- Možnost izbire in dodelitve vnaprej določenih ključev

na dokument

23. Omogoča sledljivost dokumenta v fazi potrjevanja (kdo ima dokument)

24. Omogoča evidenco faktur po statusu (prejeta, v procesu potrjevanja, likvidirana, knjižena, zavrnjena s strani likvidatorja, zavrnjena s strani odobritelja,

Plačilni promet

25. Za elektronsko izmenjavo plačilnih nalogov v Sloveniji mora rešitev podpirati vsaj naslednje plačilne formate

26. TKDIS APP ali XML (EUR),

27. MT-101 Halcom (EUR in devizni),


29. Halcom B2B (devizni),EBA B2B, B2C

30. splošni format ZBS (devizni),

31. ISO SEPA XML (Halcom).

Na strani prejetih bančnih obvestil o dnevno izvedenih EUR in deviznih prilivih in odlivih na bančnem računu, so za elektronski uvoz in knjiženje bančnega izpiska podprti naslednji formati

53

32. TKDIS APP (EUR),


34. MT940 Halcom (EUR in devizni),

35. izplačila dividend - v smislu avtomatskega zapiranja drugih podatkov, ki niso iz Sistema (npr Ixtlan),

36. Omogoča prejem, obdelava in arhiviranje elektronskih računov v formatu e-slog (GZS).

Izvajanje plačilnega prometa

37. Proces plačevanja (predplačila, delna plačila, blokada za plačilo, domača/tuja plačila, obvestilo o plačilu za dobavitelja ipd.),

38. Omogoča pripravo in knjiženje medesebojne kompenzacije

39. Omogoča pripravo in knjiženje verižnih kompenzacij.

40. Omogoča sprotno evidentiranje kompenzacije preko plačilnega prometa (obračunski nalog)

41. Omogoča pripravo podatkov za ePobot (seznam zapadlih prejetih faktur, kreiranje datoteke za Ajpes in uvoz)

42. Omogoča evidenco izvršenih kompenzacij

43. izvajanje drugih oblik medsebojnih poravnav obveznosti (cesije in asignacije),

Saldakonti dobaviteljev

44. Omogoča spremljanje dobav in računov na nivoju dobavitelja,

45. Omogoča storno dokumenta (posamičen/masovni),

46. Omogoča delitev obveznosti na podlagi protiknjižbe

47. Omogoča posamično ali masovno zapiranje odprtih postavk pri uvozu izpiska,

48. Omogoča zapiranje avansov in ostalih oblik plačil (kompenzacije) z odprtimi obveznostmi. Podatki morajo biti evidentirni na podlagi protiknjižbe prejete fakture (enako kot pri plačilih po TRR)

49. Omogoča izpis korespondence za poslovne partnerje (npr. kartica dobavitelja, izpis odprtih postavk, poročila in analize na nivoju dokumentov in šifre dobavitelja (zaprte/odprte/vse vrstične postavke, saldi, po posameznih dobaviteljih, za skupino dobaviteljev, poročilo o neporavnanih obveznostih na določen dan, spremljanje stanja dobaviteljev po rokih zapadlosti in priprava poročil, ipd.),

50. Omogoča izdelavo poročila o dobavah, za katere še ni prejet račun,

Obračun plače

54

51. Omogoča pripravo podatkov za obračun plač (z upoštevanjem bonitet, dohodninske lestvice, odtegljajev zaposlenca, materialnih stroškov, delodajalčevih in delojemalčevih prispevkov za prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje).

52. Omogoča zahtevnejše obračune dohodkov iz delovnega razmerja v skladu z zakonodajo in Podjetniško kolektivno pogodbo (npr. regres, 13. plača, božičnica, odpravnine, jubilejne nagrade, dodatki na plače, delovna uspešnost,…). Omogoča upoštevanje vrednosti faktorja pri obračunu plače.

53. Omogoča obračun dohodkov iz drugega pogodbenega razmerja (tudi avtorske pogodbe), obračun prejemkov članov nadzornega sveta.

54. Omogoča obračun davčnega odtegljaja na podlagi prejete fakture.

55. Zagotavlja vse zakonske zahteve za pripravo in oddajo obračuna, ažuriranje zakonsko določenih šifrantov (npr. letna dohodninska lestvica) (REK obrazci, AJPES, kreiranje virmanov za plače za zbirni center, M4 datoteka, DURS, ODO-1).

56. Omogoča pripravo temeljnic na podlagi obračunov za knjiženje v glavno knjigo.

57. Omogoča analize in izpise s področja obračuna plač za zunanje in notranje potrebe (obrazec-izplačilo regresa za letni dopust za leto……, obrazec 1-ZAP/M za mesec….za leto….., ZAP-RSD,ZAP-SDČ, M4, podatki za razkritja v letnem poročilu, podatki za pripravo davčnega obračuna).

58. Omogoča izračun stroškov neizkoriščenega letnega dopusta.

59. Omogoča pripravo podatkov za aktuarski izračun.

60. Omogoča spremljanje plač pa vrstah plačil (dodatki, dopusti), opravljene ure.

61. Evidentiranje in spremljanje prispevkov za invalide - kontrola na kvoto.

62. Uvoz evidence ur in povračil stroškov dela iz obstoječih aplikacij.

63. Obračun premij za prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje ter avtomatski prenos na Modro zavarovalnico, obračun bonitet (specifikacija po vrstah bonitet),odtegljaji (posojila, članarine…).

Potni nalogi

64. Integracija z interno aplikacijo e-križanka

65. Omogoča obračun potnih stroškov doma in v tujini,

66. Omogoča izplačilo potnih stroškov (neposredno po obračunu na TRR zaposlenega ali prenos v obračun plač in izplačilo potnih stroškov v obliki materialnih stroškov ob izplačilu plač) in poročanje v skladu z veljavno zakonodajo (REK).

67. Omogoča knjiženje obračunanih potnih stroškov,

68. poročila in analize.

