PROGRAM BUDOVANIA KAPACÍT PACIENTSKÝCH ORGANIZÁCIÍ NA SLOVENSKU

1. fáza – STRATEGICKÉ PLÁNOVANIE A EVALVÁCIA POTRIEB (2013-2014)

BRATISLAVA 25.novembra 2013

Prehľad prvej fázy projektu

1.fáza (strategické plánovanie a evalvácia potrieb) cieľ:

Cieľ 1Každá pacientská organizácia bude schopná určiť si víziu, ambície a ciele prostredníctvom realistického a naplniteľného strategického plánu, ktorý reflektuje potreby, očakávania a výzvy príslušnej komunity a reflektuje potreby vonkajšieho prostredia.

Cieľ 2Každá pacientská organizácia bude schopná určiť si interné potreby rozvoja organizácie tak, aby mohla naplniť ciele stanovené v strategickom pláne.

CIELE PRVEJ FÁZY

Na konci prvej fázy bude mať každá organizácia:• Spracovanú analýzu externého prostredia a trendov, ktoré môžu ovplyvniť fungovanie organizácie v strednodobom horizonte.

• Spracovaný strategický plán, ktorý obsahuje: – VÍZIU– MISIU– ZÁKLADNÉ HODNOTY – STRATEGICKÉ CIELE – KĽÚČOVÉ OBLASTI AKTIVÍT

• Spracovanú analýzu kapacít organizácie a identifikáciu potrieb tréningov tak, aby bola schopná dosiahnuť stanovené ciele.

VÝSTUPY PRVEJ FÁZY

ZDÔVODNENIE PRVEJ FÁZY

Prečo treba strategické plánovanie?

Proces strategického plánovania je proces, počas ktorého organizácia definuje svoj dlhodobý smer a ciele prostredníctvom hľadania odpovedí na jednoduché, ale dôležité otázky:

Prečo vôbec existujeme?

Za akými hodnotami stojíme?

Čo chceme v konečnom dôsledku dosiahnuť?

Pre koho to robíme?

Ako to dosiahneme?

Strategické plánovanie je zásadným krokom v rozvoji organizácie.

VÝHODY STRATEGICKÉHO PLÁNOVANIA

Vďaka strategickému plánovaniu bude vaša organizácia schopná:

nastaviť smerovanie organizácie prostredníctvom realistických cieľov a stratégií, ktoré sú v súlade s misiou organizácie a ktoré možno jednoducho komunikovať navonok,

určiť východisko, podľa ktorého možno merať pokrok,

zlepšiť využiteľnosť zdrojov koncentrovaním sa na stanovené ciele,

zlepšiť komunikáciu voči verejnosti, rozhodovateľom a donorom - jasnejšie pochopenie poslania organizácie,

vytvoriť pocit vlastníctva a spolupatričnosti medzi členmi organizácie, čím sa zabezpečí ich aktívnejšia spolupráca.

Prvá fáza projektu pozostáva:• vytvorenie pracovnej skupiny v každej organizácii

• prípravné stretnutie – oboznámenie sa z nástrojmi a formulármi

• spracovanie analýzy vonkajšieho prostredia

• analýza kapacít a potrieb organizácie

• spracovania stratégie

• spracovania odporúčaní na tréningy

Po skončení prvej fázy bude každej organizácii poskytnutý tréning operačného plánovania (2. fáza projektu), ktorý naučí účastníkov ako implementovať strategický plán prostredníctvom ročných operačných plánov.

KĽÚČOVÉ KROKY PRVEJ FÁZY

Detailný prehľad krokov prvej fázy

• každá organizácia si vytvorí pracovnú skupinu, ktorá bude pozostávať min. z 3 osôb v rôznych pozíciách (napr. člen správnej rady, zamestnanec, člen združenia, dobrovoľník)

• úlohy pracovnej skupiny:

– poskytovať podporu expertom pri príprave analýzy vonkajšieho prostredia a analýzy kapacít a potrieb organizácie

– aktívne prispievať do diskusie pri príprave stratégie, konkrétne

– zabezpečiť komunikáciu a konzultáciu s čo najširším spektrom členskej základe vždy, keď bude treba

• každá pracovná skupina musí mať vedúceho

VYTVORENIE PRACOVNEJ SKUPINY (I)

Kritéria pre výber členov:– zabezpečiť reprezentatívnu vzorku zástupcov organizácie (vziať do

úvahy zastúpenie regiónov, mužov a žien, veku atď.)

– zabezpečiť vyvážené zastúpenie členov (vrátane predstaviteľov správnej rady), zamestnancov a dobrovoľníkov apod. Týmto sa zabezpečí rôznorodosť názorov a postojov všetkých aktívnych predstaviteľov / členov organizácie.

– zabezpečiť, aby väčšina členov boli pacienti

– výhodou je zapojenie tých, ktorí majú skúsenosti so strategickým plánovaním.

