PROGRAMA DE COSTOS YRENTABILIDADES

Manual que describe los procesos del sistema GeCO de Costos y Rentabilidades, laforma en que el usuario maneja la aplicación.

Ing. Patricia Jimbo Santana (Mba)Ing. Mónica Jimbo Santana (Msc)

ISBN 978-9942-21-999-2

QuéesGeCO? PreviousTopNext

GeCOesunsistemainformáticodeapoyoparalatomadedecisionesgerencialesyestratégicasparalascooperativasquerealizanintermediaciónfinanciera.Elresultadodesuscomponentes(módulos)presentados en reportes fáciles de entender, le permite a los ejecutivos y alta gerencia analizar ymonitorear los resultados de su gestión, tomar correctivos, establecer políticas y formularseobjetivos a largo plazo; Además, la variedad de informes gráficos dispuestos en todo el sistemahacenqueelusoseafácilyagradable.Elsistemaestácompuestoporunconjuntodesolucionesqueinteractúanentresíparabrindarleunpanorama global de la situación de su empresa en aspectos relacionados con el costo de susproductosyservicios,elcontrolyanálisisdesupresupuesto financieroyelmonitoreodesuplanestratégico;loscomponentesdelsistemaGeCOson:

Producto Descripción

Financiero

Permite la definición del catálogo decuentas, ingreso de estadosfinancieros,construcciónyevaluacióndeindicadores.

Costosrentabilidades

Se encarga de la identificación de losingresos, costos y gastos de losproductosyserviciosdelaentidad.

Presupuestofinanciero

Permite la elaboración presupuestariapor oficinas o en forma consolidada;y, posterior seguimiento y evaluacióndelavancepresupuestario.

Planeaciónestratégica

Abasedeunanálisisinternoyexterno,el sistema le permite determinarobjetivos, estrategias y los planes deacción necesarios para alcanzar lasmetasplanteadas en el corto,medianoylargoplazo.

Característicasdelcomponente"costosyrentabilidades"

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Cumpliendo con la finalidad principal del sistema que es el proporcionar información a la altagerenciaparalatomadedecisiones,GeCOleentrega:

·Estadosderesultadosmensualeshistóricosyajustados(productodelasdistribuciones)

· Reporte comparativo de indicadores financieros de los estados de resultados históricos yajustados.

·Reportedelosingresos,costosygastosdelasunidadesadministrativasdetodasycadaunadelas oficinas, sucursales y/o agencias de la organización; permitiendo determinar resultados(rentabilidadoperdida)detodaslasunidadesadministrativas.

·Informaciónprecisadelosingresos,costosygastosasignadosacadaunodelosproductosyserviciosestablecidosporlaorganizaciónencadaunadelasoficinas,lograndoestablecerqueproductos le generan rentabilidad y cuales son deficitarios en cada uno de los periodosevaluados.

· Definir,almacenaryprocesardatosvinculadosa losproductosquenoseencuentran en losestados financieros, así como el monto de las colocaciones de un tipo de crédito, sociosatendidos en el serviciomédico durante unmes, número de transacciones realizadas en loscajerosautomáticos,cuentasdeahorroabiertasenelmes,nuevosdepósitosaplazo,númerodesolicitudesdecrédito,créditosentregados,créditosrechazados,etc.

· Facilidadesparadeterminarygestionarindicadoresdecostostomandocomobaseloscostosdelosproductosyservicios.

·Determinarygestionarindicadoresdecostosabasede:1.Losingresos,costosygastosdelasunidadesadministrativasdecadaoficina.2.Losingresos,costosygastosdelosproductosyservicios.3.Losvaloresmensualesdelosvínculosrelacionadosalosproductosyservicios.4.Losdatosdeloscostosmensualesdelosrecursoshumanos.

· Realizar un seguimiento de todos los reportes mediante gráficos comparativos y datosestadísticos.

· Determinar políticas institucionales para establecer los ingresos, costos y gastos de losdistintoscentrosdecostoscomolasoficinas,unidadesadministrativasyproductosyservicios.

CaracterísticasOperativas PreviousTopNext

EstaconstruidoparatrabajarenunambienteWindowsconunaredlocal,conarquitecturacliente–servidor; es decir que puede ser instalado en las computadores de los usuarios que utilizancomúnmente para sus actividades diarias. La definición cliente – servidor significa que en lasestacionesdelosusuariosseinstalaelsistemacontodosloselementosvisuales;estos,paraobteneryalmacenardatosdebencomunicarse–mediantelared–aunequipoquehacedeservidorenelcualse encuentra almacenado todos los datos y funciones relacionadas con el ingreso, consulta,modificaciónyeliminacióndeestos.Comocaracterísticasoperativasprincipalesdelsistemapodemosmencionar:

·SistemadesarrolladoparatrabajarenambienteWindows.

·Requieredeunaredparainteractuarentreelservidorylosusuarios.

· Es un sistemamultiempresa, es decir que en ella puedo procesar la información de variasentidadescooperativas(estaopciónesútilparaentidadesgremialesdelsistemacooperativo).

·Lepermiteprocesarinformacióndemúltiplesoficinas(matriz,sucursalesy/oagencias).

· Multiusuario le permite un número determinado de usuarios a los cuales se les asigna unidentificacióndentrodelsistema.

· Tienenlacapacidaddepersonalizarlospermisosdeaccesoalsistema,estosepuederealizarmediantepermisosdirectosopormediodeperfilesdeusuarios.

· Está en capacidad de controlar los roles asignados a cada usuario para cada uno de losprocesosdelsistema,comorolesentendemoslasfuncionesdeingresar,consultar,modificaroeliminardatos.

·Esunsistemaaltamenteparametrizado,permitiéndolealaorganizacióndeterminarestructurasflexibles del catálogo de cuentas, personalizar la relación directa de las cuentas con losproductos y servicios, construir sistemas de evaluación mediante la construcción deindicadores,etc.

Requerimientosbásicos PreviousTopNext

Entrelosrequerimientosbásicosparainstalarelsistematenemos:1.BasededatosSQLServer2005

2.Unequiposervidorcon:·SistemaoperativoWindows(preferibleWindowsXP)·Almenos20GBdeespaciolibreeneldisco·MemoriaRAM4GB(preferible)

3.Estacionesdetrabajo·SistemaoperativoWindows98,WindowsXP,WindowsVistaoWindows7·Almenos10GBdeespacioendisco·MemoriaRAM2GB.

4.Reddedatoslocalcategoría5Eosuperior

Formasdeacceso PreviousTopNext

Siel sistemase instalocorrectamenteUsteddebe tenerun iconoenel escritorioque le permite elacceso directo al sistema. Se presentara identificando si el sistema está en modo “Servidor” o“Cliente”,presionandodobleclicconelmouseingresaraalsistema.

Otramaneradeingresaralsistemaesmedianteelmenúdeiniciodelsistemaoperativo;seleccionelasopcionesenelsiguienteorden:IniciodeWindowsàTodoslosprogramasàPC&PCSolutionsàGECOàGeCOServidor(Cliente).

Registrodelalicenciadeuso PreviousTopNext

Silosprerequisitos(basededatosysistemaGeCO)seinstalaronsininconvenienteselsistemalepediráelregistrodeunalicenciadeuso;lalicenciadeusoesunaautorizacióndelfabricanteparahacerusolegitimodelsistemaensuentidad.

La secuencia de caracteres que componen la licencia de uso debe ser ingresada en el campo“Registro”yluegopresionarelbotónAceptaryespereunanotificacióndelsistema;sinodisponedelalicenciapuedeutilizarelsistemaenmododemostración,paraestopresioneelbotónDemo30días,siningresarningúncarácterenelcampo“Registro”.

Sinolepresentalapantallaantesdescritaesdebidoaquealguienyaingresounalicenciaohabilitóelsistemaenmododemostración.

Seleccióndelaentidad PreviousTopNext

El proceso que permite la instalación del sistema genera la estructura administrativa más no lorelacionado a la organización que hará uso del sistema, luego de registrar la licencia de uso y sipreviamentenohancreadounaentidad,elsistemalepresentaráunapantallacomolaquesemuestraacontinuación.

SiestávacíaUsteddebecrearunaentidadpresionandounclicconelmouseeneltexto“Crearunanuevaentidad”,almenosingreselosdatosobligatoriosypresioneeliconodeguardarycierreelformulario;deregresoalaformadeladerecha,seleccionelaentidadpresionandodobleclicconelmouseoelbotónAceptar.

Lapantallaanteriorlepresentarásolosinotienedefinidounaentidadocuandotienemásdeunaydebe seleccionar con cual desea trabajar; si solo tiene creada una, el sistema pasará por alto estaselección.

Usuarioyclavedeacceso PreviousTopNext

Lainstalaciónpordefectogeneraelusuarioycontraseñadeladministradorcon“admin”demaneraquedebeingresarestosdatosypresionarlateclaENTERoelbotónAceptarparaingresaralapantallaqueseleccionalasentidadesolapantallaprincipal.

SiUsted está usando demanera regular el sistema, el administrador debió asignarle un usuario ycontraseña demanera que estos datos son los que debe ingresar, si deseamodificar la contraseñabastaráconhaceruncliceneltexto“Cambiardecontraseña”eingresarsunuevaclavedeacceso.Porseguridad,elsistemaestáprovistodeunregistroquecontrolalosdíasvigenciadelasclavesdeacceso (generalmente es de cien días), cumplido este periodo el sistema le obligara a cambiar suclavedeacceso.

Faltandopocosdíasparacumplirselosdíasdevigencia,elsistemalepresentaranotificacionescadavezqueUstedingrese,recordándolequedebecambiarsucontraseña.

Pantallaprincipal,elementosyusos PreviousTopNext

Constituyelaprimeravistadelsistemaluegodeseleccionarlaentidadconlaquesedeseatrabajareidentificarseconelingresodelusuarioylacontraseña;enelcentrodelapartesuperior–amaneradetitulodelsistema–sepresentaelnombredelaentidadconlaqueUstedestátrabajando,unalíneamás abajo se encuentra la barra del menú identificada por textos como “Menú principal,”,“Formato”,“Configuración”,etc.En la parte superior derecha, debajo de los típicos iconos paraminimizar,maximizar o cerrar elsistema,encontramosdosopciones:

Estilos.-SonunconjuntodeopcionesqueustedpuedeseleccionarparadarlaaparienciadecolorqueaUstedmejorleagrade,laconfiguraciónqueseleccioneseráalmacenadacomoformatodelusuarioysiemprequeingreseconsuidentificaciónyclave,elsistemapresentarásuconfiguración.

Ayudadelsistema.-Enestalistadeopcionesencuentralainformaciónnecesariaparaadministraryoperarelsistemacorrectamente;además,unconjuntodereferenciasparaaccederdemejormaneraalsoportedelproveedordelsistema.

EncadaopcióndelabarrademenúUstedencontraráunconjuntodeiconosquerealizanfuncionesespecíficas,muchosdeellossepresentanentonosgrisesloqueindicaqueestándeshabilitadosysoloseránutilizablescuandocambienestacondición.SiUstedubicaelmousesobrecualquieradeellosaunquepermanezcandeshabilitados,un textoemergente le indica la funciónquecumpledentro delsistema.Paraorientarsedemejormaneravamosaindicarelcontenidodecadamenú,así:

Menúprincipal.-Contienelasfuncionesbásicasdelsistemacomohacerunregistro,editar,guardar,eliminar,etc.

Formato.-Conjuntodeopcionesquepermite dar apariencias diferentes a determinados elementosdelsistemacomolosgráficos.

Configuración.- Incluye un conjunto de procesos que – como su nombre lo indica – permiteningresarinformaciónadministrativadelsistemacomousuarios,oficinas,permisos,etc.

Herramientas.- Conjunto de procesos relacionados con la administración de la base de datos delsistema.

Losiconosdelabarrademenúestánvinculadosaeventoscomoguardar,habilitar,eliminar,etc.oaprocesosquecumplenunafunciónespecífica;enelsegundocasoelsistemapresentaunapantallaauxiliarconsuspropiosiconosyustednopodráejecutarningunaotraacciónenelsistemamientrasnohayaterminadodeutilizarycerrarelprocesoabierto,comosemuestraenlaimagen.

Elejemploanteriorpermitelacreacióndeoficinasyladefinicióndelaestructuraorgánicadecadaunadeellas,esteprocesoseencuentraenelmenú“Configuración”.

Comosemuestraenlaimagen,sepresentaelmenúdeprocesosquecontienelosdistintosmódulosyfunciones del sistema; es decir, aquellos que son permanentemente utilizados para obtener losresultadosesperados.Paravisualizar su contenidobastará conpresionarunavez clic conelbotónizquierdodelmouse.

Parafinalizar,eneláreademayortamañoquesepresentaenlaimagenanterior,sepresentantodoslosprocesosqueUstedhayaseleccionadodesdeelmenúubicadoalaizquierda.

El sistemapuede ejecutar tantos procesos simultáneamente como seannecesarios, para facilitar sutrabajo,ensuversiónoriginal,estossepresentanenformade“TAB’s”enlapartesuperiordeestaárea, peroUsted puede cambiar esta configuración arrastrando los procesos al sitio quemejor seacomodenparatenerunavistaúnica.

