Q&A CaféVaccinatie zorgprofessionals eerste lijnDinsdag 23 februari 2021

Agenda

• Voor wie is deze sessie?

• Wat liep er mis bij eerste uitnodigingen?

• Overview van het proces en rollen

• STAVAZA

• Antwoorden op jullie vragen & de FAQ

Voor wie is deze sesie?Voor populatiemanagers & liaisons

Voor wie?

• Populatiemanagers Rol als validator (deze sessie)Opzet tools validator: De enige doelstelling van deze tools is het vervolledigen van de lijst van zorgprofessionals voor prioritaire vaccinatie.Rol als populatiemanager(Kennismakingssessie 20u)

• Liaisons Toevoegen ontbrekende zorgprofessionals

Wat liep er mis?Verklaring voor foutieve uitnodigingen

Wat is er gebeurd?

• 4 centra wachten tot 1/3 om te starten• 4 centra nog afwachtend• 19 feb 20 centra gestart

• Sommige centra: Onzekerheid over Doclr -> manuele ingave eigen lijst• Gevolg: buiten reservelijst veel extra oplijstingen nodig• snel extra lijsten nodig, Way out ? = tools van liaison/populatie manager 😐😐

• Fouten bij de uitnodiging: • Specialisten uit zh• Email problemen• Soms anderen buiten "eerste groep": zelfs burgers• Soms noodzaak om uit te zuiveren: meer beroep op reservelijst

Wat is er gebeurd?

• Configuratie issues: • "dubbele digitale beschikbaarheid" afzetten

• Bezorgdheid• Weigeraars AZ +• Drop out Doclr oplijsting= noodzaak aan reservelijst

https://radio1.be/twijfels-over-astrazeneca-vaccin-onterecht-zegt-vaccinologe-100-bescherming-tegen-ernstige-ziekte-en

Wat gebeurt er nu?

• Uitnodigingen• Verbeteren ingave Vlaamse lijsten in eHealth

• "vuile lijst" krijgt lagere prioriteit in grote ton van eHealth• Lijst waar jullie aan meegewerkt hebben krijgt hoogste prioriteit

• No shows• Correcte informatie rond Astra Zeneca• Hoe GDPR proof jullie reservelijst opmaak ondersteunen

• Alleen bij profesionals• Ovv Centrumleider• DPO verantw

Overview Proces en RollenEen korte herhaling

Processtappen: eerste groep!

liaiso

n

Pop

mgr

zorg

prof

?/217 maart

stop

• COVID-19-vaccinatie van zorgprofessionals eerste lijn - Laat je vaccineren

Flow Liaison

Soort liasion per ELZ Verantwoordelijk voor:

Huisarts Huisartsen, Huisartsassistenten, WGC, Personeel Test en Triage centra, wachtposten

Specialist 1e lijn specialisten buiten zh, ondersteunend personeel met direct zorgcontact, Apotheker-Bioloog, Medisch laboratoirum technoloog, technoloog medische beeldvorming

Mondzorg tandartsen, tandartsassistenten, mondhygiënisten

Verpleging Verpleegkundigen, zorgkundigen

Teamleider covid-19 team huisbezoekers lokale covid aanpak

Kinesitherapeuten kinesitherapeuten, osteopathen en chiropractors

Farmaceutische zorg Apotheker, Farmaceutisch technisch assistenten

Ergotherapeuten idem

Vroedvrouwen vroedvrouwen

Logopedisten logopedisten

Diëtisten diëtisten

Voetzorg podologen, gespecialiseerde voetverzorging

Mentaal welzijn Psychotherapeuten, Psychologisch consultenten, Orthopedagogen met therapeutisch contact

Klinische psychologen klinische psychologen

Bandagist Bandagist, orthesiste prothesisten

Audiciens en audiologen Audiciens en audiologen

Ik ben liaison

• Jij bent verantwoordelijk voor jouw (cluster) beroepsgroep• Je ontving een informatieve fiche (‘kookboek’) als er specifieke

afspraken zijn voor jouw beroepsgroep.• Ontving je geen informatieve fiche, dan is deze gelijk aan het

stappenplan

• De zorgprofessional vindt jou via https://vivel.be/liaisons/

professional pop mgrliaison

liaison zoeken professional pop mgrliaison

https://vivel.be/liaisons/

TIP: Ook voor gemeentes van jouw ELZ te leren kennen + kijk ook op www.eerstelijnszone.be

Ik ben liaison

• Jij bent aanspreekpunt voor (on)terecht niet uitgenodigde professionals die werken in jouw ELZ -> check dagelijks je mail

