PROPUESTA PARA LA GERENCIA DEL PROYECTO DISEÑO , …repository.ut.edu.co/bitstream/001/2752/1/YERLY...7.5 GESTIÓN DE RIESGO 47 7.6 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 53 7.6.1 Estructura

PROPUESTA PARA LA GERENCIA DEL PROYECTO “DISEÑO, MONTAJE,

LEGALIZACIÓN Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES

BIODEGRADABLES” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ DEPARTAMENTO DEL TOLIMA.

YERLY CAROLINA MORALES REINOSA

Trabajo de grado como requisito parcial para optar al título de Especialista en

Gerencia de Proyectos.

Director:

GUSTAVO FERRO NÚÑEZ

Doctor en Planeación Estratégica

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

IBAGUÉ, TOLIMA

2014

2

3

“A MIS PADRES QUIENES DÍA A DÍA MOTIVAN MI CAMINO PARA COSECHAR

TRIUNFOS, A MI HERMANO QUE ME ENSEÑA LA PERSISTENCIA Y A UN ANGEL

QUE PARTIÓ ANTES DE TIEMPO QUIEN TRANSFORMA MIS PENSAMIENTOS EN

LUCHA CONSTANTE POR EL RECONOCIMIENTO”.

4

AGRADECIMIENTOS:

Dr. Gustavo Ferro Núñez, orientador del trabajo de grado quien realizó las

correcciones pertinentes para que se materializara el presente informe.

Dr. José Lisandro Bernal, quien apoyó en la formulación y evaluación del

proyecto desde el pregrado.

A las compañeras de pregrado primeras formuladoras del proyecto: Jennifer

Carolina Doval Rozo y Maryi Katherine Alfonso.

A los docentes de la Universidad del Tolima, de la Especialización de Gerencia

en Proyectos del Instituto de Educación a Distancia (IDEAD), quienes fueron parte

activa durante la formación académica, brindando sus conocimientos en el aula de

clase.

5

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 15

1 DEFINICIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16

1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 16

1.2. PRONÓSTICO 17

1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 17

1.4. ÁRBOL DE PROBLEMAS 18

2 JUSTIFICACIÓN 19

3 OBJETIVOS 20

3.1. OBJETIVO GENERAL 20

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 20

4. METODOLOGÍA 21

5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO 23

5.1. ENTIDADES RESPONSABLES, FORMULADORES 23

5.2. NECESIDAD QUE ORIGINA EL PROYECTO 23

5.3. SOLUCIÓN A LA NECESIDAD 23

5.4. OBJETIVO GENERAL 24

5.5. ALCANCE O COBERTURA 24

5.6. ÁREA DE INFLUENCIA GEOGRÁFICA 24

5.7. ALCANCE TEMPORAL 25

5.8. RESUMEN DEL PROYECTO 25

5.8.1. Viabilidad de mercado 25

5.8.2. Viabilidad técnica 28

5.8.3. Viabilidad administrativa y legal 30

6

5.8.4. Viabilidad financiera, económica y social 31

5.8.5. Viabilidad ambiental 32

6 EL CONTEXTO DEL PROYECTO 34

6.1. ECONÓMICO-FINANCIERO 34

6.2. TECNOLOGÍA 35

6.3. POLÍTICO 36

6.4. AMBIENTAL 37

6.5. SOCIAL 39

7 LA GERENCIA DEL PROYECTO 40

7.1 PLANIFICACIÓN 40

7.2 GESTIÓN DEL ALCANCE 40

7.3 GESTIÓN DEL TIEMPO 42

7.4 GESTIÓN DEL COSTO 45

7.5 GESTIÓN DE RIESGO 47

7.6 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 53

7.6.1 Estructura de organización para la ejecución del proyecto 53

7.6.2 Proceso de selección del gerente de proyecto y su equipo nuclear 55

7.6.3 Modelo gerencial aplicado a la ejecución del proyecto 59

7.6.4 El sistema de información y comunicación para la ejecución del 69

proyecto.

7.7 CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 76

7.8 APLICACIÓN DEL PROJECT 87

7.9 CIERRE 88

7.10 CONTROL 88

8. CONCLUSIONES 89

RECOMENDACIONES 90

7

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 91

8

LISTA DE TABLAS

PÁGINA

Tabla 1: Estructura Académica de la Especialización en Gerencia de 21

Proyectos.

Tabla 2: Proyección de la demanda para el proyecto. 26

Tabla 3: Proyección de la Oferta 26

Tabla 4: Brecha del Mercado con proyección al 2018. 26

Tabla 5: Proyección de participación del mercado. 27

Tabla 6: capacidad instalada del proyecto. 28

Tabla 7: Sistema de localización por puntos. 29

Tabla 8: Descripción de la maquinaria requerida. 30

Tabla 9: Estructura legal de la empresa. 30

Tabla 10: Presupuesto maquinaria requerida. 30

Tabla 11: Presupuesto para la operación del proyecto. 32

Tabla 12: Afectación y disminución del impacto ambiental ocasionado 33

por el proyecto.

Tabla 13: Tasas del mercado. 35

Tabla 14: Definición de actividades y sub actividades. 41

Tabla 15: Actividades, precedencias, fechas tempranas y tardías y holgura. 42

Tabla 16: Actividades de la ruta crítica y sumatoria de las actividades. 44

Tabla 17: Acciones del G.P y su equipo nuclear para riesgos. 45

Tabla 18: Clasificación y definición técnica de los riesgos 51

Tabla 19: Matriz de Probabilidad e impacto del riesgo. 51

Tabla 20: Evaluación de Riesgos 52

Tabla 21: Valores para medición de impacto y probabilidad de riesgos 52

Cuantitativos.

Tabla 22: Variables para emitir vacantes. 56

Tabla 23: Adquisición del talento humano. 56

Tabla 24: Evaluación y remuneración del talento humano. 58

9

Tabla 25: Desarrollo del personal. 58

Tabla 26: Relaciones laborales y pagos de ley. 59

Tabla 27: Objetivos de la gerencia del proyecto y el equipo nuclear 61

Tabla 28: Medición, Control y Revisión de los planes para la APO. 63

Tabla 29: Escala de evaluación de metas para la APO 64

Tabla 30: DOFA 66

Tabla 31: Etapas para gerenciar el talento humano. 67

Tabla 32: Identificación de los participantes de la etapa de inversión. 69

Tabla 33: Identificación de los participantes internos 72

Tabla 34: Relaciones de comunicación interna 73

Tabla 35: Relación de comunicación Externa 75

Tabla 36: Contratación laboral 76

Tabla 37: Contratos extracontractuales o civiles 80

10

LISTA DE FIGURAS

PÁGINA

Figura 1: Árbol de problemas para el proyecto. 18

Figura 2: Organigrama para la operación del proyecto. 31

Figura 3: Organigrama para la gerencia del proyecto. 54

Figura 4: Interrelación de la APO. 62

Figura 5: Modelo de comunicación interna. 72

Figura 6: Modelo de comunicación externa 75

Figura 7: Matriz Sistema de Control 88

11

LISTA DE ANEXOS

PÁGINA

Anexo A: Normatividad ambiental y manejo de salubridad de los 94

cuerpos inertes.

Anexo B: Acta de inicio del proyecto. 96

Anexo C: EDT (Estructura de la División del Trabajo). 111

Anexo D: Diccionario de la EDT. 112

Anexo E: Matriz de Responsabilidades. 123

Anexo F: Ruta Crítica. 124

Anexo G: Diagrama de Gantt. 125

Anexo H: Costos de Personal. 130

Anexo I: Gastos generales e improvistos. 130

Anexo J: Inversiones en Activos Fijos - Maquinaria y Equipos 131

Anexo K: Inversiones Intangibles – Legalización. 132

Anexo L: Contratación con terceros. 132

Anexo M: Inversión en Adecuaciones y Reparaciones locativas. 133

Anexo N: Flujo de caja de la Gerencia del Proyecto. 134

Anexo Ñ: Plan de desembolsos de acuerdo al flujo de caja. 137

Anexo O: Matriz de responsabilidades para riesgos. 138

Anexo P: Matriz de determinación de los riesgos del proyecto. 140

Anexo Q: Matriz de riesgos cualitativos y evaluación. 142

Anexo R: Matriz de Riesgos cuantitativa. 144

Anexo S: Matriz de los riesgos posibles, clasificación, nivel, fuentes, causas, 146

área de impacto, consecuencia y control en la ejecución del proyecto.

Anexo T: Plan de Riesgos. 149

Anexo V: Perfil del puesto gerente del proyecto. 153

Anexo W: Perfil del puesto SAC. 154

Anexo X: Perfil del puesto Asesor Jurídico. 155

Anexo Y: Perfil del puesto Asesor financiero. 156

Anexo Z: Perfil del puesto Residente de obra. 157

12

Anexo AA: Perfil del puesto Jefe de operaciones. 158

Anexo AB: Perfil del puesto Profesional de mercadeo. 159

Anexo AC: Flujo grama de reclutamiento. 160

Anexo AD: Proceso de selección para el gerente del proyecto. 161

Anexo AE: Proceso de selección para SAC. 162

Anexo AF: Proceso de selección para Línea staff. 163

Anexo AG: Proceso de selección para asesores, contratistas y/o supervisores. 164

Anexo AH: Herramientas del sistema de comunicación del proyecto. 165

Anexo AI: Formatos de las herramientas del sistema. 166

Anexo AJ: Tipos de reuniones del proyecto. 170

Anexo AK: Plan de gestión de las comunicaciones - matriz de comunicaciones.171

Anexo AL: Distribución de la información. 172

Anexo AM: Informes Project. 173

Anexo AN: Acta de cierre. 174

13

RESUMEN

El presente escrito genera una visión clara y concreta de la implementación de una

fábrica de cofres exequiales biodegradable, a partir de las distintas viabilidades

(mercadológica, técnica, financiera, administrativa, legal y ambiental); siendo estas

favorables se procede a decir que el proyecto es factible a partir de la etapa de

reformulación, el propósito del documento es mostrar paso a paso la planeación

realizada para la implementación del proyecto por parte del gerente del proyecto y su

equipo nuclear, el cual tiene como propósito fabricar cofres exequiales (ataúdes)

biodegradables, los cuales están elaborados en cartón compacto con cascara de arroz

y resinas naturales, que contribuyan a mejorar los ecosistemas y la calidad de vida del

ser humano, durante la etapa de la gerencia, se establece la planificación , gestión del

alcance, gestión del tiempo, gestión del costo, gestión de riesgo, gestión del talento

humano, contratación para la ejecución del proyecto, aplicación del Project, cierre y

control, logrando el éxito en la implementación.

Palabras Clave: Cofre Exequial, Biodegradable, Gerente de Proyecto, Equipo Nuclear.

14

ABSTRACT

The present writing generates clear and concrete insight into the implementation of a

biodegradable funeral, from the different feasibility chests factory (marketing, technical,

financial, administrative, legal and environmental); these being favorable proceeds to

say that the project is feasible from the stage of reformulation, the purpose of the

document is to show step by step planning for the implementation of the project by the

project manager and his nuclear team, which aims to produce chests funeral (coffins)

products, which are made in compact carton with husk of rice and natural resinsto help

improve the ecosystems and the quality of life of the human being, during the stage of

management, established planning, scope management, time management, cost

management, risk management, management of human talent, recruitment for the

execution of the project, implementation of the Project, close and control, achieving

success in implementation.

Keywords: Biodegradable, Funeral, Project Manager, Nuclear Team.

15

INTRODUCCIÓN

Las siguientes páginas contienen el informe presentado como trabajo de grado para

optar al título de Especialista en Gerencia de Proyectos, el cual es aplicado y

estructurado en los 12 capítulos del PMBOOK, guía que indudablemente todo gerente

de proyectos debe consultar y apropiar para generar óptimos resultados.

Este escrito tiene como objeto Implementar la gerencia del proyecto a partir de los

entregables específicos en el acta de inicio y combinados en el alcance, tiempo y

costes para el “diseño, montaje, legalización y lanzamiento de una fábrica de cofres

exequiales biodegradables” en un término no superior de 150 días y con un costo de

trescientos cuarenta millones ochocientos ochenta y cuatro mil trescientos veinte seis

pesos M/cte. ($340.884.326.oo).

El método para la construcción del documento inicia con la búsqueda de un proyecto el

cual debió ser reformulado para determinar la favorabilidad de las diferentes

viabilidades (mercadológica, técnica, financiera, administrativa-legal, y ambiental), con

el fin de establecer la factibilidad de la implementación del proyecto y aceptando la

reformulación del mismo; se procede a aplicar los conocimientos aprendidos en los

diferentes módulos de planificación, gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión del

costo, gestión de riesgo, gestión del talento humano, contratación para la ejecución del

proyecto, aplicación del Project, cierre y control, con el fin de dar paso a la gerencia del

proyecto a partir de la aplicabilidad de los postulados teóricos y las herramientas al

proyecto “diseño, montaje, legalización y lanzamiento de una fábrica de cofres

exequiales biodegradables” en la ciudad de Ibagué departamento del Tolima.

16

1. DEFINICIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:

De acuerdo a la LEY 1530 de 2012, Por la cual se regula la organización y el

funcionamiento del Sistema General de Regalías (SGR), las cuales son destinadas

para la financiación de proyectos económicos, sociales, ambientales, ciencia y

tecnología, con el fin de generar crecimiento económico a largo plazo, determina que

para el departamento del Tolima le fueron asignados $619.888.948.151, bajo el SGR,

para años posteriores al 2012, de los cuales se aprobaron 279 proyectos por valor de

$309.231.793.806; es decir el 49.88% del total de recursos asignados.

De la misma forma y como investigación de campo se obtiene que para el año 2014,

existen 73 egresados de la universidad del Tolima, en la especialización de Gerencia

de Proyectos, para cubrir los 279 proyectos demandados en el departamento, es decir

un déficit de 206 proyectos que sean ejecutados a feliz término con recurso humano

calificado y que desarrollen las competencias básicas de planeación y

direccionamiento.

Por lo anterior se busca gerenciar el “PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y

PUESTA EN MARCHA DE UNA FABRICA DE COFRES EXEQUIALES

BIODEGRADABLES EN EL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA”, el cual reconoce el

servicio funerario como una prestación regida por las costumbres ancestrales

(descanso al cuerpo del fallecido) y la normatividad de salubridad vigente LEY 9 DE

1979 (Enero 24) TÍTULO IX, reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 2363

de 1986, el Decreto Nacional 1172 de 1989, manual de planeamiento hospitalario para

emergencias 2007, ministerio del medio ambiente, Decreto 2676 (Diciembre 22),

normas donde expresa el tratamiento de los cuerpos sin vida los cuales deben

sepultarse bajo un esquema de seguridad que permita la reducción de contaminación

de virus y bacterias que supuran dichos cuerpos después del deceso, revisando la

infraestructura para la fabricación de los cofres exequiales en el departamento del

Tolima, se encuentra la inexistencia de fábricas de producción en serie o línea de

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14589#0



17

dichos productos; adicionalmente, carecen de un elemento diferenciador en el mercado

y los precios de comercialización son elevados generados por los costos de producción

artesanal o a baja escala, a pesar de ser un producto de alta. A causa de lo

anteriormente descrito las funerarias que prestan el servicio mortuorio en el

departamento del Tolima deben adquirir este elemento en regiones aledañas como

Quindío y Cundinamarca, para cubrir la demanda en los servicios.

Este es un grave problema ya que el sector funerario está en aras de expansión y

como se hace referencia en el artículo de Botero Guillermo presidente de FENALCO, el

cual se denomina “Crece el portafolio de servicios en planes exequiales”, afirma que las

funerarias deben primero alcanzar la eficiencia en costos para ser competitivas en el

mercado exterior y adicionalmente deben innovar su producto con elementos diferentes

a la madera.

1.2. PRONÓSTICO:

De seguir careciendo el departamento del Tolima, de recurso humano capacitado

académicamente (profesionales y/o especialistas), en proyectos es muy probable que

los propósitos presentados a diferentes fondos de financiación, sean rechazados y las

inversiones se destinen para otras disposiciones.

1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:

La carencia de profesionales y/o especialistas de calidad de formación en la gerencia

de los proyectos en el departamento del Tolima, genera contratiempos y retraso, en la

inversión pública y privada a partir de la designación de recursos por regalías y/o

inversión propia.

18

1.4. ÁRBOL DE PROBLEMAS:

Figura 1: Árbol de problemas para la gerencia de los proyectos.

Fuente: La autora.

19

2. JUSTIFICACIÓN

La implementación de este proyecto aporta al ciclo económico, a partir de la circulación

de la moneda en el intercambio de la producción de bienes (cofres exequiales

biodegradables) y el consumo de los mismos, los cuales generan diferentes tributos

que deben ser pagados al erario público; al implementar la fábrica de los cofres

exequiales biodegradables, se genera una reacción positiva del ciclo económico al

concebir empleos directos y disminuir la tasa de desempleo formal, que actualmente

afecta a este departamento; adicionalmente esta fábrica genera un medio de

producción en serie, la cual requiere para su elaboración la compra de diferentes

materias primas e insumos, reactivando de esta forma, entre otros al sector financiero,

el cual es requerido para generar un flujo de dinero en los desembolsos programados,

los cuales aumentan la circulación de la moneda en el medio y con éste la activación

del poder adquisitivo de los habitantes del sector. Al implementarse la comercialización

en el departamento, se disparan las ventas generando negociaciones que permitan

obtener ventajas comparativas y competitivas con los cofres fúnebres tradicionales

producidos en otros departamentos y quienes actualmente están contratados bajo

parámetros del justo a tiempo.

Otro punto de vista que argumenta la gerencia de este proyecto, es la conciencia

ambiental, generando mayores beneficios para los ecosistemas que actualmente tiene

el país, al disminuir considerablemente la tala de árboles para la fabricación de cofres

fúnebres tradicionales y a la absorción de la madera por la tierra al realizar el proceso

de inhumación; este proyecto genera disminución en el costo del servicio funerario en

un 30%, siendo el cofre exequial un elemento obligatorio para realizar el sepulcro de

los cuerpos y al fabricar los cofres biodegradables en materiales de menor costo como

lo es el cartón corrugado y prensarlo con cascarilla de arroz y resinas naturales,

generando una mayor rentabilidad para las funerarias.

20

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar una estrategia para aplicar los postulados teóricos y las herramientas de la

gerencia al proyecto “DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACIÓN Y LANZAMIENTO DE

UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES BIODEGRADABLES” en la ciudad de

Ibagué departamento del Tolima.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Implementar la etapa de planificación del proyecto a partir de las diferentes

gestiones alcance, tiempo, costo, riesgo y talento humano, generando control oportuno

para contra arrestar al máximo los posibles errores y/o riesgos que puedan llevar al

fracaso la gerencia del proyecto.

Exponer los modelos gerenciales correlacionados a la etapa de inversión del

proyecto, los cuales logren los objetivos planteados a través del gerente del proyecto y

su equipo nuclear, a partir del éxito de la comunicación, selección, contratación del

recurso humano y la implementación del uso de las TICS.

21

4. METODOLOGÍA

La metodología a implementarse para la gerencia del proyecto “DISEÑO, MONTAJE,

LEGALIZACION Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES

BIODEGRADABLES”, en la ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, en un término

no superior a 150 días y con una inversión de $340.884.326 pesos m/cte., es basada

en diferentes postulados teóricos, los cuales buscan la aplicabilidad de dichos

conceptos para lograr el éxito de la gerencia de proyectos; por lo tanto se realiza bajo

el esquema de estudio y elegibilidad de un proyecto factible en sus componentes

mercadológico, técnico, administrativo-legal, ambiental y financiero, apoyado desde la

academia por el Instituto de Educación a Distancia (IDEAD) de la Universidad del

Tolima, estructurado en un modelo auto constructivista y de auto formación donde el

individuo y/o estudiante realiza una formación profesional y personal a partir de la

crítica en la construcción de conocimiento, este modelo es implementado a partir de las

CIPAS (Circulo de Interacción, Participación Académica y Social), en el cual se

construye el conocimiento a partir de debates y de socialización de conceptos, como

bien lo expresa la Universidad del Tolima (2014); por lo tanto se aplican los

conocimientos aprendidos en los diferentes módulos de planificación, gestión del

alcance, gestión del tiempo, gestión del costo, gestión de riesgo, gestión del talento

humano, contratación para la ejecución del proyecto, aplicación del Project, cierre y

control, los cuales se interrelacionan en seis (6) fases, para la construcción del trabajo

de grado de la siguiente forma:

Tabla 1: Estructura Académica de la Especialización en Gerencia de Proyectos.

FASE

DESCRIPCIÓN

FASE 1 Revisión bibliográfica recomendada por los diferentes tutores para cada una de las

asignaturas vistas durante la especialización.

FASE 2 Cada revisión bibliográfica, se sistematiza a partir de discusión en plenaria con el fin de

revisar la comprensión de los temas de cada módulo.

FASE 3 Cada módulo es orientado para aprovechar al máximo los conocimientos brindados por

22

FASE

DESCRIPCIÓN

los tutores.

FASE 4 Cada tutor revisa los módulos vistos, con el fin de generar retroalimentación para

apropiar al máximo los conocimientos.

FASE 5 Cada CIPAS, realiza los ajustes recomendados por el tutor, con el fin de apropiar a un

mayor grado los conocimientos.

FASE 6 Los alumnos, entregan y socializan trabajos finales de cada módulo con el fin establecer

los respectivos aportes al trabajo final.

Fuente: La autora.

23

5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO

5.1. ENTIDADES RESPONSABLES, FORMULADORES

Jennifer Carolina Doval Rozo, Yerly Carolina Morales Reinosa y Maryi Katherin Alfonso

Niño

5.2. NECESIDAD QUE ORIGINA EL PROYECTO

En el departamento del TOLIMA, la población actual es de 1.387.641, habitantes y la

tasa de mortalidad es de 0,743%, lo cual indica que la mortalidad en el departamento

es de 10.310 habitantes por año, siendo esta la población en referencia para el

proyecto, es originado a partir de la carencia de industrialización de cofres exequiales

en el departamento del TOLIMA, para satisfacer la demanda, generando altos costos

de producción y comercialización lo cual incrementa el valor económico en el servicio

fúnebre, creando dificultades para las funerarias en las alternativas de selección de

este elemento obligatorio que debe adquirir los dolientes en el momento del descenso

del ser querido, por normatividad del ministerio de salud; adicional genera un impacto

negativo en el medio ambiente por el daño que sufre el planeta a causa de la tala de

árboles para la fabricación de los cofres exequiales tradicionales los cuales son

elaborados en madera.

5.3. SOLUCIÓN A LA NECESIDAD

IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA UNA FABRICA DE COFRES

EXEQUIALES BIODEGRADABLES EN EL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA, los cuales

permiten la disminución de costos de producción y comercialización generando una

economía en el servicio fúnebre y adicional reducen el impacto del medio ambiente al

estar elaborados en material reciclable y comprimidos en materia prima que es

24

absorbente por el suelo y subsuelo que conllevan a mejorar los ecosistemas, durante

un periodo superior a 15 años.

5.4. OBJETIVO GENERAL

Establecer la factibilidad para la producción y comercialización de cofres exequiales

biodegradables en el Departamento del Tolima, disminuyendo los costos en el servicio

fúnebre y preservando el medio ambiente.

5.5. ALCANCE O COBERTURA

Para el departamento del Tolima existe una población afectada de 10.310 fallecidos

anuales. El Estudio de demanda identificó la población objetivo después de las

restricciones del mercado, la brecha de mercado (998 fallecidos) y el tamaño del mismo

mercado objetivo el cual será de 2.448 fallecidos en el primer año a nivel TOLIMA de

acuerdo al plan de mercadeo para el año 2015, teniendo en cuenta que el canal

distribuidor y contacto principal con el consumidor final son las funerarias, quienes se

verán beneficiadas con la reducción de los costos en los cofres fúnebres y

adicionalmente se contribuirá a la disminución del impacto ambiental al aprovechar

materiales biodegradables para el fortalecimiento del suelo y subsuelo.

5.6. ÁREA DE INFLUENCIA GEOGRÁFICA

Este proyecto se implementará en el departamento del TOLIMA, a través de las

funerarias existentes en el mismo, entregando un elemento diferenciador el cual es

ambiental y a bajos costos de producción y comercialización lo cual generará una

mayor utilidad al servicio funerario.

25

5.7. ALCANCE TEMPORAL

El proyecto en estudio contempla un alcance temporal de 20 años dentro de los cuales

están la parte de la preinversión, inversión y operación del proyecto, los cuales

beneficiarán a la población objetivo del proyecto satisfaciendo la necesidad y logrando

los objetivos del mismo.

5.8. RESUMEN DEL PROYECTO

5.8.1. Viabilidad de mercado: El mercado objetivo, que se tiene para este proyecto son

los decesos anuales de los habitantes del departamento del Tolima; la cifra tomada a

partir de la población que actualmente registra el departamento es de 1.396.038

habitantes para el 2012, la tasa de natalidad para este departamento es de 0.02% y la

de mortalidad es del 0.743% de acuerdo a cifras confidenciales del DANE, es decir

cada año nacen 2.792 habitantes y fallecen 10.372 habitantes anualmente en el

departamento del Tolima, por lo tanto para la proyección de la demanda.

Tabla 2: Proyección de la demanda para el proyecto.

VARIALBLES

Proyección crecimiento

de la Población 2005-2020

DANE

Población del Tolima

Proyección crecimiento de la tasa mortalidad 2005-2020

DANE

Demanda proyectada.

(Tasa mortalidad

2010)- consumo per cápita Tolima

Unidad de

medida

Precio promedio de

venta

Total demanda anual

AÑO 2013 0,200% 1.398.775 0,743% 10.393

UND $ 527.833 $ 5.485.714.662

AÑO 2014 0,200% 1.401.573 0,743% 10.414

UND $ 551.585 $ 5.744.036.965

AÑO 2015 0,200% 1.404.376 0,743% 10.435

UND $ 576.407 $ 6.014.523.666

AÑO 2016 0,200% 1.407.184 0,743% 10.455

UND $ 602.345 $ 6.297.747.586

AÑO 2017 0,200% 1.409.999 0,743% 10.476

UND $ 629.451 $ 6.594.308.519

AÑO 2018 0,200% 1.412.819 0,743% 10.497

UND $ 657.776 $ 6.904.834.508

Fuente: DANE, adaptado por La autora.

26

La oferta proyectada para este proyecto es del 92% de acuerdo a las cifras entregadas

por el análisis de la competencia, al ser un elemento de uso obligatorio por la

normatividad de salubridad de la nación.

Tabla 3: Proyección de la Oferta

OFERENTE COFRE EXEQUIAL

PARTICIPACIÓN DEL

MERCADO

PRECIO CANTIDAD

VALOR VENTAS

ANUALES

COFRES F.J.A. 21% $ 600.000

2.165

$1.299.060.000

CENTRAL DE VENTAS 15% $ 500.000

1.547

$773.250.000

INDUSTRIAS COFRECOL 8% $ 456.000

825

$376.108.800

DISTRIBUIDORA LA FE VIVA 6% $478.000

619

$295.690.800

COFRES JOLVIR 4% $ 555.000

412

$228.882.000

FUNERARIAS MUNICIPALES 38% $ 578.000

3.918

$2.264.488.400

TOTAL DE PARTICIPACION 92% $ 527.833 9.485 $ 5.006.604.733

Fuente: La autora.

Por lo anterior se determina que la brecha del mercado apenas es del 8%, la cual se

determina para los NN o cuerpos que no ha podido ser identificados o que sus

familiares o reclaman, de esta forma se genera la siguiente tabla:

Tabla 4: Brecha del Mercado con proyección al 2018.

AÑO DEMANDA OFERTA BRECHA MERCADO

2013 10.393 9.485 908

2014 10.414 9.476 937

2015 10.435 9.495 939

2016 10.455 9.514 941

2017 10.476 9.533 943

2018 10.497 9.552 945

Fuente: La autora.

27

Para la operación exitosa de este proyecto se deben elaborar campañas agresivas de

mercadeo generando competitividad al contrarrestar los beneficios de los cofres

fúnebres tradicionales e informar los beneficios en diseños, estilos y concientizar el

cuidado del planeta a través de los cofres fúnebres biodegradables; al mismo tiempo se

realiza campaña de precios los cuales están por debajo en un 18% de los cofres

fúnebres tradicionales, esto se realiza con el fin de generar una participación gradual

en el mercado como lo muestra la siguiente tabla:

Tabla 5: Proyección de participación del mercado.

AÑO

DEMANDA

PARTICIPACIÓN

MERCADO

PORCENTAJE DE

PARTICIPACIÓN

EN EL MERCADO

PRECIO DE VENTA

UNITARIO

VENTAS ANUALES

PROYECTADAS

2.014

10.414

2.468 24% $370.000 $913.037.244

2.015

10.435

2.738 26% $386.650 $1.058.464.186

2.016

10.455

3.008 29% $404.049 $1.215.562.806

2.017

10.476

3.280 31% $422.231 $1.385.109.863

2.018

10.497

3.554 34% $441.232 $1.567.929.391

Fuente: La autora.

De acuerdo a las diferentes encuestas realizadas en la formulación del proyecto, indica

que la probabilidad de adquirir el porcentaje del mercado se debe a los nuevos diseños

de los cofres fúnebres, los cuales identifiquen al occiso, al mismo tiempo la baja del

precio del producto terminado indican un beneficio en la disminución del costo del

servicio fúnebre y la conciencia ambiental para la protección de los ecosistemas que

actualmente asimila el ser humano.

Realidad del mercado: a partir del estudio de competidores directos e indirectos

se llega a la conclusión que actualmente en el departamento, el mercado de los cofres

exequiales biodegradables es inexistente un competidor directo que ofrezca el mismo

28

producto con las mismas características en el mercado y adicionalmente que lo

entregue a unos costos de producción menor que los existentes.

Elemento diferenciador: Los cofres exequiales biodegradables se diferencian en

el mercado por materias primas e insumos elaborados en cartón corrugado,

compactado con cascarilla de arroz y adheridos con resinas elaboradas de forma

natural a base del caucho, con el fin de alimentar el suelo y subsuelo de los

ecosistemas.

5.8.2. Viabilidad técnica: Esta viabilidad se da a partir de cuatro fases: Tamaño del

proyecto, localización del proyecto y tecnología básica, con el fin de dar a conocer la

posibilidad de implementar el proyecto, El tamaño del proyecto que se genera a partir

de la capacidad instalada para la operación del mismo es de 11.000 cofres exequiales

biodegradables contando con la producción en serie y operando las 24 horas del día.

Tabla 6: Capacidad instalada del proyecto.

CAPACIDAD INSTALADA

CAPACIDAD DISEÑADA PARA PRODUCCION 11000 11000 11000 11000 11000

CAPACIDAD INSTALADA ANUAL PARA

PRODUCCIÓN

3600 3600 3600 3600 3600

CAPACIDAD UTILIZADA DE PRODUCCION 2.468

2.738

3.008

3.280

3.554

SUBUTILIZACIÓN DE LA CAPACIDAD

INSTALADA

1.132

862

592

320

46

INDICE DE SUBUTILIZACION MAQUINARIA 31% 24% 16% 9% 1%

PRODUCCIÓN DE MAQUINARA 24 H 10

PRODUCCIÓN DE MAQUINARA MENSUAL 300

PRODUCCIÓN ANUAL 3600

Fuente: La autora.

