- 1. INTEGRANTES: DENISCASTILLO ANDRES
AVALOSESCUELA:ING.INDUSTRIALDOCENTE: BYRON HIDALGO
2. Para crear una nueva base de datos debemos:Hacer clic sobre
la opcin Nuevo de la pestaa Archivo. Se mostrarn las distintas
opciones para nuevos archivos en la zonade la derecha. La opcin
Base de datos en blanco es la que debeestar seleccionada si
queremos partir de cero, aunque tambinpodramos partir de una base
existente o de una plantilla.Elijas la opcin que elijas, un poco ms
a la derecha vers un panelcon una vista previa y las opciones
necesarias para especificarel Nombre de archivo y Ubicacin de la
nueva base de datos. stoes as porque, al contrario que en otros
programas como Word,Access necesita crear y guardar el archivo
antes de empezar atrabajar. No se puede ir realizando la base de
datos y guardarlacuando est lista. 3. Crear una base de datos Para
crear una nueva base de datos debemos:Hacer clic sobre la opcin
Nuevo de la pestaa Archivo. Se mostrarn las distintas opciones para
nuevos archivos enla zona de la derecha. La opcin Base de datos
enblanco es la que debe estar seleccionada si queremos partirde
cero, aunque tambin podramos partir de una baseexistente o de una
plantilla.Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers
unpanel con una vista previa y las opciones necesarias
paraespecificar el Nombre de archivo y Ubicacin de la nuevabase de
datos. sto es as porque, al contrario que en otrosprogramas como
Word, Access necesita crear y guardar elarchivo antes de empezar a
trabajar. No se puede irrealizando la base de datos y guardarla
cuando est lista. 4. Para cambiar la ubicacin establecida por
defecto (lacarpeta Mis documentos), haz clic en la pequeacarpeta
que hay junto a la caja de texto .Se abrir el siguiente cuadro de
dilogo: 5. Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o
explorar lascarpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la
carpeta enque queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro
Nombre dearchivo podrs escribir el nombre. Luego, hacer clic en
Aceptar. Secerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla
anterior. 6. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual
Accessasignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se
utilizaba enOffice 2007, por lo que no presentan problemas de
compatibilidad.Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada
Tabla1 para que puedasempezar a rellenar sus datos. 7. Una tabla es
el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos
losdems objetos se crean a partir de stas.Si observas esta ventana,
a la izquierda aparece el Panel de navegacin, desdedonde podremos
seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la basede
datos.De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por
defecto.Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar
.Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos
mostrar y dequ forma. Crear tablas de datos (I)Aqu veremos cmo
crear una tabla de datos para poder introducir datos en labase de
datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando
lasventajas que nos proporciona Access 2010.3.1. Crear una tabla de
datosPara crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la
pestaa Crear. En elgrupo Tablas podremos seleccionar estas
opciones: 8. El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en
introducir directamente losdatos en la tabla y segn el valor que
introduzcamos en la columna determinar eltipo de datos que tiene la
columna.Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad
didcticaListas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible
con un sitioSharePoint desde el que podrs compartir los datos
almacenados en la lista o tablacon otras personans con acceso al
mismo sitio.Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a
Elementos de aplicacin,que permite crear una tabla de entre las
plantillas disponibles. Slo tendrs querellenarla con sus
datos.Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en
vista diseo. Estemtodo consiste en definir la estructura de la
tabla, es decir, definir las distintascolumnas que esta tendr y
otras consideraciones.Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo
es haciendo clic en el botn de la barrade estado inferior. Tambin
en caso de estar editando una tabla, encontraremos elbotn Ver >
Vista Diseo, en la pestaa Campos de las Herramientas de tabla. 9.