• ‘Sta ik op de lijst?’• Je adviseert de professional te kijken via de webapp

https://extern.departementwvg.be/staikopdelijst• Je kunt zelf nagaan of iemand op de lijst staat voor vaccinatie via deze

webapp https://extern.departementwvg.be/vaccinatie• Onder het tabblad “zorgverstrekkers uit uw beroepsgroep” staat een overzicht van alle

professionals uit jouw cluster die zijn toegevoegd voor vaccinatie.

professional pop mgrliaison

Ik ben liaison

Staat de naam op de lijst?• Ja: informeer de aanvrager dat hij zal uitgenodigd worden (e-Box?)• Neen:

• Onderzoek de aanvraag• Heb je de voornaam, naam, rijksregisternummer, beroepsgroep, mailadres, GSM

nummer, domicilie (=woon)- en werkadres van de aanvrager?• Werkt de aanvrager in jouw eerstelijnszone? -> Indien niet, verwijs naar de liaison uit

de eerstelijnszone van het voornaamste werkadres van de aanvrager.• Toont de aanvrager aan een actieve zorgprofessional te zijn aan de hand van

bijvoorbeeld RIZIV nummer, lidmaatschap van je beroepsvereniging, je website, verklaring van je sociaal verzekeringsfonds,…?

professional pop mgrliaison

Ik ben Liaison

Ik vind de aanvraag ontvankelijk en wil de professional toevoegen.Voeg de aanvrager toe via dit webformulier

professional pop mgrliaison

Woonadres ingeven bij toevoeging, MAAR ELZ volgens praktijkadres

Ik ben Liaison

Pas na 30min verschijnt de aanvraag in je webapp bij “opgeladen zorgverstrekkers”. https://extern.departementwvg.be/vaccinatieControle PM = controle door populatiemanager staat nog in “wacht”. Definitieve validatie gebeurt door de populatiemanager.

professional pop mgrliaison

Nieuw:• Reeds

gevaccineerd• OK voor

uitnodiging• Afgekeurd

(door pm)

Ik ben Liaison

De webpagina is een omgeving om te bekijken wie er op de lijst staat voor vaccinatie uit jouw cluster van beroepsgroepen

De webapp "opgeladen zorgprofessionals" is geen goede bron om lijsten op te stellen• onvolledige gegevens (RR, leeftijd)• delen van lijsten tussen partners is GDPR probleem

professional pop mgrliaison

Ik ben Liaison

Wat met 55+ zorgprofessionals die je contacteren voor een vaccin

CollectiviteitenVC Pfizer

professional pop mgrliaison

Flow populatiemanager

Ik ben populatiemanager

• Dagelijks controleer je https://extern.departementwvg.be/vaccinatie• Je keurt de toegevoegde professionals definitief goed om ze toe te

voegen aan de namenlijst voor vaccinatie

professional pop mgrliaison

Ik ben populatiemanagerGoedkeuren• Je klikt per aanvraag en nadien op ‘goedkeuren’. OF• Je klikt op ‘alle zichtbare rijen slecteren” en nadien op “geselecteerde rijen goedkeuren”Er wordt een bevestigingsmail gestuurd naar de aanvrager en de professional is toegevoegd aan het overzicht “zorgverstrekkers uit uw eerstelijnszone”

professional pop mgrliaison

Ik ben populatiemanager

Je twijfelt ?• Plots grote aantallen? Veel dezelfde adressen? Andere beroepsgroepen die

ingegeven worden?• Neemt contact op met de liaison die heeft ingediend.• Zoek de naam van je liaison via https://vivel.be/liaisons/ (momenteel liaisons EG,

vanaf 15/02 alle liaisons en op laatjevaccineren.be)• Ik zie geen liaison staan?

Indien je de aanvraag niet wenst goed te keuren:• Je klikt per aanvraag en nadien op de knop “afkeuren”Er wordt een automatische mail gestuurd naar de aanvrager. Deze zal in een latere fase een uitnodiging voor vaccinatie ontvangen. Voor meer uitleg wordt er verwezen naar de veelgestelde vragen.

professional pop mgrliaison

Ik ben populatiemanager

De webapp is een validatieomgeving

De webapp is nu geen goede bron om lijsten op te stellen- gemengd domicilie > werkplek- onvolledige gegevens

- geen RR wel leeftijd- geen specialisatie: eerste en tweede groep worden automatisch ingedeeld op

basis van beroepsgroep- Delen van lijsten tussen partners is GDPR probleemWe horen jullie vraag en we bekijken wat mogelijk is.

