Rectorado

Universidad Nacional de Cuyo

Objetivos del Sitio

Generar un espacio contenedor de toda la información requerida y vinculada al circuito de Obras y Servicios Generales, tales como Institucional, Legislación, Registro de Empresas, Obras ejecutadas y en ejecución, Información general, Solicitudes de mantenimiento y Recursos e Inventarios del área.

Automatizar y digitalizar los procesos asociados a este circuito, depositando toda la información de interés en un único repositorio de fácil acceso.

Crear estándares para identificar en forma única los eventos e items asociados a la actividad del circuito.

Facilitar las consultas efectuadas sobre el estado de procesos del área ofreciendo su publicación inmediata.

Reducir el volumen de papeles impresos en circulación. Proveer múltiples criterios de búsqueda y selección de datos para

el seguimiento de los procesos y generación de listados para control e informes

Etapas cumplidas de la implementación

Diseño e implementación del sistema base y subsistema de mantenimiento

1.01 Incorporación de mejoras en el diseño funcional de la herramienta, tales como nuevas etapas, formatos y listados.

1.02 Actualización del servidor de aplicaciones.

1.03 Ampliación del tendido a la red del Rectorado de la Dirección de Obras.

1.04 Identificación de responsables e incorporación de usuarios al circuito.

Etapas en curso de implementación

Optimización y ampliación de los alcances del sistema

1.05 Conformación formal de la Comisión de Usuarios del Sistema, a fin de permitir la revisión de los criterios aplicados e introducir mejoras y recomendaciones. Esto se podrá efectuar:

vía e-mail: sugerencias_obras@uncu.edu.arvía teléfono a: int. 3600 / 4033

1.06 Análisis de las solicitudes y propuestas que se realicen al 15 de marzo de 2005, que puedan derivar en adiciones a la aplicación.1.07 Implementación de los restantes módulos del sistema y mejoras tales como:

- Explotación del Registro de Empresas.- Incorporación de gráficas de seguimiento de trabajos de

mantenimiento

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SUBSISTEMA DE MANTENIMIENTO

Objetivos del Subsistema de Solicitudes de Mantenimiento

Automatizar los procesos del circuito de solicitudes de mantenimiento.

Depositar toda la información de interés para el circuito en un único repositorio de fácil acceso.

Crear un nomenclador para identificar en forma única las solicitudes formuladas por los diferentes institutos.

Facilitar las consultas efectuadas sobre el estado de avance de los pedidos ofreciendo su publicación inmediata.

Proveer múltiples criterios de búsqueda y selección de datos para el seguimiento de solicitudes y órdenes.

Generar listados para control e informes.

Proceso

Acceso a la implementación

Se efectúa externamente a través de Internet, e internamente como

parte de la red universitaria, lo que hace que cualquier facultad o

persona que tenga un puesto en línea, sea cliente de la aplicación sin

instalaciones especiales: http://www.obras.uncu.edu.ar

Existen diferentes perfiles de usuarios, según las actividades a

realizar sobre el mismo:

- La información general, el registro de empresas y la formulación de

consultas sobre solicitudes de mantenimiento es libre

- La formulación de solicitudes y su aceptación definitiva está

restringida a los responsables de unidades académicas o edificios

- Las etapas del proceso están habilitadas a diferentes responsables

de las áreas del servicio

¿Qué se hace desde el subsistema de mantenimiento?

Alta, baja y modificación de solicitudes formuladas por los diferentes responsables a la Dirección de Maestranza.

Procesamiento de la solicitud: aceptación, evaluación, autorización para contratación o emisión de órdenes de trabajo internas, finalización y cierre de la solicitud.

Establecimiento de controles de perfil de usuario y consistencia de datos.

Codificación única de las solicitudes.

Impresión de la Orden de Trabajo o Contratación autorizada.

Búsqueda e impresión de solicitudes bajo diferentes criterios de localización con identificación de la etapa en la que se encuentra.

Consultas tipo admitidas

Seguir solicitudes determinadas.

Visualizar las últimas solicitudes.

Identificar los estados (rechazada, aceptada, en evaluación, autorizada, en ejecución o terminada) de una solicitud específica.

