Projektisuunnitelma - WordPress.com...Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 3 (5) Projektipäällikkö Projektidokumentaatio Mikko Järvinen 10.3.2017 2.3 Ulkoiset riippuvuudet Projektilla

Projektisuunnitelma

Taival Mindstone Oy Anne Valsta

Mikko Järvinen 10.3.2017 Versio 1.0 E Projektisuunnitelma Taival-ryhmän jaettu kansio Projektiryhmä Ohjaavat opettajat Mindstone Oy

Projektisuunnitelman versiohistoria Dokumentin hyväksymistiedot

Hyväksyjä Hyväksymispäivä Versio

1.0 H

Dokumentin katselmointitiedot

Versio Katselmointipäivä Yhteenveto havainnoista Osallistujat

Dokumentin versiotiedot

Versio Kirjauspäivä Yhteenveto muutoksista Laatijat

0.1L 1.3.2017 Dokumentin ensimmäinen versio Mikko Järvinen

0.2L 8.3.2017 Dokumentin toinen versio Projektiryhmä

0.3L 10.3.2017 Riskienhallintasuunnitelma viimeistelty Säde Jalonen Mikko Järvinen Milla Kamppi Marcus Kivi Jeremias Kontinen

0.4L 10.3.2017 Projektin aikataulu lisätty Mikko Järvinen

1.0E 10.3.2017 Muotoiluja korjattu Mikko Järvinen

Sisällysluettelo

1 PROJEKTIN KUVAUS ....................................................................................................................... 1

1.1 Projektin tehtävä ............................................................................................................................ 1

1.2 Projektin sidosryhmät .................................................................................................................... 1

1.3 Projektin tulokset........................................................................................................................... 1

1.4 Projektin tehtävän rajaus ................................................................................................................ 1

1.5 Oppimistavoitteet projektissa ........................................................................................................ 1

2 EDELLYTYKSET PROJEKTIN TEHTÄVÄLLE ............................................................................. 2

2.1 Projektiorganisaatio ....................................................................................................................... 2

2.2 Projektin sidosryhmien sitoutuminen ............................................................................................. 2

2.3 Ulkoiset riippuvuudet .................................................................................................................... 3

2.4 Asiakkaan tekninen ja muu ympäristö ............................................................................................ 3

2.5 Viestintä ........................................................................................................................................ 3

3 SEURANTA JA OHJAUS ................................................................................................................... 3

3.1 Ohjausryhmän kokoukset .............................................................................................................. 3

3.2 Projektin tuloksen laadun hallinta .................................................................................................. 4

3.3 Riskienhallinta ............................................................................................................................... 4

3.4 Muutosten hallinta ......................................................................................................................... 4

3.5 Käytettävät menetelmät ................................................................................................................. 4

4 TULOKSEN KEHITYSYMPÄRISTÖN KUVAUS ............................................................................ 4

4.1 Käytettävät teknologiat, työkalut ja niiden tarkoitus ....................................................................... 4

4.2 Tietoturva ...................................................................................................................................... 4

5 PROJEKTIN AIKATAULU JA TYÖMÄÄRÄ ................................................................................... 5

6 PROJEKTIN SUUNNITTELUSSA TEHDYT OLETUKSET ........................................................... 5

7 AIEMMAT KOKEMUKSET .............................................................................................................. 5

LIITTEET ................................................................................................................................................... 1

Liite 1 Projektin viestintäsuunnitelma .........................................................................................................

Liite 2 Projektin riskit ja niiden hallinta .......................................................................................................

Liite 3 Projektin tehtävät ja aikataulu ..........................................................................................................

Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 1 (5) Projektipäällikkö Projektidokumentaatio Mikko Järvinen

10.3.2017

1 PROJEKTIN KUVAUS Projektin tarkoitus on tilaajalle (Mindstone Oy) laadittava vapaamuotoinen innovaatio. Projekti on osa Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Innovointi- ja projektityökurssia. Innovaation toimittaa projektiryhmä Taival. Projektin työ tehdään Creative Commons 4.0 -lisenssin alaisena.

