Prirucnik Za Nevladine Organiyacije

8/8/2019 Prirucnik Za Nevladine Organiyacije

1/48


2/48

PPRRIIRRUUNNIIKKZZAANNEEVVLLAADDIINNEE OORRGGAANNIIZZAACCIIJJEE

PPRRIIPPRREEMMAAII PPIISSAANNJJEE PPRROOJJEEKKTTNNIIHH PPRRIIJJEEDDLLOOGGAAPPRRIIPPRREEMMAABBUUDDEETTAAZZAAPPRROOJJEEKKTTEE

UUPPRRAAVVLLJJAANNJJEE PPRROOJJEEKKTTOOMM


3/48

PPrriirruunniikkzzaa nneevvllaaddiinnee oorrggaanniizzaacciijjee

Izdava:

Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Evropu (REC)

Ured za Bosnu i Hercegovinu (REC BiH)Kalemova 34, 71000 Sarajevo

Telefon: (387 33) 20 91 30Faks: (387 33) 26 30 50

E-mail: [email protected]

Web site:www.rec.org.ba

Autori:Jasna Dragani

Inka ehoviEnisa Puli

tamparija: Kaligraf, Sarajevo

Sarajevo, juni/lipanj 2005

Naklada 150 primjeraka

Publikacija Prirunik za nevladine organizacije omoguena je finansijskom podrkom u sklopuprojekta Podrka ekolokim nevladnim organizacijama u Bosni i Hercegovini kojeg implementira

Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Evropu (REC), Ured za Bosnu iHercegovinu, a finansira ga Savezno ministarstvo vanjskih poslova Republike Austrije, odnosno

Austrijska agencija za razvoj i saradnju (Austrian Development Agency/Austrian Cooperation), uskladu sa ugovorom br. 8009-01/2003.
mailto:[email protected]://www.rec.org.ba/http://www.rec.org.ba/mailto:[email protected]


4/48

PPRRIIRRUUNNIIKK ZZAANNEEVVLLAADDIINNEE

OORRGGAANNIIZZAACCIIJJEE

PRIPREMA I PISANJE PROJEKTNIH PRIJEDLOGA

PRIPREMA BUDETA ZA PROJEKTE

UPRAVLJANJE PROJEKTOM

PRIPREMILI:JASNA DRAGANI

INKA EHOVIENISA PULI

REC BIHSARAJEVO, JUNI/LIPANJ 2005


5/48

Predgovor 2Uvod 3Kratak osvrt na finansiranje bh. NVO-a koji se bave zatitomokolia/ivotne sredine 41. Priprema i pisanje projektnog prijedloga 5Projektni ciklus 7

Analiza problema 8Komponente prijedloga projekta 11

Popratno pismo 12Naslovna strana 12Saetak projeta 12Reference NVO-a i biografija koordinatora projekta 12Opis problema/potreba 13Ciljevi 13Indikatori 14Ciljne grupe 16

Aktivnosti 16Oekivani rezultati 17Logiki radni okvir (tzv. Log-Okvir) 18Evaluacija 19Prilozi 202. Priprema finansijskog projektnog prorauna (budeta projekta) 213. Upravljanje projektom (projekt menadment) 26REC program finansijske podrke bh. nevladinim organizacijama 28

REC obrasci/forme za apliciranje projektnih prijedloga 33Pojmovnik 40Literatura 42


6/48

PREDGOVOR

Nevladine organizacije (NVO) imaju kljunu ulogu u razvoju civilnog drutva u Srednjoj iIstonoj Evropi. NVO-i iz sektora zatite okolia/ivotne sredine ine jedan od najveih i najaktivnijihcivilnih sektora u regionu. Radei zajedno na okolinim aktivnostima, ljudi su obnovili osjeaj za svrhuzajednice, poboljavajui okoli/ivotnu sredinu i usmjeravajui nove generacije na njihoveodgovornosti za svijet oko njih. NVO-i su glavni pokretai za uee javnosti. Oni predstavljaju sponuizmeu graana i vladinog sektora.

Veoma je bitno da NVO-i shvate ulogu koju mogu imati u drutvu i na koji nain mogunajefikasnije sluiti kao intermediji izmeu vlade i graana. One mogu izgraditi razliite strukturezasnovane na principima demokratije i transparentnosti, koristei brojna pravna i informacijskasredstva, kao i medije. Stoga je potreba za podravanjem projekata vanija nego ikada. U isticanjuokolinih problema NVO-i su uvijek imali znaajnu ulogu, kao osnovni elemenat demokratskogcivilnog drutva u Bosni i Hercegovini (BiH). Nakon komunistikog perioda, u kome nisu imalekonstantnu ulogu, i nakon ratnog perioda u kome nisu uopte postojale, ove organizacije su se ponovoaktivno ukljuile u razvoj demokratskog drutva, ali jo uvijek nedovoljno, uzimajui u obzir standardemodernih demokratskih zemalja i njihovog sistema civilnog drutva.

Ispitivajui izvore finansiranja okolinih NVO-a u BiH, jasno je da dominantnu ulogu ufinansiranju nevladinog sektora jo uvijek imaju meunarodne organizacije i strane donacije. U nekimdijelovima BiH vidljiva je podrka od strane lokalnih institucija, ali taj nain finansiranja jo uvijek jenedovoljan. Neki NVO-i se pokuavaju finansirati samostalno putem pokretanja samostalnih poslova iuvoenjem lanarina, to je korak ka samoodrivosti. Zbog svih gore navedenih injenica, okoliniNVO-i nisu u mogunosti da koriste svoju ulogu uz maksimalan efekat u procesu jaanja civilnogdrutva. Pored problema sa kojima se dnevno susreu, postoje i pozitivni primjeri njihovog napretka urjeavanju ovih problema, ali cijeli proces treba kontinuiranu i vrstu podrku.

Jedan od najeih instrumenata prikupljanja sredstava za rad nevladinih organizacija jepriprema projektnih prijedloga i iznalaenje finansijskih sredstava za njihovu realizaciju. Opravdano semoe tvrditi da je to dominantan instrument obezbjeivanja sredstava za rad NVO-a u naoj zemlji. Popravilu, donatori su strane fondacije i meunarodne nevladine organizacije, kao i agencije za razvojstranih drava, odnosno njihove ambasade.

Ovaj Prirunik nastao je kao rezultat potrebe bh. NVO-a za pripremom kvalitetnih projektnihprijedloga, a u okviru projekta podranog od strane Austrijske agencije za razvoj i saradnju. Grantovisu se dodjeljivali za tri tematske cjeline: 1) izrada lokalnog ekolokog akcionog plana (LEAP-a);2) upravljanje vodama; te 3) upravljanje otpadom i razvoj ruralnih podruja. Na pomenuti grantprogram konkurisalo je 107 NVO-a, sa 134 projektna prijedloga, a 16 NVO-a je dobilo finansijskupodrku, kako zbog orgranienih sredstava pomoi, tako i zbog kvaliteta projektnih prijedloga.

Nadamo se da e ovaj Prirunik biti od pomoi BiH NVO-ima u pripremi buduih prijedlogaprojekata i njihovoj uspjenoj implementaciji.

Ovim putem se srdano zahvaljujemo donatoru, Austrijskoj agenciji za razvoj i saradnju, to jefinansijski podrala cjelokupni grant program i pripremu i tampanje ovog Prirunika.

Jasna Dragani

REC BiH , Senior projekt menader


7/48

UVOD

Prirunik je namjenjen nevladinim organizacijama kao uputsvo za pisanje kvalitetnihprojektnih prijedloga i obezbje

ivanja sredstava za rad.

Sadraj Prirunika pokriva tri osnovna aspekta:1. Priprema i pisanje projektnih prijedloga, u kome se razmatraju naini, pristupi i pravila

ispravnog pisanja i pripreme projektnih prijedloga;2. Priprema finansijskog projektnog prorauna (budeta projekta) u skladu sa projektnim

aktivnostima; i3. Upravljanje projektom.

Svaka fondacija/donator ima jasne smjernice koje se odnose na: oblasti djelovanja sredstva se daju iskljuivo za rjeavanje problema iz te oblasti. Donatori

vrlo rijetko mijenjaju svoje prioritete, te je preporuljivo konkurisati kod onih donatora koji sebave istom oblau kao i nevladina organizacija. vremenski rok/period u kojem se moe aplicirati. iznos/sumu novca koja se dodjeljuje. propisanu proceduru i obrasce za apliciranje.

Sve ove informacije je potrebno imati prije nego se pristupi pisanju projekta.

Donatore moemo svrstati u nekoliko grupa: Korporacijske fondacije - korporacije koje ostvaruju veliki profit sklone su da zbog

poboljanja svog imida osnivaju fondacije koje bi trebale da "vrate dio profita drutvu". To suna primjer, Microsoft, General Motors, Nike itd. Privatne fondacije legati - one su legati porodica ili znaajnih pojedinaca/pojedinki, koji su

osnovali fondacije jer ele da se bave rjeavanjem odreenih problema. Takve fondacije su naprimjer Rockefeller fondacija, SOROS i dr.

Crkvene ili druge vjerske fondacije koje su inicijalno organizovane od strane vjerskihinstitucija ili vjernika. One obino imaju duu historiju i podrane su od strane vjerskihfondacija, ali ne uslovljavaju davanje sredstava bilo kakvom religioznom aktivnou. Takveorganizacije su na primjer Caritas, Cafod i dr.

Posrednike fondacije to su organizacije osnovane sa ciljem da prikupljaju sredstva zaodreena pitanja i da zatim ta sredstva dijele manjim organizacijama. Njihova uloga je

posrednika i one olakavaju dobijanje sredstava manjim organizacijama. Primjeri za to suWomankind Worldwide, Global Fund for Women itd. Dravni donatori razvijene zemlje ulau novac u manje razvijene zemlje na dva naina: jedno

je preko vladinih agencija (kao to su USAID, CIDA itd.) koje ulau vee koliine novca urazvojne projekte. One e rijetko uloiti u male nevladine organizacije. Sa druge strane, manjeorganizacije mogu aplicirati kod ambasada razvijenih drava koje obino imaju odreenu sumuu toku godine, usmjerenu da doprinese rjeavanju lokalnih problema.

Meunarodne agencije/organizacije u koje spadaju sve agencije donatori Ujedinjenihnacija (UNIFEM, UNICEF), Evropske unije (Evropska agencija za rekonstrukciju, Evropskaunija) i tako dalje. Ovakve agencije sprovode odreene projekte, ali esto ulau i u drugeorganizacije koje implementiraju projekte koji se uklapaju u njihovu oblast djelovanja.


8/48

KRATAK OSVRT NA FINANSIRANJE BIH NVO-A KOJI SEBAVE ZATITOM OKOLIA/IVOTNE SREDINE

Putem raznih studija procjenepotreba, pa tako i prouavajui izvorefinansiranja BiH NVO-a koji se bave zatitomokolia/ivotne sredine, jasno je vidljivo da jouvijek u finansiranju NVO sektoradominantnu ulogu imaju meunarodneorganizacije i strane donacije. U nekimdijelovima BiH postoji podrka od stranedomaih institucija (ministarstava, lokalne

uprave i dr.), ali je taj vid finansiranja jouvijek neznatan. Vidljivo je da je i domaiprivredni sektor prepoznao NVO-e kaopartnere u drutvu i pronaao interes zafinansiranje njihovih aktivnosti. Manji brojNVO-a pokuavaju biti samoodrivi,pokretanjem komercijalnih aktivnosti iprikupljanjem lanarine.

Samoodrivost NVO sektora u BiH je zasigurno tema o kojoj se esto i dosta govori. Iako u BiH

postoji inicijativa za izradu strategije odrivog razvoja nevladinog sektora, jo uvijek je teko govoriti orealnim mogunostima samofinansiranja i samoodrivosti NVO-a.Postoji velika raznolikost u organizacijskoj strukturi i finansijskom stanju NVO-a. Njihovi budeti

variraju od iznosa manjih od 2.000 KM do iznosa od preko 50.000 KM, to zavisi, kako od "starostiNVO" tako i njihove unutranje organizacije, strukture i kvalifikacije lanova i uposlenog osoblja.Sigurno je da bi razvojem jae horizontalne uvezanosti NVO-a, sve organizacije (novonastale i stare)mogle biti ravnopravni partneri u procesu demokratizacije druva. Starije i iskusnije organizacije trebalebi pruiti pomo mlaim organizacijama u pronalaenju izvora finansiranja.


