PROJEKTBESKRIVELSE - Billund...Mindlab er en del af tre ministerier (Erhvervs- og Vækstministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Undervisningsministeriet) og en kom-mune (Odense)

PROJEKTBESKRIVELSE

Rambøll

Hannemanns Allé 53

DK-2300 København S

T +45 5161 1000

F +45 5161 1001

www.ramboll.dk

Til

Billund Kommune

Dokumenttype

Projektbeskrivelse

Dato

Juni 2014

PROJEKTBESKRIVELSE

- SAMMEN FINDER VI UD AF

DET

INDHOLD

1. Hvorfor "Sammen finder vi ud af det"? 1 1.1 Projektets vision, formål, effekter og arbejdsprincipper 2 1.2 Projektets erfaringsbaggrund: Hvordan skaber vi en fornyet

offentlig sektor? 3 1.3 Når "sammen finder vi ud af det" skal realiseres i Billund 4 1.3.1 Hvordan anvendes viden og styring i en "Sammen finder vi

ud af det"-kontekst? 4 1.3.2 "Sammen finder vi ud af det": en del af kommunens DNA 4 2. For-projektets læring og praksisvisioner 6 2.1 Forforløbets erfaringer 6 2.2 Praksisvision og praksisoversættelse: Når "Sammen finder vi

ud af det" møder praksis 6 2.3 Samskabelse når det virker 7 3. Opbygning af et treårigt program 8 3.1 Projektets karakter 8 3.2 Projektets forløb og faser 9 3.3 Projektets hovedspor 9 3.3.1 Praksisspor: 9 3.3.2 Kompetenceudviklingsspor: 11 Styring og organisering 11 3.4 Forløbsskitse 11 4. Inddragelse af politikere og interessenter 12 4.1 Organisering og interessent-inddragelse 12 5. Økonomi og projektets organisering 13 5.1 Projektet organisering 14

BILAG

Bilag 1 Forprojekter – afrapportering

1

Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.

1. HVORFOR "SAMMEN FINDER VI UD AF DET"?

Den offentlige velfærdsservice er i disse år præget af en række udviklingstendenser, der på én og

samme tid øger krav og presset på den offentlige serviceleverance og åbner op for nye mulighe-

der. Fremtrædende tendenser er blandt andet en styrket decentralisering, hvor flere velfærdsop-

gaver udlægges til kommunerne, en strammere statslig rammestyring, en aldrende demografi og

øget global konkurrence, der bidrager til presset på de offentlige finanser, og nye teknologiske

muligheder, der åbner op for nye og mere effektive måder at levere den offentlige service på.

Mange projekter har fokuseret på, at sikre effektive arbejdsgange i forvaltningen. Fokus på dette

projekt er, at opnå størst mulig effekt af den indsat kommunens medarbejdere yder.

Der er på den baggrund behov for at nytænke, hvordan vi udformer vores offentlige sektor og

service. Her er der blandt andet skabt positive resultater med øget inddragelse af borgere og

andre aktørgrupper i serviceleverancen, fx i form af såkaldt samskabelse eller borgerdrevet inno-

vation. Det er en tilgang, hvor den offentlige service søges udviklet i et ligeværdigt forhold mel-

lem de professionelle, borger, virksomheder, foreninger mv. Og hvor der er fokus på, hvordan

borgernes og andres ressourcer kan aktiveres i stræben efter bedre og mere effektiv velfærd1.

Det er projektets rationale, at borgere som myndiggøres i forhold til egne udfordringer og pro-

blemstillinger, ikke alene bidrager til bedre og mere holdbare løsninger, de bidrager også til væ-

sentlige besparelsespotentialer, hvilket støttes af nationale og internationale erfaringer.

Nøgleresultater og –erfaringer med samskabelse omfatter bl.a.

økonomiske besparelser gennem reduceret efterspørgsel og højere produktivitet i serviceleve-

rancen,

større borgertilfredshed,

udvikling af innovativ praksis og

styrket deltagelse og gennemsigtighed i lokaldemokratiet.

Med det afsæt igangsatte Billund Kommune i 2013 i partnerskab med Rambøll Management pro-

cesforløbet "Sammen finder vi ud af det". Formålet var at afsøge potentialerne for en dialogbase-

ret serviceudvikling, hvor leverancen af den kommunale velfærd tager udgangspunkt i samska-

belse og borgerinvolvering. Et omdrejningspunkt i procesforløbet har været et innovationslabo-

ratorium, rettet mod at afprøve konkrete visioner og skabe erfaringer med, hvordan "Sammen

finder vi ud af det" konkret kan fortolkes i kommunen som helhed og i den enkelte forvaltning.

Inden for rammerne af innovationslaboratoriet har medarbejdere i kommunen udviklet ca. 20

konkrete projekter, der har innoveret og samlet erfaringer med forskellige dimensioner af

samskabelsen. Sideløbende er der inden for partnerskabet sket en løbende afklaring af de behov

og udfordringer som en systematisk videreudvikling af indsatsen indebærer.

På den baggrund er projektbeskrivelsen for en 3-årig videreførsel af indsatsen formuleret. Sigtet

er at videreudvikle forforløbets erfaringer og forankre en "Sammen finder vi ud af det"-tilgang i

kommunens daglige drift.

Projektbeskrivelsen introducerer i kapitel 1 vision og formål med projektet, i kapitel 2 redegøres

der for læring og praksisvisioner fra det forudgående procesforløb. I kapitel 3 redegøres der

nærmere for elementerne i en fremtidig indsats. I afsnit 4 skitseres en mulig politisk og omver-

dens involvering fulgt af en omkostningsstruktur for et tre årigt projekt.

1 For danske erfaringer se bl.a. Mindlabs arbejde (www.mindlab.dk.). MindLab er en tværoffentlig udviklingsenhed,

som involverer borgere og virksomheder i at skabe nye løsninger, der giver værdi for samfundet. Mindlab er en del

af tre ministerier (Erhvervs- og Vækstministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Undervisningsministeriet) og en kom-

mune (Odense). Se fx udgivelserne "How public design" og "Samproduktion – på vej mod en ny velfærdsmodel

(http://www.mind-lab.dk/formidling/mindlabs-udgivelser). For udenlandske erfaringer, se bl.a. den britiske ngo

NESTA, der arbejder med innovation, herunder samskabelse (nesta.org), fx publikationen People powered health

coproduction catalogue: http://www.nesta.org.uk/sites/default/files/co-production_catalogue.pdf. Eller netværket

the New Synthesis Project, http://nsworld.org.

