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PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADECUADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES

EN LA EMPRESA FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES DESECHABLES VALENCIA, C.A.

UBICADA EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO

Autores: Adrían Meléndez Anais Ramírez

Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San Diego Teléfono: (0241) 8714240 (master) – Fax: (0241) 87123

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA CARRERA CONTADURIA PÚBLICA

PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADECUADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES

EN LA EMPRESA FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES DESECHABLES VALENCIA, C.A. UBICADA

EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO

Proyecto del Trabajo de Grado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública

Autor(es): Adrían Meléndez Anais Ramírez

Tutor(a): Ischia Gavidia

San Diego, Septiembre de 2014

ACEPTACIÓN DEL TUTOR

Quien suscribe,Ischia Gavidia, portador de la cédula de identidad Nº 12.761.769,

en mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por los ciudadanos Adrían

Meléndez y Anais Ramírez portadores de la cédula de identidad Nº 19601140 y

18410026 respectivamente, titulado PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

ADECUADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES

CONTABLES EN LA EMPRESA FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES

DESECHABLES VALENCIA, C.A. UBICADA EN VALENCIA, ESTADO

CARABOBO presentado como requisito parcial para optar al título de Licenciado en

Contaduría Pública, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos

suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del

jurado examinador que se designe.

En San Diego, a los 29 días del mes de Septiembre del año 2014

___________________

Lcda. Ischia Gavidia

C.I: 12.761.769

AGRADECIMIENTO

AGRADECIMIENTO

ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO pp.

AGRADECIMIENTO……………………………………………………………… v

ÍNDICE DE CUADROS…………………………………………………………… ix

ÍNDICE GRÁFICOS……………………………………………………………….. x

RESUMEN INFORMATIVO ................................................................................... xi

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1

CAPÍTULO

I EL PROBLEMA……………………………………………………... 3

1.1Planteamiento del Problema ................................................................ 3

1.2.Formulación del Problema ................................................................6

1.2. Objetivos ................................................................................................6

1.3. Justificación................................................................................................7

II MARCO TEÓRICO ................................................................................................9

2.1. Antecedentes ................................................................................................9

2.2. Bases Teóricas ................................................................................................13

2.3. Definición de Términos.....................................................................................25

III MARCO METODOLÓGICO ................................................................27

3.1. Tipo y Diseño de la Investigación………………………………. 27

3.2. Fases Metodológicas…………………………………………….. 28

IV RESULTADOS ................................................................................................32

4.1 Análisis y Presentación de los Resultados……………………….. 32

4.2 Análisis de la Lista de Cotejo……………………………………. 32

4.3 Análisis del Cuestionario………………………………………… 33

V LA PROPUESTA……………………………………………………. 43

5.1 Presentación de la Propuesta……………………………………… 43

5.2 Justificación de la Propuesta……………………………………… 44

5.3 Objetivos de la Propuesta……………………………………….… 44

5.4 Factibilidad de la Propuesta………………………………………. 45

5.5 Desarrollo de la Propuesta ………………………………………… 45

CONCLUSIONES Y REFLEXIONES ……………………………………………. 57

REFERENCIAS ........................................................................................................ 60

ANEXOS ................................................................................................................... 62

LISTA DE CUADROS

CONTENIDO CUADRO p.p

1 Lista de Cotejo …………………………………………………. 32

2 Registros Contables…………………………………………….. 34

3 Reporte Contables ……………………………………………… 35

4 Funciones del personal ………………………………………… 36

5 Normas y procedimientos………………………………….…… 37

6 Planificación de Operaciones…………………………………... 38

7 Procedimientos………………………………………………..... 39

8 Estados Financieros…………………………………………….. 40

9 Procesos Contables……………………………………………... 41

10 Transacciones Contables……………………………………….. 42

LISTA DE GRÁFICOS

CONTENIDO

GRÁFICO p.p

1 Registros Contables…………………………………………….. 34

2 Reporte Contables ……………………………………………… 35

3 Funciones del personal ………………………………………… 36

4 Normas y procedimientos………………………………….…… 37

5 Planificación de Operaciones…………………………………... 38

6 Procedimientos…………………………………………………. 39

7 Estados Financieros…………………………………………….. 40

8 Procesos Contables…………………………………………….. 41

9 Transacciones Contables……………………………………….. 42

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA

PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADECUADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES EN LA EMPRESA FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES DESECHABLES

VALENCIA, C.A. UBICADA EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO

Autores:Adrían Meléndez Anais Ramírez Tutor: Ischia Gavidia Fecha: Septiembre de 2014

RESUMEN INFORMATIVO

La presente investigación se desarrolla en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. (Fanalpade Valencia, C.A), la cual presenta deficiencias en la gestión contable que se lleva a cabo, dado que se están presentando inconvenientes en la recaudación, análisis, verificación y control de la información que se requiere para los registros contables; es por ello, que el objetivo general del estudio consiste en proponer procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables en la empresa. La investigación se enmarca bajo la modalidad de proyecto factible, con un diseño de campo, apoyado en una revisión documental. Entre las técnicas de recolección de información que se emplearon, en primer lugar se tiene la observación directa, mediante una lista de cotejo para para diagnosticar la situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos financieros empleados en el manejo contable. Otra técnica que se utilizó fue la encuesta, mediante un cuestionario, el cual permitiódeterminar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones contables a través de una matriz de riesgo y controles contables. Este cuestionario fue aplicado a la población objeto de estudio conformada por cinco (5) trabajadores que laboran en el área de Administración de la empresa. Una vez analizado los resultados se concluyó que la gestión administrativa no permite llevar un control de los procedimientos financieros, puesto que no se tienen establecidas políticas contables. En este sentido, se diseñaron procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables, basado en funciones, normas, políticas y procedimientos contables. Descriptores: Procedimientos Financieros, Transacciones Contables, Procedimientos Contables, Controles Contables.

INTRODUCCIÓN

Para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se precisa diseñar el

procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en ella se realizan. Al

hacerlo, se requiere tener en cuenta todos aquellos elementos que posibiliten que las

operaciones, transacciones y actividades se ejecuten de forma homogénea por las

unidades organizativas de la entidad. En este contexto, los procesos financieros

constituyen una técnica que reúne un conjunto de métodos, instrumentos y objetivos

con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras

por alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se requieren para

lograrlo. Por lo tanto, para que la empresa pueda alcanzar el éxito, es indispensable

que tenga un control sobre todas sus operaciones comerciales.

Visto de esta forma, las empresas involucran infinidad de transacciones financieras

durante sus actividades normales. Los informes sobre cada ciclo de transacción en

contabilidad son esenciales para una empresa a la hora de determinar la rentabilidad

de un proceso o producto. Saber cómo determinar el punto de inicio y la interacción

de un ciclo con otro es un paso crucial para comprender las tareas del flujo de

trabajo.Identificar estos ciclos y sus actividades específicas es esencial para

determinar la eficacia y rentabilidad de una empresa.

En este contexto, se presenta la investigación, en la empresa Fábrica Nacional de

Pañales Desechables Valencia, C.A. (Fanalpade Valencia, C.A) ubicada en Valencia,

Estado Carabobo, la cual presenta como problemática deficiencias en la gestión

contable, puesto se carece de procedimientos adecuados para el manejo y registro de

las transacciones contables. En tal sentido, se plantea como objetivo general proponer

procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones

contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A.

ubicada en Valencia, Estado Carabobo.

El estudio se estructura en los siguientes capítulos a saber:

2

Capítulo I. El Problema, se plantea la problemática de la empresa, se establecen

los objetivos (Generales y Específicos), posteriormente se justifica el estudio, los

alcances y la formulación del problema.

Capítulo II. Marco Teórico, se describen los antecedentes del estudio y se

adaptan las teorías relacionadas con la investigación, y se nombran sus bases teóricas

y definiciones de términos básicos.

Capítulo III: Comprende el marco metodológico de la investigación, compuesto

por el tipo y diseño de la investigación, la población y muestra, las técnicas e

instrumentos de recolección de datos, y las técnicas de análisis de datos.

Capítulo IV: En este capítulo se muestran los resultados de la investigación, una

vez aplicada las diferentes técnicas de recolección de datos.

Capítulo V: contiene la presentación de la propuesta, los objetivos, la

justificación, la factibilidad, el desarrollo de la propuesta, las conclusiones y las

recomendaciones.

Finalmente se presentan las referencias bibliográficas.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

Las organizaciones de hoy en día se enfrentan a una gran cantidad de cambios y

tendencias los cuales generan la necesidad de crecer y de responder a las debilidades

y amenazas que se presenten. Desde el punto de vista externo, el entorno empresarial

actual, marcado por la incertidumbre y el riesgo y caracterizado por la

internacionalización de los mercados, la disminución de las barreras comerciales, el

acceso a la información y avances tecnológicos, han provocado cambios en la forma

de gestionar de las empresas. De igual forma, desde el enfoque de gestión interna de

sus procesos, la empresa tiende a evolucionar, cambiar y adaptarse a los cambios

permanentes y continuos del entorno.

En este sentido, las organizaciones necesitan flujo de datos constantes y precisos

para tomar las decisiones correctas que les permita hacerles frente a la intensa

competencia a las que están sometidas en un ambiente de globalización, para

enrumbar la entidad al logro de sus objetivos. La magnitud del valor de la

información es incalculable, ya que las empresas que cuentan con la mayor cantidad y

calidad de datos podrán tomar mejores decisiones.

Desde este punto de vista, la contabilidad es uno de los principales sistemas de

información que reflejan el fruto de la toma de decisiones de los administradores y

contadores, así como un excelente banco de datos para producir el futuro de las

empresas. Es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales ypor

tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y

afectación de las técnicas de la ciencia contable, desde la actividad económica más

pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones.

4

Se puede decir entonces, que es un sistema adaptado para clasificar hechos

económicos que ocurren en un negocio, de tal manera que se convierte en el eje

central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del

máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.

Por otro lado, los registros y transacciones financieras constituyen el punto de

partida de un sistema contable; a partir de ellos, se analiza la estructura financiera de

cualquier institución, por lo tanto son de gran importancia porque permiten controlar

un área que constituye la parte económica de las organizaciones, pero estas

transacciones contables no son realizadas arbitrariamente; existen un conjunto de

normas y procedimientos que rigen el proceso de los registros contables; estas normas

permiten y garantizan la veracidad de la información registrada y así emitir estados

financieros confiables.

