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8/16/2019 Presentation ARIBA
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Business Operating Policy &Procedure
Creacion de Requisiciónes(PR)
8/16/2019 Presentation ARIBA
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1. OBJETIVO
Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia en el proceso
de creación de requisiciones (PRs) utilizando el sistema de comprador de Ariba
2. DEFINICIONES Y SIGLAS
PR = Purchase RequisitionBU = !usiness "nit
3. PROCEDIMENTOS
#os procedimientos descritos a continuación aplican para el proceso de creación derequisiciones (PRs) en el sistema de comprador de Ariba
Cuando un usuario crea una solicitud$ el usuario en cu%o nombre se realiza la solicitud
entrar en el flu'o de aprobación como aprobador
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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3.1 SOBRE EL PROCEDIMIENTO
a) #ri$an la pantalla principal de Ariba$ en crear seleccione la solicitud de compra
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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n la pantalla de creación de requisición$ aadir el t*tulo de la solicitud$ %a que este t*tulo es
importante para el usuario identificar su solicitud ms tarde
ntonces$ Ariba ofrece la opción de crear solicitud de compra en representación de otra persona Para
hacerlo$ simplemente haz clic en +en representación de+ % seleccionar en quien ser realizada esta
solicitud
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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,a-a clic en buscar ms % busque el usuario deseado
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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l sistema de comprador de Ariba ofrece la opción de buscar por el nombre$ .D de usuario % la unidad
de ne-ocio (!") "na vez que ha encontrado el usuario$ ha-a clic en seleccionar para continuar con el
proceso de creación de la solicitud$ revisar si es un pa-o a un ,CP o al -obierno % dar clic en
si-uiente
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Al dar clic en si-uiente$ aparecer la si-uiente pantalla$ in-resar a crear un articulo por encar-o
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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s importante revisar/
0i se compra un material o un servicio
0eleccionar el proveedor correcto (se desplie-a la lista % se busca por nombre o codi-o de
ariba % se selecciona)
A-re-ar el codi-o de mercancia (si se tiene duda consultar con el dpto de compras)
l metodo de transmision del pedido debe quedar en fa12email con esto se -arantiza el envio
automatico de la orden de compra en el momento de su -eneracion
#os incoterms siempre seran costo$ se-uro % flete
0i la PR se prepara por material$ revisar el numero de unidades requeridas
.n-resar el precio que aparece en la cotizacion antes de impuestos (con decimales si ha%
lu-ar)
s importante que la cotizacion este i-ual a la PR
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
Al verifcar que todo este en orden dar clic en #C%P#R.
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0eleccionar la fecha requerida (dia requerido para prestacion del servicio o entre-a del
material)$ Ademas seleccionar % editar la linea o lineas (una por una)
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Al in-resar a editar la linea$ a-re-ar centro e co!to! (quien asumira la compra)$ c"enta$
!"#co$%o (suministra Die-o aristizabal de cuentas por pa-ar)$ &'anta (siempre sera C3DC45)$
dar clic en 6please validate accountin- values7$ para verificarlas
0eleccionar la misma fecha seleccionada anteriormente % si ha% comentarios in-resarlos
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Ad'untar los soportes necesarios para que pase los flu'os de aprobacion$ entre estos soportes
deben estar/ Correo $recto e' &ro(eeor con 'a cot$)ac$on a*"nta +no ,or-ar / 'a
a&ro#ac$on e' %erente re!&ecto a 'a co0&ra
s importante a-re-ar todos los soportes e1istentes para la misma (CAR % demas)$ esto con el
fin de no reprocesar la PR
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
3.2 AL FINAL DEL PROCESO
8inalmente se hace una verificación -eneral % se da clic en enviar$ en ese momento se ir al
flu'o de aprobación de los involucrados
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Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
3.2 AL FINAL DEL PROCESO
Dar clic en 6ver7$ all* se podr observar el flu'o de aprobación por el que debe pasar la PR
para la -eneración de la orden de compra
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9odas la personas deben aprobar la PR para que se pueda -enerar la orden de compra$ cuando sea
