RESMÎ YAZI MALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR

1

RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK

Bakanlar Kurulu Kararının Tarihi : 15/12/2014 No:2014/7074

Dayandığı Kanunun Tarihi : 10/10/1984 No:3056

Yayımlandığı Resmî Gazetenin Tarihi : 02/02/2015 No:29255

YÖNETMELİĞİN

1. BÖLÜMAmaç, Kapsam, Dayanak,

Tanımlar

1-3.Maddeler (3)

2. BÖLÜMBelge Özellikleri

4-6. Maddeler (3)

YÖNETMELİĞİN

BÖLÜMLERİ3. BÖLÜM

Belgenin Bölümleri

7-25. Maddeler (19)

4.BÖLÜMBelgenin Çoğaltılması,

Gönderilmesi

26-28. Maddeler (3)

5.BÖLÜMÇeşitli ve Son Hükümler

29-36. Maddeler (8) YAZAR

RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK (Resmî Gazete: 29255-02.02.2015)

www.ilyasyazar.com

2

Amaç

• Islak veya elektronik imza kullanılarak fiziki yada elektronikortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek,

• Bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimdeyürütülmesini sağlamaktır.

1.BÖLÜMB.1/1

Kapsam• Yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Dayanak

• 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2. ve 33. maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

1.BÖLÜMB.1/2

mlar

Aidiyet Zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreç,

Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya

Tanım

g y ş , y ykurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idaretarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğufonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirinimuhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ileimzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleriiçinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya doküman

1.BÖLÜMB.1/3

mlar

Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Başbakanlık tarafından yürütülen Elektronik Kamu Bilgi

Yönetim Sistemi (KAYSİS)’nde yer alan ve idarelerin merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye CumhuriyetiDevlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı alt sistem.

Tanım

Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare

tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgi. YAZAR


www.ilyasyazar.com

3

1.BÖLÜMB.1/4

mlar

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS):İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturduklarıher türlü dokümantasyonun içerisinden idarefaaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarakelektronik ortamda işlendiği sistem.l k ik İ

Tanım

Elektronik İmza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronikveriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulamaamacıyla kullanılan elektronik veri.Elektronik Onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda parafyerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınması.

1.BÖLÜMB.1/5

mlar

Elektronik Ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisindebilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğuher türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçları.

Elektronik Veri:

Tanım

Elektronik Veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarlaüretilen, taşınan veya saklanan kayıt.

Fiziksel Ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlem,Form: Biçimli belge,Format: Elektronik dosya türleri,

1.BÖLÜMB.1/6

mlar

Günlük Rapor (log): EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma

gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kimin tarafındangerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve zamanbilgisini ihtiva eden kayıtlar,

Resmî Yazışma: İd l i k di i l i d bi bi l i l k d tü l ki il il

Tanım

İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ileiletişim sağlamak amacıyla fiziksel ya da elektronik ortamdayürüttükleri süreç,

Standart Dosya Planı: Kurumsal işlemlerle ilgili belgelerindosyalanmasını sağlamak amacıylageliştirilen ve Başbakanlık tarafındanyayımlanan sınıflama şeması YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

4

1.BÖLÜMB.1/7

mlar

Üstveri (metadata): Belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgiler,

Üst yazı:Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dâhil, ek hariç kısmı,

Tanım Yetkili Makam:

Yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevliler,

Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, güvenli elektronik imza ile doğrulananzaman kaydı.

2.BÖLÜMB.2/1

2.BÖLÜMB.2/2

Nüsha Sayısı

• Belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir.

Belgenin Şekil Özellikleri

• Belgeler A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanır.

• Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.

• Üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her ikiÜst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her ikiyüzü de kullanılabilir.

Yazı Tipi ve Harf Boyutu

• “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stili kullanılmalıdır.

• Harf büyüklüğü Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olmasıesastır. Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişimbilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veyaebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harfbüyüklüğü kullanılabilir.

• Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir. YAZAR


www.ilyasyazar.com

5

3.BÖLÜMB.3/1

YAZI ALANI

Başlık

Sayı

Tarih

K

Gizlilik

Süreli Yazışma

Üst Veri

Konu

Muhatap

İlgi

Metin

İmzaEkDağıtım

Olur

Paraf

Koordinasyon

İletişim

3.BÖLÜMB.3/2

2,5

YAZI ALANI

•Belgenin yazı alanı A4 sayfanın üst, alt, sol ve sağkenarından 2,5 cm boşlukbırakılarak düzenlenir.

210 mm

2,52,5

2,5

•Yazı alanı dışına sayfanumarası ve varsa eknumarası hariç hiçbir ifadeveya ibare yazılmaz.

297 m

m

UYARI: A5 sayfa formatı son yönetmelikle kaldırılmıştır.

3.BÖLÜMB.3/3

BAŞLIK (Antet)

Başlık, (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür.Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyükharflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.

Ancak,bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra “T.C.”kısaltması,ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle,üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

6

3.BÖLÜMB.3/4

BAŞLIK ÖRNEKLERİ

Merkez Teşkilatı Örneği

T.C. BAŞBAKANLIK

Kanunlar ve Kararlar Genel Müdürlüğü

T.C. Yerinden Yönetim İdaresi Örneği:

İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı

Taşra Teşkilatı İlçe İdaresi Örneği:

T.C. BORNOVA KAYMAKAMLIĞI İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü

UYARI : Başlığın yazımında www.kaysis.gov.tr internet adresindeki DETSİS kayıtları esas alınır.

3.BÖLÜMB.3/5

BAŞLIK (Antet)

Başlık, kurum içi yazışmalar yapılırken dört satır olarakkullanılmalıdır. Sayı bölümünde DETSİS numarası olarakŞube Müdürlüğünün DETSİS numarası verilmelidir.

TCT.C.

İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

Emlak Yönetimi Dairesi Başkanlığı

Sayı : 50614074‐030‐350/3567

UYARI: Şube Müdürlüğü başlıklı yazışmalar dış yazışma olarak gönderilmemelidir

3.BÖLÜMB.3/6

BAŞLIK (Antet)

Başlık, kurum dışı yazışmalar yapılırken üç satır olarakkullanılmalıdır.

Sayı bölümünde DETSİS numarası olarak Daire BaşkanlığınınDETSİS numarası verilmelidirDETSİS numarası verilmelidir.

T.C.


Emlak Yönetimi Dairesi Başkanlığı

Sayı : 50614074‐030‐350/3567 YAZAR


www.ilyasyazar.com

7

3.BÖLÜMB.3/7

BAŞLIK (Antet)

LOGO / AMBLEM

Yürürlükten kaldırılan "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve UsullerHakkında Yönetmelik’te yazıyı hazırlayan kurumun amblemine başlığın soltarafındaki boşlukta yer verileceğine ilişkin hüküm bulunmaktaydı. Ancak02/02/2015 tarihli 29255 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğegiren "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar HakkındaYönetmelik’te amblem veya logonun resmî yazılara konulup konulmayacağıya da nereye konulacağına ilişkin bir düzenlemeye yer verilmemiştir.

Yeni Yönetmelik‘te bu hususta bir düzenleme yapılmamış olmasıamblemlerin resmî yazılarda yer almasına engel teşkil etmemektedir.

Bu sebeple, önceki Yönetmelik’te olduğu gibi, amblem veya logoya, yinebaşlık bölümünün sol tarafında bulunan boşlukta yer verilmesinde birsakınca bulunmamaktadır.

3.BÖLÜMB.3/8

BAŞLIK (Antet)

LOGO / AMBLEM

T.C.


İ

ÖRNEK

İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığıİnsan Kaynakları ve Eğitimi Şube Müdürlüğü

Sayı : 38670610-350/765 10/05/2015

Konu : Yazışma Kuralları Eğitimi

Sağ tarafa 2. bir logo da kullanılabilir.

İtfaiye Daire Başkanlığının logosu gibi

3.BÖLÜMB.3/9

SAYI

Belgelerde sayı bulunması zorunludur.“Sayı:” sırasıyla; DETSİS’te belirtilen TürkiyeCumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur veplanı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (‐) konulur.