Comosemuestraenelejemplo,enlamismapantallatenemos,lalistadepersonal,ungráficodeloscostosdelosproductosyunreportededistribuciones.

Utilizarelmododeconsultaodeedicióndedatos

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Losmodosdetrabajoestándirectamentevinculadosalospermisosasignadosparacadausuarioyacadaprocesodelsistema;permitiéndoleconsultar, ingresarnuevosdatos,modificaroeliminar losdatos ya existentes. Dependiendo de estos permisos el sistema habilita o deshabilita los iconosubicadosenlapartesuperiorizquierdadelabarrademenú;estosson:

Creaunnuevoregistro

Editalosdatosdeunregistroexistente

Guardalosdatosingresadosomodificados

Cancelalaedicióndeunregistroyregresaalmododeconsulta

Refrescaelcontenidodelapantallaactiva

EliminaelregistroseleccionadoSinmodo.-Puedeidentificarestaformadetrabajocuandoningunodelosiconosdeediciónestánhabilitados,estaformasepresentaparticularmenteenlosreportesnuméricosygráficos.

Mododeconsulta.-SepresentageneralmentecuandoUsted ingresaalprocesoy tieneuna listadevaloressobrelosquepuedeseleccionar.Mientraspermanezcaenesteestadotienelasposibilidadesde:

·Navegarentrelalistadevaloresparaconsultarlodeseado(clicconelmouse).

·Ingresarunnuevoregistro

·Editarelregistroseleccionado

·Eliminarelregistroseleccionado.

Mododeedición.AestemodosellegacuandoUstedhaseleccionadounregistroparamodificarlooestá ingresando uno nuevo, se identifica por que los campos que están a la derecha de la lista sehabilitan;lasalternativasquetieneson:

·Grabarlosdatosingresadosomodificados.

·Cancelarlaedicióndelregistro.

Datosobligatorios PreviousTopNext

En determinados procesos existe datos que deben ingresar obligatoriamente; esto significa que elsistema rechazara el intento de grabar si no los ha ingresado, el resto de campos pueden estar enblanco, pero estos no. Los datos obligatorios son perfectamente identificados con un asterisco decolorrojoalterminarelnombredelcampo.

Comosemuestraenlaimagen,loscampos“Nombre”,“Responsable”y“Fechadeingreso”sonobligatorios.

Mensajesynotificaciones PreviousTopNext

Elsistemadefinecomomensajesaaquellasquesepresentanenlapartecentraldelapantallaluegodeejecutarundeterminadoevento(Guardar,eliminar,aceptar,procesar,etc.),Usteddebepresionarunodelosbotonesdeestaparacerrarla. Lasnotificacionessonaquellasquesedibujanenlaparteinferiorderecha de la pantalla amanera de globos, se presentan por unos segundos y desparecenautomáticamente.Comosemuestraenlaimagen,todoslosmensajestienen–enlaparteinferiorderecha–unoomásbotones, Usted debe seleccionar para cerrar el mensaje; el icono y el texto en color azul queidentificaneltipodemensaje,mientrasqueelnúmeroalpiedelanotificaciónseñalasuorigen.

Estossepresentanportresrazones:

·Porunerrorenlaselección,ingresodedatosuomisióndeuncampoconsideradoobligatorio.

· En forma de advertencia, anticipándose a una acción que realizara el sistema comoconsecuenciadelusodeunprocesooeventoenparticular.

·Enformadeinterrogación,cuandoanteuneventodeterminado,Ustedtienevariasalternativassobre las cuales decidir; como semuestra en la imagen anterior, debe decidir si guarda loscambiosrealizadospresionandoelbotón“Si”o“No”.

Lasnotificacionestienenlaformadelaimagen,sepresentansolocuandoelsistemaconsideranecesarioinformarledeeventosimportantesqueUsteddebetomarencuenta;notomeacciónalgunayaquedesaparecensolosdespuésdealgunossegundos.Elejemploleindicaalusuariolosdíasdevigenciadesuclavedeacceso.

Generacióndegruposenlistasdedatos PreviousTopNext

El sistema está provisto de una herramienta que le permite agrupar datos a base de criteriosadministrados por el usuario, esta facilidad está disponible en procesos que justifican algunaclasificacióndelosdatos,comoporejemplolaconstruccióndeindicadoresfinancieros.Para identificar si el proceso que está utilizando permite esta facilidad, debe presionar el botónderechodelmouseencualquierpartedelalistaysilepresentaunmenúcontextualcomoelquesemuestraaladerecha,entoncespuedehacerusodelaclasificación.

Paracitaralgunosejemplos;cuandolaentidadtienevariasoficinasyestasseencuentranubicadasenregiones diferentes puede hacer una clasificación por regiones. Es decir puedo crear una carpetaparalasoficinasdelaregióncosta,otraparalaregiónsierra,etc.

Paraelcasodelosindicadoresquecitamos,puedocrearunacarpetaparalosindicadoresquemidenla“Calidaddelosactivos”,la“Rentabilidad”,“Liquidez”,etc.

Laestructuradecarpetasquepuedeconstruirnoestálimitadoalprimernivel,Ustedpuedecrear(amaneradeestructuradeárbol)lacantidadderamificacionesquecreaconveniente;Ejemplo:

Indicadoresfinancieros·CALIDADDEACTIVOS

·INDICEDEMOROSIDAD·COBERTURADEPROVISIONES

·MANEJOADMINISTRATIVOS·RENTABILIDAD·LIQUIDEZ

Lasopcionesdelmenúcontextualqueconstanenlaimagenanterior,apartedecrearlaestructuradecarpetas, tienen funciones similares a las del menú principal con la que puede crear un nuevoregistro,eliminar,editar,etc.Paracrearunnuevoelementocomoregistroocarpeta,debeconsiderarla ubicación en la que se encuentra dentro de la lista; es decir, si estoy ubicado en “MANEJOADMINISTRATIVO” y selecciono la opción de crear una nueva carpeta o registro, lo incorporacomodependientedelaubicación.

Paracrearunelemento(registroocarpeta)sinningunadependenciaexistente,seleccione laopción“Crearenlaraíz”,entoncestendráelresultadoesperado.

Cómosalirdelsistema? PreviousTopNext

Existeunasolamaneradesalirdelsistemayespresionandoeliconoenformade“X”ubicadoenlapartesuperiorderechadelapantalla.Comosemuestraenestaimagen.

Luegodelocualledespliegaunmensajesolicitándoleconfirmareldeseodecerrarelsistema.

Cerrarprocesos PreviousTopNext

Estaopciónrefierealosprocesosabiertosquesonubicadosenlapartesuperiordeláreadetrabajo;comosemuestraenlasiguienteimagen,dentrodelrecuadrorojo:

Sibiencadaprocesopuedecerrarseeneláreadetrabajo,presionandoeliconorepresentadoporuna“X”enlapartesuperiorderechadeesteespacio,estaopciónlepermiteretirartodosparanohacerloindividualmente. Este icono permanecerá habilitado mientras exista un proceso abierto, casocontrariosepresentarádeshabilitado.

Cambiardeentidad PreviousTopNext

EstaopciónpermaneceráhabilitadasiUstedcontrolamásdeunaentidad(cooperativa)conelmismosistema; tener la posibilidadde controlarvarias entidadesdependeráde la licenciaqueUstedhayaadquiridoalproveedor.

Si este icono esta deshabilitado implica que su licencia de uso solo permite controlar una entidaddentrodelsistema.

Menúdeprocesos PreviousTopNext

Siobservamoslaimagenanterior,elmenúdeprocesosesaquelqueseencuentraenlapartesuperiorizquierdadeláreadetrabajo,estárepresentadaporuniconodecolorazulenformadeunapiezaderompecabezas.

El menú de procesos contiene todos los componentes (módulos) del sistema y sus respectivosprocesos;enocasiones–porerror–podemoseliminarlevisualmente;siestoocurre lamaneradeubicarlenuevamenteensulugaresseleccionandoestaopcióndelmenúprincipal.

Formatodepaletas PreviousTopNext

Estaopciónsirveparadarunaspectoadeterminadaspartesdeunproceso;puntualmenteaaquellosquetienenlaformaquesemuestraenlaimagenaladerecha,alseleccionarestalepresentaraunapantallaauxiliarparaqueseleccionelaquemásleagrade.

Este formato cambia solo el aspecto visual de estos componentes, en los procesos que estánincorporados;estecambioseaplicaparatodoslosprocesosyparatodoslosusuarios.

Formatodelgráfico PreviousTopNext

Comosemuestraenlaimagen–luegodehaberobtenidoelresultadodeunreportegráfico–Ustedpuedecambiarlaformadeeste.

Paraactivarestaopcióndebepresionareliconocorrespondienteyluegoexpandirelmenúdeopcionesubicadodebajodelmenúdeprocesos;esposiblenavegarporlosdistintosformatoscambiandolaformahastaencontrarlaquemejorrepresentesusdatos,paraseleccionarsolopresioneelbotónizquierdodelmousesobrelaformaseleccionada.

Seriededatos PreviousTopNext

Elprocedimientoparacambiar laconfiguraciónde las seriesdedatosdeungráficoes similar entodas.

Laconfiguraciónde las seriesesevidentecuando tieneun tipodegráficocomobarras, cilindros,combo, gantt y otros; pero si está utilizando un pastel para representar sus resultados, laconfiguracióndelaserienodaráningúnresultadoevidente.

ImportanteseñalarquepresionandoelbotónderechodelmousesobreelgráficoUstedpuedecopiarlaimagenypegarenundocumentoWord.

Incorporarimágenes PreviousTopNext

Conelpropósitodeenriquecersusinformesypersonificarelresultadodeunreporte,elsistemalepermitecambiarlasbarrasporimágenes.

Existeunaampliacoleccióndetemasquepuedenincorporarsealreporte,asícomo:Personas,billetes,lápices,libros,edificios,relojes,monedas,cartas,personas,arboles,tornillos,pelotas,etc.

Paletas PreviousTopNext

Enocasiones lavariedaddedatos representadosenungráfico impidendiferenciarentreundatoyotro por la similitud de los colores, para esto Usted pude cambiar la combinación de coloresseleccionandounapaletadiferente.

Laspaletassoncombinacionesdecoloresaplicablesparatodoelgráfico,seseleccionadelamismamaneraqueenloscasosanteriores;paraestaopciónexisteunaampliavariedaddecombinacionesalasquepuedeaccederymejorarlacalidaddesusinformes.

Otrasopciones PreviousTopNext

Simpleo3D:Permiteincorporaroeliminarelefectodeprofundidadalgráfico.

Tituloparaelejedelas“X”:Agregauntítuloadicionalalejedehorizontaldelgráfico.

Ubicacióndeltítulo:Permitereubicareltitulodelgráficosegúnlasopciones.

Tituloparaelejedelas"Y":Agregauntituloadicionalalejedeverticaldelgráfico.

Backgroundinicialyfinal:Lepermiteseleccionardoscoloresquecombinadoscambianelfondodelgráfico.

Ángulodelefecto:Debeingresarunvalorquerepresentaelgradodeinclinacióndeloscoloresdelfondodelgráfico.

Agregarnotas:Lepermiteincorporartextosexplicativosalgráfico,Usteddebeingresareltextoylascoordenadasparaelejedelas“X”e“Y”.

Crearunaentidad PreviousTopNext

Esteprocesolepermitecrearnuevasentidadesomodificarlasexistentes,lasentidadesnosonmásquelascooperativasconlasqueUstedvaatrabajar,estoesútilcuandoasucargovaamantenerelcontrol de varias de ellas. El número de entidades que Usted puede controlar con el sistemadependerásulicenciadeuso.

Laentidadrequiere informaciónbásicacomoelnombre,datosdelaubicaciónfísica (país,ciudad,etc.), teléfonos, información del responsable y de ser posible debe ingresar el logotipo de laCooperativa.

Crearomodificaroficinas PreviousTopNext

Lasoficinassonlosespaciosfísicos(matriz,sucursalesy/oagencias)enlasquelaentidadbrindasusserviciosalossocios;además,paraefectosdelsistemalasoficinasquedebenincorporarsemedianteeste proceso son aquellas que tienen entidad contable; es decir, que cuenten con sus estadosfinancierospropios.

LoanteriorsignificaquesiunaCooperativatieneoficinasquerealizanoperacionescomopuntodeventa enlazadas – tecnológicamente hablando – a otra oficina (matriz o agencia) afectando susoperacionesalosestadosfinancierosdeestaúltima;seráinnecesariodefinirladentrodelsistema.

Si la información a procesar en cualquier componente del sistema es por oficinas, será necesariodefinir todas, incluido lamatriz; caso contrario si solo desean procesar información consolidada,seránecesariodefinirsololaoficinamatriz.

EnvariasCooperativastienencomonormasepararlasactividadesdelaoficinamatrizenoperativasycorporativasconestadosfinancierosdiferentes,enestecasodeberáncrearsedosoficinas“Matrizcorporativo”y“Matrizoperativo”,oelnombrequemejorseajusteasudefinición.

Como se muestra en la imagen superior, a la izquierda tenemos la lista de oficinas y al costadoderecholosdatosdecadaunadeellas,en laparte inferiorderechaseencuentraunbotónquediceEstructuraOrgánicaque sehabilita cuandopermanezcaenmododeedicióndeunaoficina,paraingresaromodificarlosdatosdelaestructuraorgánicadeunclicenestebotón.