De acuerdo a Redondo (2004): “para poder satisfacer adecuadamente los objetivos

de una organización, el proceso contable debe ser comprensible, sistemático y útil y

en ciertos casos requiere que además la información obtenida sea comparable y

confiable.”(p 30).

Al respecto, todas las operaciones y transacciones realizadas en una organización

necesitan ser recolectadas, clasificadas y registradas con el fin de determinar la

claridad del funcionamiento transparente de cada una de sus operaciones, el análisis e

interpretación de los resultados obtenidos y proveer información confiable de las

actividades financieras para contribuir a un mejor funcionamiento de la empresa.

Razón por la cual, los procedimientos contables y financieros son de gran importancia

en toda organización.

En este contexto, para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se

precisa diseñar el procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en

ella se realizan. Al hacerlo, se requiere tener en cuenta todos aquellos elementos que

posibiliten que las operaciones, transacciones y actividades se ejecuten de forma

homogénea por las unidades organizativas de la entidad.

5

Se puede señalar, que los procedimientos financieros se convierten en es un

mecanismo indispensable para realizar una administración efectiva de los recursos

con los cuales cuentan. Estos procedimientos de manera adecuada, permiten que la

información contable sea de manera oportuna y efectiva,puesto que proporcionan los

datos necesarios a los contadores para analizar la situación actual, identificar

problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les

permitan formular objetivos apropiados para el futuro, y tomar decisiones inteligentes

sobre el uso de recursos económicos, financieros y materiales.

Visto de esta manera, la contabilidad debe plasmar estos cambios, exigiendo a las

empresas que cumplan un nivel de calidad en la información publicada, que permita a

los usuarios cubrir sus nuevas necesidades de información, puesto que el tratamiento

de las transacciones contables, así como la revelación de información contable por

parte de las entidades resulta imprescindible para facilitar la adopción de decisiones a

los usuarios de la misma,por ende, los responsables de llevar a cabo el proceso

contable dentro de las organizaciones necesitan administrar de manera rápida y

eficiente el volumen de transacciones que se generan en su entorno.

Desde esta perspectiva, se presenta la investigación, específicamente en la empresa

Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. (Fanalpade Valencia, C.A)

ubicada en Valencia, Estado Carabobo, cuya misión es la de fabricar y distribuir

productos higiénicos-sanitarios de la más alta calidad con la mayor eficiencia y

efectividad. Esta organización, presenta deficiencias en la gestión contable que se

lleva a cabo, dado que se están presentando inconvenientes en la recaudación,

análisis, verificación y control de la información que se requiere para los registros

contables; puesto se carece de procedimientos adecuados para el manejo y registro de

las transacciones contables.

Asimismo, no existen criterios de contabilidad de registros de documentos, ni para

presentar la información contable de forma comprensible para el mayor número de

usuarios, ya que los registros contables financieros no se efectúan bajo los principios

establecidos, tales como objetividad, equidad, uniformidad, y consistencia de la

6

información, lo cual no permiten una fácil interpretación de los datos, trayendo

descontrol en las transacciones financieras, dado que al final de mes se deben

reclasificar nuevamente las cuentas.

Lo anterior planteado, genera que la información registrada no sea oportuna,

ocasionando retrasos en la entrega de los estados financieros, los cuales deben ser

veraces, oportunos y confiables para que contribuyan con la eficiencia y eficacia del

buen funcionamiento financiero.

Del mismo modo, ha originado mal manejo de todos los recursos empresariales, y

a corto plazo se ha observado las consecuencias de las malas decisiones de la

gerencia, evidenciándose, en el incumplimiento de los objetivos departamentales,

demora en los plazos de entrega, mal uso del presupuesto asignado, entre otros. Es

por ello, que se proponen procedimientos financieros adecuados para el tratamiento

de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales

Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.

1.1.1 Formulación del Problema

Una vez planteada la problemática de la empresa, se presenta la siguiente

interrogante: ¿Cuáles serían los procedimientos financieros adecuados para el

tratamiento de las transacciones contables en la empresa Fabrica Nacional de

Pañales Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo?

1.2 Objetivos de la Investigación

1.2.1 Objetivo General de la Investigación

Proponer procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las

transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables

Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.

7

1.2.2 Objetivos Específicos

• Diagnosticar la situación actual que presenta la empresa con respecto a los

procedimientos financieros empleados en el manejo contable.

• Determinar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones

contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.

• Diseñar procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las

transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales

Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.

1.3 Justificación de la Investigación

La gestión administrativa y contable llevada de manera eficiente en las empresas,

constituye una poderosa herramienta de control, que permite analizar si las decisiones

tomadas, en un lapso de tiempo determinado, fueron correctas o no, si los datos

utilizados para caracterizar o dimensionar las actividades fueron las más

acertadas.Por medio de la información financiera, contable y administrativa se logra

analizar e interpretar la situación de la empresa, para así poder tomar decisiones en

conjunto con la gerencia y formular las estrategias que permitan dar respuestas, así

como también alcanzar la visión y misión trazadas por la organización.

Desde este punto de vista la investigación se justifica, puesto que con la aplicación

de los procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones

contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A., se

llevará un control financiero, proporcionando la información suficiente sobre el

desenvolvimiento, gestión y desarrollo económico y financiero, lo cual le permite a

los gerentes y administradores tomar las decisiones correspondientes para la

consecución de los objetivos de la organización y un manejo óptimo de los recursos.

8

Asimismo, se establecerá el registro de las transacciones contables para la

administración de la empresa, que permitan elaborar en forma oportuna los estados

financieros, registrar, clasificar y resumir en forma significativa, así como en

términos monetarios, las transacciones y eventos de carácter financiero de la

organización, así como la interpretación de sus resultados en observancia de los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

De igual forma, la investigación aporta información relevante acerca de los

procesos actuales relacionados con la gestión contable. A su vez, prever y resolver

problemas de obtención de los recursos necesarios, así como mantener niveles de

gastos y costos adecuados, entregar servicios de una alta calidad, que pueden ser de

gran utilidad para aquellas personas que quieran incursionar en el tema, así como

también para aquellos empresarios que deseen conocer la importancia de los mismos

en las organizaciones.

A nivel académico y teórico la realización de este proyecto contribuirá a futuros

investigadores de la Universidad José Antonio Páez, así como a la la línea de

investigación donde se inserta el estudio, pues se convierte en una fuente de

información que les permitirá fortalecer los conocimientos acerca de la transacciones

contable y financieras, su registro y presentación en los estados financieros, lo cual

genera un mayor control en las finanzas. Por otro lado, aporta un gran beneficio para

los autores, ya que contribuye a ampliar el conocimiento contable, permitiendo

combinar la formación académica con la práctica.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la Investigación

Para llevar a cabo cualquier investigación, es necesario tomar en cuenta una serie

de factores y posibilidades, orientadas hacia la solución del problema, el cual se basa

en teorías de estudios o trabajos realizados con anterioridad. Tamayo y Tamayo, M

(2008) citan: “Los antecedentes de investigación tratan de hacer una síntesis

conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado

con el fin de determinar el enfoque metodológico de la misma investigación” (p. 98).

A continuación se presentan los antecedentes seleccionados para el estudio.

Bracho, H (2013), titulado: “Lineamientos Administrativos y Financieros para

mejorar la Gestión Contable en la empresa Di Lorenzo, C.A.”, presentado en la

Universidad José Antonio Páez (UJAP), como requisito para optar por el título de

Licenciada en Contaduría Pública. La organización objeto de estudio presenta

deficiencias en los procesos contables que se llevan a cabo, por lo que el objetivo

general consistió en proponer lineamientos administrativos y financieros que

permitan mejoras en la gestión contable de la empresa. Este trabajo se ubicó bajo la

modalidad de proyecto factible, con un diseño de campo y una revisión documental.

Entre las técnicas de recolección de información empleadas se tiene la observación

directa y un cuestionario aplicado a la población objeto de estudio, la cual estuvo

conformada por 3 trabajadores que laboran en la empresa, tomando como muestra

todos los elementos de la población.

Una vez analizado los resultados, se concluye que los registros contables de la

empresa no emiten información confiable y actualizada, por ende existen fallas en el

10

proceso de información administrativo y contable dentro de la organización. En tal

sentido, aplicación de los procesos propuestos generarán resultados realmente

confiables, eficientes y efectivos, así como manejo de los controles internos, lo que

permitirá el cumplimiento de los objetivos trazados.

La vinculación de este antecedente con la presente investigación, reside en la

importancia que tienen los procesos administrativos y financieros para mejorar la gestión

contable, a través de datos, reportes, e información consolidada. Por lo cual sirve de

marco de referencia para la propuesta de procedimientos financieros para mejorar las

transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables

Valencia, C.A.

Ho, M (2012), quién realizó un trabajo titulado. “Lineamientos

Administrativos para el mejoramiento de las Funciones Contables en la

empresa, Restaurant Mega Sabor, C.A. Ubicada en Valencia, Estado

Carabobo”. Presentado en la Universidad José Antonio Páez, como requisito para

optar por el título de Licenciada en Contaduría Pública. Esta investigación presenta

como problemática deficiencias en las funciones contables, debido a que se han

mantenido en manos de un asesor externo, lo que generó que no se conociera la

realidad financiera. Para solucionar la problemática se planteó como objetivo general

proponer lineamientos administrativos para el mejoramiento de las funciones

contables. Este trabajo se ubica bajo la modalidad de proyecto factible, con un diseño

de campo de tipo descriptivo, con apoyo documental.

Entre las técnicas de recolección empleadas se tiene la observación directa y la

encuesta, utilizando como instrumento un cuestionario, el cual fue aplicado a una

población conformada por 7 trabajadores que laboran en la empresa. Cabe resaltar

que la muestra la conforman todos los elementos de la población.. Una vez analizado

los resultados, se concluye que el proceso contable que se lleva a cabo en la empresa

no es el más idóneo, ya que los procedimientos contables no están definidos de tal

manera que le permita cumplir con los objetivos que persigue la empresa.

Por lo que propone, lineamientos administrativos para el mejoramiento de las

11

funciones contables en la empresa, dicha propuesta le permitirá a la organización

analizar las debilidades que se observan con respecto a la gestión contable, realizando

los correctivos necesarios, también reforzar las fortalezas observadas y así cumplir las

metas.

El antecedente citado guarda relación con la presente investigación puesto que se

fundamentan en la necesidad de proponer una serie lineamientos administrativos para

el mejoramiento de las funciones contables en la empresa y poder presentar una

información confiable que se reflejará en los estados financieros, lo cual le permitirá

a la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. establecer

procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones

contables.