Aparecer la Vista Diseo de la tabla: 10. En la pestaa tenemos el
nombre de la tabla (como todava no hemosasignado un nombre a la
tabla, Access le ha asignado un nombre pordefecto Tabla1). A
continuacin tenemos la rejilla donde definiremos lascolumnas que
componen la tabla, se utiliza una llnea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y assucesivamente. En la
parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas(General y
Bsqueda) para definir las propiedades del campo, es
decir,caractersticas adicionales de la co 11. En la primera fila
escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla
INTROpasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo
de dato. Siqueremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la
flecha de la listadesplegable de la derecha 12. Para los campos
Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres
y valor mximo de 255.Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la
pestaa General dondeindicamos las caractersticas generales del
campo y lapestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de
valores vlidospara el campo. Esta ltima ya ha sido explicada en un
avanzado del temade creacin de tablas, de forma que en esta unidad
profundizaremos en laprimera.Las propiedades de la pestaa General
pueden cambiar para un tipo dedato u otro mientras que las
propiedades de lapestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control
asociado al campo.Hay que tener en cuenta que si se modifican las
propiedades de uncampo despus de haber introducido datos en l se
pueden perder estosdatos introducidos.A continuacin explicaremos
las propiedades de que disponemos segnlos diferentes tipos de
datos. Tamao del campo 13. Para los campos Numrico, las opciones
son:Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros
entre 0 y 255.Entero para valores enteros comprendidos entre
-32.768 y 32.767.Entero largo para valores enteros comprendidos
entre -2.147.483.648 y2.147.483.647.Simple para la introduccin de
valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para
valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38para valores
positivos.Doble para valores comprendidos entre
-1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324Id. de rplica se
utiliza para claves auto numricas en bases rplicas.Decimal para
almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (siestamos
en una base de datos .da) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1
(siestamos en una base de datos .accdb) 14. Los campos Fecha/Hora
tienen los siguientes formatos:Los campos Auto numeracin son Entero
largo.A los dems tipos de datos no se les puede especificar
tamao.Pg. 5.15.3. Formato del campoEsta propiedad se utiliza para
personalizar la forma de presentar los datos enpantalla o en un
informe.Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto
el Objeto OLE, Datosadjuntos e Hipervnculo.Para los campos
Autonumeracin, Numrico y Moneda, las opciones sonNmero general:
presenta los nmeros tal como fueron introducidos.Moneda: presenta
los valores introducidos con el separador de millares y elsmbolo
monetario asignado en Windows como puede ser .Euro: utiliza el
formato de moneda, con el smbolo del euro.Fijo: presenta los
valores sin separador de millares.Estndar: presenta los valores con
separador de millares.Porcentaje: multiplica el valor por 100 y
aade el signo de porcentaje (%).Cientfico: presenta el nmero con
notacin cientfica. 15. Fecha general: si el valor es slo una fecha,
no se muestra ninguna hora; si el valores slo una hora, no se
muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin delos valores
de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y
3/4/9305:34:00 PM.Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de
la semana y el mes completo.Ejemplo: Lunes 21 de agosto de
2000.Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros
caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.Fecha corta: se presenta la fecha
con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo:01/08/00.El formato
Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y
el31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y
las fechascomprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al
intervalo de aos entre1930 y 1999.Hora larga: presenta la hora con
el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.Hora mediana: presenta la hora
con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.Hora corta presenta la hora
sin los segundos. Ejemplo: 17:35.. 16. Los campos S/No disponen de
los formatospredefinidos S/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.S, Verdadero y Activado son equivalentes entre
s, al igual que loson No, Falso y Desactivado.Nota: El control
predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacinpor lo
que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como
unacasilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad
formato. Si queremosver el efecto tenemos que cambiar el control
predeterminado en lapestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en
la propiedad Mostrarcontrolelegir el Cuadro de texto como te
mostramos a continuacin 17. Los campos Calculado pueden ser de
cualquiera de los formatos indicadosanteriormente, ya que el clculo
puede ser tanto sobre fechas, como sobre valoresmonetarios u
operaciones lgicas de verdadero/falso.Los campos Texto y Memo no
disponen de formatos predefinidos, para loscampos Texto se tendran
que crear formatos personalizados. Lugares decimalesEsta propiedad
nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignara un
tipo de dato Nmero, Autonumeracin o Moneda. Mscara de entradaSe
utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y
para controlarlos valores que los usuarios pueden introducir. Por
ejemplo, puedes crear unamscara de entrada para un campo Nmero de
telfono que muestreexactamente cmo debe introducirse un nmero
nuevo: (___) ___-____.Access dispone de un Asistente para mscaras
de entradas que nos facilita elestablecer esta propiedad, y al cual
accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de
la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Si
deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada
haz clic aqu. 18. TtuloSe utiliza esta propiedad para indicar cmo
queremos que se visualice lacabecera del campo.Por ejemplo, si un
campo se llama Frac e indicamos Fecha de nacimiento comovalor en la
propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha
denacimiento.Las relacionesEn esta unidad veremos cmo relacionar
tablas y los diferentes tipos derelaciones que pueden existir entre
dos tablas de una base de datos.Si no sabes lo que es una relacin
en bases de datos, te introducimos algunos Crear la primera
relacinPara crear relaciones en Access 2010 deberemos:- Pulsar el
botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos.- O
bien, desde el botn de Archivo > Informacin 19. En caso de que
tengas una tabla abierta, tambin encontrars este botn en:- La
pestaa Herramientas de tabla > Diseo > grupo Relaciones, si
estamosen Vista Diseo.- La pestaa Herramientas de tabla > Tabla
> grupo Relaciones, si estamos enla Vista Hoja de datos.Aparecer
el cuadro de dilogo Mostrar tabla y en l deberemos indicar qu 20.
