Projekto valdymas.

Finansinis projekto

valdymas

2011 Vilnius

Gintaras Makštutis

Projekto valdymas

• Laiko planavimas

• Projekto lyderių valdymo funkcijos

• Monitoringas

• Reikalavimai projekto ataskaitoms

• Dvynių sutarties pakeitimai

Prezentacijos turinys

Laiko planavimas

• Nuo kvietimo teikti paraiškas iki projekto

pradžios praeina 7-10 mėnesių

• Sutarties trukmė (legal duration) – vykdymo

periodas (execution period), projekto trukmė

(project duration)– įgyvendinimo periodas

(implementation period)

• NDP turi atvykti į VPG ne vėliau kaip per tris

mėnesius nuo Dvynių sutarties notifikacijos

Projekto lyderių valdymo

funkcijos

• Projekto veiklų valdymą atsakingi VN ir VPG

projekto lyderiai

• NDP padės abiem projekto lyderiam valdyti

veiklų įgyvendinimą

• Už Dvynių projekto valdymo išlaidų

kompensacijos panaudojimą atsakingas VN

projekto lyderis

Projekto lyderių valdymo

funkcijos II

• Kompensacija gali būti panaudota:

– Ekspertų darbui už VPG ribų apmokėti

– Ataskaitų rengimui apmokėti

– Mokomųjų vizitų organizavimo išlaidoms

padengti

– Mokymų VN organizavimui

– Logistikai ir finansiniam valdymui

– Banko išlaidoms padengti t.t.

Projekto lyderių valdymo

funkcijos III

• Projekto užduotims vykdyti reikalingas stiprus

vadovavimas ir šiek tiek finansinio ir teisinio

savarankiškumo

• Kiekviena VN turi teisę pasirinkti tą bendradarbiavimo

modelį kuris yra labiausiai priimtinas

• Projekto lyderis neturi vykdyti projekto apskaitos ir

buhalterijos

Monitoringas

• Pagrindinis Dvynių projekto tikslas yra pasiekti privalomus rezultatus (mandatory results)

• Ketvirtinių ataskaitų apžvalga yra atliekama pradedant nuo 2 ketvirčio

• Apžvalgą atliks:

- ES Delegacija arba ES Delegacija ir CFKA

- Administruojanti institucija

Monitoringas II

• Apžvalgos atlikimo metu bus

konsultuojamasi su projekto partneriais

• Projekto priežiūros komiteto posėdžio

metu bus aptariami visi susiję projektai

• Mėnesio susitikimai tarp ES Delegacijos/

Administruojančios institucijos ir NDP

Monitoringas III

• VN projekto lyderis pateikia ketvirtines

ataskaitas. VPG projekto lyderis pilnai

dalyvauja ataskaitos rengimo procese

• Dvynių projekto įgyvendinimui įvertinti gali

būti kviečiamas ekspertas. Šios misijos

kaštus padengia EK

Reikalavimai ataskaitų rengimui

• Projekto ataskaitos yra būtinos siekiant užtikrinti

efektyvų projekto įgyvendinimą

• Projekto ataskaitų objektas turi būti Dvynių

projektas ir su juo susiję veiklos

• Dvynių ataskaitos yra pagrindas sektorių ir

programų monitoringo ataskaitoms sudaryti

Reikalavimai ataskaitų rengimui

II

• VN projekto lyderis parengia projekto ketvirtines

ir galutines ataskaitas

• VN atsakingas už ataskaitų pateikimą visoms

susijusioms institucijoms

• VPG privalo dalyvauti šiame procese ir jam turi

būti suteikta pakankamai laiko pastaboms ir

komentarams pateikti

Reikalavimai ataskaitų rengimui

III

• Ataskaitas sudaro veiklų įgyvendinimo

dalis ir biudžeto vykdymo dalis

• Rengiant ataskaitas turi būti remiamasi

trumpalaikių ekspertų ataskaitomis ir

informacija kurią pateikia NDP

• VPG yra pilnai įtraukiama į visų ataskaitų

rengimą

Reikalavimai ataskaitų rengimui

IV

Institucijos

kurioms

teikiamos

ataskaitos

IPA

Centralizuota/

decentralizuota

IPA

pagal

EDIS

ENPI

Centralizuota

ENPI

Decentralizuota

ES Delegacija X Kopija X Kopija

Administruojanti

institucija X

(CFKA)

