Joós Tamás: Kulturális rendezvényszervezés jegyzet, 2011

___________________________________________________________________________

________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet

1

A KULTURLIS RENDEZVNYSZERVEZ

jegyzet

___________________________________________________________________________


2

A KULTURLIS RENDEZVNYSZERVEZ / jegyzet /

BEVEZET:

Rendezvnyt szervezni nem knny. Gondoljunk csak arra, mennyi elksztssel jr

akr egy csaldi esemny szletsnap, hzassgi vfordul, barti sszejvetelek

megszervezse. Mennyi srtds, harag lehet a kvetkezmnye egy akaratlan

tvedsnknek nem hvunk meg mindenkit, nem a megfelel helyre ltetjk az

nnepi asztalnl, nem adjuk meg a kell tiszteletet amit aztn nagyon nehz

helyrehoznunk.

Ha egy csaldi esemny ennyi bonyodalommal jr, menni veszlyt rejthet egy

kzssgi rendezvny megszervezse falunap, bl, elads, sportnap s mennyi

gonddal. Hiba ksztnk el mindent, teremtjk meg az anyagi s az egyb

forrsokat, gyjtjk ssze a tmogatkat, krjk fel a kzremkdket, krjk fel a

segtket; egy es, ramsznet, kzremkd ksse stb. mindent elronthat.

A rendezvnyszervezknek kszlt oktatanyag azokon prbl segteni s tancsot

adni, akik nknt vagy megbzsbl vllaljk, hogy a kzssg rendezvnyeit, nnepi

esemnyeit megszervezzk.

A tananyag elmleti rszben segtsget kapnak ahhoz, hogy eligazodjanak, a

ltszlag knny feladatsor tengerben, a rendezvnyek sikeres megszervezshez

szksges feladatok s ktelezettsgek vgrehajtsban.

Informcikhoz jutnak a jogi s pnzgyi felttelek teljestshez, mdszertani

segtsget kapnak a rendezvnyek forgatknyvnek elksztshez, a meghvk s

plaktok tervezshez, a reklmfeladatok megszervezshez, a tmogatk s

tmogatsok megszerzshez. Arrl is kpet kaphatnak, milyen technikkkal lehet

felmrni a krnyezet elvrsait, ignyeit. Megismerhetik a protokollris

___________________________________________________________________________


3

kvetelmnyek betartsnak fontossgt, a vendgek s a kznsg fogadsnak

mdjait s a vratlan esemnyek bekvetkezsekor megtehet lpsekhez is j

tancsokat hallhatnak.

A gyakorlati rszben a hallgatk, egyni munkval, kiscsoportos foglalkozs keretn

bell forgatknyvet, meghvt, tmogati krst tartalmaz levl megfogalmazst,

ignyeket felmr s a programot rtkel krdveket kszthetnek. nll

feladatknt pedig egy konkrt helyi esemny, rendezvny teljes megvalstsnak

tervt kszthetik el, majd remnyeink szerint mr a kpzs keretein kvl a

programot meg is rendezik, s azt rtkelik.

Jos Tams

___________________________________________________________________________


4

A KPZS CLJA:

A klnbz programok megrendezshez szksges alapismeretek elsajttsa. A

kpzsben rsztvevk birtokoljk a rendezvnyszervezsi technikkhoz szksges

informcikat, legyenek kpesek nllan kis nagyobb kzssgek s teleplsek

programjainak lebonyoltshoz.

A KPZSBEN HASZNLHAT MDSZEREK:

Elads

Kiscsoportos feladatvgzs

nll feladatvgzs

Gyakorlati feladatok megoldsa

Konzultci

nll kutats

Trning

A TMA FELOSZTSA:

I. ELMLETI ALAPOK

2.1. A rendezvnyek tpusai

2.2. A rendezvnyszervezshez szksges jogi alapismeretek

2.3. Ignyfelmrsi technikk

2.4. A rendezvnyszervezs fzisa

1.4.1.Az elksztsrl

1.4.1. 2. A rendezvny cljainak meghatrozsa, a stratgia kidolgozsa

1.4.1.3. A rendezvny idejnek s helysznnek megvlasztsa

1.4.1.4. A rendezvny clkznsge,

1.4.1.5. A rendezvny programjainak sszelltsa

___________________________________________________________________________


5

1.4.1.6. A szksges forrsok elteremtse

1.4.1.7.A szemlyi s technikai felttelek

1.4.1.8.A rendezvnyek reklmozsa

1.4.1.9.Informcis anyagok fajti, a program informcis anyaginak elksztse

1.4.1.10.A rendezvnyek forgatknyvnek kreatv megtervezse, forgatknyv

fajti, tartalma

2. A rendezvnyek lebonyoltsa

2.1. A helyszn elksztse

2.2. A stbrtekezlet

2.3. A kznsg fogadsa

2.4. A kockzatok kezelse s a vratlan esemnyek

2.5. A rendezvny befejezse

3. A rendezvnyt kvet teendkrl

3. 1.A rendezvnnyel kapcsolatos gazdasgi s adminisztratv teendk elvgzse

3. 2. A rendezvny visszhangjnak feldolgozsa, a tapasztalatok leszrse

3. 3. A kzremkdk munkjnak rtkelse visszacsatols

3. 4. Az esemny archivlsa.

___________________________________________________________________________


6

II. GYAKORLATI KPZS 60 RA

Tma: Mdszer: Vgrehajts:

1. A krnyezet felmrse

Swot analzis alkalmazsa a kzvetlen krnyezet (telepls) erssgeinek s gyengesgeinek felmrsre.

Elmleti elads a Swot analzisrl

Kiscsoportos foglalkozs keretben a kivlasztott telepls elemzsnek elksztse a tanult mdszerrel

2.

A stratgiai clokrl

Klnbz mdszerek alkalmazsa a stratgiai clok megfogalmazshoz s a feladatok rendszerezsre

Elmleti elads a mdszerekrl

A stratgiai clok megfogalmazsa s a feladatok kijellse a mdszer alkalmazsval

3.

A helyi kzssg ignyeinek felmrse

Piackutats, Krdvek alkalmazsa Szavazs, interjk stb.

Elmleti elads a krdvek megfogalmazsrl, az rtkelsi mdszerekrl

Egy konkrt krdv elksztse

4.

A reklm s kampny

Reklmozsi s marketing technikk alkalmazsa (Szrlapok, plaktok, elektronikus reklm, stb.

Elmleti elads a reklm eszkzei, hatsainak mrsrl. A marketingtechnikk alkalmazsrl

Egy konkrt program reklmtervnek elksztse

5.

A rendezvnyek tmogatsa (6 ra)

Szponzorlsi technikk Mecenatra, Tmogats, Reklmbevtelek

Elmleti elads a tmogatsi technikkrl

Tmogati krelmek megfogalmazsa kiscsoportos foglalkozs keretben

6.

A rendezvnyek gazdasgi felttelei

Pnzgyi tervezs, kltsgvets, szerzi jogok, kulturlis jrulk, fa, Kltsg s brjelleg kiadsok

Elads a jogi s gazdlkodsi ismeretekrl

Konkrt rendezvny kltsgvetsnek ksztse egyni munkval

7.

A rendezvnyek jogi felttelei

Rendezvnybiztosts, szerzi jogok, kzremkdi szerzdsek, rendez s kznsg jogviszony kezelse

Elads a rendezvnyek jogi szablyairl

Nyomtatvnyok kitltse egyni munkval

8.

Rendezvnyprotokoll

Meghvk, protokoll listk, VIP lista

A protokoll alkalmazsa rendezvnyeknl

Meghv s meghv levl elksztse egyni munkval

9.

A rendezvny lebonyoltsa

Forgatknyv A forgatknyv - elads

A forgatknyv elksztse kiscsoportos munkval

10 Az egyttmkds

Trning Egyttmkds fejlesztse s mrse trning segtsgvel, kiscsoportos keretben

___________________________________________________________________________


7

III. GYAKORLATI FELADATOK

Egy nll helyi rendezvny megtervezse s lebonyoltsnak dokumentcija (Egyni munka)

nll helyi rendezvny: elksztse,

informcis anyagok megtervezse

forgatknyv megrsa

reklmterv s kltsgvets sszelltsa,

protokoll tevkenysgek rgztse

az esemnyt kvet tevkenysgek dokumentlsa

az rendezvny archivlsa

___________________________________________________________________________


8

1. 1. A rendezvnyek tpusai

A rendezvnyek/programok meghatrozsa s kategorizlsa. A rendezvnyek

tpusainak tbb szempont alapjn val rendszerezse, cljaik tartalmuk s a

clkznsg meghatrozsnak fontossga.

A rendezvnyek ltalban egyszeri, nem ismtelhet alkalmak. Hiba szerveznk,

pldul venknt az un: Falunapokat, mindegyik alkalommal msknt zajlik le a

folyamat, ugyanabban a keretben ms s ms esemnyek trtnnek. A klnbsget

az egyszerisg s az ismtelhetsg kztt az l sznhzi elads s a film kztti

jellemzkben ragadhatjuk meg jl. A filmet, tbbszr levetthetjk, - ugyan vlthat ki

bellnk alkalmanknt ms ms hatst, - de mindig ugyanazok az esemnyek s

ugyangy trtnnek meg benne. A sznhzi eladsnl ez ppen ellenkezleg van, br

a szndarab elre megrt s forgatknyve van, de ugyangy sohasem zajlik le a

folyamat. A rendezvny teht egyszeri s egyedi jelleg esemny. Defincija egy

mondatban sszefoglalva:

A rendezvny/ program; elre szervezett formban egyszeri alkalommal,

valamilyen cllal megvalsul sszejvetel.

Nem tekinthet teht tudatos szndkkal ltrejtt programnak a spontn

sszejveteleket, melyek ugyan talakulhatnak rendezvnny s rendelkezhetnek a

folyamat kzben a definciban jelzett fogalom ismrveivel, de a legfontosabb

kritriummal nem; ez pedig az elre eltervezettsg s valamely clbl megvalsul

tudatos cselekvs.

A rendezvnyeknek ltalban vilgos cljai vannak, megszervezsk sszetett,

komplex feladat. J, ha adott kltsgvetsk s idkeretk van s meghatrozhat

kezdetk s vgk. A programok tervezshez s lebonyoltshoz humn s egyb

(eszkz, infrastruktra) erforrsokat kell biztostanunk. A rendezvnyek kztt lehet

___________________________________________________________________________


9

ugyan klnbz tpusokat megnevezni s nagysgrendjk szerint rangsorolni, de a

folyamatot clszer mindig ugyanazon fzisokon keresztl megvalstani.

A rendezvnyek fajtit tbbfle szempontbl rangsorolhatjuk s tipizlhatjuk. A

megklnbztets kritriuma lehet a:

Rendezvny nagysga

Idtartama

Clja

Clkznsge

A rsztvevk ltszma

Rendezsi mdja

Megvalsulsi helye

A reprezentcis rendezvnyek (csaldi esemnyek, llami s trsadalmi nnepek,

egyhzi s kzssgi nnepek, fogadsok, partik, blok, tncos rendezvnyek, sznhzi

eladsok, komoly s knnyzenei koncertek, falunapok, fesztivlok, road - show,

killtsok, vsrok, vegyes tartalm rendezvnyek).

Konferencia tpus rendezvnyek (rtekezletek, tancskozsok, tudomnyos lsek,

zleti s szakmai konferencik, tjkoztatk).

Nylt rendezvnyek (nyilvnos szakmai programok, csaldi napok, fesztivlok,

falunapok, road show, sportrendezvnyek, killtsok, vsrok).

Trsadalmi rendezvnyek (rtekezletek, anktok, kzgylsek, vndorgylsek,

szakmai tancskozsok, kerekasztal beszlgetsek, lakossgi frumok, nnepek,

megemlkezsek).