professional pop mgrliaison

Stand Van Zaken

ELZ zonder actieve populatiemanager als validator• 38 populatiemanagers/validatoren hebben al toevoegingen

goedgekeurd• 29 andere zijn gemachtigd• In 4 ELZ is nog niemand aangeduid voor de rol van validator

Antwoorden op jullie vragenToelichting FAQ populatiemanagers & liaisons

Inlogproblemen

• Je bent gemandateerd* en je krijgt geen toegang:

1. Probeer de juiste URL: https://extern.departementwvg.be/vaccinatie.2. ‘Probeer opnieuw’3. Gebruik geen Internet Explorer. Gebruik een echte browser. Om het

even welke andere browser: Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge4. Bel naar het nummer dat in de foutboodschap getoond wordt. Geen

telefoonnummer in de foutboodschap? Stuur een screenshot naar itsupport.dwvg@vlaanderen.be

* Door opgave van je INSZ-nummer

Stagiaires

• Stagiairs worden zoveel als mogelijk meegenomen met de vaccinaties die plaatsvinden in de voorzieningen zelf.

• Voor de andere, zullen de onderwijsinstellingen gevraagd worden om de namenlijsten van de stagiairs die in aanmerking komen aan te leveren, zodat ze kunnen uitgenodigd worden.

• De onderwijsinstellingen zullen nu snel op de hoogte gebracht worden

Populatiemanager

• Zicht op aantal weigeringen van vaccin • Op dit moment is dit nog niet voorzien, toch niet op basis van de weigeringen in Doclr. Die informatie

is ook in het kader van populatiemanagement niet zo zinvol omdat de reden van de weigering heel divers kan zijn.

• “Goedgekeurd” en “Afgewerkt” in lijst zorgverstrekkers uit ELZ, wat is het verschil?• Statussen aangepast:

• Reeds gevaccineerd, ok voor uitnodiging (in of onderweg naar de grote ton), afgekeurd

• Oogartsassistente staat in beroepsgroep gerubriceerd als “frontline assistente”. Ik wil ze niet als dusdanig goedkeuren, maar wel als praktijkassistente tout court, waar ze thuishoort. Maar ik kan de beroepsgroep niet wijzigen in die lijst. Wat te doen?

• PM kan alleen goed of afkeuren. Neem contact op met de liaison deze dient correct in te geven. • De HA die zijn lijst van chronisch zieke patiënten wil doorgeven zodat ook zij op tijd in 'de

ton' komen, kunnen zij dit dan rechtstreeks doorgeven of moet dit ook via ons (PM) gebeuren (valideren e.d.)

• Doorgeven lijst chronische risico patiënten door de HA zal via software van HA verlopen, niet via liaisons of PM.

Populatiemanager (PM)

• Hoe kan ik zien hoeveel zorgverleners er in mijn zone zitten (nuttig richting vaccinatie-aantallen), en opsplitsing in beroepsgroepen, leeftijden, ... (nuttig voor opvolging en eventuele aansturing van communicatie ter vaccinatie voor bepaalde groepen), vraag naar betere zoekfunctie in de lijst zorgverstrekkers.

• De tool is enkel opgezet om nog tot 17/3 toevoegingen te doen aan de lijst. Het is niet ontworpen als een populatiemanagement tool.

• Andere vragen buiten scope meegenomen of individueel antwoord volgt of doorgegeven via vaccinatiecentra@vlaanderen.be voor webinars op donderdag avond VAZG

• Kan ik als PM de specifieke liaison zien die een toevoeging heeft opgeladen (van buiten mijn zone en binnen mijn zone), met contactgegevens, zodat ik die kan contacteren indien nodig? https://vivel.be/liaisons/

Zorgverleners werkzaam in het buitenland & rand• Zorgverleners die enkel actief zijn in het buitenland worden gevaccineerd bij de

brede bevolking volgens leeftijd. (Of in het buitenland, volgens de daar geldende regels)

• Zie ook vragen in de FAQ• Ik ben een zorgprofessional, woon in Vlaanderen maar werk er niet. Waar zal ik worden

gevaccineerd?• Ik ben een zorgprofessional, werk in Vlaanderen maar woon er niet. Waar zal ik worden

gevaccineerd?• Franstalige collega’s in faciliteitengemeente wonen en werken in Brussel of

Wallonië . Indien ze niet op onze lijst voorkomen moeten wij ze dan toevoegen of worden ze opgeroepen daar waar ze werken. Het is voor de liaison niet evident om te controleren of ze daar effectief actief hun beroep uitoefenen.

