Projektipõhine töö ─

massvärbamistest ühtse

meeskonna loomiseni

Statistikaameti projektijuht

Diana Beltadze

Sisuskord

I osa: Kuidas leida õigeks ajaks õige arv, õigetesse

piirkondadesse õigete väärtuste ja kompetentsiga

inimesed piiratud ajaks?

II osa: Kuidas teha objektiivseid valikuid, kui kandideerivad nii

doktorandid kui ka põhiharidusega inimesed, nii tudengid

kui ka pensionärid ja nad kõik saaksid enda tööga

hakkama?

III osa: Kuidas tagada tulemuslik väljaõpe mitmekülgsele

meeskonnale?

VI osa: Kuidas luua organisatsioonikultuur, kus projektipõhiselt ja

lühikese aja vältel kaugtööd tegevad töötajad teevad

pühendunult tööd ning püsivad ajagraafikus?

PARE_2014 10.-11.04.2014

Miks korraldati loendus

projektipõhiselt?

See oli kaalutud samm, et juurutada uut statistika

tootmisprotsessi.

Varjatud missioon ─ mainekujunduskampaania.

PARE_2014 10.-11.04.2014

REL 2011 ajakava

PARE_2014 10.-11.04.2014

2012–2014

Lõpetamine ja

tulemuste avaldamine

2010 p

õllu

maja

nduslo

end

us

31.12.2011–

31.03.2012

REL

2009 p

roovilo

endus

Tarkvara testimine

2006–2011

REL ettevalmistus

Kõige rohkem oli tööjõudu vaja

2012. aasta I kvartalis

I etapis

e-loendus 31.12.11–31.01.12 (tööd tegid andmekorrastus- spetsialistid ja klienditugi Tallinnas, eelnes koolitus)

vaheetapp

andmekorrastusaeg 02.02.12–20.02.12 (loendajate koolitus üle Eesti, andmekorrastusspetsialistide ja kvaliteedikontrollijate tööaeg)

II etapp

välitööd 20.02.12–31.03.12 (andmekorrastusspetalistide ja loendajate, klienditoe ja kvaliteedikontrollijate tööaeg)

PARE_2014 10.-11.04.2014

Loenduskeskused Eestis

PARE_2014 10.-11.04.2014

Eestis oli kokku 2000

loendusjaoskonda

PARE_2014 10.-11.04.2014

I osa: Kuidas leida õigeks ajaks õige arv, õigetesse

piirkondadesse õigete väärtuste ja kompetentsiga

inimesed piiratud ajaks?

PARE_2014 10.-11.04.2014

Esimene väljakutse ─ värbamine

REL 2011 raames oli perioodil 2010−2012 kokku 24

värbamiskonkurssi, millest 8 olid n-ö massvärbamised.

AJUTISED TÖÖKOHAD

15 ringkonnajuhti (tööaeg 08.08.2011– 30.04.2012)

132 piirkonnajuhti (tööaeg 05.12.2011–23.04.2012)

2200 (sh 200 ooteajal) rahvaloendajat (tööaeg

06.02.2012–02.04.2012)

90 andmetöötluse operaatorit (tööaeg 15.12.2011–

30.04.2012), 30 operaatorit jätkasid kuni 30.10.2012

PARE_2014 10.-11.04.2014

Esimesed sammud

Maikuus saadeti 354 000 vähemalt 18-aastasele

inimesele välja värbamise masspostitus (kahe nädala

jooksul andis vastuse ligi 2000 inimest, väljendades

valmisolekut kandideerimiseks).

Kui värbamishange ebaõnnestus, tegime plaanid ümber,

Statistikaamet alustas ise värbamistöödega.

Juunis alustasime sihtotsinguid juhtide leidmiseks.

Otsisime tragisid ja ambitsioonikaid inimesi, keskmiselt oli

ühe ringkonnajuhi korralda üle 80 000 inimese ehk

viieteistkümnendiku Eesti küsitlemine. Otseselt või

kaudselt pidi ringkonnajuht juhtima 170 inimest. Kokku oli

vaja värvata 15 ringkonnajuhti üle Eesti.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Kus peaksid olema keskused?

Personalitöötajate paigutamisel kaardile jälgisime ka 15

ringkonnajuhi paigutumist üle Eesti – igasse

ringkonnakeskusesse pidi minema vähemalt üks

personalitöötaja.