tablas queremos relacionar.1.Seleccionar una de las tablas que
pertenecen a la relacinhaciendo clic sobre ella, aparecer dicha
tabla remarcada.Tambin puedes seleccionar varias a la vez pulsando
CTRL.1.Hacer clic sobre el botn Agregar.2.Repetir los dos pasos
anteriores hasta aadir todas las tablas sobre las cualesqueramos
efectuar relaciones.3.Hacer clic sobre el botn Cerrar.Ahora
aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el
pasoanterior. 21. Para crear la relacin:1.Ir sobre el campo de
relacin de la tabla principal (en nuestro caso cdigopaciente de la
tabla Pacientes).2.Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo
pulsado arrastrar hasta elcampo codigo paciente de la tabla
secundaria (Ingresos).3.Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro
de dilogo Modificar relaciones siguiente: 22. En la parte superior
deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas(Pacientes y
Ingresos) y debajo de stos el nombre de los campos derelacin (cdigo
paciente y cdigo paciente).Ojo! La informacin de amboscampos se
debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos.
Nopuedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un
apellido. Encambio no es necesario que el nombre del campo sea el
mismo.Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se
asignar dependiendo delas caractersticas de los campos de relacin
(en nuestro caso uno avarios porque un mismo paciente puede
ingresar en la clnica ms de una vez).Activar el recuadro Exigir
integridad referencial haciendo clic sobre ste.Si se desea, se
puede activar las casillas Actualizar en cascada los
camposrelacionados y Eliminar en cascada los registros
relacionados.Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.Se crear
la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones. 23. Las
consultas (I)En esta unidad veremos cmo crear consultas y
manejarlas para la edicin deregistros de tablas creadas con Access
2010. Tipos de consultasLas consultas son los objetos de una base
de datos que permiten recuperardatos de una tabla, modificarlos e
incluso almacenar el resultado en otratabla.Existen varios tipos de
consultas: Consultas de seleccin.Son las consultas que extraen o
nos muestran datos. Muestran aquellos datos deuna tabla que cumplen
los criterios especificados. Una vez obtenido el resultadopodremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no
segnla consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica
(se llama lgicaporque no est fsicamente en el disco duro sino en la
memoria del ordenador ycada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de accin.Son consultas que realizan cambios a los
registros. Existen varios tipos deconsultas de accin, de
eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y decreacin de
tablas. Las veremos ms adelante. 24. Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de
Access sinoque se tienen que definir directamente en SQL, como por
ejemplo las de Unin.Estas consultas no se estudiarn en este curso
ya que para definirlas hay quesaber SQL, cosa que no es objeto de
este curso. Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro
Tutorial de SQL onuestro Curso de SQLServer, con los que aprenders
a realizar consultasmanualmente. Crear una consulta Para crear una
consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde
se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de
Consulta en la pestaa Crear: 25. Tambin tenemos la posibilidad de
utilizar el Asistente para consultas quepuedes ver en la imagen
anterior para crear consultas con un poco de ayuda.Si haces clic en
el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadrode
dilogo: 26. El Asistente para consultas sencillas crea una consulta
de seleccin sencillacomo definimos en el apartado anterior.Los
otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta
queveremos ms adelante.Nosotros explicaremos detenidamente la opcin
Diseo de consulta que tepermitir crear cualquiera de las anteriores
por ti mismo.Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide
primero las tablas de las que laconsulta sacar los datos con un
cuadro de dilogo parecido al siguiente: 27. Seleccionar la tabla de
la que queremos sacar datos y hacer clic sobre elbotn Agregar.Si
queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las
demstablasFinalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la
ventana Vista Diseo de consultas. Las consultas multitablaUna
consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias
tablas porlo que deber contener en la zona de tablas de la ventana
Diseo las distintastablas de donde obtiene esos datos.Para aadir
una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo
deconsulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa
Diseo: 28. Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos
con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas
las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda
tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las
filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la
tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la
consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin
puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la
mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces
tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las
filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar
datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar
una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que
pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno
de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso
tenemos que combinar las dos tablas. Combinar tablasCombinamos dos
tablas por un campo (o varios) de unin de la misma formaque
relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo
deunin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra
tabla. De hecho siaadimos a la zona de tablas tablas relacionadas,
estas aparecern 29. automticamente combinadas en la zona de tablas
de la ventana Diseo deConsulta.Tambin se combinan automticamente
tablas que tengan un campo con el mismonombre en las dos tablas
aunque no exista una relacin definida entre ellas.Cuando dos tablas
estn combinadas en una consulta, para cada fila de una delas tablas
Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen
elmismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las
filas queluego aparecen en el resultado y la consulta es ms
eficiente.Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana
diseo de la consultade la siguiente manera: 30. Las composiciones
vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todoslos
valores de las filas del resultado son valores que estn en las
tablas que secombinan.Con una composicin interna slo se obtienen
las filas que tienen al menos unafila de la otra tabla que cumpla
la condicin, veamos un ejemplo:En la lista de alumnos comentada
anteriormente no saldrn los alumnos que notengan curso
asignado.Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las
filas que notienen una fila coincidente en la otra tabla,
utilizaremos la Composicinexterna. La composicin externaLa
composicin externa se utiliza cuando queremos que tambinaparezcan
las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. Este
tipo de combinacin se define de la siguiente manera:Aadir las dos
tablas a la zona de tablas de la consulta.Combinar las dos tablas
por los campos de unin:Hacer doble clic sobre la lnea que une las
dos tablas.En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn
Tipo decombinacin.Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la
combinacin 31. Por defecto la combinacin es interna (incluye slo
las filas donde loscampos combinados (campos de unin) de ambas
tablas sean iguales), siqueremos definir una combinacin externa
deberemos seleccionar la opcin2 o la 3 segn lo que queramos
obtener. 32. Si seleccionamos la opcin 2,la combinacin aparecer de
la siguiente forma: 33. Si seleccionamos la opcin 3,la combinacin
aparecer de la siguiente forma: 34. Los formulariosLos formularios
sirven para definir pantallas generalmente para editar losregistros
de una tabla o consulta.En esta unidad veremos cmo crear un
formulario, manejarlo para laedicin de registros y cambiar su
diseo.Crear formulariosPara crear un formulario tenemos varias
opciones.Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear: 35.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe
seleccionado en el Panel de Navegacin. Diseo del formulario abre un
formulario en blanco en la Vista Diseo y tenemosque ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Estemtodo no se
suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo yrpido
crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el
formulariocreado modificar el diseo para ajustar el formulario a
nuestras necesidades. Enesta unidad veremos ms adelante cmo
modificar el diseo de un formulario. El asistente para formularios
Esta es la modalidad ms sencilla y dirigida de creacin de
formularios.El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo
Formularios >botn Asistente para formulario. Esta es la primera
ventana: 36. En ella elegimos en qu tabla o consulta se basar el
formulario y los camposque queremos incluir en l.Para elegir el
origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable.
