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Tips y Recomendaciones para crear una solución de Business Intelligence (BI) exitosa. Ramón Hernández [email protected]. LA NECESIDAD DE SOLUCIONES BI EN EL MUNDO ACTUAL. Globalización competidores más grandes y fuertes - PowerPoint PPT Presentation
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Ramón Herná[email protected]
Tips y Recomendaciones para crear una solución de Business Intelligence (BI)
exitosa
• Globalización competidores más grandes y fuertes
• Los tratados comerciales en nuestro país han abierto las puertas a nuevos competidores
• Usuarios más sofisticados y selectivos - servicio y calidad
• En este entorno, las compañías que trabajen “inteligentemente” tendrán una ventaja competitva
• Globalización competidores más grandes y fuertes
• Los tratados comerciales en nuestro país han abierto las puertas a nuevos competidores
• Usuarios más sofisticados y selectivos - servicio y calidad
• En este entorno, las compañías que trabajen “inteligentemente” tendrán una ventaja competitva
LA NECESIDAD DE SOLUCIONES BI EN EL MUNDO ACTUAL
• Su arma secreta es la INFORMACIÓN, específicamente información altamente integrada que les permite:• visualizar en detalle su negocio • optimizar sus procesos• alcanzar sus metas y objetivos
• Las compañías “inteligentes”:• Evitan la “Administración del Caos” – reaccionar, anticipar• Aplican una “Cultura de Prevención de Desastres” – detectan,
resuelven• Visualizan oportunidades• Realizan reingeniería interna
• Su arma secreta es la INFORMACIÓN, específicamente información altamente integrada que les permite:• visualizar en detalle su negocio • optimizar sus procesos• alcanzar sus metas y objetivos
• Las compañías “inteligentes”:• Evitan la “Administración del Caos” – reaccionar, anticipar• Aplican una “Cultura de Prevención de Desastres” – detectan,
resuelven• Visualizan oportunidades• Realizan reingeniería interna
LA NECESIDAD DE SOLUCIONES BICompañías “Inteligentes”
ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI La “Refinería de Datos”
Acciones
PlanesReglas
ConocimientoTendencias, patrones y excepciones
InformaciónExtracción e Integración
Aprendizaje
Datos
Eventos
Sistemas OperacionalesOLTP
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)
ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Componentes de una Solución de BI
DWH
OLTP
OLTP
OLTP
ModelarExtraerLimpiar
TransformarCargar
Entorno Data Warehousing Entorno Analítico
ConsultasReportesAnálisisMinería
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)
ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Componentes de una Solución de BI
DWH
OLTP
OLTP
OLTP
ModelarExtraerLimpiar
TransformarCargar
Entorno Data Warehousing Entorno Analítico
ConsultasReportesAnálisisMinería
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)
ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Entorno Data Warehousing
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•Ajustar y adaptar•Desarrollo Incremental•Arquitectura
• Se recomienda que cada proyecto dure de 3 a 4 meses y produzca un valor importante para el negocio
• Se recomienda que cada proyecto dure de 3 a 4 meses y produzca un valor importante para el negocio
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)
ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Componentes de una Solución de BI
DWH
OLTP
OLTP
OLTP
ModelarExtraerLimpiar
TransformarCargar
Entorno Data Warehousing Entorno Analítico
ConsultasReportesAnálisisMinería
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)
ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Entorno Analítico
Datos Históricos (Data Warehouse)
75%REPORTES¿Qué pasó?
5%PREDECIR
¿Qué pasará?
20%ANALIZAR¿Por qué
pasó?