SAYI=Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası +Standart Dosya Planı Kodu + Belge Kayıt Numarası

UYARI: Kurumların ve alt birimlerinin DETSİS Numaraları ve SDP Kodları www.kaysis.gov.tr adresinde yayımlanmaktadır. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

8

3.BÖLÜMB.3/10

SAYI

“Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası bulunması hâlinde araya eğik çizgi işareti (/) konulur. Belge kayıt numarası olarak genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt g y g ynumarası dikkate alınır. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına “E.” ibaresi konularak yazılır ve bu belgelerde sayı bilgisine belge üst verisinde veya belge üzerinde yer verilir Örnek:

Sayı: 69471265‐902‐E.4752UYARI: Yazı Makama imzaya gönderilirken kesinlikle sayı verilmemelidir.

3.BÖLÜMB.3/11

SAYI ÖRNEĞİ

Sayı : 46540589-903.05.01-201/ 3987

GENEL EVRAK KAYIT NUMARASIGiden Evrak Kayıt Numarası

TC DETSİS NUMARASI 8 Haneli Sayısal Kod

DOSYA‐KONU KOD NUMARASIStandart Dosya Planı

BİRİM EVRAK KAYIT NUMARASIGiden Evrak Kayıt Numarası

3.BÖLÜMB.3/12

TARİH

Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir.

Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tutanak, rapor, tebliğ‐tebellüğ ve benzeri belgelerde ise, metnin sonunda yer alabilir.

Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla GG.AA.YYYY formatında yazılır. Örnek: 01.01.2015, 31/12/2015. Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz. Örnek: 26 Ekim 2015.

Elektronik belgelerde tarih belge üst verisinde veya belge üzerinde yer alır. Belge üzerindeki elektronik imzalarda zaman damgası bulunması zorunludur. Belgenin en son yetkili tarafından elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih, belge tarihi olarak esas alınır.

UYARI: Resmî yazılarda tek tarih bulunur ve sayı verildiği günün tarihi yazılır. YAZAR


www.ilyasyazar.com

9

3.BÖLÜMB.3/13

TARİH ÖRNEĞİ

T.C.


İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı

Sayı : 23366291-774.09-350/765 25/05/2015

Konu : Yazışma Kuralları Eğitimi 25.05.2015

25 Mayıs 2015

3.BÖLÜMB.3/14

KONU

Konu, yazı içeriğinin birkaç kelimeyle özetlendiği alandır.

“Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir alt satırına yazılır.

Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecekbiçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak yazılırbiçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak yazılır.

Konu ifadesinin sonuna herhangi bir noktalama işaretikonulmaz

Konunun sonuna “hk – dair - ait” gibi kısaltmalar yazılmaz.

Konu bir satırı geçerse ikinci satır “Konu:” yan başlığının altıboş bırakılarak yazılır.

3.BÖLÜMB.3/15

KONU ÖRNEĞİ

T.C. BAŞBAKANLIK

Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü

Sayı : 69471265‐902‐00536/3678 23.10.2014 (1) Konu : Personel Alımı (2) Konu : Resmî yazışmalarda Uygulanacak

Usul ve Esaslar Hakkında YönetmelikEğitimi YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

10

3.BÖLÜMB.3/16

MUHATAP

Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir.

Bu bölüm konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ila dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.

Muhatabın idare ya da tüzel kişilik olması durumunda adı büyükMuhatabın idare ya da tüzel kişilik olması durumunda adı büyükharflerle yazılır.

Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS’te yer alan kayıtlar esas alınır.

İhtiyaç duyulması hâlinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır.

3.BÖLÜMB.3/17

MUHATAP

İdare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi, uzun olması hâlinde birden fazla satıra yazılabilir.

Muhatap gerçek kişi ise muhatabın adı Sayın Ad SOYAD formatında yazılır.

Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir.

