1

“Mbështetje Institucioneve të Kosovës për Zbatimin e MSA-së”

Projekti i Binjakëzimit KS 14 IPA OT 01 16

RAPORTI PËR VLERËSIMIN E NEVOJAVE PËR TRAJNIM i përgatitur në kuadër të zbatimit të Aktivitetit 2.1.1 “Kryerja e vlerësimit të

nevojave për trajnim dhe caktimi i grupeve të fokusuara

Raporti është përgatitur dhe dorëzuar nga ekspertët e projektit të binjakëzimit: Alice Halsdorfer Dubravka Smolić Vlaić

Ky Vlerësim i Nevojave për Trajnim është përgatitur në kuadër të zbatimit të Aktivitetit 2.1.1 “Kryerja e vlerësimit të nevojave për trajnim dhe caktimi i grupeve të synuara” i Projektit të Binjakëzimit KS 14 IPA OT 02 16 “Mbështetje Institucioneve të Kosovës për Zbatimin e MSA-së”, financuar nga IPA 2014.

Qëllimi i përgjithshëm i këtij Projekti të Binjakëzimit është mbështetja për administratën e Kosovës në menaxhimin efikas dhe efiçient të procesit të MSA-së duke përmirësuar planifikimin e politikave për miratimin e Acquis së BE-së. Qëllimi i veçantë i Aktivitetit 2.1.1. është identifikimi i shkathtësive dhe kompetencave në fushat e procesit të përafrimit të legjislacionit dhe planifikimit të politikave, si dhe përgatitja e kapaciteteve organizative dhe të personelit.

Shtojcat:

1. Pyetësorët e Vlerësimit për Menaxherët

2. Pyetësorët e Vlerësimit të Zyrtarët

3. Lista e Trajnimeve të Mundshme

2

Përmbajtja

Përmbajtja ................................................................................................................................................. 2

1. Hyrje .............................................................................................................................................. 3

2. Reflektime për metodat e zgjedhura ............................................................................................ 3

3. Hapat më të rëndësishëm dhe konstatimet e VNT ....................................................................... 5

3.1 Hapi i parë: Identifikimi i nevojave ............................................................................................. 5

a) Konstatimet nga pyetësorët e manxherëve ........................................................................ 5

b) Konstatimet nga pyetësorët e zyrtarëve ............................................................................. 8

c) Informacione shtesë nga intervistat dhe puna hulumtuese në zyrë ................................. 10

3.2 Hapi i dytë: Kryerja e analizës për zbrazëtirën .......................................................................... 10

a) Konstatimet e pyetësorëve për menaxherë ..................................................................... 10

b) Konstatimet e pyetësorëve për zyrtarë ........................................................................ 11

c) Informacione shtesë nga intervistat dhe puna hulumtuese në zyrë ......................... 12

3.3 Hapi i tretë: Vlerësimi i Opsioneve të Trajnimit ........................................................................ 12

a) Konstatimet nga pyetësorët për menaxherë ............................................................... 13

b) Konstatimet nga pyetësorët për zyrtarë ..................................................................... 13

c) Informacione shtesë nga intervistat dhe puna hulumtuese në zyrë ........................ 14

3.4 Hapi i katët: Raportimi i Nevojave për Trajnim dhe Rekomandimi i Planeve të Trajnimit ....... 16

a) Prioritetet e trajnimit që dalin nga të dy pyetësorët, menaxherë dhe zyrtarë ....... 16

b) Informacione shtesë nga intervistat dhe puna hulumtuese në zyrë ....................... 18

c) Pengesat sa i përket buxhetit për trajnime dhe zbatimin e tyre .............................. 19

3.5 Hapat tjerë: Hartimi i kurseve të trajnimi dhe mbajtja e tyre .................................................. 20

4. Roli i IKAP-it dhe mundësitë për bashkëpunim .......................................................................... 20

5. Konkluzionet dhe rekomandimet ............................................................................................... 26

3

1. Hyrje Vlerësimi i Nevojave për Trajnim (VNT) është hulumtim dhe identifikim sistematik i nevojave për trajnim në kuadër të ndonjë institucioni, i cili ka në shënjestër një grup të fokusuar specifik. Ai siguron informata nga të cilat mund të merren vendime të informuara dhe rekomandime në lidhje me programet e trajnimit dhe zhvillimit. Ai përfshin mbledhjen e informacionit në lidhje me trajnimin e kërkuar në të gjitha nivelet, ose në ndonjë nivel të specifikuar të organizatës. Ai përfshin grumbullimin e informacionit që lidhet me temën e VNT-së. Ky aktivitet është përqendruar në VNT në lidhje me zbatimin e MSA-së - duke marrë

parasysh procesin e përafrimit të legjislacionit dhe planifikimit të politikave, strukturat

ekzistuese, metodat e monitorimit dhe vlerësimit, si dhe kapacitetet, kompetencat

dhe shkathtësitë organizative dhe personale. Janë vlerësuar faktorë të tillë si

ekspertiza e gjuhëve të huaja, fushat e specializimit, njohja e kapitujve prioritarë dhe

niveli i arsimit.

Gjatë dy misioneve të para janë analizuar dokumentet dhe VNT-të paraprake (p.sh.

ato të Projektit të Lehtë të Binjakëzimit "Vlerësimi i Kapaciteteve dhe Forcimi i

Strukturave Kryesore të Kosovës për Transpozimin e Acquis së BE-së dhe

Koordinimin e Politikave"). Janë kryer disa intervista personale. Përveç kësaj, janë

hartuar pyetësorë, të përshtatur posaçërisht për këtë, bashkë me një letër përcjellëse

që shpjegon qëllimin e pyetësorëve të VNT. Gjatë misionit të tretë, pyetësorët janë

shpërndarë tek të gjitha grupet e synuara. Gjatë misionit të katërt, shumica e

përgjigjeve u mblodhën dhe u analizuan për të përpiluar këtë raport të VNT. Gjatë

misionit të pestë, janë inkorporuar përgjigjet e Ministrisë e Integrimit Evropian, me ç’

rast është zgjeruar analiza.

Shumë nga punonjësit në administratën e Kosovës i menaxhojnë detyrat e tyre të

përditshme dhe kanë vështirësi për shkak se "mësojnë duke punuar". Kjo do të thotë

pa ndonjë trajnim sistematik dhe të detyrueshëm. Kjo është arsyeja pse studimi ynë

tregon nevojën për programe plotësuese, konkrete dhe të përshtatura që i përgjigjen

kërkesave të përditshme profesionale.

Në përgjithësi, trajnimi paraqet një investim të vlefshëm, edhe nëse personeli

mungon në orarin e punës gjatë ndjekjes së seancave të trajnimit. Ngarkesa e lartë e

zyrtarëve publikë që punojnë në çështjet e BE-së është një nga pengesat kryesore

për pjesëmarrjen në trajnime. Një program trajnimi i strukturuar dhe menaxhimi i ciklit

të trajnimit duhet të garantojnë se punonjësit përmirësojnë vazhdimisht njohuritë

profesionale dhe qëndrojnë në ballë të zhvillimeve të reja. Njohja më e thellë e

prioriteteve politike dhe të proceseve vendimmarrëse në nivel evropian, do të

ndihmojë në përmirësimin e legjislacionit, në sistemin e bashkërendimit sa i përket

BE-së dhe financimin e projekteve në nivel kombëtar. Gjithashtu, kjo gjithashtu do të

ndihmojë edhe në kuptimin më të mirë të dinamikës së procesit të anëtarësimit.

Përveç kësaj, trajnimi krijon një mjedis, i cili përkrah vendin e punës, nxit motivimin

4

dhe jep mundësi për krijimin e rrjeteve në mes të ekspertëve që mund të ndikojë në

mënyrë pozitive në bashkëpunimin ndërinstitucional dhe përmirësimin e punëve të

tyre të përditshme.

2. Refleksione për metodat e zgjedhura Për kryerjen e VNT-së, ka metoda të ndryshme që mund të përdoren. Anketimet

mund të bëhen duke shpërndarë pyetësorët tek menaxherët, ose tek punonjësit që

do të plotësojnë ato.

Pyetësorët mundësojnë të pyeten një numër i madh personash me një sasi të

kufizuar burimesh për vlerësim. Pyetjet, të cilave duhet dhënë përgjigje duke rrethuar

një zgjedhje nuk kërkojnë shumë kohë për t'u përgjigjur, por ato zakonisht nuk japin

përgjigje të shtjelluara siç ndodh me pyetjet e hapura. Intervistat personale janë më

fleksibile për shkak të mundësisë për të bërë pyetje të ndryshme dhe për të vazhduar

diskutimet përtej gamës fillestare dhe grupit të pyetjeve. Megjithatë, ato kërkojnë

kohë dhe intervistuesi duhet të shkuarje bisedat në detaje. Vëzhgimet ose vlerësimet

personale të mostrave të punës mund të jenë më realiste, por ato kërkojnë vëzhgues

të trajnuar dhe kohë të mjaftueshme. Të dhënat e departamentit të burimeve

njerëzore zakonisht nuk janë të qasshme dhe nuk ka gjasa që ato të përfshijnë

informacion të detajuar mbi kompetencat e BE.

Kjo është arsyeja pse është zgjedhur kombinimi i pyetësorëve, kryesisht me pyetje,

të cilave duhet dhënë përgjigje duke rrethuar një të tillë, si dhe me intervista shtesë.

Pyetjet dhe përgjigjet janë përshtatur shumë me përgjigjet, të cilat është dashur të

rrethohen, për të lehtësuar anketën. Përveç versioneve të gjuhës angleze, është

ofruar edhe përkthimi i pyetësorëve në gjuhën shqipe. Gjithashtu, e kemi ofruar edhe

përkthimin në gjuhën serbe, por janë përdorur vetëm versioni në gjuhën shqipe dhe

disa formular të gjuhës angleze. Qëllimi ka qenë të mos shpenzohen më shumë se

15-20 minuta kohë për t’i mbushur formularët. Përveç kësaj, ka qenë më e lehtë për

të vlerësuar faqet e përgjigjeve, meqenëse vetëm komente shtesë është dashur të

përkthehen në gjuhën shqipe dhe angleze.

Është vlerësuar se më e dobishme është nëse përqendrimi bëhet në ato grupe të

synuara, sidomos tek ata që punojnë në fushën e integrimit evropian, çështjet ligjore

dhe bashkërendimit të politikave. Është vendosur të hartohen dy versione të

pyetësorëve – një për menaxherët dhe një për zyrtarët. Duke trajtuar nivele të

ndryshme të hierarkisë janë mbuluar pikëpamje të ndryshme për të pasur kuptim më

të mirë si për aspektet organizative ashtu edhe ato individuale.

