Universitatea „Dimitrie Cantemir”din Târgu Mureş

PROIECT

SISTEME INFORMATICE FINANCIAR - BANCARE

Stoian Cristina - GabrielaBănci şi pieţe de capital în context european

1

CUPRINS

SISTEME INFORMATICE.............................................................................................3

Noţiuni de bază................................................................................................................3

Metodologii de proiectare a SI........................................................................................5

Etapele de realizare a sistemelor informatice..................................................................6

SISTEME INFORMATICE BANCARE........................................................................7

Arhitectura sistemelor informatice bancare.....................................................................7

Exemple de sisteme informatice bancare româneşti........................................................9

SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE...............................................................11

Principii de proiectare a sistemelor de gestiune............................................................12

Sisteme informatice de gestiune: aplicaţii ERP(Enterprise Resource Planning)...........13

BIBLIOGRAFIE.............................................................................................................16

2

SISTEME INFORMATICE

Noţiuni de bazăStudiind fiinţele, obiectele şi procesele din natură, ca şi interacţiunile dintre acestea, omul

şi-a format o concepţie sistemică despre lume, pe care a încercat să o aplice şi în activităţile dirijate de el. Unul dintre fondatorii teoriei sistemelor, Ludwig von Bertalanffy considera sistemul ca fiind un complex de elemente în interacţiune. Sistemul este mai mult decât suma părţilor, el are proprietăţi pe care nu le regăsim la nici una dintre componentele sale.

Sistemul este un complex relativ stabil de elemente aflate în interacţiune şi interdependenţă atât între ele cât şi cu mediul înconjurător. Sistemul are o dinamică orientată spre atingerea unei stări finale, dinamică provocată de circulaţia informaţiilor privind starea elementelor componente şi schimbarea factorilor de mediu. Primind informaţii de la mediu sau de la componentele sale, ca fluxuri de intrare, sistemul răspunde prin anumite reacţii, transformări şi evoluţii, înregistrate ca fluxuri de ieşire. Fluxurile de informaţii care circulă în sistem formează o modalitate de reglare a comportamentului acestuia, numită şi conexiune inversă (feed back). Bucla de reacţie a efectului asupra cauzei permite reglarea comportamentului sistemului în raport cu anumiţi parametri de funcţionare.

Această concepţie sistemică a fost abordată şi în modul de conducere a organizaţiilor, astfel încât sistemul condus (operaţional) să fie tot timpul dirijat prin mecanismul de feed-back, exercitat de sistemul de conducere:

Fig. 1 Concepţia sistemică aplicată unei organizaţii

Fără a nega rolul intuiţiei şi al experienţei, se pune accentul în conducere pe obţinerea unor informaţii clare, complete şi relevante, în timp util. Se spune adesea în lumea afacerilor că “informaţia înseamnă putere”.

Sistemul informaţional se referă la totalitatea structurilor şi proceselor care asigură circulaţia informaţiilor în cadrul relaţiilor dintre sistemul operaţional şi cel de conducere.

Sistemul informaţional este un set finit de concepte, metode, tehnici, instrumente şi procese utilizate pentru prelucrarea informaţiilor provenite de la un sistem operaţional, în scopul transformării lor în date, pentru fundamentarea şi urmărirea deciziilor.

Are patru funcţii importante: Preluare (generare) informaţii; Stocare informaţii; Prelucrare informaţii; Comunicare (transmitere) informaţii.

Pentru prelucrarea unui volum mare de informaţii în timp util, în sensul filtrării eipentru încadrarea în scopul urmărit, s-au folosit calculatoarele.

Sistemul informatic(SI) este o parte componentă a sistemului informaţional, care asigură prelucrarea automată a datelor cu ajutorul calculatoarelor.

3

Sistem operaţional

Sistem de conducere

Informaţii

Flux de ieşireFlux de intrare

Decizii

Este dificil de tras o linie clară de demarcaţie între sistemul informaţional şi cel informatic, deoarece sistemul informatic a devenit o componentă a sistemului informaţional şi a preluat tot mai multe dintre funcţiile acestuia până când au ajuns să se suprapună cele două noţiuni.

Dacă prelucrarea informaţiei este realizată în întregime prin intermediul tehnicii de calcul, atunci sistemul informaţional se transformă în sistem informatic.

Componentele sistemului informatic: Metode, tehnici, modele de prelucrare a datelor; Sisteme de tehnică de calcul şi comunicaţii de date; Colecţii de date organizate sub formă de baze de date şi gestionate cu sisteme de

gestiune a bazelor de date; Programe de prelucrare algoritmică, difuzare şi interpretare a datelor; Personal specializat în informatică.

Un management de calitate este greu de conceput fără suportul solid conferit de informatizarea activităţilor de bază ale organizaţiei şi fără implicarea tehnologiei informaţiei (IT) în modelarea fluxurilor informaţionale, asistarea deciziilor, deschiderea şi integrarea pe pieţele externe. Saltul calitativ pe care trebuie să-l facă managementul românesc pentru a se alinia la standardele internaţionale este dependent de componenta informatică, recunoscută ca factor esenţial în fluidizarea şi eficientizarea activităţii firmelor (Militaru, 2004: p.21). Se lucrează frecvent, la ora actuală, cu sisteme informatice care cuprind toate activităţile întreprinderii şi încep să se dezvolte în cadrul acestora modulele de asistare a deciziei şi sisteme expert pentrucontrol, monitorizare şi planificare.