Sofisticación del Análisis y Herramientas
Dominios del Análisis Táctico y Estratégico
• Decisiones Tácticas, siguiente semana o mes• Decisiones Estratégicas, siguiente semestre o año
• Decisiones Tácticas, siguiente semana o mes• Decisiones Estratégicas, siguiente semestre o año
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)
ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Diferencias en el Diseño (OLTP vs BI)
Sistemas Transaccionales (OLTP)
Solución de Business Intelligence (BI - OLAP)
Automatizar el proceso Soportar la toma de decisiones
Diseñado para ser eficiente - tiempos de respuesta
Diseñado para ser efectivo - información deseada
Estructura al negocio - cambia solo si lo hace el negocio
Se adapta el negocio - para responder nuevas preguntas
Reacciona a eventos Se anticipa a eventos
Optimizado para transacciones Optimizado para consultas
10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI
1. Omitir el levantamiento de requerimientos El equipo técnico no levanta requerimientos porque:
Usuarios no saben lo que quieren porque no entienden los aspectos técnicos – IT desarrollo & mantto appls
El equipo de IT piensa que sabe lo que el usuario necesita - reportes Una solución de BI sin la participación del negocio, se hace una
solución de BI de IT que resuelve problemas de IT
2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización Los usuarios tienen múltiples definiciones para el mismo término
– ventas totales Definir cada término desde la perspectiva del negocio – ejemplos
positivos y negativos, pedir siempre definición de términos para detectar diferencias
1. Omitir el levantamiento de requerimientos El equipo técnico no levanta requerimientos porque:
Usuarios no saben lo que quieren porque no entienden los aspectos técnicos – IT desarrollo & mantto appls
El equipo de IT piensa que sabe lo que el usuario necesita - reportes Una solución de BI sin la participación del negocio, se hace una
solución de BI de IT que resuelve problemas de IT
2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización Los usuarios tienen múltiples definiciones para el mismo término
– ventas totales Definir cada término desde la perspectiva del negocio – ejemplos
positivos y negativos, pedir siempre definición de términos para detectar diferencias
10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI…
3. Entrevistar a los usuarios incorrectos Se requiere información de todos los niveles de usuarios y grupos
dentro de la organización - solución que de respuestas a toda la organización
4. Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios El uso de términos técnicos puede dificultar el levantamiento de
requerimientos Evitar discutir con los usuarios sobre temas técnicos – estructura
de bd, diseño físico, herramientas de ETL, OLAP, etc. El equipo técnico se debe esforzar en formular preguntas de
negocio y escuchar respuestas del mismo tipo
3. Entrevistar a los usuarios incorrectos Se requiere información de todos los niveles de usuarios y grupos
dentro de la organización - solución que de respuestas a toda la organización
4. Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios El uso de términos técnicos puede dificultar el levantamiento de
requerimientos Evitar discutir con los usuarios sobre temas técnicos – estructura
de bd, diseño físico, herramientas de ETL, OLAP, etc. El equipo técnico se debe esforzar en formular preguntas de
negocio y escuchar respuestas del mismo tipo
10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI…
5. Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información CRÍTICAS de los usuarios “Quiero todo” – no habrá otro proyecto (incremento), garantía de
éxito Identificar el valor para el negocio de cada dato y el impacto de
no tenerlo – “have to do” y “nice to have”
6. Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios Definir y utilizar templates para el levantamiento de
requerimientos – consolidar y analizar información, incrementos
5. Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información CRÍTICAS de los usuarios “Quiero todo” – no habrá otro proyecto (incremento), garantía de
éxito Identificar el valor para el negocio de cada dato y el impacto de
no tenerlo – “have to do” y “nice to have”
6. Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios Definir y utilizar templates para el levantamiento de
requerimientos – consolidar y analizar información, incrementos
10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI…
7. Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información Dar al usuario la oportunidad de revisar en “blanco y negro” los
resultados del levantamiento de requerimientos – cambios, aclaraciones, omisiones, aprobación
8. No prepararse para las entrevistas con usuarios Fallar al definir al inicio el propósito de la entrevista No tener el control del desarrollo de la entrevista – sin script Desarrollar el conjunto de preguntas que se harán
7. Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información Dar al usuario la oportunidad de revisar en “blanco y negro” los
resultados del levantamiento de requerimientos – cambios, aclaraciones, omisiones, aprobación
8. No prepararse para las entrevistas con usuarios Fallar al definir al inicio el propósito de la entrevista No tener el control del desarrollo de la entrevista – sin script Desarrollar el conjunto de preguntas que se harán
10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI
9. Entrevistas deficientes Tomar la primer respuesta de un usuario sin investigar más Permitir que se convierta en una sesión técnica de diseño en
lugar de una sesión de levantamiento de requerimientos
10. Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos Usar únicamente cuestionarios o encuestas para el levantamiento
de requerimientosNo hay interacción – clarificaciónNo son completados – lo ven poco prioritario o importante
