Upload
phungkhue
View
232
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/14
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN
BAHAN PERPUSTAKAAN PK.PPAS(O)02
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
SITI SALIHA MOHAMED SAID
Penolong Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR
Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA BT HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 2/14
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/14
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 5
6. Singkatan 6
7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 9
8. Carta Aliran Kerja 10 – 12
9. Rekod Kualiti 13
10. Lampiran 14
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/14
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan
penerimaan dan pemeriksaan bahan perpustakaan yang
dibekalkan sentiasa memenuhi spesifikasi yang ditetapkan oleh
PPAS.
2. SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Bahagian Pembangunan dan
Pengurusan Koleksi (KOL) PPAS semasa menerima dan
memeriksa bahan perpustakaan iaitu bahan monograf, bahan
terbitan bersiri dan bahan pandang dengar yang dibekalkan oleh
pembekal.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 8.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan
Seksyen 8.5.1 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses-
Proses
Seksyen 8.5.2 - Identifikasi dan Kemudahkesanan
Seksyen 9.1 - Pemantauan Dan Pengukuran
Produk
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/14
4. ISU-ISU RISIKO a) Buku pesanan yang lewat diterima oleh pembekal
b) Buku yang diterima tidak memenuhi spesifikasi seperti muka
surat koyak.
5. DEFINISI 5.1 BAHAN
Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus,
direktori, atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta,
poster dan brosur,
Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-
ROM, Blu Ray, kaset, gambar, filem dan slaid.
Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal,
laporan tahunan, indeks, abstrak warta kerajaan dan akta.
5.2 SENARAI PESANAN Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang,
penerbit, tahun penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN,
kuantiti bahan yang dipesan, nama pembekal, nombor
pesanan, tarikh pesanan dan syarat pembekalan bahan.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/14
6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi
PP - Penolong Pustakawan
PemP - Pembantu Pustakawan
PT - Pembantu Tadbir
PO - Pembantu Operasi
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/14
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
A. PENERIMAAN BAHAN 1. Terima bahan daripada pembekal beserta
a. Pesanan Kerajaan
b. Senarai Pesanan
c. Nota Hantaran
d. Invois
2. Semak Invois dan Nota Hantaran bagi memastikan perkara
berikut sama seperti di Senarai Pesanan
a. Harga
b. Judul
c. Kuantiti bahan
3. Periksa bahan yang diterima dan pastikan selaras dengan
Nota Hantaran.
4. Pulangkan kepada pembekal jika bahan tidak memenuhi
spesifikasi yang telah ditetapkan.
PP/ PemP
5. Dapatkan Invois Penerbit daripada pembekal jika terdapat
perbezaan harga, bagi tujuan pengesahan (kecuali
majalah).
6. Tandatangani Pesanan Kerajaan, Senarai Pesanan, Nota
Hantaran dan Invois sebagai mengesahkan bahan diterima
menepati pesanan
PP/ PemP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/14
TINDAKAN T/JAWAB B. PEMERIKSAAN FIZIKAL BAHAN Bahan Monograf/Terbitan Bersiri 7. Pastikan naskhah bahan yang diterima mencukupi.
8. Periksa fizikal bahan mengikut aspek-aspek berikut:
a. Muka surat mencukupi
b. Muka surat tidak koyak
c. Cetakan huruf, susunan muka surat dan kualiti gambar
memuaskan
d. Jilidan memuaskan
e. Bahan-bahan sampingan seperti ‘guidebook’,
‘supplement’, ‘workbook’, disket, CD-ROM, kaset dan
lain-lain (jika ada) disertakan.
PemP/ PO
Bahan Pandang Dengar 9. Periksa bahan yang diterima dari segi fizikal dan isi
kandungan mengikut aspek-aspek berikut:
a. Fizikal bahan dalam keadaan sempurna dan
memuaskan.
b. Tiada berkulat (fungus)
c. Judul bahan sama seperti yang tertera pada kotak atau
sarung bahan.
d. Kandungan bahan lengkap dari mula hingga akhir
program.
e. Kualiti gambar dalam keadaan baik.
PemP/ PO
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/14
TINDAKAN T/JAWAB f. Kualiti audio baik (suara jelas dan tidak ada gangguan)
g. Boleh di akses oleh komputer dan pemain cakera
PemP/ PO
10. Ambil tindakan berikut sebagai bukti bahan telah diperiksa:
a. Cop ‘TELAH DIPERIKSA’ pada Nota Hantaran
b. Tandatangani
c. Nyatakan tarikh
11. Kemaskini maklumat bahan yang telah diterima.
12. Failkan salinan Nota Hantaran dan Senarai Pesanan.
13. Serah Invois dan Nota Hantaran kepada PT untuk diproses.
PemP
C. KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI
14. Rekodkan ‘Senarai Semak Pemeriksaan Bahan’ jika
terdapat bahan yang tidak memenuhi spesifikasi. (Lampiran:
PK.PPAS(O)02(L1)).
15. Serah Senarai Semak dan bahan yang tidak memenuhi
spesifikasi kepada PP.
PO
16. Asingkan bahan di rak ‘Bahan Rosak’. 17. Kembalikan kepada pembekal bahan yang tidak memenuhi
spesifikasi
PemP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/14
8. CARTA ALIRAN KERJA
A. PENERIMAAN BAHAN TINDAKAN T/JAWAB
PP/PemP - Terima bahan dari pembekal
- Semak invois & nota hantaran
- Memuaskan?
- Lakukan pemeriksaan silang
- Sama?
- Dapatkan invois penerbit jika terdapat perbezaan harga
- Tandatangan dokumen berkenaan
Ya
Ya
Tidak
TAMAT
Pulangkan kepada pembekal
Tidak
MULA
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/14
B. PEMERIKSAAN FIZIKAL BAHAN TINDAKAN T/JAWAB
PemP/PO
- Terima & pastikan naskhah mencukupi
- Cukup?
- Periksa fizikal bahan berdasarkan
spesifikasi - Memenuhi spesifikasi? - Cop “TELAH DIPERIKSA’ pada nota
hantaran - Kemaskini maklumat
- Failkan salinan dokumen yang berkenaan - Serah invois & nota hantaran kepada PT
Ya
Ya
Tidak
TAMAT
Pulangkan kepada pembekal
Tidak
MULA
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 12/14
C. KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI TINDAKAN T/JAWAB
PO - Rekodkan Senarai Semak Pemeriksaan Bahan
- Serah bahan dan senarai semak kepada PP
PemP
- Asingkan bahan di rak bahan rosak
- Kembalikan bahan rosak kepada pembekal
TAMAT
MULA
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 13/14
9. REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
9.1
Fail Pemeriksaan Bahan
(No. Fail PA 3.3/12)
KOL
5 tahun
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)02
NO. KELUARAN
: 01
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 14/14
10. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
10.1
Contoh Senarai Semak Pemeriksaan Bahan
PK.PPAS(O)02(L1)