55

Upravljanje denarnih tokov

69. Omogoča pripravo planiranega izkaza denarnih tokov z upoštevanjem vseh knjiženih knjigovodskih listin, odprtimi naročili, pogodbami, anuitetami kreditov in možnim dodatnim ročnim vnosom (npr. še ne prejetimi posojili, po katerih bodo anuitete zapadle v n-obdobju).

70. Omogoča usklajevanje planiranih dogodkov z dejanskimi prilivi in odlivi.

71. Omogoča uvoz bančnih izpiskov na nivoju dneva, banke, posameznega TRR, dnevno spremljanje denarnega stanja in poslovnih dogodkov na bančnih računih.

72. Omogoča izdelavo poročil

73. Omogoča srednjeročno in dolgoročno načrtovanje in planiranje likvidnosti.

Upravljanje kreditov in depozitov

74. Omogoča vodenje kreditov po dejavnostih, stroškovnih mestih in nosilcih z amortizacijskim načrtom (prejem, vračilo, stanje, obresti).

75. Omogoča pripravo izkaza denarnih tokov z upoštevanjem prejetih kreditov in odplačila anuitet.

76. Omogoča vodenje depozitov po dejavnostih, stroškovnih mestih in nosilcih z amortizacijskim načrtom (prejem, vračilo, stanje, obresti).

77. Omogoča pripravo izkaza denarnih tokov z upoštevanjem prejetih depozitov in odplačila anuitet

78. Omogoča vodenje kreditov in depozitov med podjetji v skupini (cashmanagement).

79. Omogoča simulacijo izračuna obresti.

80. Omogoča obračun obresti.

Zakonske in ostale posebnosti poslovanja v Sloveniji, ki jih mora rešitev zagotavljati

Davek na dodano vrednost

81. Evidentiranja DDV od pridobitev sredstev iz EU in tujine.

82. Evidentiranje DDV od pavšalistov.

56

83. Evidentiranja DDV od prejetih in danih avansov.

84. Poročila o dobavah (76.a člen Energetskega zakona).

85. Evidentiranje brezplačnih najemov naših osnovnih sredstev in brezplačnih storitev.

86. Evidentiranje inventurnega manjka.

87. Popravek DDV zaradi stečajev in prisilnih poravnav.

88. Evidentiranje oproščenega prometa in prometa, ki ni predmet DDV.

89. Prefakturiranje, uporaba blaga in storitev za neposlovne namene.

90. Knjige prejetih in izdanih faktur.

91. Možnost uvoza podatkov za pripravo DDV-O obrazca iz masovnih saldakontov.

92. Omogoča pripravo in oddajo obrazca DDV-O.

93. Omogoča izdelavo rekapitulacijskega poročila RP-O.

94. Omogoča podporo za elektronsko izmenjavo podatkov in/ali ustreznimi formati izmenjave za področje davkov.

95. Omogoča kreiranje temeljnice DDV obračuna na nivoju meseca.

Trošarina

96. Omogoča evidence in obračun trošarin.

97. Omogoča elektronsko posredovanje podatkov na CURS.

Poročanje Banki Slovenije oz. AJPES

98. Poročilo za namene statistike finančnih računov (SFR).

99. Poročilo o kratkoročnih terjatvah in obveznostih iz poslovanja z nerezidenti (SKV).

100. Plače.

101. Nepremičnine v tujini.

Matični podatki poslovnih partnerjev

102. Osnovni matični podatki

Omogoča vnos vseh atributov, ki so navedeni v tej specifikaciji za izdelavo poročil.

103. Omogoča vodenje poslovnih partnerjev po statusu (aktiven, neaktiven, stečaj, prisilna poravnava, blokada TRR,…).

57

104. Poslovni partnerji ERP morajo biti sinhronizirani s poslovnimi partnerji obstoječega IS v času prehoda.

58

Register pogodb

Register pogodb

105. Prenos podatkov iz obstoječega registra.

106. Omogoča navezavo fizična pogodba - register.

107. Zavedbe vseh vrst pogodb, čas trajanja pogodbe, navezava z naročilnicami.

108. Poročila za pregledovanje pogodb vezano tudi skozi dokumentni sistem EBA.

Saldakonti kupcev

Knjiženje izdanih računov/dobropisov poslovnim partnerjem

109. Izmenjava podatkov iz masovnega obračuna omrežnine in modula prodaje (integracija z obstoječim sistemom).

110. Avtomatsko knjiženje izdanih faktur na podlagi vnaprej določene structure knjiženja (konti, evidentiranje za namene DDV, INTRASTAT).

111. Omogoča knjiženje avansov, kompenzacij, asignacij, cesij in ostalih načinov poravnav terjatev.

112. Omogoča spremljanje saldakontov po merilnih mestih.

113. Omogoča evidentiranje obročnih plačil.

114. Omogoča pripravo starostne strukture terjatev.

Prejeta plačila (tudi vračila)

115. Omogoča razporejanje, zapiranje in knjiženje zbirnih plačil večjih strank (npr. občine, upravljavci stanovanjskih zgradb).

116. Omogoča naknadno urejanje nerazporejenih plačil.

117. Izpis nerazporejenih plačil po raznih kriterijih (na dan, po partnerju).

118. Omogoča sledljivost knjiženega plačila na kupcu do izvora (npr. priliv na bančni izpisek).

119. Omogoča hranjenje originalnega bančnega izpiska.

120. Omogoča pregledovanje bančnih izpiskov po raznih kriterijih.

121. Omogoča evidence vračila preplačil kupcem (kreiranje vračila, povezava s plačilnim prometom, avtomatsko prepoznavanje vračila na bančnem izpisku).