Estructuraorgánica PreviousTopNext

Definirlaestructuraorgánicadelasoficinasesnecesariosolosilaentidadconlaqueestátrabajandodeseaidentificarcostosygastosdepartamentales,casocontrarionoesnecesarioconstruir.Es importante entender el propósito que tiene la construcción de la estructura orgánica de cadaoficinaparaelusodelsistema,eldesglosedelasdependenciasdecadaunadelasáreasdebenestaracorde a las necesidades de identificar los costos, y la identificación plena de estos como áreasoperativasocorporativasdelaCooperativa.

Construirlaestructuraorgánicaimplicatambiéndefinirelnivelfuncionalalquecorrespondecadaáreaydeterminarelespaciofísicoqueocupacadaunodeellos.

Como niveles funcionales entendemos a la clasificación que le proporcionamos a cada área,pudiendoser:Directivo,Ejecutivo,Asesor,Operativo,Auxiliar.Elespaciofísicodecadaáreadelaestructura orgánica se determina en metros cuadrados y son importantes a la hora de asignardeterminadosgastos.

Crearomodificarusuarios PreviousTopNext

Esteprocesoesimportanteparadelimitarresponsabilidadesdeusodelsistema,crearlosusuariosydeterminarelaccesoalosprocesosenloscualestienenactividadesbajosuresponsabilidadharáqueelusodelsistemaseamáseficiente.

Además de identificar los datos del usuario con su nombre y la función que cumple dentro de laCooperativa, el sistema le asignaunnombredeusuarioy contraseñaque son las quedebedigitarparaqueelsistemalehabilitelosprocesosqueletieneasignado.

Comosunombreloindicaelusuariopermanenteharáusofrecuentedelsistemayladuracióndelaclave – en días – está regida por la configuración general del sistema (generalmente cien días),mientrasqueparalosusuariosocasionalesUsteddebeingresarelnúmerodedíasdevigencia.Paralosusuariospermanentes lavigenciade laclavepartedesdelafechadecreaciónodesdelaúltimamodificaciónmientrasquelosusuariosocasionalesterminasuvidaútilconlacaducidaddelaclaveyno tieneposibilidadde renovarla. En cualquiermomentoUsted puede deshabilitar a un usuarioquitandoelvistoenelcampo“Estado”.

EnlaparteinferiordelformularioUstedpuedeasignarunperfiloasignardirectamentelospermisosdeaccesoalosprocesos,estodependedelaconfiguracióngeneraldelsistema.

Perfilesdeacceso PreviousTopNext

Los perfiles de acceso son un tipo de configuración destinado a un grupo de usuarios concaracterísticassimilares,porejemplounperfilasignadoparatodoslosoficialesdecrédito;respectoalosaccesoselsistemapermitedosmanerasdetrabajar:

Accesomedianteperfiles.-Implicaconstruirlosperfilesnecesariosquecubranatodoslosusuariosdelsistema,estamaneraimplicamástiempoytieneladesventajaquemuchasvecesdebeconstruirperfilesquesonaplicablesaunusuario.

Accesomediantepermisos.-Difierealaanteriorenqueparaasignarlospermisosdebehacerloparacadausuariodelsistema;esdecirquesiaunusuarionoleasignolospermisosnecesarios,nopodráusarelsistemaaunqueesteingresadoenlabasededatos.

Alingresaralproceso,elsistemalepresentalalistadeperfilesconstruidosylalistadeprocesosalos cualesdebeasignarlespermisoono, en el segundocasocitado en el párrafo anterior, solo lepresentarálalistadeprocesos.Colocarunvistoenelrecuadroaladerechadelprocesoharáqueelusuario pueda acceder, caso contrario el proceso no presentara en el menú o el iconocorrespondientesepresentarádeshabilitado.

Clavesdeacceso PreviousTopNext

Este proceso le permite cambiar su clave, cuando nos referimos a “SU CLAVE” implica la delusuarioocurrente;esteprocesoseusaunasolavezdurantelasesióndetrabajo. Lavigenciade laclavecorreapartirdelafechademodificación.

ConfigurarScore PreviousTopNext

El score es un mecanismo gráfico para la evaluación de resultados, el sistema cuenta con dosconfiguraciones,paralarepresentacióndelasmetasylosdatoshistóricos.

Laconfiguraciónpararepresentarlosresultadosdelasmetasestapredefinidaynoadmitecambios,semuestraalcostadoizquierdodelapantalla,estoscoloresrepresentan:

Rojo.-Cuandoelresultadoesinferioralameta.

Verde.-Representaunresultadosuperioralameta,peroinferioralvalordelasiguientemeta.

Azul.-Superioralametaestablecidaymayoralametadelsiguienteperiodo.

Paralaevaluacióndelosdatoshistóricos,elsistemalepermiteseleccionarloscoloresconlosquedesearepresentarunresultado;además,Ustedpuedeestablecerunscorequeevalúecontresocuatrocoloresyladescripciónparacadaunodeellos.

EsimportanteseñalarqueUsteddebeestablecerclaramenteestaconfiguración,antesdeconstruiryutilizarlos,yaquesiluegodehaberdefinidoalgunoscambialaconfiguración,todoslosscoresseráneliminados.

ConstruirScore PreviousTopNext

Como su nombre lo indica, este proceso le permite definir cuantos scores sean necesarios paraevaluarsusresultados,estamoshablando–evidentemente–delosresultadoshistóricosyaqueparalaevaluacióndelasmetasseaplicaranloscolorespredefinidos.

Antesdeempezaraconstruir,considereque lanecesidaddeevaluary representar indicadores conscorepuedesermuyextensa,demaneraqueunalistasencillapuedenosermuypráctica;comosemuestraenlaimagenUstedpuedeagruparlosindicadoresabasedecriteriosdiversoscomoaquellosque evalúan indicadores financieros, los que evalúan costos, los que determinan la liquidez, etc.Presionandoelbotónderechodelmousesobreelespacioparalalistatieneunconjuntodeopcionesque – aparte de tener todas la funciones para editar – le permite crear carpetas a manera de unaestructuradeárbol,yorganizardemejormanerasusdatos.

Noexistelímiteparacrearcarpetasrecursivamente,loúnicoquedebeconsideraresqueunacarpetapuede ser creada en la raíz (última opción del menú contextual) o debajo de otra carpeta, nuncasubordinadaaunelemento.

Comosemuestraenlaimagensonpocoslosdatosquenecesitaingresar,así:

·Nombredelscore.

·Limitesinferiorysuperior.

·Rangossuperioresintermedios.

·Identificarconunvistosiquierequelosresultadosfueradeloslímitessecalifiquen.

· Señalar si los resultados fuera del rango se califican con elmismo color o con el coloropuesto.

Pordefectoelcolorqueidentificaunresultadoadversosepresentaenelladoizquierdo,peroenocasionescomoporejemploelíndicedemorosidadmientrasmásbajoesmejor;encasoscomoeste

puedeUstedinvertirloscoloresponiendounvistoen“Alterneloscoloresdelarepresentación”

ConsultarScore PreviousTopNext

Esteprocesopresentael resultadode los scores construidos, la imagenes lamisma con la que serepresentaenlaconstrucción;Ustedpuedenotarquelaconfiguracióndelascalificacionesfueradeloslímitessepresentaamaneradenotasenlapartesuperiordelosextremosdelgráfico.

Personalizardatostipo PreviousTopNext

Esteprocesoincluyeunconjuntodeopcionesquelepermitenpersonalizartiposdedatosutilizadosenelsistema;estosgeneralmentenospermitenclasificarconelpropósitodeobtenerreportes,entreestostenemos:

Nivelesorganizacionales:Estegrupodedefinicionesclasificalasáreasdelaestructuraorgánicadecada oficina; por defecto el sistema crea cinco tipos (Directivo, Ejecutivo, Asesor, Operativo yAuxiliar),peroestospuedencambiarse,aumentaroreducirelnúmerodeelementosenfuncióndelasnecesidadesdelaorganización.

Familiadeproductos:Clasificaalosproductosenfamilias;aligualqueelanterior,elsistemacreapor defecto tres familias (Activos, Pasivos y Servicios), dependiendo de la necesidad de laorganización,estadefiniciónpuedecambiar.

Niveldecuentas PreviousTopNext

Estaconfiguraciónseaplicaenvariosprocesosdelsistemaypretende limitarelusodenivelesdecuentas auxiliares, en los procesos de asignación y distribución de los estados de resultadosmensualesdecadaoficina.

Restringir el usodedeterminadosniveles del catálogode cuentasharáque losprocesos seanmásagilessinsacrificarlosresultados.Estaaplicaciónsebasaenlapremisadequenonecesitosumarlas cuentas auxiliares para tener el valor total de los ingresos que se almacenan en una cuenta deprimernivel.

En la parte inferior de este formulario Usted debe seleccionar en que procesos se aplica estarestricción,asumiendoquepordefectoesaplicadoenlosprocesosdeasignaciónydistribucióndecostos.

Parámetrosgenerales PreviousTopNext

Esteprocesoincluyeunconjuntodeconfiguracionesnecesarias,especialmenteparaelcomponentedecostosyrentabilidades.Acontinuacióndetallamoscadaunodeellos:

Mes de inicio.- Permite identificar el mes de inicio del ejercicio económico; es decir aquel queempieza con las cuentas de resultados en cero. Esta identificación es importante ya que con estavariableconstruyelosestadosderesultadosmensualesdecadaoficina.

Costos de personal.- Esta configuración será necesaria siempre que la entidad con la que estétrabajando,deseaidentificarloscostosdelrecursohumanoenlaestructuraorgánica,casocontrarionorealiceningunaespecificación.

Elpropósitodeesteparámetroesidentificarelcostodelanóminadecadaoficina,conunaovariascuentasdegastosdelestadoderesultadosmensual;deestamanerapretendemosincorporarelcostodelrecursohumanoalestadoderesultados.

Elprocedimientoessencillo,alseleccionar“Costosdepersonal”lepresentalalistadelascuentasdegastos,debeponerunvistoenlacuentaocuentasqueregistraelcostodepersonal,lascuentasseleccionadassepresentanalladoizquierdoDebe tener presente que al seleccionar una cuenta, todas los códigos de niveles inferiores ysuperioressedeshabilitan.

Enlaparte inferiordela listadecuentasseleccionadasencuentraelbotónVerdiferencias, este lellevaaunprocesoauxiliarquedetermina–paracadaperíodo–lasumadelascuentasseleccionadasversuslasumadelanómina;yestableceladiferenciaencadaoficina.

Siladiferenciaesmínima,Ustedtienelaposibilidaddeajustarelvalordelanóminaaladelasumadelascuentascontablesydeesamaneramantenerperfectamenteincorporadolanominaalestadoderesultados.

Clasificaciónde loscostosyclasificaciónde los ingresos.-Estaclasificacióndentrodelestadoderesultados mensual es importante para diferenciar los costos fijos de los variables, los ingresosfinancierosdelosnofinancieros;y,presentardemejormaneralosreporteseindicadores.

Al costado izquierdo del formulario le presenta los niveles de cuentas al cual puede realizar estaclasificación, en la parte derecha Usted debe seleccionar la definición, nótese que las cuentasseleccionadassepresentanenuncolordiferente.

Lasclasificacionesposiblesson:

1.Costos:·Costosfijos·Costosvariables

2.Ingresos·Financieros·Nofinancieros

Al realizar esta clasificación el sistema le genera – automáticamente – cuatro variables para quepuedanserutilizadasen laconstrucciónde indicadores tanto financieroscomodecostos.Además,esta clasificación es utilizada en la presentación de los reportes de los estados de resultadosmensualesdecadaoficina.

Aproximacióndelasremuneraciones PreviousTopNext

Comoseñalamosenpárrafosanterioresaldefinirlascuentasrelacionadasconlanómina,esposibleque exista diferencias entre el valor de la nomina y la suma de las cuentas relacionadas con esteregistro.

Esteprocesonospermiteconsultardichosvaloresyalavezrealizarlaaproximacióndelosvaloresdelasremuneracionesalascifrascontables.

Como semuestra en la imagen, para consultar los datos debe ingresar el año,mes y presionar elbotónProcesar..., si tiene información le presenta un cuadro con el detalle del valor contable, lanominayladiferenciaexistenteencadaoficina.

Tienelaposibilidadderealizarlaaproximacióndelosvaloresdetodaslasoficinasodeunaoficinaenparticular.

DebetomarencuentaquesiUstedrealizalaaproximacióndealmenosunaoficina,todaslasasignacionesydistribucionesrealizadaseneseperíodoseráneliminadasautomáticamente.

EstaaccióntieneunaexcelenterazónyesdebidoaquesiUstedyarealizoasignacionesdeloscostosdelpersonalcorporativoaotrasoficinasyestasasuvezdistribuyeronsuscostosalosproductosyservicios,conelvalorhistóricodelasremuneraciones;alrealizarlasaproximaciones–pormenorquesealadiferencia–elvalordelasremuneracionesyanoeselmismoylosreportesnoreflejaríanlasituaciónrealdelosdatos.