9/48

1. PRIPREMA I PISANJE PROJEKTNOGPRIJEDLOGA

Prijedlog projekta predstavlja detaljan opis aktivnosti koje treba poduzeti sa ciljem rjeavanjaodreenog problema. Pisanjem prijedloga projekta, nevladine organizacije pokuavaju obezbijeditifinansijska sredstva koja su im potrebna za provoenje projekta i pruanje usluga odreenoj ciljnojgrupi. To je pisani dokument koji se prezentira vanjskom svijetu, u formatu koji je prepoznatljiv iprihvatljiv. Prijedlog projekta treba da predstavi svrsishodnost ideje i stajalite organizacije vezano zaodreeni problem, kao i da uvjeri institucije i pojedince da dodijele finansijsku i drugu podrkuprovoenju opisanih aktivnosti.

Kao takav, prijedlog projekta slui kao:

a) sredstvo komunikacije sa donatorom vezano za predstavljanje projekta i finansiranje istog;b) plan za narativno i grafiko prikazivanje aktivnosti koje mogu dovesti do ispunjenja ciljeva;c) ugovor projektni prijedlogpredstavlja i vrstu ugovora koja obavezuje organizaciju da u potpunostislijedi predloene aktivnosti, te se prijedlog kao takav moe smatrati pravovaljanim ugovorom izmeudviju strana na koji se druga strana (donator) u svakom trenutku moe pozvati.

PRIJE PISANJA PRIJEDLOGA PROJEKTA

Kako bi se izbjegloponavljanje greaka iz predhodnih projekata, kao i ponavljanje ideja, aktivnosti irezultata koji su ve ostvareni, prije pisanja prijedloga projekta, potrebno je uraditi sljedee:

Intervjuisati prijanje i mogue korisnike. Razgovarajte sa korisnicima kako biste osiguralida je ono to planirate ponuditi poeljno i potrebno;

Pregledajte prethodne projektne prijedloge. Malo je vjerovatno da e donatori omoguitisredstva za neto to je ve uraeno;

Pregledajte prethodne izvjetaje o evaluaciji projekata. Ne raunajte na to da e seprojektni tim sjetiti svih greaka i podruja na kojima je potrebno poboljanje;

Prodiskutujte svoju ideju sa interesnim grupama u projektu. Imajte na umu da su sviuesnici u mogunosti i spremni da doprinesu projektnoj ideji;

Provjerite statistike podatke. Ne dozvolite drugima da otkriju netanosti i nedostatke upodacima na koje se vi oslanjate;

Konsultujte se sa strunjacima. Njihovi savjeti mogu vam biti od velike pomoi u strunom

dijelu projekta; Izvrite istraivanja itd. Sakupite to vie informacija vezanih za temu, koje vam mogupomoi prilikom pripreme projektnog pijedloga;

Organizujte sastanke u zajednici ili forume. Upoznajte javnost sa projektnom idejom dabiste bili sigurni da e biti spremni saraivati i podrati projekat.

RAZRADA IDEJE U PROJEKAT

Prije pisanja prijedloga projekta, vano je da sami sebi razjasnimo ta u stvari elimo raditi uokviru odreenog projekta. Veoma esto se deava da se mnogi projekti odbijaju sa sljedeim

obrazloenjem: Ideja projekta je dobra, ali nije dobro obrazloena ili je nejasna itd.


10/48

U razradi ideje u projekat mogu nam pomoi sljedee smjernice: ta elimo poboljati? zbogega smatramo da su poboljanja potrebna, ta je problem na

kojeg elimo uticati, ta su uzroci tog problema; Kakve promjene elimo potaknuti/postii? ta elimo vidjeti kao rezultat naeg rada, u

kojem omjeru i vremenskom razdoblju; ta emo uiniti? koje emo aktivnosti poduzimati i u okviru toga koje emo zadatke

obavljati; Kako emo znati da su se promjene dogodile? kako emo procijeniti jesmo li bili

uinkoviti, da li u budunosti moramo neto unaprijediti u svom radu. Koliko bi kotalo izvoenje svih naih aktivnosti? razjasniti da li je mogue pronai

sredstva za takav projekat, gdje bismo sve mogli traiti sredstva i kako emo utvrditi trokove.

PRIPREMA PRIJEDLOGA PROJEKTA

- Osnovni elementi -

Elementi koji se trebaju uzeti u obzir da bismo napravili kvalitetaniuspjeanprijedlog projektasu: Problem ili potreba za projektom - projekat je uspjean kada ljudi, koji ga razvijaju, u

potpunosti razumiju probleme krajnjih korisnika, kao i obim njihovih potreba; Ideja i vizija - nakon odabira odgovarajuih ideja, za daljnje razvijanje projekta potrebna je

jasna vizija koja e povezati ciljeve projekta sa konkretnim aktivnostima koje se planirajuprovesti;

Prilika - projekat mora imati odgovarajui "prostor" u kojem e djelovati; potrebno je osiguratipodrku unutar same organizacije kao i krajnjih korisnika;

Kapaciteti - projekat zahtijeva uspjean spoj odgovarajuih vjetina, resursa i sistematinosti uorganizaciji koja provodi projekat kako bi se osiguralo postignue eljenih rezultata.

Organizacija koja razmatra projekat na ovaj nain prije svega osigurava temelje za strateko razvijanjeprojekta, njegove odrivosti, kako sadrajne tako i finansijske.

- Pristupi pripreme projektnog prijedloga -

Razlikujemo dva pristupa pripreme projektnog prijedloga: Planski (programski) pristup Oportunistiki pristup

Planski pristup podrazumijeva da nevladine organizacije pripremaju projektne prijedloge u skladu sa

svojim programom, a ne u skladu sa aktuelnim konkursom donatora. Takav pristup je mnogokvalitetniji i podrazumijeva sljedee korake:a) provoenje potrebnih analiza (procjena potreba u zajednici, analiza problema, analiza ciljeva i dr.);b) pisanje prijedloga projekta prema standardnoj strukturi;c) istraivanje i identificiranje potencijalnih donatora u skladu s provedenim analizama;d) prilagoavanje prijedloga projekta (napisanog prema standardnoj strukturi) u skladu sa zahtjevimadonatora (posebne upute/obrasci), ukoliko isti postoje;e) dostavljanju prijedloga projekta.

Oportunistiki pristupNasuprot planskom, nevladine organizacije esto koriste "oportunistiki" pristup prilikom pripremanja

prijedloga projekata. Projekat se kreira vie zbog pojave novih donatora, odnosno novog kruganatjeaja postojeih donatora, a manje zbog pravih programskih prioriteta.


11/48

Kod ovakvog naina razmatranja projekta osnovni je uslov postojanje sveobuhvatne ideje oproblemima zajednice, nakon ega bi slijedilo:a) prikupljanje informacija o donatoru nakon objave natjeaja/konkursa,b) analiza problema u skladu s ciljevima donatora,c) pisanje prijedloga projekta prema zahtjevima donatora,d) predaja prijedloga projekta.

Osim manje kvalitetnog uobliavanja ideja u projekat, oportunistiki pristup dovodi u pitanje iodrivost projekta, koji zbog neprovedenih analiza/iskljuivanja prethodnih iskustava moe bitineusklaen s potrebama, naroito krajnjih korisnika, i/ili s dugoronim potrebama same organizacije.Ovakav pristup, naravno, ne predstavlja a priori "lo recept" za pisanje prijedloga projekta kojeg trebaizbjegavati, jer je on kao takav realnost neprofitog sektora. Bitno je naglasiti da projekti nastali na ovajnain mogu u zavrnici dobiti eljena sredstva, ali e takvi projekti prije svega odraavati kriterije izahtjeve donatora.

Dijagram razliitih pristupa planiranja/pisanja projektnih prijedloga:


12/48

- Projektni ciklus (Project Cycle Management) -

ta ukratko predstavlja projektni ciklus i u koju fazu projektnog ciklusa pripada samo pisanjeprijedloga projekta?

Projektni ciklus je menaderska disciplina koja slijedi "ivotni vijek" projekta od incijalne ideje

kroz provedbu pa sve do samog zavretka projekta, odnosno take obnavljanja projekta pod istim ilinesto izmijenjenim uslovima. Ciklus predstavlja korisno orue za razliite faze kroz koje je vjerovatnoda e proi svaki projekat, bilo da se radi o jednostavnim projektima u okviru lokalnih zajednica ili okompleksnim projektima koji su podrani od nekoliko inostranih donatora. Osnovni, tzv. puni modelprojektnog ciklusa, ukljuuje sljedee (pod) faze:

a) identificiranjeOvo je poetna faza za svaki projekat. Osnovna aktivnost je promiljanje i stvaranje moguihprojektnih ideja, koje se dalje ralanjuju (tehnikama kao sto su SWOT analiza, analiza interesnih strana,analiza problema i ciljeva) kako bi se pristupilo rjeavanju problema. Nakon toga se donosi odluka oznaaju i vanosti projekta, kako za krajnje korisnike, tako i za samu organizaciju i njene potrebe.Prije same faze identificiranja, moe se pristupiti i tzv. programiranju, tokom kojega se moeanalizirati situacija na nacionalnom (ili irem nivou), tj. prilike i prepreke u okviru-sektora (u ovomsluaju neprofitnog/nevladinog) vezane za odreene probleme. Prvi korak je pri tome identificiranjeosnovnih problema i potreba kroz procjenu potreba u zajednici.Procjena potreba (bilo da se izvodi u lokalnoj ili iroj zajednici) predstavlja:

osnovu za razvijanje projekta, proces koji istovremeno identificira sadanje i eljeno stanje, klju za kasniju uinkovitu implementaciju projekta.

Cilj je odrediti razvojne prioritete i izvodive programske okvire za identificiranje i pripremu novihprojekata, odnosno za doradu ve provedenih, u skladu s novim razvojnim prioritetima.

b) formuliranjeU ovoj fazi se gore razmatrane i analizirane ideje "pretau"i operacionaliziraju u projektne prijedloge iakcijske planove. Organizacija narativno uobliava projektni prijedlog prema standardnoj strukturiprijedloga projekta.Na osnovu identificiranih pretpostavki koje mogu imati uticaj na projekat, testira se izvodljivostprojekta (u sluaju kompleksnijih projekata provodi se studija izvodljivosti). Nakon prikupljanjapotrebnih informacija o potencijalnim donatorima, prijedlog projekta napisan u skladu sa standardnomstrukturom dodatno se prilagoava ciljevima i zahtjevima donatora.

c) procjena vrijednostiU ovoj fazi potencijalni donator procjenjuje vrijednost u kontekstu ciljeva samog donatora, isplativosti ikonane svrsishodnosti za krajnje korisnike (tzv. cost-effectiveness). Uloga organizacije je pruanje daljnjih

informacija koje donator moe zahtijevati za vrijeme procesa vrednovanja projekta.d) finansiranje

Tokom ove faze dolazi do zavrnog odabira projekata, odreivanja dijela ili potpunog iznosa koji jetraen u prijedlogu projekta, te obje strane formalno dogovaraju daljnje modalitete provedbe projekta,ukljuujui dodatne zahtjeve kao to je izvjetavanje.

e) implementacijaU skladu s ugovorima potpisanim izmeu dvije strane (i samim prijedlogom projekta), provodi seprojekat. Istovremeno se obavlja stalni monitoring/revizija svih aktivnosti i zadataka, a menadmentprojekta obavlja korektivne akcije; aktivnosti se uskladuju sa utvrenim planom ili se, u dogovoru sdonatorom, vre potrebne izmjene.

f) monitoring i evaluacijaVe se u samom prijedlogu projekta navode tehnike i mehanizmi evaluacije nakon zavretka projektakojima se vrednuje izvedba i uinkovitost projekta te se izvode zakljuci koji se mogu koristiti u novom


13/48

projektnom ciklusu (tj. pri programiranju).

Grafikon projektnog ciklusa (project cycle management)

Vratimo se sada korak unazad. Iz grafikona projektog ciklusa, vidljivo je da pisanju prijedloga projekta

treba prethoditi priprema, tj. faza projektnog ciklusa identificiranje (sa ili bez programiranja). Tek tadatreba pristupiti pisanju prema standardnoj strukturi i na kraju prilagoavanju projekta zahtjevimadonatora, tj. fazi projektnog ciklusa formuliranje (dijelom i procjena potreba).