O organizaţie dispune de un complex de sisteme informatice, având în componenţa sa sisteme pentru fiecare funcţie a organizaţiei şi pentru fiecare nivel al managementului său operaţional (responsabilitate directă pentru producerea bunurilor şi serviciilor), tactic (transpun strategiile globale, elaborează decizii la nivel de compartimente), strategic (evoluţia companiei pe termen lung).

De exemplu, funcţia comercială(vânzări) are un sistem al vânzărilor la nivel operaţional pentru a procesa comenzile şi a înregistra volumul zilnic al vânzărilor, dar are componente şi la nivelul tactic, pentru urmărirea vânzărilor lunar, pe segmente de piaţă şi o componentă la nivel strategic, pentru a efectua prognoze ale vânzărilor şi a identifica principalele tendinţe pe termen lung.

Exemple de tipuri de sisteme informatice:1. SI pentru asistenţă în administrarea portofoliului de afaceri – ESS (Executive

Support Systems);2. SI pentru conducere – MIS (Management Information Systems);3. SI pentru asistarea managerilor în adoptarea deciziilor – DSS (Decision Support

Systems);4. Sisteme bazate pe cunoştinţe – KBS (Knowledge Based Systems);5. SI pentru procesarea tranzacţiilor – TPS (Transaction Processing Systems).

SI devin instrumente puternice care transformă organizaţiile, le remodelează, le facmai competitive şi mai eficiente:

o reducerea numărului de niveluri ierarhice şi de angajaţio eliminarea inconvenientelor legate de distanţe; a apărut conceptul de organizaţie

virtualo creşterea flexibilităţii organizaţiilor, adaptarea mai rapidă la schimbările din

mediul de afacerio dezvoltarea comerţului electronic, Internet-ul a creat o piaţă electronică globală,

la care organizaţia poate participa dacă are un sistem de tranzacţii on-line şi un sistem de plăţi on-line bine realizat

4

o reducerea fluxurilor de documente, înlocuirea documentelor scrise cu documentele electronice.

Metodologii de proiectare a SI

Termenul de metodologie provine din limba greacă şi înseamnă “ştiinţa atingerii scopului”, cu alte cuvinte metodologia presupune dezvoltarea unui set de criterii pentru identificarea, ordonarea, evaluarea şi aplicarea unui şir de metode, tehnici, proceduri şi instrumente pentru realizarea unui sistem. Trebuie subliniată diferenţa între metodologie şi metodă, care este o cale de atingere a scopului.

Metodologia de proiectare a SI - înseamnă un complex de etape prevăzute pentru dezvoltarea SI. Fiecare etapă este divizată în subetape şi fiecare subetapă are anumite tehnici de realizare.

Activitatea metodologică de proiectare a unui sistem informatic presupune adoptarea unor strategii, cele mai importante fiind:

a. Strategia BOTTOM-UP (ascendentă)b. Strategia TOP-DOWN (descendentă)

a) Strategia BOTTOM-UP (ascendentă) presupune dezvoltarea SI în trepte, de la nivelul elementelor sistemului până la cuprinderea integrală a tuturor compartimentelor sau activităţilor şi se face prin:

- realizarea aplicaţiilor informatice independente, cu fişiere proprii;- integrarea aplicaţiilor/fişierelor într-o bază de date unică;- adăugarea procedurilor sau a modulelor de decizie şi planificare necesare

conducerii.Avantaje:

SI se dezvoltă treptat, pe baza cerinţelor utilizatorilor; se pot planifica mai bine resursele financiare şi materiale pe măsură ce se dezvoltă

sistemul.Dezavantaje:

integrarea dificilă a aplicaţiilor în sistem; redundanţa unor date (repetarea lor în fişiere diferite); proiectarea pe aplicaţii poate să nu respecte anumite cerinţe ale sistemului sau chiar

concepţia întregului sistem.b) Strategia TOP-DOWN (descendentă) presupune definirea concepţiei generale a

sistemului, după care se stabilesc componentele lui.Avantaje:

integrarea elementelor în sistem se face mult mai uşor; baza de date este unică la nivel de sistem, datele se introduc de la început cu respectarea

relaţiilor şi a condiţiilor de non-redundanţă;Dezavantaje:

activitatea este mai complexă; cheltuielile de proiectare sunt mai mari; este necesar personal de specialitate în proiectarea SI, eventual firme software.

Pe baza strategiilor BOTTOM-UP se dezvoltă metodologiile ameliorative de proiectare a SI, care constau în: analiza sistemului informaţional existent şi depistarea deficienţelor lui funcţionale, urmate de proiectarea unui sistem informatic care îşi propune ameliorarea acestor deficienţe.

5

Pe baza strategiilor TOP-DOWN se dezvoltă metodologiile constructive de proiectare a SI, care renunţă complet la sistemul informaţional existent şi construiesc un nou sistem informatic.

O clasificare a metodelor de proiectare în funcţie de modul de percepţie a sistemuluiinformatic, funcţional, sistemic sau obiectual, conduce la următoarele categorii:

metode ierarhice – se bazează pe analiza funcţională a întreprinderii, sistemul informatic cuprinde subsistemele definite de funcţiile întreprinderii;

metode sistemice – abordează organizaţia prin prisma teoriei sistemelor, sistemul informatic cuprinde două subsisteme complementare: datele şi prelucrările, analizate şi modelate independent;

metode obiectuale – sistemul informatic este conceput ca un ansamblu de obiecte autonome, care cooperează între ele; datele şi prelucrările sunt implementate în cadrul aceleiaşi structuri, reprezentate prin obiect.

