RC-MA-1 Manual de SGA

MANUAL Código: RC-MA-1

SISTEMA DE GESTION AMBIENTALRev.: 0

Fecha: 21-03-13

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Fecha Acápite Revisado Descripción

0 21-03-2013 Elaboración de todo el documento

Edición Inicial.

Elaborado:José Hebert Aguilera

Revisado:Mariza Pillai

Aprobado:Mariza Pillai

Cargo: Coordinador del SIG Fecha: 21-3-2013

Cargo: Gerente GeneralFecha: 21-3-2013

Cargo: Gerente GeneralFecha: 21-3-2013

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1. GENERALIDADES

El presente Manual del Sistema de Gestión Ambiental, es un documento general, que describe de forma sencilla y resumida los componentes del Sistema de Gestión Ambiental implementado en la empresa de servicios Rent a Car, el cual cuenta con varios procedimientos, instructivos, formularios, y está basado en la política ambiental que ha adoptado la empresa. Mediante el conjunto de estos documentos se da cumplimiento a los requisitos y lineamientos establecidos en la Norma ISO 14001:2004.

1.1 ACTIVIDADES DE RENT A CAR

Rent a Car es una empresa dedicada a prestar servicios de alquiler de vehículos livianos, para lo cual cuenta con una flota de vehículos variados para cubrir las necesidades de los clientes, asimismo realiza mantenimiento de los mismos con la finalidad de brindar un servicio de calidad.

Es así que en la empresa se realizan trabajos y/o actividades administrativas y operativas.

Rent a Car, es una empresa comprometida con la protección y conservación del medio ambiente, por tal motivo ha decidido implementar un sistema de gestión ambiental que le permita ofrecer un servicio de calidad y realizar sus actividades de manera amigable con el medio ambiente. Para esto, Rent a Car tiene una política ambiental la cual se describe en los siguientes puntos.

1.2 POLÍTICA AMBIENTAL

En cumplimiento a la Norma ISO 14001:2004, Rent a Car cuenta con una política ambiental establecida por la Alta Dirección, considerando para ello la misión y visión de la empresa en conjunto con su compromiso con el Medio Ambiente.

Esta política ha sido revisada por la alta dirección, asimismo se asegura la comunicación y transmisión de la misma a todo el personal y personas externas interesadas.

Ver Política Ambiental – RC-PL-1.

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1.3 MISIÓN

Brindar un servicio de calidad en el alquiler de vehículos y mantenimiento de los mismos para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, adquiriendo a la vez el compromiso con la conservación y protección del medio ambiente.

Basado en sus principios reflejados en el sistema de gestión ambiental, promover el desarrollo sostenible y garantizar el éxito de sus servicios.

1.4 VISIÓN

Posicionarse como líder en el rubro de prestación de servicios de alquiler de vehículos. De esta manera ser una organización competente en la prestación de los servicios de alquiler de vehículos y mantenimiento de los mismos, realizando sus actividades en armonía con el medio ambiente y cumpliendo con la legislación vigente aplicable.

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2. SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

2.1. OBJETIVOS

Ofrecer un servicio de alquiler de vehículos de calidad, asegurando que el mantenimiento de los mismos tenga un bajo impacto ambiental, mediante el buen desempeño ambiental de las partes interesadas.

2.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

El Sistema de Gestión Ambiental de Rent a Car, alcanza a todos sus procesos administrativos y operativos en todas sus áreas de trabajo.

2.3. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

Rent a Car cuenta con un flujograma de sus procesos, el cual se encuentra en sus documentos del sistema de gestión debidamente codificado para su identificación.

Ver RC-PL-3 Flujograma de Procesos Rent a Car

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2.4. ORGANIGRAMA GENERAL

Para cumplir con todos los procesos, es que Rent a Car cuenta con personal que se rige a una estructura que le permite realizar las actividades de forma ordenada y así cumplir con sus estándares de calidad y cuidados al medio ambiente.