X Kopija X

Ketvirtinės ataskaitos

• Rengiamos kas trys mėnesiai skaičiuojant nuo sutarties notifikacijos

• Ataskaitas rengia projekto lyderiai

• Pirma ketvirtinė ataskaita dažnai apima mažiau negu tris mėnesius

• Ketvirtinė ataskaita turi būti parengta per mėnesį po ketvirčio

Ketvirtinės ataskaitos II

Ketvirtinėje ataskaitoje turi būti aprašyta :

• Pasiektas progresas

• Grafiko vykdymas ir projekte numatytų

gairių (benchmarks) įgyvendinimas

• Pasikeitimai projekto įgyvendinime

• Projekto vykdymo prielaidos ir rizikos

Ketvirtinės ataskaitos III

• Projekto vykdymo bendras įvertinimas

• Privalomi rezultatai (mandatory results) ir

projekto tikslas

• Pateiktos rekomendacijos

• Finansinė projekto dalis

Ketvirtinės ataskaitos IV

• Ataskaitos turi būti pateiktos laiku

• Jeigu ataskaita neatitinka būtinų

reikalavimų, sutartį sudariusi institucija gali

sustabdyti projekto finansavimą

• Ataskaita laikoma patvirtinta jeigu

pastabos nebuvo pateiktos per 45 dienas

Ketvirtinės ataskaitos V

ANNEX C4

TWINNING INTERIM

QUARTERLY REPORT

Galutinė ataskaita

• Turi būti pateikta ne vėliau kaip paskutinį

sutarties trukmės mėnesį. Kartu turi būti

siunčiama galutinė sąskaita ir audito

sertifikatas

Galutinė ataskaita II

Ataskaitoje turi būti :

• Dvynių projekto vykdymo santrauka

• Situacija prieš prasidedant projektui, problemos,

projekto tikslas ir privalomi rezultatai

• Įgyvendinimo procesas, sunkumai su kuriais

teko susidurti

Galutinė ataskaita III

• Privalomų rezultatų įvykdymas

• Ilgalaikis projekto poveikis, tęstinumas

• Projekto viešinimas (ES finansavimas)

• Išvados, rekomendacijos kaip užtikrinti

projekto tęstinumą

Galutinė ataskaita IV

• Teisių į projekto rezultatus perdavimas

VPG

• Galutinės projekto išlaidų sumos

patvirtinimas

• Pilna galutinė finansinė projekto ataskaita

Galutinė ataskaita V

ANNEX C5

TWINNING FINAL

REPORT

Dvynių sutarties pakeitimai

• Privalomi rezultatai negali būti keičiami

• Pakeitimai gali būti daromi tik Dvynių

sutarties laikotarpiu

• Pakeitimai negali būti daromi atbuline data

Kokie gali būti pakeitimai

Galimos dvi procedūros:

• Adendas (Addenda)

• Sutarties pakeitimas (Side letter)

Adendas (Addenda)

• Esminiams Dvynių sutarties

pakeitimams

• Reikalingas išankstinis ES

Delegacijos arba

administruojančios institucijos

pritarimas

Adendas (Addenda) II

Adendas reikalingas šiems pakeitimams atlikti :

