QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ - Trang chủ · PDF filechất lượng; các quy trình, ... loại tiêu chuẩn, các văn bản quy phạm pháp luật, các

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐIỆN BÀN

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ

Mã hiệu : QT.HT.01 Lần ban hành : 03 Ngày ban hành : 16 / 6 /2009

Mã hiệu: QT.HT.01 Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 16 / 6 /2009


Trang: 1/12

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI Stt Ngày sửa Trang sửa Nội dung sửa đổi

Người soạn thảo Người xem xét Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên Nguyễn Xuân Hà Phùng Quang Trần Minh An Thân Văn Lào

Chức vụ Tổ Thư ký Phó Ban QMR Chủ tịch

Chữ ký

(Đã ký)

(Đã ký)

(Đã ký)

(Đã ký)

Ngày 09 / 6 / 2009 12 / 6 / 2009 16 / 6 / 2009 16 / 6 / 2009



Trang: 2/12

1. MỤC ĐÍCH Quy định phương pháp thống nhất về: - Hình thức và nội dung các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của

Ủy ban nhân dân huyện Điện Bàn (sau đây gọi tắt là UBND huyện); - Biên soạn, xem xét, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, quản lý các tài liệu

thuộc hệ thống quản lý chất lượng trong UBND huyện và các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài;

- Cách thức kiểm soát các loại hồ sơ chất lượng nhằm: bảo quản tốt, dễ truy cập, dễ sử dụng.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình này quy định hình thức, nội dung, cách trình bày, kiểm soát, sửa

đổi, phê duyệt và ban hành các loại tài liệu do UBND huyện ban hành thuộc hệ thống chất lượng bao gồm: Sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; các quy trình, các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu, các tài liệu nội bộ khác của UBND huyện, tài liệu có nguồn gốc bên ngoài mà UBND huyện sử dụng và các Hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện.

3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2008; - Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 điều khoản 4.2.3; 4.2.4; - Sổ tay chất lượng; - Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; 4. ĐỊNH NGHĨA & THUẬT NGỮ - Tài liệu nội bộ: Là tài liệu do UBND huyện xây dựng, ban hành như:

Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, quy định nội bộ, các văn bản khác nhằm định hướng và kiểm soát các hoạt động của UBND huyện.

- Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như các loại tiêu chuẩn, các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định của cơ quan cấp trên... mà UBND huyện tuân thủ, áp dụng.

- Tài liệu kiểm soát: Là tài liệu đang có hiệu lực. Đối với tài liệu in ra giấy, dấu hiệu kiểm soát được sử dụng thông qua dấu kiểm soát và bản số theo quy định tại mục 5.5; đối với tài liệu bản mềm được kiểm soát thông qua ứng dụng công nghệ thông tin, mạng nội bộ và của UBND huyện;



Trang: 3/12

- Công chức: Là từ viết tắt dùng để chỉ cán bộ, công chức, lao động Cơ quan UBND huyện;

- Phòng, Ban: Là từ viết tắt dùng để chỉ phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện;

- Dấu trừ (-): Dùng để chỉ quá trình xét duyệt chưa đạt yêu cầu. - Dấu cộng (+): Dùng để chỉ quá trình xét duyệt đã đạt yêu cầu. 5. NỘI DUNG

5.1. Quy định về kiểm soát tài liệu nội bộ 5.1.1. Sơ đồ quá trình xây dựng/sửa đổi tài liệu (xem giải thích ở

trang trang tiếp theo)

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả/Tài liệu liên quan

Công chức có nhu cầu

Khi cần thiết, công chức điền vào biểu mẫu

BM.HT.01.01

Lãnh đạo phòng Lãnh đạo Phòng xem xét, nếu đồng ý sẽ gửi

đến QMR

QMR/ Ban lãnh đạo

Nếu vượt thẩm quyền của QMR thì chuyển đến

Ban lãnh đạo

Công chức được phân công

Công chức được giao nhiệm vụ sẽ dự thảo nội

dung tài liệu

Lãnh đạo Phòng/ QMR

Xem xét nội dung sửa đổi và được sửa đổi.