Saiduvis, C (2011), titulado: “Manual de Procedimientos Contables para la

empresa Servicios Y Construcciones J.M.H, C.A, Localizada en Cumaná Estado

Sucre”, realizada en la Universidad de Oriente para optar por el título de licenciado

en Contaduría Pública. La empresa requiere de un manual contable con el fin de

llevar a cabo todas las operaciones financieras y saber la importancia de las

estructuras contables. Es por esto que se planteó como objetivo general diseñar un

manual de procedimientos contables para la empresa. Metodológicamente

corresponde a una investigación documental y de campo, de carácter descriptivo-

explicativo. Se aplicó una entrevista no estructurada o informal, a diez profesionales

de la empresa.

Una vez analizado los resultados, se concluye que la empresa carece de una

estructura contable definida para realizar procesos contables, por lo cual propone la

elaboración de un manual de contabilidad que permita un mejor funcionamiento en el

Departamento de Contabilidad.

Este antecedente se tomó como referencia para la investigación, porque aporta

información teórica acerca de los procesos contables, normas, políticas y principios

contables; lo cual sirve de marco referencial para el presente estudio.

Arteaga, H y Noguera, M (2010), titulado: “Estrategias para mejorar la

12

Gestión de los Procesos Administrativos y Contables de la empresa Inversiones

Y Transporte Hermoral C.A.” , realizado en la Universidad de Carabobo para optar

por el título de Licenciado en Contaduría Pública. El presente trabajo de grado tiene

como finalidad definir estrategias para mejorar la gestión de los procesos

administrativos y contables de la empresa Inversiones y Transporte Hermoral C.A. El

estudio se enmarcó dentro de una investigación cuantitativa del tipo investigación de

campo, con un nivel descriptivo, tomando en consideración una población de los 15

trabajadores que conforman el departamento de administración y contabilidad de la

empresa.

Se empleó como técnica la encuesta, bajo el instrumento de recolección de datos el

cuestionario en escala de Likert, validado a través del juicio de expertos. La

información recabada a través de estos instrumentos fue procesada por medio de un

análisis cuantitativo, que permitió la presentación de los resultados por medio de

tablas de frecuencia y gráfico de torta, así como su respectiva interpretación.

Luego de haber obtenido los datos se presentaron las conclusiones entre ellas: La

gerencia se concentra en dar respuesta a los problemas que se le presentan a diario,

deponiendo en un segundo plano las verdaderas funciones de una gerencia

estratégica., así mismo, la empresa pierde oportunidades desde el punto de vista

financiero al no manejar las mejores técnicas administrativas y contables.

Este antecedente guarda relación con la presente investigación, ya que propone

estrategias para mejorar la gestión de los procesos administrativos y contables de la

empresa, basándose en la eficiencia, eficacia y efectividad, por lo cual aporta

información para diseñar procedimientos financieros en las transacciones contables

en la empresa objeto de estudio.

Aquino, P, Berrizbeitia, L y Escobar, L (2010), quienes realizaron un trabajo

titulado: “Propuesta de Estrategias para optimizar la Gestión Contable del

Departamento de Contabilidad de la Dirección de Administración en la Alcaldía

Valencia, Edo. Carabobo.” Presentado en la Universidad de Carabobo como

requisito para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública. El

13

departamento de contabilidad de la entidad presenta deficiencia en la información

contable, lo cual no permite conocer y demostrar informes actualizados de los

registros que se almacenan en el sistema administrativo contable, es por ello que se

plantea como objetivo proponer estrategias para fortalecer la gestión contable del

departamento de Contabilidad. El método de investigación es de campo descriptivo,

ya que los datos recolectados fueron directamente tomados de la realidad objeto de

estudio.

El cuestionario y la observación directa fueron los instrumentos utilizados para la

recolección de datos, los cuales facilitaron información referente al diagnóstico actual

de los procesos contables que se desarrollan en el departamento de Contabilidad, el

mismo fue aplicado en la técnica de la encuesta en escala de Likert a doce

trabajadores que laboran en el departamento.

Una vez analizado los resultados, se concluye que no se tiene establecido un

manual de normas y procedimientos que guíen al personal en la elaboración de los

procesos contables, además no existe control en los procesos que aseguren que se

están realizando de manera idónea.

El antecedente expuesto guarda relación con la presente investigación en aspectos

referidos a la visualización de las estrategias de gestión contable para una

organización. En tal sentido, proporciona elementos que sirven de base para la

propuesta de procedimientos financieros para el tratamiento de las transacciones

contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A.

2.2 Bases Teóricas

De acuerdo a Arias (2006), las bases teóricas “comprenden un conjunto de

conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado,

dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado” (p 14). En este sentido, la

diversidad de temáticas relacionadas con el objetivo de esta investigación y el

carácter interdisciplinario de su estudio, se fijaron ejes temáticos que sirven de apoyo

14

teórico para el diseño de procedimientos financieros adecuados para el tratamiento

de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales

Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.

2.2.1 Procedimientos Financieros

De acuerdo Weston (2006), la planificación financiera implica la elaboración de

proyecciones de ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias

alternativas de producción y mercadotecnia, así como la determinación de los

recursos que se necesitan a fin de decidir posteriormente la forma de satisfacer los

requerimientos financieros. Por lo tanto, a través de los procedimientos financieros la

planificación financiera es una técnica que reúne un conjunto de métodos,

instrumentos y objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas

económicas y financieras por alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y

los que se requieren para lograrlo.

De acuerdo a Barriga, L (2009), “la totalidad del proceso implica la decisión sobre

un amplio conjunto de metas corporativas, y la elaboración posterior de una serie de

presupuestos y pronósticos para cada área significativa de las actividades de la

empresa”. (p 54)El análisis de pronósticos financieros empieza con las proyecciones

de los ingresos de ventas y de los costos de producción. En términos estándar de

negocios, un presupuesto es un plan que expone los gastos proyectados para una

cierta actividad y explica de donde provendrán estos fondos. De este modo, el

presupuesto de producción presenta un análisis detallado de las inversiones

requeridas en materiales, mano de obra e instalaciones de planta que serán necesarias

para dar apoyo al nivel pronosticado de ventas.

Durante el proceso de planeación, los niveles proyectados de cada uno de los

distintos presupuestos de operación serán combinados, y a partir de este conjunto de

datos los flujos de efectivo de la empresa serán calculados dentro del presupuesto de

efectivo. Si un aumento en ventas conduce a un flujo de efectivo negativo, la

15

administración puede prever que se requerirá un financiamiento adicional y la fecha

en que estos fondos serán necesarios. De este modo, la planeación financiera permite

a la empresa determinar oportunamente sus requerimientos de financiamiento,

dándole así amplias oportunidades para obtener los fondos en una forma óptima.

2.2.2 Elementos de los Procedimientos Financieros

De acuerdo a Barriga, L (2009), la planificación financiera es un aspecto que

reviste gran importancia para el funcionamiento y, por ende, la supervivencia de la

empresa. Son tres los elementos clave en el proceso de planificación (procesos)

financiera:

1. La planificación del efectivo: consiste en la elaboración de presupuestos de caja.

Sin un nivel adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las utilidades la

empresa está expuesta al fracaso.

2. La planificación de utilidades: se obtiene por medio de los estados financieros

pro forma, los cuales muestran niveles anticipados de ingresos, activos, pasivos y

capital social.

3. Los presupuestos de caja y los estados pro forma: son útiles no sólo para la

planificación financiera interna; sino que forman parte de la información que exigen

los prestamistas tanto presentes como futuros.

Los objetivos de los procedimientos financieros, provienen en gran medida de las

necesidades de aquellos que usan la información, que a su vez depende

significativamente de la naturaleza de las actividades y decisiones económicas de los

usuarios. En este sentido, para la empresa Fabrica Nacional de Pañales Desechables

Valencia, C.A. llevar un control de los procesos financieros, le permitirá manejar de

manera eficiente las transacciones contables, proporcionando la información

suficiente sobre el desenvolvimiento, gestión y desarrollo económico y financiero. A

partir de ellos, se analiza la estructura financiera de cualquier institución, por lo tanto

son de gran importancia porque permiten controlar un área que constituye la parte

16

económica de las organizaciones.

2.2.3 Procedimientos Contables

De acuerdo a Catacora (2009), los procedimientos contables se definen “como

todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el

registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de

contabilidad”. (p 71). Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer

procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de

cuentas de los estados financieros.

Por otro lado Elizondo (2003) lo define como “el conjunto de fases a través de

las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba información financiera”. ( p

387). Es un ciclo o fases de la contabilidad que se repiten en cada periodo, este va

desde el registro inicial hasta los estados financieros finales, en este proceso las

transacciones son registradas y clasificadas de acuerdo a la empresa bien sea pública

o privada.

Cuando se trata de definir el proceso contable se debe estudiar la naturaleza de

las transacciones involucradas; éstas se clasifican en externas o internas, según sea

que participen terceros o no en las operaciones de la empresa. La contabilidad

financiera está interesada solamente en aquellas transacciones medidas en términos

monetarios siempre y cuando afecten la posición financiera de la empresa.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores y empleados van a darle un uso eficaz a

la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo

obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta

comprensión el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de

contabilidad, y de los procesos que se utilizaron para obtener tales resultados.

Un proceso contable sirve para conocer y demostrar los recursos controlados por

un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir los recursos a otros entes,

los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el

17

período. Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se estudia la empresa

mediante el enfoque de procesos es la estructura, el medio en que ella está inserta y a

la cual pertenece con un sentido de dependencia. Esta dependencia y subordinación

plantea determinadas exigencias a las cuales debe ceñirse y/o dar respuestas.

El proceso contable abarca una serie de elementos que le dan su esencia primaria,

los cuales son parte integral de un conjunto de operaciones y actividades que

desarrolla empresa objeto de estudio. Dichos elementos son: transacciones, cuentas,

registros contables, estados financieros y toma de decisiones, entre otros. Por lo cual,

la empresa en estudio requiere.

2.2.7 Características de los Procedimientos Contables

De acuerdo a Redondo (2004): “para poder satisfacer adecuadamente sus

objetivos, el proceso contable debe ser comprensible, sistemático y útil y en ciertos

casos requiere que además la información obtenida sea comparable y confiable.”(p

30). La información es útil cuando es pertinente y sus fuentes sean fidedignas. Es

comprensible cuando sea fácil de interpretar y analizar; y la información es confiable

cuando es neutral, verificable y en la medida en que represente fielmente los hechos

económico. Sus características son las siguientes:

• Son de aplicación específica para cada caso, desarrollando varios procedimientos

para una sola labor, de acuerdo con los requerimientos de la organización.