Sacarunrespaldo PreviousTopNext

Esteproceso lepermiteobtenerun respaldode lasbasesdedatosqueUstedhaya seleccionado; lapantalla auxiliar le presenta la lista de bases existentes, ponga un visto para obtener una copia derespaldoyluegopresioneelbotónAceptar.

Luegodeaceptar,elsistemalepresentaunainterfaceenlaquedebeseleccionarunaubicaciónfísicaenlacualdeseaubicarsurespaldo,estaubicaciónescualquierdireccióndelosdiscosdurosdesucomputador.

Eneldirectorioseleccionado,elsistemacreauncarpetaencuyointeriorseencuentra lasbasesdedatosseleccionadas, lacarpeta tiene identificaciónsemejante a esta“Respaldo_20110125_125918”;leyendoestenombredeizquierdaaderechanosdicequeelrespaldofuesacadoelaño2011,elmes01,eldía25,alas12horas,59minutoy18segundos.

Recuperarunrespaldo PreviousTopNext

Esteprocesorecuperalainformacióndeunrespaldodelabasededatos, laubicaciónfísicade losarchivos de respaldo es importante para tener éxito en el proceso; no todas las ubicaciones sonvalidas y esto se debe a restricciones de la base de datos SQL Server, por lo que recomendamoscolocarsusrespaldoseneldirectorioraízdeldisco“C:”.

Elprocedimientoessimilar,debeseleccionarlaubicaciónyejecutarelproceso;sila recuperacióndeunrespaldoesdebidoaquecambioaotroservidorelsistema,oformateosuequipo,debecrearpreviamentelasbasesdedatos.

Lacreacióndelasbasesdedatospreviaalarecuperacióndeunrespaldoestadetalladoenelmanualdeadministracióndelsistema,remítaseaesedocumento.

Configuracióninicial PreviousTopNext

Esta opción se utiliza para cambiar la configuración del sistema, el proveedor deberá enviarle unarchivocondeterminadainformaciónparaqueseaincorporadoalsistema.

Laparteoperativadeesteprocesoessencillo,abraelprocesoauxiliar,presioneunclicconelmouseen lospuntos suspensivosde la barray seleccione el archivode configuración; presione el botónAceptarparaguardar.

Catálogodecuentas PreviousTopNext

Esteprocesolepermiteconfigurarelcatálogodecuentasqueusalaentidadyqueservirácomobaseparaelmodulofinanciero;comorequisitoúnicodebemosindicarquesenecesitatodoelcatálogoenunarchivoenformatoExcel2003,conlassiguientescaracterísticas:

·Alcontenidodebeestarenlaprimerahojadelarchivo(noimportaelnombredelarchivonidelahoja).

· La hoja debe tener dos columnas; en la primera el código de la cuenta y en la restante elnombredelacuenta.

·Elcontenidodelcatálogodebeestarordenado,esdecirdesdelacuenta“Activos”enadelante;sisucódigoesnumérico,debeconsiderarlasecuencia.

·Nodebeexistirfilasenblancoanoserqueseaelfinaldelcontenidodelarchivo.

· Elnúmerodedígitosdebe identificarelnivelalquecorresponde lacuenta; esdecir, si nosreferimosalacuentadeactivo,elcódigovalidoes“1”yno“1000000000”.

Elprocedimientoesbastantesencillo,cuandoestaactivalainterfacepresioneelbotónderechoenelárea ubicada a la izquierda, seleccione la opción “ImportardesdeExcel”y seleccione el archivocorrespondiente; luego que se presente las cuentas, presione el botónConstruir estructura delCatálogodeCuentasubicadoenlaparteinferiorizquierdadelformularioyesperequetermineelproceso.Cuandoelnombredeunascuentasseubicanmásaladerechaqueotras,nosdamoscuentaquelaestructurayaestáconstruida;y, justamenteestascuentasson lasqueelsistema las identificocomodemovimiento,adiferenciadeaquellascuyosnombresestánmarginadosalaizquierda.

Presionedobleclicenunacuentaparacambiarlascaracterísticasdelcatálogo,estasson:

Estructuradelcatálogo.-Señalalosdistintosnivelesdecuentas,sielnombreasignadoaunnivelnolepareceelmásadecuado,cámbielo.

Naturaleza.- Por defecto el sistema ya asigno esta característica a los elementos del estadofinanciero,sinocorrespondeasurealidad,cambiepresionandounclicconelmouseenlacolumna“Naturaleza”.

Clasificacióndeloselementos.-Estospermitenidentificarcualescorrespondenalactivo,pasivo,etc.la lista de la izquierda es proporcionada por el sistema y a cada una de ellas debe seleccionar sucorrespondiente del catálogo poniendo un visto; es obligatorio que los cinco primeros elementostengansuequivalenteenelcatálogo.

Cuandoestélistopresioneelbotón“Grabar”paraalmacenarelcatálogodecuentas.

Como se muestra en las características de las cuentas – al costado derecho del formulario – la

naturalezade lascuentasse identificancon trescoloresyestapropiedadesasignadaacadacuentapordefecto;estapropiedaddecadacuentapuedemodificarsedespuésdehaberguardadoelcatálogo.Paraverificarestapropiedadpongaunvistoen“Diferenciarlanaturalezadelascuentas”ycambieestapropiedadenlasqueconsiderenecesario.

Ingresodesaldosdebalance PreviousTopNext

Permite el ingreso de los saldos de los estados financieros y los balances de comprobaciónmensuales(encasodesernecesario).Eneltitulo“Períodoyoficinas”debeseleccionarelaño,mesyoficinaquedeseaingresarlossaldosdebalance;estoseaplicasiUstedusalaprimeramodalidaddeingresoquees“Balanceindividualporoficina”,existendosopcionesadicionalesqueson:Balancesdevariasoficinas.-Estaopciónpermiteelingresodelossaldosdebalancedevariasoficinascorrespondientesaunmesdeterminado,paraconsultarelformatoquedebetenerlahojaExcelseleccioneestaopciónypresioneelbotónVerformatoenExcel(enlaprimerafiladelascolumnasdevalordebeingresarelnúmerodeoficina;elnúmerodeoficinaloencuentraenelMenúdeopcionesàConfiguraciónàOficinas.

Balancedeunaoficina,variosmeses.-Como sunombre lo indicapermite ingresar los saldos debalancedevariosmesesdeunamismaoficina;paraconsultarelformatodelahojaExcel,seleccioneestaopcionesypresioneelbotónVerformatoenExcel (laprimera filade lascolumnasdevalordebeingresarelmesyañoalquecorrespondecadasaldo).

Ingresodebalancesdecomprobación

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Existendosopcionesparaelingresodelosvaloresdelosbalancesdecomprobación,estosson:Balanceatrescolumnas.-Estaopción,ademásdeingresarlosacumuladosaldebeyhaberdecadacuentaenunmesdeterminado,lepermiteregistrarlossaldosdelmes;esdecir,estaopciónregistratanto los saldos como los débitos y créditos, para consultar el formato correspondiente, sigue elprocedimientodescritoenelpárrafoanterior.

Balance con débitos y créditos.- A diferencia de la opción anterior, este registra solo losacumulados,débitosycréditosdeunaoficinayperíododeterminado.Comosepuedenotar,lasopcionesparaelingresodelosbalancesdecomprobación,sonaplicablesúnicamenteparaunperíodoyoficina.

En todos los casos descritos anteriormente, para incorporar un archivo en formato Excel debepresionar el botón derecho delmouse en el espacio gris de la interface y seleccionar “ImportardesdeExcel”,seleccioneelarchivoypresioneaceptar.

Paraincorporarunbalancealabasededatos,elsistemarealizacuatroactividades:

Verificaelcuadre.-Consisteenconstatarqueelsaldodelbalanceestecuadrado,para esto suma–algebraicamente – todas las cuentas de movimiento, cuyo resultado debe ser igual a cero (estoimplicaquelascuentasconsaldoacreedordebentenersignonegativo);siexisteunvalordiferenteacero,elsistema lenotifica ladiferenciay lepresentaelbalancemayorizadoparaqueUstedpuedadetectar el error (exporte a un archivo en formato Excel y compare los valores de las cuentas,empiece por los valores de los elementos de los estados financieros y en aquellos que encuentrediferencia,vayaaumentandoelnivelhastaencontrarelerror).Conlosbalancesdecomprobaciónseaplicaunprocedimientosimilar.

Mayorizacióndevalores.-Apartirde lascuentasdemovimientoverificadas,elsistemarealizasupropiamayorizaciónydetermina–deestamanera–losvaloresdelascuentasdeacumulación.

Almacenamiento en la base de datos.- Con este procedimiento, el sistema registra en la base dedatoslasreferenciasdelbalance,identificandolaoficina,elmesyañoalquepertenececadabalance.

Cálculosrelacionados.-Luegodeguardar la información,elsistemarevisa todas las referenciasalosbalancesquenecesitaninformaciónperiódicaycalculasuvalorautomáticamente;unejemplodeeste es el valor de las colocaciones y la cartera activa en cada tipo de crédito, el saldo de cadaproductodecaptaciones,etc.

Consultadeestadosfinancieros PreviousTopNext

Permitedesplegarlosestadosfinancierosybalancesmensualespreviamentealmacenados,enlapartesuperior izquierdadel formulario encontramosun tab identificado como“Consulta”, presione unclicconelmouseparaaccederaestasopciones.Existendosmaneradeconsultar losbalancesyestas seevidencianen la lista seleccionable, puedeestarorganizadaporoficinas(oficina,añoymes)oporperíodos(año,mesyoficina),elusodeestasopcionesdependerábásicamentedecómoleesmásfácilparaUstedllegaralainformación;además,nos indicaenqué períodos y oficinas tengo datos almacenados. Las dos formas llegan almismoresultado.

Opcionesadicionalesnospermitenincluirelsaldodelmesanterior,desplegaronolascuentascuyosaldo es igual a cero; y, adicionar una verificación de los saldos en la última columna, estaverificaciónsepresentacomonota(señalconunpuntorojo),encasodeexistirunadiferencia,paravisualizarsucontenidodebeposicionarelpunterodelmousesobreestaseñal.

Enunapestañaadicionalsepresentanlos“Ingresosygastosdelmes”,comosunombre lo indica,estosvaloressonlosacumuladosenlascuentasderesultadosenelperíodoconsultado;elsistemacalculaestascantidadesrestandoelvalordelmesanteriordelmesactual.Paradecirlealsistemaquenoresteelmesanteriordebidoaqueesiniciodelejerciciofinanciero,vayaalMenúdeopcionesàConfiguraciónàParámetrosgeneralesàMesdeinicio.

ConstruccióndeIndicadoresfinancieros PreviousTopNext

Este es quizá uno de los procesos más importantes del componente financiero ya que le permiteconvertirlainformacióndelosestadosfinancieros,eníndicescomparablesentreoficinasydistintosperiodos.

Para entendermejor los elementos que forman parte de un indicador, analicemos el diagrama; elelementomásimportanteeslafórmula,sinestanopuedeexistirelindicador.

Laformulaestácompuestaporunafracción,encadaelementodelafracciónsepuedeincorporarunvaloramaneradeconstante,elperíodo(mes),operadoresaritméticosyvariables.

Variables PreviousTopNext

Las variables son una colección de datos que se incorporan a la fórmula del indicador (comonumeradorodenominador),estácompuestaporelnombreylafórmuladecálculoquedeterminasuvalor,Ejemplo:

CARTERATOTAL[14s]+[1499s]ACTIVOPROMEDIO[1m]

La imagen de arriba muestra la estructura de una formula, al costado izquierdo del formularioprincipal, el sistema le presenta una lista con el catálogo de cuentas; Usted debe seleccionar lascuentasparaincorporaralaformula,paraagregarunoperadorpresioneelbotónconelsignoquedeseautilizar,sideseaincorporarunaconstanteingreseelvaloryluegopresioneelbotónAgregarconstante.Siporerroringresounacuenta,operadoroconstante,puedeeliminarlopresionandoelbotónQuitarúltimo.

Para seleccionar una cuenta presione doble clic en la cuenta o el botón derecho del mouse paraseleccionarunadelasopcionesquesedetallaacontinuación;siemprequeseseleccioneunacuenta,estaseagregaalaformulaentrecorchetesconunaletraenminúsculas,estaletradeterminaeldatoquedeseoobtener;así:

sObtieneelsaldodelacuentaaObtieneelpromedio(M1+Mn)/2nObtieneelpromedio((M1+M2…+Mn)/n)mObtieneelpromedio((M12+M1+M2…+Mn)/(n+1))

En la esquina inferior izquierda que se presenta la formula Usted encuentra un texto “OK” o“Error”,queseactualizacadavezqueUstedingresaunelementoalaformula,siesetextoseñalaquetiene un error y no podrá guardar la variable; la formula debe estar correcta para que puedaalmacenarla.

Indicadores PreviousTopNext

Enelcostado izquierdode lapantalla,el sistema lepresenta la listade indicadores construidos; siestá por construir el primer indicador, considere la posibilidad de agrupar sus indicadores bajodeterminadocriterio,paraestoesnecesarioconstruircarpetassegúnsunecesidad.Presioneelbotónderechodelmouseparaobtenerlasopciones,sinecesitamásinformaciónparaagruparindicadores,acudaaltítulo“Generacióndegruposenlistasdedatos”enAspectosgeneralesdelaPARTEIdeestemanual.

