Roi Pelatihan

7/25/2019 Roi Pelatihan

1/5

Jurnal Sistem Teknik Industri Volume 6, No. 4 Oktober 2005

53

MENGUKUR ROI

R TURN on INV SM NT

)

TERHADAP EFEKTIVITAS SUATU PELATIHAN

DriwantaraStaf Pengajar J urusan Teknik Industri FT. UISU

Abstrak:Di masa kini tugas para training manageratau training coordinator menjadi lebih berat, karena untukmeyakinkan para kolega mereka (manager dari divisi lain) atau pun pihak Manajemen (Board Of Director),seorang training manager harus dapat menghitung atau memprediksikan berapa besar nilaiReturn on Investment(ROI=Pengembalian Keuntungan Investasi) dari sebuah pelatihan yang akan diselenggarakan. Tentu saja untukmelakukan hal ini, seorang training manager dituntut untuk memiliki kemampuan di bidang finansial sehingga

dapat menterjemahkan investasi dari program pelatihan tersebut ke dalam angka-angka sehingga dapat dilihatdengan jelas hasil perhitungannya.

Abstract: Is present day, duty manager training or of training coordinator become heavierly, because to

assure all their kolega (manager of other division) nor Management ( Board Of Director), a manager training

have to earn to calculate or estimating how big value of Return Investment on (ROI=Return Advantage of

Invesment) from a training to be carried out. Of course to conduct this matter, a manager training claimed to

have ability area of financing so that can translate invesment of the training program into numbers so that

can be seen clearly result of its calculation.

I. PendahuluanDalam menghadapi tuntutan tersebut diatas tidak

jarang beberapa training managergagal meyakinkanpara koleganya sendiri ataupun pihak manajemen,apalagi jika program pelatihan harus bersaing denganprogram lain yang diajukan oleh divisi lain yangdengan gampang dapat dihitung nilai investasi

maupun keuntungannya. Biasanya jika terjadi halseperti ini maka hampir dapat dipastikan bahwaprogram pelatihan akan menjadi prioritas kedua.Kondisi seperti ini seringkali membuat para trainingmanager menjadi berkecil hati (terutama jika sangmanager tidak memiliki pengalaman atau

latarbelakang pendidikan di bidang finansial) danakhirnya menjadi "malas" untuk mengajukan

program pelatihan meskipun program tersebut sudahsangat mendesak untuk dilaksanakan.

Beberapa manager yang "kurang bijaksana"mungkin akan beranggapan bahwa pelatihan tidak

bisa diukur dengan uang karena hasilnya adalahberupa perubahan perilaku dari peserta pelatihanyang seringkali untuk mengetahuinya dibutuhkanwaktu yang lama dan belum tentu perubahan tersebutsemata-mata terjadi karena pelatihan. Selain itu

mereka beranggapan bahwa masih banyak cara lainuntuk mengevaluasi hasil pelatihan yang tidak selaludapat dihitung dengan angka (uang). Anggapantersebut mungkin ada benarnya. Namun jika ditelaahlebih lanjut maka bisa dikatakan bahwa pendapattersebut tidaklah tepat mengingat bahwa pelatihan

tidak boleh dianggap sebagai suatu "expense"(pengeluaran), melainkan lebih sebagai investasi

sumber daya manusia di perusahaan. Sebagai suatuinvestasi, pihak manajemen tentu ingin melihatseberapa besar keuntungan yang dapat disumbangkanoleh program-program pelatihan dan berapa lama

waktu yang diperlukan untuk mendapatkan

keuntungan tersebut. Oleh karena itu, jika sangtraining managermau bersaing secara sportif makaia harus bisa mengukur ROI suatu pelatihan supayamenjadi jelas bagi semua.

II. Evaluasi Keberhasilan PelatihanSebagaimana kegiatan-kegiatan lain dalam suatu

perusahaan atau organisasi, maka kegiatan pelatihanpun perlu dievaluasi untuk melihat sejauhmanaprogram pelatihan yang telah dilaksanakan memilikikontribusi kepada perusahaan. Beberapa alasan yangsangat mendasar mengapa program pelatihan harus

dievaluasi adalah sebagai berikut:1.

Memastikan bahwa pelatihan benar-benar

merupakan sarana atau tindakan yang tepatdalam usaha untuk memperbaiki kinerja danproduktivitas perusahaan sehingga dapatdisejajarkan dengan sarana-sarana atau tindakan-

tindakan lain yang digunakan dalam perusahaan2.

