Projet Outils Basiques

Dr. Rmi BacheletMatre de confrences

Centrale Lille

Versions rcentes du cours pdf, ppt vido disponibles ici : management de projet

Outils essentiels dorganisation

Gestion de projet

1Image Wikimdia Commons cc-by : Source


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Introduction

Objectifs

Plan du cours

Avant de commencer

Confort de lecture ? 1080p/haute dfinition mode plein cran mettre en pause, varier la vitesse youtube.com/html5

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Introduction

Objectifs

Plan du cours

tablir desobjectifs :

Mettre en uvre le PDCA, lanalyse forces/faiblesses

Ngocier les livrables avec les acteurs du projet grce au triangle qualit/cots/dlais

Organiser les runions :

Ordre du jour, compte-rendu, animation..

Check-list : efficacit dune runion

Dmarrer en grant une

Todo list

Spcifier et rpartir le travail

viter leffet tunnel

Maitriser les bases des outils de projet pour :

3


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Introduction

Objectifs

Plan du cours

Plan du cours

Fixer les objectifs dun projet

Chapitre 1

Organiser des runions efficaces

Chapitre 2

Le compte-renduChapitre 3

Grer la phase de dmarrage

Chapitre 4

Cycle de vie dun projet

Chapitre 5

4


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Chapitre 1


Chapitre 2



Chapitre 4


Chapitre 5

5

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais

Matre de confrences Centrale Lille

Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 1


Chapitre 1

Fixer et ngocier les objectifs dun projet

6Wikimdia Commons cc-by : Source

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 1

Ceux qui.. Sont les

demandent, payent, utilisent, ou dcident darrter le projet

Client, maitre douvrage, commanditaire, bailleur

pilotent le projet Chef de projet, maitre duvre

ralisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants

sont concerns p.e. soutiennent ou sopposent au projet sans y travailler

Parrains, Parties prenantes (stakeholders)

Qui ngocie les objectifs : les acteurs dun projet

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Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 1

Ceux qui.. Sont les

demandent, payent, utilisent, ou dcident darrter le projet

Client, maitre douvrage, commanditaire, bailleur

pilotent le projet Chef de projet, maitre duvre

ralisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants

sont concerns p.e. soutiennent ou sopposent au projet sans y travailler

Parrains, Parties prenantes (stakeholders)

Qui ngocie les objectifs : les acteurs dun projet

Voir formation analyse

stratgique des projets

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Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


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Chapitre 1

Matrice SWOT

9Wikimdia Commons, auteur Lamiot cc-by : Source

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


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Chapitre 1

Exemple de matrice

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Auteur Paul Stainthorp cc-by : Source

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


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Chapitre 1

Cycle daction : le PDCA

Version anglaise : Plan Do Check Act

11Michel Weinachter Wikimdia Commons cc-by : Source

Voir module Evaluation de

projet et tude dimpact

Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


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Chapitre 1

Le triangle Qualit Cot - Dlai

Qualit: spcifications techniques : fonctions, fiabilit, ergonomie

Dlais : un projet est limit dans le temps : pnalits de retard, date de fin impose

Budget : salaires, achats, machines, prototype, prestations externes

Cost Time

Scope

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Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


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Chapitre 1

Cost Time

Scope

En pratique

0% 100%

.

Dlais plus longs

Dlais plus courts0%

100%

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Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


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Chapitre 1

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Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


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Chapitre 1

A partir dun projet ou dun vnement que vous devez organiser (p.e. la fte annuelle dune lcole)

Tableau des acteurs Prparez une matrice SWOT

pour acclrer ce projet, on propose de simplifier certains livrables

Quels sont les avantages et inconvnients ? Avec qui et comment dcider des simplifications

effectuer ?

Slectionnez un des livrables et dfinissez comment latteindre

Etablissez un PDCA

Mise en uvre

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Acteurs du projet

Matrice SWOT

Le PDCA

Qualit-Cots-Dlais


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Chapitre 1

Quiz sous cette vido

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Pour partager les tableaux, SWOT, PDCA que vous avez conus, envoyez-nous une photo : [email protected]

Sujet du ml et nom du fichier [Outil essentiels] tableau acteurs [Outil essentiels] SWOT [Outil essentiels] PDCA

Si vous voulez voir les autres ressources partages => Ici ou sous cette vido

Schma grdc : Source


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Chapitre 1


Chapitre 2



Chapitre 4


Chapitre 5

17

Des runions utiles ?