İdare tarafından gerekli görüldüğü hâllerde dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılabilir

3.BÖLÜMB.3/18

MUHATAP

Muhatap yazının gönderileceği;

Kurumlar arası yazışmalarda ana kurum,

l d l l bKurum içi yazışmalarda ilgili birim,

Özel hukuk tüzel kişilerinde kuruluş,

Gerçek kişilerde vatandaşın

adının yazıldığı alandır. YAZAR


www.ilyasyazar.com

11

3.BÖLÜMB.3/19

MUHATAP ÖRNEKLERİ

3.BÖLÜMB.3/20

İLGİ

İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.

“İlgi” yan başlığı, muhatap bölümünün son satırındanitibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundanitibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundanbaşlanarak yazılır.

“Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta “:” işareti aynı hizada yazılır.

İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı “İlgi” yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.

3.BÖLÜMB.3/21

İLGİ

İlgi birden fazla ise, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesindeki bütün küçük harfler, kapama parantez işareti “)” konularak kullanılır.

İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgeninİlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin

tarihi ve sayısı belirtilir. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.

İlgide, “… tarihli ve … sayılı …” ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur.

İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “......’ın …….tarihli başvurusu.” biçiminde yazılır. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

12

3.BÖLÜMB.3/22

İLGİ ÖRNEĞİ

3.BÖLÜMB.3/23

METİN

Metin, “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır.

İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur.bulunur.

Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.

Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. İhtiyaç duyulması hâlinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir.

3.BÖLÜMB.3/24

METİN

Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfadaimza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir.

Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.

Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur.Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

13

3.BÖLÜMB.3/25

METİN

Belge, TDK tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlükesas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. Ancak

h t b b î l d b dil k ll l bilimuhatabı yabancı resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin el yazısıyla atılan imzalı ya da elektronik imzalı Türkçe karşılığı da oluşturulur ve idarede kalan nüshasına eklenerek saklanır.

Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltma yazılır Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM).

3.BÖLÜMB.3/26

METİN

Metnin Son Bölümü: Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara “Rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.”üst ve aynı düzeydeki makamlara Arz ederim. ibaresiyle bitirilir.

Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.

Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.

3.BÖLÜMB.3/27

METİN ÖRNEĞİ

YAZAR


www.ilyasyazar.com

14

3.BÖLÜMB.3/28

METİN ÖRNEĞİ

3.BÖLÜMB.3/29

İMZA

Metnin sonunda 2‐4 satır boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacakolan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ismin üzerindeki boşluğa boşluğa atılır. El yazısıyla atılan imza kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemleimza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Elektronik yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, elektronik imzası ile imzalar.

Belgeyi imzalayanın adı Ad SOYAD formatına uygun yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir.

3.BÖLÜMB.3/30

İMZA

Belgeyi imzalayacak olan makam, belgeyi hazırlayan idarenin imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uygun olarak belirlenir.

B l i i tki i d dil k

İmza Adı SOYADI Bakan aBelgeyi, imza yetkisi devredilen makam

imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren “Başbakan a.”, “Bakan a.”, “Müsteşar a.”, “Vali a.”, “Belediye Başkanı a.” veya “Rektör a.” biçimindeki ibare ikincisatıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.

Bakan a. Müsteşar

İmza Adı SOYADI Rektör a.

Rektör Yardımcısı YAZAR


www.ilyasyazar.com

15

3.BÖLÜMB.3/31

İMZA

Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam “Müsteşar V.”, “Vali V.”, “Belediye Başkanı V.” veya “Rektör V.” biçiminde ikinci satıra yazılır

İmza Adı SOYADI Rektör V.

satıra yazılır. Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvansahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır.

3.BÖLÜMB.3/32

İMZA

Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en soldaolmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.s a a

3.BÖLÜMB.3/33

İMZA

Rapor ve benzeri belgelerde, belgenin son sayfası imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde sayfalar ayrıca en az b k l h l d h l h l İ fbir kişisel mühürle veya idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metnin okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.

Üst yazıyla ilişkili ekler, imza sahiplerinden en az biri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde ekler ayrıca mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

16

3.BÖLÜMB.3/34

İMZA ÖRNEĞİ

3.BÖLÜMB.3/35

EKBelgede ek olduğunda “Ek:” başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin tek eki varsa“Ek:” başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa “Ek:” başlığının altındanumaralandırılarak ekler belirtilir. Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. Birden fazla ek varsa eklerin üzerinde sağ üst köşede ek numarası belirtilir (Örnek: EK‐1, EK‐2).

Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada “EKLİSTESİ” başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir.

Eklerin gönderilmediği durumlarda “Ek konulmadı” ifadesi yazılır.

Güvenlik gibi çeşitli gerekçelerle üst yazıyla gönderilemeyen veyaalınamayan ekler üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir.

3.BÖLÜMB.3/36

EK ÖRNEKLERİ

YAZAR


www.ilyasyazar.com

17

3.BÖLÜMB.3/37

DAĞITIM

Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. “Dağıtım:” başlığı, ek varsa “Ek:” bölümünden sonra, ek yoksa “İmza” bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılıralanının solundan başlanarak yazılır.

Belgenin gereğini yerine getirecekler “Gereği:” kısmına, belgenin içeriğinden bilgi sahibi olması istenenler ise “Bilgi:” kısmına yazılır. “Gereği:” kısmı “Dağıtım:” başlığının altına, “Bilgi:” kısmı ise “Gereği:” kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. “Bilgi:” kısmı yoksa muhatap adları doğrudan “Dağıtım:” başlığının altına yazılır.

3.BÖLÜMB.3/38

DAĞITIM ÖRNEKLERİ

3.BÖLÜMB.3/39

OLUR

Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da elektronik imza ile imzalanır.

Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boşsatır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR” ib i d t ih i i i b t b k l k“OLUR” ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak imzalayanın adı Ad SOYAD formatında ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.

Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlarvarsa bunlar “Uygun görüşle arz ederim.” ifadesiyle olura katılabilir. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile “OLUR” ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde yazılır YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

18

3.BÖLÜMB.3/40

OLUR ÖRNEĞİ

3.BÖLÜMB.3/41

OLUR ÖRNEĞİ

3.BÖLÜMB.3/42

PARAF

Yazıyı imzalayacak makama kadar ara makamların belirtildiği bölümdür

Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda l ğl k k l l lişlemesini sağlayacak kalemle atılır.

Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır.

Paraf, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır.

Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadıbelirtilir. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

19

3.BÖLÜMB.3/43

PARAF

Elektronik belgelerde paraf, elektronik imza ile atılır. Ancakparafı alınacak personelin elektronik imzasının bulunmamasıya da ilgili idare tarafından elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi hâlinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS’nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır.

Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz.

3.BÖLÜMB.3/44

PARAF ÖRNEĞİ

3.BÖLÜMB.3/44

KOORDİNASYON

Hazırlanan yazı başka birimlerin görüş ve işbirliğini gerektiriyorsa paraf bölümünden sonra bir satır boşluk gerektiriyorsa paraf bölümünden sonra bir satır boşlukbırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

20

3.BÖLÜMB.3/45

KOORDİNASYON ÖRNEĞİ

3.BÖLÜMB.3/46

İLETİŞİM BİLGİLERİ

Belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e‐posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır. Bu alanda yazı 8 karakter b kl ğ k d d l bilibüyüklüğüne kadar düşürülebilir.

3.BÖLÜMB.3/47

GİZLİLİK DERECELİ BELGELER

Gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi,saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemlere ilişkin olarak ilgili mevzuatta belirtilen hükümler uygulanıruygulanır. Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgeninüst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.Gizlilik dereceleri ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETEÖZEL şeklindedir. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

21

3.BÖLÜMB.3/48


"ÇOK GİZLİ" yazılar çift zarfla gönderilir. Yazı içteki zarfa konulur, iç zarfın üst ve alt ortasına ‘ÇOK GİZLİ’ kaşesi basılır, İç zarfın kapanma noktasına yazıyı hazırlayan kişinin parafı atılır, Parafın üzerine saydam bant yapıştırılır,y y p ş , İç zarf evrak senediyle birlikte dış zarfın içine konulur. Dış zarfın üzerine, normal yazılarda olduğu gibi muhatap

idarenin adı ve evrak numarası yazılır.Muhatap idaredeki görevli, dış zarfı açıp iç zarfın üzerindeki "ÇOKGİZLİ" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar ve evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.Bu belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla elektronik imzaile imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir.