QMR/Ban lãnh đạo

Theo quy định tại mục 5.2.2

Văn thư

Đề nghị viết/sửa đổi

Phân công thực hiện

Viết, thảo luận, xin góp ý

Xem xét/kiểm tra

Xét duyệt

+

-

Phê duyệt

Lưu giữ, cập nhật và đăng tải

+

-

-

+



Trang: 4/12

- Tài liệu sau khi được biên soạn hoặc sửa đổi, công chức được phân công in 01 bản gốc để QMR/Ban lãnh đạo phê duyệt.

- Sau khi phê duyệt, Văn thư bổ sung ngày ban hành và ký hiệu “Đã ký” vào phần ký duyệt, chuyển từ file Word sang file Acrobat (trừ các Biểu mẫu) để cập nhật lên Máy chủ (Server) của UBND huyện.

- Văn thư Văn phòng HĐND & UBND huyện có trách nhiệm quản lý các tài liệu nội bộ gốc (in ra giấy và có các chữ ký tươi) thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện như: Sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn,...

- Văn thư có trách nhiệm cập nhật vào các tài liệu gốc của hệ thống khi có sự thay đổi.

- Nếu có sử dụng bản mềm, cán bộ được phân công có trách nhiệm cập nhật vào Máy chủ (Server).

- Văn thư Văn phòng HĐND & UBND huyện lập danh mục, cập nhập và lưu giữ tài liệu nội bộ của UBND huyện theo biểu mẫu BM.HT.01.02 (kể cả các biểu mẫu có trong từng quy trình).

- Phân phối tài liệu in ra giấy cho các phòng, Văn thư đóng dấu kiểm soát lên tài liệu được phân phối, vào sổ theo quy định tại mục 5.5, lập sổ theo dõi phân phối theo biểu mẫu BM.HT.01.04 và đại diện các phòng ký nhận.

- Văn thư Văn phòng HĐND & UBND huyện có trách nhiệm lưu lại bản tài liệu lỗi thời gần nhất (nếu có) và có dấu hiệu để nhận biết (Gạch chéo dấu kiểm soát,...). Đối với các tài liệu, hồ sơ huỷ bỏ cần phải có biên bản thì thực hiện theo biểu mẫu BM.HT.01.05.

5.1.2. Trách nhiệm biên soạn, xem xét, kiểm tra và phê duyệt tài liệu: - Tất cả tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng đều phải được phê duyệt

bởi lãnh đạo UBND huyện trước khi ban hành áp dụng. - Lãnh đạo UBND huyện quy định cụ thể về các cấp có thẩm quyền biên

soạn, kiểm tra, phê duyệt từng loại tài liệu như sau: Loại tài liệu Biên soạn Xem xét Kiểm tra Phê duyệt Sổ tay chất

lượng QMR QMR Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo

Trách nhiệm, quyền hạn của

Phòng Trưởng Phòng

Chánh Văn phòng

QMR Ban lãnh đạo

Quy trình Công chức được giao

- Trưởng phòng: đối với tài liệu nghiệp




Trang: 5/12

Loại tài liệu Biên soạn Xem xét Kiểm tra Phê duyệt vụ - Tổ trưởng tổ thư ký: đối với các các tài liệu hệ thống theo yêu cầu của tiêu chuẩn

Hướng dẫn Được thực hiện theo các quy trình liên quan. Biểu mẫu Được thực hiện theo các quy trình liên quan.

Quy định, quy chế, nội quy UBND huyện

Văn phòng hoặc phòng được giao

Chánh Văn phòng


Mô tả công việc của các vị

trí trong UBND huyện

Trưởng phòng Trưởng phòng Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo

Phân công công việc

Trưởng Phòng

Chính sách chất lượng

CVP QMR Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo

Mục tiêu chất lượng của

UBND huyện CVP QMR Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo

Mục tiêu chất lượng của các Phòng và kế

hoạch.

Trưởng các Phòng

5.2. Quy định về định dạng tài liệu nội bộ

- Phông chữ trình bày tài liệu:là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc, sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909-2001.

- Cách thức định dạng những tài liệu nội bộ khác được trình bày như cách trình bày của quy trình này.



Trang: 6/12

- Những định dạng không có trong quy trình này, có thể tham khảo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

5.3. Hình thức của tài liệu: 5.3.1. Trên các trang của tài liệu gồm: Sổ tay chất lượng, quy trình,

hướng dẫn công việc,… phần đầu trang (Header) được trình bày như cách trình bày của quy trình này.