• Son flexibles, ya que permiten cambios necesarios, es decir, son adaptables a los

problemas que se vayan generando.

• Tienen la particularidad de ser estables, en el sentido que llevan una misma

secuencia de acuerdo con lo planteado previo a su ejecución.

• Los procesos contables bien diseñados ofrecen control, compatibilidad,

flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio.

• Además le dan a la administración control sobre las operaciones de la empresa.

18

Los procedimientos contables le permitirá a la empresa mantener un adecuado

control de las diferentes operaciones y transacciones financieras que en ellas se

ejecutan, y así proporcionar información confiable a través de los estados financieros

y dar a conocer su posición financiera por los resultados obtenidos, de sus

operaciones en un periodo determinado con la finalidad de contribuir a la toma de

decisiones y al logro de los objetivos propuestos por la empresa. Asimismo, permitirá

que los procedimientos sean coordinados con los objetivos pautados y a las

necesidades administrativas, contables y operativas que tenga la organización en la

realización de sus actividades.

2.2.8 Transacciones contables

De acuerdo al Manual Financiero Contable (2011), señala que

Son herramientas que sirven de base para el registro de las operaciones e incluso una vez que inicia la actividad contable de la empresa, estas se repiten en cada periodo contable y es importante la aplicación de cada uno de ellos debido a que se evitan errores al momento de realizar los pases a los mayores y se pueden realizar estados financieros más confiables. (p 20).

Para la operación contable, es necesario que la empresa lleve en forma

computarizada los siguientes registros: Auxiliares: Este registro identifica las distintas

integraciones necesarias para la adecuada presentación, interpretación y control de

cada una de las cuentas contables que así lo requieran, tal es el caso de las cuentas por

cobrar y pagar. Asimismo, los Registro Diario, que se debe controlar y presentar el

movimiento diario de las operaciones, ya sean internas o que correspondan a la

ejecución de órdenes de trabajo/producción, identificando el número de partida,

cuenta y/o descripción, montos de débito y montos de crédito. Finalmente los Saldos

Acumulados: Este registro debe controlar y presentar el saldo acumulado de cada

cuenta utilizada para el registro de sus operaciones, derivadas de la ejecución órdenes

de trabajo/producción.

19

Lo planteado, se relaciona con la presente investigación, ya que todas las

transacciones contables que realiza la empresa objeto de estudio, deben ser

clasificadas y registradas en la contabilidad. Para esto se utilizan los asientos

contables que los registros monetarios escritos de una transacción u operación

comercial realizada por el ente económico.

2.2. 9 Proceso para el Registro de las Transacciones Contables

De acuerdo al mismo autor, eestablece los siguientes Pasos.

Paso 1. El inicio de actividades de la empresa genera el primer paso del ciclo

contable el cual consiste en el registro del aporte constitutivo de la empresa en el libro

de inventarios. Este registro se fundamenta en la relación de los aportes que realiza el

propietario de la empresa y que generalmente se presenta bajo la forma de un Balance

General, anexo al documento constitutivo (Registro de comercio).

Paso 2. Un paso previo al registro de las operaciones consiste en la verificación,

comprobación y análisis del documento que ampara la transacción, para así garantizar

la veracidad, autenticidad y exactitud de la información que se va a registrar.

Además, debe identificarse que cuentas se afectan en la transacción y por cuánto se

afectan.

Paso 3. Consiste en el registro de la transacción que ya ha sido verificada,

comprobada y analizada en el libro diario. Este libro se conoce como libro de entrada

original y recibe las anotaciones de las operaciones realizadas por la empresa en

orden cronológico.

Paso 4. Se refiere al traslado de las transacciones que ya han sido registradas en el

diario hacia el libo mayor. Esta acción conocida como pases al mayor o

20

mayorización, permite que las cuentas que se han afectado en el libro diario sean

clasificadas en el libro mayor a objeto de conocer sus saldos individualmente.

Paso 5. En el libro diario las transacciones se registran en términos iguales de cargos

y créditos. Posteriormente se efectúan los pases al mayor, afectando las respectivas

cuentas para ir conociendo el saldo de cada una de ellas. Entonces, se deduce que la

sumatoria de los saldos de las cuentas deudoras es igual a la sumatoria de los saldos

de las cuentas acreedoras. Esta verificación matemática se conoce como Balance de

Comprobación. La frecuencia con que la empresa prepare esta relación de saldos,

dependerá de su periodo contable o de sus necesidades de información.

Paso 6. La fecha de cierre marca la finalización del periodo contable seleccionado

por la empresa. Debe recordarse que la Ley establece que no debe ser superior a un

año y que no es necesario que coincida con el año civil. Con base en el último

Balance de Comprobación, el cual representa una acumulación de los meses

anteriores, se debe proceder a realizar un análisis completo de cada una de las cuentas

que lo integran con el propósito de actualizar sus saldos por medio de los ajustes y

correcciones. Los asientos resultantes del proceso de ajuste y correcciones deben ser

registrados y mayorizados para obtener un Balance de Comprobación Ajustado, a

través del cual se preparan los estados financieros.

Paso 7. Se trata de un paso conveniente más no obligatoria dentro del proceso

contable, el cual consiste en la preparación de un borrador contable. Este borrador

contable se conoce como hoja de trabajo y consta de seis pares de columnas.

Actualmente, esta hoja de trabajo es preparada a través de una hoja de cálculo en la

computadora.

Paso 8. Si se ha realizado la hoja de trabajo se parte de ella para preparar los estados

financieros. Si esta no se ha efectuado, se parte del balance de comprobación ajustado

21

que se ha obtenido a partir de la realización del Paso N°6. En este texto se limita la

presentación de los estados financieros básicos al Balance General y al Estado de

Resultados. El estado de Resultados está conformado por las cuentas nominales y el

Balance General por las cuentas reales, valoración y orden.

Paso 9. Este penúltimo paso consiste en la cancelación de los saldos de las cuentas

nominales y en su traspaso de los resultados del ejercicio económico a la cuenta de

patrimonio. Este proceso se conoce con el nombre de asientos de cierre. Estos

asientos, al igual que los asientos producto de los ajustes y correcciones, deben ser

registrados en el libro diario pasados al mayor. El Balance de Comprobación que se

obtenga inmediatamente después del cierre, contendrá solamente cuentas reales, de

valoración y orden.

Paso 10. Se registrará en el libro de inventario la relación detallada de bienes,

derechos y obligaciones que tiene la empresa a la fecha de cierre del ejercicio.

Además, los estados financieros obtenidos en el paso N°8 pueden ser registrados en el

libro de inventarios. Con este paso finaliza el ciclo contable y se inicia para el

próximo periodo en el paso N°2.

Toda transacción se debe registrar, a través de un proceso establecido previamente,

en los libros contables. Es de vital importancia tener claro el proceso de registro de

las transacciones económicas, para lo cual es necesario el análisis de dicha

transacción a través de preguntas que se deben hacer y que indicarán que clase de

cuenta se puede utilizar, y si la debe debitar o acreditar, aplicando además el principio

de la partida doble. Todas las operaciones contables se asemejan a una balanza en que

cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada operación debe

tener como mínimo dos anotaciones: una en el lado izquierdo y otra en el lado

derecho de la balanza por igual valor para que no exista desequilibrio. Este hecho es

conocido como el principio de la partida doble.

22

2.2. 10 Control Contable

Según Meigs y Meigs, (2000). El control interno contable: “Comprende el plan de

organización, procedimiento y registro que se refieren para salvaguarda de los activos

y confiabilidad de los estados financieros” (p. 165). Ejemplo de ello, es cuando

ninguna persona o departamento podrá manejar todos los aspectos de una transacción

de principio a fin. Es decir, la aprobación, autorización, ejecución y registro de cada

transacción deberá ser realizada por personas o departamentos relativamente e

independiente, de esta manera, ningún departamento podrá completar una transacción

que no hay sido revisada, aprobada y registrada por otros departamentos.

Asimismo, Aguirre (1997), establece que “el control interno contable, está

conformado por los controles y métodos establecidos para garantizar protección de

los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables (p 50), es

decir, comprende aquella parte del control interno que influye directa o

indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los

estados financieros, cuentas anuales o estados contables de síntesis.

Los controles contables para la empresa Se puede decir que comprende de

métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacciones, tal es el

caso de los registros financieros y contables.

Para la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia el control

contable tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales

trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin

duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la

gestión administrativa.

2.2.11 Objetivos del Control Interno Contable

El mismo autor, señala que Las finalidades asignadas tradicionalmente al

23

control interno contable son:

• La custodia de los activos o elementos patrimoniales.

• Salvaguardar los datos y registros contables, para que las cuentas anuales o estados

contables de síntesis que se elaboren a partir de los mismos sean efectivamente

representativos constituyan una imagen fiel de la realidad económico-financiera de

la empresa. Habrá de estar diseñado de tal modo que permita detectar errores,

irregularidades y fraudes cometidos en el tratamiento de la información contable,

así como recoger, procesar y difundir adecuadamente la información contable, con

el fin de que llegue fidedigna y puntualmente a los centros de decisión de la

empresa. Sin una información contable veraz ninguna decisión económica racional

puede ser tomada sobre bases seguras, ni tampoco podrá saberse si la política

económica empresarial se está ejecutando correctamente.

• La integridad de la información: Que todas las operaciones efectuadas queden

incluidas en los registros contables.

• La validez de la información: Que todas las operaciones registradas representen

acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente

autorizados.

• La exactitud de la información: Que las operaciones se registren por su importe

correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.

• El mantenimiento de la información: Que los registros contables, una vez

contabilizadas todas las operaciones, sigan reflejando los resultados y la situación

financiera del negocio.

• La seguridad física: Que el acceso a los activos y a los documentos que controlan

su movimiento sea solo al personal autorizado.

Es importante para la empresa en estudio conocer los objetivos del control

contable, ya que le brindará seguridad razonable en las operaciones se realizan de

acuerdo con autorizaciones de la administración, facilitará la preparación de estados

24

financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y

poner a disposición de la gerencia información suficiente y oportuna para la toma de

decisiones.

2.2. 12 Elementos del Control Interno Contable

De acuerdo a lo señalado por Estupiñán (2008), los elementos son los siguientes:

• Autoridad y responsabilidad: Las empresas deben contar con definiciones y

descripciones de las obligaciones que tengan que ver con funciones contables, de

recaudación, contratación, pago, alta y baja de bienes y presupuesto, ajustadas a

las normas que le sean aplicables.

