RendezvényszervezésRendezvényturizmus

Rendezvényszervezés fogalma

Előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és egyéb) összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező munka, mely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást.

Rendezvények csoportosítása

„jellegük” szerint

1. Művészeti jellegű (koncert, fesztivál)2. Tudományos jellegű (konferencia, bemutató)3. Közművelődési jellegű (fesztiválok, közösségi szokásokhoz fűződő programok)4. Társadalmi, politikai jellegű (közgyűlés,

felvonulás)5. Egyházi jellegű (körmenet)6. Sport jellegű (verseny, bemutató)7. Kereskedelmi jellegű (árubemutató, vásár)8. Komplex

Előkészítés szerint

• Tervezett rendezvények

• Spontán rendezvények (tüntetés)

Rendezvényszervezők kompetenciája szerint

• Hivatásos

• Nem hivatásos

Gazdasági cél szerint

• Nyereség-orientált

• Non-profit

Helyszín jellege szerint

• Zárt térben, épületben

• Szabad téri

Helszínek száma szerint

• Egyhelyszínes

• többhelyszínes

Funkcionális tartalom szerint

• Kongresszus, konferencia• Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház)• Versenyek• Kiállítások• Játékok, közösségi szabadidős programok• Látványfelvonulás, demonstráció• Szertartás, protokolláris rendezvény,

megemlékezés

„volumene” szerint

1. Világrendezvények

2. Európai

3. Nemzetközi Országos

4. Regionális

5. Megyei

6. Kistérségi, települési, kerületi

7. Kisebb közösségi

Marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint:

1. Kandidált rendezvények

2. Adaptált rendezvények

3. Innovált rendezvények

4. Konvencionális rendezvények

– 2.3. Rendezvények• Jelentősége megnőtt, ok: társadalmi igény• Jelentős időbeli fejlődés (pl. Művészetek Völgye)• Típusai:

– 1. Kulturális rendezvények:» Gazdagabb rétegek látogatják» Magas életminőséget kínálnak a jól képzett rétegek

számára» Típusai:» I. A szervezők és a résztvevők rendezvényhez való

viszonya alapján:» A)belső jellegű rendezvények: a sajátos kultúrából kinövő,

de annak szerves részét képező események; a szervezők és a résztvevők döntő része is ebből a körből kerül ki; elsősorban etnikai kisebbségek fesztiváljai

» B) kereskedelmiesedett rendezvények: megkezdődik az esemény reklámozása; a kultúrán kívülről is érkeznek;cél: szélesebb körben bemutatni a kultúrát

» C) multikulturális rendezvények: halvány kapcsolat a befogadó terület és az esemény jellege között; különböző kultúrák mutatkoznak be; a szervezők és a közönség is más-más kultúrából jön

» II. az esemény jellege alapján» A) örökségi jellegű rendezvények: a múltbéli

hagyományokra támaszkodik; felújított épületek, hagyományok

» B) művészeti jellegű rendezvények: valamilyen művészi esemény megrendezése

– 2. Kereskedelmi rendezvények:» Típusai» A) kiállítások és vásárok» Jelentős történelmi múltja van» Jó fokmérője egy adott terület gazdasági

helyzetének (van-e annyi tőkeerős vállalkozó, érzik-e a kiállítók annyira fizetőképesnek az adott terület piacát, hogy megjelenjenek?)

» A hétköznapi szóhasználatban gyakran szinonima, pedig nem ugyanaz a két rendezvény

» Különbségek a kiállítások és vásárok között

» Csoportosítása:» I. Ajánlati paletta alapján

» a)általános kiállítások és vásárok: sok termelési ág kínálata jelenik meg, de csak szűk választék

» b) szakmai kiállítás és vásár: egy-egy termelési ág árui, teljes körű bemutatás; számuk egyre nő

» II. földrajzi hatókör alapján

» a) helyi kiállítások és vásárok: 100km vonzáskörzet; helyi gazdasági szereplők számára

» b) országos kiállítások és vásárok: 800-1000km» c) euroregionális rendezvények: 1500-2000km, több

országot átfogó» d) globális kiállítások és vásárok: az egész világról

vonzzák az adott ágazat résztvevőit

» Külön kategóriát képeznek a világkiállítások» Nem csak szakmai, hanem szélesebb közvélemény

is» 1851. London volt az első» Típusai:» A) általános világkiállítás:» Egy-egy általános téma köré szerveződik» Pl. Hannover: „Az ember, a természet és a

technológia”» B) speciális világkiállítások:» Egy-egy szűkebb témára koncentrálnak» Pl. Lisszabon: óceán