Memastikan bahwa dana yang digunakan benar-

benar dapat dipertanggungjawabkan karenasudah melalui berbagai evaluasi dan telaah

secara mendalam3. Membantu dalam memperbaiki desain program

pelatihan di masa yang akan datang4. Membantu dalam menentukan metode-metode

pelatihan yang paling tepat

Bentuk-bentuk evaluasi yang digunakan ataudipilih sangat tergantung pada kriteria apa yang akandigunakan sebagai dasar penilaian keberhasilan.

Secara umum ada beberapa kriteria yang dapatdijadikan dasar penilaian keberhasilan suatupelatihan, yaitu:


2/5

Mengukur ROI (Return on Invesment) terhadap Efektivitas suatu PelatihanDriwantara

54

1. Jumlah peserta. Meskipun jumlah pesertabelum tentu mengindikasikan efektivitas suatupelatihan, namun paling tidak jumlah pesertayang hadir menunjukkan bahwa pelatihanmemang telah didesain sesuai dengan kebutuhan

yang ada.2. Efisiensi. Efisiensi menunjuk pada seberapa

besar usaha yang dikeluarkan dan waktu yang

digunakan untuk mempelajari sesuatu danmenyelesaikan suatu dalam pelatihan. Efisiensi

sangat erat kaitannya dengan biaya - semakinefisien metode suatu pelatihan, maka akansemakin sedikit biaya yang harus dikeluarkan.

3. Jadwal. Keberhasilan pelatihan juga dapatdievaluasi dari seberapa tepat pelaksanaanpelatihan tersebut mengikuti jadwal yang telah

dibuat. Semakin banyak jadwal yang dilanggarmaka akan semakin mengganggu program

pelatihan yang telah disusun sehinggakemungkinan untuk mencapai tujuan pelatihanakan semakin kecil.

4. Suasana Kondusif. Dalam perusahaan yangmemiliki karyawan yang banyak atau punjaringan yang luas, maka peserta pelatihan bisasaja berasal dari berbagai divisi, wilayah, kantor

cabang bahkan mungkin antar negara. Dalam halini sebuah pelatihan harus mampu menciptakansuasana yang kondusif sehingga para pesertamau berbaur dan berbagi pengalaman denganrekan-rekan baru mereka.

5. Reaksi Peserta.Dalam suatu pelatihan, jika para

peserta bereaksi negatif terhadap pelatihantersebut maka akan kecil kemungkinan bagi

mereka untuk dapat menyerap materi pelatihantersebut dan mengaplikasikannya ke dalampekerjaan sehari-hari. Akibatnya merekacenderung memberikan laporan yang negatifterhadap pelatihan dan akhirnya akan membuatpelatihan tersebut kehilangan peserta (tidakdiminati).

6. Pembelajaran.Pelatihan yang dianggap berhasiladalah pelatihan yang dapat memberikantambahan pengetahuan, ketrampilan atau punperubahan sikap dan perilaku kepada para

peserta. Oleh karena itu dalam pelatihanseringkali dilakukan test berupa pretest dan post-test yang berguna untuk melihat sejauhmanatelah terjadi perubahan pengetahuan,

ketrampilan, sikap dan perilaku.7. Perubahan Perilaku.Apa yang telah dipelajari

oleh peserta dalam suatu pelatihan tentudiharapkan dapat direfeleksikan dalam bentukperilaku. Perubahan perilaku ini dapat diukurdengan melakukan observasi, kuestioner,

maupun test tertentu.8.

Perubahan Kinerja.Jika peserta pelatihan telah

berperilaku sesuai dengan tuntutan pekerjaan

maka ia diharapkan dapat memberikan dampakpositif terhadap kinerja. Beberapa cara yang bisadilakukan untuk mengukur perubahan kinerja,

diantaranya adalah melihat jumlah complain(keluhan) yang masuk, jumlah penjualan, jumlah

produksi per jam/hari/minggu, dsb. Meski harusdiakui bahwa perubahan kinerja yang terjadibelum tentu semuanya dipengaruhi oleh hasil

pelatihan, namun setidaknya jika kinerja tersebutdapat diukur secara periodik maka manajemendan karyawan lambat-laun akan merasakan arti

penting suatu pelatihan.9.

Menghitung ROI.Sebuah pelatihan merupakan

suatu investasi, oleh karena itu sudah sewajarnyajika ROI dari suatu pelatihan harus dapat diukur.Untuk menghitung ROI maka pertama-tamaharus dievaluasi seberapa besar biaya dankeuntungan yang akan diperoleh dari suatupelatihan.