59

Opominjanje

122. Omogoča izdelavo opominov (posamično ali množično) po kupcu ali po merilnih mestih.

123. Omogoča urejanje seznama kupcev za namene opominjanja (npr. izločanje).

124. Omogoča možnost sledenja opominov (npr. 1. opomin, 2. opomin, …).

125. Omogoča integracijo podatkov z ŽCO za namene odklopov.

126. Omogoča možnost zaračunavanja stroškov opominjanja preko izdanih faktur.

Obračun zamudnih obresti

127. Omogoča možnost obračuna zamudnih obresti od terjatev in plačil posamično oz. množično ter avtomatsko knjiženje obračunov glede na preddefinirano shemo knjiženja in (ne) evidentiranje za namene DDV.

128. Možnost izločanja oz. vključevanja kupca v obračun zamudnih obresti.

129. Možnost obračunanih zamudnih obresti na svojem računu ali na naslednjem rednem računu za omrežnino.

Prenos na dvomljive/sporne terjatve in oblikovanje popravka vrednosti

130. Omogoča dodeljevanje statusov (tožba, stečaj, prisilna poravnava, izvršba, dvomljiva terjatev).

131. Omogoča pripravo avtomatske temeljnice za prenos na dvomljive oz. sporne terjatve

132. Omogoča pripravo posamičnih oz. skupinskih predlogov za COVL.

133. Omogoča pregled in analize: kartica kupca, IOP na določen dan, IOP po obračunskem obdobju, kartica kupca po merilnih mestih, poročilo o nekoriščenih avansih,


60

Organizacijski management

134. Vzdrževanje organizacijskih struktur, zgodovina organizacijskih struktur, simulacija organizacijskih struktur,

135. Katalog delovnih mest z vrednotenjem in postavkami z opisnega lista, zgodovina delovnih mest.

Zaposlovanje

136. Zahteva za notranjo in zunanjo objavo prostih delovnih mest, povezava na bazo delovnih mest izbira oblike izgleda s predlogami in povezava z dokumentnim sistemom - hramba povezava prek web service v dokumentni sistem EBA

137. Zbiranje in razvrščanje prijav na prosta delovna mesta in vnos podatkov kandidatov, in povezava z dokumentnim sistemom - hramba povezava prek web service v dokumentni sistem EBA.

138. Proces vabila na razgovor, obvestila o zavrnitvi in ponudba pogodbe, izpis napotnice za predhodni zdravniški pregled in drugih potrebnih dokumentov, obrazcev (spisek potrebnih obrazcev).


139. Kadrovska administracija, ki omogoča spremljanje podatkov o različnih vrstah zaposlenih (redno zaposleni, zunanji sodelavci, študentje, pogodbeni delavci, štipendisti), omogoča tudi spremljanje rezidentov in nerezidentov ter detaširanih zaposlenih.

140. Za vse vrste zaposlenih omogoča spremljanje vseh kadrovskih podatkov (osebni podatki, naslovi, TRR, družinski člani, izobrazba, davčni podatki, invalidnost, relacije prevoza na delo, vrste pogodb, delovna doba)

61

141. Podpira funkcionalnosti: zaposlitve, prerazporeditve, napredovanja, odhodi zaposlenih, zgodovina dogodkov,avtomatske kontrole: opominjanje ali alarmni dogodki za kadrovsko službo in avtomatsko obveščanje drugih deležnikov v podjetju (opomini pri pogodbah za določeni čas, kdaj preha pravica za dodaten dopust za otroke do 15 leta…).

142. Omogoča pripravo pogodbe/aneksa o zaposlitvi.

143. Priprava M-obrazcev za prijavo/odjavo delavca, v portalu e-vem (združljivost s tem portalom) možnost uvoza v portal

144. Možnost samostojne izdelave različnih vrst poročil (izpisov),

145. Možnost spremljanja npr. koriščenja ukrepov DPP oz. možnost samostojnega dodajanja tabel (entitet)

Časovna administracija

146. Spremljanje dodeljenega in porabljenega dopusta (redni, izredni, študijski, izpis sklepov).

147. Izračun dopusta in priprava obvestil o odmeri dopusta glede na kadrovske podatke, tudi med letom

148. Spremljanje porodniških dopustov, dopustov za nego in varstvo otrok, očetovskih dopustov, pogled na vse dokumente preko dokumentnega sistema EBA.

149. Spremljanje uveljavljanja posebnih olajšav za vzdrževane družinske člane, izpis obrazcev, pregledov ter izpis uveljavljanja za posameznega delavca za vsako koledarsko leto.

150. Možnost integracije s sistemom kontrole dostopa in evidentiranja prisotnosti (Četrta pot).

151. Pregledi upravičencev za regres po mesecih.

152. Opomnik za delavce, starejše od 55 let (nadure).

153. Simulacija izračuna vseh dob delavca (pokojninska doba, delovna doba, doba v podjetju).

154. Izračun delovne dobe za delavca - pregled kdo je upravičen do jubilejne nagrade.

155. Možnost spremljanja bolniških odsotnosti, izpis dokumenta za solidarnostne pomoči z opomnikom za izplačilo.

Razvoj kadrov

156. Funkcionalnost izvajanja rednih letnih razgovorov z zaposlenimi

62

157. Možnost izvajanja dveh tipov razgovorov:- razvojni letni razgovor (daljši; ključni dosežki in

prispevki v preteklem obdobju; ocenjevanje kompetenc in nalog planiranih za preteklo obdobje; določitev kompetenc in nalog za prihodnje ocenjevalno obdobje; realizacija izobraževanj planiranih za preteklo obdobje; planiranje izobraževanj za prihodnje obdobje)

- ocenjevalni letni razgovor (krajši; ključni dosežki in prispevki v preteklem obdobju; določitev in ocenitev nalog in kompetenc za preteklo ocenjevalno obdobje; brez plana za prihodnje ocenjevalno obdobje)

Oba tipa razgovorov naj vključujeta tudi:- pisne utemeljitve, opisno oceno, predloge, opombe- ambicije, poklicne želje, predloge sodelavca,

pripombe na oceno, ovire pri delu,- potrebne spremembe opisa delovnega mesta

158. Izpis poročil o opravljenih razgovorih.

159. Ocenjevanje in rangiranje zaposlenih na podlagi opravljenih razgovorov za potrebe nagrajevanja in napredovanja.

Izobraževanja

160. Priprava in odobritve planov, podpora pri pripravi plana izobraževanj.

161. Priprava in spremljanje porabe planiranih sredstev, namenjenih izobraževanju po organizacijski enoti

162. Statistična poročila in analiza za merjenje učinkovitosti izobraževanj in zadovoljstva z izobraževanji ter za sprejemanje poslovnih odločitev.