– 3. Konferenciák és kongresszusok» Egyre nő a szerepe» Okai: » Nem szezonális» Hosszabb tartózkodási idő (bár napjainkban már

csökken, mert a résztvevők nem tudnak hosszú ideig távol lenni munkahelyüktől)

» Nagyobb költés» Nőnek az adott ország tudományos ismeretei

» Típusai:» A) Szervezetek, egyesületek ülései» - résztvevők száma igen tág határok között mozog» - általában nemzetközi (gyakori tolmácsolás)» - egymással párhuzamosan, több helyszínen

tanácskoznak» - elszállásolás különböző kategóriájú szállásokon» Gyakran összefonódik kiállításokkal, vásárokkal » Oka: kiállításokat egyre több megbeszélés egészíti

ki, cégek a konferenciákon be tudják mutatni termékeiket

» B) Testületi ülések:» - vállalatokhoz kapcsolódik» - alacsonyabb részvevőszám» - Közös munkanyelv» - Magas szintű vezetők a résztvevők» - Intenzív időkihasználás» - Aktív kikapcsolódás kapcsolódik hozzá

» Rendezvényszervezés a település oldaláról» - egyszerűen meg lehessen közelíteni a helyszínt» - Megfelelő kapacitás, felszereltség» - Megfelelő számú parkolóhely» - Megfelelő szálláshelyek» - Fejlett vendéglátóipar» - Kulturális és kikapcsolódási lehetőségek» - Természeti vagy társadalmi látványosságok

– 4. Sportesemények» Típusai:» A) szabályos időközönként, különböző helyeken

megrendezésre kerülő események (olimpia, EB, VB)» B) szabályos időközönként, korlátozott számú

helyszínen megrendezésre kerülő események (Forma-1)

» C) szabályos időközönként, egy meghatározott helyszínen megrendezésre kerülő események (Grand Slam)

– 5. Vallási rendezvények» Távoli múltra tekint vissza» Típusai:» A) zarándoklat szent helyekre (Lourdes, Mekka,

Vanarasi, Jeruzsálem)» B) vallási események: pápalátogatások, egyes

vallások rendszeres rendezvényei

• A rendezvények hatásai:– 1. Gazdasági élet területén:

» Közvetlen bevétel a vállalkozók és a lakosság számára

» Helyi és központi költségvetést növeli (adók)» Láthatatlan és sajátos exportbevétel (egy terület

termékeit a településen vásárolják meg, nincs szállítási és csomagolási költség)

» Munkahelyek számának növekedése» Magasabb árak a teleülésen» Veszteséges lehet a rendezvény

– 2. Politikai élet területén» A rendezvény alkalmas az adott terület

stabilitásának bemutatására» Politikai tiltakozások kinyilatkoztatására is alkalmas

(pl. moszkvai és los angelesi olimpia)» A rendezvény elvonja a figyelmet az aktuális

problémákról» A rendezvény sikere elősegíti az újraválasztást

– 3. Idegenforgalom és a kereskedelem területén» Média: ingyenes reklám» A rendezvények résztvevők később átlagos

látogatóként is visszatérhetnek» Az esetleges negatív események ronthatják a

település hírnevét

– 4. Fizikai és épített környezet területén» Helyi infrastruktúra nagymértékű fejlesztése» Javul a megközelíthetőség» Leromlott városrészek megújítása» A fejlesztéseket nem saját erőből kell fedezni, a

központi kormányzat adja a forrást» Környezeti és ökológiai károk

– 5. Társadalom és kultúra területén» Értékek és tradíciók megőrzésee» Helyi lakosság elégedettsége nő» Létrejöhet a „public-private partnership” alapja» Összehozhat egymástól távol álló csoportokat» A rendőri biztosítás zavarja a helyi lakosságot» Növekvő ingatlanárak» Széthúzás a társadalomban

Konferenciaturizmus

Miért alakult ki?

