MŰLEÍRÁS  

Csernátony  Fanni  

2014  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Szerző:  Csernátony  Fanni  

Moholy-­‐Nagy  Művészeti  Egyetem  

Formatervező  Művész  szak  

Konzulens:  Schmidt  Andrea  

Témavezető:  Cosovan  Attila  

2014.06.01.  

 

 

 

 

 

 

 

 

A  Xerfa  projektmenedzsment  módszer    és  a  Xerfacility  platform  

 

 

 

 

 

 

 

2

 

TARTALOMJEGYZÉK  

A  tervezési  folyamat  bemutatása   3  Eredeti  célkitűzés  (2013.  09.01)   3  A  tervezés  menete   3  Szakdolgozat  összegzése   4  

A  Mestermunka  bemutatása   4  A  kreatív  projektmenedzsment  sajátosságai   5  

A  Xerfa  módszer  leírása   6  Ötletközpontú   6  Kooperatív   7  Emoracionális   8  Non-­‐lineáris   9  Workting  alapú   11  Rugalmas   13  

A  Xerfacility  platform   13  Új  projekt  nyitása   15  Kezdőoldal   15  Projekt  címe,  célja  és  ütemterve   16  

A  csapat  összeállítása   17  Névjegyek   17  Vendégek   18  Üzenőfal   18  To-­‐do  listák   19  Privát  üzenetek   19  Visszajelzés   19  

Az  ötlettérkép   20  A  grid   21  Az  eszköztár   21  Keret-­‐Kitöltés-­‐Konklúzió   21  Képek  beillesztése   22  Visszaléptetés   23  

Saját  jegyzetek   24  A  platform  előnyei   25  

Konklúzió   26  Mik  az  előnyei  a  platform  használatának?   26  Hol,  milyen  szituációkban  használható?   27  

Bibliográfia   27  

3

A  tervezési  folyamat  bemutatása    

Eredeti  célkitűzés  (2013.  09.01)    

  A   Mestermukám   egy   olyan   eszköz,   melynek   használata   a   csoportban   való   kreatív  

problémamegoldó   gondolkodást   könnyíti   meg   és   moderáló,   motiváló   illetve   inspiráló   szerepe  

mellett  kísérletet  tesz  a  kreatív  folyamat  lépéseinek  vizualizálására  is,  a  jobb  eredmény  elérésének  

érdekében.  A  produktum  hasznos  lehet  minden  olyan  közegben,  ahol  innovációra  van  szükség,  akár  

designerek,   akár   más   szakterületekről   érkezők   számára,   de   elsősorban   a   heterogén   csapatok  

kommunikációs   problémáinak   megoldására   hivatott.   A   diplomamunka   részben   a   módszertani  

konklúziók  összefoglalásával,  részben  a  helyesnek  ítélt  módszerek  használatát  segítő  termék  (tárgy,  

tárgycsoport,  bútor,  eljárás,  alkalmazás,  szolgáltatás  vagy  rendszer)  megtervezésével  foglalkozik.  

A  tervezés  menete  − Célok  megfogalmazása  (2013.  09.01)  

− Kutatás:  Az  innovációs  közeg  elemei  és  a  kreatív  folyamatok  természete  

  A  szakirodalom  áttekintése  

  Saját  workshopok  elemzése  

  Graphic  Facilitation  tréning  (2014.01.05.)  

  Csoportos  interjú  (Brainstorming  a  Brainstormingról,  2014.  03.  09.)  

− A  kutatás  összefoglalása  a  szakdolgozatban  (2013.  04.  16.):  A  fejlődés  feltételei  –  A  designer  

szerepe  az  innovációs  közegben  

− Tervezési  célok  újrafogalmazása,  pontosítása:  Online  Kollaborációs  Platform  tervezése  

− Kutatás   a   projektmenedzsment   módszerekről   és   eszközökről   (Vizsgált   platformok:  

Basecamp,  Asana,  SAP  rendszerek,  Google  docs,  Benovative,  Prezi,  Trello,  stb.)  

− Saját  módszer  összefoglalása  pontokban  

− Diplomamunka  prezentációja  (2014.04.15)  

− A  Xerfacility  platform  működési  elvének  kitalálása  

− Grafikai  tervezés  

− Dokumentáció  (Videó,  Műleírás,  Plakát,  Prezentáció  elkészítése)  

 

 

4

Szakdolgozat  összegzése    

Cím:  "A  fejlődés  feltételei  –  A  designer  szerepe  az  innovációs  közegben"

Tételmondatok:  

− A  fejlődés  feltétele  az  innováció.  

− Az  innováció  feltétele  a  kooperáció.  

− A  kooperáció  feltétele  a  mediáció.  

− A  mediáció  is  tervezői  feladat.  

A  szakdolgozatomban  a  designer  megváltozott  szerepéről  írtam  –  arról,  hogy  a  tervező  feladata  ma  

már   kiterjed   az   innovációs,   kooperációs   és   mediációs   folyamatok  menedzselésére   is.   A   tervezői  

képességek  -­‐  empátia,  rendszerszemlélet,  analizáló  és  szintetizáló  képesség  -­‐  és  a  tervezői  tudás  -­‐  

tervezési   folyamatok,   kreatív   módszerek,   vizuális   médiumok   használata   -­‐   alkalmassá   teszik   a  

tervezőt  arra,  hogy  a  csapatmunkát  koordinálja  és  minél  hatékonyabbá  tegye.  A  közös  alkotás  (co-­‐

creation)   akkor   vezet   innovációhoz,   ha   a   csoportos   beszélgetéseken   a  megfelelő   kommunikációt  

egy  kreatív  mediátor  biztosítja,  aki  mind  az  ötlet  fejlődését,  mind  a  csapattagok  együttműködését  

felügyelni  tudja.

A  Mestermunka  bemutatása  

„Ha  valamit   el   akarsz   érni   a   világban,  akkor  az   idealizmus  nem  elég   -­‐  kell   keresned  egy  működő  

módszert  is  a  cél  elérésére.”  Richard  Stallman  

Céljaink,  amiket  egy  adott  projekt  kapcsán  meg  akarunk  valósítani,  a  feltételek,  amikre  szükségünk  

van  ahhoz,  hogy  ezeket  elérjük,  a   lépések,  amikre  a  munkafolyamatainkat   lebontjuk  és  a  kitűzött  

megfontolások,   szempontok,   amik   alapján   dolgozunk   –  mind   a   saját   munkamódszerünk   részei.  

Amikor  azonban  csapatmunkára  kerül  a  sor,  az  első  lépés,  hogy  találjunk  egy  olyan  módszert,  ami  

minden  csapattagnak  kényelmessé  teszi  a  munkát  –  ez  a  hatékony  folyamat  és  a   jó  végeredmény  

kulcsa.  

  A   csoportos   folyamatokban   használt   módszereket   nem   elég   következetesen   végigvinni,  

azokat  tudatosítani  is  kell  minden  érintettben,  ahhoz,  hogy  jól  működjenek.  Ez  a  lépés  ugyanolyan  

fontos,   mint   amikor   egy   parti   előtt   a   kártyások   lefektetik   a   játékszabályokat   –   hiába   világos  

mindenki   számára,   hogy   hogyan   játszák   a   römit,   a   kanasztát   vagy   a   snapszert,   vannak   olyan  

5

variálódó  játékszabályok,  amiket  közös  megegyezés  alapján  kell  pontosítani.  

