Réaliser un pré-seating ou ajouter une demande spéciale ...ns.clubmed.com/fbs/2016/133/PRO/TRANSPORT/Process/... · Qatar Airways Tap Air Portugal ... Un ticket SAMU pourra être

Réaliser un pré-seating ou ajouter une demande spéciale

transport pour mon client

Help Desk Transport Europe – Septembre 2016

OBJECTIF VITTEL 2016 : L’EFFICACITÉ PASSERA PAR L’AUTONOMIE DU CLIENT ET DES VENDEURS

OÙ EN SOMMES NOUS AUJOURD’HUI ?

• 950 tickets Samu traités chaque mois par le Help

Desk Transport.

• 220 tickets concernent les Pré-seating ¼ des

demandes traités chaque mois.

• Objectif Vittel 2016 : plus d’autonomie vendeur

pour plus d’efficacité.

Priorité donnée aux demandes à forte valeur

ajoutée (RQ, Surclassement…)

Demande à faible valeur ajoutée dont le Pré-

seating peuvent être traités par le vendeur ou

le client directement.

Aucun résultat visible dans les chiffres

des traitements SAMU.

2

0

50

100

150

200

250

300

350

400

Nb

re T

KT

Pré

-se

atin

g

Mois

Evolution TKT Pré-seating 2015 vs 2016

2015

2016

Air Canada

Air Carïbes

Air France

American Airlines

Corsair

Delta Airlines

Emirates Airlines

French Blue

Iberia

KLM

Qatar Airways

Singapore Airlines

Tap Air Portugal

Thaï Airways

Transavia

XL Airways

GAGNEZ EN TEMPS ET EN EFFICACITÉ EN RÉALISANT LE PRE-SEATING DE

VOS CLIENTS

• Afin de professionnaliser votre service client et apporter une réponse en temps réel, c’est

maintenant à vous de réaliser les demandes de pré-seating sur le site web des différentes

compagnies aériennes suivantes :

• Liste non exhaustive des compagnies vous permettant de faire vos pré-seating en ligne :

3

http://www.bing.com/images/search?q=logo+iberia&id=F807A0567D62A081F003B481379411DF794DBA7D&FORM=IQFRBA

http://www.bing.com/images/search?q=logo+american+airlines&id=BAC13A9D1E85A41ACBC0D468B52D2817FD6C2D51&FORM=IQFRBA


VOS CLIENTS

• Certaines compagnies font désormais payer ce service en classe Economique.

Le client doit alors réserver seul ou avec votre aide les prestations qu’il souhaite ajouter avec sa

carte de crédit.

• Pour réaliser un ajout de service sur le site web d’une compagnie, vous devez vous munir

au préalable :

Du nom du client

De la référence du PNR de la compagnie ou du dossier NA (uniquement vols affrétés Transavia)

Du numéro de carte de crédit du client dans le cas d’un pré-seating payant.

4


VOS CLIENTS

• Pour pouvoir réaliser l’ajout de prestations payantes, les billets doivent IMPERATIVEMENT

être émis.

Un ticket SAMU pourra être envoyé afin de demander l’émission des billets « motif Emi.eticket »

• La procédure qui permet de réaliser un Pré-seating est mentionnée sur le contrat ou bulletin

vente : Nous vous invitons à accompagner vos clients dans leur démarche

5

PRE-SEATING

VISUALISER UNE REFERENCE PNR

SAVOIR SI LES BILLETS SONT EMIS

COMMENT VISUALISER LA RÉFÉRENCE PNR ?

• Les informations relatives à la réservation du client sont visibles :

sur le contrat de vente ou bulletin dès la validation du dossier NA

Sur le Rendez-vous Vacances ou convocation.

• La visualisation de la référence PNR varie en fonction du type de produit et de vol :

Voyage sur vol régulier avec ou sans stock

Pré-post Théo ou Webthéo

PNR Groupe

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1. Voyage sur vol régulier avec ou sans stock :

Le PNR est créé au plus tard 30 jours avant départ par le gestionnaire.