Identificar las solicitudes que se vinculan a un instituto específico, y/o a un período, y/o a un área, y/o a un tema determinado.

Ordenar solicitudes según el instituto, descripción, área, código, y fecha de pedido.

Ubicar solicitudes por palabras contenidas en la descripción.

Salidas

• Localización de una solicitud

• Listado de solicitudes y sus etapas

Salidas

• Orden de Trabajo

Salidas

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SUBSISTEMA DE MANTENIMIENTO

EJEMPLO

Identificación ante el Sistema

• Ingresar nombre de usuario y clave

Entrada a la Página Principal de Mantenimiento

• Seleccionar la acción que desea realizar

Ingreso de la Solicitud

• Seleccionar el instituto para el que se efectúa el pedido y la descripción del requerimiento

Aceptación de la Solicitud

• Seleccionar del listado de solicitudes formuladas la que desea aceptar o rechazar

Aceptación de la Solicitud

•Si desea aceptar, deberá asociar el área de servicio a la que corresponde el pedido

• Si desea rechazar, deberá explicar el motivo del rechazo

EN AMBOS CASOS SE REPORTARÁ VIA E-MAIL AL SOLICITANTE

Evaluación de la Solicitud

• Seleccionar del listado de solicitudes la que se desea evaluar

• Para ello se expresa el resultado de la evaluación y un monto estimado para los gastos asociados al trabajo.

Autorización de la Solicitud

• Seleccionar del listado de solicitudes la que desea autorizar o rechazar

• En caso afirmativo, se podrá derivar a personal de obras, o de no ser factible, a la contratación de una empresa prestataria, con indicación de las observaciones que se

consideren oportunas.

• EN CASO NEGATIVO, SE REPORTARÁ VIA E-MAIL AL SOLICITANTE

Contratación para la Solicitud

•Seleccionar del listado de solicitudes la que desea contratar

• Para cada solicitud, se podrá asociar la empresa elegida, colocar el N° de Expediente relacionado, fechas de inicio y finales estimadas y reales, los montos asociados y cualquier indicación que resulte pertinente.

Orden de Trabajo de la Solicitud

• Seleccionar del listado de solicitudes a la que se desee emitir la orden de trabajo

• Completar las fechas de inicio y fin estimadas• Imprimir la orden respectiva para el sector de servicio que corresponda.

Orden de Trabajo de la Solicitud

• Este formulario refleja los datos ya ingresados, y permite llenar en forma manual los datos restantes para su conformación, tales como operarios y materiales.

Finalización de la Solicitud

• Una vez concluido el trabajo, se podrá seleccionar del listado la solicitud correspondiente para marcar como finalizada

• Se deberá completar las fechas de inicio y fin reales

Cierre de la Solicitud

• La conformidad del cliente se adopta mediante su consentimiento expreso por el sistema, por

la firma de la orden de trabajo, o pasadas las 72 hs. de concluido el servicio sin solicitar por esta vía revisión alguna. Por ello, en este apartado, se puede asentar la aceptación o el reclamo del trabajo si no está satisfecho, expresando las razones para su revisión. En cualquier caso, debe seleccionar del listado la/las solicitudes a las que desee efectuar el cierre definitivo.

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REGISTRO DE EMPRESAS

Objetivos del Registro

Establecer un nuevo canal de vinculación con el medio de fácil acceso.

Depositar toda la información de interés actualizada sobre proveedores del medio afines en un único repositorio.

Proveer múltiples criterios de búsqueda para la selección de proveedores.

Generar listados para control e informes en base a estos datos.

¿Qué se hace desde el registro?

Envío del formulario de registro de empresas efectuado por ellas mismas.

¿Qué datos se les solicita a las empresas para registrarse?

Nombre comercialRazón SocialCUITRubroRepresentante legal: Apellido y Nombres, y Nro. de matrículaDomicilio legal: Calle, Número, Localidad, Departamento, ProvinciaTeléfonosE-mailsSitios WebTrabajos y ReferenciasComentarios

¿Qué se hace desde el registro?

Aceptación o rechazo al registro previo control sobre los datos informados por la empresa. Aviso a la entidad interesada.

¿Qué se hace desde el registro?

Publicación y consulta sobre el registro

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