1-2 Fejl! Ingen tekst med den anførte typografi i dokumentet.

1.1 Projektets vision, formål, effekter og arbejdsprincipper

På baggrund af det forudgående procesforløb er visionen for "Sammen finder vi ud af det" at:

I 2016 er Billund en kommune, hvor værdi for borgeren og borgerens udvikling og mulighe-

der er i fokus. Indsatsen planlægges og udføres i samarbejde mellem borgere, fagprofessio-

nelle, virksomheder, civilsamfund og andre relevante aktører.

Projektets formål er at lede kommunen gennem en grundlæggende gentænkning af velfærds-

indsatsen, hvor den kommunale service efter projektets afslutning tager afsæt i en "sammen

finder vi ud af det"-tilgang, og hvor kommunen herved gives tilbage til borgeren. Processen vil

have betydning ikke kun for borgeren men også for roller og arbejdskultur blandt de fagprofes-

sionelle, politikere i kommunen, borgere, virksomheder, civilsamfund og andre aktører.

Projektets målgruppe: "Sammen finder vi ud af det"-projektets "vi" er i den bredeste forstand

alle kommunale aktører - herunder borgere, civilsamfund, erhvervsliv, politikere og de kommu-

nale medarbejdere – der sammen tager del i den kommunale velfærdsleverance. I forlængelse

heraf dækker projektets borgerbegreb over både den individuelle borger og andre aktører i

kommunen, herunder civilsamfundets aktører, erhvervslivet.

Som led i forforløbet er der formuleret de følgende centrale arbejdsprincipper for "Sammen

finder vi ud af det":

Borgerens mulighed for at bruge egne og netværkets resurser for at kunne lykkes motiveres

og faciliteres i samarbejdet mellem borger og kommune

Samarbejde og kommunikation sker i et et ligeværdigt samspil mellem borger og kommune,

hvor opgaven er at skabe fælles forståelse og mening. Ægte ligeværdighed kræver forskels-

behandling for at opveje de forskellige udgangspunkter som borgeren har.

Der afdækkes alternative udviklingsmuligheder, hvor borgeren mødes med et afslag

Projektets forventede effekter

Med baggrund i erfaringer fra forforløbets innovationsprojekter og fra international og national

evidens omkring samskabelse, kan programmets effekter forventes at omfatte:

Øget effektivitet: bedre resultater i serviceleverancen, fx i formidling af job, faglige præstati-

oner i skole og uddannelse, virksomhedsservice, lavere og mere behovsfokuseret efterspørg-

sel osv.

Øget produktivitet: hurtigere sagsbehandling, færre fejl mv.

Øget borgertilfredshed med serviceleverancen og kommunen som helhed

Større demokratisk deltagelse og gennemsigtighed i udvikling af velfærdsleverancen

Et detaljeret styringsbarometer med konkrete effektmål udvikles som led i projektet. Her kan de

fremdrift og nøgleresultater løbende følges. Givet projektets innovative karakter er det imidlertid

centralt, at styringsbarometeret og effektmål holdes åbne for de nye uventede resultater som det

konkrete projekt vil kunne bringe med sig.

"Jeg er fra økonomiafdelingen, og for mig betyder projektet, at 2+2 = 5",

Medarbejder og deltager i Innovationslaboratoriet i Billund

3


1.2 Projektets erfaringsbaggrund: Hvordan skaber vi en fornyet offentlig sektor?

"Sammen finder vi ud af det" ligger som nævnt i forlængelse af den tendens der inden for offent-

lig sektor udvikling har fokus på gennem en ressourcetilgang til borgeren at øge borgerens ind-

dragelse og empowerment, og hermed understøtte borgerens evne til at mestre sit eget liv.

Samtidig er det en udviklingsretning der har fokus på at gentænke den offentlige sektor og ud-

vikle nye og værdiskabende, offentlige løsninger gennem et ligeværdigt samarbejde og en aktiv

brug af ressourcer blandt fagprofessionelle, borgere, civilsamfund, den private sektor, lokalsam-

fundet osv. Samskabelsestilgangen sigter også mod at sætte tidligere ind for at forebygge, at

borgeren får brug for offentlig hjælp og styrke lokalsamfundets evne til at støtte op om medbor-

gerne2.

Erfaringerne peger på, at tilgangen kan skabe mere tilfredse borgere og en mere effektiv og billi-

gere service. Samtidig kræver det imidlertid også en grundlæggende gentænkning af den offent-

lige velfærdsopgave, de professionelle og politikernes rolle, og at der opbygges og benyttes an-

dre ressourcer og platforme end de traditionelle. Vi har beskrevet en række eksempler fra Dan-

mark og den øvrige vestlige verden i faktaboksene nedenfor.

2 Mindlab: Samproduktion: På vej mod en ny velfærdsmodel. Se desuden fodnote 1

SAMSKABELSE VERDEN RUNDT 1

Australien mv: Local Area Coordination

Indsatsen støtter handicappede til bedre livs-

kvalitet i lokalsamfundet gennem lokalkoordi-

natorer, der fungerer som kontaktpersoner til

de handicapperede og coacher dem i at udvikle

deres evner og muligheder, bruge det lokale

netværk og styrke lokalsamfundets ressourcer

og netværk. LAC indsatsen sætter tidligt ind

med et ressourceløft, styrker lokalsamfundet

og forebygger tidligt kriser og problemer.

Resultater: Tiltaget er udbredt fra Australien

til UK, US og Canada. I Australien peger resul-

tater af indsatsen på en 30 % besparelse i

forhold til en tilsvarende normalindsats.

Eksemplet er hentet fra den engelske ngo

NESTAs publikation "People Powered Health

Coproduction Catalogue"


Danmark: Ældrepleje I Fredericia

Med afsæt i samskabelse har Fredericia kommu-

ne udviklet ældreindsatsen fra en tilgang til

ældrepleje præget af et syn på ældre som sår-

bare og med behov for støtte til en ressourcetil-

gang der opmuntrer og opbygger de ældre til at

kunne klare sig selv gennem.

