Vad är e-procurement? • Web-baserat inköpsverktyg som alla når via intranet.

• Leverantör ofta genom ASP-lösning

• Endast kontrakterade leverantörer finns publicerade.

Process Beställa - Betala

Leverantör

Beställning

&

Kontering

Godkännande

Attest

3-vägs-

match

Betalning

Faktura

Workflow

(e.Fact)Bekräfta

mottagen

leverans

Godkänd

ordereFakturaL

ev

ok

mismatch

Pappers-

faktura

Scanning

& Manuell

Registrering

fredag den 18 januari 2013

2

Application Service

Provider

Standardavtal

• NLM10 Allmänna bestämmelser för leverans med montage av maskiner samt annan mekanisk, elektrisk och elektronisk utrustning

• ABM 07 Allmänna bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet

• Orgalime S2000 General conditions for the supply of Mechanical, Electrical and electronic products

Läs även standardavtal under • IT, transport, konsulter, underhåll och entreprenader eller allmänt om standardavtal.

•

• Allmänna bestämmelser Plast

• Allmänna leveransbestämmelser vid försäljning av papper, papp och förbrukningsartiklar

• AA VVS 05 Allmänna leveransbestämmelser avseende VVS- och VA-material för yrkesmässig verksamhet

• AIS-89, Allmänna handelsvillkor för statliga köp av handelsvaror, Norsk

• AKS 89 ALMINNELIGE KONTRAKTSVILKÅR

• ALBIF 2000 Allmänna bestämmelser för leverans av järn - och stålprodukter mm

• ALF 92 Allmänna leveransbestämmelser fabriksbetong

• ALG02 Allmänna leveransvillkor för grafiska presentationer

• ALGS 89 Allmänna leveransbestämmelser för grus- och stenmaterial

• ALG2007 Allmänna leveransbestämmelser för gaser

• ALH 2005 Allmänna leveransbestämmelser för försäljning till återförsäljare av elektriska hushållsapparater

• ALV93 Allmänna leveransvillkor fastställda av Grafiska Leverantörsföreningen

• ABM 07 Allmänna bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet

• ABM 92 Allmänna bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet

• ABM 92 Fabriksbetong Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för leverans av fabriksbetong

• ABM 92 Ballast Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för grus- och stenmaterial

• ABM 92 VA Branschspecifika tillägg till ABM 92 för VA material

• ABM 92 Asfalt Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för asfaltprodukter

• ABM 92 BR Tillägg till ABM 92 för leverans av betongelement och andra varor

• ABM BF 98 Branschspecifikt tillägg till ABM 92 för balkongleveranser

• ABM 92 Tillägg för planglasleveranser

• AKS89, Allmänna kontraktsvillkor för statlig upphandling, engelsk

• ALEM 81 Allmänna leveransbestämmelser för elektrisk materiel

• ALEM95 Allmänna leveransbestämmelser avseende elektrisk materiel för leverans och användning

• ALOS81 Allmänna bestämmelser av år 1981 för leverans av gods (utan montage) till den offentliga sektorn.

• ALOS05 Allmänna bestämmelser av år 2005 för leverans av gods (utan montage) till den offentliga sektorn.

• BFS2003, Leveransvillkor Storköksleveranser

Marknadsundersökning

Teknisk utveckling

Ständiga förändringar

Valuta förändringar

Skatter och tullar

Marknadsundersökning Macro-economic research

Meso-economic research

Micro-economic

research

BASF

Shell

GM Bayer

Ford

Chrysle

r

US

Japan

US

Europe

e.g. Chemical

industry Chemical

industry

Automotive

industry

Steel

adapted from Faes

and de Weerd, 1983

7

Purchasing market research definition

Systematic gathering, classifying and analyzing data considering all relevant factors that influence the

procurement of goods and services for the purpose of meeting present and future company

requirements in such a way that they contribute to an optimal return.

Fearon (1976)

Effective Sourcing • www.effso.com

Anbudsförfrågan

Antal leverantörer som får ta emot förfrågan

Fåtal Flertal

Intresse- förfrågan

Komplett avtal Detaljerad omfattning

Anbudsinstruktioner Avgränsning av omfattningen

Frågeformulär Kvalifikationskriterier

Begäran om affärsförslag

Anbudsbegäran Prisförfrågan

Låg

Hö

g

Tyd

ligh

et i kra

v o

ch

vill

ko

r

Effective Sourcing • www.effso.com

Anglosaxisk terminologi

Antal leverantörer som får ta emot förfrågan

Fåtal Flertal

RFI

RFP

RFQ, RFO, RFT

Låg

H

ög

Tyd

ligh

et i kra

v o

ch

vill

ko

r

Request for Quotation

Request for Offer

Request for Proposal

Request for Information

Request for Tender

Effective Sourcing • www.effso.com

Prekvalificeringsprocessen

Leverantörer att gå

vidare med till förfrågan (RFQ)

