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Proyecto Final: Planeamiento Estratégico
Ana Belén De Castro
Belén Cambefort de Grajales
Heiddis Palma
Wanda Bennasar
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Datos de la Empresa
Agencia de Publicidad: DIAZ NEXOS
Díaz I Nexos es una agencia de publicidad con más de 30 años en el mercado panameño.
Fue fundada por Rogelio Díaz F. entre los años 1978 y 1979. A mediados de los años 80 se convierte en Rogelio Díaz Publicidad.
A principios de 2000, luego de trabajar con múltiples redes internacionales, Rogelio Díaz Publicidad amplia sus servicios de comunicación y se convierte en DIAZ I NEXOS.
Actualmente Díaz I Nexos maneja la publicidad de Copa Airlines a través de una operación con redes en 44 destinos de 24 países.
Cuenta con un equipo de 22 colaboradores
Actualmente continúa su crecimiento adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.
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FODA
FORTALEZA OPORTUNIDAD
• Experiencia (Más de 30 años)• Conocimiento del Negocios• Maneja cuentas de empresas a nivel nacional
e internacional. • Equipo Estratega• Conocer a fondo la marca a publicitar, su
función y utilidad, que le permita un mejor entendimiento con el cliente para satisfacer sus necesidades.
• El mercado ha ido creciendo: todos los productos necesitan comunicar sus ventajas para ser competitivos.
• Crecimiento: adquiriendo nuevos clientes y compitiendo por nuevas cuentas.
• Leyes que se están por aprobarse en la Asamblea y necesitan su divulgación.
DEBILIDAD AMENAZA
• El poder esta centrado en una sola persona. • Otras agencias ofrecen servicios de
optimización de medios• Servicios generales que deben ser
contratados outsourcing (tiempo de respuesta mayor)
• Falta de Leyes que regulen la profesión
• El mercado de publicidad es muy competitivo.• Reducción del mercado debido a la crisis
financiera a nivel mundial (lo primero que se recorta es la publicidad)
• Nuevos competidores• Operación desleal por parte de medios y otros
competidores
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Clientes
Atención a Clientes / Ejecutivas de Cuentas
Departamento De Medios
Medios de Comunicación
Contabilidad / Facturación
CreatividadProducción
Tráfico Diseño
Proveedores
Proceso de Negocio
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Clientes
DIAZ NEXOS
Empresa
Proveedores
Gobierno
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Presidencia
Administración
Cuentas
Creatividad
Contabilidad
Tráfico
Diagrama de Funciones
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Dirección de Cuentas
Creatividad y Producción
Trafico
Contabilidad
ORGANIZACIÓN
PROCESO
Gerencia Administrativa
Atención a Clientes Tráfico Medios Contabilidad
X Responsabilidad / Toma de Decisión I Implicado en el Proceso P Poca Implicación en el Proceso
Análisis de Procesos
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Necesidades de Información
Procesamiento y registro de ordenes de trabajo (actualmente es manual)
Procesamiento y registro de planes de medios (sistema de optimización)
Procesamiento y registro de ordenes de medios
Generación de reportes de consumo de producción y medios de clientes de acuerdo a la información procesada
Información de cuentas por cobrar / pagar de acuerdo a clientes, proveedores y medios.
Acceso múltiple a documentos e información
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– Procesos Manuales
– No se cuenta con ningún plan tecnológico para el mejoramiento continuo
– Limitado acceso a información
Impacto Tecnológico
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EVALUACIÓN DE RIESGO EN PROYECTOSNombre del Proyecto Estructura Nivel Tecnológico Tamaño Grado de Riesgo Herramienta de
administración de proyecto
1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas
Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de planeación formal
2.Ampliación Red de Datos Baja Alta Pequeño Alto Alta integración interna
3.Protección acceso a la red Bajo Bajo Pequeño Muy Bajo Uso intenso de control formal
4.Proyecto Portafolio de Inversiones
Alta Alta Grande Mediano Uso mediano de control formal
5.Planes estratégicos para el Marketing
Bajo Bajo Grande Bajo Uso intenso de planeación formal
6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias
Alta Alta Pequeño Mediano-Bajo Alta integración interna
7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos
Alta bajo Grande bajo Uso intenso de planeación formal
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GRÁFICA DE ANÁLISIS DE RIEGOS VS BENEFICIOS
Riesgo del proyecto
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a
1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas
2. Ampliación Red de Datos
3. Protección acceso a la red
