Projekti sisemine töökorraldus

Terje TuiskSA Archimedes

Teaduskoostöökeskus

7. veebruar 2012, Tallinn

Projekti käikTaotlus

Lõpp

Läbirääkimised

Planeerimine - GANTT

CO NNECT NATIONAL M OBILITY CENTER OF RESEARCHERS IN F INLAND

Du ration o f wo rk package s and in te rd e p e n de nce b ar chart

Du ration F irst Y e ar Se con d Y e ar Th ird Y e ar

W o rk p ackage Months 1 ---- 27

W P1 Ma pp ing the ne ed s o f fo re ig n re se a rche rs M 1

Ta s k 1 . Qu e s tio n n a ire to fo re ig n re s e a rch e rs in Fin la n d 6 D 1

T ask 2 In te rv iews a nd an a lyses 6 D 2 -3

W P 2 In fo rm a tio n a n d g u id a n ce to in co m in g re s e a rch e rs M1

T ask 1 L iv ing in F in lan d , a h a nd bo o k 6 D 4

T ask 2 IPR in F in lan d , a ha nd b oo k 2 M 2 D 5

T ask 3 R u les o f the ho use in re sea rch o rg a n iza tio n s 1 D 6 D 7 -8

T ask 4 He lp d esk a ctiv itie s 3 6

W P 3 In fo rm a tio n a n d g u id a n ce to o u tg o in g re s e a rch e rs

T ask 1 L iv ing ab ro a d , a h an d bo ok 3 D 9

T ask 2 IPR in some cou n tr ie s 1 M 3 D 1 0 D 1 1 -1 2

T ask 3 He lp d esk a ctiv itie s 3 6

W P 4 In fo rm a tio n a n d g u id a n ce to re tu rn in g re s e a rch e rs

T ask 1 R e tu rn in g to F in la nd , a h an db o ok 3 M 4 D 13 D 1 4 -1 5

T ask 2 He lp d esk a ctiv itie s 3 6

W P 5 Fu n d in g a n d jo b o p p o rtu n itie s fo r re s e a rch e rs

T ask 1 Ma rke tin g th e Eu ro pe an po rta l 3 4 M 5-7 D 16, 17 D 1 8 , 1 9

T ask 2 www s ite s o f re sea rch fu n d in g 2 D 20

T ask 3 He lp d esk a ctiv itie s 3 6 D 2 1

W P 6 Ba ltic Se a re g io n a l n e tw o rk o f Mo b ility C e n tre s

T ask 1 T ra in ing an d e xch an ge o f the be st p ractice s 2 4 M 7 D 22

T ask 2 Excha ng e o f th e in fo rma tion 2 4

T ask 3 He lp d esk a ctiv itie s 2 4 M 8 D 2 3 -2 4 D 2 5

W P 7 R emoving ob sta c les o f the mo b ility

T ask 1 C o -o p e ra tive wo rk with o the r se cto rs 3 6 M 9 -1 1 D 2 6

T ask 2 He lp d esk a ctiv itie s 3 6 D 2 7 -2 8

D XX = P rojec t D eliverable

M XX = Miles tone

Planeerimine

Planeerimine

Otsustamine

Steering CommitteeProject Coordinator (Project

Manager)

Leader of WP1

Leader of WP2

Leader of WP3

Leader of WP4

Leader of WP5

3 Deputy Coordinators

EC Representative (Project Officer)