necesario aprobar lle-ara al email del usuario un correo de Ariba solicitando la misma
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Business Operating Policy &Procedure
Como apro$ar un pedido decompra
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3.1 SOBRE EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO
a) #ri$an la P-ina principal del sistema de comprador de Ariba ha% un rea de tareas &or acer donde los
usuarios pueden encontrar los documentos ms recientes que estn pendientes para su visualización %
aprobación
Para aprobar dar clic en A&ro#ar
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Puede acceder a la información en la solicitud % confirmar que todos los datos estn de
acuerdo con lo deseado
,a-a clic en detalles para ver todos los datos de la solicitud
9ambi:n ten-a en cuenta el flu'o de aprobación donde es posible comprobar qui:nes
son los responsables de aprobación$ % quien %a aprobó o no la
solicitud
0i es necesario a-re-a comentarios o ad'unta archivos
Despu:s de toda la información confirmada$ ha-a clic ena&ro#ar
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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n 6Ver '$!ta en la P-ina principal del sistema es posible observar todos los documentos
que estn pendientes
,aciendo clic en a&ro#ar pendientes documentos para su aprobación
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Puede ver la información en la PR$ como códi-o$ fecha$ solicitante$ estado$ nombre % total
Para hacer la aprobación seleccione la PR que debe aprobarse % ha-a clic ena&ro#ar
l sistema permite aprobar ms de un PR a la vez$ seleccionar todas las bandas que se
quieren aprobar % a continuación$ ha-a clic en a&ro#ar
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Para comprobar todos los datos de la solicitud$ antes de la aprobación de la PR$ ha-a clic
en PR para visualizarla
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;uevamente es importante verificar la información en la solicitud % confirmar si realmente
deber*a ser aprobada
#os campos +A-re-ar comentarios+ % +A-re-ar archivos+ puede utilizarse si es necesario
Despu:s de analizar % comprobar que todo es apropiado$ ha-a clic en aprobar
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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3.2 AL FINAL DEL PROCESO
a) #ri$an el si-uiente paso$ si la necesidad se presenta$ e1iste la opción de aadir comentarios visibles o no al
proveedor ,a-a clic en Aceptar para aprobar la solicitud
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Business Operating Policy &Procedure
Como 'enegar un pedido decompra
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1. OBJETIVO
Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia para dene-ar
requisiciones de compra (PR) en el sistema de comprador de Ariba
2. DEFINICIONES Y SIGLAS
PR = Purchase Requisition
3. PROCEDIMENTOS
#os procedimientos descritos a continuación aplican a la dene-ación de requisiciones de
compra (PR) en el sistema de comprador de Ariba
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
8/16/2019 Presentation ARIBA
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3.1 SOBRE EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO
a) #ri$an la P-ina principal del sistema de comprador de Ariba ha% un rea de tareas 6por hacer7 donde los
usuarios pueden encontrar los documentos ms recientes que estn pendientes para su visualización %
aprobación
Para Dene-ar dar clic en A&ro#ar
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Puede acceder a la información en la solicitud % confirmar si realmente debe ser
dene-ada
,a-a clic en detalles para ver todos los datos en la solicitud
9ambi:n ten-a en cuenta el flu'o de aprobación donde es posible comprobar qui:nes
son los responsables de aprobación$ % quien %a aprobó o no la
solicitud
0i es necesario$ aadir comentarios o ad'untar archivos Para dene-ar una solicitud es
de -ran importancia incluir la razón por la que est ne-ando esta petición
Despu:s de analizar toda la información % verificando que ha% al-o que no es
apropiado$ ha-a clic en ene%ar
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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n 6Ver '$!ta en la P-ina principal del sistema es posible observar todos los documentos
que estn pendientes
,aciendo clic en a&ro#ar pendientes documentos para su aprobación
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Puede ver la información en la PR$ como códi-o$ fecha$ solicitante$ estado$ nombre % totalPara hacer la dene-ación seleccione el PR que debe dene-arse % ha-a clic enDene%ar
