Katona Ilona Rendezvényszervezés

Katona IlonaRendezvényszervezés

2012.02.27.

Hivatásturizmus- konferenciák

Helyszín kiválasztásának kritériumai

mindig más helyszínszervezetben van képviselő az adott országból

a pályázó országban elismerik az adott ágazatot

Hivatásturizmus - konferenciákHelyszín kiválasztásának kritériumai

helykiválasztó bizottság utazása ( pályázati könyv )

a majdani partner látja, érzékeli a szolgáltatásokat → beszámolót készít

Hivatásturizmus - konferenciák

Helyszín kiválasztásának kritériumai

desztinációt választanak, nem konkrét helyszínt


Mi alapján döntenek?

döntő tényező a város imázsa, a helyi lakosság vendégszeretete

Hivatásturizmus- konferenciákMi alapján döntenek?

1. helyszín megközelítése (légijárat, autópálya, stb.)

2. helyszín kapacitása,technikai felszereltsége3. elegendő mennyiségű és minőségű parkolóhely

Hivatásturizmus- konferenciákMi alapján döntenek?

4. megfelelő szálláslehetőség5. jó színvonalú és elegendő étkezési lehetőség6. kulturális élet milyensége

Hivatásturizmus- konferenciákMikor tudnak jó ajánlatot tenni?

tisztában vannak erősségeikkel és gyengeségeikkel

ismerik a versenytársakattudják a megrendelő kívánalmait

tisztában vannak az előző ülések adataival

Hivatásturizmus- konferenciákMit várnak el a megrendelők egy konkrét kongresszusi

helyszíntől?

tapasztalt, reális és jól felkészült tárgyalópartner, helyszíni vezető,stáb

tapasztalt technikai,szervezőszemélyzetváros, helyszín biztonsága

helyi lakosság,intézmények hozzáállásatökéletes telekommunikáció


Helyszíni szemle után →városokat rangsorolják, előterjesztik a

döntéshozóknakszóbeli bemutatkozás- ki prezentál?

meggyőzés tudománya

Hivatásturizmus - konferenciák személyi háttere

fontosabb szereplők

PCO, a konferencia szervezőjeInternational Association of

Professional Congress Organizers ( IAPCO ) nemzetközi szervezet

Hivatásturizmus- konferenciákfontosabb szereplőkPCO, a konferencia szervezője

Professzionális, azaz szakmailag tanult, képzett és erre a tevékenységre

szakosodott rendezvényszervezők nemzetközi elnevezése

Hivatásturizmus- konferenciákfontosabb szereplők

PCO, a konferencia szervezőjeCsak kongresszusi,üzleti és incentive turizmus szervezésével foglalkozik,

általános turista programokkal nem.Szerződéses kapcsolatban áll a szervezetekkel, vállalatokkal.

Hivatásturizmus- konferenciákfontosabb szereplőkPCO, a konferencia szervezője

Nem utazási iroda, de annak egy részlege lehet.

PCO egy ülés megszervezője, lebonyolítója, ellenőre!


Mit kell tudnia a PCO-nak?értse meg a megrendelő célját és

elképzeléseit ( megrendelő a tartalmi kérdésekhez ért )

adjon tanácsokat a megrendelőnekjól kalkuláljon – pénzügyi terv

Hivatásturizmus- konferenciákfontosabb szereplőkMit kell tudnia a PCO-nak?

legyen rugalmas – akár a lebonyolítás szakaszában is!

A lezárult konferenciáról készítsen elemzést a megrendelőnek.

Hivatásturizmus- konferenciákfontosabb szereplőkMit kell tudnia a PCO-nak?elvárás a biztos nyelvtudás

PCO találjon szponzorokat, kössön előnyös szerződéseket.