1.1 Projektin tehtävä Projektin tehtävänä on luoda metsäaiheinen innovaatio.

1.2 Projektin sidosryhmät Sisäisenä sidosryhmänä toimii projektiryhmä. Ulkoisiin sidosryhmiin lasketaan ohjaavat opettajat sekä asiakasyritys. Mahdollinen ulkoinen sidosryhmä on jatkokehitettävän prototyypin loppukäyttäjät.

1.3 Projektin tulokset Projektin odotettavat tulokset:

• projektisuunnitelma

• viestintäsuunnitelma

• innovaatioprototyyppi

• projektiryhmän blogi

Tavoitteena on saada ohjaavien opettajien hyväksyntä projektin tuloksille. Toimeksiantajan suhteen tavoitteena on saada hyväksyntä tuotetulle prototyypille. Projektin dokumentit nimetään seuraavasti: <tiimin nimi>_<toteutusnumero>_<tehtävän nimi>_<dokumentin nimi>

1.4 Projektin tehtävän rajaus Projektin tuottaman innovaatioprototyypin muotoa ja laajuutta ei ole määritelty.

1.5 Oppimistavoitteet projektissa Projektiryhmän tavoitteena on oppia projektityötä ja työskentelyä projektitiimissä, sekä pyritään kiinnittämään erityistä huomiota dokumentointiin ja työtehtävien tasaisen jakautumisen hallintaan. Oppimistavoitteiden toteutumista tarkastellaan projektin päättymisen yhteydessä.


10.3.2017 2 EDELLYTYKSET PROJEKTIN TEHTÄVÄLLE

Projektiryhmän täytyy osallistua aktiivisesti ryhmän työskentelyyn. Ohjaavilta opettajilta täytyy saada tarvittaessa ohjausta riittävän lyhyellä viiveellä.

2.1 Projektiorganisaatio

Tuoteomistajana toimii ohjaava opettaja Anne Valsta. Tilaaja ei osallistu projektin työhön tai sen seurantaan. Tilaaja ja tuoteomistaja saattavat tarkistaa projektin työn tuloksen projektin päättymisen yhteydessä. Toimittajaa edustaa projektiryhmä, johon kuuluvat seuraavat opiskelijat: Visa Issakainen, Säde Jalonen, Mikko Järvinen, Milla Kamppi, Marion Karlsson, Marcus Kivi, Jeremias Kontinen ja Kristian Koponen. Projektipäällikkönä toimii Mikko Järvinen. Projektiviestinnästä vastaa Marion Karlsson. Projektin aikaisesta työn tulosten laadunvarmistuksesta huolehtii projektipäällikkö, mahdollisesti myös projektia ohjaavat opettajat.

Projektin ohjausryhmän puheenjohtaja

Anne Valsta

ProjektipäällikköMikko Järvinen

Projektiryhmän jäsenetMarcus Kivi

Jeremias KontinenVisa IssakainenSäde JalonenMilla Kamppi

Kristian Koponen

ViestintävastaavaMarion Karlsson

Kuva 1 Organisaatiokaavio

2.2 Projektin sidosryhmien sitoutuminen Ohjaavat opettajat ovat käytettävissä koulun työaikojen puitteissa. Asiakasyritys ei ole konsultoitavissa projektiin liittyvissä asioissa. Projektiryhmä pitää kevätlomaa kalenteriviikolla 12 sekä pääsiäislomaa pääsiäisaikana. Viestintävastaava on poissa 23.3.-29.3. välisenä aikana.


10.3.2017 2.3 Ulkoiset riippuvuudet

Projektilla ei ole ulkoisia riippuvuuksia.

2.4 Asiakkaan tekninen ja muu ympäristö Asiakkaalla ei ole projektiryhmän työhön vaikuttavaa teknistä ympäristöä tai asiakas ei ole informoinut projektiryhmää ympäristöistään.