Demande anticipée d’émission des billets possible via ticket SAMU

La référence PNR n’est pas visible lors de la validation du dossier

La référence PNR sera visible sur le bulletin ou la convocation dès l’émission des billets.

Un PNR individuel est créé par dossier NA permettant l’achat de prestations additionnelles sur le site des

compagnies aériennes (Pre-seating…)

2. Voyage sur vol régulier avec un PNR groupe

Un seul PNR regroupant plusieurs clients effectuant le même itinéraire.

Le PNR n’est jamais visible sur la convocation ou le bulletin.

Le Pre-seating est réalisé par le gestionnaire ou la compagnie au moment de l’émission des billets : pas de

choix de sièges possible mais les passagers d’un même dossier NA seront assis côte à côte.

3. Pré-post/Théo/Webthéo :

Le PNR est créé dès la validation du dossier.

La référence PNR est visible sur le bulletin ou la convocation dès la validation du dossier.

Un PNR individuel est créé par dossier NA permettant l’achat de prestations additionnelles sur le site des

compagnies aériennes (Pre-seating…)

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• Comment visualiser la référence du PNR à partir de la convocation ?

A partir de l’affichage du dossier :

Tapez « O » devant le nom des clients afin d’accéder à la convocation.

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La référence PNR y apparait ainsi que le n° de billet s’il est émis.

Si le billet n’est pas encore émis, la ligne « Numéros E-Tickets » n’apparaitra pas

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COMMENT VISUALISER SI UN BILLET EST ÉMIS ?

Un TICKET pourra être envoyé au service Help Desk afin de demander l’émission des billets s’ils ne sont pas émis. Motif = émission de billet et non pre-seating


• Ne pas tenir compte des informations « top émission » et « top édition » qui

apparaissent dans le détail ressource personne.

• Ils étaient utilisés pour l’émission des contremarques sur vol affrété.

• Ces top sont aujourd’hui obsolètes.

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• Les numéros de billets sont aussi visibles sur le site des compagnies

• A partir de la rubrique « Mes Réservations » ou « Gérez ma réservation » avec la

référence du PNR et le nom des clients

• Consultez la rubrique « Passagers » en faisant défiler la page web, le n° de billet y est

visible.

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COMMENT REALISER UN PRE-SEATING

AVEC LA COMPAGNIE TRANSAVIA ?

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REALISER UN PRE-SEATING AVEC TRANSAVIA

• Avec notre partenariat Transavia, nous pouvons proposer un service de pré-seating à

nos clients sur nos vols affrétés comme sur vol Webthéo.

• Ce service est une prestation payante en classe économique.

• Quand :

entre 21 jours et 48h du départ pour nos vols affrétés avec le n° de dossier Club Med à 9

chiffres.

Dès la réservation sur vol Webthéo avec la référence PNR de la compagnie visible sur la

convocation.

• Un lien internet apparait sur le bulletin et la convocation du client

www.transavia.com/club-med/fr-FR/mon-transavia rubrique « Gérez ma réservation »

http://www.transavia.com/club-med/fr-FR/mon-transavia







REALISER UN PRE-SEATING SUR NOS VOLS AFFRÉTÉS TRANSAVIA

• 2 types de sièges sont disponibles à l’achat

Sièges offrant plus d’espace pour les jambes (issues de secours) = 10€/trajet

Sièges standards = 4€/trajet

• Réservation de sièges à faire en une seule fois

pour l’ensemble du dossier et des parcours choisis

Seating sur un seul trajet aller ou retour est possible.

• Classe Smart (EC+) = Pas de seating via internet possible à ce jour.

Le seating est réalisé directement par le gestionnaire d’axe qui place les passagers

d’un même dossier ou dossiers liés côte à côte.

Une demande de siège spécifique peut-être faite via Ticket SAMU

le lundi précédant le départ.

REALISER UN PRE-SEATING AVEC TRANSAVIA = EXEMPLE VOL AFFRETE

ACCEDER A SA RESERVATION

Etape 1 : entrer dans sa réservation

Renseignez les informations :

• Numéro de réservation =

N° de dossier Club Med à 9 chiffres. Un 0 est à ajouter au

début du numéro de dossier s’il ne fait que 8 chiffres.