___________________________________________________________________________


10

A fenti kategorizlsbl jl lthat, hogy egy-egy rendezvny tbb tpusba is

sorolhat, attl fggen, hogy melyik tulajdonsga alapjn szelektlunk. Az egyik

legfontosabb csaldi esemnyt, a szletsnapot lehet pldul reprezentcis

programknt is rtelmezni, de abban az esetben, ha egy kzleti szemlyisg

(politikus, r) szletsi vforduljt nnepeljk, mr trsadalmi esemnyknt is

rtkelhetjk. A killts s vsr egyszerre brhat reprezentcis jelleggel s nylt

rendezvnyknt is besorolhatjuk, fggetlenl attl, hogy a belps a programra

ingyenes-e vagy sem. A konferencia tpus programok - tmjuk rvn - is knnyen

vlhatnak trsadalmi esemnny, mint ahogy az egyhzi s kzssgi nnepek is

lthetnek trsadalmi jelleget.

sszefoglalva: megllapthatjuk, hogy a rendezvnyeknek nagyon sokfle tpusa

ltezik s a kategorizlsuk tbb szempontbl lehetsges. Azonban egyben kzs

mindegyik esemny s ez az egyedisg s egyszerisg

Fontos hangslyozni, hogy a rendezvnyek kztti klnbsgek legfbb mrje - a

fentebb jelzett egyedisg s egyszerisg miatt - esemnyek clja s ez ltal az azon

rsztvevk kre s szma. E kt kritrium hatrozza meg tovbbi teendinket a

programok szervezsben.

___________________________________________________________________________


11

1. 2. A rendezvnyszervezshez szksges jogi alapismeretek.

A rendezvnyek szervezshez szksges jogi felttelek ismertetse, a klnfle

engedlyek megszerzsnek mdjai. A klnbz szerzdsek fontossga s tpusa,

tartalmi s formai elemei.

Mieltt nekiltnnk a helyi kzssg, csoport programjnak megszervezshez, nem

rt tisztba lennnk a jogi felttelekkel, hisz nem spontn esemnyrl van sz, hanem

elre megtervezett folyamatrl. A programok szervezsekor mindig felvetdik, hogy

milyen jogi felttelei vannak annak, hogy az ltalunk rendezett esemny krl minden

rendben legyen. rk igazsg: mindig s minden elre nem lthat esemnyre fel kell

kszlnnk, de ebben az esetben sem garantlt, hogy nem kvetkezik be olyan nem

vrt problma, amit meg kell oldanunk. ppen ezrt fontos, hogy lehetleg elreltk

legynk, a szervezs sorn krltekinten jrjunk el, illetve minden olyan engedly

birtokban legynk, ami felttele programunk megtartsnak. Valljuk be, nem ppen

szvet vidt munka a szksges paprok engedlyek beszerzse, de a siker rdekben

ezeket a ktelezettsgeket is teljestennk kell. Egyik rszrl sajt magunk rdekben,

msik s ez a fontosabb a rendezvny/program rdekben. Nincs annl lehangolbb,

ha egy programunk azrt nem lesz sikeres, mert pldul nem ktttnk szerzdst a

rendezvnyen szolgltatst (msor, vendgltst) biztostval s a szolgltat nem

gy s nem olyan sznvonalon teljesti ktelezettsgt, amit szban vllalt. Ugyan a

szbeli egyezsg is jogi ktelezettsg, de sokkal nehezebb bizonytanunk lltsunk

igazt, mint ha rsban rgztjk a feltteleket.

Vegyk teht szmba, hogy milyen felttelek teljeslse esetn szervezhetjk meg a

rendezvnyt.

23/2011. (III.8.) Korm. rendelete a zens, tncos rendezvnyek mkdsnek

biztonsgosabb ttelrl szablyozza, hogy mi a teend abban az esetben, ha

___________________________________________________________________________


12

zens tncos, illetve rendezvnyt szerveznk. Klns tekintettel arra, hogy

szabadtri vagy beltri programrl van sz.

Fontos tudnunk, hogy szksges-e a programhoz terletfoglalsi engedly.

Abban az esetben, ha nem sajt terletnkn, a helyi mveldsi hz udvarn

a falu sportplyjn, hanem magnterleten, van ms intzmny, cg ltal

birtokolt helyen rendeznk esemnyt, akkor a tulajdonostl erre engedlyt,

hozzjrulst kell krnnk. Amennyiben kzterleten szerveznk programot,

gy un: terletfoglalsi engedlyt kell krnnk a helyi hatsgtl. (ez ltalban

a helyi polgrmesteri hivatal vagy jegyzsg, krjegyzsg). Ha

magnterletrl van sz gy rdemes megllapodst ktni a tulajdonossal s

szerzdsben tisztzni, hogy milyen felttelekkel vehetjk ignybe a terletet.

Ebben biztos lesznek olyan ktelezettsgeink, mint a terlet eredeti llapotban

val visszaadsa, az okozott kr megtrtse stb. Ezen felttelek igazak arra az

esetre is, ha nem terletet, hanem helyisget hasznlunk programunk

lebonyoltsra.

Ha nagyobb szabadtri programot szerveznk, vagy teremben tartott

rendezvnynk rsztvevi szmra parkolsi lehetsget akarunk biztostani

nyilvnos helyen, gy Behajtsi engedlyt kell kiadnunk a kedvezmnyezettek

szmra, hogy akadlytalanul rkezhessenek meg a rsztvevk jrmveikkel a

rendezvnyre. A nagyobb forgalom terelshez, a gpjrmvek irnytshoz

ignybe vehetjk a Rendrsg s a Polgrrsget. Elbbit abban az esetben, ha

a kzti forgalom veszlyeztetve van, utbbit abban az esetben ha csak a

parkolsi gondokon kvnunk enyhteni kln terlet biztostsval.

Tzoltsgi engedly beszerzse szksges, ha programunkon pirotechnikai

eszkzket hasznlunk. Termszetesen, ha vllalkoz, szolgltat biztostja,

mondjuk a tzijtkot, a vele kttt megllapodsban rdemes tisztzni, hogy

ki szerzi be a szakhatsg engedlyt. Fontos az is, hogy az esemny alatt

betartsuk s betartassuk az rvnyben lv tzvdelmi szablyokat.

___________________________________________________________________________


13

Rendrsgi engedly beszerzse szksges a nylt fogyaszti s

tmegrendezvnyekhez a biztostshoz. Egyre tbb kis telepls szervez olyan

nagyszabs fesztivlt, amelynl a rendezvnyre ltogatk tbb ezres ltszma

miatt megkerlhetetlen a rendfenntart szerv engedlye s kzremkdse

Ha rendezvnynkn nyilvnos kztkeztets zajlik, vagy bf, vendglt

egysg zemel, gy az NTSZ engedlyt is szksges beszereznnk. Bevlt

szoks, hogy a rendezvnyen kzremkd vendgltst biztost szolgltat

szerzi meg a jogosultsgot, gy termszetes hogy annak clszer az engedlyt

beszerezni. Ezt a vele ktend megllapodsban felttlenl rgztennk kell.

Hasonl eset ll fenn a szeszes italok s dohnytermkek rustsnl is, s ha

nem magunk biztostjuk a szolgltatst, akkor az VPOP engedlyt a

termkeket forgalmaznak kell beszerezni. Azonban j meggyzdni

magunknak is arrl, hogy a fent trgyalt engedlyeket birtokolja-e a

szolgltat, mert ellenkez esetben knnyen kudarcba fulladhat az esemny

azzal, hogy egy vratlan ellenrzs kvetkeztben programunk vendglts

nlkl marad.

A nagyobb rendezvnyek biztostshoz nemcsak a Rendrsg, s a

Polgrrsg erit vehetjk ignybe, hanem egyre tbb rendezvnybiztostssal

foglalkoz cget is megbzhatunk. Itt is fontos meggyzdnnk arrl, hogy

jogosult-e a tevkenysg elltsra a cg, illetve szerzdsben rgzteni a krt

szolgltatst.

Tudnunk kell, hogy azon rendezvnyeken, ahol msorszolgltats is van

fggetlenl attl, hogy belpdjas az esemny vagy nem szerzi jogdjat kell

fizetnie a szerveznek. Tbb esetben alkalmazhat, hogy e ktelezettsgeket a

msorszolgltat vllalja t, de a szerzds megktsekor clszer tisztzni,

hogy ki fizeti a program utn ktelezen befizetend szerzi jogokat, mert

annak elmaradsa jogkvetkezmnyekkel jrhat.

A program ideje alatt ltalunk foglalkoztatottakrt felelssggel tartozunk,

ezrt a munka s egszsgvdelmi szablyokat is be kell tartanunk s

___________________________________________________________________________


14

tartatnunk. Ha gy tljk meg, hogy rendezvnynk olyan nagysg, vagy

veszlyessgi (sportesemny) biztostsuk az orvosi gyeletet, esetleg

mentkocsit is.

Annyiszor emlegettk, hogy a ktelezettsgekrl s a szolgltatsok biztostsrl

megllapodsokat, szerzdseket kssnk, hogy nem kerlhetjk el e dokumentum

tpusainak tartalmi elemeinek megismerst sem. Elszr is e fontos jogi

alapdokumentum fogalmt hatrozzuk meg:

A szerzds kt vagy tbb szemly, jogi szemly, szervezet egybehangz, joghats

kivltsra irnyul akaratnyilatkozata; olyan gret vagy megllapods, amit a

jog elismer s akr knyszertheti is a betartst.

A szerzds abban az esetben rvnyes amennyiben a felek klcsnsen akarjk

ltrejttt, jogkpesek s a felek ltal felajnlott szolgltatsoknak egymssal

arnyosnak kell lennik. A szerzdsek tartalmt, - a fentiek figyelembe vtelvel a

felek maguk szabjk meg.

A szerzdsek/ megllapodsok rszei:

A szerzds megllapods alanyai

A szerzds trgya

A szolgltatsok teljestsnek mdjai

A lemonds lehetsges mdjai

Az ellenszolgltats felttelei

A felelssggel s a zr rendelkezssel foglalkoz rsz

Esetnkben a megllapodsokat, szerzdseket, megbzsokat a programban val

kzremkdsre (pl fellps, elads stb), valamely szolgltats biztostsra

(msorszolgltats, vendglts, szllts, rendezvnybiztosts stb.) kthetjk. A

szerzdsek elksztsekor tisztznunk kell, hogy milyen cllal kvnjuk megktni a

___________________________________________________________________________


15

megllapodst, annak melyik mdjt vlasztjuk. Mg a helyi kisebb teleplseken,

illetve trsgkben is tallhatunk tbb azonos szolgltat, kzremkdsre alkalmas

vllalkozt, vagy szervezetet, intzmnyt. gy rdemes tjkozdnunk. Nagy

kltsgvets rendezvnyek esetbe alkalmazzk az elzetes ajnlatkrst vagy a

plyztatst. Ezek elnye, hogy krltekintbbe jrhatunk el rendezvnynk sikere

rdekben. Amennyiben eldntttk, hogy melyik szolgltatst kitl rendeljk meg,

azaz kivel/kikkel ktnk szerzdst az albbi folyamat llomsait s szakaszai

kvetkeznek:

1. LTREHOZS IDSZAKA

A szolgltat felkrs az rajnlat elksztsre

rajnlat ksztse, s annak rtkels

2. SZERZDSEK MEGKTSE

megllapods a szerzds fbb tartalmi elemeiben

3. TELJESTST MEGELZ IDSZAK

lehetsg az ajnlat s feltteleke rszleges mdostsra

4. A SZERZDS TELJESTSE

A megrendelt szolgltats s az ellenszolgltats (fizets) teljestse,

Normlis esetben a megllapodst kveten, a szerzdsben foglalt tartalmi elemek

a dokumentumban foglaltak szerint valsulnak meg. Sajnos azonban sok esetben a

legnagyobb krltekintsnk ellenre nem a megllapods szerint zajlanak a

folyamatok, a teljests rszben vagy egszben hinyos. Mikor beszlhetnk s mit

tekinthetnk szerzdsszegsnek?