Laconstruccióndelindicadoresidénticoasusemejanteenelmodulofinanciero,comosemuestraen la imagen; la incorporaciónde lasvariablesmencionadasen lospárrafos anteriores se lohacepresionandodosveceselbotónderechodelmouse;paraagregarunoperadormatemáticoosignodeagrupaciónpresioneelbotóncorrespondiente.

ParaincorporarunaconstanteingreseelvalorenelespaciocorrespondienteyluegopresioneelbotónAgregarconstante,puedeincorporarelperíodocomounavariabledentrodelafórmuladecálculopresionandoelbotónqueseidentificaconelmismonombre;cuandoserealizaelcálculodelindicador,elperíodoesreemplazadoporsusequivalentealmesquecorrespondeelresultado.

Estructurafinanciera PreviousTopNext

Esteprocesolepermiteevaluarlaestructurafinancieradecualquiercuentacontable(stockoflujo)deunaoficinaenunoovariosperiodoscontables;elprocesoempiezaporseleccionarlaoficinaylosperíodosquedeseocomparardentrodelreporte.Por cada período seleccionado, el sistema presenta dos columnas; la primera con el valor de lascuentasylasegundaconlaparticipaciónporcentualrespectoalACTIVOparaelcasodelascuentasdel balancegeneral (stock) y el INGRESOparael caso de cuentas de resultados (flujo). Las dosúltimascolumnascorrespondenalpromedio;esdecir,lasumadelosvaloresdecadacuentadivididapara el número de períodos seleccionados, el cálculo de la participación porcentual sobre elpromedioesigualalosrealizadossobrelosbalances.

Representarlaestructurafinancieradeunacuentasignificapresentartodaslascuentasdependientesdelsiguientenivel,apartirdeunacuentaenparticular;esdecir,sinecesitolaestructuradelacuenta“ACTIVO”,elsistemaobtienelosvaloresdelascuentas11,12,1314…;sideseolaestructuradelacuenta“GASTO”,mepresentalosvaloresdelacuenta41,42,43...

Parapresentarelgráficodelaestructurafinancieradeunacuentabastaconpresionardobleclicconel botón izquierdo del mouse en la fila que contiene la cuenta deseada, si desea ampliar lavisualizacióndelgráficoescondaelpanelsuperioryelubicadoalcostadoizquierdo.

Evoluciónycrecimiento PreviousTopNext

Presenta las variaciones de los saldos de una o varias cuentas, de varios periodos contables,pertenecienteaunaoficinaenparticular;tomandocomopuntodepartidaelbalancemásantiguodelosseleccionadosporelusuario.Losrequerimientosparaestereportesonsimilaresalprocesoanterior,difierenenelcontenidodelreporteyaqueestepartedeunestado financierocomobasepara el análisis. El estado financierobase lo determina el sistema de los períodos (mes y año) seleccionado y siempre es aquel con lafechamásantigua.

Elreportepresentatrescolumnasporcadaperíodoseleccionado(aexcepcióndelperíodobase);laprimera corresponde al saldo de la cuenta, la segunda contiene la variación de esta respecto alperiodo anterior o período base; y la tercera incluye la misma variación, pero expresado enporcentajes.

Usteddisponededosopcionespararepresentarelresultadoenungráfico, laprimeraserácon lossaldosdelosbalancesylasegundaconlosvaloresdelasvariaciones;demanerasimilaralreporteanterior,paradibujarelgráficodebepresionardosclicseguidosconelbotónizquierdodelmouse.

Indicadoresfinancieros PreviousTopNext

Este reporte nospermite los resultadosde los indicadoresdeunaovarias oficinas, deunoomásperíodos;ydeunoomásindicadores,lasopcionesdependendelanecesidaddelusuario.EnlapartesuperiorizquierdadelformularioUsteddebeseleccionarlaolasoficinasde lascualesnecesita la información, en la división inmediata inferior se presenta los períodos dentro de unmismoejercicio;yfinalmente,enlaparteinferiordebeseleccionarelolosindicadoresquenecesitaobtenerparalaevaluación.

Usted dispone de tres maneras de presentar estos resultados, la primera es mediante unarepresentaciónnuméricaquedependiendodel tipode indicador sepresenta comonúmeroo comoporcentaje.

La segunda forma es como se muestra en la imagen a la derecha, es decir medianteuna.representacióngraficaenformadecírculoscuyoscoloresdependendelamaneraenqueUstedconstruyo el score para evaluar cada uno de los indicadores. Por norma general el color rojorepresentaunmalresultado,eltomateunaalerta,elverdeesbuenoyelazulunexcelenteresultado

Laterceraformaesunacombinacióndelasdosanteriores,esdecirunarepresentacióngráficaconelvalorenformadenotasobrelaimagen,paravisualizarelvalorquecorrespondeaunaimagenbastaconubicarseconelmousesobreelpuntorojo.

Enocasionessunecesidadpuedeserladeobtenerelresultadodetodaslasoficinas,peroenunsolodato;estoesposibleseleccionandotodaslasoficinasquedeseaconsolidarypresionandoelbotónquedice“Totalizar”,entonceselsistemalesumaelvalordecadaunadelasoficinasquehaseleccionado.Paraponerunejemplo,siUstedquieresacarlamorosidaddecincooficinasasumiendoquelasmorosidadesindividualesson2.76%,2.35%,3.15%,2.84%y3.11%;elresultadoseráel14.21%,perosiponeunvistoenelcasillero“Promediar”elresultadoserá2.84%.Estasopcionesseencuentranenlapartesuperiordelalistadeoficinas.

Representacionesgráficas PreviousTopNext

Este proceso concentra toda la información de los estados financieros para ser representadagráficamente; tiene la facilidad de combinar información de uno o varios períodos dentro de unmismoejercicio,deunaovariasoficinasvinculadosaunindicador,unavariableounacuenta.Comoseexplicoenla“ParteIIàFormatosdelosgráficos”,existenmuchasopcionesencuantoatipos de gráficos, formatos de las series, paletas de colores, imágenes, etc. para representar unresultado,elmismoquepuedesercopiadoenundocumentowordparalapresentacióndeinformesoalmacenarsecomounarchivodeimagen.

Enelcostadoizquierdodelapantallaseencuentrantodaslasopcionesquelepermitenseleccionarlas oficinas, los períodos, los indicadores financieros y variables previamente construidas;adicionalmentetieneunlistadodelcatálogodecuentasenelqueUstedpuedeseleccionarlacuenta,lasoficinasyperíodospara ser representadográficamente. Esteúltimo le serviráparaanalizarelcomportamientodeunacuentaenvariosperíodoscontables.

Aligualqueenelprocesoanterior,elreportelepermiteobtenerinformaciónindividualporoficina,totalizarelresultadoypromediarelresultadodevariasoficinas;estasopcionesseubicanenlapartesuperiordelalistadeoficinas.

Aspectosgenerales PreviousTopNext

Elmódulo“Gestióndecostosyrentabilidades”pretendetresobjetivosbásicosqueson:EstablecerestadosdePérdidasyGananciasRealesdecadaoficina(matriz,sucursaloagencia)de la entidad: Entendemos por P & G reales a aquellos producto de la distribución y de costoscorporativosgeneradosenlaoficinamatrizyasignadosalasoficinas.

Determinar costos departamentales: Tomando como base la estructura orgánica funcional, lainformacióndelrecusohumano,suscostosygastosrelacionadoselsistemaescapazdeestablecercostosdecadaunidadfuncionaldelaorganización.

Calcularcostosyrentabilidadesdelosproductosyservicio:Abasedelaasignaciónde ingresoscostos y gastos producto de políticas establecidas por la entidad, el sistema logra un estado deresultadosindividualydeterminalarentabilidadopérdidadecadaproductooservicio.

El sistema se ajusta a los requerimientos de la organización y dependiendo de la informaciónsuministradaaestecomponente,puedelograrresultadosenlossiguientesnivelesdeuso:

ElesquemaanteriormuestracomoelsistemaseajustaalarealidaddecadaentidadCooperativa,pudiendoobtenercostosdeaquellasentidadesquenotienenagencias(primernivel),enlasiguienteetapadeusopuedenobtenerlarentabilidaddelosproductosdecadaoficinapartiendodeunP&GAjustado;eltercerniveldeusoadicionaloscostosdepartamentalessindeterminarcostosdepersonaladiferenciadelacuartaformadeuso.

Ingresodepersonal,remuneraciones

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EsteprocesonospermiteingresarlosdatosdelpersonaldetodalaCooperativa,seaesteconrelaciónlaboralpermanenteuocasional;así,tambiénnospermiteingresarloscostosrelacionadosalrecursohumanoencadaperíodo(mesyaño)aserevaluadosmedianteelusodelsistema.Antesdehacerusodeesteproceso,Usteddebióhabercreadotodaslasoficinas(matriz,sucursalesy/oagencias)consusrespectivaestructuraorgánica.

INGRESODELPERSONAL:ParaingresarestosdatosUsteddebeprepararunarchivoenformatoexcelquedebecontenerlassiguientescolumnas:

Identificacióndelfuncionariooempleado.-Puedeserelnúmerodeceduladeidentidad,unnúmero,ounacombinacióndecaracteresúnico.

Apellidosynombres.-unacadenadecaracteresconunalongitudmáximade100ydepreferenciaenletrasmayúsculas.

Cargo.-Descripcióndelcargo.

Condiciónlaborar:Permanente:siesunapersonaquelaboraconregularidadparalaentidad.Ocasional:sisuactividadobedeceaactividadespuntuales.

Al ingresar al proceso, en la parte superior izquierda del área de trabajo encontrara dos pestañas“Nomina”e“Ingresodepersonal”,seleccionelasegunda;cuandohayarealizadoestaselección–enlaparte inferiorsepresentandosespacioscon los títulos“Oficinas”y“Áreas”; laprimera tendráunalistadelasoficinasqueUsteddebióhabercreadoconanterioridad;y,enlasegundasepresentalaestructuraorgánicadelaoficinaseleccionada.

El espacio a la derecha le presenta dos pestañas más así: “Personal asignado” y “Personal noasignado”,nuevamentetomelasegundaypresioneelbotónderechodelmouseparaimportarlahojaexcelquecontienelalistadefuncionariosyempleados.

Lasiguienteactividadluegodehaberimportadolosdatosdelpersonal,esasignarcadapersonaalaoficinaydepartamentoquecorrespondesegúnlaestructuraorgánica;así:seleccionelaoficinayeláreaalacualdeseaasignarunapersonademaneraqueesténvisibles,ubíqueseenlalistadepersonaldemaneraquelapersonaseleccionada,presioneelbotónizquierdodelmousemientrasestasobrelafilayarrastrehastaeldepartamento(área)deseadaysuelteelbotóndelmouse. Repitaestospasoscontodoelpersonaldelalista.

Silaasignaciónsecompletoexitosamente,notaráquelapersonasaliódelalistayaladerechadelnombre del departamento asignado se aumento el número en paréntesis; además, la persona

seleccionadapasoaformarpartedelalista“Personalasignado”.

Noesnecesarioqueenunasolasesióndetrabajoasignetodoelpersonal,presioneelbotón“Guardar”paracontinuarenfuturasocasiones.Cuandohayaterminadodeidentificaratodoelpersonalenlaoficinaydepartamento(área)alaquecorresponde,lapestaña“Personalnoasignado”noestarávisible.

Nomina PreviousTopNext

Una recomendación para los usuarios del sistema, es procurar que el ingreso de los valoresrelacionadosaesteprocesonoseanúnicamenteel salario; la identificaciónde todos loscostosdecada funcionario y/o empleado como sueldo, provisiones, uniformes, refrigerios, capacitación,horasextras,bonificaciones,etc.facilitaranunamejoridentificacióndeloscostosdepartamentalesdecadaoficina;y,daránmuchainformaciónparaanálisisposteriores.La interface para el ingreso de estos datos es la primera en presentarse al ingresar al sistema,seleccione elmes y año al que correspondedichos gastos y presione el botón derechodelmousecuandoesteseencuentreenlapartederechadeláreadetrabajo,escojalaopción“Importardesdeexcel”yseleccioneelarchivocorrespondiente.

Elarchivoexceldebetenertrescolumnas,así:

Identificación.-Debetenerelmismodatoqueleasignamosenelprocesoanterior.

Apellidosynombres.-Demanerasimilar,debenseridénticosalosasignadosenelprocesoanterior,uncambioenuncarácterharáqueloidentifiquecomootroempleado.

Valor.-Costodelfuncionarioyempleadoenelperíodo(mesyaño)seleccionados.

Cuandohayaimportadoelarchivo,elsistema(debajodemes)lepresentaunalistadeinconsistencias–encasodeexistir–conlasiguienteinformación:Identificación,apellidosynombres,razóndelainconsistenciaycostodelmes.

Elsistemanolepermitegrabarsiexisteunainconsistencia,estassonlasrazonesmásfrecuentes:

Personalnuevo.-Presentacuandoelnúmerodeidentificaciónnoestáregistradoenlabasededatos;en este caso y si sus datos son correctos, presione doble clic para asignarle la función, oficina ydepartamentoalquepertenece.