163. Spremljanje pogodb o izobraževanjih, strokovnih izpitih…

164. Integracija e-križanke (napotilo za izobraževanja).

Varstvo in zdravje pri delu in požarna varnost

165. Integracija s podatki informacijskega sistema TREF.

Portal za zaposlenega

166. Preko portala lahko zaposleni spremlja svoje kadrovske podatke, ki jih kadrovska služba vodi oz. vodja spremlja določene podatke o svojih podrejenih

Podpora odločanju

167. Statistično poročanje in izdelava različnih poročil za sprejemanje poslovnih odločitev, ki vključujejo analize preteklih in simulacije prihodnih situacij.

63

Materialno in skladiščno poslovanje

Organizacijska struktura

Podjetje uporablja eno glavno skladišče in več manjših skladišč za potrebe zagotavljanja vzdrževanja in izvajanja investicij. Naročnik od IS pričakuje izvajanje nabave in spremljanja zalog in vodenje postopkov javnih naročil.

Matični podatki

168. Migracija in vzdrževanje podatkov o dobaviteljih, migracija in vzdrževanje potrebnih podatkov o dobaviteljih (z nadaljnjo delitvijo dobaviteljev z vidika knjiženja (primer: domači, tuji...) in z vidika delitve dobaviteljev na njihove vloge (prejemnik naročila, izdajatelj računa...).

169. Migracija in vzdrževanje matičnih podatkov materialov (zahteva po ohraniti šifer materiala), migracija zahtevnic in naročilnic iz obstoječega sistema, migracija in vzdrževanje potrebnih podatkov o materialih z upoštevanjem tipov materialov (storitve, rezervni deli...), raznih klasifikacij materialov, potrebnimi statusi materialov...,

170. Zagotavljanje povezave med dobaviteljem in materialom za spremljanje podatkov o cenah, popustih, stroških dobave, časih dobave itd.,

Postopki nabave

171. Zahteva za enotno aplikacijo za izdajo materiala iz skladišča in nabavo materiala ali storitev,

Zahteva za nabavo (zahtevnica)

172. Potrjevanje zahteve (zahtevnice) mora biti dvostopenjsko (ne glede na nadaljnjo pot zahteve, mora biti omogočeno tudi enostopenjsko potrjevanje). Omogočeno mora biti obveščanje akterjev v postopku potrjevanja.

173. Sledljivost dokumentov – od zahtevnice do izvedbe naročila in naprej v FES. Zajem podatkov na enem mestu – enkrat.

174. Možnost elektronskega pošiljanja naročilnic,

175. Možnost združevanja več zahtevnic v eno naročilo, ne glede na to, da se postavke na zahtevnicah nanašajo na različne delovne naloge ali planske postavke (stroškovna mesta), in možnost razdelitve ene zahtevnice na več naročil,

176. Ob kreiranju zahtevnice/naročilnice možnost pregleda stanja zalog, konsignacije, nerealiziranih naročilnic in zahtevnic po šifri materiala

177. Zahteva po materialu iz skladišča

V primeru, da materiala ni na skladišču, mora zahtevnica "potovati" naprej v nabavno službo,

64

178. Prejem na podlagi naročilnice in izdaja materiala na delovni nalog, plansko postavko (stroškovno mesto), prenos med skladišči, zadolževanje za drobni inventar in osnovna sredstva ter pripravo ostalih dokumentov skladiščnega poslovanja (v povezavi tudi z osebno varovalno opremo – integracija z obstoječo aplikacijo),

179. Zahteva po nabavi materiala (ne iz skladišča) in storitev

Referent mora imeti možnost, da razvrsti potrjeno zahtevo glede na vrednost (npr. naročilo do 2.000,00 €, naročilo med 2.000,01 in 20.000,00 € in naročilo med 20.000,01 in 39.999,99 € - primer delitve, za gradbena dela so vrednosti višje).

180. Naročilo do 2000,00 €: Referent na podlagi prenosa podatkov iz zahtevnice naredi naročilnico za dobavitelja (večnivojsko elektronsko potrjevanje dokumenta – podpisovanje in hramba v EBA).

181. Naročilo med 2000,01 € in 20.000,00 €: Referent na podlagi prenosa podatkov iz zahtevnice od naročnika zahtevnice ali po izvedenem povpraševanju najprej pridobi ponudbe (hramba v EBA), šele potem lahko naredi naročilnico za dobavitelja (večnivojsko elektronsko potrjevanje dokumenta – podpisovanje in hramba v EBA).

182. Naročilo med 20.000,01 € in 39.999,99 €: Referent mora na podlagi ugotovitve o vrednosti naročila izdelati sklep o začetku postopka (predloga), izvesti postopek zbiranja ponudb (če ga ni izvedel že naročnik zahteve), potem zavesti prispele ponudbe, sledi poročilo o izbiri (predloga), nato pogodba (večnivojsko elektronsko potrjevanje dokumenta – podpisovanje in hramba v EBA), če je potrebna, sicer pa naročilnica.