• Teisiniams aktams (Acquis Communautaire) keisti

• Keisti projekto privalomus rezultatus

• Keisti VN partnerį

• Keisti sutarties trukmę

• Privalomų rezultatų ir gairių aprašymų keitimams

Adendas (Addenda) III

• VN ir VPG projekto lyderių keitimas

• NDP ir pagrindinių ekspertų keitimas

• Dvynių sutarties laikinas sustabdymas arba nutraukimas

• Finansavimo sustabdymas arba atnaujinimas

• Dvynių projekto biudžeto pakeitimai didesni negu 15%

Adendas (Addenda) IV

EK Priežiūros Komitetas (Steering

Committee at Headquarters) turi

pritarti adendo pakeitimams,

išskyrus VPG projekto lyderio bei

pagrindinių ekspertų (key experts)

keitimui IPA programoje

Sutarties pakeitimas

(Side Letter)

• Pakeitimams kurie nedaro poveikio

pagrindiniams projekto tikslams

• Biudžeto pakeitimams neviršijantiems

15% viso sutarties biudžeto (biudžeto

galutinė suma turi nesikeisti)

Sutarties pakeitimas

(Side letter) II

• Abu projekto lyderiai turi patvirtinti sutarties pakeitimus savo parašais

• VN projekto lyderis gali deleguoti NDP teisę pasirašyti sutarties pakeitimą

• Sutarties pakeitimas turi būti pateiktas sutartį sudariusiai organizacijai

Sutarties pakeitimas

(Side letter) III

• Sutarties pakeitimai privalo būti

pateikti prieš veiklų įgyvendinimą

• Išlaidos patirtos prieš pateikiant

pakeitimus yra neatlyginamos

Biudžeto pakeitimai

• Dvynių biudžeto galutinė suma privalo likti tokia

pati

• Tam kad finansuoti naują veiklą, sena turi būti

panaikinta

• Biudžetą galima keisti ne daugiau kaip 15%

Finansinis projekto valdymas

Bendrieji finansinio valdymo

principai

• Visos VN patirtos išlaidos turi būti

apmokėtos jeigu jos yra numatytos

Dvynių sutarties biudžete. Mokėjimas

daromas pagrindiniam Dvynių

projekto partneriui

NDP (RTA)

• NDP atsakingas už savo kasdienę savo išlaidų

apskaitą

• NDP turi bent kartą per ketvirtį atsiskaityti

projekto lyderiui už savo išlaidas

• NDP ataskaita yra sudedamoji ketvirtinės

finansinės ataskaitos dalis

Bendrieji finansinio valdymo

principai II

• Mokėjimus pagal paslaugų sutartis Dvynių

projekto viduje atliks sutartis sudariusi

organizacija

• Jeigu sutartis sudarė VN partneris, atlikti

mokėjimai yra įtraukiami į projekto ketvirtinę

finansinę ataskaitą

• Mokėjimai yra atliekami pateikus prašymą arba

sąskaitą

• Mokėjimo prašymas turi būti pasirašytas VN

projekto lyderio

Bendrieji finansinio valdymo

principai III

• Visi mokėjimai atliekami eurais

• Jeigu išlaidos yra patirtos kitomis valiutomis, jos

turi būti verčiamos į eurus pagal EK Bendrojo

Direktorato publikuojamą keitimo kursą. Valiutų

keitimo kursas nustatomas vienas visam

mėnesiui

• Mokėjimai turi būti atliekami per 45 dienas nuo

mokėjimo prašymo gavimo

Bendrieji finansinio valdymo

principai IV

• Sutarties Bendrųjų sąlygų 15 straipsnis

nusako mokėjimo procedūras

(General Conditions Annex A2)

Mokėjimo procedūra

• Avansinis mokėjimas. Mokėjimo suma yra lygi 80% 12

mėnesių projekto biudžeto sumai

• Dokumentai kuriuos reikia pateikti:

- Pasirašyta Dvynių sutartis

- Mokėjimo prašymas

Praktinė užduotis: projekto trukmė - 24 mėn., Dvynių

sutarties vertė 1.000.000 EUR. Kokio dydžio bus

avansinis mokėjimas?