superior. Si queremos sacar datos de ms de una tabla lo mejor es
crear unaconsulta previamente que convine los datos y luego crear
el formulario sobreella.A continuacin seleccionamos los campos a
incluir en el formulario haciendoclic sobre el campo y pulsando el
botno simplemente haciendo doble clic sobre el campo.Si nos hemos
equivocado de campo pulsamos el botny el campo se quita de la lista
de campos seleccionados.Podemos seleccionar todos los campos a la
vez haciendo clic sobre elbotno deseleccionar todos los campos a la
vez haciendo clic sobre el botn 37. En esta pantalla elegimos la
distribucin de los datos dentro del formulario. Alseleccionar una
opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto quetendr el
formulario con esa distribucin.A continuacin pulsamos el botn
Siguiente> y aparece la ventana que puedesver a continuacin...
38. En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del
formulario, este ttulotambin ser el nombre asignado al
formulario.En anteriores versiones disponamos de un paso previo que
nos permitaincorporar cierto estilo utilizando las distintas
opciones de diseo disponibles.En Office 2010 se opta por eliminar
este aspecto esttico en la propia creacindel formulario. Ser ms
adelante cuando lo manipularemos para incorporarestilos, utilizando
los temas disponibles.Antes de pulsar el botn Finalizar podremos
elegir entre: 39. Abrir el formulario para ver o introducir
informacin en este caso veremos elresultado del formulario
preparado para la edicin de registros, por ejemplo: 40. o bien,
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta
opcinaparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar
el aspecto delformulario, por ejemplo:Trabajar con
controlesSeleccionar controles.Para seleccionar un control basta
hacer clic sobre l. Cuando un control estseleccionado aparece
rodeado de cuadrados que llamaremos controladores demovimiento (los
ms grandes) ycontroladores de tamao (los ms pequeos)como vemos en
la siguiente imagen: 41. A veces puede resultar un poco complicado
seleccionar controles porque, o bienson demasiado pequeos o finos
(como en el caso de las lneas), o porque seencuentran solapados. En
estos casos es muy til utilizar la lista desplegable deseleccin de
controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja
dePropiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja
dePropiedades en la pestaa Diseo. 42. Seleccionar un control de
esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y
seleccionar el control que te interesa. Para seleccionar varios
controles, mantener pulsada la tecla CTRL y hacer clic en cada uno
de los controles a seleccionar sobre el formulario. Si queremos
seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida:
pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y
sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de
diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los
controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace
falta que el control se encuentre completamente dentro del
cuadrado).Aadir controlesPara aadir al formulario un nuevo campo
del origen, debers abrir la Lista decampos haciendo clic en el botn
Agregar campos existentes en lapestaa Diseo. 43. En esta ventana
aparecen todos los campos del origen del formulario. Acontinuacin
hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del
ratnarrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar
donde queremos queaparezca el campo. Access crear automticamente
una etiqueta con el nombredel campo, y un cuadro de texto asociado
al campo.Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a
la de origen.Si queremos aadir otro tipo de control, como por
ejemplo una imagen, utilizala seccin Controles y campos que hemos
visto en el apartado anterior, loencontrars en la pestaa Diseo. Haz
clic sobre el tipo de control que queremosaadir, vers que el cursor
ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en elrea del
formulario donde queremos definir el control, apretamos el
botnizquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn
hasta dejar elcontrol del tamao deseado.Copiar controlesCopiar
controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles
deun mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y
hacer clicen el botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin puedes
utilizar la combinacinde teclas Ctrl+C). Luego pgalos en el
formulario utilizando el botn Pegar de lapesaa Inicio o la
combinacin de teclas Ctrl+V. 44. Ten en cuenta que cuando un
control es duplicado, su copia aparece conun nombre diferente.