183. Javno naročilo Na podlagi potrjene zahteve referent pripravi sklep o začetku postopka JN (predloga). Ob potrditvi zahteve se mora kreirati “mapa” postopka JN, kjer se skozi povezavo (EBA) zbirajo in pregledujejo vsi dokumenti (skenirani ali kreirani). Pripravi se razpisna dokumentacija. Sledi javna objava (sistem mora omogočati povezavo na Portal javnih naročil (www.enaročanje.si). V primeru zahtevka za revizijo na razpisno dokumentacijo – kreiranje dokumentov in pošiljanje na DKOM). Sledi zapisnik o odpiranju (predloga), sledi preverjanje podatkov (DURS, MP, pozivi ponudnikom (predloga)). Po prejetih in zavedenih dokumentih preverjanja sledi poročilo strokovne komisije (predloga), nato pa pošiljanje obvestila o izbiri (predloga) z možnostjo izpisa dokumenta Vročilnica, Obr.ZUP-L-A5, morebitna revizija na izbor in pošiljanje dokumentacije na DKOM. V primeru, da ni vloženega revizijskega zahtevka, čakanje na pravnomočnost, kreiranje in podpis pogodbe, pridobitev garancij…, sledi interno obvestilo in končno poročilo (predloga), (večnivojsko elektronsko potrjevanje dokumenta – podpisovanje in hramba v EBA).

Kreiranje posameznih naročil oziroma nabavnih nalogov s sklicevanjem na ponudbo ali pogodbo na osnovi nabavnega zahtevka

65

184. Spremljanje naročila:

Vodenje zgodovine dobav in prejetih računov, povezanih na postavke naročila s povezavo na vse spremljajoče dokumente

185. Vnos prevzema blaga ali potrditve storitev od dobavitelja:

Osnova za prevzem blaga in storitev mora biti naročilo,

186. Omogočen mora biti količinski ali količinski in vrednostni prevzem blaga in storitev,

187. Sklicevanje na postavke naročil pri vnosu postavk prejema,

188. Ocenjevanje dobaviteljev (cene, točnost dobav, servisiranje, kakovost...), ki bo v pomoč pri optimizaciji nabavnega procesa.

189. Integracija materialnega poslovanja (upravljanja zalog) na ostala področja (računovodstvo, nabavo, prodajo...).

190. Spremljanje realizacije naročila v povezavi s prejeto fakturo.

Procesi upravljanja zalog

191. Planiranje, knjiženje in dokumentiranje vseh premikov blaga (prevzemi, izdaje, odpreme, vračila, prenosi med skladiščnimi lokacijami in obrati, preknjižbe med različnimi tipi zalog, rezervacije...).

192. Prejem in izdaja materiala morata biti omogočena tudi preko sistema črtnih kod (ki se bodo uporabljale tudi pri inventuri).

193. Vodenje/spremljanje varnostne in signalne zaloge.

194. Obračun porabe zalog.

195. Reverzi in zadolžitve ter odpisi zadolžitev drobnega inventarja (po osebah ali sredstvih), prenos zadolžitev na drugo osebo, sredstvo.

196. Odpis materiala (nekoranten material, poškodovan, kalo…).

197. Omogočiti vodenje konsignacijske zaloge (tj. prevzem tujih zalog v skladišče naročnika).

198. Inventura (možnost popisa materiala na skladišču s čitalci črtnih kod (obstoječimi), izpisi in kontrole oz. primerjave pred zaključkom inventure).

199. Spremljanje zalog na nivoju skladišča in organizacijske enote.

200. Izdelava poročil in analiz, izračun kazalnikov, koeficientov idr. (npr. trenutno stanje vrednosti zalog z upoštevanjem neovrednotenih prejemov, pregled prometa s posameznim materialom in/ali s posameznim partnerjem v določenem obdobju idr.),

201. Povezava s procesi upravljanja zalog v FRS modulu.

202. Register pogodb Vodenje registra pogodb (kot rezultat izvedbe postopka naročila) preko navezave na že vnesene podatke

66

203. Vnos, spremljanje, pregledi in analize temeljnih elementov pogodb (stranke, predmet, cena, plačilni roki in pogoji, roki dobave, garancije, specifikacija pogodbe…), vezano tudi preko dokumentnega sistema EBA

Vodenje osnovnih sredstev družbe

204. Omogoča organizacijo/strukturo registra OS v skladu z vrstami/skupinami, lastništvom OS, njihovim vrednotenjem (npr. poslovno, davčno), evidentiranjem v GK, statusi, drugimi parametri,

205. Omogoča hkraten zapis v registru OS na podlagi spremembe v bazi tehničnih podatkov (brez vrednostnih podatkov)

206. Omogoča aktiviranje investicij med osnovna sredstva (kreiranje predloga investicijskega zapisnika na podlagi zapiranja DN skozi sistem projektnega vodenja – e-križanka)

207. Predvideti je potrebno možno uporabo CIM standarda:Standard št. IEC 61968

208. Omogoča urejanje in spremljanje OS po nahajališčih, skrbnikih, zadolženih osebah, odpisovanje, označevanje, prenos med stroškovnimi mesti in lokacijami

209. Nov IS naj omogoča vodenje sestavnih delov osnovnih sredstev.

210. Register OS naj omogoča tudi analitične izpise sredstev za namene priprave konsolidiranih izkazov.

211. Nov IS naj omogoča združevanje osnovnih sredstev in vnos atributov specifičnih za družbo (infrastruktura - I/drugo - D), 1-DEES, 2-vgrajena oprema, 3-oprema.

212. Vodenje registra osnovnih sredstev v skladu s Slovenskimi računovodskimi standardi in zakonodajo (tudi za davčne namene).

213. Omogoča aktiviranje osnovnih sredstev, zgrajenih in izdelanih v družbi ter ostalih nabavljenih ali kako drugače pridobljenih OS (npr. brezplačno prevzetih OS) po dejavnostih ter knjiženje v glavno knjigo.

214. Omogoča kapitalizacijo obresti v skladu s SRS.

215. Omogoča prevrednotenje sredstev (npr. zaradi cenitev…).

216. Omogoča pregled sredstev nabavljenih pred 01.01.2011 in po tem datumu.

217. Omogoča obračun davčne amortizacije

218. Omogoča evidentiranje sredstev, ki niso v lasti družbe (t.i. zabilančna sredstva) oz. t.i. skupaj obvladovana sredstva.

