1. Tìm kiếm khách hàng và kí hợp đồng dịch vụ

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một lĩnh vực họat động của công ty JAS. Hợp đồng dịch vụ thể hiện mối quan hệ giữa JAS với các công ty mà JAS nhận làm dịch vụ .Thông qua bộ phận Marketing, công ty đã liên hệ trực tiếp với khách hàng, tìm đối tác để nhận làm dịch vụ như thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, thanh lý tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu. Nếu khách hàng đồng ý với những dịch vụ và chi phí mà công ty JAS đề nghị thì công ty JAS sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu với khách hàng. Hợp đồng bao gồm các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận.

Trong bài tiểu luận này ,chúng em xin trình bày việc thực hiện lô hàng xuất khẩu mặt hàng “USB CAPLE STANDARD STRAIGHT IPP3XX” ở cảng Hàng Không Tân Sơn Nhất theo hợp đồng số 4500117891 được ký kết vào ngày 01/10/2015 giữa

Bê n xuất khẩu :

- Công ty JABIL VIETNAM Co., Ltd;

- Địa chỉ: Lot I8-1, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city,

Viet Nam

Bên nhập khẩu :

- Công ty INGENICOSA

- Địa chỉ: 28/32 boulevard de Grenelle, 75015 Paris

Bên nhận hàng:

- Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA

- Địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO

EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP.

Do hai công ty đã làm việc với nhau qua nhiều năm và cả hai đã có sự tin tưởng nhất định lẫn nhau nên việc tìm hiểu kách hàng trong trường hợp này là không cần thiết và có thể bỏ qua bước này.

2. Tiếp nhận thông tin khách hàng từ bộ phận Sales hoặc từ bộ phận chứng từ chuyển qua

Bộ phận Sales sau khi kí hợp đồng dịch vụ với khách hàng sẽ chuyển thông tin khách hàng, hồ sơ của khách hàng cho nhân viên giao nhận để tiến hành giao dịch thực hiện nhiệm vụ.

Hồ sơ lô hàng bao gồm:

- Hợp đồng thương mại bằng tiếng Anh:

- Hóa đơn thương mại

- Packing list

-

- Booking của hãng hàng không:

Sau đó, người phụ trách chứng từ sẽ chuyển hồ sơ và thông tin khách hàng cho nhân viên bộ phận giao nhận để thực hiện lô hàng.

Khi đã có thông tin về khách hàng của JAS, nhân viên giao nhận dưới sự phân công của Giám đốc, sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng ( nhà xuất khẩu – Shipper) để lấy thông tin về lô hàng để biết rõ chi tiết về hàng hóa, chuẩn bị cho việc vận chuyển, chẳng hạn như: khi nào hàng hóa chuẩn bị xong có thể xuất được, khối lượng cụ thể, kích cỡ,…

Sau đó bộ phận giao nhận chuyển cho người lập chứng từ Double check và chuẩn bị hồ sơ.

3. Kiểm tra bộ chứng từ

Khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên giao nhân phải kiểm tra một cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ. Công việc này vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc không hợp lệ giữa các chứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai, và việc điều chỉnh lại chứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn chi phí.

Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từ như hợp đồng, bản kê chi tiết…đều thống nhất với nhau: tên, địa chỉ, số điện thoại bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không, số chuyến bay...

Tiến hành kiểm tra:

Do đây là lô hàng được công ty Công ty INGENICO SA mua, nhưng phân phối lại cho người nhận là chi nhánh của công ty ở Barzil nên địa chỉ của người nhận hàng trên hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA; địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP.

Hợp đồng ( PURCHASE ORDER ):

Nội dung được kiểm tra bao gồm:

Theo bộ chứng từ trong bài báo cáo thì đây là hợp đồng số ( P/0 NUMBER) 4500117891, được ký vào ngày 01/10/2015 (DATE) giữa :

Bê n xuất khẩu (SHIPPER) :

- Công ty JABIL VIETNAM Co., Ltd;

- Địa chỉ: Lot I8-1, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city,

Viet Nam

Bên nhập khẩu (BILL TO):

- Công ty INGENICOSA

- Địa chỉ: 28/32 boulevard de Grenelle, 75015 Paris

Bên nhận hàng ( SHIP TO) :

- Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA

- Địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO

EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP.

Hình thức vận chuyển ( Ship mode): hàng không ( AIR )

Đ iều kiện vận chuyển ( Term Dilivery) : EXW và cảng xuất hàng là Cảng Hàng Không Tân Sơn Nhất - TP Hồ Chí Minh.

Phương thức thanh toán ( PAYMENT TERMS) : TT

Tiền tệ thanh toán: (CURRENCY) : USD

Hàng hóa xuất khẩu (DECRIPTION) : USB CAPLE STANDARD STRAIGHT IPP3XX

Mã số của linh kiện ( PART NUMBER): 296100039AB

Trước hết, như chúng ta đã biết, một sản phẩm hoàn chỉnh (VD: một cái máy in), được lắp ráp từ nhiều phần (part) khác nhau. Do đó, để dễ dàng trong việc lắp ráp và tìm linh kiện thay thế, nhà sản xuất đặt cho mỗi linh kiện (part) một mã số khác nhau, không trùng lắp. Cho nên, "part number" là "mã số linh kiện" hay "mã số phụ tùng".

