¿Qué es una consulta y cómo utilizarla?

El verdadero poder de una base de datos relacional es la capacidad que tiene de recuperar y analizar

los datos rápidamente mediante la ejecución de una consulta.

¿Qué son las consultas?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información

detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda

para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se utilizan las consultas?

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una

tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la

tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el

carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar

información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Importante...

Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás diseñando, te

aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de datos para tus búsquedas.

Conozcamos la vista Diseño de consulta

Vistas de consulta

Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las diferentes opciones de

vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla o la Vista

Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.

Botón ejecutar consulta

Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los resultados de tu búsqueda en

una tabla.

Panel de relación de objeto

Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la

pantalla, este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista

con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

Tabla para criterios de búsqueda

En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la primera fila de esta tabla

encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en la consulta. También podrás ver a

que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás

buscando.

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Diseñar consultas simples de una única tabla

Vamos a familiarizarnos con el procedimiento que debes seguir para realizar el diseño de

consultas. Primero, vamos a empezar diseñando una consulta simple de una única tabla.

Imaginemos que vas a poner en promoción varios de los servicios que ofreces en tu taller, pero solo quieres enviar

un correo con esta información a las personas que viven en Houston, ya que son los que te visitan más

seguido. Lo que quiere decir, que necesitas ver una lista solo con los clientes que viven en esta ciudad.

Si piensas que esto solo es la aplicación de un filtro, tienes toda la razón. Una consulta de una única

tabla es solo un filtro avanzado aplicado a una tabla. Veamos qué debes hacer para diseñar uno.

Pasos para crear una consulta simple de una única tabla

Paso 1:

Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de opciones y haz clic en el

comando Diseño de consulta.

Paso 2:

Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que

deseas ejecutar la consulta y, luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 3:

La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de objeto. Allí, verás una lista

con los nombres de los campos de la tabla. Haz doble clic sobre los campos que consideres que van a arrojar los

datos que deseas que aparezcan en los resultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la

promoción a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail,

Ciudad y Código Zip.

Paso 4:

Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la fila Criterios del campoque deseas filtrar. Al

escribir los criterios en más de un campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los

criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los criterios, estos deben ir entre comillas

como por ejemplo "Houston"

Paso 5:

Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar que se encuentra en

la Cinta de opciones.

Paso 6:

Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es parecida a una tabla. Si deseas guardar

esta consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido,

cámbiale el nombre y haz clic en el botón Aceptar.

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Diseñar consultas en multiples tablas

Las consultas pueden ser difíciles de entender y construir, si no tienes idea de lo que estás tratando de encontrar y

cómo encontrarlo. Una consulta de una sola tabla puede ser muy simple, pero a medida que pasa el tiempo podrás

construir consultas más complejas por lo que tendrás que planificar esta con anticipación.

¿Cómo planear una consulta?

Cuando vas a planificar una consulta que utiliza más de una tabla, debes realizar los cuatro pasos que verás a

continuación:

Establecer claramente lo que deseas saber. Si pudieras pedir una pregunta a tu base de datos ¿cuál sería? La

creación de una consulta es más complicado que hacer una pregunta simple, debes saber exactamente que deseas

preguntar para construir una consulta útil.

Identifica los campos que contienen la información que deseas que aparezca en los resultados de la consulta.

Localiza los campos de información que deseas incluir en la consulta, es decir, busca qué tabla se encuentra cada

uno de esos campos.

Determina lo criterios de la información que cada campo debe cumplir. Para ello, piensa en la pregunta que

hiciste en el primer paso. ¿Qué campos vas a necesitar para buscar la información específica?¿Qué información

buscas?¿Cómo vas a buscarla?

En un inicio el proceso puede parecer algo abstracto, pero a media que avanzamos en la planificación

de consultas de varias tablas, puedes comenzar a entender como planificarlas para que su diseño sea

más fácil.

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Crear consultas en múltiples tablas

Me parece excelente planificar la consulta antes de realizarla. Así, ahorramos más tiempo. Ahora

cuéntame ¿qué debo hacer para crear consultas en múltiples tablas?

Después de planear la consulta, podemos empezar a diseñarla y ejecutarla. Si has creado

una planeación escrita para ésta, asegúrate de dirigirte a ella a medida que vayas

diseñando la búsqueda.

Pasos para crear una consulta en múltiples tablas

Paso 1:

Selecciona la pestaña Crear y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2:

Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí selecciona las tablas que van a hacer parte de la consulta.

Luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 3:

Las tablas aparecerán en forma de pequeñas ventanas en el panel de relación de objeto, unidos por una línea de

combinación. Haz doble clic en la sección media de esta línea para que puedas configurar la dirección en la que

va la relación de las tablas, es decir, de derecha a izquierda o viceversa.

Paso 4:

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de combinación. Allí, selecciona la dirección en la que irá la línea

de unión de las dos tablas. Puedes hacer clic en la opción 2 para que la unión quede de izquierda a derecha, es

decir, que todos los clientes que cumplieron con los criterios de ubicación, se incluirían en los resultados. Si haces

clic en la opción 3 la unión queda de derecha a izquierda, es decir, que con esta opción vamos a trabajar con las

personas que han visitado el taller en el mes de diciembre.

Paso 5:

En las ventanas, haz doble clic en los nombres de los campos que deseas que aparezcan en los resultados de la

consulta. Estos se añaden en la tabla que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Paso 6:

Establece los criterios de búsqueda que llevará cada campo. Recuerda que los debes escribir en la fila criterio

justo debajo del campo en el que deseas que vaya.

Paso 7:

Después de haber establecido los criterios de búsqueda, haz clic en el botón Ejecutarubicado en el

grupo Resultados de la ficha Herramientas de consulta.

Paso 8:

Los resultados de la consulta se mostrarán en una hoja de datos, parecida a una tabla. Si deseas guardar la

consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido, ponle

un nombre y haz clic en el botón Aceptar.

¿Cómo modificar una consulta?

Access 2010 ofrece muchas opciones que permiten diseñar y ejecutar consultas para que

puedas acceder a la información que estás buscando. Si sabes cómo usar las opciones de

consulta, podrás diseñar cualquier tipo de búsqueda en tu base de datos.

Además de permitirte modificar los criterios de búsqueda después de haber construido una consulta, también

puedes optar por ordenar u ocultar campos en tus resultados.

Pasos para modificar una consulta

Cuando abres una consulta que ya existe en Access, la verás en la vista Hoja de datos, es decir, podrás ver los

resultados de la consulta en una tabla. Para que puedas modificar la consulta, debes abrir la vista Diseño, la misma

que usaste al momento de crearla. Hay dos formas de acceder a esta vista. Veamos:

Forma 1: Desde la ficha Inicio

Selecciona la ficha Inicio de la cinta de opciones y haz clic en el comando Ver. Verás que se abrirá una lista

desplegable donde tendrás que seleccionar la opción Vista Diseño.

Forma 2: Ícono vista Diseño

En la esquina inferior derecha de la ventana de Access, busca los pequeños íconos de vista. Allí, haz clic en el

íconovista Diseño que es el que se encuentra ubicado más hacia la esquina derecha.

Una vez te encuentres en la vista Diseño, haz los cambios que desees en los criterios de consulta. Luego,

selecciona el comando Ejecutar para que puedas ver los resultados actualizados.

Podrás notar que Access ofrece otras vistas de consulta como Vista tabla dinámica o Vista SQL. Esta

opciones las puedes ignorar, ya que son muy avanzadas y no tendrás necesidad de usarlas.

Clasificación de consultas

Mientras estás diseñando una consulta, Access te permite clasificarlas de diferentes

formas, es decir, podrás ver tus consultas en el orden que las configures.

Para clasificar una consulta es necesario que más de uno de los campos esté organizado, a este tipo de clasificación

se le conoce como multinivel. Una consulta con varios niveles te permite organizar mejor los datos adicionales.

Por ejemplo, si tienes una tabla con los datos de tus clientes y sus direcciones, puedes configurarla para que los

registros queden ordenados por ciudad y las personas por el apellido.

Cuando se incluye más de una clasificación de consulta, Access ordena los datos de los campos de izquierda a

derecha. Por ejemplo, hiciste la clasificación por ciudad y fecha de última visita y el primer campo, ciudad, se

encuentra más cerca del lado izquierdo que la fecha, el orden de los datos en los resultados aparecerá con las

ciudades ordenadas alfabéticamente y las fechas ordenadas de menor a mayor, pero teniendo en cuenta el primer

orden que se dio.

Pasos para aplicar el Orden multinivel en las consultas

Paso 1:

Abre una consulta. Luego, haz clic en el botón Ver y selecciona la opción Vista diseño.

Paso 2:

Busca el campo que deseas ordenar primero. En la fila Ordenar, haz clic en la flecha desplegable que se

encuentra debajo de cada campo y selecciona Ascendente o Descendente.