5.3.2. Trên các trang của biểu mẫu: các loại biểu mẫu có thể được trình bày thích hợp tuỳ theo mục đích sử dụng của từng loại biểu mẫu, nhưng phải có tối thiểu 3 thông tin sau: tên biểu mẫu được đặt ở phần bắt đầu biểu mẫu; mã hiệu biểu mẫu (BM.xx.yy.zz) và ngày ban hành (theo định dạng dd/mm/yy) được đặt ở phần cuối biểu mẫu (ở footer của các trang biểu mẫu). Biểu mẫu khi sử dụng thực tế có nhiều trang thì phải đánh số trang/tổng số trang ở từng trang.

Phần dưới (footer) của mỗi trang biểu mẫu được trình bày như sau: BM.xx.yy.zz dd/mm/yy

Trang: ...../.....

Ngoài ra, nếu các biểu mẫu đã được quy định ở các văn bản pháp luật thì thực hiện theo quy định của văn bản pháp luật đó.

5.4. Hệ thống ký mã hiệu: 5.4.1. Các tài liệu nội bộ được quy định mã hiệu để thuận tiện cho việc sử

dụng và kiểm soát. 5.4.2. Mã hiệu của các tài liệu cụ thể được quy định như sau:

- Sổ tay Chất lượng có ký mã hiệu: STCL - Quy trình có mã hiệu: QT.XX.YY Trong đó: QT: Quy trình;

XX: Ký hiệu của Phòng liên quan (Ví dụ: VP, TM, …); YY: Số thứ tự các quy trình trong Phòng đó (YY: bắt đầu từ 01).

- Hướng dẫn có ký mã hiệu: HD.XX.YY.ZZ Trong đó: HD: Hướng dẫn;

XX: Ký hiệu của Phòng liên quan; YY: Số thứ tự của quy trình liên quan; Trường hợp nếu hướng

dẫn không thuộc quy trình nào thì YY được hiểu mặc định là 00. (Ví dụ: HD.VP.00.01); ZZ: Số thứ tự của hướng dẫn có trong mỗi quy trình (ZZ: bắt đầu từ 01).



Trang: 7/12

- Biểu mẫu có ký mã hiệu: BM.XX.YY.ZZ Trong đó: BM: Biểu mẫu;

XX: Ký hiệu của Phong liên quan; YY: Số thứ tự của quy trình liên quan; Trường hợp nếu biểu mẫu

không thuộc quy trình nào thì YY được hiểu mặc định là 00. (Ví dụ: BM.VP.00.01);

ZZ: Số thứ tự của biểu mẫu (ZZ: bắt đầu từ 01). - Mô tả công việc có mã hiệu: MC.XX.ii Trong đó: MC: Mô tả công việc

XX: Ký hiệu của Phòng liên quan (Ví dụ: VP (Văn phòng), TM (Tài nguyên Môi trường),...)

ii: Số thứ tự của các vị trí công việc trong Phòng đó. Ví dụ: MC.VP.01 là mã hiệu của bản mô tả công việc cho vị trí 01 (Chánh Văn phòng).

5.5. Dấu hiệu kiểm soát: Tất cả các tài liệu nội bộ dạng bản cứng (tài liệu in ra giấy) thuộc hệ

thống quản lý chất lượng, trước khi được phân phối đến các cá nhân, phòng đều đóng dấu tài liệu kiểm soát theo mẫu dưới đây và điền bản số (Ký hiệu) tương ứng theo quy định như sau :

Mẫu dấu kiểm soát Tài liệu nội bộ

Bảng quy định ký hiệu của các vị trí, Phòng và bản số tài liệu được

phân phối đối với bản in ra giấy:

Người/Phòng được phân phối Ký hiệu Người/Phòng được phân phối Ký hiệuChủ tịch UBND huyện 01/CT Phó chủ tịch Văn hóa - X.hội 03/PCTPhó chủ tịch, Đại diện của lãnh đạo về chất lượng

02/QMR Phó chủ tịch Nông nghiệp 04/PCT

Văn phòng HĐND & UBND huyện

05/VP Phòng Tư pháp 06/TP

Phòng Tài chính - K.hoạch 07/TK Phòng T.nguyên - M.trường 08/TM Thanh tra huyện 09/TTr Phòng Công thương 10/CT Tổ Thư ký 11/TTK Chi cục thuế 12/CCT

TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT

Ký hiệu: ....................



