Proyecto de Modernización Archivo Nacionalmodernizacion.hacienda.cl/media/page-files/589/20181031 Estrategia... · proyecto El proceso de identificación y posterior planificación

P á g i n a 1 | 26

Estrategia tecnológica

Proyecto de Modernización Archivo Nacional

P á g i n a 2 | 26

Tabla de contenido

Sobre la estrategia tecnológica .......................................................................... 3 Propósito ........................................................................................................ 3 Proceso .......................................................................................................... 3 Alcance .......................................................................................................... 3 Documentación guía ........................................................................................ 3 El Archivo Nacional .......................................................................................... 4

Estrategia del Archivo Nacional ................................................................................................................. 4

Antecedentes del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional ......................... 5 Objetivos específicos del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional .............................................. 5

Aporte de la estrategia tecnológica a los resultados esperados ................................................................. 5

Resumen del análisis de brechas............................................................................................................... 6

Determinación de las iniciativas ......................................................................... 6 Selección de iniciativas .................................................................................... 7 Planificación general de las iniciativas ................................................................ 9

Detalle de las iniciativas .................................................................................. 10 Levantamiento de procesos ............................................................................ 10 Arquitectura de referencia .............................................................................. 11 Desarrollo de plataforma tecnológica (OAIS) ..................................................... 12

Iniciativas que involucran Transferencia (Ingesta) ................................................................................... 12

Iniciativas que involucran al almacenamiento .......................................................................................... 14

Iniciativas que involucran consultas a la base de documentos electrónicos almacenados ...................... 16

Iniciativas que involucran relacionamiento y gestión del contenido.......................................................... 18

Iniciativa que involucra a las capas de administración OAIS ................................ 21 Lineamientos no funcionales para todas a las iniciativas ..................................... 22

Estrategia de implementación .......................................................................... 23 Fase 1 - Planificación y directrices básicas (2018) ............................................. 24 Fase 2 – Procedimientos archivísticos, preservación y “back end” OAIS (2019) ..... 24 Fase 3 – Implementación “front end” OAIS y relacionamiento ciudadano (2020) ... 25

P á g i n a 3 | 26

Sobre la estrategia tecnológica

Propósito

La estrategia tecnológica presentada a continuación tiene como propósito definir los esfuerzos en

materia tecnológica que deberán realizarse durante el proyecto de modernización para implementar

en forma exitosa el modelo de transferencia de documentos electrónicos entre las Instituciones

Públicas y el Archivo Nacional.

Esta estrategia tecnológica tiene un horizonte de 3 años (2018-2020) e incluye un conjunto priorizado

y estructurado de iniciativas con su impacto en los objetivos definidos (tano del Archivo Nacional

como del Proyecto de Modernización), el presupuesto involucrado y los plazos aproximados.

Proceso

Para alcanzar el propósito de esta estrategia se identifican las brechas existentes en el Archivo

Nacional con respecto a la transferencia electrónica de documentos (a su vez esa transferencia con

respecto a los objetivos estratégicos del Archivo Nacional) y en relación a los objetivos estratégicos

y específicos del proyecto de modernización.

Identificadas las brechas se pueden definir las iniciativas necesarias para alcanzar los objetivos del

proyecto

El proceso de identificación y posterior planificación contiene 4 etapas:

1. Entender, desde su misión y visión, el negocio del Archivo Nacional, sus desafíos y estado

actual.

2. Conocer la estrategia del Archivo Nacional y su dirección junto a sus objetivos y funciones.

3. Comprender aquellas metas, objetivos y requerimientos específicos para los próximos 3

años del Archivo Nacional que se vinculan con el proyecto de modernización.

4. Lograr una mirada del estado de los procesos, normativas y tecnología en su estado actual

para comprender como éstas dimensiones aportan a cerrar las brechas que conduzcan al

Archivo Nacional al cumplimiento exitoso del proyecto de modernización.

Alcance

Esta estrategia tecnológica está enmarcada en el proyecto de modernización del Archivo Nacional,

por lo tanto, se analizarán procesos, objetivos, normativas, directrices e implementaciones

tecnológicas que permitan, al 2020, tener al menos 3 instituciones públicas transfiriendo

electrónicamente toda su documentación electrónica relevante, al Archivo Nacional siguiendo los

procedimientos establecidos por el modelo OAIS (Open Archiving Information System).

Documentación guía

La documentación utilizada para la elaboración de esta estrategia tecnológica fue:

Planificación estratégica 2017-2020 Archivo Nacional.

P á g i n a 4 | 26

Formulación del proyecto: Implementación de un sistema de transferencia, conservación y disponibilización de documentos digitales al Archivo Nacional.

El Archivo Nacional

El Archivo Nacional es una institución pública del Estado que reúne, organiza y preserva el patrimonio

documental de la nación, dando acceso a la información administrativa, técnica, jurídica e histórica

que contienen los documentos. Por sus características e interés público, los documentos

resguardados constituyen instrumentos que permiten garantizar los derechos y responsabilidades

adquiridos por los ciudadanos y el Estado en el ejercicio de sus funciones y que permiten la

consolidación de la identidad nacional, el accionar de la democracia, la gobernanza y el desarrollo

cultural del país.

El Archivo Nacional está conformado por las siguientes unidades de misión: Archivo Nacional

Histórico, el Archivo Nacional de la Administración (ARNAD), el Archivo Regional de la Araucanía y

el Archivo Regional de Tarapacá.