1. Tudás közvetítése, ismeretszerzés.

2. Kapcsolatteremtés.

3. Társadalmi program.

& a konferenciaturista nagyon jó pénzköltő (átlag turista költésének 3*, 4* -e, Mo.-n 6*, 8*-a)

Presztízsfogyasztók + számlájukat a küldő intézmény fizeti

Ülések csoportosítása

a.) szervezetek, egyesületek ülései(nemzetközi szervezetek, kormánytestületek, non-profit

szövetségek, vallási egyesületek, stb.)

b.) testületi ülések (corporate meetings)(=cégek értekezletei, összejövetelei)

Pl.: közgyűlés, termékbemutató, oktató- és tréningprogram

• Konferencia• Ankét: nyilvános értekezlet, előadók+vitavezető (mozgó

mikrofon, szerény vendéglátás, jegyzőkönyv)• Értekezlet: valamilyen testület tanácskozása (tájékoztató

anyagok, frissítők)• Közgyűlés: mindig előkészítés igényel, munkaanyagot

kell csinálni, szerény vendéglátás, komolyabb technika (szavazógép)

• Vándorgyűlés: más-más városban gyűlések• Kerekasztal-beszélgetésés: mindenki egyenrangú

Nemzetközi trend és statisztikák

Európa a vezető desztináció

Európa57%

Dél-Amerika

5%

Ázsia13%

Észak-Amerika

16%

Afrika5%

Ausztrál-ázsia4%

Országos bontásban:

1. USA (7-8%)

2. Franciaország

3. Nagy Britannia

4. Olaszország & Németország

( nagy a verseny az országok és a városok között; Párizs, London, Brüsszel, Bécs)

Nemzetközi konferenciák számának változása Magyarországon és Budapesten

91 9474

100113

100

125

95 89

161

10388

116

61 6251

6982 85

9778

67

125

82 7585

020406080

100120140160180

1987

1988

1989

1990

1991

1992

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

Magyarország Budapest

Konferenciák mérete, létszám

250-49926%

500-99924%

-24931%

2000-8%

1000-199911%

Konferenciák időtartama

4,7

4,8 4,84,7

4,6 4,6

4,5 4,5

4,6

4,3

4,4

4,5

4,6

4,7

4,8

1991 1993 1995 1997 1999

Konferenciák szezonalitása

4%4%

10%12%

15%

7%7%

12%11%8%

7%

3%02468

10121416

Konferenciák előkészületi ideje

14% 4 évvel előbb

40% 2-3 évvel korábban

35% 1-2 évvel előre

Konferenciák helyszíne

szálloda24%

kongresszusi központ

55%

egyéb4%egyetem

17%

A kongresszusi szakma nemzetközi szervezetei

Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége (ICCA)

-- 1964-ben alakult meg-- titkársága Amszterdamban működik-- legátfogóbb szervezet-- hét kategóriából kerülnek ki a tagjai

» utazási irodák» légitársaságok» kongresszus és kiállításszervezők» állami irányító hivatalok és testületek» kongresszusi központok, kongresszusi irodák» szállodák» egyéb szállítók és szolgáltatók

-- ők állítják elő és birtokolják a világ legnagyobb konferencia adatbankját

-- jelenleg 9000 rendezvény története és jellemzői állnak rendelkezésre (létszám, teremigény, időpontok, címek stb.)

Kongresszusszervezők Nemzetközi Szövetsége (IAPCO)

• mintegy 40 tagja van: a világ vezető kongresszusszervezői

• a szakma legjobb oktató szemináriumait tartják

• kiadták a kongresszusi szakma kilencnyelvű szakszótárát

Kongresszusi és Látogató Irodák Nemzetközi Szövetsége (IACVB)

• Amerika-orientált szakmai szervezet

• felméréseket készít a turizmus általános hasznáról

• egy város életére gyakorolt hatásáról

• fő kutatási iránya a kongresszusokon és vásárokon résztvevők napi költési struktúrájának vizsgálata

Konferencia-megrendelők Nemzetközi Szövetsége (MPI)

• Amerika orientált szervezet

• a megrendelőknek ad át munkamódszereket a helykiválasztáshoz és az ellenőrzéshez

Konferenciatolmácsok Nemzetközi

Szövetsége (AIIC) • székhelye Genfben van

• tagjai a világ bármelyik tudományos konferenciáján vállalhatnak munkát

• minden költségüket fedezni kell a megrendelőnek (utazás, szállás, ellátás, munkadíj)