Le nom de famille du client

La date de départ

• Cliquez sur Connectez-vous


RESERVER UN SIEGE SPECIFIQUE

Etape 2 : choisir la prestation à ajouter • Cliquez sur complétez votre voyage • Réservation d’un siège

17



Etape 3 : réserver les sièges

• Le plan de cabine apparait

• Sélectionnez le premier passager

• Réserver le siège souhaité puis

cliquez sur « Sélectionner le siège

15A pour confirmer.

• Comme il s’agit d’un siège « issue

de secours », vérifiez que le client

répond aux conditions souhaitées

puis « accepter »

18

1

2



Etape 3 : réserver les sièges

• Le numéro de siège sélectionné est

visible sous le nom du passager.

• Le prix du siège y apparait.

• Vous pouvez maintenant procéder

au choix de sièges pour le 2ème

passager.

• Suivre la même procédure.

19



Etape 3 : réserver les sièges au retour

• Il est possible que vous ne puissiez

pas réserver votre siège retour en

même temps que celui de l’aller.

• Les listes de passagers sont parfois

introduites plus tardivement que

celles de l’aller

• Alors pas de panique !

• Il vous suffit de faire la manipulation

en 2 temps ou de réessayer plus

tardivement.

21

REALISER UN PRE-SEATING SUR TRANSAVIA

RÉCAPITULATIF DE LA RÉSERVATION

22

Etape 4 : vérifier l’ajout de prestations

• Le client vérifie sa

réservation

• Renseigne son nom et

adresse mail

• Accepte les Conditions

Générales de transport

• Clique sur suivant


ECRAN DE PAIEMENT

• Le client peut

maintenant procéder

au paiement.

• Choisir un mode de

paiement en cliquant

sur «Visa» par

exemple

• Cliquez sur payer

• Les sièges sont

maintenant réservés.

23


CAS SPECIFIQUES : PASSAGERS AVEC BÉBÉ

• Faire un pré-seating lorsque l’on

voyage avec un bébé

Sélectionnez d’abord le passager

voyageant avec un bébé = Seuls les

sièges avec hublots sont proposés. Le

siège 12A est disponible

Sélectionner le second passager et

vérifiez que le siège 12B est disponible.

La réservation peut-être réalisée

comme vu précédemment.

24


CAS SPECIFIQUES : DEMANDE D’ASSISTANCE ET PRE-SEATING

• Dans le cas d’un passager ayant besoin d’une assistance médicale, il est important de faire la demande d’assistance avant de réserver son siège.

• Une fois le siège réservé, la demande

de service médicaux n’est plus

possible via le site internet.

• Certains sièges ne sont pas autorisés aux

personnes à mobilité réduite Issues de secours et premiers rangs. Si un siège de ce type est réservé par le

client, il ne pourra pas en bénéficier et ne pourra pas prétendre à un remboursement.

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CAS SPECIFIQUES : ACCES AU SITE TRANSAVIA IMPOSSIBLE

• Il est possible que l’accès à la réservation de sièges ou autre prestation payante ne sont pas accessibles. Un message d’erreur est visible.

• Vérifiez que votre départ est bien compris

entre 21 et le jour du départ s’il s’agit d’un vol affrété.

• Les listes de passagers peuvent ne pas encore être introduites dans le système. Il faut alors essayer ultérieurement.

• Si la situation persiste, vous pouvez envoyer

un ticket SAMU ou contacter le Help Desk Transavia au 0892 05 88 88.

26

COMMENT AJOUTER UN ÉQUIPEMENT

SPÉCIAL A MA RÉSERVATION

TRANSAVIA ?

27

TOUTES LES AUTRES PRESTATIONS PEUVENT AUSSI ETRE AJOUTEES

DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA

• Plusieurs prestation payantes peuvent être

ajoutées à votre réservation directement

sur le site de la compagnie.