Las funciones actuales del Archivo Nacional son:

• Preservar el patrimonio documental público y privado del país, de acuerdo a las normas y

estándares archivísticos de vanguardia, para ponerlo al servicio del Estado y de los ciudadanos,

garantizando así el acceso a la información pública.

• Fomentar el desarrollo de archivos a nivel nacional ejerciendo un rol normativo y de supervisión,

para los procesos archivísticos de las instituciones de la administración del Estado.

• Prestar servicios de reproducción de los documentos que custodia, certificando su origen e integridad.

Estrategia del Archivo Nacional1

Misión

Garantizar a las personas y a las comunidades el acceso a la información derivada de la gestión del

Estado a través de su historia y de la acción privada de interés público, aportando a la construcción

de un Estado democrático y al desarrollo cultural del país.

Lo anterior implica dar forma a un Sistema Nacional de Archivos, para reunir, organizar, conservar,

preservar, investigar, poner en valor y difundir dicha documentación. Además, ejercer un rol

normativo y de supervisión que, para los procesos archivísticos de las instituciones de la

administración del Estado, le asigna la ley.

Visión

Ser una institución rectora en la definición de estándares que garanticen el acceso a la información

pública y privada de interés público, que contribuye a los procesos de construcción de identidad,

ciudadanía y memoria, con presencia nacional y regional. Lo anterior requiere contar con un marco

1 Información de la página web del Archivo Nacional. http://www.archivonacional.cl/sitio/Secciones/Quienes-somos/Mision/

P á g i n a 5 | 26

legal, reglamentario y procedimental, infraestructura física y tecnológica moderna, y personal

altamente calificado.

Objetivos Estratégicos

(E1) Potenciar el rol del Archivo Nacional como autoridad archivística a través del fortalecimiento de

la gestión interna y externa.

(E2) Democratizar el acceso a la documentación generada por la acción del Estado y privados de

interés público, a través de la descentralización de la gestión y creación de archivos regionales.

(E3) Posicionar al Archivo Nacional como un referente en la construcción de un Estado democrático,

activo en garantizar el ejercicio de los derechos ciudadanos y en el fortalecimiento de las identidades

y de la memoria histórica.

Antecedentes del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional

Lo descrito en este documento se enmarca en el proyecto de modernización para el Archivo Nacional,

impulsado y financiado por BID y Ministerio de Hacienda. Este proyecto tiene como objetivo dotar al

Archivo Nacional de un sistema para recibir transferencias de documentos electrónicos, producir

directrices técnicas, proponer normativa asociada y generar productos que faciliten su

implementación, todo lo anterior basado en el estándar archivístico OAIS.

Objetivos específicos del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional

(O1) Implementar un sistema basado en el modelo OAIS para recibir documentación electrónica

dentro del Archivo Nacional, conservarla y luego dejarla disponible en un sistema accesible para

instituciones y ciudadanía.

(O2) Generar directrices técnicas y propuestas normativas para la gestión documental electrónica en

la Administración Pública.

(O3) Generar productos que faciliten la adopción de directrices técnicas en la Administración Pública,

para permitir el buen manejo de documentos electrónicos y su transferencia al Archivo Nacional.

Aporte de la estrategia tecnológica a los resultados esperados2

(R1) Reconocimiento del AN y de su labor más allá de lo cultural como un actor relevante en la

modernización de la gestión pública.

(R2) Incorporación del concepto de Preservación Digital en la generación y conservación de los

documentos electrónicos.

(R3) Incentivo de la gestión documental electrónica en la Administración Pública.

2 El aporte está basado en la revisión y considerando la perspectiva entregada en el documento de formulación de proyecto:

Implementación de un sistema de transferencia, conservación y disponibilización de documentos digitales al Archivo Nacional.

P á g i n a 6 | 26

(R4) Reasignación de funciones y de recursos en el AN e Instituciones Productoras.

(R5) Fortalecimiento del vínculo del Archivo Nacional con el resto de las instituciones.

(R6) Instalación de equipamiento tecnológico, en el marco del modelo de preservación digital, en el

Archivo Nacional para recibir transferencias de archivos electrónicos.

(R7) Herramientas de difusión y capacitación para facilitar la adopción de la normativa y directrices

disponibles para facilitar su conocimiento y adopción.

Resumen del análisis de brechas

Las brechas detalladas son en parte el fundamento del proyecto de modernización del Archivo

Nacional y corresponden a los hallazgos y puntos de mejora levantados en un análisis preliminar y

reflejados en el documento: “Implementación de un sistema de transferencia, conservación y disponibilización de documentos digitales al Archivo Nacional”.

(B1) El Archivo Nacional carece de la capacidad para recibir documentos electrónicos

(B2) Carencia de criterios archivísticos públicos y accesibles que permitan a las instituciones públicas

incorporarlos en sus procesos y adopción de tecnología de gestión documental.

(B3) Carencia de una implementación tecnológica del proceso de transferencia lo que obliga a las

instituciones públicas a imprimir sus documentos generados y gestionados electrónicamente para

poder transferirlos al Archivo Nacional.

(B4) Demora, por parte del Archivo Nacional, en la entrega de servicios de consulta y acceso a los

documentos transferidos.

(B5) Alto costo en la búsqueda y recuperación de información y documentos, por parte de

funcionarios públicos como de la ciudadanía.

(B6) Riesgo alto de perder los documentos generados electrónicamente al carecer de criterios

archivísticos de preservación en el tiempo.

Determinación de las iniciativas La formulación de iniciativas se estructurará de tal forma de construir un ecosistema coherente con la normativa y directrices que se generarán con motivo de este mismo proyecto y tendrá en vista abarcar los objetivos estratégicos del Archivo Nacional como a su vez los del proyecto de Modernización. El principio que guiará la selección de iniciativas (y su posterior priorización) será el de lograr la trasferencia de documentos electrónicos desde las instituciones públicas hacia el Archivo Nacional y como marco de referencia de arquitectura, se tendrá el modelo OAIS para llevar el proyecto a cabo. La estrategia de implementación del modelo OAIS se dividirá en 3 grandes bloques con los siguientes énfasis por año:

1. Transferencia (con resultados durante 2018) 2. Almacenamiento y preservación (2019)

P á g i n a 7 | 26

3. Consulta y relacionamiento ciudadano (2020) Lo anterior es posible revisarlo en la siguiente ilustración que explicita el modelo OAIS y la estrategia de implementación del mismo en el proyecto de Modernización del Archivo Nacional (2018-2020).

Selección de iniciativas

Las iniciativas que se implementarán en el periodo 2018-2020 se seleccionaron según dos criterios

fundamentales:

(C1) Cerrar brechas institucionales para la implementación del proyecto y el logro de los

objetivos del mismo y

(C2) Lograr la implementación exitosa de OAIS al interior del Archivo Nacional.

La tabla siguiente muestra las iniciativas consideradas asociando cada una a los objetivos

estratégicos y de proyecto, los resultados esperados de proyecto y a las brechas a cerrar junto con

el periodo de tiempo en el que se implementarán.

P á g i n a 8 | 26

Iniciativa Criterio de selección

Resultados

Objetivo Estratégico y de proyecto

Brecha a cerrar

Año(s)

Levantamiento de Procesos C1 R4 E1 - 2018 – 2019

Ambiente de certificación C1; C2 R6 O1; O3 B1 2018

Componente de Transferencia / Ingesta Fase I

C2 R1; R2; R3 O1; O3 B1 2018

Arquitectura de referencia C1; C2 R2 E1;O1;O2; O3 B2 2018-2019

Gestión del Cambio C1 R4 E1 - 2018 – 2020

Componente de Transferencia/Ingesta, definiciones PIT Fase II

C2 R1; R2; R3 E1; O1; O3 B1 2019

Armado de PIA C2 R2 O1 B1; B6 2019

Implementación de almacenamiento

C2 R6 O1 B1; B4; B6 2019

Gestor de contenido y difusión

C1: C2 R7 E1; E2; E3; O2; O3

- 2019

Capa de Integración y acceso a la información

C2 R6 E1; O1 B4; B5 2019-2020

Planificación de preservación

C2 R2 E1; E2; O2 B1; B2; B6 2019-2020

Armado y definiciones del PIC

C2 - O1 B4; B5 2019-2020

Portal de acceso ciudadano C1; C2 R7 E1; E2; E3; O2 B4; B5 2019-2020

Capa de Administración OAIS

C2 - O1 B1 2019-2020

Portal de difusión, habilitación y educación

C1; C2 R5; R7 E1; E2; O2; O3 B4; B5 2020

P á g i n a 9 | 26

Planificación general de las iniciativas

La planificación considera una implementación iterativa entregando resultados en etapas que

llevarán al 2020 a tener 3 instituciones públicas transfiriendo documentos electrónicos hacia el

Archivo Nacional: El siguiente diagrama muestra de forma general el despliegue de iniciativas entre

los años 2018 y 2020.

Ámbito Iniciativa 2018 2019 2020

Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Procesos

Levantamiento de procesos (as—is)

Levantamiento de procesos (to-be)

Arquitectura de la solución

Arquitectura de referencia

Planificación de la preservación

Desarrollo de plataforma tecnológica (OAIS)

Armado de ambiente de certificación

Componente de transferencia Fase I

Componente de transferencia Fase II

Implementación del almacenamiento

Armado de PIA (paquete de archivo)

Definiciones y armado de PIC (consultas)

Capa de integración y acceso a la información

Capa de Administración OAIS

Relacionamiento ciudadano y difusión del proyecto

Gestor del contenido y difusión

Portal de acceso ciudadano

Portal de educación

Gestión del cambio

Componente normativo y de gestión

Normativas y directrices archivísticas

Gestión y dirección del proyecto

P á g i n a 10 | 26

Detalle de las iniciativas

Teniendo en consideración el cuadro que antecede, se detallan a continuación todas las iniciativas,

describiendo beneficios, resultados, entregables, tiempo de implementación, costo dividido en capital

inicial y estimación de inversión anual y los impactos y brechas que la iniciativa aborda.

Levantamiento de procesos

Iniciativa Levantamiento de procesos

Tiempo de implementación (semanas)

16 Impactos asociados

C1, R4; E1

Descripción

El proyecto de modernización incorporará procesos nuevos relacionados con la transferencia de documentos electrónicos, los cuales es necesario mapear, a través de esta iniciativa, con los procesos existentes para entender los impactos asociados junto a las mejoras a aplicar.