 

A  Xerfa  módszer  olyan  szabályok  rendszere,  amik  az  innovációs  projektek  kreatív  (kitaláló,  tervező  

és   alkotó)   szakaszának  menedzseléséhez   adnak   támpontokat.   A   gyakorlatias  módszer   különböző  

közegekben  (vállalati,  start-­‐up,  oktatási  környezet,  stb.)  segíthet  abban,  hogy  egy  csoport  megfelelő  

végeredményre  jusson  egy  adott  kérdésben,  adott  idő  alatt.  

 

A   Xerfacility   egy   digitális   platform,   ami   ennek   a   módszernek   az   adaptálását   teszi   könnyebbé   a  

folyamatok   vizualizálásával   és   olyan   speciális   funkciókkal,   amik   a   kreatív   folyamatok   sajátos  

természetét  veszik  figyelembe.  

 

A  kreatív  projektmenedzsment  sajátosságai    

Számos   projektmenedzsment   módszer   és   eszköz   létezik,   amelyeknek   használata   megkönnyíti   a  

vállalkozások  mindennapjait,  hiszen  segíti  a  komplex  szervezeti  struktúrák  és  az  aktuális  feladatok  

összehangolását.  Minél  nagyobb  egy  cég  és  minél  összetettebb  egy  projekt,  annál  fontosabb,  hogy  

egy  ember   vagy   egy   kisebb   csoport   átlássa   és   koordinálja   a   különböző   tényezőket,   az   emberi   és  

anyagi   erőforrásokat,   információkat,   célokat,   határidőket,   helyszíneket,   időpontokat   és  

eseményeket.   Ezeknek   a   kezelése   jól   felépített   rendszerekben   tud   csak   hatékonyan   és  

fenntarthatóan  működni.  

  Egy  vállalkozáson  belül  több  típusú  feladat   is  felmerülhet  (operatív,  adminisztratív,  kreatív,  

stb.),  melyeknek  megoldásához   több  ember  kooperációjára  van   szükség.  Minden   feladattípusnak  

megvannak   a   tulajdonságai,   amikhez   a   projektmenedzsment   módszereket   illeszteni   kell.   Egy  

operatív   módszer   például   bizonyos   esetekben   ellentmondhat   a   kreatív   módszernek,   hiszen   a  

hatékonyság  mást   jelent  a  kettőnél.  Ahol   fontos,  hogy  egy   rutinszerű   folyamat  előírás-­‐szerűen  és  

minél  gyorsabban  menjen  végbe,  ott  törekedni  kell  arra,  hogy  a  feladatok  minél   jobban   legyenek  

felosztva  a  csapattagok  között.  Egy  kreatív  problémamegoldási  folyamatnál  azonban  a  cél,  hogy  a  

csapat   minden   tagja,   egymást   inspirálva,   lehetőség   szerint   együtt   vegyen   részt   a   folyamatban  

(például  brainstormingok  keretében),  a  minőségi  eredmény  létrehozásához.  

  A   munkamódszerek   különbségeit   Arnold   Wasserman   találóan   foglalja   össze   egyik  

esszéjében:   ,,A   designerek   gyorsan   iteráló,   párhuzamosan   alakuló,   vizuálisan   mediált  

munkamódszere   lényegesen  különbözik  a  konvencionális  szervezeti  diskurzusoktól,  amik  általában  

lineárisak,  szekvenciálisak,  szövegközpontúak  és  csak  verbálisan  mediáltak.  (…)  A  tipikus  szervezeti  

6

megbeszéléseken  a  domináns  gondolkodásmód  konvergens  és  megoldás  kereső,  míg  a  Charrette1-­‐

eken   a   divergens,   felfedező,   generatív   és   változatosságra   törekvő   gondolatmenet   jellemző.   Az  

innovációhoz  szükség  van  a  két  gondolkodásmód  összekapcsolására  és  a  kettő  közötti   folyamatos  

iterálásra.”2  

  A   kreatív   folyamatok   menedzseléséhez,   tehát   egyszerre   van   szükség   arra,   hogy   a  

gondolatok  szabadon  csapongjanak,  de  arra  is,  hogy  azok  folyamatosan  mederben  legyenek  tartva.  

Ennek  irányításárért  a  kreatív  projektmenedzser  felelős,  akinek  feladata  a  folyamat  facilitálása.  

 

A  Xerfa  módszer  leírása    

Ötletközpontú    

A  Xerfa  módszer  célja  egy  jó  ötlet  kitalálása,  annak  tervvé  alakítása  és  a  megvalósítás  folyamatának  

megtervezése.  

 

 

 

1   Charrette  =  Workshop,  Design  Sprint,  gyors  és  intenzív  tervezési  feladat    2   Wasserman,  S.  A  (2010)  Generative  Visual  Thinking  and  The  “Culture  of  the  Charrette”.     http://arnoldwasserman.com/wp-­‐content/uploads/2010/12/Culture-­‐of-­‐the-­‐     Charrette2.pdf  (letöltés  ideje:  2014.  január  31.)  2.  oldal  

7

 

A   módszer   első   sorban   olyan   problémák   megoldásánál   alkalmazható,   amikre   nincs   jól   bevált,  

egyértelmű   válasz.   Ilyenkor   kénytelenek   vagyunk   a   tapasztalatainkat   a   fantáziánkkal   ötvözni   és  

újszerű   ötletekkel   előállni,   melyekből   a   legjobbat   kell   kiválasztani   és   kidolgozni.   Ha   az   ötlet  

megvalósul  és  hasznosul,  akkor  beszélhetünk  innovációról.  

  Sokan   azt   gondolják,   hogy   az   innovációhoz   valamilyen   isteni   szikra   kell,   de   az   ötletek  

kialakulása  nem  feltétlenül  ad-­‐hoc  jellegű,  ihleten  alapuló.  Bár  előfordulhat,  hogy  valamilyen  külső  

esemény   hatására   egyszer   csak   eszünkbe   jut   valami,   amit   el   is   kezdünk   megvalósítani,   de   ez  

nehezen  szabályozható  vagy  időzíthető.  A  tervezés  menete  úgy  van  felépítve,  hogy  még  ha  van  is  

egy  inspiráló  ötlet  a  megoldásra  az  elején,  a  kutatás  során  kiderülhet,  hogy  a  feltételezéseink  sem  

elég   pontosan   vannak  megfogalmazva   és  mire  minden   aspektust   végiggondolunk,   az   ötlet   annyi  

változáson   megy   keresztül,   hogy   a   végén   szinte   már   teljesen   más   lesz.   A   jó   ötlet   éppen   ezért  

rugalmas   és   kombinálható,  de   azért   elég   erős   ahhoz,   hogy   egy   lavinát   indítson   el,   ami   újabb   és  

újabb  rétegekkel  gazdagodhat  a  folyamat  során  és  akár  elsöprő  koncepcióvá  is  nőhet.  

  A  kiindulás  tehát  lehet  egy  kósza  ötlet  vagy  egy  jól  körülhatárolható  probléma  vagy  kérdés.  