Mokėjimo procedūra II

• Visi mokėjimai turi būti nurodyti specialiosiose sutarties sąlygose

• Jeigu VN Dvynių partneris išleido 70% gautų mokėjimų sumos, jis gali prašyti kito mokėjimo

• VPG projekto vadovas turi patvirtinti mokėjimo prašymus

Mokėjimo procedūra III

• Galutinis mokėjimas negali būti mažesnis negu

10% visos sutarties vertės

• Galutinis mokėjimas atliekamas tik pateikus

galutinę projekto ataskaitą

• VN Dvynių partneris turi pateikti galutinę

ataskaitą kartu su galutine finansine ataskaita ir

audito sertifikatu

Mokėjimo procedūra IV

• Jeigu projekto trukmė yra 12 mėnesių arba

trumpesnė, mokėjimai atliekami dviem dalimis:

kaip avansas ir galutinis mokėjimas

• Už projekto lėšas gautos banko palūkanos turi

būti įvardintos finansinėse ataskaitose ir

grąžintos EK.

• Palūkanos nėra įvertinamos skaičiuojant kitus

Dvynių mokėjimus

Mokėjimo procedūra V

• Galutinė finansinė ataskaita turi būti pateikta

kartu su audito sertifikatu

• Auditas turi būti atliktas nepriklausomo

sertifikuoto auditoriaus

• Auditorius turi patvirtinti, kad visos operacijos yra

patvirtintos dokumentais ir visos išlaidos yra

teisingos

• Visų operacijų teisingumas turi būti patvirtintas

Audito sertifikatas

• Audito sertifikatas ir ataskaita turi būti

pateikti ne vėliau kaip per tris mėnesius po

projekto pabaigos (iki sutarties pabaigos)

• Prašant kito mokėjimo, VN partneriui

nereikia pateikti sąskaitų ir kvitų originalų

Audito sertifikatas II

• Dvynių projektai gali būti audituojami ir jiems

nepasibaigus. Ad hoc auditus gali atlikti :

-EK , OLAF (European Anti- Fraud Office) , kitos EK

tarnybos

-Europos Audito Rūmai (European Court of Auditors)

Ad hoc auditas

Tiekimas

• Iki 5.000 EUR Dvynių projektui. VN projekto lyderis

atsakingas už sutarties sudarymą. Pirkimas iš vieno

tiekėjo

Pvz.: smulki matavimo įranga, laboratorijos medžiagos

• Virš 5.000 EUR. Pirkimas negali būti finansuojamas iš

Dvynių biudžeto

Privataus sektoriaus paslaugų

kontraktavimas

Paslaugos

• Iki 10.000 EUR vienam pirkimo vienetui (per item). VN projekto lyderis atsakingas už kontrakto sudarymą. Pirkimas iš vieno šaltinio

• Pavyzdžiai: kelionių bilietų pirkimas, vertimai, mokymai

• Virš 10.000 EUR vienam pirkimo vienetui (per item). VN partneris gali paprašyti Dvynių sutartį sudariusią instituciją sudaryti paslaugų sutartį

• Pavyzdžiai: NDP asistentas, programinė įranga, vertimai

Privataus sektoriaus paslaugų

kontraktavimas II

• Iki 2,5 % nuo Dvynių projekto biudžeto sumos

• Naudojant rezervą nereikia išankstinio leidimo

• Pvz.: NDP atlyginimas, socialinės išmokos, kelionės išlaidos, buto nuomos išlaidos, dienpinigiai

• Rezervas negali būti naudojamas trumpalaikių ekspertų atlygio didinimui

Rezervas kainų pasikeitimui

kompensuoti

• NDP privalo mokėti mokesčius pagal VN įstatymus

• Galimos išimtys dėl muitų, importo mokesčių, yra nusakomos EK ir VPG finansiniuose susitarimuose

• PVM negali būti apmokamas iš EK lėšų, nebent VN partneris negalėtų jo susigrąžinti

Mokesčiai

Ačiū už dėmesį