Số lượng (ORDER QUANTITY ) : 5

Đơn vị tính( Unit) : PCS ( CÁI)

Đơn giá (UNIT PRICE) : 1.8286

Tổng tiền ( AMOUNT ): 9.14

Hóa đơn thương mại (COMMERCIAL INVOICE ):

Ta tiến hành kiểm tra các nội dung sau:

Bê n xuất khẩu (SHIPPER) :

- Công ty JABIL VIETNAM Co., Ltd;

- Địa chỉ: Lot I8-1, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city,

Viet Nam

Bên nhập khẩu (BILL TO):

- Công ty INGENICOSA

- Địa chỉ: 28/32 boulevard de Grenelle, 75015 Paris

Bên nhận hàng ( SHIP TO) :

- Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA

- Địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO

EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP.

Số hóa đơn ( INVOICE NUMBER) : ING1107201508

Ngày phát hành ( DATE OF ISSUE) : 01/10/2015

Mã tham chiếu (REFERENCE) : 7028406949

ORDER NUMBER: 4500117891

Nước xuất khẩu ( COUNTRY OF ORGIN) : VIETNAM

Nước nhận hàng ( COUNTRY OF DESTINATION) : BRAZIL

( Kiểm tra nội dung này dựa trên địa chỉ của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu )

Hình thức vận chuyển ( Ship mode): hàng không ( AIR )

Đại lý giao nhận ( FORWARDER) : JAS FORWADING VIETNAM

Hàng hóa xuất khẩu (DECRIPTION) : USB CAPLE STANDARD STRAIGHT IPP3XX

Số lượng (ORDER QUANTITY ) : 5

Mã số của hàng hóa ( PART NUMBER): 296100039AB

HS CODE : 85444922

HS Code là mã phân loại của hàng hóa, dùng để xác định thuế suất xuất nhập khẩu

hàng hóa.

Chi tiết hơn HS Code hay Mã HS là mã số của hàng hóa xuất nhập khẩu theo Hệ

thống phân loại hàng hóa do Tổ chức Hải quan thế giới phát hành có tên là “Hệ

thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa” (HS – Harmonized Commodity

Description and Coding System). Căn cứ vào Biểu thuế xuất khẩu, Biểu thuế nhập

khẩu ưu đãi ban hành kèm theo Thông tư số 184/2010/TT-BTC ngày 15.11.2010 của

Bộ Trưởng Bộ Tài chính; Thông tư số 49/2010/TT-BTC ngày 12.4.2010 của Bộ Tài

chính hướng dẫn thực hiện việc phân loại, áp dụng mức thuế đối với hàng hóa xuất

khẩu, nhập khẩu.

Khi có nhu cầu nhập khẩu hoặc xuất khẩu một mặt hàng, vấn đề đặt ra là, để xác định

mã HS cho hàng hóa một cách chính xác để dự tính trước được mức thuế sẽ phải

nộp, theo lý thuyết ta cần nghiên cứu 6 quy tắc về việc phân loại hàng hóa xuất nhập

khẩu theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu nhập khẩu Việt Nam ban hành theo Thông

tư số 85/2003/TT-BTC. 

Nhưng để dễ dàng hơn ta cần dùng kết hợp cả Biểu thuế dạng file mềm (excel hoặc

word), và Biểu thuế dạng sách in.

Trước hết, cần mở file biểu thuế (dùng lệnh Find – Ctrl +F) để tìm tên hàng xem có

thấy tên hàng không. Nếu có, việc tra cứu hoàn tất.

Hoặc để xác định chính xác mã HS của sản phẩm trên, cần cung cấp đầy đủ chi tiết

kỹ thuật của sản phẩm đồng thời liên hệ với Chi cục hải quan nơi bạn sẽ làm thủ tục

nhập khẩu để được trả lời cụ thể. .

Cũng bằng cách tra cứu này, có thể tìm kiếm trên các website tra cứu mã HS trực

tuyến như: hssearch.net,www.customs.gov.vn.

Nếu trong quá trình khai báo Hải quan, xác định mã HS sai thì sẽ phải tiến hành

nhiều biện pháp phức tạp để khắc phục như: sửa tờ khai, nộp bổ sung hồ sơ hoặc xin

hoàn thuế, quá trình thông quan sẽ rất chậm trễ.Vì vậy, bạn nên thật cẩn thận trong

việc tra cứu mã HS, cố gắng áp mã HS cho đúng, để không mất nhiều thời gian cho

việc thông quan.

Đơn vị tính ( UNIT) : EA (each – cái )

Số lượng (ORDER QUANTITY ) : 5

Đơn giá (UNIT PRICE) : 1.8286

Tổng tiền ( AMOUNT ): 9.14

Đ iều kiện vận chuyển ( Term Dilivery) : EXW

Bản kê chi tiết hàng hóa: ( PACKING LIST )

Cũng cần kiểm tra các nội dung sau :

Bê n xuất khẩu (SHIPPER) :

- Công ty JABIL VIETNAM Co., Ltd;

- Địa chỉ: Lot I8-1, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city,

Viet Nam

Bên nhập khẩu (BILL TO):

- Công ty INGENICOSA

- Địa chỉ: 28/32 boulevard de Grenelle, 75015 Paris

Bên nhận hàng ( SHIP TO) :

- Công ty INGENICO DO BRASIL LTDA

- Địa chỉ: AL ARAGUALIA 2190 – ED. N TOWER COND CEAII, 12’’F. CENTO

EMPRESARIAL ARAGUAIA II, 06.455906 ALPHAVILLE/ BARUERI – SP.