• Segregación de deberes: Las funciones de operación, registro y custodia deben

estar separadas, de tal manera que ningún funcionario ejerza simultáneamente

tanto el control físico como el control contable y presupuestal sobre cualquier

activo, pasivo y Patrimonio. Las empresas deben establecer unidades de

operaciones o de servicios y de contabilidad, separados y autónomas. Esto con el

propósito de evitar irregularidades o fraudes.

• Establecer comprobaciones internas y pruebas independientes: La parte de

comprobación interna reside en la disposición de los controles de las transacciones

para que aseguren una organización y un funcionamiento eficientes y para que

ofrezcan protección contra fraudes.

Para la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia el control

contable, le permitirá conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y en

la contabilización de éstas, a través de técnicas utilizadas para que al efectuar las

tareas de procesamiento y verificación de las transacciones, se salvaguarden los

activos y se constate que los registros financieros y presupuestarios estén respaldados

con la respectiva documentación comprobatoria.

25

2.3 Definición de Términos Básicos

Auditoría Cualquier investigación sistemática o evaluativa de los procedimientos u

operaciones con el objeto de determinar la conformidad con el prescrito, es una

revisión de exploraciones críticas que ejecutan un profesional contable de los

controles internos fundamentales y de los libros de contabilidad de una empresa.

Confiabilidad de la información Establece que los estados financieros deben tener

un mínimo grado de confianza, acerca de las cifras, y que estas se encuentran

razonablemente presentadas de acuerdo con principios de contabilidad.

Control de gestión: Sistema de administración que permite el seguimiento integral

de las acciones que se planean y ejecutan; determina el avance periódico de las

mismas, a fin de ejercer acciones de retroalimentación y correlación en caso de

incumplimiento o desviación.

Control interno: Es la función que tiene la gerencia de salvaguardar, y preservar los

bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos y ofrece la seguridad de que no se

contraerán obligaciones sin autorización.

Efectividad: Es una medida que permite evaluar la capacidad para alcanzar metas

preestablecidas.

Eficiencia: Es la capacidad relativa de producir a una velocidad determinada con

costos más bajos, o bien, con los mismos costos, producir a una mayor velocidad.

Información Financiera: Conjunto de datos emitidos en relación con las actividades

derivadas de la gestión de los recursos financieros asignados a una sociedad. Muestra

la relación entre los derechos y obligaciones de la misma, su composición y las

variaciones de su patrimonio neto a lo largo de un periodo o en un momento

determinado.

Información Financiera: Es aquella información que muestra la relación entre los

derechos y obligaciones de la dependencia o entidad, así como la composición y

variación de su patrimonio en un periodo o momento determinado.

Información razonable. La información será razonable, cuando ésta se ajuste a

26

normas, principios y procedimientos contables, de aceptación general.

Periodo Contable: Identificación que se establece entre las operaciones y eventos,

así como sus efectos desviados, susceptibles de ser cuantificados con el periodo en

que ocurre.

Políticas Es la forma por medio de la cual las normas fijadas van a lograrse o las

pautas establecidas para respaldar esfuerzos con el objeto de lograr las metas

establecidas.

Registro: Libro o documento que contiene o comprueba algunas o todas las

actividades de una empresa, o que contiene y justifica una transacción.

CAPÍTULO IV

MARCO METODOLÓGICO

En opinión de Arias (2006), al describir la metodología científica, reseña que:

“…método es la vía o camino que se utiliza para llegar a un fin o para lograr un

objetivo…” (p 18). Por su parte Tamayo (2009), plantea: “… Ese procedimiento

ordenado que se sigue para establecer lo significativo de los hechos y fenómenos

hacia los cuales está encaminado el interés de la investigación es lo que constituye la

metodología.”. (p. 175). Por lo cual, atendiendo al esquema normativo institucional

que rige este aspecto del trabajo, a continuación se describen los apartes metódicos

indicados en la fase de proyecto del presente trabajo.

3.1 Tipo y Diseño de la Investigación

El presente trabajo trata de una investigación cuyo propósito está orientado hacia

la propuesta de procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las

transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables

Valencia, C.A. En consecuencia, esta investigación se realiza bajo la modalidad de

Proyecto Factible. En este orden de ideas, el Manual de Trabajo de Grado de

Especialización y Maestrías y Tesis Doctorales de la UPEL (2013) lo define como:

El proyecto factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades. (p 7).

Asimismo, la investigación se sustenta en un diseño de campo, apoyado en una

28

revisión documental. Un estudio de campo es aquel donde el investigador enfrenta un

problema de tipo práctico que afecta a un individuo grupo social y los datos se

obtienen en el lugar donde se produce el problema. Al respecto, la Universidad

Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) (2013) señala que los estudios de

campo son:

El análisis sistemático del problema en la realidad, con el propósito bien de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos en el desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. (p. 18).

Se considera un estudio de campo, por la necesidad de recoger la información sobre la

situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos

financieros empleados en el manejo contable. Adicionalmente, se apoya en un estudio

documental o revisión bibliográfica, que según Sabino (2008) es el proceso mediante

el cual el investigador recopila, ordena, revisa, analiza, selecciona y extrae

información de diversas fuentes, principalmente de carácter bibliográfico, acerca de

un tema, con el propósito de construir conocimiento y comprensión más amplia y

precisa del mismo. Al respecto, será necesaria la revisión de documentos y fuentes

bibliográficas en la búsqueda de aportes teóricos, conceptuales y explicativos para

sustentar la investigación.

3.2 Fases Metodológicas

Fase I: Diagnóstico de la situación actual que presenta la empresa con respecto

a los procedimientos financieros empleados en el manejo contable.

Para llevar a cabo esta fase fue necesario conocer la población. De acuerdo

Tamayo y Tamayo (2009), establece que la población es la:

29

…totalidad de un fenómeno de estudio, incluye la totalidad de unidades da análisis o entidades de población que integran dicho fenómeno y que debe cuantificarse para un determinado estudio integrando un conjunto N de entidades que participan de una determinada característica, y se le denomina población por constituir la totalidad del fenómeno adscrito a un estudio o investigación, (p.176).

En la presente investigación la población está constituida por cinco (5)

trabajadores que laboran en el área de Administración de la empresa. Por ser una

población pequeña no se utilizaron técnicas de muestreo, es decir, el tipo de muestra

es censal, por lo que va hacer igual a la totalidad de la población objeto de estudio.

López (1999) define la muestra censal “como aquella porción que representa a toda la

población, es decir la muestra es toda la población a investigar.” (P 12).

Luego de establecer la población y la muestra, se definen las diferentes técnicas de

recolección de información que se emplearon para llevar cabo la investigación.

Fernández, Hernández y Baptista (2006), señalan que la técnica de recolección de

información es: “Aquella que registra datos observables que representan

verdaderamente los conceptos o variables que el investigador tiene en mente” (p 235).

Para dar cumplimiento a esta fase se empleó como técnica de recolección de datos

la observación directa. De acuerdo a Arias (2006), define la observación directa de la

siguiente manera: “Es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la

vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca

en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación

preestablecidos” (p. 69). Esta técnica utiliza como instrumento la lista de cotejo.

Según Palella y Martins (2006), señalan que “Las listas de cotejo o de control son

un instrumento muy útil para registrar la información cualitativa en situaciones de

aprendizaje, permite orientar la observación y obtener un registro claro y ordenado de

todo cuanto acontece”. (p.114). Esta herramienta se empleó para diagnosticar la

situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos

financieros empleados en el manejo contable, la misma se estructurará tomando en

30

cuenta los aspectos observados, indicando presencia o ausencia de cada uno de ello.

Fase II: Determinar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones

contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.

Para llevar a cabo esta fase se empleó como técnica de recolección de

información la encuesta, la cual consiste en un conjunto de preguntas con respecto a

una o más variables a medir. Según Sabino (2008). “La encuesta trata de requerir

información a un grado socialmente significativo, sacar las conclusiones que se

corresponderán a los datos recogidos”. (p 35). Esta técnica utiliza los cuestionarios

como medio principal para reunir información, el cual es un instrumento para obtener

respuestas a preguntas, utilizando para ello un formulario impreso que es contestado

directamente por el encuestado. Al respecto, Arias (2006), establece que:

Es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita, mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas. Se le denomina cuestionario auto administrado porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervención del encuestador (p 74)

En este caso, se elaboró con preguntas dicotómicas (SI o NO) y se aplicó a la

población objeto de estudio para determinar los efectos del tratamiento inadecuado de

las transacciones contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.

Una vez recolectada la información a través de las técnicas e instrumentos

empleados, se dará inicio al procesamiento de los datos, para lo cual se utilizará el

cuantitativo. Sabino (2008), establece que el análisis cuantitativo consiste en:

“Registrar sistemáticamente comportamientos o conductas a los cuales, generalmente

se les codifica con números para darle tratamiento estadístico”. (p 450). Este análisis

se le aplicará al cuestionario, para luego ser sometidos a procedimientos de

codificación y tabulación para la presentación de los resultados. De igual forma, se

utiliza como técnica de análisis la estadística descriptiva, ya que esta estudia la

distribución de frecuencia para describir su comportamiento y realizar su respectivo

31

análisis.

Fase III: Diseñar Procedimientos Financieros adecuados para el Tratamiento

de las Transacciones Contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales

Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.

En esta fase se tomaron en cuenta los resultados obtenidos luego de aplicar las

diferentes técnicas de información que se aplicaron en las fases anteriores. Lo cual,

permitió diseñar los procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las

transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables

Valencia, C.A. se espera que con esta propuesta se lleve adecuado un control

financiero que proporcione la información suficiente sobre el desenvolvimiento,

gestión y desarrollo económico y financiero, lo cual le permitirá a los gerentes y

administradores tomar las decisiones correspondientes para la consecución de los

objetivos de la organización y un manejo óptimo de los recursos.

CAPÍTULO IV

RESULTADOS

4.1 Análisis y Presentación de los Resultados

En este capítulo se presenta los resultados que se obtuvieron, luego de presentar

las técnicas e instrumentos de recolección de datos.

Fase I: Diagnóstico de la situación actual que presenta la empresa con respecto

a los procedimientos financieros empleados en el manejo contable.

En esta fase se empleó como instrumento de recolección de información la lista

de cotejo para conocer la situación actual que presenta la empresa con respecto a los

procedimientos financieros empleados en el manejo contable.

Cuadro 1. Lista de Cotejo

Ítem Aspectos a Observar

Sí No

1 La gestión administrativa permite llevar un control de los

procedimientos financieros.

X

2 La gestión financiera posibilita la obtención de informes financieros

razonables.