La localización del proyecto es generado a partir de ubicación por el método de puntos

en la zona: transversal 8 sur número 77-155 frente a la trilladora Villa café.

29

Tabla 7: Sistema de localización por puntos.

FACTORES DE LOCALIZACIÓN PESO

TRANSVERSA 8 SUR

NÚMERO 77-155

FRENTE

TRILLADORA

VILLACAFE

PONDERA

CIÓN

KILÓMETRO 4 VIA

PICALEÑA FRETE DE

NAVITRANS SA.

PONDERACI

ÓN

acceso a las principales vías 10% 5 0,5 4 0,4

reconocimiento comercial 13% 4 0,52 4 0,52

ubicación cercana al sector funerario 9% 5 0,45 4 0,36

Seguridad 8% 4 0,32 4 0,32

servicios públicos 11% 4 0,44 4 0,44

impuestos 7% 4 0,28 4 0,28

medios de comunicación y transporte 13% 4 0,52 3 0,39

mano de obra disponible 15% 4 0,6 4 0,6

disponibilidad de acceso a materia

prima 14% 4 0,56 4 0,56

Total 100%

4,19

3,87

Fuente: La autora.

La tecnología básica requerida para llevar a cabo la operación del proyecto es: Sierra

Circular de Mesa, cabina Aero gráfica y mesa metálica, la descripción de la maquinaria

y sus especificaciones:

Tabla 8: Descripción de la maquinaria requerida.

TECNOLOGÍA BÁSICA TIPO DE MAQUINA FUNCIONES ESPECIFICACIONES

PRINCIPALES

SIERRA CIRCULAR DE

MESA TS 250

La función específica de la

sierra de mesa circular,

cortar el cartón para realizar

la forma del cofre exequial

biodegradable, además deja

listo con estos cortes

algunos de los pliegues para

poder dar forma al cofre

exequial

* Dimensiones (Largo x

Ancho x Alto): 760 x 760

x 490 mm

* Tamaño de la mesa:

755 x 645 mm

* Altura de corte de 90/45

: 79 mm/63,5 mm

* Hoja de sierra: 254 x

15,87 mm

* Voltaje: 120 V

CABINA AEROGRÁFICA 250 Aplicar la pintura ecológica

sobre el cartón, para dar el

color del cofre exequial

biodegradable, y entregar al

consumidor final de acuerdo

Su presión varía en

función de la potencia del

aparato:Potencia: 40 ó

120 vatiosPresión: 100 ó

180 barCaudal: 270 ó

30

al requerimiento. 350 gramos/min

MESA METÁLICA

Servir de apoyo para la

elaboración de los cofres

exequiales biodegradables y

toma de muestras y

medidas.

Mesa metálica en acero

inoxidable, de 10 mts

largo x 5 mts ancho x 1.5

mts de alto.

Fuente: La autora.

El costo de la inversión en tecnología básica es:

Tabla 10: Presupuesto maquinaria requerida.

Maquinaria y equipo

PRODUCCIÓN

Sierra circular de corte 1 $ 25.272.500 $ 25.272.500

Cabina Aerografía 1 $ 19.850.380 $ 19.850.380

Mesa metálica 4 $ 707.630 $ 2.830.520

TOTAL $ 47.953.400

Fuente: La autora.

5.8.3. Viabilidad administrativa y legal: la empresa a implementarse se genera a partir

del tipo de empresa S.A. bajo las condiciones legales que estas se requieren como

mercantiles, laborales y tributarias

Tabla 9: Estructura legal de la empresa.

Forma Jurídica: Con ánimo de lucro

Persona Jurídica: Sociedad Anónima

Sigla S.A.

Tipo de Socios Accionistas

Valor de la acción Múltiplos de $100 pesos M/cte.

Número de Acciones sin limite

31

Forma Jurídica: Con ánimo de lucro

Tipo de Acción Acciones comunes

Participación en Utilidades En proporción a las acciones

Participación en Toma de Decisiones Votos en proporción a las acciones

Responsabilidad Hasta por el monto de sus aportes

Órganos Sociales Asamblea general de socios y Junta Directiva

Revisor Fiscal Requiere

Plazo de constitución 5 años

Fuente: La autora.

Estableciendo para esta empresa la estructura de tipo funcional para este proyecto se

da de la siguiente forma:

Figura 2: Organigrama para la operación del proyecto.

Fuente: La autora.

Los sistemas de contratación que se emplearán es prestación de servicios, por obra

labor y contratos a término fijo de acuerdo a las funciones establecidas.

5.8.4. Viabilidad financiera, económica y social: Con el fin de revisar la posibilidad de

inversión en el proyecto se entregan los siguientes resultados generando confianza

para el inversionista y reducir la incertidumbre económica del proyecto:

32

Tabla 11: Presupuesto para la operación del proyecto.

INVERSIÓN INICIAL

Activos Fijos $68.024.696

Activos Intangibles $25.838.000

Capital de Trabajo $137.918.661

Inversión de Ampliación/adecuación $133.000.000

Recuperación del Capital de Trabajo

Valor de Desecho

FLUJO NETO DE CAJA $364.781.357

Fuente: La autora.

Como inversión inicial por parte de los inversionistas se requiere $340.884.326pesos

m/cte. Los cuales son el inicio para la etapa pre operativa, conociendo que la tasa

interna de oportunidad del inversionista es del 16.11% de acuerdo al costo del capital.

Los Indicadores Financieros generados por el proyecto sin financiación son: VPN

$170.531.157.74, TIR 30% y B/C 1.03.

El Indicador Social se toma a partir del coeficiente de IMPACTO DISTRIBUTIVO

SOCIAL, es del 0.5451 o el 54.51%, indicando que su impacto supera el 50% sobre los

colaboradores para el proyecto contribuyendo a la mano de obra nacional no calificada

reduciendo el impacto de desempleo a nivel nacional.

5.8.5. Viabilidad ambiental: Se genera a partir de la afectación surgida a los diferentes

elementos de la tierra como agua, aire, suelo y bosques con el fin de efectuar los

modos de afectación negativos y generar disminución en los impactos ambientales que

contribuyan a mejorar los ecosistemas.

33

Tabla 12: Afectación y disminución del impacto ambiental ocasionado por el proyecto.

AFECTACIÓN MODO AFECTACIÓN DISMINUCION ACTUAL AFECTACIÓN

AGUA Aguas lluvias, bajante de aguas

negras, destilación de pintura

ecológica.

Actualmente las industrias de los cofres exequiales se

realizan con pinturas en aerosol o pinturas a base de aceite

(thiner) lo cual provoca será afectación en lavado y

contaminación en afluentes; este proyecto innovador busca

la disminución en uso de ese tipo de pinturas a

implementarse la pintura ecológica para protección del

medio ambiente.

AIRE

ATMOSFERA

Pintura ecológica y polvos de

cortes.

La pintura ecológica afectara en menor medida el aire al

tener agentes internos que disminuyen el impacto ambiental

SUELO Afectación a la modificación

normal de la tierra con la

estructura del proyecto en

distribución de planta.

La afectación que se realizara con el cofre biodegradable a

base de cartón y cascara de arroz genera nutrientes a la

tierra para años posteriores

BOSQUE sustracción de cartón Disminuye la tala de árboles para corte de madera con el fin

de realizar los cofres exequiales tradicionales, se pasa al

cartón corrugado y compren sado con cascara de arroz

disminuyendo el impacto en tala.

Fuente: La autora.

Ver anexo A. Para la normatividad ambiental y manejo de salubridad de los cuerpos

inertes.

34

6. EL CONTEXTO DEL PROYECTO

6.1. ECONÓMICO-FINANCIERO:

De acuerdo al comportamiento de la economía en Colombia, se obtiene que para el

proyecto los precios no varían en gran proporción debido a que la madera es una

materia prima abundante que para su manejo no tiene gran restricción como a nivel

mundial; los precios de los cofres fúnebres tradicionales oscilan desde 450.000 a

1.500.000 de acuerdo a la decoración acabado y detalle de fabricación de tipo

artesanal; así mismo no existe la cultura de cofres biodegradables y es algo novedoso

para el sector; en lo referente a industrias manufactureras el DANE, en su boletín de

prensa expedido en junio de 2014, se puede observar una variación porcentual para

este sector del 3,3% en el I trimestre del 2014 con relación al mismo trimestre en el

2013. Para una variación total del PIB del 4.3%. Esto muestra un leve crecimiento en

el sector manufacturero que puede generar expectativas positivas para el año 2015 en

el mismo.

Según el informe de Pro Colombia de exportaciones totales colombianas según

gerencia - sector – subsector acumulado noviembre 2013 – 2014, actualizado a enero

de 2015, no se hace referencia directamente a exportaciones de ataúdes o urnas ya

sean tradicionales o de origen natural. Solo se menciona lo referente a muebles en el

sector de manufactura que decayó en un 2%, pero la información allí consignada no

menciona ni permite determinar si dentro de este ítem se encuentran exportaciones de

ataúdes.

Según información entregada por el BANCO DE LA REPUBLICA EN COLOMBIA, La

tasa de interés es el precio que asumen tanto deudores como prestamistas por el uso o

colocación de una cantidad de dinero en un determinado período de tiempo, se da las

siguientes tasas:

35

Tabla 13: Tasas del mercado.

TIPO DE TASA

VALOR REPRESENTATIVO EN %

VIGENTE 2014

Tasa de intervención de política monetaria Banco de

la República

4,51%

Tasa Interbancaria - Tasa efectiva 4,5%

Depósito a término fijo - Tasa efectiva 4,41%

Fuente: Banco de la república de Colombia (2014).

Finalmente la junta directiva del Banco de la República en Colombia espera un

incremento de la inflación del 3% en respecto del año anterior con el fin de obtener

estabilidad económica en el país.

De acuerdo a los indicadores financieros arrojados por la reformulación del proyecto

VPN $170.531.157.74, TIR 30% y B/C 1.03 y conociendo que la tasa interna de

oportunidad del inversionista es del 16.11% y que el Indicador Social se toma a partir

del coeficiente de impacto distributivo social 54.51%, se encuentra que diferentes

fondos de inversión generan recursos económicos para la financiación de proyectos

productivos como incentivo al emprendimiento como: Fondo Emprender, Fondo

Bavaria, Banco Interamericano de Desarrollo y/o Bancoldex.

6.2. TECNOLOGÍA:

La tecnología que actualmente usa el departamento del Tolima y que genera una

necesidad a suplir es la fabricación de los ataúdes tradicionales de forma artesanal o

con poca tecnificación, lo cual genera un retraso en la competitividad a nivel local y de

la misma forma disminuye la posibilidad de globalizar la industria, generando una

desventaja comparativa del sector, por lo tanto se espera implementar una fábrica de

cofres exequiales biodegradables en línea que permita que el cofre se mueva de forma

secuencial de una estación a la otra, logrando la producción total del contendido con

algunos elementos de diferenciación en terminados, generando mayor productividad y

competitividad en el mercado. La implementación de este proceso requiere dos

36

máquinas especializadas como lo es la sierra circular y la cabina aerografía para

realizar los terminados de estos productos, maquinas que actualmente se encuentran

en el mercado nacional, adicional se requiere incorporar hardware y software

(tecnología dura y blanda) que permitan obtener las ventajas competitivas y

comparativas esperadas en el proyecto.

6.3. POLÍTICO:

En Colombia el sector de los cofres exequiales, ha venido extendiéndose

gradualmente, en zonas apartadas del país que han sufrido permanentes desastres

naturales por lo cual la industria manufacturera de este tipo de productos se ha venido

ampliando sobre todo los últimos años.

De la misma forma este proyecto es delimitado por un entorno político favorable de

acuerdo a las normatividades que le rige como lo son: la carta magna y/o Constitución

política de Colombia, en su artículo 8, en su artículo 80, artículo 95 y las normas que

actualmente son implementadas en salubridad LEY 9 DE 1979 (Enero 24)

TÍTULO IX, Reglamentado Parcialmente por el Decreto Nacional 1172 de 1989,

manual de planeamiento hospitalario para emergencias 2007, ministerio del medio

ambiente ministerio de salud Decreto 2676 (Diciembre 22), el Decreto Nacional 2363

de 1986 y en la normatividad ambiental el decreto 2811 de diciembre de 1974, Por el

cual se dicta el Código Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Protección al

Medio Ambiente.

Por otra parte, el Ministerio de Protección Social en la RESOLUCIÓN 1447 DE 2009,

modificó algunos aspectos de la cremación de cadáveres como se observa en su

artículo No. 41: “características de los contenedores de la cremación: Los contenedores

que se utilizan para realizar la cremación de cadáveres o restos humanos deben

cumplir con las siguientes características:

a) Los contenedores de cremación deben ser de material de fácil combustión y no

pueden estar lacados, pintados, ni barnizados.

b) No podrán utilizar materiales metálicos en su fabricación.

c) Los puntos de soporte del féretro deben ser removibles.







37

d) Los contenedores se cremarán junto con el cadáver y en todo caso no serán

reutilizados. ”

Como se puede ver en el literal d, los cofres no podrán ser reutilizados por lo cual el

usuario debe comprar y no alquilar el cofre como se venía realizando.

Esto hace que los costos funerarios con el método de cremación sean más altos y

además como se observa en el literal a, se hacen exigencias en cuanto a las

características del contenedor que difícilmente un ataúd estándar puede cumplir, caso

diferente en los cofres exequiales biodegradables que cumplen a cabalidad con estos

requisitos. Al generar empleos directos e indirectos contribuirá a mejorar la calidad de

vida de los beneficiarios y sus familias, al mismo tiempo que al mejorar el ecosistema

mejoran condiciones de salubridad para los habitantes del departamento.

6.4. AMBIENTAL:

Alrededor del mundo y en aras de reducir el impacto ambiental que el ser humano le

genera permanentemente al planeta a partir del siglo XXI, se ha generado una ola

ecologista que compromete todo tipo de empresas. Es el caso de los productores de

cofres exequiales los cuales han generado nuevas alternativas que se vienen

desarrollando mas no se han instaurado masivamente de manera comercial en los

diferentes países en los cuales han surgido este tipo de innovaciones dentro de las

cuales existen varias opciones. La primera, son los cofres exequiales biodegradables

desarrollados en su mayoría por empresas Europeas y las urnas ecológicas.

Los primeros, son hechos a base de cartón y accesorios plásticos mientras que las

urnas pueden ser de sal, para lanzarlas al mar y que se diluyan, o de tierra para que al

enterrarlas sirvan como abono o con una semilla adentro para que luego de enterrada

crezca un árbol y los residuos sirvan como abono para el mismo.

En segundo lugar encontramos los llamados entierros ecológicos, que consisten en una

idea desarrollada principalmente en Estados Unidos en donde hay cementerios

dedicados y acondicionados para realizarlos en donde la persona se entierra sin ataúd,

sin ropa sin ningún elemento más que los restos para acelerar así el proceso de

38

degradación y descomposición del cuerpo sin generar daños colaterales al medio

ambiente provenientes de materiales como la madera, el bronce, cobre, acero, e

incluso el cemento que se utiliza para la construcción de las lapidas ya que estas

también son suprimidas en este tipo de entierro. Esta opción la han adoptado hasta en

un 20% de los 35 millones de jubilados en Estados Unidos obteniendo hasta ahora una

buena acogida.

Otro tipo de entierro ecológico se ha venido desarrollando desde hace siete años por la

bióloga Susanne Wiigh-Maesak, el entierro verde: que consiste en sumergir el cadáver

en nitrógeno líquido para que se congele. A esta temperatura la materia orgánica se

vuelve más frágil y quebradiza que un delicado cristal. Estos restos se SACuden en

una maquina hasta que se rompen en pequeñas partículas, se remueve el agua

remanente y luego se entierran las cenizas a poca profundidad en donde en cuestión

de semanas se descomponen y fertilizan como un compost para la tierra e incluso se

sugiere plantar un árbol sobre el lugar como recuerdo de la existencia de la persona

fallecida.

En España también se han desarrollado otro tipo de servicios complementarios como

por ejemplo los coches fúnebres eléctricos, que disminuyen los costos funerarios al no

utilizar combustibles siendo menos contaminantes y más silenciosos.

Por lo anterior el proyecto a implementarse genera impacto positivo para el

mejoramiento de los ecosistemas y la renovación de los nutrientes de la tierra al estar

elaborados de: cartón material con un alto grado de desintegración y al estar compacto

con cascarilla de arroz, la cual genera un compost obtenido por la inoculación de la

mezcla de materiales orgánicos con microorganismos que descomponen la materia

orgánica a través de diferentes procesos bioquímicos naturales; estos cofres son

adheridos con resinas naturales las cuales son extraídas 100% de plantas como el

caucho y las pinturas para decoración y terminados son ecológicas con el fin de reducir

los impactos ambientales tradicionales.

39

6.5. SOCIAL

A nivel local se puede observar que las tradiciones fundamentales de un funeral como

tal no han cambiado sustancialmente. Sin embargo, la previsión se ha convertido en

un factor tan importante, que las empresas de la región se han volcado en este sentido.

Otro aspecto a tener en cuenta son los decesos de personas diferentes a la vía natural,

como lo son: epidemias, desastres naturales, homicidios, atentados terroristas, muertes

por minas antipersonales, los cuales representaron en el Tolima un incremento del

2008 al 2009 en un 6% al pasar de 415 en el primer año a 439 en el segundo. Esto

influye directamente en el crecimiento de la demanda en el sector local por ataúdes,

otro de los factores que influyen para adquirir el cofre exequial es la capacidad de

compra en los habitantes, debido a la inequidad social existente, personas de los

estratos 0 y 1, quienes no manejan recursos económicos para la compra y acceder a

este servicio de forma directa.

Complementariamente y de acuerdo con el procesos de investigación de mercados

realizado en la formulación del proyecto, en la viabilidad del mercado, el 90% de la

población encuestada afirma comprar un cofre exequial biodegradable si sus

terminados son parecidos o mejores que los cofres tradicionales, de igual forma las

costumbres ancestrales de entierros han ido evolucionando a la cremación, de la

misma forma ha ido cambiando la mentalidad desde la arista de protección del medio

ambiente.

40

7. LA GERENCIA DEL PROYECTO

7.1. PLANIFICACIÓN:

La gerencia del proyecto, formaliza su inicio a partir del acta de constitución o acta de

gerencia en la cual reposa: el Enunciado del Problema, la descripción del Proyecto, los

objetivos del Proyecto, el alcance del Proyecto, los productos entregables, la población

beneficiaria, los factores críticos de éxito, los supuestos, las restricciones, la Autoridad

del Proyecto e Hitos y la organización del proyecto, determinando la gestión del

alcance con el fin de determinar los parámetros de verificación y control, basado en dos

variables principales las cuales son tiempo y costo desglosados en Estructura de la

División del Trabajo, generando el éxito de la entrega y cierre de la gerencia de

proyectos. Ver anexo B: del documento Acta de la Gerencia del Proyecto.

7.2. GESTIÓN DEL ALCANCE:

Para la gerencia del proyecto se establece el siguiente objetivo: DISEÑO, MONTAJE,



no superior a 150 días y con una inversión de $340.884.326pesos m/cte.

De acuerdo al concepto emitido por el PMBOOK, establece que el alcance “es el

proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del

producto”; (p.52); por lo tanto como primera herramienta a usar se encuentra la EDT

(Estructura de la División del Trabajo), herramienta que desglosa todas las actividades

que deben realizarse para implementar la gerencia del proyecto de forma eficaz y

eficiente, a partir de subactividades que permitan un fácil control y verificación de

alcance de las mismas, para la gerencia de este proyecto se establecen 10 actividades

y cada una con sus respectivos paquetes de trabajo las cuales son:

41

Tabla 14: Definición de actividades y sub actividades.

DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES DE SEGUNDO NIVEL

ACTIVIDAD ACTIVIDAD DE SEGUNDO NIVEL

1. CONTRATACIÓN EQUIPO

NUCLEAR

A. SELECCIÓN DE EMPRESA DE EMPLEO TEMPORAL

B. ENTREVISTA DE CANDIDATOS

C. SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS

2. CONTRATACIÓN DE

EMPRESA DE VIGILANCIA

Y SEGURIDAD

D. SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE

SEGURIDAD

E. SELECCIÓN Y CONTRATACION DE EMPRESA DE

SEGURIDAD

3. FICHAS TÉCNICAS DE

MATERIA PRIMA

F. ELABORACIÓN DE FICHAS TÉCNICAS

4. PLAN DE MARKETING

PARA LANZAMIENTO

G. DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS DE MERCADEA

H. ELABORACIÓN DE PLAN DE MARKETING DE

LANZAMIENTO

5. PERFILES DE PUESTOS

DE TRABAJO

I. ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO

J. DEFINICIÓN DE LOS PERFILES

6. COMPRA DE EQUIPOS DE

COMPUTO Y

COMUNICACIÓN,

MAQUINARIA Y MUEBLES

Y ENSERES

K. COTIZACIONES

L. COMPRA, INSTALACIÓN Y VERIFICACIÓN DE MUEBLES

Y ENSERES

M. COMPRA, INSTALACIÓN Y VERIFICACIÓN DE EQUIPOS

DE COMPUTO

N. COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE

MAQUINARIA

7. CONTRATACIÓN Y

ADECUACION DEL

TERRENO E

INSTALACIONES

0. ARRENDAMIENTO DEL TERRENO

P. ADECUACION DE INSTALACIONES

8. PRUEBA PILOTO Q. CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS

R. ELABORACION DEL COFRE

9. REQUERIMIENTOS

LEGALES

S. OBLIGACIONES MERCANTILES Y TRIBUTARIAS

10. CIERRE DEL PROYECTO T. CIERRE

Fuente: Gido y Clemens, 1999, adaptado por La autora.

42

La estructura de la EDT, puede verificarse en el anexo C.

El diccionario de la EDT, es aquel que contiene las especificaciones técnicas y la

documentación requerida de cada una de las actividades en su respectivo paquete de

trabajo. Ver anexo D Diccionario de la EDT.

Para establecer una coherencia entre las actividades, su desarrollo, y control se debe

efectuar la matriz de responsabilidades la cual tiene doble entrada de información en el

extremo superior se encuentra los responsables de las actividades y en el extremo

izquierdo las actividades a efectuarse, en el cual se establece la información a partir de

los criterios de responsable de ejecutar, autoridad de aprobación final, quienes deben

ser consultado y quienes informados, la en la cual se encuentra los interesados, el

gerente del proyecto y su equipo nuclear. Ver Anexo E Matriz de Responsabilidades.

7.3. GESTIÓN DEL TIEMPO:

La gestión del tiempo es dada a partir de los procesos requeridos con unos tiempos

establecidos de acuerdo a las secuencias generadas en la EDT, con el fin de generar la

entrega del compromiso realizado en el acta de constitución de la gerencia del

proyecto, en el siguiente cuadro se muestra la duración de cada una de las actividades

y su holgura:

Tabla 15: Actividades, precedencias, fechas tempranas y tardías y holgura.

ACTIVID

AD

PREDECESORA

S

FECHA TEMPRANA FECHA TARDIA HOLGU

RA INICIO TERMINACIO

N

INICIO TERMINACIO

N

A - 1 7 1 7 0

01-ago 07-ago 01-ago 07-ago

B A 8 14 8 14 0


C B 15 18 15 18 0


43

D A 8 14 12 18 4


E D 15 17 19 21 4


F C 19 48 113 142 94

19-ago 17-sep 21-nov 20-dic

G C 19 33 98 112 79

19-ago 02-sep 06-nov 20-nov

H G 34 63 113 142 79

03-sep 02-oct 21-nov 20-dic

I C 19 25 129 135 110

19-ago 25-ago 07-dic 13-dic

J I 26 32 136 142 110

26-ago 01-sep 14-dic 20-dic

K C 19 41 89 111 70

19-ago 10-sep 28-oct 19-nov

L K 112 118 135 141 23

20-nov 26-nov 13-dic 19-dic

M K - P 112 118 135 141 23

20-nov 26-nov 13-dic 19-dic

N K - P 112 141 112 141 0

20-nov 19-dic 20-nov 19-dic

O C 19 21 19 21 0


P O - E 22 111 22 111 0

22-ago 19-nov 22-ago 19-nov

Q C 19 25 135 141 116

19-ago 25-ago 13-dic 19-dic

R L - M - N -Q 142 142 142 142 0

20-dic 20-dic 20-dic 20-dic

S C 19 48 113 142 94

19-ago 17-sep 21-nov 20-dic

T F - H - J - R - S 143 149 143 149 0

09-dic 15-dic 21-dic 27-dic


44

El anterior recuadro muestra que las actividades que no generan holgura, las cuales

son consideradas como la ruta crítica del proyecto son: A; B; C; O; P; N; R; T, las

cuales no pueden generar un retardo de tiempo de ejecución por que generarían un

retraso en el tiempo de entrega preestablecido para la gerencia del proyecto.

Del mismo cuadro se identifica para la gerencia del proyecto las actividades y sus

acciones predecesoras, las cuales deben implementarse en los tiempos establecidos

para no generar un retraso en el iniciar la siguiente actividad, y con esto lograr el justo

a tiempo del compromiso de un gerente de proyectos.

La programación de los períodos se fundamenta en la planificación y programación de

la ejecución de la etapa de inversión para generar más adelante la operación del

proyecto, por lo tanto se genera el diagrama de RED, el cual otorga la ruta crítica que

permite conocer los cuellos de botella o las holguras cero que se requieren para el

proyecto, es decir los puntos donde se requiere mayor atención y control en la gerencia

del proyecto, pues tiene las fechas más tempranas y tardías para la implementación de

este proyecto. Ver anexo F Ruta Crítica.

Tabla 16: Actividades de la ruta crítica y sumatoria de las actividades.

RUTA CRITICA

A+B+C+S+T 55

A+B+C+F+T 55

A+B+C+G+H+T 70

A+B+C+I+J+T 39

A+B+C+Q+R+T 33

A+B+C+K+L+R+T 56

A+B+C+K+M+R+T 56

A+B+C+O+P+L+R+T 126

A+B+C+O+P+M+R+T 126

A+B+C+O+P+N+R+T 149

A+D+E+P+L+R+T 122

A+D+E+P+M+R+T 122

45

A+D+E+P+N+R+T 145


El diagrama de Gantt, generado para este proyecto representa gráficamente los días

en los cuales se debe efectuar las actividades teniendo en cuenta los días corrientes

sin festivos, para ejecutar el progreso de la gerencia del proyecto y entregarlo en los

tiempos establecidos, este diagrama genera a partir de la visualización una fácil

comunicación entre los inversionistas, el gerente del proyecto y el equipo nuclear. Ver

anexo G Diagrama de Gantt.

7.4. GESTIÓN DEL COSTO

La gestión del costo para la gerencia de la propuesta AL PROYECTO “DISEÑO,

MONTAJE, LEGALIZACIÓN Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES

EXEQUIALES BIODEGRADABLES” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ DEPARTAMENTO

DEL TOLIMA., se determina a partir de los costos directos e indirectos requeridos para

la etapa de inversión e implantación del proyecto para la etapa de operación de

acuerdo al ciclo de vida del proyecto, de esta misma forma se realiza el estudio

financiero el cual contempla los desembolsos de dinero a efectuar adquisición y

sostenimiento del gerente del proyecto y su equipo nuclear, la contratación del

outsorcing, las adecuaciones, reparaciones locativas, la compra de maquinaria y

equipos necesarios para el funcionamiento de la planta operacional para la fabricación

de los cofres exequiales biodegradables, además de costos de papelería, trámites

legales necesarios y asesorías jurídico y financiera requeridos para esta etapa del

proyecto.

Después de haber realizado un minucioso estudio de la proyección de viabilidad

financiera y ser aceptada por los inversionistas, prosigue el presupuesto de inversiónes

realizado de acuerdo con la EDT, teniendo en cuenta los factores legales determinados

por la legislación laboral colombiana, el plan de riesgos, el cronograma de actividades,

la gestión de las comunicaciones y las adquisiciones de maquinaria y equipos junto con

46

el montaje de los mismos. El presupuesto se consolidó con base a las actividades y de

acuerdo con datos obtenidos así:

Adecuaciones y reparaciones locativas de la planta y adquisiciones de

maquinaria y equipos, de acuerdo con el estudio técnico de la etapa de formulación.

Determinación de los valores correspondientes a horas de trabajo por cada

colaborador, para el gerente del proyecto y su equipo nuclear de acuerdo al

organigrama del proyecto.

Estructura EDT y cronograma de actividades de acuerdo al Gantt del proyecto.

Los siguientes son anexos correspondientes a los costos y gastos desembolsables,

generando parte del presupuesto del proyecto para su etapa de ejecución:

Ver anexo H: Costos de Personal

Ver anexo I: Gastos generales e improvistos

Ver anexo J: Inversiones en Activos Fijos - Maquinaria y Equipos

Ver anexo K: Inversiones Intangibles – Legalización.

Ver anexo L: Contratación con terceros

Ver anexo M: Inversión en Adecuaciones y Reparaciones locativas

7.4.1. Flujo de caja: El flujo de caja elaborado para la gerencia de este proyecto, es

basado en la EDT, el tiempo de operación en el que se incurre y los recursos (humanos

y no humanos) empleados para esta etapa de inversión; el flujo de caja es elaborado

de forma mensual con el fin de identificar los costos por cada una de las actividades y

de informar al recurso humano que los pagos serán mensuales; los contratistas

deberán presentar con una semana de anticipación el corte de obra para verificar el

avance en cumplimiento y con esto se realizara el respectivo desembolsos de dinero.

Ver anexo N: Flujo de caja de la Gerencia del Proyecto.

7.4.2. Plan de desembolsos: Con el fin de generar los pagos de forma eficiente se

firma el acuerdo de cinco (5) desembolsos en la cuenta bancaria establecida entre los

47

inversionistas y la gerencia del proyecto; Ver anexo Ñ: Plan de desembolsos de

acuerdo al flujo de caja.

7.5. GESTIÓN DE RIESGO:

La gerencia del proyecto tiene como objetivo el DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACION

Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE COFRES EXEQUIALES


no superior a 150 días y con una inversión de $340.884.326pesos m/cte.; el riesgo en

la gerencia del proyecto es entendido como la vulnerabilidad existente para cada una

de las actividades que se deben ejecutar de acuerdo a lo plasmado en el acta de

constitución de la gerencia, los riesgos son medibles en forma cualitativa y cuantitativa;

a partir de esta medición se generan planes de contingencia con el fin de mitigarlos y/o

evitar que surjan. Es necesario generar una medición real y transparente a partir de

juicios subjetivos generados de problemáticas y/o situaciones parecidas, esta razón

genera contratar un equipo de expertos quienes emitan su juicio de impacto (nivel de

daño que puede generar) y de probabilidad (grado de ocurrencia del hecho), a partir de

su criterio y emisiones de riesgos tratadas se realizan la planeación estratégica de

riesgos.