• megbízható, sok nyelven beszélő, leinformálható munkaerőt garantál

Európai Kongresszusi Városok Szövetsége (EFCT)

• 1958-ban alakult, titkársága Brüsszelben van• közel 100 tagja van• egy várost csak egy tag képviselhet, ez általában

az adott város idegenforgalmi hivatalának kongresszusi osztálya, vagy kongresszusi központ

• szoros kapcsolatban van az Európai Unió vezető hivatalaival

• lobbyzik az üzleti és konferenciaturizmus kormányszintű elismeréséért és támogatásáért

Kongresszusi Központok Nemzetközi Szövetsége (AIPC)

• konresszusi központok technikai felszerelésének kérdéseivel foglalkozik

• tanulmányokat készítettek a kongresszusi központok építéséről és gazdaságos üzemeltetéséről

• kiemelten foglalkozik a konferenciák rendezésének biztonsági kérdéseivel

Nemzetközi Szervezetek Szövetsége (UIA)

• székhelye Brüsszelben található

• óriási adatbázissal rendelkezik

• statisztikai elemzései a szakma számára nagyon fontosak

• összefoglalókat készít nemzetközi szervezetekről, melyet meg is jelentet

• általános statisztikákat tesz közzé évente

Kongresszusi Látogató Irodák Ázsiai Szövetsége (AACVB)

• létrejött, mivel nő az ázsiai ülésezési helyszínek jelentősége

• sok új és korszerű helyszín található a térségben

Rendezvények szervezése

Kétoldalú rendezvények(egy külföldi delegáció érkezik)

Többoldalú rendezvények

(nemzetközi rendezvény, lehet akár rotációs is)

Személyi háttér

1. Saját szervezésű (protokoll, rendezvényi, marketing, PR csoport)

2. Külső rendezvény szervező cég

• Meghatározza a rendezvény típusát, tartalmát, idejét

• Dönt a program(ok)ról• Időbeosztást készít• Felkéri a védnököket, előadókat• Dönt a külső beszállítói partnerekről (pályázat)• Szerződéseket köt• Kiküldi a meghívókat• Jóváhagyja a forgatókönyvet• Folyamatosan ellenőriz, értékel• Kapcsolatot tart a stábokkal, ellenőriz

a.) Szervezési (fő)bizottság

b.) Stábok

• Hostessek/hostok ügyintézés, kapcsolatszervezés, információátadás, regisztrálás, utazási ügyintézés,vendég fogadása, kísérése

(sál, kitűző, kalap, embléma)

• Biztonsági szolgálat

vagyonbiztonság

résztvevők védelme

• Közlekedési stáb

Forgatókönyvben: technikai felkészültség, kiállási isők, tartalék gépjárművek és gépkocsivezetők

• Technikai stáb (egy vagy több személy)

c.) Külső szolgáltatók

• Biztonsági szolgálatok• Orvosi ügyelet• Hostess-host szolgálat• Tolmácsküldő, fordító iroda• Gépkocsi kölcsönző szolgálat• Buszkölcsönzők• Grafikusok, tervezők• Nyomdák, kiadók• Fotós• Vendéglátási szolgáltatók• Virágkötők, kölcsönzők, díszítők• Szálloda, panzió• Külső programszervezők, kísérők

Szükséges eszközök

• Mikrofonok (asztali, álló, hordozható)• Hangtechnika • Vetítők, vetítővászon• Szavazóberendezés• Tolmácsberendezés• Lámpák, irányított fények• Laptopok, nyomtatók, fénymásolók• Bútorzat• Dobogók• Posztertábla

Lebonyolítás

• Ki miben dönthet és változtathat?

• Ki mit írhat alá?

• Kinek ki adhat utasításokat?

• Ki mit ellenőriz?

• Ki milyen ügyben intézkedhet?

• Kinek tartozik beszámolni, mikor és hogyan?