Trajanje i temeljitost pripremnih radnji u svakoj od faza projektnog ciklusa zavisit e prije svega oveliini i kompleksnosti projekta, odnosno prijedloga projekta, te svakako i o resursima i vremenu kojeorganizacija ima na raspolaganju prije dobivanja finansijskih sredstava za projekat.Iako su sve pobrojane tehnike podjednako vaan preduslov za uinkovito pisanje prijedloga projekta,preporuljivo je u pripremi koristiti analizu problema i analizu ciljeva, bez obzira na sloenost projekta.Dobro sastavljeni elementi standardne strukture prijedloga projekta pod nazivom opis problema, ciljevi(opti i specifini) i aktivnosti predstavljaju "kimu" jednog kvalitetnog prijedloga projekta, na koji seonda nadovezuju i ostali elementi. Upravo ove dvije analize omoguit e i jasnije identificiranje istih, te

kasnije njihovo narativno uobliavanje (logiko organiziranje misli u pismenom obliku) i povezivanje sdrugim elementima u jednu cjelinu.Za kvalitetnu pripremu prijedloga projektaod velike vanosti je analiza problema i potreba ciljnegrupe.

- Analiza problema -

U pripremi projektnog prijedloga veoma vano je izvriti analizu problema na koji se projekat odnosi.Analiza problema je od velike vanosti za planiranje projekta, jer ima jak uticaj na kreiranje istih. To jeosnova i opravdanje za kreiranje projekta.

Analiza problema ukljuuje: Provjeru predmeta analize;


14/48

Identifikaciju problema vezanih za predmet; popis svih problema opaanih od strane svihuesnika projekta;

Uspostavljanje uzrono-posljedine hijerarhije izmeu problema; Ilustracija uzrono posljedinih relacija u dijagramu.

Veoma je vano odrediti da li razliite grupe ljudi opaaju problem na isti nain. Svi uesnici treba dadobiju istu ansu da izraze probleme sa kojima se susreu. Problem nikada nije izolovana negativnasituacija. U stablu problema izraeni su odnosi i hijerarhija izmeu svih identifikovanih problema.Svakom navedenom problemu, prethodi problem koji ga prouzrokuje i praen je problemom koji samprouzrokuje.Na primjer: proizvodnja rie je smanjena usljed slabog navodnjavanja zemljita i usljed injenice da jeprisutna neregularna nabavka sredstava za proizvodnju rie. Problem smanjene prizvodnje rie izazivaproblem nedostatka hrane itd.

Primjer: Dijagram problema


15/48

PISANJE PRIJEDLOGA PROJEKTA

Pisanje prijedloga projekta, ini se, nije teak posao, no, pisanje uspjenih prijedloga je vjetinaza sebe. Postoje neka opta pravila za pisanje uspjenog prijedloga projekta. Ta pravila treba prihvatiti

vie kao vodi u osmiljavanju projekta, a ne kao univerzalno "zlatno pravilo".

Planiranje je dugotrajan i sloen proces. Prieljkujete li uspjeh? Isplanirajte ga! Prije poetka pisanjaprojekta, potrebno je slijediti dole navedene korake:

a) Odrediti sadraj projekta,b) Podijeliti uloge i odgovornosti,c) Isplanirati rokove tj. ne podcijeniti vrijeme,d) Provjeriti imate li sve to vam je potrebno.

a) Odrediti sadraj projekta znai definisati problem, navesti cilj projekta, isplanirati aktivnosti, odrediti

metodologiju, navesti indikatore i oekivane rezultate.

b) Ako ste odluili da e proces pripreme prijedloga projekta voditi skupina ljudi, bitno je razjasniti nasamom poetku ko je odgovoran za odreene dijelove procesa. Vano je dobro planirati i razmisliti onajracionalnijoj podjeli odgovornosti u odnosu na vrijeme i kvalitetu. Potrebno je odrediti koordinatoraprojekta koji e biti upoznat sa kompletnim procesom pripreme prijedloga projekata i koji e adekvatnoraspodijeliti zadatke unutar projektnog tima. Dobra raspodjela zadataka nee rezultirati nedoraenimprojektom ili dvostruko uloenim trudom.

c) Upoznajte se sa svim aktivnostima koje je potrebno poduzeti da biste ispunili uslove za podnoenjezahtjeva, te osigurajte da su one obavljene kvalitetno i pravovremeno. Vremenski raspored aktivnosti

pomae praenju izvravanja preuzetih obaveza svakoglana projektnog tima. Vie je nego vjerovatnoda e NVO-i koji nemaju puno iskustva u pisanju projekta podcijeniti vrijeme koje je potrebno. Sjetitese Murphyjeva zakona Sve to moe ii krivo, ii e. To je vrlo tano to se tie pripreme, naroitoako niste uzeli u obzir dogaaje koji vas mogu sprijeiti u podnoenju projekata prije isteka roka. to jekrai rok, to se neobinije stvari dogaaju. Dobro je razmisliti o njima i planirati ih. Razliitenepotrebne nezgode unitile su stotine dobrih projekata.

Ovo se moe dogoditi i vama:- Kompjuterski virus uniti dokument prije nego to ga dovrite.- tampa/printer ne radi.-

Nestalo je elektrine energije zbog nevremena.- Zbog velike guve u prometu ne stignete doi do donatora prije isteka roka za prijavu

projekta.- trajk potanskih slubi.- Neko prolije kafu na jedinu kopiju projekta koju je potpisao direktor prije nego to je otiao

na godinji odmor i sl.

d) Prije nego to zaponete proces podnoenja zahtjeva, provjerite imate li osoblje koje je sposobnoobaviti zadatak na zadovoljavajui nain, kao i finansijska sredstva (primjerice ako proces prikupljanjasredstava zahtijeva putovanje, kopiranje, prevoenje i dr. trokove).


16/48

Prije samog poetka pisanja projektnog prijedloga, razmislite posjedujete li sljedee:

Sposobnosti/vjetine za pripremu projekta - Postoji li mogunost pohaanja obuke zasticanje tih vjetina? Moete li se obratiti nekome za pomo? Govorite li engleski jezik (ovisno odonatoru)?

Vrijeme - imate li dovoljno vremena za pisanje kvalitetnog projekta? Ne vrijedi utroiti vrijemena projekat koji e biti loe pripremljen i ostaviti lo dojam. Moete li se osloniti na lanovetima i njihovo vrijeme?

Sredstva - imate li opremu koja vam je potrebna? Moete li posuditi/kupiti sve to vam jepotrebno? Imate li finansijska sredstva (za prijevod ili put ako je to potrebno)?

Potrebne podatke - Za pripremu uspjenog zahtjeva za podrku potrebni su vam razliitipodaci i informacije koje ete koristiti u pisanju projekta. Razmislite i prikupite injenice,statistike podatke, rezultate istraivanja koji se odnose na problem koji namjeravate rijeiti.

Prijedlog projekta obuhvata sljedee komponente:

Popratno pismo (cover letter)Naslovna strana (cover page)Saetak projeta (project summary)

Reference NVO-a i biografija koordinatora projektaOpis problema/potreba (problem definition, problem analysis, background)Ciljevi

- opti/dugoroni ciljevi (goals, overall objectives, general objectives)- specifini/kratkoroni ciljevi (objectives, specific objectives, project purpose)

Indikatori/oekivani uticaj (indicators /expected impact, outcomes)Ciljane grupe (beneficiaries, target groups)

Aktivnosti (activities)Oekivani rezultati (expected results, outputs, products)Logiki radni okvir tzv. Log-Okvir (logical framework/log-frame)Evaluacija (evaluation)

Budet/proraun projekta (budget)Prilozi (annex, appendix)


17/48

POPRATNO PISMOSadri slijedee elemente: zaglavlje (memorandum organizacije), datum slanja, referentni broj, adresuprimaoca, predmet pisma, kratki sadraj i potpis odgovorne osobe. Popratno pismo treba da:

bude upueno (adresirano) odreenoj osobi/organizaciji; objasni razlog obraanja donatoru;

sadri traeni iznos za realizaciju projekta; sadri kratki opis o kojoj vrsti projekta se radi i ta je cilj projekta; objasni zato je ovaj projekat prioritetan za organizaciju; sadri ime osobe za budue kontakte.

Dodatni savjeti: pismo ne bi trebalo biti due od jedne A4 stranice, trebalo bi biti potpisano od straneosobe ovlatene za potpisivanje, ne treba pretjerano naglaavati poznavanje misije i ciljeva donatora ipotrebno je izbjegavati patetine reenice i sl.

NASLOVNA STRANAOvaj dio treba da sadrava sljedee informacije:

Naziv projekta Informacija o NVO/Aplikantu (naziv NVO-a, registracioni broj, adresa, broj telefona, broj

faksa i e-mail) Ime koordinatora/voditelja projekta Vrijeme trajanja projekta (poetni i zavrni datum)

Posebnu panju treba obratiti na naziv projekta. Poeljno je da naziv projekta bude to krai i lakopamtljiv, jer se na taj nain ve u poetku moe pridobiti panja donatora/osobe koja procjenjuje

vrijednost projekta.

SAETAK PROJETAIma veoma vanu ulogu, jer predstavlja sr prijedloga projekta. To je naroito vano kod donatora kojizaprimaju veliki broj prijedloga projekta i koji nakon itanja saetka vre prvi krug odabira.

Preporuuje se napisati ne vie od jedne stranice A4 formata (ako donator nije drugaije odredio) iukratko dati kljune informacije o slijedeem:

Opis problema/potrebe zato?, gdje? Ciljevi ta? Ciljne grupe za koga? Aktivnosti kako?, (do) kada?

Ukupni trokovi projekta (uz prikaz ve

dobivenih finansijskih sredstava i navo

enje drugiheventualnih donatora od koji bi se mogla traiti podrka koliko?)

Napomena: Iako se saetak nalazi na samom poetku prijedloga projekta, treba ga napisati tek nakonto su uraeni svi drugi elementi standardne strukture projekta.

REFERENCE NVO-a I BIOGRAFIJA KOORDINATORA PROJEKTAOvaj dio prijedloga projekta opisuje vau organizaciju i cilj tog opisa je da izgradite svoj kredibilitet koddonatora.

Opte je pravilo: piite ovo poglavlje tako, kao da donator nita ne zna o vaoj organizaciji i obavezno

ukljuite i sljedee podatke: misija i svrha postojanja organizacije;

d i j i ij


18/48

nagrade i ostala priznanja u dosadanjem radu; projekti i programi koji su uspjeno realizovani; izvori finansiranja; visina budeta za prethodne godine (1-3 god.); neto po emu je NVO jedinstvena ili po emu se razlikuje od ostalih.

Uz ovaj dio, potrebno je priloiti i biografiju koordinatora projekta i drugih osoba ukljuenih uprojekat. Kratke biografije trebaju sadravati: ime i prezime; kljune kvalifikacije (relevantne zaprojekat); opis dosadanjeg iskustva i sl.

OPIS PROBLEMA/POTREBAU ovom poglavlju potrebno je odgovoriti na dva kljuna pitanja:

ta je to to se deava u vaem okruenju? Ko je identifikovao (utvrdio) problem (potrebu) i kako je to uradio?

Takoer biste trebali ukljuiti detaljne demografske i statistike podatke koji e itaocima jasnopredstaviti obim i veliinu problema. Moete ukljuiti sljedee:

- opis ciljne grupe;- statistike podatke koji e dokumentovati postojanje problema (navesti i izvore podataka) ako

isti postoje;- rezultate istraivanja, evaluacija, studija;- citate ili izvode iz zvaninih dokumenata (UN, ministarstva itd.);- metode koje su koritene za utvrivanje potreba/problema;- urgentnost problema i ta e se desiti ako se nita ne preduzme;- ostale organizacije koje se trenutno bave rjeavanjem ovih potreba/problema.

Projekat ne smije rjeavati probleme same organizacije koja trai sredstva; organizacija ne smije bitisubjekat projekta ve se mora govoriti o problemima/potrebama zajednice, odnosno ciljnih grupa kojesu korisnici usluga organizacije.