Số chứng từ ( DOCUMENT NUMBER) : ING1107201508 ( giống với số invoice )

Mã tham chiếu (REFERENCE) : 7028406949 ( tương tự như trong INVOICE)

ORDER NUMBER: 4500117891 ( tương tự như trong INVOICE)

Ngày phát hành ( DATE OF ISSUE) : 11/07/2015

Nước xuất khẩu ( COUNTRY OF ORGIN) : VIETNAM

Nước nhận hàng ( COUNTRY OF DESTINATION) : BRAZIL

( Kiểm tra nội dung này dựa trên địa chỉ của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu )

Hình thức vận chuyển ( Ship mode): hàng không ( AIR )

Đại lý giao nhận ( FORWARDER) : JAS FORWADING VIETNAM

Hàng hóa xuất khẩu (DECRIPTION) : USB CAPLE STANDARD STRAIGHT IPP3XX

Số lượng (ORDER QUANTITY ) : 5 PCS

Mã số của hàng hóa ( PART NUMBER): 296100039AB

SERIAL NUMBER : SRING1107201508

Serial number : là mã hàng hóa do nhà sản xuất quy định để quản lý hàng hóa trong sản

xuất và trong bảo hành sản phẩm.

Nhìn vào serial number nhà sản xuất hay phân phối biết được sản phẩm thuộc thế hệ gì,

sản xuất đến thứ bao nhiêu trong năm hay trong quý và đã phân phối cho ai

Khối lượng (WEIGHT – KG ):

+ NET: 0.72

+GROSS : 0.8

Gross weight là trọng lượng cả bì , tức trọng lượng bao gồm bao bì . 

Net weight là trọng lượng tịnh , tức trọng lượng sau khi trừ phần bao bì ra . 

Kích thước ( DEMENSION) : 40 *31*10

Đối với những lô hàng có trục trặc về khâu chứng từ hoặc về hàng hóa, nhân viên giao nhận phải thông báo cho Giám đốc biết tình hình, phối hợp với khách hàng khắc phục thiếu sót hoặc tìm cách tháo gỡ. Khi có khả năng phát sinh chi phí thực hiện lô hàng, Giam đốc sẽ thông báo với bộ phận Sales để báo lại giá và cùng khách hàng thống nhất cách xử lý.

4. Lên chi phí lô hàng:Chi phí thực hiện lô hàng được áp dụng theo bảng giá của công ty, đã được Gíam đốc công ty thông qua. Nhân viên giao nhận sử dụng tối đa kinh nghiệm nghiệp vụ của mình để hạn chế chi phí trong phạm vi bảng giá nói trên. Những chi phí nào có hóa đơn, nhân viên giao nhận phải xuất trình đầy đủ, hợp lệ hoặc phải giải trình một cách hợp lý. Nếu không có thì khoản cho phí đó không được duyệt. Bất cứ một chi phí phát sinh nào cũng phải được sự đồng ý của Gíam đốc duyệt trước và phải chịu trách nhiệm giải trình khi thanh toán. Những chi phí đó cũng phải được thông báo kịp thời cho khách hàng ( trường hợp phát sinh từ khách hàng) hoặc phải trình lên Giam đốc ( nếu phát sinh từ phía công ty ).Trước mỗi lô hàng, nhân viên giao nhận phải làm Bản dự chi để trình Giam đốc ký duyệt tạm ứng.Trong trường hợp đã từng làm việc với khách hàng này và hai bên đã thỏa thuận được mức phí dịch vụ của JAS thì nhân viên giao nhận không cần lên bản báo chi phí cho giám đốc cũng như khách hàng mà vẫn giữ nguyên mức cũ.

5. Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm với thư chỉ dẫn của người gửi hàng để người giao nhận giao hàng cho hãng vận chuyển và lập vận đơn.Thư chỉ dẫn của người gửi hàng được in sẵn thành mẫu và bao gồm những nội dung

chính sau:Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển; Số kiện; Trọng lượng; Kích thước của hàng; Ðặc điểm và số lượng hàng hoá; Giá trị hàng; Phương pháp thanh toán cước phí; Ký mã hiệu hàng hoá; Có hay không mua bảo hiểm cho hàng hoá; Liệt kê các chứng từ gửi kèm.

6. Trên cơ sở uỷ thác của người xuất khẩu, người giao nhận tiến hành tập hợp và lập chứng từ sau đây để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không.+ Giấy phép xuất nhập khẩu:Giấy phép xuất nhập khẩu do cơ quan quản lý xuất nhập khẩu của một nước cấp, ở Việt Nam là Bộ Thương mại.Giấy phép xuất nhập khẩu của Việt Nam có hai loại chính: Loại 1 là giấy phép mẹ, tức loại giấy phép cấp cho doanh nghiệp được phép xuất hay nhập một khối lượng hay trị giá hàng trong một năm. Loại 2 là giấy phép con, được cấp cho từng chuyến hàng một, giấy phép con còn gọi là giấy phép chuyến, loại 2 được sử dụng phổ biến hơn.Giấy phép xuất nhập khẩu gồm những nội dung chủ yếu sau:Tên, địa chỉ của người xuất nhập; Số giấy phép; Ngày cấp; Thời hạn hiệu lực; Cơ sở cấp giấy phép; Loại hình kinh doanh; Cửa khẩu nhập; Hợp đồng số;Ngày; Dạng hợp đồng; Chi tiết về vận tải; Ðiều kiện và địa chỉ giao hàng; Thời hạn giao hàng; Phương thức thanh toán; Ðồng tiền thanh toán; Tên hàng, chủng loại bao kiện, tên và đặc điểm hàng hoá; Ký mã hiệu hàng hoá;Số lượng hàng hoá; Ðơn giá; Trị giá; Người và ngày xin cấp giấy phép; Xác nhận của hải quan; Cơ quan duyệt cấp giấy phép ký tên, đóng dấu.