Paso 3:

Repite el procedimiento en el resto de los campos para agregar clasificaciones adicionales. Recuerda que estas se

aplican de izquierda a derecha. Así que, las clasificaciones adicionales, deben quedar a la derecha de la

clasificación principal.

Paso 4:

Finalmente, haz clic en el comando Ejecutar. Verás que los resultados de la búsqueda aparecerán en el orden

deseado.

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Ocultar campos de consulta

Las consultas me parece muy útiles para conocer o predecir las necesidades que tienen los clientes. Lo

cual me parece excelente porque así podré acercarme más a ellos. Ahora me gustaría saber algo: ¿hay

una forma de que, en los resultados, no aparezcan todos los campos de búsqueda?

Es posible que haya campos que necesites para poner los criterios de búsqueda, pero estos realmente no necesitas

verlos en la tabla de resultados finales. Por ejemplo, en nuestra búsqueda tu necesitabas filtrar los clientes que te

visitaron en diciembre, pero la fecha no es el dato que realmente necesitas, solo quieres saber los datos del

contacto para hacerle llegar la información. Con Access, puedes ocultar los campos que no necesitas ver en los

resultados.

Pasos para ocultar un campo de consulta

Paso 1:

Abre una de las consultas, haz clic en el botón Ver y selecciona la vista diseño.

Paso 2:

Busca el campo que deseas ocultar y haz clic en la casilla de verificación que se encuentra e la fila Mostrar.

Paso 3:

Finalmente, haz clic en el comando Ejecutar. Verás que en la tabla de resultados el campo no se verá.

Para volver a mostrar un campo oculto, solo tienes que abrir la vista diseño de una consulta y hacer clic

en la casilla de verificación ubicado en la fila Mostrar.

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¿Qué es y cómo crear una consulta de totales?

En algunos momentos establecer los criterios de búsqueda no arrojará los resultados que

necesitas, sobre todo si estás trabajando con números. Es posible que desees ver, agrupar

o contar los resultados de una consulta. Access 2010 te ofrece varias opciones que hacen

posible realizarlo.

Cuando se utiliza la función totales en una consulta, los datos de los campos se agrupan por valor, es decir, todos

los elementos de un tipo se encuentran juntos. Por ejemplo, en una consulta de este tipo: los servicios más usados

en el mes de mayo. Cada servicio prestado se muestra en una sola fila no importa cuantas veces lo hayan usado.

Una vez se agrupan los archivos, puedes realizar cálculos con ellos. Veamos qué cálculos puedes hacer:

Recuento: Cuenta el número de los mismos elementos en un campo.

Suma: Añade más números en un campo.

Promedio: Encuentra el promedio de los números que se encuentran en ese campo.

Máximo: Saca el valor más alto que se ha introducido en ese campo.

Mínimo: Saca el valor más bajo que se ha introducido en ese campo.

En primer lugar: Saca el primer valor introducido en ese campo.

Último: Saca el último valor introducido en ese campo.

¿Cómo crear una consulta de totales?

En la ficha Diseño de consulta, busca el grupo Mostrar / Ocultar y selecciona el comando Totales.

Una fila se agregará a la tabla de la cuadrícula de diseño, con todos sus valores esablecidos en el campo Agrupar

por. Selecciona la celda en la que desees realizar un cálculo y haz clic en la flecha desplegable que aparece.

Selecciona el cálculo que te gustaría llevar a cabo. En nuestro ejemplo, queremos sumar

la cantidad de repuestos vendidos. Así que seleccionaremos la opción Suma.

Cuando estés satisfecho con el diseño de la consulta, selecciona el comando Ejecutar de la pestaña Herramientas

de consulta para ver cómo quedó.

Los resultados de la consulta se mostrarán en la Vista Hoja de datos, que se parece a una tabla. Si lo

deseas, guarda la consulta haciendo clic en el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso

rápido. Cuando se te solicite un nombre, escribe uno que represente tu consulta y haz clic en Aceptar.

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¡Pon a prueba lo que has aprendido!

Llegó la hora de que pongas a prueba todos los conocimientos adquiridos en el transcurso

de esta lección.

Con la base de dato que has ido creando a través del curso. Realiza la siguiente actividad:

Abre la tabla Clientes y cambia a la Vista diseño.

Añade una Consulta de totales.

Práctica haciendo relaciones entre objetos usando el comando Relaciones.

Crea y guarda una consulta usando el comando Diseño de consulta.