Resultater: En evaluering af tiltaget viser, at

blandt 450 deltagere i Fredericia kan 45 procent

klare sig selv og 40 procent har brug for mindre

pleje end tidligere. I alt har 85 procent fået

styrket livskvalitet. For kommunen har tiltage

betydet økonomisk besparelse og bedre håndte-

ring af ældreområdet.

Eksemplet er hentet fra New Synthesis Project,

www.nsworld.org

Ek


Billund: Børn i Kvarteret

Børn i Kvarteret har til formål at indsamle børns

ideer og drømme om hvordan nærmiljøet skal se ud

og fungere. Projektet har inddraget børn i forskelli-

ge processer, for at skabe input og gode ideer til,

hvordan vi skal planlægge vores nærmiljøer, pri-

mært boligkvarterene. Børnene har fået mulighed

for at udtrykke sig via tegning, modellering, kort-

lægning, tale og meget andet.

Resultat: Børnenes input og ideer er omsat til et

idekatalog som skal anvendes som et arbejdsred-

skab i den løbende med byplanlægning, anlæggelse,

drift og vedligeholdelse. Intentionen er at holde

gang i idékataloget, så det kan blive en online idé-

pose, hvor børn løbende kan byde ind med deres

gode idéer til byens udvikling.

Eksemplet er hentet fra Billund Kommune


Holland: Informal Pro-active Approach

Model

En hollandsk model der inddrager borgerne i

forbindelse med offentlige afgørelser i borger-

sager. En præliminær afgørelse fremlægges

og medieres for borgeren, som så kan kom-

mentere den og stille spørgsmål til formule-

ringer, præmisser, inden den endelige afgø-

relse træffes.

Resultat: Tilgangen sikrer en fair, transparet

og hurtig afgørelse, der har nedbragt antallet

af klager og dermed omkostningerne med 20

%. Brugertilfredshed er øget med 40 % og

medarbejdertilfredsheden med 20 %.

Eksemplet er hentet fra Direktør Saskia

Groenewegen, Institut for Offentlig Admini-

stration, NL


1.3 Når "sammen finder vi ud af det" skal realiseres i Billund

Erfaringer fra det forudgående procesforløb og med samskabelse fra forskning og andre innovati-

onstiltag i verden understreger et behov for grundlæggende at gentænke den kommunale tilgang

til styring og anvendelse af viden. På samme vis ligger der et stykke arbejde i at implementere

"Sammen finder vi ud af det tilgangen" i den daglige drift og praksis – i kommunens DNA.

1.3.1 Hvordan anvendes viden og styring i en "Sammen finder vi ud af det"-kontekst?

Forsøgsprojekterne i forforløbet peger på, at elementer i den nuværende arbejdskultur udfordrer

en "Sammen finder vi ud af det" tilgang: Fx er sektoropdelingen mellem forvaltninger og kasse-

tænkning en forhindring for at borgerens behov kommer først og for at der etableres et flydende

samarbejde i sagsbehandlingen. Der er også brug for en større grad af vilje til at prøve nyt, ud-

fordre lovgivning og rammer og se mulighederne - og at give plads til fejltagelser som middel til

ny læring.

Aktuelt er kommunens styringstilgang kendetegnet af en decentral mål- og rammestyring og en

bestiller/udfører-model, der styrer på interne mål snarere end på eksterne effekter. En "sammen

finder vi ud af det"-tilgang har brug for i højere grad at rette blikket mod effekter, der produceres

i borgernes liv - fx job, uddannelse, sundhed og – og på borgerens oplevelse og behov. Med det

for øje skal Billund udvikle sig fra en vidensforbrugende mod en vidensproducerende organisati-

on. En organisation, der selv vælger og udvikler den viden og de effekter der styres på. Og en

organisation som inden for en resultatbaseret styringstilgang aktivt reflekterer over betydningen

heraf i dialog mellem interne og eksterne parter.

I en sådan arbejdskultur undergår også ledelsens rolle forandring, både på politisk og administra-

tivt niveau: Der er brug for strategiske valg og drøftelser i forhold til organisationens overordne-

de mål og retning, snarere end et fokus på enkeltsager og produktion. Der er brug for en bevæ-

gelse bort fra "jeg ved bedst" mod en ligeværdig dialog mellem de forskellige lag i organisatio-

nen. Og endelig er der brug for, at det løbende møde med borgere og aktørgrupper er integreret

i det daglige ledelsesarbejde og at bl.a. de nye kommunikationsmuligheder anvendes aktivt for at

styrke borgernes politiske deltagelse.

1.3.2 "Sammen finder vi ud af det": en del af kommunens DNA

For at transformere den kommunale organisation og service til en "Sammen finder vi ud af det"-

tilgang, skal den overordnede tilgang og kultur udbredes så den gennemsyrer den daglige drift i

de enkelte forvaltningers praksis.

Udviklingen af det helhedsorienterede og den forvaltningsspecifikke tilgang er som illustreret i

figuren nedenfor en gensidig proces, hvor det forvaltningsspecifikke udvikles ud fra den overord-

nede ramme, og hvor de forskellige erfaringer og behov fra forvaltningerne omvendt virker tilba-

ge og kvalificerer den overordnede tilgang.

"Der er behov for at skabe rammer med buler… for at udfordre lovgivnin-

gen, hinanden og rammerne"

Fra Innovationslab om behovet for udvikling og forandring

5


Figur 1 Udvikling af vision og praksis overordnet og inden for de fire forvaltningsområder

Erfaringerne fra forforløbet understreger, at der ligger en opgave i at udbrede en samskabende

tilgang og de tidlige projekterfaringer til den enkelte fagforvaltnings drift og medarbejdere. Som

led i projektet skal den enkelte forvaltning derfor arbejde tilbundsgående med at implementere

og udbrede en samskabende kultur i alle dele af den daglige drift. Dette indebærer et forløb, hvor

der udstikkes en forvaltningsspecifik vision og mål, og hvor forvaltningernes drift udsættes for et

360 graders eftersyn og forandringsforløb inden for projektets hovedspor: service, kompetencer.