2.5 Viestintä Projektipäällikkö huolehtii sujuvasta ja avoimesta viestinnästä projektiryhmässä, asiakkaan kanssa ja projektin ohjausryhmälle. Ohjausryhmä huolehtii viestinnästä sidosryhmille ja tiedon kanavoinnista projektin ja sidosryhmien välillä. Projektipäällikkö raportoi ohjausryhmälle välittömästi hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan kohdistuvista poikkeamista, jotka vaikuttavat projektin tavoitteisiin: tulos, aikataulu, kustannukset ja/tai laatu. Projektipäällikkö toimittaa jokaiselle laadunvarmistajalle katselmoitavan aineiston kolme arkipäivää ennen sovittua katselmointitilaisuutta. Projektipäällikkö saa laadunvarmistajalta katselmoinnin havainnot ja päätöksen välittömästi katselmointitilaisuuden päätyttyä. Projektille laadittu tarkempi viestintäsuunnitelma on projektisuunnitelman liite (Liite 1 Projektin viestintäsuunnitelma).

3 SEURANTA JA OHJAUS Projektin edistymisen seurannassa sekä sisäisessä ja ulkoisessa ohjauksessa noudatetaan tässä projektisuunnitelmassa kuvattua projektien ohjauskäytäntöä.

- Projektin ulkoisen ohjauksen ainoa ohjauspiste on aloituskokous. - Projektin sisäisen ohjauksen ohjauspisteitä ovat mahdolliset päiväpalaverit ja

retrospektiivi. Projektin tuloksen laadun seuranta tapahtuu ohjaavien opettajien kanssa sovitun katselmointikäytännön mukaisesti. Projektin riskien ja muutosten hallintaan liittyvissä asioissa projektipäällikkö voi aina tukeutua ohjausryhmän päätöksiin.

3.1 Ohjausryhmän kokoukset

Projektipäällikkö toimittaa projektin ohjausryhmälle ohjauskokousaineiston kolme arkipäivää ennen kokousta.

Kokous päivä ja klo käsiteltävät asiat

Aloituskokous 15.3.2017 klo 12:00

projektisuunnitelman hyväksyminen ja projektin käynnistäminen


10.3.2017

3.2 Projektin tuloksen laadun hallinta Kunkin projektin tuloksen valmistuttua sen laatu tarkistetaan yhteisesti projektiryhmän toimesta. Laadunvarmistus toteutetaan projekti- ja viestintäsuunnitelman sekä blogin osalta vertaamalla tuloksia ohjaavilta opettajilta saatuihin vaatimuksiin. Innovaatioprototyypin osalta varsinaista laadunvarmistusta ei vaatimusmääritysten puuttuessa toteuteta.

3.3 Riskienhallinta

Projektin riskien hallintaa on arvioitu erillisessä liitteessä (Liite 2 Projektin riskit ja niiden hallinta).

3.4 Muutosten hallinta Poikkeama tai muutostarve voi kohdistua joko projektin aikatauluun, tulokseen tai tulosten laatuun. Tulosta ja sen laatua seurataan jatkuvasti projektin edetessä. Projektiin käytettävää aikaa seurataan toteutuneena ja jäljellä olevana kalenteriaikana, sekä työtunteina.

3.5 Käytettävät menetelmät Projektin työvuon ohjausta hallitaan Slack-keskusteluympäristön ja Trello-tehtävähallintaympäristön avulla. Tarvittaessa järjestetään palavereja projektiryhmän kesken.

4 TULOKSEN KEHITYSYMPÄRISTÖN KUVAUS

Projektin tulokseen ei liity kehitysympäristöä.

4.1 Käytettävät teknologiat, työkalut ja niiden tarkoitus Projektissa ei käytetä erityisiä työkaluja tai teknologioita tavanomaisia toimisto-ohjelmia lukuunottamatta.

4.2 Tietoturva

Projektin aikana ei käytetä salaisiksi miellettäviä tietoja. Projektin kulkuun ei liity erityisiä tietoturvariskejä.


10.3.2017 5 PROJEKTIN AIKATAULU JA TYÖMÄÄRÄ

Projekti alkaa 15.3.2017 ja päättyy 12.5.2017. Käytettävissä oleva työmäärä on 54 tuntia per ryhmän jäsen.