Un sistem informatic este mai mult decât o colecţie de echipamente de calcul şi programe, el implică schimbări profunde în cadrul organizaţiei, de la nivelul organizaţional şi până la nivelul managementului strategic.

Etapele de realizare a sistemelor informatice

Pentru crearea şi dezvoltarea sistemelor informatice prin metode ierarhice, se defines patru etape fundamentale:

1. analiza de sistem;2. proiectarea generală (de ansamblu);3. proiectarea de detaliu (proiectarea tehnică);4. implementarea, trecerea în exploatare şi dezvoltarea sistemului.

În etapa de Analiză se identifică structura sistemului informaţional existent, modul de organizare a întreprinderii, metodele de conducere, se stabilesc fluxurile de date şi operaţiile de prelucrare a acestora. Etapa se încheie printr-un studiu de oportunitate, care fundamentează decizia de trecere de la sistemul informaţional la un sistem informatic, justifică investiţiile şi evaluează timpul de recuperare al acestora, pune în evidenţă saltul calitativ şi performanţele întreprinderii în condiţiile utilizării sistemului informatic.

În etapa de Proiectare de ansamblu se determină obiectivele specifice ale SI care decurg din obiectivele generale, se definesc ieşirile sistemului, în funcţie de cerinţele management-ului. Pe baza fluxurilor de ieşire se stabileşte setul de date de intrare necesare, modul de organizare şi codificare al acestora. Definirea fluxurilor informaţionale este modalitatea de a reprezenta traiectoria datelor între procesele interne şi entităţile externe, precum şi modalitatea de stocare a datelor/informaţiilor în sistem. După ce s-a conceput sistemul în ansamblu, cu precizarea cerinţelor de performanţe, securitate şi control se trece la constituirea subsistemelor informatice pe funcţii, subfuncţii şi operaţii ale organizaţiei.

În etapa de Proiectare de detaliu se definesc modulele ce intră în componenţa subsistemelor, fiecare dintre module constituind o unitate logică având una sau mai multe funcţiuni şi o interfaţă de intrare/ieşire pentru interconectarea cu celelalte module şi cu mediul extern. Este etapa în care se elaborează programele, în raport de elementele tehnice ale sistemului: reţeaua de calculatoare, sistemul de comunicaţii, sistemul de operare şi sistemul de gestiune a bazelor de date.

Implementarea este etapa prin care sistemul informatic proiectat devine operaţional. Se realizează conversia datelor şi se fac testări ale întregului sistem pentru verificarea modului de funcţionare, a fiabilităţii şi a gradului în care acesta răspunde cerinţelor management-ului. Este

6

foarte important impactul utilizatorilor cu SI, de aceea în cadrul acestei faze se face prezentări ale modului de funcţionare şi de utilizare a sistemului şi are loc instruirea personalului.

Exploatarea constă în utilizarea, mentenanţa (întreţinerea) şi evaluarea performanţelor sistemului, după ce a fost implementat. Dacă se depistează anomalii în funcţionare sau dacă nu sunt îndeplinite performanţele cerute, trebuie operate modificări asupra sistemului, care se fac în perioada de postimplementare.

Evoluţia permanentă a tehnologiei informaţiilor, apariţia unor noi cerinţe legislative sau a unor modificări în structura funcţională a organizaţiei sunt câteva dintre cauzele care determină crearea de noi versiuni ale sistemului, în cadrul etapei de dezvoltare a sistemului informatic.

SISTEME INFORMATICE BANCARE

În ultimii ani, sistemele bancare au pus accentul pe diversificarea şi creşterea calităţii ofertei, atragerea şi fidelizarea clientelei, promovarea tehnologiilor generatoare de productivitate, realizarea unei relaţii de proximitate cu acea parte a clientelei receptivă la noile soluţii IT. S-a făcut trecerea de la un sistem bancar bazat pe conturi şi produse la cel orientat pe client.

Arhitectura sistemelor informatice bancare

Sistemul informaţional al băncilor nu se mai putea baza pe mijloacele tradiţionale de difuzare a informaţiei, de asemenea se impunea creşterea operativităţii, siguranţei şi eficienţei tranzacţiilor interne şi interbancare. A apărut necesitatea unor noi strategii de marketing pentru cererea şi oferta produselor bancare şi a unui nou tip de management bancar.

Obiectivele unui sistem informatic bancar decurg din activităţile principale:o Deschiderea de conturi bancare;o Constituirea şi actualizarea depozitelor bancare;o Acordarea şi rambursarea creditelor bancare;o Urmărirea plăţilor şi încasărilor;o Activitatea de închidere a zilei curente şi respectiv a lunii curente.