Ezt  ki  kell  egészíteni  némi   inspirációval   (már  megvalósult,  hasonló  megoldások,  analógiák,stb.)  és  

nagy   mennyiségű   információval   (felhasználói   igények,   versenytársak,   stb.),   amiket   a   kutatásunk  

során   gyűjtünk.   Ha   ez   a   két   halmaz   elég   gazdag,   akkor   elkezdődhet   az   ötletek   szaporítása,  

értékelése,  kombinálása  és  azután  az  inkubálása,  azaz  a  tervezés.  A  tervezési  folyamat  célja,  hogy  

az  ötlet  egy  komplex,  minden  szempontból  részleteiben  átgondolt  és  védhető  koncepcióvá  nője  ki  

magát.   Minden   részlet   kidolgozása,   a   folyamat   újrajátszását   igényli.   Amikor   megválaszoltuk   az  

összes  felmerülő  kérdést,  akkor  jöhet  az  ötlet  kipróbálása,  finomítása  és  végül  a  megjelenítése.  A  

folyamatnak  azonban  itt  nincsen  vége,  ugyanis  a  megvalósítás  menetét  ugyanúgy  meg  kell  tervezni,  

mint  magát  a  koncepciót.  Ha  minden  jól  megy,  akkor  itt  lezárul  a  kreatív  rész  és  már  csak  operatív  

feladatok  vannak  hátra  a  megvalósulásig,  a  gyakorlat  azonban  azt  mutatja,  hogy  a  két  folyamatrész  

között  még  rendszeres  visszacsatolásra  és  állandó  fejlesztésre  van  szükség.    

Kooperatív    

A   Xerfa   módszer   a   generatív   típusú   csapatmunkára   alkalmazható,   ahol   a   csapat   minden   tagja  

egyenlő  az  ötletelésben,  de  egy  kinevezett  facilitátor  koordinálja  a  munka  folyamatát.  

 

8

A  jó  kreatív  projekt  feltétele  a  megfelelő  összetételű  csapat.  A  projekttől  függően  jó  ha  különböző  

szakmai  háttérrel  rendelkeznek  a  tagok,  mert  az  interdiszciplináris  teamekben  megnő  az  esély  arra,  

hogy   olyan   ötletkombinációk   jöjjenek   létre,   amikre   korábban   nem   volt   példa.   A   különböző  

nézőpontok   csökkentik   annak   az   esélyét,   hogy   valami   kimaradjon   a   számításból,   ami   a   folyamat  

későbbi   szakaszaiban   problémát   okozhatna.   Érdemes   minden   projektben   felsorolni   az   összes  

érintettet   (célcsoportok,   gyártók,   beszállítók,   értékesítők,   stb.)   és   azok   közül   minél   többet  

képviseltetni   a   találkozókon,   már   a   projekt   kezdetétől   fogva,   illetve   fontos   bevonni   az   érintett  

területekről   szakembereket.   A   túl   magas   létszám   persze   szintén   nem   célravezető,   de   legalább  

konzultációs  alkalmakat  érdemes  összehozni  a  partnerekkel.  

  Jó,  ha  a  csapatban  kialakulnak  bizonyos  szerepek,  de  fontos,  hogy  az  ötletelésben  mindenki  

egyenrangú   legyen.  A  brainstormingok  alatt   függetlenítenünk  kell  az  ötletet  attól  az  egyéntől,  aki  

mondta,   különben   nem   tud   kialakulni   az   egymást   inspiráló,   egymás   ötleteire   építő   közösség.   A  

kooperáció  akkor  hatékony,  ha  mindenki  legjobb  tudása  szerint  teljesít  és  a  végső  koncepció  akkor  

lesz  igazán  jó  és  akkor  fogja  mindenki  magáénak  érezni,  ha  mindenki  hozzátesz  egy  keveset.  

  A   csapat   akkor   tud   igazán   jól   együttműködni,   ha   a   beszélgetéseken   külön   facilitátort  

jelölnek   ki.   Ez   lehet   a   projektmenedzser   is,   aki   akár   ki   is   nevezhet   egy-­‐egy   alkalomra   más  

csapattagokat  erre  a  posztra,  illetve  hívhatnak  külső  facilitátort,  ha  erre  van  lehetőség.  Ha  a  csapat  

teljesen  demokratikusan  szerveződik,  akkor  is  érdemes  kijelölni  valakit,  aki  a  folyamatot  felügyeli.  

  Ez  azért  is  fontos,  mert  a  csapat  tagjai  akkor  tudnak  teljesen  az  ötletelésre  koncentrálni,  ha  

minden  körülmény  adott  ehhez.  A  konfliktuskezelés,  az  elakadások  kezelése,  a  szünetek  beiktatása,  

az  eszközök  biztosítása  mind  a  facilitátor  feladata.  

 

Emoracionális3    

A   Xerfa   módszer   nem   csak   a   folyamat   végeredményét   tartja   szem   előtt,   hanem   a   folyamatban  

résztvevők  fejlődését  és  kényelmét  is.  

  A   találkozók   hatékonyságához   fontos   a   jó   hangulat   és   a   motivált   résztvevők.   Ezt   a  

motivációt   jelentheti   az   egyéni   fejlődésre   való   lehetőség.   A   kreativitás   olyan   készség,   amit  

folyamatosan  lehet  fejleszteni  és  egyáltalán  nem  függ  a  kézügyességtől  vagy  a  művészi  hajlamtól,  

ahogy  azt  sokan  tévesen  gondolják.  A  kreativitás  előhozására  vannak  technikák,  de  az  is  elég  lehet,  

ha   a   megfelelő,   ingergazdag   közeget   biztosítjuk,   ahol   van   lehetőség   a   kísérletezésre   és   akár   a  

3   Szójáték,  az  ”emocionális”  és  a  ”racionális”  szavak  összetételéből.  Arra  utal,  hogy  a  csapattagok  érzelmi  állapotát  racionális  okok  miatt  

(produktivitás,  hatékonyság,  minőség)  nem  lehet  figyelmen  kívül  hagyni,  mivel  a  folyamatot  és  a  végeredményt  is  befolyásolják.  Az  alkotó  folyamatokban  az  egyének  és  az  emóciók  jóval  nagyobb  szerepet  játszanak,  mint  az  operatív  feladatokban.  

9

hibázásra  is.  A  kreatív  munkához  fontos  az  új  dolgok  kipróbálása,  ami  sokszor  magában  hordozza  a  

tévedést   is.   Ez   a   legtöbb   folyamatban   nem   megengedett,   ezért   nem   árt   előre   lefektetni   azt   a  

szabályt,   hogy   ebben   az   esetben,   akár   a   hiba   is   lehet   inspiráció   vagy   a   továbblépéshez   való  

segítség.  Ha  a  résztvevők  nem  szoronganak  és  a  konfliktusokat  jól  kezeli  a  beszélgetés  facilitátora,  

akkor  semmi  nem  áll  a  produktivitás  útjába.      

  Az  egyének  jó  közérzetét  nagyban  befolyásolja  a  csapatdinamika  is.  Ha  túl  sok  a  konfliktus,  

akkor  bizonyos  csapattagok  hajlamosak  kivonulni  a  beszélgetésből,  mások  pedig  a  versengést  és  az  

egyéni  érvényesülést  a  közös  cél  fölé  helyezik.  Ez  ki  tudja  zökkenteni  a  csapatot  a  folyamatból.  Egy-­‐

egy   ilyen   esemény   szinte   elkerülhetetlen,   sőt   a   Tuckman-­‐féle   csapatdinamikai   modell   (forming,  

norming,   storming,   performing)4  szerint   egyenesen   szükségszerű,   de   csak   akkor   válik   a   közösség  

előnyére,   ha   gyors   megoldás   és   a   további   hasonló   helyzetek   elkerülésére   bevezetett   szabály  

meghozása   követi.   Egy   projektmenedzsernek   tisztában   kell   lennie   az   általános   csapatdinamikai  

lépésekkel,   empatikusan   érzékelnie   kell   a   bekövetkezésüket   és   a  megfelelő   eszközökkel   kezelni   a  

problémákat.  