Puedes modificar este nombre desdesus Propiedades, si tienes
abierto el panel o desde su men contextual.Para mover un control de
sitio, haz clic sobre l para seleccionarlo y arrstralo.Debers
hacerlo cuando el cursor tenga la siguiente forma:. De esa forma
movers tanto el propio control como su etiqueta asociada. Silo que
quieres hacer es mover nicamente un elemento (bien la etiqueta,
bienel control que representa el dato) debers hacer lo mismo pero
situndotejusto sobre el cuadro gris de la esquina superior
izquierda.As, lo movers deforma independiente.Para mover varios
controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos: semovern
todos.Contina viendo como trabajar con controles en la siguiente
pgina...Crear un informePara crear un informe podemos utilizar las
opciones del grupo Informes, enla pestaa Crear: 45. Informe
consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene
todoslos datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de
Navegacin. Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista
diseo y tenemos queir incorporando los distintos objetos que
queremos aparezcan en l. Este mtodono se suele utilizar ya que en
la mayora de los casos es ms cmodo y rpidocrear un autoinforme o
utilizar el asistente y despus sobre el resultado modificarel diseo
para ajustar el informe a nuestras necesidades. Informe en blanco
abre un informe en blanco en vista Presentacin. Asistente para
informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creacin del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente
apartado. 46. El asistente para informesEn la pestaa Crear, grupo
Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botn.Esta es la
primera ventana que veremos: 47. En esta ventana nos pide
introducir los campos a incluir en el informe.Primero seleccionamos
la tabla o consulta de donde coger los datos delcuadro
Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos.sacar
datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para
obteneresos datos y luego elegir como origen del informe esa
consulta.A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre
el campopara seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble
clic sobre el campo.Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el
botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre
el botn o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic
sobre el botn 48. En esta pantalla elegimos los niveles de
agrupamiento dentro del informe.Podemos agrupar los registros que
aparecen en el informe por variosconceptos y para cada concepto
aadir una cabecera y pie de grupo, en el piede grupo normalmente se
visualizarn totales de ese grupo.Para aadir un nivel de
agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clicsobre el campo
por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o
directamente hacer doble clic sobre el campo).En la parte de la
derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura quetendr
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que
sevisualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima
aparece un grupopor cdigo de curso.Para quitar un nivel de
agrupamiento, hacer clic sobre la cabeceracorrespondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botn.Si queremos cambiar el orden de
los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia
arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo
baja el grupo un nivel. 49. Con el botnpodemos refinar el
agrupamiento. Haciendo clic enese botn aparecer el siguiente cuadro
de dilogo:Para cada campo por el que se va a agrupar la informacin
del informe podremoselegir su intervalo de agrupamiento. En el
desplegable debemos indicar que utiliceun intervalo en funcin de
determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Lasopciones
de intervalo variarn en funcin del tipo de datos y los valores
quecontenga. Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana
anterior. 50. En esta pantalla podemos elegir cmo ordenar los
registros. Seleccionamos elcampo por el que queremos ordenar los
registros que saldrn en el informe, yelegimos si queremos una
ordenacin ascendente o descendente. Por defectoindica Ascendente,
pero para cambiarlo slo deberemos pulsar el botn y 51. cambiar a
Descendente. Como mximo podremos ordenar por 4 criterios(campos)
distintos.La vista diseo de informeLa vista diseo es la que nos
permite definir el informe, en ella le indicamos aAccess cmo debe
presentar los datos del origen del informe, para ello nosservimos
de los controles que veremos ms adelante de la misma forma
quedefinimos un formulario. Para abrir un informe en la vista diseo
debemos seleccionarlo en el Panel de navegacin y pulsar en su men
contextual o en la Vista de la pestaa Inicio.Nos aparece la ventana
diseco:c 52. El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:
El Encabezado del informe contendr la informacin que se ha de
indicarnicamente al principio del informe, como su ttulo. El
Encabezado de pgina contendr la informacin que se repetir
alprincipio de cada pgina, como los encabezados de los registros,
el logo, etc. Detalle contiene los registros. Deberemos organizar
los controles para unnico registro, y el informe ser el que se