Xin giấy phép xuất khẩu trước đây là một công việc bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn xuất khẩu hàng hoá sang nước ngoài. Nhưng theo quyết định số 57/1998/NĐ/CP tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều được quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nôị dung đăng kí kinh doanh trong nước của mình không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu tại bộ thương mại. Qui định này không áp dụng với một số mặt hàng đang còn quản lý theo cơ chế riêng (cụ thể là những mặt hàng gạo, chất nổ, sách báo, ngọc trai, đá quí, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm và đồ cổ).

Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, thì cơ quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thương một phiếu theo dõi. Mỗi khi hàng thực tế được gia nhận ở cửa khẩu, cơ quan hải quan đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi.

Do đó, dựa vào quy định trên, lô hàng xuất khẩu trong hợp đồng cụ thể này là mặt hàng điện tử ( USB CAPBLE ), không thuộc danh sách những mặt hàng đang còn quản lý theo cơ chế riêng nên trong trường hợp này, người giao nhận không cần chuẩn bị giấy phép xuất nhập khẩu.

+ Phiếu hướng dẫn gửi hàng (Shipper letter of instruction)

+ Airlines label: là nhãn của hãng hàng không cung cấp, được dùng để dán trên các kiện hàng trước khi hàng lên máy. Nhãn này bao gồm các mục dùng để ghi:số không vận đơn (MAWB), nơi đi, nơi đến, số kiện hàng

+ Mother Bag Label ( Nhãn của đại lý ): các đại lý dùng thêm nhãn của mình để đại lý ở đầu nhận hàng phân loại hàng hóa. Nhãn này cũng bao gồm các mục dùng để ghi: số HAWB, nơi đi, nơi đến, số kiện hàng

+Phiếu đóng gói hàng hoá ( Packing list)Ðây là bản khai chi tiết về hàng hoá của người gửi hàng.Nội dung chính của bản khai chi tiết:Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên hàng; Ký mã hiệu của hàng; Số kiện hàng; Trọng lượng toàn bộ;Trọng lượng tịnh; Kích thước của hàng hoá; Ô tả hàng hoá; Chữ ký của người lập.+ Phiếu khai báo tên hàng đối với lô hàng gom ( Shipper declaration details for consolidation)

Là một bản kê khai tóm tắt về hàng hoá chuyên chở, do người giao nhận lập khi hàng có nhiều lô hàng lẻ gửi chung một vận đơn (trường hợp gom hàng), bao gồm những nội dung chính sau:

Tên, địa chỉ người gửi; Tên, địa chỉ người nhận; Số thứ tự của vận đơn; Tên hàng; Ký mã hiệu; Trọng lượng;Số kiện hàng của từng vận đơn; Nơi đi; Nơi đến.

+ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) :Là chứng từ ghi nơi sản xuất của hàng hoá do người xuất khẩu kê khai, ký và được cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu xác nhận (ở Việt Nam là phòng thương mại và công nghiệp).

Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm chững nội dung chủ yếu sau:Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên và địa chỉ của người nhận hàng; Phương tiện và tuyến vận tải; Mục đích sử dụng chính thức; Số thứ tự của lô hàng; Mã và số hiệu bao bì; Tên hàng và mô tả hàng hoá; Số lượng hàng hoá; Trọng lượng hàng hoá; Số và ngày của hoá đơn thương mại; Cam đoan của người xuất khẩu về hàng hoá;Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.+ Tờ khai gửi hàng ( Tờ cân ) gồm 4 liên: xanh, vàng, trắng, hồng

+ Hoá đơn thương mại (Invoice)

+ Material Safety Data Sheet ( đối với những lô hàng đặc biệt, có tính chất nguy hiểm)

7. Mở tờ khai hải quan điện tử

Trước khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục công ty phải khai báo qua hải quan điện tử trên mạng điện tử của hải quan. Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai; nộp, xuất

trình những chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của Hải quan.

Kết cấu tờ khai hải quan xuất khẩu:

Tiêu đề: TỜ KHAI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU.

Phần trên của tờ khai bao gồm:

- Góc trái trên cùng tờ khai:

Chi cục hải quan: Chi cục hải quan quản lý hàng hóa gia công Hồ Chí Minh.

- Phần chính giữa trên cùng tờ khai:

Số tham chiếu: 349598.

Ngày, giờ gửi: 03/09/2015

- Góc phải trên cùng tờ khai:

Số tờ khai: 9695.

Ngày, giờ đăng ký: 03/09/2015

Số lượng phụ lục tờ khai: 01

PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI: (Gồm 29 tiêu thức)

Tiêu thức 1: Người xuất khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng thương mại).

Tiêu chí này phải ghi đầy đủ, chính xác mã số thuế của đơn vị xuất khẩu vào các ô

vuông trống và viết theo trình tự từ trái sang phải, mỗi ô một số, dư thì để trống nếu thiếu ô

thì ta ghi thêm ở dưới.

Sau đó ghi tên, địa chỉ của công ty rõ ràng, đầy đủ và chính xác ở bên dưới.

0 3 0 0 4 0 1 5 2 4

công ty DATALOGIC VIETNAM LLC

Lot I-4B, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city, Viet Nam

Tiêu thức 2: Người nhập khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng thương mại).

Tiêu thức này nếu biết mã số thuế thì ghi nhưng thường là để trống.

Ghi đầy đủ và chính xác tên công ty nhập khẩu, địa chỉ rõ ràng cụ thể, chính xác.

Tiêu thức 3: Người ủy thác:

Ở tiêu chí này nếu có hợp đồng uỷ thác thì phải ghi đầy đủ nội dung về mã số thuế và

tên, địa chỉ doanh nghiệp xuất nhập khẩu uỷ thác, nếu không thì để trống.