Työmäärä on laskettu siten, että ryhmän jäsen käyttää projektiin 6 tuntia viikossa 9 viikon ajan. Projektin aikataulu on kuvattu tarkemmin liitteessä (Liite 3 Projektin tehtävät ja aikataulu).

6 PROJEKTIN SUUNNITTELUSSA TEHDYT OLETUKSET Projektiin liittyy olettama, että projektiryhmän jäsenistä riittävän suuri osa pysyy toimintakykyisenä riittävän pitkään projektin kestäessä, jotta projektin tulokset voidaan saavuttaa. Samoin oletetaan, että sekä projektityötä ohjaava Haaga-Helia ammattikorkeakoulu sekä projektin asiakasyritys eivät lopeta toimintaansa projektin keston aikana.

7 AIEMMAT KOKEMUKSET Projektin suunnittelussa ei ole erityisesti hyödynnetty mitään aikaisempia kokemuksia.

Projektiryhmä Taival 1 (4) Liite 1

LIITTEET

Liite 1 Projektin viestintäsuunnitelma

Taival Projektin tarkoituksena on innovaation luominen ja kehittäminen metsäkeskeiselle mindfulness-ohjausta tarjoavalle yrittäjälle.

1 Viestinnän kohderyhmät

Projektiviestinnän kohderyhmät on jaettu sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin.

Sisäisiin sidosryhmiin kuuluvat tiimin jäsenet.

Ulkoisiin sidosryhmiin kuuluu asiakasyritys, ohjaavat opettajat ja mahdolliset loppukäyttäjät. Loppukäyttäjät määritellään mielipidekyselyiden sekä tehtyjen käyttäjäprofiilien kautta. Tiimi on määritellyt kohderyhmiksi työssäkäyvät henkilöt ja opiskelijat.

2 Viestinnän tavoitteet ja mittarit Sisäiset sidosryhmät Sisäisiin sidosryhmiin kohdistuvan viestinnän pääasiallisina tarkoituksina on

varmistaa työtehtävien jakaminen, työn etenemisen seuranta sekä poissaoloista ja muista esteistä viestiminen.

Sisäistä viestintää ei mitata erikseen. Sisäisen viestinnän laadukkuutta arvioidaan ketterästi projektin edetessä.

Ulkoiset sidosryhmät Asiakasyritykseen suuntautuvan projektiviestinnän tavoitteena on esitellä

projektin valmista tuotosta.

Ohjaaviin opettajiin suuntautuvan viestinnän tavoitteena on työn etenemisestä raportointi ja palautteen vastaanottaminen.

Loppukäyttäjien ja tiimin väliseen viestintään ei ole tavoitteita.

Ulkoista viestintää mitataan asiakasyritykseltä ja opettajilta saadulla palautteella.

3 Ydinviestit Sisäinen viestintä Sisäisellä viestinnällä ei ole ydinviestiä.

Ulkoinen viestintä Asiakasyritykselle pyritään viestimään projektiryhmän tuotoksesta informatiivisesti ja raikkaasti.


Ohjaaville opettajille viestitään projektin kulusta ja mahdollisista haasteista.

4 Viestinnän päävälineet ja keinot Sisäinen viestintä Sisäisen viestinnän pääkanavana toimii Slack-ryhmä. Apuvälineenä

projektiryhmä hyödyntää Trelloa. Kokouksia järjestetään projektiryhmän katsoman tarpeen mukaan.

Ulkoinen viestintä Ulkoisen viestinnän pääkanava on projektiryhmän osallistuminen InnoEvent-tapahtumaan.

5 Viestinnän päävälineet ja keinot Sisäinen viestintä Sisäisen viestinnän pääkanavana toimii Slack-ryhmä. Apuvälineenä

projektiryhmä hyödyntää Trelloa. Kokouksia järjestetään projektiryhmän katsoman tarpeen mukaan.

Ulkoinen viestintä Ulkoisen viestinnän pääkanava on projektiryhmän osallistuminen InnoEvent-tapahtumaan.