Abban az esetben, ha egyik fl sem hibs a teljests elmaradsrt vagy

Rszbeni megvalsulsrt objektv szerzdsszegsnek nevezi. Ebben

az esetben egyik fl szmra sem jelentkezik szankci. Tipikus pldi a

un. vis major esetek: (elre nem lthat esemny, vihar, baleset stb.).

___________________________________________________________________________


16

Ha azonban a teljests valamely flnek felrhat okokbl hisul meg

szubjektv szerzdsszegsnek nevezik. Lehetsges mdjai: - ha a

szolgltat nem azt s gy teljesti, amit megrendeltek, a megrendel

rszrl az ellenszolgltats nem a megllapods szerint valsul meg.

Ezen esetekben ha a szerzds rendelkezik rla, akkor az abban

foglaltak alapjn jrnak el a felek, ha nem akkor polgri peres ton

rvnyesthetik igazukat. (Jl bevlt gyakorlat, hogy a szerzdsek

megktsekor a felek kiktik a brsgi illetkessget.)

sszefoglalsknt megllapthatjuk, hogy a jogi ismeretek hinya veszlyeztetheti

rendezvnyeink sikert. A szksges lpsek megttele szerzdsek ktse,

felttelek biztostsa, - annak rdekben trtnik, hogy a programra ltogatk

valban azokat a szolgltatsokat kapjk, amelyeket elzetese meghirdettnk s

olyan felttelekkel, amelyek teljeslse esetn elgedetten tvoznak a

rendezvnyrl. Ha ez gy van joggal felttelezhetjk, hogy a tovbb programjainkra is

elltogatnak, azaz bizalmi viszony pl ki a programszervez s az esemnyekre

ltogatk kztt.

1. 3. Ignyfelmrsi technikk:

A lehetsgek s adottsgok felmrse. A helyi kzssgi ignyek feltrkpezse,

lehetsges mdszerei s az informcik feldolgozsa s rtkelse.

Nincs annl lehangolbb rzs, mint amikor az ltalunk elgondolt programra,

felkszltsgnk ellenre nem vagy, nem a remlt szmban jnnek el a ltogatk. Ki

ilyenkor a hibs: a ltogat, a szervez, a programba kzremkdk? Mieltt

brmelyik flre fognnk a kudarc okt, azt a krdst kell tisztznunk vajon, mint

szervez valban az ignyeknek megfelel esemnyt rendeztk meg? Hisz nem

___________________________________________________________________________


17

vrhatjuk el krnyezetnktl, hogy szemlyes szimptinkkal, kedvtelsnkkel, egy-

egy mvszeti mfaj irnti vonzalmunkkal azonosuljanak. Azrt, hogy a kudarcot

elkerljk rdemes felmrni a helyi kzssg, a krnyezetnk ignyeit, milyen

programokra jnnnek el szvesen? Az ignyek felmrsnek sok fajtja van, nhny

alkalmazhat mdszert rdemes kzelrl megvizsglnunk.

Megkrdezs a legegyszerbb s helyi kzssgekben alkalmazhat mdszer. A

szbeli informcit termszetesen rdemes lejegyeznnk s rendszereznnk is. A

megkrdezs elnye, hogy kapcsolatot alaktunk ki a lehetsges ignybe vevkkel,

azaz leend kznsgnkkel. A szbeli kzls esetn a vlaszad sokkal szubjektvebb

s szintbb is. A megkrdezs technikjt alkalmazhatjuk egyni vagy csoportos

formba. Utbbi esetben tudnunk kell, hogy a tbbiek jelenlte jelentsen

mdosthatja a vlemnyt s un: csoportvlemny, kzvlemny alakulhat ki. Az

alkalmazott mdszer htrnya lehet, hogy hossz ideig tarthat, s az informcit

szerz szmra fradsgos tevkenysg. A megkrdezst lehet rsbeli formban is

alkalmazni. Ebben az eseten rdemes krdvet alkalmazni. Itt is alkalmazhatjuk az

egyn, vagy csoportos mdszert. A krdv sszelltsnl azrt nhny szablyt

rdemes figyelembe venni:

o Tisztzzuk, hogy milyen informcikat akarunk megtudni.

o A krdvet gy kell sszelltani, hogy a belle nyert informcik, adatok

feldolgozhatk legyenek

o gyeljnk a krdsek sorrendjre

o Lehetv kell tenni a vlaszadknak, hogy vlaszthassanak a felajnlott

informcikra adand megoldsok kzl

o Lnyegtelen informcik begyjtsvel ne foglalkozzunk

o A krdvek ne legyenek hosszak, kitltsket a krdezettek egyszeren

tudjk elvgezni.

___________________________________________________________________________


18

Az informcik milyensge hatrozatja meg, hogy melyik krdv tpust hasznljuk a

megkrdezs sorn. Ezek lehetnek nkitlt krdvek, melynek sorn az informcit

szolgltatk nllan dolgoznak. Ebben az esetben klnsen fontos, hogy vilgos s

rthet krdsek legyenek s az adhat vlaszok szles skln mozogjanak (minimum

krdsenknt hrom vlasztsi lehetsg ajnlott). A krdves mdszert

alkalmazhatjuk gy is, hogy a krdezbiztos tlti ki a dokumentumot Ez a mdszer

szemlyes, kzvetlen kommunikci rvn valsul meg, ennek minden elnyvel s

lehetsges htrnyval egytt.

Az informcik megszerzsre s az adatok sszegyjtse sorn nyitott s a zrt

krdseket alkalmazhatjuk, vagy akr ezek kevert vltozatt. A zrt krdsre csak

igen vagy nem lehet a vlasz. A nyitott krds lehetsget ad a szabad

vlemnynyilvntsra.

Zrt krds esetben a krdven magn szerepelnek a klnbz

vlaszlehetsgek (esetleg mr kdszmmal elltva), gy a megkrdezett

szemly vagy a krdez alhzza, vagy ms mdon megjelli a kivlasztott

vlaszlehetsget.

Nyitott krdsek esetben a megkrdezett szemly fogalmazza meg vlaszt,

ezt vagy , vagy a krdez berja a krdvre.

A krdveken a nyitott s zrt krdsek arnya tlagosan 30- 70 % s a 20

80 % kztt mozoghat.

Interj: a szemlyes - interperszonlis kommunikci kapcsolat rvn sokkal

szlesebb kr informcikat kaphatunk a vlaszadtl, hisz krdseink

szertegazbbak s sszetettebbek lehetnek. Tbb olyan httr informcit is

megtudhatunk, ami a ksbbiekben segthet a motivcis lehetsgek

kidolgozsban. Elnye, hogy az interj alannyal szemlyes kapcsolatot tudunk

kipteni.

___________________________________________________________________________


19

A szavazst abban az esetben alkalmazhatjuk, ha kt vagy tbb lehetsges vltozat

kzl kvnjuk kivlasztani a legmegfelelbbet annak rdekben, hogy a ltogati

ignyeket felmrhessk. Pldul szavazs tjn vlaszthatjuk ki egy-egy helyi program

f msornak kzremkdit. A veszlye az alkalmazott mdszernek, hogy a

kisebbsg lehet, hogy ppen emiatt marad tvol a rendezvnytl. A kis

kzssgekben nem is ajnlott a mdszer, hisz emltett - negatv hatsa miatt

ppen a kzssg pts ellen dolgozik

A klnbz mdszerek ltal berkezett informcikat s adatokat fel kell

dolgoznunk s rtkelnnk kell. Ha j krdezsi technikk vlasztottunk, viszonylag

knny dolgunk lesz, fggetlenl a feldolgozand adatok mennyisgtl. A

szmtgp ebben segthet neknk, hisz az adatok felvihetk s a gp a munka

jelents rszt elvgzi helyettnk. Alkalmazhatjuk az Exel tblzatot, amely sorn

klnfle grafikonokat s diagramokat is kszthetnk.

Ha a helyi kzssgek, a teleplsek szmra tervezett programok megrendezse

eltt az ignyeket helyesen mrjk fel, joggal felttelezhetjk, hogy az esemnyen

sokan vesznek rszt s az ltalunk kitztt clok teljeslnek. A megismert mdszerek

mindegyike alkalmas arra, hogy informcikat szerezznk s mindenez kzben

szemlyes kapcsolatokat is pthetnk ki, amely ksbbi kznsgszervezsi s

program elksztsi s lebonyoltsi munknkat knnyti meg.

1. 4. A rendezvnyszervezs fzisa

A klnbz rendezvnyek egyszerisgk s egyedisgk ellenre szervezsi

fzisai jl elklnthetk s szakaszolhatk. A sorrendet nem szabad felcserlni,

mindegyik elem ugyanolyan fontos, s ha valamelyik csorbul, az a program sikert

veszlyezteti. A rendezvnyszervezs fzisa:

___________________________________________________________________________


20

1.4.1 . Az elksztsrl

A rendezvnyszervezshez szksges alapismereteket sszegyjt legnagyobb

fejezetnk els rszhez rtnk. Megismerkednk a rendezvnyszervezs

fzisaival, a folyamatban lv s megkerlhetetlen llomsokkal s teendkkel. A

rendezvnyek cljainak meghatrozsa, a stratgia kidolgozsnak fontossga. A

klnbz reklmozsi technikk feltrkpezse. a humn erforrsok s az

infrastruktra biztostsra klnfle lehetsgei. A rendezvnyprotokoll

elksztsnek eszkzei. A meghvandk listjnak sszelltsa, a protokoll

vendgekkel val bnsmd szablyai. Az informcis anyagok elksztsnek

lehetsges vltozatai, terjesztsi technikk. A klnbz forgatknyvek

elksztse.

KONCAPCI TERVEZSE

ELKSZTS

TERVEZS

MEGVALSTS

ZRS

___________________________________________________________________________


21

1. 4. 1. 1 A rendezvnyek cljainak meghatrozsa, a stratgia kidolgozsa.

Minden ltalunk szervezett program, esemny valamilyen elre meghatrozott cllal

jn ltre. A szletsnap clja, hogy megtisztelje az nnepeltet s erstse a ktdst a

szkebb s tgabb csaldtagok kztt. A helyi kzssg nnepei, mintegy a

kzssget megerst, legitimitst biztost, tagjainak viszonyait rendez mdon

mkdnek. ppen ezrt fontos, hogy programjaink megtervezsekor rgztsk

cljainkat s a megvalsulst segt stratgit is megfogalmazzuk. A rendezvny eltti

feladatok sorrendjt a kvetkez mdon llthatjuk fel magunknak:

1. Kialaktjuk elkpzelsnket (vzi)

2. Informcikat szerznk krnyezetnkrl s az ignyekrl,

3. Meghatrozzuk a clt (Pl. Falunap szervezse), kialaktjuk stratginkat (a cl

elrsnek mdszert s llomsait),

4. Vzoljuk a koncepcit (melynek mentn megvalstjuk a programot).

A stratgia alkalmas arra, hogy:

Meghatrozza a hossz tv cljainkat

A cl elrshez szksges erforrsokat

A cl rdekben szksges fejlesztseket

Vizsglja a kls s bels krnyezetet

Felmri a szervezet lehetsgeit

Elemzi az erssgeket s a gyengesgeket.