Të dy pyetësorët janë shoqëruar me letër përcjellëse, e cila ka dhënë informacione shtesë për qëllimin dhe modalitetet e pyetësorit. Përveç kësaj, ka pasur takime në secilën ministri, gjatë të cilave është dorëzuar materiali dhe është sqaruar qëllimi i përgjithshëm i projektit. Sidomos, është theksuar se përgjigjet e pyetësorëve do të

5

mbahen fshehtë, dhe se asnjë informacion personal nuk do të përfshihet në raportin përfundimtar të VNT-së. Qëllimi ishte të marrim përgjigje të ndershme dhe të hapura për të marrë një përshtypje realiste për nevojat për trajnim për çështjet e BE-së. Disa prej ministrive kanë thënë se jo të gjitha pyetjet kanë lidhje me punën e tyre të përditshme. Megjithatë, ato janë inkurajuar të japin informacionet e duhura dhe të përfshijnë komentet shtesë. Janë mbledhur gjithsej 133 pyetësorë: 44 pyetësorë për menaxherët dhe 89 pyetësorë për zyrtarët. Janë bërë 32 intervista me ministri të ndryshme: 3 persona të IKAP-it dhe 5 persona nga GIZ-i. Është mbuluar një gamë e gjerë e ministrive: Ministria e Integrimit Evropian, Ministria e Administratës Publike, Financave, Drejtësisë, Brendshme, Zhvillimit Ekonomik, Tregtisë dhe Industrisë, Infrastrukturës, Arsimit, Rinisë, Mjedisit, Bujqësisë, Shëndetësisë, Administrimit të Pushtetit Lokal, Kthimit dhe Komuniteteve, Zhvillimit Rajonal dhe Zyrës së Kryeministrit. Fatkeqësisht, nuk dihet numri i pyetësorëve të dorëzuar dhe shkalla e kthimit të tyre. Nuk kemi pranuar pyetësorët nga Ministri për Kthim dhe Komunitete. Edhe pse numri i përgjigjeve ka qenë më i lartë se sa kemi pritur, duhet të kihet parasysh se të dhënat janë të kufizuara dhe kanë të bëjnë vetëm me një grup të synuar shumë specifik, dhe jo me tërë administratën e Kosovës. Sidomos punonjësit që punojnë vetëm në nivel lokal dhe që nuk kanë të bëjnë me detyrat e ndërlidhura me BE-në nuk janë përfshirë aspak. Pyetësorët kanë mbuluar informacionet që kanë pasur të bëjnë me vendin e punës. Megjithatë, nuk është bërë analizë e thellë e përshkrimeve të punës, profileve të punës dhe strukturave hierarkike në kuadër të ministrive të ndryshme. Arsyeja është se shumë përshkrime të punës janë shumë të përgjithshme për të dhënë informacione të mjaftueshme për detyrat që kanë të bëjnë me BE-në. Përveç kësaj, ky aktivitet nuk ka qenë i përqendruar në rekrutimin dhe riorganizimin struktural. Në VNT-në paraprak (p.sh. Projektin e lehtë të Binjakëzimit “Vlerësimi i Kapaciteteve dhe Fuqizimi i Strukturave Kyçe të Kosovës për Transpozimin e Acquis së BE-së dhe Bashkërendimin e Politikave”) ka pasur testim më të zgjeruar për të krahasuar nivelin e vetëvlerësimit të kompetencave me nivelin objektiv të kompetencave. Në këtë projekt, nuk ka kohë dhe burime të mjaftueshme për të përsëritur këtë aktivitet kaq kompleks. Megjithatë, kemi zgjedhur pyetësor shtesë për menaxherë për të krahasuar nivelin e vetëvlerësimit të kompetencave të personelit me pikëpamjet më kritike të shefave të tyre. 3. Hapat dhe konstatimet më të rëndësishme të VNT-së VNT-ja identifikon nivelin ekzistues të kompetencave të individëve, shkathtësive ose njohurive dhe e krahason atë me nivelin e kompetencave që kërkohen për pozitën e tyre në kuadër të organizatës. Për pasojë, VNT-ja i mundëson menaxherëve të marrin vendime të mirinformuara për mënyrën më të mirë të trajtimit të mungesës së kompetencave varësisht prej nevojës së institucioneve të tyre, kategorisë së punës dhe kapaciteteve për secilin punonjës individual. Pas kësaj VNT-je, duket se është e këshillueshme të maten në mënyrë periodike ndryshimet e kapaciteteve si dhe efikasitetit të programeve të trajnimit. VNT-ja e përpiluar gabimisht mund të çojë drejt

6

një trajnimi, i cili trajton kompetenca të gabuara, trajnon njerëz të gabuar dhe përdorë metoda të papërshtatshme të trajnimit. Ne e kemi përdorur modelin më të zakonshëm për të nxjerrë hapat e ndryshëm që duhet të bëhen. 3.1 Hapi i parë: Identifikimi i nevojave Kur bëhet VNT-ja është e rëndësishme të kuptohet organizata në përgjithësi, qëllimet dhe prioritetet e departamenteve si dhe puna tipike ditore. Kjo është arsyeja pse pyetësorët që janë përpiluar kanë pasur pjesë për përshkrimin e punës dhe caktimin e detyrave. Disa çështje organizative ndoshta duhet të trajtohen me mjete të tjera siç janë riorganizimi i departamenteve ose modifikimi i strukturave organizative. Megjithatë, kjo nuk do të jetë në fokusin e këtij aktiviteti. Ne i përdorim informacionet për organizatën vetëm si bazë për analizën e zbrazëtirave, e cila bëhet në hapin e dytë.

a) Konstatimet nga pyetësorët për menaxherë I kemi pranuar gjithsej 44 pyetësorë për menaxherë – nga një gamë e gjerë e ministrive të ndryshme (për më shumë hollësi shih shtojcën-vlerësimi i pyetësorëve për menaxherë). Grupi i synuar i këtij pyetësori kanë qenë zyrtarë të nivelit të lartë. Kemi mbledhur përgjigje nga 13 Drejtorë, 18 Udhëheqës të Divizioneve, 5 Udhëheqës të Departamenteve dhe 8 zyrtarëve, të cilët nuk e kanë saktësuar pozitën e tyre. 35% e të anketuarve punojnë në Departamentet/Divizionet për Integrim Evropian dhe Koordinim të Politikave, 27% në Departamentet Ligjore, 11% prej menaxherëve punojnë në Divizionin për Integrim Evropian, kurse 1% punon në Divizionin për Mbikëqyrjen e Zbatimit të Legjislacionit. Më pak se 1% e menaxherëve vijnë nga Departamenti për Kriteret Ekonomike dhe Tregun e Brendshëm, ose Departamenti për Financa dhe Shërbime të Përgjithshme, ose Divizioni për Bashkëpunim Rajonal ose Divizioni për Buxhetin dhe Financa. Disa prej njësive janë mjaft të mëdha, p.sh. Njësia Ligjore në Zyrën e Kryeministrit (10 punonjës), Njësia për Integrim Evropian në Ministrinë e Arsimit (9 punonjës), Njësia Ligjore e Ministrisë së Mjedisit dhe Njësia për Kriteret Ekonomike dhe Tregun e Brendshëm në Ministrinë e Integrimit Evropian (8 punonjës). Njësitë e tjera janë mjaft të vogla, p.sh. Njësia për Integrim Evropian dhe Koordinim të Politikave në Ministrinë për Komunitete dhe Kthim (1 punonjës), Njësia për Hartimin e Legjislacionit dhe Mbikëqyrjen e tij në Ministrinë e Administratës Publike (1 punonjës) dhe Njësitë për Integrim Evropian dhe Hartim të Legjislacionit në Ministrinë e Administratës Publike (2 punonjës secili). Pastaj, kemi parë planet dhe projeksionet e menaxherëve në punësimin e punonjësve të ri. 15 menaxherë nuk kanë synime të punësojnë punonjës të ri në periudhën vijuese. 27 menaxherë planifikojnë të punësojnë 1-4 punonjës në të ardhmen e afërt. 2 njësi në Ministrinë e Mjedisit përgatiten të punësojnë 10 punonjës të ri.

7

Në lidhje me pyetjen për nivelin e lëvizjes së punonjësve, në shumicën e institucioneve (70%) nuk ka pasur lëvizje të punonjësve në periudhën e vitit të kaluar. Në 14% të institucioneve të shqyrtuara vetëm 1 punonjës ka lënë punën, kurse në 11% të institucioneve janë regjistruar 2 lënie të punës në secilin institucion, kurse në 5% e institucioneve e kanë lënë punën 3 punonjës. Shumica e menaxherëve të shqyrtuar (77%) nuk kanë punonjës të përkohshëm në njësitë e tyre. 11% e menaxherëve kanë 1 punonjës të përkohshëm secili, kurse 7% e menaxherëve (në Zyrën e Kryeministrit, Ministrinë për Infrastrukturë dhe Ministrinë e Zhvillimit Rural) madje kanë 5 punonjës në çdo njësi të tyre, të cilët punojnë në bazë të kontratave të përkohshme. Pjesa tjetër prej 5% e menaxherëve kanë 5-3 punonjës të përkohshëm në njësitë e tyre. 77% e menaxherëve kanë deklaruar se kanë nevojë të punësojnë punonjës shtesë, që duhet të punojnë në çështjet e ndërlidhura me BE-në. 32% e menaxherëve kanë theksuar se kanë nevojë për 2 punonjës të ri, kurse 25% e menaxherëve do të dëshironin të punësonin 1 person. 23% e menaxherëve konsideruan se nuk kanë nevojë të punësojnë punëtorë shtesë për detyra që ndërlidhen me BE-në. Pjesa tjetër prej 21% e menaxherëve kanë deklaruar se ata kanë nevojë për 3-6 punonjës të ri për të punuar në detyra që kanë të bëjnë me BE-në. Nevoja më e madhe është theksuar se ekziston në Departamentin për të Drejtën e BE-së si dhe në Departamentin për Politika Sektoriale në Ministrinë e Integrimit Evropian, ku menaxherët kanë deklaruar nevojën për 6 punonjës shtesë në çdo njësi. Njësia Ligjore dhe Njësia për Integrim Evropian në Ministrinë e Financave gjithashtu janë të interesuara për të punësuar 5-6 persona të ri. Përveç kësaj, Ministria e Mjedisit ka thënë se ka nevojë për 5 punëtorë të ri, të cilët do të ndihmonin në plotësimin e detyrave që kanë të bëjnë me BE-në në kuadër të njësive të tyre. Në bazë të vetëvlerësimit të menaxherëve, 55% e tyre vlerësojnë se diku ndërmjet 50%-80% e punës së tyre ditore në njësitë e tyre ka të bëjë me detyrat e ndërlidhura me BE-në. 24% e tyre thotë më pak se 50%, kurse 21% e menaxherëve konfirmojnë se më shumë se 80% e punës së tyre është e ndërlidhur me detyrat që dalin nga BE-ja. Sa i përket pjesëmarrjes së menaxherëve në organin bashkërendues të MSA-së, 41% e menaxherëve nuk kanë asnjë përvojë në atë kuptim. 45% e menaxherëve marrin pjesë në komisionin ekzekutiv “infrastruktura” dhe “qeverisja”. 18% e menaxherëve janë pjesë e komitetit të punës për integrim evropian, kurse pjesa e tjetër prej 18% janë pjesë e komisionit ekzekutiv “tregtia, industria, doganat dhe tatimet” Në bazë të informacioneve të dhëna nga menaxherët, 50% e personelit të tyre nuk ka përvojë në pjesëmarrjen në grupet e MSA-së. Kurse Ministritë e Integrimit Evropian, Mjedisit, Drejtësisë, Tregtisë dhe Industrisë janë pjesëmarrëse pothuajse në të gjitha grupet punuese, Zyra e Kryeministrit është e pranishme vetëm në një. Niveli hierarik ndryshon: ndonjëherë marrin pjesë udhëheqësit dhe ndonjëherë zyrtarët. Pjesëmarrja më e lartë është parë