III. Pengukuran ROI

a. Menghitung Biaya :Langkah pertama yang harus dilakukan dalam

rangka mengukur ROI suatu pelatihan adalah dengan

menghitung biaya pelatihan, yang mencakup hal-halsebagai berikut:

Desain dan PengembanganUntuk dapat menghasilkan suatu program pelatihanyang baik maka harus melewati tahapan-tahapan

tertentu. Salah satu tahapan tersebut adalahperancangan dan pengembangan yang matang,termasuk mengukur kebutuhan pelatihan. Pada

tahapan ini tidak jarang penyelenggara (baca:training coordinator/manager) membutuhkan bantuanatau konsultasi dengan pihak lain (cth: konsultant)sehingga membutuhkan biaya dan waktu. Selain ituuntuk mengembangkan materi pelatihan mungkindibutuhkan serangkaian penelitian atau observasi dan

analysis. Semua hal ini tentu membutuhkan biaya.

PromosiDalam banyak kasus, suatu pelatihan membutuhkanwaktu untuk diterima oleh karyawan atau pihakmanajemen. Dengan perkataan lain, sebelum

dilaksanakan maka pelatihan tersebut terlebih dahulu

harus diperkenalkan atau disosialisasi kepada seluruhkaryawan yang ada dalam perusahaan. Untukmelaksanakan hal tersebut seringkali pihakpenyelenggara pelatihan (divisi pelatihan &pengembangan / HRD) harus mengadakan pertemuandengan manager dari divisi lain atau bahkan harusmelakukan perjalanan ke luar kota/luar negeri. Tentusaja biaya-biaya yang dikeluarkan untuk kegiatantersebut harus dihitung dengan seksama.

AdministrasiTermasuk dalam biaya administrasi adalah semuabiaya yang dikeluarkan untuk kegiatan administrasi,

misalnya surat menyurat, telepon, pembuatanformulir, buku absen, dan biaya administrasi ataupendaftaran yang dibebankan kepada peserta (jika

diperlukan).


3/5


55

MaterialPada umumnya dalam setiap pelatihan materi telahdisusun sedemikian rupa dalam satu buku ataubundel sehingga lebih memudahkan peserta dalammengikuti pelatihan. Materi tersebut bisa berupa

buku panduan (manual) atau buku kerja (woksheet).

FasilitasFasilitas yang digunakan dalam pelatihan dapatberupa sewa ruangan, media pelatihan (alat peraga,

peralatan audio-video, OHP/LCD proyektor, dll),atau pun fasilitas-fasilitas lain yang secara khususdisediakan demi kelancaran pelatihan.

FakultatifTermasuk dalam kategori biaya ini adalah semua

biaya yang berhubungan dengan pelaksanaanpelatihan, baik yang dilaksanakan dengan bantuan

instruktur/pelatih/fasilitator langsung maupunpelatihan yang dilaksanakan oleh si peserta sendiri(pelatihan secara online, workbook, dsb). Untukdapat menghitung biaya tersebut maka harusdidapatkan bebergai informasi sebagai berikut: Jumlah peserta yang akan mengikuti pelatihan Durasi pelatihan (berapa jam/hari) Honor untuk instruktur/pelatih/fasilitator Biaya transport, akomodasi, konsumsi, dsb Durasi waktu yang digunakan peserta pelatihan

untuk belajar sendiri Waktu yang harus disediakan untuk

berkoresponden dengan peserta pelatihan, dsb.

PesertaKetika karyawan harus mengikuti pelatihan padajam-jam kerja, maka hal itu harus dikalkulasikandengan seksama sebab ketika mengikuti pelatihanmaka si karyawan berhenti dari kegiatannya. Dengankata lain selama pelatihan maka karyawankehilangan peluang untuk memberikan kontribusipada perusahaan (cth: salesman tidak akan

menemukan klien baru) sementara di lain pihakperusahaan tetap harus membayar gajinya secarapenuh. Selain itu, jika pelatihan dilaksanakan ditempat lain (bukan dalam perusahaan) maka biaya-

biaya yang dikeluarkan oleh peserta sepertitransportasi, akomodasi dan lain-lain juga harus tetapdihitung.

