Projektmenedzsment

Projektelemzés, - tervezés

A projekt készítésének logikai lépései1. A projekt hátterének és általános céljának vázlatos

ismertetése2. A projekt megvitatása és indoklása a szervezeten belül

és mindazokkal, akiknek a projekthez érdeke fűződik3. A projekthez kapcsolódó politikákat tartalmazó

legfontosabb dokumentumok meghatározása (nemzeti / EU rendeletek és programok)

4. A projekt konkrét céljainak és eredményeinek meghatározása

5. A projekt kimenetének, bemenetének és előfeltevéseinek meghatározása

6. Előzetes projektismertetés készítése7. A projekt költségeinek és forrásainak előzetes

becslése8. Kapcsolatfelvétel a potenciális támogatókkal

A PCM modellje

A projekttervezési módszerek• SWOT elemzés

– Az ötletek közötti választást, a célok meghatározását segíti• Problémafa – Célfa elemzés• Érintettek elemzése (Stakeholder analízis)

– Személyek és személyek csoportjai – amelyeket ÉRINT – akiknek ÉRDEKÉT SZOLGÁLJA – a megvalósuló projekt– Kulcstényező a kommunikáció!

• Logikai keretmátrix (Logframe) módszer– A projektjavaslat világos, logikus és strukturált lesz– Az érintettek bevonása a készítés folyamatába– Alternatívák elemzését teszi lehetővé– Az ötletet és a megvalósítás eszközeit illeszti– A kockázatok elemzését lehetővé teszi

SWOT elemzés

• A SWOT négy kategóriája:– Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, +

• Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók.

– Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, - • Negatív tényezők, amelyek nem jól működnek, de

befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében.– Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, +

• Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de rájuk építve kihasználhatók az erősségek.

– Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, - • Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem

befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek.

A SWOT logikája

Projekt célProjekt cél

Erősségek (Strengths)

Gyengeségek (Weaknesses)

Lehetőségek (Opportunities)

HelyzetvizsgálatHelyzetvizsgálat

Veszélyek(Threats)

Prognózisok a külső feltételekrőlPrognózisok a külső feltételekről (gazdasági, technológiai, társadalmi,(gazdasági, technológiai, társadalmi,

politikai, kulturális stb.politikai, kulturális stb.

SWOT

ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK

LEHETŐSÉGEK VESZÉLYEK

1. példaERŐSSÉGEKGyártási tapasztalatÚj, mindenféle normának megfelelő saját üzemépületKiépült infrastruktúraHulladékhasznosításTartós beszállítói kapcsolat

Egységes vezetés

GYENGESÉGEKKapacitás a maximumnálElavult gépparkSzűkös dolgozói létszámAlacsony szintű közvetlen piaci kapcsolat

Kedvező konjunktúraBővülő keresleti tendenciaÁtlag feletti munkanélküliségM5 autópálya melletiség

LEHETŐSÉGEK

Lakóövezeti környezetTöbb hasonló típusú vállalkozás a környékenMagas munkanélküliség

VESZÉLYEK

Logikai keretmátrix- Logical Framework Approach

• Két szakaszból áll:– Problémaelemzés

• a problémák megfogalmazása, ok-okozati összefüggések meghatározása, problémafa készítése

– Célkitűzés- elemzés• célkitűzések meghatározása a beazonosított

problémák alapján; eszköz-eredmény összefüggések meghatározása; célkitűzés-csoportok azonosítása és a projektstratégia meghatározása

Problémaelemzés

• Azonosítás– SWOT-ból– VAGY Ötletroham

• Ok-okozati összefüggések feltárása– Probléma-hierarchia– Kiinduló probléma?– „Ok-okozat” algoritmus– Kapcsolatok felrajzolása

• Végeredmény: Probléma-fa

Célelemzés

• „Transzformált” problémafa = célfacélfa– Ok-okozatból - eszköz-cél lesz

• A logika igazolása

• A fa átalakítása a logikai keretmátrixba:– szintek számának csökkentése,– kapcsolódó célok csoportosítása,– erőforrás-elemzés.