Det uddybes nærmere i kapitel 3.

Sammen finder vi ud af det

Teknik og Miljø: Vi sion og praksis

Social og Sundhed: Vision og praksis

Staben: Vision og praksis

Børn og Kultur: Visioner

og praksis


2. FOR-PROJEKTETS LÆRING OG PRAKSISVISIONER

2.1 Forforløbets erfaringer

Billund Kommune igangsatte i 2013 procesforløbet "Sammen finder vi ud af det". Formålet var at

afsøge potentialet for en dialogbaseret serviceudvikling i Billund, hvor leverancen af den kommu-

nale velfærd tager udgangspunkt i samskabelse og borgerinvolvering.

Et omdrejningspunkt for procesforløbet har væ-

ret et Innovationslaboratorium, hvor deltagere

fra kommunens forvaltninger har designet og

igangsat forsøgsprojekter fra en samskabel-

sestilgang. Der blev igangsat omkring 20 for-

søgsprojekter, hvor ildsjæle blandt medarbejde-

re og ledere på kryds og tværs i kommunen, og

gennem inddragelse og dialog med borgere har

eksperimenteret med samskabelse.

Gennem projekterne har deltagerne gjort sig

erfaringer om bl.a. styrket tværfagligt samar-

bejde og kendskab, samarbejde med foreninger,

ekstern kommunikation og selvbetjeningsmulig-

heder, helhedsorienteret sagsbehandling mv.

Selvom mange af projekterne har gjort sig gode erfaringer med samskabelse, er det læringen fra

forløbet, at der er brug for mere tid til at udvikle og forankre samskabelse som praksis i kommu-

nen: Flere af projekterne har færdiggjort en indledende forberedelse og målretning af tiltaget og

er først nu rede til at implementere deres projekt. Andre projekter har på baggrund af de indle-

dende erfaringer reorienteret deres projekter i anden retning eller justeret det oprindelige oplæg.

Bilag 1 giver et overblik over projekterne og deres resultater

2.2 Praksisvision og praksisoversættelse: Når "Sammen finder vi ud af det" møder praksis

Der er gennem forforløbet udviklet en konkret praksisvision for projektet som helhed, og praksis-

oversættelser af visionen i den enkelte forvaltning og forsøgsprojekt. Den udviklede vision og

konkrete eksempler på praksisoversættelser fremgår af boksen nedenfor. Samlet er det et første

udtryk for hvad "Sammen finder vi ud af det" betyder når tilgangen møder konkret praksis - et

udtryk der skal udvikles og udfoldes langt mere inden for rammerne af det kommende 3-årige

projekt.

PROJEKT "SUND MED APP"

Projektet: Gennem en app om sundhed øges information og tilgængelighed af service for de borgere,

der er i kontakt med kommunens Sundhedsindsats. Det er også målet, at projektet skal nedsætte

sagsbehandlingsbyrden gennem øgede muligheder for selvbetjening.

Erfaringer: Projektet øger sammenhørigheden mellem borger og kommune og gør kommunens ind-

gang til kommunen nemmere og hurtigere. Der er dog behov for at investere i udvikling af app-en.

PROJEKT "DEN BETYDNINGSFULDE

VOKSNE"

Projektet: "Den betydningsfulde voksne

fremmer elevens trivsel ved at opbygge en

bedre og tættere relation mellem lærer og

elev gennem dialog. Konkret tildeles lærere i

teamet en kontaktfunktion til et antal elever.

Kontaktfunktionen træder i steder for den

generelle klasselærerfunktion.

Erfaringer: Projektet bidrager til at bryde den

sociale arv ved at styrke forældrekontakten og

lærersamarbejdet omkring eleven.

7


På tværs af forvaltninger og projekter går en række fælles praksiserfaringer igen, som "Sammen

finder vi ud af det" 2015-17 vil bygge videre på. Vigtigst er det at:

Borgerne skal medinddrages i indsatsen og i dialog – i et ligeværdigt forhold

"Vi"-et peger ud over de kommunale myndighedspersoner og rummer alle aktører i kommu-

nen: borgere, civilsamfund, virksomheder, kommunale medarbejdere osv.

Indsatsen for borgeren skal være helhedsorienteret på tværs af sektorgrænser, og kommu-

nen skal se det hele menneske.

Økonomien skal følge borgeren

For at behandle borgerne ens skal de behandles forskelligt: en fleksibel indsats med ud-

gangspunkt i den enkelte

Holdning og kultur blandt de professionelle skal ændres. Myndighed og autoritet skal erstat-

tes af ligeværdighed og respekt

Borgerne skal have én indgang til kommunen, og de skal møde én samarbejdende organisati-

on

Information og kommunikation til borgersen skal styrkes - og kommunens brand, fortællin-

gen om kommunen blandt borgerne, skal forbedres

Der er løbende behov for selvreflektion, en vilje til at prøve nyt, og risikere fejl

Indsatsen skal forankres i den daglige drift – i kommunens DNA. For at skabe en så grund-

læggende kulturforandring er ledelsesopbakning og prioritering af indsatsen uomgængelig

2.3 Samskabelse når det virker

Forforløbets projekter peger mod, at samskabelse, når det virker, har potentiale til at skabe:

større borgertilfredshed,

større tilfredshed blandt medarbejderne,

øget fleksibilitet og trivsel,

bedre service og

højere faglighed.

Deltagerne peger på, at der potentielt kan ligge besparelsesmuligheder i projekterne. Som led i

projekt "Sammen finder vi ud af det" 2015-17 vil der blive lavet økonomisk opfølgning på effek-

ten af samskabelsestilgangen.

PRAKSISVISION OG –OVERSÆTTELSE AF "SAMMEN FINDE VI UD AF DET"

Praksisvision for forforløbet:

Sammen med borgeren vil vi afklare og udvikle mål, muligheder og behov.

Sammen med borgeren har vi fokus på udvikling og vi planlægger vores fælles ind-

sats ud fra det.

Konkrete praksisoversættelser:

Gennem åbenhed og borgerinddragelse finder vi sammen en løsning. Det stopper

ikke ved et nej vi finder en anden løsning.