• Les tarifs affichés à droite sont par trajet.

• Dans le cadre de notre partenariat, le

transport d’un sac de Golf est gratuit sur

nos vols affrétés. Il est payant pour les vols

Webthéo.

• Comment réserver l’une des prestations

proposée ?


DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA EXEMPLE SAC DE GOLF

29







La date de départ



DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA SAC DE GOLF

30

• Cliquez sur « bagages spéciaux et animaux »



31

• Sélectionnez ce que vous souhaitez

apporter : « Equipement de Golf »

par exemple

• Choisissez le passager concerné

• Donnez le nombre de pièces à

transporter (2 pièces maximum)

• Cliquez sur « suivant »

• Un équipement de Golf se

compose de :

14 clubs au maximum

1 paire de chaussure

Ne doit pas dépasser 15 Kg



32

• Vous avez la possibilité

d’ajouter d’autres prestations.

• Si vous ne souhaitez rien

ajouter, cliquez sur « suivant »



33

• Vérifier votre ajout de prestation

• Le bagage ajouté figure à côté du

nom du passager.

• Entrer les coordonnées du

passager.

• Accepter les Conditions générales

de transport


• Un mail de confirmation sera

envoyé à l’adresse mail

renseignée. Vous pouvez

renseigner votre propre adresse

si vous souhaitez recevoir la

confirmation


DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA ASSISTANE PMR

• Les demandes d’assistance pour personne à

mobilité réduite sont aussi à faire

directement sur le site de Transavia.

• Cette assistance est gratuite quelque soit le

type de vol réservé (affrètement ou

Webthéo).

• Elle soit impérativement être demandée à

plus de 48h du départ.

• Comment l’ajouter à ma réservation ?


DIRECTEMENT SUR LE SITE DE TRANSAVIA ASSISTANCE PMR

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La date de départ




36

• Cliquez sur « Services médicaux »



37

• Mme Lacombe a besoin d’une assistance à l’aéroport WCHR.

• Choisir le service médical souhaité ainsi que le type d’assistance nécessaire :

Passager ayant besoin d’assistance à

l’aéroport » Je peux parcourir de courtes et monter et

descendre les escaliers de façon autonome (WCHR)




38

• Vérifiez si la demande correspond aux besoins.

• Renseigner les coordonnées du passager.

• Si vous souhaitez recevoir la confirmation de cette réservation, renseignez votre adresse mail plutôt que celle du client.

• Accepter les « Conditions générales de Transport »

• Confirmez.

EFFECTUER UN PRE-SEATING

AIR FRANCE

39

REALISER UN PRE-SEATING SUR AIR FRANCE

ACCEDER A MA RESERVATION

• Entrez dans le rubrique « Mes Réservations »

• Renseignez :

Le n° de PNR du client Son nom

• Cliquez sur « Rechercher »

40

• La réservation du client s’affiche

• Dérouler la réservation jusqu’à la rubrique « Sièges »;

• Cliquez sur « voir la cabine »

41


ACCEDER A MA RESERVATION

42

Vol aller

Vol retour

• Sélectionnez le 1er passager

• Cliquez sur le siège choisi puis « OK »

• Renouveler l’opération pour :

le 2ème passager

Le vol retour





• Le récapitulatif des sièges sélectionnés ainsi que le montant à régler apparaissent en dessous du plan cabine

• Cliquez sur « continuer »

43



• Vérifiez l’adresse mail du client • Valider

44



• Le paiement peut maintenant être effectué

• Choisir le mode de paiement :

€ Miles

• Choisir le type de paiement VISA UATP…

• Confirmer votre paiement

45

PRE-SEATING

CIRCUITS

46

REALISER UN PRE-SEATING SUR UN CIRCUIT

La procédure varie en fonction du type de vol :

• Allotements ou Théo

Si le numéro de PNR est visible en 0LE5 le pré-seating est possible sur le site de la compagnie

comme vu précédemment.

Les PNR allotement sont créés par le gestionnaire à partir de D-30.