Leverantörer som mottagit RFI

RFI -

svar

Leverantör

’short’-

listade

för RFQ

RFI = Intresseförfrågan

med syfte att

prekvalificera

RFQ = Förfrågan med

syfte att handla upp

Effective Sourcing • www.effso.com

Kvalificering under upphandlingsprocessen

Leverantörer som blir inbjudna

till förhandling

Leverantörer som mottagit RFQ

Anbud

Leverantör

’short’-

listade

till

förhandling

RFQ = Förfrågan med

syfte att handla upp

Effective Sourcing • www.effso.com

Skillnader i kvalificering för standardiserade versus komplexa

leveranser

Leverantörer som mottagit RFQ

Budgivning

Leverantörer som mottagit RFQ

Anbud

Leverantör

’short’-

listade

till

förhandling

Standardiserade produkter

eller hyllvaror Komplexa eller

kundanpassade produkter

Anbud

(RFI) Förfrågan – Innehåll

Non Disclosure Agreement (NDA)

Syfte med förfrågan

Omfattning

Information om företaget

Information om produkter

Hur svaret skall se ut

Kontaktpersoner

Tidsplan

Villkor vid en eventuell RFQ

Request For Information (RFI)

Purchasing Managers Index

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

jan-00 jan-01 jan-02 jan-03 jan-04 jan-05 jan-06 jan-07 jan-08 jan-09 jan-10 jan-11

PMI

fredag den 18 januari 2013

www.logistikprogrammet.org

Leverantörs faktorer

Historik

Företagsprofil

Företagsledning

Affärsstrategi

Ekonomisk ställning

Projekt/Program

Leveransprecision

Personal - Tillgång

Personal - Kompetens

Kompetens i organisationen

Lev bas

Lokalisering

Kapacitet

Utveckling affärer

Teknisk utveckling

Produktivitet

Miljö

Kvalitetssystem

IT mognad

Val av leverantör - Arbetsgång

Befintliga leverantörer

Latenta leverantörer

Presumtiva lev – Leverantörs marknad

Arbetsgång, forts

Geografiskt val

1. Lokal marknad

2. Regional marknad

3. Global marknad

Använda eller förändra marknaden?

Plats i Kraljics matris ger typ av relation och strategi

Arbetsgång, forts

Preliminärt val

”Fall back” val

Kolla referenser

Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv

Näringsliv – svarta listor, facket, etc.)

Inhämta (vid behov) godkännande internt

fredag den 18 januari 2013

Som man frågar får man svar.

• Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov.

• Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat.

• Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild.

fredag den 18 januari 2013

Som man frågar får man svar 2.

• Tydlighet och ”lika” offerter underlättar jämförbarhet.

• Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde).

• Sena ändringar är ofta dyra ändringar.

Olika typer av produkter

Måste hanteras olika

Har olika datastöd

Har olika sakägare

Har olika beslutsprocesser

Har olika leverantörsmarknadstyper

Har olika betydelse

Har påverkan på olika ställen på DuPont

fredag den 18 januari 2013

Request For Quotation (RFQ)

(RFQ) Förfrågan – Innehåll

Produktbeskrivning med specifikation

Kvantitet / Volymer

Ritningar eller beskrivningar

Kvalitets nivåer

Leverans instruktioner

Kontraktsinformation

Villkor och konditioner

Andra krav eller villkor

Kontraktsförslag

fredag den 18 januari 2013

Beskrivning av vad som skall köpas in

Funktionell specifikation (inkl kvalitet)

Teknisk specifikation (inkl kvalitet)

Logistisk specifikation

Ekonomisk specifikation

”Politisk” specifikation (informell spec)

26

Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy

Leverage items (Competitive

procurement)

Strategic items (Partnership)

Standard items (System agreement +

e-business solution)

Bottleneck items (Reliable supply +

search

alternative)

High

Low

Financial

impact

High Low Supply risk

Source: van Weele, Purchasing and Supply

Chain Management, 2002

Agreement process

Needs analysis process

Market analysis process

Supply process

Payment & Follow-up process

Generic Purchasing process

Supplier Market “as is”

Information means

Supplier

evaluation

Develop Supplier market

Navigate in the global market:

- Google

- Open door for information

- Fairs, exhibitions, invitation on home page

- Advertising

- Catalogues

- Supplier catalogues

- Colleges in purchasing

Supplier Market analysis

Supplier

evaluation

Develop Supplier market

Agreement Process covers:

- Request for information

- Prequalification of suppliers (optional)

- Dialogue with suppliers and Negotiations

- Set up and Decision re Supplier(s)

- Conditions

- Supply plan

- Quality assurance process

- Documentation requirement

RFI &

Pre- Q

RFQ Offer Evaluation

Supplier

choice Negotiation Agreement

Agreement process

Supplier

evaluation

Develop Supplier market

Supply Process covers:

- Call offs /Order

- Order acknowledgement

- Supply plan and re-planning

- Logistics, incl. Transport, storage and documentation

- Receiving and inspection (Quality, number, timeliness)

- Check vs. conditions

Supply process

Call of & Order- Acknowledge- ment

Supply &

Reciving Replanning

Changes

Quality-

check

Supplier

evaluation

Develop Supplier market

Payment & follow up Process covers:

- Payment against conditions

- Statistics on process efficiency

- Statistics on supplier performance

- Feed back to supplier

- Information internally

- Improvement plans

Payment & follow up process

Payment Supplier

performance Process

efficiency

Development

plans

Mätning & Uppföljning av Inköps- processen

fredag den 18 januari 2013

Upphandlingsprocess

6.