219. Omogoča nadomestitev OS, skladno s SRS.

67

220. Omogoča obračun, knjiženje amortizacije v skladu z določenimi, priznanimi stopnjami, načini (npr. po metodi enakomernega časovnega amortiziranja); izvedba za celotni register OS s hkratnim knjiženjem na konte GK in nosilce stroškov; časovno dinamično upravljanje stopenj amortiziranja na posameznih OS (z zgodovino sprememb) in njihovo upoštevanje pri obračunih amortizacije,

221. Omogoča simulacijo predračuna amortizacije osnovnih sredstev (npr. napoved za več mesecev ali let vnaprej),

222. Omogoča vrednostno in količinsko vodenje drobnega inventarja.

223. Obračun OS, zgrajenih in izdelanih v družbi

Omogoča aktivirati sredstvo, zgrajeno z lastnim delom (ob upoštevanju internih cenikov vrednotenja del, porabljenim materialom - po zadnji nabavni ceni in upoštevanjem storitev (faktur) od zunanjih izvajalcev ter upoštevanju realiziranih avtovoženj glede na cenik.

224. Popis OS in drobnega inventarja (DI)

Omogoča izvedbo popisa OS in DI (priprava popisnih seznamov…)

225. Omogoča popis OS s črto kodo (prenos popisnih podatkov v optične čitalce in iz optičnih čitalcev).

226. Omogoča pregled planiranih in knjiženih vrednosti OS – z razvrščanjem po različnih parametrih (vrsta OS, nahajališče, konto, vir financiranja, občina, idr.), po mesecih, letih,

227. Omogoča analizo gibanja OS (začetne vrednosti, pridobitve, odtujitve, prenosi, vrednotenje, končno stanje),

228. Omogoča pregled vseh knjiženj (pridobitev, odtujitev,...) s prikazom dokumentov,

229. Omogoča pregled knjižene amortizacije po OS, dejavnostih, obdobjih knjiženja, po stroškovnih mestih, nosilcih.

Drugo

230. Integracija z modulom upravljanja z investicijami.

231. Možnost povezovanja in zajemanja dokumentov in podatkov iz dokumentnega sistema EBA.

232. Omogoča pripravo INTRASTAT poročila in elektronsko oddajo poročila.

233. Omogoča pripravo licitacije osnovnih sredstev.

Delovni nalogi in storitve

Delovni nalogi

68

234. Omogoča integracijo z e-križanko - izmenjava podatkovWS za manipulacijo z DN (investicijski, vzdrževalni, tržni…)

235. Omogoča spremljanje stroškov po dejavnostih, po stroškovnih mestih in stroškovnih nosilcih (po posameznih skupinah in posameznikih)

236. Omogoča spremljanje stroškov po posameznem sredstvu iz BTP,

237. Omogoča spremljanje stroškov po izvajalcih (posameznik, skupina).

238. Omogoča spremljanje stroškov po vrstah dela (projektiranje, izvajanje EM del…).

239. Omogoča spremljanje stroškov po vrsti delovnega naloga (tržni, vzdrževalni).

240. Omogoča spremljanje stroškov za potrebe poročanja v skladu z dokumentom granulacije DN (priloga 1)

241. Omogoča spremljanje delovnih nalogov po statusih (npr. odprt, obračunan, fakturiran, zaprt…).

242. Omogoča vodenje opravljenih storitev strankam s končnim fakturiranjem.

Investicije

243. Vodenje DN po vrsti dela (vrsta dela je podatek za pravilno razvrščanje stroškov, poročanje na SODO, JARSE…).

244. Omogoča spremljanje angažiranih sredstev za posamezno investicijo skozi celoten življenjski cikel investicije (naročilnice - neknjižena realizacija, situacije…).

245. Omogoča spremljanje po dejavnostih, po investicijskih skupinah, po posameznih investicijah.

246. Omogoča vpogled v izvorne podatke in dokumente (npr. faktura, izdajnica materiala, opravljeno delo zaposlencev, tuje storitve…).

247. Omogoča primerjavo plana in realizacije po dejavnostih, po investicijskih skupinah, po posameznih investicijah.

248. Omogoča pripravo raznih poročil: seznam nedokončanih investicij.

Fakturiranje

249. Omogoča kreiranje obvestila/povpraševanja (zabeleži se naročilo stranke z osnovnimi podatki in dodatnim opisom),

250. Omogoča kreiranje ponudbe/predračuna (na željo stranke se izdela ponudba. Lahko se izda tudi predračun, po katerem stranka plača avans),

251. Omogoča kreiranje delovnega naloga (ko je ponudba potrjena, se odpre delovni nalog. Zabeleženi so vsi dogodki - poraba materiala, opravljene avtovožnje, opravljeno delo zaposlenih, opravljeno delo podizvajalcev).

69

252. Omogoča obračun DN (po končanju dela sledi obračun in zahtevek za izdajo fakture).

253. Omogoča ročni vnos pozicij na fakturi.

254. Omogoča pridobitev podatkov za fakturiranje iz drugih modulov (npr. porabljen material, opravljeno delo, tuje storitve…).

255. Omogoča fakturiranje DN (posamezna ali masovna izdelava faktur).

256. Omogoča možnost knjiženja po posameznih postavkah fakture.

257. Omogoča izdelavo e-računa

258. Omogoča pripravo avansnih faktur

Cenik

259. Omogoča povezavo vrsta dela, vrsta delovnega naloga, vrsta fakture.

260. Nastavitev in vzdrževanje cenikov za notranjo in zunanjo uporabo (ločitev na standardne, nadstandardne in tržne storitve).