  A   projekt   vezetője   megkönnyítheti   a   saját   dolgát   és   biztosíthatja   a   jó   hangulatú  

csapatmunkát,   ha   megfelelő   visszajelzési   rendszert   vezet   be.   A   feedback   rendszer   két   oldalú.  

Egyrészt   minden   csapattagnak   szüksége   van   rá,   hogy   visszacsatolást   kapjon   arról,   ha   éppen   jól  

végzi   a  munkáját   vagy   esetleg,   ha   van  miben   fejlődnie.   Ugyanígy   az   is   fontos,   hogy   legyen   arra  

mód,   hogy   ők   jelezhessék   akár   pozitív,   akár   negatív   gondolataikat   a   projekt   menetével   vagy   a  

beszélgetések   levezénylésével   kapcsolatban.   Ez   nem   csak   a   projekt   lezárásakor   fontos,   hanem  

folyamatosan.  A  rendszer  többféle  lehet,  annak  is  megvan  a  maga  előnye,  ha  minden  beszélgetés  

úgy   zárul,   hogy   mindenki   elmondja,   hogy   hogy   érezte   magát,   de   annak   is,   ha   kérdőívvel,   akár  

névtelenül  is  adhatnak  feedbacket.  Ha  a  visszajelzések  hatására  valóban  történik  változás,  az  kellő  

motivációt  teremthet  a  rendszer  működtetésére  és  jó  kapcsolatot  eredményez  a  csapat  és  a  vezető  

között.  

 

Non-­‐lineáris    

A  Xerfa  módszer   a   kreatív   folyamat   lépéseit   összehangolja   a   vállalkozások   szervezeti   kultúrájával  

illetve  a  tervező  csapat  igényeivel.  

 

4   Szerk.  Schuman  S.  (2001)  Group  Facilitation  Journal,  3.szám,  http://www.iafworld.org/Libraries/IAF_Journals/2001_Journal03-­‐2001.sflb.ashx,  

2014.március  15.,  19-­‐21.oldal  

10

 

A  kreatív  projektmenedzsmenthez  nem  csak  a  kreatív  folyamatok  egyes  lépéseit  kell  ismernünk,  de  

figyelembe   kell   vennünk   az   adott   közeg   szervezeti   kultúráját   és   lehetőségeit   illetve   a  

csapatdinamikai   folyamatokat.   Ezek   párhuzamosan   futnak   egymással   és   folyamatos  

kölcsönhatásban  vannak.    

  A   projektet   végig   lehet   csinálni   egy   hosszabb,   intenzív   workshop   keretein   belül,   ahol   a  

csapattagok   csak   egy   feladatra   koncentrálnak   és   hamar   tudnak   eredményre   jutni.   Erre   azonban  

sokszor  nincsen  lehetőség  és  a  folyamat  meetingekre  és  egyéni  munkafolyamatokra  bomlik,  amik  

rendszeresen  váltják  egymást.  

  A   találkozók   gyakoriságát   és   hosszát   sokszor   a   külső   tényezőkhöz   igazítva   kell   kitalálni   –  

mikor   érnek   rá   a   csapattagok,   mikor   van   szabad   terem,   milyen   más   projektek   futnak  

párhuzamosan.  Ez  a   töredezettség  nehézkessé  teszi  a  munkát,   így  a   folyamatosságot  a   találkozók  

közötti  kommunikáció   teremtheti  meg.  A   folyamatos  emailezés  nem  mindig   a   legjobb  megoldás,  

ezért   fontos,   hogy   közös   megegyezéssel   olyan   kommunikációs   platformot   találjunk,   ahol   a  

csapattagok  elérik  egymást  és  akár  két  találkozó  között  is  megoszthatják  egymással  ötleteiket.  

  A  kreatív  folyamatot   leginkább  körkörös  vagy  spirális  folyamatként  szokták  ábrázolni,  mert  

minden  munkarész   után   vissza   kell   térnünk,   hogy   ellenőrizzük   és   fejlesszük   a   hipotéziseinket.   A  

tervezést  mindig  újratervezés  követi  és   sokszor  párhuzamosan   több  szálon   is  elindul  az  ötletelés.  

Szintén  jellemző  a  divergens  és  konvergens  fázisok  váltakozása.  

  A  szerteágazó  és  önmagába  sokszor  visszatérő  ötletfejlődési  folyamatot  nehéz  követni  és  a  

találkozások   végével   gyakran   bizonyos   gondolatmenetek   is   elhalnak.   A   fonalat   nehéz   felvenni   a  

11

következő   alkalommal   újra   és   ha   nincs   megfelelően   dokumentálva   a   folyamat,   többször   kell  

ugyanazokat  a  köröket  lefutni,  ami  nem  gazdaságos.  

  Ezért   fontos,   hogy   előre   fel   legyen   vázolva   a   tervezés   folyamata   vizuálisan   és   minden  

folyamathoz   hozzá   legyen   rendelve   legalább   egy   vagy   több   találkozó.   Ennek   persze   rugalmasan  

változtathatónak  kell  lennie,  de  ha  nincs  előzetes  terv,  könnyen  széteshet  a  projekt.    

 

Workting  alapú    

A   Xerfa   módszer   vizuálisan   dokumentált   Worktingekre   épül,   ahol   a   csapat   minden   alkalommal  

elkészíti  a  projekt  egy  részét.  

A   Workting   a   workshop   és   a   meeting   szavak   ötvözete,   a   workshopok   sajátos   előnyeit   – a  

produktivitást,   vizualitást,   intenzitást –   rövidebb   meetingekre   adaptálja.   Az   átlagos   meetingek  

jellemzően   a   megosztásra   irányulnak   –   az   egyéni   munkát   és   eredményeket   a   csapattagok  

megosztják   egymással   és   kommentálják   azokat.   Ezzel   nem   alakul   ki   az   az   organikus   beszélgetés,  

ami  biztosítja  az  ötletek  folyamatos  fejlődését  és  a  valós  csapatban  kitalált  ötletek  helyett  egyéni  

gondolatokat  vitat  meg  a  team  közösen.  Az  együtt  eltöltött   időt  aktív  munkával  kell  tölteni,  olyan  

módon,  hogy  az  eredmények  mindenki  számára  láthatóan  előrelépést  jelentsenek.  

12

Ezt   a   láthatóságot   segíti,   ha  minden  Worktingre   kitűzünk   egy   célt,   amit   el   is   lehet   készíteni  –   a  

célcsoport   elemzés   helyett   készítsünk   Perszóna   profilt,   a   téma   feltáráshoz   gyűjtsük   a  

gondolatainkat  egy  Mindmapre,  a  problémákat  ábrázoljuk  mátrixokon.  

  Ezek  a  vizuális  eszközök  nem   igényelnek   rajztudást  mégis   láthatóvá   teszik  a  munkát  és  az  

elkészítésük   folyamatát   rögtön   dokumentálják   is.   A   képek   és   szimbólumok   használata   segíti   a  

kommunikációt   és   a   kreatív   jobb   agyfélteke   működését.   Ezek   az   eredmények   egyfajta  

lenyomatként   megmaradnak,   a   következő   alkalommal   csak   elővesszük   őket   és   folytathatjuk   a  

gondolkodást.  A  vizuális  memóriánk  erősíti  a  verbális  emlékeinket  –  egy  jegyzőkönyv  végigolvasása  

(ha  egyáltalán  eljutunk  odáig,  hogy  elolvassuk)   sokszor  nem  hozza  vissza  azt  az  élményt,  amit  az  

előző   találkozó.  Valószínűleg  ezek  miatt  az  előnyök  miatt   lettek  egyre  népszerűbbek  a  különböző  

canvas-­‐ek  (Business  Canvas,  Lean  Canvas,  stb.).    