8

në komisionin ekzekutiv “qeverisja” dhe “tregu i brendshëm”, kurse 22% e personelit merr pjesë në secilin grup. Gjendje e ndryshme është parë në përfshirjen e departamenteve përkatëse në procesin e MSA-së si të tillë. Numri më i madh i departamenteve (73%) është parë në fushën e raportimit për procesin e MSA-së, 59% kanë konfirmuar pjesëmarrjen e departamentit të tyre në procesin e zbatimit të MSA-së, 52% e departamenteve janë të përfshirë në bashkërendimin e procesit të MSA-së me ministritë përkatëse, kurse 48% e departamenteve janë të përfshira në procesin e monitorimit të zbatimit të zotimeve të MSA-së. Përqindja më e ulët e departamenteve (41%) janë të përfshirë në procesin e hartimit të analizës për zbatimin e MSA-së. Vetëm 14% e menaxherëve nuk kanë deklaruar ndonjë përfshirje të drejtpërdrejte në procesin e MSA-së, përkatësisht, Ministria e Zhvillimit Ekonomik, Ministria e Infrastrukturës, Ministria e Pushtetit Lokal dhe Ministria e Zhvillimit Rajonal. Një shumicë e qartë – 90% e menaxherëve kanë thënë se ministria e tyre merr pjesë në procesin e integrimit në BE-së paku në një kategori. 75% e tyre kanë thënë se janë të përfshirë në procesin e harmonizimit të legjislacionit kombëtar me Acquis dhe 50% që njësitë e tyre marrin pjesë në bashkërendimin sektorial të çështjeve të BE-së dhe përgatitjen e dokumenteve strategjike që kanë të bëjnë me integrimin evropian. 47% e menaxherëve kanë thënë se njësitë e tyre merren me bashkërendimin e Programit Kombëtar për Zbatimin e Acquis dhe 23% se njësitë e tyre marrin pjesë në bashkërendimin horizontal të çështjeve të BE-së. Për mendimin e menaxherëve të Administrimit të Pushtetit Lokal dhe Ministrisë së Zhvillimit Rajonal, njësitë e tyre nuk janë përfshira në asnjë aspekt të procesit të integrimit. Kur janë pyetur se cilat janë kërkesat më të rëndësishme që procesi i integrimit në BE i ngarkon njësitë e tyre, 53% e menaxherëve kanë thënë se është thelbësor harmonizimi dhe përafrimi me Acquis e BE-së në procesin e MSA-së, 18% kanë thënë bashkërendimi dhe zbatimi i procesit të MSA-së, 10% kanë përmendur bashkërendimin dhe programin e IPA dhe 10% kanë thënë zbatimi i rekomandimeve të Raporti të Progresit. Këto gjetjet tregojnë se – në bazë të menaxherëve - shumica e punonjësve janë të përfshirë në procesin e MSA-së në Kosovë në së paku një segment të veçantë. Kur është vlerësuar komunikimi i jashtëm sa i përket çështjeve të BE-së, 32% e menaxherëve kanë thënë se ka bashkëpunim ndërmjet njësive të tyre me ministritë tjera për çdo ditë, kurse 23% bashkëpunojnë për çdo javë, ose kurdo që është e nevojshme. Bashkëpunimi për çdo muaj është konfirmuar nga 25% e menaxherëve. Vetëm 9% e menaxherëve kanë thënë se ka bashkëpunim të rrallë ndërmjet njësive të tyre dhe ministrive të tjera sa i përket çështjeve të BE-së. Këto rezultate konfirmojnë se ekziston komunikimi për çështjet e BE-së ndërmjet kolegëve në institucione të ndryshme, por pyetja është se sa është efiçient dhe i strukturuar ai komunikim. Sa i përket komunikimit të brendshëm ndërmjet njësive në institucionet përkatëse, 32% e menaxherëve kanë konfirmuar se ekziston bashkëpunimi i përditshëm për çështje të BE-së. 25% i këmbejnë informacionet kur është e

9

nevojshme, kurse 27% për çdo javë, dhe 27% të tjera kanë thënë se bashkëpunimi bëhet për çdo muaj, ose rrallë. Vetëm 36 menaxherë prej 44 janë përgjigjur pyetjes nëse ata kanë kanale të komunikimit me institucionet e BE-së: e njëjta përqindje është parë edhe në departamentet, të cilat kanë krijuar komunikim të drejtpërdrejtë (50%) dhe ata që nuk kanë komunikim të drejtpërdrejtë (50%). Meqenëse të gjitha njësitë e shqyrtuara janë të përfshira në procesin e integrimit në mënyrë të drejtpërdrejtë, ose të tërthortë, ka hapësirë për përmirësim në këtë fushë dhe për më shumë punë për ndërlidhje më të mirë me institucionet e BE-së, të cilat janë homologë në rrugën e Kosovës drejt BE-së.

b) Konstatimet që kanë dal nga pyetësorët për zyrtarët

Gjithsej janë pranuar 89 pyetësorë të zyrtarëve – nga një gamë e gjerë e ministrive të ndryshme (për më shumë hollësi shih shtojcën – vlerësimi i pyetësorëve për zyrtarë). 21% e të anketuarve punojnë në Ministrinë e Integrimit Evropian; në këtë mënyrë, kanë lidhje të forta me çështjet evropiane, përveç njësive specifike në të cilat ata punojnë. Përveç kësaj, më shumë se 82% e zyrtarëve që punojnë në Zyrën e Kryeministrit dhe ministritë të tjera linje i takojnë grupeve të synuara, që punojnë në njësi ligjore (67%) dhe Njësitë e Integrimit Evropian dhe Koordinim të Politikave(15%). Së paku 36% e tyre janë zyrtarë të lartë dhe së paku 53% janë zyrtarë, kurse të tjerët nuk e kanë përmendur pozitën e tyre. Tre përgjigje janë pranuar nga udhëheqësit e divizioneve të Ministrisë së Shëndetësisë dhe Ministrisë së Integrimit Evropian, që i kanë mbushur pyetësorët e zyrtarëve në vend të pyetësorëve për menaxher. Mosha mesatare e të anketuarve është 36 vjeç. Kjo do të thotë se shumica e tyre janë në mes të karrierës së tyre profesionale. 5% janë më të ri se 25 vjeç, kurse 7% janë më të vjetër se 50 vjeç. Kjo do të thotë se disa prej zyrtarëve janë fillestarë, kurse disa të tjerë kanë përvojë të gjatë profesionale. SË paku 61% kanë diplomë të masterit, ose doktorraturës dhe së paku 25% kanë diplomë të baçelorit, ose të ngjashme të juridikut; kështu që, niveli i arsimit është mjaft i lartë. Kjo tregon edhe gamën e gjerë të personave të anketuar. Së paku 22% punojnë në çështjet e BE-së për më pak se 1 vjet, së paku 10% 1-3 vjet, së paku 25% për 3-5 vjet, së paku 22% punojnë 5-10 vjet kurse së paku 10% më shumë se dhjetë vjet. Kjo tregon se niveli i përvojës së punës që ndërlidhet me BE-në dallon shumë ndërmjet zyrtarëve që kryejnë punë të ngjashme. 31 prej 89 zyrtarëve që iu kanë përgjigjur pyetësorit marrin pjesë në trupat bashkërendues të MSA-së, të cilët iu takojnë këtyre ministrive: 16 Ministrisë së Integrimit Evropian, 2 Zyrës së Kryeministrit, 3 Financave, 1 Drejtësisë, 4 Brendshme, 1 Zhvillimit Ekonomik, 2 Tregtisë dhe Industrisë dhe 2 Mjedisit. Me sa e dimë prej pozitave të tyre, shumica prej tyre janë zyrtarë të lartë. Së paku 77% e zyrtarëve, të cilët iu kanë përgjigjur pyetjeve kanë nevojë për njohuri ose shkathtësie specifike për kryerjen e detyrave të tyre ditore, së paku 43% njohuri të përgjithshme për të drejtën dhe politikat e BE-së, së paku 34%

10

njohuri specifike ose sektoriale dhe së paku 38% komunikim me institucionet e BE-së. Kjo tregon relevancën e madhe të njohurive dhe shkathtësive që ndërlidhen me BE-në. Edhe pse relevanca e njohurive të përgjithshme qëndron pak a shumë e njëjtë në të gjitha ministritë e ndryshme, ekziston dallim i madh sa i përket nevojës për njohuri specifike ose sektoriale: së paku 78% e personelit që punojnë në Ministrinë e Integrimit Evropian pohojnë se kanë nevojë për njohuri specifike ose sektoriale, por vetëm 22% e personelit të Zyrës së Kryeministrit dhe ministrive të tjera linje pohojnë se kanë nevojë për njohuri specifike ose sektoriale. Aspekti më i rëndësishëm është harmonizimi i legjislacionit kombëtar me Acquis, në të cilën janë të përshirë drejtpërdrejtë 55% e të anketuarve. I dyti dhe i treti që pason është përgatitja e dokumenteve strategjike që kanë të bëjnë me integrimin dhe bashkërendimin sektoral të çështjeve të BE-së (26% secili), pasuar nga bashkërendimi i programit kombëtar për zbatimin e Acquis, hartimi i analizave/dokumenteve të politikave për procesin e integrimit të Kosovë në BE dhe IPA (19-23% secili). Një numër relativisht i vogël i punonjësve janë të përfshirë në bashkërendimin horizontal të çështjeve të BE-së dhe në analizimin e dokumenteve të politikave të BE-së (12-13% secili). 78% e personave të anketuar në Ministrinë e Integrimit Evropian janë të përfshirë në bashkërendimin sektorial të çështjeve të BE-së; kështu që, numri është më i lartë se sa mesatarja. Gjithashtu, duhet të kihet parasysh se 56% e përgjigjeve janë marrë nga Njësitë Ligjore dhe se aktivitetet që kanë të bëjnë me bashkërendimin dhe politikat mund të jenë më të forta në fushat tjera të administratës së Kosovës.

Së paku 60% e personave të anketuar janë të përfshirë drejtpërdrejtë në procesin e MSA-së në kuadër të ministrisë së tyre, shumica e tyre në segmentin e monitorimit dhe raportimit (përafërsisht 35% secili). Në përgjithësi, së paku 51% vlerësojnë se më shumë se gjysma e detyrave të tyre kanë të bëjnë me BE-në, kurse së paku 38% mendojnë se më pak se gjysma e detyrave të tyre kanë të bëjnë me BE. Megjithatë, ekziston një dallim i madh ndërmjet ministrive të ndryshme: në Ministrinë e Integrimit Evropian 100% konsiderojnë se më shumë se gjysma e detyrave të tyre kanë të bëjnë me BE (madje, 68% parashohin se ajo përbën më shumë se 80% e vëllimit të tyre të punës); në Zyrën e Kryeministrit dhe në ministritë tjera linje vetëm 38% konsiderojnë se më shumë se gjysma e detyrave të tyre të jetë e ndërlidhur me BE-në (kurse së paku 48% konsiderojnë se më pak se gjysma e detyrave të tyre kanë të bëjnë me BE-në). Duke arritur gjithsej në 89%, niveli i bashkëpunimit me ministritë tjera linje është mjaft i lartë. Në Ministrinë e Integrimit Evropian 94% e bëjnë së paku njëherë në muaj, kurse 57% për çdo ditë. Në Zyrën e Kryeministrit dhe ministritë tjera linje, 57% e bëjnë së paku njëherë në muaj dhe 25% për çdo ditë. Niveli i pjesëmarrjes në takime dhe konferenca në Bruksel është mjaft i ultë. Vetëm 13 persona kanë pasur udhëtime të tilla zyrtare që kanë të bëjnë me detyrat e tyre gjatë vitit të kaluar. 11 prej tyre vijnë prej njësive të ndryshme nga Ministria e Integrimit Evropian, 2 prej tyre punojnë në njësitë ligjore në Ministrinë e Mjedisit.

11

c) Informacionet shtesë nga intervistat dhe hulumtimi i bërë në zyrë Intervistat dhe hulumtimi në zyrë – p.sh. raportet e SIGMA-s – konfirmojnë fakti se vendosja në pozita të punës në shumë ministri nuk merr parasysh shkathtësitë ekzistuese të personelit. Shpesh është përmendur se sa është e vështirë të stabilizohet niveli i lëvizjes së punonjësve. Pas disa viteve të punës në administratën publike duke punuar në fushën e çështjeve të BE-së dhe fitimit të përvojës që është e rëndësishme edhe për sektorin privat, ka prirje që punonjësit me shkathtësi të veçanta të BE-së e lënë punën në sektorin publik për të punuar me projekte, të cilat ofrojnë paga më të mira. Është e vështirë të punësohen punonjës të ri, të cilët e njohin gjuhën angleze dhe kanë përvojë në hartimin e legjislacionit. Kjo duhet të kihet parasysh edhe pse disa prej ministrive nuk e kanë përmendur këtë problem kur i janë përgjigjur pyetësorit për menaxherë.