l sistema permite dene-ar ms de un PR a la vez$ debe seleccionar todas las PR
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Para comprobar todos los datos de la solicitud$ antes de la dene-ación de la PR$ ha-a clic
en PR para visualizarla
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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s importante verificar la información en la solicitud % confirmar si realmente deber*a ser
dene-ada
Para dene-ar la solicitud$ es importante introducir la razón por la que est ne-ando esta
petición #os campos +a-re-ar comentarios+ % +A-re-ar archivos+ puede ser utilizado para
este propósito
Despu:s de que toda la información es analizada % verificando que ha% al-o que no es
apropiado$ ha-a clic en dene-ar
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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3.2 AL FINAL DEL PROCESO
a) #ri$an el si-uiente paso$ si la necesidad se presenta$ e1iste la opción de aadir comentarios visibles o no al
proveedor ,a-a clic en Aceptar para dene-ar la solicitud
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#usencia temporal 'elegarautoridad
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1. OBJETIVO
Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia % el proceso de
ausencia temporal en Ariba para los usuarios que ten-an la intención de salir de la
compa*a (vacaciones$ via'es$ cursos$ etc) permitiendo que su dele-ado en Ariba pueda
aprobar las requisiciones (PR)$ esto para la optimización del proceso de aprobación de las
CRs2PRs
DEFINICIONES Y SIGLAS
CRs = Check Requisitions BU = Business Unit' = Identifcation PRs = Purchase Requisitions
3. PROCEDIMENTOS
#os procedimientos descritos a continuación aplican a los procesos de ausencia temporal
en el sistema de Ariba
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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3.1 SOBRE EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO
a) #ri$an la pantalla principal de la Ariba seleccione Preferencias % ele-ir dele-ar autoridad
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n este si-uiente paso podr seleccionar a la persona que dele-ar para aprobar sus
requisiciones$ el per*odo % la razón 0i usted prefiere se-uir recibiendo notificaciones por
correo electrónico sobre las solicitudes de aprobación$ debe de'ar seleccionada la opción
continuar notificando por email sobre las solicitudes de aprobación
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,a-a clic en buscar ms para ver las opciones de b=squeda proporcionadas por el sistema
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Puede realizar una b=squeda para nombre real$ .D % !" li'a qu: campo utilizara para realizar la b=squeda .ntroduzca el valor deseado % ha-a clic en buscar ,a-a clic en seleccionar para confirmar la selección del usuario
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Rellene los campos fecha de inicio % fecha final de la dele-ación ,a-a clic en estos campos % seleccione las fechas deseadas
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#ue-o$ introducir el motivo de esta dele-ación % si desea recibir por correo electrónico las
notificaciones de aprobación de sistema
,a-a clic en si-uiente para continuar con el proceso
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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Como la ima-en de aba'o$ podemos ver el flu'o de aprobación n el caso de esta petición$ ha%
no ha% aprobaciones requeridas
0i desea insertar cualquier aprobador por el per*odo de ausencia ha-a clic en a-re-ar aprobador
% ha-a clic en si-uiente
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
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>erifique que toda la información sea correcta$ si no ha-a clic en atrs$ pero si est todo 3?$
ha-a clic en enviar
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47/49
#e aparecer la si-uiente pantalla
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
8/16/2019 Presentation ARIBA
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3.2 AL FINAL DEL PROCESO
a Ar$#a
Para utilizar el Ariba$ pero sin desactivar la ausencia temporal ni la dele-ación de autoridad$ el
usuario deber iniciar sesión % ver la si-uiente pantalla
Procedimiento operatio est!ndarProcurement"atam #ri$a Processes
As* que ha-a clic en continuar utilizando la dele-ación de autoridad$ pero si quiere
desactivar la ausencia temporal % detener la dele-ación de autoridad$ ha-a clic en de'ar de
utilizar la dele-ación de autoridad
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Commercial &
Business Services
Procurement
Latam
Thank You!