  A  Worktingek  a  következő  módon  vannak  felépítve.  A  beszélgetést  facilitáló  személy  előre  

eldönti,  vagy  a  csapattal  együtt  a  találkozó  alkalmával  elsőként  megbeszéli,  hogy  milyen  témákról  

kell,  hogy  szó  essen.  Ez  a  Frame  (Keret)  szakasz,  amikor  a  kereteket  megszabjuk.  Ezeket  a  kereteket  

meg  is   jelenítjük  valamilyen  módon.  Ezután  következik  a  Fill   (Kitöltés)  szakasz,  amikor  a  kereteket  

feltöltjük  tartalommal.  Mindent  dokumentáljunk,  ami  elhangzik,  mert  nem  tudhatjuk,  hogy  később    

melyik   lesz   az   a   gondolatmenet,   ami   továbbvihető.     A   keretbe   lineárisan,   az   elhangzás  

sorrendjében   is   megjeleníthetjük   a   dolgokat,   de   használhatunk   különböző   ábrákat   is.   Ezután   a  

tartalmat  rendezzük.  Ha  mindenről  beszéltünk,  ami  célként  ki  volt  tűzve,  akkor  hagyjunk  időt  arra  

is,  hogy  az  elhangzott  információkat  valamilyen  rendszer  szerint  újrarendezzük  (Reframe).  Zárjuk  a  

Worktinget   a   konklúziók   levonásával   és   minden   keretből   emeljük   ki   a   legfontosabb  

kommentárokat,   tanulságokat,   esetleg   fogalmazzuk  meg   az   összegzését  minden   témának   –   ez   a  

rész  a  Filter(Konklúzió).    

13

Rugalmas    

A  Xerfa  módszer  jól  tud  működni  más  módszerekkel  együtt  alkalmazva.  (pl.:  Design  Thinking,  Lean  

Startup,  Business  Canvas  Generation,  etc.)  

  Ez   a   módszer   olyan   létező   elveknek   az   összefogása,   amik   speciálisan   a   fentebb  

meghatározott   típusú   munkákra   vonatkoznak.   Sokat   kölcsönöz   az   általános  

projektmenedzsmentből,  az  innovációmenedzsment  elveiből,  a  Design  Thinking  módszeréből  és  a  

Graphic  Facilitation  szabályaiból  is.  Mindezekből  a  legfontosabbakat  kiemelve  arra  irányul,  hogy  a  

rengeteg  rendelkezésünkre  álló  módszert  és  eszközt  milyen  módon  adaptáljuk.  Éppen  ezért  a  Xerfa  

kompatibilis   sok  más   technikával   és   kiegészíti   őket   azzal   a   gondolattal,   hogy   bármelyik  módszer  

teljes   átvétele   helyett,   mindenki   állítsa   össze   a   számára   és   csapata   számára   működő  

szabályrendszert.  A  lényeg  hogy  ezek  szolgálják  a  végeredményt  és  az  egyének  fejlődését,  legyenek  

előre  letisztázva  és  -­‐hogy  mindenki  megértse-­‐  vizualizálva  és  legyenek  összhangban  az  adott  közeg  

többi  folyamatával.  

 

14

A  Xerfacility  platform    

A  Xerfa  módszer  alkalmazását  segítő  online  kollaborációs  platform,  ahol  egy  közösen  szerkeszthető  

felületen  minden  csapattag  követheti  a  projekt  aktuális  állását,  beletekinthet  a  dokumentációba  és  

hozzáteheti  saját  ötleteit.  

A  Xerfacility  úgy  segíti  a  projekt  menedzselését,  mint  az  autóban  a  műszerfal  a  vezetést  –  miközben  

az   útra   koncentrálunk,   folyamatosan   követni   tudjuk   azoknak   a   tényezőknek   a   változását,   amik  

befolyásolhatják   az   utunkat.   Egy   projekt   esetében   ezek   a   tényezők   nem   a   sebességet   vagy   az  

üzemanyagszintet   jelentik,  hanem  a  különböző  folyamatok  szakaszait,  a  közös  és  a  saját  ötleteket  

és  a  többi  csapattag  információit.  

  Ez   a   platform   projekt   alapú,   tehát   a   honlapon   regisztrálva  megnyithatunk   új   projekteket  

amikhez  hozzáadhatjuk  a  csapattagokat  (hasonlóan  a  Basecamphez5  vagy  az  Asana6hoz).   Innentől  

kezdve  mindenki  láthatja  a  projekt  aktuális  állását  és  szerkesztheti  is  a  felületet.  

5   https://basecamp.com/  6   https://asana.com/

15

A   fő   nézetekben   a   folyamattérképet,   az   ötlettérképet,   a   csapattagok   névjegyeit   és   saját  

jegyzetfüzetünket   láthatjuk.   A   folyamattérkép   párhuzamosan   mutatja   a   különböző  

folyamatszakaszokat   és   a   Worktingek   időpontjait.   Az   ötlettérképen   a   témával   kapcsolatos  

információkat  találhatjuk  és  követhetjük  az  ötletek  előrehaladását.  A  csapat  nézetben  elérhetjük  a  

csapattagokra   vonatkozó   legfontosabb   információkat   és   egy   kattintással   beszélgetést  

kezdeményezhetünk   valamelyik   elfogadott   kommunikációs   csatornán,   például   a   Facebookon,   a  

Google+-­‐on  vagy  a  Skype-­‐on.  Saját  jegyzetfüzetünkbe  bármikor  felírhatjuk  gondolatainkat,  nehogy  

valamit  elfelejtsünk  megosztani  a  következő  találkozón.  

  A     középen   található   plusz   jel   (+)   a   vezérlő,   amivel   bármelyik   osztást   nagyobban   is  

megtekinthetjük,   ha   elhúzzuk   valamelyik   sarok   irányába.   A   nézetek   mindegyike   zoomolható   –  

távolról   a   nagy   egészet   láthatjuk   át,   belenagyítva   pedig   figyelhetünk   a   részletekre.   Így   segíti   a  

platform  a  rendszerben  való  gondolkodást  és  az  úgy  nevezett  ”big  picture  thinking”-­‐et.

Új  projekt  nyitása  

Kezdőoldal    

Amikor   új   projektet   nyitunk,   a   képernyő   rögtön   négy   részre   oszlik,   ahol  máris  megkezdhetjük   a  

projekt  megtervezését,  lépésről  lépésre.  A  platform  sorvezetőként  szolgál  ahhoz,  hogy  egy  pontos  

briefet  adjunk  a  csapattársaknak,  amiken  fel  vannak  tüntetve  a  legfontosabb  tudnivalók.  Ráadásul  

a  brief  rugalmasan  alakulhat,  ahogy  haladunk  a  tervezéssel.    

16

 

Projekt  címe,  célja  és  ütemterve      

Érdemes  az  alapinformációk  megadásával  kezdeni  –  címet,  alcímet  és  a  projekt  fő  célját  megadni.  