3.2 Hapi i dytë: Kryerja e Analizës së Zbrazëtirës Analiza për të gjetur zbrazëtirat nënkupton vlerësimin e gjendjes ekzistuese të departamentit dhe krahason kryerjen e detyrave ose shkathtësitë e personelit me nivelin e dëshiruar. Për shkak të gamës së këtij projekti të binjakëzimit vetëm kompetencat që kanë të bëjnë me BE-në janë vënë në pah. Ne jemi munduar të marrim informacione edhe për ndryshimet që kanë ndodhur ndërmjet momentit kur kanë filluar punën në shërbimin publike dhe tash.

a) Konstatimet e nxjerra prej pyetësorëve për menaxher Nëse shihen 44 pyetësorët e marrë prej menaxherëve, sfidat kryesore gjatë zbatimit të detyrave të përditshme që kanë të bëjnë me BE-në në njësitë e tyre gjenden në fushën e politikave specifike/sektoriale të BE-së dhe njohurive për projektet e BE-së (47% secili). Gjithashtu, menaxherët kanë përmendur njohuritë e pamjaftueshme në domenin e gjuhëve të huaja dhe shkathtësive të negocimit në BE-së (38% secili), pastaj 34% pastaj për temën e harmonizimit të legjislacionit kombëtar me Acquis. Është parë mungesa e njohurive (prej 25%-27%) në fushën e procesit të vendimmarrjes, procesit të zbatimit të MSA-së/anëtarësimit), të drejtës së BE-së dhe shkathtësive që kanë të bëjnë me komunikimin. Janë parë edhe probleme më pak të zakonshme me njohurinë e pamjaftueshme në segmentin e politikave fillestare/të përgjithshme të BE-së (13%). Mendimi i përgjithshëm i menaxherëve për kapacitetet e punonjësve të tyre është siç vijon: 65% e punonjësve janë vlerësuar me notë mesatare, që do të thotë se shumica e menaxherëve udhëheqin ekipe me përzierje të njohurive për BE-në dhe nivel të përvojës. Disa prej punonjësve të tyre janë fillestar dhe kanë njohuri fillestare për BE-në, kurse të tjerët kanë njohuri specifike teknike. 23% e punonjësve për mendimin e mbikëqyrësve të tyre janë fillestar në çështjet e BE-së, kurse vetëm 2% janë notuar si ekspertë për BE-në. Pjesa e tjetër e menaxherëve e ka përshkruar nivelin e kompetencave të personelit të tyre për BE-në si solide, me përvojë të mjaftueshme, përvojë të konsiderueshme, dhe njohurive të mjaftueshme teknike.

12

Përveç kësaj, kemi shqyrtuar edhe projeksionet e kompetencës së menaxherëve sa i përket gjuhës angleze. Duhet të theksohet se këto rezultate bazohen në vetëvlerësim, kështu që, është pikëpyetje se sa janë ato realiste. Personave të anketuar ju është kërkuar të përgjigjen në shkallë prej 1 deri në 5, kur 1 nënkupton njohuri fillestare kurse 5 të shkëlqyeshme. Në përgjithësi, shkathtësitë e gjuhës angleze mendohet të jenë në nivel mesatar, 61% e të anketuarve kategorizohen ndërmjet kategorisë 3-4. 25% e të anketuarve kanë thënë se janë të shkëlqyeshëm në shkathtësitë e tyre të të folurit në gjuhën angleze, kurse 25% kanë thënë se kanë njohuri fillestare ose pasive të të njëjtave shkathtësi. Këto rezultate janë në pajtim me projektimin e kapaciteteve të tyre për pjesëmarrje aktive në trajnime, që do të mbahen në gjuhën angleze, kurse 68% e të anketuarve kanë konfirmuar shkathtësitë e tyre, kurse 32% kanë deklaruar se nuk kanë aftësi për trajnime të ofruara në gjuhën angleze.

b) Konstatimet e pyetësorëve për zyrtarët

Nëse shikohen 89 pyetësorët e pranuar nga zyrtarët, sfida më kryesore që përjetohet gjatë zbatimit të detyrave të tyre të përditshme që kanë të bëjnë me detyrat e BE-së është njohuria e pamjaftueshme për projektet e BE-së (40%). Kjo sfidë ndiqet nga njohuritë e pamjaftueshme për politikat e veçanta/sektoriale (31%), shkathtësitë e pamjaftueshme të gjuhëve të huaja (30%), shkathtësitë e pamjaftueshme të negocimit në BE (28%), njohuritë e pamjaftueshme për harmonizimin e legjislacionit kombëtar me Acquis e BE-së (27%) si dhe njohuritë e pamjaftueshme për të drejtën e BE-së dhe zbatimin e MSA-së/procesin e anëtarësimit (23% secili). Megjithatë, ekziston një dallim i dukshëm përkitazi me shkathtësitë e gjuhëve të huaja ndërmjet ministrive të ndryshme: asnjëri në Ministrinë për Integrim Evropian nuk ka thënë se kjo është sfidë, por këtë gjë e kanë thënë më shumë se 38% në Kryeministri dhe ministritë e tjera linje. Njohuritë për politikat themelore/të përgjithshme të BE-së duket të jetë problem më i vogël në të gjitha fushat e administratës së Kosovës (më pak se 8%). Megjithatë, duhet të kihet parasysh që këto rezultate bazohen në vetëvlerësim. Në momentin e hyrjes në shërbimin civil, njohuritë dhe kompetencat për BE-në konsiderohen se janë në nivel mesatar, vetëm përvoja në projektet e BE-së konsiderohet se është e vogël. Në përgjithësi, niveli i kompetencave dhe njohurive të BE-së në këtë moment konsiderohet se është në nivel mesatar, vetëm përvoja në projektet e BE-së ka prirje të zvogëlohet. 6-25% e zyrtarëve që ju kanë përgjigjur këtij pyetësori kanë thënë se kompetencat dhe njohuritë e tyre janë të nivelit të lartë, kurse vetëm 4-13% kanë bërë këtë kur kanë hyrë në shërbimin publik (në Ministrinë e Integrimit Evropian: 15-69% në krahasim me 15-37%: Zyra e Kryeministrit dhe ministritë e tjera linje: 4-19% në krahasim me 2-10%). Kjo do të thotë se niveli i kompetencave dhe njohurive të BE-së rritet me vitet shtesë të përvojës së punës. Megjithatë, përqindja e zyrtarëve me nivel të lartë të kompetencave dhe njohurive të BE-së mund të mos jetë aq e lartë sa pritet nëse kihet parasysh grupi i synuar dhe përfshirja e tyre konstante në çështjet e ndërlidhura me BE-në.

13

Mesatarisht, shkathtësitë e gjuhës angleze mendohet të jenë të nivelit mesatar; shkathtësitë e leximit kanë prirje të jenë më të larta. Në secilën ministri mund të gjendet një gamë e gjerë ndërmjet fillestarëve the profesionistëve. Niveli i aftësive të gjuhëve të huaja në Ministrinë e Integrimit Evropian është më lartë se mesatarja dhe 100% e tyre do të ishin në gjendje të kuptojnë një trajnim, i cili do të mbahej në gjuhën angleze. Në Zyrën e Kryeministrit dhe në ministritë tjera linje vetëm 38% kanë pohuar se mund të kuptojnë një kurs të trajnimit nëse ai ofrohet në gjuhën angleze; madje edhe disa prej këtyre përgjigjeve janë të diskutueshme, p.sh. nëse në të njëjtin pyetësorë rrethohet përgjigja se personi ka njohuri fillestare të gjuhës, dhe se ai mund të kuptoj një trajnim nëse mbahet në gjuhën angleze. Ministria e Integrimit Evropian dhe Ministria e Tregtisë dhe Industrisë kanë që të vetmet që kanë mbushur pyetësorët në gjuhën angleze, kurse të gjitha të tjerat kanë përdorur versionin e përkthyer.

c) Informacione shtesë nga intervistat dhe puna hulumtuese në zyrë Gjatë projektit të lehtë të Binjakëzimit “Vlerësimi i Kapaciteteve dhe Fuqizimi i Strukturave Kyçe të Kosovës për Transpozimin e Acquis së BE-së dhe Bashkërendimin e Politikave” (KS 10 IB OT 01 TWL), janë vlerësuar kapacitetet në mënyrë shumë të hollësishme, duke përfshirë edhe testimet e njohurive për BE-në. Edhe pse vetëvlerësimi ka thënë se kompetencat për BE-në janë të nivelit mesatar, testet objektive kanë sugjeruar se ajo njohuri ka qenë shumë fillestare. Si rezultat i kësaj, 93-95% e personelit janë konsideruar se janë fillestarë, 1-2% të avancuar kurse 4-5 ekspertë. Këto konstatime kanë ngritur shumë diskutime, meqenëse ato sugjerojnë se shumica e personelit në administratën e Kosovës në tërë ministritë ka mungesë të njohurive të mjaftueshme profesionale që të merren me detyrat e tyre të përditshme. Gjatë intervistave tona, disa menaxherë kanë menduar se ato rezultate mund të jenë të vlefshme edhe sot, dhe se përqindja e punonjësve në këto tre kategori (fillestar, avancuar dhe ekspertë) ka qëndruar pak a shumë e njëjtë. Edhe pse disa zyrtarë kanë CV të shkëlqyeshme dhe kanë studiuar jashtë, shkathtësitë e tyre vlerësohen se janë të pamjaftueshme për të kryer mirë punën e tyre. Edhe pse çdo punonjës e ka mundësinë të përzgjedh llojet e ndryshme të trajnimeve, ndonjëherë ata duket se kanë mungesë të interesit. Edhe pse personeli me përgatitje më të mirë shkollore është i gatshëm të përmirësojë shkathtësitë e tyre, shërbyesit civil me mungesë të dukshme shpesh duket se kanë pak interes në përmirësimin e mëtejmë të kapaciteteve të tyre.

3.3 Hapi i tretë: Vlerësimi i Opsioneve të Trajnimit Kur të bëhet vlerësimi i opsioneve të trajnimit duhet të vlerësohen faktorë të ndryshëm. Për shembull, lloji i trajnimit, i cili mund të jetë më i miri për zgjidhjen e problemeve. Kurset e gjuhës angleze mund të lehtësojnë punën me dokumente që vijnë nga institucionet e BE-së. Shkathtësi më të mira të shkrimit mund të rrisin shanset për të marrë financime, ose lehtësuar përmbushjen e detyrimeve raportuese. Rritja e njohurive teknike mund të kërkojë kurse specifike nga ana e ekspertëve, të cilët janë duke punuar në një sektor të caktuar.

14

Shpenzimet e trajnimit janë një faktor tjetër, i cili duhet të peshohet. Ai varet nga llojet e kursit dhe numri i personelit, të cilët duhet të marrin trajnimin. Në këtë drejtim, fusha ku duhet të bëhet përqendrimi është të identifikohet grupi i synuar dhe të garantohet se trajnerët do të mund të jenë të qëndrueshëm, si nga pikëpamja financiare ashtu edhe institucionale, pas përfundimit të projektit të Binjakëzimit. Programi i trajnimit, i hartuar në bazë të kësaj VNT-je mund të zbatohet në formë të TiT. Për disa trajnime, siç janë kurset e gjuhës, mund të nevojiten trajnues të jashtëm. Për tema të veçanta të BE-së mund të identifikohen ekspertë brenda administratës së Kosovës, të cilët janë në gjendje dhe të gatshëm të trajnojnë kolegët e tyre për politikat dhe procedurat e BE-së. Koncepti i TiT është mjet i mirë për të garantuar ndikimin e trajnimeve në pikëpamje afatgjate; sidomos duke marrë parasysh se është krijuar grupi i trajnuesve për disa tema të caktuara në Kosovë. Megjithatë, niveli i lartë i lëvizjes së punonjësve ndikon jo vetëm në efikasitetin e trajnimeve, por gjithashtu edhe në kërkimin e trajnuesve në kuadër të administratës së Kosovës. Ndonjëherë, sasia e kohës së kushtuar ndërtimit të kapaciteteve në kuadër të organizatës do të krijojë probleme, sepse punonjësit do të merren nga vendi i tyre i punës dhe nga përfundimi i detyrave të tyre. Në këtë rast, mund të jetë opsion trajnimi në vendin e punës.