X

3 La información financiera que se genera en la empresa es confiable. X

4 Las políticas para el manejo de los procesos administrativos -

financieros son expeditas.

X

5 Las decisiones financieras que se toman en la empresa les ayuda en la

planeación de las actividades de la organización.

X

Fuente: Empresa Fanalpade Valencia, C.A. departamento de Administración (2014)

33

Análisis:

Ítem Uno: Se observa, que en la empresa la gestión administrativa que se realiza no

permite llevar un control de los procedimientos financieros, ya que se presentan fallas

y debilidades en las actividades y operaciones cotidianas, tales como retrasos en el

registro de las transacciones contables.

Ítem Dos: En este ítem se observa, que la gestión financiera no posibilita la

obtención de informes financieros razonables, esto es debido a que no se cuenta con

procedimientos que permitan verificar y controlar las operaciones financieras.

Ítem Tres: Como se observa, la información financiera que se genera en la empresa

es confiable. Sin embargo, existen deficiencias en el proceso de información

administrativo y contable dentro de la organización.

Ítem Cuatro: Los resultados muestran, que las políticas para el manejo de los

procesos administrativos - financieros no son expeditas, porque no guían de manera

eficaz la correcta toma de decisiones administrativas y contables, esto puede

evidenciarse en las fallas que presentan actualmente los procesos administrativos y

contables.

Ítem Cinco: Como se aprecia en este ítem, las decisiones financieras que se toman en

la empresa no les ayuda en la planeación de las actividades de la organización, dado

que existe un descontrol sobre sobre las transacciones y operaciones que se ejecutan,

afectando la toma de decisiones oportuna en beneficio de la organización.

Fase II: Determinar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones

contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.

En esta fase, se empleó como instrumento de recolección de información un

cuestionario estructurado con 10 preguntas cerradas. Los resultados se tabularon y se

codificaron en cuadros de frecuencias porcentuales, elaborando cuadros y gráficos de

barras expresados de manera porcentual, esto con la finalidad de facilitar la

comprensión por parte de los lectores.

34

Ítem 1 ¿Los registros contables de la empresa permiten el control de la información?

Cuadro 2. Registros Contables

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 2 40% NO 3 60%

Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)

Gráfico 1. Registros Contables Fuente. Cuadro 2

Análisis:

Los resultados que se muestran en el gráfico uno, indican que el 60% de las

personas encuestadas considera que los registros contables de la empresa no

permiten el control de la información. Esto es debido a que existe un descontrol en las

transacciones financieras, puesto que al final de mes se deben reclasificar nuevamente

las cuentas. Por otra parte, un 40% opina que a través de los registros contables si se

aportan información confiable para la toma de decisiones.

35

Ítem 2 ¿Los reportes contables que se generan permiten conocer la situación

administrativa - financiera de la empresa?

Cuadro 3. Reporte Contables

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 2 40% NO 3 60%

Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)

Gráfico 2. Registros Contables Fuente. Cuadro 3

Análisis:

El 60% de las personas encuestadas, considera que los reportes contables que se

generan no permiten conocer la situación administrativa - financiera de la empresa, ya

que no existe un control eficaz de las operaciones que se realizan en el área

administrativa. Sin embargo, un 40% señala que facilitan la gestión administrativa.

Cabe señalar, que los reportes contables son informes que proporcionan información

36

suficiente para pronosticar el desempeño futuro y, recomendar los cambios necesarios

para mantener una empresa alineada con el plan de negocios.

Ítem 3 ¿El personal se encuentra formado para llevar a cabo las funciones asignadas a

su cargo?

Cuadro 4. Funciones del personal

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 5 100% NO

Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)

Gráfico 3. Funciones del Personal Fuente. Cuadro 4

Análisis:

Como se observa en los resultados obtenidos, el 100% de las personas considera

que el personal se encuentra formado para llevar a cabo las funciones asignadas a su

cargo, ya que son trabajadores con amplia experiencia. Sin embargo, no existe un

control de las actividades que se realizan, por lo cual las funciones son llevadas a

cabo de acuerdo a los criterios de cada empleado. Por esto se hace necesario, que la

empresa desarrolle y mantenga una serie de procedimientos, a fin de que los

37

empleados puedan desenvolverse de manera correcta en cada uno de los puestos que

ocupen o actividades que realicen.

Ítem 4 ¿La empresa tiene establecidas de normas y procedimientos para el desglose

de funciones contables - administrativas?

Cuadro 5. Normas y procedimientos

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 2 40% NO 3 60%

Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)

Gráfico 4. Normas y Procedimientos Fuente. Cuadro 5

Análisis:

Como se aprecia, el 60% de las personas encuestadas considera que en la

empresa no se tienen establecidas de normas y procedimientos para el desglose de

funciones contables – administrativas, dado que no existe información escrita

referente a las normas y procedimientos administrativos en el área contable. Por otro

38

lado, un 40% opina que las normas contables se encuentran establecidas un

documento donde se especifica paso a paso los procedimientos administrativos que

deben seguirse. Sin embargo, no se cumplen.

Ítem 5 ¿La gestión contable genera los datos necesarios para la planificación, de las

operaciones de la organización?

Cuadro 6. Planificación de Operaciones

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 1 20% NO 4 80%

Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)

Gráfico 5. Planificación de Operaciones Fuente. Cuadro 6

Análisis:

Se observa que le 80% de las personas encuestadas considera que la gestión

contable no genera los datos necesarios para la planificación, de las operaciones de la

organización, esto es debido a que no existen criterios contables para los registros de

39

los documentos, lo cual no permite una fácil interpretación de los datos, trayendo

descontrol en las transacciones financieras, Por otra parte, un 20% opina que la

contabilidad aporta los datos necesarios para la planificación de las actividades.

Ítem 6 ¿Los procedimientos establecidos y los estándares de control están adaptados

a las actividades propias que desarrolla la empresa?

Cuadro 7. Procedimientos

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 1 20% NO 4 80%

Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)

Gráfico 6. Procedimientos Fuente. Cuadro 7

Análisis

Como se observa, el 80% de las personas encuestadas, considera que los

procedimientos establecidos y los estándares de control no están adaptados a las

actividades propias que desarrolla la empresa. En este sentido, se puede señalar que

40

tales procedimientos no existen en la empresa. Otro 20% opina lo contrario. Los

procedimientos contables y administrativos son de gran importancia para la entidad,

debido a que mantiene el control de las operaciones y transacciones, y facilita la

información contable para la consecución de los objetivos organizacionales.

Ítem 7 ¿Los estados financieros, proporcionan datos oportunos para medir los

resultados de la empresa?

Cuadro 8. Estados Financieros

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 2 40% NO 3 60%

Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)

Gráfico 7. Estados Financieros Fuente. Cuadro 6

Análisis

Los resultados obtenidos, muestran que para el 60% de las personas encuestadas

los estados financieros, no proporcionan datos oportunos para medir los resultados de

41

la empresa, debido a que no generan cifras claras y precisas que satisfagan las

necesidades de la empresa, solo muestran informes básicos del registro de las cuentas

que muchas veces no demuestran la realidad financiera de la empresa. Por otra parte,

un 40% opina que a través de la emisión de los estados financieros, se miden los

resultados de la organización.

Ítem 8 ¿Los procesos contables y financieros que se ejecutan permiten la consecución

de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente?

Cuadro 9. Procesos Contables

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 2 40% NO 3 60%

Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)

Gráfico 8. Procesos Contables Fuente. Cuadro 9

Análisis

Como se observa, el 60% de las personas encuestadas, considera los procesos

42

contables y financieros que se ejecutan no permiten la consecución de los objetivos

primordiales de la empresa lo más eficientemente. Al respecto, los registros contables

financieros no se efectúan bajo los principios establecidos, tales como objetividad,

equidad, uniformidad, y consistencia de la información. Por otra parte, un 40% opina

que los procesos contables son adecuados, pero deben ser actualizados para optimizar la

gestión contable, por ende el logro de los objetivos propuestos.

Ítem 9 ¿Existen procedimientos adecuados para el registro de las transacciones

contables?

Cuadro 10. Transacciones Contables

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 1 20% NO 4 80%

Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)

Gráfico 9. Transacciones Contables Fuente. Cuadro 10

Análisis:

43

En este ítem, se observa que el 80% del personal encuestado considera que no

existen procedimientos adecuados para el registro de las transacciones contables. Otro

20% señala que los procedimientos son adecuados. Cabe señalar, que todas las

transacciones realizadas en una organización necesitan ser recolectadas, clasificadas y

registradas con el fin de determinar la claridad del funcionamiento transparente de

cada una de sus operaciones, el análisis e interpretación de los resultados obtenidos y

proveer información confiable de las actividades.

CAPÍTULO V

LA PROPUESTA

5.1 Presentación de la Propuesta

Hoy día la gestión empresarial es bastante imperante para poder manejar dentro de

la normalidad los contingentes cambios que rodean a la empresa, por ello es

importante que la gerencia se apoye de todas las herramientas que estén a su alcance,

y que considere estratégicas, para tomar decisiones correctas y que le permitan

mantener un control objetivo y fidedigno sobre las acciones empresariales.

Es por ello, que todas las organizaciones deben de mantener un adecuado control

de las diferentes operaciones que en ellas se realizan, para establecer un alto nivel de

excelencia y calidad en sus actividades cotidianas que se van desarrollando desde las

más simples hasta las más complejas y así lograr los objetivos propuestos.

En este orden de idea, todas las operaciones y transacciones realizadas en una

organización necesitan ser recolectadas, clasificadas y registradas con el fin de

determinar la claridad del funcionamiento transparente de cada una de sus

operaciones, el análisis e interpretación de los resultados obtenidos y proveer

información confiable de las actividades financieras; para contribuir a un mejor

44

funcionamiento de la empresa. Razón por la cual los procedimientos contables-

financieros son de gran importancia en toda organización.

En este sentido, se presenta la propuesta mediante el diseño de procedimientos

financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables en la

empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. Al respecto, se

elaboraron normas y políticas contables, así como lineamientos financieros y

contables para el registro de las operaciones contables y finalmente se establecieron

controles contables para el manejo de las transacciones contables.

5.2 Justificación de la Propuesta

El diseño de diseño de procedimientos financieros adecuados para el tratamiento

de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales

Desechables Valencia, C.A., se justica, porque le permitirá llevar registros y

controles control de las operaciones financieras de manera adecuada para el

cumplimiento de los objetivos organizacionales, a través de un conjunto ordenado de

etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los

hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales.

