QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN

ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ SÔNG CÔNGTỈNH THÁI NGUYÊN

QUY TRÌNHQUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN

MÃ SỐ : QT423-01/VP

LẦN BAN HÀNH : 02

NGÀY BAN HÀNH : 01/8/2012

TRANG : 1/7

NGƯỜI VIẾT NGƯỜI KIỂM TRALÃNH ĐẠO CHẤT LƯỢNG

NGƯỜI DUYỆTCHỦ TỊCH

Nguyễn Văn Kiên Đặng Mộng Điệp Nguyễn Khắc Lâm

NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ

Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành

01/10/2011 Ban hành lần đầu 01

01/8/2012 Tiếp nhận văn bản đến và mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đến 02

UBNDTX SÔNG CÔNG

QUY TRÌNH Mã số:QT423-01/VP

Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 2/13

QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 9001:2008

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định nội dung, trình tự, trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân thuộc HĐND, UBND thị xã Sông Công trong quản lý công tác văn thư (quản lý văn bản đi - đến - con dấu).

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

- Áp dụng đối với các văn bản đến, văn bản đi và sử dụng con dấu của HĐND-UBND thị xã Sông Công

- Văn phòng HĐND - UBND thị xã chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình này.

3. CƠ SỞ PHÁP LÝ - TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 /8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

4. ĐỊNH NGHĨA

- UBND, HĐND : Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân.- CT/PCT : Chủ tịch, Phó Chủ tịch.- CVP/PVP : Chánh Văn phòng; Phó Chánh Văn phòng- CV : Chuyên viên- VT : Văn thư

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 3/13



5. Nội dung quy trình

5.1. Quy trình quan ly văn ban "đên"

5.1.1. Lưu đồ

Trách nhiệm thực hiện

Trình tự công việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Thời gian

Bộ phận Văn thư- Sổ đăng ký văn bản đến

Ngay sau khi tiếp nhận văn bản

CVP/PVP Phiếu xử lý văn bản Trong ngày

CT/PCT UBND

1-2 ngày

Bộ phận Văn thư Trong ngày

Đơn vị, cá nhân có liên quan

- Bộ phận Văn thư- Đơn vị, cá nhân có

liên quan

Theo quy định ở mục 6 của quy trình

này

Tiếp nhận văn bản “đến”

Phân loại, đề xuất ý kiến giải quyết

Lưu hồ sơ

Giải quyết văn bản

Xem xét, cho ý kiến giải quyết

Vào sổ; chuyển cho đơn vị thực hiện

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 4/13



(Tổng thời gian thực hiện qui trình là 1 - 3 ngày)

5.1.2 Mô ta

5.1.2.1. Tiêp nhân văn ban "đên":

Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn bản gồm công văn, tài liệu, bản Fax v.v... đến từ bất kỳ nguồn nào (gọi chung là văn bản đến). Các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư.

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Bộ phận Văn thư tiến hành các công việc sau:a) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:- Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn

thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.

+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật ( bì văn bản mật);

+ Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng,

- Đối với các văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”: Văn thư cần bóc phong bì ngay và ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay cho Chánh Văn phòng (Phó văn phòng) biết để có ý kiến xử lý kịp thời.

b) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung ( đối với công văn) hoặc vào khoảng trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

c) Chuyển lại cho CVP/PVP văn bản đến đã nhậnd) Đăng ký văn bản đến:

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 5/13



Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên máy tính.

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ.+ Lập sổ đăng ký văn bản đến.Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể cả văn bản mật đến, được thực hiện theo

hướng dẫn của Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005.5.1.2.2. Phân loại, đề xuất y kiên giai quyêtCVP xem xét, phân loại (theo từng lĩnh vực), xử lý những văn bản thuộc thẩm

quyền được phân cấp và chuyển trình Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND.5.1.2.3. Xem xét, cho y kiên giai quyêt:Căn cứ nội dung văn bản đến, CT/PCT UBND xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo,

phân công đơn vị, cá nhân thực hiện vào Phiếu xử lý văn bản đến (BM423-01/VP); Văn thư ghi nơi nhận vào sổ văn bản đến để theo dõi và chuyển văn bản đến cho đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện.

5.1.2.4. Giai quyêt văn ban đên:- Đơn vị/cá nhân có liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản

đến theo chỉ dẫn trên phiếu xử lý văn bản (BM423-01/VP). 5.1.2.5. Lưu hồ sơ:Đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản và Văn thư lưu giữ văn bản đã được giải

quyết theo quy định ở mục 6 của quy trình này.5.2. Quy trình Quan ly văn ban "đi"

5.2.1. Lưu đồ:

Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Cán bộ được phân côngcủa VP hoặc các phòng,

ban thị xã

Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 6/13



Trưởng đơn vị chuyên môn

Đối chiếu TT01

-CT/PCT UBND-CVP/PVP

Bộ phận Văn thư, Sổ đăng ký văn bản đi

Bộ phận Văn thư, Đơn vị chuyên môn

Theo mục 6 của quy trình này

5.2.2. Mô ta:5.2.2.1. Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi:Cán bộ được phân công của các đơn vị, phòng, ban, ngành của thị xã nghiên

cứu, soạn thảo văn bản đi theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định, chuyển thủ trưởng các đơn vị kiểm tra, ký nháy vào văn bản trước khi chuyển cho Văn phòng trình duyệt. Phụ trách đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung và tính pháp lý của văn bản đó.