• PNR Groupe

Le numéro de PNR groupe n’est pas visible en 0LE5

A moins de D-30, si le PNR n’est pas visible, il s’agit d’un PNR groupe.

Le pré-seating est fait automatiquement par la compagnie ou le gestionnaire au moment de

l’émission des billets.

o Le client ne pourra choisir le numéro de siège qu’il souhaite occuper. o Les clients voyageant ensemble sont automatiquement pré-seaté côte à côte. o Un ticket SAMU peut être envoyé à partir de D30 afin de demander un couloir ou un hublot. o Le gestionnaire transport effectuera le seating de la totalité du groupe en respectant la demande

client. o Le(s) numéro(s) de siège lui sera ensuite communiqué.

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TRUCS ET ASTUCES

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TRUCS ET ASTUCES

• Certaines compagnie donnent la possibilité de faire le pre-seating que quelques heures avant départ :

Singapore Airlines : 48 h avant départ

Thaï Airways : 24 h avant départ

• Emirates

Il est impératif de renseigner les coordonnées du client avant de faire le pre-seating sinon il ne sera pas

possible.

D’autres ajouts de prestations peuvent être faits directement sur le site comme la réservation de voiture avec

chauffeur.

• Lorsque vous voyagez avec un bébé, il n’est pas possible de faire le pre-seating sur internet car des sièges

spécifiques doivent être attribués.

Il est nécessaire de contacter le call center de la compagnie.

• Sur nos allotements réguliers (AF et TX), les PNR sont créés à 30 jours du départ en classe économique et

à 90 jours du départ en classe PREMIUM.

il n’est pas nécessaire d’envoyer un ticket avant ce délai.

49

TRUCS ET ASTUCES

• Sur nos stocks réguliers (AF et TX par exemple), les PNR sont créés à 30 jours du départ

en classe économique et à 90 jours du départ en classe PREMIUM.

il n’est pas nécessaire d’envoyer un ticket avant ce délai.

• Qatar Airways

Sur nos allotements (vol voyage) il est préférable de gérer la réservation avec le n° du billet

plutôt qu’avec le n° du PNR compagnie.

50

EMIRATES : COORDONNÉES NÉCESSAIRES POUR FAIRE UN PRE-SEATING

• Accéder à la réservation via

l’onglet « Gérer votre

Voyage »

• Saisissez le nom du passager

et la référence du PNR

Amadeus ou compagnie

• Cliquez sur « Aller »

51


52

• Cliquez sur « Modifiez les

coordonnées »


53

• Renseigner le numéro de

portable du client ainsi que

son adresse mail.

• Enregistrer les modifications.

• Une fois ces actions faites, le

pré-seating peut être réalisé

si les billets ont été émis.

EMIRATES : RÉSERVER UNE VOITURE AVEC CHAUFFEUR LORSQUE VOUS

VOYAGER EN CLASSE PREMIUM OU AFFAIRE AU DÉPART DE PAR/NCE/LYS

54

Puis Cliquez ici



• Faire Défiler la réservation jusqu’à la rubrique « Gérez une réservation de

voiture avec chauffeur »

• Cliquez sur « Gérez une réservation de voiture avec chauffeur »

55



56

• Renseigner le n° de téléphone

portable des clients .

• Le nombre de voitures souhaitées

• L’adresse où le client souhaite être

récupéré

• Accepter les conditions générales

de vente.

• Enregistrer votre demande

• Vous pouvez maintenant réserver

le retour de la même manière.

• Ce service à titre gracieux est disponible pour

tous les passagers de Première Classe et Classe

Affaires voyageant entre l’aéroport de Charles de

Gaulle, Lyon ou Nice et l’île de France ou la

périphérie lyonnaise ou niçoise.

• Ce service n’est pas disponible pour tout transfert

entre les hôtels de l’aéroport et les terminaux.

Documents

Réaliser un pré-seating ou ajouter une demande spéciale ...ns.clubmed.com/fbs/2016/133/PRO/TRANSPORT/Process/... · Qatar Airways Tap Air Portugal ... Un ticket SAMU pourra être