De igual forma, se mantendrá un adecuado control de las diferentes operaciones y

transacciones financieras que en ellas se ejecutan, y así proporcionar información

confiable a través de los estados financieros y dar a conocer su posición financiera

por los resultados obtenidos, de sus operaciones en un periodo determinado con la

finalidad de contribuir a la toma de decisiones y al logro de los objetivos propuestos

por la empresa. Estos procedimientos deben estar coordinados con los objetivos

pautados y a las necesidades administrativas, contables y operativas que tenga la

organización en la realización de sus actividades.

5.3 Objetivos de la Propuesta

5.3.1 Objetivo General de la Propuesta

45

• Diseñar herramientas administrativas y contables para el manejo de las

transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales

Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.

5.3.2 Objetivos Específicos de la Propuesta

• Establecer la planificación de las actividades administrativas y contables en la

empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A.

• Elaborar lineamientos administrativos y contables para el registro de las

operaciones contables.

• Establecer controles contables para el manejo de las cuentas contables.

5.4 Factibilidad de la Propuesta

Factibilidad Institucional: Desde el punto de vista institucional la propuesta es

factible, ya que se cuenta con el apoyo, cooperación de la gerencia de la empresa y de

los trabajadores, específicamente de área administrativa contable, ya que reconocen

que es necesario mejorar la gestión contable en la organización.

Factibilidad Operativa : Se considera que esta propuesta es factible desde el punto

de vista operativo, ya que la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables

Valencia, C.A. cuenta con un Recurso Humano con la suficiente preparación y

capacidad para ampliar la propuesta.

Factibilidad Técnica: Desde el punto de vista técnico, la aplicación de la propuesta

es factible, ya que la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia,

C.A. cuenta con un personal comprometido con la misión y visión de la organización.

Por ende, los requerimientos de carácter técnico que necesite la puesta en práctica de

la propuesta puede ser realizada por el personal con que cuenta.

5.5 Desarrollo de la Propuesta

46

Objetivo 1: Establecer la planificación de las actividades administrativas y

contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A.

Finalidad: Establecer las funciones generales del área contable, así como las normas

y políticas contables para lograr la optimización de los procesos administrativos –

financieros de la empresa.

I. Funciones del Área Contable

La empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. al momento

no cuenta con un documento formal que describa y regule las funciones del

Departamento de Contabilidad, pero existen funciones establecidas para cada cargo,

las mismas que se han ido modificando de acuerdo a las necesidades. En tal sentido,

el área contable está conformado por 5 personas que realizan labores administrativas

y contables. A continuación establecen las funciones para cada área.

Funciones Administrativas

• Elaboración y manejo del flujo de efectivo y cuentas bancarias de la empresa.

• Elaboración de Conciliaciones Bancarias.

• Definición del destino de los fondos y su manejo de la manera más eficiente.

• Revisión de las cuentas por cobrar, cajas y valores negociables, para asegurar las

transacciones y la liquidez necesaria.

• Elaboración de comprobantes de egreso y cheques para el pago a proveedores,

acreedores y servicios básicos.

• Revisión y aprobación de emisión de cheques.

• Cumplimiento con el pago de obligaciones tributarias.

• Llevar a cabo la recepción y verificación de los documentos de egresos

47

existentes.

Funciones Contables

• El Departamento contable se encarga de instrumentar y operar las políticas,

normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y

seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales

y de consecución de metas de la empresa, a efecto de suministrar información que

coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control

de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus

operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos

comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las

leyes, normas y reglamentos aplicables.

• Realizar actividades económicas y financieras proponer alternativas para el

financiamiento y eficiente utilización de los recursos disponibles

• Ejecutar las funciones relativas a personal y bienestar, abastecimiento,

comercialización, mantención, costos y en general de administración interna que

requiera su actividad.

• Elaboración de estados financieros y suministrar la información fiable y oportuna

para la toma de decisiones.

• Contabilización de rol de pagos.

• Contabilización de nómina.

• Preparar y emitir declaraciones tributarias para el pago de impuestos.

• Contabilización y digitación de notas de crédito y débito.

• Contabilización y digitación de asientos de diario.

• Revisar y autorizar registros contables.

• Llevar los registros contables con bases acumulativas para poder determinar los

costos, facilitando así la formulación, ejercicio y evaluación de los presupuestos

48

y sus programas, con objetivos, metas y unidades responsables de su ejercicio.

• Preparar una relación contable con todos sus respaldos.

• Receptor de todos los comprobantes que se generan en los procesos. y está

autorizado para revisar y luego elaborar los asientos correspondientes.

• Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.

• Colaborar con la gerencia general en la gestión financiera y administrativa de la

empresa, velando especialmente por la oportunidad, corrección y legitimidad de

sus operaciones

• Llevar los registros contables con bases acumulativas para poder determinar los

costos, facilitando así la formulación, ejercicio y evaluación de los presupuestos

y sus programas, con objetivos, metas y unidades responsables de su ejercicio.

II. Normas Generales del Área Contable

• El departamento contable es la principal fuente que da

origen al registro de todas las operaciones administrativo contable de la empresa y

por lo tanto los procesos deben estar automatizados junto a los demás

departamentos a fin de garantizar una información oportuna para la toma de

decisiones.

• El departamento contable será el receptor de todos los

comprobantes que se generan en los procesos. y está autorizado para revisar y

luego elaborar los asientos correspondientes.

• Mantener la contabilidad actualizada, de acuerdo a la normativa de contabilidad

establecida.

• Mantener actualizado los registros contables en forma secuencial atendiendo la

correcta distribución y clasificación.

• Todo documento debe estar firmado por el responsable y aprobado por la persona

que le corresponda.

49

• Todas las operaciones que se desarrollen deben ser efectuadas únicamente por el

personal que conforma el área contable.

• El departamento contable será el responsable de preparar una relación y contable

con todos sus respaldos, contabilidad revisa y realiza los asientos pertinentes.

• Revisar que toda documentación concerniente a la transacción a estudiar esté

completa y cumpla con los requisitos de validez.

• La documentación contable que respalda el registro de una operación contendrá

datos y elementos suficientes que faciliten el análisis sobre la pertinencia,

veracidad y legalidad.

III. Políticas Contables

Las políticas contables son la columna vertebral de los procesos de contabilidad

y presentación de informes financieros de una empresa, en tal sentido se presentan las

siguientes:

Documentos de Respaldo: Cada una de las transacciones que la empresa realice en

la empresa debe ser respaldada por lo comprobante de ingresos, egresos, diarios

contables, los mismos no deben ser alterados por ningún empleado de la empresa.

Registros Contables: Tanto los ingresos como los gastos deben ser justificados e

informados directamente al departamento de contabilidad para su registro respectivo.

Asimismo, los movimientos contables deben registrarse en lo posible diariamente o a

más tardar al siguiente día de generada la transacción y se debe verificar que los datos

registrados correspondan con la información contenida en los comprobantes y demás

documentos soporte.

Archivo de Documentos: Luego de registrar cada una de las transacciones con sus

respectivos respaldos, la persona encargada deberá archivarlos en forma ordenada,

con el fin de llevar un orden cronológico. De esta manera, al solicitar alguna

50

iinformación contable se facilita su ubicación.

Verificación y conciliación de información contable: El análisis, verificación y

conciliación de la información contable se realiza periódicamente y de forma

permanente por los trabajadores responsables del área contable.

Objetivo 2: Elaborar lineamientos administrativos y contables para el registro

de las operaciones contables.

Finalidad: Identificar e implementar los procesos más ágiles y confiables que

permitan el registro y análisis de la información contable oportunamente. En primer

lugar se propone actualizar el ciclo contable que se lleva a cabo en la empresa y en

segundo lugar se elabora un procedimiento para la preparación de los estados

financieros.

I. Ciclo Contable Propuesto

Operaciones Actividad

Reconocimiento de la Operación

Documentación Contable: El departamento de Contabilidad debe poseer toda la información con todos los documentos de respaldo. Revisión de los documentos: Se debe tener evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan todas lastransacciones que realiza la empresa. Identificación de Transacciones: Clasificar los hechos contables respaldados por la documentación respectiva, ya sean cheques u otros comprobantes que respalden las transacciones contables.

Registro en el Libro Diario

Registro de las Transacciones: Registrar las transacciones en forma de asiento contable en orden, siguiendo las normas tributarias vigentes. Realizar la impresión de dicho registro.

Registro en el Libro Mayor

Revisar cada una de las cuentas con sus movimientos identificación de los saldos.

51

Comprobación de transacciones de los documentos de respaldo analizar y comprobar la exactitud de los registros.

Comprobación Revisión conjunta del balance de sumas y saldos del departamento de contabilidad con la gerencia.

Estructuración de Informes

Impresión del Balance General y Estado de Resultados Análisis Financiero con los balances del anterior ejercicio contable de la empresa.

Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)

Proceso del Ciclo contable Propuesto

Reconocimiento de la Operación

Documentación contable Revisión de documentos

Identificación de transacciones

Registro del Libro Diario

Registro de Transacciones

Registro del Libro Mayor

Revisar movimiento de las cuentas

Comprobación de las transacciones

Comprobación

Estructuración de Informes

Balance General Estado de Resultados Análisis Financiero

52

Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)

II. Procedimiento para la preparación de los Estados Financieros

Objetivo: Garantizar la exactitud, la confiabilidad oportuna y pertinente de la

información contable para la elaboración de los Estados Financieros.

Alcance: Comprender desde la recopilación de todas las transacciones y hechos en

dicho período hasta determinar la utilidad o pérdida de la compañía.

Responsable: Departamento de Contabilidad (analista Contable).

Procedimientopara la preparación de los Estados Financieros

Responsable Actividades

Analista Contable

1. Análisis y verificación de los comprobantes de contabilidad: Se analizan las cuentas, verificando que todos los comprobantes se encuentren cuadrados y revisando la naturaleza y esencia de las operaciones.

Gerente de Administración

(Contador)

2. Análisis del balance de comprobación: Se genera el listado del balance de comprobación y debe verificar cuenta por cuenta verificando los saldos y movimientos durante el período y realizar recomendaciones. 3. Correcciones del balance de comprobación: Realizar un informe donde se encuentran las recomendaciones y sugerencias.

Analista Contable

4. Procede a realizar los respectivos reportes y genera un nuevo balance.

Gerente de Administración

5. Elaboración de los estados financieros: Efectuadas las correcciones al balance de comprobación se procede a preparar los

Revisión conjunta del balance de sumas y saldos del departamento de contabilidad con la gerencia

53

(Contador) estados financieros. 6. Efectuar una reunión para presentar los estados financieros, los cuales debe ser firmados por el contador y la Gerencia. 7. La gerencia valida los estados financieros firmándolos. 8. Se imprimen los libros oficiales de acuerdo a las normas vigentes y se archivan.

Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)

Flujograma del procedimiento para la preparación de los Estados Financieros

Analista Contable Gerente de Administración

Verificación de los comprobantes

Inicio Análisis del balance de

comprobación

Verificación de saldos

Correcciones

Realiza Informe

Estados financieros

Realiza las correcciones

Presentación de los estados financieros

Impresión de los libros oficiales

Nuevo balance de comprobación

A A

B

54

Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)

Objetivo 3: Establecer controles contables para el manejo de las cuentas

contables.

Se deben considerar los siguientes controles contables para el buen desempeño

de la gestión administrativa – financiera de la empresa.

Controles Contables.

Responsable: Departamento de contabilidad Actividad Controles

Cuentas por Cobrar Se revisarán los movimientos registrados mediante

revisión física de depósitos y facturas emitidas.

Revisar el proceso de cobro para poder cumplir con los

objetivos planteados. Los objetivos principales del cobro,

deben estar relacionados con la razón de liquidez existente

en la empresa, y a su vez con la eliminación o en sus

defectos, la reducción de los niveles de morosidad.

Control del Efectivo Para la conciliación bancaria se verificarán los saldos en

estados de cuenta, en lo que se refiere a los cheques

girados y no cobrados deben ser verificados

oportunamente.

Realizar arqueos sorpresivos a la caja principal y a la caja

chica.

Firma de los estados

financieros

Archivo

Fin B

55

El registro de los movimientos del manejo seguro de

efectivo se debe llevar por los trabajadores asignados para

su registro de acuerdo con la estructura de control que

establezca la Gerencia.

Llevar un control de bancos, para registrar y contabilizar

diariamente las entrada y desembolsos en la empresa.

Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)

Controles Contables. Continuación

Responsable: Departamento de contabilidad Actividad

Controles

Cuentas por Pagar Toda factura para ser cancelada debe estar avalada por

firma del Gerente de Administración.

La Programación de pago debe ser revisada por la

Gerencia de Administración y aprobada por la Gerencia

General.

La programación de los pagos debe ser verificada por la

administración tomando en cuenta el flujo de caja y la

fecha de vencimiento de las facturas.

Evaluación y Seguimiento

Especificar en detalle las actividades que normalmente se

ejecutan en el área contable con el fin de unificar criterios

al interior, recuperar la información de la forma más

adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la

circulación de la información para que esta llegue

oportunamente a las secciones que la requieren.

Diseñar criterios de evaluación de los procesos contables

permanentemente. Esto permitirá llevar registros contables

confiables, lo que significa información contable oportuna

56

y actualizada.

Verificar la exactitud y confiabilidad de la información

financiera, alentar y medir el cumplimiento de las políticas

de la organización y promover la eficiencia de sus

operaciones.

Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)

Proceso de los Controles contables

Controles Contables

Cuentas por Cobrar

Control del Efectivo

Cuentas por Pagar

Revisión física de depósitos y facturas

emitidas Revisar el proceso de

cobro

Saldos en estados de cuenta.

Arqueos sorpresivos a la caja principal y a la

caja chica Registro de los

movimientos del efectivo

Control de bancos

Aval de la Factura. Programación de

pagos de acuerdo al flujo de caja

Evaluación y Seguimiento

57

Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)

CONCLUSIONES Y REFLEXIONES

Conclusiones

Una vez terminado el análisis en la empresa Fábrica Nacional de Pañales

Desechables Valencia, C.A. se concluye lo siguiente:

De acuerdo al alcance del objetivo uno, el cual consistió en diagnosticar la

situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos

financieros empleados en el manejo contable, se concluye que la gestión

administrativa no permite llevar un control de los procedimientos financieros, puesto

que no se tienen establecidas políticas contables, presentándose debilidades en las

actividades y operaciones cotidianas, tales como retrasos en el registro de las

transacciones contables, lo que conlleva a que las decisiones financieras que se toman

en la empresa no sean oportunas para la planeación de las actividades contables.

Asimismo, las políticas para el manejo de los procesos administrativos - financieros

no son expeditas, porque no guían de manera eficaz la correcta toma de decisiones

administrativas y contables, esto puede evidenciarse en las fallas que presentan

actualmente los procesos administrativos y contables.

Por otra parte, de acuerdo al objetivo dos, se concluye que los registros contables

de la empresa no permiten el control de la información, esto es debido a que los

datos que se generan no aportan la información necesaria para efectuar dichos

Unificar criterios Circulación de la información

Exactitud y confiabilidad de la información financiera

58

registros de manera correcta, por lo cual las cuentas al final de mes debe reclasificarse

nuevamente.

Asimismo, se concluye que aunque la empresa cuenta con personal capacitado

para ejercer las funciones y responsabilidades asignadas, no tienen establecidas

normas ni procedimientos para manejar la información contable – financiera de

manera adecuada, originando que los datos suministrados en los estados financieros

no sean precisos para medir los resultados de la empresa.

Finalmente, se concluye que la empresa requiere optimizar la gestión contable, es

por ello, que se diseñaron procedimientos financieros adecuados para el tratamiento

de las transacciones contables, basado en funciones, normas, políticas y

procedimientos contables. Así como lineamientos administrativos y contables para el

registro de las operaciones contables.

Estos lineamientos, permitirán que la empresa objeto de estudio lleve un adecuado

control administrativo, contable y financiero de las operaciones que se realizan día a

día en la organización, contribuyendo a la optimizar la gestión y además cumplir con

los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Reflexiones

Luego de plantadas las conclusiones se recomienda a la empresa Fábrica Nacional

de Pañales Desechables Valencia, C.A. lo siguiente:

• Tomar en consideración los resultados obtenidos en la investigación, así como la

implementación de la propuesta, ya que contribuirá al registro de las

transacciones contables para la administración de la empresa, que permitan

elaborar en forma oportuna los estados financieros y lograr las metas planteadas,

puesto que ya que constituye una guía de consulta y control de las actividades

que realiza el personal del departamento de contabilidad.

59

• Desarrollar evaluaciones anuales sobe los procedimientos propuestos, de tal

forma que los procesos siempre se encuentren actualizados y acordes a las

necesidades de la empresa.

• Considerar la capacitación continua del área contable – financiera, para un

adecuado conocimiento y aplicación de las Normas Internacionales de

Información Financiera NIIF, tomando medidas previas para este proceso

globalizado que debe ser aplicado por la empresa a corto plazo.

• Desarrollar un programa de capacitación y adiestramiento en materia contable, y

a nivel de control de procesos, para el personal que intervienen en las actividades

que desarrolla el departamento de contabilidad.

• La empresa debe aportar las herramientas tecnológicas que permita la agilización

de sus operaciones y la contribución para el rendimiento de las actividades.

• El empleo de la tecnología de información, conjuntamente con un modelo

integrado administrativo-contable que garantice la efectividad de los procesos al

disminuir el margen de error de las operaciones y la duplicidad de tareas;

complementándose con la incorporación de reportes y consultas periódicas que

estén ajustadas a la demanda de la empresa.

60

REFERENCIAS

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61

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/contabilidad%20computacional%... del manual financiero contable. Consultado en marzo de 2014

ANEXOS

63

ANEXO 1 LISTA DE COTEJO

Ítems Aspecto a Observar Sí No

1 La gestión administrativa permite llevar un control de los

procedimientos financieros

2 La gestión financiera posibilita la obtención de informes

financieros razonables

3 La información financiera es confiable

4 Las políticas para el manejo de los procesos administrativos -

financieros son expeditas

5 Las decisiones financieras que se toman en la empresa les

ayuda en la planeación de las actividades de la organización

Fuente: Empresa Fanalpade Valencia, C.A. departamento de Administración (2014)

64

ANEXO 2

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA CARRERA CONTADURIA PÚBLICA

Agradecemos su colaboración y disposición para con este estudio y el haber

aceptado apórtanos estos datos, al igual que la honestidad y claridad en las repuestas.

Garantizamos la confiabilidad de la información.

Este cuestionario está diseñado para tener una idea clara sobre los aspectos que

Ud., como trabajador de la empresa en estudio pueda aportar para afianzar la

propuesta de PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADECUADOS PARA EL

TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES EN LA EMPRESA

FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES DESECHABLES VALENCIA, C.A.

UBICADA EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO

.

Gracias por su atención.

65

INSTRUCCIONES:

- Lea detenidamente cada una de las preguntas

Marque con una (X) la alternativa que considere correcta

CUESTIONARIO

Ítem Pregunta

Si No

1 ¿Los registros contables de la empresa permiten el control de la

información?

2 ¿Los reportes contables que se generan permiten conocer la situación

administrativa - financiera de la empresa?

3 ¿El personal se encuentra formado para llevar a cabo las funciones y

actividades asignadas a su cargo?

4 ¿La empresa tiene establecidas de normas y procedimientos para el

desglose de funciones contables - administrativas?

5 ¿La gestión contable genera los datos necesarios para la planificación,

de las operaciones de la organización?

6 ¿Los procedimientos establecidos y los estándares de control están

adaptados a las actividades propias que desarrolla la empresa?

7 Los estados financieros, proporcionan datos oportunos para medir los

resultados de la empresa

8 Los procesos contables y financieros que se ejecutan en la empresa

permiten la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo

más eficientemente

9 Existen procedimientos adecuados para el registro de las transacciones

contables

Fuente: Encuestados (2014)

66

CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES Objetivo General: Proponer procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.

Objetivos Específicos

Variable Definición Operacional

Dimensiones Indicadores Í tem Fuente Técnicas e Instrumentos

Diagnosticar la situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos financieros empleados en el manejo contable.

Procedimientos Financieros

Métodos, instrumentos y objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras por alcanzar.

Planeación financiera

Control

Gestión Administrativa Gestión Financiera Información financiera Políticas Decisiones Financieras

1 2 3 4 5

Trabajadores de la

empresa

Técnica: Observación

Directa. Instrumento:

Lista de Cotejo

Determinar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.

Transacciones Contables

Son herramientas que sirven de base para el registro de las operaciones e incluso una vez que inicia la actividad contable de la empresa

Operaciones y Contables

Registros contables Reportes Contables Funciones y responsabilidades Normas y procedimientos Gestión contable

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Técnica: Encuesta Instrumento: Cuestionario

Diseñar procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.

Los propios procedimientos

Controles contables Resultados Objetivos Procedimientos

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Técnica: Encuesta Instrumento: Cuestionario

Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)