Por lo anterior el equipo humano y/o nuclear goza de liderazgo y responsabilidad al

identificar los posibles riesgos y generar posibles salidas viables que lleven a un

adecuado manejo de la mitigación de las mismas afectaciones; por lo anterior el

Gerente del Proyecto y su equipo nuclear es competente para:

Reconocer y estudiar los posibles riesgos aplicados a la etapa de inversión del

proyecto, los cuales influyan de forma negativa en los entregables definidos en el acta

de constitución de la gerencia.

Administrar los posibles riesgos y los impactos que estos generarían en la etapa

de inversión, con el fin de identificar la probabilidad de que ocurra y el nivel de efectos

que produciría.

48

Implementar las medidas necesarias a nivel interno de la gerencia con el fin de

generar planes de contingencia aplicados de forma inmediata y que permitan que la

gerencia se ubique en un grado de impacto normal.

Las acciones se estipulan de la siguiente forma de acuerdo a la matriz de

responsabilidades del equipo nuclear:

Tabla 17: Acciones del G.P y su equipo nuclear para riesgos.

CARGO FUNCIONES

GERENTE DEL

PROYECTO.

Establecer las políticas organizacionales.

Coordina y controla el recurso humano y no humano de la

etapa de inversión.

Establece y aprueba los planes de contingencia para la

mitigación de los impactos durante esta etapa.

Establece un compromiso de los tiempos de entrega

maximizando los recursos de dineros y minimizando los costos

para la gerencia del mismo.

Establecer estrategias que disminuyan todo tipo de

incertidumbre financiera dentro de la gerencia del proyecto.

Coordina la legalidad de esta etapa del proyecto.

RESIDENTE DE

OBRA

Establecer los impactos generados y la mitigación de los

mismos de las posibles afectaciones del contrato de adecuación

y reparación de instalaciones locativas.

Determinar las afectaciones generadas a partir de los

materiales de construcción y su utilización con el fin de

determinar acabados.

Fundamentar los criterios de la compra y resistencia de

materiales a partir de los estudios y laboratorios generados de

los requerimientos sísmicos establecidos por la norma

Colombiana de construcción.

JEFE

OPERACIONES

Establecer los posibles riesgos de la gerencia del

proyecto para implementar las fichas técnicas de materias primas

y la consecución de las mismas a partir de los proveedores

ubicados geoestratégicamente.

49

Recibir adecuadamente todos los recursos técnicos como

maquinaria y equipos requeridos para la operación del proyecto.

Establecer parámetros de actuación para los posibles

riesgos de la prueba piloto que pueda generar un retardo en la

entrega del proyecto.

JEFE DE

MERCADEO

Establecer las posibles afectaciones para el plan de

mercadeo de lanzamiento del proyecto.

Generar disminución de los impactos de la competencia a

partir de los análisis del bechmarketing.


Se establece la matriz de responsabilidades para cada uno de los cargos de la

Gerencia del Proyecto, diseñando una matriz de doble entrada donde en la parte

superior se encuentra cada uno de los cargos y en la parte derecha se establecen los

criterios de los riesgos establecidos; las responsabilidad de cada cargo para prevenir o

disminuir los impactos de los riesgos se genera a partir de dos criterios fundamentales:

P: Responsabilidad Principal y S: Responsabilidad de Apoyo, Ver el Anexo O Matriz de

responsabilidades para riesgos.

Para establecer de forma eficiente el plan de la gestión de riesgos se debe implementar

las siguientes políticas internas en la etapa de inversión:

Implementar el proceso de evidencias documentales, registro fotográfico, actas,

etc., que permita evidenciar el proceso, los logros y los retrasos de los mismos y

generar planes de apoyo y/o evidenciar responsabilidades y nuevas alternativas de

solución.

Correspondiente a la estructura organizacional por proyecto, cada integrante se

hace responsable de sus entregables, de esta forma se deben implementar por

actividades los diferentes procesos de ejecución, control y evaluación de los procesos

generados para la entrega eficiente de la gerencia del proyecto.

50

El gerente del proyecto, junto a su equipo nuclear debe implementar los planes

estratégicos de alimentación veraz e inmediata de la información en los diferentes

sistemas con el fin de tomar decisiones de forma imparcial, transparente y ágil.

Las actividades de deben pronosticar junto a sus riesgos desde la etapa de

planeación con el fin de implementar los planes de contingencia.

Las reuniones deben ser predeterminadas a partir de los hitos, con el fin de

establecer avances y riesgos que se presentan para la toma de decisiones.

Para revisar el impacto de los riesgos de forma cualitativa se establece una matriz de

doble entrada con el fin de identificar lo siguiente:

En el extremo superior se encuentra el impacto el cual determina la levedad o

gravedad de la ocurrencia de un hecho bajo la gerencia de un proyecto la afectación se

determina bajo los siguientes criterios:

o Bajo: el hecho presentado puede generar para la etapa de inversión un impacto

leve, es decir con poca significancia.

o Medio: el hecho presentado puede generar para la etapa de inversión un retardo

medio.

o Alto: el hecho presentado puede generar para la etapa de inversión un retraso

en la ejecución de la etapa de inversión del proyecto.

En el extremo izquierdo se genera la probabilidad de que un hecho ocurra o no,

existiendo la formación cualitativa y la posibilidad de concurrencia del hecho, por lo

tanto la probabilidad se determina bajo los siguientes criterios:

o Altamente probable: su probabilidad de ocurrencia es de un 80 a 100%, es decir

es muy factible que ocurra.

o Probable: su probabilidad de ocurrencia es de un 40% a un 79%, es decir es

factible que ocurra.

o No tan probable: su probabilidad de ocurrencia es de un 1% a un 39%, es decir

no están factible que ocurra.

Estableciendo anteriormente la matriz de responsabilidades, se categorizan los riesgos

a partir de la estructura organizacional de la gerencia del proyecto, el cual estable la

51

gerencia del proyecto, el área de mercadeo, el área técnica y el área de construcción.

Ver anexo P: Matriz de determinación de los riesgos del proyecto.

El análisis cuantitativo se realiza a partir del siguiente recuadro:

Tabla 18: Clasificación y definición técnica de los riesgos.

Riesgo Bajo Gestionar por procedimientos de rutina.

Riesgo Moderado Gestionar diferentes procedimientos de monitoreo

Riesgo Alto Acción inmediata, con planes y correctivos.

Fuente: La autora.

Por lo tanto se implementa el cuadro que identifica de acuerdo a cada riesgo su nivel

de impacto:

Tabla 19: Matriz de Probabilidad e impacto del riesgo.

MUY PROBABLE R34 R3

R12-R27- R29-R30-

R32

PROBLABLE R5-R18 R15-R28-R31-R33

R10-R11-R13-R14-

R17-R39

IMPROBABLE R25-R36-R37

R1-R20-R21-R22-R23-

R24-R26 R6-R7-R35-R38

PROBABILIDAD

RIESGO

TRIVIAL MEDIO SEVERO

Fuente: La autora.

Ver anexo la evaluación cualitativa de los riesgos generados por la gerencia del

proyecto ver anexo Q: Matriz de riesgos cualitativos y evaluación.

Los riegos también son establecidos a partir de unas variables cuantitativas que midan

los impactos de forma numérica, teniendo en cuenta las posibles consecuencias, en

52

grados de severidad que afecten el normal funcionamiento de la gerencia del proyecto

y/o retarden la entrega, por lo anterior se establecen las siguientes zonas:

Tabla 20: Evaluación de Riesgos

Riesgo muy grave. Requiere medidas preventivas urgentes. No se debe

iniciar el proyecto sin la aplicación de medidas preventivas urgentes y sin

acotar sólidamente el riesgo.

Riesgo importante. Medidas preventivas obligatorias. Se deben controlar

fuertemente las variables de riesgo durante el proyecto.

Riesgo apreciable. Estudiar económicamente si es posible introducir

medidas preventivas para reducir el nivel de riesgo. Si no fuera posible,

mantener las variables controladas.

Riesgo marginal. Se vigilará aunque no requiere medidas preventivas de

partida.

Fuente: La autora.

La siguiente matriz de impacto de probabilidad muestra la medición de los impactos

que se podrán generar en el proyecto de la siguiente forma:

Tabla 21: Valores para medición de impacto y probabilidad de riesgos cuantitativos.

GRAVEDAD (IMPACTO)

MUY

BAJO 1

BAJO

2

MEDIO

3

ALTO

4

MUY

ALTO 5

PROBABILIDAD

MUY ALTA 5 5 10 15 20 25

ALTA 4 4 8 12 16 20

MEDIA 3 3 6 9 12 15

BAJA 2 2 4 6 8 12

MUY BAJA 1 1 2 3 4 5

Fuente: La autora.

53

Los siguientes anexos complementan el análisis de los riesgos para la gerencia de este

proyecto:

Matriz de Riesgos cuantitativa. Ver anexo R.

Matriz de los riesgos posibles, clasificación, nivel, fuentes, causas, área de

impacto, consecuencia y control en la ejecución del proyecto. Ver anexo S.

Plan de Riesgos. Ver anexo T.

7.6. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO:

La gestión del talento humano, es importante en la gerencia de los proyectos, con el fin

de lograr los objetivos plasmados en el acta de constitución, de acuerdo a John M.

Ivancevich (2005), el talento humano genera mayor competitividad y productividad en

un contexto globalizado; adicionalmente, es el factor significativo en las decisiones

estratégicas de la dirección, debido a que el personal genera ideas y da soluciones a

problemáticas que hasta el momento no pueden ser creadas por una máquina

previamente programada, (los ordenadores requieren instrucciones otorgadas por el

ser humano); si se implementa un equipo de trabajo para el proyecto de alto

rendimiento conlleva a generar un valor agregado a la organización en el Know how en

los activos fijos de la empresa y por ende a la estructura y ejecución de la etapa de la

gerencia del proyecto, el recurso humano eficiente logrará alcanzar las metas

propuestas a partir de colaboradores motivados y que a su vez el gerente del proyecto

explote al máximo las habilidades de cada individuo para aumentar la fuerza productiva

y competitiva en un ambiente cálido de trabajo generado a partir de la escala de

valores iniciando por el respeto y el compromiso por la ejecución de lo contratado.

7.6.1 Estructura de organización para la ejecución del proyecto: De acuerdo a lo

estudiado en Guido y Clements, 1999, Para la ejecución de este proyecto se requiere

de una estructura que le permita tener una excelente conexión del trabajo en equipo,

los cuales busquen lograr los objetivos comunes del acta de constitución, sin

sobrepasar las ideas y/o tareas encaminadas a cada colaborador con el fin de obtener

reconocimiento personal y profesional; al mismo tiempo se necesita que se reconozca

54

la autoridad de mando de la gerencia del proyecto y que cada área funcional generé

soluciones prontas a problemáticas sin trascendencia; de igual manera la implantación

para este proyecto debe realizarse a partir de una nueva estructura debido que no

existe relación alguna de dependencia en otra empresa; por lo anterior el tipo de

estructura organizacional para la gerencia es orientada a la ejecución del proyecto, en

la cual todos los integrantes del equipo nuclear trabajan con dedicación para la entrega

de resultados, los recursos son aprovechados al máximo y las personas están ligadas

directamente a la consecución de los objetivos del logro del proyecto; siendo este un

sistema flexible para afrontar retos en la toma de decisiones, con una autoridad sobre

el proyecto, a partir de los directivos quienes cuentan con independencia y autonomía

para la consecución de las metas en el cual el equipo nuclear depende de las

decisiones entregadas por el gerente del proyecto.

Por lo tanto el organigrama para la ejecución de este proyecto queda de la siguiente

manera:

Figura 3: organigrama para la gerencia del proyecto.

Fuente: La autora.

Para la gerencia del proyecto se tendrá en cuenta los siguientes niveles jerárquicos:

Nivel estratégico: se encuentra el gerente del proyecto, quien bajo criterios toma

decisiones para el logro de los resultados.

Nivel administrativo: se encuentra la asesoría del jurídico y el financiero con el fin

de la consecución de los objetivos.

55

Nivel del conocimiento: se encuentran el residente de obra, el jefe de

operaciones y el jefe de mercadeo quienes son los que tienen el conocimiento y los

datos para la ejecución y la consecución de logros del acta de constitución de la

gerencia de la gerencia del proyecto.

Nivel operativo: secretaria auxiliar contable quien ejecutara la parte operativa

como apoyo para la gerencia del proyecto.

La Interrelación entre los componentes de la estructura organizacional, se genera por

las partes que integran a la organización y las relaciones que las vinculan, incluyendo

funciones, responsabilidades, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia;

por lo anterior éste organigrama es de gran utilidad para lograr una rápida visualización

de la línea de mando y/o conducto regular el cual es importante en toda organización;

los componentes de esta estructura organizacional se interrelacionan ya que cada uno

tiene su objetivo específico y generan como resultado el aporte a la consecución del

objetivo general de la Gerencia del Proyecto.

7.6.2. Proceso de selección del gerente de proyecto y su equipo nuclear: Se adapta

para este proyecto lo escrito por Jhon M. Ivancevich (2005), en el cual indica que

inicialmente se debe tomar en cuenta para el proceso de selección de personal la

planeación y alineación de los recursos humanos de la siguiente forma:

Se deben tener en cuenta las variables internas y externas con el fin de identificar la

capacidad de contratación y requerimientos que tiene la empresa por lo tanto se

verifica lo siguiente:

56

Tabla 22: Variables para emitir vacantes.

VARIABLE INTERNA VARIABLE EXTERNA

Cumplimiento de meta establecida en

el acta de constitución de la Gerencia del

Proyecto.

Revisar las estrategias a

implementarse por la gerencia para el

cumplimiento de metas

Los valores, las actitudes y aptitudes

que debe tener los colaboradores del equipo

nuclear para el proyecto.

Legislación laboral colombiana.

Condiciones económicas e inflación y

deflación del país en el cual se va a

implementar la gerencia con el fin de

identificar el presupuesto adecuado.

Población capacitada activa en el

país.

La tasa de desempleo actual.

Fuente: Ivancevich, 2005, adaptado por La autora.

Después de haber identificado las anteriores variables se revisa el proceso de

adquisición de los recursos humanos de la siguiente forma:

Inicialmente se realiza la adquisición de los recursos humanos

Tabla 23: Adquisición del talento humano.

PROCESO DESCRIPCIÓN

Igualdad de

oportunidades

La convocatoria debe ser abierta y publicada en medios

masivos de comunicación como internet y radio con el fin

de brindar la equidad e igualdad de condiciones para

acceder al puesto de trabajo.

Planeación de recursos

humanos

Se ha realizado a través de las necesidades requeridas

para la gerencia del proyecto en curso, con el fin de

identificar la EDT, la cual arroja las partidas y sub partidas

para identificar claramente las actividades desde la

constitución legal de la empresa hasta entregar el plan de

mercadeo de lanzamiento.

Análisis y diseño de

puestos de trabajos.

El cual fue realizado a partir de las necesidades generadas

de cada puesto de trabajo y las responsabilidades que este

genera, con el fin de identificar el objetivo general del

57


puesto de trabajo, la remuneración por el tiempo servido, la

formación académica, la experiencia laboral, las funciones,

responsabilidades y el sistema de evaluación. Por lo

anterior estos son los cargos con sus respetivos puestos de

trabajo:

Gerente del proyecto. Ver anexo V.

Secretaria auxiliar contable. Ver anexo W.

Asesor jurídico. Ver anexo X

Asesor financiero. Ver anexo Y

Residente de obra. Ver anexo Z

Jefe de operaciones. Ver anexo AA

Profesional de mercadeo. Ver anexo AB

Proceso de reclutamiento Con este proceso se atraen el recurso humano altamente

calificado para ocupar la vacante requerida, por lo tanto a

través de un flujograma se determina la recepción de las

hojas de vida con soportes para iniciar con el proceso de

selección. Ver anexo AC. Flujo grama.

Proceso de selección Es aquel implementado para escoger el candidato idóneo

de acuerdo a la recepción de currículum y/o hojas de vida

para ocupar la vacante, por lo tanto el proceso de selección

se da de la siguiente forma para cada uno de las

dependencias de la gerencia del proyecto:

Gerente del Proyecto. Ver anexo AD.

Secretaria auxiliar contable. Ver anexo AE.

Asesores. Ver anexo AF.

Contratistas - supervisores. Ver anexo AG.

Fuente: Ivancevich, 2005, adaptado por La autora..

El segundo paso es la remuneración de los recursos humanos para lograr una

motivación en el desarrollo de la gerencia del proyecto:

58

Tabla 24: Evaluación y remuneración del talento humano.


Evaluación de

desempeño

Se harán en dos etapas las evaluaciones de desempeño

para este proyecto una al inicio con el fin de conocer las

expectativas del trabajador y la segunda será al concluir el

proyecto con el fin de identificar el compromiso y las

actividades realizadas por el contratado.

Remuneración La remuneración para el gerente del proyecto y su equipo

nuclear será un 5% por encima de lo esperado por su

desarrollo de sus capacidades durante el proyecto con el

fin de lograr un mayor compromiso al proyecto en curso.


El tercer paso es el desarrollo de los recursos humanos los cuales son

necesarios para obtener mano de obra calificada y disminuir los riesgos que puedan

surgir durante la etapa de la ruta crítica del proyecto:

Tabla 25: Desarrollo del personal.


Capacitación y desarrollo

del personal

Los aspirantes deberán contar con actualizaciones en sus

áreas profesionales y laborales con mínimo seis meses de

anterioridad al inicio del proyecto y al mismo tiempo

durante 3 días consecutivos los contratados deben

capacitarse para la ejecución de las actividades a

implementar en la gerencia del proyecto en específico y los

resultados esperados.

Disciplina Cada participante del equipo nuclear deberá tener

autodominio y formación de sí mismo para el cumplimiento

de lo establecido en el contrato laboral y contractual con el

fin del logro de los objetivos planteados.


59

El cuarto paso es el mantenimiento de los recursos humanos el cual se identifica

con lo siguiente:

Tabla 26: Relaciones laborales y pagos de ley.


Relaciones laborales Las relaciones laborales horizontales y verticales deben

estar enmarcadas dentro de los valores básicos del

respeto, la cordura y la expresión de solución de conflictos.

Pagos de ley Desde el personal contratado directamente por el proyecto

hasta los trabajadores en misión serán protegidos por el

sistema de seguridad social y cancelado lo requerido de

acuerdo a la normatividad colombiana existente.


Al aplicar los cuatro procesos anteriores se podrá obtener de forma precisa para la

gerencia del proyecto lo siguiente:

Una conducta ética

Logra entregar la gerencia del proyecto en los tiempos establecidos y con la

calidad requerida.

La satisfacción a los inversionistas.

7.6.3. Modelo gerencial aplicado a la ejecución del proyecto: Para la gerencia del

proyecto: “DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACION Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA

DE COFRES EXEQUIALES BIODEGRADABLES” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ

DEPARTAMENTO DEL TOLIMA, en términos de efectividad, el gerente, debe tomar

hábiles decisiones que le permitan formar un engranaje de todo su equipo humano, a

partir de articular la experiencia, el conocimiento y el compromiso para con los

entregables de la gerencia del proyecto; por lo tanto esta gerencia después de haber

estudiado diferentes modelos organizacionales toma la decisión de implementar el

60

modelo de la APO (Administración por Objetivos y/o administración por resultados),

interrelacionado con la P.E. (planeación estratégica) y Outsorcing.

El modelo principal aplicable a la gerencia de este proyecto es la APO, implementado

bajo los principios de control y evaluación de los objetivos propuestos sobre las áreas

de la estructura organizacional y que permite agilidad para la toma de decisiones, se

establece el objetivo que permite gerenciar el proyecto en la etapa de inversión, el cual

desarrolla un derrotero que permite el alcance de los logros establecidos; este sistema

es tomado de forma descentralizada organizacionalmente, con el fin de alcanzar las

metas propuestas en un término no superior a 150 días, en las cuales cada colaborador

establece sus responsabilidades a partir de objetivos por departamentos asignándole

las tareas específicas, que permita el alcance del objetivo general de la gerencia del

proyecto.

Las características más representativas de la APO según Bueno (2010) son:

Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior, la

aplicabilidad se observa en el cuadro 12. Objetivos de la gerencia del proyecto y el

equipo nuclear.

El establecimiento de objetivos por cada departamento, la aplicabilidad se

observa en el cuadro 12. Objetivos de la gerencia del proyecto y el equipo nuclear.

Interrelación de los objetivos de los departamentos. La aplicabilidad se da en

Figura 4: Interrelación de la APO.

La elaboración de los planes tácticos y planes operacionales, con énfasis en

medición y el control, se observan Cuadro 13: Medición, Control y Revisión de los

planes para la APO

Las siguientes razones generan la implementación de la APO para la gerencia

del proyecto:

El tiempo en el cual se debe ejecutar la gerencia del proyecto es de 5 meses

calendario, en los cuales se debe instalar y montar la fábrica, al mismo tiempo se debe

formalizar la forma jurídica de la organización y se debe generar el marketing para el

lanzamiento de la misma con los compradores de acuerdo al canal de distribución.

61

El Gerente del proyecto debe generar la ejecución de esta fase con su equipo

nuclear interdisciplinar para el logro de objetivos generales los cuales deben

desarrollarse por departamentos a través del logro de objetivos quienes se basan en

plan principal y deben implementar estrategia desde sus áreas para el logro de los

resultados.

El Gerente del proyecto debe implementar el control durante la fase de la

gerencia, a través de la evaluación constante para el logro de objetivos debido a la

holgura de las actividades de la ruta crítica implementada para el proyecto; Los

objetivos planteados para este modelo gerencial son:

Tabla 27: Objetivos de la gerencia del proyecto y el equipo nuclear.

Objetivo General de la Gerencia del Proyecto: Diseñar la propuesta metodológica, para la gerencia

del proyecto “DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACION Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE

COFRES EXEQUIALES BIODEGRADABLES”, en la ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, en

un término no superior a 150 días y con una inversión de $340.884.326pesos m/cte.

Ob

jeti

vo

s p

or

dep

art

am

en

tos

Objetivo entre los

Inversionistas y el

Gerente del proyecto

Recibir a satisfacción el acta de cierre de la gerencia del

proyecto para la etapa de operación del mismo

Objetivo del Gerente del

Proyecto

Supervisar y controlar los entregables dentro de los tiempos

establecidos para cada departamento así como implementar

la legalización de los intangibles ante las autoridades

competentes para la implementación de la fábrica.

Objetivo línea staff Asesorar contable y jurídicamente la formalización de la

empresa sirviendo de guía y apoyo para la ejecución de la

fase.

Objetivo Departamento

obra

Adecuar y supervisar las instalaciones para la

implementación de la fábrica de cofres exequiales

Objetivo Departamento

Operaciones

Adquirir y supervisar la implementación de la maquinaria,

equipos de computación, comunicación y muebles y

enseres de acuerdo a las especificaciones del proyecto.

Objetivo de Mercadeo Elaborar e implementar el plan de marketing de lanzamiento

del proyecto.

Objetivo del área Servir de apoyo al gerente del proyecto en todas las

62

asistencial actividades necesarias para el correcto funcionamiento

administrativo, contable y legal del proyecto.

Fuente: Bueno, 2010, adaptado por La autora.

La interrelación de los objetivos plasmados por la APO, lo muestra la siguiente gráfica:

Figura 4: Interrelación de la APO.


Los objetivos se interrelacionan por departamentos enfocados en la meta para la

consecución del objetivo general el cual fue descrito anteriormente.

El siguiente cuadro muestra la elaboración de los planes tácticos y operacionales con

énfasis en la medición y control para la aplicación de la APO:

63

Tabla 28: Medición, Control y Revisión de los planes para la APO.

ACTIVIDADES HITOS MEDICIÓN CONTROL REVISION

Contratación equipo

nuclear

Formalización

de contratos

% de avance

en la

contratación

requerida.

Contratos

firmados.

Semanal.

Contratación de

empresa de

vigilancia y seguridad

Fichas técnicas de

materia prima

Revisión de

fichas técnicas

y perfiles para

la operación del

proyecto

% de avance

de fichas

técnicas y

perfiles de

acuerdo al

requerimiento.

Fichas

técnicas y de

perfiles

entregadas y

aprobadas

Semanal.

Perfiles de puestos

de trabajo

Plan de marketing

para lanzamiento

Revisión del

plan de

marketing de

lanzamiento.

% de avance

en alternativas

publicitarias

Avance de

propuestas

publicitarias.

Semanal.

Compra de equipos

de cómputo y

comunicación,

maquinaria y

muebles y enseres

Verificación de

la compra e

instalación.

Cantidad de

equipos

adquiridos,

instalados y en

funcionamiento

versus

requeridos.

Órdenes de

compra,

facturas.

Informe de

avance

quincenal.

Contratación y

adecuación del

terreno e

instalaciones

Verificación de

las

reparaciones y

adecuaciones

% de avance

de obra de

construcción.

Metros

cuadrados

construidos

Informe

semanal

avance de

obra.

Prueba piloto Verificación

funcionamiento

de la planta

% de

funcionamiento

de estaciones

de producción.

Maquinas en

operación.

Informe

mensual.

64

Requerimientos

legales

Formalización

de intangibles

para la

operación.

% avance de

legalización de

la empresa

ante las

autoridades

competentes

Documentos

autorizados

por las

autoridades

Informe

semanal de

formalización.

Cierre del proyecto Revisión de

acta entrega.

% de

entregables

realizados.

Actas de

reuniones y

entregas

previas.

Informe

semanal


La Dirección para la gerencia de este proyecto participa a partir de la supervisión del

cumplimiento de los objetivos, a partir de generar control en los hitos establecidos, a

través de reuniones periódicas (semanal, quincenal y mensual), que permitan el normal

desarrollo de la gerencia del proyecto; es de resaltar la línea staff para esta etapa la

cual genera una asesoría jurídica y contable que permita la identificación y superación

de obstáculo de tipo legal y tributario.

La APO, debe generar un sistema de evaluación al cumplimiento de las metas y/o

objetivos propuestos por el gerente del proyecto a partir de la siguiente matriz:

Tabla 29: Escala de evaluación de metas para la APO.

CUMPLIMIENTO DE LA META

0 2 4 6 8 10

Entre el

0 y el

19% de

la meta.

Cumplimiento

aproximado

del 20% de la

meta.

Cumplimiento

aproximado

del 40% de la

meta.

Cumplimiento

aproximado

del 60% de la

meta.

Cumplimiento

aproximado

del 80% de la

meta.

Cumplimiento

más del

100% de la

meta.


65

Correspondiendo al anterior modelo gerencial plasmado, se toman aportes de la

planeación estratégica con el fin de implementar un mejoramiento continuo en la

empresa, de acuerdo a lo expresado por Hernández y Rodríguez 2006, se debe

implementar:

Misión: La gerencia del proyecto busca la instalación, montaje, legalización y

lanzamiento de una fábrica de cofres exequiales biodegradables en la ciudad de

Ibagué, departamento del Tolima, ofreciendo al inversionista seguridad, estabilidad y

fiabilidad contando con un equipo nuclear idóneo profesional y experto en la ejecución

de este tipo de proyectos, basado en principios de responsabilidad cumplimiento

calidad y transparencia en todas las actividades.

Visión: Para el 31 de diciembre de 2014, se realizara la instalación, montaje,

legalización y lanzamiento de una fábrica de cofres exequiales biodegradables en la

ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, a través de la eficiencia, eficacia y calidad

de la gerencia del proyecto y su equipo nuclear cumpliendo con los requerimientos del

inversionista.

Valores de la gerencia: Respeto (el recurso humano, escucha con cortesía las

opiniones de los demás y aporta conocimiento para la toma de decisiones), Honestidad

(el recurso humano actúa con rectitud en la toma de decisiones, Transparencia (los

colaboradores actúan con total legibilidad en los procesos.

66

DOFA:

Tabla 30: DOFA

MATRIZ DOFA

GERENCIA DEL

PROYECTO

OPORTUNIDADES

1. INCURSIONAR EN UN MERCADO YA

POSICIONADO Y DEMANDADO.

2. CAPACITACIONES

AMENAZAS

1. CAMBIOS CLIMATICOS

2. DESEMBOLSOS DINERO

POSTERIORES

FORTALEZAS

1. COMPETITIVIDA

EN LA GERENCIA

2. COLABORADORES

CAPACITADOS

3 DESARROLLO

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

5 DESEMPEÑO DE

LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

O1-F1: Generando competitividad para la

gerencia del proyecto se apertura la brecha

de mercado para gerenciar nuevos

proyectos.

O2-F2: Si los colaboradores se encuentran

capacitados para la especificada de la

inversión se tendrán mayores resultados.

O2-F3: La estructura organizacional

capacitada generara mayor competitividad.

O1-F4: El sistema de información

construido permitirá a partir de bases de

datos a conservar elementos de recursos.

A1-F1: Ser competitivos genera tener

alternativas de solución para los cambios

climáticos y cumplir con el compromiso.

A2-F2: Si los flujos de pagos no se realizan

de forma puntal genera en los

colaboradores desmotivación.

DEBILIDADES

1. NO TENER FLUJO

DE DINERO.

2. INEXISTENCIA DE

REVISIÓN

PERIODICA

3. BAJO CONTROL

DE RIESGOS

O1-D1: La inexistencia del flujo de fondos

desembolsables a tiempo, generan

inconformidad con la gerencia del proyecto.

O2-D2: El no generar revisiones periódicas

a partir de los elementos otorgados en

capacitación podrá generar retrasos en la

gerencia.

O1-D3: Si los riesgos son controlados se

genera mayor incursión en el mercado.

A1-D1: Inexistencia de dinero representa

riesgos para los cambios o planes de

contingencia requeridos.

A2-D2: Los pagos posteriores genera poco

compromiso y probabilidades de

inexistencia de control de los riesgos.

Fuente: Hernández y Rodríguez, 2006, adaptado por La autora.

La correlación existente, entre la especificación de las actividades generadas, a partir

de la EDT, de la gerencia del presente proyecto indican que se debe contratar a partir

de outsourcing, para los esquemas de contratación de personal y la actividad de

adecuación y reparaciones locativas, debido a que se contratan firmas especializadas

en realizar este tipo de actividades, quienes cuentan con el recurso humano y técnico

específico para realizar este tipo de acciones en condiciones claras, especificas,

67

tiempo de entrega (Just Time), calidad requerida, costos asignados y brindando el

beneficio de la garantía.

En correlación al modelo de outsorcing implementado, se usa el empowerment, es

usada como herramienta administrativa para incrementar las facultades de los

colaboradores y sus herramientas de trabajo para agilizar los procesos productivos y la

toma de decisiones de la gerencia del proyecto, dotando a sus colaboradores de

responsabilidades y asignación de autoridad en toma de decisiones cotidianas y

solución de conflictos, encaminadas al beneficio del proyecto para aumentar el

crecimiento del equipo nuclear y el liderazgo de todas las áreas de la estructura

organizacional.