a) Konstatimet e nxjerra nga pyetësorët për menaxherët Në shumicë e qartë e menaxherëve (84%) kanë thënë se metodat më efikase të trajnimit janë vizitat studimore. Nota të larta kanë marrë edhe punëtoritë dhe praktikat (68%-63%), kurse 61% e menaxherëve kanë menduar se diskutimet dhe rastet studimore janë të rëndësishme. Vetëm 36% mendojnë se trajnimet në kuadër të institucionit të tyre janë të dobishëm, kurse 20% i shohin simulimet dhe ligjëratat si metodologji të mirë për trajnime. Për mendimin e menaxherëve, mënyra më efikase për përmirësimin e kompetencave të punonjësve të tyre në lidhje me BE-në janë punëtoritë dhe seminaret për temat e BE-së (84%). 64% e menaxherëve e shohin programet e praktikave jashtë vendit si metoda të mira. 45%-30% e menaxherëve e shohin si model të mirë modelin ‘duke mësuar e duke punuar’, kurse 25% i shohin bursat si mjet i mirë përmirësimin e njohurive të personelit për BE-në. Për mendimin e 90% të menaxherëve, shumica e trajnimeve për BE-në të ofruara vitin e kaluar nuk kanë qenë të mjaftueshme për punonjësit e tyre. 66% e tyre besojnë se arsyet për këtë kanë qenë temat dhe nivelet e kurseve joadekuate dhe të papërshtatshme, kurse 25% e tyre kanë pohuar se punonjësit e tyre nuk kanë pasur kohë të marrin pjesë në trajnime për shkak të vëllimit të tyre të madh të punës. 7% e menaxherëve nuk shohin interes të mjaftueshëm dhe vetëm 10% mendojnë se numri i trajnimeve të ofruara në vitin e fundit kanë qenë të mjaftueshme për personelin e tyre. Kjo nuk është aspak kritikë e përgjithshme e aktiviteteve të trajnimit, por mund të shërbejë si përkujtues i rëndësisë së analizimit të nevojave për trajnime dhe zgjedhjes së metodave të duhura të trajnimit për të dhënë motiv në mënyrë adekuate për trajnime ndër shërbyesit civil. Sa i përket kanaleve të shpërndarjes së trajnimeve, shumica e menaxherëve kanë pohuar aranzhimet e IKAP-it për këtë. 50% e mundësive për trajnim janë ardhur nga IKAP-i, por ndonjëherë, vetëm 32% kanë marrë informacione

15

rregullisht nga IKAP-i, kurse 16% nuk kanë marrë kurrë mundësi të trajnimit përmes IKAP-it. Pas IKAP-it, shumica e menaxherëve marrin informacionet për trajnime nga mbikëqyrësit e tyre rregullisht, ose kohë pas kohe. 32% e menaxherëve informohen kohë pas kohe për trajnimet nga donatorët, kurse 27% hulumtojnë vetë ndonjëherë në internet mundësi për trajnim. 23% e menaxherëve marrin informacione të kohëpaskohshme për trajnime nga departamentet e BNJ, kurse vetëm 12% thonë se marrin rregullisht informacione për mundësi të trajnimit. Për mendimin e menaxherëve që janë përfshirë në këtë anketim, plani vjetor i trajnimit për institucionet e tyre bëhet nga departamenti për BNJ çdo vit (68%), 7% thonë se nuk ka plan vjetor të trajnimit në institucionet e tyre, kurse 5% thotë se është në domenin e IKAP-it. 64% e menaxherëve nuk kanë punonjës në departamentin e tyre, të cilët punojnë si trajnues. 23% deklarojnë se një prej punonjësve të tyre është i certifikuar si trajnues. Numri më i madh i trajnuesve është parë se janë në nivel lokal, ku 6 prej 15 punonjësve janë trajnues.

b) Konstatimet e pyetësorit për zyrtarët

Duke i vlerësuar 89 përgjigjet e zyrtarëve, më shumë se 78% duan të marrin pjesë në vizitat studimore, ndjekur nga punëtoritë (66%), rastet studimore (48%) dhe diskutimet në grup (37%), si metodat më të njohura të trajnimit. Më shumë se 64% kanë e të anketuarve kanë marrë pjesë në trajnimet për BE-në në vitin e fundit. Së paku 40% kanë marrë pjesë në përafrimin dhe të drejtën e BE-së, ndjekur nga trajnimet për çështjet e përgjithshme dhe sektoriale të BE-së (13-16% secili). Mesatarisht, cilësia dhe relevanca e trajnimeve është vlerësuar të jetë nga niveli mesatar në të lartë. Shumë prej pjesëmarrësve tashmë kanë një nivel të njohurive. Më shumë se 62% e tyre kanë marrë pjesë në punëtori, seminare ose trajnime të IKAP-it për tema të BE-së. Në Ministrinë e Integrimit Evropian, më shumë se 47% kanë përmendur studimet jashtë vendit, më shumë se 31% praktika jashtë vendit dhe 26% studime në fushën e BE-së. Në Zyrën e Kryeministrit dhe në ministritë tjera linje, përafërsisht 11% i kanë përmendur studimet në fushën e BE-së ose jashtë vendit, kurse 8% praktikat jashtë vendit. Nëse shihen të gjitha përgjigjet e pranuara nga ministritë e ndryshme, më shumë se 43% kanë përvojë të punës që kanë të bëjnë me çështje të BE-së; më shumë se 10% madje punojnë në projekte të BE-së. Më shumë se 59% kanë marrë informacione për trajnime prej IKAP-it dhe më shumë se 50% nga mbikëqyrësit e tyre. Këto rezultate janë mjaft të mira. Megjithatë, shpeshtësia e tyre duhet të jetë më e rregullte. Gjithashtu, IKAP-i duhet të rikontrolloj sistemin e shpërndarjes së tyre, meqenëse ka pasur ankesa se nuk kanë marrë informacione, ose vetëm njëherë në dhjetë vite. Më shumë se 76% hartojnë planin e tyre për trajnime në të ardhmen me mbikëqyrësit e tyre, 56% e tyre madje së paku njëherë në vit. Së paku 23 persona kanë marrë pjesë në programet e TiT, d.m.th. më shumë se 25%. Së paku 14% e tyre kanë marrë pjesë në të drejtën e BE-së dhe përafrimin e legjislacionit, të ndjekur nga çështjet e përgjithshme (së paku

16

10%). Ka qenë e mundur të identifikohen vetëm 7 trajnues (më pak se 8%), që është shumë e ulët duke marrë parasysh numrin e lartë të pjesëmarrësve në programet e TiT. Ata vijnë nga ministri të ndryshme: Zyra e Kryeministrit, Integrimi Evropian, Administrata Publike, Drejtësia dhe Administrimi i Pushtetit Lokal. Edhe pse nuk ka qenë e mundur të identifikohen shumë trajnues, 48 persona kanë qenë të gatshëm të shkëmbejnë përvojën e tyre dhe të bëhen trajnues d.m.th. më shumë se 53%. Shumica e zyrtarëve duan të mësojnë për shkathtësitë e hartimit të koncept dokumenteve dhe trajnime të përgjithshme për BE-në (29-30% secili), të ndjekur nga e drejta e BE-së dhe përfarimi i legjislacionit, procesi i anëtarësimit në BE dhe politikat sektoriale të BE-së (19-20% secili). Duke marrë parasysh dallimin ndërmjet trajnuesve aktual dhe atyre të mundshëm, ka shumë hapësirë për përmirësimin e shfrytëzimit të burimeve që janë në dispozicion. Duhet të diskutohet më tej se si të rritet grupi i trajnerëve me kandidatë të ri, dhe si të shfrytëzohen më mirë listat e trajnuesve, p.sh. ftesa të hapura, ose thirrja e ekspertëve që punojnë në çështjet të BE-së në të gjitha ministritë.

c) Informacionet shtesë nga intervistat dhe hulumtimi në zyrë

Metodat e trajnimit janë vlerësuar më mirë në pyetësor se sa është pritur nga intervistat, ku janë kritikuar shumë kurse. Shumica e të intervistuarve janë ankuar për cilësinë e kurseve dhe kualifikimet e trajnuesve, edhe pse IKAP-i i merr vlerësimet e të trajnuarve pas përfundimit të trajnimit. Qasja e trajnimit, e cila ofrohet nga IKAP-i vlerësohet se është tradicionale, shumë teorike dhe jotërheqëse. Disa prej ministrive linje kanë shprehur nevojat e tyre për trajnime, të orientuara më shumë nga qasja praktike. Për shembull, trajnimet e IKAP-it kanë mungesë të bartjes së njohurive tek detyrat praktike, p.sh. si të përgatiten, zbatohen dhe monitorohen projektet e IPA-s. Të dëshirueshme do të ishin trajnime më të shkurtra dhe më efikase. IKAP-i është ankuar se shpesh trajnimet e tij fajësohen se janë të dobëta, por pa dhënë fakte ose treguar probleme konkrete. Ata shpresojmë të kenë pamje më të mirë duke e krijuar bazën e re të të dhënave. Prej vitit 2003, ata kanë mbledhur të dhëna për pjesëmarrësit të trajnimeve, përfshirë emrat e tyre dhe ministritë ku punojnë. Në vitin 2010, ata nuk kanë qenë në gjendje të përdorin ata për shkak të problemeve teknike. Kur shihen pyetësorët, pamja e përgjithshme nuk duket aq keq sa është pritur. 80% e trajnuesve janë shërbyes civil, por disa nga fushat më të veçanta mund të merren përsipër nga ekspertët e jashtëm. Personeli ka shprehur bindjen se ata mund të përfitojnë më shumë nga ekspertët e huaj. Sidomos, ata duan të mësojnë nga përvojat e jetës së përditshme, vështirësitë dhe zgjidhjet në shtete e tjera, që kanë kaluar nëpër procesin e anëtarësimit – siç është Kroacia. Duke marrë parasysh mungesën e shkathtësive gjuhës angleze, ekzistojnë disa kufizime sa i përket bashkëpunimit me ekspertë të huaj. Është e rëndësishme që dhënia e ligjëratave të bëhet në gjuhën shqipe me përkthim në gjuhën e minoriteteve, p.sh. përkthimi simultan në gjuhën serbe.

17

Udhëzuesit dhe doracakët mund të jenë të dobishme si shtesë për trajnime. Ata mund të variojnë nga një përmbledhje e burimeve të dobishme të BE-së tek procedurat administrative në Kosovë. Disa prej tyre mund të përgatiten paraprakisht; disa prej tyre mund të përgatiten pas trajnimit duke marrë parasysh nevojat e veçanta të identifikuara nga pjesëmarrësit gjatë diskutimeve. Të gjitha kurset parashihet të inkurajojnë shkëmbimin e përvojave, rrjetëzimin dhe informimin ‘kolegu-për-kolegun’. Kur bëhet fjalë për të drejtën e BE-së dhe përafrimin e legjislacionit, kursi i trajnimit mund të kombinohet me mentorim për të inkurajuar konsultimin aty për aty. Mentorët mund të jenë ekspertët e huaj, por gjithashtu edhe kolegët vendorë. Mentori supozohet të marr pjesë në grupet punuese, i gatshëm të intervenojë kur të hartohen ligjet dhe konceptet. Mentori mund të sugjerojë një qasje për të ndjekur, të shtojë njohurinë për të drejtën e BE-së, dhe të jep indikacione se si të transpozohet Acquis në legjislacionin kombëtar. Disa kolegë nga Ministria e Integrimit Evropian tashmë ofrojnë prezantime ‘kolegu-për-kolegun’ dhe shkojnë tek ministritë tjera, si lloj i një këshille dhe trajnimi joformal jashtë strukturës së IKAP-it. Në rast se zgjidhet qasja e TiT, IKAP-i duhet të përmirësojë sistematikisht procedurat e tyre të rekrutimit për trajnues të ri. Është krijuar një grup i trajnuesve, i cili është certifikuar nga IKAP-i në bashkëpunim me projektet e donatorëve. GIZ-i ka sugjeruar se mund të jetë e mundshme të zgjerohet ky grup, për të mbuluar temat shtesë. Kandidatët e mundshme përfshihen duke marrë parasysh ekspertizën e tyre dhe performancën. Megjithatë, disa prej punonjësve shihet se janë të frustruar, sepse atyre rrallë, ose kurrë nuk iu kanë kërkuar të japin trajnime, pavarësisht certifikimit të tyre. Për module të avancuara mund të mos jetë e lehtë të gjenden trajnues të duhur, duke marrë parasysh nivelin e ultë mesatar të kapaciteteve të tyre. Mungon përshkimi më formal i rregullave për trajnues, për rrjedhojë, nuk ka ndonjë marrëveshje ndërmjet IKAP-it dhe ministrive. Rrallë vjen ndonjë trajnues për çështjet të BE-së nga Ministria e Integrimit Evropian. Kjo është arsyeja pse propozohet të ketë një ftesë të hapur për trajnues. IKAP- duhet të shfrytëzojë potencialin e punonjësve me kualifikime të larta, që punojnë në Ministrinë e Integrimit Evropian. Edhe pse ekziston një person kontaktues ndërmjet IKAP-it dhe Ministrisë së Integrimit Evropian nuk ka aq shumë diskutime për trajnimet për BE-në. Shkëmbimi duhet të bëhet në baza më të përhershme. Pjesëmarrësit përzgjidhen nga IKAP-i, por kriteret e përzgjedhjes janë të panjohura. Në fillim, trajnuesit janë paguar drejtpërdrejtë nga GIZ-i. Tash, ata paguhen nga IKAP-i. Ky ndryshim e ka bërë të qenit trajnues më pak tërheqës. Megjithatë, shumë zyrtarë kanë thënë në pyetësorët e tyre se ata janë të gatshëm të bëhen trajnues. Kjo mundësi duhet të shfrytëzohet p.sh. duke bërë ftesa të hapura, ose ju drejtuar ekspertëve që punojnë në çështje të BE-së në të gjitha ministritë. Duket se menaxherët i mbështesin punonjësit e tyre në ofrimin e trajnimeve, edhe nëse këto aktivitete krijojnë detyra shtesë, përveç ato që i kanë gjatë punëve të përditshme. Gjatë intervistave, nuk ka pasur asnjë trajnues, i cili është ankuar se ka probleme me hierarkinë e tij sa i përket aktiviteteve të ligjërimit. Disa drejtorë madje marrin pjesë në aktivitetet e trajnimit. Ai shihet si mjet për të rritur motivimin e punonjësve për të përmirësuar shkathtësitë e