Completar con una sesión de revisión de resultados
9. Entrevistas deficientes Tomar la primer respuesta de un usuario sin investigar más Permitir que se convierta en una sesión técnica de diseño en
lugar de una sesión de levantamiento de requerimientos
10. Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos Usar únicamente cuestionarios o encuestas para el levantamiento
de requerimientosNo hay interacción – clarificaciónNo son completados – lo ven poco prioritario o importante
Completar con una sesión de revisión de resultados
10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI
1. Omitir el levantamiento de requerimientos
2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización
3. Entrevistar a los usuarios incorrectos
4. Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios
5. Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información críticas de los usuarios
6. Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios
7. Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información
8. No prepararse para las entrevistas con usuarios
9. Entrevistas deficientes
10. Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos
1. Omitir el levantamiento de requerimientos
2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización
3. Entrevistar a los usuarios incorrectos
4. Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios
5. Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información críticas de los usuarios
6. Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios
7. Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información
8. No prepararse para las entrevistas con usuarios
9. Entrevistas deficientes
10. Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos
6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIÓN BI EXITOSA
1. Establecer la visión y patrocinio• La visión y el patrocinio debe venir de la alta dirección del
negocio – al 100%• El patrocinio jamás debe provenir del área de IT• Haz de tu patrocinador un héroe
2. Evangelizar la visión• Identificar los involucrados claves que pueden hacer fracasar al
proyecto (activa o pasivamente)• Explicar beneficios y que se espera de ellos• No crear expectativas muy altas por el afán de evangelizar
1. Establecer la visión y patrocinio• La visión y el patrocinio debe venir de la alta dirección del
negocio – al 100%• El patrocinio jamás debe provenir del área de IT• Haz de tu patrocinador un héroe
2. Evangelizar la visión• Identificar los involucrados claves que pueden hacer fracasar al
proyecto (activa o pasivamente)• Explicar beneficios y que se espera de ellos• No crear expectativas muy altas por el afán de evangelizar
6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIÓN BI EXITOSA
3. Priorizar portafolio de proyectos de BI• Dividir la solución en varios proyectos, priorizarlos• Ejecutar primero proyectos de alto valor para el negocio• Establecer Comité de BI – negocio e IT, guiar, cambios
prioridades
4. Conseguir recursos suficientes• Más dinero no es una garantía de éxito• Presupuesto vs. Alcance
Reducido vs. Reducido
• Contratar y retener profesionales altamente experimentados y con las habilidades en BI
3. Priorizar portafolio de proyectos de BI• Dividir la solución en varios proyectos, priorizarlos• Ejecutar primero proyectos de alto valor para el negocio• Establecer Comité de BI – negocio e IT, guiar, cambios
prioridades
4. Conseguir recursos suficientes• Más dinero no es una garantía de éxito• Presupuesto vs. Alcance
Reducido vs. Reducido
• Contratar y retener profesionales altamente experimentados y con las habilidades en BI
6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIÓN BI EXITOSA
5. Alinear a los usuarios y el equipo técnico• Asegurar que el negocio y área de IT trabajen como un solo
equipo - procesos, datos• Equipo técnico con conocimiento del negocio - reuniones
6. Generar credibilidad en el sistema• La más elegante y sofisticada solución de BI aporta muy poco
valor al negocio si nadie la usa• Hay pocas maneras de ganar la credibilidad en un sistema, pero
cientos de formas de perderla
5. Alinear a los usuarios y el equipo técnico• Asegurar que el negocio y área de IT trabajen como un solo
equipo - procesos, datos• Equipo técnico con conocimiento del negocio - reuniones
6. Generar credibilidad en el sistema• La más elegante y sofisticada solución de BI aporta muy poco
valor al negocio si nadie la usa• Hay pocas maneras de ganar la credibilidad en un sistema, pero
cientos de formas de perderla
1. Establecer la visión y patrocinio
2. Evangelizar la visión
3. Priorizar portafolio de proyectos de BI
4. Conseguir recursos suficientes
5. Alinear al negocio y equipo técnico
6. Generar credibilidad en el sistema
1. Establecer la visión y patrocinio
2. Evangelizar la visión
3. Priorizar portafolio de proyectos de BI
4. Conseguir recursos suficientes
5. Alinear al negocio y equipo técnico
6. Generar credibilidad en el sistema
6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIÓN BI EXITOSA
INDICADORES DE ÉXITO DE UNA SOLUCIÓN DE BI
• Los siguientes tres atributos identifican a una solución de BI que entrega un valor importante al negocio
¿Mi solución de BI soporta procesos críticos del negocio que corren diariamente?
¿Mis usuarios consideran la solución de BI de misión crítica? (por ejemplo, reportan inmediatamente si el sistema está abajo)
¿En qué grado la solución de BI es utilizada para obtener información necesaria para las juntas de usuarios?
• Los siguientes tres atributos identifican a una solución de BI que entrega un valor importante al negocio
¿Mi solución de BI soporta procesos críticos del negocio que corren diariamente?
¿Mis usuarios consideran la solución de BI de misión crítica? (por ejemplo, reportan inmediatamente si el sistema está abajo)
¿En qué grado la solución de BI es utilizada para obtener información necesaria para las juntas de usuarios?