• Je voegt alleen zorgprofessionals die actief zijn in jouw ELZ. Je voegt ze toe, ook als ze wonen in een ander gewest. (Zelfs al is het niet helemaal zeker dat ze opgeroepen gaan worden).

Liaison• Toevoegen VC medewerkers (zorgverleners en vrijwilligers). Vb gepensioneerde

apotheker• De medewerkers van het vaccinatiecentrum mogen zonder uitnodiging gevaccineerd worden in

het eigen vaccinatiecentrum. De HR-manager informeert de vaccinatiecentrumleider over de nieuwe medewerkers of vrijwilligers. De centrumverantwoordelijke zorgt voor de inplanning.

• Als gepensioneerde apothekers zich opgeven en ingeschakeld worden in het vaccinatiecentrum dan zal de VC verantwoordelijke hen manueel inplannen voor vaccinatie. Tenminste als er een vaccin 55+ ter beschikking is.

• Vraag naar contactgegevens van alle PM van provincie• Het is belangrijk de populatiemanager van je eigen ELZ te kennen, want het is die

populatiemanager die al je toevoegingen moet valideren.• Welke boodschap geven we 55-plussers? Staan zij op de lijst maar worden ze later pas

uitgenodigd?• Worden uitgenodigd wanneer Pfizer belevering aan VC's is georganiseerd

• 55-plusser die laat weten dat ze wel gevaccineerd wil worden met het AstraZeneca-vaccin. Kan iemand hier voor kiezen en kan dit dus een reden zijn om via mij een extra aanvraag in te dienen?

• Beleidsbeslissing

Casus populatiemanager• Stel dat er 50 man niet kan afkomen naar het VC wegens al gevaccineerd,

geannuleerd wegens zwangerschap, +55jr,...) Alle medewerkers van het VC zelf zijn zo goed als al gevaccineerd en er is nog geen reservelijst beschikbaar. Op welke manier kunnen die 50 vaccins dan nog, op een snelle en correcte manier, toegewezen worden aan de burgers (op dit moment eerstelijns zorgverleners). En wie neemt hiervoor de eindverantwoordelijkheid. Stel dat de centrumverantwoordelijke zelf lijsten krijgt van bv. de korpschef van alle politiemensen (die bv. op huisbezoek gaat) en die wil last minute die mensen opbellen om daarvoor de laatste vaccins te gebruiken. In hoeverre kan dit of kan dit voorkomen worden door bv. extra mensen uit 'de pot' te halen die wel eerstelijnszorgverleners zijn en die prioritair hun vaccin moeten krijgen. Lijsten opvragen van liaisons door PM en doorgeven aan de centrumverantwoordelijken is natuurlijk niet GDPR-proof en is uiteraard geen optie.

Afspraak• Mensen die van de lijst af willen of afspraak willen verzetten

• We hebben geen proces om personen te verwijderen van de lijst. We gaan dit ook niet installeren. • Vb. zwangere verpleegkundige wil afspraak naar mei verzetten • Vb. zorgverlener in het buitenland/op vakantie op moment van afspraak• Vb. afspraak “gemist” Doorverwijzen naar lokale call center van het VC.

callcenter heeft al verschillende telefoontjes gekregen van zwangere vrouwen (zorgverstrekkers) die na de zwangerschap zo snel mogelijk gevaccineerd willen worden. De zwangerschap duurt telkens nog meer dan 30 dagen, dus zouden deze personen in de allerlaatste groep terecht komen, als zorgverlener. Hoe raden jullie aan met dergelijke situaties om te gaan? Momenteel houden we een lijst bij met deze personen om hen na zwangerschap manueel in te plannen, maar als de lijst te groot wordt, is dit niet meer bij te houden.

Ook bijv. iemand die net kinkhoestvaccin heeft gekregen waardoor ze pas ten vroegste 12/03 een coronavaccin mag krijgen. Door de beperkte levering van vaccins kunnen wij nog geen agenda openzetten voor die week. Maar als het te lang duurt, verliest zij ook haar plaats waardoor ze in de allerlaatste groep terecht komt...

• Als je een vaccin weigert als zorgprofessional zal je aan bod komen bij de brede bevolking. (Anders bij weigering als burger!)

• Duur van geldigheid vaccinatiecode = 30dagen • Wat doen we met mensen die hun eerste Pfizer vaccin hebben gekregen maar geen zicht

hebben op een tweede vaccin?

Bedankt en succes!

Einde van dit webinarBedankt voor uw deelname

www.laatjevaccineren.be/webinars-covid-19-vaccinatie

U vindt alle info terug via laatjevaccineren.be