Tiêu thức 4: Đại lý làm thủ tục hải quan

Công ty DATALOGIC SLOVAKIA

EMEA Service Repair Center, Prilohy, 588/47 – Zavar, 919/26 TRNAVA, SLOVAKIA

Nếu có thì phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ và mã số thuế của đại lý làm thủ tục hải quan

trong tiêu chí này. Nếu không thì để trống.

Trường hợp này để trống.

Tiêu thức 5: Loại hình.

XCX01 Xuất chế xuất sản xuất

Tiêu thức 6: Giấy phép (nếu có)

Nếu có thì ghi rõ số giấy phép, ngày cấp, ngày hết hạn do cơ quan có thẩm quyền

cấp. Trường hợp này không có.

Tiêu thức 7: Hợp đồng.

Căn cứ trên hợp đồng mà khách hàng đã ký ghi số Hợp đồng, ngày kí Hợp đồng, ngày

hết hạn của Hợp đồng.

Ở tiêu chí này ta phải ghi rõ số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng là ngày nào để công

chức Hải quan xác định việc xuất hàng có đúng theo hợp đồng hay không, và để xác định

khi thanh lý tờ khai sau này.

Số : 21/11/WIN.

Ngày : 20/08/2015

Ngày hết hạn: 20/08/2015

Tiêu thức 8: Hóa đơn thương mại.

Dựa vào thông tin trên Hóa đơn Thương mại ta ghi vào ô này số hoá đơn và ngày của

hóa đơn.

Số: 521502515

Ngày: 11/09/2015

Tiêu thức 9:Cảng xếp hàng: A003.

Sân bay Tân Sơn Nhất.

Tiêu thức 10: Nước nhập khẩu: Slovakia

Tiêu thức 11: Điều kiện giao hàng.

Căn cứ trên Hợp đồng Thương mại ghi rõ điều kiện mua bán mà hai bên đã thỏa thuận

và ký kết.

Điều kiện giao hàng: EXW

Tiêu thức 12: Phương thức thanh toán.

Ghi rõ phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận trên Hợp đồng thương mại

là: LC

Tiêu thức 13: Đồng tiền thanh toán.

Ở tiêu chí này ta phải ghi rõ mã số của loại tiền dùng để thanh toán (nguyên tệ) đã

được thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương.

Trong trường hợp này là đồng: EUR

Tiêu thức 14: Tỷ giá tính thuế.

Tỷ giá tính thuế được áp dụng sẽ là tỷ giá liên ngân hàng vào ngày thực hiện thủ tục

Hải Quan.

Trong trường hợp này là: 25024.25

Tiêu thức 15: Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải quan.

Chấp nhận thông quan.

Tiêu thức 16: Chứng từ Hải quan trước đó (nếu có).

Tiêu thức 17: Tên hàng, quy cách phẩm chất .

Căn cứ vào Packing list hoặc B/L ghi đầy đủ, chính xác tiêu thức này, nếu xuất khẩu

từ ba mặt hàng trở xuống, ngược lại nếu từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi: “ (chi tiết hàng theo

phụ lục đính kèm)”, sau đó sẽ kê khai chi tiết, cụ thể trên tờ phụ lục tờ khai hàng hóa xuất

khẩu theo đúng mẫu HQ - 2002/XK. Phụ lục gồm hai bản: Bản lưu hải quan và Bản lưu

người khai hải quan, nếu 4-14 mặt hàng thì làm bản phụ lục 01, trên 14 mặt hàng thì làm

thêm phụ lục 02…

Ở ô trống phía dưới ghi hàng mới hay cũ, tổng cộng bao nhiêu kiện, trọng lượng tịnh

bao nhiêu, trọng lượng cả bì bao nhiêu.

Lô hàng nhập lần là máy scaner và phụ kiện

Tiêu thức 18: Mã số hàng hóa: Tùy theo từng mặt hàng khác nhau mà ta có mã số khác

nhau.

Việc ghi mã số hàng hóa phải căn cứ vào mã số HS trong cuốn biểu thuế của Bộ Tài

chính hoặc có thể tra cứu mã số này trên trang web điện tử hải quan hoặc gọi điện thoại

đến tổng đài 1080 để hỏi.

Tiêu thức 19: Xuất xứ: VIETNAM.

Tiêu thức 20: Số lượng.

Căn cứ vào Packing list hoặc Invoice ghi rõ số lượng hoặc trọng lượng xuất khẩu

giúp cho việc kiểm tra số lượng hàng hoá của hải quan được thuận tiện hơn.

Tiêu thức 21: Đơn vị tính.

Căn cứ vào Packing list hoặc Invoice. Mỗi mặt hàng thì có một đơn vị tính khác

nhau. Thông thường đơn vị tính ở tiêu chí này sẽ được tính bằng đơn vị đo lường của Việt

Nam nếu có tính theo đơn vị khác theo hợp đồng thì phải quy đổi ra đơn vị tính giá trị tương

đương.

Đơn vị tinh: PCS (CÁI)

Tiêu thức 22: Đơn giá nguyên tệ.

Là đơn giá mà hai bên đã thoả thuận trong điều khoản giá cả của hợp đồng. Mỗi mặt

hàng khác nhau sẽ có một đơn giá khác nhau.

Tiêu thức 23: Trị giá nguyên tệ.

Được tính theo công thức: Trị giá nguyên tệ = đơn giá nguyên tệ x lượng

Tức là kết quả của phép nhân các tiêu thức 20 và 22.