Érintettek elemzése (Stakeholder analízis)

A projekt által érintettek azonosítása és elemzése (stakeholder analízis)

hátrányt szenvedőkelőnyt élvezők

partnerségi kör

projekt megvalósítás

>>

kompenzáció

Érintett (stakeholder)

Azon szervezetek, személyek– akik közvetve befolyásolhatják a projekt

megvalósítását, – akik közvetlenül érdekeltek a célok elérésében, – akik döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák

azt,– akik részt vesznek a projektben,– a közszférában dolgozó érintett végrehajtók,– a projekt végső kedvezményezettjei – a célcsoport (pl. az érintett lakosság, stb.)

Az érintettek kezelése

Érintettek elemzésének lépései

1. Az érintettek azonosítása2. Információgyűjtés az érintettekről3. Az érintettek céljainak azonosítása4. Az érintettek erős és gyenge pontjainak

elemzése5. Az érintettek stratégiájának meghatározása6. Az érintettek viselkedésének elemzése7. Az érintettek rangsorolása8. Cselekvési terv kidolgozása

Logikai keretmátrix

• A módszer előzménye a problémafa-célfa analízis

• A módszer két elemből áll:– a projekt átgondolása: a probléma okaira való

koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, – az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa,

ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keret-mátrix felépítése (logframe matrix)

• Az LKM felépítésében négy oszlopot és négy sort tartalmazó mátrix. • Az első oszlop a projekt (beavatkozásainak) magyarázó leírása mind a négy

hierarchia szinten.• A kitöltés sorrendje (fentről-lefelé haladva) a következő:

1. Az átfogó célok a projekt hosszú távú hatásait mutatják be az érintettekre vonatkozóan. Ezeket a célokat a projekt önmagában gyakran nem tudja elérni, elérésükhöz szükség van további projektek megvalósítására is.

2. A projekt cél az a konkrét cél, amit a projekt megvalósításával közvetlenül el kívánunk érni.

3. Az eredmények a projekt keretében végrehajtott tevékenységek „termékei”, a projekt megvalósítása után rövid távon létrejönnek. (Az eredményeket be kell sorszámozni.)

4. A tevékenységek azok a lépések, amelyeket az eredmények elérése érdekében meg kell tenni. (A tevékenységeknek kapcsolódni kell az eredmények sorszámához: pl. 1.1., 1.2. stb).

• A negyedik oszlopban a feltételek / kockázatok értékelése szerepel.• Egy projekt sikere nemcsak a projekt beavatkozásain múlik, hanem

külső tényezőkön, illetve olyan konkrét feltételezéseken is, amelyek kívül esnek a projekt hatáskörén.

• A külső tényezők célszerűen ötletbörze révén határozhatóak. A projekt beavatkozásokon túl a sikerhez szükséges külső tényezők az alattuk lévő sorban találhatóak, így a feltételezések és kockázatok oszlop egy szinttel lentebb kezdődik, mint a másik három oszlop.

A feltételek feltárásában alulról felfelé haladunk, mégpedig olyan logika mentén, hogy minden szinten azt keressük, hogy az adott szinten elért eredmények, hatások mellett a következő szint céljának teljesüléséhez mire van még szükség.

1. Ha az előfeltételek teljesülnek, akkor elkezdődhet a tevékenységek megvalósítása.

2. Ha a tevékenységek megvalósultak és az ezen a szinten lévő feltételezések igaznak bizonyulnak, akkor létrejönnek az eredmények.

3. Ha ezek az eredmények és ezen szint feltételei teljesültek, akkor elérjük a projekt célt.

4. Ha a projekt cél megvalósult és a szinthez tartozó feltétezések teljesülnek, akkor a projekt hozzájárul az általános célok eléréséhez.

A feltételezések szerkezeteÁtfogó célÁtfogó cél

Projekt célProjekt cél

EredményekEredmények

TevékenységekTevékenységek

FELTÉTELEZÉSEKFELTÉTELEZÉSEK

ELŐFELTÉTELEKELŐFELTÉTELEK

++

++

++

FELTÉTELEZÉSEKFELTÉTELEZÉSEK

FELTÉTELEZÉSEKFELTÉTELEZÉSEK

A feltételezések logikájaA pr. szempontjából

fontos a feltételezés?IGEN NEM

Teljesülni fog?