3.BÖLÜMB.3/49


3.BÖLÜMB.3/50


İÇ ZARFARKA YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

22

3.BÖLÜMB.3/50


İZMİR VALİLİĞİ GİZLİ ACELE

İÇ ZARFÖN

İÇİŞLERİ BAKANLIĞINAANKARA

GİZLİ

3.BÖLÜMB.3/51


DIŞ ZARF

3.BÖLÜMB.3/52

SÜRELİ YAZIŞMALAR

Süreli resmî yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. GÜNLÜDÜR ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir. ACELE ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle GÜNLÜDÜRACELE ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle, GÜNLÜDÜRibaresi taşıyan belgeye belgede belirtilen süre içinde cevap verilir. Süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine belge üst verisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir . YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

23

3.BÖLÜMB.3/53

SÜRELİ YAZIŞMALAR

0

3.BÖLÜMB.3/54

SAYFA NUMARASI

Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir . Örnek:

1/4 2/4 3/4 44

3.BÖLÜMB.3/55

ÜSTVERİ ELEMANLARI

Elektronik imza kullanılarak hazırlanan belgeler içinilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun üstverielemanları kullanılır.elemanları kullanılır.

Elektronik belgelerin idareler arasında resmîyazışma kapsamında iletilmesi hâlinde e‐Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan üstveri elemanları kullanılır. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

24

4.BÖLÜMB.4/1

4.BÖLÜMB.4/2

Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkartılması hâlinde, örneğin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresikonulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. * Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.

Elektronik bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır.

Elektronik belgelerin kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.

4.BÖLÜMB.4/3

Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen

belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen

idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst

köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres

bilgisi zarfın ortasına yazılır.

Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE

ÖZEL), kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere, zarfın sağ üst

köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. YAZAR


www.ilyasyazar.com

25

4.BÖLÜMB.4/4

4.BÖLÜMB.4/5

Gizli belgelerin güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel olarak gönderilmesi esastır. Ancak bu belgeler gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir. İdareye fiziksel ortamda gelen belge idare tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ile belgeye ait üst veriler kaydedilir. Gerekli görülmesi ğ g y y ghâlinde elektronik imza ile gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur.

İdareler, fiziksel ortamda alınan belgeler için gelen evrak kaydında kullanacakları kaşede gerekli bilgilere yer verirler. Kaşe üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır.

4.BÖLÜMB.4/6

Birime gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilir.

“KİŞİYE ÖZEL” ibaresi taşıyan zarf veya belgeler, açılmadan ilgiliye teslim edilmek üzere alınır.

“KİŞİYE ÖZEL” ibareli belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi olmadan kayda alınmaz.

Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin; “… arz ederim.” şeklinde bitirilmemesi veya “… rica ederim.” ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

26

4.BÖLÜMB.4/7

Elektronik imza ile imzalanan belge elektronik ortamda muhataplara iletilir. Elektronik yolla imzalandıktan sonra elektronik olarak iletilemeyen belge çıktı alınarak gönderilir.

Elektronik imza ile imzalanan belgeler veya dokümanlar veri d l l l d il il bili B d d ö d

BELGENİN ELEKTRONİK ORTAMDA GÖNDERİLMESİ VE ALINMASI

depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.

İdareler arasında resmî yazışma kapsamında iletilecek elektronik belgelerin oluşturulmasında e‐Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uyulması zorunludur. İdare, resmî yazışma kapsamında kendisine iletilen ve e‐Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde oluşturulmuş belgeleri işleme koymakla yükümlüdür.

4.BÖLÜMB.4/8

İdare, başka bir idareden kendisine resmî yazışma kapsamında iletilen ve e‐Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda, kendisine iletilen belgeyi reddeden idare, gönderen idareye bu durumu sebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştığı


idareye bu durumu sebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar bildirir.

Resmî yazışma kapsamında idare dışına gönderilen gizlilik derecesi taşımayan güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgeler de gerekli hâllerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronik belgelerin şifrelenmesi işlemi e‐Yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde yapılır. Kullanılacak şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilir.

