PROSEDUR PENGURUSAN SUMBER MANUSIA - …S) 07 PROSEDUR PENGURUSAN S… · tarikh prosedur sokongan pengurusan sumber manusia no. ruj. dokumen: pk(s)akmal.07 no. keluaran : 04 no

PROSEDUR SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER

MANUSIA

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.07

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 1 / 21

PROSEDUR

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PK(S)AKMAL.07

Disediakan oleh:

………………………………….

(Tandatangan)

Nama : Saidi Ismail

Jawatan : Penolong Kanan

Pengarah Kastam I

Tarikh :

Diluluskan oleh:

……………………………………….

(Tandatangan)

Nama : Rosinah Ali

Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL

Tarikh :


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 2 / 21

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

Tarikh

No.Kandungan

Muka surat

Bentuk Pindaan Tarikh

Diluluskan


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 3 / 21

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi melaksanakan pengurusan sumber manusia yang cekap dan berkesan serta memenuhi keperluan AKMAL

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh pegawai yang bertanggungjawab di unit Pengurusan dan Perkhidmatan semasa menguruskan sumber manusia dari segi penempatan, penilaian prestasi dan penyelenggaraan Buku Perkhidmatan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 M K.AKMAL.04 Seksyen 6.2 - Pengurusan Sumber Manusia

3.2 Perintah Am Bab A - Lantikan dan Kenaikan Pangkat

3.3 Arahan Perkhidmatan Bab 2 – Kenyataan Perkhidmatan

3.4 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 – Sistem Saraan Malaysia (SSM)

3.5 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2000 – Peraturan

Bagi Menyenggara Maklumat Personel dan Perjawatan Sektor Awam 3.6 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2003 – Panduan Urusan Persaraan dan Pencen

3.7 Semua Surat Pekeliling / Garis panduan Perkhidmatan

yang berkuatkuasa 3.8 Garis Panduan HRMIS


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 4 / 21

4.0 DEFINISI

4.1

Jawatan Tetap

Anggota yang dilantik oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) dan KDRM

4.2

Surat Tawaran

Surat tawaran lantikan ke jawatan

4.3

Fail Peribadi

Fail yang mengandungi surat-surat berkaitan kakitangan, terperingkat dan sulit

4.4

Buku Perkhidmatan

Buku yang mencatat rekod yang berkaitan perkhidmatan kakitangan AKMAL

4.5

HRMIS

Human Resource Management Information System

4.6

Senarai Tugas

Arahan-arahan kerja yang telah ditetapkan

4.7

Fail Meja

Dokumen yang mengandungi peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi semasa menjalankan tugas

4.8

Laporan Penilaian Prestasi

Borang yang mengandungi Sasaran Kerja Tahunan dan pencapaiannya dan mengandungi cirri-ciri bagi penilaian prestasi anggota AKMAL

4.9

Lembaga Temuduga Jawatan

Terdiri daripada Pengerusi dan ahli temuduga yang diluluskan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat Kastam Diraja Malaysia.


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 5 / 21

5.0 SINGKATAN 5.1 SPA - Suruhanjaya Perkhidmatan Awam 5.2 KDRM - Kastam Diraja Malaysia

5.3 HRMIS - Human Resource Management Information System

5.4 PPP - Pegawai Penilai Pertama 5.5 PPK - Pegawai Penilai Kedua 5.6 KJ - Ketua Jabatan 5.7 P - Pendaftar 5.8 PTK - Pembantu Tadbir Kanan 5.9 PT(P) - Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) 5.10 PPSM - Panel Pembangunan Sumber Manusia

5.11 LTJ - Lembaga Temuduga Jawatan 5.12 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab 5.13 JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 6 / 21

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

A. Perlantikan Ke Jawatan Kumpulan Sokongan II

Bagi Kumpulan Gred R1,R3 dan N1

P

1. Sediakan surat permohonan untuk pengisian

jawatan di AKMAL dan hantar ke Bah. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM.

P

2. Terima surat Kelulusan pengisian jawatan di

AKMAL melalui waran perjawatan. 3. Draf Iklan Jawatan dan hantar ke Bah. Pengurusan

Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM mengandungi:

i) Jawatan ii) Kumpulan Perkhidmatan iii) Klasifikasi iv) Jadual Gaji v) Syarat Lantikan vi) Taraf Jawatan vii) Penaklukan dibawah syarat-syarat

perkhidmatan viii) Deskripsi Tugas ix) Jumlah kekosongan jawatan

Pengarah AKMAL

4. Terima Kelulusan Draf Iklan dari Bah. Pengurusan

Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM

PTK

5. Iklankan jawatan kosong dengan cara ditampal di

papan kenyataan, edar dan pos

PTK

6. Terima permohonan dari calon catatkan nombor

turutan


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 7 / 21

P

7. Sediakan Penyata Permulaan mengandungi

senarai calon dan hantar ke Bah. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM

Pengarah AKMAL

8. Kemukakan Nama Pengerusi dan Ahli Temuduga

Jabatan ke Bah. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM untuk kelulusan

Pengarah AKMAL

9. Terima kelulusan Penyata Permulaan dan arahan

melaksanakan temuduga dari Bah. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM

P

10 Sediakan surat panggilan temuduga kepada calon

dan nyatakan butiran temuduga yang akan dijalankan

11. Sediakan surat makluman temuduga yang akan

dilangsungkan kepada Bah. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM

LTJ

12. Laksanakan temuduga 13. Sediakan dan kemukakan kepada P Penyata

Lembaga Temuduga mengandungi : i) Penyata Lembaga Temuduga ii) Lampiran BI iii) Lampiran BII iv) Borang SPA. 6 Calon Temuduga

P

14. Hantar Penyata Lembaga Temuduga ke Bah.

Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 8 / 21

B. Penempatan Kakitangan baru dilantik

P

1. Terima surat penempatan untuk melapor diri bagi

kakitangan yang baru dilantik dari Ibu Pejabat KDRM.

2. Urus lapor diri kakitangan baru mengikut tarikh

surat yang diarahkan.

PT(P)

3. Minta salinan Kad Pengenalan, Sijil

Persekolahan, Sijil Peperiksaan, Surat setuju terima tawaran jawatan,surat sumpah dan sijil akuan kesihatan.

4. Minta kakitangan isi borang maklumat butir-butir

peribadi / Surat Akujanji / pengisytiharan harta. 5. Mohon No Fail Induk dari Bhg. Sumber Manusia

dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM. 6. Buka fail peribadi dan masukkan dokumen

berkaitan. 7. Buka Buku Perkhidmatan. 8. Masukkan maklumat kakitangan ke dalam

HRMIS.

Pengarah AKMAL

9. Keluarkan surat penempatan kepada kakitangan

di unit yang berkenaan.

PTK

10. Kenalkan kakitangan yang baru kepada

Pengarah AKMAL / KJ / kakitangan lain dan terus ke bahagian yang ditempatkan.

KJ / P

11. Adakan orientasi / Induksi Khusus 12. Serahkan senarai tugas.


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 9 / 21

C. Penyelenggaraan Buku Perkhidmatan

PT(P)

1. Buka Buku Perkhidmatan bagi lantikan baru. 2. Buku Perkhidmatan bagi kakitangan yang

bertukar masuk akan dikemukakan oleh jabatan lama.

3. Hubungi jabatan lama sekiranya Buku

Perkhidmatan masih belum diterima. 4. Catatkan butir-butir maklumat kakitangan yang

baru dalam Buku Perkhidmatan dan kemaskini butir-butir maklumat bagi kakitangan yang bertukar masuk.

5. Buku Perkhidmatan kakitangan dikemaskini dari

masa ke semasa.

Pengarah AKMAL / P

6. Tandatangan Buku Perkhidmatan

PT(P)

7. Simpan Buku Perkhidmatan dalam Kabinet Besi. 8. Pastikan urusan simpanan Buku Perkhidmatan

adalah teratur dan terkawal

D. Penyelenggaraan HRMIS

Penyandang Jawatan /

PTP(P)

1. Buka HRMIS dan kemaskini maklumat baru bagi

lantikan baru. 2. Kemaskini HRMIS akan dibuat dari masa ke

semasa.

P

4. Memastikan HRMIS telah dikemaskini.


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 10 / 21

E. Penyediaan Laporan Prestasi

PT(P)

1. Sediakan Borang Penilaian Prestasi dan

serahkan kepada anggota.

Semua Anggota

2. Kembalikan Borang Penilaian Prestasiyang telah

dilengkapkan kepada PPP untuk tindakan.

PPP

3. Buat penilaian bagi setiap kakitangan seliaannya

dalam tempoh tahun semasa

PPP

5. Serahkan Borang Penilaian Prestasi yang telah

dilengkapkan kepada PPK untuk dibuat penilaian kedua

PPK

6. Laksanakan penilaian kedua dan serah kepada P

P

7. Sediakan senarai lengkap prestasi kakitangan

AKMAL mengikut format yang telah ditetapkan oleh Ibu Pejabat KDRM

P

8. Serahkan Borang penilaian bersama senarai

Prestasi yang lengkap kepada PPSM AKMAL

PPSM / P

9. Adakan mesyuarat Panel Pembangunan Sumber

Manusia AKMAL

P

10. Sediakan Minit mesyuarat Panel Pembangunan

Sumber Manusia AKMAL 11. Serahkan kepada Pengarah AKMAL dan PYB

Ibu Pejabat untuk pengesahan

P

12. Dapatkan keputusan pergerakan gaji dari

Pengarah AKMAL 13. Maklumkan keputusan pergerakan gaji kepada

semua anggota

P

15. Kemukakan sesalinan Borang Penilaian yang lengkap kepada Ibu Pejabat /JPA untuk makluman.


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 11 / 21

F. Penyediaan Persaraan Pegawai AKMAL

PT(P)

1. Kenalpasti pegawai yang akan bersara pada

setiap awal tahun untuk tahun berikutnya 2. Sediakan surat makluman persaraan kepada

kakitangan yang akan bersara

Pengarah AKMAL

3. Tandatangan surat untuk diserahkan kepada

Pegawai yang akan bersara

PT(P)

4. Minta bakal pesara menyediakan dokumen

berikut:

i) Salinan Kad Pengenalan Bakal Pesara, Isteri dan anak yang mempunyai Kad Pengenalan / Salinan Sijil Kelahiran

ii) Sijil Nikah iii) No Akaun Bank / Salinan Buku Simpanan iv) Gambar v) Alamat Selepas bersara

PT(P)

5. Hantar surat ke agensi berkaitan untuk

pertanyaan baki:

i) Pinjaman Perumahan ii) Pinjaman Komputer iii) Pinjaman Kenderaan iv) Cukai Pendapatan dengan Jab. Hasil Dalam

Negeri

PT(P)

6. Hantar maklumat persaraan Pegawai kepada

KWSP


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 12 / 21

PT(P)

7. Sediakan dokumen berikut:

i) Borang JPA.BP.SPP.B01a – Maklumat Pesara

ii) Borang JPA.BP.UMUM.B01- Sijil Akuan

Berhutang / Tidak Berhutang iii) Borang JPA.BP.UMUM.B02-Pengiraan Cuti

Rehat yang boleh dikumpulkan di Bawah Peraturan 21, Peraturan-peraturan Pencen 1980 (Jika berkenaan)

iv) Borang JPA.BP.UMUM.B04 – Laporan

Pengesahan Pakar Perubahan Mengenai Anak Cacat Otak / Cacat Anggota (Jika berkenaan)

v) Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan

Kenyataan Cuti

PT(P)

8. Minta P tandatangan semua dokumen yang perlu

dan hantar ke Bah. Pasca Perkhidmatan, JPA

PT(P)

9. Terima surat kelulusan dari Bah. Pasca

Perkhidmatan, JPA 10. Catatkan kedalam Buku Perkhidmatan

kakitangan dan buat salinan dan kemukakan kepada Bah. Pasca Perkhidmatan, JPA .

11. Kemukakan dokumen berikut ke Bah. Pasca

Perkhidmatan, JPA tiga (3) bulan sebelum bersara:

i) Pelepasan Cukai Pendapatan, ii) Arahan Potongan Pinjaman Perumahan iii) Arahan Potongan Pinjaman Komputer iv) Arahan Potongan dari Pinjaman Kenderaan


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 13 / 21

PT(P)

12. Terima salinan pembayaran pencen yang telah

dibuat kepada Pesara. 13. Simpan dalam fail peribadi pesara.


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 14 / 21

7A. Carta Aliran Temuduga Untuk Perlantikan Jawatan Kumpulan Sokongan II Bagi Kumpulan Gred R1,R3 dan N1

MULA

Sediakan Surat permohonan untuk pengisian jawatan di AKMAL

Terima surat kelulusan pengisian jawatan di AKMAL

Sediakan Draf Iklan dan hantar ke Ibu Pejabat Bah. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Terima kelulusan Draf Iklan dari Ibu Pejabat Bah Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Iklankan Jawatan

Terima permohonan dari calon dan catatkan nombor turutan pada borang

Sediakan Penyata Permulaan

Kemukakan Nama Pengerusi dan Ahli Temuduga ke Ibu Pejabat Bah. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Terima Kelulusan Penyata Permulaan dan arahan melaksanakan temuduga dari Ibu Pejabat Bah Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Sediakan surat panggilan Temuduga kepada calon dan minta Pengarah AKMAL tandatangan dan hantar kepada calon melalui pos

A

P

P

P

Pengarah AKMAL

PTK

PTK

P

Pengarah AKMAL

Pengarah AKMAL

P


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 15 / 21

Maklumkan Tarikh Temuduga ke Bah. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Laksanakan Temuduga

Sediakan Penyata Temuduga

Hantar Ke Bah. Pengurusan Sumber Manusia Ibu Pejabat

P

LTJ

P

P

A


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 16 / 21

7B. Carta Aliran Penempatan Pegawai Baru dilantik

MULA

Terima surat penempatan / lapor diri atau surat pertukaran

Lapor diri

Dapatkan dokumen yang berkaitan seperti salinan kad pengenalan,sijil persekolahan,surat setuju terima tawaran jawatan,surat sumpah,sijil pengesahan kesihatan

Arah kakitangan isi borang maklumat butir-butir peribadi / Surat Akujanji / pengisytiharan harta

Dapatkan No. Fail Induk dari Bhg. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan Ibu pejabat KDRM

Buka Fail Peribadi dan masukan dokumen berkaitan

Buka Buku Perkhidmatan dan masukkan maklumat terkini perkhidmatan

Masukan maklumat kakitangan ke dalam HRMIS

Keluarkan surat penempatan mengikut kesesuaian

Iringi kakitangan baru untuk diperkenalkan kepada Pengarah AKMAL / KJ dan pegawai lain

Adakan orientasi / Induksi Khusus dan serahkan senarai tugas

Anggota Baru

PT(P)

PT(P)

Pengarah AKMAL

PTK

P

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

KJ / P


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 17 / 21

7C. Carta Aliran Penyelenggaraan Buku Perkhidmatan

MULA

Buka Buku Perkhidmatan bagi lantikan baru / Terima Buku Perkhidmatan dari anggota yang bertukar

Hubungi jabatan lama sekiranya Buku Perkhidmatan belum diterima

Catatkan butir-butir maklumat perkhidmatan kakitangan kedalam Buku Perkhidmatan

Buku Perkhidmatan dikemaskini dari masa kesemasa oleh PT(P)

Tandatangan Buku Perkhidmatan

Simpan Selamat Buku Perkhidmatan ke dalam Kabinet Besi

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

Pengarah AKMAL

PT(P)