Trang: 8/12 Người/Phòng được phân phối Ký hiệu Người/Phòng được phân phối Ký hiệuTT Giao dịch Một cửa 13/MC 1. Các đơn vị khác do UBND huyện đặt ký hiệu riêng để dễ nhận biết và kiểm soát 2. Ký hiệu số thứ tự các Phó Chủ tịch do tổ thư ký ISO huyện đặt ký hiệu để dễ nhận biết và kiểm soát

5.6. Nội dung của các tài liệu: 5.6.1. Sổ tay chất lượng bao gồm ít nhất những nội dung như sau: 1. Giới thiệu về sổ tay chất lượng và phạm vi áp dụng hệ thống chất

lượng, kể cả những ngoại lệ; 2. Giới thiệu khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Điện Bàn; 3. Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất

lượng; 4. Bảng đối chiếu hệ thống tài liệu với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO

9001:2008. 5.6.2. Quy trình được trình bày thống nhất gồm các nội dung theo

trình tự sau: 1. Mục đích: Nêu lên mục đích áp dụng của quy trình; 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng: Nêu lên phạm vi và/hoặc đối tượng áp

dụng quy trình; 3. Tài liệu liên quan: Những tài liệu có viện dẫn đến để sử dụng trong quy

trình; 4. Định nghĩa: Nêu lên định nghĩa về các thuật ngữ cần được hiểu nhất

quán, hoặc các chữ viết tắt được sử dụng trong quy trình (nếu có); 5. Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết của quy trình; 6. Hồ sơ: Liệt kê các loại hồ sơ đã lập khi thực hiện quy trình và cách thức

lưu trữ các hồ sơ đó (theo dạng bảng); 7. Phụ lục: Liệt kê các loại biểu mẫu và tài liệu liên quan kèm theo khi

ban hành quy trình. 5.6.3. Hướng dẫn công việc:

Trình bày cụ thể từng bước công việc cần thực hiện, tùy thuộc vào từng loại hướng dẫn mà có thể viết thẳng vào nội dung chi tiết hoặc có các mục như sau:

1. Mục đích: Nêu mục đích áp dụng của hướng dẫn công việc; 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng: Nêu lên phạm vi và / hoặc đối tượng sử

dụng hướng dẫn;



Trang: 9/12

3. Chuẩn bị nguồn lực: Nêu các điều kiện cần thiết để thực hiện các công việc theo nội dung của hướng dẫn liên quan. Ví dụ: các công việc chuẩn bị về nhân sự (số lượng, yêu cầu về năng lực,…), về thiết bị, các điều kiện phải đảm bảo trước và trong quá trình làm việc,...;

4. Tổ chức thực hiện: Nêu theo trình tự nội dung chi tiết các bước thực hiện công việc cần mô tả. Đồng thời, lưu ý xác định các yêu cầu phải đáp ứng về chất lượng công việc, sản phẩm,… và những hoạt động, thao tác, công việc nào phải được thực hiện để đáp ứng các yêu cầu đó;

5. Kết thúc: Cách thức xử lý kết quả, lưu hồ sơ, chuyển giao kết quả,... 5.6.4. Các tài liệu nội bộ khác: Các tài liệu nội bộ còn lại của UBND huyện thì tùy theo mục đích, nội

dung mà có bố cục thích hợp, không bắt buộc phải có đầy đủ các mục, phần trên.

5.7. Thay đổi, cập nhật tài liệu: - Khi sửa đổi tài liệu tất cả các nội dung thay đổi so với phiên bản trước đó

được in nghiêng, đậm (ITALIC, BOLD). Nội dung sửa đổi được ghi trong Bảng theo dõi những thay đổi, trường hợp tài liệu có nhiều nội dung được sửa đổi thì có thể được ban hành như tài liệu mới, số lần ban hành tăng lên 01 đơn vị và ngày ban hành của tài liệu là ngày ban hành mới.

