Procedimiento de Compras

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Código: Revisión: 00Fecha: 09/08/2012Página: 1 de 7

PROCEDIMIENTO IMPORTACIÓN

0.- Índice1.- Objetivo2.- Alcance3.- Responsabilidad4.- Definiciones5.- Referencias6.- Registros7.- Descripción de proceso8.- Indicadores9.- Anexos

Revisión Fecha Modificaciones00 09/08/2012 - Emisión del documento

Realizado por:Mónica Díaz R.Director Administración

Revisado por: Aprobado por:

Fecha: Fecha: Fecha:




1. OBJETIVO.

El objetivo de este procedimiento es definir e implementar una metodología efectiva y eficiente para la gestión de las importaciones de los productos adquiridos, con el fin de satisfacer las necesidades y requisitos de la Empresa y de la posterior realización de la venta.

2. ALCANCE.

Este procedimiento se aplica a todas las importaciones de productos de las áreas de venta y operativas de la Empresa.

3. RESPONSABILIDAD.

Subgerente de Logística y Operaciones: Es el responsable de aprobar cada compra y revisar los costos asociados a cada una al final del proceso.

Gerente de Administración y Finanzas: Es el encargado de generar la materialización del pago de las compras realizadas por importación.

Importaciones: Es la persona encargada de realizar el proceso de compra e importación de todos los equipos o repuestos que se adquieran fuera del país. Adicionalmente es la encargada de mantener informadas a las distintas áreas de la empresa del estado de cada compra.

4. DEFINICIONES.

Factura de Compra: Documento tributario que formaliza las transacciones comerciales, que los proveedores envían a la Empresa, con el detalle de la mercadería comprada, su precio unitario, el total del valor cancelable de la compra y, si correspondiera, la indicación del plazo y forma de pago.

Nota de crédito: Documento emitido para anular una factura con posterioridad al plazo de declaración y pago, o en el caso de facturas emitidas con errores de forma (domicilio, rut, giro, etc.), se deberá emitir una nota de crédito con los rubros rectificados y con la referencia de la factura que corrige.

Orden de compra: Documento emitido por la Empresa al proveedor seleccionado, que formaliza la compra del producto. En este documento se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo de entrega, total de la compra y forma de pago.

Producto: Corresponden a los equipos o repuestos destinados a satisfacer las necesidades del cliente.

Proveedor: Empresa o persona que provee o abastece de los productos a la Empresa.

Carpeta de compra: Corresponde a una carpeta por cada compra, donde deben estar los siguientes documentos:

5. REFERENCIAS.




- NCh 9001- Of 2001 Sistemas de Gestión de Calidad- Requisitos.- Manual de Calidad - Manual de Procedimientos

6. REGISTROS.

Código Nombre del Registro Encargado

AlmacenamientoMedio de Soporte Ubicación Periodo de

RetenciónOrden de

Compra Sistema Importaciones Magnético Base de datos SAP 1 año

Orden de Compra a Proveedor

Importaciones Papel Carpeta de compra 6 años

Carpeta de compra Importaciones Papel Oficina de

importaciones 6 años

Informe de Compras Importaciones Magnético Computador de

importaciones 1 año

7. DESCRIPCION DEL PROCESO.

Actividades Notas Responsable7.1 Recepción de Orden de Compra Sistema: Se recibe la Orden de Compra, enviada por los asistentes comerciales o técnico vía sistema.

Esta Orden de Compra, debe ser enviada a través del sistema SAP y debe estar autorizada.

Importaciones

7.2 Confección de la orden de Compra a Proveedor:Con los antecedentes recepcionados, más los antecedentes de los proveedores, se confecciona la Orden de Compra al proveedor

Esta orden de compra se confecciona en Word

Importaciones

7.3 Envío de la Orden de Compra:La orden de compra se envía vía correo electrónico al contacto establecido en el proveedor correspondiente

Importaciones

7.4 Recepción de Conformidad:Se recibe la conformidad del proveedor en lo relativo al producto, valor y plazo de despacho

Ante cualquier modificación, se debe avisar al Gerente de Ventas o al Gerente del Servicio Técnico a fin de validar el cambio.

Importaciones

7.5 Obtención de los recursos:De acuerdo a la forma de pago establecida con el proveedor, se comunica la necesidad de recursos al Gerente de Adm. Y Fin.

Importaciones




7.6 Provisión de recursos:De acuerdo a la forma de pago establecida, se realizan las gestiones a fin de materializar el pago al proveedor

Gerente de Adm. Y Finanzas

7.7 Seguimiento de la compra:Se realiza un seguimiento de la compra a fin de anticipar demoras.

En caso de detectar demoras, se debe dar aviso a los interesados y tomar las medidas correctivas

Importaciones

7.8 Informe de Compras:En forma semanal, se realiza la actualización del estado de todas las compras pendientes y se envía informe a todos los interesados

Corresponde a un archivo realizado en Excel.

Importaciones

7.8 Coordinación de la recepción del producto:En caso de corresponder, se realizan las coordinaciones entre agente de aduana, trasporte, bodega y servicio técnico a fin realizar la recepción del producto

Sub Gerente de Logística y Operaciones

7.9 Recepción del producto:Se recepciona el producto.

El ingreso debe ser realizado en el SAP

Bodeguero

7.10 Ingreso de costos de importación:Se deben registrar los costos asociados a la importación.

El ingreso debe ser realizado en el SAP

Importación

7.11 Validación de Costos:Se revisan los costos asociados a la importación a fin de detectar variaciones significativas

En el caso de existir variaciones significativas, estas son analizadas a fin de tomar acciones correctivas si existen

Sub Gerente de Logística y Operaciones

8. INDICADORES DE GESTIÓN.

Tiempo promedio entre la recepción de la solicitud de compra y la llegada del producto.

9. ANEXOS.

9.1. - Orden de Compra.9.2. - Informe de compras9.3. Flujo grama Procedimiento de Adquisición




9.1. - Orden de Compra.




9.2. – Informe de Compras




9.3. Flujo grama Procedimiento de Importación

Documents

Procedimiento de Compras