En su libro Hernández y Rodríguez, (2006), aduce que el liderazgo es un facilitador que

guía a un equipo humano el cual busca alcanzar un objetivo en común, para este

proyecto el gerente debe convencer al su equipo nuclear de la calidad y efectividad en

el logro de los objetivos planteados, para la gerencia de este proyecto La forma de

dirección o el estilo de liderazgo será participativo el cual se basa en lo siguiente: "yo

estoy bien- tú estás bien", por lo tanto se genera ante los colabores un sistema de

participación continua y de mejora continua para la organización, como resolución de

problemas, reuniones, delegación, comunicación, calidad, organización, son estudiadas

y desarrolladas adaptándose a las necesidades propias de la empresa y de las

personas que la componen, en donde los colaboradores se sienten orgullosos de

pertenecer al proyecto, las estrategias para gerenciar el talento humano según Guido y

Clements, (1999) se dan de las siguientes formas:

Tabla 31: Etapas para gerenciar el talento humano.

PRIMERA ETAPA

(FORMACIÓN)

SEGUNDA ETAPA

(TORMENTA)

TERCERA ETAPA

(ADAPTACIÓN)

CUARTA ETAPA

(DESEMPEÑO)

1. Definición de las

funciones y actividades

inherentes a cada cargo

que va a conformar el

equipo nuclear del

proyecto; hasta la

1. Ajustes en los

requerimientos iniciales

de la junta de

inversionistas.

1. Afianzamiento de

relaciones

interpersonales y

laborales entre el

equipo nuclear y el

Gerente del proyecto.

1. Evaluación y control

semanal de los

objetivos alcanzados

por cada uno de los

integrantes del equipo

nuclear del proyecto.

68

PRIMERA ETAPA

(FORMACIÓN)

SEGUNDA ETAPA

(TORMENTA)

TERCERA ETAPA

(ADAPTACIÓN)

CUARTA ETAPA

(DESEMPEÑO)

creación de cada perfil

requerido.

2. Selección y

Contratación del Equipo

Nuclear a través de

Outsourcing.

3. Definición de Estructura

Organizacional del

proyecto.

4. Reunión Preliminar del

Gerente de proyectos con

su equipo nuclear

estableciendo el alcance,

objetivos de corto,

mediano y largo plazo y

tiempo de ejecución del

proyecto.

5. Establecimiento y

socialización del canal de

comunicación

descendente y cadena de

mando (desde el nivel

Directivo al nivel

operativo).

6. Percepción del Equipo

nuclear del tipo liderazgo

Autocrático-participativo

por parte del Gerente del

Proyecto y un modelo

gerencial orientado al

cumplimiento de

objetivos.

2. Evaluación periódica

por parte del gerente del

proyecto a su equipo

nuclear.

3. Reunión del equipo

nuclear con el Gerente

de Proyectos con el fin

de hacer ajustes,

recomendaciones,

sugerencias y dar

participación al equipo

nuclear en la toma de

decisiones frente a los

aspectos críticos que no

se han solucionado en la

etapa inicial de

integración del equipo.

4. Solución a conflictos

internos entre el gerente

y su equipo nuclear.

5. Medición de niveles

de productividad en

ejecución y

cumplimiento.

2. Cumplimiento de los

objetivos alcanzados.

3. Reconocimiento por

parte del Gerente del

proyecto en público al

equipo nuclear por el

cumplimiento de

objetivos y culminación

de actividades

exitosas.

4. Máximos niveles de

productividad

alcanzados por parte

del gerente y su equipo

nuclear, los cuales se

van a evaluar mediante

indicadores de

cumplimiento, en

tiempo y costos

minimizados.

2. Efectividad en

cuanto a la ejecución

del proyecto en

aspectos económicos,

financieros (costos y

gastos), sociales,

calidad, tiempo y

alcance del proyecto.

3. Altos resultados en

Indicadores de

Gestión y

cumplimiento.

4. Evaluación de roles

asumidos durante la

ejecución por los

líderes de los

subprocesos.

5. Cumplimiento del

presupuesto

proyectado Vs

ejecutado.

Fuente: Guido y Clements, (1999), adaptado por La autora.

69

7.6.4. El sistema de información y comunicación para la ejecución del proyecto: La

implementación de la a información y la comunicación para la gerencia del proyecto:

“DISEÑO, MONTAJE, LEGALIZACIÓN Y LANZAMIENTO DE UNA FÁBRICA DE

COFRES EXEQUIALES BIODEGRADABLES” EN LA CIUDAD DE IBAGUÉ

DEPARTAMENTO DEL TOLIMA., es importante para la administración de los recursos

humanos en cuanto a la formulación, aceptación, distribución, almacenamiento,

recuperación del mensaje, destino final y retroalimentación de la información de forma

directa entre los canales de comunicación; estableciendo de forma exitosa la

comunicación entre los integrantes internos y externos del proyecto quienes generan

información crucial para la adecuada gerencia del presente proyecto.

Planear de forma eficiente la comunicación, entre los diferentes actores del proceso

requiere establecer los participantes de la misma por lo tanto se tiene:

Tabla 32: Identificación de los participantes de la etapa de inversión.

PARTICIPANTES INTERNOS PARTICIPANTES EXTERNOS

Inversionistas

Autoridad presupuestaria

Gerente del Proyecto

Secretaria Auxiliar Contable

Jefe operativo

Residente de obra

Profesional en mercadeo

Asesores ( jurídico y financiero)

Empresa constructora

Empresa de seguridad y vigilancia.

Proveedores de la maquinaria,

equipos, herramientas, muebles y

enseres

La comunidad

Las autoridades legales.

Autoridades fiscales y tributarias.

Banca y/o financiamiento

Fuente: Graham y Englund, 1999. Adaptado por La autora.

Los medios implementados para canalizar la información son:

El software Graham y Englund, (1999), indica que los software son como una

religión, cada proyecto requiere su propia información y alimentar su propio sistema,

estableciendo este sistema como un Know how de cada gerencia de proyectos,

70

identificado a partir de elementos intangibles de requeridos como son: bases de datos

(personal, competencia, financiera y de control), carpetas medios magnéticos y

almacenamiento de información de comunicación escrita, este tipo de documentación

está encaminada a:

o Almacenamiento de hojas de vida

o Funciones de cada puesto de trabajo

o Perfiles de cargos

o Políticas y reglamentos

o Reuniones y comités de los participantes de la gerencia del proyecto como lo

serán actas técnicas, actas de control, actas de gerencia y los inversionistas, actas de

reuniones informativas y las actas de capacitación de cada puesto de trabajo.

El hardware, es el componente físico y las herramientas de la información

requerida para actuar entre la gerencia del proyecto con los clientes internos como el

equipo nuclear y los clientes externos como los proveedores, las empresas misionales,

la comunidad, las autoridades fiscales y tributarias, autoridades legales de la operación

del proyecto, se debe implementar los equipos y documentos físicos con el fin de

requerir el proceso que soporta las actuaciones de la siguiente forma:

o Instalación de equipos de computación y comunicación, en las diferentes oficinas

operativas, al mismo tiempo implementar la sala de juntas con el fin de generar las

reuniones periódicas de acuerdo a los hitos de proyecto.

o Documentos impresos de acuerdo a la normatividad: Libros de actas, bitácoras,

informes de avance de gerencia del proyecto.

o Listados de proveedores, facturas de compras, remisiones, cotizaciones,

pedidos y contratos.

De acuerdo a lo expresado por Chiavenato (2001) , la comunicación constituye uno de

los aspectos básicos de la actividad gerencial, siendo esta una actividad constante en

la gerencia del proyecto para que los colaboradores cumplan las tareas con efectividad,

con el fin de que las mismas se retroalimenten, los propósitos principales de la

comunicación son: 1. Las personas pueden cumplir sus tareas a partir de que exista

una comprensión necesaria de la información; 2. El ambiente positivo, cooperativo y

71

motivacional para los integrantes quienes satisfechos lograrán los objetivos de la

gerencia del proyecto.

El sistema de comunicación usado para la gerencia de este proyecto es formal debido

a que se espera que exista, un vínculo de contenido de temas laborales, la cual sea

transmitida por los patrones de autoridad en la gerencia, esto es con el fin de generar

inconsistencias en lo que realmente se quiere ejecutar; la información interna se

realizara bajo los flujos direccionales de la comunicación como son: vertical y

horizontal, aprovechando la interpretación de la normatividad de la gerencia,

adquiriendo posibles respuestas a problemáticas de cada área y la retroalimentación

horizontal entre los departamentos con el fin de evitar demoras y reproceso de la

comunicación.

Identificando la cantidad de actores del sistema de la comunicación interna, la cual

permite ejecutar las actividades de forma exitosa y/o frustradas de la etapa de

inversión, generando de esta forma la matriz de comunicaciones a partir de los

involucrados, estableciendo un valor agregado para esta etapa de inversión.

La siguiente formula establece los canales de comunicación creados a partir de los

interesados y/o colaboradores del canal de comunicación:

n(n-1)/2

donde n = número de interesados.

9*(9 – 1) /2=

(9 * 8)/2 = 36 canales de comunicación directa con los clientes internos de la

organización.

72

Figura 5: modelo de comunicación interna.

Fuente: Chiavenato, 2001, adaptado por La autora.

Tabla 33: Identificación de los participantes internos.

Junta de Inversionistas (Cliente)

Autoridad Presupuestaria

Gerente del Proyecto

Director Operativo

Profesional en mercadeo

Residente de Obra

Asesores (jurídico y financiero)


Outsorcing


La gerencia del proyecto establece las posibles relaciones de comunicación entre el

flujo de la información desde los inversionistas hacia el gerente del proyecto y los

integrantes del equipo nuclear, al mismo tiempo se interrelacionan con la línea staff, la

empresa en misión y el outsorcing de la construcción:

o Entre la junta de inversionistas y el gerente del proyecto.

o El gerente del proyecto con el asesor jurídico y financiero.

o El gerente del proyecto y el equipo nuclear

o El equipo nuclear y el asesor Jurídico.

o Entre el residente y el representante por parte del outsourcing de construcción.

73

La relación directa existente entre la comunicación interna se debe dar de la siguiente

forma:

Tabla 34: Relaciones de comunicación interna.

ACTIVIDAD

MEDIOS Y/O

CANALES

COMUNICACIÓN

PERIODICI

DAD HERRAMIENTAS RESPONSABLE

Inicio etapa

gerencia proyecto

Reunión

Única

Citación escrita por

correo electrónico

acta

formato asistencia


equipo nuclear

SAC : convoca y realiza el

acta

Constitución legal

de la empresa

Reunión Semanal Citación escrita por

correo electrónico

acta

formato asistencia



acta

asesor jurídico entrega

informe

Verificación de

instalaciones


correo electrónico

acta

formato asistencia



acta

residente entrega informe

Verificación de

muebles y enseres


correo electrónico

acta

formato asistencia



acta

jefe operaciones entrega

informe

Verificación de

herramientas y

equipos


correo electrónico

acta

formato asistencia



acta


informe

Verificación de

equipos de

cómputo y

comunicación


correo electrónico

acta

formato asistencia



acta


informe

Contratación Reunión Única Verificación Gerente del proyecto

74

ACTIVIDAD

MEDIOS Y/O

CANALES

COMUNICACIÓN

PERIODICI

DAD HERRAMIENTAS RESPONSABLE

empresa vigilancia contratación SAC

Ficha técnicas m.p. Reunión Semanal Citación escrita por

correo electrónico

acta

formato asistencia



acta


informe

Perfiles de puestos

trabajo etapa

operación


correo electrónico

acta

formato asistencia



acta


informe

Plan de marketing Reunión Semanal Citación escrita por

correo electrónico

acta

formato asistencia



acta

jefe mercadeo entrega

informe

Realización de la

prueba piloto.

Reunión Única Citación escrita por

correo electrónico

acta

formato asistencia


equipo nuclear


acta

Cierre de la

gerencia

Reunión Única Citación escrita por

correo electrónico

acta

formato asistencia


equipo nuclear


acta

Fuente: La autora.

La comunicación externa se genera a partir de los interesados que se relacionan de

forma esporádica y especifica con la gerencia del proyecto, con el fin de cumplir con las

metas establecidas de este proyecto por lo tanto se establece la siguiente formula:

n(n-1)/2

donde n = número de interesados.

75

7*(7 – 1) /2=

(7 * 6)/2 = 21 canales de comunicación directa con los clientes externos de la

organización.

Figura 6: Modelo de comunicación externa


Tabla 35: Relación de comunicación Externa

La Organización

Proveedores de la maquinaria, equipos, herramientas,

muebles y enseres

Las autoridades legales

Autoridades fiscales y tributarias

Banca y/o financiamiento

Competencia

La comunidad


Los siguientes anexos detallan la forma de comunicación de la gerencia del proyecto y

los demás colaboradores.

76

Anexo AH: Herramientas del sistema de comunicación del proyecto

Anexo AI: Formatos de las herramientas del sistema

Anexo AJ: Tipos de reuniones del proyecto

Anexo AK: Plan de gestión de las comunicaciones - matriz de comunicaciones

Anexo AL: Distribución de la información

7.7. CONTRATACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO:

Tabla 36: contratación laboral

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

GERENTE DEL

PROYECTO

CONTRATO A

TERMINO FIJO

El contrato de trabajo a término fijo será

firmado entre las partes y su duración no puede

ser superior a tres (3) años; debido a que este

contrato es inferior a un año, será prorrogable

por tres periodos consecutivos automáticos

siempre y cuando no se entregue la carta con

un mes de anticipación de terminación del

contrato.

Se realizan los pagos y aportes de la siguiente

forma:

• Empleador

• Prestaciones Sociales:

Cesantías: 8,33%

Prima: 8,33%

Int. Cesantías: 1%

Vacaciones: 4,22%

• Seguridad Social:

Salud: 8,5%

Pensión: 12%

ARL : riesgo III 2,436%

Caja compensación: 4%

• Empleado

77

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

Salud: 4%

Pensión: 4%

Pólizas:

Manejo de dinero.

Seguro de cumplimiento.

Seguro de vida colectivo.

SECRETARIA

AUXILIAR

CONTABLE

CONTRATO A

TERMINO FIJO

El contrato de trabajo a término fijo será

firmado entre las partes y su duración no puede

ser superior a tres (3) años; debido a que este

contrato es inferior a un año, será prorrogable

por tres periodos consecutivos automáticos

siempre y cuando no se entregue la carta con

un mes de anticipación de terminación del

contrato.

Se realizan los pagos y aportes de la siguiente

forma:

• Empleador


Cesantías: 8,33%

Prima: 8,33%

Int. Cesantías: 1%

Vacaciones: 4,22%


Salud: 8,5%

Pensión: 12%

ARL : riesgo I 0,0522%


• Empleado

Salud: 4%

Pensión: 4%

Póliza: Seguro de vida colectivo

78

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

ASESOR

JURÍDICO

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

PROFESIONALES

No existe relación laboral, por lo tanto la se

genera la obligación es de hacer algo, mas no

de cumplir un horario ni de tener una

subordinación permanente, aunque en los dos

casos, obviamente hay remuneración. El

contratista deberá cancelar sobre el 40% de su

devengado sin minimizar el SMLV, los pagos a:

Salud: 12,5%

Pensión: 16%


Póliza: Seguro de cumplimiento Seguro

de vida colectivo.

ASESOR

FINANCIERO

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

PROFESIONALES








Salud: 12,5%

Pensión: 16%


Póliza: Seguro de cumplimiento Seguro de vida

colectivo.

RESIDENTE DE

OBRA

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

PROFESIONALES








79

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

Salud: 12,5%

Pensión: 16%

ARL : riesgo V 6,96%


colectivo.

JEFE

OPERACIONAL

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

PROFESIONALES








Salud: 12,5%

Pensión: 16%



colectivo.

PROFESIONAL

MERCADEO

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

PROFESIONALES





casos, obviamente hay remuneración, El



Salud: 12,5%

Pensión: 16%



colectivo.

Fuente: Código sustantivo del trabajo.

80

Tabla 37: Contratos extracontractuales o civiles

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

CONTRATO

VIGILANCIA

Contrato por

prestación de

servicios con

empresa usuaria.

5 meses

El Concepto 91241, del ministerio de trabajo

informa lo siguiente: los contratos que celebren

la Empresa de Servicios Temporales y la usuaria

deben suscribirse siempre por escrito y en ellos

se hará constar que las Empresas de Servicios

Temporales se sujetarán a lo establecido en el

Código Sustantivo del Trabajo para efecto del

pago de los salarios, prestaciones sociales y

demás derechos de los trabajadores.

Igualmente, deberá indicar el nombre de la

compañía aseguradora, número de la póliza,

vigencia y monto de la misma, con la cual se

garantizan las obligaciones laborales de los

trabajadores en misión.

Deberá cancelar los pagos de la siguiente forma:

• Empleador


Cesantías: 8,33%

Prima: 8,33%

Int. Cesantías: 1%

Vacaciones: 4,22%


Salud: 8,5%

Pensión: 12%



• Empleado

Salud: 4%

Pensión: 4%

Pólizas: Póliza de cumplimiento a favor de

81

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

terceros, Multiriesgo, Responsabilidad civil

extracontractual, Póliza de sustracción y Seguro

de vida colectivo.

CONTRATO EQUIPOS

DE COMUNICACIÓN Y

COMPUTACIÓN

Contrato comercial

1 mes

El contrato de suministro es un contrato

comercial que consiste en que por un lado hay

una parte que se obliga a cumplir a favor de otra,

en forma independiente, prestaciones periódicas

o continuadas de cosas o servicios, a cambio de

un pago o contraprestación, es decir, una

persona se compromete a proveer cosas a

servicios a otra a cambio de un pago, Este

contrato se encuentra regulado por el código de

comercio a partir del artículo 968 a 980.


• Empleador


Cesantías: 8,33%

Prima: 8,33%

Int. Cesantías: 1%

Vacaciones: 4,22%


Salud: 8,5%

Pensión: 12%



• Empleado

Salud: 4%

Pensión: 4%

Póliza de cumplimiento a favor de terceros,

Multiriesgo, Responsabilidad civil


82

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

de vida colectivo

CONTRATO DE

MAQUINARIA Y

EQUIPOS

Contrato comercial

1 mes












• Empleador


Cesantías: 8,33%

Prima: 8,33%

Int. Cesantías: 1%

Vacaciones: 4,22%


Salud: 8,5%

Pensión: 12%



• Empleado

Salud: 4%

Pensión: 4%




de vida colectivo

83

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

CONTRATO DE

MUEBLES Y ENSERES

Contrato comercial

1 mes












• Empleador


Cesantías: 8,33%

Prima: 8,33%

Int. Cesantías: 1%

Vacaciones: 4,22%


Salud: 8,5%

Pensión: 12%



• Empleado

Salud: 4%

Pensión: 4%




de vida colectivo

84

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

CONTRATO DE

ADECUACIONES Y

REPARACIONES

LOCATIVAS.

Contrato por

prestación de

servicios con

empresa usuaria.

2 meses y 28 días

Los contratos que celebren la Empresa de

Servicios Temporales y la usuaria deben

suscribirse siempre por escrito y en ellos se hará

constar que las Empresas de Servicios











• Empleador


Cesantías: 8,33%

Prima: 8,33%

Int. Cesantías: 1%

Vacaciones: 4,22%


Salud: 8,5%

Pensión: 12%

ARL: riesgo V 6,96%


• Empleado

Salud: 4%

Pensión: 4%




de vida colectivo.

85

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

CONTRATO LIMPIEZA Contrato por

prestación de

servicios con

empresa usuaria.

15 días.

Los contratos que celebren la Empresa de

Servicios Temporales y la usuaria deben

suscribirse siempre por escrito y en ellos se hará

constar que las Empresas de Servicios











• Empleador


Cesantías: 8,33%

Prima: 8,33%

Int. Cesantías: 1%

Vacaciones: 4,22%


Salud: 8,5%

Pensión: 12%

ARL : riesgo II 1,044%


• Empleado: Salud: 4%

Pensión: 4%




de vida colectivo.

86

PERSONAL

CONTRATADO

TIPO DE

CONTRATO

DESCRIPCIÓN

CONTRATO DE

ARRENDAMIENTO

Contrato de Canon

de arrendamiento

1 mes

es un contrato por el cual una de las partes,

llamada arrendador, se obliga a transferir

temporalmente el uso y goce de una cosa

mueble o inmueble a otra parte denominada

arrendatario, quien a su vez se obliga a pagar

por ese uso o goce un precio cierto y

determinado.

Póliza: Multiriesgo

Fuente: Código sustantivo del trabajo.

87

7.8. APLICACIÓN DEL PROJECT

El Project, es un software utilizado por los gerentes de proyectos con el fin de planear,

programar y controlar, la asignación de las diferentes tareas de la EDT, es usado para

generar asignación de materiales, recursos y costos, esta herramienta permite realizar

un control continuo al proceso, verificar el presupuesto asignado vs. el ejecutado y

analizar las cargas de trabajo, con el fin que no exista sobre carga laboral y/o mayor

asignación de recursos a cada una de las tareas; este software, permite generar

diferentes diagramas de control como el diagrama de Gantt y el diagrama de la ruta

crítica, los siguientes son beneficios generados a partir de esta herramienta ofimática:

La línea base del proyecto y/o programación inicial debe guardarse desde el

momento del inicio del proyecto con el fin de consultar semanalmente y generar control

de la programación establecida con el fin de verificar retardos y/o adelantos de

actividades.

Cada semana se evaluaran todas las tareas que se deben ejecutar desde las

que están retardadas hasta las que han adelantado.

Desde la programación inicial se revisara la sobre asignación del recurso

humano y seguido semanalmente con el fin de evitar sobrecarga laborales que generen

disminución del rendimiento o motivación del talento humano.

Se debe ejercer control y evaluación diaria de las tareas que estén programadas

para la gerencia del proyecto (tarea de inicio, tarea en curso, tarea propuesta, tarea

completa, tarea sin inicio); si se genera atrasó en alguna de las nombradas

anteriormente se debe reprogramar con el fin de determinar su impacto en reasignación

de recursos, tiempo, costo y material.

Se debe revisar los costos generados a partir de la gerencia del proyecto y

comparar el flujo de caja desembolsado vs. el flujo de caja presupuestado.

Esta herramienta permitirá que los contratiempos disminuyan al existir un control

constante. Ver anexo AM. Microsoft Project - Tareas críticas.

88

7.9. CIERRE:

La etapa del cierre en la gerencia del proyecto, es la entrega formal de los

compromisos establecidos entre los inversionistas y la gerencia del proyecto de

acuerdo al acta de inicio del proyecto; formalizar esta etapa se genera a partir del acta

cierre que se encuentra anexa. Ver anexo AN actas de cierre.

7.10. CONTROL:

Las estrategias que se implementan para establecer los controles dentro de la gerencia

del proyecto, se encuentran inmersas anteriormente en el documento, la siguiente

figura muestra la interrelación existente entre las diferentes herramientas de control

para los costos, tiempo y alcance:

Figura 7: Matriz Sistema de Control

Fuente: Gido y Clements, 1999, adaptado por La autora.

89

8. CONCLUSIONES

El proyecto es aceptado para la gerencia debido a que cumple con los

parámetros de viabilidad, mercadológica, técnico, administrativo-legal, ambiental y

financiero, incluye mejora del entorno económico, social, tecnológico y ambiental, para

aumentar la calidad de vida de los habitantes del departamento del Tolima.

La programación establecida por el gerente del proyecto es vital, al adquirir un

compromiso de los entregables en fechas establecidas, los cuales generan asignación

de recursos (humanos y no humanos), tiempo y costo; el retardo en la programación de

la entrega, podrá generar una reasignación de tiempos y costes que lleven al gerente al

fracaso de la etapa de inversión.

La administración por objetivos es un modelo gerencial implementado en este

proyecto, con el fin de establecer un objetivo general y unos por departamentos

interrelacionados que generan el alcance establecido por el gerente del proyecto.

El talento humano, que se asigna al proyecto debe ser seleccionado a partir de

los procesos descritos durante la gerencia del proyecto con el propósito de seleccionar

los mejores colaboradores para con esta etapa, formándolos en un sistema de

liderazgo participativo con el fin de aprovechar las ideas para la mejora continua de los

procesos.

Los sistemas de comunicación son importantes para la gerencia del proyecto

con el fin de establecer parámetros de retroalimentación de la información con el fin de

que no existan problemas o fallas de incumplimiento de actividades por carencia de

claridad en el mensaje que se debió comunicar, adicional se implementan los sistemas

de información escrito y medios electrónicos para compartir y retroalimentar la

información.

La gerencia del proyecto se encuentra ubicado en un mundo global que cada día

genera mayor competitividad y búsqueda constante de la efectividad de las acciones,

por lo tanto es importante que el gerente tome las decisiones de forma eficaz y

oportuna para la mejora continua de los procesos.

90

RECOMENDACIONES

Se recomienda al gerente del proyecto, no estandarizar los riesgos, debido a

que cada proyecto cuenta con sus propios conflictos en la etapa de inversión, los

planes de mitigación de los mismo, generan posibles soluciones para disminuir las

fallas y/o dificultades que se puedan presentar en la gerencia del proyecto.

Se recomienda al gerente del proyecto prestar especial atención en el momento

de programar el tiempo, el costo y los recursos (humanos y no humanos) con el fin de

lograr los alcances de forma exitosa en el tiempo establecido.

Se recomienda al gerente del proyecto implementar el sistema de información y

comunicación adecuado al organigrama del proyecto, para que la información fluya

con responsabilidad y de la misma forma distribuir compromisos y generar una mejora

continua en cada departamento a través de formar liderazgo y motivación en su equipo

nuclear para lograr el alcance del objetivo de la gerencia del proyecto.

91

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http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2005840/lecciones/cap09/Lec9_1.htm

93

ANEXOS

94

Anexo A: Normatividad ambiental y manejo de salubridad de los cuerpos inertes

Las normas que rige actualmente a la gerencia del proyecto son: la carta magna y/o

Constitución Política de Colombia, en su artículo 8 reza: es obligación del Estado y de

las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación; articulo 80. el

Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para

garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución;

artículo 95, una de las responsabilidades del colombiano es: proteger los recursos

culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; las

normas que actualmente son implementadas en salubridad LEY 9 DE 1979 (Enero 24)

TÍTULO IX, Reglamentado Parcialmente por el Decreto Nacional 1172 de 1989,

manual de planeamiento hospitalario para emergencias 2007, ministerio del medio

ambiente ministerio de salud Decreto 2676 (Diciembre 22) “Por el cual se reglamenta la

gestión integral de los residuos hospitalarios y similares” Parcialmente por el Decreto

Nacional 2363 de 1986, con la cual implementa el descenso del cuerpo y el

procedimiento que este debe tener para dar sepultura o desintegración de dichos

cuerpos inertes, implementando el cofre fúnebre como elemento aislante de

contaminación por supuración de virus y bacterias provenientes de dichos cuerpos.

Adicional se implementa por ministerio de la protección social la resolución número

1447 de 2009 mayo 11, en su artículo 2°.Definiciones. Para efectos de la aplicación de

la presente resolución, adáptense las siguientes definiciones: ATAÚD: Cajas de

madera o de cualquier otro material diseñado, especialmente para depositar el cadáver

y/o restos humanos, la resolución número 5194 de 2010, por la cual se reglamenta la

prestación de los servicios de cementerios, inhumación, exhumación y cremación de

cadáveres, decretada por el ministro de la protección social, en la cual determinan el

concepto de ataúd y sus formas de uso en cuanto a la extracción de ataúd bajo normas

bioseguridad, el tratamiento para los residuos generados en el procedimiento de

exhumación, de incorporarse los cofres exequiales biodegradables se desintegraran en

el ecosistema provocando que disminuya este tipo de residuos para tratamiento de

normas de bioseguridad.








95

En cuanto a la norma ambiental se tiene decreto 2811 de diciembre de 1974, Por el

cual se dicta el Código Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Protección al

Medio Ambiente, en su artículo 1: el ambiente es patrimonio común, el Estado y los

particulares deben participar en su preservación y manejo, que son de utilidad pública e

interés social; ARTICULO 3, a). El manejo de los recursos naturales renovables a

saber, la tierra, el suelo y el subsuelo; ARTICULO 8o. Se consideran factores que

deterioran el ambiente, entre otros: a). La contaminación del aire, de las aguas, del

suelo y de los demás recursos naturales renovables. Se entiende por contaminación la

alteración del ambiente con sustancias o formas de energía puestas en él, por actividad

humana o de la naturaleza, en cantidades, concentraciones o niveles capaces de

interferir el bienestar y la salud de las personas, atentar contra la flora y la fauna,

degradar la calidad del ambiente de los recursos de la nación o de los particulares. Se

entiende por contaminante cualquier elemento, combinación de elementos, o forma de

energía que actual o potencialmente pueda producir alteración ambiental de las

precedentemente descritas. La contaminación puede ser física, química o biológica;

artículo 25. En el Presupuesto Nacional se incluirá anualmente una partida especial y

exclusivamente destinada a financiar los programas o proyectos de preservación

ambiental.

96

Anexo B: Acta de inicio del proyecto.

CASO DE NEGOCIO. INSTALACIÓN Y MONTAJE DE UNA FÁBRICA DE COFRES

EXEQUIALES BIODEGRADABLES EN EL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA.

CONTROL DE VERSIONES Y REVISIONES

Versión Fecha Autor (es) Notas de revisión

1.0 29 de mayo de

2014

Ruby Isabel Soto Cardona

Yerly Morales Reinosa

Diego Mauricio Cuellar Muñoz

Lorena Rivera Camacho

ÍNDICE DE CONTENIDOS:

Sección 1 Visión del Proyecto

1.1 Enunciado del Problema

1.2 Descripción del Proyecto

1.3 Objetivos del Proyecto

1.4 Alcance del Proyecto

1.5 Productos Entregables

1.6 Población beneficiaria

1.7 Factores Críticos de Éxito

1.8 Supuestos

1.9 Restricciones

Sección 2 Autoridad del Proyecto e Hitos

2.1 Autoridad Presupuestaria

2.2 Autoridad de Supervisión del Proyecto

2.3 Hitos Principales del Proyecto

Sección 3 organización del proyecto

3.1 Estructura del proyecto

3.2 Roles y Responsabilidades

3.3 Matriz de responsabilidades

3.4 Instalación y recursos del proyecto

3.5 Beneficios financieros del proyecto

3.6 Principales riesgos

Sección 4. Puntos de contacto

Sección 5. Glosario

97

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Proyecto para la implementación y

puesta en marcha de una fabrica de

cofres exequiales biodegradables en

el departamento del Tolima.

BIOCOFRES

SECCIÓN 1 VISIÓN DEL PROYECTO

1.1 Enunciado del Problema

Los cofres exequiales que se producen actualmente en el Departamento del Tolima son de

alto costo y carecen de diferenciación o de valor agregado; a su vez constituyen una

significativa parte del costo total de un servicio funerario, el cual se ve incrementado por este

producto. Esto sucede porque las empresas productoras en el Tolima no tienen la capacidad

instalada de producir de manera tecnificada y masiva; por el contrario, lo hacen a baja

escala incrementando el costo de los cofres a las funerarias y obligando a estas últimas a

adquirirlos por medio de grandes proveedores de otras regiones aledañas, pero no porque

posean valor agregado o de bajo costo, sino porque necesitan cubrir su demanda. Este es

un grave problema para las funerarias, debido a que este elemento hace parte fundamental

del servicio funerario.