Efficacit

Types de runion


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Chapitre 2


Chapitre 2


18Image Wikimdia Commons cc-by : Source


Efficacit

Types de runion


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Chapitre 2


Une runion cote cher

cot = cot salarial horaires X nombre de participants +

1. Quand la runion va t-elle se drouler ?

Fixer une date ni trop tt ni trop tard

2. Les personnes convies sont-elles les bonnes ?

Invits inutiles

Experts/dcideurs absents

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Efficacit

Types de runion


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Chapitre 2


3. Prparer la runion

1h de runion = 4h de prparation

4. Avant de commencer, balayer les objectifs :

ordre du jour

tour de table

rappel des livrables et dcisions prcdentes

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Une runion ne simprovise pas, on y prsente 1/un travail 2/de manire claire et efficace


Efficacit

Types de runion


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Chapitre 2

Efficacit dune runion

Deux rles tenir :

Lanimateur : organisation, efficacit du temps, ordre de traitement des sujets

Le secrtaire formalise ce qui a t dit, rdige et envoie le compte-rendu

Quest-ce qui a t dcid ? Concrtement ?

Un compte-rendu doit dboucher sur des objectifs daction prcis

Check-list defficacit dune runion

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Efficacit

Types de runion


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Chapitre 2

4 types de runion

1. Runion technique

2. Runion de chantier

3. Runion davancement

4. Stand-up meeting

Image cc-by : Source

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Efficacit

Types de runion


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Chapitre 2

Runion technique

But : approfondir des points prcis, rsoudre un

problme

Squence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois

Dure : peut prendre du temps !


Participants : membre(s) de lquipe concerns, spcialistes du domaine, client

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Voir module Mthodologie

de rsolution de problme


Efficacit

Types de runion


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Chapitre 2

Runion de chantier

Participants : le chef de projet, les responsables de lquipe, le client, les dcideurs, le comit de pilotage

But : prsenter lessentiel : avancement, rsultats ..

Squence : ordre du jour, prsentation, questions, (dlibration), dcisions

Dure : jamais plus dune heure


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Efficacit

Types de runion


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 2

Runion davancement

Participants : interne lquipe-projet

But : suivi du planning, entraide, communication et motivation, dtection des blocages

Squence : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois

Dure : attention !

Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source

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Efficacit

Types de runion


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 2

Stand-up meeting

Squence : chacun rpond trois questions1. Quai-je fais depuis notre dernire runion ?

2. Que dois-je faire maintenant ?

3. Quelles sont les difficults rencontres ?

Dure : trs courte !

Toutes les runions sont suivies d'un compte-rendu plus ou moins dvelopp

le lundi et le jeudi, la pause de 10h, max 20 min

Image SeedRocket cc-by : Source

Participants : membres disponibles

But : faire un point rapide

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Efficacit

Types de runion


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 2

Synthse

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Efficacit dune runion : quand, avec qui, prparation, animation

Rles :Animateur, Secrtaire


Efficacit

Types de runion


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 2

Mise en uvre


(suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)

Prparez la runion de lancement du projet Quel ordre du jour ? Qui inviter ? Quels documents prparer ?

Quelles autres runions organiser ? Quel type ? Combien ?

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Chapitre 1


Chapitre 2



Chapitre 4


Chapitre 5

29

Contenu

Conseils


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 3


Chapitre 3

Le compte-rendu30Image Wikimdia Commons cc-by : Source

Contenu

Conseils


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 3

31

Contenu

Conseils


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 3

Le compte-rendu : Les plus

La cohrence : Le modle de CR est standard

Les objectifs sont dtaills : Responsable / Livrable concret et prcis / Date de fin / charge de travail

Le suivi : Commencer par revenir sur les objectifs prcdents

La simplicit : enchaner sur le mme document partag

La rapidit daction : envoy sous 48h, lapprobation est demande.. par dfaut

32

Contenu

Conseils


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Chapitre 3

Modles de compte-rendu

Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet

En mind map au format Freeplane.

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Contenu

Conseils


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 3

Rflexion et questions



Mettez au point le modle de compte-rendu de runion utiliser

Quelle structuration? Un logo, une identit visuelle pour le projet ? Comment diffuser et faire approuver ce

document ?

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Centrale Lille


Chapitre 1


Chapitre 2



Chapitre 4


Chapitre 5

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Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


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Chapitre 4


Chapitre 4

Grer le dmarrageImage Stacy Spensley cc-by 2.0 : Source 36

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


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Chapitre 4

Spcifique

Mesurable

Accept

Raliste & Ambitieux

dfini dans le Temps

S

MA

R

T

simple, prcis, clair

On nimpose pas un objectif quelquun, on laide le proposer comment daprs vous ?

Pas diminuer labsentisme mais rduire labsentisme de 15% .

Ne demandez pas dtre moins ferm mais proposez prendre la responsabilit de tel travail collectif ou danimer tel type de runion

Date, chance Pour le

Trop facile pas motivant.Trop dur chec,dcouragement

Pralable : SWOT, QQOQCP

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


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Chapitre 4

Que contient la fiche de dfinition dun projet ?