261. Poročanje Zagotavlja ustrezno podatkovno skladišče.

262. Omogoča OLAP analize.

263. Omogoča enostavno uporabo s klikom.

264. Omogoča podatkovno iskanje na najnižji nivo oz. vrtenje tabele.

265. Omogoča pregled podatkov iz vseh področij poslovanja (materialno skladiščno poslovanje, finance, računovodstvo, kontroling) v obliki tabel in grafov z možnostjo izvoza.

266. Omogoča generiranje različnih poročil (predpripravljena poročila).

267. Omogoča shranjevanje nastavljivih pregledov.

268. Omogoča izvoz podatkov za nadaljnjo uporabo (npr. v Excel) s klikom.

269. Omogoča izvoziti pripravljene podatke tudi preko e-pošte.

270. Omogoča avtorizacijo poročil na uporabnika oz. kaj lahko uporabnik počne s sistemom.

271. Omogoča alarmiranje.

272. Omogoča, da si uporabnik sam določi nabor podatkov za pregledovanje.

273. Omogoča ad hoc analize.

274. Omogoča primerjavo planov z realizacijo, prikazati trende, …

275. Omogoča prikaz oz. analizo podatkov za različna obdobja, leta, mesece, dneve.

276. Omogoča pregledovanje podatkov do najnižjega nivoja (račun, naročilnica…).

277. Omogoča filtriranje podatkov, sortiranje, sumiranje (brez poglobljenih informacijskih in analitičnih znanj).

70

278. Omogoča analizo in prikaz na ravni posameznega dogodka.

279. Omogoča pripravo posameznih nadzornih plošč za različne uporabnike (uprava, kadrovska funkcija, finančna in računovodska funkcija, kontroling) po meri.

280. Podpora pri načrtovanju (npr. denarni tok…) oz. oblikovanju napovedi za naprej.

281. Možnost spletnega dela (oddaljen dostop).

282. Omogoča vpogled na različne ravni agregiranja (projekti, stroškovna mesta, organizacijske enote…).

283. Omogoča izdelavo varnostne kopije podatkovnega skladišča.

71

Upravljanje škod

Upravljanje škod

Na področju upravljanja s škodami potrebujemo funkcionalnosti, ki bodo pokrile potrebe s katerimi:

284. V trenutku, ko je evidentiran primer vračljivega stroška, se samodejno kreira nov primer v modulu upravljanja škod.

285. Je vzpostavljena povezava z bazo tehničnih podatkov oz. osnovnimi sredstvi.

286. Omogoča vnos oz. prilaganje v dokumentni sistem vseh podatkov in vse spremljajoča dokumentacije, ki se nanaša na primer (tudi fotografije, zapisnik policije, ipd.).

287. Zagotovimo celoten proces od evidentiranja vračljivega stroška potrjenega iz strani zavarovalnice (poravnava) do njegovega pokrivanja s plačilom s strani zavarovalnice,

288. Avtomatsko knjiženje poravnave v glavno knjigo.

289. Rešitev preko delovnega naloga povezuje vse udeležence, ki so vpleteni v proces posameznega primera in jim omogoča dostop do vseh potrebnih podatkov in dokumentacije primera. S tem zagotavljamo, da bo vsak primer vračljivega stroška zares obdelan, da bo postopek izstavitve zahtevka zavarovalnici ter izstavitve računa in prejema plačila ustrezno evidentiran,

290. So za potrebe analiz zagotovljeni tudi ustrezni pregledi.

SKUPAJ: __________ (najmanj 75) % od vseh zahtevanih funkcionalnosti novega IS

72

PRILOGE E/1 DO E/3

73

PRILOGA E/1

SKUPNA PONUDBA

V primeru skupne ponudbe je treba za tem listom, poleg akta o skupnem nastopu (glej 9. točko razpisne dokumentacije), predložiti za vsakega od partnerjev v skupnem nastopu naslednja dokazila:

- podatki o skupnem ponudniku (PRILOGA D/1);- izjavo skupnega ponudnika (PRILOGA D/3);- soglasje skupnega ponudnika za pridobitev osebnih podatkov (PRILOGA D/5);- obrazec S.BON-1 ali bonitetno potrdilo v skladu z zahtevo iz podtočke 3.2., točke

25. Obvezna vsebina ponudbe – pogoji in dokazila,- izjavo o lastništvu (PRILOGA D/11).

74

PRILOGA E/2

PONUDBA S PODIZVAJALCI

Če izvajalec oddaja ponudbo s podizvajalci (izpolnjena PRILOGA D/4), mora za tem listom predložiti:

- pogodbo s podizvajalcem(ci), v kateri mora biti tudi natančno navedena vsaka vrsta del, ki jih po opravljal posamezni podizvajalec (predmet, količina, vrednost, kraj in rok izvedbe teh del),

- izjavo o lastništvu (PRILOGA D/11),- izjavo vsakega podizvajalca o sodelovanju pri javnem naročilu (PRILOGA E/3).

75

PRILOGA E/3

IZJAVA PODIZVAJALCA

V zvezi z javnim naročilom:




__________________________________________________________________________(naziv in naslov podizvajalca)

izjavljamo, da bomo, v primeru izbire ponudnika __________________, kot glavnega izvajalca, sodelovali pri izvedbi predmeta javnega naročila z deli, v vrednosti _____________________ EUR, v skladu z razpisnimi pogoji.

Pri izvajanju javnega naročila bomo izvajali naslednja dela: 1. _______________ (navesti dela, ki jih bo izvajal podizvajalec, količino, kraj in rok

izvedbe del).

Soglašamo, da naročnik Elektro Gorenjska, d. d., namesto glavnega izvajalca, s katerim sodelujemo pri izvajanju predmetnega javnega naročila, v primeru, da bo glavni izvajalec v postopku predmetnega javnega naročila izbran kot najugodnejši, poravna naše terjatve, ki jih imamo na podlagi del oziroma dobav, ki smo jih opravili v sklopu izvajanja javnega naročila, do glavnega izvajalca.