1.2 Descripción del Proyecto

La inversion en recursos economicos y sociales para la implmentacion y puesta en

marcha de de una fabrica de cofres exequiales biodegradables en el departamento

del Tolima, se realizara bajo los siguientes estudios: mercadologico, tecnico,

administrativo-legal, ambiental y financiero, los cuales arrojan resultados positivos

para la implementacion y puesta en marcha de este proyecto, los cuales fueron

elaborados por el formulador y reformulador de dicho proyecto; esta fabrica contara

con una capacidad instalada para la elaboracion de 3.600 cofres exequiales

biodegradables anuales de acuerdo al estudio de la oferta, la demanda y la

restriccion del mercado, proyecto que se ubicara en el departamento del Tolima, en

la ciudad de Ibague, y de acuerdo al POT, se debera ubicar en la TRANSVERSA 8

SUR NUMERO 77-155 FRENTE TRILLAORA VILLACAFE, de acuerdo al estudio de

localizacion por puntos, se estipula que la empresa a crearse es una SA, de acuerdo

a estudios previos legales y administrativos, y con el fin de revisar la posibilidad de

inversión en el proyecto se entregan los resultados de la VPN, TIR B/C generando

98

confianza para el inversionista y reducir la incertidumbre económica del proyecto,

adicional se realizó el estudio del Impacto distributivo social y el estudio ambiental

con el fin de generar paralelos comparativos con los cofres tradicionales y de esta

forma revisar la mejora continua provocada a los ecosistemas y a la humanidad.

1.3 Objetivo del Proyecto

Diseñar la propuesta metodológica, para la gerencia del proyecto “DISEÑO, MONTAJE,


BIODEGRADABLES”, en la ciudad de Ibagué, departamento del Tolima, en un término no

superior a 180 días y con una inversión de $340.884.326 pesos m/cte.

1.4 Alcance del Proyecto

1.4.1 Alcance del Proyecto Incluye

Requerimientos legales.

Contratación y adecuación del terreno

e instalaciones.

Compra de la maquinaria, instalación

y verificación.

compra de equipos de cómputo y

comunicación, instalación y

verificación.

Compra de muebles y enseres e

instalación.

Contratación de empresa de vigilancia

y seguridad.

Ficha técnica de materia prima.

Perfiles de puestos de trabajo.

Plan de marketing para lanzamiento.

Cierre del proyecto.

1.4.2 Alcance del Proyecto No

Incluye

manuales de funciones

Manuales de procesos y

procedimientos

Valores y políticas corporativas.

Manual de EPIS (Seguridad

industrial).

1.5 Productos Entregables

Certificado de Homonimia en CCI

Constitución de escritura pública en Notaria

Certificado de NIT Y RUT

99

Certificado de inscripción de Industria y Comercio: Avisos y tableros

Certificado ante la Alcaldía de Ibagué: para aprobación de Uso de suelos

Certificado de No Usuario de Música en Sayco y Acinpro

Certificado de Seguridad en Bomberos

Registro de libros contables en CCI

cuenta corriente y de ahorros activas

Instalaciones físicas de planta.

Instalación de maquinaria y equipo

Instalación de equipos de computo

Instalación de muebles y enseres

Fichas técnicas de materias primas

Perfiles de puestos de trabajo

Plan de marketing lanzamiento.

1.6 Población beneficiaria

De ejecutarse este proyecto se beneficiarán 2.500 familias dolientes de la tasa de

mortalidad que actualmente se presenta en el departamento del Tolima.

1.7 Factores Críticos de Éxito

El proyecto podria fracasar si se generasen las siguientes alternativas:

Se implemente una competencia directa antes de lanzarse este producto

biodegradable al mercado con mas bajo costo de producción.

La brecha de mercado se reduce sustancialmente debido a la competencia minimiza

sus costos de los cofres tradicionales.

Se generen politicas publicas contra la elaboracion de estos cofres exequiales

elaboados en material biodegradable.

1.8 Supuestos

Los estudios de factibilidad y viabiliadad mercadologico, tecnico, administrativo-legal,

ambiental y financiero fueron elaborados con informacion primaria para obtener una

mayor precision en el éxito del proyecto.

La brecha de mercado es minima lo cual genera la acepacion del producto a traves

de los bajos costos para el servicio funerario y el elemento diferenciador como el

diseño de los cofre exequiales biodegradables.

100

La informacion requerida para la implementacion de la fabrica de cofre exequiales

biodegradables se encuentra plasmada en el estudio tecnico del proyecto.

El tipo de empresa y la forma de operar se encuentra plasmada en el estudio

administrativo y legal del proyecto con el fin de generar la puesta en marcha y

apertura de la empresa.

1.9 Restricciones

El tiempo establecido para la gerencia de la implementacion del proyecto es de tan

solo 180 días, con el cual se debera cumplir en hitos del proyecto.

El presupuesto asignado para la implementación del proyecto es de $340.884.326

pesos m/cte, de los cuales los inversionistas deben adquirir un credito de 40%, para

la implementacion del mismo.

La entrega efectiva del alcance del proyecto en el tiempo y con el presupuesto

asignado para dicha actividad.

Los productos entregables en el momento del cierre del proyecto generan un tiempo

adicional.

La consecucion del talento humano idoneo para el agil desempeño del proyecto.

Sección 2 Autoridad del Proyecto e Hitos

2.1 Autoridad Presupuestaria

La autoridad presupuestaria para este proyecto seran los socios fundadores o los

inversionistas del mismo, quienes seran encargados de: Identificar la cantidad de

recursos económicos, la fuente de financiacion a usar y la aprobación del método de

financiamiento para el proyecto, gestionando los desembolsos del flujo de dinero

para cumplir con los tiempos establecidos para la implementacion de la fabrica.

2.2 Autoridad de Supervisión del Proyecto

La supervision en la fase de Implementacion de la fabrica de cofres exequiales

biodegradables en el departamento del Tolima, estara a cargo de los (las)

formuladores (as) del proyecto con el fin de confrontar la planeacion vrs la ejecución

del mismo.

2.3 Gerente del Proyecto.

Integrar al equipo nuclear en la implementación de las actividades prestablecidas en el

alcance del acta de inicio, para lograr el éxito de la gerencia del proyecto, a través de la

101

integración de recursos, tiempo y costo.

2.4 Hitos Principales del Proyecto

ENTREGABLES E HITO HITO ENTREGA PRESUPUEST

O

%

Inicio de la etapa

gerencia

31/5/2014

Requerimientos legales. 31/8/2014 $10.796.060 2.3%

Constitución legal de la

empresa

02/09/2014

Contratación y

adecuación del terreno e

instalaciones

30/9/2014 $160.211.062 48%

Compra de maquinaria,

muebles, enseres,

equipo de cómputo y

comunicaciones e

instalación

15/12/2014 $ 85.500.000 26%

Verificación de las

instalaciones y equipos

en funcionamiento

20/12/2014

Contratación de

empresa de vigilancia y

seguridad

31/12/2014 $22.211.000 7%

Ficha técnica de materia

prima

31/8/2014 $7.311.000 2%

Perfiles de puestos de

trabajo

30/9/2014 $6.111.000 2%

Lanzamiento mercadeo 8/12/2014

Plan de marketing para

lanzamiento

15/11/2014 $16.461.000 5%

Entrega de

documentación y cierre

26/12/2015

102

de la fase de

implementación

Prueba Piloto $5.660.000 2%

Cierre del proyecto 30/12/2014 $13.740.000 4%

Sección 3 organización del proyecto

3.1 Estructura del proyecto

Fuente: la autora.

La estructura para este proyecto el cual ejecutara la fase de implementación del mismo será

una estructura funcional, el cual en la parte superior del organigrama se encuentran los

inversionistas y se desprende la autoridad financiera y de supervisión del proyecto con el fin

de generar entregas parciales por el gerente de proyectos para cumplir con los hitos

establecidos; a su vez el gerente de proyectos contrata el equipo que entregara los

resultados acorde al cronograma preestablecido cumpliendo con el presupuesto, tiempo y

alcance los cuales son compromiso de la presente acta.

Esta estructura funcional presenta los siguientes niveles:

Nivel estratégico: se encuentra el gerente del proyecto, quien bajo criterios

toma decisiones para el logro de los resultados.

103

Nivel administrativo: se encuentra la asesoría del jurídico y el financiero con el

fin de la consecución de los objetivos.

Nivel del conocimiento: se encuentran el residente de obra, el jefe de

operaciones y el jefe de mercadeo quienes son los que tienen el conocimiento y los

datos para la ejecución y la consecución de logros del acta de constitución de la

gerencia de la gerencia del proyecto.

Nivel operativo: secretaria auxiliar contable quien ejecutara la parte operativa

como apoyo para la gerencia del proyecto.

Responsabilidades Inversionistas: Entregar toda la información en el tiempo indicado y

con datos verídicos, con el fin de abordar el proyecto y generar un diagnóstico inicial, para

luego ser confrontado con las entregas implementadas.

Responsabilidades Gerente del Proyecto (BC): Yerly Carolina Morales Reinosa

Nivel de autoridad: Máxima autoridad en la ejecución del proyecto.

Responsabilidades del Gerente del Proyecto (BC):

La gerente de proyecto contratara el equipo que le acompañara durante la fase de

implementación de la fábrica de cofres biodegradables en el departamento del

Tolima, quienes deberán tener pleno conocimiento del alcance del proyecto para el

cual serán contratados.

Implementar y legalizar la empresa de acuerdo a las normas vigentes y a las

autoridades competentes.

El gerente del proyecto tanto como el equipo debe conocer el cronograma de hitos y

las responsabilidades que cada uno de ellos tiene.

Entregar información parcial y veraz a los auditores asignados por el proyecto y a los

inversionistas en los cronogramas establecidos o solicitudes extraordinarias con el fin

de verificar temas aclarar dudas.

Las decisiones tomadas por el gerente de proyectos con el fin de cumplir con el

cronograma de hitos y el alcance del proyecto son responsabilidad del mismo y

adicional la información contenida en el proyecto para la implementación es de suma

confidencialidad y gozara de protección por el equipo de implementación.

104

3.2 Roles y Responsabilidades

ROL RESPONSABILIDAD

Formuladores e Inversionistas

del proyecto

La responsabilidad de este rol es entregar la

información precisa y concisa del proyecto en el

momento requerido, de acuerdo a los estudios de

viabilidad realizados con antelación y con

actualización de datos como: mercadológico,

técnico, administrativo-legal, ambiental y financiero.

Autoridades presupuestarias y

supervisión.

La responsabilidad de este rol es ejercer el control y

vigilancia sobre hitos con el fin de establecer

tiempos justos en los entregables pactados.

Gerente proyecto La responsabilidad de este rol es la implementación

del proyecto en los tiempos establecidos de acuerdo

al cronograma de hitos y con el presupuesto

asignado.

Gerente funcional

mercadológico

La responsabilidad de este rol es crear e

implementar la estrategia mercadeo para el

lanzamiento de los cofres exequiales biodegradables

en el departamento del Tolima, identificando los

clientes potenciales, posibles clientes y la estrategia

de las cinco (5) P: producto, precio, plaza,

promoción y publicidad.

Gerente funcional técnico y

tecnológico

La responsabilidad de este rol es adecuar, contratar,

y establecer la puesta en marcha de la fábrica con el

funcionamiento adecuado, espacio requerido y

permisos establecidos.

Gerente funcional

administrativa y legal

La responsabilidad de este rol es generar los

permisos legales, la formalización de la empresa

ante las entidades gubernamentales y los permisos

para la puesta en marcha sin ningún contratiempo.

105

3.3 Matriz de responsabilidades

ROL

Inv

ers

ion

ista

s d

el

pro

ye

cto

Au

tori

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de

s

pre

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os

y

fin

an

cie

ros

.

Ge

ren

te p

roy

ec

to

Requerimientos Legales. A I C E

Contratación y adecuación del

terreno e instalaciones.

A I E C

Compra de la maquinaria,

instalación y verificación.

A I E C

Compra de equipos de

cómputo y comunicación,


A I E C

Compra De Muebles Y

Enseres E Instalación.

A I E C

Contratación de empresa de

vigilancia y seguridad.

A I C E

Ficha Técnica De Materia

Prima.

A I E C

Perfiles De Puestos De

Trabajo.

A I E C


lanzamiento.

A I E C

Prueba Piloto A I E I

Cierre Del Proyecto. A I E E E C

Información: E = Responsable de ejecutar (puede ser compartida) A = Autoridad de aprobación final C = Debe ser consultado I = Debe ser informado

106

3.4 Instalación y recursos del proyecto

ACTIVIDAD RECURSO RESPOSABLE

Requerimientos legales. $ 10.796.060 Gerente del proyecto

Asesor Jurídico

Contratación y adecuación del terreno e

instalaciones

$ 160.211.062 Gerente del proyecto

Asesor Jurídico

Residente

Compra de maquinaria, muebles,

enseres, equipo de cómputo y

comunicaciones e instalación

$ 85.500.000 Gerente del proyecto

Asesor Jurídico

Jefe de operaciones

Contratación de empresa de vigilancia y

seguridad

$ 22.211.000 Gerente del Proyecto

Asesor Jurídico

Ficha técnica de materia prima $ 7.311.000 Gerente del Proyecto

Jefe de operaciones

Perfiles de puestos de trabajo $ 6.111.000 Gerente del Proyecto

Jefe de operaciones

Plan de marketing para lanzamiento $ 16.461.000 Gerente del Proyecto

Profesional mercadeo

Prueba Piloto $ 5.660.000 Gerente del Proyecto

Jefe de operaciones

Cierre del proyecto $ 13.740.000 Gerente del Proyecto

3.5 Beneficios financieros del proyecto

De acuerdo al estudio de viabilidad financiera del proyecto para la implementación y

puesta en marcha de una fábrica de cofres exequiales biodegradables en el departamento

del Tolima, se determina bajo los criterios de evaluación de proyectos como lo es la TIR,

VPN, B/C, y el periodo de recuperación que este proyecto con una tasa interna de

oportunidad esperada por el inversionista del 16.11% y con una inversión de $340.884.326

pesos m/cte., se genere una tasa interna de retorno del 40% financiando el proyecto en un

40% de la inversión inicial y en un plazo de recuperación del capital en un término no

107

mayor a 2 años.

3.6 Principales riesgos.

Instalación y montaje de una fábrica de cofres exequiales biodegradables en el

departamento del Tolima, se pueden presentar los siguientes riesgos:

Los equipos requeridos no se encuentren en el país y se deba realizar una importación con variación del TRM.

El talento humano no cumpla con los requerimientos mínimos exigidos para la puesta en marcha del proyecto.

El proyecto no haya sido actualizado con fuentes de información primaria para la ejecución del mismo.

Los terrenos identificado en la micro localización no se encuentren disponibles para el arrendamiento y genera retrasos en la escogencia de una nueva ubicación.

Para ampliar información ver anexo 17. Matriz de determinación de los riesgos del proyecto

Sección 4. Puntos de contacto

ROL NOMBRE TELEFONO MAIL

Gerente de

proyectos

Yerly Carolina

Morales Reinosa

3192473392 [email protected]

Gerente funcional

mercadológico

Cuellar Muñoz

Diego Mauricio

3138217249

[email protected]

Gerente funcional

administrativa y

legal

Soto Cardona

Ruby Isabel


Gerente funcional

técnico y

tecnológico

Rivera Camacho

Lorena


108

Sección 5. Glosario

Cofre exequial: Caja, generalmente de madera, en la que se deposita el cadáver

que se va a enterrar.

Financiación: Son los recursos gestionados en fuentes externas adicionales a los

aportes sociales o capital social.

Hito: actividad control sin duración y sin costo para el proyecto.

Población Beneficiaria: Población objetivo hacia la cual se dirige el proyecto

Restricción: Son todas aquellas limitaciones que se generan para la implementación

de un proyecto.

Riesgos: son las proximidades más cercanas que generan el rechazo o las fallas

para la implementación de un proyecto.

Rol: papel que desempeña una persona enmarcado en una entidad o empresa.

Supuesto: es una hipótesis no comprobada que se genera de un punto de partida

para un proyecto con una meta definida.

Tasa Interna Oportunidad: es la tasa mínima en la cual una persona está dispuesta

a invertir su dinero.

Tasa de rendimiento: Es la rentabilidad que genera el proyecto.

Valor Presente Neto: trae a valor presente una tasa de interés definida todos los

ingresos y egresos de un proyecto.

SIGLAS:

B/C: Relación Beneficio costo

CCI: Cámara de comercio de Ibagué

EPIS: Equipo de protección individual y de seguridad

NIT: numero de identificación tributaria

POT: Plan de ordenamiento territorial

TIO: tasa interna de oportunidad

TIR: tasa interna de retorno

RUT: registro único tributario

VPN: valor presente neto

109

ACEPTACION DEL ACTA DE CONSTITUCION

APROBACIÓN DE LOS INVERSIONISTAS:

NOMBRES Y APELLIDOS Nº IDENTIFICACION FIRMA HUELLA

APROBACIÓN DE PROJECT MANAGER :

NOMBRES Y APELLIDOS Nº IDENTIFICACION FIRMA HUELLA

La presente acta se firma en la ciudad de ____________, en constancia y aprobación por las

partes el día __________ ( ) del mes ___________ ( ) del año ______ ( ), en original y dos

copias.

110

Anexo C: EDT (Estructura de la División del Trabajo).

A.

SELECCIÓN DE

EMPRESA DE

EMPLEO

TEMPORAL

D.

SOLICITUD DE

COTIZACIONES A

EMPRESAS DE

SEGURIDAD

D.

SOLICITUD DE

COTIZACIONES A

EMPRESAS DE

SEGURIDAD

G.

DEFINICIÓN DE

ESTRATEGIAS DE

MERCADEO

I.

ESTUDIOS DE

PUESTOS DE

TRABAJO

K. COTIZACIONES 0.ARRENDAMIENTO

DEL TERRENOQ.

CONVOCATORI

A DE CLIENTES Y

ACCIONISTAS

S.

OBLIGACIONES

MERCANTILES Y

TRIBUTARIAS

T. CIERRE

B.ENTREVISTA DE

CANDIDATOSE.

SELECCIÓN Y

CONTRATACIÓN DE

EMPRESA DE

SEGURIDAD

H.

ELABORACIÓN DE

PLAN DE

MARKETING DE

LANZAMIENTO

J.

DEFINICIÓN

DE LOS

PERFILES

L.

COMPRA, INSTALACIÓN

Y VERIFICACIÓN DE

MUEBLES Y ENSERES

P.ADECUACIÓN DE

INSTALACIONESR.

ELABORACIÓN

DEL COFRE

C.SELECCIÓN DE

ENTREVISTADOSM.


Y VERIFICACIÓN DE

EQUIPOS DE CÓMPUTO

N.


Y VERIFICACIÓN DE

MAQUINARIA

PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UNA FABRICA DE COFRES EXCEQUIALES BIODEGRADABLES

4. PLAN DE MARKETING

PARA LANZAMIENTO

5. PERFILES DE

PUESTOS DE

TRABAJO

6. COMPRA DE EQUIPOS DE

CÓMPUTO Y

COMUNICACIÓN,

MAQUINARIA Y MUEBLES Y

ENSERES

7. CONTRATACIÓN Y

ADECUACION DEL

TERRENO E

INSTALACIONES

8. PRUEBA PILOTO

9.

REQUERIMIENTOS

LEGALES

10. CIERRE DEL

PROYECTO

1. CONTRATACIÓN

EQUIPO NUCLEAR

2. CONTRATACIÓN DE

EMPRESA DE VIGILANCIA

Y SEGURIDAD

3. FICHAS TÉCNICAS

DE MATERIA PRIMA

Fuente: La autora.

111

Anexo D: Diccionario de la EDT.

Diccionario de la EDT

ID Cuenta:

1. CONTRATACIÓN

EQUIPO NUCLEAR

Paquete de trabajo

A. Selección

empresa de empleo

temporal.

Fecha de

actualización: 28 de

Mayo de 2014

Responsable:

Gerente de Proyecto

Definición del paquete de trabajo: Para la conformación del Equipo de trabajo del

Gerente del Proyecto, se hace necesaria la contratación de una empresa de empleo

temporal que gestione la contratación de dicho Equipo Nuclear.

Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del

proyecto, entregará a la empresa de empleo temporal los perfiles de los cargos

solicitados, con los cuales hará la selección de los profesionales requeridos.

Entregables:

*Residente de Obra

*Ingeniero Industrial (Jefe de Operaciones)

*Profesional en mercadeo (Jefe de Mercadeo)

*Secretaria Auxiliar Contable

*Abogado (Asesor Jurídico)

* Contador (Asesor Financiero)

Supuestos:

* Se espera que la empresa de empleo

temporal convoque a varios profesionales,

según requerimientos.

* Se espera que los convocados cumplan

con todos los requisitos exigidos.

* Se espera seleccionar todos los

profesionales solicitados a la empresa

temporal en los tiempos establecidos.

Recursos Asignados:

* Responsable de Actividad

* Servicios públicos

Duración: 7 días Milestones / Hitos:

Costos: $ 6.840.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 07 de Agosto de 2014

Interdependencias Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/

Fuente: La autora.

112


ID Cuenta:

2. CONTRATACIÓN

DE EMPRESA DE

VIGILANCIA Y

SEGURIDAD.

Paquete de trabajo

E. Selección de la

mejor oferta de

prestación de

servicio de seguridad

y vigilancia, según

cotizaciones.

Fecha de


Mayo de 2014

Responsable: Gerente

de Proyecto

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará debidamente

instalados todos los equipos y cámaras correspondientes al paquete de seguridad y vigilancia

adquirido, manuales y claves necesarias para acceder al sistema.

Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente del proyecto,

comprobará mediante contrato de empresa de seguridad y vigilancia y prueba del sistema de

seguridad, la efectividad y funcionamiento de la misma.

Entregables:

* Sensores de movimiento (10)

* Cámaras de seguridad (10)

* Monitoreo continuo

* Alarma (1) con clave digital

* Control constante a instalaciones (3 veces al día)

Supuestos:

* Se espera que el responsable, realice

varias cotizaciones de empresas que

ofrezcan servicios de seguridad y vigilancia.

* Que se elija a la empresa que mejores

garantías ofrezca en el servicio y efectividad

del mismo.

* Que los sistemas de seguridad, cámaras y

claves se entreguen probados, para su

respectivo recibo a satisfacción.

* Que se realicen tanto los monitoreo como

los controles continuamente.

Recursos Asignados:



Costos: $ 22.211.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 17 de Agosto de 2014

Interdependencias: Asesoría Jurídica y

Asesoría Financiera

Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/

Fuente: La autora.

113


ID Cuenta: 3.

FICHA TÉCNICA

DE MATERIA

PRIMA.

Paquete de trabajo

F. Elaboración de la

ficha técnica de la

materia prima

necesaria para el

correcto

funcionamiento de

la fábrica.

Fecha de


Mayo de 2014

Responsable: Jefe de

Operaciones

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará la ficha

técnica de la materia prima necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa.


comprobará la Ficha Técnica entregada de materia prima, según especificaciones de

materia prima.

Entregables:

Ficha técnica de Materia Prima que contenga las siguientes especificaciones: Nombre de

insumo o materia prima, nombre y datos completos del proveedor, tiempo de entrega,

cantidad requerida por cofre, si requiere transformación o preparación.

Supuestos:

* Que el responsable, entregue Ficha

Técnica de Materia Prima, según

especificaciones de dicha materia prima.

* Que la Ficha se clara y entendible para

su posterior utilización.

Recursos Asignados:



* Útiles de papelería

* Vigilancia


Costos: $7.311.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 17 de Septiembre de 2014




Fuente: La autora.

114


ID Cuenta: 4.

PLAN DE

MARKETING PARA

LANZAMIENTO.

Paquete de trabajo

H. Elaborar un Plan

de Marketing para

lanzamiento de la

fábrica.

Fecha de


Mayo de 2014

Responsable:

Profesional de

mercadeo.

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará un

Plan de Marketing para lanzamiento de la empresa.


proyecto, comprobará si las estrategias de mercadeo a utilizar, son las más viables

para el lanzamiento de la empresa.

Entregables:

* Video Institucional

* Tarjetas de Presentación (2000)

* Página Web

* Cuñas Radiales

* Evento de Lanzamiento

Supuestos:

* Se espera que el responsable, entregue

definidas las estrategias de mercadeo

más viables a utilizar para el

lanzamiento.

* Que los entregables sean distribuidos

al público a tiempo y sin errores.

Recursos Asignados:


* Útiles de papelería y fotocopia


* Vigilancia


Costos: $16.461.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 02 de Octubre de 2014


Secretaria Auxiliar Contable.


Fuente: La autora.

115


ID Cuenta:

5. PERFILES DE

PUESTOS DE

TRABAJO.

Paquete de trabajo

I. Estudio de los

puestos de trabajo

necesarios para el

funcionamiento

administrativo de la

fábrica.

Fecha de


Mayo de 2014

Responsable: Jefe

de Operaciones

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará los

perfiles de los puestos de trabajo que tendrá la empresa, para su correcto

funcionamiento administrativo.


proyecto, comprobará los puestos de trabajo necesarios en la empresa con los Perfiles

entregados, para verificar su coherencia y relación.

Entregables:

Perfiles de puestos de trabajo: Administrativos (Gerente General, Asistente de

Gerencia, Auxiliar Contable, Contador Externo y Asesor Jurídico Externo); Producción

(Jefe de Operaciones, Operarios de corte, de pliegue, de pintura, de tapicería y

Almacenista); Comercial (Director Comercial y Asesor Comercial).

Supuestos:

* Se espera que el responsable, entregue

estudio de los puestos de trabajo

necesarios para el funcionamiento

administrativo de la empresa.

* Que los Perfiles sean coherentes y

guarden relación con los puestos de

trabajo planteados.

Recursos Asignados:




* Vigilancia


Costos: $6.111.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 25 de Agosto de 2014

Interdependencias Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/

Fuente: La autora.

116


ID Cuenta:

6. COMPRA DE

EQUIPOS DE

CÓMPUTO,

MAQUINARIA Y

MUEBLES Y

ENSERES.

Paquete de trabajo

L. Compra,

instalación y

verificación de

Muebles y Enseres.

Fecha de


Mayo de 2014


Operaciones

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará todos

los muebles y enseres necesarios para el funcionamiento de la empresa.


comprobará mediante facturas la compra de todos los muebles y enseres necesarios

adquiridos, su instalación y prueba.

Entregables:

* Archivador 3X3 S (6)

* Sillas Ergonómicas Giratorias (6)

* Centro de Trabajo 1.80X1.80 (6)

* Silla Público (5)

* Sala de Espera - Poltrona (1), Sillas (2), Mesa (1)

Supuestos:


varias cotizaciones de los muebles y

enseres necesarios.

* Que se adquieran los muebles y

enseres con especificaciones

necesarias para el funcionamiento de la

empresa.

* Que los muebles y enseres necesarios

se entregue instalados y probados, para

su respectivo recibo a satisfacción.

Recursos Asignados:




* Vigilancia

Duración: 7 Días Milestones / Hitos:

Costos: $12.825.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 26 de Noviembre de 2014

Interdependencias: Secretaria Auxiliar

Contable.


Fuente: La autora.

117


ID Cuenta:

6. COMPRA DE

EQUIPOS DE

CÓMPUTO,

MAQUINARIA Y

MUEBLES Y

ENSERES.

Paquete de trabajo

M. Compra, instalación y

verificación de Equipos de

Cómputo y Comunicación.

Fecha de

actualización:

28 de Mayo de

2014


Operaciones

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará todos

los equipos de cómputo y comunicación necesarios para el funcionamiento de la

empresa.


comprobará mediante facturas la compra de todos los equipos de cómputo y

comunicación necesarios adquiridos, su instalación y prueba.

Entregables:

* Computador de Mesa HP (5) * Celular Corporativo Claro 1400 Minutos (2)

* Computador Portátil HP (4) * Cámaras IP (3)

* Impresora Láser Jet HP (1) * Telefonía Nacional 500 Minutos (1)

* UPS Vanguard 1.5 KVA (1)

* Internet Banda Ancha 10 (1)

Supuestos:

* Se espera que el responsable, realice varias

cotizaciones de los equipos de cómputo y

comunicación necesarios.

* Que se adquieran los equipos de cómputo y

comunicación con especificaciones necesarias

para el funcionamiento de la empresa.

* Que los equipos de cómputo y comunicación

necesarios se entregue instalados y probados,

para su respectivo recibo a satisfacción.

Recursos Asignados:




* Vigilancia


Costos: $ 21.375.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 26 de Noviembre de

2014

Interdependencias: Asesoría Financiera y

Secretaria Auxiliar Contable.

Aprobado por / Fecha: Gerente

Proyecto/

Fuente: La autora.

118


ID Cuenta:

6. COMPRA DE

EQUIPOS DE

CÓMPUTO,

MAQUINARIA Y

MUEBLES Y

ENSERES.

Paquete de trabajo

N. Compra,

instalación y

verificación de

Maquinaria.

Fecha de


Mayo de 2014


Operaciones

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará toda la

maquinaria necesaria para el funcionamiento de la empresa.


comprobará mediante facturas la compra de la maquinaria necesaria adquirida, su

instalación y prueba.

Entregables:

* Sierra Circular de Corte (1)

* Cabina Eléctrica Aerográfica para pintura ecológica (1)

* Mesas Metálicas (4)

Supuestos:


varias cotizaciones de la maquinaria

necesaria.

* Que se adquieran las maquinarias con

especificaciones necesarias para el

funcionamiento de la empresa.

* Que la maquinaria se entregue

instalada y probada, para su respectivo

recibo a satisfacción.

Recursos Asignados:




* Vigilancia


Costos: $ 51.300.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 19 de Diciembre de 2014

Interdependencias: Secretaria Auxiliar

Contable.


Fuente: La autora.

119


ID Cuenta:

7. CONTRATACIÓN

Y ADECUACIÓN

DEL TERRENO E

INSTALACIONES.

Paquete de trabajo P.

Adecuación de las instalaciones.

Fecha de

actualización

: 28 de Mayo

de 2014

Responsable:

Residente de Obra

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la adecuación del terreno, quien

cuenta con los 20 trabajadores de campo contratados para dicha labor, así mismo cuenta con las

herramientas, maquinaria y equipo de protección suministrados por el inversionista del proyecto;

El director financiero es responsable de los desembolsos correspondientes a la actividad.

Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable):

* Las maquinarias y herramientas utilizadas deben encontrarse en estado óptimo y son acordes

para labor.

* El personal contratado tenga experiencia en este tipo de obras.

* El entregable debe reunir las condiciones de calidad requeridas.

Entregables:

* Terreno adecuado para el funcionamiento de la empresa.

* Contrato a todo costo de instalación y suministro de vidrio, separación proceso productivo.

* Contrato a todo costo de instalación eléctrica y suministro, instalación hidrosanitaria, pintura

fachada e interior, adecuación de pisos, pañetes, mampostería.

