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Pry-010 Servicios de Campo
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SERVICIOS DE CAMPO
Código
PRY-010
Fecha:
13/09/2011Revisión:
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1. Objeto
Este procedimiento tiene por objeto describir las entradas, salidas, responsables y las diferentes actividades a desarrollar para la realización de servicios asociados en sitios de obra.
2. Alcance
Es aplicable a todas las actividades desarrolladas en los sitios de obra, ya sea dentro de la ejecución del contrato o en etapas posteriores, o como servicio postventa.
3. Entradas
La naturaleza y actividades de los servicios en campo están determinadas por lo descrito en las solicitudes provenientes de clientes internos o externos.
Las entradas para iniciar el proceso de Servicio de campo son las siguientes:
Especificaciones técnicas Planes aprobados EHSQ Contrato con el cliente Orden de inicio Ordenes de compra de los suministrosOrdenes de Compra de los subcontratistas Planos en físico Cronograma del proyecto
4. Salidas
El propósito de este proceso es la obtención de resultados estrictamente ceñidos a lo especificado como elementos de entrada. El cumplimiento de dichas premisas es documentado y registrado luego de las verificaciones realizadas por el ejecutor de la labor y validados por el representante del cliente en sitio. El encargado debe obtener la validación del cliente mediante la firma del acta de entrega de los trabajos o la generación de un informe en sitio avalado por el representante del cliente, para documentar con ello, el recibo a satisfacción de las labores ejecutadas. Las salidas las conforman las instalaciones construidas o instaladas junto con:
Planos de construcción con correcciones en rojo y verdeActas de entrega de repuesto Listado de materiales sobrantesProtocolos de pruebas debidamente diligenciados y firmados por el cliente Listado de pendientes
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Informes de final actividades
5. Descripción de actividades.
5.1 Definición del alcance contractual
Antes de iniciar los trabajos en sitio, se debe realizar una reunión con la participación de:
El Director de Operaciones El Gerente de Proyecto El controlador del Proyecto Y otros participantes (a ser invitados de acuerdo al alcance del proyecto)
En esta reunión el Director de Operaciones y El Gerente del proyecto nombran al Jefe de Obra del proyecto.
Una vez definido el Jefe de Obra, el Gerente del proyecto le debe entregar toda la información respectiva, previamente relacionada en las entradas del presente procedimiento, al Jefe de Obra con el fin de que la revise, antes de desplazarse al sitio de obra.
Finalmente el Gerente de Proyecto debe programar una reunión de lanzamiento interna del proyecto con la participación del equipo involucrado en el proyecto con el fin de clarificar el alcance y emitir comentarios e inquietudes.
El objeto de la supervisión en sitio, es garantizar que los trabajos se desarrollen con la calidad esperada y dentro del plazo contractual pactado con el cliente.
5.2 Planificación de actividades
Una vez definido y entendido el alcance, el Gerente de Proyecto y Jefe de Obra, que fue designado en la “solicitud de servicio”, o nombrado responsable durante el Booking del proyecto, realizan las tareas de planificación con miras a cumplir con lo establecido como requisitos de entrada.
El jefe de obra antes de iniciar las actividades debe realizar una reunión de lanzamiento con los subcontratistas y/o socios con el fin de conocer y verificar si los recursos establecidos para la ejecución de las labores, teniendo en cuenta el cronograma del proyecto, son suficientes, los procedimientos con los cuales van a desarrollar las obras son los adecuados y concertar el cronograma detallado de las obras en donde se definen las actividades especificas.
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5.3 Preparación de actividades
Con base en la planificación realizada, el encargado y el ejecutor gestionan la consecución de los recursos requeridos mediante los formatos o documentos correspondientes.
El trámite de los anticipos de gastos de viaje es responsabilidad del ejecutor, quien deberá obtener del responsable del proyecto los datos necesarios para el completo diligenciamiento del formato correspondiente.