Časový rámec: každá organizácia zašle návrh min. 7 osôb do 13. decembra 2013

VYTVORENIE PRACOVNEJ SKUPINY (II)

Cieľom prvého prípravného stretnutia s pracovnou skupinou bude: predstavenie časového harmonogramu a plánu úloh

oboznámenie sa s nástrojmi a formulármi

oboznámenie sa s nástrojmi na evalváciu

zozbieranie potrebných dokumentov

Časový rámec: do 15. januára 2014

PRÍPRAVNÉ STRETNUTIE

Analýza vonkajšieho prostredia pozostáva z dvoch častí:– Všeobecná analýza vonkajšieho prostredia (spoločná pre všetky

organizácie)– Špecifická analýza vonkajšieho prostredia podľa konkrétneho ochorenia

(týkajúca sa konkrétnej organizácie, resp. ochorenia, ktorému sa organizácia venuje)

Metodológia analýzy vonkajšieho prostredia:– desk research – výskum dokumentov realizovaný expertmi

– informácie od členov pracovných skupín + konzultácie s členskou základňou organizácie

– rozhovory s 3-5 externými expertmi

Časový rámec: do 14. februára 2014

ANALÝZA VONKAJŠIEHO PROSTREDIA (I)

Všeobecná analýza vonkajšieho prostredia aplikovateľná na všetky organizácie bude:

• analyzovať celkovú situáciu zdravotníctva na Slovensku vzťahujúcu sa na všetky ochorenia – legislatíva, starnutie populácie, verejné vzdelávanie a informovanie, zainteresovanosť pacientov, náklady a rozpočty na zdravotníctvo, udržateľnosť systému, prístup k zdravotnej starostlivosti, lieková politika, eHealth a pod.,

• identifikuje legislatívne, politické, ekonomické a celospoločenské trendy, ktoré môžu ovplyvňovať pacientov a pacientske organizácie,

• ak treba, bude pokrývať ďalšie oblasti ako sociálna starostlivosť, diskriminácia vo vzdelávaní, zamestnanosť, životné prostredie a pod.,

• zahŕňať prehľad problémov, ktorým čelia pacientske organizácie na Slovensku, napr. možnosť financovania, spolupráca organizácii, postoje rozhodovateľov, postoje verejnosti.

Výstup: Všeobecná analýza vonkajšieho prostredia

ANALÝZA VONKAJŠIEHO PROSTREDIA (II)

Špecifická analýza vonkajšieho prostredia podľa konkrétneho ochorenia aplikovateľná na konkrétnu organizáciu bude:

• analyzovať problémy, ktorým čelia pacienti konkrétnej organizácie ako napr. dostupnosť k zdravotníckym službám, dostupné terapie, kvalita starostlivosti, zainteresovanosť pacientov, diskriminácia

• analyzovať problémy, ktorým čelí organizácia ako napr. možnosti financovania, postoje rozhodovateľov, očakávania ľudí od organizácie

Výstup: Špecifická analýza vonkajšieho prostredia podľa konkrétneho ochorenia spracovaná pre každú organizáciu

ANALÝZA VONKAJŠIEHO PROSTREDIA (III)

Cieľ: – vyhodnotiť a popísať súčasný stav organizácie z pohľadu zdrojov,– získať podklady a informácie pre stratégiu a odporúčania na tréning

Oblasti hodnotenia:• vízia• riadenie organizácie• forma členstva• proces plánovania• manažment• získavanie, udržateľnosť a transparentnosť zdrojov• finančný manažment• riadenie ľudských zdrojov• administratíva a IT podpora• vonkajšie vzťahy a advokačný potenciál• komunikácia a vzťahy s médiami

ZHODNOTENIE KAPACÍT ORGANIZÁCIE

Metodológia: SWOT analýza – analýza silných a slabých stránok organizácie:• Nástroj na sebahodnotenie kapacít organizácie (návrh EPF)

• prieskum dokumentov – základné listiny, interné smernice, ročné plány, finančné dokumenty, atď.

• dotazník na zber dát

• rozhovory s predstaviteľmi organizácie

• rozhovory s 3-5 relevantnými expertmi

Prístup: participatívny (experti + organizácia – povinné stretnutia s pracovnými skupinami)

Časový rámec: február – apríl 2014/ finálna verzia 14. apríl 2014

Výstup: Analýza kapacít organizácie

ZHODNOTENIE KAPACÍT ORGANIZÁCIE

Cieľ: príprava stratégie na obdobie 5 rokovObsah stratégie:

1. extrakt Analýzy vonkajšieho prostredia (všeobecnej aj špecifickej časti)