În acest context arhitectura sistemelor informatice bancare cuprinde următoarelesubsisteme:

1. Operaţii curente care se referă la următoarele module: Conturi curente – se realizează tranzacţiile de încasări şi plăţi prin contul curent al

clientului; Depozite – se realizează gestiunea depozitelor deschise de clienţi, implicând operaţii

de calculare a dobânzii, plata dobânzii la scadenţă, capitalizarea acesteia, generarea de extrase de cont, calcularea şi reţinerea comisioanelor şi a impozitului pe venit;

Casa – se realizează gestiunea operaţiilor cu numerar; acest modul este integrat cu celelalte module care generează încasări/plăţi în numerar: cont curent, depozite, alte operaţiuni;

Home banking – informarea clientului cu privire la contul său sau informaţii generale legate de cursul valutar, rata dobânzii etc;

Decontări electronice – efectuarea de plăţi electronice, în special pentru persoanele juridice;

Carduri – gestiunea tranzacţiilor efectuate prin conturile de card; acest modul interacţionează cu cel referitor la conturile curente, pentru a putea realiza alimentarea periodică a cardurilor.

2. Clienţi este un subsistem care permite actualizarea permanentă a datelor privind clienţii băncii. Permite gestiunea unică a clienţilor, indiferent câte produse/servicii bancare utilizează şi o administrare a acestora la nivel de bancă. Acest sistem este integrat cu

7

celelalte subsisteme, în special cu Operaţiuni, gestionând produse şi servicii bancare personalizate: cont curent, depozite bancare, casa.

3. Credite este un subsistem dedicat gestiunii contractelor de credit, ce conţine două aplicaţii informatice:

Gestiunea riscului – pentru realizarea analizei financiare a clientului, plasarea creditului într-o grupă de risc, pe baza unor criterii prestabilite, în vederea luării deciziei de creditare;

Gestinea creditelor – pentru evidenţa creditelor acordate, a încasărilor ratelor scadente şi a dobânzilor, calcularea penalizărilor, evaluarea financiară permanentă a clientului.

4. Marketing este un subsistem realizat pe baza tehnicilor multimedia aplicabile pe Internet şi se utilizează pentru promovarea produselor şi serviciilor bancare.

5. Management bancar este subsistemul specializat în determinarea şi monitorizarea indicatorilor de rating bancar: lichidităţi, profitabilitate, grad de îndatorare; în cadrul lui se realizează şi modulele de asistare a deciziei, analiza scenariilor, elemente specifice de gestiunea riscului.

6. Contabilitate este subsistemul care realizează funcţiile de bază ale contabilităţii: urmărirea conturilor analitice şi sintetice, evidenţa tranzacţiilor interne şi externe ale băncii, verificarea concordanţei dintre tranzacţiile bancare derulate şi evidenţa contabilă, constituirea situaţiilor de sinteză şi raportare către organele administraţiei publice (balanţe sintetice, contul de profit şi pierdere, situaţia patrimoniului).

7. Personal este subsistemul care asigură evidenţa personalului băncii şi calculul salariilor.

La această structură se mai pot adăuga şi alte componente cum ar fi:o Trezorerie – operaţii pe piaţa valutară şi operaţii cu titluri de investiţie (certificate

de trezorerie) şi de plasament (obligaţiuni) atât cele proprii băncii cât şi ale clienţilor;

o Decontări intrabancare – activitate reglementată de L33/1991 şi L34/1991 privind statutul Băncii Naţionale; se efectuează prin sistemul propriu fiecărei societăţi bancare;

o Decontări interbancare – activitate reglementată de L34/1991, care se realizează prin intermediul conturilor curente deschise la sucursalele Băncii Naţionale sau prin intermediul conturilor pe care societăţile bancare le deschid reciproc.

8

Rapoarte, Indicatori,Sinteze.

Clienţi

Credite

Operaţii curente

Management

Personal

Contabilitate

Marketing

Noile soluţii IT (tehnologia informaţiei) implementate în cadrul sistemelor informatice bancare au produs schimbări profunde în cultura la nivel de instituţie.

Astfel, conceptul de groupware, promovează lucrul în grup folosind comunicaţia prin Intranet. Se facilitează lucrul în colectiv şi interactivitatea între persoane implicate într-un proiect prin utilizarea infrastructurii oferite de Intranet: poşta electronică, transferul de fişiere, Web.

Mediul bancar este adecvat transferului electronic al documentelor (Electronic Data Interchange), formate din structuri bine definite, asamblate în fişiere criptate, însoţite de semnături electronice, care vin să înlocuiască tradiţionalele documente scrise.

Exemple de sisteme informatice bancare româneşti

SIBANK – este un sistem informatic integrat, dezvoltat în conformitate cu legislaţia bancară şi financiar-contabilă din România, adaptat particularităţilor pieţii valutare şi monetare româneşti. Este un sistem flexibil şi prezintă o structură modulară, astfel încât se poate adapta uşor la cerinţele utilizatorilor şi se poate dezvolta prin adăugarea unor noi module.

Componentele de bază ale sistemului SIBANK sunt: Clienţi Operaţii cu clienţii, care cuprinde:

o Gestionare conturi curenteo Casierieo Schimburi valutareo Depoziteo Creditare

Contabilitate Trezorerie, care cuprinde:

o Schimburi pe piaţa valutarăo Operaţiuni cu titlurio Vânzare-cumpărare cash

Trade financeo Acreditive de import-exporto Incassouri de import-export

Management informaţional Sistemul de raportare Administrare sistem

Modulul ClienţiGestionează clienţii băncii şi reţine datele referitoare la acestia: nume, adresa, forma de

proprietate, obiectul principal de activitate. Sunt stocate şi informaţii referitoare la acţionariat, management, relaţii de interdependenţă comercială. Fiecare client este identificat printr-un cod unic reprezentat de codul fiscal pentru clienţii personae juridice şi codul numeric personal pentru persoanele fizice.