Beneficios y/o Resultados Esperados

Dotar al Archivo Nacional de un mapa de procesos y cadena de valor orientado al proyecto de modernización, pero que servirá de base para futuras iniciativas del AN si requiere ampliarlo al resto de la institución. Tener, en el contexto del proyecto, un conocimiento preciso de los impactos que significará en los procesos del Archivo Nacional la transferencia de documentos electrónicos, con el fin de anticipar externalidades negativas y ajustar la ejecución del proyecto de manera de definir un proceso de gestión de documentación electrónica que sea armónico con el quehacer de la Institución.

Entregables esperados

Documento con el levantamiento de procesos “As-Is” de la institución, con hallazgos y recomendaciones de mejoras a implementar en corto plazo. Mapa de procesos de la institución en el alcance con respecto a lo involucrado con el proyecto de modernización y sus impactos estimados. Levantamiento de actividades de procesos a nivel 3 en la medida que sea de gran relevancia para el proyecto de modernización; el resto se levantarán a nivel 2 o nivel 1.

Costo Inicial, miles de pesos (CAPEX)

46.000 Costo operacional anual, miles de pesos (OPEX)

N/A Tiempo

P á g i n a 11 | 26

Arquitectura de referencia

Iniciativa Arquitectura de referencia modelo OAIS



C1; C2; R2; E1; O1; O2; O3

Descripción La implementación del modelo de referencia OAIS implicará una seria de desarrollos y adiciones a la base tecnológica existente. Estas modificaciones, para que tenga éxito el proyecto, deberán ser estructuradas de forma orgánica conformando un ecosistema tecnológico adherente a la normativa y procedimientos archivísticos.


Esta iniciativa entregará una estructura guía para la gobernanza TI del modelo OAIS a implementa. La arquitectura de referencia definirá la estructura tecnológica desde el punto de vista lógico, funcional, de seguridad y de procesos entregando estándares que regirán todas las iniciativas en la implementación de OAIS y otros desarrollos relacionados en la explotación de información de transferencia de documentos electrónicos.


Modelo detallado de arquitectura OAIS, con definiciones de implementación tecnológica en cada una de sus partes.

Conceptualización de la implementación del modelo de manera que permitan generar entregables diferenciados con entregas iterativas para el despliegue de la solución.

Conceptos de buenas prácticas y metodologías TI que permitan el escalamiento y la reutilización de soluciones implementadas.

Documentación con el catálogo de servicios de toda la infraestructura implementada por el proyecto de modernización (software y hardware)

Directrices para la gestión eficiente, segura y eficaz de los datos e información del Archivo, en lo referente al proyecto de modernización pero que como guía puede extenderse al resto de la organización.



N/A

P á g i n a 12 | 26

Desarrollo de plataforma tecnológica (OAIS)

La implementación de la plataforma tecnológica que implementará el OAIS en el Archivo Nacional

es el eje del proyecto de modernización en la Institución. Este desarrollo abarcará los 5 grandes

bloques de trabajo que describe OAIS: Transferencia, Almacenamiento, Entrega (consulta),

Administración y Preservación a largo plazo.

A continuación, se entrega el detalle de todas las iniciativas que se relacionan en la implementación

del modelo general.

Iniciativas que involucran Transferencia (Ingesta)

El diagrama siguiente muestra en detalle el macro componente de Ingesta o Transferencia definido

en OAIS. En este diagrama se ha dejado la capa de administración como referencia pues

corresponde a otra etapa a desarrollar dentro del proyecto.

El diagrama señala en verde todo lo relativo a normativa y directrices archivísticas que se está

elaborando en el proyecto de modernización y que deberá verse reflejado en los desarrollos.

P á g i n a 13 | 26

Iniciativa Ambiente de certificación



C1; C2; R6; O1; O3

Descripción

Implementar un ambiente de certificación formado por hardware y software que permita a las Instituciones certificar sus desarrollos e integraciones previo a que comiencen a transferir documentos de manera oficial.


Un ambiente controlado que sirva de pruebas y certificación a las instituciones productoras, tanto de las 3 instituciones que transferirán al 2020, como las siguientes.


Un servidor con capacidad suficiente para contener las partes componentes de la implementación OAIS.

Máquinas virtuales específicas para la implementación.

Contar con un proceso de transición que permita hacer un proceso futuro de transición hacia servicios nube (IaaS), más controlado, paulatino y seguro.



10.000 (arriendo por 3 años)

Iniciativa Transferencia y armado de PIT (SIP)



C2; R1; R2; R3; E1; O1; O3

Descripción

La componente de Ingesta en el modelo OAIS permite la transferencia de documentos entre la entidad productora y la receptora ocupándose del empaquetado de la información a transferir, las reglas de negocio, la capa de transporte y los elementos de seguridad e integridad de la información transmitida.


Poseer la primera componente tecnológica del modelo OAIS completo.

Especificar, temprano en el proyecto, los elementos normativos referentes a clasificación y valoración documental.

Entregar a las instituciones públicas que serán piloto, un componente funcional completo que permita involucrarlas en la implementación de OAIS.


Se espera una implementación completa en dos entregables diferenciados:

Infraestructura completa para el uso de parte de las entidades productoras junto con el armado del PIT y la componente de recepción por el lado del Archivo Nacional, con control de calidad y administración básica

Aplicación completa de reglas de negocio, de administración y componentes de integración para el posterior almacenamiento de la información transferida


65.000 (ambas fases) Costo operacional anual, miles de pesos (OPEX)

7.000 Soporte y mantenimiento de infraestructura

P á g i n a 14 | 26

Iniciativas que involucran al almacenamiento

El diagrama siguiente muestra en detalle el macro componente de almacenamiento definido en OAIS.