A kialakulsuk szerint hromfle stratgit klnbztetnk meg. A tervezi stratgia

a mdszeres tervezs eredmnye. Ilyen lehet pldul annak a clnak az rdekben

kialaktott stratgia, hogy a helyi kzssg kulturlis lett fellendtsk, a szabadids

programok szmt nveljk, s ehhez felhasznljuk a helyi kzssg erejt s

rtkeit. A vllalkozi stratgia nem ms, mint dntsek sorozata. Az auditv

___________________________________________________________________________


22

stratgia a folyamatban trtn s a krnyezet ltal is befolysolt vltozsokra ad

vlaszok, dntsek sorozata. A teleplsen mkd vllalkozsok gyakran kvetik ezt,

hisz abban az esetben, ha a krnyeztkben vltozs ll be, konkurens lp be hasonl

szolgltatsokkal, akkor nekik vlaszlpseket kel tennik. Ha egy helyi vllalkoz

mkdtet szabadids parkot s helyben vagy a trsgben egy jabb hasonl vagy

azonos szolgltats lp be, akkor ezt valamilyen mdon kezelni kell.

gy jrhatunk mi is, ha programunknak a teleplsen alternatvja jelentkezik. Nagyon

fontos teht, hogy minden programszervezsi szndkunkat elksztsi s tervezsi

folyamat elzze meg amelyeket a kvetkez elemek mentn rdemes

megvalstanunk:

Rendezvnynk sikere rdekben klnbz stratgikat/ terveket alkalmazhatunk. A

koncentrl stratgia azt jelenti, hogy alkalmazkodunk krnyezetnk ignyeihez, azaz

figyelembe veszi a potencilis felhasznl (tervezett programjaink kznsgnek)

elvrsait. A kltsgkvet stratgia elsdlegesen az rral manipull, azaz minl

alacsonyabb kltsggel dolgozik s ez ltal az ignybevevk minl szlesebb kre ltal

elrhet a szolgltats. A helyi programszervezsben nem felttlenl rdemes

alkalmazni, hisz programjaink nagyobb rsze a ksbb trgyaltak alapjn nem

1.BEVEZETS

2. HELYZETELEMZS

3. PRIORITSOK

4. PILLREK

5.BEAVATKOZSOK

6. MONITORING

7. STRATGIA HATSA

___________________________________________________________________________


23

elssorban profitorientlt rdekbl valsul meg. A megklnbztet stratgia clja,

hogy a program/szolgltats egyedisgt hangslyozza, gy vlik versenykpess a

rendezvny. Esetnkben kvetend lehet ez a fajta stratgia, hisz a helyi

sajtossgokra, rtkekre mr csak annak rdekben is rdemes figyelemmel

lennnk, hogy a programunk egyedi s minl tbb potencilis ignybevev szmra

vljon vonzv. Ha egy Falunap, szreti rendezvny elemei nem sablonokbl llnak,

akkor szmthatunk arra, hogy ms krnykrl is felkeresik a programot. Persze ez

arra az esetre rvnyes, ha clunk, hogy kzvetlen teleplsnkn kvlrl jjjenek az

esemnyre.

A rendezvny nagyon sok cl rdekben valsthatjuk meg. Lehet clunk, hogy sok

rsztvevje legyen, nyeresgess, vagy legalbbis rentbiliss vljon, ezek az un:

kreatv clok. A helyi rendezvnyszervezsben taln fontosabb az utbbi, az un:

kvalitatv clok, amelyek a rsztvevk elgedettsgnek elnyerst, a krnyezet

elismerst tzi ki clul.

Fontos lps az elkszt szakaszban az is, hogy eldntsk:

Mit szerveznk? - programunk jellege, tpusa

Mirt, milyen cllal? - az elrni kvnt cl megnevezse

Mikor? - az idpont kivlasztsa

Kiknek? - a megclozni kvnt clcsoport megnevezse

Hol? - milyen helysznen, szabadtr, zrt tr

Mibl? - milyen forrsokbl,

Kikkel? - a rendezvnyt megvalstk kre

___________________________________________________________________________


24

Jl rzkelhet, hogy a fentiekben lert elemek mindegyike fontos a rendezvny

rdekben. Helyes teht programunk megszervezsnl nagy hangslyt fektetnk a

felsorolt krdsek felvetsre, hisz a tovbbiakban ezek megvlaszolsa lesz a

tulajdonkppeni munknk. Ha az elejn tisztzzuk magunkban s krnyezetnknek is

vilgoss tesszk cljainkat, knnyebben llhatunk neki majd a konkrt program

megszervezshez.

1.4. 1. 2. A rendezvnyek idejnek s helysznnek megvlasztsa

Ha vilgoss tettk, hogy milyen clbl s alkalombl, kiknek kvnjuk a rendezvnyt

megszervezni, knnyebben vlaszthatjuk ki a helysznt s az idpontot. Az esetek egy

rszben mind a helyszn, mind pedig az idpont adott, hisz a rendezvny jellege

meghatrozza. A szreti felvonuls ideje, egy-egy megemlkezs, koszorzs

helyszne knnyebben hatrozhatjuk meg, illetve azonosthatjuk a helysznt. Ms

esetekben azonban nagyon fontos kritrium a j helyszn kivlasztsa s a megfelel

idpont kijellse. Nem is gondolnnk, hogy mennyi mindenre kell figyelnnk e

ltszlag egyszer dntsnl.

Az idpont meghatrozst befolysolja a rendezvny jellege s a rendezvny

clcsoportja is. Fontos, hogy a clkznsg idbeosztsnak megfelelen jelljk ki

rendezvnynk idejt. Figyelnnk kell arra is, hogy rendezvnynk ne tkzzn ms

esemnnyel. A rendezvnyt idben meg kell hirdetni, hogy a megclzott csoportnak

legyen ideje rkszlni a programra, azaz gy temezni egyb elfoglaltsgaikat,

hogy azok ne gtoljk meg ket abban, hogy rszt vegyenek az esemnyen.

A helyszn kivlasztsnl is hasonl a helyzet. A rendezvny jellege s a clkznsg

szinte meghatrozza a lehetsges helysznek kivlasztst. gyeljnk a koncepcink

s a helyszn sszhangjra. Szabadtri rendezvny esetn j, ha van egy B vltozat

az es esetre, azaz zrt tr, ahol a program kisebb mdosulssal, de megvalsthat.

___________________________________________________________________________


25

A zrt helyisgekben megtartand programunknl is j, ha tudjuk mennyi nzre,

ltogat szmthatunk, mert mind a zsfoltsg, mind pedig az res szksorok rontjk

a program s a rsztvevk hangulatt. A helymeghatrozsnl legynk tekintettel a

kvetkezkre:

a helyszn megkzelthetsgre,

a helyszn kzpontisgra,

a helyszn komfort rzetre

a helyszn lthatsgra,

a helyszn alkalmassgra,

az infrastruktra kiptettsgre,

a helyszn befogadkpessgre,

a tmegkontroll lehetsgre.

A helyszneken a rendezvny milijnek kialaktsa sorn vegyk alapul, hogy milyen

programot szerveznk. Ms elrendezst kvnnak a szabadtri rendezvnyek ahol

jellegk szerint, lehetnek, fesztivlok, falunapok, vsrok, koncertek, szabadtri

storban vagy nylt trben rendezett programok, sport rendezvnyek. A zrt trben

tartott programok esetn is megklnbztethetjk a programokat:

sznhztermi: hagyomnyos eladsok

osztlyterem tpus: szeminriumok, kpzsek

U alak: rtekezletek, vacsork

Patk alak: rtekezletek, tancskozsok

Ngyzetes alak: trgyals, megbeszls, kpzs

E alak: bankettek, vacsork

Munkacsoport tpus ktetlen rendezvnyek

___________________________________________________________________________


26

A termek befogad kpessgnek meghatrozshoz pedig segtsgl kvetkezzk

egy tblzat, mely alapjn knnyen eligazodhatunk az ltalunk birtokolt lehetsgek

kztt.

Terem

nm

20 30 40 50 70 90 100 250 500 1000

Sznhz: 26 40 53 66 93 120 133 333 666 1333

Kpzs: 12 19 25 31 44 56 62 156 312 625

Fogads: 33 50 67 83 117 150 167 417 833 1667

1. 4. 1. 3. A rendezvny clkznsge

A programokat nem nmagukrt vannak, rtelmket vesztik, ha nincs kznsgk. A

rendezvnyek clcsoportjnak meghatrozsa a szervezsi folyamat egyik

legfontosabb eleme. Ennek rdekben mrjk fel elzetesen az ignyeket a

klnbz s mr trgyalt mrsi technikkkal. Amennyiben azonostottuk a

megclzott kznsget gy annak figyelembe vtelvel kell tovbbi szervezsi

lpseinket megtennnk. Milyen kritriumok mentn tehetnk klnbsgek a

clcsoportok kztt:

letkor szerint

Fldrajzi elhelyezkedsk szerint

rdekldsi kr szerint

Az esetek jelents rszben a rendvnyek szlhatnak minden korosztlynak (pl.:

falunap), fldrajzilag a tgabb krnyezetnkben lknek (pl.: vsrok, killtsok) s

tbbfle rdekldsi kreknek is (pl. fesztivlok).

___________________________________________________________________________


27

Ha az letkor szerinti clzunk meg rteget, akkor az letkori sajtossgokra tekintettel

kell lennnk. Nem szerencss tbb rs programot szerveznnk a kisebb

gyerekeknek, hisz figyelmk hossz ideig nem tarthat fenn mg a legrdekesebb

program estn sem. A foglalkozsokat ugyan sznesthetjk klnfle technikkkal s

mdszerekkel, de hamarabb elfradnak, mint a felnttek s nkontrolljuk sem alakult

mg ki. Hasonl a helyzet az ids korosztllyal is, hisz ket sem szabad terhelnnk

hossz programokkal, radsul a helyszn knnyebb megkzelthetsgt is

biztostanunk kell. Az idsebb korosztly szvesebben veszi a szemlyes invitlst, mg

a gyerekek rszre biztostott programok gyakran elre szervezettek (pl: diksznhzi

eladsok). Nem tagadhatjuk, hogy a clkznsget lehet a legnehezebben

programjainkra elcsbtani. Milli egy vals, vagy ppen mondvacsinlt indok van

arra, hogy valaki mirt nem megy el az egybknt rdekldsi krnek megfelel

programra. A programszervez feladata, hogy olyan a vals vagy rejtett ignyeknek

megfelel programokat lltson ssze, amely rdekldsre tarthat szmot.

1. 4. 1. 4. A rendezvny programjainak sszelltsa

A klnbz esemnyek, szabadids s szrakoztat rendezvnyek, kulturlis

bemutatk, vsrok killtsok, falunapok s nnepi megemlkezsek programjainak

sszelltsa vltozatos feladat. A rendezvnyek tervezsekor a tartalmi elemek

meghatrozst segti ha a fentebb trgyalt llomsokon mr tl vagyunk s

birtokoljuk azokat az informcikat: clkznsg, idpont, helyszn, amik segthetnek

bennnket a programok felptsben. Ltszlag knny dolgunk van, ha egy

meghatrozott s hagyomnyokon alapul rendezvnyrl, nnepi megemlkezsrl,

hagyomnyos s mindig ismtld esemnyekrl: (Pl. karcsonyi nnepsg, regek

napja), hisz az elz vek tapasztalatai segthetnek bennnket. Azonban ne feledjk,

hogy veszlye is vannak a rutinfeladatknt kezelt program sszelltsnak. Az

ugyanazon a mdon s hasonl elemekkel tarktott rendezvny fleg ha

___________________________________________________________________________


28

kznsgk is mindig ugyanaz hamar unalmass vlhatnak. Ennek elkerlse vgett,

j ha a programszervez minl rdekesebb s vltozatosabb programot llt ssze

mg a kttt s tradicionlis rendezvnyek esetben is. A programok sszelltsnl

figyelembe kell venni, hogy:

A helyszn alkalmas-e a kivlasztott program megtartsra?

Rendelkeznk-e vagy biztostani tudjuk a kzremkdknek a szksges

technikai eszkzket s infrastruktrt?