Fontos,   hogy   ezt   a   célt   egy   mondatban   meg   tudjuk   fogalmazni   –   ez   végig   látszik   a   folyamat  

nézetben.   A   szövegre   kattintva   persze   bővebb   leírást   is   lehet   adni   vagy   akár   a   folyamat   során  

később  bármikor  kiegészíteni  vagy  átírni.

  Ezt  követi  a  folyamat  fő  lépéseinek  megadása,  amiket  utána  részfeladatokra  bonthatunk  és  

lehetőleg   minden   feladathoz   egy   vagy   több   Worktinget   rendelünk.   A   háromszögekre   kattintva  

megadhatjuk  ezeknek  a  találkozóknak  a  helyszínét  és  időpontját.  Az  egyes  Worktingekhez  érdemes  

különböző   Outputokat   rendelni,   amik   az   elkészítendő   feladatokat   és   vizualizált   eredményeket  

jelentik.  Ezekre  később  rákattintva  visszanézhetjük  a  folyamat  alatt  elkészített  fontosabb  ábrákat.    

 

 

 

17

A  csapat  összeállítása    

Névjegyek    

A   csapat   felületén   a   tagokat   meg   tudjuk   hívni   –   ha   már   dolgoztunk   velük,   akkor   a   listából   egy  

kattintással  kiválaszthatjuk  őket,  ha  új  embert  vonnánk  be  akkor  email  cím,  Facebook  vagy  LinkedIn  

profil   alapján   választhatunk   a   listából.   Aki  meghívást   kap   az   utána   szerkesztheti   saját   profilját   –  

nevét,   pozícióját,   végzettségét,   szakterületét,   a   folyamatban   betöltött   szerepét   (facilitátor,  

megrendelő,   felügyelő,   konzulens,   stb.)   és   azokat   a   csatornákat,   ahol   el   lehet   érni   (közösségi  

oldalak,   LinkedIn,   Pinterest,   Instagram,   Béhance,   Dropbox,   stb.).   A   rendszer   alapbeállításként   az  

elsődlegesen  megadott  csatornákon  használt  profilokról  importálja  az  információkat.  

 

18

 

Vendégek    

Jobb  egérgombbal  a  plusz  ikonra  kattintva  van  lehetőség  egyszeri  meghívásra  is,  ami  akkor  előnyös,  

ha  valakivel  konzultálni  akarunk.  A  konzultáció  dokumentálása  történhet  az  ötlettérképen,  ahol  a  

vendég  is  szerkesztheti  a  felületet,  de  ő  kilépés  után  kikerül  a  rendszerből.  A  platform  megkönnyíti  

a   konzultációkat,   hiszen   a   folyamatvizualizáció   és   a   Worktingekről   készült   dokumentációk  

visszanézésével  bárki  könnyen  bekapcsolódhat  a  tervezésbe.    

 

Üzenőfal  

A   felület   első   sorban   nem   kommunikációs   csatorna,   hanem   a   kommunikációt   segítő   eszköz.   A  

hagyományos   beszélgetésekhez   így   is   rengeteg   opcióból   választhatunk,   ezért   ezeknek   a  

csatornáknak  a  beágyazása  a  cél.  A  Csapat  nézetet  kiválasztva  azonban  van  lehetőség  egy  üzenőfal  

használatára,   ahova   a   projekt   menedzselésével,   első   sorban   operatív   jellegű,   rövid   üzeneteket  

tehetünk  ki,  például  helyszínváltozásokkal,   késésekkel,  eszközigénnyel  vagy   időpont  egyeztetéssel  

kapcsolatban,  illetve  adhatunk  visszajelzéseket  is.

 

19

 

To-­‐do  listák   Az   üzenőfal   mellett   külön   lista   boxok   is   létrehozhatóak   (a   ”to-­‐do”   gombra   kattintva),   amiken   a  

teendőket  fel  lehet  sorolni.  A  listákról  bármit  át  lehet  emelni  a  saját  jegyzetfüzetbe.  

 

Privát  üzenetek    

A   pm   feliratú   ”private  message”   ikonra   kattintva,   privát   üzenetekben   személyes   visszajelzéseket  

adhatunk,   ami   csak   a   megjelölt   csapattagok   üzenőfalán   jelenik   meg.   Ezek   érkezéséről   beállítás  

szerint   kérhetünk   e-­‐mailes   jelzést   is.   Ezek   az   üzenetek   is   egyoldalúak,   chatelésre   a   Facebook,   a  

Skype  vagy  a  Google+  felületeit  használhatjuk.

Visszajelzés    

20

A  Xerfa  módszer   fontos  eleme  a   feedback  kultúra  megteremtése.  Platformot  kell  biztosítani  arra,  

hogy   a   csapattagok   egymásnak,   illetve   a   facilitátornak   is   el   tudják   mondani   véleményüket.   Ha  

negatív   kritika   is   ér   valakit   valamivel   kapcsolatban,   annak   akkor   is   el   kell   hangoznia,   hogy  

változtatni   lehessen  rajta.  Ez  sokszor  azért  nem  történik  meg,  mert  nincs  erre  megfelelő  rendszer  

bevezetve   és   a   rendszeren   kívüli   kritizálás   ellentétekhez,   sértődéshez   és   rossz   hangulathoz  

vezethet.  

  Minden  Workting  végén  az  ”rate”  ikon  elkezd  villogni  –  erre  kattintva  egy  felugró  ablakban  

5-­‐ös   skálán   értékelhetjük,   hogy  összességében  milyennek   találtuk   a   találkozót.  Ha  nem  volt   elég  

hatékony,  akkor  nem  árt,  ha  szöveges  visszajelzést  is  adunk,  azokról  a  dolgokról  amiken  változtatni  

lehetne.  

 

Az  ötlettérkép    

 

Az  ötlettérképre  már  a  folyamat  elején  elrendezhetjük  az  összegyűlt  információkat,  amiket  később  

kommentálhatunk   vagy   kiegészíthetünk.   Ez   a   nézet   úgy  működik,   mint   egy   tábla   vagy   flipchart,  

21

amit   a   találkozón   megnyithatunk   és   mindenki   felírhatja   rá   az   ötleteit.   Ezt   érdemes   projektorral  

kivetíteni  és  mindenki  számára  biztosítani  olyan  eszközt,  amivel  elérhetőek  a  szerkesztő  funkciók.  

Ez   segíti   a   participatív   tervezést   és   tehermentesíti   a   facilitátort,   valamint   rögtön   vizualizálja   is   a  

beszélgetés  menetét.  Minden  Worktinget  dokumentáljunk.  

 

A  grid    

Az  ötlettérkép  egy  úgynevezett  ”grid”-­‐en,  azaz  ponthálón  helyezkedik  el,  ami  segít  a  megjelenített  

elemek  rendezésében.  Ez  egy  végtelen  vászon,  amibe  bele  tudunk  zoom-­‐olni,  távolról  nézve  pedig  

átláthatjuk  az  egész  folyamatot.    

 

Az  eszköztár    

A   térképen   elhelyezhető   elemek   száma   az   egyszerűség   kedvéért   limitált   –   húzhatunk   vonalakat  

(line),  nyilakat  (arrow),  a  főcímek  alá  tehetünk  szalagokat  (flag),  különböző  post-­‐iteken  gyűjthetjük  

a  hozzászólásokat  és  írhatunk  szöveget  bármelyik  elemre  vagy  szabadon.  A  vonal  funkció  alkalmas  

arra,  hogy  rajzoljunk  egyszerű  ábrákat,  szimbólumokat  vagy  pedig  kereteket.  Ezt  úgy  tehetjük  meg,  

hogy  rákattintunk  két  pontra,  amik  között  megjelenik  egy  vonal.  Ezzel  az  összekötős  technikával  a  

bátortalanabbak   is   könnyen   fejezhetik   ki   gondolataikat   vizuálisan.   Ez   az   eszköztár   alkalmas  

mindmapek,  grafikonok  és  stilizált  rajzok,  skiccek  elkészítésére.  A  ”grid”  segíti  a  térben  rajzolást  is.  