Majdnem biztosan IGEN

Ne vegyük be a LKM-ba!

Valószínűleg IGEN Vegyük be a LKM-ba!

Valószínűleg NEM

Át tudjuk-e tervezni a pr-et úgy, hogy ez ne legyen feltétel?

IGEN NEM

Tervezzük át a pr-et, adjunk hozzá további tevékenységeket szükség szerint!

Gyilkos tényező, a pr. való-színűleg megvalósíthatatlan

• A második oszlopba objektíven ellenőrizhető mutatók (indikátorok) kerülnek, amelyek megmutatják, hogy a mátrix egyes szintjein elhelyezkedő eredmények és célok hogyan mérhetők.

• Az indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, melyek az eredmények mennyiségi (db, fő, m, m2, m3, tonna, Ft, % ...), minőségi (kategória, szint, célcsoportra, funkcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző), vagy időbeni (állandó, időszakos, ... évi) meghatározását adják.

• A legalsó sorban kerülnek feltüntetésre az eszközök, erőforrások. Az erőforrások közé a tervezett tevékenységek elvégzéséhez és a projekt irányításához szükséges emberi, anyagi és pénzügyi erőforrások tartoznak.

• A harmadik oszlopba az ellenőrzési eszközök kerülnek.• Itt írjuk le, hogy az objektívan mérhető indikátorokhoz szükséges

adatok, információk honnan szerezhetők be, hol találhatók.• Az ellenőrzési eszközök révén a mutatókat illetve mérőszámokat

rögzítik, és a projekt-menedzsment illetve az értékelést végrehajtó személyek rendelkezésére bocsátják.

• Meg kell határozni egyrészt a formát, másrészt azt, hogy kinek kell információkat biztosítania, harmadrészt pedig azt, hogy milyen rendszerességgel kell biztosítani azokat.

Átfogó cél (hatásindikátor

ok)

jövedelemnövekedés versenyképesség növekedés

hatékonyság javulás diverzifikáció

szerkezetváltás foglalkoztatási képesség életszínvonal növekedés vásárlóerő növekedés

Abszorpciós képesség

növekedés multiplikáció

Identitás erősödése Innovációképesség

növekedése

Projektcél (eredményindi-

kátorok)

% kapacitásnövekedés % forgalomnövekedés

minőségjavulás db új tevékenység

% szerkezeti arányváltozás %, Ft költségcsökkenés

%, perc menetidő csökkenése

megalapozás Ismeretbővülés, képességjavulás a célcsoport %-ban

Eredmény megépült objektum m,

m² , m³…

Beszerzett eszköz db,

típus

db, téma, típus

fő, résztvevő

fő, résztvevő

Tevékenység Építés Eszköz-beszerzés

Tanulmány Képzés

Rendezvény

Műszaki kiviteli tervÉpítési engedély

Sikeres közbeszerzési eljárás,

Kiszolgáló infrastruktúra kész

Saját forrás 15%

Bankhitel 35%

Pályázati forrás 50%

4 db gépbeszerzés

15000óra Segédmunka

110 óra projektmenedzser munka

6000m3 betonozás..stb

Szerelőcsarnok átalakítás, gépsor beszerzés és üzembe-helyezés

Raktárépítés

VáltozatlanKörnyezetvédelmi, Eü-iés munkavédelmi előírások

Fizikai lemérésSzakmunkás bizonyítványHasználatbavételi engedély

1500 db/nap kifogástalan termék kibocsátás

15 fő szakvégzettséggel

1500 m2 raktár

Modern technológiát képviselő gyártósor

Jól képzett 15 munkás

Korszerűraktár

Viszonylag stabil makrogazdasági és jogi piac-szabályozási környezet

Gazdaságstatisztikai adatokA vállalkozás piaci részesedése 5%-kal növekszikKedvező piaci részesedés

Kis- és középvállalkozások műszaki-technológiai fejlesztése

Korszerű technológiát alkalmazók száma 2 %-kal nő a régióban

Területi KKV statisztikai adatok

A beavatkozási logika

ObjektívenIgazolhatóIndikátorok

Az ellenőrzésinformációforrása

Feltételezések