Todas las gestiones adicionales, como requisiciones de personal, solicitud de dinero para compras, alquiler de vehículos, equipos y herramientas especiales, solicitudes de transporte, etc., son responsabilidad del ejecutor, previa aprobación del responsable del proyecto.
El encargado debe mantener informado al representante del cliente o responsable del proyecto (en caso de ser un cliente interno), mediante carta, fax, e-mail o vía telefónica, sobre el avance de las labores de preparación y debe definir con él las fechas apropiadas para la ejecución de las tareas objeto de la solicitud, así como las fechas marcadas en el cronograma como hitos para inspección.
La preparación de actividades incluye la organización de la logística para la ejecución de las obras. La cual incluye las siguientes actividades:
Definir y coordinar con el subcontratista o socio los lugares autorizados para la ubicación de las instalaciones provisionales (Oficinas de Obra, almacén, baños, casino, sitios de disposición temporal de escombros, sitios de almacenamiento temporal de materiales pétreos entre otros, sitios de almacenamiento de sustancias peligrosas, zonas de parqueo entre otros)
Establecer las reglas y normas del sitio Acordar la Infraestructura de comunicaciones Determinar las fuentes de materiales
5.4 Ejecución de actividades
Luego de preparadas las actividades y haber concertado con el cliente los detalles relacionados con la prestación del servicio solicitado, el ejecutor coordina la realización de las tareas, atendiendo las instrucciones de trabajo aplicables.
La ejecución de las obras se realizan de acuerdo con los procedimientos técnicos de obra civil, montaje y planos aprobados por el cliente.
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Como actividades de seguimiento y control, el jefe de obra debe realizar la supervisión directa de los trabajos realizando recorridos por el sitio de obra. Así mismo, debe programar reuniones de avance semanal de obra con los subcontratistas y reuniones de coordinación de actividades con el socio según la periodicidad acordada previamente.
La reunión de avance de obra con el cliente, se debe programar después de realizar la reunión con el subcontratista o socio.
En todos los casos, el Jefe de Obra o ejecutor debe informar de manera periódica al Gerente del proyecto sobre el avance de sus labores mediante informes de avance de obra o el diligenciamiento de los registros adecuados, tales como los cronogramas actualizados y los registros de control de calidad.
En todos los casos se debe dejar registros escrito de las reuniones con clientes.
Adicionalmente, al finalizar cada servicio u obra, el ejecutor debe presentar, dentro de los plazos establecidos por la organización, los reportes de gastos y reportes acordados de horas para controlar sus actividades en general.
Si durante la ejecución de las actividades en sitio se presentan situaciones no previstas que impliquen la modificación de lo planeado, antes de hacer algún acuerdo con el representante del cliente en sitio, el ejecutor informa inmediatamente al gerente del proyecto, quien define, en conjunto con las instancias correspondientes, las acciones a seguir, y que en el menor tiempo posible son informadas al Jefe de Obra o ejecutor.
Para el arribo de equipos en Sitio se utilizará el formato: PRY-001-F06 Registro de arribo de equipos o material a Sitio
6. Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente
Antes de iniciar una labor, se utiliza la práctica de trabajo seguro para determinar los riesgos asociados a las actividades y formalizar las medidas de prevención y control. Para actividades peligrosas se utilizan los permisos de trabajo correspondientes.
El Coordinador EHSQ elabora los planes de calidad, seguridad industrial, salud Ocupacional y Medio Ambiente específicos para el proyecto utilizando las plantillas establecidas en el sistema de gestión. Estos planes se presentan para aprobación del cliente.
Una vez aprobados los planes de calidad, seguridad y medio Ambiente estos deben ser distribuidos por el Coordinador EHSQ del Proyecto al Jefe de Obra
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y/o Supervisor EHSQ en sitio quienes deben asegurar que en obra permanezca una copia de cada uno de estos documentos en su última revisión para consulta.
Por otro lado el Coordinador EHSQ de Proyectos debe realizar una reunión con los subcontratistas de Obra Civil, Montaje y Pruebas, con el fin de entregar y explicar como se realizará la implementación, el control y el seguimiento del presente documento.