Toissijainen, projektin etenemistä seuraava kanava on tiimin perustama ja päivittämä blogi WordPressissä.

6 Toimenpiteet, seuranta ja arviointi (taulukko, liite 1)

7 Viestintätoimintapiteiden budjetti

Projektin budjetti on nolla euroa. Projektiviestintään käytetään ilmaisia sovelluksia ja palveluita.

8 Viestintätoimenpiteiden aikataulu Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä on luonteeltaan jatkuvaa, eikä sitä ole erikseen aikataulutettu.

Projektiryhmän käyttämä viestintäympäristö on luonteeltaan reaaliaikainen, ja ryhmän jäsenet voivat osallistua viestintään joustavasti haluamana ajankohtanaan.

Ulkoinen viestintä Ulkoisen viestinnän pääkanava InnoEvent-tapahtuma järjestetään toukokuussa 2017.

Projektiryhmä Taival 3 (4) Liite 1 Liite 1 Toimenpiteet, seuranta ja arviointi

Tavoite Kohderyhmä Toimenpiteet Toteutusvastuu Ajoitus Seuranta ja arviointi: mittarit, vastuut Tehty

Perustetaan sisäisen viestinnän kanava

Sisäinen Slack jokaiselle tiimin jäsenelle

Viestintävastaava 25.1.2017 Aktiivisuutta mitataan osallistumisen ja Kyllä

Sujuva sisäinen viestintä

Sisäinen Jokainen viestii omista tekemisistään ja projektin vaiheista tiimin kanssa

Viestintävastaava 25.1.2017 – 12.5.2017

Viestintävastaava huolehtii tiimin osallistumisesta

Ulkoisen viestintäkanavan luonti

Ulkoinen Perustetaan blogi WordPress sivustolle

Projektipäällikkö 23.1.2017 Lopullinen vastuu viestintävastaavalla Kyllä

Työkalun luonti työvaiheiden seurantaan

Sisäinen Trello integroidaan Slackiin

Projektipäällikkö 2.2.2017 Projektipäällikkö huolehtii tehtävien lisäämisestä

Kyllä

Työvaiheiden seuranta

Sisäinen Nähdään keskeneräiset, työstöä vaativat tehtävät ja ilmoitetaan valmiit tuotokset

Koko tiimi 2.2.2017 – 12.5.2017

Mittarina toimivat listat jotka näyttävät tehdyt ja tekemättömät työt


Tavoite Kohderyhmä Toimenpiteet Toteutusvastuu Ajoitus Seuranta ja arviointi: mittarit, vastuut Tehty

Projektin etenemisen esittely

Ulkoinen Ilmoitetaan etenemisestä projektin blogissa

Koko tiimi 25.1.2017 – 12.5.2017

Kävijämäärät

Innovointi ja tuotoksen työstö

Sisäinen Kasvokkaiset tapaamiset joka keskiviikko

Projektipäällikkö 17.1.2017 – 12.5.2017

Mittarina toimii tehdyt työt ja tuotetut dokumentit

Välivaiheiden seulontaa ja palautteen vastaanottoa

Ulkoinen Kommunikointi kurssin vetäjien kanssa

Koko tiimi 17.1.2017 – 12.5.2017

Opettajien palaute

Projekti- suunnitelman tarkastelu ja mahdollinen hyväksyntä

Sisäinen Projektin aloituskokous

Koko tiimi ja projektin ohjausryhmän puheenjohtaja

? Mitataan hyväksytty/hylätty asteikolla

Prototyypin esittely

Ulkoinen Tuotos esitellään InnoEvent-tapahtumassa

Koko tiimi 9.5.2017 Asiakkaan ja opettajien palaute


Liite 2 Projektin riskit ja niiden hallinta

Alla on esimerkkinä ote erään projektin riskeistä ja niiden hallinnasta

*) P = pieni, K = kohtuullinen, S = suuri/huomattava.