- Riêng đối với biểu mẫu: Khi thay đổi thì thay bằng biểu mẫu khác và được kiểm soát bằng ngày ban hành mới của biểu mẫu đó mà không nhất thiết thay đổi cả quy trình.

- Khi có sự thay đổi các tài liệu bên ngoài làm ảnh hưởng đến các tài liệu nội bộ của hệ thống chất lượng thì tài liệu nội bộ được chỉnh sửa lại cho phù hợp.

5.8. Quy định về kiểm soát tài liệu bên ngoài 5.8.1. Các loại tài liệu bên ngoài: - Tiêu chuẩn ngành, quốc gia, quốc tế. - Các văn bản quy phạm pháp luật. - Tài liệu của các tổ chức bên ngoài khác. 5.8.2. Tiếp nhận và quản lý tài liệu bên ngoài: * Đối với tài liệu bên ngoài là bản cứng: - Các nguồn cung cấp tài liệu bên ngoài nêu trên có thể từ các kênh sau:

UBND huyện tự tìm mua, hoặc được cung cấp bởi khách hàng, cơ quan quản lý Nhà nước, hoặc tìm kiếm từ internet,... Dù có từ nguồn nào, các tài liệu đều phải



Trang: 10/12 được kiểm soát để đảm bảo UBND huyện chỉ sử dụng các tài liệu có giá trị hiện hành cho công việc.

- Sau khi nhận các tài liệu bên ngoài và trước khi phân phối tài liệu đến các Phòng theo yêu cầu của người có thẩm quyền, nhân viên Văn thư Văn phòng HĐND & UBND huyện thực hiện theo quy định về quản lý công văn đến.

- Lãnh đạo các Phòng chịu trách nhiệm xác định tài liệu bên ngoài cần lưu và phân công cán bộ cập nhật tài liệu bên ngoài vào danh mục của Phòng theo BM.HT.01.03 và thường xuyên kiểm tra tính hiệu lực hiện hành, quản lý, cập nhật khi có sự thay đổi.

* Đối với tài liệu bên ngoài là bản mềm: - Cán bộ được phân công có trách nhiệm cập nhật vào Máy chủ. - Việc lưu trên máy chủ phải thuận tiện trong việc tra cứu, đảm bảo sử

dụng đúng tài liệu hiện hành, tránh nhầm lẫn. 5.9. Quy định về kiểm soát hồ sơ 5.9.1. Sơ đồ mô tả quá trình:

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả/ Tài liệu liên quan

Các Phòng 5.9.2

Các Phòng 5.9.3

Công chức liên quan

5.9.4

Các Phòng 5.9.5

Công chức liên quan

5.9.6

BM.HT.01.05

5.9.2 Xác định & Phân loại hồ sơ chất lượng: Hồ sơ chất lượng cần phải có đầy đủ các thông tin như sau: - Tên hồ sơ, ngày thực hiện, người thực hiện, xem xét và có các chữ ký (đối

với bản in ra giấy) của người có trách nhiệm liên quan. - Hồ sơ chất lượng thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện

được xác định, phân loại và lưu giữ căn cứ theo:

Xác định & phân loại hồ sơ

Sắp xếp, đặt tên, đánh số hồ sơ và lập danh mục lưu trữ

Truy cập, sử dụng hồ sơ

Lưu trữ, bảo quản hồ sơ

Xử lý hồ sơ



Trang: 11/12

+ Quy định tại mục 6 (hồ sơ) của từng quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng của UBND huyện;

+ Theo quy định của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (tại các điều khoản yêu cầu tiêu chuẩn được áp dụng tại UBND huyện, có phần chú thích “xem 4.2.4”);

+ Theo yêu cầu của pháp luật liên quan khi thực hiện các chức năng, nghiệp vụ.

- Lãnh đạo các Phòng và các công chức liên quan chịu trách nhiệm xác định và phân loại các hồ sơ chất lượng thuộc phạm vi quản lý của mình.

5.9.3. Quy định nhận biết và cách sắp xếp hồ sơ chất lượng: - Tất cả hồ sơ chất lượng đều phải có ký hiệu nhận biết rõ ràng. Lãnh đạo

các Phòng phải xác định các dấu hiệu nhận biết thích hợp đối với từng loại hồ sơ lưu (qua tên gọi, mã công việc, qua ký hiệu,...) do Phòng mình quản lý.