Durante la ejecución de las actividades de Obra Civil, Montaje y Pruebas, los Jefes de Obra con el apoyo del Supervisores EHSQ en sitio de los proyectos, deben gerenciar y organizar el sitio de obra de acuerdo a los requisitos de ejecución de los trabajos, asegurando la implementación de las políticas, planes y procedimientos de Calidad Seguridad y medio Ambiente de Alstom y del Cliente por parte de los subcontratistas.
Las actividades de control y seguimiento a los subcontratistas se realizan a través de inspecciones en materia de seguridad y medio ambiente reportando los hallazgos encontrados y junto con los subcontratistas se establecerán los respectivos planes de acción para su corrección.
En caso de proyectos desarrollados en Union Temporal o Consorcios se realiza un acompañamiento y seguimiento continuo con el fin de verificar si las actividades de Obra, Civil, Montaje se ejecutan siguiendo los requerimientos técnicos y del cliente, bajo los estándares de trabajo seguro, y Preservando el medio ambiente, a través de visitas, inspecciones a ser realizadas por: Director de Operaciones, Gerente de Proyecto, Coordinador EHSQ de Proyecto, Supervisor de Montaje u otra persona que para tal efecto sea designada por Alstom, quien informará a su socio las desviaciones detectadas con el fin de que se adopten oportunamente las acciones correctivas a que haya lugar en el plazo que sea acordado entre las partes.
7. Responsabilidades
La responsabilidad del cumplimiento de lo descrito en este procedimiento recae en el área de Gestión de proyectos y específicamente en el jefe de obra designado, o en su defecto el Gerente del proyecto. La responsabilidad de controlar el cumplimiento de lo establecido por la organización para la obra en sitio está sobre los responsables de la Gerencia del proyecto o en su defecto la Dirección de Operaciones. Se utiliza el término Encargado para referirse a quien es responsable de coordinar las actividades en general, mientras que el término Ejecutor es usado para referirse a quien ejecuta físicamente la labor.
El Supervisor EHSQ y/o Jefe de Obra son responsables de informar oportunamente a la Dirección de Operaciones sobre el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el sitio de trabajo.
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El ejecutor debe informar toda no conformidad al responsable del servicio quien a su vez las administrará y dará a divulgar a los departamentos involucrados.
La Dirección ha definido la política y objetivos de calidad de la organización. Los responsables de este proceso deben atender dichos lineamientos durante el desarrollo de sus actividades.
8. Control
Específicamente, para la atención a quejas y reclamos de los clientes, se utiliza el sistema CCHS.
Durante las labores en campo se examina de manera periódica el avance de las tareas y confronta con el avance previsto.
De igual forma, se determina el número de tareas concretas a realizar y se verifica el número de tareas realizadas durante la prestación del servicio, para medir la eficacia en el servicio prestado.
La medición se realiza según la instrucción interna vigente para los indicadores de calidad definidos por la Dirección.
También se hace seguimiento a través del PMR (Project Monthly Review) en la intranet a los proyectos de mayor complejidad o monto junto con las guías dadas en el Project Management Handbook” (PMH). En el PMR se dedican algunas secciones a la revisión del estado de las obras en sitio.
La aplicación de este procedimiento puede ser parte del plan de auditorías de la Compañía.
9. Documentos aplicables
PRY-010 SERVICIOS DE CAMPOPRY-010-F01 MONTAJE ARRIBO DE EQUIPOS Y/O MATERIAL AL SITIO DE
OBRA.PRY-010-F02 REPORTE DE AVANCE DIARIO.PRY-010-F03 SOLICITUD DE SERVICIO.PRY-010-F04 COMPROBANTE DE INSPECCION EN SITIO.PRY-011 MONTAJE ELECTROMECÁNICO DE TRANSFORMADOR DE
POTENCIA Y-O REACTORES.PRY-011-F01 CONTROL DE MONTAJE TRANFORMADOR DE POTENCIA Y-O
REACTORES.