Vi vil i gensidig respekt være i dialog med borgerene om fortsat udvikling af vores byer og

landsbyer, infrastruktur, virksomheder, skov-, landbrugs- og naturområder

Sammen flytter vi grænser – og skaber et fælles "vi"

Borgeren er kaptajn i eget liv – den kommunale indsats er hjælp til selvhjælp; facilitering og

dialog frem for regulering og myndighed


3. OPBYGNING AF ET TREÅRIGT PROGRAM

Projektet er særligt i opstartsperioden i vid udstrækning et innovationsprojekt med behov, der

heraf følger for fortsat at afprøve ideer, modeller og roller for servicemødet. I projektbeskrivelsen

angiver vi derfor indsatsens overordnede retning og tilgang, projektets mål, hovedspor og pro-

jektfaser. Et detaljeret projektforslag vil først blive udarbejdet når projektet er politisk godkendt.

3.1 Projektets karakter

Med en projekttitlen ”Sammen finder vi ud af det” må der nødvendigvis stilles særlige krav til den

måde, hvormed kommunen skal gribe projektet an. For at projektet skal vinde troværdighed, må

det nødvendigvis også demonstrere, på en eksemplarisk måde, at det er sammen (medarbejde-

re, ledere, borgere m.v.), at løsninger skal skabes.

Projektet kan karakteriseres som et udviklingsprojekt, hvor organisationen flytter og bevæger sig

mod et givent mål, der ikke kan defineres nagelfast i udgangspunktet, men i højere grad udtryk-

ker en intentionel retning. Målet vil derfor udvikle sig i takt med, at organisationen udvikler mere

praktiske fortolkninger af, hvad intentionen betyder i den lokale, daglige praksis. Deraf kan også

udledes, at projektet er et videns- og innovationsforløb, hvor løsninger ikke alene kan hentes

udefra, men også må udvikles i organisationens praksis, gennem vidensdeling, læring og en nød-

vendig systematik, der gør organisationen i stand til at dokumentere effekterne af de forskellige

initiativer.

Vi foreslår derfor, at der arbejdes med en række begreber, der tydeliggør vigtige dimensioner i

projektet:

- På den ene side ser vi to hovedspor: et praksisspor, et kompetenceudviklingsspor.

- På den anden side ser vi et processpor, der beskriver fremdrift inden for de enkelte hoved-spor med tre procesfaser; mobilisering, konsolidering og gevinstrealisering.

Praksissporet er det arbejde der sættes i gang for at få konkrete erfaringer med at omsætte Sammen finder vi ud af det. Praksissporet er tæt forbundet med kompetenceudviklingssporet da det udgøres af de projekter der sættes i gang i sammenhæng med konsulentuddannelsen. Projekternes fokus er, at omsætte visionerne i Sammen finder vi ud af det til, hvordan man sammen med borgerne kan udvikle velfærdsydelserne så borgerne så vidt muligt bliver styrket af

kontakten med kommunen.

De praktiske projekter skal ledes og udvikles i samspil mellem ledelsen og egne interne uddan-

nede konsulenter som får til opgave at agere forandringsagenter internt i kommunen, fremfor at

tilkalde eksterne konsulenter som facilitatorer. Praksissporet udfoldes skridtvis, så hver forvalt-

ning afklarer egne overordnede målsætninger og vilje til forandring. Herefter arbejdes der mere

decentralt for de enkelte velfærdsområder for til sidst at skabe lokale unikke projekter.

Alle projekter forankres tværorganisatorisk i en projektgruppe på 4-5 konsulenter som hver især

repræsenterer forskellige forvaltningsområder. Konsulenterne deltager alle i konsulentuddannelse

som varetages af erfarne eksterne konsulenter.

Kompetenceudviklingssporet baseres på en konsulentuddannelse for 80-100 motiverede medarbejdere og ledere i kommunen som igennem et kursusforløb over 2 år. Uddannelsen gen-nemføres som et aktionslæringsforløb, hvor deltagerne løbende arbejder med konkrete projekter som de selv er med til at formulere, igangsætte og projektlede i egen organisation (praksisspo-ret). Efter de første 3-4 moduler vil der være op mod 100 konkrete udviklingsprojekter i gang. Disse er drevet af medarbejderne og ledes med fokus på udvikling af borgercentrerede velfærds-leverancer. Projekterne superviseres af eksterne konsulenter og forankres i projektgrupper

sammensat af deltagere på tværs af organisationen. Derudover oprettes et lederudviklingspro-gram for at sikre at lederne er klædt på til at støtte op om projektet. Kompetenceudviklingssporet indeholder også et kommunikationskursus i borgercentreret dialog. Dette kursus, som gennemføres som workshops og korte kurser. Det henvender sig til alle med-arbejdere og indeholder en årlig konference med politikkerne, hvor cases bruges som afsæt for

en dialog om potentialerne for fremtidens kommunale praksis og politiske indsats. Træningen i

9


dialogbaserede tilgange varetages af de konsulenter som gennemgår uddannelsen. Dette sikrer en praksisnær relevans samt understøtter en videns udveksling internt i kommunen og dermed en synliggørelse af det som virker i praksis.

3.2 Projektets forløb og faser

Projektet forløber over tre procesfaser, nemlig:

1. Mobilisering: Projektets hovedaktiviteter igangsættes inden for hovedspor og forvaltnings-

områder og de relevante aktører inddrages løbende. Den organisatoriske motivation og for-

ankring er afgørende for, at udviklingen kommer godt i gang eller ved, at allerede igangvæ-

rende aktiviteter kobles ind i projektet.

2. Konsolidering: Projektets hovedaktiviteter er nu udrullet og en egentlig konsolidering i ker-

nedriften finder sted. De daglige praksisser og rutiner skal fastholdes, og den nye virkelighed

dominerer organisationens arbejde. Motivationen skal fastholdes, og der skal sættes nye mål

med afsæt i de lokalt forankrede erfaringer og successer.

3. Gevinstrealisering: Projektets hovedaktiviteter er en integreret del af driften og centrale

gevinster begynder at være realiseret, både i den kommunale drift og service og i borgernes

oplevelse. Det skal være tydeligt, hvilke gevinster som realiseres og historierne i og udenfor

organisationen er i stigende grad forankret i den nye virkelighed.