EvaluasiUntuk melakukan evaluasi pelatihan mungkindigunakan berbagai cara sehingga mau tidak maupasti akan membutuhkan sejumlah dana. Dana iniharus dapat dihitung secara jelas mulai dari persiapanevaluasi sampai pada pembuatan laporan.

b. Menghitung KeuntunganSetelah selesai menghitung biaya yang harus

dikeluarkan untuk suatu pelatihan maka tahapberikutnya adalah menghitung sejauhmanakeuntungan finansial yang bisa diperoleh. Tahapan

inilah yang sebenarnya amat sulit dilakukan oleh paratraining manager sebab keuntungan finansial yang

sesungguh hanya bisa diukur dengan melihat adanyaperbaikan kinerja karyawan yang terefleksi dalamproduktivitas perusahaan.

Meskipun termasuk sulit namun jika inginprogram pelatihan disetujui oleh pihak manajemenmaka seorang training manager harus mampu

membuat estimasi keuntungan finansial dari programpelatihan. Sebagai dasar dalam menghitung

keuntungan finansial dari suatu pelatihan, seorangtraining manager dapat menggunakan salah satuindikator di bawah ini:

Peningkatan ProduktivitasUntuk dapat mengetahui adanya suatu

peningkatan produktivitas maka perusahaan harusterlebih dahulu memiliki alat untuk mengevaluasi

kinerja (Performance Appraisal). Dalam hal ini makaoutput (hasil) yang diharapkan untuk dimiliki olehpeserta training harus sudah tersusun secara rincisehingga akan lebih mudah untuk dilakukan evaluasi.Beberapa hal yang menjadi indikator adanyapeningkatan produktivitas karyawan, misalnya : Perbaikan metode atau prosedur kerja sehingga

menjadi lebih efisien peningkatan ketrampilan sehingga membuat

pekerjaan diselesaikan dengan cepat dan tepat Peningkatan motivasi kerja sehingga mau

melakukan berbagai upaya untuk mencapaikeberhasilan

Penghematan BiayaPenghematan biaya yang merupakan hasil dari

suatu pelatihan bisa dihitung dari beberapa halseperti: berkurangnya alat-alat kerja/mesin yang rusak

sehingga bisa menghemat biaya pemeliharaan Berkurangnya biaya kerja (Cth: pengurangan

jumlah karyawan karena satu karyawan dapatmengerjakan tugas secara efisien bahkanmungkin bisa multitasking, akses informasimenjadi lebih mudah dan cepat sehingga usahayang harus dikeluarkan untuk menyelesaikan

suatu tugas relatif sedikit) sehingga dana yangharus dikeluarkan menjadi lebih kecil

Menurunnya jumlah turnover sehingga biayarekrutmen dan pelatihan dapat dikurangi

PendapatanUntuk beberapa jabatan mungkin akan dapat

dengan mudah mengukur pendapatan finansial yangdiperolehnya sebagai hasil dari pelatihan yangdiikutinya. Seringkali pendapatan tersebut

merupakan bagian dari penilaian yang mengukurpeningkatan produktivitas. Namun jika ingin dirinci

lebih lanjut maka peningkatan pendapatan dapat

dilihat dari: Keberhasilan memenangkan tender sehingga

berpengaruh pada peningkatan penjualan


4/5

Mengukur ROI (Return on Invesment) terhadap Efektivitas suatu PelatihanDriwantara

56

Peningkatan jumlah penjualan yang merupakan

hasil referal dari karyawan non-sales Gagasan-gagasan baru yang akhirnya melahirkan

produk baru yang dapat membawa kesuksesanpada perusahaan

IV. Menghitung ROIReturn on investment (pengembalian keuntungan

investasi) biasanya dinyatakan dalam bentukprosentase. Prosentase tersebut menunjukkan

pengembalian investasi yang mungkin diperolehdalam jangka waktu tertentu sebagai hasil daripelatihan.Dari informasi tentang biaya dan keuntungan yangmungkin diperoleh dari suatu pelatihan, makadiperoleh rumus penghitungan prosentase ROI

sebagai berikut:

ROI (%) = (Keuntungan Bersih Program / BiayaProgram) x 100

Cara lain untuk mengukur ROI adalah denganmenghitung berapa lama (bulan) jangka waktu yangdibutuhkan agar biaya yang telah investasikan untukpelatihan menjadi impas. Artinya biaya tersebut telah

berhasil ditutup (diimbangi) dengan keuntungan yangdiperoleh. Cara ini biasanya disebut dengan istilah

jangka waktu pengembalian biaya (payback period).Dengan cara ini, pihak manajemen akan lebih mudahmelihat berapa lama dana yang diinvestasikan untukpelatihan akan kembali dan menghasilkan

keuntungan sehingga kemungkinan untuk menerimausulan pengadaan program pelatihan menjadi

semakin besar. Adapun rumus untuk menghitungjangka waktu pengembalian investasi adalah:

Jangka Waktu Pengembalian = Biaya Program /Keuntungan Bulanan

Contoh Pengukuran ROI:

PT. XYZ yang bergerak di bidang jasa perbankanakan mengadakan suatu pelatihan bagi para customerservice dengan durasi pelatihan selama 48 jam,

jumlah peserta 50 orang dan jangka waktupenghitungan keuntungan adalah 12 bulan.

Durasi Pelatihan 48 jam

Perkiraan jumlah peserta 50 peserta

Jangka waktu perhitungan

keuntungan 12 bulan

Biaya-biaya:

Desain dan Pengembangan Rp. 10.000.000

Promosi Rp. 5.000.000

Administrasi Rp. 3.000.000

Material Rp. 5.000.000Fasilitas Rp. 10.000.000

Fakultatif Rp. 7.500.000

Peserta Rp. 15.000.000

Evaluasi Rp. 2.500.000

Total Biaya Rp. 58.000.000

Keuntungan (Bersih):

Produktivitas Rp. 50.000.000

Penghematan Rp. 40.000.000Pendapatan Rp. 0

Total Keuntungan Rp. 90.000.000

Return on Invesment * 155 %

Jangka waktu pengembalian

Biaya ** 7 bulan

* ROI (%) = (Rp. 90.000.000 / Rp. 58.000.000)= 155 %

** Rp. 90.000.000/12 = Rp. 7.500.000(keuntungan bulanan), maka jangka waktu

pengembalian adalah :Rp. 58.000.000 / Rp. 7.500.000 = 7, 73 bulan(dibulatkan menjadi 7 bulan)

V. KesimpulanDengan melihat perhitungan diatas, tentu saja

akan sulit dilakukan jika sang trainingmanager/training coordinator tidak bekerjasama

dengan divisi atau departemen lain. Oleh karena ituseorang training manager hendaknya juga memiliki

kemampuan interpersonal relationship yang baik,selain memahami tentang masalah-masalah finansial.

Dengan memandang bahwa pelatihan merupakansuatu investasi dan bukan lagi sekedar pengeluaranyang harus dikeluarkan oleh perusahaan secara rutin

(dalam kondisi ekstrim bahkan hanya sebagai saranauntuk menghabiskan dana yang telah dianggarkan),maka diharapkan pihak manajemen dan rekan kerjadari divisi lain akan lebih mudah memahamihubungan antara pelatihan dengan keuntungan yangakan diperoleh.

Dengan penggunaan teknik pengukuran ROIdiharapkan pandangan-pandangan negatif dari

sebagian orang (BOD atau Manager) bahwapelatihan merupakan suatu kegiatan yang tidak

signifikan (lebih sebagai pelengkap dalamperencanaan anggaran/budget) lambat laun akanberubah. Dengan kondisi demikian maka semboyanbahwa "SDM merupakan aset terbesar dariperusahaan" (ini seringkali dinyatakan oleh parasenior manager / BOD) bukan lagi hanya sebagai "lipservice" semata, tetapi benar-benar dapat dibuktikan

dengan memberikan pelatihan dan pengembangansesuai dengan kebutuhan yang ada.


5/5


57

DAFTAR PUSTAKA

Fred Luthans, 1987, Organizational Behavior, New

York, Mc Graw Hill.

Grant. EL & W.G Ireson & R.S. Leaven Worth,1982, Principles of Engineering Economy,

Singapore, John Wiley & Sons

Newnan, Donald G, 1988, Engineering Economic

Analysis, California, Engineering Press.

Sukanto Reksohadiprodjo, 1984, KebijaksanaanPerusahaan (Business Policy), Yogyakarta,

BPFE.

Thuesen, H.G & W.J. Fabrycry & C.J Thuesen, 1981,Engineering Economy, Englewood.

William H. Newman, 1980, Administrative Action :The Techniques of Organization and

Management, New York, Prentice Hall.

William H. N, E. Kirby Warren & Jerome E Schne,1982, The Process of Management :

Strategy, Action, Result, New York,Prentice Hall.

Documents

Roi Pelatihan