Supuestos:

* El contratista de adecuación de instalaciones suministra a

tiempo y óptimas condiciones las herramientas,

maquinarias y equipo de protección necesarios para el

proceso.

* Las personas contratadas cumplen con los indicadores de

productividad.

* Se realiza el pago en el tiempo y cantidades establecidas.

* El clima es favorable para realizar la labor contratada.

Recursos Asignados:




* Vigilancia

Duración: 9o días Milestones / Hitos:

Costos: $ 160.211.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 19 de Noviembre

de 2014

Interdependencias: Asesoría Jurídica, Asesoría Financiera

y Secretaria Auxiliar Contable.

Aprobado por / Fecha: Gerente

Proyecto/

Fuente: La autora.

120


ID Cuenta:

8. PRUEBA

PILOTO

Paquete de trabajo

10.1. Elaboración

del cofre exequial

biodegradable.

Fecha de


Mayo de 2014


Proyecto

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará un

cofre exequial biodegradable, para verificar el correcto funcionamiento de la maquinaria e

instalaciones.

Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente de la empresa,

comprobará que el cofre exequial biodegradable se ha elaborado correctamente y que en

el proceso de elaboración se ha verificado el buen funcionamiento tanto de la maquinaria

como de las instalaciones en general.

Entregables:

Cofre Exequial Biodegradable terminado.

Supuestos:

* Se espera que el cofre exequial

biodegradable cumpla con todas las

especificaciones requeridas.

* Que toda la maquinaria tenga un

correcto funcionamiento.

* Que las instalaciones estén adecuadas

para que la elaboración de dicha prueba

piloto sea exitosa.

Recursos Asignados:




* Vigilancia


Costos: $ 5.660.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 20 de Diciembre de 2014

Interdependencias: Jefe de Operaciones Aprobado por / Fecha: Gerente de Empresa/

Fuente: La autora.

121


ID Cuenta:

9.

REQUERIMIENTOS

LEGALES.

Paquete de trabajo

S. Obligaciones

Mercantiles y

Tributarias

Fecha de


Mayo de 2014

Responsable:

ASESOR JURIDICO

Definición del paquete de trabajo: Se acuerda entregar al momento del cierre, todas las

Licencias necesarias para el normal y correcto funcionamiento de la empresa.


revisará las respectivas Licencias entregadas y exigidas según la normatividad de

funcionamiento que rige a este tipo de empresas, para comprobar su registro y vigencia.

Entregables:

Certificado de homonimia en CCI, expedición de NIT y RUT, avisos y tableros, uso de suelos,

certificado de seguridad en bomberos, constitución de escritura pública en Notaría,

certificado de NO usuario de música en Sayco y Acinpro, registro de libros contables en CCI

informe de rendición de cuentas a la SS, registro de marca y código de barras.

Supuestos:

* Se espera que el responsable de tramitar

las Licencias, solicite todas las licencias

exigidas para el funcionamiento de este

tipo de empresas.

* Cumplir con todos los requisitos para

que las Licencias sean otorgadas.

* Se otorguen todas las Licencias

solicitadas que cumplan los requisitos.

Recursos Asignados:




* Vigilancia


Costos: $ 10.796.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 17 de Septiembre de 2014

Interdependencias: Asesoría Financiera. Aprobado por / Fecha: Gerente Proyecto/

Fuente: La autora.

122


ID Cuenta: 10.

CIERRE DEL

PROYECTO.

Paquete de trabajo # 10.1. Entrega al

Gerente de la empresa, las instalaciones

adecuadas y respectivas legalizaciones

para su funcionamiento.

Fecha de

actualización

: 28 de Mayo

de 2014


Proyecto

Definición del paquete de trabajo: La persona encargada de la actividad, entregará las instalaciones

adecuadas y respectivas legalizaciones para el inmediato funcionamiento de la empresa.

Criterios de aceptación (Como saber si el trabajo es aceptable): El Gerente de la empresa, comprobará que

tanto las instalaciones estén adecuadas, como toda la maquinaria y equipos estén instalados y probados,

licencias otorgadas, ficha técnica de materia prima, perfiles de puestos de trabajo, prueba piloto y plan de

marketing de lanzamiento.

Entregables:

Fábrica adecuada para el inmediato funcionamiento, con la maquinaria, equipos de cómputo y

comunicaciones, muebles y enseres instalados, fichas técnicas de materia prima, perfiles de puestos de

trabajo, prueba piloto y plan de marketing de lanzamiento.

Supuestos:

* Se espera que el Gerente del Proyecto, entregue las

instalaciones debidamente adecuadas según especificaciones.

* Que se encuentre legalizada totalmente la empresa, para su

correcto funcionamiento.

* Que estén creados perfiles de trabajo, según puestos de trabajo

necesarios. *

Que la ficha técnica de materia prima esté elaborada según

especificaciones de dicha materia prima.

* Que toda la maquinaria, equipos de cómputo y

comunicaciones, muebles y enseres se encuentren debidamente

instalados y probados.

* Que el Plan de Marketing se base en estrategias de mercadeo

más viables.

Recursos Asignados:




* Vigilancia


Costos: $ 13.740.000 pesos m/cte. Fecha de entrega: 15 de Diciembre de

2014

Interdependencias: Residente de Obra, Jefe de Operaciones, Jefe

de Mercadeo, Secretaria Auxiliar Contable y Asesores Jurídico y

Financiero.

Aprobado por / Fecha: Gerente de

Empresa/

Fuente: La autora.

123

Anexo E: Matriz de Responsabilidades.

ROL

Invers

ion

ista

s d

el

pro

yecto

Au

tori

dad

es

pre

su

pu

esta

ria

s y

su

perv

isió

n.

Pro

fes

ion

al en

merc

ad

eo

Pro

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ion

al d

e

op

era

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nes

Resid

en

te d

e o

bra

Aseso

res

Ju

ríd

ico

s y

fin

an

cie

ros.

Gere

nte

pro

yecto

Requerimientos Legales. A I C E

Contratación y adecuación del

terreno e instalaciones.

A I E C

Compra de la maquinaria,


A I E C

Compra de equipos de cómputo

y comunicación, instalación y

verificación.

A I E C

Compra De Muebles Y Enseres E

Instalación.

A I E C

Contratación de empresa de

vigilancia y seguridad.

A I C E

Ficha Técnica De Materia Prima. A I E C

Perfiles De Puestos De Trabajo. A I E C


lanzamiento.

A I E C

Prueba Piloto A I E I

Cierre Del Proyecto. A I E E E C

Información:

E = Responsable de ejecutar (puede ser compartida)

A = Autoridad de aprobación final

C = Debe ser consultado

I = Debe ser informado

Fuente: La autora.

124

Anexo F: Ruta Crítica.

ES 19 EF 48 T

LS 113 LF 142 30

ES 19 EF 48 T

LS 113 LF 142 30

ES 19 EF 33 T ES 34 EF 63 T

LS 98 LF 112 15 LS 113 LF 142 30

ES 19 EF 25 T ES 26 EF 32 T

LS 129 LF 135 7 LS 136 LF 142 7

ES 19 EF 25 T

LS 135 LF 141 7

ES 19 EF 41 T ES 112 EF 118 T

LS 89 LF 11123

LS 135 LF 1417

ES 1 EF 7 T ES 8 EF 14 T ES 15 EF 18 T ES 143 EF 149 T

LS 1 LF 7 7 LS 8 LF 14 7 LS 15 LF 18 4 LS 143 LF 149 7

ES 112 EF 118 T

LS 135 LF 141 7

ES 112 EF 141 T ES 142 EF 142 T

LS 112 LF 141 30 LS 142 LF 142 1

ES 19 EF 21 T ES 22 EF 111 T

LS 19 LF 21 3 LS 22 LF 111 90

ES 8 EF 14 T ES 15 EF 17 T

LS 8 LF 14 7 LS 19 LF 21 3

Q. CONVOCATORIA DE

CLIENTES Y ACCIONISTAS

R. PRUEBA PILOTO

L. COMPRA, INSTALACIÓN Y

VERIFICACIÓN DE MUEBLES Y

ENSERES

M. COMPRA, INSTALACIÓN Y

VERIFICACIÓN DE EQUIPOS DE

COMPUTO Y COMUNICACIÓN

N. COMPRA, INSTALACIÓN

Y VERIFICACIÓN DE

MAQUINARIA

T. CIERRE

DIAGRAMA DE RED

C. SELECCIÓN DE

ENTREVISTADOS

F. ELABORACIÓN DE

FICHAS TECNICAS

G. ESTRATEGIAS DE

MARKETING

I. ESTUDIO PUESTOS

DE TRABAJO

H. ELABORACIÓN DE PLAN DE

MARKETING DE LANZAMIENTO

J. DEFINICIÓN DE LOS PERFILES

DE TRABAJO

K. COTIZACIÓNES

A. SELECCIÓN DE

EMPRESA DE EMPLEO

TEMPORAL

B. ENTREVISTA

CANDIDATOS

0. ARRENDAMIENTO

DE TERRENO

P. ADECUACIÓN DE

TERRENO E

INSTALACIONES

S. OBLIGACIONES

MERCANTILES Y

TRIBUTARIAS

D. COTIZACIONES

EMPRESAS DE

SEGURIDAD

E. SELECCIÓN Y

CONTRATACIÓN E.

SEGURIDAD

Fuente: La autora.

125

Anexo G: Diagrama de Gantt.

ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD AGOSTO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

CONTRATACION EQUIPO NUCLEAR

SELECCION DE EMPRESA DE EMPLEO TEMPORAL

ENTREVISTA DE CANDIDATOS

SELECCIÓN DE ENTREVISTADOS

CONTRATACION DE EMPRESA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD

SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE SEGURIDAD

SELECCIÓN Y CONTRATACION DE EMPRESA DE SEGURIDAD

FICHAS TECNICAS DE MATERIA PRIMA

ELABORACION DE FICHAS TECNICAS

PLAN DE MARKETING PARA LANZAMIENTO

DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE MERCADEO

ELABORACION DE PLAN DE MARKETING DE LANZAMIENTO

PERFILES DE PUESTOS DE TRABAJO

ESTUDIOS DE PUESTOS DE TRABAJO

DEFINICION DE LOS PERFILES

COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO Y COMUNICACIÓN, MAQUINARIA Y MUEBLES Y ENSERES

COTIZACIONES

COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MUEBLES Y ENSERES

COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE EQUIPOS DE COMPUTO

COMPRA, INSTALACION Y VERIFICACION DE MAQUINARIA

CONTRATACION Y ADECUACION DEL TERRENO E INSTALACIONES

ARRENDAMIENTO DEL TERRENO

ADECUACION DE INSTALACIONES

PRUEBA PILOTO CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS

ELABORACION DEL COFRE

REQUERIMIENTOS LEGALES

OBLIGACIONES MERCANTILES Y TRIBUTARIAS

CIERRE DEL PROYECTO CIERRE

126

ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD SEPTIEMBRE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

















COTIZACIONES












127

ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD OCTUBRE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

















COTIZACIONES












128

ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD NOVIEMBRE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

















COTIZACIONES












129

ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD DICIEMBRE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

















COTIZACIONES












Fuente: La autora.

130

Anexo H: Costos de Personal.

DESCRIPCIÓN VR. BASE COSTO DIA

LABORADO

COSTO HORA

LABORADA

FACTOR

PRESTACIONAL (21%)

FACTOR

SEGURIDAD SOCIALVR. UNITARIO UNIDAD CANTIDAD SALARIO FINAL

Gerente del Proyecto 3.311.259$ 110.375$ 13.797$ 695.364$ 993.378$ 5.000.001$ MES 5 25.000.005$

Secretaria Auxiliar contable 1.027.398$ 34.247$ 4.281$ 215.754$ 256.850$ 1.500.001$ MES 5 7.500.005$

Asesor JurÍdico 9.000.000$ 9.000.000$ UND 1 9.000.000$

Asesor Financiero 8.000.000$ 8.000.000$ UND 1 8.000.000$

Residente de Obra 10.000.000$ 10.000.000$ UND 1 10.000.000$

Jefe de Operaciones 18.000.000$ 18.000.000$ UND 1 18.000.000$

Profesional de Mercadeo 8.000.000$ 8.000.000$ UND 1 8.000.000$

85.500.011$ TOTAL DEL COSTO DE PERSONAL

Fuente: La autora.

Anexo I: Gastos generales e improvistos.

DESCRIPCIÓNVR.

UNITARIOUNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL

Arrendamiento de bodega -

oficina$ 4.000.000 Mes 5,00 $ 20.000.000

Gastos de administración y

representación$ 400.000 Mes 5,00 $ 2.000.000

Gastos de transporte $ 300.000 Mes 5,00 $ 1.500.000

Útiles papelería y fotocopias $ 300.000 Mes 5,00 $ 1.500.000

Servicios públicos $ 1.000.000 Mes 5,00 $ 5.000.000

$ 30.000.000TOTAL - COSTOS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO

Fuente: La autora.

131

Anexo J: Inversiones en Activos Fijos - Maquinaria y Equipos

AREA DE LA

EMPRESA ELEMENTO CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL

Archivador 3x3 S 3 $ 267.150 801.450$

Sillas ergonómicas giratorias 3 $ 99.900 299.700$

Centro de trabajo 1,80 x 1,80 3 $ 200.000 600.000$

Sillas público 5 $ 68.350 341.750$

Archivador 3x3 S 1 $ 267.150 267.150$


Centro de trabajo 1,80 x 1,80 1 $ 200.000 200.000$

Sala de Espera (1 poltrona, 2 sillas y

mesa) 1 $ 623.400 623.400$

Archivador 3x3 S 2 $ 267.150 534.300$


Centro de trabajo 1,80 x 1,80 2 $ 768.960 1.537.920$

TOTAL 5.485.570$

Computadores de Mesa HP 2 $ 1.500.000 3.000.000$

Computador portatil HP 1 $ 1.210.000 1.210.000$

Impresora laserjet Hp 536 dnf 1 $ 735.000 735.000$

UPS VANGUARD 1.5 KVA 1 $ 761.326 761.326$

Internet Banda ancha 10 MB con Claro 1 $ 217.000 217.000$

Telefonía Nacional 500 minutos 1 $ 120.000 120.000$

Cámaras IP 3 $ 0 -$

Celular corporativo Claro 1400 minutos 1 $ 71.200 71.200$

Computador portatil HP 3 $ 1.210.000 3.630.000$

Celular corporativo Claro 1400 minutos 1 $ 71.200 71.200$

PRODUCCIÓN Computadores de Mesa HP 3 $ 1.590.000 4.770.000$

TOTAL 14.585.726$

Sierra circular de corte 1 25.272.500$ 25.272.500$

Cabina Aerografica 1 19.850.380$ 19.850.380$

Mesa metálica 4 707.630$ 2.830.520$

TOTAL 47.953.400$

TOTAL CUANTIA INVERSIONES FIJAS 68.024.696$

5.485.570$

62.539.126$

COMPOSICION Y CUANTIA DE LA INVERSION FIJA

Equipos de computaciòn y comunicaciòn

VENTAS

Muebles y Enseres

Maquinaria y equipo

AD

MIN

IST

RA

CIO

N

VE

NT

AS

PR

OD

UC

CIÓ

N

PRODUCCIÓN

AD

MIN

IST

RA

CIO

N

TOTAL MUEBLES Y ENSERES

TOTAL MAQUINARIA Y EQUIPO

Fuente: La autora.

132

Anexo K: Inversiones Intangibles – Legalización

.

CONCEPTO VR. UNITARIO UNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL

Autenticación de los documentos del

acta de iniciación$ 40.000 UND 1 $ 40.000

Formulario registro mercantil $ 12.000 UND 1 $ 12.000

Registro mercantil $ 170.000 UND 1 $ 170.000

Libros y documentos $ 25.000 UND 1 $ 25.000

Certificados de existencia y

representacion legal$ 20.000 UND 1 $ 20.000

Certificados especiales $ 10.000 UND 1 $ 10.000

Certificados de matrícula $ 80.000 UND 1 $ 80.000

Inscripción de libros $ 175.000 UND 1 $ 175.000

Industria y comercio $ 13.500 UND 1 $ 13.500

Certificado de uso $ 13.000 UND 1 $ 13.000

$ 558.500TOTAL - TRAMITES LEGALES

TRAMITES LEGALES

Fuente: La autora.

Anexo L: Contratación con terceros.

CONCEPTO VR. UNITARIO UNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL

Contratación equipo

nuclear (Outsourcing

de Personal)

$ 2.600.000 Und 1,00 $ 2.600.000

Vigilancia privada y

alarma monitoreada$ 3.382.270 Mes 5,00 $ 16.911.350

Pólizas $ 7.085.000 Mes 1,00 $ 7.085.000

$ 26.596.350TOTAL - CONTRATACIÓN CON TERCEROS

Fuente: La autora.

133

Anexo M: Inversión en Adecuaciones y Reparaciones locativas.

CONCEPTOVR.

UNITARIOUNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL

Contrato todo costo instalación y

suministro de vidrio separación

proceso productivo

$ 22.000.000

UNID 1 22.000.000,00$

Contrato todo costo instalación

eléctrica y suministro $ 20.000.000

UNID 1 20.000.000,00$

Contrato todo costo instalación

hidrosanitaria $ 26.000.000

UNID 1 26.000.000,00$

Contrato todo costo pintura fachada e

interior $ 10.000.000

UNID 1 10.000.000,00$

Contrato todo costo adecuación de

pisos $ 30.000.000

UNID 1 30.000.000,00$

Contrato todo costo pañetes $ 10.000.000 UNID 1 10.000.000,00$

Contrato todo costo mampostería $ 15.000.000 UNID 1 15.000.000,00$

133.000.000,00$ TOTAL DE LAS ADECUACIONES Y REPARACIONES LOCATIVAS

Fuente: La autora.

134

Anexo N: Flujo de caja de la Gerencia del Proyecto.

% ACTIVIDAD AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

TOTAL DE DESEMBOLSO

POR ACTIVIDAD

$ 6.840.000,58 $ - $ - $ - $ - $ 6.840.000,58

Salario Gerente Proyecto 27% $ 1.333.333,62 $ - $ - $ - $ -

Salario Secretaria Auxiliar contable 27% $ 400.000,29 $ - $ - $ - $ -

Asesoría jurídica 27% $ 480.000,00 $ - $ - $ - $ -

asesoría financiera 27% $ 426.666,67 $ - $ - $ - $ -

transportes 27% $ 80.000,00 $ - $ - $ - $ -

Útiles, papelería y fotocopias 27% $ 80.000,00 $ - $ - $ - $ -

servicios públicos 27% $ 266.666,67 $ - $ - $ - $ -

gastos de representación y relaciones

públicas 27% $ 106.666,67 $ - $ - $ - $ -

arrendamiento 27% $ 1.066.666,67 $ - $ - $ - $ - Contratacion equipo nuclear (Outsourcing de

Personal ) 100% $ 2.600.000,00 $ - $ - $ - $ -

$ 8.682.270,72 $ 3.382.270,00 $ 3.382.270,00 $ 3.382.270,00 $ 3.382.270,00 $ 22.211.350,72

Salario Gerente Proyecto 33% $ 1.666.667,03 $ - $ - $ - $ -

Salario Secretaria Auxiliar contable 33% $ 500.000,36 $ - $ - $ - $ -

Asesoría jurídica 33% $ 600.000,00 $ - $ - $ - $ -

asesoría financiera 33% $ 533.333,33 $ - $ - $ - $ -

transportes 33% $ 100.000,00 $ - $ - $ - $ -

Útiles, papelería y fotocopias 33% $ 100.000,00 $ - $ - $ - $ -

servicios públicos 33% $ 333.333,33 $ - $ - $ - $ -

gastos de representación y relaciones

públicas 33% $ 133.333,33 $ - $ - $ - $ -

arrendamiento 33% $ 1.333.333,33 $ - $ - $ - $ -

Vigilancia privada y alarma monitoreada 100% $ 3.382.270,00 100% $ 3.382.270,00 100% $ 3.382.270,00 100% $ 3.382.270,00 100% $ 3.382.270,00

$ 2.260.530,14 $ 3.850.530,36 $ 1.200.000,00 $ - $ - $ 7.311.060,50

Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 $ - $ - $ -

Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 $ - $ - $ -

Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 $ - $ - $ -

asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 $ - $ - $ -

transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -

Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -

servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 $ - $ - $ - gastos de representación y relaciones

públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 $ - $ - $ -

arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 $ - $ - $ -

Jefe de operaciones 33% $ 1.200.000,00 33% $ 1.200.000,00 33% $ 1.200.000,00 $ - $ -

ACTIVIDADES

CONTRATACION DE EMPRESA DE VIGILANCIA Y

SEGURIDAD



135

$ 2.260.530,14 $ 3.850.530,36 $ - $ - $ - $ 6.111.060,50





transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -



públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 $ - $ - $ -

arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 $ - $ - $ -

Jefe de operaciones 33% $ 1.200.000,00 33% $ 1.200.000,00 $ - $ - $ -

2.260.530,14$ 3.850.530,36$ 27.209.878,40$ 52.364.818,69$ 5.299.470,72$ $ 90.985.228,31

Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 $ - 50% $ 2.500.000,55 33% $ 1.666.500,36

Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 $ - 50% $ 750.000,54 33% $ 499.950,36

Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 $ - 50% $ 900.000,00 33% $ 599.940,00

asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 $ - 50% $ 800.000,00 33% $ 533.280,00

transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - 50% $ 150.000,00 33% $ 99.990,00

Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - 50% $ 150.000,00 33% $ 99.990,00

servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 $ - 50% $ 500.000,00 33% $ 333.300,00 gastos de representación y relaciones

públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 $ - 50% $ 200.000,00 33% $ 133.320,00

arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 $ - 50% $ 2.000.000,00 33% $ 1.333.200,00

Jefe de operaciones 33% $ 1.200.000,00 33% $ 1.200.000,00 $ - 100% $ 3.600.000,00 $ -

Compra e instalacion de maquinaria y

equipos 40% $ 27.209.878,40 60% $ 40.814.817,60

2.660.530,14$ 4.250.530,36$ 9.550.001,09$ -$ -$ $ 16.461.061,59

Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 50% $ 2.500.000,55 $ - $ -

Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 50% $ 750.000,54 $ - $ -

Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 50% $ 900.000,00 $ - $ -

asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 50% $ 800.000,00 $ - $ -

transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 50% $ 150.000,00 $ - $ -

Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 50% $ 150.000,00 $ - $ -

servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 50% $ 500.000,00 $ - $ - gastos de representación y relaciones

públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 50% $ 200.000,00 $ - $ -

arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 50% $ 2.000.000,00 $ - $ -

Profesional de mercadeo 100% $ 1.600.000,00 100% $ 1.600.000,00 100% $ 1.600.000,00 $ - $ -




136

16.360.530,14$ 44.550.530,36$ 51.450.001,09$ 47.850.001,09$ -$ $ 160.211.062,68

Salario Gerente Proyecto 7% $ 333.500,07 17% $ 833.500,18 50% $ 2.500.000,55 50% $ 2.500.000,55 $ -

Salario Secretaria Auxiliar contable 7% $ 100.050,07 17% $ 250.050,18 50% $ 750.000,54 50% $ 750.000,54 $ -

Asesoría jurídica 7% $ 120.060,00 17% $ 300.060,00 50% $ 900.000,00 50% $ 900.000,00 $ -

asesoría financiera 7% $ 106.720,00 17% $ 266.720,00 50% $ 800.000,00 50% $ 800.000,00 $ -

transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 50% $ 150.000,00 50% $ 150.000,00 $ -

Útiles, papelería y fotocopias 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 50% $ 150.000,00 50% $ 150.000,00 $ -

servicios públicos 7% $ 66.700,00 17% $ 166.700,00 50% $ 500.000,00 50% $ 500.000,00 $ - gastos de representación y relaciones

públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 50% $ 200.000,00 50% $ 200.000,00 $ -

arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 50% $ 2.000.000,00 50% $ 2.000.000,00 $ -

Residente de obra 100% $ 2.000.000,00 100% $ 2.000.000,00 100% $ 3.600.000,00 $ - $ -

Contrato de adecuaciones 10% $ 13.300.000,00 30% $ 39.900.000,00 30% $ 39.900.000,00 30% $ 39.900.000,00

8.704.030,14$ 2.650.530,36$ -$ -$ -$ -$ $ 11.354.560,51





transportes 7% $ 20.010,00 17% $ 50.010,00 $ - $ - $ -



públicas 7% $ 26.680,00 17% $ 66.680,00 $ - $ - $ -

arrendamiento 7% $ 266.800,00 17% $ 666.800,00 $ - $ - $ -

Polizas 100% $ 7.085.000,00 $ - $ - $ - $ -

Constitución Legal 100% $ 558.500,00



137

-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 3,10$ 5.659.470,72$ $ 5.659.473,82

Salario Gerente Proyecto $ - $ - $ - $ - 33% $ 1.666.500,36

Salario Secretaria Auxiliar contable $ - $ - $ - $ - 33% $ 499.950,36

Asesoría jurídica $ - $ - $ - $ - 33% $ 599.940,00

asesoría financiera $ - $ - $ - $ - 33% $ 533.280,00

transportes $ - $ - $ - $ - 33% $ 99.990,00

Útiles, papelería y fotocopias $ - $ - $ - $ - 33% $ 99.990,00

servicios públicos $ - $ - $ - $ - 33% $ 333.300,00 gastos de representación y relaciones

públicas $ - $ - $ - $ - 33% $ 133.320,00

arrendamiento $ - $ - $ - $ - 33% $ 1.333.200,00

Jefe de operaciones $ - $ - $ - $ - 10% $ 360.000,00

-$ -$ -$ -$ 13.739.470,72$ $ 13.739.470,72

Salario Gerente Proyecto $ - $ - $ - $ - 33% $ 1.666.500,36

Salario Secretaria Auxiliar contable $ - $ - $ - $ - 33% $ 499.950,36

Asesoría jurídica $ - $ - $ - $ - 33% $ 599.940,00

asesoría financiera $ - $ - $ - $ - 33% $ 533.280,00

transportes $ - $ - $ - $ - 33% $ 99.990,00

Útiles, papelería y fotocopias $ - $ - $ - $ - 33% $ 99.990,00

servicios públicos $ - $ - $ - $ - 33% $ 333.300,00 gastos de representación y relaciones

públicas $ - $ - $ - $ - 33% $ 133.320,00

arrendamiento $ - $ - $ - $ - 33% $ 1.333.200,00

Jefe de operaciones 90% $ 3.240.000,00

Residente de obra 100% $ 2.000.000,00

Profesional de mercadeo 200% $ 3.200.000,00

50.028.952,17$ 66.385.452,17$ 92.792.150,57$ 103.597.089,77$ 28.080.682,17$ $ 340.884.326,84

$ 340.884.326,84

TOTAL

TOTAL DEL FLUJO DE CAJA PARA DESEMBOLSAR

PRUEBA PILOTO

CIERRE DEL PROYECTO

Fuente: La autora.

Anexo Ñ: Plan de desembolsos de acuerdo al flujo de caja.

DESEMBOLSOS

PROGRAMADOS

I DESEMBOLSO 25

DE JULIO DE 2014

II DESEMBOLSO

25 AGOSTO 2014

III DESEMBOLSO

25 SEPTIEMBRE

2014

IV DESEMBOLSO

25 OCTUBRE 2014

V DESEMBOLSO

DICIEMBRE 28 2014

VALOR DESEMBOLSO

TOTAL EFECTIVO $ 68.176.865 $ 34.088.433 $ 102.265.298 $ 68.176.865 $ 68.176.865

Fuente: La autora.

138

Anexo O: Matriz de responsabilidades para riesgos

Invers

ion

ista

s

del p

royecto

Au

tori

dad

es

pre

su

pu

esta

rias

y s

up

erv

isió

n.

Pro

fesio

nal en

merc

ad

eo

Pro

fesio

nal d

e

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era

cio

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Resid

en

te d

e

ob

ra

Aseso

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Ju

ríd

ico

s y

fin

an

cie

ros.

Secre

tari

a

au

xilia

r co

nta

ble

Gere

nte

pro

yecto

1.1

SELECCION DE

EM PRESA DE

EM PLEO

TEM PORAL

Dificultad en encontrar la empresa

temporal.S S P

1.2ENTREVISTA DE

CANDIDATOS

Carencia del perfil de los cargos a

implementarS p

1.3

SELECCIÓN DE

ENTREVISTADO

S

El cadidato seleccionado, incumpla

la meritocrácia para el cargo.S P

2

2.1

SOLICITUD DE

COTIZACIONES

A EM PRESAS

DE SEGURIDAD

Dificultad de encontrar la E.S.V. S P

2.2

SELECCIÓN Y

CONTRATACIO

N DE EM PRESA

DE SEGURIDAD

Dificultan en los aspectos legales del

contrato para el servicio de vigilancia

y seguridad.

S S P

3

3.1

ELABORACION

DE FICHAS

TECNICAS

Dificultan en la entrega de las fichas

técnicas de materias primasS P

4

4.1

DEFINICION DE

ESTRATEGIAS

DE M ERCADEA

Estrategias de mercadeo

inoportunas.S P

4.2

ELABORACION

DE PLAN DE

M ARKETING DE

LANZAM IENTO

Entrega fuera de tiempo del plan de

marketing de lanzamientoS P

5

5.1

ESTUDIOS DE

PUESTOS DE

TRABAJO

Dificultan en la entrega de los

estudios de puestos de trabajo.S P

5.2DEFINICION DE

LOS PERFILES

Dificultad en la definición de los

perfiles.S P

P ER F ILES D E P UEST OS D E T R A B A JO

C ON T R A T A C ION D E EM P R ESA D E VIGILA N C IA Y SEGUR ID A D

1 C ON T R A T A C ION EQUIP O N UC LEA R

PARTIDA EDT ACTIVIDAD

RESPONSABILIDADES DE RIESGO

POSIBLE RIESGO

F IC H A S T EC N IC A S D E M A T ER IA P R IM A

P LA N D E M A R KET IN G P A R A LA N Z A M IEN T O

139

6

6.1 COTIZACIONESDificultad de aquirir cotizaciones con

las especificaciones del proyecto.S S P

6.2

COM PRA,

INSTALACION Y

VERIFICACION

DE M UEBLES Y

ENSERES

Dificultad en la consecución del

proveedor para muebles y enseres.S S P

6.3

COM PRA,

INSTALACION Y

VERIFICACION

DE EQUIPOS DE

COM PUTO


proveedor de equipos de cómputo.S S P

6.4

COM PRA,

INSTALACION Y

VERIFICACION

DE

M AQUINARIA


proveedor de maquinaria y equipo.S S P

7

7.1

ARRENDAM IEN

TO DEL

TERRENO

Dificultad para arrendar el terreno de

acuerdo a la micro localización.S P

7.2

ADECUACION

DE

INSTALACIONES

Inexistencia de empresas

constructoras en la ciudad de Ibagué.S P

8

8.1

CONVOCATORI

A DE CLIENTES

Y ACCIONISTAS

Los convocados (inversionistas), no

se encuentren en el territorio y no sea

posible la reunión.