Ver RC-PL-2 Organigrama Rent a Car

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En base al organigrama de la empresa, es que se ha realizado la distribución de las funciones de cada cargo. Ver RC-MA-2 Manual de Funciones.

2.5. REQUISITOS GENERALES

Rent a Car, establece, implementa, mantiene y mejora continuamente su Sistema de Gestión Ambiental conforme a los requisitos planteados por la Norma Internacional ISO 14001:2004. Por esta razón realiza las siguientes actividades:

- Define su política ambiental en base a la misión, visión y principios de la empresa.- Identifica los procesos que intervienen dentro de la empresa, así como las

actividades y su interacción con el medio ambiente.- Supervisa y analiza los procesos para implementar las acciones de mejora

continua.- Mantiene su documentación ordenada, actualizada y al alcance del personal.- Organiza sus registros en carpetas que son archivadas por el encargado del

Sistema de Gestión.

Estas acciones están definidas y descritas en los diferentes procedimientos y documentos con los que cuenta el Sistema de Gestión.

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2.6. PLANIFICACIÓN

La dirección de Rent a Car, establece de forma anual los objetivos ambientales de la empresa, para ello tiene en cuenta lo siguiente:

- La Política Ambiental - Los resultados obtenidos en la Revisión por la Dirección - El desempeño de los distintos procesos - Los aspectos ambientales e impactos significativos - Los requisitos legales aplicables - Las No Conformidades detectadas y Acciones de Mejora adoptadas - Las inquietudes y sugerencias del Personal de distintas áreas - Disponibilidad de recursos financieros.

Basada en esta información se realiza la planificación que busca garantizar el cumplimiento de todos los requisitos que pide la norma.

Entre las actividades que incluye la planificación están:

- Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales (RC-PG-5).- Planificación de las Revisiones por la Dirección (RC- PG-8) - Planificación de las Auditorías Internas (RC- PG-3) - Elaboración del Plan de Capacitación (RC-PG-7) - Elaboración del Programa Anual de Practicas y Simulacros (RC-PL-4-2)

2.6.1. Aspectos e Impactos Ambientales

Rent a Car cuenta con un procedimiento documentado cuyo cumplimiento permite asegurar la identificación, registro y comunicación de todos aquellos aspectos e impactos ambientales significativos mediante la elaboración y mantenimiento de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales. De esta manera se identifican los aspectos ambientales que son significativos a las principales actividades que desarrolla la Empresa, los cuales se consideran en el establecimiento de los Objetivos y Metas para su adecuada gestión.

Entre los principales aspectos ambientales están:

Generación de residuos sólidos comunes y peligrosos Derrames de aceites Generación de ruidos Generación de aguas residuales domésticas (baños y limpieza) Generación de efluentes industriales Generación de partículas en suspensión en el aspirado Emisiones atmosféricas por fuentes móviles

Ver: RC-PG-5 Identificación de Aspectos Ambientales e Impactos Ambientales

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2.6.2. Requisitos Legales y otros requisitos

Rent a Car dispone de procedimientos documentado cuyo cumplimiento permite asegurar la identificación, registro y comunicación de todos aquellos requisitos legales y suscritos que son de aplicación a los aspectos medioambientales (generados por sus actividades y servicios), así como a la evaluación y registro del cumplimiento legal.

Para la empresa Rent a Car se realizó la identificación de los requisitos legales tomando en cuenta las leyes y reglamentos vigentes aplicables de la legislación Boliviana. Ver: RC- PG-4 Identificación de Requisitos legales

2.6.3. Objetivos, metas y programas de Gestión Ambiental

Una vez establecidos los Objetivos y Metas anuales, se diseñan los Programas de Gestión Ambiental para cada Objetivo, definiendo para cada uno de ellos los siguientes puntos:

- Denominación del objetivo - Meta planteada como cumplimiento del objetivo - Frecuencia / Fecha de Ejecución - Responsables - Recursos (Tiempo y Dinero) - Método de Seguimiento