18

tyre. Megjithatë, aktivitetet shtesë të punonjësve si trajnues zakonisht nuk shpaguhen kur bëhet fjalë për ngritjen në detyrë. Gjithashtu, u diskutua se në çfarë mase mund të ndihmojë qasja nga poshtë lartë, për të rritur trajnimet. IKAP-i duhet të provojë të identifikoj materialet dhe doracakët e trajnimeve, të cilët tashmë ekzistojnë në kuadër të ministrive të ndryshme. Disa punonjës mund të punojnë si trajnues për institucionet e jashtme, ose ndoshta kanë marrë pjesë në trajnime të jashtme për çështje të BE-së.

3.4 Hapi i katërt: Raportimi i Nevojave për Trajnim dhe Rekomandimi i Planeve të Trajnimit Pas vlerësimit duhet të bëhen rekomandimet për planet e trajnimit. Për të harmonizuar planet e trajnimit me buxhetet, prioritetet nga lista e opsioneve të trajnimeve duhet të identifikohet. Gjithashtu, duket e këshillueshme të lidhet VNT horizontale me rezultatet e VNT-së që kanë të bëjnë me kapituj të ndryshëm dhe të identifikohen nevojat më urgjente dhe më të rëndësishme, dhe të hartohet strategjia afatgjate e trajnimit. Nëse ka ndonjë afat kohor për ndonjë prej këtyre trajnimeve, këto trajnime duhet të caktohen dhe duhet të hartohet plani i zhvillimit.

a) Prioritetet e trajnimeve që dalin nga të dy pyetësorët – për menaxherët dhe

për zyrtarët Së pari, shumica e menaxherëve kanë konfirmuar përfshirjen në procesin e analizimit të nevojave për trajnime për personelin e tyre, të cilat në shumicën e rasteve (82%) organizohen njëherë në vjet. 13% ndonjëherë ofrojnë dhe analizojnë nevojat e trajnimeve të punonjësve të tyre, kurse 5% prej tyre nuk janë të përfshirë aspak në atë proces. Sa i përket pyetjes se cilat trajnime në të ardhmen do të jenë të dobishme për zyrtarët në departamentet përkatëse për mendimin e menaxherëve, kanë dominuar një numër i temave kyçe dhe nevojave për trajnim. Menaxherët kanë theksuar në pyetësorët e tyre se punonjësit e tyre kanë nevojë për kryerje të suksesshme të detyrave që kanë të bëjnë me BE-në për të pasur njohuri më të mirë për politikat e veçanta/sektoriale të BE-së, për projektet e BE-së dhe shkathtësitë e negocimit në BE, por gjithashtu të jenë të njoftuar me procedurat për harmonizimin e legjislacionit kombëtar me Acquis e BE-së. Në anën tjetër, sa i përket trajnimeve që do të ishin më të nevojshme për punonjësit në departamentet përkatëse, 59% e menaxherëve kanë thënë se personeli i tyre duhet të marrë pjesë në trajnime për të drejtën e BE-së dhe përafrimin e legjislacionit – më shumë në nivel fillestar se sa në nivel të avancuar. Për të gjitha temat tjera interesi për kurse të nivelit fillestar ka qenë më i lartë se sa për nivelin e avancuar për temat e njëjta. 50% e të anketuarve kanë kërkuar për trajnime fillestare për politikat sektoriale të BE-së, por vetëm 23% kanë kërkuar nivel të avancuar. 43% e menaxherëve kanë thënë se kanë nevoja për trajnime fillestare për shkathtësi të hartimit, por vetëm 20% e tyre nivel të avancuar. Sa i përket trajnimit për fondet e BE-së, përkundër mendimit të menaxherëve që punonjësit e tyre kanë mungesë të njohurive në atë fushë, ajo temë nuk është prioritet kur bëhet fjalë për trajnime të dobishme. Kjo është

19

tema e 4 prej 8 temave të propozuara për trajnime të ardhshme, ku vetëm 39% e menaxherëve kanë thënë se kanë nevoja për trajnime fillestare për projektet e BE-së, dhe 6 prej 8, ku vetëm 9% e menaxherëve kanë përmendur nevojat për trajnime të avancuara në fushën e projekteve të BE-së. Përveç kësaj, 34% e menaxherëve kanë shprehur nevojën për trajnime fillestare sa i përket shkathtësive të negocimit në BE, kurse vetëm 23% për nivel të avancuar. 32% kanë preferuar trajnime të përgjithshme për BE-në në nivel fillestar përkundër 11% për nivelin e avancuar. Interesi për trajnime për shkathtësi së komunikimit dhe procesin e anëtarësimit në BE- ka qenë i ultë në të dy nivelet. Më poshtë gjenden temat kryesore për nevojat të trajnimeve të përcaktuara nga menaxherët: Trajnimet fillestar

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%EU law and legalapproximation

Sectoral EU policies

Drafting skills

EU projects

EU negotiation skills

General EU trainings

Communication skills/EUaccession process

Trajnimet e avancuara

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%EU law and legal approximation

Drafting skills

Sectoral EU policies

EU accession process

EU negotiation skills

General EU trainigs

Communication skills

EU projects

Më poshtë gjenden temat kryesore të nevojave për trajnim, të përcaktuara nga zyrtarët:

20

Në pyetësorët e zyrtarëve, së paku 64% kanë thënë se ata duan të kenë trajnime për të Drejtën e BE-së dhe përafrimin e legjislacionit, kurse së paku 57% kanë thënë se duan të përmirësojnë shkathtësitë e hartimit të legjislacionit. Trajnimet e tjera që janë të zakonshme janë trajnimet për politikat sektoriale të BE-së (më shumë se (50%), procesin e anëtarësimit të BE-së, (më shumë se 49%), shkathtësitë e negocimit në BE (më shumë se 43%), trajnimet e përgjithshme për BE-në, shkathtësitë e komunikimit (më shumë se 37%) dhe menaxhimi/zbatimi i projekteve të BE-së (më shumë se 32%)

Duke marrë parasysh dëshirat e menaxherëve dhe zyrtarëve për gjetjet në bazë të analizës së zbrazëtirave është hartuar lista me trajnimet e mundshme. Kjo listë përfshin fusha të ndryshme siç janë institucionet e BE-së dhe politikat e BE-së, e Drejta e BE-së, shkathtësitë e negocimit në BE, menaxhimi i ciklit të projektit, integrimi në BE dhe procesi i përafrimit, menaxhimi dhe zhvillimi i burimeve njerëzore (për më shumë hollësi shihni të bashkëngjitur listën e trajnimeve të mundshme). Përveç prioriteteve të lartpërmendura, analiza e zbrazëtirave ka treguar nevojë të dukshme për përmirësimin e shkathtësive të gjuhës, sidomos sa i përket njohurive të gjuhës angleze. Ka fillestarë në të gjitha ministritë, edhe pse mesatarja e njohurive të gjuhës është më e lartë në Ministrinë e Integrimit Evropian. Disa kurse për terminologjinë dhe hartimin e ligjeve janë përfshirë në listën e trajnimeve të mundshme. Megjithatë, këto kurse duhet të plotësohen me kurse të gjuhës angleze për nivele të ndryshme.

b) Informacionet shtesë nga intervistat dhe puna hulumtuese në zyrë

Gati të gjithë personat e intervistuar kanë përmendur njohuri të pamjaftueshme të gjuhës angleze dhe të gjuhëve tjera. Përkthimet zyrtare të dokumenteve të BE-së shpesh mungojnë, kështu që, kjo është njëra prej pengesave kryesore në punën e tyre të përditshme. Gjithashtu, është sugjeruar se do të ishin të dobishme kurset për përmirësimin e stilit të shkrimit për të plotësuar pritjet e Komisionit Evropian. Është e rëndësishme të shpërndahet porosia dhe t’i përmbahemi kornizës logjike.

21

Duket se është e rëndësishme të përfshihen si kurset fillestare ashtu edhe ato të avancuara. Në anën tjetër, shumë zyrtarë kanë shprehur dëshirën e tyre për të marrë pjesë në trajnime të avancuara dhe janë ankuar që modulet e ofruara nga IKAP-i janë shumë të përgjithshme dhe fillestare. Meqenëse shumë prej kurseve përsëriten dhe kurrikula kurrë nuk është zhvilluar ose modifikuar nuk është e mundshme të thellohen ose azhurnohen njohuritë ekzistuese. Punonjësit- që merren me zbatimin e MSA-së për çdo ditë dhe punojnë në çështje të BE-së për më shumë se 10 vjet mendojnë se kurset e detyrueshme të IKAP-it për zbatimin e MSA-së për të sapo punësuarit janë humbje kohe. Në anën tjetër, Ministria e Integrimit Evropian ka raportuar se niveli menaxhues i ministrive të tjera linje shpesh ju kërkon atyre të ofrojnë informacione themelore për të drejtën e BE-së, politikat dhe institucionet e saj. Kështu që, duket se ka nevojë për të mbuluar edhe fillestarët. Një prej sfidave do të jetë përputhja e nivelit të trajnimeve me nivelin e kompetencave. Një prej ideve ka qenë të bëhet një test në procesin e aplikimit. Megjithatë është e paqartë nëse kjo do të jete praktike dhe e pranueshme. Që të përshtaten trajnimet profileve të punës që janë më specifike do të ishte detyrë tepër e madhe. Zgjidhjet alternative mund të jenë që pjesëmarrja në kurset e nivelit fillestar të jetë parakusht për ato më të avancuara, ose të vlerësohet përgatitja arsimore dhe përvoja e punës së aplikuesve. Gjithashtu, trajnimet do të mund të ndaheshin në të detyrueshme dhe zgjedhore dhe të lidhen me ngritjen në detyrë, ose të bëhen parakusht për punë në fusha të caktuara. Gjatë intervistave, disa ministri kanë sugjeruar se trajnimet janë të nevojshme sa i përket hartimit të legjislacionit të harmonizuar. Sugjerime të tjera kanë qenë kurset për vlerësimin e ndikimit rregullativ si dhe modulet që do të thellonin aftësitë e komunikimit dhe negocimit në BE. Përveç nevojave për trajnime horizontale ka pasur edhe nevoja më të veçanta për trajnim sektorial. Edhe pse nuk mbulohet me këtë Aktivitet 2.1.1, disa kurse të trajnimit duhet të zhvillohen për tetë kapitujt e Acquis, të cilët janë identifikuar si prioritet (në bazë të Aktivitetit 2.1.2 projekti i binjakëzimit do të kryejë VNT-të për tetë kapitujt prioritarë). Kurset më teknike do të mund të merreshin me temat specifike p.sh. bujqësia, pronësia intelektuale, mjedisi, shëndetësia, taksat dhe kontrolli financiar, transporti, bashkëpunimi policor dhe gjyqësor. Acquis është vetëm hapi i parë, pas kësaj duhet të behet inspektim i rregullt p.sh. te siguria e lodrave për fëmijë duhet të kihet parasysh numri i rasteve dhe rezultatet. Kjo është arsyeja pse kurset tjera të trajnimit duhet të zhvillohen në bashkëpunim të ngushtë me ministritë linje dhe mentorimin ose programet e konsultimit mund të jenë të dobishme. IKAP-i i shpërndan pyetësorët në ministrie linje për t’i parë nevojat e tyre për trajnime. Disa nga punonjësit janë ankuar se ata nuk marrin kurrë informacione kthyese nga IKAP-i pasi të mblidhen përgjigjet e tyre nga departamenti i BNJ.