Quality Manager

WP2 Task Leaders

WP3 Task Leaders

WP4 Task Leaders

WP5 Task Leaders

Töökorraldus - PERT

Töökorraldus

• Koordinaator:– Jälgib jooksvalt töö plaani täitmist vastavalt varem kokkulepitud

tähtaegadele – võib nõuda vahearuandeid CA-s kokkulepitud vormi ja perioodidel

– Jälgib projekti tulemite kvaliteeti– Jälgib projekti eelarvekasutust – võib nõuda vahearuandeid CA-s

kokkulepitult– Annab projekti käigust aru Euroopa Komisjonile esitades nõutud

aruandeid ja tulemeid

• Tööpaketi (või mõne väiksema töölõigu) juht:– Vastutab selle eest, et tema töölõik saaks õigeaegselt tehtud– Annab aru koordinaatorile (ja/või tööpaketijuhile ) CA-s kokkulepitud

vormis ja aegadel

Koordinaatori ja teiste juhtide rollid

t-60 WP juht saadab meeldetuletuse vastutavale partnerilet-40 esitatakse tulemi (deliverable) esmane struktuurt-30 WP juht määrab “ülevaatajad”, kes kontrollivad tulemi

kvaliteetit-20 valmis tulem esitatakse “ülevaatajatele”t-10 “ülevaatajate” kommentaaridt-3kohendatud tulem valmist “ülevaatajatelt” OKt+10 projekti juhtorgan kinnitab tulemi ja see esitatakse EK-

let = tulemi esitamise tähtaeg lepingus

Tulemuste tagamise protsess (näiteks)

• Sisaldab projekti igapäevaseks käimashoidmiseks vajalikku informatsiooni

• Põhineb GA lisadel ja CA-l - lisatud detailid, mis ei vaja lepinguvormis allkirjastamist

• Kõikvõimalikud kokkulepitud vormid – koosolekute päevakavade ja kokkuvõtete, vahearuannete, tulemite, finantsaruannete jms. kohta

• Täielikud nimekirjad projekti osalejate kontaktidest• Suhtlusvahend ja infolevi – listid, siseveeb, dokumendihaldus

jms

Projekti käsiraamat

• Sümptom– Keeldutakse esitamast sisearuandeid

• Põhjus– Keegi ei armasta liigset bürokraatiat

• Lahendused– Meeldetuletused, selgitustöö, kokkulepped CA-s– Tõstata probleem projekti koosolekutel– Viivita rahastamisega

Probleemid projekti juhtimisel 1

• Sümptom– Euroopa Komisjonile saadetavad aruanded ei laeku õigeaegselt

• Põhjus– Prioriteetide seadmine

• Lahendused– Regulaarsed sisearuanded– Meeldetuletused– Liigsel hilinemisel esita olemasolevad osad

Probleemid projekti juhtimisel 2

• Sümptom– Tulemid (deliverables) hilinevad

• Põhjused– Ressursside nappus– Probleemne ajakasutus /prioriteedid

• Lahendused– Detailne planeerimine– Regulaarsed koosolekud– Sisearuanded

Probleemid projekti juhtimisel 3

• Sümptom– Tulemite halb kvaliteet

• Põhjused– Halb ajaplaneerimine ja kiirustamine– Oskuste puudumine

• Lahendused– CA-s kokkulepitud ja kõigi partnerite poolt respekteeritav

kvaliteedikontrolli protsess– Mitte esitada tulemit enne kui kvaliteet on korras– Karistused – kuni partneri projektist väljaarvamiseni (tuleb kaasata EK,

kes teeb lõpliku otsuse)

Probleemid projekti juhtimisel 4

• Sümptom– Koostöö puudumine

• Põhjus– Nõrk juhtimine– Kommunikatsiooniprobleemid– Kultuurilised erinevused

• Lahendused– Motiveerimis- ja meeskonnakoolitused projekti üritustel– Sobivate ja piisavate kommunikatsioonivahendite ja –liinide

kasutamine

Probleemid projekti juhtimisel 5

• Sümptom– Puudub pühendumine

• Põhjus– Loodeti osaleda teistsuguses projektis, partneri eesmärgid ei ühti

projekti eesmärkidega– Seatud eesmärkide hägusus– Kommunikatsiooniprobleemid

• Lahendused– Hoolikas partnerite valik ettevalmistusperioodil– Piisava tihedusega peetavad töökoosolekud ja omavaheline

kommunikatsioon– Partneri vahetus

Probleemid projekti juhtimisel 6

sõna Kristinile …