  Az  eszköztár  a  későbbi  fejlesztések  során  opcionálisan  bővíthetővé  tehető  és  kiegészíthető  

olyan   szimbólum   táblákkal,   amik   megkönnyítik   a   megértést   első   ránézésre   és   rajzolás   helyett  

ikonokkal  segítik  a  kommunikációt.  

 

TIPP  

Érdemes   a   Workting   előtt   néhány   különböző   post-­‐it   tömböt   az   aktuális   táblára   elhelyezni   és  

mindegyikre   ráírni,   hogy  minek   a   jelölésére   szolgál.   Ezzel   a   színkóddal   átláthatóbbá   tehetjük   az  

ábrákat  és  azok  később  is  könnyen  értelmezhetőek  lesznek.  

 

Keret-­‐Kitöltés-­‐Konklúzió    

Az   ötlettérkép   segíti   a   Xerfa   módszerben   leírt   FRAME-­‐FILL-­‐FILTER   (Keret-­‐Kitöltés-­‐Konklúzió)  

módszer  alkalmazását.  Worktingek  előtt  vagy  elején  gondoljuk  végig,  hogy  miről  fogunk  beszélni  és  

22

meddig  akarunk  eljutni  –  ezeket  jelenítsük  meg  a  keretekkel.  A  fontosabb  témának  adjunk  nagyobb  

helyet,   a   mellékes   kommentárokat   pedig   írjuk   a   kereteken   kívülre.   A   keretek   bármikor  

átrendezhetőek   a   folyamat   során,   ha   elkanyarodik   a   beszélgetés.   A   beszélgetés   alatt   mindenki  

írhatja  a  kommentjeit  post-­‐itekre  és  elhelyezheti  a  megfelelő  keretekbe(FILL).  A  beszélgetés  végén,  

a  konklúziók  levonásakor  (FILTER)  emeljük  ki  (a  jobb  egérgombbal  a  post-­‐itre  kattintva)  a  fontosabb  

ötleteket,  gondolatokat.  A  folyamatból  kizoomolva  csak  a  kiemelt  post-­‐itek  lesznek  olvashatóak,  a  

részletek  eltűnnek,  így  átláthatóbbá  válik  az  eredmény.  

 

TIPP  

Ha   nincs   a   beszélgetésnek   kinevezett   facilitátora,   akkor   vezessünk   be   valamilyen   rendszert   a  

jegyzeteléshez.   Jó  megoldás   lehet   az   a   szabály,   hogy  minden   elhangzott   gondolatot   a   beszélőtől  

jobbra  ülő  jegyez  fel  –  így  a  dokumentálás  nem  megy  a  beszélgetés  rovására.  

 

 

Képek  beillesztése    

Van  lehetőség  arra,  hogy  a  ”grid”-­‐en  bármilyen  képet  elhelyezzünk,  elég,  ha  drag&drop  módszerrel  

behúzzuk  a  fájlokat  a  megfelelő  helyre.  Ezekre  rá  lehet  kattintani  a  nagyításhoz  vagy  a  letöltéshez.  

Ilyen  módon  különböző  dokumentumokat  csatolhatunk  a  térképhez  –  akár  pdf  formátumban  is.  Ha  

közvetlenül  az  internetről  csatolunk  képet,  akkor  annak  a  forrása  automatikusan  megjelenik  a  kép  

alatt.  Videókat  hasonló  módon  lehet  beilleszteni.  

23

 

Visszaléptetés    

Sok  brainstormingnál  használnak  whiteboard-­‐ot  és  filctollakat  a  jegyzetelésre.  A  táblák  lefotózása,  

minden  letörlés  előtt,  majd  a  fotók  továbbítása  nehézkes  folyamat  és  az  eredmény  is  sokszor  kusza  

és   rendezetlen.   Használhatósága   nagyban   függ   a   facilitátor   kézírásának   olvashatóságától   vagy  

rajzolási  képességeitől.  

  A  közösen  szerkeszthető  felület  előnye  -­‐azon  kívül,  hogy  mindenki  hozzáfér-­‐  hogy  bármikor  

hozzátehetünk,   átrendezhetjük   és   megváltoztathatjuk.   Ezek   a   változtatások   természetesek   egy  

ötlet   kikristályosodásánál,   azonban   ezt   nehéz   a   dokumentációval   követni.   Azért   érdemes  mégis,  

mert  néha  előfordul,  hogy  zsákutcába  kerül  egy  ötlet  és  akkor  vissza  kell  lépnünk  néhányat.  

  Amikor  egy-­‐egy  gondolatmenet  végére  érünk,  mentsük  el  az  ötletek  akkori  állapotát.  Ekkor  

a   folyamat   nézetben,   az   ”ötlet”   sorban   egy   újabb   pont   jelenik   meg,   aminek   segítségével   egy  

kattintással  visszatérhetünk  ide.  A  pontra  kattintva  az  aktuális  nézetet  pdf-­‐ként  elmenthetjük.  

24

 

 

 

Saját  jegyzetek    

A  saját  jegyzet  nézet  azt  a  funkciót  tölti  be,  mint  a  legtöbb  tervezőnél  megtalálható  sketchbook.  Ide  

írhatjuk   fel   saját   gondolatainkat   a   találkozó   alatt   vagy   akár   két   alkalom   között.   Ennek   tartalma  

teljesen   privát,   csak   akkor   válik   láthatóvá,   hogy   ha   bizonyos   részeit   kijelöljük   és   áthúzzuk   az  

ötlettérképre.   Innentől   kezdve,   ebben   a   nézetben   más   is   szerkesztheti,   de   a   saját   füzetünkben  

egészen  addig  megmarad,  amíg  mi  nem  töröljük  ki.  

  Az   eszköztár   ugyanaz,   mint   az   ötleteknél,   rajzolhatunk   a   pontháló   pontjait   összekötve,  

készíthetünk   saját   listákat,   ábrákat,   halmazokat   és   grafikonokat.   Ez   a   funkció   okostelefonról   is  

elérhetővé  tehető.  

 

TIPP  

Biztassuk   a   csapatunkat   arra,   hogy   használja   ezt   a   funkciót,   akár   a   telefonos   felületről   is   –   az  

inspiráció  általában  nem  akkor  talál  meg  minket,  amikor  a  Workting  alkalmakon  erre  kiszabunk  egy  

időkeretet,   sokkal   inkább   a   metrón,   alvás   előtt   vagy   újságolvasás   közben.   Az   ingergazdag  

környezetben   érezhetjük   azt,   hogy   tele   vagyunk   ötletekkel,   de   ezek   előhívása   nehezebb   a  

munkakörnyezet  szigorú  keretei  között.  