PCO főbb feladatai:ülés szervezésének általános felelőssége

kapcsolattartás a szervezőkkel és résztvevőkkelfolyamatos levelezés szervezőkkel, résztvevőkkel,

szállítókkal, megrendelések, szerződések, stb.nagy tömegű levelezés- előzetes programok, jelentkezési

lapokelőzetes programfüzet és jelentkezési lap megszerkesztése

nyomdai munkálatok-előkészítés, megszervezés, finanszírozás


PCO főbb feladatai:tudományos programok koordinálása ( írásos anyagok,

filmek, diák, kiállítandó tudományos tárgyak )főbb bizottsági ülések előkészítése,azokon való

részvételtitkársági szolgálat- címlisták, információ,jelentkezési

lapok visszaigazolása,nyilvántartásrésztvevők regisztrálása


PCO főbb feladatai:regisztrációs és információs pult működtetése

programok intézése, autókölcsönzés, pénzváltás, egyébkérések intézése

üléshez szükséges termek felkutatása, lefoglalása, bérlése, ezek berendezése

szállodai elszállásolás megszervezése (résztvevők, kísérők,előadók, VIP vendégek) , előleg nyilvántartása,

rooming list (szobaelosztás) elkészítése


PCO főbb feladatai:társadalmi programok adminisztrációja,egyeztetések,

ültetés,beszédek,protokollkísérő és hölgyprogramok megszervezése és lebonyolítása,

ha kell utazási iroda bevonásávalsajtószolgálat,sajtókapcsolatok,sajtóanyagok, kommüniké megírása, szétküldése,sajtókonferenciák megszervezése

állandó és szerződéses munkaerők kiválasztása és foglalkoztatása


PCO főbb feladatai:Költségvetés és elszámolás-

előkalkuláció, áralku,kedvezmények elérése, bizonylati rend betartása

A pénzeszközökkel a PCO rendelkezik !


a teljes előkészítést a PCO finanszírozza→ egy nagy rendezvény jelentős forgótőkét

köt le, a bevétel később folyik berészvételi díjak előre, lemondási díj,

előleg a szolgáltatásokra

Hivatásturizmus- konferenciákfontosabb szereplőkMeeting Planner – az ülés megrendelője

lehet egy személy, vagy csoport, testület

a MP egy vállalat, szervezet foglalkoztatásában áll és az a dolga, hogy a munkáltatója számára szolgáltatásokat, „üléseket” vásároljon

MP nem döntéshozó, hanem az ülések megrendelője


Kongresszusi iroda - Convention bureau (CB)összefogja egy országban, városban a

kongresszusi turizmusban érdekelt feleket, szolgáltatókat

feladata a általa képviselt desztináció általános ismertetése,népszerűsítése,elfogadtatása a

hazai és külföldi megrendelők körében


Kongresszusi iroda - Convention bureau (CB)megpályázza a nemzetközi rendezvényeket

fogadja helykiválasztó bizottságokatinformálja a hazai és nemzetközi sajtót

egyezteti üzleti ajánlataitnépszerűsítő prezentációkat tart


Magyar Kongresszusi Iroda (MKI)Magyar Turizmus Zrt. keretein belül

Magyarország, mint konferencia helyszín népszerűsítése


Szakmai SzervezőbizottságTagjai: az adott szakma vezető

személyiségeiAz ülés érdemi részéért, tartalmáért

felelősök.


Szakmai Szervezőbizottság teendői

meghatározza az ülés fajtájátkijelöli annak idejét

megfogalmazza a fő mondanivalótdönt a napirendről

elkészíti az ülés időbeosztását


Szakmai Szervezőbizottság teendői

meghatározza a szekcióülések rendjét, fajtájátkiválasztja és felkéri az előadókat

kijelöli a témafelelősöketdönt a kísérőrendezvényekről, az üléssel egy időben rendezett

kiállításrólfelkéri a fővédnököt, védnököt


Tolmácsok

Egynyelvű nemzetközi ülések? Szinkron tolmácsolás- fülhallgatók, tolmácsfülke

Konszekutív tolmácsolás- gondolatsor után fordítás


Szinkron tolmácsolás

Tolmácsfülke mérete,berendezése,stb.Húszpercenként váltják egymást-párban dolgoznak

Technikai berendezés –hangosítás, fejhallgató,mikrofonElőzetes anyagátadása a tolmácsnak írásban


Hostessek

Feladatuk: a házigazda szerepének betöltése

apróbb ügyintézéskapcsolatszervezés

információadásvendég kísérése,fogadása,búcsúztatása


Hostessek

művelt magatartásnaprakészség

jó kommunikációs képességkiváló nyelvtudás


Egyéb szolgáltatók,partnerek:

légi közlekedési vállalat- a konferencia hivatalos szállítója ( 30-50 %-os árkedvezmény is akár ! )