Trị giá này chính là số tiền mà bên nhập khẩu phải thanh toán cho DATALOGIC

VIETNAM khi đến hạn thanh toán.

* Cột cộng: Ghi tổng giá trị hợp đồng.

Đối với lô hàng này các tiêu thức 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 đều được thể hiện cụ thể

trong phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Còn trong tờ khai sẽ được thể hiện như sau:

Bảng 2.1 Tờ khai hải quan điện tử

Sau khi làm thủ tục hải quan điện tử, nhân viên giao nhận sẽ nhận được Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan và in ra.

S

T

T

Tên hàng quy

cách phẩm chất

18. Mã số

hàng hóa

19. Xuất xứ 20.Lượng 21.

Đơn vị

tính

22.

Đơn

giá

nguyên

tệ

23. Trị giá

nguyên tệ

1 Scaner 62052000 VIETNAM 5080 CHIEC 323,32 219.897,35

Cộng 219.897,35

8. Làm thủ tục hải quan- Việc khai hải quan được thực hiện theo mẫu tờ khai hải quan do Bộ tài chính quy định.- Người khai hải quan khai đầy đủ, chính xác, rõ ràng về tên và mã số hàng hóa, đơn vị

tính, số lượng, trọng lượng, chất lượng, xuất xứ, đơn giá, giá trị hải quan, các loại thuế suất và các tiêu chí khác quy định tại tờ khai hải quan; tự tính để xác định số thuế, các khoản thu khác phải nộp ngân sách nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung đã khai.

9. Nhân viên giao nhận sẽ đưa hàng đến kho.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, nhân viên giao nhận sẽ đưa hàng đến kho SCSC. Tại kho hàng xuất, nhân viên giao nhận sẽ trình bộ tờ hải quan đã hoàn tất về mặt thủ tục để trình cho hải quan giám sát tại cổng. Đồng thời nhân viên giao nhận xuất trình giấy giới thiệu cho bảo vệ SCSC để hàng được vào kho hàng xuất. Nhân viên bảo vệ cổng kiểm tra và cấp cho nhân viên giao nhận thẻ vào kho.

- Dán talon vào tờ cân, điền 1 số thông tin cần thiết để đón được hàng vào, kẹp 1 booking vào tờ cân ( tờ khai hải quan) vàng;

- Trình tờ cân cho gác cổng SCSC để họ ký tên lên tờ cân và cho hàng vào.

Bước này chỉ kết thúc khi hàng hóa đã vào được kho.

10. Kiểm tra thực tế hàng hóa

Trước khi nhận hàng và chất hàng lên Pallet, nhân viên giao nhận đối chiếu các số hiệu ghi trên kiện hàng với các chi tiết in trên bộ chứng từ như: Tên hàng, số kiện, …. Đây là một bước quan trọng mà nhân viên giao nhận phải thực hiện để đảm bảo nhận đúng lô hàng của người gửi, các sai sót về nhãn hàng, chất lượng bao bì, các số liệu so với HAWB phải được phát hiện trong bước này để yêu cầu người gửi khắc phục ngay, khi hàng đã được gửi đi thì công ty phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tình trạng của lô hàng đối với khách hàng.

Sau khi kiểm tra xong nhân viên giao nhận tiến hành dán nhãn của hãng hàng không và nhãn của đại lý lên các kiện hàng. Sau khi dán phải kiểm tra lại cẩn thận xem đã dán đầy đủ hết các kiện hàng chưa. Sau đó chất hàng lên Pallet.

11. Cân hàng và điền thông tin vào phiếu hướng dẫn gửi hàng.

Tiếp theo hàng hoá sẽ được chuyển đến khu vực cân hàng.Sau khi đưa hàng vào vị trí cân, nhân viên giao nhận sẽ cung cấp số MAWB cho nhân viên cân hàng nhập vào máy, sau khi cân nhân viên cân hàng sẽ xuất cho nhân viên giao nhận 1 phiếu cân hàng, trên phiếu ghi rõ trọng lượng thực tế của lô hàng này: 3095 Kgs. Sau đó nhân viên giao nhận đem phiếu hướng dẫn gửi hàng vào bấm giờ và điền thông tin lô hàng. Nội dung điền trên phiếu hướng dẫn gửi hàng:

• Người gửi (Tên/ Địa chỉ/ Số ĐT/ Fax/ MST): DATALOGIC VIETNAM LLC, địa chỉ: Lot I-4B, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city, Viet Nam

• Người nhận (Tên/ Địa chỉ/ Số ĐT/ Fax): DATALOGIC SLOVAKIA - Địa chỉ: EMEA Service Repair Center, Prilohy, 588/47 – Zavar, 919/26 TRNAVA, SLOVAKIA

• Số hiệu chuyến bay/ Ngày: EK9279/13

• Lô trình: SGN-VIE

• Hình thức thanh toán: Frieght Prepaid By Pacific Airlift.

• Chủng loại hàng: Consolidated Cargo As Per Attached Manifest.

• Tổng số kiện: 14 pallets

• Trọng lượng thực tế: 3095 Kgs.

• Kích thước: Trước khi điền vào mục này thì nhân viên giao nhận phải trực tiếp đo kích thước thực tế của hàng hóa từ đó tính ra trọng lượng tính cước hàng hóa theo công thức quy định của IATA như sau:

( Dài x Rộng x Cao ) x Số kiện6000

Sau khi tính xong, nhân viên giao nhận đối chiếu kết quả với trọng lượng thực tế của lô hàng xem khối lượng nào lớn hơn thì sẽ chọn để dung làm khối lượng tính cước hàng hóa. Theo như trường hợp này thì trọng lượng tính cước sẽ là 3080 Kgs. Sau khi điền đầy đủ thông tin vào phiếu hướng dẫn gửi hàng, nhân viên giao nhận ký tên và đem đến cho đại diện SCSC ký xác nhận.