25

A  platform  előnyei  

A  brainstormingokon  nem  ismeretlen  bizonyos  facilitálási  módszerek  alkalmazása.  A   legfontosabb  

ezek  közül  az  elengedhetetlen  színes  post-­‐itek  használata  –  ezek  azonban,  amellett,  hogy  nagyon  

jók   arra,   hogy   ötleteinket   feljegyezzük   rá   és   utána   azokat   különböző   szempontok   szerint  

csoportokba   rendezzük,   általában   nem   alkalmasak   dokumentációra.   A   falra   ragasztott   cetlik   a  

találkozó  végével  kukába  kerülnek  és  ha  le  is  fotózza  őket  valaki,  sokszor  olvashatatlanságuk  miatt  

nem   lesznek  maradandóak.  Ha   a   facilitátor   nem   szab  megfelelő   szabályokat   a   post-­‐it   gyártásnak  

(melyik  színre  mit  írunk,  hova  tesszük  az  azonos  gondolatokat,  mely  ötletek  függenek  össze,  stb.),  

akkor  azok  nem  igazán   jók  többre,  minthogy  úgy  nézzen  ki  a  helyiség,  mintha  egy  csapat  nagyon  

produktív  lett  volna.  

  Ha   azt   akarjuk,   hogy   legyen   értelme   a   ragasztgatásnak,   gondoskodnunk   kell   arról,   hogy  

valaki   lejegyezze   és   körbeküldje   a   találkozó   tanulságait   és   ha   ezt   egy   külsős   személynek   akarjuk  

bemutatni,  aki  nem  volt  jelen,  akkor  még  egy  prezentációt  sem  árt  csinálni  róla.  Ez  sok  felesleges  és  

időigényes  munkafolyamatot  jelent.    

26

Nem  lenne  egyszerűbb  a  találkozók  megszervezését,  megtervezését  és  vizuális  dokumentálását  egy  

platformon  intézni,  ahol  minden  egy  helyen  van  és  visszakereshető?  A  Xerfacility  ezt  biztosítja  egy  

olyan   grafikai   felületen,   ahol   mindenki   otthonosan   mozoghat,   de   mégis   a   korlátozott   eszközök  

miatt  a  végeredmény  esztétikája  kiszámítható  lesz  annyira,  hogy  bármikor  egyszerűen  prezentációt  

is   készíthessünk   a   létrehozott   ábrákból.   Ezzel   időt   spórolhatunk   és   ráadásul  megvalósulhat   a   co-­‐

design   vagy   inkluzív   design,   hiszen   a   folyamat   teljesen   átláthatóvá   válik   és   mindenki   számára  

egyenlő  mértékű  beleszólást  biztosít  az  interaktív  felület.  

 

Konklúzió    

A   Xerfa   módszer   és   a   Xerfacility   platform   használatával   az   is   könnyen  menedzselhet   innovációs  

projekteket,   akinek   nincs   tapasztalata   a   kreatív   folyamatok   vezetésében   vagy   a   csoportos  

beszélgetések   facilitálásában.   Az   igazán   hatékony   menedzseléshez   érdemes   a   módszert   és   a  

platformot  együtt  alkalmazni.  

Hogyan  illeszkedik  a  platform  a  Xerfa  módszerhez?    

− Ötletközpontúság:  az  ötletek  alakulása  végigkövethető  az  ötlettérképen  

− Kooperativitás:  a  rugalmas  ütemtervet  a  csapat  közösen  szerkesztheti  

− Emoracionalitás:  van  felület  a  visszajelzéseknek  és  követhető  a  csapatdinamika  

− Non-­‐linearitás:  a  folyamatokat  egyszerre  látjuk  át,  a  dokumentáció  lehetővé  teszi  a  

rendszeres  iterációt  

− Workting  alapúság:  a  hatékonyság  érdekében  a  felület  lehetőséget  biztosít  a  találkozók  

előkészítésére  és  azok  vizuális  facilitálására  

− Rugalmas:  különböző  módszerek  folyamatainak  és  eredményeinek  vizualizálására  alkalmas  

(Business  Canvas,  Lean  Canvas,  Design  Thinking  stb.)  

 

Mik  az  előnyei  a  platform  használatának?    

− A  vizualitás  segíti  a  kommunikációt  az  interdiszciplináris  csapatokban  

− A   vizualizálás   egyszerű   eszközökkel   történik,   használata   nem   függ   grafikai   vagy   rajzi  

készségektől,  így  nem  különbözteti  meg  a  tervezőket  a  többi  csapattagtól  

27

− Az   ötletek   dokumentálásával   bármikor   visszaléphetünk   a   folyamatban,   ami   támogatja   a  

tervezés  folyton  iteráló  jellegét  

− A  projekt  megtervezése  azok  számára  is  könnyűvé  válik,  akiknek  nincs  tapasztalata  a  kreatív  

brief  megírásának  szabályaival  

− Az  ütemterv  mindenki   számára  érthető,  átlátható,  a   saját   időbeosztással  összehangolható  

és  a  változások  is  lekövethetőek  a  felületen  valós  időben  

− A  jól  lebontott  ütemterv  segít  abban,  hogy  ne  maradjon  minden  az  utolsó  pillanatra  

− A  virtuális  platform  biztosítja,  hogy  a  projekttel  kapcsolatos  minden  információ  egy  helyen  

legyen  

− Ha  valaki  nem  tud  megjelenni  az  egyik  alkalommal  a  találkozón,  akkor  visszanézheti  lépésről  

lépésre,  hogy  hogyan  alakult  a  beszélgetés  

− Az   online   felületen   a   Skype   konferenciák   ugyanolyan   hatékonyan   facilitálhatóak,   mint  

amikor  mindenki  egy  helyen  van  

− A  megrendelők  is  követhetik  a  tervező  munkáját  és  beleszólhatnak  a  folyamat  alakításába  

− A  beszélgetések  alatt  közösen  szerkeszthető  felület  minden  csapattagot  jobban  bevon,  mint  

egy  tábla  vagy  flipchart  

− A  produktivitás   látványossága,  a  visszajelzésre  való   lehetőség  és  a  hatékony  és  kényelmes  

munka  biztosítja  a  jó  hangulatot  és  erősíti  a  csapat  kohézióját  

Hol,  milyen  szituációkban  használható?    

− Inkluzív  és  open  design  projektek  

− Inkubációs  házak  által  menedzselt  projektek  felügyelete  

− Kisebb  stúdiók  és  start-­‐upok,  ahol  a  csapatok  saját  magukat  facilitálják  

− Nagyobb  cégek,  ahol  a  projekt  menedzsereknek  párhuzamos  projektjeik  vannak  

− Oktatási  szituációk,  ahol  fontos  a  folyamat  megtanítása  és  tudatosítása  is  

− Design  stúdiók  és  megrendelők  kooperációja  

− Otthon  vagy  külföldön  dolgozó  csapattagok  bevonása  

 

 

 

28

Bibliográfia    

Wasserman,  S.  A  (2010):  Generative  Visual  Thinking  and  The  “Culture  of  the  Charrette” http://arnoldwasserman.com/wp-­‐content/uploads/2010/12/Culture-­‐of-­‐the-­‐Charrette2.pdf  (letöltés  ideje:  2014.  01.  31.)    Forsyth  R.D.  (2006):  Group  Dynamics http://www.cengagebrain.com.mx/content/forsyth68220_0534368220_02.01_chapter01.pdf (letöltés  ideje:  2014.  03.  14.)    Brown  T.  (2009):  Change  by  Design,  Harper  Collins,  New  York    Lawson  B.  (2004):  Designerly  Ways  of  Knowing,  Architectural  Press,  Oxford    Lawson  B.  (1983):  How  Designers  Think,  Architectural  Press,  Oxford