Códigoduplicado.-Ocurrecuandounaidentificaciónseestáasignandoadosempleadosocuandoelnombredeunapersonaqueestáenlahojaexceldifieredelalmacenadoenlabasededatos;enestecasodebecancelarelprocesoycorregirlainformaciónenlahojaexcelparasubirnuevamente.

Cuandoyanoexistaninconsistenciaspendientespuedepresionarelbotón“Guardar”paraalmacenarlosdatos.

Siempre que ingrese los costos de personal debe ingresar al proceso “Aproximación deremuneraciones”enelmenúdeconfiguración,paraasegurarsequelosvaloresesténcorrectosyencasodeexistirdiferencia,realizarlasaproximaciones.

Creaciónymantenimientodeproductos

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Losdatosqueidentificanalosproductosnosonmuchos,requieredeunnombre,descripción,tipoyfamilia a la que pertenecen; el tipo distingue a los productos entre actividades principales ocomplementarias, esto es identificar a un producto como actividad propia del negocio (créditos,captaciones) o complementarias como (servicios médicos, comisariato, etc.). La descripción y laimagensonopcionales,paraasignarleunaimagenalproducto,presionedobleclicsobreelsignodeinterrogaciónyseleccioneunarchivoconformato“jpg”o“bmp”.La modificación de los datos se lo realiza presionando doble clic sobre el producto que deseamodificar,cambielosdatosypresioneelbotón“Guardar”paraalmacenarloscambiosrealizados.

Amedidaqueingresaladefinicióndelosproducto,podránotarqueseagrupanporfamiliassegúnsehayadefinido.

Inductores PreviousTopNext

En la parte inferior derecha de este proceso pude ubicar tres agrupaciones con la palabra“Inductores”. Losinductorescumplenlafuncióndecanalizarladistribucióndecostoseingresosdesde los estados de resultados mensuales a los productos y servicios; constituyen la vía paradeterminarlarentabilidadopérdidadeunproductooservicioenunperiododeterminado.Sepuedencreartrestiposdeinductores,dosdeellossirvencomocanalizadoresdelasdistribucionesdeingresosycostos;y,elrestanteseusaparadeterminarindicadoresespecíficossobreunproductoy/oservicios

Inductoresparaelproducto PreviousTopNext

Como se menciona en el párrafo anterior, estos inductores no sirven como canalizadores de lasdistribucionesyaqueserefierenaunproductoespecifico,perosondegranayudaparadeterminarindicadoresdecostosypuntodeequilibrioparadeterminadosproductosyservicios;paracitarunejemplo – en este grupo – podemos crear un inductor denominado “NÚMERO DECERTIFICADOS” vinculado al producto “Depósitos a Plazo Fijo”; este inductor nos permitiráconocerelpromediodelosDPF.

Paracrearuninductorparaelproducto,seleccioneelproductoypresionedobleclicconelmousecuandoestesobreél,abraelpanelcorrespondientepresionandoelbotóna laderechadelnombre,presione el botón derecho delmouse cuando esté sobre el área en blanco y seleccione “Nuevo”;puede editar o eliminar un inductor mediante el uso de estas opciones. Cuando ha seleccionado“Nuevo”, el sistema le presenta una pantalla auxiliar que le permite ingresar un nombre y unaformulaasociada(encasodeaplicarse).Ladefinicióndeformulasseexplicamásadelante.Presioneelbotón“Guardar”cuandohayaterminado.

Inductoresparalafamiliadelproductos PreviousTopNext

Elnombreidentificasuaplicación,estossecreanparatodoslosproductosdeunafamilia;y,comotales,sirvenparalaasignacióndeingresosygastoshacialosproductosyservicios.Unejemplodeeste tipo de inductores es “SALDODELACARTERAVENCIDA” que se aplica para todos losproductosdelactivoyesidealparadistribuirvarioscostos,entreelloslaprovisiónrealizadasobrelacartera,elingresoporinterésdemora,etc.

Paracrearuninductordeestetipo,seleccionecualquierproductodelafamiliaenlaquedeseaasignarelinductorypresionedobleclicconelmouse,abraelpanelqueidentificaaestegrupopresionandoelbotónubicadoalcostadoderechodelnombreyseleccionelaopción“Nuevo”,elsistemalepresentaunapantallaauxiliarquelepermiteingresarelnombre.Presioneelbotón“guardar”cuandohayaterminado

Inductoresparatodoslosproductos PreviousTopNext

Estaopcióneselcomplementodetodasypermitecrearinductoresqueseránutilizadosparaasignaringresosycostosamásdeunafamilia;unejemplodeestoses“SALDODELPRODUCTO”,esuninductorquefacilitaráladistribucionesdeinteresesganadosporlascolocacionesalosproductosdelactivocomotambiénalosproductosdelpasivo.

Paracrearuninductordeestetipo,presionedobleclicconelmouseencualquierproducto,abraelpanelqueidentificaestegrupoypresioneelbotónderechodelmousecuandoestesobreelespacioenblancoyseleccionelaopción“Nuevo”;elsistemalepresentaunapantallaauxiliarparacrearelnombredelinductor.PresioneelbotónGuardarcuandohayaterminado

Definirformulasparalosinductores PreviousTopNext

Todoslosinductoresnecesitanvaloresdelocontrarionosonútilesenunprocesodedistribuciónoasignación, las cantidades en referencia pueden ser alimentadas de dos fuentes, desde los estadosfinancieros o extra registro contable. El ejemplo “NÚMERO DE CERTIFICADOS” quemencionamoscomoinductorparaelproducto“DepósitosaPlazoFijo”no lopodemosconseguirdesdelosestadosfinancieros,porlotantonotendráunaformulaasociada;mientrasqueelinductor“SALDO DE LA CARTERA VENCIDA” asociada a todos los productos de colocaciones sipodemosobtenermediantelaunióndevariascuentascontables(1411y1421porejemplo);enestecaso podemos definir una fórmula para que tome el valor desde los estados financieros de cadaoficinayperíodoalmacenadoennuestrabasededatos.Si nos fijamos en las imágenes que refieren a la construcción de inductores, todas permiten laasociaciónde formulasdecálculo; laprimeraen formadirectaen lacreación;y, lasdos restantesmediantelaopción“Ingresarformulas”delmenúcontextual.

Alseleccionar“Ingresarformulas”elsistemalepresentaunalistadelosproductosclasificadaporinductor,alfrentedecadaunadeellassepresentanlasformulas.

Paraingresaromodificarunaformulapresionedobleclicconelmouseyelsistemalepresentaunformularioauxiliarsimilaralaimagen;enlapartesuperiorpresentaelnombredelinductoryelproductoalcualestamosasociandounafórmuladecálculo.

Crear una formula no es complicado, debajo del nombre del producto se ubica la formula, Unevaluador matemático nos presenta un “OK” o “Incorrecto” en la parte inferior izquierda, queseñalaelestadodelaformula.Unespaciomásabajoseencuentranlosoperadoresmatemáticos,lasopciones para incorporar una constante y un botón para eliminar – de derecha a izquierda – loselementosdelaexpresiónmatemática;finalmente–másabajo–encontramostodaslascuentasquepodemosasociaralaformula,separadasencuentasdebalanceyresultados.

Paraconstruirlaformulaseleccioneunacuentadelalistaypresionedobleclicconelmouseparaagregara la formula, conunclic agregaunoperadorypresionandoelbotónAgregar constanteincorporaralaformulaelvalorqueingresoaladerechadelmismo;paraeliminarunelementodelaformula presione el botónQuitar último. Si Usted ha ingresado balances de comprobación alsistema,puedeconstruirformulastomandoelvalordeudoroacreedordeunaovariascuentas,estoes posible presionando el botón derecho del mouse sobre una cuenta de la pestaña “Cuentas debalance”,seleccione“Débito”o“Crédito”segúnseaelcaso.

Cuandohayaterminadodeingresarlaformulayelevaluadorseñale“OK”,presioneelbotónAceptarparasaliralalistadeproductos;y,cuandoterminedeingresartodaslasformulaspresioneelbotónAceptarubicadaenlaparteinferiorderechadelalistadeproductos.

Ingresodetransacciones PreviousTopNext

Con este nombre se identifica al proceso que nos permite ingresar y verificar los valores de losinductoresrelacionadosaunperíodo(añoymes)paracadaunadelasoficinas (matriz,sucursalesy/oagencias)delaCooperativa.Alingresaralproceso,enlaparteizquierdanospresentalasopcionesparaingresaroconsultarlosdatos;debemosseleccionarelperíodosobreelcualdeseamostrabajar;podemosclasificarlosdatosrelacionadosa:

Productos.- Nos muestra o permite el ingreso de los inductores relacionados al producto quenosotros escojamos de la lista; para desplegar el resultado presione siempre el botón Procesarubicadoenlaparteinferiorizquierdadeláreadetrabajo.

Familia.-Despliegalosinductoresrelacionadosconlafamiliaquehayamosseleccionado.

Todos.-Presentalosdatosdelosinductoresconstruidosparatodoslosproductos,independientealafamiliaalaquepertenezca.

Inductores con formula.- Si ponemos un visto en este casillero, el sistema interpreta que deseaconsultarlosdatosdelosproductosaloscualesselesharelacionadounafórmuladecálculo,enestecaso solo se permitirá la consulta mas no la modificación ya que esta información viene de losestados financieros o balances de comprobación ingresados previamente. Si no señalamos estecasillero,elsistemapresentalainformacióndelosproductosquenotienenunaformulaasociada,enestecasoelusuariodeberáingresarlosdatosparacadaoficinayperíodoseleccionados.

LuegodepresionarelbotónProcesar,elsistemapresentalainformacióndelosproductosenfilas,clasificadosporinductor;aladerechayencolumnassucesivas,elsistemapresentalosdatosdecadaoficina.Siustednoasocioformulasaunproducto, losvaloresparacadaproductoyoficinadebenseringresadosmedianteestaopción;y,presionarelbotónGuardarcuandohayaterminado.

Construccióndeindicadores PreviousTopNext

Así como la construcción de “Indicadores Financieros” es de suma importancia para el análisisdentro del modulo financiero, la “Construcción de Indicadores de Costos” es el proceso quepermite ir más allá de los costos y rentabilidades de los productos y servicios, ya que permitecombinartodalainformaciónprocesadadelosproductos,inductores,variablescontables,costosdepersonal,costosdepartamentales,etc.Paraobtenerinformacióndeíndicesytasasquenospermitenevaluareldesempeñodenuestranegocio.Hagamosunejerciciosobreelusodeestosindicadores;UstedpudecombinarelcostodelosATMydividirloparaelnúmerodeoperacionesrealizadasenelmes;deestamaneraobtendráelCOSTODEUNATRANSACCION;elcostopromediodelosATMmepermitedeterminarelpreciodeesteservicioydeterminarelpuntodeequilibrioencuantoatransaccionesejecutadas.

Elaspectooperativodeconstruirindicadoresdecostosnoesmuydiferenteacomoselohaceenelmodulofinanciero;ladiferenciaradicaenlosdatosquepuedenserpartedelindicador.

Mientras que en los financieros solo puedo tomar las variables contables; en este, además de lasvariablespuedetomartodosloselementosquedeterminanla rentabilidaddeunproducto(ingreso,costoogasto)comosemuestraenlaimagenaladerecha.

Demanerasimilarpuedetomarlosvaloresdelosinductores(vínculos)utilizadosenlaspolíticasdeasignación,quienesrelacionanalosproductosyservicios.Loselementosrelacionadosaloscostosdepartamentalestalescomoelingreso,costo,gastosycostodepersonaldeundepartamento,puedenincorporarseaunindicador.

Enelcostado izquierdode lapantalla,el sistema lepresenta la listade indicadores construidos; siestá por construir el primer indicador, considere la posibilidad de agrupar sus indicadores bajodeterminadocriterio,paraestoesnecesarioconstruircarpetassegúnsunecesidad.Presioneelbotónderechodelmouseparaobtenerlasopciones,sinecesitamásinformaciónparaagruparindicadores,acudaaltítulo“Generacióndegruposenlistasdedatos”enaspectosgeneralesdelaPARTEIdeestemanual.

Laconstruccióndelindicadoresidénticoasusemejanteenelmodulofinanciero,comosemuestraen la imagen; la incorporaciónde lasvariablesmencionadasen lospárrafos anteriores se lohacepresionandodosveceselbotónderechodelmouse;paraagregarunoperadormatemáticoosignodeagrupaciónpresioneelbotóncorrespondiente.

Para incorporar una constante ingrese el valor en el espacio correspondiente y luego presione elbotónAgregarconstante,puedeincorporarelperíodocomounavariabledentrodelafórmulade

cálculopresionandoelbotónqueseidentificaconelmismonombre;cuandoserealizaelcálculodelindicador,elperíodoesreemplazadoporsusequivalentealmesquecorrespondeelresultado.

Distribucionesyasignaciones PreviousTopNext

Este grupo de procesos incluye la configuración de las políticas de distribución y asignación asícomo la ejecución de las mismas asociadas a la oficina y período que corresponden; antes decontinuar es necesario diferencias los términos “Distribución” y “Asignación” ya que tieneaplicacionesdiferentesentodoelprocesodecosteo.Resultaimportanterecordarqueunodelosobjetivosdeestecomponentedelsistemaesdeterminarlosestadosdepérdidasygananciasrealesdetodaslasoficinasapartirdesussimilareshistóricos.