encargue de crear una fila para cadauno de los registros. El Pie de
pgina contendr la informacin que se repetir al final de cadapgina,
como la fecha del informe, el nmero de pgina, etc. El Pie de
informe contendr la informacin que nicamente aparecer alfinal del
informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.Podemos
eliminar los encabezados y pies con lasopciones encabezado o pie de
pgina y encabezado o pie de pginadel informe que encontrars en el
men contextual del informe. Alhacerlo, se eliminarn todos los
controles definidos en ellas. Pararecuperarlos se ha de seguir el
mismo proceso que para eliminarlos. 53. Si no quieres eliminar los
controles, pero quieres que en una determinadaimpresin del informe
no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la seccin.Para hacerlo
debers acceder a la Hoja de propiedades, desde su botn en lapestaa
Diseo > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la
seccin(Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su propiedad
Visible aS oa No segn te convenga. Los cambios no se observarn
directamente en la vistadiseo, sino en la Vista preliminar de la
impresin o en la Vista informes. 54. Alrededor del rea de diseo
tenemos las reglas que nos permiten medir lasdistancias y los
controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda
acolocar los controles dentro del rea de diseo.Podemos ver u
ocultar las reglas o cuadrcula desde el men contextual
delinforme.La pestaa Diseo de informeSi has entrado en diseo de
informe podrs ver la pestaa de Diseo quemuestra las siguientes
opciones: 55. Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la
que estudiamos en los formularios.continuacin describiremos los
distintos botones que pertenecen a esta barra. El botn Ver del
grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si
lodesplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos
describiendoahora, la Vista Presentacin que muestra una mezlca de
lavista Informes y Diseo y finalmente la Vista Informes que muestra
elinforme en pantalla.La Vista Preliminar nos permite ver cmo
quedar la impresin antes demandar el informe a impresora. 56. En el
grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilohomogneo al
informe. No entraremos en detalle, porque funciona igualque los
temas de los formularios.. El botn Agrupar y ordenardel grupo
Agrupacin y totales permite modificar los niveles de
agrupamientocomo veremos ms adelante. En la parte central puedes
ver el grupo Controles en el que aparecen todos lostipos de
controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseocomo
veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos
quepodemos incluir en el encabezado y pie de pgina.En el grupo
Herramientas podrs encontrar el botn Agregar camposexistentes entre
otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista decampasen
el que aparecen todos los campos del origen de datos para quesea ms
cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.Todo
informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que
podemosprogramar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA
(Visual Basic paraAplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo
haciendo clic sobre el botn 57. Con el botn hacemos aparecer y
desaparecer el cuadro Propiedades del controlseleccionado. Las
propiedades del informe son parecidas a las de unformulario. El
BotnEn este apartado hablaremos de los Botones, que son controles
capaces deejecutar comandos cuando son pulsados.Los usuarios
avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimasacciones en
un solo botn gracias a la integracin de este programa con
ellenguaje de programacin Visual Basic y al uso de macros. Pero
nosotros noscentraremos en el uso de este control a travs del
Asistente para controles.Cuando, teniendo el asistente activado,
intentamos crear un Botn nos apareceuna cuadro de dilogo. Veremos
paso a paso cmo deberemos seguirlo paraconseguir nuestro objetivo.
58. En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes
acciones a realizar cuando sepulse el botn. Como puedes ver en la
imagen estas acciones se encuentranagrupadas en Categoras.Navegacin
de registros te permite crear botones para moverte de forma rpida
portodos los datos del formulario, buscando registros o
desplazndote directamente aalguno en particular.Operaciones con
registros te permite aadir funciones como aadir nuevos,duplicarlos,
eliminarlos, guardarlos o imprimirlos.Tambin podrs aadir un botn
para abrir, cerrar o imprimir informes,formularios y consultas,
etc.Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que
quieres realizar yluego selecciona la Accin en la lista de la
derecha.Pulsa Siguiente para continuar. 59. Ahora podrs modificar
el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrarun Texto en el
botn, o mostrar una Imagen.En el caso de escoger Imagen, podrs
seleccionar una entre las que Accesste ofrece. Marca la casilla
Mostrar todas las imgenes para ver todas lasimgenes que Access
tiene disponible para los botones.Tambin podras hacer clic en el
botn Examinar para buscar una imagen entu disco duro.Cuando hayas
terminado pulsa Siguiente para continuar. Vers una ltimaventana en
que podrs escoger el nombre del botn y Finalizar.