Konferencia előkészítése

A program leírását tartalmazó dokumentumok

• Alapinformációk:

• Időpont, kísérő kiállítás, várható létszám (résztvevő, előadó, kísérő), technika, nyelv, helyszín, vendéglátás, regisztrációs díj, szállásfoglalás, forgatókönyv

1. körlevél

• Főbb témakörök

• Szándék kérés

• Címlista begyűjtése

• Ajánlatok kérése (szállás, étkezés, programok)

2. körlevél

• Témakörök, szekciók

• Általános infok, fizetési feltételek, jelentkezési lap

• Hirdetési lehetőségek

• Nyomdai és promóciós anyagok

• szponzorok

Meghívó

• 2 típus• 1. konferenciákra, előadásokra, megnyitókra• 2. üzleti vacsora, fogadás, borkóstoló• Az eseményt megelőző 8-10 nappal• Válaszbekérés telefonon, faxon• Hely, időpont,személy és intézmény neve,

öltözet, visszajelzés határideje, hány személyre szól (feleség)

Programfüzet

• Elegáns mappa, dosszié• Program, térkép, meghívó, helyszínrajz,

idegenforgalmi anyagok• Résztvevőknek, rendezőknek,

gépkocsivezetőknek• Külső borító: rendezvény neve, időpontja,

helyszíne• 1. oldal: köszöntő (több nyelven is)• További oldalak: programok• Utolsó oldal: szervezők, szolgálatok elérhetősége

Tájékoztatók, technikai-adminisztratív kiadványok

• Belépési, behajtási engedélyek

• Kitűzők

• Ültetőkártyák

• Asztalszámok

• Konferenciatáblák

• Konferencia zászlók

• Sajtótájékoztató anyagok

Költségvetés

• Költség-bevétel elemzés• Költség: szállás, ellátás, közlekedés, ajándékok,

kommunikáció, munkabérek, oklevelek, honoráriumok, bérleti díjak, tolmácsköltség, nyomdaköltség, postaköltség, reklám, szabadidős programok

• Bevétel: részvételi díjak, szponzorok, kiállítás bevételei, reklám, állami tám., belépők

Rekvizitumok

• A pulpitus– A terem közepén, az elnökség helye, a résztvevők moziszerűen

ülnek ezzel szemben• Dekoráció

– Virág, üdvözlőszöveg, zászló (friss virág, locsolás)• Mikrofonok

– Levezető elnök elé, kitűzhető mikrofon, mobil mikrofon, tolmácsnak

• Asztalok– Moziszerűen vagy kör alakban

• Asztali zászlók– Az embereket ne takarja el

• Szemléltetőeszközök– Biztosítani kell mindent, előre bekérni az igényeket

• Tolmácsfülke, pihenőszoba– Poharak, frissítők, mindenkinek külön fülke, ne

zavarják egymást

Étkezés

• A konferencia helyszínén vagy annak közvetlen közelében

• Ügyelni kell, hogy az adott helyen más étkezés ne legyen

• Minimum kétféle menü• Fogadásnál svédasztal, több ország konyháját tükrözze• Nagy rendezvény esetén a terem helyszínrajzát. A

dohányzóhelyet kifüggeszteni• Gondoskodni a pohárköszöntőkről• Ültetőkárty, menükártya, asztalszám, zászlók, stb

Fakultatív programok

• Vásár, tárlat látogatás

• Üzemlátogatás

• Kulturális program, városnézés

• Gulyásparty

• hölgyprogramok

Kiegészítő programok

• Tárlat, hangverseny

• - szakember kell

• Fontos: ki fogad, ki tart tájékoztatót, mit néznek, hallgatnak

• Jelképes ajándékok

• Hölgyprogram

• - feleségek részére, amikor a férj dolgozik

• Kirándulás, városnézés

• Nem szerencsés szabadtéri program (időjárás)

• Karitatív, vagy gyermekekhez kapcsolódó programok

Elutazás

• Check out

• A közlekedési eszközök és menetrendek rendelkezésre bocsátása

• Hostessek biztosítsanak

• Kisebb ajándék

utómunkák

• Bontások

• Számlák kifizetése, elszámolás

• Számlázás

• értékelés

Adminisztratív előírások betartása

a kölcsönvett technikák visszaszolgáltatása

Építmények lebontása

Veszélyforrások felszámolása

A terület rendezvény előtti állapotának visszaállítása

• Pénzügyi elszámolása– Számlák kiegyenlítése, ill. igazolása– A költségtervhez képest megállapítani a

túllépést v. megtakarítást– Hivatalos iratok irattározása