Et Tallinnas oli ette nähtud 5 ringkonnakeskust, siis paigutasime

Tallinna 5 personalitöötajat. Suurematesse Eesti linnadesse,

kus on ilmselt ka rohkem kandidaate, paigutasime igaühte 2

personalitöötajat. Need linnad olid Jõhvi, Rakvere, Tartu,

Viljandi, Pärnu. Juba varem oli selge, et teatud kohtadesse on

kandidaate keerulisem leida: Lõuna-Eesti, Ida-Virumaa ja

Läänemaa. Sellest lähtuvalt said personalipunktideks ka Põlva

ja Valga, et vajadusel abistada ka teisi lähedal asuvaid linnu,

nagu Võru ja Tartu.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Kes sobib personalitöö spetsialistiks?

Personalitöötajate värbamisel kasutati peale klassikalise

intervjuu ka praktilist ülesannet (CV näidise hindamine) ja

teises voorus kodutööd, kus paluti personalitöötaja

kandidaatidel kirjutada 10 telefoni-intervjuu küsimust ning

lühidalt tuli lahendada üks grupitöö ülesanne. Kodutöö

ülesanded postitati sobilikele kandidaatidele pärast

intervjuud ca 3 tööpäeva jooksul. Personalitöötajate

värbamise aeg oli äärmiselt pingeline tööperiood, mille sisse

jäid ka riigipühad (jaanipäev).

PARE_2014 10.-11.04.2014

Massvärbamise statistikat

Ringkonnajuhid – 397 kandidaati 15 ametikohale

Personalitöötajad – 1093 kandidaati 25 ametikohale

Piirkonnajuhid – 3683 kandidaati 132 ametikohale

Kliendikonsultandid – 164 kandidaati 7 ametikohale

Andmetöötluse operaatorid – 1358 kandidaati 90 ametikohale

Loendajad – 7642 kandidaati 2200 ametikohale

Loendajate lisakonkurss – 454 kandidaati, 50-st lisa-

ametikohast täidetud 36

Kvaliteedikontrollijad – 247 kandidaati 10 ametikohale

Andmekorrastusspetsialistid – sisekonkursi raames 68

kandidaati 30 ametikohale

PARE_2014 10.-11.04.2014

REL 2011 välitööde organisatsioon

PARE_2014 10.-11.04.2014

Rahvaloendaja töövahendid

loenduskohver;

sülearvutikomplekt;

paberankeedid eesti, vene ja inglise keeles;

vastuste kaardiraamatud eesti, vene ja inglise keeles;

loendusjuhend;

mobiiltelefon;

teatised.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Rahvaloendaja profiil

Hea rahvaloendaja peab eelkõige tahtma saata korda

midagi suurt ja Eestile olulist.

vanus vähemalt 18 eluaastat

vähemalt põhiharidus

kriminaalkorras karistamata

hea arvutioskus

hea eesti ja soovitavalt ka vene keele oskus

hea suhtlemisoskus, pingetaluvus

maakaardi lugemise oskus

hajaasustusega piirkondades isikliku sõiduauto kasutamise

võimalus

PARE_2014 10.-11.04.2014

Kuidas tagada võrdseid võimalusi

paljudele

Kohtusime Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse

esindajatega, kellega arutasime nende klientide

töövõimalusi operaatoritena.

Võtsime ühendust MTÜ-ga Abikäsi, et ka nemad

levitaksid oma klientide hulgas operaatorite töö-

pakkumise infot.

20.09.2011 osalesime Tallinna töömessil, kus muu-

keelsed inimesed tundsid päris suurt huvi operaatori ja

loendaja ametikoha vastu.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Kuidas leidsime inimesi?

CV-portaalid (CV Keskus, CV-Online);

Kandideerimine otse (personal@rel2011.ee);

Töötukassa;

Alates juunist 2011 püüti uurida, kas inimestel on selle

töö vastu huvi (oktoober 2011 oli üle 5200 kontakti);

Lisainfo: www.rel2011.ee

PARE_2014 10.-11.04.2014

Kokku 135 töökuulutust

Töökuulutused avaldati CV-Online’i, CV Keskuse portaalis,

Eesti Töötukassa kodulehel, aga mitmel juhul ka erinevates

üle-eestilistes ja kohalikes ajalehtedes, peale selle edastati

kuulutused ülikoolide karjäärilistidesse. Kohalikes lehtedes

kuulutamise asjus konsulteeris personalijuht pikemalt

kohalike personalitöötajatega, et kuulutused satuksid

lehtedesse, mida kohalikud inimesed ka tegelikult loevad.