Overgangen mellem faserne er ikke skarp: Faser kan overlappe hinanden, overgangen er gliden-

de og for de forskellige spor og aktiviteter i projektet kan faseovergangene finde sted på forskel-

lige tidspunkter. Der vil gennem hele projektet være fokus på at sikre fremdrift mod en imple-

mentering i driften, således, at mens mobiliserings-dynamikker dominerer i projektets første år,

vil konsolidering og gevinstrealisering gradvis tage over dominere mod projektets afslutning.

Udviklingen er illustreret af nedenstående figur:

Figur 2 Projektets udvikling over faser

3.3 Projektets hovedspor

Projektforløbet drives frem inden for en række gensidigt afhængige hovedspor, nemlig et prak-

sisspor, et rolle- og kompetencespor. Retning og formål for de enkelte spor er opridset i neden-

stående tabel. Herefter redegøres der i nærmere detalje for hvad der på nuværende tidspunkt

forventes af sporenes mål og indhold

Spor Retning og mål

Praksisspor Kommunes service drejes, gennem en "Sammen finder vi ud af det" tilgang mod en praksis, der tager udgangspunkt i og skaber værdi for borgeren, dvs. har borgerens udvikling og muligheder for øje.

Kompetence-udviklingsspor

Kommunens politikere og medarbejdere kompetenceopbygges til en samska-bende praksis, og rollerne for de enkelte aktører udvikles og tydeliggøres.

3.3.1 Praksisspor:

Praksissporet er rettet mod at udvikle nye arbejdsmetoder for en samskabende servicepraksis,

dvs. for praksismødet mellem borgere og myndighedsindsatsen. Praksissporet har samtidig fokus

på, at innovationen udbredes og implementeres i den daglige kommunale drift.

Content slide


Praksissporet tager afsæt i de fire forvaltningsområder, hvor der arbejdes specifikt med praksis

og mål. Et første skrift i processen vil derfor være at samle forvaltningernes medarbejdere og

ledelse og skabe konkrete mål for forvaltningen samt kortlægge de erfaringer og god praksis, der

allerede eksisterer. En sådan involvering og meningsskabelse er uomgængelig for at opbygge

motivation og ejerskab til projektet. Sporet viderefører således erfaringerne fra forforløbets for-

søgsprojekter, hvor gode resultater videreudvikles og målsætninger forskydes som ny viden.

Forskellen er, at projekterne nu omfatter hele kommunen og alle medarbejdere og ledere. Sam-

tidig er blikket for nye tiltag stadig åbent og hvor nogle elementer af praksisarbejdet tidligt kan

træde ind i en konsolideringsfase og gevinstrealisering, holder løbende innovation muligheden for

fortsat mobilisering åben.

Som led i projektet vil forskellige dimensioner af praksissporet blive udfoldet. Nedenfor angives

nogle af de elementer og metoder som det 3-årige projekt kan arbejde videre med:

Sagsbehandling og borgermøde.

Udvikling af serviceleverancen og borgermødet er et centralt omdrejningspunkt i projektet. Der

skal derfor i tæt samspil med borgergruppen og ud fra et samskabelsesperspektiv eksperimente-

res med udvikling heraf serviceleverancen. Centrale metoder, der vil blive afprøvet og bygget

videre på i projektet omfatter:

Dialogisk praksis: serviceleverancen skal bevæge sig fra en klassisk myndigheds- eller klient-

relation mod en dialogisk praksis, hvor medarbejderen snarere har karakter af coach eller

dialogpartner end af myndighedsperson. Sagsbehandlerens rolle bevæger sig således mod en

dobbeltrollemodel, hvor medarbejdere på én og samme tid balancerer mellem rollen som

myndighedsperson og som faciliterende, dialogiske kontaktperson. Dobbeltrollemodellen er

blandt andet udviklet i regi af Arbejdsmarkedsstyrelsen. Det kræver både kompetenceopbyg-

ning (se næste afsnit) samt en kulturændring af organisationen.

Det individuelle skøn: Serviceleverancen skal tage udgangspunkt i et individuelt skøn, hvor

traditionelle arbejdsgange og gængs praksis og lovfortolkning udfordres med det formål at

imødekomme den enkelte borgers behov. Det fordrer dels kompetenceopbygning af organisa-

tionen, men også afsøgning af alternative praksismuligheder, fx i andre kommuner eller lan-

de.

En lærende, vidensproducerende organisation og praksis: Fra en "sammen finder vi ud af

det"-tilgang skal praksis i højere grad at rette blikket mod de effekter, der produceres i bor-

gernes liv - fx job, uddannelse, sundhed og – og på borgerens oplevelse og behov. Med det

for øje skal praksis bygge på en løbende vidensproduktion, og en løbende refleksion over be-

tydningen af viden i dialog mellem interne og eksterne parter. Denne dimension hænger tæt

sammen med styringsforståelse og anvendelse.

Kommunikation og digitalisering:

Ny teknologi og kommunikationsredskaber (internet, telefon, sms, apps, sociale medier mv.)

åbner op for styrket kommunikation og borgerbaserede løsninger. Flere af forprojekterne har

allerede peget på potentialerne hermed. I projektet vil der konkret blive udviklet og afprøvet

metoder ift:

Styrket information og kommunikation til borgeren omkring services og tilbud i kommunen.

Fx har Helsingør Kommunes app "Bykongen" som guide til nytilflyttere i kommunen, ligesom

at et af forforløbets forsøgsprojekter "Sund med app" har haft til formål at skabe en indgang

til Billunds sundhedstilbud og –anbefalinger.

Styrkede selvbetjeningsløsninger, især for de målgrupper der kan selv, fx inden for beskæfti-

gelsesområdet, kultur og fritid, borgerservice og information, skoleområdet mv. Her kan der

fx bygges på erfaringer fra Københavns Kommune med selvbetjeningsløsninger for jobsøgen-

de og med digitalisering af borgerservice.

Tværgående koordination af serviceleverance,

11


En styrket tværsektorielt samarbejde sigter mod at borgere ikke falder mellem stole ex ved det

fyldte 18 år, eller ved overgang mellem faggrænser. Dette aspekt udfoldes nærmere i forbindelse

med organiseringsdimensionen.

3.3.2 Kompetenceudviklingsspor:

Sporet sikrer, at de rette kompetencer er til stede i organisationen til at matche nye behov og

roller fra et "Sammen finder vi ud af det"-perspektiv.

Feedback fra forprojektet giver et entydigt billede af, at der i hele organisationen efterspørges et

kompetenceløft i forhold til dialogiske, faciliterende og coachende kommunikationsredskaber,

som eksempelvis dobbeltrollemodellen3. Ligeledes peges der entydigt på, at kompetenceudviklin-

gen skal bruges som en måde at mobilisere organisationen på, så der sker en udvidelse af hori-

sonterne. Denne undervisning kan med fordel ses som en måde at igangsætte et fælles organisa-

torisk forløb, hvor der arbejdes med holdsammensætninger på tværs af forvaltninger bygget op

med praksistræning mellem undervisningsgangene. Herudover vurderes det, at der er et konkret

behov for at forankre en del af træningen tæt på den enkeltes faglige praksis. En glidende over-

gang fra et fælles kompetencespor til et mere forvaltningsmæssigt spor vil være hensigtsmæs-

sigt. Som en del af en sådan overgang skal indtænkes en kortlægning og udfoldelse af de forskel-

lige måder en samskabende, dialogisk praksis fungerer på indenfor de forskellige fagområder.

Simultant med kommunikationstræningen skal ledelsen kompetenceudvikles, så den kan agere et

skridt foran i processen mod nye praksisser og dermed bliver katalysatorer for forandring, frem-

for som flaskehalse. Elementerne i DOL (Den Offentlige Lederuddannelse) kurserne, Udvikling,

Forandring og Innovation samt Kvalitet og Effekt til borgere og brugere kunne rumme de væsent-

ligste elementer i denne tidlige fase. Et forløb rettet mod lederne og projektet kunne således

sættes sammen, så det skræddersyes til kommunen og projektet.

På samme vis er der behov for at redefinere rollerne for de forskellige aktører. Ud fra en "Sam-

men finder vi ud af det"-tilgang har politikere, borgere, aktører, medarbejdere mv. andre roller

og positioner i velfærdsleverancen: fra at være bestemmende myndigheder bliver relationen med

borgeren i stedet kendetegnet af ligeværdighed og støtte – den professionelle bliver i højere grad

en coach, der støtter borgeren og inddrager relevante aktører, og politikeren en strategisk leder,

der sætter retningen og evaluerer på effekterne.

Kompetenceudvikling udvikles og konsolideres tidligt således at gevinsterne herfra hurtigst muligt

kan styrke de øvrige spor. Træningen skal tilrettelægges som et aktionslæringsforløb, hvor der

aktivt arbejdes med en integration af teori og udvikling af ny praksis.

Styring og organisering

Direktionen har ansvar for at sikre, at den kommunale styring tager udgangspunkt i en samska-

bende praksis fx om der er behov for, at der arbejdes med mål- og rammestyring hen imod en

styringsform der afspejler den samskabende tilgang.

Derudover har direktionen ansvaret for, at projektet indpasses i forhold til den samarbejdende

kommune, hvor et tværgående samarbejde sikrer, at borgere ikke falder mellem stole, som for

eksempel ved overgang til det fyldte attende år eller ved overgivelse mellem forvaltninger. Et

godt eksempel på tværfaglig samarbejdsmodel findes i Socialstyrelsens projekt "Vejen til uddan-

nelse og beskæftigelse". Her har fire kommuner implementeret en tværgående samarbejdsmodel

omkring udsatte unge, herunder en række redskaber der sikrer ungeinddragelse i indsatsen og

styrker de unges muligheder for at komme i job og uddannelse. Projektet er nærmere beskrevet i

faktaboksen nedenfor.

3.4 Forløbsskitse

3 Dobbeltrollemodellen er blandt udviklet i regi af Arbejdsmarkedsstyrelsen, og udtrykker sagsbehandlerens dobbelte rolle som både

myndighedsperson og faciliterende, dialogiske kontaktperson.


Henover projektets tre årige forløb skal der udvikles en stærk masterplan, som gør det muligt at

invitere det rette samarbejdspartnere ind i projektet. En foreløbig arbejdsskitse til organisering af

forløbets aktiviteter se nedenfor og i Bilag 2.

Figur 3 Overblik over projektets hovedspor

4. INDDRAGELSE AF POLITIKERE OG INTERESSENTER

Et særligt element i projektet handler blandt andet om en fornyet politisk rolle, herunder inddra-

gelse. En myndiggørelse af borgeren betyder blandt andet en mere unik tilrettelæggelse af de

offentlige ydelser, fremfor en standardisering. Dette skifte betyder, at politikere i mindre grad

kan arbejde med standardløsninger, der kan styrelse på. I stedet lægges styringen over på effek-

terne af indsatserne og på den måde giver politikerne organisationen et andet råderum til at ar-

bejde fagligt med problemstillingerne i et mere pragmatisk helhedsperspektiv. Det stiller krav om

en anden og mere nuanceret indsigt i de enkelte sager for netop at forstå de unikke forhold som

gør sig gældende for de løsningsmodeller som bringes i anvendelse. Gevinsten for det politiske

niveau ved en sådan praksis vil være en anden og mere fordybet dialog med organisationen (di-

rekte som indirekte) om, hvordan opgaverne løses og derigennem en potentiel styrkelse af de

demokratiske processer i kommunen.

Nedenfor skitseres en ramme for politisk inddragelse samt inddragelse af andre eksterne interes-

senter.