Ver: RC-PG-5 Identificación de Aspectos Impactos Ambientales; RC-PL-5 Objetivos, metas y programas ambientales

2.7. IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN

2.7.1. Responsabilidades, funciones y autoridad

Las responsabilidades y autoridad de cada miembro de Rent a Car se encuentran definidas en los siguientes documentos:

- Organigrama. Ver RC-PL-2 Organigrama Rent a Car- Manual de Funciones. Ver RC-MA-2 Manual de Funciones- Procedimientos

2.7.2. Competencia, formación y toma de conciencia

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La capacitación es un aspecto muy importante para Rent a Car, es por eso que la Alta dirección se compromete a mantener capacitado a su personal para garantizar la prestación de un servicio de calidad.

La formación que necesita cada persona va en función del cargo que tenga dentro de la empresa, asimismo, las capacitaciones que pudiese impartir la empresa estarán dadas en función del cargo, funciones, responsabilidades que regente cada persona.

Rent a Car para esto cuenta con un procedimiento de capacitaciones, un cronograma de capacitaciones que se elabora en función de los requerimientos y necesidades que son analizadas por el encargado del sistema gestión, el jefe de cada área y aprobadas por la alta dirección.

También recibirán capacitación sobre temas ambientales que están relacionados a sus actividades y de los procedimientos que integran el sistema de gestión ambiental como ser la gestión de residuos sólidos y líquidos, plan de emergencias, emisión de gases, entre otros.

Ver RC-PG-7 Competencia, Formación y Toma de Conciencia

2.7.3. Comunicación

Rent a Car dispone de un procedimiento documentado y recursos que permiten garantizar la comunicación interna entre todos los niveles de la organización, así como la recepción, documentación y respuesta a las comunicaciones de origen externo.

La Alta Dirección establece medios de comunicación interna apropiados que promueven y contribuyen a lograr la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental. Es así que cualquier cambio que se de en los documentos del sistema de gestión son comunicados a todo el personal.

Por otro lado, también se recibe, documenta y responde las comunicaciones externas con las partes interesadas en temas relacionados con los aspectos ambientales y el sistema de gestión ambiental, así como las quejas y/o recomendaciones.

Ver: RC-PG-10. Comunicaciones Internas y Externas

2.7.4. Documentos

El sistema de gestión Ambiental está conformado por varios documentos, como ser:

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Ver RC-LI-01. Lista Maestra de Documentos

2.7.5. Control de Documentos del Sistema de Gestión

Rent a Car, cuenta con un procedimiento y documentos complementarios en el cual se describe como se realiza el control de los documentos, en cuanto a lo que refiere a su codificación, la verificación y actualización de los mismos, para así asegurar que todos los documentos se encuentren al alcance, sean fácilmente identificados, estén revisados, actualizados y aprobados por la alta dirección.

La revisión de los documentos se realizará anualmente.

Ver: RC-PG-1 Control de Documentos

2.7.6. Control operacional: Prestación del servicio de alquiler y mantenimiento de vehículos

Rent a Car tiene definida las actividades y procesos que puedan causar directa o indirectamente impactos al medio ambiente, es por eso que cuenta con procedimientos específicos que dan los lineamientos generales de cómo realizar las actividades que incluye el servicio.

De igual manera, cuenta con procedimientos complementarios, los cuales dan lineamientos generales de los pasos a seguir para la gestión ambiental como ser para la

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Política Ambiental

Manual

Procedimientos: - Generales

Operativos

Instructivos

Formularios / Registros



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gestión de residuos sólidos, residuos líquidos, y otros, esto en función de los aspectos e impactos ambientales identificados.

Ver: RC-PG-11 Prestación del servicio de Alquiler de vehículos; RC-PG-13 Mantenimiento de vehículos; RC-PG-14 Gestión de residuos sólidos comunes RC-PG-15 Gestión de residuos peligrosos RC-PG-9 Gestión de efluentes RC-PG-16 Control de Emisiones a la Atmósfera RC-PG- 12 Manejo de Sustancias Peligrosas.