Modulul Operaţii cu clienţii Conturi curente - Gestionează conturile în lei şi în valută ale clienţilor, realizând automat

calculul dobânzii în funcţie de soldurile existente şi de condiţia de dobândă asociată şi plata acesteia în acelaşi cont sau într-un cont precizat de client;

Plăţi şi încasări – operează ordinele de plată ale clienţilor precum şi încasările acestora şi actualizează on-line soldurile. Aplicaţia calculează şi reţine automat comisioanele aferente operaţiilor de cont curent. Sunt permise plăţile în limita soldului creditor existent. Aplicaţia poate emite centralizatoare de plată/încasare necesare operaţiunilor de compensare interbancară.

9

Schimburi valutare – operează ordinele clienţilor de cumpărare/vânzare de valută şi de schimb valută-valută la vedere sau la termen. Aplicaţia verifică soldul contului plătitorului înainte de a efectua tranzacţia pentru a nu intra în descoperit de cont. În cazul operaţiunilor de schimb valutar la termen, sumele aferente tranzacţiei sunt păstrate într-un cont special iar la scadenţă se actualizează automat soldurile conturilor, se calculează şi se înregistrează profitul sau pierderea realizată de bancă în urma tranzacţiei. Cele mai importante rapoarte ale acestui modul sunt raportările la BNR privind operaţiunile pe piaţa valutară.

Depozite - gestionează depozitele atrase de la clienţi, la vedere sau la termen, în lei sau în valută. Dobânda se calculează automat şi se varsă într-un cont de disponibil sau se capitalizează, în funcţie de clauza din contract. Pentru depozitele persoanelor fizice se realizează prelungirea automată la scadenţă a depozitului. În momentul încasării dobânzii se calculează şi se reţine automat impozitul datorat. În cazul lichidării depozitului înainte de termen se calculează dobânda la vedere. Pe durata derulării contractului se permite modificarea ratei dobânzii. Situaţiile cele mai semnificative: evidenţa depozitelor în lei şi în valută, situaţia preliminariilor de dobândă, situaţia scadenţelor la depozite.

Creditare – aplicaţia administrează atât operaţiile de creditare directă cât şi pe cele de refinanţare. Sunt gestionate operaţiile de creditare pentru credite de trezorerie, credite de investiţii, credite pe documente în curs de încasare, scrisori de garanţie bancară, credite interbancare. Se calculează automat dobânda şi majorările, ratele de credit restante, penalităţile. Situaţii obţinute: evidenţa creditelor acordate, dobânzilor şi comisioanelor aferente, situaţia creditelor restante.

Operaţiuni de casă – gestionează operaţiile de ridicare şi depunere de numerar efectuate de clienţii băncii, realizând şi o evidenţă a casieriilor şi a operaţiilor de remitere/alimentare de tezaur. Situaţii generate: jurnalul de casă pentru fiecare casierie şi general, situaţia monetarului pe casierie, situaţia ridicărilor de numerar peste un anumit plafon.

Modulul TrezorerieGestionează operaţiile efectuate de bancă pe piaţa monetară, pe piaţa valutară şi

operaţiunile cu titluri. Aplicaţiile componente: Depozite – gestionează depozitele atrase şi plasate de bancă pe piaţa monetară, indiferent

de tipul lor. Sunt o serie de raportări solicitate de BNR: situaţia rezervei minime obligatorii, situaţia depozitelor în lei/valută atrase/plasate de bancă pe piaţa monetară.

Schimburi valutare – gestionează operaţiile de schimb valutar efectuate de bancă, cu actualizarea şi înregistrarea automată a rezultatului (profit sau pierdere) obţinut de bancă la fiecare tranzacţie. Situaţii către BNR: situaţia operaţiunilor pe piaţa valutară, confirmări de schimburi valutare, scadenţe de decontare pentru sume în valută provenite din schimburi valutare.

Operaţii cu titluri – gestionarea cumpărării titlurilor de investiţie (certificate de trezorerie cu dobândă şi discount), titluri de plasament (obligaţiuni) şi de tranzacţie atât pentru bancă cât şi pentru clienţi. Pentru titlurile de investiţie şi de plasament, sistemul calculează automat dobânda şi înregistrează încasarea acesteia la scadenţă. Pentru titlurile de tranzacţie aplicaţia face o reevaluare lunară în funcţie de preţul pieţei până la vânzarea lor. Situaţii obţinute: situaţia certificatelor de trezorerie achiziţionate de bancă, pe data scadentă.

Vânzare-cumpărare cash – gestionează operaţiile de cumpărare-vânzare de numerar de pe piaţa interbancară, calcularea şi perceperea automată a comisioanelor de plătit/încasat.

Modulul Trade FinanceEste destinat urmăririi operaţiilor de import-export ale clienţilor băncii realizate prin

acreditive, incassouri, ordine de plată documentare.

10

Se calculează automat şi se reţin comisioanele, se efectuează plăţi-încasări la scadenţă sau în tranşe.

Modulul Transferuri Internaţionale de fonduriProcesează tranzacţiile internaţionale ale băncii sau ale clienţilor săi. Aplicaţiile

componente sunt: Actualizarea on-line a soldurilor conturilor nostro şi ale clienţilor; Calcularea şi reţinerea automată a comisioanelor interne şi pentru băncile corespondente; Gestionarea şi raportarea dispoziţiilor de încasare valutară; Conversia în euro (la cerere).