Xuống hàng và cân hàng :

Tìm mâm để xuống hàng, chú ý khối lượng mâm (dolly+pallet) để cân chính xác;

Đo kích thước để tính Volume Weight ghi vào tờ cân;

Tìm đúng nhân viên SCSC cân hàng (theo hãng Airlines) để cân hàng. Sau khi cân xong, nhân viên SCSC ký vào tờ cân. Họ giữ tờ cân màu vàng (có kẹp booking).

Bước này chỉ kết thúc khi nhân viên SCSC đã xác định khối lượng Gross Weight của lô hàng, ký vào tờ cân và giữ lại tờ cân vàng có kẹp booking.

12. Đóng phí lao vụ:

Nhân viên giao nhận đến bộ phận kế toán của SCSC và giao cho nhân viên kế toán SCSC bộ phiếu hướng dẫn gửi hàng và booking note của hãng hàng không để đóng phí lao vụ. Tại đây, nhân viên kế toán lên hoá đơn, thu tiền, và giữ lại liên màu hồng, đồng thời giao liên màu vàng cùng booking note cho bộ phận Loading sau máy soi. Nhân viên giao nhận lấy lại 2 liên màu trắng và xanh cùng với hoá đơn đã đóng phí lao vụ. (Phí lao vụ được tính theo trọng lượng (Gross Weight) của lô hàng, với giá cước là 350VNĐ/ 1kg + 10% VAT)

13. Đánh bill:

Đóng phí lao vụ xong, nhân viên giao nhận cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng đến hãng hàng không để xin cấp MAWB. Tại đây nhân viên đánh bill của hãng hàng không sẽ căn cứ vào các chi tiết đã ghi trên tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng để đánh MAWB. Đánh xong

nhân viên đánh Bill kí tên vào tờ Bill và đưa cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận đối chiếu lại các số liệu trên MAWB và phiếu hướng dẫn gửi hàng xem có trùng khớp không và kí vào tờ Bill, sau đó xé hai tờ Bill: một bản chính và một bản copy, rồi đưa tất cả các tờ Bill còn lại cho nhân viên giao nhận cùng với tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng.

Sau khi đánh MAWB tại hãng hàng không, nhân viên giao nhận quay về công ty để đánh HAWB và House cargo manifest. Tại công ty nhân viên giao nhận sẽ cung cấp cho nhân viên chứng từ tại công ty phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng và phiếu cân đề nhân viên chứng từ có cơ sở đánh HAWB và House Cargo Manifest.

Nội dung trên Air Way Bill:

Số vận đơn (AWB number): 176/92841291

Sân bay xuất phát (Airport of departure): TAN SON NHAT AIRPORT.

Người chủ hàng (Shipper): DATALOGIC VIETNAM LLC, địa chỉ: Lot I-4B, Sa Gon Hi-Tech Park, Le Van Viet street, district 9, HCM city, Viet Nam

Người nhận hàng (Consignee): DATALOGIC SLOVAKIA - Địa chỉ: EMEA Service Repair Center, Prilohy, 588/47 – Zavar, 919/26 TRNAVA, SLOVAKIA

Ðại lý của người chuyên chở (Issuing carrier’s agent): JAS VIETNAM CO.,LTD room 409, 4/F SCSC OFFICE BLDG, 30 PHAN THUC DUYEN ST, TAN BINH DIST, HCM CITY

Tuyến đường (Routine): SGN-VIE

Hãng hàng không: Emirates SkyCargo

Thông tin thanh toán (Accounting information): FRIEGHT COLLECT(Cước phí trả sau).

Tiền tệ (Currency): EUR

Mã thanh toán cước (Charges codes): CC.

Cước phí và chi phí (Charges): CC-CC.

Giá trị kê khai vận chuyển (Declare value for carriage): NVD.

Giá trị khai báo hải quan (Declare value for customs): NCV.

Số tiền bảo hiểm (Amount of insurance): NIL.

Thông tin làm hàng (Handing information): Delivery agent: JAS VIETNAM CO.,LTD room 409, 4/F SCSC OFFICE BLDG, 30 PHAN THUC DUYEN ST, TAN BINH DIST, HCM CITY

Tên hàng: SCANER AND ACCESSORY

Trọng lượng thực tế (Grossweight): 3095 Kgs.

Trọng lượng tính cước (Charge weight): 3080 Kgs.

Số kiện (Number of pieces): 14 PALLETS

Ô ký xác nhận của người gửi hàng (Shipper of certification box).

Ô dành cho người chuyên chở (Carrier of excution box).

Ô chỉ dành cho người chuyên chở ở nơi đến (For carrier of use only at destination).

14. Thanh lý tờ khai hải quan:

Nhân viên giao nhận đến phòng Hải Quan giám sát của sân bay để thanh lý tờ khai hải quan. Tại đây, nhân viên giao nhận ghi rõ vào tờ khai (đối với hàng mở tờ khai tại hải quan sân bay TSN) các thông tin sau:

a. Số tờ khai : 9695

b. Tổng số kiện thực xuất :14

c. Loại hàng: Máy scaner và phụ tùng

d. Trọng lượng theo tờ khai: 3095 kgs

e. Số MAWB: 176/9284129

f. Số hiệu chuyến bay: EK9279/13

g. Ngày bay: 07 September 2015

Nhân viên Hải Quan giám sát sau khi kiểm tra tờ khai so với thực tế trên Danh sách hàng háo đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan thì ký và đóng dấu vào phiếu này rồi giao lại cho nhân viên giao nhận. Đến đây thì lô hàng đã hoàn tất thủ tục hải quan tại sân bay.