Distribución.- Con este término identificamos a los procesos que permiten la configuración odistribuciónqueafectanelPyGdelasoficinascomoproductoladistribucióndeingresosycostoscorporativos.

Asignación.- Por el contrario, este grupo de procesos no afecta al P y G de las oficinas, peroreferencia sus valores a los costos departamentales y a los ingresos y costos de los productos yservicios,dependiendodelcaso.

Políticasdedistribucíonyasignacíon PreviousTopNext

Estereportenoesmásqueunaconsultadelaspolíticasdedistribuciónyasignaciónrealizadasenlosprocesoscorrespondientes;ytieneunaestructurasimilaralproceso“Históricodedistribuciones”,conlaúnicadiferenciadequeenestenosepresentanvalores.Para realizar una consulta seleccione una oficina y luego el grupo de políticas; presione el botónProcesar… para obtener los resultados. Considere que – a diferencia del resto – las políticas deasignaciónparalosproductosyserviciossonúnicasyseaplicanparatodaslasoficinas.

Sidesea tomarel conjuntodepolíticasycolocarenundocumento,presioneelbotónderechodelmousecuandoestesobreél,seleccionelaopciónexportaralexcel,seleccionelaubicaciónypongaunnombrealarchivocuandoelexploradorselosolicite.

Seleccióndecuentas PreviousTopNext

Tresdeloscuatroprocesosquegeneranpolíticasdedistribuciónyasignaciónpartedelaseleccióndecuentasderesultados;Ustedpuederealizarlaseleccióndecuentasacualquiernivel,considerandoquecuando lohayahecho, lascuentashijasypadresde lacuenta seleccionadaautomáticamente serestringenynopuedenusarsehastaqueliberelacuentarelacionada.Debe considerar que el sistema está construidodemanera tal queno es posible incluir cuentas deingresoygastoenunamismapolítica,debehacerloporseparadoyaqueen todos los reportes,elsistemaidentificaestosconceptosindependientementeyes lafuenteparadeterminar larentabilidaddeunproductooservicio.

Inductoresgenéricos PreviousTopNext

En todos los procesos que permiten la construcción de políticas usted encontrará dos inductoresdentrodeunacarpetallamada“Otrosfactores”,estosson:Igualparatodos.-Esteinductorhacequeellasumadelosconceptosqueoriginanladistribuciónsedividaparaelnúmerodeelementosdestinodeladistribución,asignandounvaloridénticoatodos.

Porcentaje.-Alseleccionar“Porcentaje”leestádiciendoalsistemaqueUstedleasignaráunatasadel valor total a distribuir, a cada elemento sujeto de la política de la distribución o asignación;cuando ocurra esto, el sistema le presenta la lista de los elementos destino para que ingrese losporcentajes,cuyototaldebeserelcientoporciento.

Eliminaromodificarunapolítica PreviousTopNext

Cuando haya guardado una configuración, el sistema entra en modo de consulta, Usted puedeidentificaralascuentasodepartamentosqueyaformanpartedeunapolíticaporelcolorazuldesutexto, lasde colornegro son aquellasque aunno se han definido; si desea consultar una política,ubíqueseconelmousesobreunadelascuentasdecolorazul,eltextodeesacuentasytodaslasquelaconformanseponenencolorrojo,alcostadoderechoencontraratodaslascaracterísticasconlasquefuealmacenadalapolítica.

Paraeliminarunapolítica,presioneelbotóncorrespondientecuandoeltextodelacuenta(ocuentas)esteencolorrojo;paramodificarlascaracterísticas,presionedobleclicconelbotónizquierdodelmouseenlapolíticaseleccionada,modifiqueyguardeloscambios.

Cálculodelasdistribuciones PreviousTopNext

Elprocedimientoqueseusaparacalcularelvalorquelecorrespondeacadaelemento,esigualparatodos;elsistemacalculaelvalortotaladistribuir,calculalosvaloresindividualesdecadaelementodestinoylostotaliza,determinalaparticipaciónporcentualdividiendoelvalordecadaelementoparalasumade todos, finalmentemultiplicael totaladistribuirpor laparticipaciónporcentualdecadaelemento.

Distribuciones PreviousTopNext

Lasdistribucionessonlaaplicacióndelaspolíticasdefinidasenelgrupodeprocesosqueacabamosdedescribir,silaspolíticassondecarácterpermanente,estosseaplicanparaperíodoyoficinaquelaCooperativahayaingresadoalsistema.Debidoalasimilitudencuantoalaparteoperativadeestosprocesos,noesnecesariodescribircadaunodeellos,porloquebastaconmencionarlosaspectosdeunoparaentenderyoperarsindificultadelresto.Nótesequesoncuatroaligualqueenlaspolíticasyqueademástieneelmismonombreyaqueestándirectamenterelacionados,sinoexistepolíticasparaunodeellosnoseráposibleaplicarladistribuciónoasignacióndelosingresos,costosogastos.Losprocesosalosquenosreferiremosenadelanteson:

·DistribucionesdecostosdelRecursoHumano.·Asignacionesdepartamentales.·Distribucióndeingresosycostoscorporativos.·Asignacionesaproductosyservicios.

Cuandoingreseacualquieradeestosprocesos,enlaparteizquierdadeláreadetrabajo,elsistemalepresentaunconjuntodeopcionescomosemuestraenlaimagenagrupadasdelasiguientemanera:

Período.-Usteddebeseleccionarelañoymessobreelcualdesearealizarunaaccióndeterminada.

Oficinas.- Debe seleccionar la oficina u oficinas a las que desea afectar las acciones que seseleccionen.

Acciones.-Tienedosposiblesaccionesatomar“Distribuir”o“Anular”,laprimeraimplicaquedesearealizarunadistribuciónoasignación;conlasegundaUstedledicealsistemaquedeseaanularunaomásdistribucionesrealizadasconanterioridad.

Concualquieradelasdosopciones,deberealizarprimerounavalidacióndelosdatospara locualdebepresionarelbotónValidarpara…;despuésdehabervalidadotendrálaposibilidaddeejecutarla acción seleccionada con anterioridad (Distribuir o Anular), para esto debe presionar el botón

Ejecutarla….

Conlavalidación,elsistemaverificalaacciónqueUsteddeseaejecutar,ledevuelveunalistaconlaspolíticasque sehanvalidado seaparadistribuiropara anularunadistribuciónprevia. La lista sepresentaalladoderechodentrodeltítulo“Resultadodelavalidación”.

Comosepuedeveren la imagen, la listadepolíticasvalidadassepresentaclasificadapor oficina,conun recuadropara seleccionar la quedeseodistribuir o eliminar, una imagen queme indica siexistenovedades(círculorojo)osipuedeejecutarlaacción(documentoconvisto),seguidoporelnombredelapolítica.

Sideseaconocerlarazóndelanovedad(círculorojo)deunapolítica,ubíquesesobreellayelsistemalepresentauntextoemergenteconlarazón.

Elvalidadorsolopresentaelnombredelapolíticaysiexisteononovedadesparaejecutarlaacciónsolicitada;sidesearevisarlascaracterísticasdelapolítica,presionedobleclicconelbotónizquierdodelmousecuandoestesobreelnombredelapolíticayelsistemalepresentaunapantallaemergentecontodalainformación.

Para ejecutar la acción debe seleccionar los elementos que desea afectar con la distribución oeliminación (depende de la selección realizada), aquellos que presentan novedades no podránseleccionarse;sideseaseleccionartodoslosqueelsistemalepermitadistribuiroanular,presioneelbotónderechodelmouseyescojaSeleccionartodos.ParaeliminarlasseleccionesprecedaigualyseleccionelaopciónDeseleccionartodos.

Dependiendodelproceso,elnúmerodeoficinasseleccionadasylacantidaddepolíticasconstruidas,al sistema le tomara algunosminutos completar la acción, déjele actuar y no seleccione opcionesadicionaleshastaquelepresentelanotificacióncorrespondiente.

DistribucionesdecostosdelRecursoHumano

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Esteprocesoesunode losquepermite distribuir loscostoscorporativosa lasdistintasoficinasapartirdeloscostosdelrecursohumano,asumiendoqueesúnicamentelamatrizquiengeneradichoscostos;estonoquitaquetambiénsepuedangenerarpolíticasparaunaoficina(nomatriz)tengaasucargolasupervisióndeotras.ApartirdelaidentificacióndelascuentasquecorrespondealoscostosdelRRHH(Configuración–Parámetrosgenerales),logramossepararelP&Ghistóricodelaoficinamatriz.

Paraidentificarloscostoscorporativosdelrecursohumanohacemosusodelaestructuraorgánica,seleccionamoslasáreascuyaactividadinvolucratodaslasoficinasyasignamossuscostosalasdistintasoficinas(incluidolamatriz)utilizandounfactordedistribución,comomuestraelesquema,obtenemosunP&Gajustado.

Comosemencionóenpárrafosanteriores,esteprocedimientoesaplicableparaoficinas (agencias)quetieneacargolasupervisióndeotrasoficinas,provocandounaasignacióndecostosamaneradecascada.Claroestáquetodaoficinadebetenerunaentidadcontable,parasersujetodeunestudiodecostos.

AlingresaralprocesoUsteddebeseleccionarlaoficinadesdelaquedeseadistribuirloscostosdelrecurso humano; cuando haya seleccionado esta, el sistema presenta la estructura orgánica comofuentededistribuciónymásaladerechaencontrarálasoficinascomodestinosdeladistribución.

Paradefinirunapolítica,presioneelbotónNuevo,seleccionelosdepartamentosoáreasdelaestructuraorgánicaqueconsideresonsujetasdedistribución,seleccionela(s)oficina(s)destino,pongaunnombredescriptivoalapolíticayseleccioneunfactor(inductor)dedistribución.Paraseleccionarelinductorabraelpanelqueloscontienepresionandoelbotónubicadoaladerechadelalista;enestaencontramostodoslosindicadoresyvariablesconstruidosenelmodulofinancieromaslasdosopcionesgenéricas.

Asignacionesdepartamentales PreviousTopNext

Como se muestra en el esquema, el propósito de este procedimiento es crear las políticas quepermitan laasignaciónde ingresosycostosa laestructuraorgánicaydeestamaneracumplirconotrodelosobjetivosdeestecomponente,DETERMINARCOSTOSDEPARTAMENTALES.

Sibienestaspolíticassonaplicablesparalamatriz,sepuedenaplicaratodaslasoficinasdelaCooperativa.

Elprocedimientocrearpolíticasdeasignacionesdepartamentalesessimilaralanterior,presioneelbotónNuevo,seleccionelascuentasquedeseaincluirenlapolítica,seleccionelosdepartamentosoáreas funcionales a las que desea asignar el ingreso o gasto, seleccione un inductor de losestablecidosenlalistaypóngaleunnombrequeidentifiquelapolítica;presioneelbotónGuardarcuandoestélisto.

Este procedimiento debe aplicarlo hasta terminar con las cuentas de gastos; entonces tendrá laidentificacióndeloscostosygastosdepartamentales.Sideseatambiénasignaringresos,elsistemalepermite, para esto deberá realizar losmismos pasos con las cuentas de ingresos; si ha logradoincluirlosingresoscomopolíticasdeasignación,obtendrácomoresultadolarentabilidadopérdidaquelegeneraundepartamentooáreadelaoficina.

Considerequeelcriterioparalaidentificacióndelosingresosalasdistintasáreasesmuysubjetivo,loquepuededarlugarainterpretacioneserradas.

Distribucióndeingresosycostoscorporativos

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EsteprocesoeselcomplementoalaconstruccióndepolíticasparaladistribucióndeloscostosdelRecursoHumano;esteconjuntodepolíticastienecomopropósitoasignaralasoficinas(sucursalesy/oagencias) losotroscostosygastos(ingresos)quenocorrespondenensu totalidada laoficinaMatriz. Para citar un ejemplo, el costo de mantenimiento de la unidad TI (Tecnología de laInformación) que está en la oficina Matriz, pero que todas las oficinas usufructúan de susinstalaciones.Eldiagramaacontinuaciónmuestraelpropósitodeesteproceso;y,comosepuedenotar, toma lainformacióndelP&Ghistóricodeunaoficinaparaasignarseaotrasyasímismo. EsimportantenotarquedeestasdistribucionesseexcluyenloscostosdelRRHHyaestosfuerontratadosenotroprocedimiento.

El procedimiento para construir estas políticas parte de seleccionar la oficina origen de lasdistribuciones,seleccionamoselbotónNuevoparaconstruirunapolíticadiferente,seleccione la(s)cuenta(s) de ingreso o gasto, seleccione las oficinas destino, escoja un inductor (Indicadores,variablesuotros),pongaunnombrequeidentifiquealapolíticaypresioneelbotónGuardarparaalmacenarlaconfiguración.