2.7.7. Plan de Emergencias

Rent a Car, teniendo en cuenta que la seguridad es muy importante, cuenta con un plan de emergencias en el cual describe las acciones a seguir en casos de diferentes contingencias que se podrían dar en función de los riesgos a los que están expuestos los trabajadores.

Este plan de emergencias estará siempre al alcance de todo el personal, deben conocerlo y estar preparados para ponerlo en práctica, para esto es necesario realizar simulacros anuales, esto mantiene a todos los trabajadores preparados para poder reaccionar en caso de emergencias.

Este plan de emergencias está adecuado para las instalaciones de la empresa, cuenta con información relevante que es muy necesaria como números de teléfonos de emergencias, personal encargado en caso de contingencias, descripción del punto de reunión y plan de evacuación en caso de heridos.

Ver: RC-PL-4 Plan de emergencias y contingencias

2.8. VERIFICACION, MEDICION Y SEGUIMIENTO

2.8.1. Seguimiento y Medición

Una de las metas de la Política Ambiental es lograr la satisfacción de nuestros Clientes. En este sentido se realizará la evaluación del cumplimiento de los requisitos de la Norma y todo lo establecido en los procedimientos y en cada uno de los documentos del sistema de gestión ambiental, así también se realizará el seguimiento de las No conformidades, acciones correctivas y preventivas establecidas. Para la medición se hará el seguimiento de los indicadores establecidos para los objetivos y metas ambientales.

Ver: RC-PG-2 Procedimiento de No conformidades y acciones correctivas y preventivasRC-PL-5 Objetivos, metas y programas ambientales

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2.8.2 No conformidades, acciones correctivas y acción preventiva

Rent a Car cuenta con un procedimiento específico para realizar el levantamiento de las No Conformidades, así como realizar el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas.

El registro y tratamiento sistemático de No Conformidades se interpreta como la posibilidad de identificar oportunidades de mejora que pueden plasmarse a través de la implementación de Acciones Correctivas o Preventivas, tendientes a satisfacer las necesidades de los Clientes y de otras Partes Interesadas.

Ante la presencia de una posible No Conformidad en un Servicio, el personal que detecta la situación, informa al responsable de área para que juntos puedan evaluar la pertinencia de la No Conformidad.

De confirmarse la No Conformidad, se procede a tomar las acciones necesarias para eliminar la No Conformidad evitando que el Servicio pueda seguir siendo afectado por la situación no deseada.

Ver: RC-PG-2 Procedimiento de No conformidades y acciones correctivas y preventivas

2.8.3. Auditoría Interna

Rent a Car realiza auditorías internas con el propósito de evaluar la conformidad y efectividad del Sistema de Gestión Ambiental.

En el procedimiento de Auditorías Internas, se define la metodología para la planificación, preparación, ejecución y seguimiento de las mismas. El proceso comprende desde la programación de las auditorias hasta la emisión del Informe y posterior seguimiento de las acciones para solucionar las Observaciones y No Conformidades detectadas.

Las Auditorías Internas son programadas y preparadas en función de la naturaleza e importancia de la actividad a ser auditada y de los resultados de las auditorías previas. La programación de las auditorias se encuentra especificada en el registro adecuado que está indicado en el procedimiento y se realiza de forma anual.

Ver: RC-PG-3 Procedimiento de Auditoría del Sistema de Gestion

2.9 REVISION POR LA DIRECCION

Para la revisión por la dirección en Rent a Car se cuenta con un procedimiento específico. Este punto es muy importante para garantizar el compromiso de la alta dirección con sistema de gestión, la mejora continua y lo establecido en la política ambiental.

De esta revisión se emitirá un informe en el cual se determinarán las acciones a seguir como resultado de una auditoria, los responsables y los plazos establecidos.Ver: RC-PG-8 Revisión por la Direcció n

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Documents

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