Peale selle kasutasime Roosa Elevandi masspostitust, et

teavitada inimesi värbamiskampaania algusest e-posti

kaudu.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Keda me ei leidnud ja kuidas olukord

lahenes?

2011. aastal soovisime leida 60 IT-spetsialisti, pärast

analüüsitulemust otsustasime ümber.

Kuid soovisime lisaks

Infosüsteemi administraatorit – kandidaate 12. Konkurss

luhtus sobimatute kandidaatide tõttu

Monitooringu tegijat – kandidaate 23. Konkurss luhtus

sobimatute kandidaatide tõttu

PARE_2014 10.-11.04.2014

Vabatahtlike töö

Andmetöötluse operaatorite konkurss toimus täpselt piirkonnajuhtide ja

loendajate konkursi vahepeal. Kuulutus oli aktiivne 23.09−23.10.2011.

Kui piirkonnajuhtide ja loendajate puhul oli vabade töökohtade kuulutus

ka ajalehtedes, siis operaatorite puhul peale CV Keskuse, CV-Online’i

ja Eesti Töötukassa muid lisakanaleid kuulutamiseks ei kasutatud. Küll

aga suurendas kandidaatide hulka nii samal ajal toimunud

piirkonnajuhtide kui ka loendajate konkurss, mistõttu kandideerisid

huvilised ka operaatori ametikohale.

Kokkuvõttes oli 1358 kandidaati, mis oli prognoositust mitu korda

enam. Kogu andmetöötluse operaatorite konkursi peale oli planeeritud

üks personalispetsialist, kuid arvestades laekunud CV-de arvu, kaasati

protsessi ka kaks väga asjalikku praktikanti, peale selle tuli REL-i

talitusest appi paluda kaks spetsialisti kandidaate hindama ja lühi-

intervjuusid tegema.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Tähelepanekuid dokumentide

vormistamisest

Operaatorite dokumentide vormistamiseks kutsuti nad

kellaaegade kaupa kohale, kahe päevaga vormistati kõik

dokumendid ära.

Kõige rohkem probleeme esines puuduolevate

dokumentidega, näiteks olid osadel kadunud kooli-

tunnistused või diplomid, loendajate puhul ei tohtinud

autodokumendid olla firma nimel. Inimestele pidi mitu

korda meelde tuletama, et ilma kõikide vajalike paberiteta

ei saa neid tööle vormistada.

Kuigi lepingud saadeti tutvumiseks ka meilile, avastati alles

allkirjastamisel, et kõik lepingutingimused ei sobi. Alati sai

asju seletatud ja tavaliselt saadi lõpuks aru, kuid oli ka

neid, kes alla ei kirjutanudki.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Mis oli valikute tegemisel määrav?

Õpivalmidus, kirglikkus, organisatsioonikultuurist / karjääri

teest arusaamine, käitumine või emotsionaalne teravus (st

perekonda kuulumine), põhimõttelisus ja paindlikkus.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Õppetunnid

Kui projektis on vaja komplekteerida terve meeskond ja

aega ning vahendeid napib, siis valikute tegemise rõhk

olgu pigem juhtide valikul.

Inimeste valikul on profiilile vastavus oluline, kuid

tähtsam on lühikese aja jooksul otsustada, kas uus

inimene sobib sinu organisatsiooni.

PARE_2014 10.-11.04.2014

II osa: Kuidas teha objektiivseid valikuid, kui

kandideerivad nii doktorandid kui ka

põhiharidusega inimesed, nii tudengid kui ka

pensionärid ja nad kõik saaksid enda tööga

hakkama?

PARE_2014 10.-11.04.2014

Valikuprotsess

I − tähtajaks esitatud dokumendid

II – profiilile vastavus

III − taustauuringu tulemused

IV – eksamitulemused (sh kodu- ja rühmatöö)

V – vestlustulemus

VI – võimalusel kvoodisüsteemi rakendamine

VII − koolituse läbimine

PARE_2014 10.-11.04.2014

Kuidas hindasime CV-sid?

Kui kandidaatide andmed olid nn ematabelisse kantud, siis

hinnati kandidaadi vastavust konkursi tingimustele. Selleks

kasutati valgusfoori meetodit, kus punane värv tähistab

ebasobilikku, roheline sobilikku ja kollane mõningate

puudustega kandidaati. Kõigepealt pöörduti roheliste

kandidaatide poole. Kui roheliste kandidaatide hulgast ei

leitud sobilikku töötajat, suheldi ka kollaste kandidaatidega.