Szállodák - a konferencia hivatalos szállodája , egyágyas szobák magas egyéni vendégekre érvényes árakkal

éttermek



autóbusz vállalkozók- transzferek, shuttle service ( ingyenes menetrendszerinti járat a szállodák és a kiállítás, konferenciahelyszín között)

vasút – nosztalgia –tárgyaló vonatokhajótársaságok- sajtótájékoztatók, partik



autókölcsönzők- hivatalos, egyéni programokhozgrafikusok, reklámszakemberek- feliratok a helyszínen, emblémák, kiadványok

nyomdák- dokumentumok , írásos anyagokfotósok

virágkötők,dekoratőrök

RegisztrációNemzeti Klaszterkonferencia

A konferenciára a jelentkezéseket beérkezési sorrendben fogadjuk. Jelentkezése elküldésével a jelentkezők között regisztráljuk. Amennyiben jelentkezése után jelzi részvételi szándékának lemondását, úgy azt március 10-ig térítésmentesen, március 10 után 10.000 Ft megfizetésével teheti meg. 1 szervezet

legfeljebb 2 főt delegálhat, a konferencián legfeljebb 100 fő részvételére van lehetőség.

Program2012. március 27.

Pécsi Kereskedelmi Központ

09.30 – 10.00 Regisztráció

10.00 – 10.10 Köszöntő Dr. Kéri István elnök, Pécs-Baranyai Kereskedelmi és Iparkamara

10.10 – 10.30

Nemzetgazdaság stratégiai célok, tervekSzatmáry Kristóf államtitkár, Nemzetgazdasági Minisztérium

10.30 – 10.50 Duna stratégia és a klaszterfejlesztés

Kiss Ervin főtitkár, Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara

10.50 – 11.10 A Nemzeti Külgazdasági Hivatal szolgáltatásai Dobos Erzsébet elnök, HITA

11.10 – 11.30 Klaszterfejlesztési politika ma Magyarországon

Keller Péter igazgató, MAG Zrt. Klaszterfejlesztési iroda

11.30 – 11.50 GOP pályázatok és lehetőségekSiba Ignác főosztályvezető, GOP IH

11.50 – 12.10 Európai tervezési modellek a klaszterfejlesztésben

Katona András igazgató helyettes, VÁTI

12.10-12.30 CE és SEE klaszterfejlesztési projektekMészáros Bence, Nemzeti Tervezési Hivatal

12.30-12.50 DDRFÜ és KDRFÜ tapasztalatok, ROP célok

Dr. Temesvári Balázs ügyvezető, KDRFÜ, Dr. Farkas Tibor ügyvezető, DDRFÜ

12.50 – 13.00 Támogatások és külpiaci aktivitást segítő eszközök Pozsgai-Géra Honória, HITA 13.00 – 13.15 Értékelés és zárszó Dr. Kéri István elnök, Pécs-Baranyai Kereskedelmi és Iparkamara 13.15 – 14.00 Ebéd 14.00 – 16.00 Klaszter C2C megbeszélés – Dobronyi Tamás moderátor vezetésével Rabb Szabolcs osztályvezető, Pécs-Baranyai Kereskedelmi és Iparkamara 14.00 – 16.00 Vezetői egyeztetés a megjelenő Minisztériumok, Hivatalok, Döntéshozók és Vállalkozások vezetőivel Dr. Síkfői Tamás titkár, Pécs-Baranyai Kereskedelmi és Iparkamara 16.00 – 16.45 Szabad beszélgetés/kávészünet 18.00 – Kulturális program A szervező a programváltozás jogát fennatartja!

Hotel Palatinus Pécs történelmi belvárosának szívében, a főtér mellett, üzletek és éttermek szomszédságában. Tökéletes kiindulópont Pécs felfedezéséhez. Különleges hangulatú, szecessziós épület, lenyűgöző hallal és art-nouveau remekművekkel. http://www.danubiushotels.hu/hu/szallodak/magyarorszag/pecs/hotel_palatinus

Hotel Corso A pécsi szállodák sorában, az új, keleti kulturális városközpont szívében nyitotta meg kapuit a Corso Hotel Pécs**** 2010 májusában, mint a város legújabb és legmodernebb, négycsillagos szállodája. Tökéletes kiindulópontot jelent az üzleti utazók és városlátogató turisták számára egyaránt.http://corsohotel.hu/ Hotel Makár Sport & WellnessA Hotel Makár Sport & Wellness mediterrán zöldövezetben, az egyetemi klinikák szomszédságában, a pécsi történeti belvárostól 2200 m távolságra található. A szokásos városi szállodai szolgáltatások kibővültek, a hotelhez sportcentrum is kapcsolódik.http://hotelmakar.hu/ Laterum Hotel PécsA 220 férőhelyes három illetve négycsillagos hotel, kitűnő étteremmel, I. osztályú rendezvényteremmel, és wellness szolgáltatással rendelkezik.http://www.laterum.hu/ Art & Fit Hotel Kikelet PécsA Mecsek-hegység egyik legszebb részén, - közvetlenül Pécs belvárosa fölött, mindössze 5 percnyi autóútra a főtértől - található a magyar mediterrán vidék egyik legszebb szállodája, ahonnan csodálatos kilátás nyílik a városra és a környező hegyekre.http://www.hotelkikelet.hu/kiemelt.php

Szállás ajánlatok

http://www.danubiushotels.hu/hu/szallodak/magyarorszag/pecs/hotel_palatinus

http://corsohotel.hu/

http://hotelmakar.hu/

http://www.laterum.hu/

http://www.hotelkikelet.hu/kiemelt.php

A Magyarországi Olasz Kereskedelmi Kamara és a Magyarországi Frankofón Vezetők és Vállalkozók Klubja

valamint együttműködő partnereik:Belgian Business Club, Magyarországi Brit Kereskedelmi Kamara, Kanadai-Magyar Kereskedelmi Kamara, Joint Venture

Szövetség, Magyar-Bolgár Gazdasági Kamara, Magyar-Francia Kereskedelmi és Iparkamara, Német-Magyar Ipari és Kereskedelmi Kamara, Holland-Magyar Kereskedelmi Kamara, Irish Hungarian Business Circle, Swiss Business Club,

Svájci- Magyar Kereskedelmi Kamara, Szlovén-Magyar Üzletemberek Egyesülete

tisztelettel meghívják Önt a soron következőSPEED BUSINESS MEETING

rendezvényre

Időpont & Helyszín2012. március 19. hétfő 18:00-21:00

(Regisztráció kezdete: 17:30)

SOFITEL Budapest Chain Bridge Hotel – Bálterem(1051 Budapest, Széchenyi István tér 2.)

Program:17:30 – 18:00: Érkezés, regisztráció18:00 – 19:30: Speed Business Meeting19:30 – 21:00: Állófogadás

Részvételi díj : 5 000 HUF+ÁFA/fő Kérjük, jelentkezési szándékát a mellékelt válaszlap beküldésével jelezze 2012. március 9-ige-mailben: [email protected]

mailto:[email protected]


Az előzetes jelentkezések lemondását legkésőbb 2012. március 9-ig tudjuk elfogadni. A határidőn túli lemondás fizetési kötelezettséget von maga után.

Fizetés módja: átutalással az MOLK számlájára: A férőhelyek száma korlátozott, ezért a jelentkezéseket a « firts come first served » elvén fogadjuk.

A parkolás és a ruhatár díját az ár nem tartalmazza.

Jelentkezési lap

SPEED BUSINESS MEETINGÚj koncepció

2012. március 19. SOFITEL Budapest Chain Bridge Hotel – Bálterem

Kérjük, a kitöltött jelentkezési lapot március 9-ig küldje el e-mailben: [email protected]

ÉS NE FELEJTSEN EL ONLINE REGISZTRÁLNI Résztvevő : 1. ……………………………………..……...

2. ……………………………………..……... Számlázási cím: ………………………………………………….Vállalat neve: …..……………………………………………………………..………………………………. E-mail:……………..………………………………………………………………………………………….. Kérjük, névjegykártyáját adja át kollégáinknak.

Parkolás egyénileg. Részvételi díj : 5 000 HUF+ÁFA/fő

Az előzetes jelentkezések lemondását legkésőbb 2012. március 9-ig tudjuk elfogadni. A határidőn túli lemondás fizetési kötelezettséget von maga után.

A feltételeket elfogadom:

Dátum: ……………….………………….Aláírás: ………………………….………



http://speedbusinessmeeting.limequery.com/36694/lang-en

Documents

Katona Ilona Rendezvényszervezés