Pored toga to ukazujete na znaaj problema, treba da ukaete i na potrebu za vaim odreenimprojektom. Drugim rijeima, iz analize problema, italac treba da razumije vae metode i strategije zarjeavanje problema. Vano je da zapamtite i sljedee: izbjegavajte iskaze o problemu koji su napisanisuvie uopteno, uz koritenje fraza kao to su " malo se zna o... ", ili "nedostaju informacije o ... ", ili"opte je poznato", "svi znaju" itd.

CILJEVI

Prilikom definisanja ciljeva bitno je odgovoriti na dva kljuna pitanja:1. ta organizacija eli postii projektom?2. Do kakvih promjena e doi?

Veoma esto se ciljevi mijeaju sa aktivnostima. Osnovna karakteristika ciljeva, i ujedno razlika uodnosu na aktivnosti, je u tome to reenica kojom se definie cilj poinje infinitivom, npr.: unaprijediti,poveati, poboljati, ojaati, pridonijeti, smanjiti ili poticati i dr.

Opti/dugoroni ciljeviUkazuju na situaciju koja se ostvaruje kroz dugorono razdoblje i kojem e projekat samo djelominodoprinijeti. Ovi ciljevi se ne mogu okarakterisati kao precizna korist za ciljne grupe u projektu, nego

vie kao dio jednog dugoronijeg programa neke zajednice.


19/48

Npr: Ovim projektom se tei uticati na svijest javnosti o pravilnom odlaganju i selektiranju otpadagrada Jablanice i okolnih mjesta; ili poveanje svijesti lokalnih poljoprivrednika, putem edukacije opravilnom koritenju pesticida.Iz ovog proizilazi da se poveanje svijesti javnosti u Jablanici ili poveanje svijesti lokalnihpoljoprivrednika ne moe ostvariti samo jednim projektom limitiranog trajanja 1 2 godine.Osnovno je pravilo da svaki projekt ima najvie 2-3 opta cilja, ovisno o veliini projekta.

Specifini/kratkoroni ciljeviTo su ciljevi koji se moraju ostvariti neposredno nakon to projekat zavri ili nakon kraeg vremenskogroka od zavretka projekta. Pri odreivanju specifinih ciljeva od velike pomoi je koritenje SMARTmetode, to u prevodu znai da ciljevi moraju biti:

Specific to specifiniji tj. odrediti podruje djelovanja Measurable mjerljivi tj. brojano iskazani Achievable ostvarivi Realistic realni, izvodljivi Time bounded vremenski odreeni, ogranieni

Poeljno je da svaki specifini cilj zadovolji barem tri od ovih pet kriterija, prije svega da je ostvariv i daima jasno podruje djelovanja. Zadovoljavanje ovih kriterija omoguava uinkovit monitoring ievaluaciju realizacije projekta.

Mjerljivost, realnost i vremensko ogranienje ovih ciljeva moe se izraziti putem dole navedenihindikatora:

Kvantitativni indikatori (mjerljivi/direktni indikatori - varijabla je jasna i laka za izmjeriti), npr:- Broj primljenih komentara i sugestija- Broj odranih sastanaka-

Brojlanaka objavljenih u medijima- Broj objavljenih publikacija

- Broj primljenih poziva na skupove- Broj uesnika u projektu- Broj odranih konsultacija- Broj potpisanih ugovora

Kvalitativni indikatori (nemjerljivi/opisni/ indirektni indikatori - kod kojih je mnogo tee opisatipromjene varijable), npr:

- Razumijevanje znaaja zatite biodiverziteta- Ostvareno znanje o relevantnim programima zatite biodiverziteta-

Nivo primjenjivosti provedenih aktivnosti- Unapreenje kvaliteta rada- Uspostavljanje mrea, koordinacijskih tijela, unapreena saradnja- Otvorenost za saradnju i diskusiju- Komentari na odabrane teme i sl.

Pri formulisanju indikatora treba imati jasnu sliku trenutne situacije i napraviti realan opis eljenesituacije u budunosti. Neophodno je provjeriti da li indikator precizno opisuje cilj, svrhu ili rezultat.

Ako ne, onda je potrebno dodati druge indikatore ili pronai nove. Mogue je imati vie od jednogindikatora za jedan cilj. Pri procjeni da li indikatori za svrhu projekta ukljuuju "odrive koristi za ciljnegrupe", treba provjeriti da li su ukljueni sljedei elementi:

jasan opis "proizvoda" ili "usluga" namjenjenih korisnicima; odreeni korisnici (pol, godina, etnika pripadnost, klasa) koji e imati koristi;

d ti i d j ih l i i d


20/48

vremenski period u kojem e ciljne grupe ostvariti dobiti.

Prilikom formalisanja indikatora, bitno je navesti svrhu projekta, svaki rezultat i opte ciljeve kao to jeprikazano u tabeli:

ta? varijabla, elemenat koji e se promijeniti jednom kada je projekatimplementiran; kvantitet, koliko (vrijednost cilja)

Ko? ciljna grupa/e kvantitet, koliko

Gdje? mjestoKada? vrijeme/ period, potrebno je odgovarajuce vrijeme

Za opis ovog koraka, kao primjer navedena je svrha projekta "poveana proizvodnja rie":

ta? Prosjena proizvodnja rie pove

ana po kilogramuVarijabla Koliko? Od 2000 do 4000 kg po ha

Ko?Mala poljoprivredna postrojenja (posjed < 2ha. zemljita) u 7sela

Ciljna grupa

Koliko? 240Mjesto Gdje? Brko, BiH

Vrijeme Kada? 2005 - 2008

Razjanjenje vanih aspekata indikatora

Zato definisati indikatore? Da bi se:

-Razjasnile karakteristike opteg cilja, svrhe projekta, rezultata iaktivnosti;-Omoguilo planiranje cilja i upravljanja projektom;-Omoguilo nadgledanje cilja i evaluacija

Kakve kriterije bi trebalozadovoljiti ?

Indikatori bi trebali biti:- Posebni kao kvalitet i kvantitet;- Neovisni (pokrivati neophodno) i pouzdani;- Neovisni jedan od drugog, svaki od njih je u vezi sa ciljem, svrhomili rezultatom;- Verifikativni, zasnovani na pristupanim informacijama;- Osjetljivi na drutvene (ne) jednakosti (npr. poloaj ene u druvu,

mladi, razliite etnike pripadosti i sl.).Postoji li samo jedanindikator za aktivnost,rezultat, svrhu ili cilj?

esto je potrebno uspostaviti odreen broj indikatora koji e zajednoobezbijediti pouzdane informacije za ostvarivanje ciljeva, svrheprojekta ili rezultata.

Da li je uvijek moguepronai neki indikator?

Dobar indikator obezbjeuje direktno mjerenje, npr. "poveanaproizvodnja" se mjeri dodavanjem rezultata berbe. Ako je direktnomjerenje nemogue onda se moraju pronai "opunomoeniindikatori", npr. poveana zarada farmera moe biti odraena upoboljanju kunih uslova (crijep itd..)

Mogu li svi ciljevi, svrhe i

rezultati biti operativnikoristei sredstvaindikatora?

Ponekad je teko uiniti ih operativnim, ali treba uvijek pokuavati, jer

uveliko potpomau upravljanje cilja, kontrolu i evaluaciju.


21/48

CILJNE GRUPECiljne grupe su zasebna cjelina koju treba definirati u prijedlogu projekta. Iako postoji velika

vjerovatnost da su mnoge karakteristike pojedinih ciljnih grupa projekta ve izraene u Opisu problemaili u Specifinim ciljevima, ovdje ih je potrebno sistematino razluiti u par reenica, tj. jasno istaknutinjihove meusobne odnose. Poeljno je to specifinije opisati ciljne grupe (ovisno o vrsti projekta,

npr. dob, spol, nivo obrazovanja, radno iskustvo, psiho-socijalne karakteristike, sposobnosti, vjetine idruge razne socijalne, sektorske, geografske karakteristike). Kada se govori o ciljnim grupama jednogprojekta, treba razlikovati vie nivoa:

- primarna ciljna grupa ili krajnji korisnici - pojedinci, skupine ili organizacije koji ostvarujudirektnu korist kroz projekat; najee lino koriste usluge/proizvode koji su predvieniprojektom.

- sekundarna ciljna grupa - sve one zainteresovane strane koje ostvaruju indirektnu korist krozprojekat i najee ne uestvuju direktno u projektnim aktivnostima;

- tercijarna ciljna grupa - ovdje se misli na najiri kontekst pa se tako esto koriste fraze kao"civilno drutvo u BiH", "mediji", "ira javnost", "porezni obaveznici" i dr.

AKTIVNOSTI Aktivnosti podrazumjevaju konkretnu radnju na postizanju postavljenih specifinih ciljeva. Dvijeosnovne komponente aktivnosti su:

Ko e provoditi pojedinu aktivnost (organizacioni aspekt) Kada e se provoditi pojedine aktivnosti (vremenski plan)

U okviru pojedinih aktivnosti definiemo zadatke kao zbir vie radnji koje je potrebnopoduzeti da bi se provela odreena aktivnost.Npr.:Aktivnost 1. Oranizacija radioniceZadatak 1.1. Unajmljivanje konferencijske saleZadtak 1.2. Priprema i slanje pozivnicaZadatak 1.3. Priprema materijalaZadatak 1.4. Unajmljivanje potrebne opremeZadatak 1.5. Sve ostale neophodne radnje...

Plan aktivnosti bi trebao da ukljui odreene informacije i objanjenja za svaku planiranu projektnuaktivnost. Trajanje projekta se treba jasno naznaiti i treba jasno definisati zadatke koji su ukljueni upripremanje plana aktivnosti.

Izmeu ostalog, preporuujemo vam da opiete:

aktivnosti kojeete poduzeti kako biste postigli sveobuhvatni cilj i pojedina

ne ciljeve,

zadatke koji se trebaju poduzeti za svaku aktivnost, odgovornost vaeg osoblja (ko e biti zaduen za pojedinane aktivnosti), imena vanjskih strunjaka/saradnika, volontera (ako postoje), njihove zadatke i odgovorosti; da li neke druge organizacije sarauju u implementaciji ovog projekta, lokacija i opis mjesta projekta, vrijeme implementacije projekta (koji je vremenski okvir svih planiranih aktivnosti), alternativne metode za sluaj potrebe.

Izuzetno je vana preglednost, koritenje grafike, ilustracija, ema i dijagrama. Plan aktivnosti moe se

izraziti sljedeim tehnikama:1. Gantogram ili GANTT tabela to je odnos izmeu aktivnosti/zadataka i jedinice vremena,

odnosno vremena potrebnog za provoenje svake aktivnosti/zadataka.


22/48


23/48

U grafikonu je prikazana hijerarhija cilja, zadataka, rezultata i aktivnosti.

LOGIKI RADNI OKVIR (LOG-OKVIR)

Kada definiemo ciljeve (opte, specifine), indikatore, ciljane grupe, aktivnosti i o

ekivane rezultate,pristupamo izradi logikog radnog okvira (Log-frame). Logiki radni okvir je sredstvo za dizajniranje

projekta i upravljanje istim.

- Kako razviti logian radni okvir -

Dizajniranje projekta zapoinje definisanjem kontura oblasti u okviru koje projekat djeluje i pravljenjeminventara svih za tu oblast vezanih problema. Analiza identifikovanih problema omoguava relevantnimprojektnim stranama da odlue o preciznom setu problema na koje e projekat ukazivati i da odaberukljuni problem.

Faza analize: problemi ciljevi strategijaFaza analize uobiajeno zapoinje osnovnom idejom dobijenom od interesnih strana a tie se postojeegproblema. Analiza bi trebala "razbiti" ovaj problem na set manjih problema. Problemi bi trebali biti izlistaniu skladu sa uzrokom i efektom. Interna logika je osnova za logini radni okvir koji je napravljen u toku fazeanalize. To predstavlja uzrone i hijerarhijske odnose izmeu projektnih aktivnosti, rezultata projekta,projektnih ciljeva i sveukupnog cilja.Sljedei korak je dogovor projektnog tima oko strategije projekta. Ovo se postie razvijanjem serija rjeenjakoja su potrebna radi postizanja ciljeva, i odabiranjem ciljeva koji e biti ukljueni u projekat i onih kojinee. Izabrana strategija i ciljevi nakon toga postaju fokus projekta i mogu se koristiti za zavretak matricelog-okvira.Posljednji korak jeste zavretak matrice log-okvira. Veoma je bitno zapamtiti da matrica log-okvira nije

forma koja se treba ispuniti ve rezultat temeljne analize i rasuivanja koje se mora uraditi prijepopunjavanja tabelarnih polja.