En este diagrama, al igual que en el anterior de ingesta, se ha dejado la capa de administración como

referencia pues corresponde a otra etapa a desarrollar dentro del proyecto.

En el diagrama se puede ver la separación de dos componentes de almacenamiento, uno de

preservación, largo plazo y custodia y el otro almacenamiento en una organización lógica orientada

a las consultas. Además, considera que la custodia se hará en un ambiente de alta disponibilidad

con distribución geográfica y que ambas bases pueden satisfacer las consultas que se realicen.

Se hace notar que la administración de la configuración es un deseable que no necesariamente está

considerado dentro del proyecto de modernización pues es alcance de la gestión del Archivo

Nacional de sus activos tecnológicos.

P á g i n a 15 | 26

Iniciativa Implementación del almacenamiento



C2; R6; O1

Descripción

Otorgar al Archivo Nacional los componentes necesarios, según el modelo OAIS para generar el almacenamiento, custodia y acceso controlado a la información llegada vía transferencia de documentos electrónicos desde las instituciones productoras.


Almacenaje y custodia separada de la capa de consultas y acceso público a la información.

Políticas de preservación a largo plazo incorporadas en la solución de almacenamiento.

Políticas de seguridad y administración del almacenamiento.


Diseño de base de datos para el almacenamiento del PIA generado.

Implementación de base de datos según el diseño, en un esquema de alta disponibilidad.

Servicios de conexión y almacenamiento de información recibida por transferencia.

Diseño de base de datos para la ejecución de consultas.

Implementación de la base de datos de consulta.

Plataforma de administración del almacenamiento.


75.000 (ambas bases) Costo operacional anual, miles de pesos (OPEX)

10.000 (ajustes en modelos y soporte infraestructura)

Iniciativa Armado del Paquete de Información de Archivo (PIA)



C2; R2; O1

Descripción Implementar el paquete de información de archivo que será almacenado, integrando información complementaria y contenido de preservación.


Definición de paquetes de información a ser archivados que mantengan su integridad, autenticidad y preservación en el largo plazo de la información transferida al Archivo Nacional


Estructura de datos e información adherente al modelo OAIS que permitirá el almacenamiento de la información de documentos electrónicos trasferidos al Archivo.

Mecanismo de información de preservación implementando buenas prácticas y estándares relacionados.

Modelo de datos y almacenamiento con datos estructurados y enriquecidos que permita el manejo de perfiles, seguridad, auditoría y trazabilidad de la información


30.000

Costo operacional anual, miles de pesos (OPEX)

3.000 para mantenimiento y soporte de infraestructura.

P á g i n a 16 | 26

Iniciativas que involucran consultas a la base de documentos electrónicos almacenados

El diagrama siguiente muestra en detalle el macro componente de consultas y requerimientos como

definido en OAIS. En este diagrama, al igual que los anteriores, se ha dejado la capa de

administración como referencia pues corresponde a otra etapa a desarrollar dentro del proyecto, así

como lo correspondiente a la interfaz de consultas que es parte de la plataforma de relacionamiento.

En el diagrama se puede ver la separación de dos componentes de almacenamiento, uno de custodia

y preservación de largo plazo y el otro de almacenamiento en una organización lógica orientada a

las consultas. Además, considera que la custodia se hará en un ambiente de alta disponibilidad con

distribución geográfica y que ambas bases pueden satisfacer las consultas que se realicen.

Se hace notar que la administración de la configuración es un deseable que no necesariamente está

considerado dentro del proyecto de modernización pues forma parte del alcance de la gestión del

Archivo Nacional de sus activos tecnológicos.

P á g i n a 17 | 26

Iniciativa

Definiciones y armado del Paquete de Información de Consultas (PIC)



C2; O1

Descripción

Diseño detallado e implementación de los paquetes de consulta, que permitirán la relación con las capas de atención ciudadana.


Estructura de datos y de consultas que permitirán interactuar con la ciudadanía devolviendo información en diferentes niveles de acuerdo a políticas de seguridad, protección de datos sensibles, información de carácter relacionado y que incluyen datos con validez legal.


Estructura de datos para retorno de colección de información.

Implementación de paquetes de información que permitan entender relaciones, dependencias y ordenamiento entre colección de datos.

Implementación de niveles de seguridad y segmentación de usuarios que permitirán determinar quiénes y de qué manera se relacionan con la información recuperada.

Capa de transporte segura que permita mantener la integridad y validez de la información recuperada.



3.000 en mantenimiento, operación y soporte.

Iniciativa

Capa de integración y acceso a la información



C2; R6; E1; O1

Descripción

Plataforma que permita el acceso y la integración de servicios y componentes que conforman la solución integral de implementación de modelo OAIS para el Archivo Nacional.


Se contará con un diseño de acceso robusto que permita la interacción entre sistemas diversos para dar atención tanto a la ciudadanía como a otros servicios públicos e incluso al mismo Archivo Nacional en las consultas a las bases de datos donde se almacena la información de los documentos electrónicos transferidos.


Servicios de integración e interoperabilidad entre las diferentes capas y componentes de la solución OAIS implementada.