Riski Todennä- köisyys*)

Seuraus- vaikutus*)

Syyt Syiden ennaltaehkäisy, suojaustoimenpiteet

Seurausvaiku-tusten omistaja

Seurauksiin varautuminen, varmistamistoimenpiteet

Epäselvät vaatimukset S U Puutteellinen tai suppea ohjeistus, ylimalkainen ohjeisiin tutustuminen

Ohjaavien opettajien konsultointi asioista, joissa väärinymmärryksen riski ja vaikutus suuri

Projektipäällikkö Projektiryhmän keskinäinen keskustelu vaatimusten selkeyttämiseksi

Viestintä ei toimi K H Viesti ei tavoita, viestin ajankohta on väärä, viestin vastaanottaja

Tehokkaan viestintäkanavan käyttö (Slack) Viestintävastaava Nopea reagointi viestintähaasteiden esiintyessä

Epäselvät roolit P H Roolijaon päällekkäisyydet, vaillinainen vastuualueiden jako

Minimimäärä rooleja, minimaalinen organisaatio

Projektipäällikkö Projektiryhmän avoin keskustelu vastuukysymyksistä

Poissaolot P V Projektiryhmän jäsenten poissaolot haittaavat projektin edistymistä

Avoimuus poissaolojen suhteen Projektipäällikkö Kaikki työ jaetussa kansiossa projektiryhmän saatavissa


Liite 3 Projektin tehtävät ja aikataulu

Teht. Tehtävä Lopputulos Aloituskriteeri Vastuu Tuntia 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

1 Projektin käynnistys

Hyväksytty projektisuunnitelma

Toimeksianto saatu or 24

1.1 Aloituskokouksen valmistelu

Esityslista ja materiaali jaettu

pp 6

1.2 Aloituskokous Käynnistetty projekti

Projektisuunnitelma or 12

1.3 Pöytäkirjan laatiminen

Pöytäkirja jaettu Aloituskokous on pidetty

pp 6

2 Projektin ohjaus Hallittu edistyminen

Projekti on käynnistetty

to 82

2.1 Työn seuranta (projektiryhmä)

Työ etenee Projekti on käynnistetty

pp 32

2.2 Tiedottaminen Tieto kulkee Tiedotettavat asiat ovat tiedossa

vv 26

2.3 Retrospektiivi Muistio Retrospektiiville annettu DL

pp 24

3

Prototyypin valmistus

Valmis prototyyppi Projekti on käynnistetty

pp 262

3.1

Ideointi ja ideoiden läpikäynti Muistio

Käyttäjäpersoona laadittu pp 32

3.2

Prototyypin toteutusmuodon valinta

Konsensus toteutusmuodosta

Ideointiprosessin tuotokset käyty läpi pp 48

3.3

Kuvataiteen tuottaminen

Riittävästi taidetta protoon

Toteutusmuoto valittu pp 54

3.4

Audion tuottaminen

Riittävästi audiosisältöä protoon

Toteutusmuoto valittu pp 48

3.5

Testaus Ominaisuus toimii riittävän virheettömästi

Testattava ominaisuus valmistunut pp 48

3.6

Posterin laadinta Posteri Tiedossa mitä posterissa halutaan viestiä vv 32

4 Projektin lopetus

Proto esitelty asiakkaalle

Proto valmis pp 64

4.1 InnoEvent 9.5.

Onnistunut esittely tapahtumassa

Valmistautuminen tapahtumaan pp 40

4.2

Loppuraportin laadinta ja luovutus

Loppuraportti luovutettu asiakkaalle

Projekti viety loppuun pp 24

Yhteensä 432

Taulukossa

to = tuoteomistaja, pp = projektipäällikkö, or = ohjausryhmä/ohjauskokous, vv = viestintävastaava vihreät ruudut tarkoittavat, että työtä tehdään kyseisellä viikolla punaiset ruudut kuvaavat lomajaksoa keltaiset kokoavat työvaiheen

Documents

Projektisuunnitelma - WordPress.com...Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 3 (5) Projektipäällikkö Projektidokumentaatio Mikko Järvinen 10.3.2017 2.3 Ulkoiset riippuvuudet Projektilla