4.BÖLÜMB.4/9

e‐Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan şekilde kendilerine şifreli belge iletilebilmesini isteyen idareler elektronik şifreleme sertifikası temin eder.

İdareler için oluşturulan elektronik şifreleme sertifikaları İ d l l


DETSİS üzerinden paylaşılır.

İdareler, elektronik şifreleme sertifikasına sahip olması şartıyla diğer idarelerden resmî yazışma kapsamında kendilerine gönderilen ve şifrelenmiş belgeleri kabul etmekle yükümlüdür.

İdareler, karşılıklı olarak üzerinde anlaşmak koşuluyla, e‐Yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan şifreleme mekanizmasından farklı şifreleme mekanizmaları kullanabilir. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

27

4.BÖLÜMB.4/10

İdare kendisine gönderilen resmî şifreli belgeyi açamazsa veya belgenin şifresini açmakla birlikte belge içeriğinin şifreleme mekanizması için tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse bu belgeyi reddeder

Durumu şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip eden


Durumu şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip edenikinci iş gününün sonuna kadar, kendisine iletilen şifreli belgeyi tanımlayan bilgilerle birlikte, belgeyi gönderen idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem de kendisine iletilen şifreli belgeyi kayıt altına alır.

İdarenin bildirimde bulunmaması halinde, gönderilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve bu belgenin e‐Yazışma Teknik Rehberine uygun şekilde oluşturulduğu kabul edilmiş sayılır.

4.BÖLÜMB.4/11

Elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınmasınınyetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak, idareler arasında elektronik imzalı belgelerin ö d il i l i l l i t fl l k


gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir. EBYS kurulmamış olan idarelere gönderilen güvenlielektronik imzalı belgelerin alınmasında muhatap idare tarafından imza doğrulaması yapıldıktan sonra usule göre çıktısı alınarak işleme konulur.

5.BÖLÜMB.5/1

YAZAR


www.ilyasyazar.com

28

5.BÖLÜMB.5/2

İdareye muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belge, asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak, asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak, aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.

İdareye muhatabı olmadığı hâlde elektronik ortamda birbelge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler, gönderene elektronik ortamda iletilir. Belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir

5.BÖLÜMB.5/3

İdare içi ve dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin ulaşmasından itibaren en geç 5 iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin ulaşmasından itibaren en geç 15 iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda yazıya genel evraktan verilen tarihi, elektronik ortamda ise yazısının EBYS’ye giriş kaydının yapıldığı zamanı ifade eder. İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla 15 iş gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir.

5.BÖLÜMB.5/4

Yazıya süresi içinde cevap verilmediğinde muhatabatekit yazısı yazılabilir .

Birinci tekidde hatırlatmada bulunulur,

İkinci tekidde gecikme nedenleri sorulur,

Üçüncü tekidde ise sorumlular hakkında yasal işlemyapılması da istenir.

Tekit yazısında tekit edilen yazının tarihi, sayısı vekonusu belirtilmelidir. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

29

5.BÖLÜMB.5/5

5.BÖLÜMB.5/6

Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelereverilecek cevabi yazılarda, muhatap uyarılabilir.

Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, sürelibelgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

5.BÖLÜMB.5/7

İdareler resmî yazışmalarla ilgili olarak buYönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ek düzenleme yapabilir. y p

Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortayaçıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemeye Başbakanlık (İdareyi Geliştirme Başkanlığı) yetkilidir. YA

ZAR


www.ilyasyazar.com

30

5.BÖLÜMB.5/8

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 2 Şubat 2015 tarihli Resmî Gazete’de2 Şubat 2015 tarihli Resmî Gazete de

yayımlanmış ve 1 Mart 2015 tarihinden

itibaren yürürlüğe girmiştir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

EBYS1/1

Resmî yazışmalarla ilgili yönetmeliğin pek çok maddesinde görüldüğü gibi p ç g ğ g

EBYS’ye atıf bulunmaktadır.

Bu sebeple ana hatlarıyla EBYS’den de bahsetmek gerekir.