S P

8.2ELABORACION

DEL COFRE

El proceso se atrofie por daños en la

implementación de la maquinaria y

equipos.

S P

9

9.1

OBLIGACIONES

M ERCANTILES

Y TRIBUTARIAS

Presentación extemporánea de los

impuestos tributarios y mercantiles.P P

10

10.1 CIERREEl acta del cierre, esté incosistente

con los entregables.S P

P

S

R EQUER IM IEN T OS LEGA LES

R espo nsabilidad P rincipal

R espo nsabilidad de A po yo

C IER R E D EL P R OYEC T O

C OM P R A D E EQUIP OS D E C OM P UT O Y C OM UN IC A C IÓN , M A QUIN A R IA Y M UEB LES Y EN SER ES

P R UEB A P ILOT O


Fuente: La autora.

140

Anexo P: Matriz de determinación de los riesgos del proyecto

GERENCIAL EXTERNO TECNOLÓGICO

RELACION CON EL

CLIENTE

1

SELECCIÓN DE EMPRESA DE EMPLEO

TEMPORAL Dificultad en encontrar la

empresa temporal.

inexistencia los perfiles

requeridos en la ciudad y/o

departamento.

inexistencia de la

sistematización de bases de

datos con perfiles de cargos.

Desembolsos inoportunos

para la E.T.

2

ENTREVISTA DE CANDIDATOS Carencia del perfil de los

cargos a implementar

El psicólogo en cargado del

proceso de selección por la

E.T. no tenga el perfil.

3


El cadidato seleccionado,

incumpla la meritocrácia para

el cargo.

la persona seleccionada

rechace la vacante.

4

SOLICITUD DE COTIZACIONES A EMPRESAS DE

SEGURIDAD Y VIGILANCIA.Dificultad de encontrar la

E.S.V.

exista un incremento en los

precios del servicio de las

E.T. fuera de presupuesto.


para la E.T.

5

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE EMPRESA

DE SEGURIDAD

Dificultan en los aspectos

legales del contrato para el

servicio de vigilancia y

seguridad.


para la E.S.V.

6

ELABORACIÓN DE FICHAS TÉCNICASDificultan en la entrega de

las fichas técnicas de

materias primas

Precios elevados de las

materias primas requeridas

de acuerdo a los estandares

de calidad.

7DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS DE MERCADEO


inoportunas.


E.M.

8

ELABORACIÓN DE PLAN DE MARKETING DE

LANZAMIENTO

Entrega fuera de tiempo del

plan de marketing de

lanzamiento

Las estrategias de mercadeo

implementadas inapropiadas

al contexto.

9


Dificultan en la entrega de

los estudios de puestos de

trabajo.

10DEFINICIÓN DE LOS PERFILES

Dificultad en la definición de

los perfiles.

RIESGOS

ACTIVIDADESNo.

141

11

COTIZACIONES MUEBLES Y EQUIPOS

Dificultad de aquirir

cotizaciones con las

especificaciones del

proyecto.

12

COMPRA, INSTALACIÓN Y VERIFICACIÓN DE

MUEBLES Y ENSERES

Dificultad en la consecución

del proveedor para muebles y

enseres.

13


EQUIPOS DE CÓMPUTO


del proveedor de equipos de

cómputo.

Tecnología rezagada para la

implementación en los

equipos de cómputo.

14


MAQUINARIA


del proveedor de maquinaria

y equipo.

Tecnología requerida para la

maquinaria fuera de Ibagué.

15


Dificultad para arrendar el

terreno de acuerdo a la

microlocalización.

El terreno requerido esté

fuera de negociaciones.


para el terreno.

16

ADECUACIÓN DE INSTALACIONES


constructoras en la ciudad

de Ibagué.

Cambios climáticos durante

le proceso de adecuación.


E.C.

17

CONVOCATORIA DE CLIENTES Y ACCIONISTAS

PRUEBA PILOTO

Los convocados

(inversionistas), no se

encuentren en el territorio y

no sea posible la reunión.

18

ELABORACIÓN DEL COFRE

El proceso se atrofie por

daños en la implementación

de la maquinaria y equipos.

19


Presentación extemporánea

de los impuestos tributarios

y mercantiles.

Incremento del desembolso

de flujo de dinero por pago de

intereses.

20

CIERRE

El acta del cierre, esté

incosistente con los

entregables.

Los inversionistas rechacen

la entrega de la gerencia del

proyecto.

Fuente: La autora.

142

Anexo Q: Matriz de riesgos cualitativos y evaluación.

MUY

PROBA

BLE

PROBABLEIMPROBABLESEVERO MEDIO TRIVIAL BAJO MEDIO ALTO

R1 Dificultad en encontrar la empresa temporal.X X

R2

inexistencia los perfiles requeridos en la

ciudad y/o departamento.X X

R3

inexistencia de la sistematización de bases

de datos con perfiles de cargos.X X

R4 Desembolsos inoportunos para la E.T. X X

R5


implementarX X

R6

El psicólogo en cargado del proceso de

selección por la E.T. no tenga el perfil.X X

R7

El cadidato seleccionado, incumpla la

meritocrácia para el cargo.X X

R8

la persona seleccionada rechace la

vacante.X X

R9 Dificultad de encontrar la E.S.V. X X

R10

exista un incremento en los precios del

servicio de las E.T. fuera de presupuesto.X X

R11 Desembolsos inoportunos para la E.T. X X

R12


contrato para el servicio de vigilancia y

seguridad.

X X

R13 Desembolsos inoportunos para la E.S.V. X X

R14

Dificultan en la entrega de las fichas

técnicas de materias primasX X

R15

Precios elevados de las materias primas

requeridas de acuerdo a los estandares de

calidad.

X X

R16 Estrategias de mercadeo inoportunas. X X

R17 Desembolsos inoportunos E.M. X X

R18


marketing de lanzamientoX X

R19

Las estrategias de mercadeo

implementadas inapropiadas al contexto.X X

R20

Dificultan en la entrega de los estudios de

puestos de trabajo.X X

PROBALIDAD IMPACTO

DESCRIPCION DEL RIESGONo.

EVALUACION DEL RIESGO

143

R21 Dificultad en la definición de los perfiles. X X

R22

Dificultad de aquirir cotizaciones con las

especificaciones del proyecto.X X

R23

Dificultad en la consecución del proveedor

para muebles y enseres.X X

R24


de equipos de cómputo.X X

R25

Tecnología rezagada para la

implementación en los equipos de cómputo.

X X

R26


de maquinaria y equipo.X X

R27

Tecnología requerida para la maquinaria

fuera de Ibagué.X X

R28


acuerdo a la microlocalización.X X

R29

El terreno requerido esté fuera de

negociaciones.X X

R30 Desembolsos inoportunos para el terreno. X X

R31

Inexistencia de empresas constructoras en

la ciudad de Ibagué.X X

R32

Cambios climáticos durante le proceso de

adecuación.X X

R33 Desembolsos inoportunos E.C. X X

R34

Los convocados (inversionistas), no se

encuentren en el territorio y no sea posible

la reunión.

X X

R35


implementación de la maquinaria y equipos.

X X

R36


impuestos tributarios y mercantiles.X X

R37

Incremento del desembolso de flujo de

dinero por pago de intereses.X X

R38

El acta del cierre, esté incosistente con los

entregables.X X

R39

Los inversionistas rechacen la entrega de la

gerencia del proyecto.X X

Fuente: La autora.

144

Anexo R: Matriz de Riesgos cuantitativa.

IDIDENTIFICACION DEL RIESGO

R1Dificultad en encontrar la empresa temporal. 2 3 6 Apreciable

R2

inexistencia los perfiles requeridos en la

ciudad y/o departamento.2 4 8 Apreciable

R3

inexistencia de la sistematización de bases

de datos con perfiles de cargos.3 1 3 Apreciable

R4 Desembolsos inoportunos para la E.T. 4 4 16 Muy grave

R5


implementar2 3 6 Apreciable

R6

El psicólogo en cargado del proceso de

selección por la E.T. no tenga el perfil.2 3 6 Apreciable

R7

El cadidato seleccionado, incumpla la

meritocrácia para el cargo.1 4 4 Apreciable

R8 la persona seleccionada rechace la vacante. 3 3 9 Importante

R9 Dificultad de encontrar la E.S.V. 3 4 12 Importante

R10

exista un incremento en los precios del

servicio de las E.T. fuera de presupuesto.3 3 9 Importante

R11 Desembolsos inoportunos para la E.T. 2 4 8 Apreciable

R12


contrato para el servicio de vigilancia y

seguridad.

2 3 6 Apreciable

R13 Desembolsos inoportunos para la E.S.V. 2 4 8 Apreciable

R14

Dificultan en la entrega de las fichas técnicas

de materias primas2 2 4 Apreciable

R15

Precios elevados de las materias primas

requeridas de acuerdo a los estandares de

calidad.

2 4 8 Apreciable

R16 Estrategias de mercadeo inoportunas. 4 5 20 Muy grave

R17 Desembolsos inoportunos E.M. 5 4 20 Muy grave

R18


marketing de lanzamiento3 4 12 Importante

R19

Las estrategias de mercadeo implementadas

inapropiadas al contexto.2 2 4 Apreciable

R20

Dificultan en la entrega de los estudios de

puestos de trabajo.2 4 8 Apreciable

Probabilidad(Ocurrencia)

Gravedad(Impact)

Valor del Riesgo

Nivel de Riesgo

145

R21 Dificultad en la definición de los perfiles. 2 4 8 Apreciable

R22

Dificultad de aquirir cotizaciones con las

especificaciones del proyecto.3 4 12 Importante

R23


para muebles y enseres.1 3 3 Apreciable

R24


de equipos de cómputo.1 4 4 Apreciable

R25

Tecnología rezagada para la implementación

en los equipos de cómputo.1 3 3 Apreciable

R26


de maquinaria y equipo.3 4 12 Importante

R27

Tecnología requerida para la maquinaria

fuera de Ibagué.3 4 12 Importante

R28


acuerdo a la microlocalización.2 4 8 Apreciable

R29

El terreno requerido esté fuera de

negociaciones.2 4 8 Apreciable

R30 Desembolsos inoportunos para el terreno. 1 5 5 Apreciable

R31

Inexistencia de empresas constructoras en la

ciudad de Ibagué.1 4 4 Apreciable

R32

Cambios climáticos durante le proceso de

adecuación.1 3 3 Apreciable

R33 Desembolsos inoportunos E.C. 1 4 4 Apreciable

R34

Los convocados (inversionistas), no se

encuentren en el territorio y no sea posible

la reunión.

5 2 10 Importante

R35


implementación de la maquinaria y equipos.1 4 4 Apreciable

R36


impuestos tributarios y mercantiles.1 2 2 Marginal

R37

Incremento del desembolso de flujo de

dinero por pago de intereses.1 2 2 Marginal

R38

El acta del cierre, esté incosistente con los

entregables.2 5 10 Importante

R39

Los inversionistas rechacen la entrega de la

gerencia del proyecto.2 5 10 Importante

Fuente: La autora.

146

Anexo S: Matriz de los riesgos posibles, clasificación, nivel, fuentes, causas, área de impacto, consecuencia y control en

la ejecución del proyecto.

P OSIB LE

R IESGO

1.1

SELECCIÓN DE

EM PRESA DE

EM PLEO

TEM PORAL

Dificultad en encontrar

la empresa temporal.

Las empresas

temporales en el

municipio de

Ibagué no

cumplan con los

perfiles

requeridos.

OPERATIVO BAJO Externas

inexistencia de

empresas de

servicios

temporales con

los perfiles

requeridos.

Implicaciones

legales y multas

al producir retardo

de los entregables

en el tiempo

establecido.

Revisión de

Propuestas de las

E.T, de forma

detallada,

incluyendo

perfiles.

1.2ENTREVISTA DE

CANDIDATOS

Carencia del perfil de

los cargos a

implementar

Carencia de los

perfiles en el

municipio de

Ibagué.

OPERATIVO M EDIO Internas

Carencia de

capacitación en el

municipio de

Ibagué.

Calidad en los

entregables y/o

retrasos en la

entrega al

seleccionar

personal de otros

departamentos.

Revisión de las

hojas de vida.

1.3SELECCIÓN DE

ENTREVISTADOS

El cadidato

seleccionado, incumpla

la meritocrácia para el

cargo.

El candidato

seleccionado

incumpla con la

meritocrácia para

el cargo y salte el

proceso de

selección.

OPERATIVO ALTO Internas

El clientelismo

laboral existente

en el

departamento.

Perjuicio en la

entrega justo a

tiempo de la

gerencia del

proyecto.

Revisión

detallada de la

preselección y

prueba con el G.P

e inversionistas

para la inversión.

2

2.1

SOLICITUD DE

COTIZACIONES A

EM PRESAS DE

SEGURIDAD

Dificultad de encontrar

la E.S.V.

Requerimiento

como minimo de

tres (3)

cotizaciones de

empresas de

seguridad y

vigilancia.

OPERATIVO ALTO Externas

Carencia de la

claridad en el

contrato para el

requerimiento del

personal y su

dotación.

Implicaciones

legales y multas

al producir retardo

de los entregables

en el tiempo

establecido.

Revisión de las

cotizaciones de

acuerdo a

requerimietos y

terminos del

contrato

2.2

SELECCIÓN Y

CONTRATACION DE

EM PRESA DE

SEGURIDAD

Dificultan en los

aspectos legales del

contrato para el


seguridad.

Proceso de

selección de la

empresa de

servicio de

vigilancia de

acuerdo a

requerimiento de

personal y

dotación.

OPERATIVO ALTO Externas

El contrato con la

empresa de

servicios

temporales no

este acorde a las

cotizaciones y

requerimientos de

ley.

Dificultad para el

inicio y

prevencion de

hurto y/o daño de

adecuaciones.

AuditorÍa y

revisión de

prestación de

servicio en otras

entidades.

3

3.1ELABORACIÓN DE

FICHAS TÉCNICAS

Dificultan en la entrega

de las fichas técnicas

de materias primas

Entrega de las

fichas de materias

primas para

establecer

parámetros de

calidad en

standares de

productos.


Dificultad para

verificación de los

cofres exequiales

y consecución de

empresas bajo

normas ISO.

Carencia de uno

de los entregables

ocasionando

futuras demandas

y/o

incumplimiento

del contrato.

Requerimiento de

avance parcial por

cada producto

entregable.

D EF IN IC IÓNC LA SIF IC A -

C IÓNN IVEL

C ON SEC UEN

C IA S

GERENCIA

F IC H A S T ÉC N IC A S D E M A T ER IA P R IM A

GERENCIA

1 C ON T R A T A C IÓN EQUIP O N UC LEA R

PA R TID A ED T A C T IVID A D C ON T R OLESF UEN T ES C A USA SÁ R EA D E

IM P A C T O

GERENCIA

C ON T R A T A C IÓN D E EM P R ESA D E VIGILA N C IA Y SEGUR ID A D

GERENCIA

GERENCIA

OPERACIÓN

147

4

4.1

DEFINICIÖN DE

ESTRATEGIAS DE

M ERCADEO

Estrategias de

mercadeo inoportunas.

Las estrategias de

mercadeo que

sean entregadas

y/o elaboradas no

correspondan al

contexto del

proyecto.

OPERATIVO BAJO Internas

El personal

contratado se

encuentre

desactualizado

del contexto

Carencia de uno

de los entregables

ocasionando

futuras demandas

y/o

incumplimiento

del contrato.

Requerimiento de

avance parcial por

cada producto

entregable.

4.2

ELABORACIÓN DE

PLAN DE

M ARKETING DE

LANZAM IENTO

Entrega fuera de tiempo

del plan de marketing de

lanzamiento

El plan de

marketing

requerido por la

etapa de

operación sea

entregado fuera

de tiempos

establecidos.

OPERATIVO BAJO Internas

Irresponsabilidad

y falta de

compromiso por

el personal

contratado.

Carencia de uno

de los entregables

ocasionando

futuras demandas

y/o

incumplimiento

del contrato.

Requerimiento de

avance parcial por

cada producto

entregable.

5

5.1

ESTUDIOS DE

PUESTOS DE

TRABAJO

Dificultan en la entrega

de los estudios de

puestos de trabajo.

Carencia de los

estudio de

puestos de

trabajo para la

etapa de

operación.


Irresponsabilidad

y falta de

compromiso por

el personal

contratado.

Carencia de uno

de los entregables

ocasionando

futuras demandas

y/o

incumplimiento

del contrato.

Requerimiento de

avance parcial por

cada producto

entregable.

5.2DEFINICIÓN DE LOS

PERFILES

Dificultad en la

definición de los

perfiles.

Carencia en la

definición de los

Perfiles de trabajo

para la etapa de

operación del

proyecto.


Irresponsabilidad

y falta de

compromiso por

el personal

contratado.

Carencia de uno

de los entregables

ocasionando

futuras demandas

y/o

incumplimiento

del contrato.

Requerimiento de

avance parcial por

cada producto

entregable.

6

6.1 COTIZACIONES

Dificultad de aquirir


especificaciones del

proyecto.

Cotizar los

equipos de

cómputo,

comunicación,

,maquinaria y

equipos para la

operación del

proyecto.

OPERATIVO M EDIO Externas

Las cotizaciones

que sean

enviadas por los

proponentes no

cumplan con el

100% de las

especifiaciones

técnicas

requeridas.

Carencia de uno

de los entregables

ocasionando

futuras demandas

y/o

incumplimiento

del contrato.

Requerimiento de

avance parcial por

cada producto

entregable.

6.2

COM PRA,

INSTALACIÓN Y

VERIFICACIÓN DE

M UEBLES Y

ENSERES

Dificultad en la

consecución del

proveedor para

muebles y enseres.

Los muebles y

enseres, deben

ser requeridos de

acuerdo a las

especificaciones

de la formulación

del proyecto.


Sean entregados

muebles y

enseres fuera de

cotización y/o

requerimientos y

existan demoras

para la

instalación.

Carencia de uno

de los entregables

ocasionando

futuras demandas

y/o

incumplimiento

del contrato.

Requerimiento de

avance parcial por

cada producto

entregable.

6.3

COM PRA,

INSTALACIÓN Y

VERIFICACIÓN DE

EQUIPOS DE

COM PUTO

Dificultad en la

consecución del

proveedor de equipos

de cómputo.

Los equipos de

computación y

comunicación,

deben ser

requeridos de

acuerdo a las

especificaciones

de la formulación

del proyecto.


Sean entregados

equipos fuera de

cotización y/o

requerimientos y

existan demoras

para la

instalación.

Carencia de uno

de los entregables

ocasionando

futuras demandas

y/o

incumplimiento

del contrato.

Requerimiento de

avance parcial por

cada producto

entregable.

6.4

COM PRA,

INSTALACION Y

VERIFICACION DE

M AQUINARIA

Dificultad en la

consecución del

proveedor de

maquinaria y equipo.

La maquinaria y

demas equipos,

deben ser

requeridos de

acuerdo a las

especificaciones

de la formulación

del proyecto.


Sean entregados

maquinaria

equipos fuera de

cotización y/o

requerimientos y

existan demoras

para la

instalación.

Carencia de uno

de los entregables

ocasionando

futuras demandas

y/o

incumplimiento

del contrato.

Requerimiento de

avance parcial por

cada producto

entregable.

OPERACIÓN

OPERACIÓN

M ERCADEO

M ERCADEO

P LA N D E M A R KET IN G P A R A LA N Z A M IEN T O

OPERACIÓN

OPERACIÓN

P ER F ILES D E P UEST OS D E T R A B A JO

C OM P R A D E EQUIP OS D E C ÓM P UT O Y C OM UN IC A C IÓN , M A QUIN A R IA Y M UEB LES Y EN SER ES

OPERACIÓN

OPERACIÓN

148

7

7.1ARRENDAM IENTO

DEL TERRENO

Dificultad para arrendar

el terreno de acuerdo a

la micro localización.

Realizar el

respectivo

contrato y primer

desembolso del

arrendamiento del

terreno.


Los dueños o

tenedores del

terreno carezcan

de capacidad de

negociación para

el arrendamiento

del terreno.

Retardo total,

para la entrega de

la Gerencia del

Proyecto.

Revisión de los

terrenos y

contactos para

canon de

arrendamiento.

7.2ADECUACIÓN DE

INSTALACIONES

Inexistencia de

empresas

constructoras en la

ciudad de Ibagué.

Carencia de la

adecuación de

instalaciones.

ALTO Internas

Inexistencia de

empresas de

construcción para

la elaboración del

to tal de

adecuaciones.

Retardo total,

para la entrega de

la Gerencia del

Proyecto.

Revisión de

planos y demas

documentos

legales para

permisos de

construcción.

8

8.1

CONVOCATORIA DE

CLIENTES Y

ACCIONISTAS

Los convocados


encuentren en el

territorio y no sea

posible la reunión.

Se realizará la

convocatoria

para los

inversionistas,

con el fin de que

observen la

prueba pilo to .


Los

inversionistas

deben agendarse

para ver la prueba

pilo to de la

gerencia del

proyecto.

Retardo para la

entrega de la

Gerencia del

Proyecto.

Realizar

cronograma de

actividades y

citación con 20

dias de

anterioridad por

escrito .

8.2ELABORACIÓN DEL

COFRE

El proceso se atrofie

por daños en la

implementación de la

maquinaria y equipos.

Se efectua el

proceso total del

encendido y

funcionamiento

de la planta, con el

fin de revisar la

operatividad de la

maquinaria.


Fallas de

encendido y/o

operatividad de la

maquinaria

Implicaciones

legales, multas y

costos para

revisión de los

daños

efectuados;

adicional pago de

clausulas de

incumplimiento.

Hitos durante la

instalación de

cada maquina y/o

equipo.

9

9.1

OBLIGACIONES

M ERCANTILES Y

TRIBUTARIAS

Presentación

extemporánea de los

impuestos tributarios y

mercantiles.

Pago de

impuestos

tributarios y

diferentes

declaraciones

fiscales a

realizarse.


Inexistencia de

contro l del

cronograma de

fecha de

presentación de

informes ante las

autoridades.

Aumento por

intereses en pago

de impuestos.

Revisión de

calendarios

tributarios y

mercantiles,

apropiación de

estos en la

empresa.

10

10.1 CIERRE

El acta del cierre, esté

incosistente con los

entregables.

Entrega formal de

la gerencia del

proyecto y cierre

del mismo

GERENCIAL ALTO Internas

Incumplimiento

con los

entregables

descritos en el

acta de cierre de

la gerencia.

Implicaciones

legales, multas y

costos para

revisión de los

daños

efectuados;

adicional pago de

clausulas de

incumplimiento.

Contro les e hitos

sobre la EDT.


OPERACIÓN

GERENCIA

OBRA

OBRA

GERENCIA

R EQUER IM IEN T OS LEGA LES

C IER R E D EL P R OYEC T O

FINANCIERA

P R UEB A P ILOT O

Fuente: La autora.

149

Anexo T: Plan de Riesgos.

1. PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS

1.1. OBJETIVO:

Disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos pueda surgir sobre el

proyecto.

1.2. ESTRATEGIAS:

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

ACCIÓN

ESTRATEGIA Evitar Transferir Mitigar Aceptar

Dificultad en encontrar la

empresa temporal. X

Buscar E.T., en ciudades

aledañas

Carencia del perfil de los

cargos a implementar X

Requerir perfiles en

ciudades aledañas

El candidato seleccionado,

incumpla la meritocracia para

el cargo.

X

Revisar el proceso de

elección elaborado por la

empresa temporal.

Dificultad de encontrar la

E.S.V. X

Buscar E.S.V. en ciudades

aledañas

Dificultan en los aspectos

legales del contrato para el


seguridad.

X

Buscar un jurídico

especialista en derecho

laboral para realizar la

contratación.

Dificultan en la entrega de las

fichas técnicas de materias

primas

X

Generar controles periódicos

de revisión para la entrega

de las fichas técnicas de

M.P.


inoportunas. X


de revisión estrategias de

mercadeo.

Entrega fuera de tiempo del

plan de marketing de

lanzamiento

X


de revisión plan de

lanzamiento para que sea

acorde al presupuesto.

150

Dificultan en la entrega de los

estudios de puestos de trabajo. X


de revisión de estudios de

los puestos de trabajo

requeridos

Dificultad en la definición de los

perfiles. X


de revisión para definir los

puestos de trabajo

requeridos

Dificultad de adquirir


especificaciones del proyecto.

X

Buscar alternativas de

proveedores certificados en

el país de este tipo de

requerimientos.


proveedor para muebles y

enseres.

X


proveedores de este tipo de

muebles y enseres.


proveedor de equipos de

cómputo.

X



equipo de computo


proveedor de maquinaria y

equipo.

X




Dificultad para arrendar el

terreno de acuerdo a la micro

localización.

X

Los inversionistas deberán

realizar gestiones de

contratación para el terreno.


constructoras en la ciudad de

Ibagué.

X

Identificar otro tipo de

constructoras aledañas que

realicen este tipo de

construcciones.

Los convocados


encuentren en el territorio y no

sea posible la reunión.

X Revisar una nueva fecha

para agenda a los

inversionistas.

El proceso se atrofie por daños

en la implementación de la


X Revisar cada instalación y

verificar su funcionamiento.

151

Presentación extemporánea de

los impuestos tributarios y

mercantiles.

X

Generar un calendario

tributario en la organización

para pagos puntuales y

presentación de informes en

el tiempo establecido.

El acta del cierre, este

inconsistente con los

entregables.

X

Revisar los posibles

cambios y generarlos para

una nueva acta de entrega

de acuerdo al compromiso.

Fuente: La autora.

2. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO

La forma de comunicación en la gestión del riesgo será:

Información oral:

Se genera con el intercambio de ideas entre dos o más personas, la información debe

ser veraz y propiciando la escala de valores requeridas para la implementación de este

proyecto.

Información escrita:

METODOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

METODO USO

Teléfono fijo

Se implementará una línea telefónica con el fin de generar y recibir

llamadas de tipo local y nacional.

Celular

Se implementará dos líneas de celular con el fin de estar comunicados

entre el gerente del proyecto, la SAC.

Correo electrónico

Se implementará correo electrónico empresarial con el fin de almacenar

información en la nube de internet y ser consultada de forma práctica.

Cartelera

Se Implementará una cartelera en la oficina de la gerencia con el fin de

dar a conocer posibles cambios.

152

Chat interno

Se generará una red interna de Chat, con el fin de generar

documentación escrita y directa entre los colaboradores.

Documentación

escrita

Se generará almacenamiento de las comunicaciones, bajo las normas

del archivo general de la nación.

Fuente: La autora.

153

Anexo V: Perfil del puesto gerente del proyecto.

TIPO DE CONTRATO

DURACION

VALOR DEL SALARIO

CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA VACACIONES

X X X X

SALUD PENSION ARL SEGURO DE VIDA

X X X X

10% ENTREGA A TIEMPO DEL PROYECTO

NIVEL ESCOLAR

EXPERIENCIA

FUNCION GENERAL

EVALUACION INICIAL

EVALUACION FINAL

EVALUADOR

ESPACIO RESERVADO PARA LA HUELLA:

BONIFICACIONES

Inversionistas

PERFIL PUESTO DE TRABAJO

25.000.000$

REPORTA INFORMACIÓN

PERSONAL A CARGO

PAGOS PRESTACIONALES

PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL

PERFIL DEL CARGO

* Linea Staff

* Asistencial

* contratistas

Profesional en ciencias económicas, administrativas y/o ingenieria industrial,

con especialización en gerencia y/o dirección de proyectos.

DENOMINACION DEL CARGO

NIVEL DEL CARGO

TOMA DE DECISIONES

Gerente de Proyecto

Directivo

General en el Proyecto

PRIMA EXTRALEGAL

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIARPAGO PARAFISCAL

Diseñar la propuesta para la implementación y puesta en marcha de una fábrica de cofres exequiales

biodegradables en transversal 8 sur número 77-155 frente trilladora villacafe, en la ciudad de Ibagué,

departamento del Tolima, en un término no superior a 180 días y con una inversión de $364.781.357 pesos

m/cte.

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO

TERMINO FIJO

5 MESES

* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.

* Ultima actualización en el área con seis meses de anterioridad.

* Planeación estratégica

* Liderazgo

FORMACIÓN

Minimo 3 años en la gerencia de proyectos productivos de carácter privado y

de proceso industrial en manufactura.

FUNCIONES DEL CARGO

Integrar al equipo nuclear en la implementación de las actividades

prestablecidas en el alcance del acta de inicio, para lograr el éxito de la


Gestionar la integración del proyecto, bajo el parámetro de desarrollo,

ejecución y control del plan de acción.

Gestionar y ejecutar el alcance del proyecto, bajo los parámetros de

definición, planeación, verificación y control del mismo.

Gestionar el tiempo para la ejecución de la gerencia del proyecto, bajo los

indicadores de definición, secuencia, estimación, desarrollo y control de las

actividades

Gestionar el costo del proyecto a través de: planeación, estimación,

presupuesto y control de los recursos económicos del proyecto, para el logro

de los objetivos.

Gestionar la calidad de la gerencia del proyecto a través de planeación,

aseguramiento y control de la calidad para los entregables del proyecto.

Gestionar los recursos humanos para la gerencia del proyecto, bajo los

parámetros de planeación, conformación y desarrollo de las actividades del

equipo nuclear.

FUNCIONES

ESPECIFICAS

RESPONSABILIDADES

El gerente del proyecto como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial la

extracción de informacion para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones de tipo legal.

el participante deberá tener normas éticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano

de trabajo, los derechos y deberes de los trabajadores se encuentran en el codigo sustantivo del trabajo.

SISTEMA DE EVALUACIÓN

Planear y organizar las actividades requeridas para la ejecución de la gerencia

del proyecto.

Dirigir de forma eficaz y eficiente los recursos humanos y materiales de la

ejecución en la fase de gerencia del proyecto.

Controlar y evaluar las actividades definidas en la EDT y el cronograma de

Gannt con el fin de establecer el cumplimiento de metas

Entregar los informes a los inversionistas en los tiempos establecidos de

acuerdo al avance generado por el proyecto.

Informar a los inversionistas los posibles riesgos que puedan surgir en el

proyecto.

La evaluación se hara en el momento de la contratación para confirmar los

conocimientos adquiridos del proyecto.

Esta evaluacion se hará al 28 de diciembre en el momento de la entrega y

cierre de la gerencia del proyecto con el fin de identificar su grado de

pertinencia con la ejecución.

Inversionista

OBSERVACIONES INVERSIONISTAS OBSERVACIONES POR EL CONTRATADO

FIRMA DE ACEPTACION DEL CONTRATADO:

NOMBRE DEL CONTRATADO:

NUMERO DE IDENTIFICACION:

ACEPTACION DEL DOCUMENTO

Fuente: La autora.

154

Anexo W: Perfil del puesto SAC.