Azoknak a rendezvnyeknek az esetben, ahol maga a program, a kzremkdk

ltal nyjtott elads a hv zenet, ott az sszelltsnl rdemes az albbiakra

tekintettel lenni:

A programok egyedisge

A kzremkdk ismertsge

Az eladsok, bemutatk sznvonala

A produkcik eredetisge

Az egymst kvet esemnyek vltozatossga

Nem helyes, ha a programok sszelltsakor a helyi sajtossgokat nem vesszk

figyelembe s klnsen kisebb helyi kzssgek esetn fontos, hogy ismerjk azok

rtkeit s rdekldsi kreiket. Sikert rhetnk el azzal is, ha a klnbz

rendezvnyeinkre nem csak tvolbl hvunk produkcikat, hanem a telepls rtkeit

is bemutatjuk s teret adunk az ott lk tehetsgnek megnyilvnulsra. Sok szp

pldt lthatunk magunk krl arra, hogy hogyan fr meg egyms mellett a helyi

rtk s az gymond importl egyb produkci. Lehet a rendezvny szervezsnek

kimondott clja, hogy a helyben lk produkcii jelennek meg a kznsg eltt s

ezltal is ersti a kzssg identitst Sajnos az ellenkezje is igaz, tbb esetben a

kvlrl jtt programok rtelepednek egy - egy telepls hagyomnyos

___________________________________________________________________________


29

rendezvnyeire s ezltal funkcijuk s rtkk is megvltozik. gy a helyi

programszervezknek az tancsolhat, hogy a helyes mrtket talljk meg a

programok sszelltsakor rendezvnyeik szervezsekor.

___________________________________________________________________________


30

1. 4. 1. 5. A szksges forrsok elteremtse

Rgi monds, hogy a hborhoz hrom dolog kell: pnz, pnz s pnz. A jval

bksebb rendezvnyek megszervezshez sem rt az erforrsokat elre megtervezni

s lehetsgeinket felmrni, s a potencilis segtket feltrkpezni. Termszetesen a

helyi kzssgek nem csak s kizrlagosan pnzbl teremtik el a programok

megtartshoz szksges forrsokat. Sok esetben nagyobb segtsg a helyi nkntes

segts, az erklcsi s termszetbeni tmogats. Mgsem rt azonban sszeszedni,

hogy milyen lehetsgeink vannak a rendezvnyek anyagi forrsainak biztostsra:

Fontos megszerezni a helyi kzssg erklcsi tmogatst

hisz a krnyezet, a kzssg szimptija tbbszr nagyobb segtsg, mint az

anyagi tmogats.

Nehezen megszerezhet, bizalmi alapokon nyugv rtk

Knnyen elveszthet s negatvan befolysolhatja tovbbi munknkat.

A tmogatsok formi az albbiak lehetnek:

Erklcsi a kzvlemny szimptija a program irnt,

Anyagi termszetbeni s pnzbeni,

Szemlyes rszvtel a program szervezsben nkntes segtsg,

Szponzorls a rendezvny anyagi tmogatsa,

Reklmbevtelek a szksges forrsok megszerzse ellenszolgltatssal.

A tmogats lehet termszetbeni, pl.: technikai eszkzk, infrastruktra

trtsmentes biztostsa, szllteszkzkkel val segts, tkeztets szlls

felajnlsa. Az anyagi tmogats formi:

Kltsgvetsi forrsok

Plyzati lehetsgek

___________________________________________________________________________


31

Felajnls

Szponzorls

Reklm

Jutalk a rendezvnyen rustott termkek, szolgltatsok forgalmazsbl

Az gyes programszervez mindig tall lehetsget arra, hogy a helyi

nkormnyzattl tmogatst szerezzen a program megszervezshez. Klnsen

mkdik ez abban az esetben, ha a rendezvny megtartsa kzrdeket, a telepls

plst szolglja. A kltsgvetsi forrsok ebben az esetben biztos alapot

nyjthatnak a program megszervezshez.

Ha a helyi kltsgvets nem elegend a program lebonyoltshoz, a klnfle

plyzati lehetsgekkel kell lni. A plyzatok megrsa ugyan egye nehezebb,

lassan kln kpzs nlkl nem lehet sikeresen plyzni s megfelelni annak az

ezernyi kritriumnak, ami azt a clt szolglja, hogy a forrsok valban az arra

rdemesekhez jussanak el, de a programok forrsainak biztostsa rdekben a

programszervezk alapvet rdeke, hogy ezeket a feladatokat is meg tudjk oldani.

Btran oda kell fordulni krnyezetnkben azokhoz szemlyekhez s szervezetekhez,

akik segtsgnkre lehetnek a plyzatok helyes s rtkelhet megrsban. A

mellkelt brn jelezzk, hogy milyen plyzati lehetsgek vannak jelenleg

MEGHVSOS

PLYZATOK

EU

FORRSOK

NEMZETI CIVIL ALAP

(NCA)

NEMZETI KULTURLIS

ALAP

(NKA)

REGIONLIS PLYZATOK

Helyi nkormnyzati plyzatok

___________________________________________________________________________


32

A helyi kzssgekben mindig tallhatk olyan magnszemlyek s szervezetek,

amelyek felajnlsokkal tmogathatjk a programokat. Fogadjuk el ezt a

segtsgeket is s mindig hvjuk meg a rendezvnyre azokat a szemlyeket s a cgek,

szervezetek kpviselit, akik nlkl az adott esemny nem jhetett volna ltre.

Ha szerencsnk van, teleplsnkn mkdik olyan nagyobb gazdasgi vllalkozs,

amelyik hajland szponzorlni a programot. A szponzorls egy adott program

egyszeri vagy hossz tv folyamatos anyagi, nmely estben termszetbeni

tmogatsa. A szponzor termszetesen valamely zleti rdek miatt adja a

tmogatst, amely a legtbb esetben nem jr ellenszolgltatssal. rdemes a

tmogatst s formjt rsban rgzteni.

A reklmbevtel megszerzse mindig valamilyen ellenszolgltatssal jr ezrt fontos

a ksbbi flrertsek elkerlse vgett rsban rgzteni, hogy mit vllal a reklmoz

s mit a tmogatott. Reklmozsi technikk lehetnek:

Hirdets; plaktokon, szrlapokon val megjelens

Termkhasznlat

Valamely a reklmoz ltal felajnlott szolgltats ignybevtele

A helyi programszervezsnl azonban az egyik legjelentsebb segtsg lehet a

szemlyes kzremkds, a helybeliek segtsge. Civil kzssgek ezrei mkdnek

sikeresen azrt, mert a szervezetek tagjai s prtoli nkntes munkjukkal s

szemlyes rszvtelkkel biztostjk a hinyz erforrsokat. gyelni kell arra, hogy a

felajnlott segtsget sohasem szabad visszautastani

Mindig a rendezvny milyensge hatrozza meg, hogy mely forrsok biztostsa

szksges s optimlis a program sikere rdekben. A helyi programszerveznek

amgy is bizalmi kapcsolatot kell kipteni a tmogatkkal, hogy a tovbbi

egyttmkds zavartalan legyen s ms programokra is lehessen forrsokat

elteremteni, a felajnlott segtsggel lni.

___________________________________________________________________________


33

1. 4. 1. 7. A szemlyi s technikai felttelek

A rendezvnyek elksztsi - tervezsi szakaszban a szksges anyagi forrsok

megteremtse mellett gondoskodnunk kell a segt szemlyekrl, illetve a trgyi

felttelekrl. A programok jelleg hatrozza meg a szemlyi felttelek biztostst. A

kisebb rendezvnyek esetn is j, ha akad egy-kt trs, kzremkd, akiknek

segtsgvel tudjuk a szervezssel s lebonyoltssal kapcsolatos feladatokat

maradktalanul elltni. Nagyobb programok esetn mr komoly kzremkdi

grdval szmolhatunk, akik kisebb csoportokban un: team munkval tudnak

dolgozni. A feladatokat rdemes gy felosztani, hogy jl lthatan s vilgosan

klnljenek el a rendezvny egyes szakaszaiban kzremkdk tevkenysge. A

technikai forgatknyv kivlan alkalmas arra, hogy ezeket rgztsk, meghatrozzuk

a tevkenysgekrt felels szemlyeket is. A feladatokat nagyobb rendezvny esetn

pldul gy oszthatjuk fel:

A hirdetst, reklmozst vgz stb (plaktok, szrlapok terjesztse,

hirdetsek szervezse)

A rendezvny tartalmi rszvel foglalkoz stb (msorok, kzremkdk

irnytsa)

A technikai stb (technikai feladatok, sznpad, hangosts, berendezs,

takarts stb.)

A rendezvnybiztostsi stb jegyrusts, jegyszeds, kznsgforgalom

irnytsa,

A protokoll stb (vendgek fogadsa, ksrse stb.)

A helyi rendezvnyszervezsben kisebb programok esetn a szemlyek tbb

feladatot is ellthatnak, de sohasem egyszerre, hisz az zrzavarhoz vezethet. Fontos

kritrium, lehetsgeink figyelembevtelvel prbljunk meg olyan stbot fellltani,

akik tudnak egytt dolgozni, nincsenek egyms kztti rdekellenttek. Amgy a

___________________________________________________________________________


34

kzs tevkenysg sszehozhatja egymssal azokat az embereket, akik egytt

dolgoznak. Kisebb kzssgekben a szemlyes ismeretsg elny, hisz a kzremkdk

ismerhetik egymst, tudjk, mit vrhatnak el a msiktl. Nagyobb programjaink

esetn rdemes kls szolgltatkkal dolgozni:

o Reklmtevkenysg (hirdetsi anyagok elksztse s terjesztse.)

o Hangosts, sznpadtechnika

o Helyszn berendezse (srstor, padok, asztalok stb.)

o Rendezvnybiztosts, kznsgirnyts

o Vendglts

o Kzremkdk szlltsa

o Msorvezets

A szolgltatsok ignybevtelrl s azok feltteleirl elzetesen rsbeli

megllapodst kell ktni s a teljestseket rdemes ellenrizni. (Megfelel helyre

kerltek-e a hirdetsi anyagok? stb.) A rendezvnyt megelzen annak nagysgtl

fggen tbb stbrtekezletet kell tartanunk ahol nyomon kvethetjk az

elksztsi szervezsi munklatok mindenkori llst, a szksges korrekcikat

idben megtudjuk tenni.

___________________________________________________________________________


35

1. 4. 1. 8. A rendezvnyek reklmozsa

Annak rdekben, hogy a clkznsg rtesljn, ahhoz a programunkrl reklmot

kell kifejtennk. A program sem ms, mint egy termk, amit meg kell ismertetni a

potencilis felhasznlkkal, a vsrlkkal. Reklmtevkenysg klnbz

mdszereibl vlogathatunk, s ha helyesen s mrtkkel alkalmazzuk a klnbz

mdozatokat, akkor elrhetjk, hogy rendezvnynkrl valban mindenki tudjon, akit

el kvnunk rni.

Nzzk, hogy milyen lehetsgeink vannak zenet clkznsghez val eljuttatsra.

rott sajt napilapok, magazinok

Szabad s zrttri reklmok

Rdi helyi, regionlis s orszgos

Televzi helyi, regionlis s orszgos

Mozi vetts eltti s utni percek

Internet, sms

Virtulis reklmjsgok (nagy forgalm helyeken).

Tradicionlis zenetkzvett eszkz az rott sajt melynek jellemzje:

Publicits

Periodicits

Aktualits

Univerzalits

Napi, heti, havi megjelens

ltalnos, vagy szakosodott (gazdasgi, kulturlis, bulvr, divat stb)

Helyi, regionlis, orszgos, nemzetkzi

Ingyenes, pldnyszm, terjeszts

___________________________________________________________________________


36

A sajtreklmokat az albbiak szerint csoportosthatjuk s ennek alapjn a

rendezvnynk jelleghez igazodva alkalmazhatjuk is:

- mret, - elhelyezkeds, - sznek, - kpek, - tartalom, - hatkonysg.