Elektronik Belge Yönetim SistemiEBYS

1/2

Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS Nedir?

EBYS ile Amaçlanan Nedir?

EBYS ile Ne Yapılabilir?

EBYS’nin Getirileri

EBYS’ye Neden İhtiyaç Duyarız?

Kimler EBYS Kullanıyor ?

Elektronik İmza (E‐İmza) Nedir?

5070 Sayılı E‐İmza Kanundan Bazı Maddeler

Elektronik İmza Neleri Sağlar? YAZAR


www.ilyasyazar.com

31

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?

EBYS1/3

EBYS, yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin elektronik ortamda yapılmasına imkan sağlayan bir yazılımdır.

Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Amacı: EBYS1/4

EBYS ileyazışmaların bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;

yazışmaların standartlaşması;

sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması;

emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,

sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi hedeflenmektedir.

EBYS ile Ne Yapılabilir? EBYS1/5

Belge doğru kişiye en kısa yoldan ulaştırabilir.

7 / 24 saat evrak akışı sağlanabilir.

Belgenin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.

Belge hızlı şekilde dosyalanarak arşivleyebilir.

Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.

A b l bi d f l kt d d i i ğl biliAynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim sağlanabilir.

Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci hızlanır.

Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.

Bekleyen ve işlem yapılan evraklar üzerinden personelin performansı değerlendirilebilir.

Belgelere erişim güvenliği sağlar.

Dijital imza uygulamasıyla birlikte kağıtsız ofise geçişi sağlayabilir. YAZAR


www.ilyasyazar.com

32

EBYS’nin Getirileri…EBYS

1/6

Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.

Kırtasiye, zaman ve iş gücünden tasarruf sağlar.

Güvenli ve mekândan bağımsız erişim imkanı sağlar.

Evrak akışını, hızlı ve doğru sonuçlandırır.

Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.

Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.

EBYS’ye Neden İhtiyaç Duyarız?EBYS

1/7

Bilgi Yönetimine Katkı Zaman Tasarrufu Maliyet

Güvenlik Verimlilik Kurumsal Mobilite

Arşivleme ve tasfiye E‐imza ile güvenilirlik Sürüm Kontrolü

Kimler EBYS Kullanıyor?EBYS

1/8

2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları konulu Başbakanlık Genelgesi’nin gereğini yerine getiren kurumlar EBYS sistemine entegre olabilmektedir. “Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 no’lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını www.devletarsivleri.gov.tr internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine görebelirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir.” (16 Temmuz 2008 ÇARŞAMBA Resmî Gazete Sayı : 26938)

Cumhurbaşkanlığı

Başbakanlık

Adalet Bakanlığı

İçişleri Bakanlığı

Dışişleri Bakanlığı

Kalkınma Bakanlığı

Sağlık Bakanlığı

…vb. kurumlar EBYS’ye geçmiştir. YAZAR


www.ilyasyazar.com

33

Elektronik İmza (E‐İmza) EBYS1/9

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu:

“Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veridir.”

MADDE 22 22 4 1926 ihli 818 l B lMADDE 22.‐ 22.4.1926 tarihli ve 818 sayılı BorçlarKanununun 14 üncü maddesinin birinci fıkrasına aşağıdakicümle eklenmiştir. Güvenli elektronik imza elle atılan imzaile aynı ispat gücünü haizdir.MADDE 295/A‐ Usulüne göre güvenli elektronik imza ileoluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir. Buveriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılırlar.


Islak İmza Elektronik İmza


E‐İmzanın Avantajları

Kalemle imzaya göre, e‐imza kolay ve hızlıca atılır.

E‐imzalanmış doküman tahrif edilemez.

Notere ihtiyacı bitirir.y

Afetlere karşı korumak kolaydır.

Kimin imzaladığı belli ve kesindir.

Prestij ve itibar sağlar. YAZAR


www.ilyasyazar.com

34

Bu sunuma ait notlara www.ilyasyazar.com (Eğitim) bağlantısından erişebilirsiniz.

YAZAR


www.ilyasyazar.com

Documents

RESMÎ YAZI MALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR