LØF 2010 TiltaksutviklingInformasjonsmøter for ledelsen ved
Vår/Høst 2009
Formål med møtet:
Hva er prosjektansvarligs rolle og ansvar?
BOA ved NTNU:
evaluert gjennom eksternt revisjonsfirma og økt fokus på BOA fra
Riksrevisjonen
*
*
(Tall i mill. NOK)
Juni 2006: 2022 hovedprosjekter totalt ved NTNU (2526 inkl. delprosjekter)
August 2009: 2443 hovedprosjekter totalt ved NTNU (4607 inkl. delprosjekter),
herav ca 600 oppdragsfinansierte prosjekter
Andre = Enheter i sentraladm + BIBSYS
Diagram1
VM
VM
AB
AB
HF
HF
IME
IME
IVT
IVT
DMF
DMF
NT
NT
SVT
SVT
Andre
Andre
jun.06
aug.09
79
148
47
48
89
101
263
217
509
652
437
548
424
517
124
142
50
70
Ark1
ANTALL PROSJETER
ANTALL HOVEDPROSJEKT
(INKL. DELPROSJEKTER)
*
Rundskriv F-20-07 fra Kunnskapsdepartementet
Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (kap. 5 om BOA vedtatt revidert av NTNUs styre 14.11.2008)
Rektors økonomiinstruks (kap. 5 om BOA er under revidering)
Grunnleggende regler, BOA:
Kontrakter/avtaler skal foreligge ved alle BOA-prosjekter
For alle BOA-prosjekter skal det utarbeides budsjett som omfatter alle direkte og indirekte kostnader
Oppdragsfinansierte prosjekter: Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader
Bidragsfinansierte prosjekter: NTNU må vurdere hvorvidt prosjektet er av slik faglig interesse at NTNU kan delfinansiere prosjektet med egne midler
Habilitet: Etiske retningslinjer for staten skal følges
*
*
Intern revisjonsrapport fra Ernst & Young (Januar 2009):
NTNUs rutiner og prosesser innen BOA ivaretar gjeldende lov- og regelverk
Prosesser og rutiner er ikke implementert fullt ut i NTNUs organisasjon
Varierende grad av etterlevelse av prosesser og rutiner
Rutiner for kontroll og rapportering innen BOA ikke utarbeidet
NTNUs styre 26.03.09: Tilslutning til å iverksette tiltak innen BOA-området
Riksrevisjonen (revisjon av NTNUs årsregnskap 2008):
Kontrakter, klassifisering av prosjekter og budsjettering håndteres iht reglement
Mangelfull belastning av både direkte og indirekte kostnader på enkelte prosjekter
*
Enhetlig og standardisert prosjektprosess med beskrivelse av:
- Rutiner i hver enkelt fase i prosessen
- Utøvende roller med egne rollebeskrivelser:
Prosjektleder (PL)
Sentral prosjektstøtte (SP)
- Ansvar og oppgaver for hver enkelt rolle beskrevet
Mål: PL og LP skal utøve et samarbeidende team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet hvor
PL får nødvendig bistand til gjennomføring av prosjektet.
*
http://www.ntnu.no/adm/okonomi/
Legg inn nye oppdaterte skjermbilder og forklar hva man finner under BOA-lenken:
Skjema og verktøy
Rutine- og rollebeskrivelser
*
Ferdigstille rutiner og verktøy
Budsjettmaler
Kontraktsmaler
Utarbeide eget system for prising av tjenester på prosjekter ved NTNU
Utarbeide egen prosjektportal på nett
Kompetanseutvikling, LP-rollen
Utvikle spisskompetanse innen større og komplekse prosjekter
(Eks: EU-prosjekter, SFF/SFI/FME)
Ansvar:
Vurdere og godkjenne at prosjektene er tråd med enhetens mål og strategier (faglig interesse) i søknader og kontrakter
Godkjenning av enhetens ressursbruk på prosjekter (personell, bruk av lab-virksomhet, utstyr og annen infrastruktur: BOA er en del av enhetenstotaløkonomi)
Rapportering til overordnet ledelse for enhetens BOA-virksomhet
Risikoforhold ved mangelfull vurdering/beslutning (BOA):
Feil prosjektklassifisering: bidrag eller oppdrag? (kontrakter/avtaler)
Økonomiske konsekvenser for enheten
Feil ressursbruk ved enheten
Lederkrav for å lykkes med gjennomføring av prosjektprosessen:
Legge til rette for bruk av LP-funksjonen og at LP i størst mulig grad oppnårsamhandling med prosjektleder
Ansvar for at retningslinjer/reglement kommuniseres internt i egen enhet
Oppfølging av avvik fra rutiner og retningslinjer (rapportering)
Være positive endringsagenter!
PBO: Trude Bersvendsen – trude.bersvendsen@ntnu.no
Innkjøp: Helge Mathiesen – helge.mathiesen@ntnu.no
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
2005200620072008
År