c) Pengesat sa i përket buxhetit të trajnimit dhe zbatimit

22

Raporti Monitorues i SIGMAs “Parimet e Administratës Publike të Kosovës” i muajit nëntor 2017 ka theksuar mungesën e IKAP-it për qasjen strategjike dhe buxhetin e tij të kufizuar për trajnime, cili ishte 80000euro (0.02% e buxhetit vjetor të rrogave). Trajnimi nuk konsiderohet se është prioritet politik dhe ka mungesë të mbështetjes. Shumë prej projekteve marrin mbështetje financiare nga donatorët, por shpesh është e vështirë të plotësohen zbrazëtirat. Kjo dobësi i rrit prirjet për fragmentim të sistemit të trajnimit p.sh. politikat e trajnimeve që janë të veçanta për sektorin, të cilat zhvillohen nga Ministria e Financave dhe Komisioni Rregullativ i Prokurimit Publik. Në vitin 2016, vetëm 22% e shërbyesve civil kanë marrë trajnime nga IKAP-i, me një mesatare prej 5.8 orëve të trajnimit (d.m.th më pak se një ditë pune). Ndërtimi i objektit të ri duhet të përfundojë kah fundi i këtij viti. Është përgatitur Plani i ri i Veprimit, por ai akoma nuk është nënshkruar. Një prej vrojtimeve ka qenë se dukshmëria e IKAP-it duket e pamjaftueshme. Është propozuar të ketë njoftime të rregullta për trajnimet e IKAP-it në faqet e internetit të secilës ministri linje. Drafti i “Raportit Gjithëpërfshirës për kornizën ligjore të IKAP-it, kapacitetet institucionale, koordinimin dhe planifikimin”, një prej dobësive më të mëdha e përmend atë se IKAP-i i ofron vetëm 5 kurse të trajnimit që janë të ndërlidhura me BE-në, të gjitha prej atyre të financuara nga donatorët e jashtëm dhe që ofrohen vetëm në nivel fillestar. Ndër të tjera, dobësi të mëtejme janë përmendur: hapësira të papërshtatshme, kritere jo të qarta përzgjedhjes së pjesëmarrësve dhe trajnuesve; pagesa jonkonkurruese për trajnuesit; aktivitetet nuk planifikohen dhe nuk kryhen në mënyrë konsistente; nuk ka konsultime konstante dhe me kohë për programet e trajnimit me ministritë linje; mungesë e bashkërendimit të asistencës së donatorëve në aktivitetet e trajnimit dhe ndërtimit të kapaciteteve; kritere të paqarta dhe nuk ka rregulla dhe procedura të brendshme të formalizuara; sistemi ekzistues për vlerësimin e performancës në punë nuk është i ushqen me informacione procesin e vlerësimit të nevojave për trajnim dhe krijimin e programeve për trajnim; angazhimin e zvogëluar të bashkëpunimit rajonal dhe ndërkombëtar, i cili ka rezultuar në shkëmbim të kufizuar në hulumtim dhe zhvillim të njohurive. Njëri prej kërcënimeve kryesore është ndarja buxhetore nga buxheti i shtetit për IKAP-in, e cila është e pamjaftueshme për të përmbushur mandatin e tij ligjor. Modeli i buxhetimit i bazuar në mbështetje të madhe nga donatorët e huaj nuk mund të parashikohet në pikëpamje afatmesme dhe afatgjate. Rreziqe të tjera të përmendura janë: metodologjia për menaxhimin e burimeve njerëzore në ministritë linje e cila akoma nuk është zhvilluar; trajnimet e orientuara sektoriale në ministritë linje, të cilat organizohen në mënyrë të pavarur; perceptimi i dobët për IKAP-in dhe aktivitetet e tij ndër shërbimin civil.

3.5 Hapat tjerë: Zhvillimi dhe ofrimi i kurseve të trajnimit Modulet e trajnimit të përgjithshëm duhet të hartohen dhe plotësohen me modulet e tjera më specifike duke marrë parasysh matjet e zbrazëtirave sa i përket tetë kapitujve. Duhet të përcaktohen prioritetet. Sa i përket TT-së, duhet të krijohet korniza dhe duhet të definohen kriteret e përzgjedhjes para se të publikohet njoftimi. Në çdo rast, kurset duhet t’i komunikohen të trajnuarve të mundshëm paraprakisht. Udhëzuesit dhe doracakët janë gjë e dobishme si shtesë e trajnimit; duhet të hartohen programet e mentorimit. Ato mund të përbëhen prej përmbledhjes së burimeve të BE-së deri tek procedurat administrative në Kosovë. Disa prej tyre mund

23

të jenë të përgatitura paraprakisht; disa prej tyre mund të hartohen pas trajnimit për të reflektuar mbi pyetjet e pjesëmarrësve. Komentet duhet të vlerësohen për të identifikuar nevojat për trajnime të mëtejme dhe përmirësuar efikasitetin e kurseve. Përveç kësaj, do të mund të ndryshoheshin strukturat organizative për të inkurajuar planifikimin sistematik të aktiviteteve të trajnimit përtej këtij projekti të Binjakëzimit dhe promovuar analizën individuale të nevojave për trajnime nga ana e mbikëqyrësve. 4. Roli i IKAP-it dhe mundësitë për bashkëpunim IKAP-i ka thënë se trajnimet e tyre mbulojnë këto tema: menaxhimin e përgjithshëm, legjislacionin, buxhetin dhe financat, burimet njerëzore, TI dhe integrimin në BE. Trajnimet për integrimin në BE përqendrohen në tre fusha: përafrimin e legjislacionit, hyrje në MSA dhe politikat publike. Kurset për përafrim të legjislacionit ofrohen rregullisht dhe vazhdimisht. Ato përfshijnë ½ dyte njohuri fillestare dhe 2 ½ ditë për trajtimin e kritereve të kapitujve të veçantë. Gjithashtu, kurset siç janë reforma e administratës publike ose prokurimi janë të lidhura me çështjet e BE-së. Megjithatë, nuk ka kurse të avancuara të cilat ofrohen, të cilat bëjnë të kuptohen më mirë fazat e procesit të anëtarësimit dhe të cilat ofrojnë trajnime për komunikim dhe shkathtësi të negocimit. IKAP-i pretendon se është në gjendje dhe i gatshëm të ofroj module më të veçanta dhe të avancuara nëse ai pranon kërkesë të tillë nga njëra prej ministrive linje. Departamentet duhet të informojnë për nevojat e tyre për trajnim, meqenëse IKAP-i nuk mund të dijë se me çfarë sfidash ballafaqohen punonjësit e tyre në punën e tyre ditore. Në disa raste, tashmë ekzistojnë module, të cilat do të shërbenin si bazë për zhvillimin e IKAP-it, p.sh. IKAP-i i ka ofruar trajnimet që kanë të bëjnë me BE-në gjatë viti 2017 dhe 2018. Siç vijon: Përafrimi i legjislacionit kombëtar me legjislacionin e BE-së për kapitujt e veçantë; dizajnimi dhe menaxhimi i politikave publike në kontekst të integrimit evropian; Monitorimi dhe raportimi për zbatimin e politikave të MSA-së/integrimit të Kosovës në BE; Qasjen strategjike të programimit dhe menaxhimit të fondeve të IPA. Në vitin 2017, IKAP-i ka ofruar dy kurse shtesë: MSA-në ndërmjet Kosovës dhe BE-së; Menaxhimin e asistencës financiare përfshirë edhe menaxhimin e cikleve të trajnimeve dhe instrumentet e paranëtarësimit. Në vitin 2018, ata kanë ofruar kurse të programeve të BE-së për Kosovën. IKAP-i çuditet se pse aq shumë të anketuar kanë kërkuar trajnime për përafrim të legjislacionit meqenëse këto trajnime ofrohen rregullisht: ndoshta grupet e synuara mund të zgjerohen dhe të përmirësohen proceset e komunikimit; ndoshta kjo është vetëm tregues i vazhdimit të programit që tashmë ekziston; ndoshta disa prej punonjësve nuk e kanë pasur mundësinë të marrin pjesë në trajnim për ndonjë arsye tjetër, p.sh. vëllimi i madh i punës. IKAP-i duhet të jetë më i hapur për komente nga ministritë e ndryshme dhe të jetë i gatshëm të zhvilloj dhe përditësojë më tepër programin e trajnimit të tij, duke marrë parasysh nevojat e identifikuara në këtë raport të VNT-së. Përveç kësaj, do të ishte e dobishme nëse krijohet një marrëdhënie afatgjate dhe shkëmbim konstant me Ministrinë e Integrimit Evropian për të zhvilluar më tej kurrikulat e trajnimeve të BE-së.

24

Meqenëse buxheti është i kufizuar, bashkëpunimi i ngushtë me donatorët është jetik për ofrimin dhe zbatimin e programeve të trajnimit për BE-në. Tash për tash, fondet e jashtme dhe kushtet e donatorëve duket se përcaktojnë kurrikulen. Në të ardhmen, do të ishte e dëshirueshme e kundërta: IKAP-i duhet të marr përsipër pronësinë për programet e trajnimit për BE-në dhe të zhvillojë një menaxhimin gjithëpërfshirës të ciklit të trajnimit dhe të zhvillojë kurse me donatorët, të cilët përputhen me sistemin e trajnimit të IKAP-it dhe qasjen e tij. Roli i trajnuesve duhet të jetë më i dukshëm dhe më i madh. Trajnuesit duhet të ndjehen të lirë të shtojnë aspekte të tjera, të cilat ata besojnë se janë të rëndësishme në bazë të njohurive të tyre dhe përvojës së punës. Të gjitha modulet kanë nevojë të përshtaten me kërkesat e grupeve të synuara që ndryshohen dhe rrethanat. Në veçanti, kohëzgjatja duhet të përshtatet me përmbajtjen përfundimtare të trajnimit – duke pasur parasysh rëndësinë e trajnimit të thellë, i cili i kombinon ligjëratat dhe prezantimet me metodat interaktive. Strategjia për trajnimin e shërbyesve civil 2016-2020 e përcakton IKAP-in si institucionin administrativ, i cili është përgjegjës për zbatimin e politikave dhe strategjive të trajnimit, arsimit dhe fuqizimit të kapaciteteve të shërbimit civil, në bashkëpunim me organizatat e tjera buxhetore, të cilat punësojnë shërbyes civil. Në mënyrë që të fuqizohet roli dhe dukshmëria e IKAP-it si institucion trajnues udhëheqës në Kosovë ka nevojë për:

Krijimin e buxhetit për trajnim dhe të gjenden mënyra e shpenzimit të tij në bazë të nevojave për trajnime;

Përfshirjen e shumës së sugjeruar për qëllime të trajnimit dhe të ndërlidhet kjo shumë me planin vjetor të trajnimit dhe buxhetin e përgatitur nga IKAP-i;

Thjeshtëzimin dhe drejtimin e mbështetjes së donatorëve në drejtimin e duhur;

Bashkërendimin e përgatitjes së analizës për nevoja për trajnim, në bazë të nevojave të identifikuara në planin e BNJ-ve të ministrive linje;

Përpilimin e planit të trajnimit në konsultim të ngushtë me departamentet e BNJ të ministrive linje;

Komunikimin dhe bashkëpunimin konstant me personin kontaktues në Ministrinë e Integrimit Evropian dhe të caktohen persona të tjerë kontaktues për të inkurajuar mbikëqyrësit të veprojnë si këshilltar të rregullte për programet e trajnimit të BE-së, të përgatitura nga IKAP-i;