- Các hồ sơ dạng bản cứng được phân biệt, sắp xếp và lưu theo file, tủ đựng hồ sơ, các file đựng hồ sơ đều có tên và số thứ tự riêng. Các hồ sơ dạng bản mềm được phân biệt, sắp xếp theo thư mục trên máy tính. Sau khi xác định xong loại hồ sơ cần lưu trữ, tùy từng loại hồ sơ mà có thời gian lưu trữ khác nhau. Có thể cùng một loại hồ sơ được lưu ở nhiều Phòng và ngược lại, vì thế thời gian lưu trữ tại từng Phòng không nhất thiết phải giống nhau nhưng không ít hơn thời gian lưu được quy định.

- Lãnh đạo các Phòng chịu trách nhiệm về việc thực hiện kiểm soát hồ sơ dưới dạng bản cứng và bản mềm (trên máy tính) trong Phòng mình.

5.9.4. Truy cập, sử dụng hồ sơ chất lượng: Cán bộ trong cùng Phòng được phép truy cập, sử dụng hồ sơ của Phòng

mình. Cán bộ ngoài Phòng khi truy cập, sử dụng hồ sơ (kể cả tài liệu) phải được sự đồng ý của Phòng liên quan.

5.9.5. Lưu trữ và bảo quản hồ sơ chất lượng: - Hồ sơ dạng bản cứng lưu trữ tại các Phòng phải được bảo quản ở môi

trường khô ráo, sạch sẽ, đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm và dễ sử dụng, tránh để hư hỏng, thất lạc.

- Hồ sơ dạng bản mềm lưu trữ tại các Phòng phải được quy định rõ từng thư mục và thông báo đến các cán bộ liên quan để dễ tìm và dễ sử dụng.

5.9.6. Xử lý hồ sơ chất lượng: - Hết thời gian lưu trữ, các hồ sơ dạng bản cứng được lưu kho tại các

Phòng hoặc được hủy bỏ theo các phương pháp thích hợp sau:



Trang: 12/12

+ Đốt, xé vụn, cắt nhỏ,... + Gạch chéo mặt có số liệu, có thể sử dụng lại mặt sau nếu cần. + Nếu hết thời gian lưu trữ theo quy định nhưng xét thấy loại hồ sơ nào đó

vẫn cần thiết phải lưu để sử dụng thì không cần phải sửa lại thời gian lưu trữ. - Hết thời gian lưu trữ, các hồ sơ dạng bản mềm nếu xét thấy cần giữ lại thì

có thể sao lưu sang thiết bị lưu trữ dự phòng khác. - Đối với những hồ sơ huỷ bỏ cần phải lập biên bản (kể cả tài liệu quan

trọng do Ban lãnh đạo/QMR xác định) thì thực hiện theo biểu mẫu BM.HT.01.05. Biên bản huỷ hồ sơ phải được cán bộ có trách nhiệm ký tên và kiểm tra kết quả huỷ, phương pháp huỷ từng loại hồ sơ, tài liệu cụ thể được ghi rõ trong biên bản.

6. HỒ SƠ

Stt Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu T.gian lưu P.P Hủy

01. Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu BM.HT.01.01 Văn thư 01 năm

02. Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành

BM.HT.01.02 Văn thư Đến khi có sự thay đổi

03. Danh mục tài liệu bên ngoài BM.HT.01.03 Văn thư Đến khi có sự thay đổi

04. Sổ phân phối tài liệu nội bộ BM.HT.01.04 Văn thư Đến khi có sự thay đổi

05. Biên bản hủy tài liệu, hồ sơ BM.HT.01.05 Văn thư 01 năm

Hủy/Lưu kho

7. PHỤ LỤC

Stt Tên tài liệu Mã hiệu

01. Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu BM.HT.01.01

02. Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành BM.HT.01.02

03. Danh mục tài liệu bên ngoài BM.HT.01.03

04. Sổ phân phối tài liệu nội bộ BM.HT.01.04

05. Biên bản hủy tài liệu, hồ sơ BM.HT.01.05

Documents

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ - Trang chủ · PDF filechất lượng; các quy trình, ... loại tiêu chuẩn, các văn bản quy phạm pháp luật, các