REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

Concepto de ReuniónO Una reunión es un encuentro entre

personas que pretenden alcanzar metas comunes a través de una discusión o lluvia de ideas.

Concepto de reunión efectiva

O Es una reunión que se realiza en un ambiente adecuado y se alcanzan las metas propuestas

Características de la reunión efectiva :O ProductivaO SatisfactoriaO ApropiadaO Eficiente

ObjetivoO Se convoca a dos o más personas

con el propósito de lograr un objetivo común a través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información o la posibilidad de llegar a un acuerdo.

Horarios (tiempo)O Expertos en el tema afirman que las

mejores horas para realizar reuniones son las 9:00a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo).

ParticipantesO Mantener el número en límites

razonables: no más de diez en reuniones que demanden alta interacción como es el caso de las destinadas a solucionar problemas. Puede llegar hasta 15 ó 20 en las de formación de personal y desbordar esos límites en las meramente informativas.

Roles de los participantes:O Los que saben (conocimiento,

habilidades, experiencia)O Los que están interesados (líder,

cliente, gerente de proyecto, interesados en general)

O Los que pueden (dedicar tiempo para ejecutar, autoridad para implementar)

Agenda

Debe contener:O Lugar de reunión.O Los puntos que serán cubiertosO Fecha y hora en que será realizadaO Lista de participantes. O Duración de la misma.

Requerimientos

Establecer reglas para las reuniones, por ejemplo:O HorariosO PuntualidadO Métodos para decidirO Interrupciones permitidasO Confidencialidad.

ConvocatoriaO Se utiliza para nombrar al escrito o

anuncio con que se convoca. se refiere a citar o llamar a una o más personas para que asistan a determinado acto o lugar.

MinutaO 1. Fecha, hora y lugar de inicio.O 2. Lista de los participantes.O 3. Los temas a tratar o las problemáticas a

solucionar.O 4. Registro de los planteamientos,

observaciones, respuestas y puntos defendidos o atacados por cada uno de los participantes.

O 5. Las soluciones y/o estrategias que se pretenden poner en marcha.

O 6. Las conclusiones de la reunión.O 7. Fecha, hora y lugar del cierre.