RMK Bab 3 Endy Mulyo Prastyo A31115720

Bab 3 System Documentation Techniques

Teknik Pendokumentasian Sistem

Tujuan Pembelajaran:

Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa seharusnya mampu untuk:

1. Menyiapkan dan menggunakan diagram aliran data untuk memahami, mengevaluasi, dan

mendokumentasikan sistem informasi.

2. Menyiapkan dan menggunakan flowchart untuk memahami, mengevaluasi, dan mendokumentasikan

sistem informasi.

3. Menyiapkan dan menggunakan diagram proses bisnis untuk memahami, mengevaluasi, dan

mendokumentasikan sistem informasi.

A. PengenalanPendokumentasian menjelaskan bagaimana suatu sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, dimana,

mengapa, dan bagaimana memasukkan data, memproses data, menyimpan data, menghasilkan informasi,

dan mengontrol sistem. Beberapa cara yang populer dalam mendokumentasikan suatu sistem yaitu

diagram, flowchart, tabel, dan cara visual lain untuk menggambarkan data dan informasi.

Deskripsi narasi tentang sebuah sistem adalah penjelasan secara bertahap mengenai komponen-

komponen sistem secara tertulis dan bagaimana berinteraksi.

Beberapa alat-alat pendokumentasian adalah

1. Data flow diagram (DFD) adalah deskripsi grafik mengenai sumber data, aliran data, proses

transformasi, penyimpanan data dan lokasi tujuan data.

2. Flowchart, adalah deskripsi grafik dari sebuah sistem. Ada beberapa tipe dari flowchart yaitu:

a. Document flowchart, menunjukkan aliran dokumen dan informasi diantara beberapa departemen

atau pusat-pusat pertanggungjawaban.

b. System flowchart, menunjukkan hubungan antara masukan, proses, dan output dalam suatu

sistem informasi.

c. Program flowchart, menunjukkan rangkaian dari operasi logik dalam komputer dalam

menjalankan sebuah program.

3. Business process diagram, deskripsi grafis dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.

Akuntan menggunakan teknik pendokumentasian secara luas. Standar auditing mensyaratkan bahwa

auditor independen harus memahami prosedur pengendalian internal yang digunakan perusahaan secara

otomatis maupun manual. Salah satu cara untuk memperoleh pemahaman tersebut adalah dengan

menggunakan model proses bisnis atau flowchart pendokumentasian sebuah sistem, karena ilustrasi

secara grafik lebih mudah dalam membaca kelemahan dan kekuatan pengendalian internal.

B. Data Flow Diagrams (DFD)DFD menggambarkan secara grafik aliran data dalam suatu organisasi. Berikut ini adalah simbol-simbol

DFD beserta penjelasannya:

Simbol Nama Uraian

Endy Mulyo Prastyo NIM A31115720 Page 1


Sumber dan tujuan data Organisasi yang mengirim atau menerima data

disimbolkan dengan kotak persegi. Tujuan data juga

disebut data sinks.

Aliran data Aliran data masuk atau keluar dari sebuah proses

disimbolkan dengan garis panah lurus atau lengkung.

Proses transformasi Proses mengubah data input menjadi data output

disimbolkan dengan lingkaran atau bubble.

Penyimpanan data Penyimpanan data disimbolkan dengan dua garis

horosontal

Pengendalian Internal

Sumber data dan tujuan data adalah entitas yang mengirimkan dan menerima data dimana sistem

menggunakan atau memproduksi. Sebuah entitas dapat menjadi sumber maupun tujuan. Disimbolkan

dengan kotak persegi.

Aliran data adalah pergerakan suatu data dalam proses, penyimpanan, sumber dan tujuan. Data yang

melewati antara penyimpanan dan sumber atau tujuan harus melalui sebuah proses transformasi data.

Aliran data diberikan keterangan untuk menunjukkan data apa yang mengalir. Pengecualian dilakukan

aliran yang menuju penyimpanan data (G), karena biasanya jenis aliran data yang menuju penyimpanan ini

tidak jelas.

Jika dua atau lebih data mengalir bersamaan, maka tetap digunakan garis panah tunggal. Misalnya aliran B

(pembayaran pelanggan) terdiri dari pembayaran dan pengiriman data.



Dalam gambar di atas digunakan dua garis aliran karena permintaan pelanggan tidak selalu diikuti oleh

pembayaran.

Proses adalah suatu kegiatan mengubah suatu data ke informasi atau bentuk data lainnya.

Penyimpanan data adalah tempat atau media dimana data sistem disimpan. DFD tidak menunjukkan

sebuah penyimpanan secara fisik seperti server atau kertas yang digunakan untuk menyimpan data.

Pembagian DFDDFD dibagi lagi kedalam tingkat yang lebih rendah untuk menyediakan detail yang lebih banyak, karena

beberapa sistem dapat secara penuh dibuat diagram dalam selembar kertas. Dan juga, pengguna memiliki

kebutuhan yang berbeda dan beragam tingkat DFD dapat memenuhi kebutuhan yang berbeda dengan

lebih baik.

Context diagram adalah tingkat DFD tertinggi, merupakan sudut pandang ringkasan dari sebuah sistem.

Menyajikan sistem pemrosesan data, input dan output serta sumber dan tujuannya. Dari context diagram

ini dapat dibuat DFD level 0, DFD level 1 dan seterusnya yang menyediakan gambaran yang lebih detail

mengenai pemrosesan data.

Gambar Context Diagram Gambar DFD Level 0



Gambar DFD Level 1

Petunjuk dalam menggambar DFD1. Pahami sistemnya

2. Abaikan aspek-aspek tertentu dari sistem. DFD adalah diagram dari sumber, aliran, tranformasi,

penyimpanan dan tujuan dari data. Menentukan bagaimana suatu sistem mulai dan berhenti tidak

disajikan dalam DFD ini

3. Tentuan lingkup dari sistem. Tentukan apa yang terkait (relevan terhadap sistem) dan tidak terkait.

4. Kembangkan context diagram5. Identifikasi aliran data

6. Kelompokkan aliran-aliran data

7. Identifikasi proses transformasi. Tempatkan gambar lingkaran dimaan suatu kegiatan diperlukan untuk

mengubah satu aliran data ke yang lain

8. Kelompokkan proses-proses transformasi

9. Identifikasi semua file atau penyimpanan data

10. Identifikasi semua data sumber dan tujuannya

11. Berikan nama pada seluruh elemen DFD. Elemen-elemen data sebaiknya diberikan nama yang unik

dan deskriptif yang mewakili elemen tersebut.

12. Buat pembagian atau perincian terhadap DFD

13. Berikan setiap proses nomor yang berurut

14. Tinjau ulang DFD secara menyeluruh dan pebaiki apabila ada yang kurang tepat

15. Siapkan salinan akhir. Jangan biarkan garis aliran data saling menyilang di antara beberapa garis

aliran, lebih baik diulangi penyimpanan atau tujuan data.

C. FlowchartAdalah sebuah teknik analitis yang menggunakan rangkaian simbol-simbol standar untuk menjelaskan

beberapa aspek dari sebuah sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.

Simbol-simbol flowchart dibagi dalam empat kategori yaitu:

1. Simbol input/output

2. Simbol proses

3. Simbol penyimpanan

4. Simbol aliran dan simbol lainnya

Simbol –simbol flowchart yang umum:Simbol Nama Simbol Nama



Dokumen Aliran dokumen atau

proses

Beberapa salinan dari satu

dokumen kertas

Jaringan komunikasi

Output elektronik / display Penghubung dalam satu

halaman

Input data elektronik Penghubung dari atau ke

halaman lain

Perangkat input dan output

elektronik

Terminal, awal mula, akhir

atau titik interupsi dalam

sebuah proses

Pemrosesan komputer Keputusan (tahap

pembuatan keputusan)

Operasi manual Catatan penjelas atau

keterangan tambahan

Database

Pita magnetik

File dokumen kertas

Jurnal atau buku besar

Tipe-tipe flowchart1. Flowchart dokumen, mengilustrasikan aliran dari dokumen dan data diantara area

pertanggungjawaban dalam organisasi.

2. Flowchart pengendalian internal, digunakan untuk menggambarkan, menganalisa, dan

mengevaluasi pengendalian internal termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan dan inefisiensi

suatu sistem.

Petunjuk dalam menyiapkan flowchart1. Pahami sistem

2. Identifikasi entitas yang akan dibuat flowchart

3. Atur flowchart dengan benar

4. Cantumkan label pada semua simbol dengan jelas

5. Gunakan penghubung apabila halaman kertas tidak cukup

6. Gambar sketsa kasar terlebih dahulu



7. Gambar flowchart final.

Flowchart sistem menggambarkan hubungan diantara input, proses, penyimpanan dan output dari sebuah

sistem.

Flowchart program mengilustrasikan urutan operasi logic yang dijalankan oleh komputer dalam

menjalankan suatu program.

D. Business Program Diagram (BPD)BPD adalah cara visual untuk menggambarkan tahap-tahap atau aktivitas yang berbeda dalam sebuah

proses bisnis. Misalnya, terdapat beberapa aktivitas pada siklus pendapatan, seperti menerima order,

memeriksa kredit pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengkonfirmasi penerimaan

order dari pelanggan. Demikian juga pada siklus pengeluaran, terdapat beberapa aktivitas. Semua aktivitas

tersebut dapat disajikan dalam BPD untuk memberikan gambaran yang mudah dimengerti bagi pembaca

tentang apa yang ada dalam proses bisnis.

Petunjuk untuk menyiapkan diagram proses bisnis (BPD)1. Identifikasi dan pahami proses bisnisnya

2. Abaikan hal-hal yang bersifat khusus

3. Tentukan seberapa banyak detail yang harus dimasukkan

4. Atur flowchart dengan baik

5. Masukkan setiap proses bisnis dalam diagram

6. Gambar sketsa kasar terlebih dahulu

7. Gambar BPD final.

Diskusi

Flowchart lebih detail penekanannya sistem, prosedur dan dokumentasinya. Simbol-simbol yang digunakan lebih

banyak.

BPD ingin melihat siapa yang melakukan kegiatan-kegiatan

DFD ingin melihat prosesnya. Penekanannya logika prosesnya.


Documents

RMK Bab 3 Endy Mulyo Prastyo A31115720