24/48

FORMA LOG-OKVIRA

2.1 Projekat 2.2 Indikatori uspjeha Interesne strane/ korisnicia. Cilj projekta

(sveobuhvatni cilj)

ta je cilj kojem e

projekat doprinijeti?

ta su kljuni indikatori

koji su povezani sasveobuhvatnim ciljem?

- Koja dugorona

partnerstva e donijeti ovajprojekat?- Ko su dugoroni korisniciovog projekta?

b. Pojedinaniciljevi projekta

ta su specifini ciljeviprojekta?

ta su kvantitativni ilikvalitativni indikatorikoji pokazuju da li su ido koje mjerepostignuti specifiniciljevi projekta?

Ko su strateki partneri(interesne strane) koji suneophodni da bi se postigaosvaki zasebni cilj?

c. Oekivani ishodi i

rezultati

- ta su konkretni

ishodi koji supredvidjeni radipostizanja specifinihciljeva?- ta su predvieniefekti i koristi projekta?- Kakva poboljanja ipromjene e bitiproizvedeni ovimprojektom?

ta su indikatori koji

mjere stepen do kojegje projekat postigaopredviene rezultate iefekte?

Ko su korisnici rezultata

projekta? Ko e nadaljekoristiti ishode ovogprojekta?

d. Aktivnosti ta su kljune aktivnosti

koje se trebaju izvriti ikojim redoslijedom dabi se proizveli oekivanirezultati?

ta su metode i pristupi

koji se koriste da bi seimplementirala svakaod aktivnosti?

Ko e uestvovati u

projektnim aktivnostima?Kakave biti njihovdoprinos?

EVALUACIJA/OCJENJIVANJE PROJEKTASvaki prijedlog projekta mora da sadri i poglavlje o evaluaciji, koje e opisati kako e se utvrditi uspjehili neuspjeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka. Ako su vai ciljevi dobro formulisani, a vai zadacispecifini i mjerljivi, onda je lako napisati ovo poglavlje, jer tano znate ta treba ocijeniti.

Treba jasno definisati tri nivoa ocjenjivanja:1. Ocjenjivanje realizacije projekta definisati koje aktivnosti su uspjeno provedene, kako

pojedine projektne komponente meusobno djeluju jedna na drugu, kako su zadovoljenepotrebe krajnjih korisnika (ili evidentni nedostaci), koji su komunikacijski kanali koriteni uodnosu na korisnike/vanjske saradnike/projekte partnere/donatore, kako su direktni korisniciukljueni u realizaciju projekta i sl.

2. Ocjenjivanje rezultata definisati na koje e ciljane grupe rezultati projekta imati direktanuticaj, koji rezulati se ele postii za svaku ciljanu grupu (poreenje na osnovu indikatorauspjeha), kako e se mjeriti ostvarivanje rezultata i koji podaci e se prikupljati i kako i sl.

3. Ocjenjivanje uticaja objasniti kako su rezultati projekta uticali na potrebe, napredak iostvarivanje optih ciljeva i mogu li se ti uticaji izmjeriti, na koje drutvene grupe (lokalni ili

dravni nivo) je djelovao projekat, koje se odluke mogu donijeti vezano za iri projektni kontekst.


25/48

Tehnike koje se najee koriste kod ocjenjivanja uspjenosti projekta su: upitnici, ankete, testovi,procjene, promatranja, intervjui, izvjetaji, zapisnici, ugovori, akcioni planovi, diskusione grupe itd.Nakon odabira tehnike za ocjenjivanje potrebno je:

- Ukratko objasniti svaku od tehnika, ko e je osmisliti, ko e je provoditi;- Navesti kriterije za provoenje (prethodno definisani indikatori/rezultati i izvor verifikacije za

iste);- Opisati kakvi e izvjeatji nastati kao rezultat ocjenjivanja.

BUDET (PRORAUN PROJEKTA)Proraun trokova radi se na osnovu predhodno opisanih aktivnosti koje se planiraju poduzeti.Proraun projekta ili budet projekta, s jedne strane, predstavlja ukupan iznos koji je potreban zaprovedbu zacrtanih aktivnosti, a sa druge strane, planske/procijenjene trokove istih. Detaljnoobjanjenje pripreme projektnog prorauna dato je upoglavlju br. 2.

PRILOZI (ANEKSI)Bez obzira na veliinu projekta, nemogue je sve informacije o projektu i organizaciji koja priprema isti,dati u prijedlogu projekta. Zbog toga postoji dio Prilozi/Aneksi u kojem organizacija, uz prijedlogprojekta prilae sve ono to moe dodatno doprinijeti kredibilitetu i ukazati na svrhu projekta.Pored obavezne popratne dokumentacije (kopija statuta i dr.), sve ono to bi donatora interesovalo, ane treba da se nalazi u prijedlogu projekta , treba priloiti u prilogu.U aneksu/prilogu najee se nalazi:

Organizaciona ema vae NVO, Spisaklanova upravnog odbora, Pismo podrke od partnera u projektu (ukoliko postoje), Finansijski izvetaj o reviziji vaeg poslovanja,

Novinskilanci, programi, broure itd., Biografije kljunih saradnika u projektu, i

Pismo/a preporuke.


26/48

2. BUDET (PRORAUN PROJEKTA)

Izrada budeta/prorauna trokova je posljednja faza u pisanju prijedloga projekta zbog togato se isti radi na osnovu predhodno opisanih aktivnosti koje se planiraju poduzeti. Budet projekta, s

jedne strane, predstavlja ukupni iznos koji je potreban za provedbu zacrtanih aktivnosti, a sa drugestrane, planske/procijenjene trokove istih. Prilikom procjene trokova, bilo da se radi o kupoviniodreenih stvari/sredstava ili plaanja odreenih usluga, u obzir treba uzeti trenutne trine cijene.Realno procijenjen proraun (koji je u potpunosti u skladu sa navedenim projektnim aktivnostima)prilikom ocjenjivanja projekta od strane donatora, donosi neophodne "bodove", koji su esto presudniu odluci da li taj projekt finansirati ili ne. Takoer, to se vie truda uloi da bi se uradio realan i detaljanproraun trokova, time sami sebi olakavamo praenje utroka sredstava kao i izvjetavanje(periodino i zavrno) prema davaocu finansijskih sredstava.

Dakle, proraun je:plan aktivnosti > novano izraen > u specifinim kategorijama trokova >za odreeno vremensko razdoblje > sa mehanizmima za kontrolu (rauni, ugovori, potvrde,

uplatnice, priznanice/potvrde o isplati, izvodi itd.)

Osnov svakog prorauna ine specifine kategorije trokova koje se mogu podijeliti na:- Trokovi osoblja- Direktni trokovi- Indirektni trokovi- Ostali trokovi

Trokovi osoblja ukljuuju:- svo osoblje organizacije koja radi na projektu. Trokovi se mogu obraunavati po osnovuradnih dana koji e biti utroeni za rad na projektu ili na bazi mjesene plate.

Primjer za obraun na bazi radnih dana: realizacija projekta je 12 mjeseci. Pomonikkoordinatora projekta treba 10 dana mjeseno za rad na konkretnom projektu, to znai danjegov angaman na realizaciji projekta iznosi ukupno 120 dana. Pomnoeno sa cijenom radnogdana, dobit emo ukupan iznos, odnosno troak njegovog rada u projektu.Primjer za obraun na bazi mjesene plate: U ovom sluaju samo jedan dio njegove plate seobraunava iz projektnih sredstava po osnovu postotka (%) utroenog vremena na projektu. Naosnovu toga se odreuje proporcionalni iznos koji e se traiti kroz projekat.-Saradnike na projektu ili lanove NVO po osnovu ugovora o radu iji trokovi mogubiti svrstani u kategoriju trokova osoblja, ali se prikazuju odvojeno od plata osobljaorganizacije. Kod razvrstavanja ovih trokova, treba obratiti posebnu panju, jer postojesluajevi kada se ovi trokovi obraunavaju kao direktni trokovi projekta. Npr: predvieno je

organizovanje radionice i u skladu sa tim trokovi voditelja radionice svrstavaju se u direktnetrokove zajedno sa zakupom sale za sastanke, zakupom opreme, pripremom materijala itd.

Direktni trokovi su:svi trokovi koji su direktno povezani sa projektnim aktivnostima kao to su: tampanjematerijala (publikacija, broura, plakata, radnih materijala itd.); oglaavanje u dnevnim listovimai/ili drugim medijima; organizovanje radionica, treninga, sastanaka; trokovi putovanja osobljaili saradnika (dnevnice, naknada trokova goriva, smjetaj i hrana); usluge kopiranja, itd.

Indirektni trokovi su:oni koji su neophodni za svakodnevno funkcionisanje organizacije i uglavnom nemaju izravnu

vezu sa uslugama/proizvodima ili je takvu vezu tee iskazati. To su sljedei trokovi: reijskitrokovi (struja, voda, grijanje, odvoz smea), zakup uredskog prostora, potroni materijal( i t i di k t CD f ikl i t t i) blj t l f t i b k i


27/48

trokovi, osiguranje prostora, odravanje kompjutera u drugih uredskih maina, usluge ienjaureda itd.

Zbog razlika u definisanju i primjeni indirektnih trokova, esti su nesporazumi izmeu onihkoji daju sredstva i onih koja ih trae. Dosadanja iskustva pokazuju da donatori esto, nepredviaju finansiranje ove vrste trokova ili to graniavaju samo na pojedine trokove, zato jepotrebno naglasiti da se odreeni trokovi mogu iskazati i kao direktni i kao indirektni.

Indirektni trokovi koji se mogu prikazati i kao direktni: telefon, fax, potarina i dostava,potroni materijal, koritenje kompjutera, pomono osoblje itd.-onda kada su direktno povezanisa aktivnostima odreenog projekta. Ovi trokovi se esto ne mogu iskazati putem zasebnihrauna, ali se mogu procentualno obraunati. Npr: telefon za mjesec maj iznosi 200 KM.Koritenje telefona za xy projekt mjeseno se obraunava u procentu 30%, to iznosi 60 KM.Zbog toga je veoma vano narativno obrazloiti pojedine trokove i iskazati ih prema jasnodefinisanim kvantitativnim pokazateljima tj. izraziti ih u jedinicama mjere, jer se time poveavamogunost da e donator odobriti sredstva za iste.

Indirektni trokovi koji se nikako ne mogu svrstati u kategoriju direktnih: zakup uredskogprostora, zakup opreme, struja, voda, odvoz smea, odravanje kompjutera u drugih uredskihmaina, ienja ureda, administrativno osoblje, osiguranje prostora, itd.

Osnovno pitanje je kako razvrstati indirektne trokove. Dvije metode koje se najee koristesu:1. Sluaj po sluaj predstavlja slobodnu procjenu udjela svakog pojedinog projekta u

ukupnim indirektnim trokovima organizacije svaki projekt pokriva odreeni dio trokovaorganizacije;

2. pro rata osigurava da svaki projekt uestvuje u pokrivanju trokova srazmjerno trokovimkoji e nastati po osnovu projektnih aktivnosti.Primjer: svi indirektni trokovi organizacije ukljuujui i trokove projekta za koji traimosredstva iznose 20.000 KM godinje. Direktni trokovi za sve projekte ukljuujui i ovaj kojipripremamo, iznose 230.000 KM. U projektu za koji traimo sredstva, predvien je iznosod 73.600 KM za direktne trokove to ini 32% svih direktnih trokova. U skladu s timpripada mu i 32% indirektnih trokova. tj. 6.400 KM.

Ostali trokovi su:kupovina opreme (uredske maine, namjetaj), dalja edukacija zaposlenih i lanova NVO-a,trokovi pripremanja projekta, evaluacija projekta, prikupljanje podataka za projekt, trokoviprevoenja potrebne literature itd.