4. Proyecto Portafolio de Inversiones
5. Planes estratégicos para el Marketing
6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias
7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos
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PRIORIZACIÓN DE REQUERIMIENTO
Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO
1.Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas
8 9 10 9.0 8 9 7 9 8 8.2
2.Ampliación Red de Datos 8 9 9 8.7 8 8 8 9 8 8.2
3.Protección acceso a la red 7 7 8 7.3 8 8 7 8 8 7.8
4.Proyecto Portafolio de Inversiones
9 9 10 9.3 9 9 8 9 8 8.6
5.Planes estratégicos para el Marketing
8 9 10 9.0 9 8 8 8 9 8.4
6.Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias
9 9 10 9.3 9 9 8 9 9 8.8
7.Estructuración del departamento de Recursos Humanos
9 7 9 8.3 7 8 8 9 8 8.0
FACTORES ESTRATEGICOS:P- ProductividadD- Diferenciación TD- Toma de DecisionesPRO- Promedio
FACTORES FACTIBILIDAD:T- Técnica O- OperacionalE- Económica C- CalendarioL- Legal PRO- Promedio
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GRÁFICAS PRIORIDADES DE PROYECTOS
1. Implementación del Sistema de Información Integrado de Finanzas
2. Ampliación Red de Datos
3. Protección acceso a la red
4. Proyecto Portafolio de Inversiones
5. Planes estratégicos para el Marketing
6. Actualización de los programas software y hardware para la confección de las campañas publicitarias
7. Estructuración del departamento de Recursos Humanos
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Planeación Estratégica
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OrganizaciónResponsables e Involucrados Gerente General, Gerente de Recursos Humanos y Gerente de Informatica
Objetivos1.Evaluar las necesidades de implementacion de sistemas2.Establecer sistemas informaticos adecuados con los requerimientos3.Establecer programas de capacitacion para el personal4.Desarrollar metodos de evaluacion de la efectividad del sistema5.Informes de productividad/eficiencia antes y despues
Forma de comunicacion de los objetivos1.Programa de comunicacion interna en la organizacion2.Programa de capacitacion de los colaboradores
Informacion Interna Requerida1.Estudio de procesos actuales2.Necesidades de mejora de la organizacion3.Informacion sobre los equipos utilizados actualmente4.Objetivos de productividad y desempeno esperados
Informacion Externa Requerida1.Empresas de informatica relacionadas con empresas publicitarias2.Ranking de las mejores empresas en ese campo3.Benchmarking4.Analisis de costos vers. resultados
Planeacion de Tiempos:1.Procesos (6 meses)2.Necesidades de mejora (2 meses)3.Informacion de los equipo s (1 semana)4.Objetivos (2 semanas)5.Empresas Outsourcing (2 semanas)6.Ranking (2 semanas)7.Benchmarking (2 meses)8.Analisis de costos (1 semana)
Recursos y responsabilidades:1. Procesos (Depto. De Calidad/RH)2. Objetivos (Management Team)3. Data de equipos (IT Department)4. Benchmarking (Consultant
company)5. Analisis de costos (Finance)
Entrenamiento:1.Management Team: Entrenamiento de IT2.Personal del Proyecto: Entrenamiento con el Management Team para trabajar en base a los objetivos de la compania.
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Análisis Competitivo y Evaluación de posición
Analisis de posicion actual:Basado en la trayectoria que tiene Diaz Nexos la empresa es muy solida en el ambito publicitario y tiene clientes de gran renombre que avalan la calida de su trabajo.
Factores de exito en la industria:1.Credibilidad 2.Productos de Calidad3.Eficiencia4.Excelente servicio al cliente
Fortalezas :1.Gran trayectoria2.Renombre3.ClientesDebilidades:1.Decisiones centralizadas2.Falta de mejoras con el tiempo3.Falta de IT actualizada
Resumen de la posicion en la industria:Esta en 14 paisesTiene afiliaciones con fuertes publiciariasClientes de renombre internacional
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Análisis del ambiente y proyección
Mercado:En relacion con el mercado la compania necesita actualizar ciertas herramientas y procesos para estar la vanguardia con la velocidad en que se mueve el dia a dia.
Tecnologia:A pesar de que Diaz Nexcos cuenta con cierta programacion a nivel de diseno, no esta equipada para los procesos administrativos que requieren mayor velocidad y eficiencia.
Economia y politica:En lo referente a la politica no existe una influencia tangible, sin embargo en terminos economicos el impacto es importante ya que tiene un efecto sobre los costos, la eficiencia y otros aspectos que involucran directamente a los clientes de la publicitaria.
Proyeccion AmbientalEn base a los cambios que se pueden hacer en el área de tecnologia, la proyeccion con respecto a la competencia y el mercado es muy positiva ya que posibilitara el crecimiento de la empresa en un mercado de rapido crecimiento.