Modulul management informaţionalAsigură calculul indicatorilor de rating, posibilitatea vizualizării lor la cerere precum şi

situaţii de sinteză privind activitatea băncii pe fiecare dintre componentele sale.Modulul de raportareAsigură generarea rapoartelor periodice impuse de normele BNR:

Situaţia zilnică a activelor şi pasivelor bancare; Situaţia creditelor, clasificarea lor; Situaţia debitorilor şi a riscurilor individuale; Situaţie privind solvabilitatea băncii şi expunerea ei pe grupuri de clienţi.

SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE

Sistemele informatice de gestiune (SIG) pot fi abordate în două moduri: Pornind de la informaţiile utilizate în cadrul firmei, a mijloacelor de identificare,

stocare şi prelucrare a acestora; Pornind de la funcţiile (scopul) sistemului şi anume oferirea informaţiilor

necesare şi la momentul oportun pentru fundamentarea deciziilor.Sistemele informatice de gestiune implică următoarele elemente interdependente:

domeniile de gestiune, datele, modelele şi regulile de gestiune.Domeniile de gestiune – corespund activităţilor desfăşurate în cadrul firmei (producţie,

comercială, cercetare-dezvoltare, financiar-contabilă, marketing, personal) şi ţin cont de interacţiunile dintre ele. Se identifică funcţiile şi operaţiile specific nivelurilor ierarhice de ale management-ului: operaţional, tactic şi strategic.

În cadrul sistemelor informatice realizate pe criterii funcţionale, domeniile de gestiune stau la baza subsistemelor informatice.

Datele - reprezintă informaţiile puse la dispoziţie de către firmă, “materia primă” a oricărui sistem de gestiune. Se face o primă clasificare a acestora în date cu character permanent şi date cu caracter tranzacţional.

Modelele de gestiune – conţin procedurile caracteristice domeniilor de gestiune. Astfel, există anumite proceduri specifice domeniului producţiei (tehnologia de fabricaţie, urmărirea producţiei, costuri de fabricaţie), domeniului commercial (aprovizionare, desfacere) şi contabilitate (furnizori, clienţi, balanţa, indicatorii sintetici, cheltuieli, venituri).

Regulile de gestiune – permit prelucrarea datelor în concordanţă cu activităţile desfăşurate în cadrul firmei şi cu obiectivele sistemului.

Dacă întreprinderea are activitatea de bază producţia de bunuri şi servicii, câteva exemple de reguli de gestiune:

Producţia scade când s-a depăşit stocul de produse finite; Creşterea stocului de produse finite determină scăderea preţului lor de vânzare; Se face aprovizionarea cu materii prime când s-a ajuns la un stoc efectiv mai mic

decât cel normat;

11

Cererea mare de produse pe piaţă conduce la apariţia de noi modele, create şi testate în cadrul compartimentului de cercetare-dezvoltare.

SIG sunt sisteme integrate, caracterizate prin introducerea unică a datelor preluate din documentele primare şi prelucrarea lor distribuită în cadrul subsistemelor informatice.

De exemplu: facturile către clienţi, ordinele de plată şi chitanţele sunt prelucrate atât în cadrul subsistemului comercial cât şi în cel contabil.

Fig. Modul de lucru în sistemele integrate de gestiune

Principii de proiectare a sistemelor de gestiune

Indiferent de domeniul abordat de un SIG, proiectarea lui impune respectarea unor principii de bază:

1. abordarea globală a problematicii de abordat – se are în vedere realizarea unui sistem informatic al firmei, care să cuprindă toate activităţile, de aceea se dezvoltă o soluţie de informatizare totală, în cadrul căreia se precizează componentele prioritare;

2. utilizarea unei metodologii în activitatea de proiectare a sistemului – în funcţie de resursele financiare şi materiale, de cerinţele managementului şi de obiectivele sistemului se stabileşte metodologia de proiectare;

3. aplicarea unor metode şi soluţii moderne de proiectare şi realizare a sistemului – echipa de proiectare trebuie să fie ancorată în actualitate, să cunoască şi să utilizeze tehnici noi de analiză şi proiectare, să utilizeze soluţii software de ultimă oră pentru realizarea sistemului;

4. structurarea SIG relativ independent de structura organizatorică din firmă – această cerinţă permite buna funcţionare a sistemului şi în cazul unor modificări organizatorice în cadrul firmei; de asemenea, are ca efect posibilitatea de generalizare a produsului software şi la alte firme de profil; dacă există anumite particularităţi în activitatea beneficiarului care influenţează fluxul informaţional şi prelucrarea datelor, sistemul informatic trebuie să fie capabil să se adapteze cerinţelor;

5. participarea directă a reprezentanţilor beneficiarului la activităţile de analiză, proiectare şi implementare a SIG – implicarea utilizatorilor în proiectarea SIG se face în special:

12

Preluare ValidareSubsistem comercial

Subsistem contabil

Situaţia stocurilor

Situaţia furnizorilor

Baza de date

documente

în faza de analiză: activitatea de documentare, selectarea metodologiei de realizare a sistemului;

în faza de proiectarea generală: definirea obiectivelor, stabilirea machetelor situaţiilor de ieşire, alegerea SGBD-ului şi a reţelei de comunicaţie;

în faza de proiectare tehnică: testarea procedurilor şi a interfeţei grafice cu utilizatorul;

în faza de implementare: punerea la dispoziţia a datelor reale, testarea sistemului, instruirea utilizatorilor.