Përditësimin e faqes së internetit të IKAP-it me informacione për aktivitetet e ofruara dhe të përfshihen dokumentet përkatëse

Planet e trajnimit duhet të bazohen në konstatimet e Analizës vjetore të Nevojave për Trajnime dhe të lidhen me mundësitë e trajnimit që janë në dispozicion (donatorë të tjerë). Në raste kur ka nevojë për trajnime, por ato nuk gjenden në dispozicion, IKAP-i duhet të hulumtojë mundësitë për të identifikuar organizatat (donatorë të tjerë, mundësitë për fonde të BE-së, bashkëpunimin e dyanshëm me SHA tjera të BE-së, të cilat do të mund të ofronin trajnim të duhur të veçantë. 5. Konkluzionet dhe rekomandimet

25

Është e këshillueshme të ngritën kompetencat e BE-së në të gjitha nivelet e hierarkisë nga pozitat që janë më teknike e deri tek vendimmarrësit. Kur hartohen propozimet, pakot hyrëse ishin plotësuar me module të trajnimit të avancuar për shkak të llojllojshmërisë së skajshme në nivelin e kualifikimit të personelit, i cili punon në çështje të BE-së (shih Shtojcën 3). Pyetësorët nga Ministria e Integrimit Evropian janë pranuar pasi është hartuar versioni i parë i këtij hulumtimi. Përgjigjet shtesë që janë pranuar nga menaxherët në MIE (4 pyetësorë shtesë) nuk kanë ndikuar në tërësinë e statistikave, që janë mbledhur nga rezultatet e menaxherëve të institucioneve tjera të shqyrtuara. Për dallim prej kësaj, është i dukshëm ndryshimi që ka ardhur nga pyetësorët shtesë që janë pranuar prej zyrtarëve Ministrisë së Integrimit Evropian. Njohuritë e gjuhës në Ministrinë e Integrimit Evropian janë më të larta se sa mesatarja. Gjithashtu, ka më shumë punonjës, të cilët kanë njohuri më të avancuara profesionale për BE-në, kanë studiuar jashtë vendit, kanë marrë përvojë të punës jashtë vendit, etj. Përveç kësaj, vëllimi i punës që është i ndërlidhur me BE-në gjatë detyrave të tyre ditore është shumë më i madh. Në këtë mënyrë, ka nevojë për trajnime më të avancuara që janë specifike për sektorë dhe interes për përmirësimin e shkathtësive të negocimit. Është bërë e qartë se ekziston një pasqyrë e larmishme e nevojave për trajnime. Për shkak të dallimeve në moshë, arsimim, dhe përvojë të punës, ka nevojë si për trajnime fillestare ashtu edhe të avancuara. Disa prej trajnimeve janë të krijuara për zyrtarë që kanë pak përvojë në institucionet e BE-së politikat e zgjerimit, duke marrë parasysh nivelin e lartë të lëvizjes së punonjësve dhe mungesën e njohurive të mjaftueshme profesionale për këtë. Trajnimet e tjera janë të krijuara për përfaqësuesit e nivelit menaxherial dhe zyrtarët e lartë, të cilët punojnë në fushën e çështjeve të BE-së për një kohë të gjatë. Shumë prej tyre kanë theksuar se do të dëshironin të marrin një njohuri më të thella të proceseve politike dhe vendimmarrëse në nivel evropian për të përmirësuar hartimin e ligjeve dhe për financimin e projekteve në nivel kombëtar. Përveç kësaj, ekziston nevoja e zhvillimit të mëtejmë të aftësive të tyre menaxheriale dhe të negocimit gjatë përgatitjes për procesin e anëtarësimit. Trajnimet për temat e BE-së duhet të plotësohen me kurset e gjuhës në mënyrë që të kuptojnë më mirë dokumentet e ofruara nga institucionet evropiane. Përafërsish vetëm gjysma e punonjësve janë në gjendje të ndjekin trajnimet në gjuhën angleze. Kjo mund të kufizojë përdorimin e ekspertëve të huaj si trajnues. Në vend të ligjëratave tradicionale preferohen metodat interaktive të trajnimeve siç janë vizitat studimore, punëtoritë dhe rastet studimore. Trajnimet duhet të shfrytëzohen për të bashkuar përfaqësuesit e Zyrës së Kryeministrit, Ministrisë së Integrimit Evropian dhe ministrive linje të ndryshme. Grupet punuese të përziera ofrojnë bazën për shkëmbimin e pikëpamjeve të ndryshme dhe përvojave të punës gjatë ushtrimeve dhe diskutimeve të udhëzuara. Shpresojmë se kjo do të inkurajojë krijimin e lidhjeve ndërmjet pjesëmarrësve si efekt anësor pozitiv. Të gjitha trajnimet duhet të synojnë të inkurajojnë shkëmbimin e përvojave dhe informimin “kolegu-për-kolegun”. Si pjesë e rezultateve të trajnimeve të avancuara rekomandohet shumë të formohen grupe punuese, të cilat vazhdojnë ofrimin e informacioneve kthyese, këshillës së dyanshme, asistencës dhe mbështetjes gjatë tërë procesit të negocimit. Kur është fjala e të drejtës së BE-së dhe përafrimit të legjislacionit trajnimet mund të kombinohen me mentorim për të inkurajuar konsultimin aty për aty.

26

Një prej sfidave do të jetë përputhja e nivelit të trajnimeve me nivelin e kompetencave. Për shembull, pjesëmarrja në trajnimet themelore mund të bëhet parakusht për të marrë pjesë në ato të avancuara, ose të bëhet vlerësimi i përgatitjes arsimore dhe përvojës së punës së aplikantëve. Gjithashtu, trajnimet mund të ndahen në të detyrueshme dhe në zgjedhore dhe të ndërlidhen me ngritjen në hierarki, ose të bëhet parakusht për punë në fusha të caktuara. Kur të krijohet menaxhimi i ciklit të trajnimeve, qasja strategjike, gjendja në kuadër të ministrive të ndryshme dhe interesat e menaxherëve dhe punonjësve duhet të merret parasysh. Kjo është arsyeja pse VNT-ja është aq e rëndësishëm dhe nuk duhet të politizohet. Sidomos në sektorin e trajnimeve për BE-në është e vështirë të hartohet kurrikula. Politikat dhe e drejta e BE-së zhvillohen më shpejtë dhe në mënyrë më dinamike se sa temat tjera. Një prej detyrave më kryesore është caktimi i prioriteteve të trajnimeve dhe vendosja se në cilat fusha duhet të zhvillohen kurse të tjera duke marrë parsh VNT-të për kapitujt dhe nevojat e trajnimeve që janë më specifike për sektorin. Kjo do të mund t’i shërbente IKAP-it në pikëpamje afatgjate për të tërhequr donatorët dhe të treguar drejtimet. Meqenëse buxheti është i kufizuar, bashkëpunimi me donatorët është thelbësor për ofrimin dhe zbatimin e programeve të trajnimit për BE-në. Tash për tash, fondet e jashtme dhe kushtet e donatorëve duket se e përcaktojnë kurrikulën. Në të ardhmen është e dëshirueshme të bëhet e kundërta: IKAP-i duhet të marrë pronësinë për programet e trajnimit për BE-në dhe të zhvillojë një menaxhim gjithëpërfshirës të ciklit të trajnimit dhe të krijoj trajnime me donatorët, të cilat janë në përputhje me sistemin e trajnimit dhe qasjen e IKAP-it. Ky aktivitet ka qenë i përqendruar në trajnimet horizontale me prioritet të larët. Lista e trajnimeve të mundshme bazohet në VNT-të, cuke marrë parasysh pyetësorët e pranuar dhe intervistat e bëra. Ajo përfshin informacione më të hollësishme për kompetencat që duhet të fuqizohen, përmbajtjen, grupin e synuar, metodologjinë, prioritetin e mbajtjes së trajnimit dhe kohëzgjatjen e parashikuar. Trajnimet duhet të ndahen në grupe duke marrë parasysh nevojat e ndryshme të grupeve të synuara:

27

Grupet e trajnimeve Trajnimet fillestare Trajnimet e avancuara

A – Trajnimet për Institucionet e BE-së dhe Politikat e BE-së

Vështrim i përgjithshëm mbi BE-në

Prioritetet e Politikave të BE-së Vendimmarrja e BE-së në praktikë

B – Trajnimet e ndërlidhura me të Drejtën e BE-së

E drejta e BE-së dhe përafrimi i legjislacionit

Hartimi i legjislacionit të harmonizuar

C – Trajnimet për Menaxhimin e Ciklit të Trajnimeve

Hyrje në Menaxhimin e Cilit të Projektit– MCP

Trajnim i avancuar për Menaxhimin e Ciklit të Projekteve - MCP

D – Trajnimet që kanë të bëjnë me Integrimin në BE dhe procesin e anëtarësimit

Politika e Zgjerimit të BE-së

Raportimi për Progresin e bërë në Çështjet e BE-së Shkathtësitë e Komunikimit Efiçient dhe Efikas të BE-së Shkathtësitë e negocimit për Procesin e Anëtarësimit në BE Përfaqësimi i Qëndrimeve Kombëtare në BE Shkathtësitë e Avancuara të Negocimit për Procesin e anëtarësimit në BE

E – Trajnimet për Menaxhimin dhe Zhvillimin e Burimeve Njerëzore

Terminologjia e BE-së Menaxhimi dhe Zhvillimi i Burimeve Njerëzore në bazë të standardeve të BE-së

Të gjitha propozimet reflektojnë kërkesat reale duke marrë parasysh sfidat e administratave publike në përgjithësi dhe administratës publike të Kosovës në veçanti, si dhe kriteret shtesë për procesin e anëtarësimit. Disa prej trajnimeve mund të ndihmojnë fillestarët të thellojnë njohurinë e tyre themelore, kurse të tjerat mund të bëhen më të rëndësishme gjatë procesit të anëtarësimit. Tabelat e lartpërmendura të trajnimeve mund të ndahen në tre kategori, varësisht prej prioriteteve dhe fazave të procesit të integrimit në BE, në të cilin do të gjendet Kosova

28

Në kategorinë e parë, si fazë e parë e zbatimit për trajnimet më të rëndësishme dhe dobishme për shërbyesit civil do të mund të përfshiheshin këto tema. Vështrim mbi BE-në, e Drejta e BE-së dhe Përafrimi i Legjislacionit, Hyrje në Menaxhimin e Cilit të Projektit– MCP, Politika e Zgjerimit të BE-së dhe Terminologjia e BE-së. Për fazën e parë janë të rëndësishme edhe kategoritë e avancuara të trajnimeve: Hartimi i legjislacionit të harmonizuar, trajnimi i avancuar për menaxhimin e ciklit të projektit – MCP, Vendimmarrja e BE-së në praktikë. Gjatë fazës së dytë të zbatimit të programeve të trajnimit do të mund të përfshiheshin trajnimet fillestare për Prioritetet e Politikave të BE-së dhe Politikat e Zgjerimit të BE-së, dhe disa trajnime të avancuara që kanë të bëjnë me Procesin e Integrimit dhe Anëtarësimit në BE: Raportimi për Progresin e bërë në Çështjet e BE-së, Shkathtësitë e Komunikimit Efiçient dhe Efikas të BE-së. Faza e tretë dhe afatgjatë e zbatimit të trajnimeve mund të përfshijë trajnime më të avancuara që kanë të bëjnë me Procesin e Integrimit dhe Anëtarësimit në BE: Shkathtësitë e Negocimit për Procesin e Anëtarësimit në BE, Përfaqësimi i Qëndrimeve Kombëtare në BE, Shkathtësitë e Avancuara të Negocimit për Procesin e anëtarësimit në BE. Përveç kësaj, mund të shtohet edhe trajnimi i cili ka për synim posaçërisht synon në mënyrë të veçantë menaxherët: Menaxhimi dhe Zhvillimi i Burimeve Njerëzore në bazë të standardeve të BE-së Megjithatë, të gjitha modulet mund të kombinohen ose përshtaten që të marrin parasysh trajnimet e tjera jashtë këtij misioni.