5.2.2.2. Kiểm tra, trình ký:Thủ trưởng cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm kiểm tra các văn bản đi về

nội dung và thể thức. Nếu có sai sót, chuyển trả lại cho cán bộ soạn thảo chỉnh sửa lại. Nếu đạt yêu cầu, thì trình Chủ tịch/ Phó Chủ tịch UBND duyệt ký.

5.2.2.3. Duyệt, ký:- Chủ tịch/Phó Chủ tịch HĐND - UBND xem xét nội dung, thể thức văn bản và

ký chính thức; nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị tham mưu soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.

Duyệt, ky

Làm thủ tục ban hành văn bản,

gửi văn bản đi

Lưu hồ sơ

Kiểm tra thể thức, nội dung và ký tắt trình ký văn bản

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 7/13



- Chữ ký chính thức của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch HĐND - UBND ở văn bản đi phải rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.

5.2.2.4. Làm thủ tục ban hành văn bản- Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền đơn vị

tham mưu phải chuyển ngay Văn thư để lấy số và làm các thủ tục ban hành.- Văn thư điền đầy đủ tên cơ quan nhận, địa chỉ, số, ký hiệu văn bản. Văn bản

có mức độ khẩn, mật thì phải đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, "hỏa tốc", “mật”, “tuyệt mật” lên văn bản và bì thư, dưới số và ký hiệu. Nếu văn bản không đúng thể thức có thể dừng và báo cáo cho Chủ tịch/Phó Chủ tịch.

+ Văn bản "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc" phải gửi ngay trong ngày làm việc.+ Các văn bản khác gửi chậm nhất là sau 02 ngày làm việc kể từ ngày ký.5.2.2.5. Lưu hồ sơ: Theo quy định ở mục 6 của quy trình này.

5.3. Quan ly và sử dụng con dấu

5.3.1. Tiếp nhận con dâu:Con dấu của UBND thị xã được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu

tại cơ quan. Khi nhân viên văn thư vắng mặt phải giao con dấu cho người khác giữ thay theo chỉ định của Chánh Văn phòng.

5.3.2. Quản lý và sử dụng con dâu:Con dấu phải để tại trụ sở cơ quan HĐND - UBND và phải được quản lý chặt

chẽ. Việc mang dấu ra ngoài cơ quan để sử dụng giải quyết công việc cần thiết phải do CT HĐND - UBND thị xã quyết định.

Nhân viên văn thư chỉ được đóng dấu vào văn bản khi:- Văn bản đã có chữ ký của Chủ tịch/Phó Chủ tịch HĐND - UBND hoặc người

được ủy quyền hay thừa lệnh theo quyết định của Chủ tịch UBND Thị xã.- Văn bản được trình bày đúng hình thức, thể thức theo quy định. - Không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, không có chữ

ký của người có thẩm quyền.

6. LƯU TRỮ

6.1. Hồ sơ do chuyên viên được phân công giai quyêt công việc lưu gồm:

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 8/13



- Văn bản đến, Phiếu xử lý văn bản theo mẫu quy định.- Bản thảo và các bản sửa (có ý kiến của CT/PCT HĐND - UBND, đơn vị liên

quan), Phiếu trình (nếu có);- Bản chính văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có) và những văn bản liên

quan trong quá trình xử lý công việc. Văn phòng, các phòng, ban, ngành, chuyên viên được phân công phải mở Sổ

theo dõi để lưu giữ các hồ sơ trên tại đơn vị trong thời gian một (01) năm, sau thời hạn đó phải nộp vào Lưu trữ cơ quan.

6.2. Hồ sơ do Văn thư lưu gồm:Bản gốc văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có).

6.3. Thời gian lưu:- Văn bản QPPL, văn bản có chứa QPPL Ủy ban nhân dân (lưu vĩnh viễn).- Văn bản chỉ đạo điều hành của UBND thị xã ( lưu lâu dài).- Giấy mời (lưu tạm thời).

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi:

Ngày chuyển Số, ky hiệu văn ban

Nơi nhân văn ban Ky nhân Ghi chú

1 2 3 4 5

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 9/13



Mẫu sổ văn bản đến:

Ngày đên Số đên Tác gia Số ky hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yêu nội dung

1 2 3 4 5 6

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 10/13



Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi:

Ngày chuyển Số, ky hiệu văn ban

Nơi nhân văn ban Ky nhân Ghi chú

1 2 3 4 5

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 11/13



Mẫu sổ chuyển giao văn ban đên:

Ngày chuyển Số đên Đơn vị hoặc người nhân Ky nhân Ghi chú

1 2 3 4 5

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 12/13



ỦY BAN NHÂN DÂNTHỊ XÃ SÔNG CÔNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lâp - Tự do - Hạnh phúc

Sông Công, ngày tháng năm 2012PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

1. Nơi gửi văn bản:..........................................................................................................

2. Số văn bản:....................................ngày...............tháng..................năm 2012.

3. Nội dung văn bản đến:................................................................................................

.........................................................................................................................................4. Ý kiến chỉ đạo:

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

UBNDTX SÔNG CÔNG


Lần ban hành: 02

Ngày: 01/8/2012

Trang: 13/13



.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Người giao việc

Documents

QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN