Regolamento fiera 2012

SOMMIAMO RELAZIONI. SOTTRAIAMO OSTACOLI. MOLTIPLICHIAMO IDEE. CONDIVIDIAMO ESPERIENZE.

REGOLAMENTO AMMINISTRATIVO CONTABILE – GESTIONALE

Ente Autonomo Fiere di Verona

REGOLAMENTO AMMINISTRATIVO CONTABILE – GESTIONALE

APPROVATO DAL CDA N.7 DEL 12.04.2012 DELIBERA . 57

Sommario

Art. 1 ) Scopo e principi fondamentali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Art. 2 ) Principi operativi generali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Art. 3) Struttura Organizzativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Art. 4) Delega di funzioni: principi regolatori . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Art. 5) Trasparenza e coordinamento per l’esercizio

delle funzioni delegate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Art. 6) Attribuzione delle deleghe di funzioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Art. 7) Direzione e vigilanza del Direttore Generale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Art. 8) Pianificazione generale dell’attività e Bilancio

di previsione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Art. 9) Pianificazione delle manifestazioni fieristiche

e delle altre iniziative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Art. 10) Procedure interne di gestione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Art. 11) Poteri di assunzione di impegni verso terzi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Art. 12) Assunzione degli impegni attivi e passivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Art. 13) Forma e criteri di stipulazione dei contratti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Art. 14 ) Liquidazione impegni passivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Art. 15) Strumenti contabili . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Art. 16 ) Piano dei conti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Art. 17) Incassi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Art. 18) Pagamenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Art. 19) Sistema di controllo e flussi informativi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Art. 1 ) Scopo e principi fondamentaliIl presente Regolamento ha lo scopo di stabilire i criteri e le regole operative generali per lagestione e per il funzionamento della struttura dell’Ente al fine di conformare l’attività dellostesso ai principi fondamentali di imprenditorialità, efficienza ed economicità fermo restandoche l’Ente non persegue scopo di lucro. Quanto sopra nell’ambito delle attribuzioni previstedallo Statuto in capo agli Organi Amministrativi dell’Ente.

Art. 2 ) Principi operativi generaliI principi operativi che devono caratterizzare ogni attività dell’Ente sono i seguenti:1) trasparenza e imparzialità nella prestazione di servizi, nell’assunzione di impegni verso

terzi ed in genere in ogni attività dell’Ente;2) programmazione dell’attività statutaria, degli impegni e delle entrate, con verifica degli

obiettivi e dei risultati raggiunti per mezzo di un costante sistema di controllo e di valu-tazione;

3) efficienza organizzativa da realizzarsi anche per mezzo di un sistema di deleghe operativeattribuite ai titolari di specifiche funzioni, nell’ambito e nel rispetto della StrutturaOrganizzativa dell’Ente;

4) effettività, trasparenza e pubblicità delle deleghe attribuite per l’esercizio dei poteri corre-lati alle funzioni ed alle conseguenti responsabilità di gestione;

5) flessibilità dell’organizzazione aziendale e del sistema di competenze interne, nonché delpresente Regolamento e della Struttura Organizzativa, per un costante adeguamento allemutevoli esigenze di gestione dell’attività statutaria da realizzarsi secondo gli indirizziespressi dal Consiglio di Amministrazione;

6) applicazione rigorosa della normativa vigente ed in particolare delle norme fiscali e diquelle previste dal Codice Civile per tutto quanto non espressamente regolato dal presen-te Regolamento.

Art. 3) Struttura OrganizzativaLa Struttura Organizzativa, approvata dai competenti Organi dell’Ente, definisce ed attribuiscele responsabilità alle Direzioni, ai Servizi ed alle Funzioni operanti all’interno dell’Ente.

Art. 4) Delega di funzioni: principi regolatoriIn coerenza con le previsioni, le competenze e le connesse responsabilità fissate dallo Statuto,possono essere attribuiti ai Dirigenti ed ai Responsabili di Manifestazione/Servizi/Funzioni pre-visti dalla Struttura Organizzativa dell’Ente i poteri esecutivi necessari ed utili per l’efficace eser-cizio delle funzioni di specifica competenza come previste dalla Struttura Organizzativa secon-do i seguenti principi:1) adeguata e comprovata competenza e capacità professionale del soggetto delegato;2) consapevole accettazione delle funzioni delegate e delle relative responsabilità da parte

del delegato;3) formale conferimento di eventuali poteri di rappresentanza esterna dell’Ente correlati alla

funzione, da effettuarsi per mezzo di atti idonei a garantire la piena trasparenza ed oppo-nibilità ai terzi, anche tramite il sistema di pubblicità e pubblicazioni previsto dalla legge;

4) autonomia decisionale nell’esercizio delle funzioni attribuite ed effettività degli eventualipoteri previsti e formalmente conferiti.

Gli ambiti di autonomia per l’assunzione di impegni giuridici e finanziari verso terzi sono deter-minati in base a delibera del Consiglio di Amministrazione, preventivamente o contestualmen-te all’attribuzione formale della delega, in coerenza con i principi di efficacia ed efficienza del-l’operare dell’Ente, con il sistema di programmazione e controllo dell’attività dell’Ente stesso,nonché con le esigenze di tutela del delegato.Ad ogni rinnovo degli Organi amministrativi dell’Ente, a tre mesi dall’insediamento del nuovo

7REGOLAMENTO AMMINISTRATIVO CONTABILE – CDA N. 7 DEL 12.04.2012

Consiglio di Amministrazione, le deleghe attribuite in relazione al presente articolo dovrannointendersi scadute.

Art. 5) Trasparenza e coordinamento per l’esercizio delle funzioni delegateI soggetti titolari di funzioni delegate e dei poteri connessi hanno obbligo costante di rispettodella completa trasparenza dell’azione esercitata, mediante adeguata informativa agl’organideleganti, che potranno stabilire al riguardo procedure e regolamenti sia con riferimento allesingole funzioni che ai processi ad esse riferibili. Ai soggetti titolari di funzioni delegate e dei poteri correlati, in ogni caso, è fatto espresso

obbligo di immediata e completa informativa per ogni esigenza od urgenza che non rientrinell’ordinaria amministrazione delle funzioni e dei poteri ad essi attribuiti o che esorbiti dailimiti anche finanziari prefissati, ferma restando in capo a ciascuno l’autonomia decisionale perl’esercizio delle funzioni delegate e la responsabilità di provvedere tempestivamente per quan-to necessario a tutela dell’Ente. Detta informativa d’urgenza dovrà essere portata a direttaconoscenza personale del Direttore Generale per i provvedimenti di sua competenza.In caso di funzioni attribuite dalla Struttura Organizzativa a più componenti della stessa, inconcorrenza o con onere di coordinamento tra loro, la delega degli eventuali poteri esternidovrà essere di massima attribuita ad uno solo di essi, salve esigenze particolari, fermo restan-do l’obbligo di informativa reciproca e di efficace coordinamento alle rispettive azioni.

Art. 6) Attribuzione delle deleghe di funzioniL’attribuzione delle formali deleghe di funzioni esecutive e dei connessi poteri giuridici nei rap-porti esterni è operata con atto del Direttore Generale, per quanto di sua competenza, sullabase di criteri generali, dei limiti e delle direttive fissati con delibera preventiva del Consigliod’Amministrazione. Fuori dei casi di competenza statutaria del Direttore Generale, alla delegaprovvede direttamente l’Organo competente secondo Statuto.Gli atti di conferimento delle funzioni e dei poteri delegati devono essere resi conoscibili aiterzi in genere per mezzo del sistema di pubblicità, depositi e pubblicazioni previsto dallalegge. ll limite di autonomia operativa dei singoli delegati per l’assunzione di impegni verso terzi è fis-sato espressamente e preventivamente con delibera del competente Organo statutario chetiene conto del bilancio preventivo annuale di gestione e dei progetti per la realizzazione dellesingole iniziative, in conformità agli strumenti di pianificazione e controllo adottati dall’Ente.I limiti di autonomia operativa fissati per i Dirigenti e per i Responsabili di Manifestazione/Servizi/Funzioni previsti dalla Struttura Organizzativa possono essere adeguati con deliberadell’Organo competente, anche in corso d’esercizio, in relazione ai consuntivi e ai progettidelle singole iniziative ed in generale in relazione alle esigenze di efficace gestione dell’attivi-tà statutaria.

Art. 7) Direzione e vigilanza del Direttore GeneraleFermo quanto sopra previsto, il Direttore Generale conformemente a Statuto costituisce il ver-tice della struttura organizzativa ed amministrativa ed è il Capo del personale, cura l’attuazio-ne delle delibere degli organi collegiali, ha poteri di rappresentanza per lo svolgimento dell’at-tività aziendale corrente, esercita i poteri ed esplica le funzioni espressamente conferitigli dalConsiglio di Amministrazione.Anche in caso di deleghe di funzioni formalmente conferite secondo le previsioni del presen-te Regolamento, il Direttore Generale conserva ogni potere di coordinamento, vigilanza edintervento, anche sostitutivo, al fine di assicurare l’esecuzione puntuale delle deliberazioni odelle direttive degli Organi Statutari, nonché l’osservanza delle previsioni di legge e del presen-te Regolamento



Art 8) Pianificazione generale dell’attività e Bilancio di previsioneL’attività di gestione si svolge in conformità con il Bilancio di Previsione dell’esercizio e con lepolitiche e/o le delibere ad esso correlate.I Responsabili delle Direzioni nell’ambito delle rispettive responsabilità, sulla base delle previ-sioni stilate dai responsabili di Manifestazione /Funzioni/Servizi dell’Ente ai diversi livelli dicompetenza, predispongono una relazione di progetto sulle attività da programmare per ilfuturo esercizio almeno due mesi prima della data di approvazione del bilancio di previsionedell’Ente, indicando anche il budget di impegni e ricavi proposto.Il bilancio di previsione dell’esercizio è lo strumento programmatico e di controllo della gestio-ne dell’Ente e costituisce la base di informazione e indirizzo per l’attuazione della gestioneoperativa.Il bilancio di previsione riporta:− la stima analitica delle voci di costo e di ricavo;− la previsione di spesa per gli investimenti programmati;− il conto preventivo finanziario;− la relazione accompagnatoria, illustrativa dei criteri di formazione del bilancio di previsionein coerenza con il programma preventivo annuale dell’attività dell’Ente.Entro i 60 giorni successivi al termine di ciascun trimestre verrà sottoposta all’approvazionedel Consiglio di Amministrazione una situazione economico-finanziario gestionale aggiornatarapportata con il Bilancio di Previsione, con anticipazione dei risultati attesi al termine dell’eser-cizio. Detta situazione sarà predisposta dalla Direzione Generale avvalendosi del Controllo diGestione; il Controllo di gestione valuterà e verificherà altresì il conseguimento degli obiettivi,l’efficacia e l’efficienza della gestione.Al Consiglio di Amministrazione è riservata la competenza per l’adeguamento del programmadell’attività in corso d’esercizio e per l’effettuazione di variazioni al bilancio di previsione, dadisporsi in relazione al mutamento delle esigenze di gestione. Il bilancio di previsione dell’Entesarà pertanto aggiornato sulla base delle situazioni trimestrali. In qualunque caso ritenutoopportuno sarà facoltà del Consiglio di Amministrazione di darne evidenza all’Assemblea deisoci.

Art. 9) Pianificazione delle manifestazioni fieristiche e delle altre iniziativeL’esame del consuntivo delle manifestazioni e l’approvazione dei nuovi progetti di manifesta-zione devono essere presentati al Direttore Generale con tempistiche e modalità che verran-no definite in apposite procedure emanate dalla Struttura organizzativa.Gli elementi principali dei nuovi progetti sono le date di svolgimento, le tariffe espositive, lelinee guida degli eventi programmati, le tempistiche di realizzazione.Il responsabile di Manifestazione, di concerto con il responsabile di riferimento in base allaStruttura Organizzativa, predispone entro le tempistiche definite ai sensi del comma 1 unarelazione a consuntivo dell’ultima edizione svoltasi, indicando le necessità di adeguamentodel progetto riscontrato, nonché il progetto per la successiva edizione della manifestazione.L’approvazione definitiva da parte del CdA del consuntivo di ciascuna manifestazione avvieneentro tre mesi dalla chiusura dell’edizione precedente.Il progetto per la successiva edizione della manifestazione viene predisposto in base alleresponsabilità e tempistiche stabilite dalla Struttura Organizzativa con riferimento a specificicontenuti all’uopo fissati dalla Direzione Generale; da tale progetto è comunque opportunoche risultino i seguenti elementi:a) l’obiettivo di posizionamento;b) le aree tematichec) le dimensioni organizzative ed economiche; d) l’individuazione, la valutazione e la gestione dei fattori di rischio operativo;e) i vincoli temporali.

I progetti di manifestazione sono trasmessi dal Direttore Generale al Presidente per l’inseri-mento all’ordine del giorno del Consiglio di Amministrazione, unitamente all’analisi sull’anda-mento dell’ultima edizione svoltasi. In ogni caso le proposte di budget di ciascuna manifesta-zione prevista per futuri esercizi devono essere predisposte e aggiornate, previo coordinamen-to, almeno due mesi prima del termine per l’approvazione del bilancio di previsione.Qualora per talune manifestazioni non siano ancora disponibili dati consuntivi, le proposte edi budget devono evidenziare i criteri di redazione e di stima adottati.

Art. 10) Procedure interne di gestioneSalvo quanto previsto dal presente Regolamento, le procedure interne di gestione sono coor-dinate dal Direttore Generale secondo i criteri e le direttive fissati dall’Organo Amministrativocompetente per l’ordinaria amministrazione.

Art. 11) Poteri di assunzione di impegni verso terziL’assunzione di impegni verso terzi è riservata agli Organi Statutari, nonché ai componentidella Struttura Organizzativa ai quali siano attribuiti espressamente poteri di rappresentanzadell’Ente verso l’esterno, entro i limiti previsti e comunque entro i limiti del necessario per prov-vedere in caso di delega di funzioni specifiche.Per assunzione di impegni verso terzi si intende qualsivoglia atto idoneo a creare vincoli giuri-dici di natura contrattuale o precontrattuale per l’Ente, sia di natura attiva (tali da poter gene-rare ricavi, minori costi o vantaggi finanziari), sia di natura passiva (tali da poter generare costi,minori ricavi od oneri finanziari).

Art.12) Assunzione degli impegni attivi e passiviFermi restando i poteri del Presidente e del Consiglio di Amministrazione previsti dallo Statuto,gli impegni attivi e passivi relativi all’ordinaria esecuzione e gestione del programma e dell’at-tività o di determinazioni degli Organi Statutari possono essere assunti dal Presidente, entro illimite generale dell’ordinaria amministrazione, dal Direttore Generale, dai Dirigenti e daiResponsabili di Manifestazione /Servizi/Funzioni previsti dalla Struttura Organizzativa e secon-do i poteri ed i limiti di competenza esecutiva prefissati in base al presente Regolamento.Al Direttore Generale sono attribuiti, contestualmente all’approvazione del bilancio di previsio-ne, con delibera del Consiglio di Amministrazione, i poteri per l’assunzione di impegni relativiall’ordinaria esecuzione e gestione del programma delle attività o delle determinazioni assun-te dagli Organi Statutari, nei limiti consentiti dallo Statuto in vigore.Tale delibera fissa il limite massimo previsto per singola assunzione di impegno e, inoltre, i limi-ti entro cui possono essere delegati ai Dirigenti e ai Responsabili di Manifestazione/Servizi/Funzioni i poteri di assunzione di impegni. L’assunzione ordinaria di impegni passivideve in ogni caso trovare copertura nel bilancio di previsione o nei successivi aggiornamentidel bilancio approvati dal Cda nell’esame delle situazioni trimestrali.

Art 13) Forma e criteri di stipulazione dei contrattiL’assunzione di impegni attivi e passivi da parte dell’Ente deve avvenire sempre in forma scrit-ta, assicurando il rispetto delle norme di legge sotto ogni profilo.Per la scelta del contraente devono essere rispettate le regole e i criteri fissati dal Consiglio diAmministrazione e le procedure stabilite dall’art. 10, salvo comunque il rispetto di quanto pre-visto dalle leggi in vigore applicabili dall’Ente e dei criteri generali di buon andamento edimparzialità, sulla base, laddove possibile per la specificità dell’attività fieristica e tenuto contodel settore di riferimento e delle condizioni di mercato, di comparazione tra più offerte.In ogni caso dovranno essere rispettati i principi di oggettività, imparzialità, trasparenza, eco-nomicità e convenienza, sempre in relazione alla specificità dell’attività fieristica.Gli impegni passivi dovranno esser assunti in conformità alle modalità operative stabilite per


iscritto dal Direttore Generale.Sconti e dilazioni che non siano d’uso non possono essere concessi se non in caso di preven-tiva autorizzazione. A tale fine il Consiglio di Amministrazione fissa con propria delibera i cri-teri generali di sconto e di agevolazione che possono concedersi, affinché siano in ogni casorispettati i principi di oggettività, imparzialità, trasparenza e convenienza.

Art.14 ) Liquidazione impegni passivi I Responsabili della Direzione, Manifestazione /Servizio/Funzione cui si riferisce la prestazionee/o la consegna di beni dei terzi creditori dovranno accertare tempestivamente il regolareandamento e la piena conformità delle stesse agli accordi contrattuali.In seguito all’attestazione di conformità rilasciata dai Responsabili di cui sopra, la DirezioneAmministrazione e Finanza potrà effettuare il pagamento delle relative fatture alle date di sca-denza convenute nel contratto.

Art 15) Strumenti contabiliAl fine di ottimizzare la propria gestione e di ottemperare alle disposizioni civili e fiscali, l’Entesi avvarrà di tutti gli strumenti e procedure contabili e di controllo di gestione ed in particola-re:a) del piano economico di previsione pluriennale con annessa relazione illustrativa del pro-

gramma strategico a medio/lungo termine, che dovrà essere costantemente aggiornatodal Consiglio di Amministrazione e presentato all’Assemblea dei Soci ;

b) del bilancio di previsione dell’esercizio, nel cui ambito potranno essere comprese voci dispesa e di entrata attinenti il piano economico di previsione pluriennale;

c) del bilancio consuntivo.

Art. 16 ) Piano dei contiIl Consiglio di Amministrazione adotta gli schemi che riterrà più opportuni per un efficace con-trollo della gestione, anche attraverso modifiche ovvero implementazioni del piano dei contidell’Ente.

Art. 17) IncassiGli incassi ricevuti verranno versati sui conti correnti intestati all’ Ente.La Direzione Amministrazione e Finanza adotterà specifiche procedure volte a garantire la trac-ciabilità e il rispetto dei limiti all’uso del contante e dei titoli al portatore così fissati dal D.Lgs.231/2007.

Art 18) PagamentiI pagamenti disposti attraverso le comuni forme di pagamento presenti sul mercato , sonoregolarizzati mediante emissione da parte della Direzione Amministrazione e Finanza di man-dati anche elettronici che recheranno il nome del creditore, il numero e la data del documen-to fiscale ricevuto e l’ammontare .La sottoscrizione anche elettronica dei mandati è effettuata, entro l’importo fissato dalConsiglio di Amministrazione per singolo mandato, da parte del Dirigente della DirezioneAmministrativa o di un suo delegato ( in caso di assenza o impedimento).Oltre il limite suddetto i mandati sono sottoscritti congiuntamente dal DirettoreAmministrazione e Finanza e dal Direttore Generale. Il Consiglio di Amministrazione fisseràaltresì un ulteriore limite oltre il quale i mandati dovranno essere sottoscritti congiuntamentedal Direttore Amministrazione e Finanza, dal Direttore Generale e dal Presidente. La Direzione Amministrazione e Finanza adotterà specifiche procedure volte a garantire la trac-ciabilità e il rispetto dei limiti all’uso del contante e dei titoli al portatore così fissati dal D.Lgs.231/2007.


Art 19) Sistema di controllo e flussi informativiIl sistema di regole, procedure e consuetudini costituiscono il sistema di controllo internodell’Ente. Coerentemente con le prassi vigenti il presidio del sistema di controllo interno nel suo com-plesso, sia con riferimento al suo disegno che al relativo funzionamento, è articolato in tre livel-li:• Primo livello – a cura dei singoli responsabili di Direzioni e responsabili di

Manifestazione/Servizi/Funzioni che garantiscono la conformità a leggi, regolamenti edisposizioni e gestiscono i controlli insiti nei processi operativi che richiedono competen-ze specifiche del business, dei rischi e/o delle normative pertinenti;

• Secondo livello – a cura della pianificazione, risk management e struttura legale dell’Enteche presidiano il processo di individuazione, valutazione, gestione e controllo dei rischilegati all’operatività garantendone la coerenza rispetto agli obiettivi aziendali e che sioccupano della corretta applicazione e del rispetto del framework normativo di riferimen-to;

• Terzo livello – a cura dell’Internal Audit che fornisce l’assurance e la consulenza comples-siva sul disegno e il funzionamento del sistema di controllo interno attraverso valutazioniindipendenti.

E’ assicurato uno stretto coordinamento operativo e informativo tra l’Internal Audit, il Collegiodei Revisori e l’Organismo di Vigilanza ex D.lgs. 231/01, anche attraverso riunioni periodiche econgiunte. L’Internal Audit presenta al Consiglio di Amministrazione e al Collegio dei Revisoriuna relazione annuale nella quale sono riassunte le attività svolte sulla base del piano appro-vato. Analogamente l’Organismo di Vigilanza ex D.lgs. 231/01, nell’ambito della sua autonomiae indipendenza, presenta al Consiglio di Amministrazione la relazione annuale sull’attività svol-ta.


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