Factores Externos Claves1.Benchmarking. Esta herramienta nos permitira poder copiar modelos ya utiles en otras organizacionales de publicidad para acercanos a los objetivos.2.Tecnologia de punta. Estas herramientas seran el puente que nos catapultara a los resultados deseados, al estar unido a una buena capacitacion.3.Empresas Consultoras. La evaluacion y diseno de cambios que pueden hacer este tipo de empresas son de gran beneficio para pequeas organizaciones que nos constan de mucha informacion en el tema.
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Desarrollo Estratégico
Estrategias Alternativas1.Contratar a una empresa consultora para la mejora de los procesos internos.2.Generación de lluvia de ideas entre los colaboradores para buscar formas mas eficientes de entregar el trabajo.3.Estudiar la posibilidad de realizar algunos procesos outsourcing, si cupiera la idea. 4.Contratar personas con perfiles creativos para desarrollar estrategias nuevas de trabajo.
Tiempos y recursos requeridos1.Contratación de consultora . 1 mes de evaluación, consenso de todo el management team.2.Lluvia de idea. 1 semana para estudiar como desarrollarlo, 1 salón con tablero y pilotos.3.Procesos Outsourcing. 2 meses para estudio de la propuesta.4.Contratación. 3 meses, una psicóloga, pruebas de personalidad , facilidades para el proceso de reclutamiento y budget para realizar la gestión.
Evaluación y selección de estrategia1.Costos2.Tiempos3.Recursos4.Factibilidad5.Velocidad6.Esfuerzo vs.. Eficiencia7.Aceptabilidad organizacional
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Objetivos y Metas
Definir meta del negocio1.Establecer procesos de mayor eficiencia2.Establecer herramientas de IT de mayor rapidez para mejorar la respuesta a clientes y procesos internos.3.Crear sistemas de trabajo de vanguardia para aumentar la competitividad en el mercado actual.
Desarrollo de objetivos y factores de éxito1.Consultoría2.Estrategia organizacional3.Desarrollo de planes de crecimiento en IT4.Estrategias a nivel gerencial para el desarrollo de la empresa a futuro5.Benchmarking
Comunicación de objetivos y factores de éxito1.Campana organizacional orientada a la aceptación de los colaboradores2.Lluvia de ideas constantes para medir el nivel de satisfacción de los colaboradores con las decisiones tomadas3.Planes de capacitación exhaustivos para mejorar la sensación de aprendizaje
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Desarrollo del Plan
Responsabilidades1.Gerencia General. Incentivar a los colaboradores en el proceso de implementación de las nuevas tecnologías y mostrar su apoyo2.Recursos Humanos. Desarrollar los entrenamientos pertinentes, las sesiones de lluvia de ideas y la comunicación interna para la aceptación de los colaboradores de las nuevas ideas.3.IT . Establecimiento de nuevas tecnologías en la organización. 4.Lideres claves en la organización. Apoyo con las nuevas reformas en el aspecto laboral.
Plan Estratégico1.Definir Objetivos2.Establecer responsabilidades3.Establecer tiempos4.Resultados deseados5.Formas de implementación6.Planes de contingencia7.Proceso de capacitación8.Costos9.Formas de evaluación10.Medición del clima organizacional
Proceso de aprobación del Gerente General1.Presentar la propuesta escrita2.Realizar una reunión de presentación de propuesta3.Cambios o correcciones necesarias4.Aprobacion final5.Puesta en marcha
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Implementación
Actividades de planeación1.Campanas organizacionales2.Establecer fechas de lluvia de ideas3.Establecer formas de selección de los invitados a la lluvia de ideas4.Desarrollo de invitaciones
Sistemas de Monitoreo1.Cada persona encargada de su área debe reportar cada semana un informe de seguimiento al Gerente General2.Reuniones bisemanales para establecer el adelanto del proyecto
Base para presupuesto anual1.Costos de tecnología2.Costos de capacitación3.Costos de consultoría
Aprobacion de implementación1.Presentar la propuesta escrita2.Realizar una reunión de presentación de propuesta3.Cambios o correcciones necesarias4.Aprobacion final5.Puesta en marcha
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Planificación de la Información
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Estrategia de Negocios
Revisión de Operacionesa.Realizar Auditorías
b.Revisión de Condiciones de Trabajo
Revisión de los Planes Estratégicos
a.Influencia de Clientes Potencialesb.Ampliar cartera existente, para captar a
nuevas empresas
Revisión de los Planes de Información
Existentesa.Plan a largo plazo de tecnología
de informaciónb.Evaluación de los Sistemas
Existentes
Problemas de estrategia de Documentos y las aplicaciones en los
sistemas
Crear Estrategias para asignar prioridades:
a.Saber asignar recursosb.. definir el rumbo de la empresa
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Organización
Establecer comité consultivo de Gestión
a.Gestión de Riesgosb.Control interno
c. Gestionar e implementar proyectos
Establecer trabajo en equipoa.Aprender a escuchar
b.Tomar decisiones inteligentesc.Establecer objetivos claros
Organizar los proyectosa.Enfoqueb.Técnicac.método
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Necesidades de Información
Evaluar las Tendencias:*información: aprendizaje y reflexión
critica*procesamiento: finalidad
*industria: análisis de mercado y estadísticas
*funcionales: analizar entorno competitivo
Gestión de la Entrevista
Requisitos y necesidades de información
a.Establecer criterios de búsqueda
b.Modelo de búsqueda con distintas fuentes
Identificar los efectos de la organización en Generala.Identificar factores internos de la
organizationb.Identificar factores externos de la
organización
Los objetivos de información de
documentos para revisión de la gestión
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Estatus Presente
Sistemas de Información del Documento Actual
a. información (activo intangible) como un factor clave para la toma de decisiones
Evaluar estándares actuales y métodos
a. proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.
Evaluar adecuación de los sistemas actuales
a.Eficienciab.eficacia
Evaluar operaciones de computadoras y capacidad
a.Determinar capacidad y uso de los servidoresb.Evaluar costos y procedimientos
Habilidades del presente documento
*Realizar*Costo
*Análisis
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Estrategia de la Organización
Desarrollar Estrategia de la Organización
a.Reducción de Costosb.Apoyar en sistemas de Información para
realizar sus operaciones básicasc.Reemplazar procesos manuales , para ofrecer
rapidez en procesos a un menor costo
Desarrollar Plan de Personal:*"La empresa que verdaderamente sobresaldrá en el futuro, será aquella que descubra cómo explotar el
compromiso del personal y su capacidad para aprender en todos los niveles“
a.Métodos para que el individuo alcance su desarrollob.Definir propósito de trabajo
c.Establecer escala de tiempo para realizar un trabajo.
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Aplicación de la Estrategia
Desarrollar modelos de datosa.Para función específica
b.Entender estado actual de los datos de la empresa
Desarrollar descripción del modelo inicial
a. Realizar trabajo de manera efectiva
Desarrollar sistemas generales de arquitecturaa.diseño de más alto nivel de la estructura de un sistema.b.La Arquitectura de Software establece los fundamentos
para que analistas, diseñadores, programadores, etc. trabajen en una línea común que permita alcanzar los
objetivos del sistema de información, cubriendo todas las necesidades
Definir el enfoque de desarrolloa.Definir metas
b.Definir periodo de Tiempo
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Estrategia de Equipos y Programas
Desarrollar Estrategia de Oficinaa.Crear óptimo desempeño
b.Avance tecnológico
Desarrollar Estrategia de Programa y base de Datos
a. Poseer copia de seguridad siempre
Desarrollar Estrategia de Equipoa. Aplicar estrategia de la Compañía
a.Tener claro oportunidades del entorno de la empresac.Poseer enfoque
Desarrollar Estrategias de la Comunicación
a. Comunicación sea funcionalB. Expedita
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Empresa SeleccionadaSolusoft
•Resulta una de las empresas que más experiencia tiene en el área de Agencias Publicitarias, por tanto conoce las necesidades particulares del negocio.
•Es capaz de diseñar una solución a la medida de las necesidades que presentamos y del presupuesto con el que contamos.
•Su oferta incluye el desarrollo e instalación de software y equipos y la capacitación al personal.
•Su oferta incluye el soporte técnico
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La industria publicitaria mostrado un crecimiento notorio convirtiéndose así en una industria tremendamente competitiva.
Resulta esta una industria compleja, donde los sistemas de pagos, comisiones, retenciones, pagos, créditos y procesos son particulares y el factor tiempo resulta trascendental. Por lo que es necesario buscar una solución particular, a la medida de las necesidades que hemos presentado.
Uno de los objetivos principales en este negocio (y en casi todos) resulta ser eficiente al menor costo posible, cuidando la calidad del producto que se ofrece y teniendo muy en cuenta el servicio al cliente.
Conclusiones
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A través del análisis de los procesos y el entendimiento total del funcionamiento general, pudimos detectar los problemas y logramos priorizar los mismos para la búsqueda de soluciones.
A través de una empresa outsourcing, la cual presentamos anteriormente, pretendemos presentar a la empresa una propuesta que sirva como plataforma para el mejoramiento general de los procesos dentro de la misma.