6. respectarea cadrului legislativ – este obligatorie şi se reflectă asupra modulelor de calcul a indicatorilor, asupra reprezentării situaţiilor de ieşire, a fişierelor şi a raportărilor către administraţia publică;

7. încadrarea în resursele financiare şi materiale ale benficiarului – pentru respectarea acestei cerinţe este necesară întocmirea unui contract clar între proiectant şi beneficiar în care să fie specificate cheltuielile de realizare a SIG, începând cu proiectarea sistemului, achiziţionarea echipamentelor hardware şi software necesare, instruirea personalului şi terminând cu precizarea cheltuielilor de exploatare a sistemului.

Raportul Standish, realizat ca urmare a unor studii pe plan internaţional, a stabilit că principalii factori de succes în realizarea sistemelor informatice sunt:

implicarea utilizatorului final; sprijinul managementului executiv; claritatea cerinţelor; planificarea termenelor.

Sisteme informatice de gestiune: aplicaţii ERP(Enterprise Resource Planning)

O categorie specială de sisteme informatice de gestiune o constituie aplicaţiile ERP pentru planificarea resurselor unei întreprinderi. Ele au următoarele caracteristici:

asigură gestiunea eficientă a mai multor procese din întreprindere prin asigurarea unei strânse comunicaţii între ele sau prin intermediul unor module integrate;

se raportează la o bază de date unică la nivelul întregii întreprinderi; permit administrarea centralizată a tuturor aplicaţiilor componente ale SI; realizează dialogul cu utilizatorii diferitelor componente ale SI printr-o interfaţă

grafică unică; furnizează instrumente pentru dezvoltarea rapidă şi integrarea de noi aplicaţii, ca

răspuns la cerinţele întreprinderii.O aplicaţie ERP răspunde la cele 4 categorii de cerinţe informaţionale ale întreprinderii:

individuale, de grup, profesionale, globale.Tipurile de răspunsuri la aceste cerinţe sunt:

funcţionale – nu au legătură cu organizarea întreprinderii; complexe – respectă organizarea întreprinderii; dinamice – sunt legate de fluxurile din activitatea întreprinderii; strategice – furnizează informaţii necesare deciziilor conducerii.

Conceptul de ERP a apărut la începutul anilor ’80 şi a fost utilizat pentru aplicaţii care încercau să acopere complet gestiunea unei întreprinderi. Printre firmele de prestigiu care au abordat de la început acest concept se numără şi Oracle. Următorul pas a fost transformarea aplicaţiilor în sisteme integrate de gestiune a întreprinderii, dar nu existau nici tehnologii, nici software de dezvoltare care să permită abordarea integrată. Nu existau medii de programare care să permită construirea rapidă a interfeţelor grafice, bazele de date relaţionale erau în fază incipientă, între sistemele de operare existau incompatibilităţi majore.

13

Necesitatea comunicării între aplicaţiile unui SI, preocuparea continuă pentru creşterea eficienţei şi productivităţii întreprinderii prin luarea deciziei corecte pe baze informaţionale complete şi oportune au fost factorii care au condus la dezvoltarea aplicaţiilor ERP.

Sunt 3 elemente importante care stau la baza ERP-urilor:1. arhitectura deschisă (sisteme deschise – open systems) care să permit adăugarea de noi

module;2. componentele sunt reutilizabile pentru toate activităţile întreprinderii care au cerinţe

similare;3. flexibilitatea componentelor la variaţii în timp şi spaţiu ale regulilor de gestiune şi ale

legislaţiei.

Modelul de organizare a unei afaceri Modelul de organizare a unei afaceri, corespunzător majorităţii întreprinderilor de

producţie, comerţ şi servicii, precum şi unora dintre instituţiile din sectorul financiarbancar, cuprinde 2 zone:

Front Office – zona de legătură directă cu clientul, concretizată prin spaţiul de vânzare a bunurilor şi serviciilor;

Back Office – zona unde se realizează activităţile de aprovizionare, stocare, producţie, contabilitate şi celelalte activităţi pentru derularea afacerilor cu clienţii.

Ca o consecinţă, sistemul informatic are şi el două componente principale:1. Aplicaţia Back Office – constituie nucleul sistemului ERP şi se desfăşoară pe unul sau

mai multe servere dedicate, unde se plasează şi bază de date centralizată; de pe staţiile reţelei se lansează programe de gestiune a tranzacţiilor, care au ca scop tratarea simultană a cererilor unui număr mare de utilizatori, în condiţii de păstrare a coerenţei şi integrităţii bazei de date; aplicaţia de fundal (back office) garantează buna funcţionare a întreprinderii, ea asigură o disponibilitate permanenă a sistemului şi o continuitate a serviciilor, de aceea se impune existenţa unui system de securitate a datelor puternic, atât la nivelul bazei de date cât şi la nivelul drepturilor de acces ale utilizatorilor. Aplicaţia trebuie să aibă capacitatea de a continua să funcţioneze când una dintre componente s-a defectat şi să arhiveze online tranzacţiile la perioade scurte de timp pentru a evita pierderea datelor.