Koraci na izradi prorauna ukljuuju sljedee:-odrediti trokove osoblja;-odrediti direktne trokove;-rasporediti indirektne trokove u skladu sa potrebama organizacije i projektnim aktivnostima;-definisati elemente prorauna: jedinica mjere, koliina, jedinini troak;-narativno obrazloiti trokove;-navesti potencijalne ili ve osigurane izvore financiranja od strane drugih donatora;-navesti financijska /materijalna sredstva koja je sama organizacije spremna uloiti u projekt.

Osnova prorauna je tabelarni prikaz po stavkama koji sadri:opis stavke - jedinicu mjere - koliinu - jedinini utroak (uz navoenje valute u kojoj se radiobraun) i ukupni troak(uz navoenje valute-KM; EUR; USD itd.).


28/48

Pored toga, tabelu moemo nadopuniti dodatnim kolonama kao to su: obrazloenje troka, udiodrugog/drugih donatora, kao i eventualni doprinos NVO-a.

Opis mora biti detaljno i jasno definisan u kojem e se vidjeti koja je to kategorija trokova i koji su totrokovi unutar svake pojedine kategorije.

Jedinica mjere se odreuje stvarnim nainom plaanja odreenog troka. Preduslov za odreivanjejedinice mjere je tano definisanje stavki u koloni opis, kao i jasno razvrstavanje trokova pokategorijama.Npr: ako je troak telefona definisan kao direktni troak, onda jedinica mjere moe biti mjesec iliimpuls, a ako je definisan kao indirektni troak, jedinica mjere moe biti paual.

Primjeri za iskazivanje jedinica mjere mogu biti:-za osoblje NVO-a osoba; osoba/godina; osoba/mjesec; osoba/dan-vanjski saradnici osoba/mjesec; osoba/dan-potroni materijal komad; paket; kilogram; litar-struna literatura mjesec; komad-razne publikacije, plakati, posteri, broure komad-putni trokovi, smjetaj, dnevnice osoba/dan, osoba/noenje, kilometri (za trokove goriva)-i slino...

Koliina mora odgovarati jedinici mjere i vrsti aktivnosti. Jedinini troakmora biti izraen u jednoj valuti za sve proraunske stavke. Ukupni troakpredstavlja tanu kalkulaciju svih predhodnih elemenata u tabeli prorauna. Obrazloenje je opisni dio u kojem treba objasniti ta je bila osnovica za obraun pojedinih

stavki.

Udio drugih donatora ili doprinos NVO-a u financiranju projekta dodatna kolona zaprikazivanje drugih izvora sredstava za realizaciju projekta, u sluaju da postoje drugi donatori koji esufinansirati projekat ili da se navede doprinos NVO-a da, bez naknade za potrebe projekta, ustupakoritenje postojee opreme, koritenje uredskog prostora, volonterski rad itd. Da bi se takav doprinosNVO-a mogao proraunati, isti se izraava u trinim cijenama.

Takoer je vano napomenuti da se kao dodatak osnovnom/glavnom proraunu moe izraditi iproraun po fazama u sluaju da se kompletan projekt dijeli na faze. Ako je predhodno navedenokoliko vremena (mjeseci, sedmica, dana) e trajati svaka faza i aktivnosti koje ulaze u sastav svake faze,toga se moramo drati i u ovom dodatnom proraunu. Trajanje svake faze (datum poetka i zavretka)mora biti usklaeno sa tano pripadajuim trokovima za tu fazu. Ukupni zbir trokova po svim fazama

mora da se slae sa ukupnim trokovima cijelog projekta.


29/48

Primjer strukture prorauna u sluaju kada forma/obrazac prorauna nije propisan

OPIS Jedinicamjere

Koliina Jedini nitroak(KM)

Ukupniiznos(KM)

Obrazloenje

Trokovi osoblja-koordinator

-projekt menaderSaradnici-strunjak za otpadne

vode-prevodilac

Direktni trokovi-zakup sale za

radionicu-tampa postera

-dnevnice za slubenoputovanje-kopiranje materijala

Osoba/mjesec

Osoba/dan

Osoba/dan

Stranica

Dan

KomadOsoba/dan

stranica

12

56

10

35

2

1003

2550

500

60

100

15

100

254

0,10

6000

3360

1000

525

200

200162

255

-60% od ukupnebruto plate-obraunati radnidani-obraunati radnidani-broj prevedinhstranica

-bez popusta

-sa popustom nakoliinu-u skladu sa Sl.Listom BiH-materijal za 30uesnika

Indirektni trokovi-potroni materijal

-telefon/fax

Paual

mjesec

12

12

80

150

960

1800

Nije mogueodrediti koliinu-22% od ukupnih

trokova tel/faxaOstali trokovi-kupovina foto aparata-anketni listii-upitnici

KomadKomadKomad

1600150

3500,300,50

35018075

-za potrebeprojekta-za evaluacijuprojekta

UKUPNO: --------- ---------


30/48

Primjer obrasca za proraun projekta REC propisane forme

Odobren proraun(Appr.Budget)

Stvarni trokovi(Actual Exp.)

DODJELJENA SREDSTVA EUR KM EUR KM

Najamnina uredskog prostora(Office rent)Plate lanova NVO(Salaries of NGO members)Naknada za savjetnike(Fees for consultants)Putovanja(Travel)Smjetaj i hrana(Accomodations and food)Prevoz opreme(Transport of equipment)Oprema (Equipment)Potroni materijal - pribor i sl.(Supplies)

Trokovi raunarske obrade(Computer services)Usluge prevoenja(Translation services)Druge usluge(Other services)Trokovi publikacija(Publication costs)Potarina, telefon i sl.(Communication costs)Ostali trokovi(Other costs)(molimo specificirati )

Ukupno (Total)

REC pored ove osnovne tabele zahtijeva i dodatno detaljno objanenje svih stavki proraunakoje moe biti u obliku tabele ili narativni opis.


31/48

3. UPRAVLJANJE PROJEKTOM(PROJEKT MENADMENT)

Upravljanje projektom je sredstvo, skup metoda i tehnika koji nam moe pomoi da efikasno

doemo do ciljeva i rezultata. Naizgled to je teak zadatak koji zahtijeva ekspertizu, znanje i praksu, tese moe uiniti tekim za razumijevanje, praenje ili ostvarivanje. Meutim, svako je na mnoge naineprojekt menader u svakodnevnom ivotu. Npr: kupovina; ienje stana; organiziranje fudbalskogmea; pripremanje ispita; planiranje odmora itd.

Svaka nevladina organizacija bi trebala odrediti jednu osobu, odnosno koordinatora/menadera koji bibio zaduen za upravjanje projektom i odgovoran za planiranje i nadgledanje realizacije aktivnosti,raspodjelu posla unutar projektnog tima, ocjenu realizacije projekta, izvjetavanje itd.

Funkcija planiranja zahtijeva od menadera da donese odluke o vanim elementima projekta kao to su

ciljevi, aktivnosti, izvori i implementacija, te razradi detaljan plan upravljanja projektom. Planiranje jepodjednako vano kao i organizacija i nadgledanje realizacije projekta.

Pod realizacijom projekta podrazumijevamo realizaciju odreenog plana, odnosno zacrtanih aktivnosti.Nadgledanje zacrtanih aktivnosti/zadataka zahtijeva vjetinu i posveenost. Iako poznati citat tvrdi da"samo budale kontroliu stvari po redu, genij nadgleda haos", uistinu, dranje stvari pod kontrolomzahtijeva talenat, naroito kada je vie ljudi ukljueno i kada se informacije moraju razmjenjivati.

Stvarni izazovi voenja projekta su: da implementirane aktivnosti vode ka ciljevima projekta; dokumentovanje projekta;

prikupljanje i dijeljenje informacija; koordiniranje i organiziranje; potovanje rokova; donoenje odluka; nadgledanje i procijenjivanje; odravanje kontakta sa partnerima; raspodjela poslova; izgradnja tima i osoblja, i bilo ta drugo to se moe pojaviti ...

Raspodjela poslaje najizazovniji i najtei zadatak za menadera. Podrazumijeva proces postizanja ciljevaprojekta sticanjem, zadravanjem, razvijanjem i ispravnim koritenjem ljudskih resursa unutarorganizacije. Kroz posmatranja i prouavanje, menaderi moraju identifikovati vjetine koje su im naraspolaganju unutar organizacije. Ukoliko one nedostaju, menaderi bi trebali razraditi programaktivnog razvoja, ukljuujui obuku, edukaciju i optu pripremu projektnog tima za sadanji i buduirad.

Kada se bez problema dospije do sredine implementacije projekta, to znai da su menaderi dobropostavili planove, projektni tim radi dobro i svi su zadovoljni postignutim rezultatima. Meutim,suoavanje sa kriznim situacijama i iznalaenje kreativnih rjeenja je znaajna vjetina upravljanja. Kadanastupi kriza, svi u projektnom timu bi se trebali ukljuiti u rjeavanje problema. Meusobna saradnja i

komunikacija unutar projektnog tima je od izuzetne vanosti. Takoer je vana komunikacija i sapredstavnicima donatora, jer ukoliko problemi utiu na implementaciju i uspjeh projekta, bolje jedonatora informisati na vrijeme Donatori su vai partneri ne neprijatelji


32/48

Mnoge organizacije uglavnom vjeruju da se projekat zavrava odmah nakon to se izvede posljednjapredviena aktivnost; ali projekat nije gotov sve dok se ne izvri ocjena realizacije, pripreme izvjetaji,dostave donatoru, donator odobri iste i arhiva se ne zatvori.

Poeljno je ocjenu realizacije obavljati u toku provoenja projekta, kada su jo uvijek mogue ispravke iprilagoavanja, kao i na kraju projekta.

Nakon ocjene realizacije projekta, pristupa se izradi izvjetaja (narativnih i finansijskih). Veinadonatora zahtijeva da se tokom realizacije projekta dostavljaju izvjetaji o napretku projekta, kao ifinalni izvjetaj. Izvjetaj se sastoji iz dva dijela: 1) narativnogi 2) finansijskog.

Narativni izvjetaj bi trebao da obuhvata informaciju o dovrenim aktivnostima, problemima koji su sepojavili, utroku sredstava, te informaciju o bilo kojoj promjeni nastaloj tokom provedbe projekta.

Predloena struktura narativnog izvjetaja:

Uvod; Ciljevi i planirane aktivnosti; Rezultati, ispunjeni ili postignuti ciljevi, uspjesi; Prepreke, problemi, promjene (zato su bile potrebne?), nauene lekcije; Povratna informacija od ciljnih grupa o projektu; Planovi za nastavak; Dodaci: kopije ili primjeri bilo kakvog materijala razvijenog i napravljenog u toku projekta

(posteri, leci, studije, novine, publikacije, itd.).

Uz narativni dio potrebno je priloiti i finansijski izvjetaj. Finansijski izvjetaj treba jasno i ta no daprikazuje koritenje svih fondova. Svi trokovi vezani za projekat moraju biti predstavljeni i popraenikopijama rauna, ugovora, priznanica i dr. Najlaki nain pripreme finansijskog izvjetaja jestejednostavna uporedba planiranog i odobrenog budeta sa stvarnim trokovima nastalim u projektu.

Jako je vano da je finansijski izvjetaj dosljedan i meusobno povezan sa narativnimizvjetajem.

Predloena struktura finansijskog izvjetaja: Trokovi najamnine uredskog prostora; Plate ili stipendije lanova NVO; Trokovi naknade za savjetnike u projektu; Trokovi putovanja;

Trokovi smjetaja i hrane; Oprema (kupovina ili iznamljivanje); Trokovi potronog materijala, pribora i sl.; Trokovi raunarske obrade; Trokovi usluga prevoenja; Trokovi publikacija; Potarina, telefon i sl.; i Ostali trokovi.

Savjet: Najbolje je finasijski izvjetaj predstaviti u vidu tabele.


33/48

REC PROGRAM FINANSIJSKE PODRKENEVLADINIM ORGANIZACIJAMA

Regionalni centar za okoli za Srednju i Istonu Evropu (REC) je nepoliti

ka,nestranaka, neprofitna, projektno usmjerena meunarodna organizacija ija je misija da pomogne u

rjeavanju okolinske problematike u Srednjoj i Istonoj Evropi (SIE).REC takoer:

promovira saradnju izmeu nevladinih organizacija, vlada, poslovnog sektora i ostalihinstitucija/pojedinaca koji se bave okolinskom problematikom;

podrava slobodnu razmjenu informacija i promovira uee javnosti u donoenju odluka izoblasti okolia.