Leverantörsv

al och avtal

4.

Välj

leverantörer

för

offertförfråg

an

3.

Bestäm

Inköpsstrate

gi

1.

Projekt-

mobilisering

2.

Definiera

värde och

omfattning

7.

Operationell

implementeri

ng

5.

Besluta

specifikation

er och

urvalskriteri

er

•Etablera

projektteam

•Övergripande

planering

•Planera kick-

off möte

•Samla intern

och extern data

på nuvarande

volymer,

specifikationer,

leverantörer,

kontrakt etc

•Detaljplanera

projektet

•Justera mål

och omfattning

•Analysera

marknads-

konkurrens

och påverkan

på bolagets

affärer

•Beslut om att

fortsätta i

upphandling

eller att

utveckla

nuvarnade

relation

•Beslut om

gruppering

map geografi

och

varugrupper

•Ta fram

kandidatlista

•Samla in

interna krav

•Skicka ut

leverantörs-

marknads-

undersökning

•Välj

leverantörer

för

offertförfråga

n

•Samla in,

sammanställ,

förenkla och

standardisera

specifikatione

r

•Samla in

krav och

besluta om

standardiserad

e

urvalskriterier

och viktning

•Ta fram, skicka

ut och utvärdera

offertförfrågan

•Besluta om

manuell eller

elektronisk

förhandling

•Utveckla

förhandlings-

strategi och

förhandla

•Genomför

lverantörsbedöm

ning enl. ISO

•Välj leverantör

och teckna avtal

•Ta fram

organisation

och plan för

implementerin

g

•Besluta om

organisation,

källor,

periodicitet

och metod för

kontinuerlig

uppföljning av

leverantörerna

och

leverantörs-

marknaderna

•Säkra

implementerin

g av avtal

•Kontinuerlig

mätning på

avtalstrohet

och

besparingar

•Kontinuerlig

uppföljning av

leverantörsmar

knaden

•Åtgärder för

bättre

avtalstrohet

och

konkurrenskra

ftiga villkor

•Leverantörsut

veckling

8.

Kontinuerlig

uppföljning

fredag den 18 januari 2013

Upphandlingsprocess

6.

Leverantörsv

al och avtal

4.

Välj

leverantörer

för

offertförfråg

an

3.

Bestäm

Inköpsstrate

gi

1.

Projekt-

mobilisering

2.

Definiera

värde och

omfattning

7.

Operationell

implementeri

ng

5.

Besluta

specifikation

er och

urvalskriteri

er

•Etablera

projektteam

•Övergripande

planering

•Planera kick-

off möte

•Samla intern

och extern data

på nuvarande

volymer,

specifikationer,

leverantörer,

kontrakt etc

•Detaljplanera

projektet

•Justera mål

och omfattning

•Analysera

marknads-

konkurrens

och påverkan

på bolagets

affärer

•Beslut om att

fortsätta i

upphandling

eller att

utveckla

nuvarnade

relation

•Beslut om

gruppering

map geografi

och

varugrupper

•Ta fram

kandidatlista

•Samla in

interna krav

•Skicka ut

leverantörs-

marknads-

undersökning

•Välj

leverantörer

för

offertförfråga

n

•Samla in,

sammanställ,

förenkla och

standardisera

specifikatione

r

•Samla in

krav och

besluta om

standardiserad

e

urvalskriterier

och viktning

•Ta fram, skicka

ut och utvärdera

offertförfrågan

•Besluta om

manuell eller

elektronisk

förhandling

•Utveckla

förhandlings-

strategi och

förhandla

•Genomför

lverantörsbedöm

ning enl. ISO

•Välj leverantör

och teckna avtal

•Ta fram

organisation

och plan för

implementerin

g

•Besluta om

organisation,

källor,

periodicitet

och metod för

kontinuerlig

uppföljning av

leverantörerna

och

leverantörs-

marknaderna

•Säkra

implementerin

g av avtal

•Kontinuerlig

mätning på

avtalstrohet

och

besparingar

•Kontinuerlig

uppföljning av

leverantörsmar

knaden

•Åtgärder för

bättre

avtalstrohet

och

konkurrenskra

ftiga villkor

•Leverantörsut

veckling

8.

Kontinuerlig

uppföljning

34

Total Cost of Ownership- TCO

• Sum of all cost connected with the procurement

• Including logistics, capital, warehousing

• Including maintaining, training

• One time cost and annual cost

• Scraping or waste cost

Three levels of analysis with focus on Total Cost. Who does what?

Objectives

Strategic

Proces improvement

•Consider fundamental proces.

•Proces re-engineering

•Major outsourcing issues.

Tactical

Focus on improvement suppliers

and contracts portfolio.

•Identification of major internal and

external cost drivers.

Operational

Managing of supplies and performance

measurement of suppliers.

• Suppliers feedback.

• Monitor performance.

• Supplier selection

• Volume allocation.

• Cost to product allocation.