4.1 Organisering og interessent-inddragelse

En række interne og eksterne interessenter vil blive inddraget i den løbende udrulning af projek-

tet, herunder vigtigst:

Byrådets politikere: Politikerne i byrådet har en nøglerolle i forhold til projektets ledelse og

formidling – både over for byens borgere, andre aktører og medarbejderne. Politikerne skal

desuden som beskrevet tidligere træde ind i en ny rolle som led i "Sammen finder vi ud af

det". Med disse to formål for øje er nøgleaktiviteter for politikerinddragelsen følgende:

13


Opstarts- og inspirationsworkshop: Workshoppen tager afsæt i eksterne inspirations-

oplæg fra eksperter og andre kommunale aktører. Der kan fx inviteres oplæg fra Mindlab,

Fredericia eller Odense. Der præsenteres desuden cases fra Billunds forforløb, ex i form

af performance teater. Herudfra arbejder politikerne visionært med ønsker og mål for

processen.

Workshop om politikerrollen: I projektets første år inviteres politikerne til en workshop

hvor der drøfter rolle og kompetencer for politikere inden for en "Sammen finder vi ud af

det"-tilgang.

Studiebesøg: Det er en mulighed at Byrådets studietur har omdrejningspunkt i samska-

belse og borgerinddragelse, og bringer byrådet til andre kommuner eller byer der har ar-

bejdet med teamet. Ligeledes kan politikerbesøg i årets løb have fokus på kommunale ek-

sempler på samskabelse.

Årlig status og handlingsplan: Byrådet forelægges årlige statusoplæg og handlingspla-

ner for indsatsen til drøftelse og beslutning. Den årlige drøftelse kan ledsages af en tema-

drøftelse på det årlige budgetseminar af relevante temaer for projektet.

Aktørpanel sammensat af borgerrepræsentanter og foreninger: Som led i projektet

sammensættes et aktørpanel, der fungerer som sparringspartner og dialogkanal ud i lokal-

samfundet omkring projektet. Aktørpanelet er sammensat af borgerrepræsentanter og civil-

samfund.

Repræsentanter for virksomheder: Der udvælges 3-4 nøglevirksomheder i kommunen,

der fungerer som sparringspartnere og ambassadører for projektet i regi af erhvervslivet. Re-

præsentanter kan med fordel dække både store og små virksomheder, der dækker et bredt

udsnit af forskellige fagbrancher. Repræsentanterne vil selv deltage i konkrete samskabel-

sesprojekter.

5. ØKONOMI OG PROJEKTETS ORGANISERING

Projektets finansiering skal på plads inden endelig projektopstart. Der skal ansøges om ekstern

medfinansiering og der skal ske en afvejning af forventede resultater og gevinster op i mod om-

kostninger forbundet med projektet.

Nedenfor er angivet en cirka skitse til ressourcebehov henover den tre årige periode. Der er tale

om omkostninger til køb af leverandører. Interne afledte omkostning og forbrugt tid hos medar-

bejderne indgår ikke i oversigten. Det samlede beløb udgør en forventet minimumsramme. Akti-

viteter, dybde i arbejdet m.m. vil kunne reguleres op og ned så det matcher et andet beløb. Dog

anbefales det ikke, at beløbet reduceres væsentligt, uden der samtidig sker en afstemning af

projektet forventninger.

Når der foreligger en politisk beslutning om projektets fremtid, vil der kunne laves et mere detal-

jeret budget og projektudkast.

År1 År2 År3 Sum

Spor 1 – praksis

(Facilitering og work-

shop med ekstern kon-

sulent)

200.000 200.000 100.000 500.000

Spor 2 - Kompetence-

udvikling (Konsulent-

træning, Undervisning

og træning fra ekstern

leverandør)

1.700.000 600.000 2.300.000

Projektledelse

(Deltagelse i styre-

grupper, sparring og

500.000 400.000 400.000 1.300.000


koordination med leve-

randører, forskellige

konsulentopgaver i

projektet, sparring og

kommunikation med

direktionen)

I alt 2.400.000 kr. 1.200.000 kr. 500.000 kr. 4.100.000

Beløb er angivet ekskl. moms og udlæg, kørsel m.m.

5.1 Projektet organisering

Forprojektet har været organiseret med en række workshops som er blevet koordineret, god-

kendt og kommenteret i en styregruppe bestående af to repræsentanter fra direktionen, MED

udvalgsrepræsentant, ledelsesrepræsentanter, HR medarbejder samt kommunens egen projekt-

leder. Herudover har projektansvarlig konsulent fra Rambøll deltaget fast samt andre konsulenter

efter behov. Kommunaldirektøren har været ordstyrende for gruppen. Organiseringen har gjort,

at viden, erfaringer og fremadrettede aktiviteter løbende er blevet koordineret og justeret, hvil-

ket har sikret en meget problemfri proces indtil nu. Gruppen er mødtes cirka en gang om måne-

den.

Fremadrettet anbefales det, at der etableres en lignende model, hvor en styregruppe har et

overordnet ansvar for hele projektet. Herunder etableres understyregrupper for projekter foran-

kret i den enkelte forvaltning. Udover kommunens respektive repræsentanter (dog altid et med-

lem fra direktionen som bliver projektejer) for projekterne (interne som eksterne), deltager eks-

tern projektleder sammen med kommunens interne projektleder som faste medlemmer. Det sik-

rer, at erfaringer fra de enkelte projekter formidles videre op til den overordnede styregruppe,

hvor kommunaldirektøren er overordnet projektejer. På den måde, kan der sikres en helhedsind-

sats, og problemstillinger kan håndteres, så der skabes en rød tråd gennem projektet. Med en

månedlig kadence sikres en fremdrift i projekterne, og eksterne leverandører vil få en stærk dia-

logisk relation til kommunen, så alle parter oplever et projekt, hvor man er sammen om at finde

de rigtige løsninger.

Projektdiagram:

15


BILAG 1

FORPROJEKTER – AFRAPPORTERING

Overordnet programledelse

Ansvarlig: Kommunaldirektør

Programledelse af forvaltningsprojeter

Ansvarlig: Direktør X

Projekt 1

Ansvarlig: lokal projektleder

Projekt 2


Programledelse af forvaltingsprojekter

Ansvarlig: Direktør X

Projekt a


Projekt b


Projekt ..

Programledelse af forvaltingsprojekter

...

Projekt ..


Projekt..

Projekt..


Documents

PROJEKTBESKRIVELSE - Billund...Mindlab er en del af tre ministerier (Erhvervs- og Vækstministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Undervisningsministeriet) og en kom-mune (Odense)