REC su 1990. godine formirale Sjedinjene Amerike Drave, Evropska Komisija i Maarska. DanasREC ima svoju pravnu osnovu u povelji koju su potpisale vlade 28 zemalja i Evropska Komisija, kao i umeunarodnom sporazumu, potpisanom sa Vladom Republike Maarske. Glavni Ured REC-a

smjeten je u mjestu Szentendre u Maarskoj, sa podrunicama i terenskim uredima u 16 zemaljakorisnica: Albaniji, Bosni i Herzegovini, Bugarskoj, Hrvatskoj, ekoj, Estoniji, Maarskoj, Latviji,Litvaniji, Makedoniji, Poljskoj, Rumuniji, Srbiji i Crnoj Gori, Slovakoj, Sloveniji i Turskoj.

Ured REC-a za BiH (REC Country Office BiH) osnovan je u martu 1997. godine s ciljemda prui podrku unapreenju zatite i ouvanja okolia u BiH. U dosadanjem radu, Ured za BiH radioje na promovisanju dijaloga meu razliitim zainteresiranim stranama (vladama, nauno-istraivakimorganizacijama, privredi, NVO-ima, medijima i dr.) koje uestvuju u ovoj oblasti. Imajui na umupolitiku neusmjerenost, sve aktivnosti REC-a se odnose na oba BiH entiteta (Federaciju Bosne iHercegovine, Republiku Srpsku, kao i na Brko Distrikt), te podrku svakom napretku u domenuokolia. S obzirom na veoma specifinu situaciju u BiH, decentralizaciju i odnos izmeu dva entiteta,

REC je uspostavio terenske urede u Banjoj Luci (1998. godine) i Mostaru (2000. godine).U dosadanjem radu Ured za BiH je ostvario dobre kontakte sa svim sektorima koji uestvuju u ovojoblasti, a naroito je uspjean program finansijske podrke (grantova) za ekoloke nevladineorganizacije koje su registrovane kao udruenja graana ili fondacije.

REC PROGRAM FINANSIJSKIH PODRKI NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA

Finansijske podrke nevladinim organizacijama osiguravaju se putem dva programa: Programnamjenskog finansiranja koji se vodi u centrali REC-a Budimpeti i Program finansijske podrkena lokalnom/nacionalnom nivou koji vode lokalni uredi REC-a. Program namjenskog finansiranjausmjerava finansijsku pomo na vana regionalna pitanja zatite okolia, birajui specifine teme. Zasvaku temu obazbijedi se odreena svota novca za zemlje uesnice u programu.Sve finansijske podrke se dodijeljuju na temelju objavljenog natjeaja/konkursa. Upute za izraduprijedloga prevedene su na jezik svake zemlje i prije podnoenja zahtjeva mogu se dobiti u lokalnomuredu. Prije pisanja prijedloga projekta, NVO, odnosno aplikant treba detaljno prouiti konkurs i/ilismjernice te se po potrebi konsultovati s predstavnicima REC-a.

Ko moe podnijeti zahtjevSamo registrovane nevladine organizacije1 ija ja aktivnost uglavnom orijentirana na podruje zatiteokolia mogu aplicirati projekat za finansijsku podrku od strane REC-a. Drugi tipovi organizacija

1 l di i i i k d ili f d i i i S


34/48

mogu saraivati2s nevladinim organizacijama u projektima, ali podnosilac zahtjeva za podrku mora bitinevladina organizacija.Finansijske podrke osiguravaju kratkoronu podrku za:

nacionalne projekte koji pridonose podizanju opte svijesti u odnosu na problematiku zatiteokolia, u skladu su sa nacionalnim strategijama (NEAP i dr.), ukljuuju vei broj aktera u

projektu (vie NVO-a, kola, medija i dr.), te se implementiraju na irem podruju (npr.podruje cijelog kantona, meuentitetski projekti, itd.)

lokalne projekte koji pridonose podizanju opte svijesti u odnosu na problematiku zatiteokolia i implementiraju se u odreenoj zajednici (saradnja sa lokalnim vlastima, kolama i dr.zainteresovanim nije obavezna ukoliko nije uslovljena konkursom).

Finansijska podrkana nacionalnom/lokalnom nivou ne moe se dodijeliti isto naunom istraivanju,religijskoj ili politikoj aktivnosti, za kupovanje nekretnina (zgrada, zemlje i dr.), te za investicije bilokakve vrste.

Kako aplicirati projektni prijedlog

Prijavna procedura sadri dvije faze: prijavu koncepta projektnog prijedloga i izradu kompletnogprijedloga projekta. NVO aplikant (voditelj projekta) mora identifikovati kljune interesne grupe iukljuiti ih u prvu fazu izrade koncepta projektnog prijedloga. Procedura apliciranja (obje faze) jedetaljno objanjena u pozivu/konkursu za apliciranje projektnih prijedloga.

Apliciranje koncepta/ideje projektnog prijedloga obuhvata sljedee korake:1. Korak Identificiranje i ukljuivanje kljunih interesnih grupa (Biranje partnera)Pratei poziv za podrku projektima, nevladine organizacije bi trebale poeti od identifikacije problemana koji planira ukazati, te vidjeti da li se to uklapa u neke od oblasti/podruja opisanih u konkursugrantova. NVO-i bi takoer trebali identifikovati kljune interesne grupe/partnere (npr. lokalne vlasti(optine i dr.), poslovni/biznis sektor, akademske institucije, druge NVO-e, voe zajednica i javnostuopte) koji rade na slinim temama od znaaja za konkurs.

2. Korak Prva faza - priprema koncepta projektnog prijedlogaNevladine organizacije trebaju slijediti formular priloen u pozivu za grantove Obrazac konceptaprojektnog prijedloga prilikom prijavljivanja svog prijedloga projekta (Dodatak I). Prijedlog koji seizrauje u prvoj fazi je kraa i jednostavnija forma od pisanja kompletnog prijedloga projekta. Uzprojektne formulare neophodno je ukljuiti i osnovne informacije, objanjavajui glavni problem ipristup kojim se ukazuje na njega u saradnji sa identifikovanim interesnim stranama. Kao to jenavedeno u formularu, NVO treba jasno da procijeni ukupan iznos potrebnih sredstava za realizacijukompletnog projekta, a u skladu sa propozicijama konkursa. Ukljuenje kljunih interesnih grupa

predstavlja vaan kriterij u fazi kompletnog projektnog prijedloga.U fazi koncepta projektnog prijedloga, od strane NVO-a se trai da jasno identifikuju interesne grupe iopiu potencijalnu ulogu svakog od njih (partnera). Potrebno je da se u fazi izrade koncepta projektnog

prijedloga popuni i Izjava o saradnji (Dodatak II), koja bi trebala biti potpisana i ovjerena peatom odstrane partnera.Vodea NVO je odgovorna za dostavljanje originala koncepta projekta sa svim popratnimdokumentima Uredu REC-a u Sarajevu. Prijave koncepta prijedloga projekta trebaju biti dostavljeneiskljuivo potom ili lino do navedenog krajnjeg roka. Po pravilima REC-a, prijave stigle putemfaks-a ili e-mail-a se ne uzimaju u razmatranje, kao ni prijave pristigle poslije krajnjeg roka ili prijave sanepotpunom popratnom dokumentacijom (traenom konkursom).Ukoliko projekat bude izabran na dalju proceduru nakon faze koncepta projektnog prijedloga (detalji otome ta se zahtijeva u okviru faze koncepta projektnog prijedloga su obezbjeeni u Pozivu zadostavljanje projektnih prijedloga), NVO bi trebao da slijedi tano definirane korake opisane uSmjernicama za izdradu punih/kompletnih projektnih prijedloga.

2 S d d i i i i i l k k k b


35/48

Kada podnijeti zahtjevLokalni ured REC-a objavljuje natjeaj/konkurs za apliciranje prijedloga projekata u svomtromjesenom Biltenu, putem sredstava javnog informisanja, na svojoj web stranici i putem REC-ovee-mail liste. Krajnji rok za zaprimanje prijedloga projekata obino je 2-3 sedmice prije sastankaLokalnog savjetodavnog odbora (nezavisne komisije koja ocjenjuje projekte), kako bi se osiguralo

dovoljno vremena za sve eventualne nadopune i ispravke. Lokalni savjetodavni odbor odluuje oprihvatanju ili odbijanju pojedinog projekta, a lokalni ured REC-a obavjetava podnosioca prijedloga o

odluci Odbora.

S obzirom da REC nema stalnih fondova za dodjeljivanje NVO-ima, zahtjevi tj. projektniprijedlozi se iskljuivo dostavljaju po objavi konkursa slijedei tano definirane korake.

Postupak ocjenjivanjaPri ocjenjivanju prijedloga projekata i odreivanja visine finansijske podrke na nacionalnom/lokalnomnivou uzimaju se u obzir sljedei kriteriji:

realne potrebe NVO za pomo u uspostavljanju i razvoju ustrojstva i mogunost da REC-ova

podrka doprinese trajnoj uravnoteenosti i stabilnosti organizacije; stepen do kojeg predloena aktivnost promovira uee javnosti i podizanje opte svijesti u

odnosu na problematiku zatite okolia; izvodljivost (feasibility) i odnos trokova i uinka (cost-effectiveness) prijedloga; mogunost da NVO provede projekat.

Zahtjeve ocjenjuje Lokalni savjetodavni odbor (LAB) osnovan pri svakom lokalnom uredu REC-a.Sastav odbora ine nezavisni strunjaci koji poznaju NVO zajednicu i probleme okolia ili su ak i samipredstavnici NVO-a. Formiranje LAB-a se takoer uslovljava u zavisnosti od teme konkursa (npr.otpad, vode i dr.), kada se odabiru strunjaci iz ovih podruja. Odluke o prihvaanju ili odbijanjuzahtjeva, tj. projektnog prijedloga obino se donose konsenzusom. U sluaju kada to nije mogueodluke se donose veinom glasova.lanovi / predstavnici NVO-a iji projekat je apliciran na grant program ili ako uestvuju kao partneriNEMAJU PRAVO evaluacije/ocjenjivanja istog.

Obavjetavanje o prihvatanju/odbijanju prijedloga projekataSvi podnosioci zahtjeva koji su zadovoljili uslove, budu obavijeteni o odluci Lokalnog savjetodavnogodbora. Ako je zahtjev odobren, pismo odobrenja alje se podnosiocu zahtjeva u kojem se informie otanom datumu i mjestu sastanka dobitnika granta (tzv. winners meeting).Ukoliko zahtjev nije odobren, u pismu obavjetenja se navode razlozi odbijanja projekta, koje sulanovi LAB-a obrazloili tokom procesa odluivanja.

Sporazum o dodjeli sredstavaSporazum o dodjeli sredstava postaje punovaan ugovor nakon to je potpisan od korisnika podrke(NVO-a) i REC-a. Sporazum o dodjeli sredstava sadrava odobreni proraun podrke, raspored isplatai metodologiju izvjetavanja prema REC-u, te ostale uslove.Sporazum o dodjeli sredstava takoer uslovljava korisnika podrke o obaveznom sprovoenju projektana nain opisan u odobrenom projektnom prijedlogu. Odobrenje za eventualne bitne promjene uprojektu mora se unaprijed, pismenim putem, zatraiti od REC-a. Odobrenje se daje u pisanom obliku.Pod bitnim promjenama smatraju se promjene u pojedinim stavkama budeta/prorauna u iznosu

veem od 10%, zatim promjene u datumima provoenja projekta, te promjene u samoj prirodi projekta.


36/48

Isplata finansijske podrkeNevladina organizacija mora imati otvoren raun u banci. Finansijska podrka obino se prenosi uratama/tranama s rauna REC-ovog lokalnog ureda na raun NVO. Isplata se vri u lokalnoj valuti.Isplata finansijske podrke ne moe biti izvrena u gotovini ili ekom. Prva isplata se izvri nakonprimanja potpisanog sporazuma o dodjeli sredstava. Sljedee isplate slijede nakon zaprimanja i

odobravanja izvjetaja.IzvjetajiU sporazumu o dodjeli sredstava opisano je koje izvjetaje je potrebno dostaviti. To su:

Izvjetaj o napretku: Taj izvjetaj se dostavlja nakon utroene prve rate. Na jednoj straniciopisuje se kako se projekat provodio do tog roka.Izvjetaj treba da obuhvata informaciju o dovrenim aktivnostima, problemima koji su sepojavili, kako se troio novac do tog datuma, te informaciju o bilo kojoj promjeni nastalojtokom provedbe projekta. Uz narativni dio potrebno je priloiti i finansijski izvjetaj, te kopijerauna, ugovora, priznanica i dr. Lokalni predstavnici REC-a ocijenjuju izvjetaj i ako jezadovoljavajui, odobrava se sljedea isplata.