Izjavljamo tudi: da nam je izvajalec pravočasno in pravilno poravnal svoje zapadle poslovne

obveznosti. da imamo na dan, ko je bila oddana ponudba, poravnane vse davke in prispevke za

socialno varnost, v skladu s predpisi države, kjer imamo svoj sedež, in predpisi države naročnika, oziroma imamo zapadle, neplačane obveznosti iz tega naslova v vrednosti manj kot 50 EUR,

da bomo pred sklenitvijo pogodbe v skladu s VI. odstavkom 14. člena ZIntPK naročniku predložili izjavo oziroma podatke o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu naše družbe, vključno z udeležbo tihih družbenikov, ter o gospodarskih subjektih, za katere se glede na določbe zakona, ki ureja gospodarske družbe, šteje, da so povezane družbe z našo družbo. Če bomo predložili lažno izjavo oziroma dali neresnične podatke o navedenih dejstvih, se zavedamo, da ima to za posledico ničnost pogodbe (vzorec izjave je v PRILOGI D/11).

Kraj in datum: Podizvajalec:

Žig in podpis:

76

PRILOGA F/1

77

PRILOGA F/1

Obrazec garancije na poziv po EPGP-758

Glava s podatki o garantu (banki) ali SWIFT ključ

Za: (vpiše se upravičenca tj. naročnika javnega naročila)Datum: (vpiše se datum izdaje)

VRSTA GARANCIJE: Garancija za resnost ponudbe/Garancija za dobro izvedbo posla/Garancija za odpravo napak v garancijski dobi

ŠTEVILKA GARANCIJE: (vpiše se številka garancije)

GARANT: (vpiše se ime in naslov garanta v kraju izdaje)

NAROČNIK GARANCIJE: (vpiše se ime in naslov naročnika garancije, tj. v postopku javnega naročanja izbranega ponudnika)

UPRAVIČENEC: (vpiše se naročnika javnega naročila)

OSNOVNI POSEL: pogodba št. z dne (vpiše se pogodbo o izvedbi javnega naročila)

ZNESEK IN VALUTA GARANCIJE: (vpiše se najvišji znesek s številko in besedo in valuto)

LISTINE, KI JIH JE POLEG IZJAVE TREBA PRILOŽITI ZAHTEVI ZA PLAČILO IN SE IZRECNO ZAHTEVAJO V SPODNJEM BESEDILU: nobena

JEZIK V ZAHTEVANIH LISTINAH: slovenski

OBLIKA PREDLOŽITVE: v papirni obliki s priporočeno pošto ali katerokoli obliko hitre pošte

KRAJ PREDLOŽITVE: (Garant vpiše naslov podružnice, kjer se opravi predložitev papirnih listin. Če kraj predložitve v tej rubriki ni naveden, se predložitev opravi v kraju, kjer je garant izdal garancijo.)

DATUM IZTEKA VELJAVNOSTI: (vpiše se datum zapadlosti garancije)

STRANKA, KI JE DOLŽNA PLAČATI STROŠKE: (vpiše se ime naročnika garancije, tj. v postopku javnega naročanja izbranega ponudnika)

Kot garant se s to garancijo nepreklicno zavezujemo, da bomo upravičencu izplačali katerikoli znesek do višine zneska garancije, ko upravičenec predloži ustrezno zahtevo za plačilo v zgoraj navedeni obliki predložitve, podpisano s strani pooblaščenega(-ih) podpisnika(-ov), ter v vsakem primeru skupaj z izjavo upravičenca, ki je bodisi vključena v samo besedilo zahteve za plačilo, bodisi na ločeni podpisani listini, ki je priložena zahtevi za plačilo ali se nanjo sklicuje, in v kateri je navedeno, v kakšnem smislu naročnik garancije ni izpolnil svojih obveznosti iz osnovnega posla.

(VELJA LE ZA GARANCIJO ZA RESNOST PONUDBE)Zavarovanje se lahko unovči iz naslednjih razlogov, ki morajo biti navedeni v izjavi upravičenca oziroma zahtevi za plačilo: 291. naročnik zavarovanja je umaknil ponudbo po poteku roka za prejem ponudb ali nedopustno

spremenil ponudbo v času njene veljavnosti ali292. izbrani naročnik zavarovanja na poziv upravičenca ni podpisal pogodbe ali293. izbrani naročnik zavarovanja ni predložil zavarovanja za dobro izvedbo pogodbenih

obveznosti v skladu s pogoji naročila.

Katerokoli zahtevo za plačilo po tej garanciji moramo prejeti na datum veljavnosti garancije ali pred njim v zgoraj navedenem kraju predložitve.

78

Morebitne spore v zvezi s to garancijo rešuje stvarno pristojno sodišče po sedežu naročnika po slovenskem pravu.

Za to garancijo veljajo Enotna pravila za garancije na poziv (EPGP), revizija iz leta 2010, izdana pri MTZ pod št. 758.

garant(žig in podpis)

79

V. NASLOVNICA PONUDBE

Prilogo na naslednji strani je potrebno izpolniti in nalepiti na ovojnico ali ovoj, v katerem je ponudba.

80

PRILOGA G

POŠILJATELJ:________________________________________________________________________________________

Kontaktna oseba: ______________________

Telefon: _____________________Faks: ____________________

E- naslov: ___________________

ponudba sprememba umik

NE ODPIRAJ – PONUDBAOddaja javnega naročila:

»NABAVA, IMPLEMENTACIJA INTEGRACIJA IN VZDRŽEVANJE INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA FRS, MSP IN HRM«

št. JN-11/2013

Rok za oddajo:17. 1. 2014 do 8.30. ure (CET)

(izpolni naročnik):

Datum prispetja: ________________

Ura prispetja: __________________

Zaporedna št. ponudbe: __________

Podpis: _______________________

NASLOVNIK:

81

Documents

Predloga - splošni zunanji brez glave · Web viewZajem podatkov na enem mestu ... 2015. Preizkusno delovanje v demonstracijskem okolju mora biti končano do 31. 12. ... Word, Wordove