Nendes piirkondades, kus kandidaate oli liiga vähe, suheldi

ka punaste kandidaatidega.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Keskmine loendaja

Noorim loendaja 18-aastane

Vanim loendaja naine 79, mees saab kohe 80

Kokku loendajaid 22% mehi, 78% naisi

Keskmine vanus 44 eluaastat

Enamlevinud naisenimed loendajate hulgas Ülle ja Sirje.

Enamlevinud mehenimed loendajate hulgas Andres ja

Jüri.

PARE_2014 10.-11.04.2014

vanus 44

perenimi Mägi

auto Volkswagen

Keskmine loendaja

mees ja naine:

PARE_2014 10.-11.04.2014

noorim 18

vanim 79

välitöödel 79

ootel 78

nimi Sirje

Kokku naisi 1683

% loendajatest 78%

noorim 19

vanim 80

põllul 77

ootel 72

nimi Jüri

Kokku mehi 465

% loendajatest 22%

Madala palgaga töö – plussid ja

miinused

Üleüldine kandidaatide tase oli hoolimata üsna väikesest

palgast suhteliselt hea. Seda kinnitab ka madal voolavus-

protsent kogu operaatorite tööperioodi jooksul.

Probleem oli ülekvalifitseeritud tööjõud, kes oma töötuse

tõttu tahtis lihtsalt tööd, võttes samas ära võimaluse

nendelt, kelle jaoks see töö oleks olnud areng

individuaalsel tasandil.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Mida teha probleemsete

kandidaatidega?

Eitavate kirjade saatmine oli ebamugav. Kui eitavad kirjad

olid välja saadetud, siis järgmistel päevadel oli ärev telefoni

vastu võtta, sest iial ei teadnud, kes millise jutuga sind nüüd

üllatab.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Ebakindlust tekitavad faktorid

Loendusprojekti massvärbamisel tuli uurida ja arvestada tööturu

regionaalset eripära, et töö saaks tehtud ja jätkuks inimesi, kes käiksid

tööd tegemas ka mahajäetud külades ning üksikutel saartel.

Kontaktide loomisel Ida-Virumaa inimestega oli takistus puudulik info

muukeelse elanikkonna seas kasutatavate sotsiaalsete võrgustike

kohta. Värbamisel oli probleem vastava keeleoskusega inimeste

leidmine: Ida-Virumaal ja Harjumaal, kus oli probleem eesti keel

vähene oskus, Läänemaal ja saartel vene keele vähene oskus.

Tuli arvestada, et projektipõhine töö suurendab tööalast ebakindlust

ning ressursi planeerimisel tuleb arvesse võtta, et kui on tegemist

vanemaealiste, aga ka muukeelsete töötajate suurema osa-

tähtsusega tööjõu hulgas, nõuab see senisest suurema tähelepanu

pööramist töötajate individuaalsele eripärale.

PARE_2014 10.-11.04.2014

III osa: Kuidas tagada tulemuslik väljaõpe

mitmekülgsele meeskonnale?

PARE_2014 10.-11.04.2014

Kuidas sai alguse lugu koputist?

Koolitusel leia aega inimeste kuulamiseks, julgusta neid

küsimusi esitama ja alati vasta neile.

Keeruliste teemade puhul peaks

koolitusprogrammis omal kohal olema iseseisev töö

ja kogemusõpe.

Iseenesest mõistetavaid asju pole olemas!

PARE_2014 10.-11.04.2014

Haridustehnoloogia võimalused

Oskasime enda huvides kasutada tehnoloogia tuge

sotsiaal-tehnoloogilise õpisüsteemi korraldamisel.

Loenduse projektis ei olnud võimalik eeldada, et kõik

2700 erineva profiiliga töötajat vanuses 19−79 aastat

teaksid statistika tootmise nüansse enne tööle asumist,

küll aga saime suurendada statistika tegemist puudutavat

teadlikkust töötajaid koolitades, kasutades selleks

teematilisi koolitusmaterjale, koolituskeskkondi ja ka

tänapäevaseid sotsiaalvõrgustikke.

PARE_2014 10.-11.04.2014

IV osa: Kuidas luua organisatsioonikultuur, kus

projektipõhiselt lühikest aega kaugtööd tegevad

töötajad töötavad pühendunult ning püsivad

ajagraafikus?

PARE_2014 10.-11.04.2014

Virtuaalmaailma õppetunnid

Loendusprojekti töös ei saanud mööda vaadata

virtuaalmaailma võimalustest. Oli ju vaja juhtida mees-

kondi lokaalselt, regionaalselt ja üle-eestiliselt. Kulu ja aja

kokkuhoiu tagas virtuaalse koostöö korraldamine, seda eriti

loendajate värbamisetöö käigus, aga ka välitööde

tegemisel.