Asignacionesaproductosyservicios PreviousTopNext

Adiferenciadelosprocesosanterioresquedefinenpolíticasvinculadasaunaoficinacomoorigendelasdistribucionesoasignaciones,esteprocesopermiteconstruirlaspolíticasquedebenseraplicadasportodaslasoficinassindistinciónalguna.Comosemuestraenlaimagen,esteprocesoconfiguralasasignacionesdeingresos,costosygastosa los distintos productos y servicios previamente definidos, tomando como fuente el estado depérdidasygananciasajustado.

Losinductoresquepermitenestaasignaciónsonaquellosconstruidosconjuntamenteconlosproductosyque–dependiendodelcaso–selesasignounafórmuladecálculoparaquesuvalorseaobtenidoautomáticamentedelosestadosfinancierosdecadaoficinayperíodo(mesyaño)ingresadosenelmodulofinanciero.

El procedimiento para la creación de políticas de asignación de ingresos, costos y gastos a losproductosnodifieredelresto;presionoelbotónNuevoparainiciarunapolítica,seleccionelaolascuentas,seleccionelosdestinos,escojauninductorypongaunnombrealapolítica;encasodeestarseleccionandocuentasdegastosdeberádecidirsiesuncostoogasto. PresioneelbotónGuardarcuandohayaterminado.

Ladefiniciónde estaspolíticas, determinará lautilidadopérdida sobreunproducto o servicio encadaoficinaydentrodeunperíododeterminado.

Historialdedistribuciones

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Esteprocesolepermiteconsultarelresultadodelasdistribucionesdecadaoficina,períodoytipodedistribución realizadaspreviamente;enel lado izquierdodel áreade trabajo, el sistema lepermiteseleccionarlaoficina,períodoytipodedistribuciónquedeseaconsultar.Luego de que haya identificado (oficina, período y tipo) la distribución que necesita consultar,presioneelbotónProcesar…ubicadoenelextremoinferiorizquierdodeláreadetrabajo.

AlladoderechodedondeUstedseleccionalasopcionesdeconsultayluegodepresionarelbotónProcesar…,elsistemapresentalainformaciócorrespondiente,encasodenoexistirdatosprocesados,elsistemalepresentalanotificacióncorrespondiente.Elresultadodelaconsultasepresentaentresgruposperfectamenteidentificados.

Segmentoeinductor PreviousTopNext

Sepresentaenlaprimeracolumnaconelnombredelsegmentoqueprodujoladistribución;enunafiladebajodeeste,sepresentalaclasificaciónynombredelinductorutilizadoparaladistribución.Ejemplo:

Origendeladistribución PreviousTopNext

Comprendelastressiguientescolumnasdelreporte(código,nombredelacuentayvalor)quenosindicaelorigendeladistribución;estainformaciónvaríaenlas“Distribucionesde loscostosdelRecursoHumano”cuyoorigendedatossonloscostosdepartamentalesynolascuentascontables.Elrestodereportessemuestradelasiguientemanera:

Destinodeladistribución PreviousTopNext

Sepresentanenlasdosúltimascolumnasdelreporte,conelnombredelaunidad,oficinaoproducto(depende del tipo de distribución) al cual se le asigna el costo o ingreso; y el valor que lecorrespondeacadaunidad. Elvalorasignadoacadaelementodependerádel totaldelorigenyelinductorutilizadoenladistribución.Ejemplo:

En la imagen anterior podemos ver un punto rojo en la parte superior derecha de cada valorasignado;estosepresentacuandoseutilizaronporcentajesacadaunidad,siUstedseposecionaconelmouse,elsistemalepresentauntextoemergenteconelporcentajequelecorresponde.

Estadosderesultadosmensuales PreviousTopNext

Como su nombre lo indica, este reporte nos permite consultar los estados de resultados de cadaoficina, tanto en su forma original como el resultante producto de las adiciones y disminucionesrealizadasenlosprocesosdedistribución;aesteúltimolellamamos“P&GAjustado”yaquetienelosvaloresquelecorrespondeporlasdistribucionesdeloscostoscorporativos.

En la imagen se muestra la estructura de este reporte, en la primera columna se muestra laclasificación del P&G según la definición realizada en el proceso “Parámetros generales” delmenúdeconfiguración.

Estaclasificaciónhacequemediantelosingresosfinancierosmenosloscostosvariablesobtengamosel “Margen financiero”, este último menos los Costos fijos den como resultado la “Utilidadoperacional”; finalmente, esta última más los ingresos no financieros dan como resultado elresultado(utilidadopérdida)delperíodo.

Lascuatrocolumnasaladerechacorrespondena:

Balance Mensual.- Corresponde a los valores del P & G histórico, es decir el que se ingresoproductodelprocesocontable.

Asignaciones.- Se presentan los valores producto de las disminuciones (matriz) y adiciones(oficinas) como consecuencia de las distribuciones de los costos corporativos, sea a través de loscostos del corporativo de la oficina matriz o mediante asignaciones contables de la matriz a lasagenciasy/osucursales.

BalanceAjustado.-EselresultadodetomarelvalordelP&Ghistóricoysumarlelasasignaciones.

Porcentaje.- Representa la participación porcentual de cada cuenta del reporte sobre el total deingresosdelP&Gajustado.

Conelvalordel“ResultadodelPeríodo”, el sistema lepresentaun texto emergente con el valorcalculado desde otra fuente, con el objeto de verificar si el resultado de este reporte es correcto.Ubíqueseconelmousesobreelbotón

rojoparamostrareldatocorrespondiente.

Comosemuestraenlaimagen,siUstedhacedobleclicconelbotónderechodelmouseenunvalorde la columna “Asignaciones” (no en los totales), el sistema le presenta un detalle del valor delreporte; si se trata de un valor negativo presenta la lista de las oficinas y valor a donde sedistribuyeron.

Sieldetalledelvaloraconsultarespositivo,elsistemapresentalalistadelasoficinasdesdelacualvinoesevalor.

Costosdepartamentales PreviousTopNext

Estereportepresentalosingresos,costosygastosdecadaunadelasáreasfuncionalesdelaoficinamatrizy/oagencias;lafuentedeestereportesonlaidentificacióndeloscostosdepersonal,laasignacionesdelosingresosygastosdelP&Ghistóricodecadaoficina.

La imagen muestra un ejemplo de este reporte; en el lado izquierdo del área de trabajo debeseleccionarlaoficinayperíodo(mesyaño)delcualdesealainformación,seleccionelasopcionesconunvistoypresioneelbotónProcesar…paraobtenerlosresultados.

Lascolumnas“Ingresos”,“Costos”y“Gastos”

Sonproductodelasasignacionesrealizadasencadaperíodo,lacolumna“RRHH”eslasumadeloscostosde los funcionariosyempleadosquepertenecenacadaárea funcional, la columna“Total”incluyelosvalores“Costos”,“RRHH”y“Gastos”decadadepartamento;yfinalmente,lacolumnadeporcentajerepresentalaparticipacióndecadadepartamentosobreeltotaldelosgastos.

Sihacedobleclicconelbotónderechodelmouseenunaceldaquetienevalor,elsistemalepresentaunaventanaauxiliarconeldetalledelascuentasyvaloresquejustificanelvalordelreporte,enelcasodelacolumna“RRHH”presentalalistadelaspersonasconloscostosquecorrespondenalmesyañoseleccionados.

La última fila de las columnas“Ingresos” y“Total”Usted encontrará el valor de los ingresos ygastosdelP&Ghistóricoconelquepuedecomprobarlaexactituddelreporte.

Costodeproductosyservicios PreviousTopNext

Nos atrevemos a decir que este reporte simboliza uno de los principales objetivos del sistema decostos y rentabilidadesyaquenosmuestra los ingresos, costos, gastos y resultado (rentabilidadopérdida)decadaproductoyserviciodefinidoporlaentidad.Demanera similar a los reportes anteriores,Usted debe seleccionar la oficina y período del cualdeseaobtenerlainformación,seleccionelosproductosquenecesitaincluirenelreporteypresioneelbotónProcesar…paravisualizarelresultado.

Enlalistadeopcionestienedosvistosquelepermitenocultarlascolumnasdeingresosoresultados,segúnparaquienseaelreporte.

Laimagenmuestraelcontenidodelreporte,cuandolosingresossonmenoresalasumadeloscostosygastos,elvalordelresultadosepintaencolorrojoloquerepresentapérdida.

Sinecesita,eldetalledeunvalordeingreso,costoogastos,presionedobleclicconelbotónderechodel mouse. El sistema le presenta una pantalla auxiliar con las cuentas, y valores asignados alproductoseleccionado.

De forma similar a los reportes anteriores, la última fila tiene textos emergentes que nos permitecomprobarqueel totalde ingresosygastoscorrespondanaldelP&GAjustado. Debe tomarencuentaqueestosvalorescoincidensiysolositodaslascuentassehandistribuidosatisfactoriamente;y,queelreporteincluyatodoslosproductosyservicios.

Indicadoresdecostos PreviousTopNext

Este reporte tieneunapresentaciónsimilarasuequivalenteenelmodulofinanciero;enelcostadoizquierdo del área de trabajo, el sistema le presenta el conjunto de opciones antes de procesar elreporte.Debeseleccionarlaolasoficinasdelascualesdeseaobtenerelresultado,elolosperíodos,yelolosindicadoresdeloscualesdeseaobtenerelreporte.Considere que el reporte se presenta en unamatriz en la que los indicadores se disponen en filasmientras que las oficinas o períodos se presentan en columnas; esto obliga a que únicamentelogremoslacombinacióndedosvariablesmúltiples;esdecir,quepuedoseleccionarvariasoficinas,variosperíodos(meses)perosolounindicador;o,unaoficina,variosperíodosyvariosindicadores.Otracombinacióndeopcionesválidaesobtenerelreportedevariosindicadoresdevariasoficinas,perodeunsoloperíodo.

Unalineaarribadelalistadeindicadorestenemostresopcionesquedifierenenla formacomosepresentan los datos, por defecto se presenta en valores; si toma la opción“Representaciones”, elvalordelosindicadoressoninterpretadosporelSCOREasignadoypresentaenformadecírculosconelcolorquelecorresponde.

La forma“Ambos” presenta las representaciones del SCORE asignados con un texto emergentecuyocontenidoeselvalordelindicador.

EstructuraOrgánicayRecursos PreviousTopNext

Presenta información gráfica de todos los elementos (ingresos, costos o gastos) relacionados lasdistintas aéreas funcionalesde laoficina seleccionada.Debidoaque las estructura orgánica de lasoficinaspuedendiferirentreellas,estereportesolonopermitecombinarinformacióndemásdeunaoficina.Demanerasimilara losprocesosanteriores, lasdistintasopcionesseubicanal lado izquierdodelárea de trabajo; estas le permiten seleccionar una oficina, el período del cual necesita obtener elreporte,elolasáreasdelaestructuraorgánica;y,elelementoquedeserepresentar.

El grupo de opciones Usted puede seleccionar todos los elementos relacionados a los costosdepartamentalesydepersonal;leproporcionainformacióndetodalaoficinaodeunáreaespecífica,también es posible clasificar los datos del grafico en relación a los niveles funcionales a los quecorrespondecadadepartamentodelaestructuraorgánica.

Cuando haya terminado la selección de opciones, presione el botón Procesar… para visualizar elgráfico.

ProductosyServicios PreviousTopNext

Sintetiza la información procesada de los productos y servicios, presenta gráficamente todos loselementosquedeterminanelresultadodeunproductoenunperiododeterminado.Aligualqueenprocesosanteriores,elsistemapresentaelgrupodeopcionesalmargenizquierdodeláreadetrabajo;enestecasolaelprocesosinospermiteevaluarinformacióndevariasoficinasenunsolograficodebidoaquelosproductosysuspolíticasdeasignacióndeingresos,costosygastosesigualparatodos.

Seleccionela(s)oficinasyelolosperiodosquenecesitavisualizarlosdatos;acontinuaciónpongaunvistounadelasseriespararepresentarelgrafico.Considerequealseleccionarlaserielasotrasseconviertenenvariablesalternasdelgraficoquedebenserseleccionadas.

Para seleccionar los productos despliegue el contenido de cada familia, dependiendo de la serieseleccionada Usted puede tomar uno o varios productos. En la pestaña de opciones seleccione elelementoquedesearepresentarenelgrafico.

Cuandoestélistoconelconjuntodeopcionesdelreporte,presioneelbotónProcesar…paraobtenerelresultado.

La imagen a continuación representa la utilidad de los tres productos de colocaciones másimportantesdelasseisoficinasqueformanpartedelacooperativa.

Lasbarrasqueestánpordebajodelalíneaceroidentificanalasoficinasyproductosquegeneranpérdida.Estaevaluaciónsepuedehacerdeunaoficinayvariosperiodos.

GráficoIndicadoresdeCostos PreviousTop

Elprocedimientoparaobtenerelgráficode los indicadores es similar a comose lohacecon losproductosyservicios;enelmargenizquierdodeláreadetrabajosepresentanlasopcionesmientrasquealaderechaelsistemamuestraelgráficoconelresultadodelaconsulta.Antes de presionar el botón Procesar… debe seleccionar la o las oficinas que desea incluir en laconsulta,elolosperiodosarepresentaryelindicadorsujetodelreporte.Enlapartesuperiordelalistadeindicadoresustedpuedecambiarlarepresentacióngráficacambiandolaserieporperiodosuoficinas.