A reklmhordozk meghatrozsnl klnbsget tehetnk szabad s zrt tri

reklmokrl.

risplakt figyelemfelkelts, emlkeztets

Plakt pontosabb informcik kzlse

Szrlap nagy pldnyszm s rszletes informci

Kihelyezsk ltalban engedlykteles!

Pldk: plaktok, festett tblk, vsznak, tzfalak, vilgt reklmok, utcabtorok,

jrmreklmok, lgi reklmok.

Az rott sajt s a zrt s szabadtri reklmhordozkon kvl hatkony eszkz lehet

szmunkra a mdia msga is. A rdis reklmoknl figyeljnk, hogy milyen krnek

szl, mekkora a hallgatottsga annak a rdinak, amelyikben reklmozni kvnjuk

programunkat. A rdi lehet

Kzszolglati vagy kereskedelmi

Helyi, regionlis, orszgos, nemzetkzi, netrdi

Aktulis informcik kzlse

Magas informcirtkkel rendelkezik, hatkony reklmhordoz

Hirdetsi formk: - szponzorlt msorok- nyeremnyjtkok- felolvasott

reklmok- reklmfelvtelek (spot)

Egyre tbb teleplsen mkdik helyi televzi, szinte minden vrosban pedig mr

szinte termszetes, hogy a helyi kzssg szmra sugroz adsokat a telepls

hrszolgltatja. A tv sokban hasonlt, de egyben klnbzik is a rditl, gy a

reklmunk hatsfoka is ms lehet.

___________________________________________________________________________


37

Kzszolglati vagy kereskedelmi

Helyi, regionlis, orszgos, nemzetkzi

Magas presztzzsel rendelkezik

Kp s hang egytt hat

A reklmok ellltsa kltsges

Kpjsg funkci

A vettett reklmok megjelense a mg mkd moziban

A kommunikcis forradalom magval hozta, hogy egyre tbb teleplsen vehet

ignybe az Internet. A vilghl szintn nagyon sok reklmozsi lehetsget

biztosthat szmunkra, radsul hatkony, gyors, olcs. Hasznlhatjuk e-mail

cmlistnkat zenetek kldsre, levelezportlokon krleveleket kldhetnk. nll

honlapot zemeltethetnk teleplsnkrl, szervezetnkrl vagy akr kiemelt

programjainknak is lehet nll honlapja, vagy oldala. Az Internet lehetsget ad

szmunkra a kreatv s ltalunk is megvalsthat egyedi reklmok elksztsre s a

klnfle hatkony reklmozsi formk alkalmazsra

A sokfle reklmlehetsgek helyes alkalmazsnak megtervezse szintn fontos

rsze az elkszts folyamatnak. A reklmterv alapjn szakaszolhatjuk, hogy

mikor milyen formban reklmozzuk a szervezend programot, mikor indtjuk a

hadjratot, milyen mdszereket alkalmazunk s a tevkenysgrt kik a felelsk. A

ksbbiekben trgyaland forgatknyvben ezt is rdemes rgzteni.

___________________________________________________________________________


38

1.4.1.9. Informcis anyagok fajti, elksztsk s terjesztsk mdjai

A rendezvnyeinkrl szl informcis anyagok elksztse szintn az elkszts

fzisnak egyik kihagyhatatlan eleme. A programokrl szl plaktok szrlapok,

hrlevelek s informcis anyagok megtervezse s elksztse sorn gyelnnk kell

arra, hogy minden lnyeges informcit kzljnk a programrl. Flrertsre adhat

okot, ha pl. hinyzik a helyszn megjellse, vagy a dtum s a jellt nap nem egyezik.

A j rendezvnyplakt ismrvei a kvetkezk:

Figyelemfelkelt

Pontos informcikat tartalmaz

Helyszn, idpont, program egysge

Logo hasznlata az azonostsra

Reklmfelletknt is funkcionl

Mretei a funkcihoz igazthat

A msorvltoztats jognak jelzse!

A plaktok mretnek s sznes vagy egyszn nyomtatsa mindig fgg

lehetsgeinktl s a megrendezni kvnt program jellegtl. Nagy, kiemelt

esemnyeket illik szpen megtervezett figyelemfelkelt, sznes plaktokon hirdetni s

nagyobb pldnyszmban ellltani. Kisebb rendezvnyeink esetn is gyeljnk

azonban a plakt kinzetre, hisz egy egyszn, kismret reklmhordoz is lehet

zlses s tetszets. Ha nem figyelnk a hirdetsnk megjelensi formjnak

minsgre, akkor ne vrjuk el a clkznsgtl, hogy komolyan veszi programunkat.

A szrlapok funkcija, hogy minl tbb helyre eljussanak. Mretknl fogva mg

jobban kell gyelni, hogy mi szerepel rajta. gyeljnk az olvashatsgra.. A plaktok

s a szrlapok is kivl reklmhordzk, teht tntessk fel rajta tmogatinkat.

A nagyobb programjainkrl hrlevelet, msorfzetet, programfzetet is kszthetnk,

illetve informcis csomagot llthatunk ssze, melyben szerepelhetnek a

___________________________________________________________________________


39

kzremkdk, a msorterv esetleg trkp a rendezvny helyrl. A msorfzet

lehetleg tartalmazza a rendezvnnyel kapcsolatos albbi informcikat:

Programot

Kzremkdket, eladkat

Megkzelthetsget trkp cm

Elrhetsget rendezk neve, cme

Helysznt, idpontot, kezdst

Helysznrajzot

Egyb informcikat

Szintn kivl reklmozsi lehetsg a tmogatink rszre is. A hrlevelet s a

msorfzetet elektronikus formban is elkszthetjk s az egyre gyarapod

cmlistnkban szereplknek elkldhetjk, illetve ha rendelkeznk honlapra, oda is

feltehetjk.

A rendezvny meghvjt klns gondossggal kell elksztennk. A meghv

minsge, jellege a meghvand szmra egyben kommunikcis zenet is, kpet kap

arrl, hogy mennyire komoly s tartalmas rendezvny az amire invitljuk t. Az

nnepi alkalombl rendezend programjaink esetre ez a kittel mg jobban

vonatkozik. Nhny megszvlelend j tancs a meghvval kapcsolatban:

A meghv mindig nvre szl legyen.

A rendezvny eltt 7-10 nappal kell elkldeni.

gyeljnk a pontos cmzsre s megszltsra.

2 nappal a rendezvny eltt kontroll. rdekldjnk, a meghvott rszt tud-e

venni a rendezvnyen?

A rendezvny jellegtl fggen mellkeljnk rsos tjkoztatt a programrl,

s az ltetsi rendet is ismertessk!

Jelezzk, hogy a meghv mire jogostja tulajdonost (ingyenes parkols,

djtalan belps, invitls a rendezvnyt kvet fogadsra stb).

___________________________________________________________________________


40

Jelezzk, hogy szemlyes vagy tbb szemlyre/ksrre szl a meghvs

Cmlista alapjn kldjk a meghvkat, melyet llandan frissteni kell.

A rendezvnynkrl szl anyagainkban tbb olyan informcit is

becsempszhetnk, ami az esetleges kellemetlensgektl vhat meg bennnket. Hisz

a meghv, plakt elkszlte utn kisebb-nagyobb mrtkben mdosulhat,

elhzdhat a program, vltozhat a kzremkd szemlye, rosszabb esetben az

idpont s a helyszn is. Milyen zeneteket kldhetnk elzetese vendgeink, a

kznsg szmra:

Mindig jelezzk, mennyi ideig tart vrhatan a rendezvny!

A program vltozsnak, vltoztatsnak lehetsgrl tjkoztatni kell a

rsztvevket!

A msorvltozs jogt tartsuk fenn magunknak!

Szabadtri rendezvnyek esetben lehetsg szerint jelljnk meg

eshelysznt, vagy jelezzk, hogy megtartjuk-e ms idpontban a programot!

___________________________________________________________________________


41

1.4.1.10. A rendezvnyek forgatknyvnek kreatv megtervezse, a

forgatknyv fajti, tartalma

A rendezvny elksztsi s megrendezsi fzisnak legfontosabb eleme, hogy a

lebonyolts eltt rgztsk mr az elkszts fzisait, majd a konkrt program alatt

trtn feladatok elvgzsnek sorrendjt s a tevkenysgrt felelsket s a

hatridt is meg kell jellni.

A forgatknyv a rendezvny lebonyoltsnak rszletes logisztikai temterve!

A j forgatknyv tartalmazza az elkszts a lebonyolts s az azt kvet

tevkenysgek elemit is. Nagyobb rendezvnyek esetn tbbfle forgatknyvet is

kszthetnk, hisz olyan szertegaz munkt kell a szervezssel foglalkoz stbnak

elltni, ami szinte megkveteli, hogy a rszegysgeknek kln feladat meghatrozsi

dokumentumai legyenek.

A forgatknyvek lehetsges fajti:

A program elksztsnek forgatknyve

Reklm, marketing forgatknyv

Program lebonyoltsnak forgatknyve

Technikai forgatknyv

Mirt kell forgatknyvet rnunk mg a legkisebb programunk lebonyoltshoz?

Mert a program minden fontos elemt tartalmazza

A vratlan esemnyek lehetsgek a minimumra cskken

A programban kzremkdk ez alapjn dolgoznak

Egyfle keretet ad a rendezvnynek

A rendezvnyhez tartoz dokumentcik egyik fontos eleme, ksbb is

hasznosthat

___________________________________________________________________________


42

A forgatknyvnek a kvetkez informcikat tartalmaznia kell:*

* GYARMATI ILDIK: A rendezvnyszervez kziknyv. Szkratsz Klgazdasgi Akadmia. Bp. 2001.

A.) sszefoglal informci:

Idpont

Idtartam

Helyszn

Tervezett ltszm - kzremkdk

Tervezett ltszm kznsg

B.) Esemnyek

Fesemnyek

Mellkesemnyek

Kiegszt esemnyek

Protokollris esemnyek

A rendezvny szervezeti rendszernek s folyamatnak lersa

Szervezeti felptse

Szervezeti egysgek hatskrei

Rendezvny folyamatnak lersa

D.) A rendezvny arculata

Jelmondat

Jelkp

Szerzi s szomszdjogokkal kapcsolatos gyintzs

E.) A rendezvny esemnyein rsztvevk, kzremkdk, jogi szemlyek

felsorolsa

Rsztvev szervezetek

Kzremkd szervezetek (pl. egyttes)

Szponzorok, tmogat szervezetek

Alvllalkoz szervezetek

___________________________________________________________________________


43

Beszllt szervezetek

Engedlyes szervezetek (pl: mdia)

Hatsgi s nem hatsgi szervezetek

Feladatok dokumentumai (szerzdsek)

Tbb rendezvny esetn clszer prbkat s fprbt tartani. Ezek sorn

jelentkezhetnek azok a hinyossgok s szervezsi, technikai gondok, amelyeket gy a

prbkon lehet javtani, a rendezsi folyamatot korriglni. Ezltal nagy szzalkban

kikszblhet, hogy programunk bonyoltsakor zavarok lpjenek fel. Ltszlag nem

tnhet lnyeges elemnek, de a prbkon derlhet ki, hogy milyen hossz lesz a

program, brja-e az ramellts a terhelst, elg-e a sznpad a fellp eladk

szmra, van-e megfelel szm ltz s kiszolgl helyisg.