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PRY-012 MONTAJE ELECTROMECÁNICO DE INTERRUPTORES DE POTENCIA.
PRY-012-F01 FORMATO CONTROL DE MONTAJE INTERRUPTORES DE POTENCIA.
PRY-013 MONTAJE ELECTROMECÁNICO DE SECCIONADORES.PRY-013-F01 CONTROL DE MONTAJE SECCIONADORES.PRY-014 MONTAJE ELECTROMECANICO DE TRANSFORMADORES DE
INSTRUMENTACION.PRY-014 MONTAJE TRANSFORMADORES DE CORRIENTE.PRY-014-F01 CONTROL DE MONTAJE TRANSFORMADORES DE CORRIENTE.PRY-015 MONTAJE ELECTROMECÁNICO DE DESCARGADORES DE
SOBRETENSIÓN.PRY-015-F01 CONTROL DE MONTAJE DE DESCARGADORES DE
SOBRETENSIÓN.PRY-016 MONTAJE ELECTROMECÁNICO DE TRAMPA DE ONDA.PRY-016-F01 CONTROL DE MONTAJE TRAMPAS DE ONDA.PRY-017 MONTAJE ELECTROMECANICO DE ESTRUCTURA METÁLICA.PRY-017-F01 CONTROL DE MONTAJE ESTRUCTURAS METALICAS.PRY-018 MONTAJE ELECTROMECANICO DE BARRAJES.PRY-018-F01 FORMATO DE CONTROL DE MONTAJE BARRAJES.PRY-019 MONTAJE ELECTROMECÁNICO DE CELDAS DE MEDIA
TENSIÓN.PRY-019-F01 FORMATO DE CONTROL DE MONTAJE CELDAS DE MEDIA
TENSIÓN.PRY-020 MONTAJE ELECTROMECÁNICO DE TABLEROS.PRY-020-F01 FORMATO DE CONTROL DE MONTAJE TABLEROS.PRY-021 MONTAJE ELECTROMECÁNICO DE BANCOS DE BATERÍAS.PRY-021-F01 CONTROL DE MONTAJE BANCOS DE BATERÍAS.PRY-022-023-F01
CONTROL DE MONTAJE CABLES.
PRY-022 MONTAJE ELECTROMECANICO DE CABLES DE MEDIA Y ALTA TENSIÓN.
PRY-023 MONTAJE ELECTROMECANICO DE CABLEADO Y CONEXIONADO.
PRY-024 MONTAJE ELECTROMECÁNICO DE FABRICACION TERMINALES MEDIA Y ALTA TENSIÓN.
PRY-024-F01 FORMATO DE CONTROL DE MONTAJE TERMINALES DE M.T. Y A.T.
PRY-030 OBRAS CIVILES REPLANTEO.PRY-031 OBRAS CIVILES DEMOLICIONES.PRY-032 OBRAS CIVILES DESCAPOTE CON MAQUINARIA.PRY-033 OBRAS CIVILES EXCAVACIONES Y OBRAS EN GENERAL.PRY-034 OBRAS CIVILES MALLA DE PUESTA A TIERRA.PRY-035 OBRAS CIVILES RELLENO Y COMPACTACIÓN.PRY-036-F01 FORMATO CONTROL DE OBRAS CIVILES COLOCACIÓN DE
CONCRETOS.
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PRY-036-F02 CONTROL DE OBRAS CIVILES TRABAJOS EN CONCRETO REFORZADO.
PRY-036-F03 FORMTO DE CONTROL OBRAS CIVILES ANTES DEL VACIADO.PRY-036 OBRAS CIVILES CONCRETO REFORZADO.PRY-037 OBRAS CIVILES PAVIMENTOS DE CONCRETO.PRY-038 OBRAS CIVILES MAMPOSTERÍA.PRY-039 OBRAS CIVILES VÍAS.
APROBADO POR:HÉCTOR LAGUNA MOYA