Rsum / executive summary

1. Enjeux du projet

2. Contexte

3. Livrables

4. Risques

5. Budget

6. Acteurs

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Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


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Chapitre 4

Dfinition dun projet : contenu (1/2)

Enjeux du projet Quel besoin ? Quel(s) client(s), quel partenaire(s),

quelle utilit pour chacun deux ? Adquation la stratgie du demandeur

Contexte Historique/contexte, projets prcdents, concurrents.. Analyse SWOT initiale Relations et interfaces avec les autres acteurs et parties

prenantes Primtre et limites du projet. Contraintes

Rsultats et attendus Le(s) livrable(s) finaux : produit, service, rapport

dexpertise.. Principaux lments du cahier des charges Critres et indicateurs mesurables de limpact

39

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 4

Dfinition dun projet : contenu (2/2)

Principaux risques Conditions et hypothses de dmarrage Approche succincte : 3-5 risques immdiatement

identifiables ou scnarios dfavorables qui feraient chouer le projet

Moyens et ressources Temps, argent, expertise, mise disposition de

matriel

Acteurs Equipe, chef de Projet Client Hirarchie Signature/engagement

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Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 4

Modle de fiche de dfinition

[MOOC GdP parcours par quipe] - Modle de fiche de dfinition de projet

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Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


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Chapitre 4

Mise en route : se rpartir le travail

Pas encore dorganisation en place

travail faire entre les runions ?

La todo list

1. dfinir les tches

2. qui fait quoi

3. suivre lavancement

Image Ex-Smith cc-by-sa : Source42

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 4

Grer une todo list

GTD Getting Things Done : un processus structur

1. Collecte

2. Clarification

3. Organisation

4. Revue

5. Action

Une personne seule :

Agenda, post-it, crire sur sa main..

Une quipe :

Tableau partag

1. pour chaque objectif dcid2. sa date de ralisation3. son responsable.. et dautres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources prvoir, priorit/importance, mthode de validation de chaque tche, retard ou non, % davancement, date de mise jour

Image cc-by-sa : Source

Planifier

Action suivante

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Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 4

tape 1 : Se rpartir le travail

44

tape 2 : suivre lavancement

Document partag = fonctions utiles

Demander la mise jour par chacun

Suivre les actualisations, commentaires, notifications..

Autres solutions : Trello, Wunderlist..

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 4

46

Objectif SMART

Fiche de dfinition

La todo list


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 4

Mise en uvre

47



Rdigez les principaux points de la fiche de dfinition

Quelles parties importantes/secondaires ?

Rdigez la todo list lissue de la runion de lancement

Qui fait quoi, pour quand ?


Centrale Lille


Chapitre 1


Chapitre 2



Chapitre 4


Chapitre 5

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Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet


Chapitre 5

Cycle de vie dun projet49Image Wikimdia Commons cc-by : Source


Dr. Rmi Bachelet

Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet

Jour 0

Effet tunnel !

50

Jour 1

2 3

SMART

Mauvaises surprises garanties

Pas de visibilit : impossible de connatre ltat davancement du projet

Dsintrt, oubli..

Que faire ?

Faut-il attendre que le travail soit termin ?


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Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet

Jour 0

Poser des jalons !

51

Jour 1

2 3

Objectifs intermdiaires SMART

Deux types de comportements qui crent leffet tunnel : le glandeur et le faiseur de miracles.


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Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet

Dfinition Montage Excution Clture

1 Objectifs gaux 1 C. des charges 1 Suivi / pilotage 1 Livraison/transfert

2 Fiche de Df. 2 Lots de travail 2 Modifs CdC 2 Formation MOA

3 CR, Todo list 3 Responsabilits 3 Gestion des risques 3 Post Mortem

4 Planning 4 Prototypage, tests 4 Raffectation

5 Budget / Ressources

DureDbut Fin

Dfinition

Montage

Excution

Clture

Niv

eau

de

ffo

rt


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Voir formation planification et

pilotage de projet


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Chapitre 5

Effet tunnel

Cycle de projet

Mise en uvre(Suite du projet que vous avez dfini au chap. 1)

Jalonner : Dcouper un objectif final en sous-

objectifs, avec pour chacun une date

Outre les jalons, partagez au moins deux autres manires de sortir de leffet tunnel

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Centrale Lille

Pour aller plus loin

Prise de notes partages

54

Version 1 (08/1999) (lien) Auteur : Rmi BACHELET

Version 2 (03/2013) (lien) Auteur/mise en forme : Rmi BACHELET Mise en forme : Matthieu CISEL

Version 3 (09/2014) (lien) Auteur/mise en forme : Rmi BACHELET Aide mise en forme : Bich Van HOANG, Amaury VAN ESPEN, Ghislaine PARA

Lanimation de runions : une carte conceptuelle

Thomas Briand


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