Zavrni ili konani izvjetaj:Zavrni izvjetaj se obavezno dostavlja u roku od mjesec danaod zavretka projekta. U tom izvjetaju opisuje se uspjeh projekta u postizanju zadanih ciljeva.U njemu se objanjava to je dovreno, koji su se problemi pojavili tokom implementacijeprojekta, koje su informacije pogodne za javno objavljivanje, te vrijednost projekta kao modela.U sluaju kupovine opreme potrebno je objasniti razloge njenog koritenja (npr. Digitalnakamera /fotodokumentacija divljih deponija/ itd.).Zavrni izvjetaj takoer mora sadravati detaljan pregled troenja finansijskih sredstava. Zasvaku stavku budeta/prorauna usporeuju se stvarni trokovi s trokovima odobrenimbudetom/proraunom. Svi trokovi, ukljuujui plate i stipendije, pravdaju se kopijom raunaili priznanice.Zavrni izvjetaj podnosi se na predvienim REC obrascima. Detaljnije upute za pripremu

izvjetaja dostavljaju se koordinatoru projekta poslije uplate druge rate/trane.

Finansijska podrka za nabavku opremePodrka koja se koristi za nabavku opreme daje se pod posebnim uslovima:

Na raunu mora biti vidljivo da je REC kupac opreme. U sporazumu o dodjeli sredstava mora biti navedeno da REC ostaje vlasnik opreme u periodu

od jedne godine. Za vrijeme tog perioda REC posuuje opremu nevladinoj organizaciji, tako datreba biti navedeno da oprema mora biti vraena lokalnom uredu ako NVO prestane postojatiili ako oprema vie nije potrebna.

Uz zavrni izvjetaj, koji se predaje REC-u nakon jedne godine od nabavke opreme, NVOmoe zatraiti da joj se odobri dalje koritenje opreme. Lokalni savjetodavni odbor ocijenjujekako je NVO proveo projekat te odluuje o davanju opreme na dalje koritenje. I u sluaju dase odobri dalje koritenje, oprema mora biti vraena REC-u ako NVO prestane postojati.Prilikom ispunjavanja formi zavrnog izvjetaja, potrebno je dostaviti ispunjenu formu onabavci opreme tzv. Equipment Accounting Form, koja je dostupna u uredu REC-a.

Pristup informacijamaSvi projekti koji su dobili podrku smatraju se javnim i bilo koji podatak koji je rezultat takvog projektamora biti dostupan javnosti. Ako je rezultat projekta publikacija, plakat ili sl. korisnik podrke trebaosigurati za REC besplatne primjerke (minimalno 3 primjerka).


37/48

Objavljivanje dobivanja finansijske podrkeOekuje se da NVO - korisnik podrke objavi da je realizaciju projekta potpuno (ili djelimino)omoguio REC. Nevladina organizacija, korisnik podrke, mora na plakatu, u biltenu ili brouri navestiobavijest kao npr.: "Realizaciju ovog projekta omoguio je Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinuza Srednju i Istonu Europu - Ured u BiH".

Za svaki grant program, REC obezbijedi tekst i logo koji treba biti objavljen na promotivnimmaterijalima.

Prenos prava i odricanje od odgovornostiFinansiranje projekta od strane REC-a ne znai prenos prava vlasnitva nad rezultatima projektakorisnika podrke na REC. Regionalni centar za okoli/ivotnu sredinu za Srednju i Istonu Europu -Ured u BiH ne snosi odgovornost, neposrednu ili posrednu, za tete proizale iz bilo koje aktivnostikorisnika podrke.

Monitoring/revizija odobrenih projekataREC je obavezan da izvri monitoring tj. reviziju implementacije projekta u sjeditu NVO-a, kako bi se

osigurala zadovoljavajua provedba. REC takoer pridrava pravo preispitivanja finansija i trokova ubilo koje vrijeme trajanja finansijske podrke ili godinu dana nakon zavretka projekta. Zbog toga se svirauni moraju uvati godinu dana poslije zavretka projekta.

U prilogu su REC obrasci/forme za apliciranje projektnih prijedloga(koncept i puni projektni prijedlog)


38/48

DODATAK I OBRAZAC ZA KONCEPT PROJEKTNIHPRIJEDLOGA

Vodea NVO je odgovorna za dostavljenje originala koncepta projektnih prijedloga sa svim popratnim

dokumentima Uredu REC-a u Sarajevu. Prijave koncepta projektnih prijedloga trebaju biti dostavljenepotom do (tano navedenog datum). Prijave pristigle putem faks-a ili e-mail-a se nee uzeti u razmatranje.

Koncept projektnog prijedloga mora biti napisan na lokalnom jeziku i biti u potpunosti kompletiranukljuujui sljedee:

A. Administrativne informacijeB. Opis projektaC. Popratni dokumenti

A. Administrativne informacije

Naziv projekta:

Vremensko trajanjeprojekta(broj mjeseci):

Ukupan iznos koji setrai od REC-a (uEUR-ima):

Naziv NVO-a :

Registracioni broj: Telefon:

E-mail adresa: Fax:

Adresa:

Koordinator projekta:

Naziv osobe koja jepripremala projekat(osim koordinatora):Naziv banke: Vlasnik rauna:

Adresa banke: Broj raunaSWIFT kod:


39/48

Dodatak APRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI

PRIJEDLOG)

Naslovna strana prijedloga projektaOvo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u veobezbjeena polja.

NAZIV PROJEKTA:

Informacija o vodeoj NVONaziv NVO-a

Registracioni broj: E-mail:Broj telefona: Fax:Adresa (ukljuite iime zemlje):Koordinator projekta:Datumi projektnogperioda

Poetnidatum:

dan - mjesec - godina Zavrnidatum:

dan - mjesec - godina

Kratak opisprojektaProizvodi koji e serazvitiIznos koji se trai odREC-a ()

Podaci o banci (nazivbanke, adresa, vlasnikrauna, broj rauna,SWIFT kod)

Naziv banke:

Vlasnik rauna:

Broj rauna:

SWIFT kod:

Popunjava REC Datum zaprimanja Slubenik odgovoran za grantKljune rijei

Odluka

Informacije na ovoj strani ne bi trebale prelaziti ovu stranicu


40/48

Dodatak BPRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNIPRIJEDLOG)

Logian radni okvir

Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u veobezbjeena polja. Poeljno je da log-okvir ne prelazi 1 stranicu.

2.1 Projekat 2.2 Indikatori uspjeha Interesne strane/ korisnici

a. Cilj projekta (sveobuhvatnicilj)

ta je cilj kojeme projekatdoprinijeti?

ta su kljuni indikatori kojisu povezani sa sveobuhvatnimciljem?

Koja dugorona partnerstvaedonijeti ovaj projekat?

Ko su dugoroni korisnici ovog

projekta?

b. Pojedinani

ciljevi projekta

ta su specifini ciljeviprojekta?

ta su kvantitativni ilikvalitativni indikatori koji

pokazuju da li su i do kojemjere postignuti specifiniciljevi projekta?

Ko su strateki partneri (interesnestrane) koji su neophodni da bi se

postigao svaki zasebni cilj?

c. Oekivani ishodi i rezultati ta su konkretni ishodi kojisu predvieni radi postizanjaspecifinih ciljeva?

ta su predvieni efekti ikoristi projekta? Kakva

poboljanja i promjenee bitiproizvedeni ovim projektom?

ta su indikatori koji mjerestepen do kojeg je projekat

postigao predviene rezultate iefekte?

Ko su korisnici rezultataprojekta? Ko e nadalje koristitiishode ovog projekta?

d. Aktivnosti ta su kljune aktivnosti kojese trebaju izvriti i kojimredoslijedom da bi se proizvelioekivani rezltati?

ta su metode i pristupi kojise koriste da bi seimplementirala svaka odaktivnosti?

Ko e uestvovati u projektnimaktivnostima? Kakave bitinjihov doprinos?


41/48

Dodatak CPRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNIPRIJEDLOG)

Narativni opis projekta

Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u veobezbjeena polja. Maksimalna duina teksta nije ograniena, iako je poeljno da ovaj dokumenat ne prelazi vieod 4 stranice.

NAZIV PROJEKTA:3.a. Navoenje problema Opis problema na koji se ukazuje:3.b. Detaljan planprojekta

Sveobuhvatni cilj projekta:

Individualni ciljevi:

Aktivnosti/Vremenski okvir:

Oekivani ishodi i rezultati:

Planirani produetak:

3.c. Interesnestrane/partneri (ukolikopostoje)Interesna strana 1 Organizacija

Ime kontakt osobe i njena pozicijaAdresa (ukljuite ime zemlje):Telefon i fax:E-mail:Opis uloge:

Interesna strana 2 OrganizacijaIme kontakt osobe i njena pozicija

Adresa (ukljuite ime zemlje):Telefon i fax:

E-mail:Opis uloge:

Interesna strana 3 OrganizacijaIme kontakt osobe i njena pozicija

Adresa (ukljuite ime zemlje):Telefon i fax:E-mail:Opis uloge:


42/48

Dodatak DPRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNIPRIJEDLOG)

Pregled budeta projekta (u eurima)Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u veobezbjeena polja.

NAZIV PROJEKTA:

Informacija o vodeoj NVONaziv NVO-aRegistracioni broj: E-mail:Broj telefona: Fax:

Adresa (ukljuite imezemlje):Koordinator projektaDatumi projektnogperioda

Poetnidatum:

dan - mjesec - godina Zavrnidatum:

dan - mjesec - godina

Sveukupni budet

Budetske stavke Faza I Faza II Budet u

1.1.1. Plate

Oprema Putovanja Smjetaj i hrana Kancelarijski materijal Trokovi publikacija Usluge prevoenja Trokovi (tele)komunikacije Ostali direktni trokovi (molimospecificirajte)

Ukupan iznos koji se trai od REC-a:

Dodatna sredstva dodjeljena od drugih donatora/ in-kind: Ukupan budet projekta: (REC + dodatna sredstva) **Molimo Vas da potpiete i ovjerite peatom ovaj pregled budeta. Potpis e initi dokument

vaeim.


43/48

Dodatak EPRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNIPRIJEDLOG)

Objanjenje budeta (u eurima)Ovo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u veobezbjeena polja.

Faza:Aktivnost:Vremenski okvir:

Budetska stavkaREC-a

OpisCijena pojedinici/

cijena

osoblja

Brojjedinica/

Radno

vrijeme

Zahtjevanood

REC-a

Ostalapodrka/in-kind

doprinosPlata

Oprema

Putovanja

Smjetaj i hranaKancelarijskimaterijal

Trokovi publikacijaUsluge prevoenja

Trokovi(tele)komunikacijeOstali direktnitrokoviUKUPNO

Aktivnost

Napomena: Ova forma se treba umnoiti i ispuniti za svaku projektnu aktivnost i za svaku fazu. Ukoliko aktivnost povezuje

dvije faze, onda se trokovi trebaju odvojiti shodno tome, i pripremiti dvije ovakve forme. Molimo da pod opisom navedete detaljno objanjenje o budetiranom iznosu. Primjer: (1) Za putovanja navedite

ime osobe koja putuje, odredite i prevozna sredstva.


44/48

Dodatak FPRIJAVNI FORMULAR ZA LOKALNI / NACIONALNI GRANT (PUNI PROJEKTNI

PRIJEDLOG)

Izjava o saradnjiOvo je zatien dokument. Ne moete modifikovati forme, ali moete ukucati odgovarajue podatke u

ve obezbjeena polja. Molimo da umnoite ovaj dokument u skladu sa brojem interesnih strana kojesu ukljuene u projekat.

Izjava:Potpisivanjem ove izj

Documents

Prirucnik Za Nevladine Organiyacije