Nhân viên giao nhận lấy tờ cân xanh đã được đóng dấu hải quan, MAWB thanh lý và

HAWB thanh lý (nếu có) đem đến phòng thanh lý hải quan để đóng phí: 20.000 VND cho 01 tờ khai. Sau đó, hải quan sẽ đóng dấu đã thanh lý lên tờ cân màu xanh;

15. Soi chiếu an ninh và gửi bộ chứng từ17.1 Soi chiếu an ninh:

Soi chiếu an ninh là quá trình kiểm tra lại tổng thể hàng hoá trước khi hàng hoá lên

máy bay.

Đến bộ phận an ninh SCSC , nhân viên giao nhận trình tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh đã thanh lí cho nhân viên cân hàng để xin cho lô hàng được qua máy soi chiếu.

Sau khi nhân viên cân hàng đồng ý và kí vào phiếu cân thì nhân viên giao nhận tiếp

tục trình phiếu cân này cho nhân viên an ninh để ký nháy và ghi rõ ngày giờ hàng qua máy soi vào tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh.

Tiếp theo nhân viên giao nhận chuyển lô hàng đến máy soi và trình phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh để nhân viên bốc xếp nhập số liệu vào máy và đưa hàng qua máy soi, sau đó cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh đến bàn Tiếp Nhận Soi Chiếu An Ninh đưa cho nhân viên an ninh tại đây để nhân viên này nhập số liệu vào máy.

Khi lô hàng đã soi chiếu xong, nhân viên an ninh sẽ đóng dấu xác nhận hàng đã qua

soi chiếu vào tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh. Đây là ranh giới trách nhiệm giữa đại lý với hãng hàng không, đến đây đại lý mới hết trách nhiệm về hàng hoá của mình.

Nhân viên giao nhận đến phòng Tiếp Nhận Soi Chiếu An Ninh để nhận lại phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh và lưu vào hồ sơ phòng OPS.

Đây là khâu cuối cùng của quy trình đóng một vai trò rất quan trọng, nhân viên

giao nhận phải thông thuộc các chuyến bay, giờ cắt sổ của chuyến bay để yêu cầu nhân

viên cân hàng cho hàng qua máy soi đúng giờ, thường với các chuyến bay trong ngày hàng phải qua máy soi trước giờ bay 2h đến 3h, đối với các chuyến bay vào sáng sớm thì phải vào hàng trong đêm. Quá trình hàng qua máy soi phải có nhân viên giao nhận của công ty trực tại đó để giám sát nhân viên bốc xếp của SCSC, đảm bảo là hàng qua máy soi an toàn không bị ném vỡ hay rách kiện hàng, nếu có hư hỏng xãy ra với hàng hoá phải yêu cầu lập

biên bản với số kiện hàng bị rách, vỡ, yêu cầu SCSC phải chịu trách nhiệm với hư hỏng đó. Việc lưu giữ tờ cân màu xanh cũng rất quan trọng vì đó là bằng chứng là hàng đã được qua máy soi, lô hàng thuộc trách nhiệm của SCSC và nếu sau này có vấn đề gì xãy ra với hàng hoặc cần phải rút hàng về hay chuyển sang Airline khác thì phải xuất trình phiếu cân xanh này ra để làm thủ tục.

Hàng hoá của mỗi hãng hàng không được tiếp nhận bởi mỗi tổ tiếp nhận khác nhau

của SCSC và khi cho hàng qua máy soi cũng phải đưa hàng đến đúng máy soi của tổ

tiếp nhận đó.

17.2Gửi bộ chứng từ theo hàng cho hãng hàng không: Gửi bộ chứng từ theo hàng:

đây là là công việc rất quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không. Bởi vì khi xuất hàng phải có bộ chứng từ kèm theo nhằm giúp cho các cơ quan hải quan tại các cảng hàng không mà hàng đến có cơ sở để kiểm tra, giám sát hàng hóa. Bên cạnh đó, bộ chứng từ này còn giúp kiểm soát việc giao hàng cho khách hàng được thuận lợi và dễ dàng hơn.

Bộ chứng từ kèm theo hàng bao gồm:

MAWB: 1 bản sao y.

HAWB: 1 bản sao y.

Invoice: 1 bản gốc.

Parking list: 1 bản gốc.

Bộ chứng từ này sau khi đã được nhân viên chứng từ trong công ty chuẩn bị đầy đủ thì nhân viên giao nhận sẽ mang đến gửi lại cho hãng hàng không để hãng này gửi kèm theo hàng.

Gửi bộ chứng từ cho Agent:

Sau khi đã hoàn tất các công đoạn xuất hàng và bộ chứng từ thì nhân viên giao nhận sẽ trở về công ty để tiến hành gửi bộ chứng từ của lô hàng trên qua mail cho Agent. Bộ chứng từ bao gồm:

HAWB: 1 bản scan.

MAWB: 1bản scan.

HOUSE CARGO MANIFEST: 1 bản.

Bô chứng từ này sẽ được gửi cho đại lý của bên khách hàng để làm thủ tục nhận hàng khi có thông báo hàng đến.

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

4.Đóng phí lao vụ3.Cân hàng2.Đưa hàng vào kho

1.Chuẩn bị bộ chứng từ

5.Đánh Bill6.Thanh lý hải quan

7.Soi chiếu an ninh

8.Gửi bộ chứng từ