Motor de administración de las reglas de negocio, perfiles, roles, credenciales y permisos.

Capa de seguridad preventiva antes ataques diversos que puedan afectar el servicio o comprometer la información.

Módulos de verificación y validación de la información tanto almacenada como recuperada o consultada.



6.000 en mantenimiento, operación y soporte.

P á g i n a 18 | 26

Iniciativas que involucran relacionamiento y gestión del contenido

El diagrama siguiente muestra en detalle el macro componente de relacionamiento (con la

ciudadanía, instituciones productoras y otros). En este diagrama, al igual que los anteriores, se ha

dejado la capa de administración como referencia dado que corresponde a otra etapa a desarrollar

dentro del proyecto.

Este grupo de iniciativas incluye el portal WEB, la gestión del contenido, la plataforma / aplicación

de educación y habilitación, junto con todos los componentes de administración y seguridad para

cada una de las iniciativas mencionadas.

P á g i n a 19 | 26

Iniciativa Portal de relacionamiento ciudadano



C1; C2; R7; E1; E2; E3; O2

Descripción

El portal, en su concepto más amplio, entrega una interfaz responsiva WEB que permite relacionarse con los servicios disponibles para acceder a la información almacenada de documentos electrónicos transferidos.


Se contará con un portal diseñado para la experiencia usuaria que visibilice la gestión del Archivo Nacional y entregue un acceso directo, intuitivo y de valor agregado a la ciudadanía en su búsqueda de documentos electrónicos albergados en la Institución, mejorando y aumentando la satisfacción y el conocimiento, de la sociedad, sobre el quehacer el Archivo.


Portal WEB de características responsivas y con diseño de cara a la ciudadanía, con manejo de usuarios, perfilamiento y permisos (cuando corresponda).

Interfaz para consultas básicas de documentos.

Interfaz para gestión de contenido con opciones avanzadas de recuperación de información, con contenido relacionado, favorito, especial, otros.

Interfaz para poder obtener reportes básicos predefinidos.

Vínculos para otras aplicaciones del Archivo, en particular hacia la interfaz de habilitación / educación.



4.000 mantenimiento y soporte.

Iniciativa Gestor de contenido y difusión



C1: C2; R7; E1; E2; E3; O2; O3

Descripción

Implementación de un gestor de contenido que permitirá caracterizar, organizar y clasificar la información proveniente de las transferencias electrónicas de documentos y que incluye un almacenamiento diferenciado orientado a las consultas multidimensionales, de la base de datos de preservación.


Se tendrá una gobernanza lógica de la información que permita realizar consultas y búsquedas avanzadas con retornos de las consultas en un formato agrupado, lógico y gráfico.

Se tendrá también una estructuración de las diferentes dimensiones de la información y una capa de administración a nivel de usuario final que permita autonomía en la creación de información de valor a la ciudadanía.

Una interacción WEB bidireccional con la ciudadanía que permitirá mejorar la experiencia de servicio otorgado por el Archivo.


Almacenamiento dedicado para las consultas y gestión de contenido con una estructura ad-hoc para establecer relaciones, a diferentes niveles, entre la información almacenada.

Gestión del contenido a través de metadatos contenidos en los documentos, así como otros clasificadores que se puedan añadir en los mismos

P á g i n a 20 | 26

Gobernanza del activo digital transferido y almacenado a través de directrices y políticas de administración de la información y su difusión.

Capa de administración a nivel de usuario que permita organizar contenidos, páginas de difusión y contenido de los documentos electrónicos transferidos.

Organización lógica y funcional de la información administrada.

Creación de gráficos y reportes sobre la información almacenada.

Posibilidad de creación y administración de mini-sitios especializados basados en la información almacenada.



5.000 mantenimiento y soporte de infraestructura (se ha de complementar con el costo operacional del portal de relacionamiento)

Iniciativa Gestor habilitación, difusión y educación



C1; C2; R5; R7; E1; E2; O2; O3

Descripción El impacto de la generación de documentación electrónica y su posterior transferencia al Archivo Nacional implicará un esfuerzo importante de difusión de la solución y la habilitación de usuarios que puedan, en los distintos servicios públicos, realizar la labor de implantación y operación de la solución en forma local. La cantidad de Instituciones públicas involucradas (por obligación de DFL 5.200, un total de 1.920), obliga a tener una solución escalable y replicable que solo una plataforma tecnológica puede otorgar.


Se contará con una plataforma dedicada a difusión de contenido que permita habilitar a distintos usuarios finales de las instituciones públicas productoras. La plataforma gestionará contenido de manera relacionado según una malla de estudio que permita autoevaluación y seguimiento. La plataforma a su vez permitirá gestionar el contenido de forma centralizada permitiendo su uso colaborativo y abierto.


Plataforma de gestión de contenidos de educación/habilitación que permita:

Administrar los contenidos de manera de generar unidades, cursos y una malla que otorgue diferentes niveles de habilitación.

Administrar usuarios, perfiles y permisos a diversos niveles, aparte del de administrador

Integrar de forma eficiente los contenidos generados

Actualizar de manera sencilla el material disponible

Generar reportes de uso tanto global como individual

Integrarse eficientemente con el portal de contenidos WEB



6.0000 gestión de contenidos, soporte y mantenimiento de infraestructura

P á g i n a 21 | 26

Iniciativa que involucra a las capas de administración OAIS

En los diagramas anteriores se pudo observar las diferentes instancias de administración, en general

cada solución tiene su capa de administración, ya sea la base de datos o un gestor de contenido, sin

embargo, el desarrollo de las diferentes componentes de OAIS implicarán una administración

centralizada y en capas que permita la gestión completa de los diferentes aspectos del modelo.