Ent väga raske oli toime tulla virtuaalmeeskondade

juhtimisega probleemide korral. Konfliktide ohjamisel oli

ainus töötav lahendus elimineerida need probleemikolded

nt suurest postiloendist ja siis kas ise kohale sõita või

kutsuda juht välja ning rääkida asjad silmast silma selgeks.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Skype kui töövahend

Et SA-s ei olnud interaktiivset töövahendit, et korraldada tööd üle

Eesti videokonverentside kaudu, siis kasutasime selle mure

lahendamisel Skype’i (vabavara). Loodi üks aken, kuhu olid

lisatud kõik personalitöötajad, -spetsialistid, -juht ja ka

praktikandid (kogu perioodi jooksul kokku kolm praktikanti). Kuigi

personalitöötajate töövahendid olid sülearvuti (võimaldamaks

mobiilset töötamist nii kontoris, kodukontoris kui ka vajadusel

muudes ruumides, mida sai kasutada eri asukohtades

kokkuleppel kohalike omavalitsustega) ja mobiiltelefon

(omavahelised kõned tasuta), siis Skype oli asendamatu suhtlus-

ja info levitamise vahend.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Kuidas tekitada suurtes gruppides

meeskonnatunnet?

PARE_2014 10.-11.04.2014

Loo väline identiteet;

Personaalne suhtlemine,

sh virtuaalkeskkonnas;

Juht peab olema töötaja

jaoks nähtav ja neid ei

tohiks olla palju.

Kuidas tagada lühikese ajaga kaadri

äravoolu asemel juurdevool?

PARE_2014 10.-11.04.2014

Prääniku efekt on

lühiajaline!

Loo töökeskkond, kus

töötaja tahaks anda endast

parima.

Kaardista kriitilised

ametikohad, sest projektis

on edutegur võtmetöötajate

hoidmine.

Tee värbamisest projekti

mainekujunduskampaania.

Projektis ei ole aega tülideks!

Teavita töötajaid organisatsiooni väärtustest õigel ajal.

Taga aus infoliikumine ka keerulistes olukordades.

Virtuaalmeeskonnas tekkinud arusaamatused lahenda

silmast silma vestlusega.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Mitmekülgsus rikastab

Koostöö erinevate asutuste ja inimestega loob

lisaväärtusi nii organisatsioonile kui ka inimestele.

Kui inimesel on näiteks füüsiline puue, siis see ei

tähenda, et ta üht või teist tööd näiteks arvutiga teha ei

saa.

Kas noori inimesi paelus loendustöö? Jah, neile oli

oluline atraktiivsus, nad tahavad olla interaktiivsed ja

hindavad paindlikku tööaega.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Kokkuvõte

Projektipõhise töösuhte tulemuslikkus sõltub suurel

määral suhetest, usaldusest ja suhtlusest.

Projekti edu sõltub sellest, kuidas on organisatsiooni

väärtuseid tutvustatud ja mismoodi inimesed neid oma

töös ära tunnevad.

Projektipõhine töö eeldab organisatsioonilt paindlikkust ja

võimet tulla toime muutustega igal tasandil.

Määrav faktor on see, kuidas üksikud töötajad projekti

eesmärkidest aru saavad.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Igaüks loeb!

See ei olnud pelgalt moto, vaid pigem väljendas tõesti

usku loenduse tegemisse. Teisalt pidi see aitama siduda

meeskonnaliikmeid erinevatel töölõikudel.

Lõppenud loendust iseloomustas teistsugune, st uudne

korraldus, mis oli eriline ja õnnestus tänu suurepärastele

pühendunud töötajatele erinevatel töölõikudel. Sellised

töötajad mõistsid, milleks on loendust riigile vaja ja mida

ootab Statistikaamet sellega seoses oma töötajatelt.

PARE_2014 10.-11.04.2014

Igaüks õppis midagi tuleviku jaoks

Seepärast võib öelda, et rahvaloenduse kordaminek on

igaühe õnnestumine.

Igaüks meie projektis sai loendusel töötamisega väga

väärtusliku kogemuse ja organisatsiooni tasandil võib

nentida, et piiripealsed olukorrad toovad välja meie

tugevused ja nõrkused, millega edaspidi tööd teha.

PARE_2014 10.-11.04.2014

10.-11.04.2014 PARE_2014