2. Aplicaţia Front Office – are ca principală sarcină să le asigure servicii rapide clienţilor; componentele importante sunt:

o Gestiunea relaţiilor cu clienţii (Customer Relationships Management – CRM) care cuprinde instrumente de administrare a clienţilor: consultarea dosarelor clienţilor, informaţii referitoare la operaţiile efectuate de clienţi pentru a fi transmise spre procesare aplicaţiei Back Office, evaluarea clienţilor după o serie de criterii (scoring) de exemplu pentru acordarea creditelor, configurarea cererilor şi a răspunsurilor sub formă de variante de ofertă adecvate.

o Gestiunea serviciului de desfacere – se referă la agenţii de vânzare şi cuprinde mai multe aspecte: cota de vânzări pentru fiecare dintre ei, performanţe, realizarea cifrelor de afaceri individuale şi colective etc.

Aplicaţia preia comenzile şi le trimite agenţilor, care au la dispoziţie instrumente de management a agendei de lucru.

o Gestiunea la distanţă a clienţilor se bazează pe tehnologii moderne de comunicaţii şi servicii Internet;

o Gestiunea marketingului – determinarea produselor celor mai căutate pe piaţă, studii ale comportamentului consumatorilor, studii ale produselor concurenţei;

o Instrumente de asistare a deciziei – de la simpla căutare şi extragere de date la aplicaţii SIAD (sistem interactiv de asistare a deciziei) cu scopul de a obţine informaţiile ce pot influenţa politica comercială a firmei.

14

În afară de aceste zone principale se mai pot distinge alte două zone:3. Middle Office – situată fizic în Front Office, dar care îndeplineşte funcţii de Back Office

sau percepută ca o interfaţă între cele două zone principale, cu scopul de agestiona reţeaua şi de a transmite datele către aplicaţiile centrale. Într-o arhitectură client-server pe trei niveluri (server central, servere de filiale şi staţii de lucru) componentele Middle Office se regăsesc pe serverele de filiale şi pe serverul central.

4. Web Office – cuprinde mai multe tipuri de aplicaţii: aplicaţii interne – realizate prin Intranet, la care are acces numai personalul din

întreprindere: coordonarea şi gestiunea proiectelor, mesagerie internă, agendă de lucru, videoconferinţe. Se protejează hard şi soft Intranet-ul pentru a bloca accesul neautorizat din reţeaua Internet sau din interiorul firmei.

Aplicaţii accesibile partenerilor – destinate furnizorilor, clienţilor, reselleri, consultanţi; se utilizează servicii Extranet oferite de un ISP (Internet Service Provider);

Aplicaţii care oferă informaţii publice – sunt oferite cataloage on-line cu produsele şi serviciile întreprinderii, se pot prelua comenzi şi se acceptă plata electronică prin cărţi de credit sau portofel electronic.

Serviciile folosite în zona Web Office sunt: E_messaging – mesagerie electronică pentru firmă; E_commerce – comerţ electronic: vânzări prin corespondenţă şi efectuarea de

plăţi prin mijloace electronice; E_banking – operaţii bancare on-line prin care un client îşi poate consulta

conturile bancare şi poate emite ordine către bancă; echivalentul bancar al comerţului electronic îl constituie serviciile bancare la domiciliu;

E_catalog – oferte ale firmelor ce pot fi consultate de pe Internet; este cea mai răspândită aplicaţie şi permite accesul în timp real la produse şi servicii;

E_doc exchange – schimb electronic de documente; cel mai cunoscut este EDI (Electronic Data Interchange);

E_training – formare profesională prin Internet; alături de e_learning constituie noua metodă de formare asistată de calculator.

Efectele aplicaţiei ERP asupra activităţii unei firme sunt următoarele:a) Realizează integrarea informaţiilor financiare – valori unice ale indicatorilor,

obţinute dintr-o bază de date unică;b) Urmărirea comenzilor din momentul formulării cererii şi până la trimiterea

mărfurilor, a facturii şi plata lor; în funcţie de comenzi se poate coordona ş producţia, stocurile şi livrările către filiale;

c) Creşterea productivităţii, timp de răspuns mult mai mic, reducerea personalului din sectorul financiar-contabil care se ocupă cu evidenţa contractelor, a comenzilor, a decontărilor;

d) Reducerea stocurilor – aplicaţiile ERP furnizează o imagine exactă a vânzărilor şi prin planificarea livrărilor se poate dirija procesul de producţie în scopul reducerii stocurilor de produse finite;

e) Urmărirea activităţii agenţilor de vânzări, salarizarea lor în funcţie de veniturile realizate.

Aplicaţiile ERP sunt formate dintr-un nucleu, care acoperă principalele domenii de gestiune din întreprindere, la care se adaugă module specializate pe tipuri de producţie, pentru generarea unor reguli de producţie, pentru dezvoltarea de noi componente şi interfeţe de comunicaţie, module care vin în sprijinul conducerii pentru luarea deciziilor.

15

BIBLIOGRAFIE

1. Stanciu, V., Proiectarea sistemelor informatice, Editura Dual Tech, 20052. Coculescu, L., Cristea, V.,Pilat, F., Patriciu, V., Proiectarea sistemelor teleinformatice,

Ed.Militară, Bucuresti 19983. Militaru, Gh., Sisteme informatice pentru management, Editura BIC ALL, 20044. Rusu, L, Managementul sistemelor informatice, Presa Universitara Clujeana, Cluj-

Napoca, 20015. Roşca, I.Gh.,Bucur, C.M., Timofte-Stanciu, C. Paiu, O., Vişan, M., Comerţul electronic:

concepte, tehnologii şi aplicaţii, Editura Economică, 2004

16