2. Vízia – čo sa snaží organizácia dosiahnuť v dlhodobom horizonte, ideálna situácia ku ktorej chce prispieť; príklady

• nesprávna vízia : boj s rakovinou

• správna vízia: svet bez rakoviny

3. Misia - pozostáva z odpovedí na otázky: čím je organizácia?, čo chce organizácia robiť?, na koho je zameraná? aké metódy a techniky používa?; príklady:

• nesprávna vízia : Naša misia je podporovaž svojich členov prostredníctvom advokačných aktivít, komunikácie, koordinácie a založením novej organizácie

• správna misia: Cieľom organizácie je pomoc pacientom s XX ochorením, zlepšovanie kvality ich života a ich podpora pri prístupe ku kvalitnej zdravotnej starostlivosti prostredníctvom služieb a advokačných aktivít

TVORBA STRATÉGIE

Obsah stratégie (pokračovanie): 4. Základné hodnoty – presvedčenia, normy a nápady, ktoré určujú ako organizácia napĺňa svoju misiu; príklady:

• nesprávne : OTVORENOSŤ – otvorene sa hlásime k nášmu ochoreniu, pocitom a aktivitám pred sebou aj ostatnými

• správne: NEDISKRIMINÁCIA - presadzujeme práva všetkých pacientov bez ohľadu na ich zdraviotný stav, vek, pohlavie, etnickú príslušnosť, politické a náboženské presvedčenie, ekonomický stav, sexuálnu orientáciu alebo iné faktory, ktoré môžu viesť k diskriminácii

5. Strategické ciele – nastavenie smeru rozvoja organizácie v strednodobom horizonte; príklady:

• nesprávne : Chceli by sme zvýšiť verejné povedomie o imunologických ochoreniach na Slovensku. Podporíme národnú a medzinárodnú spoluprácu medzi partnerskými organizáciami.

• správne: Prístup k zdravotnej starostlivosti: Podpora prístupu pacientov k efektívnym screeningovým programom a primeranej a široko dostupnej diéte pre diabetikov.

TVORBA STRATÉGIE

Obsah stratégie (pokračovanie): 6. Kľúčové oblasti aktivít – prehľad oblastí, na ktoré sa musí organizácia sústrediť, aby bola schopná dosiahnuť

stanovené strategické ciele v rámci časového horizontu, príklady:

nesprávne: Zvýšenie informovanosti: Chceme pritiahnuť mladých ľudí a vytvoriť vzdelávací program pre žiakov a deti materských škôlok

Správne: Vytvoriť vzdelávací program pre žiakov a detí materských škôlok.

Prístup:• stretnutia s pracovnými skupinami - prediskutovanie spracovaných analýz: analýzy vonkajšieho

prostredia + analýza kapacít organizácie ako východiskových dokumentov strategického plánovania (apríl 2014)

• stretnutie - strategické plánovanie - dvojdňové stretnutia s pracovnými skupinami a ďalšími členmi organizácie (máj - jún 2014)

• Follow up meeting - 1-dňové stretnutie finalizácia stratégie (september 2014)

• stratégia musí byť odsúhlasená valným zhromaždením organizácie alebo iným relevantným orgánom

Výstup: Stratégia

TVORBA STRATÉGIE

Cieľ: určiť potreby organizácie z hľadiska rozvoja personálnych kapacít (potrebné tréningy) tak, aby bolo možné dosiahnuť navrhnuté strategické ciele

Podklad: analýza kapacít organizácie a stratégia

vytvoria experti s komentárom EPF, organizácia bude mať možnosť vyjadrenia sa a bude musieť tento dokument schváliť

Časový rámec: : október 2014

Výstup: Odporúčania na tréningy

ODPORÚČANIA NA TRÉNINGY

Každá organizácia dostane ku koncu projektu tieto dokumenty:

1. Všeobecnú analýzu vonkajšieho prostredia

2. Špecifickú analýzu vonkajšieho prostredia

3. Analýzu kapacít organizácie

4. Stratégiu

5. Odporúčania na tréningy

PREHĽAD VÝSTUPOV PROJEKTU

polovica decembra 2013 vytvorenie pracovných skupín

polovica januára 2014 prípravné stretnutie pracovných skupín

koniec februára 2014 Analýza vonkajšieho prostredia: Všeobecná analýza + Špecifiká analýza podľa konkrétneho ochorenia

koniec februára 2014 zaslanie analýzy EPF na komenty

polovica apríla 2014 Analýza kapacít organizácie

apríl 2014 Stretnutia pracovných skupín a expertov – prediskutovanie spracovaných analýz:

máj – jún 2014 Stretnutia pracovných skupín, ďalších členov organizácie a expertov: strategické plánovanie (2

dni každá organizácia)

september 2014 Stretnutia k zhodnoteniu stratégie (1 deň každá organizácia)

október 2014 konsolidácia Stratégie a Odporúčaní na tréningy

november 2014 Záverečné stretnutie – zahájenie 2. fázy projektu – Operačné plánovanie

ČASOVÝ HARMONOGRAM