Ha valban az esemny minden fontos mozzanatra van tervnk s megjelljk a

vgrehajt stbot is illetve a hatridket, akkor nyugodtan mondhatjuk, hogy

felkszltnk a rendezvnyre s elkezddhet a program tnyleges lebonyoltsa

A rendezvny elksztst trgyal fejezet vgn az albbiakat foglalhatjuk ssze. A

program egy jl krlhatrolhat cl rdekben ltrejv esemny. A rendezvny

clcsoportjnak meghatrozsa segt bennnket abban, hogy eldntsk mikor s hol,

valamilyen milyen formban tartjuk meg a programot. Az elkszts fzisban kell

felmrnnk, hogy milyen forrsokkal rendelkeznk s milyen technikai s szemlyi

feltteleket kell biztostani a szervezshez s a lebonyoltshoz. A clkznsg szl

programokat reklmoznunk kell, a klnfle hirdetsi technikk szles krbl

vlogathatunk s az informcis anyagok elksztsben is tbb vltozat lehetsges.

A program lebonyoltsnak alapdokumentumt, a forgatknyvet gy kell

elkszteni, hogy abbl a kzremkdk, a szervezk szmra vilgos legyen, kinek mi

a feladata s mirt felels. A hatrid megszabsa segt bennnket abban, hogy a

program jl elksztett legyen s minden eleme idben elkszljn, illetve

megvalsuljon.

___________________________________________________________________________


44

2. 1. A programok lebonyoltsa

A rendezvny legizgalmasabb szakasza annak megvalsulsa, a program

lebonyoltsa. Ha jl elksztettk az esemnyt, akkor is tbb olyan apr krlmny

jelentkezhet, amely megnehezti munknkat. Ezrt kell a folyamat e fzisban is

nagyon krltekinten eljrnunk. A helyszn j elksztse, a rendszeres

megbeszlsek a szervezkkel (stbrtekezlet), nagyban befolysolja a rendezvny

sikert. A kznsg, a rsztvevk fogadsnak mdjai mellett, a vratlan

esemnyekre is fel kell kszlnnk s azokra megoldsi lehetsgeket kell

produklnunk. A program vgn sem mindegy hogyan ksznnk el azoktl, akik

megtiszteltk jelenltkkel az esemnyt.

A program lebonyoltsakor a kvetkez FELADATOKAT llthatjuk kell sorban

elvgezni, illetve clszer a forgatknyvben is rgzteni:

Technikai elkszletek (hang s fnyprba),

Utols eligazts a szervezknek, stbrtekezlet

A kzremkdk fogadsa

Kznsg rkezse, fogadsa,

A rendezvny kezdse,

A program befejezse,

A kznsg s a kzremkdk tvozsa,

Bontsi munklatok.

___________________________________________________________________________


45

2. 1. 1. A helyszn elksztse

Az elksztsi fzisban kijelltk a helysznt ahol a rendezvny megkvnjuk tartani.

Lehetsg szerint minl elbb rendezzk be a helysznt, a helyisget az elre

meghatrozott mdon. Fontos kritrium, hogy a berendezs alkalmazkodjon a

program jelleghez s a benne megvalsul tartalomhoz. A dekorcis terv alapjn

kerljenek fel a szksges dszt elemek, amelyekkel hangulatosabb s

nneplyesebb tehetjk a termet. A technikai szemlyzet a beszerelst kveten

ellenrizze, hogy minden a megfelel mdon mkdik-e. Nagyobb program esetn

biztostsunk tbb megkzeltsi lehetsget, hogy a szinte egyszerre rkez

vrhatan nagyszm kznsgnek ne kelljen vrnia a bejutsra. Figyeljnk arra is,

hogy a kijellt parkolkba rkez kocsik megfelelen parkoljanak, hogy minl

rendezettebben lehessen majd a rendezvnyt kveten elhagyni a helysznt. Clszer

ezekre a feladatokra kln stbot fellltani (pl. Polgrrsget), felkrni, hogy a

folyamat zavartalan legyen. nnepi programnl, trsadalmi esemnynl s ahol sok

dszvendg vrhat, kln termet kell kijellni a fogadsukra. A vendgek fogadsra

kln szemlyzetet un. hostess-ket alkalmazzunk. A ruhatr biztostsa a legtbb

rendezvny esetben elengedhetetlen feladat, hisz nem vrhatjuk el a kznsgtl,

hogy kabtjukban lve, vagy azt kezkbe tartva vegyenek rszt a programon. A

program jellege dntheti el, hogy krnk-e ellenszolgltats a szolgltatsrt. J

tudnunk azt is, hogy a Ruhatrnl s a parkolnl jelezni kell, hogy rztt-e, illetve

vllaljuk-e a felelssget az eltnt trgyakrt. A mellkhelyisgek tisztasga s

fogadkpessge is befolysolhatja a kznsgnek a rendezvnyrl alkotott

vlemnyt. Magyarorszgon az utbbi vekben kezd fontoss vlni a

mozgskorltozottak rszvtelnek biztostsa a klnbz esemnyeken.

Gondoljunk rjuk mi is, s gyeljnk arra, hogy k is akadlytalanul ltogathassk a

programot. Nem felttlenl jr ez a feladat minden esetben anyagi teherrel, sokkal

inkbb odafigyelsre van szksg. Tegyk meg mi is. Clszer a rendezvny kezdsi

idpontja eltt minimum 30 perccel mindent vgigjrnunk s ellenriznnk. Ekkor

___________________________________________________________________________


46

van lehetsg utols, un.: stbrtekezlet megtartsra. (A kzremkdk rszre

rendezi krtyt lehet kiosztani, ami jelzi a kznsg szmra, hogy hozzjuk lehet

informcirt fordulni). Itt hallgathatjuk meg munkatrsaink tjkoztatst az ltaluk

elvgzett feladatokrl, kontrolllhatjuk az esemnyeket, s lehetsgnk van az

aprbb korrekcikra. Ha gy rezzk, hogy mindennel elkszltnk nincs ms htra,

mint fogadni a rsztvevket, a kznsget s a meghirdetett idpontban elkezdennk

a rendezvnyt.

2. 1. 2. A kznsg fogadsa

Minden rendezvny egy, egyszeri s megismtelhetetlen egyedi esemny. Mint

ahogy a szervezk sok-sok munkval kszltek a program lebonyoltsra, gy az oda

ltogat vendgek, a kznsg is felkszl az esemnyre. ltalban az alkalomnak

megfelelen ltzik fel, tjkozott a vrhat programokrl, tudja a megjellt kezdsi

idpontot.

ppen ezrt a vendgek, a kznsg fogadsa az egyik legknyesebb feladatunk, nagy

oda kell r figyelnnk annak rdekben, hogy a programot megtisztel ltogat jl

rezze magt az els perctl a rendezvny vgig, s kellemes lmnyekkel tvozzon

az esemnyrl.

A cl rdekben az albbi felttelek biztostsa szksges:

Megfelel kznsgtvonalak

Parkolsi lehetsg, szksg szerint forgalomirnytssal

Informcival rendelkez a kznsget fogad s irnyt szemlyzet

Szksg szerinti befogad kpessg Ruhatr

Mellkhelysgek szma s tisztasga

Kln dohnyzsi hely kijellse

Mozgskorltozottak szmra nyjtott segtsg

A helyszn komfortrzetnek fokra

___________________________________________________________________________


47

A rendezvnyek egy rsznl konferencik, tancskozsok, kpzsek a vendgek

fogadsnl alkalmazhatjuk a regisztrcit. Itt adhatjuk t a programrl szl

tjkoztatt s segdanyagokat, jegyezhetjk fel a vendg cmt s elrhetsgt. A

regisztrci sorn nyert adatokat ksbb hasznlhatjuk, illetve kpet kaphatunk arrl,

hogy hnyan fogadtk el meghvsunkat. Az trsadalmi esemnyeknl, nnepi

alkalmakkor clszer szemlyesen fogadni a vendgeket. gy egyben a hzigazdai

szerepet is elltva nagyon sok kzvetlen kapcsolatot alakthatunk ki. Tbb

reprezentcis esemnyen nem azonos a rendez szemlye a hzigazdval. Ebben az

esetben a meghv maga (pl.: polgrmester) vagy a meghv fl kpviselje

fogadhatja a vendgeket. A kiemelt fontossg vendgek esetben clszer kln

helyisget kijellni arra az idre, amg a program el nem kezddik. Itt kisebb

vendgltssal fogadhatjuk ket.

Amennyiben nem helyre szl jegyeket alkalmazunk arra, hogy a kznsg elfoglalja

helyt, akkor a kiemelt vendgek rszre biztostanunk kell a helyfoglals

lehetsgt. Tegyk ezt diszkrten, apr nvre szl krtyval, vagy a Foglalt tbla

kihelyezsvel. A kiemelt vendgekhez biztostsunk ksrket, hogy a kijellt helyre

akadlytalanul eljuthassanak.

A rendezvnyek egy rsznl a meghvottak kzl tbbeket szemlyesen kell

dvzlni a program megnyitsakor. Fontos, hogy a msorkzl vagy modertor

minden szksges informcival rendelkezzen arrl a szemlyrl, vagy szervezetrl

akit, illetve amit ksznt. Protokollris esemnyeknl a meghv fl szemlyesen is

ksznti a vendgeket. Trekedjnk arra, hogy e ceremnia lehetleg rvid legyen.

Senkinek sem lehet clja, hogy a hossz kszntk elvegyk a kedvt a

rsztvevknek, s unalmass vljon a rendezvny.

Amennyiben programunk f attrakcija a kzremkdk msora, akkor clszer

kln msorvezett alkalmaznunk. Olyan szemlyt vlasszunk, aki alkalmas a

feladatra. Ha lehet, vonjuk be az elkszt fzisba. A msorvezet egyben a

rendezvny hzigazdjnak is tekinthet, nagyban fgg tle, hogy milyen sikere lesz

az esemnynek. Lssuk el minl tbb informcival:

___________________________________________________________________________


48

a rendezvny cljairl

a kzremkdkrl,

a produkcikrl

a krnyezetrl,

A VIP vendgek jelenltrl

A rendezvnyt tmogatkrl

Ha a kznsg, a ltogatk megrkeztek rendezvnynkre s elfoglaltk helyket,

akkor elkezddik a program tnyleges megvalsulsa. Fontos szably, hogy soha nem

vrassuk a vendgeket feleslegesen, azaz kezdjk idben el rendezvnyt. A 15 percnl

hosszabb csszs esetn mindenkpp tjkoztatni kell a kznsget annak okrl s a

tovbbi lpsekrl is

.

2. 1. 3. A kockzatok kezelse s a vratlan esemnyek

A legnagyobb gondossggal megszervezett rendezvnyben mindig ott rejlik a

kockzat vajon siker vagy kudarc kveti kezdemnyezsnket. Mivel a kockzat, mint

a veszly lehetsg van jelen cselekvseinkben, ezrt rdemes felkszlni

elkerlskre, illetve fellpsk eslynek minimalizlsra. A kockzatok forrsai

lehetnek rendezvnyen belli s rendezvnyen kvliek.

A rendezvnyen belli kockzatok:

Idpont, idtartam rossz kezdsi idpont, tl hossz program

Rendezvny helyszne nem megfelel vagy rosszul megkzelthet

Kltsgeket tbbletkltsgek megjelense

r, rszvteli dj magas jegyrak,s rszvteli djak

Mszaki s technika az eszkzk elromlanak, nem mkdnek

Emberi erforrs szemlyzet tapasztalansga,

a ltogatk rdektelensge

Szolgltatssal kapcsolatos nem megfelel minsg

___________________________________________________________________________


49

A rendezvnyen kvli lehetsges kockzatok:

Krnyezeti vis major esetek (vihar, baleset, ramsznet

Piaci versenytrsak megjelense, konkurencia

Pnzgyi idkzbeni rvltozsok (zemanyag)

A kockzatok kezelsre fel kell teht kszlnnk. Nem rdngs feladatrl van sz.