Iniciativa Capas de administración OAIS



C2; O1

Descripción

Implementación de las capas de administración necesaria para os diversos componentes de OAIS a implementar en la solución para el Archivo Nacional.


Dotar a la Institución de directrices, modelos, diseño y herramientas para la gestión de seguridad, acceso, integridad, perfiles, reglas de negocio, trazabilidad, permisos, información y canales en los componentes de ingesta/transferencia, Almacenamiento y acceso de información de la implementación del modelo OAIS en el Archivo Nacional.


Directrices y políticas, adherentes a los de gestión archivística que permitan implementar la gestión para el control de acceso, la trazabilidad de operaciones, los perfiles de usuarios con sus permisos y los elementos de seguridad sobre:

Creación e intercambio de archivos de transferencia (PIT) y de consulta (PIC)

Actualización de información desde las instituciones productoras (documentos a transferir, formatos de documentos, clasificación, valoración, tablas de retención)

Configuración de los sistemas responsables de Transferencia, almacenamiento y gestión de acceso a la información (consultas y gestión de contenido)


30.000 para la generación de una interfaz única de operación de la administración

Costo operacional anual, miles de pesos (OPEX)

N/A es parte de la operación de los otros componentes la solución.

P á g i n a 22 | 26

Lineamientos no funcionales para todas a las iniciativas

A modo general los desarrollos o herramientas que se provean para satisfacer las iniciativas

propuestas, deberán poseer las siguientes características de tipo no funcional (cuando corresponda):

1) Multiplataforma: Se deberá considerar el correcto funcionamiento de los componentes entregados, sobre diversos sistemas operativos; en particular Linux (diversas distribuciones como RedHat o Ubuntu Server), Windows, entre otros

2) Seguridad: Todas las herramientas provistas deben contar con seguridad a nivel de canal de transmisión, integridad de la información intercambiada, acceso controlado, bitácora de trazabilidad, manejo de perfiles y roles de usuarios, alertas operativas y todo otro elemento requerido para garantizar la información transmitida y almacenada, así como la operación necesaria para su gestión y administración

3) Escalabilidad: Las soluciones deben ser escalables horizontal y verticalmente 4) Mantenibilidad: Las soluciones deben proveer herramientas de mantenimiento a nivel

usuario que no requiera de la concurrencia de un desarrollador (o programador) para hacer cambios de configuración básicos.

5) Estabilidad / Capacidad de Recuperación: se requiere que las herramientas sean estables desde el punto de vista operativo, con mecanismos de recuperación en caso de caídas que puedan ser administradas por un usuario final, con bitácora de ejecución y de gestión de errores que puedan ser visualizadas en paneles de control creadas específicamente para dicha función.

6) Flexibilidad: Las herramientas deben ser flexibles de tal manera que se pueda adaptar fácilmente a cambios del entorno, por ejemplo, a nivel legal, de organización, formatos, entre otros

7) Modularidad: La solución completa de OAIS debe ser de carácter modular, tendiendo a entregar, cada una de sus componentes, interfaces de integración e interoperabilidad que sean de tecnologías abiertas, conocidas y documentadas en su implementación

8) Open Source: Se preferirán soluciones de carácter open source con una comunidad amplia de desarrolladores y de mantenimiento sencillo que no significa escalamiento de costos en el tiempo

P á g i n a 23 | 26

Estrategia de implementación

La implementación del proyecto completo tanto en sus aspectos tecnológicos como normativos,

considera 3 fases evolutivas que se deberán coordinar de tal forma que sirvan como guía para la

planificación continua, así como también para la comunicación y trabajo interno y en las instituciones

piloto.

Las tres fases son:

1. Planificación inicial y directrices básicas

2. Procedimientos archivísticos, preservación e implementación “back end” OAIS e

3. Implementación “front end” OAIS, relacionamiento ciudadano y normativa final

La evolución y entregas iterativas de productos se regirá según el ciclo de Deming, como muestra la

figura:

El ciclo contempla planificar entregas funcionales y avances de directrices y normativa archivística

en forma permanente, que implica: entregar productos mínimos viables que serán testeados con las

instituciones piloto, recibir la retroalimentación, mejorar los aspectos más débiles y generar nuevas

planificaciones de entregas con una retroalimentación constante.

Para lograr este ciclo de implementación, se requerirá contar desde temprano en el proyecto con las

instituciones que acompañarán (a modo de piloto) el desarrollo del proyecto y que lleven al final a

P á g i n a 24 | 26

tener al menos 3 instituciones transfiriendo documentos electrónicos al 2020.

Fase 1 - Planificación y directrices básicas (2018)

Planificación detallada, se elabora y entrega una planificación detallada de las actividades de tipo

normativo y tecnológico para los 3 años de proyecto, alineando tareas con los objetivos del proyecto

y el presupuesto asignado para cada año.

Convocar a las instituciones “piloto”, Se trabajará en reuniones con diversas instituciones públicas

para lograr convenios de colaboración y trabajo que permita, a tres de ellas, comenzar su

transferencia documental electrónica para fines del 2020.

Priorización con foco en lo estratégico:

Conformar el equipo de trabajo interno, establecer funciones, roles y responsabilidades

Elaborar y entregar directrices archivísticas básicas para apoyar la gestión documental

Elaborar y entregar una primera versión de la arquitectura de referencia

Entregar la primera componente tecnológica que permita interactuar e interoperar con las

instituciones piloto

Promover interna y externamente el proyecto de modernización del Archivo Nacional

Conocer el funcionamiento y cultura organizacional del Archivo Nacional a través de

iniciativas de levantamiento de procesos y de gestión del cambio

Fase 2 – Procedimientos archivísticos, preservación y “back end” OAIS (2019)

Profundización en aspectos normativos y legales:

Ajustes de los entregables en procedimientos y normativa archivística de acuerdo a la

retroalimentación obtenida con las instituciones piloto

Profundización de las directrices archivísticas llevándolas en este caso a aspectos técnico-

operativos orientados hacia los archivos

Entender aspectos legales vigentes que se pueden ver afectados por la transferencia

electrónica. Trabajo a nivel legislativo tendiente a impulsar un cambio legal que favorezca la

generación de documentación electrónica

Análisis en profundidad de los impactos de la firma electrónica en los documentos y su

preservación a largo plazo

Estructuración de una planificación de la preservación documental a largo plazo

Ampliar la arquitectura de referencia a aspectos detallados de almacenamiento y seguridad

Enfoque en los formatos a almacenar y su transformación futura

Detalle de los procedimientos de planificación para la preservación

Retroalimentación de las definiciones de preservación con las instituciones piloto y la

comunidad de expertos

Desarrollo de un plan de mitigación de riesgos en el almacenamiento y en la preservación

P á g i n a 25 | 26

Despliegue de infraestructura tecnológica como soporte del modelo OAIS (“back end”)

Trabajos de mejora en las tareas de trasferencia/ingesta.

Abordar la creación de paquetes de trabajo para el almacenamiento.

Desarrollo de la capa de almacenamiento en dos niveles: preservación y nivel de acceso

para permitir consultas y retorno de información de manera eficiente y eficaz, separando el

almacenamiento de preservación de estructuras de búsqueda.

Desarrollo de una capa robusta de administración de la plataforma en sus aspectos de:

configuración, seguridad, segmentación, perfilamiento, usuarios, niveles de acceso, control

y trazabilidad de acciones, bitácoras de auditorías y alta y baja de documentos e

instituciones.

Fase 3 – Implementación “front end” OAIS y relacionamiento ciudadano (2020)

Mejorar la experiencia de relacionamiento con la ciudadanía, implementando una estratégica

tecnológica y de procesos:

Establecer la cadena de valor y el relacionamiento ciudadano como proceso definido al

interior del Archivo Nacional.

Creación de elementos tecnológicos en la implementación OAIS tendientes al manejo

eficiente de consultas y con un despliegue y visualización de la información retornada que

vincule al Archivo Nacional con la ciudadanía.

Implementar técnicas de gestión de conocimiento, organización documental y de experiencia

usuaria que mejoren la relación con la ciudadanía y las instituciones públicas.

Mover la operación completa de la transferencia electrónica a servicios “en la nube”.

Entregar contenido archivístico a todas las instituciones públicas, implementando herramientas en

línea de capacitación, difusión y despliegue de contenido.

Mejoras en el desarrollo tecnológico de la plataforma tecnológica

Incorporar mejoras como resultado del trabajo con las instituciones pilotos.

Ajustar los desarrollos a los cambios posibles de normativa y directrices archivísticas.

Incorporar a nivel tecnológico los conceptos desarrollados en preservación y gestión de

conocimiento.

Gestión del cambio a través de consultoría que permita una estrategia de implementación y

mantenimiento de plataforma:

Fortalecer los aspectos técnicos al interior del Archivo Nacional para dar continuidad

operativa a la plataforma y sus procesos de apoyo.

Otorgar una gobernanza clara a la nueva infraestructura desplegada.

Acordar, elaborar y entregar la documentación necesaria para lograr una trasferencia

exitosa.

Promover a los líderes positivos y otorgarles herramientas para darle sustento a los nuevos

procesos de documentación electrónica y su transferencia al Archivo.

P á g i n a 26 | 26

Involucrar a todos los actores (Archivo, instituciones públicas, ciudadanía) en esta nueva

etapa de soporte electrónico de la documentación nacional.

Observar los resultados de la transformación digital que contiene el proyecto, Se pondrá énfasis en

el impacto en los siguientes aspectos y dimensiones del cambio buscado:

Adopción y desarrollo de la documentación electrónica.

Preservación digital a largo plazo de los documentos electrónicos.

Divulgación de las practicas archivísticas relativas a la documentación ya sea en formato en

papel o electrónico.

Instalación de buenas prácticas y gobernanza de la infraestructura tecnológica desarrollada.

Creación de un mecanismo de trabajo colaborativo con oro archivos e instituciones públicas.

Desarrollo de una nueva forma de relacionamiento con la ciudadanía.

Manejo y mitigación de riesgos en la manipulación, conservación, legalización y validación

de documentación electrónica.

Documents

Proyecto de Modernización Archivo Nacionalmodernizacion.hacienda.cl/media/page-files/589/20181031 Estrategia... · proyecto El proceso de identificación y posterior planificación