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 18 / 21

7D. Carta Aliran Penyelenggaraan HRMIS

MULA

Buka HRMIS untuk maklumat baru kakitangan

Kemaskini HRMIS akan dibuat dari masa kesemasa

Pastikan HRMIS telah dikemaskini

PT(P)

PT(P)

P


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 19 / 21

7E. Carta Aliran Laporan Penilaian Prestasi

MULA

Sediakan Borang Penilaian Prestasi serahkan kepada P mengikut bilangan kakitangan dibawah seliaan masing-masing

Isi maklumat yang dikehendaki dalam borang prestasi

Buat Penilaian bagi setiap kakitangan seliaannya

Hantar sesalinan Borang Penilaian Prestasi yang lengkap ke Ibu Pejabat dan JPA

Serah Borang Penilaian prestasi yang telah lengkap kepada PPK untuk dibuat penilaian kedua

Serah Borang Penilaian Prestasi yang lengkap dibuat penilaian kedua kepada PPSM AKMAL

Mengadakan mesyuarat PPSM AKMAL

Sediakan minit mesyuarat PPSM AKMAL dan serahkan kepada Pengarah AKMAL dan PYB Ibu Pejabat KDRM

Dapatkan keputusan pergerakan gaji dari Pengarah AKMAL dan maklumkan keputusan kepada semua kakitangan melalui KPP / P

Sediakan senarai prestasi kakitangan AKMAL mengikut Format yang telah ditetapkan oleh Ibu Pejabat KDRM

PT(P)

PYB

PPP

PPP

PPK

P

Pengarah AKMAL

PPK

PPSM

P

P

P

Laksanakan Penilaian

Lantik PPSM


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 20 / 21

7F. Carta Aliran Penyediaan Persaraan Kakitangan AKMAL

MULA

Kenalpasti kakitangan yang akan bersara

Sediakan surat makluman kepada kakitangan yang akan bersara dan minta Pengarah AKMAL tandatangan

Minta bakal pesara menyerahkan dokumen-dokumen yang berkaitan persaraan

Terima salinan pembayaran yang telah dibuat kepada pesara dan simpan dalam fail peribadi

Hantar surat ke agensi untuk pertanyaan baki pinjaman

Terima surat kelulusan dari Bah. Pasca Perkhidmatan, JPA

Catatkan kedalam Buku Perkhidmatan dan buat salinan Buku Perkhidmatan dan hantar ke Bah. Pasca Perkhidmatan, JPA

Kemukakan dokumen bagi pinjaman dan Cukai pendapatan ke Bah. Pasca Perkhidmatan, JPA

Sediakan dokumen-dokumen persaraan dan minta P tandatangan dan hantar ke Bah. Pasca Perkhidmatan, JPA

Hantar maklumat persaraan kakitangan ke KWSP

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)


MANUSIA


NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 21 / 21

8. REKOD KUALITI

BIL REKOD

LOKASI

TEMPOH PENYIMPANAN

1.

Buku Perkhidmatan

Pejabat Pendaftar

Sehingga kakitangan bersara atau bertukar ke jabatan lain

2.

Borang PenilaianPrestasi

Pejabat Pendaftar 5 Tahun

3.

Fail Personel

Pejabat Pendaftar

Sehingga kakitangan bersara atau bertukar ke jabatan lain

4. Fail Penempatan Pejabat Pendaftar

5 Tahun

5. Fail Perlantikan (Sulit) Pejabat Pengarah 5 Tahun

6. Fail Laporan Prestasi (Sulit)

Pejabat Pengarah 5 Tahun

7. Fail PPSM AKMAL (Sulit) Pejabat Pengarah 5 Tahun

9. LAMPIRAN Tiada

Documents

PROSEDUR PENGURUSAN SUMBER MANUSIA - …S) 07 PROSEDUR PENGURUSAN S… · tarikh prosedur sokongan pengurusan sumber manusia no. ruj. dokumen: pk(s)akmal.07 no. keluaran : 04 no