Ha valban lelkiismeretesen akarunk eljrni a rendezvnynk szervezsben, akkor

viszont nem kerlhetjk el, hogy kockzati lehetsgeket

Felbecsljk (a tnyezk megnevezse)

Elemezzk (a hatsok elemzse, milyen kvetkezmnnyel jr)

Tervezzk (felkszls a kockzat bekvetkezsre)

Ellenrizzk (kszenlt)

A program ideje alatt gondoskodjunk arrl, hogy tudjunk a vratlan helyzetekre

reaglni. Ha hzigazdai teendink nem engedik, kln szemlyt kell kijellni arra az

esetre, ha gymond: valami trtnik. A forgatknyv tmutatst adhat arra, hogy

vratlan esemnykor hogyan cselekedjen a szervez/rendez stb.

A vratlan esemnyek kezelsnek mdjai:

o Prevenci megelzs, a veszlyek minimalizlsa

o Korrekci idkzbeni mdosts technikja

___________________________________________________________________________


50

2.1.4. A rendezvnyek befejezse

A program befejezse is fontos eleme a rendezvnyszervezs folyamatnak. Nem

mindegy, hogy az utols lmnyek s benyomsok milyenek lesznek a tvoz

vendgekben. Ekkor mr rzkelhet, hogy a rendezvny sikeres volt-e, kr lenne

elrontanunk azzal, hogy a befejezst szervezsi hibk miatt elrontjuk.

A befejezs fontos elemei:

A rsztvevktl val elbcszs mdja

Megfelel szm szemlyzet biztostsa a Ruhatrhoz

A tvozsi tvonalak biztostsa

Forgalomirnyts a szemlygpkocsik rszre

Fontos, hogy a bontsi munklatokat csak az utols vendg tvozst kveten

kezdjk el. Nagyon lehangol tud lenni, ha a sznpadon mr pakol a technikai stb, a

pincrek szedik le az asztalok, a killtk a befejezs eltt elpakolnak. Ragaszkodjunk

ahhoz az elvhez, hogy programjainknak akkor van vge, ha az utols rdekld sincs

mr jelen. A bonts vezrvonala ugyangy a forgatknyv. Amely ha helyesen van

megrva, tartalmazza a rendezvnyt kvet feladatok rendjt is. A terletet s/vagy

helyisget ki kell takartani, vissza kell lltani az eredeti llapotot, erre tbb esetben

megllapods is ktelezhet. A szksges javtsokat is minl hamarabb meg kell

tenni, hogy a helyszn az elkvetkezendkben is alkalmas legyen rendezvnyeink

megtartsra, illetve ha hasznlatba kaptuk, akkor mskor is lhessnk a lehetsggel

A programok lebonyoltsa sorn nagy hangslyt fektettnk a helyszn elksztsre,

a megfelel krnyezet kialaktsra. Tudjuk az ellenrzs fontossgt s a folyamat

lehetsges vltozatait is ismerjk. A vendgek s a kznsg fogadsakor

krltekinten jrtunk el, megismertk azokat az rott s ratlan szablyokat, amelyek

___________________________________________________________________________


51

betartsa s alkalmazsa szksges ahhoz, hogy a rsztvevk jl rezzk magukat.

Nem feledkeztnk meg a program befejezsekor szksges teendkrl sem.

3. 1 A rendezvnyt kvet teendk

A rendezvny helysznt elhagyva a j programszervez mr a kvetkez napon

gondolkodik s tervezi, hogy minden olyan feladatot mihamarabb elvgezzen,

amelyek szksgesek a program vgleges befejezshez. A programokkal kapcsolatos

gazdasgi elszmolsok elksztse, az adminisztrcis feladatok vgrehajtsa. A

rendezvny rtkelse, a tapasztalatok feldolgozsa. Az esemny trtnseinek

archivlsa.

3.1.1. A rendezvnnyel kapcsolatos gazdasgi, s adminisztratv teendk

A rendezvny zrst kveten sok feladat vr mg rnk. Nhny elemk

termszetesen a rendezvny bonyoltsa alatt is elvgezhet, de ellenrzsket

mindenkpp rdemes megtenni.

Gazdasgi feladatok:

A pnzgyi elszmolsok elksztse

Kzremkdk kifizetse

A jegyek elszmolsa, a bevtel kezelse

A szmlk befogadsa s a kifizetsek ellenrzse

A ktelez jrulkok s ad befizetse

A szerzi jogdj rendezse

Ekkor tudjuk megllaptani, hogy rendezvnynk vesztesges, rentbilis vagy

nyeresg volt-e.

___________________________________________________________________________


52

Adminisztrcis feladatok:

Ksznetnyilvnts a rsztvevknek s a tmogatknak

Rendezvnyemlkeztetk ksztse s elkldse az rdekelteknek

Cmlistk rendszerezse s frisstse

3. 1. 2. A rendezvny visszhangjnak feldolgozsa a tapasztalatok leszrse

Egy-egy jl sikerlt program nagyon sok tapasztalattal vrtezhet fel bennnket.

rdemes teht minden olyan informcit sszegyjteni s rendszerezni, ami tovbbi

rendezvnyszervezi munknkat segtheti. A programrl megjelent hradsokat,

jsgcikkeket, riportokat ssze kell gyjteni. Ha kszlt a rendezvny ideje alatt

krdves vizsglat a program fogadtatsrl ltalban konferencik, tancskozsok

esetben alkalmazzk mrsi mdszerknt az adatokat dolgozzuk fel s

rendszerezzk. A regisztrcis listt mindenkppen rizzk meg, hisz potencilis

meghvandkat jelenthetnek a ksbbiekben azok a vendgek, akik a megtartott

programunkon rszt vettek.

3. 1. 3. A kzremkdk munkjnak rtkelse, visszacsatols

A kzremkdknek eljuttatott levl, amelyben elismersnket fejezzk ki

munkjukrt, segtsgkrt, emlkezteti ket a sikeres rendezvnyre, s szorosabb

teszi a ki a ltrejtt kapcsolatot. rdemes tovbb sszehvni a programban

kzremkdket, a segtket abbl a clbl, hogy jvbeni munkjukra is

szmthassunk. A ksznetnyilvnts formja lehet nneplyes is, ebben az esetben

a gesztus jobban rgzl a partnereinkben. Kisebb ajndktrgyak (rendezvny pli,

emlkplakett stb.) tadsval tehetjk mg egyedibb az alkalmat.

___________________________________________________________________________


53

3.1.4. Az esemny archivlsa

A programzrst kveten minden dokumentumot clszer megrizni. Jogszablyok

amgy is kteleznek bizonyos iratok, bizonylatok megrzsre, de a tbbi

dokumentum, a forgatknyv, a rendezvny plaktjai, informcis anyagai mg jl

jhetnek a tovbbi programszervezsnl. A cmlista s a nvjegykrtya gyjtemny is

gyarapodhat. A rendezvnyrl megjelent cikkek, kpek s videofelvtelek archivlsa

hasznos dolog, hisz ksbb gy is emlkezhetnk a sikeres programra, illetve

referenciaknt felhasznlhatjuk. A szmtgpen a fotkbl bemutatt kszthetnk,

amely mindig elvehet, ha prezentlni akarjuk a rendezvnynket ms helyszneken.

Tbb dokumentumunk sablonformjt rdemes a szmtgpen elmenti, hisz ms

alkalommal is hasznlhatv vlik. Ezzel tovbbi felesleges munkt sprolunk meg.

A programok lebonyoltst s a rendezvnyek vgt kvet teendinket trgyal

fejezetben megismertk program tartalmi elemeinek megvalstsi mdjait. A

helyszn gondos elksztse, a rendezvny eltti utols pillanatok sem telnek el

ttlenl. Tudjuk, hogy nem mindegy hogyan fogadjuk vendgeinket, miknt vrjuk a

kznsget. A gondos szervez felkszl a vratlan helyzetekre, illetve a tervezskor

szmol a kockzati tnyezkkel is. Az esemnyt kvet utmunklatok fontossgt s

sorrendjt is megismertk A rendezvny helysznnek rendberakstl a pnzgyi

elszmolsi ktelezettsgeken t a kzremkdk munkjnak elismersig sok

munkt kell mg elvgeznnk ahhoz, hogy kijelenthessk; kszen vagyunk! A

programrl szl hradsok s a rendezvny dokumentlsa segthet bennnket

abban, hogy a tapasztalatokat elraktrozzuk s a felhalmozott tudst, ismeretet

ksbb is kamatoztassuk.

Lthatjuk, hogy a j rendezvnyszervez sosem pihenhet, s sohasem jelentheti ki,

hogy minden rendben van. A sok-sok munkt s fradsgot kvetel tevkenysg

legnagyobb fizetsge az, amikor rezzk, hogy a programjainkon rszt vev kznsg

jl rzi magt, az esemnyekrl mg sokig beszlnek a helyi kzssgben s

teleplsnk j hrt viszik az oda ltogatk.

___________________________________________________________________________


54

Ajnlott Szakirodalom:

BERNTH LSZL (szerk.): Mfajismeret. MOSZ, Bp. 1994.

CARNEGIE D. : Hogyan szerezznk bartokat.? Gladitor K. Bp. 2002.

CSEH GABRIELLA SKSD MIKLS: Mdiajog s mdiapolitika

Magyarorszgon. Bp. 1999. j Mandtum

CSIDER SNDOR: Kulturlis animci I-II. Szombathely, BDF. 2000.

FARAG HILDA: Idegenforgalmi rendezvnyek s kongresszusok szervezse.

KIT Bp. 1999.

FLP GZA: Az informci Bp.. ELTE BTK 1996

FBRI ANNA: A mvelt s udvarias ember (kultrtrtnet). Mgus K. 2001

GERGELY ANDRS: nszervezd civil trsadalom 1-2. Comitatus, 1993/1/2

GYARMATI ILDIK: A rendezvnyszervez kziknyv. Szkratsz Klgazdasgi

Akadmia. Bp. 2001.

GYARMATI ILDIK: Egyhzi protokoll. Athenaeum K. 2002.

GRG IBOLYA: Protokoll az letem. Bp, Athenaeum K. 1999

GRG IBOLYA: Mindennapi macerink. Bp, Athenaeum K. 2000.

Hill.R.: Mi, eurpaiak. Geomedia K. Bp. 2001

JRSI ANIK, Rendezvnyszervezs, Szeged, JGYF Kiad, 2004.

KOTLER, PH: Marketing managment. Bp. 1991. Mszaki kiad

Kves J. Julianna: Illik tudni. K.u.K. Kiad Bp. 1997

LANGER KATALIN - RATZ JUDIT: zleti kommunikci, Nemzeti Tanknyvkiad, Budapest

MANK MRIA: A Public Relations alapjai. Szombathely, 2000. BDF

Milne,A. Shepard, H.: Micimack kis illemtanknyve. Szukits K. 1997

MOLNR GYRGY: Bevezets a protokoll vilgba kziknyv. Miskolci Egyetem

2000.

MNUS GNES: Public Relations a gyakorlatban a bizalompts mvszete.

Bp. 2001

PUCZK LSZL-RTZ TAMARA: Az attrakcitl az lmnyig. Geomdia.2000.

___________________________________________________________________________


55

ROBINSON, D.: Az zleti let illemtana. Perfekt K. 2001

OSULLIVAN DUTTON RAYNER: Mdiaismeret. Bp. 2002. Korona Kiad

DR. SILLE ISTVN: Illem, Etikett, Protokoll. KJK 2000.

SZELES PTER: Public Relations a gyakorlatban. Geomdia 200.

SCHIFFER MIKLS: A stlusos n. Officina K. Bp. 2002

SCHIFFER MIKLS: Stlusrl frfiaknak. Officina K. Bp. 2001

zleti rendezvnyszervezs. B+V Lapkiad. Bp. 2002

VERCSEG ILONA: Kzssg, eszme s valsg. Bp. 1992. Kzssgfejlesztk

Egyeslete

Documents

Joós Tamás: Kulturális rendezvényszervezés jegyzet, 2011