TIPO DE CONTRATO

DURACION

VALOR CONTRATO


X X X X


X X X X

10% ENTREGA A TIEMPO DEL PROYECTO

NIVEL ESCOLAR

EXPERIENCIA

FUNCION GENERAL

EVALUACION INICIAL

EVALUACION FINAL

EVALUADOR


DENOMINACION DEL CARGO Secretaria Auxiliar Contable

NIVEL DEL CARGO Asistencial


TOMA DE DECISIONES Ninguna

REPORTA INFORMACIÓN Gerente del Proyecto


PERSONAL A CARGO Ninguno

FORMACIÓN

Efectuar las funicones administrativas, contables y de servicio al cliente, requeridas para el funcionamiento

normar del al etapa de implementación del proyecto.

7.500.000$



TERMINO FIJO

5 MESES

PAGO PARAFISCAL CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

BONIFICACIONES

PRIMA EXTRALEGAL

PERFIL DEL CARGO

aplicar las herramientas ofimátcas, en la elaboracion de documentos internos

y externos de la fase de implementación del proyecto.

Contabiliza los documentos legales de acuerdo a las normas vigentes

internacionales.

Coordina los documentos entregados por los contratistas para su respectivo

archivo y orden.

Atiende al cliente interno y externo bajo parámetros de conducta de etica,

generando un ambiente sano de trabajo.

Trabajador calificado en Secretariado Auxiliar Contable y/o Asistencia

Administrativa.

* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.

* Ultima actualización en el área con seis meses de anterioridad.

Almacenar la información en medio físico y digital con el fin de facilitar el

acceso.

Minimo 3 años como secretaria auxiliar contable y/o Asistencia Administrativa

.

FUNCIONES DEL CARGO

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Esta evaluación se hará al 28 de diciembre en el momento de la entrega y



almacenar de forma confidencial la información suministrada

Realizar los documentos para los clientes internos y externos de forma

oportuna bajo los parametros establecidos.

Digitar de forma confiable, veraz y eficiente la información contable

establecida en parametros de idoneidad.

Manejar el flujo de fondos de caja menor bajo parametro de honestidad.

RESPONSABILIDADES

Generar buenas relaciones interpersonales con el fin de tener un ambiente de

trabajo sano en el servicio al cliente interno y externo.


La secretaria Auxiliar Contable, como obligacion debe guardar la información del proyecto en forma

confidencial; la extracción de información para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones

de tipo legal.

el participante deberá tener normas eticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano




Integrar al equipo nuclear en la implementacion de las actividades

prestablecidas en el alcance del acta de inicio, para lograr el éxito de la



Inversionista





Fuente: La autora.

155

Anexo X: Perfil del puesto asesor Jurídico.

TIPO DE CONTRATO

DURACION

VALOR CONTRATO


NO NO NO NO


SI SI SI SI

NINGUNA

NIVEL ESCOLAR

EXPERIENCIA

FUNCION GENERAL

EVALUACION INICIAL

EVALUACION FINAL

EVALUADOR







Inversionista

RESPONSABILIDADES

Elaborar y revisar los contratos establecidos en la gerencia de proyectos.

Representar legalmente los casos de la gerencia del proyecto

Tramitar y resolver los recursos interpuestos para la gerencia.

Informar al gerente del proyecto las nuevas disposiciones legales que afecten

el normal funcionamiento del proyecto.

El asesor jurídico, como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial; la

extracción de información para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones de tipo legal.









Minimo 3 años como asesor jurídico en este tipo de proyectos.

FUNCIONES DEL CARGO

Acompañar en la toma de decisiones legales al gerente del proyecto.

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Asesorar para la contratación.

Asesorar y generar la constitución legal de la empresa para la etapa de

producción.

Asesorar en soluciones legales a la gerencia del proyecto.

Emitir una naturaleza de carácter jurídico.

Representar y asumir la representacion jurídica de la gerencia del proyecto.

BONIFICACIONES

PRIMA EXTRALEGAL

PERFIL DEL CARGO

Profesional en las áreas de derecho y con tarjeta profesional vigente.

FORMACIÓN* Inducción al proyecto y a los compromisos esperados.

* Conocimiento de leyes procesales

PAGO PARAFISCAL NO




Brindar servicio de asesoria jurÍdica y consulta en los temas de contratación, legalización de la empresa

para la etapa operativa.

PRESTACION DE SERVICIOS

5 MESES

9.000.000$





DENOMINACION DEL CARGO Asesor JurÍdico

NIVEL DEL CARGO Asesor

Fuente: La autora.

156

Anexo Y: Perfil del puesto asesor financiero.

TIPO DE CONTRATO

DURACION

VALOR CONTRATO


NO NO NO NO


SI SI SI SI

NIVEL ESCOLAR

EXPERIENCIA

FUNCION GENERAL

EVALUACION INICIAL

EVALUACION FINAL

EVALUADOR




NINGUNA




RESPONSABILIDADES

Elaborar los informes financieros para pago de impuestos

Auditar la elaboración de los documentos contables generados por el sistema

bajo la normatividad contable vigente.

Realizar conciliaciones bancarias y de caja menor para generar transparencia

en el ejercicio contable.

Parametrizar el sistema contable con el fin de lograr tener los valores de la

información contable.

El asesor financiero, como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial; la









pertinencia con la ejecución.Inversionista

Minimo 3 años como asesor contrable y financiero en este tipo de proyectos.

FUNCIONES DEL CARGO

Acompañar en la toma de decisiones legales al gerente del proyecto.

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Asesorar para la contratación del programa contable y capacitación a la

secretaria Auxiliar Contable.

Asesorar en los trámites financieros para constitución legal de la empresa

para la etapa de producción.

Realizar los informes para presentación y pago de impuestos generados del

ejercicio contable.

Revisar la naturaleza de las cuentas y generar informes al gerente del

proyecto

Realizar auditoría a los movimientos contables y registros de caja menor.

BONIFICACIONES

PRIMA EXTRALEGAL

PERFIL DEL CARGO

Profesional en las áreas de contables y con tarjeta profesional vigente.


* Conocimiento de leyes Fiscales y Tributarias.

PAGO PARAFISCAL NO




Brindar servicio de asesoria financiera y consulta en los temas de pagos fiscales e impuestos de forma

tributaria.


5 MESES

8.000.000$





DENOMINACION DEL CARGO Asesor Financiero

NIVEL DEL CARGO Asesor

Fuente: La autora.

157

Anexo Z: Perfil del puesto residente de obra.

TIPO DE CONTRATO

DURACION

VALOR CONTRATO


NO NO NO NO


SI SI SI SI

NIVEL ESCOLAR

EXPERIENCIA

FUNCION GENERAL

EVALUACION INICIAL

EVALUACION FINAL

EVALUADOR







RESPONSABILIDADES

Entregar los informes de avance de obra

Realizar los cortes de obra de acuerdo a los informes de avance

Verificar los materiales ejecutados en la obra.

Supervisar la construcción versus los planos prestablecidos.

El residente de obra, como obligación debe guardar la información del proyecto en forma confidencial; la



de trabajo, los derechos y deberes de los trabajadores se encuentran en el código sustantivo del trabajo.







Inversionista

Minimo 3 años como residente de obra en construcción de bienes inmuebles

en procesos productivos de tipo de proyectos.

FUNCIONES DEL CARGO

Recibir de forma exitosa, el contrato de obra en adecuación, remodelación y

reparaciones locativas para la adecuación del terreno que le permita al

proyecto la implementación de los equipos en la etapa operativa.

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Supervisar la operación de construcción, remodelación y adeucacioón del

terreno.

Recibir bajo las normas sismo resistentes la construcción y remodelación del

sitio de trabajo.

Revisar y aprobar los cortes de obra para pago de avance en la obra

Revisar y supervisar los pagos a la seguridad social de los trabajadores en

misión de la obra y sus afiliaciones al sistema de seguridad social.

Supervisar la operación del SISO dentro de la construcción.


* Conocimiento de nuevas formas construcción.


5 MESES

10.000.000$



PAGO PARAFISCAL NO

BONIFICACIONES

PRIMA EXTRALEGAL NINGUNA

PERFIL DEL CARGO

Profesional en Ingenieria Civil.

Realizar la supervición del contrato de adecuación, remodelación y reparaciones de las instalaciones

locativas, con el fin de establecer el sitio de operación del proyecto de acuerdo a los planos entregados.


DENOMINACION DEL CARGO Residente de Obra

NIVEL DEL CARGO Contratista



PERSONAL A CARGOsupervisión del contrato de adecuación,

remodelación y reparaciones locativas.


Fuente: La autora.

158

Anexo AA: Perfil del puesto Jefe de operaciones.

TIPO DE CONTRATO

DURACION

VALOR CONTRATO


NO NO NO NO


SI SI SI SI

NIVEL ESCOLAR

EXPERIENCIA

FUNCION GENERAL

EVALUACION INICIAL

EVALUACION FINAL

EVALUADOR







RESPONSABILIDADES

Entregar los informes de avance de instalación.

Revisar la facturación para pago de proveedores despues del cumplimiento.

Verificar las instalaciones.

Entregar los perfiles de cargos y fichas de materias primas.


extracción de informacion para uso lucrativo de terceros y/o del mismo genera sanciones de tipo legal.

El participante deberá tener normas éticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano



La evaluación se hara en el momento de la contratacion para confirmar los




pertinencia con la ejecución.Inversionista

Minimo 3 años como ingeniero industrial en procesos productivos de tipo de

proyectos.

FUNCIONES DEL CARGO

Realizar de forma exitosa, la prueba piloto de la maquinaria, equipo, equipo de

cómputo, comunicación, muebles y enseres, para el normal funcionamiento

de la producción en la etapa de operación.

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Realizar las fichas técnicas de materia prima para la etapa de operación.

Realizar los perfiles y puestos de trabajo para la etapa de operación.

Supervisar la instalación de la maquinaria y equipo, de acuerdo a las

especificaciones técnicas del proyecto.

Supervisar la instalación del Equipo de cómputo y comunicaciones, de

acuerdo a las especificaciones técnicas del proyecto.

Supervisar la instalación de los muebles y enseres, de acuerdo a las

especificaciones técnicas del proyecto.


* Conocimiento de diseño en Perfiles de Cargo y Fichas Técnica de Materia

Prima.


5 MESES

18.000.000$



PAGO PARAFISCAL NO

BONIFICACIONES


PERFIL DEL CARGO

Profesional en Ingenieria Industrial y/o Administración de empresas.

Elaborar las fichas técnicas y los perfiles de los puestos de trabajo para la etapa operativa del proyecto y

realizar la supervición de los contratos de suministro de maquinaria, equipo, equipo de cómputo,

comunicación, muebles y enseres, para la instalación adecuada y generar la prueba piloto del buen

funcionamiento de los equipos.


DENOMINACION DEL CARGO Jefe de Operaciones




PERSONAL A CARGO

supervisión del contrato suministro de maquinaria,

equipo, equipo de cómputo, comunicación,

muebles y enseres.


Fuente: La autora.

159

Anexo AB: Perfil del puesto profesional de mercadeo.

TIPO DE CONTRATO

DURACION

VALOR CONTRATO


NO NO NO NO


SI SI SI SI

NIVEL ESCOLAR

EXPERIENCIA

FUNCION GENERAL

EVALUACION INICIAL

EVALUACION FINAL

EVALUADOR







RESPONSABILIDADES

Entregar los informes de avance del plan de mercadeo

Confirmar las politicas de mercadeo para la operación del proyecto

Implementar el plan de marketing de lanzamiento del proyecto.



El participante deberá tener normas éticas comportamentales y de respeto generando un ambiente sano








Inversionista

Minimo 3 años como asesor de mercadeo en procesos de lanzamiento de

tipo de proyectos.

FUNCIONES DEL CARGO

Realizar e implementar de forma exitosa, la estrategia de mercadeo y elaborar

el plan de lanzamiento de la operación del proyecto.

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Elaborar las estrategias de mercadeo

Elaborar el plan de marketing para el lanzamiento del proyecto.

Entregar avances, para aprobación del gerente del proyecto.

Establecer los mecanismos Benchmarking.


* Conocimiento de estrategias de mercadeo y plan de marketing


5 MESES

8.000.000$



PAGO PARAFISCAL NO

BONIFICACIONES


PERFIL DEL CARGO

Profesional en mercadeo y/o especializacion en marketing o mercadeo.

Elaborar el plan estrategico de mercadeo y/o plan de marketing para el lanzamiento de la fabrica.


DENOMINACION DEL CARGO Profesional de Mercadeo






Fuente: La autora.

160

Anexo AC: Flujo grama de reclutamiento.

Fuente: La autora.

161

Anexo AD: Proceso de selección para el gerente del proyecto.

CARGO PROCESO DESCRIPCION

SELECCIÓN DE

HOJAS DE VIDA

De acuerdo a la convocatoria se seleccionan las hojas

de vida que cumplan con el perfil requerido para ocupar

la vacante del gerente del proyecto.

APLICACIÓN DE

PRUEBA INICIAL -

PRESELECCIÓN

Por la pagina web del proyecto se realizara una prueba

con la cual se determine el grado de pertinencia con

respecto a la espectativa del convocado y lo aportado

por la vacante.

PRUEBA DE

DESEMPEÑO

Se realizará la prueba técnica de casos con el fin de

determinar el grado de reacción, liderazgo y de toma

de decisiones que puede tener un gerente con

respecto a temas vivenciales del día a día.

PRUEBA

PSICOLOGICAS

Las pruebas psicólogicas aplicadas a gerente del

proyecto seran:

* Test de personalidad o 16 PF: con el fin de

determinar su capacidad de liderazgo, trabajo en

equipo, logro de metas y comunicación.

* Test Wartegg: con el fin de identificar la personalidad

del gerente del proyecto.

* Test de la figura humana: con el fin de identificar la

persepción que tiene el individuo del mismo.

ENTREVISTA

La entrevista se realizará en dos etapas:

Etapa 1 entrevista grupal: con el fin de notar el

liderazgo y la toma de decisiones frente a las

actuaciones que realizará con el fin de solucionar un

problema.

* Etapa 2 Entrevista Individual: Se realizará con los

inversionistas para determinar el grado de aceptación

del cargo y de compromiso con respecto a la gerencia

del proyecto.

VERIFICACIÓN DE

REFERENCIAS

Se realizará la verificación de las referencias de la

siguiente forma:

* Referencias Laborales: con el fin de determinar que

lo soportado en la hoja de vida es real y adicional la

actitud y aptitud para asumir los constantes cambios.

* Referencias Personales: con el fin de determinar los

parametros de conducta frente a situaciones

familiares.

EXAMEN MEDICO

Se realizará el exámen de ingreso con el fin de

determinar que el preseleccionado tiene condiciones

físicas para ocupar el cargo.

CONTRATACIÓN

Se realiza el contrato y se formaliza firmando entre el

contratado y el contratante y huellando el mismo por el

contratado con el fin de finiquitar el proceso.

CARTA

AGRADECIMIENTO DE

LOS PARTICIPANTES

Se realiza la carta de agradecimiento a los

participantes con el fin de informarles el motivo por el

cual no continuaron en el proceso y adicional brindar

información para participar en nuevas convocatorias.

GERENTE DEL

PROYECTO

Fuente: La autora.

162

Anexo AE: Proceso de selección para SAC.


SELECCIÓN DE

HOJAS DE VIDA



la vacante de Secretaria Auxiliar Contable.

APLICACIÓN DE

PRUEBA INICIAL -

PRESELECCIÓN

Por la pagina web del proyecto se realizará una prueba

con la cual se determine el grado de pertinencia con

respecto a la espectativa del convocado y lo aportado

por la vacante.

PRUEBA DE

DESEMPEÑO

Se realizará la prueba técnica de contabilidad, de

conocimientos de archivos y redacción de documentos

con el fin de determinar grado cognitivo de los (as)

convocados (as)

PRUEBA

PSICOLOGICAS

Las pruebas psicólogicas aplicadas a gerente del

proyecto seran:

* Test Wartegg: con el fin de identificar la personalidad

del gerente del proyecto.

* Test de la figura humana: con el fin de identificar la

persepción que tiene el individuo del mismo.

ENTREVISTA

La entrevista a realizará el gerente del proyecto y el

psicólogo, de forma individual con el fin de conocer las

expectativas y grado de afinidad para el trabajo en el

proyecto.

VERIFICACIÓN DE

REFERENCIAS


siguiente forma:






familiares.

EXAMEN MEDICO

Se realizará el examen de ingreso con el fin de

determinar que el preseleccionado tiene condiciones

fisicas para ocupar el cargo.

CONTRATACIÓN

Se realizá el contrato y se formaliza firmando entre el



CARTA

AGRADECIMIENTO DE

LOS PARTICIPANTES

Se realizá la carta de agradecimiento a los




SECRETARIA

AUXILIAR CONTABLE

Fuente: La autora.

163

Anexo AF: Proceso de selección para Línea staff.


SELECCIÓN DE

HOJAS DE VIDA



la vacante de Asesor Jurídico y Asesor Financiero.

ENTREVISTA

La entrevista a realizará los inversionistas, el gerente

del proyecto y el psicólogo, de forma grupal con el fin

de determinar quien de los entrevistados genera

respuestas proactivas con respecto a determinado

caso y al mismo tiempo se verifica el grado de afinidad

para con el equipo del proyecto.

VERIFICACIÓN DE

REFERENCIAS


siguiente forma:






familiares.

CONTRATACIÓN

Se realizará el contrato y se formaliza firmando entre el



CARTA

AGRADECIMIENTO DE

LOS PARTICIPANTES

Se realizará la carta de agradecimiento a los




LINEA STAFF

Fuente: La autora.

164

Anexo AG: Proceso de selección para asesores, contratistas y/o supervisores.


SELECCIÓN DE

HOJAS DE VIDA



la vacante de Residente de Obra, Supervisor Técnico y

Asesor Mercadeo.

ENTREVISTA

La entrevista a realizará los inversionistas, el gerente

del proyecto y el psicólogo, de forma grupal con el fin

de determinar quien de los entrevistados genera

respuestas proactivas con respecto a determinado

caso y al mismo tiempo se verifica el grado de afinidad

para con el equipo del proyecto.

VERIFICACIÓN DE

REFERENCIAS


siguiente forma:






familiares.

CONTRATACIÓN

Sé realiza el contrato y se formaliza firmando entre el



CARTA

AGRADECIMIENTO DE

LOS PARTICIPANTES

Sé realiza la carta de agradecimiento a los




ASESOR -

CONTRATISTA Y/O

SUPERVISORES

Fuente: La autora.

165

Anexo AH: Herramientas del sistema de comunicación del proyecto.

TIPO DE

DOCUMENTODESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS DEL DOCUMENTO

Circulares

Dirigidos a varios destinatarios ya

sean internos o externos de la

gerencia del proyecto, con el fin de

comunicar cambios del proyecto,

políticas, disposiciones, órdenes y

asuntos de carácter administrativo.

* Descripción informativa o general

* Consecutivo

* Ciudad y Fecha

* Referencia

* Destinatario

* Comunicación y/o contenido

* Firma

Memorandos

Comunicación interna dirigida a los

colaboradores, para transmitir

información de cambios para los

colaboradores.

* Descripción informativa o general

* Consecutivo

* Ciudad y Fecha

* Referencia

* Destinatario

* Comunicación y/o contenido

* Firma

Actas

En este formato se debe

contemplar las situaciones

ordinarias y extraordinarias de

reuniones internas y externas que

contempan las situaciones que se

contemplan y las decisiones que

se puedan tomar correctivas y los

responsables a implementarlas.

* Lugar – Fecha – hora

* Objeto de la reunión: seguimiento,

avance y ejecución de las

actividades.

* Asistentes

* Temas tratados

* Análisis de situaciones y

decisiones

* Acciones a realizar y los

respectivos responsables

* Firma de asistentes

Informes

escritos

Son generados a partir de los

participantes internos de la

gerencia del proyecto, los informes

pueden ser parciales o finales, con

el fin de informar los avances y/o

retrocesos del proceso y las

requisiciones que se tiene para

continuar con el proceso.

* Nombre del informe

* ciudad y fecha

*Pautas de avance

* Compromiso

* firma del emisor

Bitacora

Avance presentado en la obra, se

describen los sucesos diarios

realizados y avance generado; de

igual forma se detallan los

documentos recibidos de terceros

para generar control y trazabilidad

de los mismos.

Libro

* fecha Hora

* Emisor del mensaje

* Mensaje

* firma.

HERRAMIENTAS DEL PLAN DE COMUNICACIONES

Fuente: La autora.

166

Anexo AI: Formatos de las herramientas del sistema.

Consecutivo.

Ciudad, Fecha.

CIRCULAR (Informativa o General)

Destinatario:

Referencia y/o asunto:

Desarrollo Informativo.

__________________________________

Nombre

Cargo

Copia:

167

Consecutivo.

Ciudad, Fecha.

MEMORANDO

Destinatario:

Referencia y/o asunto:

Desarrollo Informativo.

__________________________________

Nombre

Cargo

Copia:

168

ACTA N° _____________

FECHA: HORA: SITIO:

OBJETIVO DE LA REUNION:

CONVOCADOS

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

TEMAS A TRATAR:

SITUACIONES

ANALIZADAS

DECISIONES TOMADAS CORRECCIONES A

IMPLEMENTAR

RESPOSABLE DE

EJECUCIÓN

FIRMA DE APROBACIÓN DE LA PRESENTE ACTA:

NOMBRE CARGO FIRMA APROBACIÓN

169

INFORME ESCRITO DE AVANCE N°______________

FECHA: HORA: DEPENDENCIA:

OBJETIVO DEL INFORME:

AVANCE DE LA EJECUCIÓN DEL DEPARTAMENTO

SITUACIONES PRESENTADAS DECISIONES EJECUTADAS DISMINUIR IMPACTOS

REQUERIMIENTOS

ENTREGA EL INFORME:

NOMBRE CARGO FIRMA APROBACIÓN

170

Anexo AJ: Tipos de reuniones del proyecto.

TIPO DE REUNION DESCRIPCION INTERESADOS

Revisión de la situación Son llevadas a cabo

semanalmente con el fin de

identificar conflictos y/o cuellos

de botella que generen un retardo

de la entrega efectiva de la


* Precedida: Inversionistas y

Gerente de proyecto.

* Informa: Equipo nuclear.

Solucionar problemas Son realizadas para generar

solución de problemas

especificos de cada área, surgen

de forma extraordinaria, debido a

que se requuiere tomar

decisiones inmediatas para evitar

retrocesos del proceso.

Convoca:

* El interesado del E.N.

Resuelve y/o toma la decisión:

El gerente del proyecto.

del desarrollo de las

actividades y avances

alcanzados

Estas reuniones son realizadas

con el fin de verificar el avance

de la gerencia del proyecto de

acuerdo a la ruta critica y al

mismo tiempo identificar cuellos

de botella que generen retraso en

la entrega.

* Precedida: Inversionistas y

Gerente de proyecto.

* Informa: Equipo nuclear.

REUNIONES PARA LA GERENCIA DEL PROYECTO.

Las reuniones son realizadas para tratar problematicas que disminuyan la efectividad de la

gerencia del proyecto, los directamente interesados son quienes convocan, para generar una

lluvia de ideas que permitan generar soluciones a situaciones adversas presentadas.

Fuente: La autora.

171

Anexo AK: Plan de gestión de las comunicaciones - matriz de comunicaciones.

ACTIVIDAD MENSAJE EMISOR MEDIO FRECUENCIA RECEPTOR RESPUESTA PERIODICIDAD

INICIO ETAPA GERENCIA

PROYECTO

Inicio de la gerencia del

proyecto y reglas de

implementación.

Gerente del

Proyecto

Reunión. Inicio de la

gerencia del

proyecto.

Equipo Nuclear Compromiso para

los entregables

efectivos.

unico

CONTRATACION EQUIPO

NUCLEAR

Contratación del equipo

nuclear bajo los perfiles

establecidos por la gerencia

Gerente del

Proyecto


gerencia del

proyecto.

Empresa

temporal

Entrega de los

contratos de los

colaboradores de

acuerdo a perfiles.

unico

CONTRATACION DE

EMPRESA DE VIGILANCIA Y

SEGURIDAD

Contratar la empresa de

Seguridad y Vigilancia, de

dos turnos las 24 horas del

día con arma.

Gerente del

Proyecto


gerencia del

proyecto.

Empresa de

Seguridad y

Vigilancia.

Entrega de los

contratos de dos

turnos y

capacitación de los

mismos en manejo

de arma.

unico

FICHAS TECNICAS DE

MATERIA PRIMA

Elaboración de las fichas

técnicas de materias primas

para la operación del

proyecto.

Gerente del

Proyecto


gerencia del

proyecto.

Director

operacional.

Entrega de las

fichas técnicas de

materias primas.

Semanal.

PLAN DE MARKETING PARA

LANZAMIENTO

Elaboración del plan de

marketing para la operación

del proyecto.

Gerente del

Proyecto


gerencia del

proyecto.

Profesional en

mercadeo.

Entrega del plan de

marketing para el

lanzamiento

Semanal.

PERFILES DE PUESTOS DE

TRABAJO

Elaboración de perfiles de

puestos de trabajo, para la

operación del proyecto.

Gerente del

Proyecto


gerencia del

proyecto.

Director

operacional.

Entrega de los

perfiles de puestos

de trabajo

Semanal.

COMPRA DE EQUIPOS DE

COMPUTO Y

COMUNICACIÓN,

MAQUINARIA Y MUEBLES Y

ENSERES

Compra, instalación y

operación de los equipos,

herramientas, maquinarias y

muebles y enseres para la

operación del proyecto de

acuerdo a especificaciones.

Gerente del

Proyecto


gerencia del

proyecto.

Director

operacional.

Entrega de la

maquinaria, equipos

de computo y

muebles y enseres

de acuerdo a

requerimientos.

Semanal.

CONTRATACION Y

ADECUACION DEL

TERRENO E

INSTALACIONES

Adecuar los terrenos de

acuerdo a los requerimientos

de planos.

Gerente del

Proyecto


gerencia del

proyecto.

Residente Rebir del

Outsorsing, la

adecuación del

terreno de acuerdo a

requerimiento del

proyecto.

Semanal.

PRUEBA PILOTO Implementar prueba piloto

para verificar el

funcionamiento de la planta.

Gerente del

Proyecto


gerencia del

proyecto.

Equipo Nuclear Generar prueba

piloto y verificar el

funcionamiento de

toda la maquinaria

en la planta.

unico

REQUERIMIENTOS

LEGALES

Formalizar el proyecto desde

los requerimientos legales

para la etapa de la operación

del proyecto.

Gerente del

Proyecto


gerencia del

proyecto.

Asesor juridico,

Asesor

financiero,

Secretaria

auxiliar

contable.

Entregar la

documentación

aprobada por las

autoridades legales

que formalizan la

empresa para la

operación.

Semanal.

CIERRE DEL PROYECTO Cierre de la gerencia del

proyecto.

Gerente del

Proyecto

Reunión. final de la

gerencia del

proyecto.

Inversionistas Aceptación del acta

de cierre del

proyecto.

unico

Fuente: La autora.

172

Anexo AL: Distribución de la información.

METODOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

METODO USO

Teléfono fijo

Se implementará una línea telefónica con el fin de generar y recibir llamadas de tipo local y nacional.

Celular

Se implementará dos líneas de celular con el fin de estar comunicados entre el gerente del proyecto, la SAC.

Correo electrónico

Se implementará correo electrónico empresarial con el fin de almacenar información en la nube de internet y ser consultada de forma práctica.

Cartelera

Se Implementara una cartelera en la oficina de la gerencia con el fin de dar a conocer posibles cambios.

Chat interno

Se generará una red interna de Chat, con el fin de generar documentación escrita y directa entre los colaboradores.

Documentación escrita

Se generará almacenamiento de las comunicaciones, bajo las normas del archivo general de la nación.

Fuente: La autora.

173

Anexo AM: Informes Project.

Fuente: Microsoft Project.

174

Anexo AN: Acta de cierre.

ACTA DE ENTREGA

Siendo las 08:30 horas del día 28 de diciembre del año 2014, reunidos en el municipio

de Ibagué, Departamento del Tolima; el gerente del proyecto y representante legal de

la empresa Yerly Carolina Morales Reinosa, identificada con cédula de ciudadanía

1.110.472 de la ciudad de Ibagué y la junta de inversionistas conformada por los

señores Juan Andrés Escobar, Federico Echeverría, Simón Zambrano; se procede a

realizar la entrega de la planta en operación de Los cofres Exequiales Biodegradables,

de conformidad con lo establecido en el contrato previamente suscrito; en el cual se

estableció que la planta deberá producir 11.000 cofres exequiales anuales operando

las 24 horas del día.

En uso de la palabra, la gerente del proyecto- representante de la Instancia Ejecutora

del proceso de inversión e instalación, informa a los representantes de la junta de

inversionistas, que le fueron autorizados recursos económicos por el orden de

$334.840.256,84 pesos m/cte., durante los 5 meses de inversión para la etapa de

operación del Proyecto, el cual se financió6 inicialmente con un crédito del 40%, venta

de acciones del 20% aporte de los inversionistas por el 40%; En la etapa de producción

y comercialización los inversionistas privados esperan disminuir la tasa de desempleo

del municipio de Ibagué y al mismo tiempo aumentar la calidad de vida de los

colaboradores.

Los inversionistas privados estando ubicados en la micro localización requerida

prosiguen con la verificación de la instalación de los muebles y enseres, de cada una

de las maquinas, de cada herramienta y los equipos de comunicación y de

computación, al mismo tiempo realizan ensayos para verificar el funcionamiento;

reciben la propuesta de lanzamiento y estrategias de mercadeo para la etapa de

operación, verifican los perfiles y los cargos de acuerdo a los requerimientos del

proyecto y prosiguen a verificar las fichas técnicas de materias primas con el fin de

estandarizar su producción; se hace entrega formal de la carpeta física que contiene

los intangibles de constitución legal de la empresa para la marcha y se verifica

175

documento por documento en original y copia; la gerente del proyecto procede a

realizar la prueba piloto acompañada del jefe de operaciones para concluir con el éxito

de la operación de la planta. Al estar satisfechos la junta de inversionistas procede a

aceptar el acta de entrega del proyecto y a partir de este momento se hacen

responsable del cuidado, mantenimiento y conservación de las instalaciones físicas e

intangibles.

La firma de la presente Acta no absuelve a la gerente del proyecto y su equipo nuclear

de los daños que resulten posteriores por averías de instalación los cuales se deben

corregidos sin costo alguno para los inversionistas; si por el contrario los daños sufridos

son por el uso inadecuado de las instalaciones y/o equipos, los inversionistas deben

realizar las respectivas correcciones.

Nota aclaratoria: En caso de que las visitas de inspección de las autoridades legales

sean realizadas a la firma de la presente acta y se comprueben fallas que generen

retrasos de procesos por sanciones y/o multas deberá asumirlos la gerente del

proyecto.

ENTREGA

_________________________


RECIBE

Por la junta de Inversionistas

NOMBRE INVERSIONISTA IDENTIFICACIÓN FIRMA HUELLA

Juan Andrés Escobar

Federico Echeverría

Simón Zambrano

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PROPUESTA PARA LA GERENCIA DEL PROYECTO DISEÑO , …repository.ut.edu.co/bitstream/001/2752/1/YERLY...7.5 GESTIÓN DE RIESGO 47 7.6 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 53 7.6.1 Estructura